第一篇：擔保公司檔案管理制度

公司檔案管理制度（試行）

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性，促進擔保業務經營的合法性和擔保資產的安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》等有關法律法規和擔保管理的相關規定，特制定本制度。

第二條 擔保業務檔案是指在辦理擔保業務過程中形成的用以記錄和反映擔保業務全過程及與擔保客戶關系的重要文件、憑據和圖表等相關資料。主要由借款人的基本資料、擔保業務中的相關契約和擔保管理資料等組成。

第三條 擔保業務檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，業務部門、風控部門應配合綜合檔案人員，對擔保業務檔案按照“集中統一”原則進行規范化管理?？蛻艚浝碡撠煋I務檔案移交前的收集、整理工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。

檔案管理人員負責擔保業務檔案移交后的整理、立卷、保管和日常維護工作，并對移交后的擔保業務檔案的安全、管理、立卷、歸檔、提取、調閱、銷毀、保密等負責。

第四條 各部門要遵守擔保業務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保擔保業務檔案的完整和安全。第五條 擔保業務檔案涉及國家、公司和企業的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執行保密制度。

第二章 擔保業務檔案的歸檔方法

第六條 擔保業務檔案主要分為評審卷和風險卷兩大類。

評審卷由業務部門人員進行收集和整理，裝訂。以確保評審卷內容的完整性和正確性。當所有的文件、資料、手續都以齊全，并放款完畢后。在5個工作日內將評審卷檔案移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進行檔案歸檔整理。如果評審卷檔案有手續文件不全或需要補充新手續文件等情況都由業務部門人員自行完成。沒有做成的項目評審卷和已經決定不在繼續進行的項目評審卷檔案由業務部門人員自行進行管理。檔案管理人員不予接收保管。

風險卷由風險部門人員進行收集、整理、裝訂。以確保風險卷內容的完整性和正確性。當確定所有的合同文件，資料，手續都以齊全，并放款完畢后。在5個工作日內將風險卷檔案移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進行檔案歸檔整理。

第七條

評審卷和風險卷內所有的合同文件和手續資料都由業務部門人員和風險部門人員整理完畢后，移交給檔案管理人員，由檔案管理人員進行整理、立卷，制作側封和封面，再裝入檔案盒內歸檔。并根據目錄和編號存放在不同銀行的檔案盒中，并把不同銀行的檔案盒放在不同編號的檔案柜中。檔案管理所需檔案盒和清單均按規定格 式統一編制。每個檔案按類別分為評審卷和風險卷兩大類，如有補充可建立副卷檔案。檔案管理人員負責對檔案日常的保管、維護、安全管理、日后調閱、保密銷毀等工作。

第三章 擔保業務檔案的基本內容

第八條 風險卷檔案主要包括：抵押物(質物)評估報告或作價依據，抵押物(質物)所有權、使用權證或證明文件，已辦理抵押(質押)登記的他項權證或有關證明文件，抵押物清單，權利質押中的各種有價單據，抵押物(質物)保險單，抵押(質押)公證書(企業辦理的要收集)，抵押物的保險單、擔保意向書（含回執）、放款通知書（含回執）、擔保函、借款合同、保證合同、法院裁定書、貸款訴訟等各類擔保業務合同(協議書)的相關證件。

第九條 評審卷檔案主要包括：各類客戶擔保業務申請報告和申請書、《企業法人營業執照》副本或復印件、《企業資質登記證》復印件、《特種經營許可證》復印件、《稅務登記證》(國稅、地稅)復印件、《外商投資企業批準證書》復印件、《中華人民共和國組織機構代碼證書》復印件、貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明，企業法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業章程、聯營協議復印件，印鑒卡，企業變更登記有關文件的復印件，企業各期 財務報表，企業轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。各類股東會決議、客戶擔保業務盡職調查報告、調查表、業務審查報告、簽批表、審保會會議紀，可行性研究報告、開工報告、環保部門及其他國家有權部門對貸款項目的批復文件，項目變更及概算調整的批復文件復印件，項目概、預、決算審查報告及工程竣工驗收報告，項目評估報告，項目建設資金來源證明文件、項目建設進度表、資金使用計劃等。自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第四章 擔保業務檔案的日常管理

