第一篇：公司檔案管理制度及流程

公司檔案管理制度及流程

一、目的

加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、職責

(一)辦公室：

1.負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。2.建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況； 3.收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4.負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作。

5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通； 6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。(二)其他各部門相關人員：

1.負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知辦公室； 2.定期向辦公室移交本部門檔案；

3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔； 4.財務部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

四、工作程序

(一)檔案資料的收集

1.各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集。

2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每月向辦公室移交。

3.檔案資料的日常管理：

⑴ 公司的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。

⑵ 文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。4.檔案借閱： ⑴ 借閱檔案要履行借閱手續，填寫《檔案借閱登記表》，有部門經理簽字同意后，經辦公室主任核查后方可借出；

⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

5.檔案銷毀：

⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報辦公室主任鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。

⑵執行銷毀任務時，必須由辦公室主任監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和辦公室主任、總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

(二)檔案管理細則 1.檔案資料的歸檔范圍：

⑴ 公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵ 公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、-1-計劃、核準文件、證書等文件；

⑶ 公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

⑷ 重要的會議材料全套文件以及會議形成的聲像材料； ⑸ 公司及各部門的工作計劃、總結、報告等；

⑹ 反映公司經營和管理的專業文件材料，如拍賣會資料及鋪位合同等； ⑺ 財務檔案資料；

⑻ 本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

⑼ 本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽ 本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

⑾ 本公司的歷史沿革及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

⑿ 外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料； ⒀ 各種實物檔案；

⒁ 其他具有利用和保存價值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求

⑴ 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。⑵ 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。

⑶ 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷ 子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。⑸ 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

3.檔案資料的歸檔時間 ⑴ 即時歸檔

下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔： a)公司規定的密級文件；

b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等； c)合同、協議書等正本及過程資料； d)其他認為需要即時歸檔的資料。⑵ 定期歸檔

a)各部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案移交清單交辦公室； b)各部門每年底歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室； ⑶ 電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

c)每年底必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，辦公室核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

4.檔案交接

部門內檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門經理核實無誤后簽字，辦公室主任見證。

5.檔案移交公司的流程

⑴ 經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

⑵ 辦公室根據移交清單，查收案卷與文件，并與各部門每月提交的檔案清單核對；

⑶ 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

-2-6.檔案保管 ⑴ 檔案編號

⑵ 檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

⑶ 檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

⑷ 檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

⑸ 檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結合工作和各部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

⑹ 建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

五、附則：本辦法由公司辦公室制定并負責解釋。

第二篇：公司檔案管理制度及流程

公司文件檔案管理制度及流程

一、目的

加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術語和定義

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

四、職責

1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負責部門檔案的管理。

4、各部門負責人

1）負責對部門檔案管理監督檢查。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制

部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目

錄》每季度向行政人事部移交。

a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月 10 日前。b)檔案資料的標識

各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。c)檔案資料的日常管理：

⑴ 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。⑵ 文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

⑶ 文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

d)檔案借閱

(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；

⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須

當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘

抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

e)檔案銷毀

⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門 總經理批準，批準后方可銷毀。

⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目

錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理細則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

⑷公司領導的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡

報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核 / 總結、報告、統計報表及簡報；

⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財務檔案資料；

⒁各種實物檔案；

⒂ 其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等

必須齊全。

⑵ 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的

備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔

下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

a)公司規定的密級文件；

b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等； c)合同、協議書等正本及過程資料；

d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料； e)其他認為需要即時歸檔的資料。⑵定期歸檔

a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部； b)部門每年 3 月底前歸檔上文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c)每年 3 月底前必須向行政人事部移交上一的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

5、檔案交接

⑴部門內檔案交接

部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對； c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號

a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，任何部門和個人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

六、相關記錄

1、《文件（合同）管理記錄目錄》

2、《文件檔案移交目錄》

3、《檔案移交清單表》

4、《檔案借閱審批單》

5、《檔案分類編號表》

6、《檔案管理流程》

組織實施修訂。

文件（合同）管理記錄目錄記錄編號 :

