第一篇：商務(wù)禮儀之九：商業(yè)文書禮儀

商務(wù)禮儀之九：商業(yè)文書禮儀

總的來說，常用的商業(yè)文書可以歸總為：對(duì)公的公文函件、一般的企業(yè)公文、對(duì)內(nèi)的工作報(bào)告、單位上的會(huì)議紀(jì)錄、展示說明的材料以及商務(wù)往來郵件。我們就這六種比較常用的文書，略述如下。對(duì)公的公文函件

對(duì)公的公文函件就是所謂的政府公文，常見于各種報(bào)章雜志上的有：令、決定、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。其寫作格式以《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為依據(jù)撰寫，由各級(jí)單位所行文使用。一般企業(yè)如果是對(duì)公的業(yè)務(wù)很多，對(duì)于這類形態(tài)的公文格式還是需要留意學(xué)習(xí)。

由于經(jīng)常使用的文種過多，所以在撰寫這類文書之前，可能對(duì)于某些性質(zhì)和用途相類似的文件，需要仔細(xì)推敲，絕對(duì)不能出錯(cuò)，比方說：條例、規(guī)定與辦法之間的區(qū)別；決定與命令的區(qū)別；指示與命令的區(qū)別；批復(fù)與指示的區(qū)別；通報(bào)與通知的區(qū)別；通報(bào)與處分決定的區(qū)別；通告與公告的區(qū)別等。

商業(yè)文書實(shí)際上來源于許多對(duì)公的文件，因此如果想要把真正的文書寫作搞好，首要工作其實(shí)是要學(xué)習(xí)公文寫作。公文寫作里面許多詞語的運(yùn)用都是很考究的，必須仔細(xì)推敲。舉例來說，公文常用的稱謂詞有：

第一人稱：我（本）辦（部、所、院、校、委、站??）

第二人稱：你（貴）處（館、委、處、辦??）

第三人稱：該單位（部門、系、院、所、局??）、他、他們

公文常用的語言包括：

常用的開頭詞：根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、為了、由于、關(guān)于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當(dāng)前、目前；

常用的引敘詞：前接、近接、現(xiàn)接、當(dāng)經(jīng)、前經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特（現(xiàn)）通知（通報(bào)、批示、批復(fù)、報(bào)告）如下

常用的表態(tài)詞：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、似應(yīng)、責(zé)成、同意、擬同意、擬不同意、準(zhǔn)予備案、請(qǐng)即試行、遵照?qǐng)?zhí)行、即將下達(dá)、現(xiàn)予公布；

常用的詢問詞：妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、如無不當(dāng)、如無不妥；

常用的綜合詞：為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之；

常用的表達(dá)目的詞：批示、批復(fù)、示復(fù)、函復(fù)、函告、告知、周知、批轉(zhuǎn)、下達(dá)、遵照辦理、參照?qǐng)?zhí)行；

常用的結(jié)尾詞：特此報(bào)告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將??報(bào)告給我們。

這些在企業(yè)公文寫作里面，也經(jīng)常必須使用的，寫作者必須仔細(xì)把相關(guān)的詞匯記錄下來，才不會(huì)出錯(cuò)，也才能合乎禮儀規(guī)范。一般企業(yè)公文

企業(yè)公文的要項(xiàng)也并不簡單，實(shí)際說起來可以分為下列這些種類：公司決定、公司公告、公司通告、公司通報(bào)、公司報(bào)告、公司請(qǐng)示、公司批復(fù)、公司意見、公司函、公司會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)信函、商務(wù)計(jì)劃、總結(jié)、講話稿等。

無論寫作何種公文，請(qǐng)注意寫作應(yīng)該尊重三段式的寫法，并且在主題的欄目里，要能簡單扼要地寫出關(guān)鍵詞，每段文字請(qǐng)盡量以不要超過三至四行寫完為原則，不要過于冗長，如果有敘述性質(zhì)的數(shù)據(jù)，應(yīng)該以附件的方式呈現(xiàn)。寫公文以前，應(yīng)該先與各單位口頭溝通，取得一致性的協(xié)議后，再行層層通報(bào)。

公文雖然說只有文字，但是在公文背后所隱藏的現(xiàn)實(shí)，才是需要捉摸透的東西。因此，在我們下筆寫公文的時(shí)候應(yīng)斟字酌句，對(duì)公文的內(nèi)容與形式進(jìn)行必要的核實(shí)，確保其能夠通過各單位的審核而不出錯(cuò)。

對(duì)內(nèi)的工作報(bào)告

工作報(bào)告是每個(gè)上班族都會(huì)使用到的商業(yè)文書，它包括：情況報(bào)告、專題報(bào)告、綜合報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、自查報(bào)告等多種形式。

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。它屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。綜合性報(bào)告是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來寫成的報(bào)告。在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高；專題性報(bào)告則是針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問題、某一事件或某一活動(dòng)寫成的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專一性。

撰寫工作報(bào)告時(shí)，最忌諱的就是把自己的問題推諉給他人。比方說，在寫述職報(bào)告這種工作報(bào)告中總結(jié)性報(bào)告的時(shí)候，與一般報(bào)告不一樣的是，述職報(bào)告特別強(qiáng)調(diào)個(gè)人性，對(duì)隸屬工作范疇、親身經(jīng)歷或者督查的材料必須確認(rèn)真實(shí)可靠。這就要在寫作上更多地采用敘述性的表達(dá)方式，如果其中夾雜了對(duì)其它人的影射或詆毀，那就失去了立場和禮儀。

除了文字報(bào)告之外，口頭報(bào)告也是也有其特定的格式用語，其最大特征即為：準(zhǔn)確、明晰、簡練。口頭報(bào)告的語言受發(fā)言的本身性質(zhì)影響，必須能夠拉近講話者和聽眾的心理距離，因此，演講稿應(yīng)更為大眾化與口語化，主題句基本的層次也應(yīng)力求客觀，準(zhǔn)確反映演講稿中心內(nèi)容的本質(zhì)真實(shí)和客觀特色。

單位上的會(huì)議紀(jì)錄

會(huì)議紀(jì)錄是根據(jù)會(huì)議資料、文件以及其它有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)，并要求有關(guān)單位（或部門）執(zhí)行的一種文體。按照會(huì)議性質(zhì)來分，會(huì)議紀(jì)錄大致有辦公會(huì)議紀(jì)錄、專題會(huì)議紀(jì)錄、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄、座談會(huì)議紀(jì)錄等。

初次撰寫會(huì)議紀(jì)錄的人，可以采用錄音設(shè)備錄起來慢慢聽。經(jīng)驗(yàn)豐富之后，就可以用筆記本電腦，進(jìn)行同步記錄。會(huì)議記錄的長度應(yīng)保持在1000字以內(nèi)，最好能讓與會(huì)者在五分鐘內(nèi)閱讀完畢。會(huì)議記錄必須在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi)完成，經(jīng)主管確認(rèn)后分發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議記錄的寫法有很多種，如：

敘述法：就像是敘述一件事情的平鋪直敘法。

辯言式：彷佛是雙方交戰(zhàn)時(shí)各持己見的敘述法。

結(jié)論式：寫出會(huì)議最后的結(jié)論。

行動(dòng)式：寫出會(huì)后大家所要采取的行動(dòng)方案。綱領(lǐng)式：寫出會(huì)議的摘要。

會(huì)議紀(jì)錄一般可分為兩大部分：其一，會(huì)議概況。包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等；其二，中心內(nèi)容。即反映會(huì)議的主要精神、討論意見和議決事項(xiàng)等。其寫作要點(diǎn)有九項(xiàng)：

第一，要抓重點(diǎn)紀(jì)錄：開會(huì)時(shí)間很長，講的話雖然多，并不是每個(gè)字都寫下來，而是把要點(diǎn)記下來。

第二，分出何者是事實(shí)，何者為意見。雙方各執(zhí)一辭的時(shí)候，可能會(huì)有言語上的沖突或不同的意見，這時(shí)就要能分辨他們真正的意思。

第三，要懂得選擇：有些你來我往的言詞，可能含有一些情緒性的說法；這時(shí)候?qū)懠o(jì)錄的人，就要選擇非情緒的說法。

第四，挑出有問題的灰色地帶：寫作會(huì)議記錄的時(shí)候，總會(huì)遇見三方會(huì)談的問題，可能會(huì)意見很模糊，這一類不能具體的意見不要列入。

第五，要很專注：擔(dān)任會(huì)議記錄的人，必須全神貫注，特別是不能用錄音機(jī)的時(shí)候，更要專心一意地聽出問題來。

第六，根據(jù)議程紀(jì)錄：事前可以把會(huì)議議程準(zhǔn)備一份放在手邊，根據(jù)議程的先后來紀(jì)錄會(huì)比較完整。

第七，記下發(fā)話人的姓名：如果對(duì)于與會(huì)者并不熟悉，秘書要先在開會(huì)以前，先與與會(huì)者交換名片，確實(shí)了解其姓名頭銜。

