第一篇：養殖檔案管理制度

養殖檔案管理制度

一、、養殖場必須建立健全統一的養殖檔案,并按 檔案要求對生產各環節及時、準確、如實記錄。

二、設置養殖檔案專柜,并由專人管理,養殖檔案 管理人員要及時記錄、搜集、匯總并對檔案記錄結果 負責。

三、養殖場應當建立健全養殖檔案,包括:引種、轉群、死淘、飼料、飼料添加劑、獸藥等投入品采購 和使用、檢疫、免疫、消毒、診療、檢測、無害化處 理、繁殖、飼料消耗、畜禽產品銷售等記錄以及有關 工作計劃、總結、報告等文件。

四、檔案的保管期限分永久、長期、短期三種。技術資料檔案一般設為長期保管,種畜禽場應有《種畜 禽生產經營許可證》、種畜禽合格證和系譜返,“三 證”齊全,歸檔長期保存。

五、檔案管理應制度化和標志化,各項管理制度應 張貼或懸掛上墻,生產管理的各個環節布局應設有標 志牌,生產記錄能正確反映企業的實際生產水平。

六、嚴格實行責任制管理,所有檔案不得外借,單 位職工因工作需要借閱檔案材料須填寫借閱手續后, 方可查閱,并按期歸還,借閱者不得擅自拆卷、復制 嚴禁在檔案文件上隨意涂劃和丟失檔案,對檔案保密 負責。

畜禽標識制度

一、為了規范畜牧業生產經營行為,加強畜禽標識 和養殖檔案管理,建立畜禽及畜禽產品可追溯制度,有 效防控重大動物疫病,保障畜禽產品質量安全,依據《畜禽標識和畜禽管理辦法》制定本辦法。

二、本辦法所稱畜禽標識是指農業部批準使用的耳標,產品標簽、腳環以及其它承載畜禽信息的標識物。

三、畜禽標識實行一畜一標,編碼具有唯一性

四、耳標領用由省級動物疫病預防控制機構組織供應,逐級發放,散養戶由村級動物防疫員代領取耳標,規模飼養場由場方防疫員領取耳標。

耳標使用耳標由畜禽養殖者向當地縣級動物疫病預防控制機構領取,并負責實施。新出生畜禽在出生后30天內加施畜禽標識,三十天內離開飼養地的,在離開飼養地前加施畜禽標識,從國外引進畜禽,在畜禽到達目地地10日內加施畜禽標識。豬、牛、羊在左耳中部加施畜禽標識,需要再次加施畜禽標識的,在右耳中部加施。

五、畜禽標識嚴重磨損、壞損、脫落后,應當及時加施新的標識,并在養殖檔案中記錄新標識編碼。

六、動物衛生監督機構應當在畜禽屠宰前檢驗、登記畜禽標識。畜禽屠宰經營者應當在畜禽屠宰時回收畜禽標識。由動物衛生監督機構保存、銷毀。

七、畜禽經營屠宰檢疫合格后,動物衛生監督機構應當在畜禽產品檢疫標志中注明畜禽標識編碼。

八、畜禽標識不得重復使用。

檢疫申報制度

第一-條為了加強動物檢疫申報制度,進一步推進動物檢疫工作 開展,根據《中華人民共和國動物檢疫法》及有關規定,制定本申報制 度。

第二條對動物、動物產品的檢疫、實行檢疫申報制度、運輸動物 產品前,貨主應當按本辦法規定向縣動物衛生監督所申報檢疫。

檢疫申報內容包括:依法需要檢疫的動物、動物產品名稱、數量 及去向、申報人的地址及聯系方式等信息。

第三條縣動物衛生監督所按本辦法的規定負責受理管轄范圍內 動物的檢疫申報,并對動物、動物產品實施檢疫。

第四條縣動物衛生監督所應當建立檢疫申報受理管理制度,公布 檢疫申報受理電話,明確檢疫申報受理權限和范圍,安排檢疫申報值 班人員,做好檢疫申報受理工作。

第五條縣動物衛生監督所可以在基層(鄉鎮、街道、行政村、市 場或其它場所)合理布局,科學設置動物檢疫報檢點,負責受理檢疫申 報工作。

第六條貨主應當按下列時間規定申報檢疫(一)種用、乳用和役用動物提前十五天;(-)動物產品和供屠宰或育肥的動物提前三天;(三)合法捕獲的野生動物在捕獲后三日內;四因生產、生活特殊需要出售,調動和攜帶動物,隨時申報檢疫。第七條貨主可以采取下列方式申報檢疫:(-)書面申報(-)電話申報。