日期：

序號

文件（合同）編號

標

題

需抄送的相關部門

接 收 部 門

原 / 復

接收人

備

注

移交目錄記錄編號 :

日期：

序號 文件（合同）編號 標 題 名 稱 頁數 原 / 復 備 注

移交單位

收件單位

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。移交人 日期

日期

記錄編號 :

移交 性質 檔案 類別

檔案移交清單表

日期：

檔案所屬 年 度

□離職□調崗

□歸檔

保管期限

數量

永久

長期 短期

合

計

移交說明

接收意見

移交人（部門）經辦人：

移交日期：

年

月見證人：

注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。日

移交人：

接收人：

接收人（部門）經辦人：

接收日期： 年

日期：

年

月月

日

日

檔案借閱審批單

記錄編號 :

日期：

借閱部門

借閱人

借閱部門經理

總經理

副總 行政人事部 部門經理

使用目的

序 號 借 閱內 容 復印 借閱

備注

歸還日期

檔 案 目 錄

卷宗號：

目錄號： 立卷類目號

部門：

日期：

案卷順序號 案卷標題 起止日期 卷內張數 保管期限 備注

檔案分類編號表

LYJ+部門 +類別 +年份 +編號文件

部門

類別 行政 XZ

財務 CW

市場部

SC

客服部

KF

質量部

ZL

生產部

SC

電子 商務 DS

銷售區域

XA;SB;HB;SX;HN

外發公文

WF

收到公文

SD

會議資料 HY 發展計劃 JH 制度文件 ZD 合同協議 HT 月度文件

YD 財務檔案 XZWF

XZSD

XZHY

XZJH

XZZD

XZHT

XZYD

——

——

——

——

——

——

——

——

CWHY

SCHY

KFHY

ZLHY

CWJH

SCJH

KFJH

ZLJH

CWZD

SCZD

KFZD

ZLZD

CWHT

SCHT

KFHT

ZLHT

CWYD

SCYD

KFYD ZLYD

CW+賬目名稱前兩個字手寫字母編寫：例如成本————

——

SCHY

SCJH

SCZD

SCHT

SCYD

——

——

——

——

DSHY

例： XAHY

DSHY 例： XAJH

DSZD

例： XAZD

DSHT 例:XAHT-2016001

DSYD

例： XAYD

CWCB

檔案管理流程：

相關部門 / 部門負責人

行政人事部

分管總監 / 總經理

執行相關 檔案管理制度

建立、完善 檔案管理制度

收集資料

鑒定

整理編目

立卷歸檔

配合完成監督

檢查工作

對不符合項進行

整改

否

審核驗收 是

保管利用

監督檢查

完成檢查報告

否

審核驗收 是

第三篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門、各分公司在工作活動中形成的，具有參考利用價值的文件材料，必須按規定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性 第三條 行政人事部負責檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進行監督、指導。各分公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。第四條 行政人事部負責公司檔案保管的定期檢查、監督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負責借閱檔案的審批，保證檔案的準確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀行與企業聯系函件等）第八條 政府、項目批文、合同

第九條 公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門工作計劃及資金計劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價值的文件

第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽資料

第十六條 其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分公司必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內文件材料按照排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經行政人事部經理及副總以上領導批準

第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經行政人事部經理及副總以上級領導批準

第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或集團行政人事部經理批準

第二十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須行政人事部經理批準

第三十一條 有密級的檔案調閱、復制時均需行政人事部經理及副總以上領導批準

第三十二條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天

第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷毀

第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團總裁批準后，方可銷毀

第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報批評

第四十一條 集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經行政部經理批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款300元～800元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任 第四十二條 集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查

第四十三條 集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任

第四十四條 檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任

第四十五條 集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團行政人事部負責解釋

3、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準

第四篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司生產建設和經營管理服務，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設、生產、經營管理等活動中形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。