第八，聽一段記一段：寫會(huì)議記錄時(shí)，專心一意地先聽一段再用文字寫出這一段的結(jié)論，而不必贅述其討論的過程。

第九，事先復(fù)習(xí)前期會(huì)議紀(jì)錄：對(duì)于前次會(huì)議的紀(jì)錄必須先研讀一次，看看前面都討論了些甚么事情，產(chǎn)生怎樣的問題。

會(huì)議記錄的撰寫，無論用何種格式都必須能抓住重點(diǎn)，避免錯(cuò)誤, 也需要注意禮儀規(guī)范，請(qǐng)注意下列規(guī)范：

·用最簡短的文字及句子完成會(huì)議紀(jì)錄。

·用最直接的要點(diǎn)述說。

·避免批評(píng)性字眼。

·避免別人看不懂的辭語。

·運(yùn)用紀(jì)錄性口吻，而非直接引用與會(huì)者的話。

·盡量避免提到人名。

展示說明的材料

展示說明的材料，有人稱為投影片或是PowerPoint(PPT)，其實(shí)制作的過程就是商業(yè)文書。因?yàn)樵谥谱鞒蔀橥队捌郧埃總€(gè)人都得要先制作成為word的形式，然后才轉(zhuǎn)制成為投影片。所以我們必須遵守制作的原則。

編寫展示材料的時(shí)候，首先要應(yīng)考慮自己的目的是什么？是介紹組織及發(fā)展，還是對(duì)多推廣的計(jì)劃、項(xiàng)目或活動(dòng)進(jìn)行說明；是推薦新上市的產(chǎn)品，還是爭取資金支持等。

其次，在起草材料大綱時(shí)，需注意兩件事：

第一，絕對(duì)不能將word檔案直接貼在PowerPoint里面，而必須遵守七的原則(Rule of Seven),也就是每頁不能超過七個(gè)要點(diǎn)，每個(gè)要點(diǎn)盡量不要超過七個(gè)字。

第二，不可隨意使用網(wǎng)絡(luò)上的文字或圖片，因?yàn)檫@可能會(huì)違反著作權(quán)的原則，抄襲與嫖竊不但是違法而且更是最不合禮儀的行為。

商務(wù)往來郵件

當(dāng)今社會(huì)，最常用的商業(yè)文書就是電子郵件（E-mail）了。由于郵件的往來是通過網(wǎng)絡(luò)完成的，所以我們更要注重網(wǎng)絡(luò)世界的禮節(jié)，保持尊重他人的態(tài)度，尊重他人的隱私權(quán)，不窺探他人計(jì)算機(jī)里的文件；尊重他人的著作權(quán)，不擅自復(fù)制他人享有著作權(quán)的作品。

在國際上，對(duì)于E-mail的寫作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整說明信件的主題、相關(guān)信息、要求、期限等，將收信人需要的所有信息包括在信文內(nèi)。不論表達(dá)技巧，文章結(jié)構(gòu)如何，完整說明發(fā)送郵件的原因最為重要。因此，完整也是這七項(xiàng)原則中，最重要且不可或缺的一項(xiàng)重點(diǎn)。

其二，具體（Concreteness）。不要使用容易造成誤會(huì)的字匯，盡量用一些通用的字匯辭藻。如：“盡速處理回復(fù)”應(yīng)該用“請(qǐng)于三月一日中午前回復(fù)”來表述，讓收信人有可依據(jù)的行動(dòng)的方向，才是具體的信件用語。

其三，簡明（Conciseness）。E-mail的溝通環(huán)境就像面對(duì)面對(duì)話，因此，文字用語宜采簡短易懂者；不需要的贅語贅詞應(yīng)予以刪除；如果要使用縮寫字，也應(yīng)該采用一般網(wǎng)絡(luò)通用的縮寫文字，才不會(huì)讓收信人不明所以，還得回信請(qǐng)你說明。

其四，正確（Correctness）。內(nèi)文的用字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、引經(jīng)據(jù)典的情境選擇、案例的引用說明等，應(yīng)該要正確謹(jǐn)慎，以免貽笑大方。

其五，禮貌（Courtesy）。E-mail的寫作風(fēng)格與應(yīng)用格式較具彈性，因此，禮貌用語也偏向簡單非正式。但是一封信件給收信人的感覺，就是發(fā)信者為自己塑造的形象，所以，在用語上也應(yīng)該注意，不可失禮。

其六，整潔（Clearness）。E-mail信件必須注意斷句，換行位置，因?yàn)槭招湃说钠聊挥写笥行。绻駛鹘y(tǒng)書信一般，一行到底才換行，會(huì)讓讀信者覺得很累，另一個(gè)原因則是因?yàn)槭招畔到y(tǒng)環(huán)境設(shè)定不同，過長的句子會(huì)在中間斷掉，影響文章分配，使章節(jié)段落看來凌亂不堪。況且E-mail內(nèi)容通常簡短數(shù)句，一行到底，會(huì)讓人覺得過于空洞。

其七，體貼（Consideration）。文章結(jié)束前，對(duì)收信人表達(dá)關(guān)心或感謝之意。對(duì)長輩或?qū)W(wǎng)絡(luò)用語不熟悉者，更應(yīng)該多加協(xié)助，多多使用對(duì)方較易理解的用語。

至于E-mail字段的使用禮儀要點(diǎn), 則需要注意下列幾點(diǎn)：

第一，稱謂（Salutation）不可以太隨性。E-mail的傳遞速度與傳統(tǒng)書信往的返效能差異極大，使用電子郵件傳遞信息的雙方，可以像日常對(duì)話般一來一回交談，因此，電子郵件的稱呼也變得草率得多。同輩之間、親朋好友或同事間可以直呼其名；對(duì)長輩或上級(jí)，最好使用頭銜加上姓氏，如：趙老師、吳總經(jīng)理、Mr.Smith等（見表1）。

第二，信尾客套語簡明。E-mail常用的英文信尾客套語為：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特別要注意的是，即使是中文書寫的E-mail，像“即頌”、“商祈”這類信尾頌候語一般都已被簡短的英文客套語所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的傳送過程中，由于郵件發(fā)送者用來寫作、發(fā)送、儲(chǔ)存、下載和接收的軟硬件可能與接受者完全不同，所以，兩者看到的郵件也并不一樣。因此，一些過于復(fù)雜的內(nèi)容、圖

表、數(shù)據(jù)以及其它備注資料，可以以附件的方式發(fā)出，以方便閱讀，避免內(nèi)文顯示差異的問題。

第五，設(shè)計(jì)感十足的簽名檔。E-mail應(yīng)用發(fā)達(dá)的同時(shí)，也代表人與人之間的見面次數(shù)銳減，因此交換名片，搜集客戶資料的最佳途徑變成Email。如果一封信件沒有簽名檔，那么收信人無法搜集到完整的資料，也無法對(duì)發(fā)信人有基本認(rèn)識(shí)。因此，在簽名檔中加上詳細(xì)的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)，再附上一張照片，從現(xiàn)在開始留給收信人一個(gè)知禮專業(yè)的好印象吧！

總而言之，學(xué)好商業(yè)文書寫作，還要靠我們?cè)趯?shí)踐中不斷提高知識(shí)力，漢代恒寬說要“厚其基而求其高”；宋代蘇軾說要“博觀而約取，厚積而薄發(fā)”；清代唐甄說要“積多則神”。只要功夫深，鐵杵也能磨成針。

第二篇：商務(wù)禮儀之商務(wù)文書禮儀

商務(wù)禮儀之商務(wù)文書禮儀

禮儀文書的概念：禮儀文書:現(xiàn)代社交禮儀中一種基本的應(yīng)用方式。在社會(huì)生活的交往中人與人之間、人與組織之間、組織與組織之間用來調(diào)整、改善和發(fā)展相互關(guān)系的書面文字就是禮儀文書。

商務(wù)社交文書禮儀

第一節(jié) 邀請(qǐng)書與請(qǐng)柬

一、邀請(qǐng)書

（一）邀請(qǐng)書的概念與范例

邀請(qǐng)書是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)單位或人員出席重要會(huì)議、典禮或重要活動(dòng)所用的禮儀書信。邀請(qǐng)書又稱邀請(qǐng)信或邀請(qǐng)函。范例（ppt）

（二）邀請(qǐng)書的基本知識(shí)

1．邀請(qǐng)書的作用

邀請(qǐng)書是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種文 體。它除有邀請(qǐng)作用外，還有提供信息、聯(lián)絡(luò)情感等 作用。

2．邀請(qǐng)書的特點(diǎn)