第八條動物衛生監督所及其申報點,按下列規定受理檢疫申報:(一)問明情況;(二)對于符合受理權限范圍的,接受申報;對于不屬于受理職權 范圍的,告知申報人向有職權受理的單位申報;(三)告知申報人預期檢疫時間及需要準備的事項

第九條動物衛生監督所在接到檢疫申報后,應當及時派執法人員 到現場實施檢疫,對經檢疫合格的動物、動物產地出具檢疫證明,對動 物產品加施檢疫標志,經檢疫不合格的,貨主應當在動物衛生監督機 構的監督下按國務院獸醫主管部門的規定處理,處理費用由貨主承 擔。

第十條對于不按規定申報檢疫的貨主,依據《動物防疫法》等有 關法律、法規和規章進行處罰。

第十一條本辦法自公布之日起施行。

消 毒 制 度

一、消毒方法

(1)噴霧消毒用一定濃度的次氯酸鈉、有機碘混合物、過氧乙酸、新潔爾滅、煤酚等對清洗完畢后的畜禽舍、帶畜禽環境、道路和周圍及進入場區的車輛用噴 霧方法進行的消毒。

(2)浸液消毒用規定濃度的有機碘混合物、新潔爾滅、煤酚的水溶液對常用的獸醫器械、工作人員用具進行的消毒。

(3)紫外線消毒在畜禽場的入口處和更衣室設置紫外線照射消毒。(4)噴灑消毒在畜禽場周圍、入口、產床、培育床、豬舍地面等撒生石灰或火堿以殺滅大量細菌和病毒的消毒方法。

(5)火焰消毒在畜禽經常進入的地方用噴燈火焰依次瞬間噴射消毒。(6)熏蒸消毒用甲酡對飼喂用具和器械在密閉的室內或容器內進行熏蒸。

二、消毒范圍

(1)環境消毒畜禽舍周圍環境每2-3周用2%火堿溶液或生石灰消毒1次,畜禽場周圍及場內污染池、排糞坑、下水道出口每月用漂白粉消毒1次,畜禽場、生產區、畜禽舍入口設消毒池,使用2%火堿溶汽或煤酚溶液,定期更換消毒液。

(2)人員消毒包括工作人員和外來人員,進入畜禽舍生產區必須消毒。(3)畜禽舍消毒每批畜禽調出后,都必須徹底清掃,高壓水槍清洗,0.1%新潔爾滅或4%來蘇兒等消毒液噴灑,福爾馬林熏蒸消毒。(4)用具消毒定期對飼喂用工具、食槽、飲水器及獸醫用具0.1%新潔爾滅等消毒液進行消毒。

(5)帶畜禽消毒根據需要,每1-2周進行帶畜禽消毒,以減少環境中的病原微生物。

(6)有效殺滅鼠、蚊蟲等選擇的藥物應符合有關規定并對殺滅物應做無害化處理。

疫情報告制度

1、養殖單位(個人)負有動物疫情報告的法定義務。

2、當動物發生疑似傳染病時養殖場負責或獸醫人員應立即向當地獸醫站或

動物疫控中心及動監所報告。

3、報告內容:(1)動物發病時間和地點:(2)發病動物種類數量,同群動物數量、免疫情況、死亡數量、臨床癥狀、病理變化、診斷情況:(3)已采取的控制措施;(4)疫情報告的單位、負責人、報告人及聯系方式；

4、報告方式:書面報告或電話報告,緊急情況時應電話報告。

5、采取的措施:(1)將可疑傳染病病畜禽隔離;(2)對病畜停留過的地方和染污的環境,用具進行消毒;(3)病死畜禽不得銷售和食用;(4)禁止畜禽進出養殖場；(5)限制人員流動。

6、任何單位和個人不得瞞報、謊報、遲報、漏報動物疫情,不得授意他人瞞報、謊報、遲報動物疫情,不得阻礙他人報告動物疫情。

用 藥 制 度

一、用藥原則

1、盡量減少用藥,確需用藥,獸醫指導。

2、建立進貨臺帳記錄,確保采購品質質量合格。

3、所用獸藥全部來自具有《獸藥生產許可證E》和產品批準文號的生產企業,或者具有《進口獸藥許可證》的供應商。

4、必須符合《中華人民共和國獸藥典》《中華人民共和國獸藥規范》、《獸藥質量標準》、《獸用生物制品質量標準》、《進口獸藥質量標準》和《飼料藥物添加劑使用規定》及相關規定。