第十條 擔保檔案的調閱、外借、保管、銷毀

調閱：相關人員調閱擔保檔案應填寫檔案登記表，登記查閱人姓名、日期、內容、編號，用途等相關情況。未經總經理批準，不得私自翻看或復印檔案內容。

外借：擔保業務檔案的調閱原則上只能現場調閱，不得外借，如遇特殊情況，需向總經理說明情況，由檔案管理人員登記外借人姓名、日期、內容、原因和歸還日期等，經總經理批準后才能外借。

保管：檔案管理人員要對擔保業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查擔保檔案的保管情況，并作書面記錄。銷毀：由檔案管理人員建議，同時編制擔保檔案銷毀清冊，到期銷毀的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。由檔案保管的負責人在銷毀清冊簽署意見，報公司總經理簽字同意后銷毀。

第五章 責任

第十一條 對未按規定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔保業務信息的行為，視情節輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。

第六章 附則

第十二條 擔保業務檔案管理所需檔案盒和清單均按規定格式統一編制。

第十三條 本制度由檔案管理部門負責解釋。第十四條 本制度自頒布之日起執行。

年 月 日

第二篇：融資擔保公司檔案管理制度

融資擔保公司擔保業務檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強擔保業務檔案管理，確保擔保資料的完整性，促進擔保業務經營的合法性和擔保資產的安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔保法》、《中華人民共和國物權法》、《商業銀行法》、《融資性擔保公司管理暫行辦法》等有關法律法規和擔保管理的相關規定，特制定本制度。

第二條 擔保業務檔案是指在辦理擔保業務過程中形成的用以記錄和反映擔保業務全過程及與擔?？蛻絷P系的重要文件、憑據和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、擔保業務中的相關契約和擔保管理資料等組成。

第三條 擔保業務檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，業務部門、風控部門應配合綜合檔案人員（部門），對擔保業務檔案按照“集中統一”原則進行規范化管理?？蛻艚浝?、評審人員負責擔保業務檔案移交前的收集、整理工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案部門負責擔保業務檔案移交后的整理、立卷、保管和日常維護工作，并對移交后的擔保業務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

第四條 各部門要遵守擔保業務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保擔保業務檔案的完整和安全。

第五條 擔保業務檔案涉及國家、公司和企業的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執行保密制度。

第二章 擔保業務檔案的歸檔方法

第六條 擔保業務檔案區分法人客戶和自然人客戶，均按一戶一檔建檔。在實物歸檔的基礎上，所有歸檔資料應同時進行掃描并刻盤存檔二份。

第七條 擔保業務檔案分為四類：

權證類：采用抵押、質押擔保方式的擔保業務，能夠證明對抵押物、質物享有所有權和處置權的要件;

要件類：辦理擔保業務過程中產生的能夠證明擔保業務的合法性、合規性的基本要件;

管理類：借款人的基本資料;綜合類：保后管理資料等。

檔案室分為三個區域即：立卷區、歸檔區、權證區。

1、立卷區存放執行中業務的權證類、要件類、管理類、綜合類檔案。

2、歸檔區存放已經執行終了業務的權證類、要件類、管理類、綜合類檔案。

3、權證區(立卷區和歸檔區的權證類，主要是指抵(質)押物的清冊和移交清單等)抵押物、質物享受所有權處置權的相關要件不在擔保檔案中管理，其中有價單據必須存放于保險柜，其他權證類檔案存放于檔案庫內的專柜中，但必須雙人、雙鎖保管。

第三章 擔保業務檔案的基本內容

第八條 權證類檔案包括：抵押物(質物)評估報告或作價依據，抵押物(質物)所有權、使用權證或證明文件，已辦理抵押(質押)登記的他項權證或有關證明文件，抵押物清單，權利質押中的各種有價單據，抵押物(質物)保險單，抵押(質押)公證書(企業辦理的要收集)等，抵押物的保險單。

第九條 要件類檔案包括：各類客戶擔保業務申請報告和申請書、各類股東會決議、各類客戶擔保業務盡職調查報告、調查表、業務審查報告、簽批表、審保會會議紀、擔保意向書（含回執）、放款通知書（含回執）、各類客戶擔保業務合同(協議書)、保險合同，以及涉及貸款擔保的其他必要資料。

項目貸款還應包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報告、環保部門及其他國家有權部門對貸款項目的批復文件，項目變更及概算調整的批復文件復印件，項目概、預、決算審查報告及工程竣 工驗收報告，項目評估報告，項目建設資金來源證明文件、項目建設進度表、資金使用計劃等。

