第一篇：公司檔案管理制度

第一節 公司檔案管理制度

第一條 為加強公司的檔案管理，建立檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案準確、完整、系統，能有效進行檢索、保管、使用與持續補充，特制訂本制度。

第二條 該制度適用于檔案管理環節所涉及的相關部門及個人。

第三條 職責

1、公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理。辦公室負責公司總體檔案的管理。

2、公司財務檔案由財務中心保管。使用時由財務中心指定專人調檔，辦公室負責監督。

3、公司銷售檔案由銷售公司保管。使用時由銷售公司指定專人調檔，辦公室負責監督。

4、公司工程檔案已移交檔案室的由辦公室保管。使用時指定專人調檔，辦公室負責監督。

第四條 檔案管理的流程分為：文件的收集、立卷歸檔、整理上架、保管、使用、銷毀。

一、文件的收集

凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

（一）政府機關或職能部門的文書材料

1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件；

2、職能部門下發的涉及經營業務并要求貫徹執行的文件；

3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話；

4、職能部門對公司各類請示事項的批復；

5、其它相關資料。

（二）公司證照

1、營業執照、稅務登記證、企業代碼證由財務中心統一保管。

2、證書、資信證書、質量體系認證書、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證、國有土地使用權證、商品房銷售許可證、投資許可證等證照，由辦公室統一保管。

以上證件各部門一般使用復印件。如確需借出原件，必須填寫《檔案室資料借閱登記表》，經總裁或董事長同意后方可借出，原則上，證照借出當日內歸還。

（二）公司文書材料

1、公司董事會形成的各種決議、決定等文件資料，公司下屬公司的董事會形成的各種文件資料；

2、公司工作例會會議記錄、紀要以及其它會議的文件材料；

3、公司印發的各種正式文件的簽發稿、打印稿；

4、公司給上級部門的情況匯報及請示等；公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件；

5、公司各部門及下屬公司的工作計劃、工作總結、報告等；

6、公司各類調研工作形成的文件材料；

7、公司調查處理的違紀、違規事件材料；

8、公司匯總及下屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數據資料；

10、公司各類合作合同、工程合同、供應商合同、原材料合格證、資質資料、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、竣工圖紙等；

11、公司設備儀器出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料；設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄等。

二、立卷歸檔：

（一）流程：

1、各級資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如辦公室可制定“人事行政發文”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面，同步編制電子文檔清單。

2、隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單，存檔文件通過掃描或影像進行電子文件存檔，同步更新電子文檔清單。

3、按月度、年度周期對手頭上的所有文件進行清理，對需要歸卷的文件材料進行歸檔，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放。

（二）要求：

1、原則上每個季度末各部門將已歸檔的文件整理后移交檔案室存檔。

2、各部門向公司檔案室移交檔案時，均需附上《移交文件清單》一式兩份、電子文檔與清單一份。移交時，交接雙方進行清點簽收，并各自保存一份。

3、各部門向公司檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，檔案室不接收未經系統整理的零散文件。

4、文件在各部門保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

4、各部門可根據實際工作需要保存文件，但向公司檔案室移交檔案時，則應按規定的歸檔范圍進行。

5、檔案移交時須對檔案的密級和保存年限做出說明，方便后期的借閱和鑒定工作。

三、整理上架：

（一）流程 :

1、鑒定：對各部門移交的檔案，公司檔案管理員要重新審查其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。

2、組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按規定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內目錄，組成案卷。

3、上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。

4、造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。

（二）要求：

1、卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；工程檔案的卷內排列順序為文前圖后。

2、不同保存價值的文件應分開組卷。

3、凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

4、文件材料裝訂前應剔除金屬物。

5、一般圖紙采用手風琴式折疊法，規格為30cm×21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

四、保管：

（一）檔案室管理：

1、嚴格執行《檔案室管理制度》。

2、除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入檔案室。

3、檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動。

4、檔案員離開檔案室時應隨手鎖門，并注意檢查檔案室門窗的緊閉性。

5、公司采用文件柜作為檔案裝具。檔案按部門存放，文件柜的編號及檔案的存放順序為從左自右，從上到下。

（二）流動中的安全防護：

1、檔案在檔案室外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入檔案室或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所；