第三條 公司各部門及每位員工都有保護檔案的義務。

第四條 公司應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入公司發展計劃，建立健全檔案機構，確定必要的人員編制，統籌安排發展檔案事業所需的經費，加快實現檔案管理現代化的進程。

第五條 公司檔案實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。

第二章 檔案機構及其職責

第六條 公司綜合部負責對公司文書、科技和財務檔案統一歸檔，集中保管，業務上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導。

第七條 貫徹執行上級機關對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創造條件、簡化手續、提供方便，結合本公司的實際情況，制訂和完善檔案管理的規章制度并組織實施。

第八條 綜合部負責對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導、監督和撿查，公司各部門設檔案專管員，接受綜合部統一的檔案業務培訓、指導和檢查。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的部門或者個人，由公司給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個人不得據為己有。

第十一條 綜合部按有關規定，及時做好國家重點建設項目的檔案管理登記工作，定期向有關檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設工程和技術改造項目驗收、科學技術成果鑒定、重要設備開箱和其他技術項目的驗收、鑒定，應有公司檔案工作人員參加，驗收應當歸檔的材料。國家確定的重點建設工程和重大科學技術研究項目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關主管部門的檔案機構驗收。

第十三條 公司各部門應認真做好本部門檔案移交前的準備工作，嚴格落實檔案形成、積累、立卷、歸檔等環節的工作責任，確保檔案完整、準確，歸檔及時。

第十四條 公司綜合部按或按項目對各部門管理的檔案，進行集中統一歸檔、保管。對接收的檔案進行審核、編號、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應積極采用現代化先進手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時準確地為檔案的利用提供服務。

第十六條 落實檔案庫房安全防護措施，做好檔案庫房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書檔案歸檔范圍

1.本單位召開的各種重要會議的通知、紀要、報告、講話，與議題有關的簡報、材料等。如股東會、董事會、總經理辦公會、工作例會及各種重要專業會議的記錄和相關材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報、請示、報告、批復、計劃、總結、規定、辦法、函等，以及內部資料、統計報表資料。

3．本單位領導、部門負責人參加主管機關(如安徽省、鐵道部及有關部門)召開重要會議帶回的文件材料。

4．本單位機構設置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調配、獎懲等文件及出國審查、批準材料等。

5．本單位與有關單位簽定的合同、協議、協定、委托書，外事活動形成的重要文件，立案調查處理已結案的人民來信及相關的文件材料。

6．本單位財產交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報告和清冊。

7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復，對本單位重要事項及工程建設問題的決定、紀要，部、市領導的批示，與有關單位共同形成的會議紀要等。

8．文書檔案保管期限，參見附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規定和鐵道部辦公廳《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規定執行。

（一）鐵路運輸檔案

鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表，列車編組計劃、機車交路圖，車站技術作業能力和區間通過能力查定、技術組織措施、行車辦法等。

（二）基本建設檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯絡線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運主要設備，在新建、改建、擴建、大修中所形成的設計任務書、設計說明書、預決算、各種原始計算資料、地質資料、地畝資料、構件設備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗記錄、工程日志、變更依據，交接驗收報告、工程總結、竣工資料以及作為設計、施工依據和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準基點表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎挖驗、水文資料，鋼梁鑒定計算書及圖紙。

（三）設備儀器檔案

在生產建設、產品制造、養護維修、研究試驗、測量化驗等工作中購置、引進或自制安裝使用和儲備的各種機車車輛、機械動力設備、儀器儀表設備的圖紙和說明書，在大修改造中產生的技術材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗，技術交流、應用、考察、合作，技術革新、發明創造等工作中形成的科技成果課題報告、計劃任務書，方案論證報告、調研報告、協議書，研制計劃、測試記錄、專題總結，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據的文字材料及論文、著作、教育大綱、專刊等。

（五）技術標準檔案

鐵路生產建設、勘測設計、養護維修中的技術標準(標準圖、通用圖、參考圖)，各種計量標準規程以及更改廢止標準的文件，鐵路局審批制訂的標準文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。