簽發銀行承兌匯票還應包括銀行承兌匯票復印件、商品交易合同或增值稅發票復印件。

其他業務所必須的要件等。

第十條 管理類檔案包括借款人的基本資料和擔保人的相關資料：《企業法人營業執照》副本或復印件、《事業單位登記表》副本或復印件、《企業資質登記證》復印件、《特種經營許可證》復印件、《稅務登記證》(國稅、地稅)復印件、《外商投資企業批準證書》復印件、《外商投資企業外匯登記證》復印件、《中華人民共和國組織機構代碼證書》復印件、貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明，企業法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料，法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業章程、聯營協議復印件，印鑒卡，企業變更登記有關文件的復印件，企業各期財務報表，企業轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。

自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第十一條 綜合類檔案包括：保后調查檢查報告、審計報告、解除反擔保審查表、項目終結報告書、抵貸協議、法院裁定書、貸款訴訟全過程等相關資料。

第十二條 權證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權益的前提下，可以存放復印件，擔保員將復印件與原件核實，在復印件上簽署“經核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。

第四章 擔保業務檔案的日常管理

第十三條 擔保檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔

收集：各客戶經理、評審人員應根據每筆業務的類別收集要件歸檔，檔案中隨每筆業務發生和產生的擔保資料，審核權證類、管理類、綜合類等齊全和有效，已失效的要及時補充，第一筆業務的要收齊和審核各擔保檔案類別的相應資料。

整理：業務實際發生結束后，應對擔保業務原始資料進行排序，編寫頁碼，從擔保資料的首頁到尾頁逐頁編號(凡有字跡即為一頁)填寫卷內目錄。

立卷：資料整理后，根據目錄和編號存放在本年擔保檔案立卷盒中，客戶檔案一戶一盒，每盒按檔案類別分為四塊，分門別類，5 歸檔：對已還清貸款的和已失效或已處置完畢的擔保資料從本年擔保立卷區中抽出，按結清日期排序放到歸檔區歸檔，已還清的應保存兩年以上方可銷毀。

第十四條 擔保檔案的調閱、外借、保管、銷毀

調閱：相關人員調閱擔保檔案應填寫調閱單，登記調閱人姓名、日期、內容等需經本級擔保主管負責人簽字同意。

外借：擔保業務檔案的調閱原則上只能現場調閱，不得外借，如遇特殊情況，需報總經理批準才能外借，必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、日期、內容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權證類檔案一律不得外借。

保管：檔案管理人員要對擔保業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，定期檢查擔保檔案的保管情況，并作書面記錄。

解除擔保關系的擔保檔案從客戶與本社的最后一筆擔保業務結清后次年的1月1日起，保管期兩年。

擔保業務檔案保管及核銷清冊為永久保管。

銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制擔保檔案銷毀清冊，到期銷毀的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號，應保管期限，已保管期限、銷毀時間等內容，經檔案保管的負責人在銷毀清冊簽署意見，報公司總經理簽字同意。

第五章 責任

第十五條 對未按規定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔保業務信息的行為，視情節輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。

第六章 附則

第十六條 擔保業務檔案管理所需檔案盒和清單均按規定格式統一編制。

第十七條 以錄音、錄像、掃描、縮印等方式保存的擔保業務檔案歸集在檔案部門保管。

第十八條 本制度規定的擔保業務檔案內容是擔保管理部門至少應包括的基本內容，不僅限于此。

第十九條 本制度自董事會審議通過之日起執行，修改、解釋權歸董事會。

第三篇：公司擔保管理制度

XX有限公司對外擔保管理制度

第一章 總則

第一條 為了維護投資者權益，規范XX有限公司（以下簡稱“公司”）的對外擔保行為,有效控制公司資產運營風險，促進公司健康穩定地發展, 特制定本制度。

第二條 本制度所稱對外擔保是指公司為他人提供的保證、抵押、質押及其它方式的擔保,包括公司對關聯公司的擔保。具體種類包括但不限于借款擔保、銀行開立信用證、銀行承兌匯票擔保、開具保函的擔保等。

