第一篇：公司會計檔案管理制度

檔案管理制度

第一條 為加強(qiáng)會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《會計檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本辦法。

第二條 本辦法適用于本部。第三條 會計檔案的范圍

1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

2.會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度財務(wù)會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

4.其它會計核算資料。與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。主要指會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行對賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計專業(yè)資料。

第四條 會計檔案管理部門

1.公司本部檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。一年以內(nèi)未交檔案部門保管的會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，交檔案部門管理的檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)，要指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)進(jìn)行保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

2.公司財務(wù)部，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條 會計檔案的整理

會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

1.會計憑證。

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第六條 會計檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。

2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

3.機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

第七條

會計檔案的借閱使用

1.財務(wù)部門建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶外出，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第八條 各種會計檔案的保管期限

1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為15年。

2、會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬，輔助賬簿保管期限15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限25年；固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后再保管5年。

3、會計報表類：月、季度財務(wù)報告（包括文字分析）保管期限為3年；年度決算財務(wù)報告（包括文字分析）永久保存。

4、其他類：會計移交清冊保管期限為15年，會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊永久保存，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為5年。

第九條 會計檔案的銷毀

1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

2、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第十條 附則

1、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

第二篇：會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

1.目的

為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證公司經(jīng)濟(jì)檔案的完整，確保公司商業(yè)機(jī)密性，規(guī)范會計檔案工作管理程序，特制定本制度。2.適用范圍 公司會計檔案 3.管理范圍 3.1建檔

3.1.1會計記帳憑證：月度結(jié)賬后，由各公司會計崗位于每月18日前打印會計憑證后將原始憑證及會計憑證移交檔案管理員，由檔案管理員按照類別，順序編號粘貼及整理，裝訂成冊，于每月月末前進(jìn)行歸檔。凡屬調(diào)整帳務(wù)的憑證，須在計算機(jī)打印的會計憑證后附調(diào)帳人手記說明。裝訂時應(yīng)加具封底，封面。封面上按照規(guī)定格式注明：憑證所屬，月份和日期、編號、以及各類憑證的起止號碼。裝訂人要蓋章、歸檔。

3.1.2核算資料：企業(yè)內(nèi)部核算資料，月末財務(wù)報告結(jié)束后，應(yīng)由成本會計按照排列的順序裝訂成冊。核算資料包括①成本核算資料②各種原始記錄（如：盤點(diǎn)表、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等等）成本核算資料要求留電子版。每冊的封皮上要注明資料名稱、、月份。負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人簽字。次年1月末前一次性歸檔。

3.1.3帳簿：年底由會計打印各種帳頁、清點(diǎn)并在首頁寫明本帳簿會計科目名稱及并貼花后次年2月末前一次性歸檔。

3.1.4財務(wù)報表：每月財務(wù)報表批準(zhǔn)底稿原件，由會計裝訂成冊，并加具封面，署明年份及加蓋公章后由會計保管。次年1月末前一次性歸檔。4.保管

4.1當(dāng)年的會計檔案

4.1.1會計憑證：裝訂成冊的會計憑證，以月份編制順序號，由檔案管理員負(fù)責(zé)保管。每月進(jìn)行歸檔。對當(dāng)年檔案如出現(xiàn)保管不當(dāng)造成丟失、毀損、要追究直接責(zé)任人責(zé)任。4.1.2核算資料，按月進(jìn)行裝訂，由成本會計保管年終一次歸檔。4.1.3年終財務(wù)檔案管理員驗收合格后入檔案資料室。

4.1.4移交資料時會計檔案管理員要辦理會計檔案移交清冊。移交人、接交人、監(jiān)交人簽字。

4.2前一年及以上的會計檔案

4.2.1由會計檔案管理員統(tǒng)一清點(diǎn)查收，分裝會計檔案盒。集中在財務(wù)部檔案資料室存放

本制度起草人： 本制度審核人： 本制度批準(zhǔn)人：

第三篇：會計檔案管理制度

公司會計檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及《集團(tuán)檔案管理辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

第二條 會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。

第三條 會計檔案管理，是企業(yè)管理的一項很重要的基礎(chǔ)工作，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案部門和財務(wù)部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機(jī)關(guān)的檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)對所屬單位的會計檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

第四條 本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。第五條 每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔的要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝定成冊。

第二章 會計檔案的分類及編號

第六條 會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

第七條 會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

第八條 會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表，會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。

第九條 其他會計檔案包括 ：(一)文書部分：

1、各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件；

2、財務(wù)計劃，財務(wù)工作計劃，財務(wù)工作總結(jié)，財務(wù)決算編審工作的要求，財政、財務(wù)工作會議文件及資料；

3、各種財務(wù)分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟(jì)活動分析、成本情況分析)；