第二十一條 財務檔案按財務法規規定及鐵路行業要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。

第二十三條 接收檔案時間:公司各部門將處理完畢的各類文件經綜合部審核后，填寫卷內目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后由工程部負責整理歸檔；設備儀器檔案，應在每個設備儀器使用或安裝之后由設備管理人員負責整理立卷歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應在每個項目批準之后歸檔；科技研究檔案，應在每項科研任務完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進行核對，如發現文件材料不準確、不完整，應及時責成有關部門和人員進行修改、補充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應編制案卷目錄（卷內目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執一份留存備查。

工程項目檔案待竣工驗收后，由綜合部按鐵道部有關規定，統一向上海鐵路局檔案館及相關部門、單位移交。

第六章 檔案的分類

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。各類檔案編號由綜合部統一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設施。

第二十八條 為便于調卷，需標注案卷存放類別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對檔案保管情況進行檢查、記錄，如發現可能危及檔案安全的情況，須及時采取措施，予以保護。

第三十條 提高科學管理水平，積極提供檔案利用和服務。做好開發文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動化系統。

第三十一條 檔案管理人員調動工作時，應將負責管理的檔案狀況和數量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續，非財務人員借閱財務檔案需征得財務部門負責人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時間、內容，以便于及時調閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應及時催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經辦部門人員陪同方可查閱(復印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發現將按《檔案法》及《實施辦法》嚴肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規定相抵觸的條款，以上級管理規定為準。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負責解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書檔案保管期限

3.聲像檔案種類、分類代號

4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表

5.公司檔案總目錄

第五篇：公司檔案管理制度

篇一：企業檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔范圍(一)(二)通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計 合同、其他合同。

(四)設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設 備、qc部設備等。(五)(六)員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。

(七)產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。(八)(九)供應商檔案。質量標準：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；

(十二)批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。(十三)標準操作規程。

(十四)驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、qc設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。(十五)行政類文件：

? 行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 準、規章規程等；

? 各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復；

? 各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等；

? 各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復印件；

? 在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印 件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續；

(二)設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔；(三)員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續；(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；

(五)供應商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續；(六)(七)手續；

(八)驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；(九)(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節 輕重予以相應處理。

第六條 歸檔份數(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

第七條 歸檔要求(一)(二)(三)(四)由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統整理后再歸檔。文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

第八條 歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二

份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、全面的整理。(三)收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理(一)(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。

、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。

第十二條 檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用

(一)文件復印：由使用人填寫《檔案復印登記薄》，一般性文件經部門負責人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

(二)借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經 部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續；原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查；(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批準 后方可使用。(六)按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

第十七條 檔案歸還

(一)檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔

案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。(二)發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理制度實施細則

公司檔案管理制度管理細則

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設置及其職責

（一）公司設立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：

1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和檔案管理部門制訂的有關規定、辦法、細則。

2、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

3、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

5、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監督、指導和檢查。

2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：

1、行政部：

（1）公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；

（2）與總部及其他單位往來發文；

（3）行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等； 2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復，員工民主生活會方面的記錄等；

2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。

3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容

5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄

6、設計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表等。

7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內容

8、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等

9、法務與檔案部：主要包括日常經營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內容。

10、市場部：有關營銷促銷活動方案、小區物業及客戶資料、市 場調研資料、與客戶簽訂的協議等。

以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。

（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：

（三）檔案編號方法

1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。

2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設計部：sj 市場部：sc工程部：gc 財務部：cw 法務與檔案部：fd企劃部：qh 倉管部：cg

3、工程項目命名。以上七部門（主要是設計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：nhkc-3-1-2。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細信息

4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門

篇三：公司檔案管理制度

××公司檔案管理制度

一、總則

（一）為規范××公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據《××集團檔案工作管理規定》，結合公司iso9000體系與貿管程序，特制定本制度。