第三條 本制度適用于公司所有的對外擔保業務。

第四條 股東大會和董事會是對外擔保的決策機構,公司一切對外擔保行為必須按程序經公司股東大會或董事會批準。未經公司股東大會或董事會批準,公司不得對外提供擔保。

第五條 公司應嚴格按照有關規定履行對外擔保情況的信息披露義務。

第二章 擔保的審查與控制

第六條 公司決定提供擔保前,應充分了解申請擔保單位的資信狀況。公司財務部負責對申請擔保單位的資信狀況進行審查并對擔保事項風險進行分析、評估，財務部應要求申請擔保單位提供包括但不限于以下資料進行審查、分析:(一)申請擔保單位的基本資料；

(二)近期經審計的財務報告及還款能力分析；(三)債權人的姓名；(四)擔保方式、期限、金額等；(五)與申請擔保相關的合同等；

(六)能夠用于反擔保的固定資產的權屬證明文件等資料(如適用)；(七)其他說明申請擔保單位資信情況的資料。

財務部審查后應提出擔保業務評估報告并經財務負責人和總經理審核同意后報公司董事會批準。

第七條 公司對外擔保必須先經董事會審議。董事會審議批準對外擔保事項須經出席董事會的2/3以上董事書面同意。

涉及關聯擔保的,關聯董事不得對該項決議行使表決權,也不得代理其他董事行使表決權,該董事會會議由過半數無關聯關系的董事出席即可舉行,董事會所作決議須經無關聯關系董事過半數通過,并經出席董事會的2/3以上無關聯關系董事書面同意。出席董事會的無關聯關系董事人數不足 3人的,應將該事項提交股東大會審議。第八條 董事會應認真審議分析被擔保人的財務狀況、營運狀況、信用情況,審慎依法作出決定。必要時可聘請外部專業機構對實施對外擔保的風險進行評估, 以作為董事會或股東大會進行決策的依據。對存在下列情形的申請擔保單位,不得為其提供擔保:(一)不符合國家法律法規或國家產業政策的；(二)提供虛假資料的；

(三)公司曾為其提供擔保,發生過逾期還款等情況的；(四)經營狀況惡化、資信不良的；

(五)上虧損或上盈利甚少且本預計虧損的；(六)董事會認為不能提供擔保的其他情形。

第九條 下列對外擔保行為經公司董事會審議通過后,還須經股東大會審議通過:(一)單筆擔保額超過公司最近一期經審計凈資產10%的擔保；(二)本公司的對外擔?？傤~,超過最近一期經審計凈資產的50%以后提供的任何擔保；

(三)為資產負債率超過70%的擔保對象提供的擔保；

(四)連續十二個月的對外擔保總額,超過最近一期經審計總資產的30%以后提供的任何擔保；

(五)連續十二個月內擔保金額超過公司最近一期經審計凈資產的50%且絕對金額超過 3,000 萬元人民幣；

(六)對股東、實際控制人及其關聯方提供的擔保。

以上所稱公司對外擔?？傤~,包括公司對關聯公司擔保的擔保金額。公司為關聯人提供擔保的,不論數額大小,均應當在董事會審議通過后提交股東大會審議。

第十條 股東大會審議第九條擔保行為時須經出席股東大會的股東所持表決權的半數以上通過,但第九條第(四)項擔保行為須經出席股東大會的股東所持表決權的 2/3 以上通過。股東大會在審議為股東、實際控制人及其關聯方提供的擔保議案時,該股東或受該實際控制人支配的股東,不得參與該項表決,該項表決由出席股東大會的其他股東所持表決權的半數以上通過。獨立董事應當就對關聯方的擔保事項向董事會或股東大會發表獨立意見。第十一條 公司向第三方提供擔保時,被擔保方必須向公司提供反擔保,或公司對被擔保方享有不低于被擔保債權金額的合法的債權。第十二條 經股東大會或董事會審議批準的擔保項目, 由董事長或董事長授權人對外簽署擔保合同。擔保合同須符合有關法律法規,明確約定下列條款:(一)被擔保的主債權的種類、金額；(二)債務人履行債務的期限；(三)擔保的方式；(四)擔保的范圍；(五)擔保的期間；

(六)各方的權利、義務和違約責任；(七)雙方認為需要約定的其它事項。

第十三條 簽訂人簽訂擔保合同時,必須持有董事會或股東大會對該擔保事項的決議及對簽訂人的授權委托書。簽訂人不得越權簽訂擔保合同,也不得簽訂超過董事會或股東大會授權數額的擔保合同。簽訂擔保合同時,簽訂人必須對擔保合同有關內容進行審查,對于明顯不利于公司利益的條款或可能存在無法預料的風險條款,應當要求對方刪除或更改。