1）禮儀性

2）明達(dá)性

3）書面性

（三）邀請(qǐng)書的結(jié)構(gòu)與寫法

邀請(qǐng)書通常由標(biāo)題、稱呼、正文和落款四部分組成。

1．標(biāo)題

一般有以下幾種寫法：一是單獨(dú)由文種名稱組 成；二是由事由和文種名稱組成；三是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種名稱組成。

2．稱呼

頂格寫明邀請(qǐng)對(duì)象。

3．正文

邀請(qǐng)書的正文包括開頭、主體和結(jié)尾三個(gè)部分。1）開頭。一般要交待會(huì)議或活動(dòng)的由來、目的或意 義，有的先作簡單問候，再交待緣由。

2）主體。要寫明會(huì)議或活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、方式以及希望邀請(qǐng)對(duì)象承擔(dān)的工作等。事項(xiàng)要寫得清 楚、周詳，若內(nèi)容較多，可分條列出。

3）結(jié)尾。要寫上禮貌性的結(jié)語，如“懇請(qǐng)光臨”、“恭候光臨”、“敬請(qǐng)蒞臨指導(dǎo)”等禮貌用語。4．落款

署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文者姓名和發(fā)文日期。邀 請(qǐng)單位還應(yīng)加蓋公章，以求慎重。

（四）邀請(qǐng)書的寫作注意事項(xiàng)

1）內(nèi)容要周詳

2）措辭要得體

3）發(fā)送要提前

二、請(qǐng)柬

（一）請(qǐng)柬的概念與范例

請(qǐng)柬，又稱請(qǐng)?zhí)菣C(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員參加會(huì)議、慶典、婚宴壽筵或其他重要活動(dòng)時(shí)發(fā)出的、制作精美的禮儀文書。范例（ppt）

（二）請(qǐng)柬的基本知識(shí)

1．請(qǐng)柬的特點(diǎn)。請(qǐng)柬的特點(diǎn)主要是：禮節(jié)的莊重

性、內(nèi)容的告知性、制作的精美性。

2．請(qǐng)柬的種類。根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，請(qǐng)柬可以分為集

會(huì)慶典請(qǐng)柬、婚嫁慶賀請(qǐng)柬和日常應(yīng)酬請(qǐng)柬三種基本類型。

3．請(qǐng)柬與邀請(qǐng)書的區(qū)別。請(qǐng)柬與邀請(qǐng)書相比，都具有“邀請(qǐng)”的作用，同樣具有莊重性和禮儀性的特點(diǎn)，但存在以下幾點(diǎn)區(qū)別：

1）邀請(qǐng)書的使用范圍比請(qǐng)柬廣泛；

2）邀請(qǐng)書的內(nèi)容比請(qǐng)柬復(fù)雜，信息容量更大；

3）邀請(qǐng)書的措辭及制作比請(qǐng)柬更樸實(shí)。

（三）請(qǐng)柬的結(jié)構(gòu)與寫法

請(qǐng)柬一般分為封面和封里兩部分。

1．封面。封面寫上“請(qǐng)柬”或“請(qǐng)?zhí)眱勺郑喈?dāng)于請(qǐng)柬的標(biāo)題，可橫寫或豎寫，要字體美觀、醒目，周圍有吉祥、喜慶的裝飾畫面。

2．封里。封里一般由稱呼、正文、結(jié)語、落款等幾部分組成，有的還加上附言。

1）稱呼。頂格書寫被邀請(qǐng)單位（或個(gè)人）的名稱，姓名后要加稱謂。

2）正文。即請(qǐng)柬的主體，另起行左（或上）空兩字寫明活動(dòng)的內(nèi)容。

3）結(jié)語。結(jié)尾處寫上“敬請(qǐng)光臨”、“恭候光臨（指導(dǎo)）”、“請(qǐng)撥冗光臨”、“順致崇高的敬意”等禮貌用語。

4）落款。在正文右下角寫上邀請(qǐng)單位（或個(gè)人）的名稱和請(qǐng)柬發(fā)出日期。

5）附言。如果是邀請(qǐng)客人觀看文藝演出或其他表演，要在落款下一行左空兩格后注明“附××券×張”等。

（四）請(qǐng)柬的寫作注意事項(xiàng)

1）內(nèi)容準(zhǔn)確無誤

2）措辭簡潔得體

3）制作精美大方

4）發(fā)送適合時(shí)機(jī)

第二節(jié) 聘書

一、聘書的概念與范例

聘書是“聘請(qǐng)書”或“聘任書”的簡稱。它一般指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位聘請(qǐng)某些有專業(yè)特長或有威望的人完成某項(xiàng)任務(wù)或擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)時(shí)所發(fā)的邀請(qǐng)性質(zhì)的專用書信。范例（ppt）

二、聘書的基本知識(shí)

1．聘書的特點(diǎn)

1）聘任性

2）合約性

2．聘書的種類

聘書按內(nèi)容分，可分為崗位聘書、職稱聘書和榮 譽(yù)聘書等。

按形式分，可分為書信式聘書和表格式聘書。

三、聘書的結(jié)構(gòu)與寫法

完整的聘書的格式一般由標(biāo)題、編號(hào)、稱謂、正文、結(jié)尾和落款幾部分構(gòu)成。

（一）標(biāo)題

聘書的標(biāo)題往往是在正中寫上“聘書”或“聘請(qǐng)書”字樣。

（二）編號(hào)

為方便管理，一般在“聘書”字樣右下方注明編號(hào)，如“××聘字〔200×〕×號(hào)”。

（三）稱謂

一般另行頂格書寫受聘者的姓名，后加稱呼，稱呼后加冒號(hào)。有的沒有稱謂，直接在正文中寫明受聘人的姓名、稱呼。常見的印制好的聘書則大都在第一行空兩格寫“茲聘請(qǐng)××??”。

（四）正文

聘書的正文一般要求包括以下內(nèi)容：

1．交待聘請(qǐng)的原因和聘請(qǐng)擔(dān)任的工作及所擔(dān)任的職務(wù)；

2．寫明聘任期限；

3．說明聘任待遇。此外，有的聘書還寫上對(duì)被聘者的希望。

（五）結(jié)尾

聘書的結(jié)尾一般在正文下一行空兩格書寫

“此聘”等字樣，后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。也可用表

示敬意和祝頌的結(jié)束用語，如“此致”、“敬禮”。

（六）落款

落款要署上發(fā)文單位名稱或單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職務(wù)，并署上發(fā)文日期，同時(shí)要加蓋公章。

四、聘書的寫作注意事項(xiàng)

1．內(nèi)容清楚，形式莊重。

2．表達(dá)準(zhǔn)確，篇幅短小。

第三節(jié) 賀信與賀詞

一、賀信

（一）賀信的概念與范例

賀信是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位向取得重大成就、有突出成績或喜慶之事的有關(guān)單位或人員表示祝賀或慶賀的一種禮儀文書。范例（ppt）

（二）賀信的基本知識(shí)

1．賀信的特點(diǎn)

1）祝賀性

2）公開性

3）真摯性

2．賀信的種類

根據(jù)賀信內(nèi)容的不同，可分為慶祝性賀信、會(huì)議性賀信、慶賀性賀信和對(duì)新任職者的賀信。

（三）賀信的結(jié)構(gòu)與寫法

賀信的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。

1．標(biāo)題。賀信的標(biāo)題多用“賀信”或“祝賀信”標(biāo)出。也可由

祝賀單位和文種構(gòu)成，如《××省人民政府賀信》。

2．稱謂。另起行頂格書寫受賀單位或個(gè)人稱呼，稱呼后加冒號(hào)。祝賀個(gè)人的賀信，可在姓名前加“親愛的”、“尊敬的”等修飾語。

3．正文。賀信的正文內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面。

? 開頭 ? 主體 ? 結(jié)尾

（四）賀信的寫作注意事項(xiàng) 1）內(nèi)容齊備，評(píng)價(jià)中肯。2）感情充沛，鼓舞人心。3）簡潔明快，篇幅短小。

二、賀詞

（一）概念與范例

某一單位、團(tuán)體要舉行重大的會(huì)議，發(fā)請(qǐng)柬邀請(qǐng)兄弟單位前來參加會(huì)議。應(yīng)邀單位派出的代表在這會(huì)議上所說的表示祝賀的話，就稱為賀詞。范例（ppt）

（二）賀詞的基本知識(shí)

1．賀詞的特點(diǎn)

1）直陳性

2）鼓舞性

2．賀詞的種類

賀詞的運(yùn)用極廣，按內(nèi)容可分為節(jié)日賀詞、會(huì)議賀詞、開業(yè)典禮賀詞、生日賀詞、事業(yè)賀詞、畢業(yè)賀詞、婚禮賀詞等。

（三）賀詞的結(jié)構(gòu)與寫法

? 賀詞一般包括標(biāo)題、稱呼、正文和落款等幾部分。

? 賀詞的標(biāo)題、稱呼與落款和賀信相同，而其正文一般在1 000字以內(nèi)把話寫完，表示幾層意思，每層意思為一個(gè)段落。

（四）賀詞的寫作注意事項(xiàng)