2、未經許可，使用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；

3、未經許可，使用者不得擅自拍照、抄錄、復印；

五、提供使用：

（一）加強基礎工作：

1、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具；

2、編制電子文檔清單，提高查檔效率；

（二）開展查借服務：

1、借閱：

（1）公司檔案的借閱，需經部門主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，公司機密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準。

（2）公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案室資料借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數，之后再入庫。

（3）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經總裁或董事長同意后方可借閱。（4）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁。

2、借出：

（1）公司檔案的借出者都要填寫《檔案室資料借閱登記表》，報部門主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，公司機密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準。

（2）檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總裁處理。

（3）必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追究責任。

（4）不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

（5）必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

（6）不準轉借，必須專人專用。

（7）用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

3、檔案室資料查詢時間：8:30—9:30 原則上其他時間不予以辦理。

六、銷毀：

（一）流程：

1、各部門檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進行復查，復查結果上報部門經理審批。

2、各部門檔案員將確認銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊》并上繳辦公室，由辦公室統一組織銷毀。

（二）要求：

1、準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管。

2、批準銷毀的檔案用碎紙機銷毀，嚴禁作其他用途，更不允許出賣。

3、檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

第五條 保存期限。文件保存期限除政府有關法令外，依下列規定辦理：

永久保存：(1)公司章程；

(2)工程設計圖；

(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會會議紀錄；

(5)財務報表；

(6)政府機關核準文件；

(7)不動產所有權證及其他債權憑證；(8)其他經核定須永久保存的文書。

10年保存：(1)預算、決算書類；

(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；

(4)其他經核定須保存10年的文書。

5年保存：(1)期滿或解除的合約；

(2)其他經核定保存5年的文書。

? 1年保存：結案后無長期保存必要者。

? 規章制度由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。

第六條 附則

1、本制度由辦公室編制并負責解釋。

2、本制度自發文之日起施行，同時原相關制度即行廢止。

集團辦公室

二○一五年八月二十五日

第二篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門、各分公司在工作活動中形成的，具有參考利用價值的文件材料，必須按規定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性 第三條 行政人事部負責檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進行監督、指導。各分公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。第四條 行政人事部負責公司檔案保管的定期檢查、監督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負責借閱檔案的審批，保證檔案的準確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀行與企業聯系函件等）第八條 政府、項目批文、合同

第九條 公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門工作計劃及資金計劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價值的文件

第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽資料

第十六條 其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分公司必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內文件材料按照排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經行政人事部經理及副總以上領導批準

第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經行政人事部經理及副總以上級領導批準

第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或集團行政人事部經理批準

第二十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須行政人事部經理批準

第三十一條 有密級的檔案調閱、復制時均需行政人事部經理及副總以上領導批準

第三十二條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天

第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷毀

第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團總裁批準后，方可銷毀

第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報批評

第四十一條 集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經行政部經理批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款300元～800元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任 第四十二條 集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查

第四十三條 集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任

第四十四條 檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任

第四十五條 集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團行政人事部負責解釋

3、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準

第三篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司生產建設和經營管理服務，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設、生產、經營管理等活動中形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。

第三條 公司各部門及每位員工都有保護檔案的義務。

第四條 公司應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入公司發展計劃，建立健全檔案機構，確定必要的人員編制，統籌安排發展檔案事業所需的經費，加快實現檔案管理現代化的進程。

第五條 公司檔案實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。

第二章 檔案機構及其職責

第六條 公司綜合部負責對公司文書、科技和財務檔案統一歸檔，集中保管，業務上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導。

第七條 貫徹執行上級機關對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創造條件、簡化手續、提供方便，結合本公司的實際情況，制訂和完善檔案管理的規章制度并組織實施。