5、所用獸藥標簽必須符合《獸藥管理條例》的規定。

二、獸藥使用應符合規定

1、按規定使用允許使用的藥物。

A、遵守規定的用法用途,使用劑量、療程、注意事項。B、按農業部獸藥公告“193號”“278號”,遵守休藥期、棄蛋期、奶廢棄期的規定,嚴格遵守休藥期的規定。C、注意配伍禁忌

2、禁止使用違禁藥物,禁止使用致崎、致癌、致突變作用的獸藥。

A、禁止使用《食品動物禁用的獸藥及化合物清單》。B、禁止使用未經國家畜牧獸醫行政管理部門批準獸藥(包括基因工程方法生

產的)或已被淘汰的獸藥。

C、禁止使用標準、法規中禁用的藥物

3、允許使用消毒防腐劑對飼養環境、畜舍和器具進行消毒,但不能使用酚類消毒劑。

4、不使用違禁獸藥、飼料}、添加劑及違禁農業投入品(“瘦肉精”,蘇丹紅聚氰氨),不使用含有三聚氰胺的問題乳品。

無害化處理制度

一、本場生產所產生的病死畜(禽)類糞便污水和 其它廢棄物嚴格按照動物無害化處理規程進行無害化 處理。

二、病死或死因不明的畜(禽)的無害化處理在動 物防疫監督機構的監督下進行

三、無害化措施以盡量減少損失,保護環境,不污 染空氣、土壤和水源為原則

四、無害化處理的方式一般為高溫、深埋和銷毀。

五、本場選擇的無害化處理場所在飼養場附近, 遠離居民區、水源、泄洪區和交通變道。

六、對污染的飼料、排泄物和雜物等物品,也噴灑 清毒劑后與尸體共同深埋。

七、無法采取深埋方法處理時,采用焚燒處理,焚 燒時應符合環境保護相關要求。

第二篇：養殖檔案管理制度

養殖檔案管理制度

1.養殖場應當依法向縣畜牧獸醫局備案，取得畜禽養殖代碼，作為養殖檔案編號。

2.養殖場養殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記錄、生產流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。

3.養殖場需妥善保管養殖免疫檔案，每年一月底前將上動物防疫條件情況和防疫制度執行情況向發證機關報告，養殖檔案保存時間不得低于2年。

4.養殖場所停業后，于停業后30日內將《動物防疫條件》交回發證機關注銷。

5.《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內向發證機關申請補發。

第三篇：畜禽養殖檔案填寫

家畜標識編碼由15位數字及專用條碼組成，包括： A家畜種類代碼

B縣級行政區域代碼

C標識順序號

D特定畜禽標識代碼

畜禽養殖場養殖檔案

單位名稱：

畜禽養殖代碼：

動物防疫合格證編號：

畜禽種類：

動物衛生監督所印制

（一）畜禽養殖場平面圖

（由畜禽養殖場自行繪制）

（二）畜禽養殖場免疫程序

（由畜禽養殖場填寫）

（三）生產記錄（按日或變動記錄）

圈舍號 時間 變動情況（數量）存欄數 備注出生 調入 調出 死淘

注：

1、圈舍號：填寫畜禽飼養的圈、舍、欄的編號或名稱。不分圈、舍、欄的此欄不填。

2、時間：填寫出生、調入、調出和死淘的時間

3、變動情況（數量）：填寫出生、調入、調出和死淘的數量。調入的需要在備注欄注明動物檢疫合格證明編號，并將檢疫證明原件粘貼在記錄背面。調出的需要在備注欄注明詳細的去向。死亡的需要在備注欄注明死亡和淘汰的原因。