（二）本制度所稱檔案，是指公司在經營活動中形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。

（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負責公司檔案的管理（見附件1）。

二、管理職責

（一）公司檔案管理小組職責：

負責規劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負責指導、檢查各部門的歸檔工作。

（二）公司檔案管理員職責

督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負責各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協助組織檔案管理小組各項工作；負責檔案管理制度的建設。

（三）各部門檔案管理員的職責：

負責協調部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負責部門檔案移交前的檔案管理工作，認真遵守保密規定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴防丟失和泄密；負責

向計財處貿管或公司檔案管理員移交部門應移交檔案；參加檔案價值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項工作。

三、檔案歸檔范圍

公司檔案分為八大類：貿易業務合同類、貿易業務非合同類、鈮產品業務部技術推廣類、投資業務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：

（一）貿易業務合同類檔案包括：鈮產品業務部、礦產資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業務過程中形成的合同、貨權轉移單據、費用結算憑證等。

（二）貿易業務非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。

（三）鈮產品業務部技術推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。

（四）投資業務類檔案，以項目為檔案類別，歸檔資料包括：項目資料、項目調研報告、項目可行性研究報告、合作意向書、項目投資批件、投資合同、章程、項目公司決議、項目管理階段文件等。

（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓、出國報告等文件。

（六）財務類檔案類別包括：計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、出口退稅、外匯管理、貿易管理、預算總結、審計評估、統計報表、基礎資料、財務規章制度等文件。

（七）行政管理類檔案類別包括：紙質收文、電子收文、公司發文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。

檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。

（一）貿易業務合同類，各部門應按以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據為一個卷宗，對應一個“檔號”，并遵循單據、文件自然形成的規律，按照單據、文件產生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。

（二）貿易業務非合同類、鈮產品業務部技術推廣類、投資業務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細分類別進行歸檔，各每個檔案細分類別為一個卷宗，對應一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規律，按根據其產生的先后順序進行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態圖”（附件4）。

（三）歸檔的合同、協議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質版本應與電子版同時保存。

（四）檔號的編號規則：

1、貿易業務合同類檔號編制規則為：部門--合同號。

其中“部門”以字母代替：鈮產品業務部nt、礦產資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj。“”為合同產生，若合同號前面有合同產生，則編號時直接以“部門-合同號”作為編號。如鈮鐵部2008年合同號為2008rmjs/n－3003項下檔案對應的檔案編號為：nt-2008rmjs/n－3003。

2、貿易業務部門非合同類檔案、鈮產品業務部技術推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規則為：部門--檔案類別。

其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產品業務部nt、實業投資部sy、計財處jc、綜合處zh。檔案類別以拼音首字母代替。如2007年rd項目對應文件的檔號為：nt-2007-rdxm。

3、投資業務類按項目進行歸檔。檔號編制規則為：部門--項目名稱。

項目名稱以拼音首字母縮寫代替。如實業投資部2007興光礦業項目對應文件的檔號為：sy-2007-xgky。

4、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案按檔案細分類別進行歸檔。檔號編制規則為：部門--檔案類別。其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓文件的檔號為：zh-2008-px。

（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應多個盒脊號。盒脊號為每個檔案盒的編號，按以數字1、2、3??順序分別表示。

五、檔案的移交及管理

（一）特殊檔案的管理

特殊檔案由專人負責收集、整理，并按歸檔要求進行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負責保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨立上鎖的檔案柜內。

（二）其他檔案的移交及管理

1、檔案移交前的管理

檔案在移交前，由各部門檔案管理員負責部門檔案的管理，各部門檔案管理員應將檔案存放在安全的場所，并及時按照要求建立檔案目錄。

2、檔案移交中的管理

（1）貿易業務合同類檔案的移交程序為：

各部門終結合同時將紙質和電子目錄、合同及合同項下所有的正本單據移交給計財處貿管，貿管根據歸檔文件目錄，對照業務系統終結合同需提供的單據明細，審查與該檔號項下單據相符時，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認；貿管完成合同終結審批后，將終結合同對應檔號的紙質和電子目錄、合同及合同項下所有單據移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認。