第八條 綜合部負責對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導、監督和撿查，公司各部門設檔案專管員，接受綜合部統一的檔案業務培訓、指導和檢查。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的部門或者個人，由公司給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個人不得據為己有。

第十一條 綜合部按有關規定，及時做好國家重點建設項目的檔案管理登記工作，定期向有關檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設工程和技術改造項目驗收、科學技術成果鑒定、重要設備開箱和其他技術項目的驗收、鑒定，應有公司檔案工作人員參加，驗收應當歸檔的材料。國家確定的重點建設工程和重大科學技術研究項目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關主管部門的檔案機構驗收。

第十三條 公司各部門應認真做好本部門檔案移交前的準備工作，嚴格落實檔案形成、積累、立卷、歸檔等環節的工作責任，確保檔案完整、準確，歸檔及時。

第十四條 公司綜合部按或按項目對各部門管理的檔案，進行集中統一歸檔、保管。對接收的檔案進行審核、編號、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應積極采用現代化先進手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時準確地為檔案的利用提供服務。

第十六條 落實檔案庫房安全防護措施，做好檔案庫房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書檔案歸檔范圍

1.本單位召開的各種重要會議的通知、紀要、報告、講話，與議題有關的簡報、材料等。如股東會、董事會、總經理辦公會、工作例會及各種重要專業會議的記錄和相關材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報、請示、報告、批復、計劃、總結、規定、辦法、函等，以及內部資料、統計報表資料。

3．本單位領導、部門負責人參加主管機關(如安徽省、鐵道部及有關部門)召開重要會議帶回的文件材料。

4．本單位機構設置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調配、獎懲等文件及出國審查、批準材料等。

5．本單位與有關單位簽定的合同、協議、協定、委托書，外事活動形成的重要文件，立案調查處理已結案的人民來信及相關的文件材料。

6．本單位財產交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報告和清冊。

7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復，對本單位重要事項及工程建設問題的決定、紀要，部、市領導的批示，與有關單位共同形成的會議紀要等。

8．文書檔案保管期限，參見附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規定和鐵道部辦公廳《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規定執行。

（一）鐵路運輸檔案

鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表，列車編組計劃、機車交路圖，車站技術作業能力和區間通過能力查定、技術組織措施、行車辦法等。

（二）基本建設檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯絡線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運主要設備，在新建、改建、擴建、大修中所形成的設計任務書、設計說明書、預決算、各種原始計算資料、地質資料、地畝資料、構件設備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗記錄、工程日志、變更依據，交接驗收報告、工程總結、竣工資料以及作為設計、施工依據和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準基點表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎挖驗、水文資料，鋼梁鑒定計算書及圖紙。

（三）設備儀器檔案

在生產建設、產品制造、養護維修、研究試驗、測量化驗等工作中購置、引進或自制安裝使用和儲備的各種機車車輛、機械動力設備、儀器儀表設備的圖紙和說明書，在大修改造中產生的技術材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗，技術交流、應用、考察、合作，技術革新、發明創造等工作中形成的科技成果課題報告、計劃任務書，方案論證報告、調研報告、協議書，研制計劃、測試記錄、專題總結，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據的文字材料及論文、著作、教育大綱、專刊等。

（五）技術標準檔案

鐵路生產建設、勘測設計、養護維修中的技術標準(標準圖、通用圖、參考圖)，各種計量標準規程以及更改廢止標準的文件，鐵路局審批制訂的標準文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。

第二十一條 財務檔案按財務法規規定及鐵路行業要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。

第二十三條 接收檔案時間:公司各部門將處理完畢的各類文件經綜合部審核后，填寫卷內目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后由工程部負責整理歸檔；設備儀器檔案，應在每個設備儀器使用或安裝之后由設備管理人員負責整理立卷歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應在每個項目批準之后歸檔；科技研究檔案，應在每項科研任務完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進行核對，如發現文件材料不準確、不完整，應及時責成有關部門和人員進行修改、補充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應編制案卷目錄（卷內目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執一份留存備查。