第十四條 公司擔保的債務到期后需展期并需繼續由公司提供擔保的,應作為新的對外擔保,重新履行擔保審批程序。

第十五條 公司在接受反擔保抵押、反擔保質押時,應當按照法律規定辦理抵押、質押等相關手續。

第三章 擔保的風險管理

第十六條 對外擔保的管理部門為公司財務部,對外擔保過程中的主要職責如下:(一)審查申請擔保單位的資信狀況和擔保風險評估；

(二)妥善保管擔保合同及被擔保人的文件,并及時通報監事會、董事會辦公室；

(三)對外提供擔保之后,及時做好對被擔保人的跟蹤、監督工作；(四)辦理與對外擔保有關的其他事宜。

第十七條 公司財務部應指定人員具體負責管理每項擔保業務,經辦負責人應及時跟蹤、掌握被擔保人資金使用情況、被擔保人單位的生產經營、資產負債變化、合并分立、法定代表人變化等情況,特別是擔保人的債務償還情況,公司所擔保債務到期前,要積極督促被擔保人按約定期限履行債務,對擔保過程中可能出現的風險應及時向公司財務部報告。

第十八條 當被擔保人債務到期后十五個工作日內未履行還款義務,或被擔保人出現破產、清算、債權人主張擔保人履行擔保義務等情況時,公司財務部應及時了解被擔保人的債務償還情況,并同時通報董事會辦公室,由董事會辦公室報告董事會審議后及時履行披露義務。第十九條 被擔保人不能履約,擔保債權人對公司主張債權時,公司應立即啟動反擔保追償程序,同時通報董事會,并在必要時予以公告。第二十條 公司為債務人履行擔保義務后,應當采取有效措施及時、積極地向債務人追償,并將追償情況同時報告董事會, 并在必要時予以公告。

第二十一條 公司作為一般保證人,在主合同糾紛未經訴訟或仲裁,并就債務人財產依法強制執行仍不能履行債務前,未經公司董事會批準不得對債務人先行承擔保證責任。

第二十二條 債權人放棄或怠于主張物的擔保時, 未經公司董事會同意不得擅自決定履行全部擔保責任。

第二十三條 公司作為保證人,同一債務有兩個以上保證人且約定按份額承擔保證責任的,應當拒絕承擔超出公司約定份額的保證責任。第二十四條 人民法院受理債務人破產案件后,債權人未申報債權的,公司與擔保相關的部門及責任人應該提請公司參加破產財產分配,預先行使追償權。

第四章 擔保的信息披露

第二十五條 公司應當嚴格按照公司章程的有關規定,認真履行對外擔保的信息披露義務。披露的內容包括董事會或股東大會決議、截止信息披露日公司對外擔保總額、公司對關聯公司提供擔的金額、上述數額分別占公司最近一期經審計凈資產的比例。

第二十六條 對于已披露的擔保事項,公司還應當在出現下列情形之一時及時披露:(一)被擔保人于債務到期后十五個工作日內未履行還款義務的；(二)被擔保人出現破產、清算及其他嚴重影響還款能力情形的。第二十七條 公司應向為公司審計的會計師事務所如實提供相關情況。公司獨立董事應當在報告中,對公司累計和當期對外擔保情況、執行上述規定情況進行專項說明,并發表獨立意見。

第五章 責任和處罰

第二十八條 公司董事、總經理及其他相關人員未按本制度規定程序擅自越權簽訂擔保合同,對公司造成損害的,應當追究當事人責任。第二十九條 責任人違反法律規定或本制度規定,無視風險擅自擔保,對公司造成損失的,應承擔賠償責任。

第三十條 責任人未能正確行使職責或怠于行使職責,給公司造成損失的,可視情節輕重給予罰款或處分。

第三十一條 擔保過程中,責任人違反刑法規定的,由公司移送司法機關依法追究刑事責任。

第六章 附則

第三十二條 本制度所稱“以上”、“以內”、“以下”，都含本數；“不滿”、“以外”、“低于”、“多于”、“超過”、“少于”均不含本數。

第三十三條 本制度經公司股東大會批準后生效。

第三十四條 本制度未盡事宜，遵照有關法律、法規、部門規章和公司章程的規定執行。

第三十五條 本制度由公司董事會負責解釋。

第四篇：公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條 各部門、各分公司在工作活動中形成的，具有參考利用價值的文件材料，必須按規定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性 第三條 行政人事部負責檔案管理、文書立卷的工作，并對各分公司檔案管理工作進行監督、指導。各分公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。第四條 行政人事部負責公司檔案保管的定期檢查、監督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負責借閱檔案的審批，保證檔案的準確、安全、完整 第二章 歸檔范圍