1）用語熱情、真摯

2）篇幅精悍、短小

第四節(jié) 歡迎詞與歡送詞

一、歡迎詞

（一）歡迎詞的概念與范例

歡迎詞是國家機(jī)關(guān)工作單位在舉行隆重慶典、大型集會(huì)、歡迎儀式或宴會(huì)上，主人對(duì)來賓的來臨表示熱烈歡迎而使用的演講稿。在歡迎宴會(huì)上使用的歡迎詞也稱為祝酒詞。

范例（ppt）

（二）歡迎詞的基本知識(shí)

1．歡迎詞的特點(diǎn)

1）歡愉性

2）親切性

3）口語性

2．歡迎詞的種類

? 根據(jù)場合，可分為現(xiàn)場講演歡迎詞和報(bào)刊發(fā)表歡迎詞；

? 根據(jù)社交的公關(guān)性質(zhì)，可分私人交往歡迎詞和公事往來歡迎詞。

（三）歡迎詞的結(jié)構(gòu)與寫法

歡迎詞一般由標(biāo)題、稱謂、正文和落款四部分組成。1．標(biāo)題

歡迎詞的標(biāo)題一般由致詞人、致詞場合和文種三要素構(gòu)成；也可由致詞場合和文種兩要素構(gòu)成，還可以單獨(dú)由文種構(gòu)成。在首行正中寫標(biāo)題。

2．稱謂

稱謂要有敬辭并寫全稱，如果賓客來自不同的方面，稱謂更要周全。3．正文

歡迎詞正文的寫法根據(jù)具體情況而定，一般由開 頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。

1）開頭。包括“歡迎”和“問候”。

2）主體。包括“回顧”和“介紹”。

3）結(jié)尾。包括“展望”和“期待”。

4．落款

在正文右下方署上致詞者身份、姓名及成文日 期。這部分也可在標(biāo)題下注明。

（四）歡迎詞的寫作注意事項(xiàng)

1）了解對(duì)象，有針對(duì)性。

2）感情真摯，有感染力。

3）措辭得體，篇幅簡短。

二、歡送詞

（一）歡送詞的概念與范例

歡送詞，是在歡送集會(huì)或歡送儀式上，對(duì)即將離別的團(tuán)體或個(gè)人表示歡送、惜別和祝愿的致詞。在歡送宴會(huì)上表示歡送之意的致詞同樣也可稱為祝酒詞。范例（ppt）

（二）歡送詞的基本知識(shí)

1．歡送詞的種類

歡送的情況很多：或是歡送訪問成功即將離去的來訪賓客；或歡送學(xué)習(xí)或工作任務(wù)完成后將離去的學(xué)者、科研工作者；或歡送即將去另一個(gè)地方、另一個(gè)單位的同事；或歡送剛畢業(yè)將離校跨入社會(huì)的學(xué)生；或歡送出國留學(xué)、工作的親人、朋友或同事；等等。所以，歡送詞也有多種。2．歡送詞的特點(diǎn)

1）惜別性

2）即席性

3）口語性

（三）歡送詞的結(jié)構(gòu)與寫法

歡送詞一般包括標(biāo)題、稱謂、正文和落款四個(gè)部分。1．標(biāo)題。歡送詞的標(biāo)題有以下三種形式：

1）全稱式標(biāo)題。即由“致詞人+歡送場合+文種”構(gòu)成，如《總書記在歡送×××主席儀式上的致詞》、《×××在新兵入伍儀式上的歡送詞》。

2）省略式標(biāo)題。即由“歡送場合+文種”構(gòu)成，如《在中師畢業(yè)生畢業(yè)典禮上的歡送詞》。

3）文種式標(biāo)題。只寫文種，如《歡送詞》。

2．稱謂。另起一行頂格書寫。稱謂分為兩種：一種是寫上賓客個(gè)人的姓名、職務(wù)或尊稱；另一種用泛稱。

3．正文。歡送詞的正文一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。

1）開頭。交代致詞人以什么身份或代表誰致詞，并向離別者表達(dá)歡送、感謝、惜別之情。

2）主體。回顧雙方交往的經(jīng)歷及產(chǎn)生的積極意義，并且預(yù)見今后的發(fā)展、表示真誠合作的態(tài)度等。

3）結(jié)尾。再次向離別者表示惜別之情，提出再度交往的期望，并表達(dá)良好祝愿。

4．落款。在正文右下方寫上致詞者的職務(wù)、姓名和日期。這部分也可以在標(biāo)題下注明。

（四）歡送詞的寫作注意事項(xiàng)

1）惜別貴“真”

2）用語有“度”

3）篇幅貴“短”

第五節(jié) 慰問信與表揚(yáng)信

一、慰問信

（一）慰問概念與范例

慰問信是以組織或個(gè)人的名義，向有關(guān)單位或個(gè)人表示安慰、問候、關(guān)懷、致意的專用書信。它是在他人處于特殊的情況下（如戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害、事故等），或在節(jié)假日，向?qū)Ψ奖硎締柡颉㈥P(guān)心。范例（ppt）

（二）慰問信的基本知識(shí)

1．慰問信的特點(diǎn)

慰問信具有發(fā)文的公開性、情感的溝通性和采用書信體的格式的特點(diǎn)。

2．慰問信的種類

1）對(duì)作出貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人的慰問。

2）對(duì)遭受困難或蒙受損失的單位或個(gè)人的慰問。

3）節(jié)日慰問。

（三）慰問信的結(jié)構(gòu)與寫法

慰問信通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成。

1．標(biāo)題。慰問信的標(biāo)題通常由以下三種方式構(gòu)成。

1）單獨(dú)由文種名稱組成，如《慰問信》。

2）由慰問對(duì)象和文種名共同組成，如《給抗洪部隊(duì) 的慰問信》。

3）由慰問雙方和文種名共同組成，如《朱德致抗美援朝將士的慰問信》。

2．稱謂。慰問信的開頭要頂格寫上受文者的名稱或姓名稱呼。

3．正文。慰問信的正文要另起一行，空兩格寫慰問的內(nèi)容。一般要求寫出下列內(nèi)容：

1）發(fā)文目的；

2）慰問緣由或慰問事項(xiàng)。4．結(jié)尾。慰問信的結(jié)尾表示共同的愿望和決心，接著另起一行空兩格寫祝愿的話，如“祝你們?nèi)〉酶蟮某煽儭薄ⅰ白９?jié)日愉快”等等，但不得連寫在上文末尾。5．落款。慰問信的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個(gè)人姓名，并在署名右下方署上成文日期，如果是單位名稱，須加蓋公章。

（四）慰問信的寫作注意事項(xiàng)

1）感情真摯，深切關(guān)懷。

2）明確對(duì)象，有的放矢。

3）行文簡潔，篇幅短小。

二、表揚(yáng)信

（一）表揚(yáng)信的概念與范例

表揚(yáng)信是正面表彰某單位、組織或個(gè)人的先進(jìn)思想、風(fēng)格、事跡的專用書信。

范例（ppt）

（二）表揚(yáng)信的基本知識(shí)

1．表揚(yáng)信的特點(diǎn)

表揚(yáng)信具有正面性、及時(shí)性的特點(diǎn)。

2．表揚(yáng)信的種類

表揚(yáng)信有兩種類型，一是以單位或團(tuán)體的名義表彰先進(jìn)，一是群眾之間的互相表揚(yáng)。前者可在授獎(jiǎng)大會(huì)上由領(lǐng)導(dǎo)宣讀，也可登報(bào)和廣播；后者可直接將表揚(yáng)信寄給被表揚(yáng)人或所屬單位，也可寄給報(bào)社或廣播電臺(tái)、電視臺(tái)，或用大紅紙抄出張貼。

（三）表揚(yáng)信的結(jié)構(gòu)與寫法

表揚(yáng)信通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成。

1．標(biāo)題。一般而言，表揚(yáng)信的標(biāo)題單獨(dú)由文種名稱“表揚(yáng)信”組成。位置在第一行正中。

2．稱謂。表揚(yáng)信的稱呼應(yīng)在開頭頂格寫上被表揚(yáng)的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體或個(gè)人的名稱、姓名。寫給個(gè)人的表揚(yáng)信，應(yīng)在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號(hào)。

3．正文。表揚(yáng)信的正文的內(nèi)容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內(nèi)。

1）交代表揚(yáng)的理由。

2）指出行為的意義。

4．結(jié)尾。該部分要提出對(duì)對(duì)方的表揚(yáng)，或者向?qū)Ψ降膯挝惶岢鼋ㄗh，希望對(duì)×××給予表揚(yáng)。

5．落款。表揚(yáng)信的落款應(yīng)寫明發(fā)文單位名稱或個(gè)人姓名，并在右下方注明成文日期。

（四）表揚(yáng)信的寫作注意事項(xiàng)