工程項目檔案待竣工驗收后，由綜合部按鐵道部有關規定，統一向上海鐵路局檔案館及相關部門、單位移交。

第六章 檔案的分類

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。各類檔案編號由綜合部統一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設施。

第二十八條 為便于調卷，需標注案卷存放類別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對檔案保管情況進行檢查、記錄，如發現可能危及檔案安全的情況，須及時采取措施，予以保護。

第三十條 提高科學管理水平，積極提供檔案利用和服務。做好開發文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動化系統。

第三十一條 檔案管理人員調動工作時，應將負責管理的檔案狀況和數量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續，非財務人員借閱財務檔案需征得財務部門負責人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時間、內容，以便于及時調閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應及時催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經辦部門人員陪同方可查閱(復印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發現將按《檔案法》及《實施辦法》嚴肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規定相抵觸的條款，以上級管理規定為準。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負責解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書檔案保管期限

3.聲像檔案種類、分類代號

4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表

5.公司檔案總目錄

第四篇：公司檔案管理制度

篇一：企業檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔范圍(一)(二)通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計 合同、其他合同。

(四)設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設 備、qc部設備等。(五)(六)員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。

(七)產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。(八)(九)供應商檔案。質量標準：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；

(十二)批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。(十三)標準操作規程。

(十四)驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、qc設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。(十五)行政類文件：

? 行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 準、規章規程等；

? 各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復；

? 各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等；

? 各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復印件；

? 在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時間

(一)各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印 件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續；

(二)設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔；(三)員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續；(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；

(五)供應商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續；(六)(七)手續；

(八)驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；(九)(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節 輕重予以相應處理。

第六條 歸檔份數(一)(二)原件全部歸檔，并注明份數、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

第七條 歸檔要求(一)(二)(三)(四)由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統整理后再歸檔。文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

第八條 歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二

份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、全面的整理。(三)收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理(一)(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案柜號。

、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。

第十二條 檔案專用章

所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用

(一)文件復印：由使用人填寫《檔案復印登記薄》，一般性文件經部門負責人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

(二)借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經 部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續；原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查；(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批準 后方可使用。(六)按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

第十七條 檔案歸還

(一)檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔

案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。(二)發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理制度實施細則

公司檔案管理制度管理細則

為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設置及其職責

（一）公司設立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：

1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規和檔案管理部門制訂的有關規定、辦法、細則。

2、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

3、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

5、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監督、指導和檢查。

2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面：

1、行政部：

（1）公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、經營計劃、管理決策等；

（2）與總部及其他單位往來發文；

（3）行政管理方面，包括：

1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等； 2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復，員工民主生活會方面的記錄等；

2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續、員工資料等。

3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；季度月度或重大節假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資料等。

4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容

5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調查記錄

6、設計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表等。

7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內容

8、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等

9、法務與檔案部：主要包括日常經營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內容。

10、市場部：有關營銷促銷活動方案、小區物業及客戶資料、市 場調研資料、與客戶簽訂的協議等。

以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。

（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限

需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：

（三）檔案編號方法

1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發利用。

2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設計部：sj 市場部：sc工程部：gc 財務部：cw 法務與檔案部：fd企劃部：qh 倉管部：cg

3、工程項目命名。以上七部門（主要是設計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：nhkc-3-1-2。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細信息

4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發展，現內部崗位編制并不復雜且部門

篇三：公司檔案管理制度

××公司檔案管理制度

一、總則

（一）為規范××公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據《××集團檔案工作管理規定》，結合公司iso9000體系與貿管程序，特制定本制度。

（二）本制度所稱檔案，是指公司在經營活動中形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。

（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負責公司檔案的管理（見附件1）。

二、管理職責

（一）公司檔案管理小組職責：

負責規劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負責指導、檢查各部門的歸檔工作。

（二）公司檔案管理員職責

督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負責各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協助組織檔案管理小組各項工作；負責檔案管理制度的建設。

（三）各部門檔案管理員的職責：

負責協調部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負責部門檔案移交前的檔案管理工作，認真遵守保密規定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴防丟失和泄密；負責