第五條 凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍

第六條 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

第七條 資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀行與企業聯系函件等）第八條 政府、項目批文、合同

第九條 公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）

第十條 各分公司及各部門工作計劃及資金計劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價值的文件

第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽資料

第十六條 其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等

第三章 立卷歸檔要求

第十七條 行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份

第十八條 各分公司、各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分公司必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料 第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查

第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后

（4）卷內文件材料按照排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者 第四章 檔案保管期限

第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案保密級別

第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經行政人事部經理及副總以上領導批準

第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經行政人事部經理及副總以上級領導批準

第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或集團行政人事部經理批準

第二十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷

第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須行政人事部經理批準

第三十一條 有密級的檔案調閱、復制時均需行政人事部經理及副總以上領導批準

第三十二條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天

第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失

第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。第七章 電腦檔案的管理

第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查

第八章 檔案的鑒定與銷毀

第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀

第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團總裁批準后，方可銷毀

第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則

第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報批評

第四十一條 集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經行政部經理批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款300元～800元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任 第四十二條 集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查

第四十三條 集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任

第四十四條 檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任

第四十五條 集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。第十章 附則

1、本制度自2011年月日生效

2、本制度由集團行政人事部負責解釋

3、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準

第五篇：公司檔案管理制度

XX公司檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強對公司檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司生產建設和經營管理服務，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設、生產、經營管理等活動中形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案全宗見附表1。

第三條 公司各部門及每位員工都有保護檔案的義務。

第四條 公司應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入公司發展計劃，建立健全檔案機構，確定必要的人員編制，統籌安排發展檔案事業所需的經費，加快實現檔案管理現代化的進程。

第五條 公司檔案實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。

第二章 檔案機構及其職責

第六條 公司綜合部負責對公司文書、科技和財務檔案統一歸檔，集中保管，業務上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導。

第七條 貫徹執行上級機關對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創造條件、簡化手續、提供方便，結合本公司的實際情況，制訂和完善檔案管理的規章制度并組織實施。

第八條 綜合部負責對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導、監督和撿查，公司各部門設檔案專管員，接受綜合部統一的檔案業務培訓、指導和檢查。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的部門或者個人，由公司給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個人不得據為己有。

第十一條 綜合部按有關規定，及時做好國家重點建設項目的檔案管理登記工作，定期向有關檔案館移交檔案。

第十二條 基本建設工程和技術改造項目驗收、科學技術成果鑒定、重要設備開箱和其他技術項目的驗收、鑒定，應有公司檔案工作人員參加，驗收應當歸檔的材料。國家確定的重點建設工程和重大科學技術研究項目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關主管部門的檔案機構驗收。

第十三條 公司各部門應認真做好本部門檔案移交前的準備工作，嚴格落實檔案形成、積累、立卷、歸檔等環節的工作責任，確保檔案完整、準確，歸檔及時。

第十四條 公司綜合部按或按項目對各部門管理的檔案，進行集中統一歸檔、保管。對接收的檔案進行審核、編號、保管和提供利用。

第十五條 綜合部應積極采用現代化先進手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時準確地為檔案的利用提供服務。

第十六條 落實檔案庫房安全防護措施，做好檔案庫房的管理工作。

第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。

第四章 歸檔范圍

第十八條 文書檔案歸檔范圍

1.本單位召開的各種重要會議的通知、紀要、報告、講話，與議題有關的簡報、材料等。如股東會、董事會、總經理辦公會、工作例會及各種重要專業會議的記錄和相關材料。

2．本單位形成的文件，包括通知、通報、請示、報告、批復、計劃、總結、規定、辦法、函等，以及內部資料、統計報表資料。

3．本單位領導、部門負責人參加主管機關(如安徽省、鐵道部及有關部門)召開重要會議帶回的文件材料。

4．本單位機構設置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調配、獎懲等文件及出國審查、批準材料等。