1）敘事要實(shí)事求是。

2）要用事實(shí)說理。

3）語氣要熱情、懇切，文字要樸素、精練，篇幅要短小精悍。

第六節(jié) 申請(qǐng)書與求職信

一、申請(qǐng)書

（一）申請(qǐng)書的概念與范例

申請(qǐng)書是個(gè)人、單位、集體向組織、領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)愿望、提出請(qǐng)求，要求批準(zhǔn)或幫助解決問題的專用書信。范例（ppt）

（二）申請(qǐng)書的基本知識(shí)

1．申請(qǐng)書的特點(diǎn)

它有請(qǐng)求性和單一性的特點(diǎn)。

2．申請(qǐng)書的種類

? 按內(nèi)容分，申請(qǐng)書分為入黨申請(qǐng)書、入團(tuán)申請(qǐng)書、入會(huì)申請(qǐng)書、開業(yè)申請(qǐng)書、調(diào)動(dòng)申請(qǐng)書、專利申請(qǐng)書等；

? 按申請(qǐng)者分，申請(qǐng)書可分為個(gè)人申請(qǐng)和單位申請(qǐng)等。

（三）申請(qǐng)書的結(jié)構(gòu)與寫法

申請(qǐng)書包括標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款等幾部分組成。1．標(biāo)題。申請(qǐng)書的標(biāo)題主要有兩種寫法。1）直接寫“申請(qǐng)書”三字，例如《申請(qǐng)書》。

2）“申請(qǐng)書”前加上內(nèi)容，如《入黨申請(qǐng)書》、《開業(yè)申請(qǐng)書》。2．稱謂。頂格寫明接受申請(qǐng)書的單位、組織或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3．正文。申請(qǐng)書的正文內(nèi)容主要包括申請(qǐng)事項(xiàng)、申請(qǐng)理由和申請(qǐng)態(tài)度三部分。

1）申請(qǐng)事項(xiàng)。申請(qǐng)事項(xiàng)應(yīng)寫得簡明扼要，不宜寫得太長。

2）申請(qǐng)理由。

3）申請(qǐng)態(tài)度。申請(qǐng)書一般需表達(dá)自己的申請(qǐng)被批準(zhǔn)后的態(tài)度和決心。4．結(jié)尾。結(jié)尾寫上“此致”、“敬禮”等祝頌語。5．落款。落款處署上“申請(qǐng)人”三字及姓名，在署名下行署上時(shí)間。

（四）申請(qǐng)書的寫作注意事項(xiàng)

? 申請(qǐng)的事項(xiàng)要寫清楚、具體，涉及到的數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤；

? 申請(qǐng)理由要充分、合理，實(shí)事求是，不能虛夸和杜撰，否則難以得到批準(zhǔn)；

? 語言要準(zhǔn)確、簡潔，態(tài)度要誠懇、樸實(shí)。

二、求職信

（一）求職信的概念與范例

求職信是謀職者與用人單位初次聯(lián)系時(shí)反映自己求職意向的專用書信。范例（ppt）

（二）求職信的基本知識(shí)

1．求職信的種類

求職信包括自薦信和應(yīng)聘信。

2．求職信的特點(diǎn)

求職信具有自薦性、真實(shí)性和語言禮貌得體 的特點(diǎn)。

（三）求職信的結(jié)構(gòu)與寫法

求職信的基本格式包括標(biāo)題、稱謂、正文、祝語、署名和時(shí)間、附件等幾部分。

1．標(biāo)題

求職信的標(biāo)題一般以“求職信”三字為標(biāo)題，居于首行正中。

2．稱謂

按一般書信格式寫上收信者單位名稱或個(gè)人姓名，在求職信第二行頂格書寫，要禮貌得體，力求恰當(dāng)。3．正文

求職信正文內(nèi)容包括表態(tài)求職、自我推介和希望要求等三部分。

4．祝語

求職信的祝語大多使用較為親切的富人情味的話語。

5．署名和時(shí)間

6．附件

求職信一般附帶各種附件，如簡歷、畢業(yè)證復(fù)印件、專著目錄、論文篇目、獲獎(jiǎng)證書復(fù)印件等。

（四）求職信的寫作注意事項(xiàng)

? 求職信內(nèi)容須實(shí)事求是，客觀評(píng)價(jià)；

? 不必過于謙恭，也不能狂妄自大； ? 語言簡潔明了，禮貌得體。

第七節(jié) 建議書與倡議書

一、建議書

（一）建議書的概念與范例

建議書是指個(gè)人、單位或集體向有關(guān)單位或上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)，就某項(xiàng)工作提出某種建議時(shí)使用的一種常用書信。

范例（ppt）

（二）建議書的基本知識(shí)

1．建議書的特點(diǎn)。建議書具有建設(shè)性特點(diǎn)。

2．建議書的種類。

? 按建議者分，建議書可分為個(gè)人遞交的建議書、單位遞交的建議書和集體遞交的建議書。

（三）建議書的結(jié)構(gòu)與寫法

建議書通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)語和落款等幾部分組成。

1．標(biāo)題。建議書的標(biāo)題一般有兩種寫法。

1）首行中間寫“建議書”三字。

2）寫建議內(nèi)容加“建議”或“建議書”。

2．稱謂。寫收信人的姓名或單位名稱，格式與一般書信相同。

3．正文。建議書的正文內(nèi)容主要包括建議原因、建議事項(xiàng)及提出希望三部分組成。

4．結(jié)語。通常在正文后特意寫上結(jié)束語，以示謙遜得體，結(jié)束語通常用“以上建議恭請(qǐng)考慮”、“呈××審核”等等。

5．落款。落款處署上建議單位或個(gè)人姓名及成文時(shí)間。

（四）建議書的注意事項(xiàng)

1）建議書要具體明確，有針對(duì)性。

2）建議書要把握好分寸，實(shí)事求是，不提過高要求，所提的建議經(jīng)過努力必須是切實(shí)可行的。

3）建議書的語言要精練、準(zhǔn)確，篇幅一般不宜太長，不宜有過多的分析和論證。

二、倡議書

（一）倡議書的概念與范例

倡議書是公開提倡某種做法，倡導(dǎo)某種活動(dòng)，鼓動(dòng)他人響應(yīng)的一種專用書信。范例（ppt）

（二）倡議書的基本知識(shí)

1．倡議書的種類 ? 從發(fā)文角度分，倡議書分為個(gè)人倡議書和集體倡議書；

? 從傳播角度分，倡議書有傳單式倡議書、張貼式倡議書和廣播式倡議書等。

2．倡議書的特點(diǎn)

1）廣泛性

2）鼓動(dòng)性

（三）倡議書的結(jié)構(gòu)與寫法

倡議書由標(biāo)題、稱謂、正文、署名和時(shí)間等部分構(gòu)成。

1．標(biāo)題

倡議書標(biāo)題通常只寫“倡議書”三字，例如《倡議書》，另外還可以由倡議內(nèi)容和文種名共同組成，如《給電子游戲迷的一封倡議書》。

2．稱謂

有明確倡議對(duì)象的，寫上倡議對(duì)象的名稱，如“廣大青少年朋友們”、“廣大的婦女同胞們”，若范圍很廣，也可省略稱謂。3．正文

1）倡議的背景和目的。

2）倡議事項(xiàng)。

3）決心和希望。4．署名和時(shí)間

在正文右下方寫明倡議者單位、集體或個(gè)人的名稱或姓名，并署上日期。

（四）寫作注意事項(xiàng)

1）內(nèi)容可行。

2）理由充分。

3）措辭得體。

商務(wù)危機(jī)文書禮儀

商務(wù)危機(jī)的概念

生產(chǎn)過剩的經(jīng)濟(jì)危機(jī)在商品流通領(lǐng)域中的集中反映。它主要表現(xiàn)為商品銷售極端困難、商品價(jià)格下跌、商店紛紛倒閉等等。其實(shí)，這也就是資本主義周期性的生產(chǎn)過剩經(jīng)濟(jì)危機(jī)。馬克思和恩格斯在《共產(chǎn)黨宣言》中最初把它稱為商業(yè)危機(jī)。