向計財處貿管或公司檔案管理員移交部門應移交檔案；參加檔案價值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項工作。

三、檔案歸檔范圍

公司檔案分為八大類：貿易業務合同類、貿易業務非合同類、鈮產品業務部技術推廣類、投資業務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：

（一）貿易業務合同類檔案包括：鈮產品業務部、礦產資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業務過程中形成的合同、貨權轉移單據、費用結算憑證等。

（二）貿易業務非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。

（三）鈮產品業務部技術推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。

（四）投資業務類檔案，以項目為檔案類別，歸檔資料包括：項目資料、項目調研報告、項目可行性研究報告、合作意向書、項目投資批件、投資合同、章程、項目公司決議、項目管理階段文件等。

（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓、出國報告等文件。

（六）財務類檔案類別包括：計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、出口退稅、外匯管理、貿易管理、預算總結、審計評估、統計報表、基礎資料、財務規章制度等文件。

（七）行政管理類檔案類別包括：紙質收文、電子收文、公司發文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。

檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。

（一）貿易業務合同類，各部門應按以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據為一個卷宗，對應一個“檔號”，并遵循單據、文件自然形成的規律，按照單據、文件產生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。

（二）貿易業務非合同類、鈮產品業務部技術推廣類、投資業務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細分類別進行歸檔，各每個檔案細分類別為一個卷宗，對應一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規律，按根據其產生的先后順序進行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態圖”（附件4）。

（三）歸檔的合同、協議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質版本應與電子版同時保存。

（四）檔號的編號規則：

1、貿易業務合同類檔號編制規則為：部門--合同號。

其中“部門”以字母代替：鈮產品業務部nt、礦產資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj。“”為合同產生，若合同號前面有合同產生，則編號時直接以“部門-合同號”作為編號。如鈮鐵部2008年合同號為2008rmjs/n－3003項下檔案對應的檔案編號為：nt-2008rmjs/n－3003。

2、貿易業務部門非合同類檔案、鈮產品業務部技術推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規則為：部門--檔案類別。

其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產品業務部nt、實業投資部sy、計財處jc、綜合處zh。檔案類別以拼音首字母代替。如2007年rd項目對應文件的檔號為：nt-2007-rdxm。

3、投資業務類按項目進行歸檔。檔號編制規則為：部門--項目名稱。

項目名稱以拼音首字母縮寫代替。如實業投資部2007興光礦業項目對應文件的檔號為：sy-2007-xgky。

4、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案按檔案細分類別進行歸檔。檔號編制規則為：部門--檔案類別。其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處2008年培訓文件的檔號為：zh-2008-px。

（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應多個盒脊號。盒脊號為每個檔案盒的編號，按以數字1、2、3??順序分別表示。

五、檔案的移交及管理

（一）特殊檔案的管理

特殊檔案由專人負責收集、整理，并按歸檔要求進行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。負責保管特殊檔案的人員需將特殊檔案存放在安全、可靠，可獨立上鎖的檔案柜內。

（二）其他檔案的移交及管理

1、檔案移交前的管理

檔案在移交前，由各部門檔案管理員負責部門檔案的管理，各部門檔案管理員應將檔案存放在安全的場所，并及時按照要求建立檔案目錄。

2、檔案移交中的管理

（1）貿易業務合同類檔案的移交程序為：

各部門終結合同時將紙質和電子目錄、合同及合同項下所有的正本單據移交給計財處貿管，貿管根據歸檔文件目錄，對照業務系統終結合同需提供的單據明細，審查與該檔號項下單據相符時，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認；貿管完成合同終結審批后，將終結合同對應檔號的紙質和電子目錄、合同及合同項下所有單據移交給綜合處檔案管理員，雙方在移交歸檔文件目錄上簽字確認。

第五篇：公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一條 管理部門

1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。第二條 文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類

1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編定

1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。第七條 歸檔與檔案清理 1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第八條 保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理

1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。

第十條 調卷程序

1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。第十一條 調卷管理

1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。