5．本單位與有關單位簽定的合同、協議、協定、委托書，外事活動形成的重要文件，立案調查處理已結案的人民來信及相關的文件材料。

6．本單位財產交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報告和清冊。

7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復，對本單位重要事項及工程建設問題的決定、紀要，部、市領導的批示，與有關單位共同形成的會議紀要等。

8．文書檔案保管期限，參見附表2。

第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍

按鐵道部科技檔案管理規定和鐵道部辦公廳《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規定執行。

（一）鐵路運輸檔案

鐵路運輸組織、計劃和指揮中形成的列車運行圖、列車運行時刻表，列車編組計劃、機車交路圖，車站技術作業能力和區間通過能力查定、技術組織措施、行車辦法等。

（二）基本建設檔案

1．鐵路線路(干線、支線、聯絡線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運主要設備，在新建、改建、擴建、大修中所形成的設計任務書、設計說明書、預決算、各種原始計算資料、地質資料、地畝資料、構件設備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗記錄、工程日志、變更依據，交接驗收報告、工程總結、竣工資料以及作為設計、施工依據和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。

2．舊線復測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準基點表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術圖表。

3．橋梁鑒定中所形成的基礎挖驗、水文資料，鋼梁鑒定計算書及圖紙。

（三）設備儀器檔案

在生產建設、產品制造、養護維修、研究試驗、測量化驗等工作中購置、引進或自制安裝使用和儲備的各種機車車輛、機械動力設備、儀器儀表設備的圖紙和說明書，在大修改造中產生的技術材料。

（四）科技研究檔案

在科研、試驗，技術交流、應用、考察、合作，技術革新、發明創造等工作中形成的科技成果課題報告、計劃任務書，方案論證報告、調研報告、協議書，研制計劃、測試記錄、專題總結，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據的文字材料及論文、著作、教育大綱、?？取?/p>

（五）技術標準檔案

鐵路生產建設、勘測設計、養護維修中的技術標準(標準圖、通用圖、參考圖)，各種計量標準規程以及更改廢止標準的文件，鐵路局審批制訂的標準文件材料。

第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表3、4)。

第二十一條 財務檔案按財務法規規定及鐵路行業要求歸檔。

第五章 檔案的接收

第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。

第二十三條 接收檔案時間:公司各部門將處理完畢的各類文件經綜合部審核后，填寫卷內目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后由工程部負責整理歸檔；設備儀器檔案，應在每個設備儀器使用或安裝之后由設備管理人員負責整理立卷歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應在每個項目批準之后歸檔；科技研究檔案，應在每項科研任務完成或停止之后歸檔。

第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進行核對，如發現文件材料不準確、不完整，應及時責成有關部門和人員進行修改、補充直至完善。

第二十五條 歸檔卷宗，應編制案卷目錄（卷內目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執一份留存備查。

工程項目檔案待竣工驗收后，由綜合部按鐵道部有關規定，統一向上海鐵路局檔案館及相關部門、單位移交。

第六章 檔案的分類

第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。各類檔案編號由綜合部統一明確(附表5)。

第七章 檔案的保管

第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設施。

第二十八條 為便于調卷，需標注案卷存放類別、年份及示意圖。

第二十九條 定期對檔案保管情況進行檢查、記錄，如發現可能危及檔案安全的情況，須及時采取措施，予以保護。

第三十條 提高科學管理水平，積極提供檔案利用和服務。做好開發文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動化系統。

第三十一條 檔案管理人員調動工作時，應將負責管理的檔案狀況和數量交接清楚。

第八章 檔案的利用

第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務。

第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。

第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續，非財務人員借閱財務檔案需征得財務部門負責人的同意。

第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時間、內容，以便于及時調閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應及時催還。

第三十六條 外單位查閱檔案，需由經辦部門人員陪同方可查閱(復印)，原則上不予外借。

第三十七條 借閱的檔案，不得轉借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發現將按《檔案法》及《實施辦法》嚴肅處理。

第九章 附 則

第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規定相抵觸的條款，以上級管理規定為準。

第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負責解釋。

第四十條 本辦法自公布之日起執行。

附表：1.公司檔案全宗

2.文書檔案保管期限

3.聲像檔案種類、分類代號

4.照片檔案歸檔范圍、分類及保管期限表

5.公司檔案總目錄