商務(wù)危機(jī)文書禮儀有哪些 危機(jī)信息報(bào)告書 危機(jī)事件報(bào)告書 公告

對(duì)外聲明 危機(jī)事務(wù)交涉函

新聞稿

具體文書禮儀

危機(jī)信息和危機(jī)事件報(bào)告書

從理論上說，這類報(bào)告只起到一個(gè)組織內(nèi)部及時(shí)傳遞信息的作用，規(guī)定的要素雖然不少（如必須寫明報(bào)告時(shí)間、報(bào)告人、所屬部門、信息或事件概況等等），寫作上卻并無多大難度，只要用簡約的文字，把有關(guān)細(xì)膩或事件闡述清楚就可以了，比較容易掌握。關(guān)鍵在于，這類報(bào)告不像其他文案，其撰寫人員可以有較為充裕的事件精雕細(xì)琢、慢慢修改，而必須當(dāng)即擬就，馬上呈送，以便組織的危機(jī)管理機(jī)構(gòu)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。所以，在許多情況下，這列報(bào)告文字的撰寫者不一定是專職的公共關(guān)系人員，而往往是其他相關(guān)人員，如果這些人員能及時(shí)擬出報(bào)告文字，或擬出的報(bào)告文字要素不全、信息不清，則這一社會(huì)組織也許因此而錯(cuò)失了防范和處理危機(jī)事件的最佳時(shí)機(jī)。

有鑒于此，一些在危機(jī)管理方面比較規(guī)范的社會(huì)組織往往實(shí)現(xiàn)試機(jī)號(hào)集中格式化的報(bào)告文書本，供有關(guān)人員實(shí)際操作時(shí)應(yīng)用。

危機(jī)事務(wù)交涉函

在危機(jī)食物的具體處理過程中，一個(gè)社會(huì)組織有時(shí)需要通過函件的形式，與有關(guān)方面進(jìn)行交涉。這類函件，不妨稱之為危機(jī)事務(wù)交涉函。危機(jī)事務(wù)交涉函，其實(shí)就是公函的一種。

XX報(bào)社：

本月X日貴報(bào)在X版的刊發(fā)的投訴文章，存在著嚴(yán)重歪曲事實(shí)的傾向，極大的傷寒了本公司的形象和聲譽(yù)，影響了本公司產(chǎn)品的正常銷售，本公司特發(fā)此函，提出嚴(yán)正交涉。本公司是地方政府重點(diǎn)扶持的企業(yè)，所生產(chǎn)的產(chǎn)品一直暢銷時(shí)常，有著及其良好的聲譽(yù)。貴報(bào)的不當(dāng)行為，無意識(shí)對(duì)地方經(jīng)秩序的破壞。本公司強(qiáng)烈要求，貴報(bào)立即刊登“更正啟事”，消除不良影響。否則，本公司將采取有關(guān)法律行動(dòng)，以討回公道。

……

撰寫特點(diǎn)

1.注意公關(guān)禮儀，充分尊重對(duì)方。

2.首先表明歡迎對(duì)方對(duì)本組織進(jìn)行監(jiān)督的態(tài)度。3.簡要說明有關(guān)情況，讓對(duì)方了解事實(shí)真相。

4.擅作自我批評(píng)，用于承擔(dān)自己一方的責(zé)任。

5.如果對(duì)方工作有失誤，則應(yīng)把對(duì)方某些工作人員的行為與對(duì)方整個(gè)組織的行為區(qū)別開來，以避免雙方組織之間的對(duì)立，拉近彼此間的關(guān)系。

6.不要求對(duì)方做什么或不做甚，但可以委婉的提出某種建議。

商務(wù)儀式文書禮儀

一、致詞——是指表達(dá)情感和適應(yīng)禮節(jié)的需要而在特定的儀式上發(fā)表的禮儀性講話，統(tǒng)稱為“致詞”。

1、致詞類別

主要包括以下幾種文體：

（1）歡迎詞，即在迎接賓客的儀式上或會(huì)議開始時(shí)，主人對(duì)客人的到來表示熱烈歡迎的講話。（2）歡送詞，即在送往賓客的儀式上或會(huì)議結(jié)束時(shí)主人對(duì)客人的離去表示熱烈歡送的講話。

（3）祝酒詞，是在喜慶宴會(huì)或外賓招待會(huì)上，主人以酒為媒介向賓客表示良好祝愿的講話。

（4）答謝詞，是賓客對(duì)主人的熱情接待表示感謝的講話。

（5）告別詞，是客人對(duì)主人的盛情接待和熱情歡迎表示感謝的講話。

2、致詞的格式：

（1）稱謂。人名要用全名，一般冠以“尊敬的”、“親愛的”等禮節(jié)性修飾用詞，姓名后加上頭銜或“先生”、“女士”這類稱呼語。（2）開頭。表達(dá)情意，交代出致詞人身份。

（3）主體。這是致詞的中心部分。主要是回顧彼此間的友好交流、合作的情況及工作上所取得的成效。

（4）結(jié)尾。再次表示歡迎、歡送或感謝，也可寫一些祝愿和希望之類的話。

3、致詞的寫作要求

（1）表達(dá)情感要真誠，不過分夸張，不堆砌過多的客套、應(yīng)酬之語，避免給人以虛偽之感；

（2）注意表達(dá)的感情色彩，做到不卑不亢，既熱情有禮，又不媚俗輕浮；

（3）文字力求簡潔明白，篇幅簡短；

（4）語言要雅俗共賞。力求簡明生動(dòng)，有條理性。

二、悼詞

1、概念和特點(diǎn)

悼詞是緬懷逝者，寄托哀思的禮儀文體。

悼詞的情感濃烈、沉重，一般用于逝者的遺體告別儀式上，由具備一定社會(huì)職務(wù)或德高望重者或與逝者有親厚關(guān)系的人員當(dāng)眾宣讀。

2、悼詞的格式

標(biāo)題 通常只在居中寫上“悼詞”二字，為表正式也可在之前加上具體的人名，如“在××同志追悼會(huì)上的悼詞”。

正文 標(biāo)題下一行空兩格開始書寫。通常以“今天，我們懷著沉痛的心情深切悼念××同志”作為開頭，然后，介紹逝者的姓名、身份，去世的時(shí)間、地點(diǎn)、原因，終年多少歲，之后要簡要回顧逝者的一生，并對(duì)其事跡和優(yōu)秀品質(zhì)予以充分的肯定，對(duì)逝者的逝世表示惋惜并勉勵(lì)后人。

結(jié)尾。通常用“xx同志安息吧”作為結(jié)尾。如果逝者生前貢獻(xiàn)突出，也可用“××同志永垂不朽”等作為結(jié)尾。

寫作要點(diǎn) 

1.真實(shí)的、可靠的材料。

2.正面的、中肯的、實(shí)事求是的。3.用語質(zhì)樸莊重，表達(dá)的情感必須真摯誠懇，在宣讀中能給逝者親屬以慰藉，給參加追悼會(huì)的其他人員以鼓舞。

第三篇：商業(yè)文書的撰制禮儀

商業(yè)文書的撰制禮儀.txt生活是一張千瘡百孔的網(wǎng)，它把所有激情的水都漏光了。寂寞就是你說話時(shí)沒人在聽，有人在聽時(shí)你卻沒話說了！商業(yè)文書的撰制禮儀

商業(yè)場合要十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當(dāng)，往往會(huì)導(dǎo)致不良后果。

因此，用于這種交往的文書，必須注意把握事物的聯(lián)系與區(qū)別，分清是縱向

聯(lián)系還是橫向聯(lián)系，長幼有序，上下級(jí)有別，親疏不同，有 “禮”有“節(jié)”。

商業(yè)文書的撰制雖說不如行政公文那樣要求嚴(yán)格，但也有其約定俗成的格式和特定的語言文字表達(dá)要求。以語言為例，有的趨于典雅，有的崇尚樸

實(shí)，撰寫時(shí)要按照特定的格式與要求行文，不宜隨意標(biāo) “新”。

商業(yè)文書的種類很多，常用的有如下幾種：

一是用于邀約、聘用的，如請(qǐng)柬、聘書等。

二是用于喜慶祝賀的，如賀信、賀電、祝詞等。

三是用于慰問的，如慰問信、慰問電等。

四是用于迎送、答謝的，如歡迎詞、歡送詞、答謝詞等。

五是用于哀喪吊唁的，如悼詞、唁電等。

請(qǐng)柬與聘書

一、請(qǐng)柬

請(qǐng)柬又稱請(qǐng)?zhí)菫檎?qǐng)客而發(fā)出的一種憑證。

機(jī)關(guān)單位舉行的比較隆重的慶典，企業(yè)開張以及其他重要活動(dòng)、私人的婚宴、壽慶等喜事，往往使用請(qǐng)柬而不用一般的信函。請(qǐng)柬的內(nèi)容雖然比較

簡單，但它比普通信函更具有莊重的特點(diǎn)。

請(qǐng)柬在外觀形式上和文字表述上都有特定的要求。

外觀要求美觀、悅目。封面寫 “請(qǐng)柬”或“請(qǐng)?zhí)倍郑由蠄D案裝飾，燙金，給人以隆重、喜慶之感。

表述要求準(zhǔn)確、清晰。正文寫明事由、時(shí)間、地點(diǎn)（有的需寫明席位）、人名等。最后寫 “恭候光臨”或“順致敬意”之類的祝愿語，落款寫明主辦