4、存欄數：填寫存欄總數，為上次存欄數和變動數量之和。

（四）飼料、飼料添加劑和獸藥使用記錄

開始使用

時間 投入品

名稱 生產廠家 批號/加工日期 用量 停止使用

時間 備注

注：

1、養殖場外購的飼料應在備注欄注明原料組成。

2、養殖場自加工的飼料的生產廠家欄填寫自加工，并在備注欄寫明使用的飼料藥物添加劑的詳細成分。

（五）消毒記錄

日期 消毒場所 消毒藥名稱 用藥劑量 消毒方法 操作員簽字

注：

1、時間：填寫實施消毒的時間

2、消毒場所：填寫圈舍、人員出入通道和附屬設施等場所。

3、消毒藥名稱：填寫消毒藥的化學名稱。

4、用藥劑量：填寫消毒藥的使用量和使用濃度。

5、消毒方法：填寫熏蒸、噴灑、浸泡、焚燒等。

（六）免疫記錄

時間 圈舍號 存欄數量 免疫數量 疫苗名稱 疫苗生產廠 批號（有效期）免疫方法 免疫劑量 免疫人員 備注

注：

1、時間：填寫實施免疫的時間。

2、圈舍號：填寫動物飼養的圈、舍、欄的編號或名稱。不分圈、舍、欄的此欄不填。

3、批號：填寫疫苗的批號。

4、數量：填寫同批次免疫畜禽的數量，單位為頭、只。

5、免疫方法：填寫免疫的具體方法，如噴霧、飲水、滴鼻點眼、注射部位等方法。

6、備注：記錄本次免疫中未免疫動物的耳標號。

（七）診療記錄

時間 畜禽標識編碼 圈舍號 日齡 發病數 病因 診療人員 用藥名稱 用藥方法 診療結果

注：

1、畜禽標識編碼：填寫15位畜禽標識編碼中的標識順序號，按批次統一填寫。豬、牛、羊以外的畜禽養殖場此欄不填。

2、圈舍號：填寫動物飼養的圈、舍、欄的編號或名稱。不分圈、舍、欄的的此欄不填。

3、診療人員：填寫做出診斷結果的單位，如某某動物疫病預防控制中心。執業獸醫填寫執業獸醫的姓名。

4、用藥名稱：填寫使用藥物的名稱。

5、用藥方法：填寫藥物使用的具體方法，如口服、肌肉注射、靜脈注射等。

（八）防疫監測記錄

采樣日期 圈舍號 采樣數量 監測項目 監測單位 監測結果 處理情況 備注

1、圈舍號：填寫動物飼養的圈、舍、欄的編號或名稱。不分圈、舍、欄的的此欄不填。

2、監測項目：填寫具體的內容如布氏桿病監測、口蹄免疫抗體監測。

3、監測單位：填寫實施監測的單位名稱，如：某某動物疫病預防控制中心。企業自行監測的填寫自檢。企業委托社會檢測機構監測的填寫受委托機構的名稱

4、監測結果：填寫具體的監測結果，如陰性、陽性、抗體效價

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規范公司檔案管理，保護公司無形資產的安全，特制訂XXX公司檔案管理規定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務檔案

財務檔案包括財務憑證、財務報表（統計報表）、財務類的各種證照（稅務登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務分析報告、資產評估報告、審計報告、預決算報告、公證書、對外投資擔保、結算中心的客戶登記卡（出入庫單據）、出具各類文件等的原件和相應的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業的各類證照（營業執照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產許可證QS、特許經營證書、對外注冊登記證、外貿出口登記證、商標證書、有關認證證書等）；

⑵產權證（房屋產權、土地產權、知識產權、專利等）； ⑶各類合同、協議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監事會的章程、變更、決議紀要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統計報表、企業信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰略規劃和經營計劃書；

⑼對外投資的各類紀要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標準等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽證書。以上資料的原件和相關的電子版。

3、技術設備類檔案

⑴生產工藝、檢驗（驗收）標準、產品標準、標簽備案、配方； ⑵各類產品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產品內外包裝設計稿、設計人資料；

⑷有關認證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設、設備、生產工藝布局、規劃等）；

⑹重要設備的技術資料（制冷、運輸、電梯、速凍生產線、食品生產設備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設備、管道、表類、計量裝置等經外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關的電子版。

三、職責

1、財務檔案由財務部負責保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負責保管；

3、技術設備檔案由生產技術部保管。

四、保管原則

1、各部門負責人為檔案保管的主要責任人，應指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責任人。

2、各類檔案應放置在檔案盒內，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內保管。

3、檔案保管人員應選擇誠信度高、責任性強、認真心細、踏實穩重的員工擔任。

4、檔案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續。

2、檔案保管員憑批準后的申請表發出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經部門領導同意、公司總經理或授權權限人批準，辦理借出手續后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。

5、如發現員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發之日起執行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。

（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第二章 企業檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。

（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。

（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門

（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

第6條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》。《文件目錄》的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。第13條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《目錄備注》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。

第20條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批準后實施。

檔案管理制度

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規劃、計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（集團行政人事部經理）及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任（集團行政部經理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