單位或個(gè)人名稱、發(fā)出請(qǐng)柬的時(shí)間。

請(qǐng)柬的語氣要在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上求典雅、得體。例如不能把 “敬備茶點(diǎn)”

寫成 “有茶點(diǎn)招待”；不能把“恭候光臨”寫成“請(qǐng)您出席”等等。

此外，制發(fā)請(qǐng)柬還要注意掌握發(fā)送時(shí)間。太早，可能被遺忘；太晚，貽

誤時(shí)機(jī)。

二、聘書

聘書，又稱聘請(qǐng)書，是用人單位簽發(fā)給受聘者的證件或證明書。

聘書一旦簽發(fā)和被接受，對(duì)雙方都有行政約束力，雙方都要信守聘書上

寫明的任務(wù)和待遇，不能隨意失約、違約。

聘書的封面或標(biāo)題要寫明 “聘書”或“聘請(qǐng)書”字樣，字用美術(shù)體或仿

宋體，給人以鮮明、醒目之感。

正文以極概括的語言，寫明聘用目的、被聘請(qǐng)人的姓名、聘用職務(wù)（有的要寫明具體任務(wù)）、聘用時(shí)間、待遇等。要注意防止出現(xiàn)職責(zé)或待遇不明的現(xiàn)象，以免引起不必要的爭端。

文尾通常用 “此聘”二字收束，有的寫表示敬意的話。

落款用全稱，注明發(fā)聘書時(shí)間，加蓋公章，有的還寫上主管領(lǐng)導(dǎo)的姓名，以示鄭重。

歡迎詞、歡送詞與答謝詞

歡迎詞是在迎接賓客的儀式上或在會(huì)議開始時(shí)，主人對(duì)賓客或會(huì)議代表的到來，表示熱烈歡迎的講話稿。

歡送詞是在送別賓客的儀式或會(huì)議結(jié)束時(shí)，主人對(duì)賓客或會(huì)議代表的離 去表示熱情歡送的講話稿。

答謝詞是賓客對(duì)主人的熱情接待表示感謝的講話稿。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞，在公共禮儀交往中起著重要的作用。它們的 主要作用，在于制造和諧的氣氛，交流主客之間的感情，以達(dá)到相互尊重，友好相處，以誠相待的目的。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞的共同特點(diǎn)，一是稱謂使用敬詞。如人名要全 稱，國際友人常在姓名之前冠以“尊敬的”、“親愛的”詞語，或加”先生”、” 女士”稱呼；國內(nèi)一般用 “同志”。在整篇講話稿中都應(yīng)該體現(xiàn)禮貌待人，相互尊重的氣氛，切忌運(yùn)用不禮貌的粗俗語言。二是有真情實(shí)感，不能虛情 假意。三是堅(jiān)持原則，委婉表態(tài)。在歡送詞或答謝詞中常常遇到有原則分歧 的問題，這時(shí)既要堅(jiān)持原則，又不能傷害友人，只能就有分歧的問題運(yùn)用合 適的詞語委婉的表態(tài)。四是篇幅要簡短，語言要精練、明快、熱情、友好。切忌篇幅冗長，語言拖沓。

歡迎詞、歡送詞和答謝詞的內(nèi)容與友好往來的意義、作用、目的相一致。其篇章結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文組成。

標(biāo)題。一般有兩種表達(dá)形式：一是只寫 “歡迎詞”、“歡送詞”或“答 謝詞”；二是由致詞人姓名、職務(wù)和會(huì)議名稱組成。如 《廣東省省長××× 在中國會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)、香港會(huì)計(jì)師公會(huì)聯(lián)合舉辦的 “投資問題研討會(huì)”上的歡迎 詞》。

正文。由稱謂、開頭、主體、結(jié)語四部分組成。稱謂，根據(jù)不同的對(duì)象，運(yùn)用不同的稱呼。開頭主要寫致詞人以什么身份，代表誰，對(duì)誰（什么人）表示歡迎或歡送或感謝之類的話語，以表達(dá)致詞人的感情。主體部分寫致詞 的中心內(nèi)容。或?qū)懸饬x、作用；或?qū)憣?duì)友好往來的回顧；或?qū)戇^去合作的成 就以及對(duì)此活動(dòng)的希望等等。結(jié)語一般寫祝愿之類的話。要注意的是不要講 對(duì)方忌諱的內(nèi)容，以免引起不快。

賀詞、賀電與賀信

賀詞（祝詞）、賀電、賀信是對(duì)喜慶之事、喜慶之日進(jìn)行慶賀的應(yīng)用文 文種。所謂喜慶之事，主要指在財(cái)經(jīng)工作中取得成績，科研中取得重大突破，生產(chǎn)經(jīng)營中傳來捷報(bào)等等可喜可慶之事。所謂喜慶之日主要是指重要領(lǐng)導(dǎo) 人、先進(jìn)人物的壽辰、重大節(jié)日等可喜可慶之時(shí)日。當(dāng)面慶賀為之賀詞（祝 詞）；如果距離較遠(yuǎn)，則用賀信；為了快速和表示莊重，則用賀電。

賀詞、賀電、賀信可用于私人之間，也可用于單位之間，還可用于國家 之間或政黨與政黨之間；國內(nèi)單位的上下級(jí)之間、平行單位之間都可以運(yùn)用 賀詞、賀電、賀信表示相互祝賀。

賀詞、賀電、賀信的共同特點(diǎn)，一是表示慶賀，并有較為強(qiáng)烈的感情色 彩。也就是說在文章之中要感情飽滿、充沛、熱情、真摯，給人以鼓舞、希 望、褒揚(yáng)之感。當(dāng)然，在頌揚(yáng)對(duì)方的事跡或評(píng)價(jià)功績時(shí)，應(yīng)恰如其分，否則 將使對(duì)方感到不安。其二是語言簡練，篇幅不宜過長。

賀詞（祝詞）、賀電、賀信的內(nèi)容一般要寫清祝賀的理由，即向誰祝賀、祝賀什么、為什么要祝賀等內(nèi)容。如果對(duì)節(jié)日或重大紀(jì)念活動(dòng)的祝賀，往往

還要向被祝賀者提出新的希望和要求。

結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、正文兩部分組成。

標(biāo)題。有的只寫誰的賀詞、賀電、賀信，如 《中共中央、國務(wù)院賀電》； 有的則用誰致誰的賀信、賀電、賀詞形式表示，如 《國務(wù)委員王丙乾致全國 財(cái)政法制工作會(huì)議的賀信》；還有的標(biāo)題用 “什么會(huì)議的召開誰的賀電”的 形式表示。

正文。一般由稱謂、開頭、主體和結(jié)尾幾部分組成。稱謂，則是寫接受 祝賀的單位或個(gè)人的稱呼。開頭，即用簡練的詞語寫出祝賀的理由，并表示 祝賀。主體部分主要寫祝賀的內(nèi)容，如對(duì)成績的贊揚(yáng)，對(duì)功績的歌頌以及對(duì) 取得成就的評(píng)價(jià)等。結(jié)尾，主要寫祝愿、鼓勵(lì)、希望和要求方面的內(nèi)容。慰問信與慰問電

慰問信、慰問電是指以組織或個(gè)人的名義，向有關(guān)集體或個(gè)人表示撫慰、問候和鼓勵(lì)的書信或電報(bào)。

慰問信、慰問電的種類較多，常用的大致有 3種：

（一）重大節(jié)日、紀(jì)念日，組織上給本單位職工、勞動(dòng)模范或離退休干 部的慰問信電。

（二）給做出重要貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人的慰問信電。

（三）給遭遇意外災(zāi)禍，蒙受損失、造成困難的集體或個(gè)人的慰問信電。慰問信通過郵政傳遞，篇幅較長，慰問電更加講求時(shí)效，要通過電報(bào)拍 發(fā)，文字精煉，篇幅更為簡短。這是二者的不同點(diǎn)。如屬于以組織名義發(fā)出 的信電，內(nèi)容又帶有公開性，還可以登報(bào)、廣播。這是二者的共同點(diǎn)。此外，它們的篇幅結(jié)構(gòu)形式也大體相同。

1.標(biāo)題。通常寫 “慰問信”或“慰問電”三字；有的寫“×××致×× ×的慰問信”，如 《云南省人民政府致云南前線三軍的慰問信》；有的標(biāo)題 揭示內(nèi)容，如 《給春節(jié)期間堅(jiān)守生產(chǎn)崗位的職工及其家屬的慰問信》。

2.開頭。說明致信、致電的原因或背景，隨之表示誠懇、親切的問候。如 1981年9 月1O 日中共中央、國務(wù)院 《給陜西災(zāi)區(qū)人民的慰問電》：“你 省繼 7 月中旬漢中地區(qū)遭受洪水災(zāi)害后，最近2O 多天來，漢中、關(guān)中以及陜 南的一些地區(qū)又連降暴雨，引起山洪暴發(fā)，山坡滑塌，江河泛濫成災(zāi)??國 家和人民財(cái)產(chǎn)遭受很大損失。黨中央、國務(wù)院對(duì)此深為關(guān)切，特向你們表示 親切慰問。”

3.主體。要注意因人因事而異，防止模式化。有的重在頌揚(yáng)先進(jìn)事跡、先進(jìn)思想，如上述給職工的慰問信，著重表揚(yáng)他們放棄春節(jié)團(tuán)聚機(jī)會(huì)，“為 我國一項(xiàng)重點(diǎn)建設(shè)工程趕制成套優(yōu)質(zhì)設(shè)備”而 “緊張戰(zhàn)斗在生產(chǎn)第一線”的 動(dòng)人事跡；并稱贊他們的家屬 “還把餃子送到車間并幫助工廠做些力所能及 的事”。

4.結(jié)尾。寫精神上、物質(zhì)上給予支持的決心和行動(dòng)，鼓舞受信受電人再 接再厲，繼續(xù)前進(jìn)。如上述給災(zāi)區(qū)人民的慰問電結(jié)尾說： “黨中央、國務(wù)院 時(shí)刻關(guān)懷著你們，并決定盡可能從資金、物資上給以支援。”希望你們 “繼 續(xù)發(fā)揚(yáng)自力更生、艱苦奮斗、英勇頑強(qiáng)的革命精神”，“奪取抗災(zāi)斗爭的更 大勝利”。

寫好慰問信電固然要依據(jù)一定的格式，但更重要的是要了解、熟悉對(duì)方 的處境與心情，力求把話說到人家的心坎上。建國前夕，民主人士柳亞子先

生心里有些想法，他呈請(qǐng)毛主席： “安得南征施捷報(bào)，分湖便是子陵灘”，說是等南下大軍解放浙江分湖的捷報(bào)傳來之后，他想回老家定居。毛主席看 出他心里有些牢騷，便寫了一首 《七律》贈(zèng)給他。詩中回顧相互之間的交往

和情誼。其中后4 句是： “牢騷太盛防腸斷，風(fēng)物長宜放眼量。莫道昆明池 水淺，觀魚勝過富春江。”勸慰他要放眼未來，留在北京共商國是比回老家 要好。這使柳先生深受感動(dòng)，表示“昌言吾拜心肝赤”、“躬耕原不戀吳江”。

第四篇：禮儀文書

第五章禮儀文書

第一節(jié)禮儀文書的分類

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對(duì)外文書。

禮儀文書，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國家獨(dú)立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會(huì)議開幕日、重大工程竣工日等，各國領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送。現(xiàn)略舉數(shù)例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件

邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶祝活動(dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來我國進(jìn)行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：

例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世

X X X（首都名稱）

X X X國代總理X X X閣下：

驚悉X X X國總理X X X閣下不幸逝世。X X X總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國政府和中國人民向X X X國政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)X X X總理的家屬表示誠摯的慰問。

中華人民共和國國務(wù)院總理X X X

一九X X年X月X日于北京

六、國書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等

國書是國家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國書合并于派遣國書之中。我國即采取此種做法。

全權(quán)證書，是授予代表以全權(quán)，由其代表國家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國際會(huì)議的證件。全權(quán)證書由政府首腦或外交部長簽署。授權(quán)證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。領(lǐng)事任命書和領(lǐng)事證書，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。

委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動(dòng)的證件，由國家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。

以上都是進(jìn)行有關(guān)外交活動(dòng)的必備證書。舉例如下：

七、有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知等

有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關(guān)禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會(huì)、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人。

第五篇：禮儀文書

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對(duì)外文書。

禮儀文書，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。

一、賀函、賀電

在國家獨(dú)立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會(huì)議開幕日、重大工程竣工日等，各國領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。

賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送。現(xiàn)略舉數(shù)例：

二、感謝信、感謝電和感謝公告

在訪問某國結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：

三、邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件

邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶祝活動(dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來我國進(jìn)行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。

四、慰問函、慰問電

遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：

五、唁函、唁電

唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：

例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世

XXX（首都名稱）

XXX國代總理XXX閣下：

驚悉XXX國總理XXX閣下不幸逝世。XXX總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國政府和中國人民向XXX國政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)XXX總理的家屬表示誠摯的慰問。

中華人民共和國國務(wù)院總理XXX

一九XX年X月X日于北京

六、國書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等

國書是國家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國書合并于派遣國書之中。我國即采取此種做法。

全權(quán)證書，是授予代表以全權(quán)，由其代表國家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國際會(huì)議的證件。全權(quán)證書由政府首腦或外交部長簽署。授權(quán)證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。領(lǐng)事任命書和領(lǐng)事證書，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。

委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動(dòng)的證件，由國家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。

以上都是進(jìn)行有關(guān)外交活動(dòng)的必備證書。舉例如下：

七、有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知等

有關(guān)禮儀事項(xiàng)的通知，例如使節(jié)的到離任，某些禮儀程序的安排、某些禮儀程序的安排、某些有關(guān)禮儀的規(guī)定等等，可以使用照會(huì)、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人。

在使用有關(guān)禮儀的文書電報(bào)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1．文電中的外國國名，應(yīng)使用全稱，同一國名如出現(xiàn)數(shù)次，至少首次應(yīng)用全稱。如習(xí)慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯(lián)邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應(yīng)使用全稱。對(duì)方的職銜、姓名在作為抬頭出現(xiàn)時(shí)，亦要用全稱。

2．文書格式要合乎規(guī)范，不要用錯(cuò)。非外交機(jī)構(gòu)一般不使用照會(huì)的格式，可使用對(duì)外函件進(jìn)行交往。人稱要與文書格式相適應(yīng)并前后統(tǒng)一。例如，普通照會(huì)一般只用第三人稱，但不注意時(shí)容易出現(xiàn)“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應(yīng)。人對(duì)人，單位對(duì)單位。如系人對(duì)人，雙方身份要相當(dāng)。

3．文書中對(duì)人的稱呼要合乎禮儀習(xí)慣。

致意語的用法亦要取決于不同場合與習(xí)慣。例如，外交照會(huì)開頭時(shí)，常有“向XXX致意并榮幸地……”的引文，在一般對(duì)外函件中不使用。在吊唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發(fā)照會(huì)可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發(fā)的照會(huì)不用“最”字。非外交機(jī)關(guān)使用對(duì)外文書，可視不同的發(fā)文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

4．關(guān)于譯文。對(duì)外文書應(yīng)以中文為正本，必要時(shí)，附以外文譯文。譯文本，應(yīng)用不帶機(jī)關(guān)銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應(yīng)考慮外文的慣用格式，不應(yīng)套用中文格式。我駐外機(jī)構(gòu)，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務(wù)性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對(duì)申請(qǐng)簽證、身份證及一般外交人員的調(diào)職、離任等普通照會(huì)，亦可只用外文。

5．對(duì)外文書的打印位置要適當(dāng)。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應(yīng)在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標(biāo)點(diǎn)，而把姓名稱呼另排一行），然后再下一行前面空一格續(xù)排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。

蓋章的位置要適當(dāng)，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國徽的印章，國徽應(yīng)在機(jī)關(guān)銜之上）為宜。

6．要有嚴(yán)密的校對(duì)制度。如發(fā)現(xiàn)文書、函件等有錯(cuò)字或格式不對(duì)，均應(yīng)重新打印，不得涂改。

7．用紙要合乎規(guī)定。

8．收發(fā)文應(yīng)有簽收手續(xù)，收到涉外文書應(yīng)及時(shí)處理，不要延誤。

在禮儀社交場合，除了必須處理和運(yùn)用好文書電報(bào)以外，對(duì)名片的使用也應(yīng)當(dāng)給以重視。名片之所以在現(xiàn)代社會(huì)中得到廣泛的應(yīng)用，因?yàn)樗褂闷饋砗啽恪㈧`活、雅俗均可，能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人際交往十分頻繁的需要。

名片現(xiàn)在已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是相互通報(bào)姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈(zèng)以至吊唁等多種禮節(jié)。為了表示不同的禮節(jié)，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。

幾種國際上通用的法文縮寫是：

1．敬賀p.f.(pourfelicitation)

2．謹(jǐn)唁p.c.(pourcondoleance)

3．謹(jǐn)謝p.r.(pourremerciement)

4．介紹p.p.(pourpresentation)

5．辭行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭賀新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小寫均可)

7．謹(jǐn)贈(zèng)，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)

現(xiàn)在人們?nèi)找嬷v究名片的印制。當(dāng)然，印制精美、考究的名片，會(huì)惹人喜愛；但印制樸素大方的名片，只要運(yùn)用得當(dāng)，仍會(huì)獲得人們的重視和尊重。