4、各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；

5、資信證明；

6、重點(diǎn)工程決算資料；

7、各種投標(biāo)保函；

8、城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。(二)表單部分：各項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等)；財務(wù)檢查報告；國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試情況統(tǒng)計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達(dá)標(biāo)升級申報、驗收、審批表；先進(jìn)會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。

（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

第十條 會計檔案的整理立卷。會計終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統(tǒng)一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一）、管理要求統(tǒng)一（建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按排序匯編裝訂成冊），并分門別類按各卷順序編號。第十一條

會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類//類別/流水號。

第十二條

大類是指會計內(nèi)容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。

第十三條

是指會計內(nèi)容發(fā)生的年份，如08、09……。

第十四條

類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負(fù)債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內(nèi)部管理報表……；

第十五條

其它檔案類別分為： 99其它。

第十六條

流水號是指按會計內(nèi)容的發(fā)生時序，連續(xù)編制號碼。如2008年2月份第25本憑證，應(yīng)編為0108020025；2008年第50份合同應(yīng)編為0408020050。

第三章 會計檔案的裝訂

第十七條

會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。

（一）會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實(shí)行兩眼一線并在憑證上方和左側(cè)面各走兩次線后再到背面打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要根據(jù)三角裝訂的大小進(jìn)行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側(cè)面注明年、月、憑證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。

（三）會計憑證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。

第十八條

會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。

（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。

（四）賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

第十九條

會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。

第四章 財務(wù)信息化檔案

第二十條 數(shù)據(jù)資料管理與保密。計算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。

（一）現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機(jī)并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

（三）轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機(jī)。并打印輸出，裝訂成冊，妥為保管。

（四）科目匯總表、賬簿打印時間。現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調(diào)整表每月打印一次。總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。

（五）其他。由機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

第二十一條 數(shù)據(jù)備份管理。會計核算數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

第二十二條 信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機(jī)配置的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件、購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。必須加強(qiáng)會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

第五章 會計檔案的移交

第二十三條 負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點(diǎn)交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。點(diǎn)交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。

第二十四條 撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計和財務(wù)部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務(wù)部門保管。

第二十五條 被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進(jìn)行點(diǎn)交后，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務(wù)部門派員監(jiān)交。

第六章 會計檔案的保管 第二十六條 公司級以上機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)會計檔案室。沒有條件設(shè)立會計檔案室的單位，應(yīng)設(shè)會計檔案專柜，并指定專人負(fù)責(zé)保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計終了，暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務(wù)部門自行保管。

第二十七條 會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。

第二十八條 會計檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質(zhì)。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。

第二十九條 會計檔案的保管年限，按?會計檔案保管年限表?執(zhí)行。保管年限期滿后方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點(diǎn)工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：

會計檔案保管期限表 序號檔案名稱

一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證 2銀行存款余額調(diào)節(jié)表

二、會計賬簿類3日記賬其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬4明細(xì)賬5總賬6固定資產(chǎn)卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿

三、會計報表類 9主要財務(wù)指標(biāo)快報10月、季度會計報表11會計報表(決算)

四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年 包括日記總賬固定資產(chǎn)報廢清理后可存5年15年 永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久 同上15年25年25年備 注

第七章 會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限

第三十條 公司財務(wù)部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，檔案保管人員應(yīng)及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應(yīng)及時提供。

第三十一條 本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。

第三十二條 外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。第三十三條 借閱會計檔案應(yīng)在財務(wù)部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必須攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十四條 需要借出財務(wù)部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進(jìn)行登記，歸還時還應(yīng)注明歸還時間。

第八章 會計檔案的銷毀

第三十五條 公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務(wù)部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)總公司檔案部門和財務(wù)部門批準(zhǔn)并派人監(jiān)銷時，方能由檔案管理部門銷毀。

第三十六條 總公司會計檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計和財務(wù)部門對應(yīng)銷毀的會計檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)市檔案局、財政局和建設(shè)銀行市分行批準(zhǔn)并派人監(jiān)銷。方能由檔案管理部門銷毀。

第三十七條 會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。

第三十八條 基層單位會計檔案的銷毀。應(yīng)由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財務(wù)部門審查批準(zhǔn)，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

第三十九條 會計檔案保管期滿應(yīng)銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)業(yè)務(wù)的憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。

第九章 附則

第四十條 本制度由公司財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。第四十一條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附：相關(guān)賬表

第四篇：會計檔案管理制度

會計檔案管理制度模板

第一章 總則

為了加強(qiáng)會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。

第二章 會計檔案管理部門

1、公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

2、財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第三章 會計檔案歸檔的范圍

1、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。終了都必須按照規(guī)定歸檔。

2、會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3、財務(wù)報告：包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

4、其他會計核算資料：凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。

5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。

第四章 會計檔案的整理

會計年終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

1、會計憑證。

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、會計賬簿

各種會計賬簿辦理完結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其他內(nèi)容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿支空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面—賬簿啟用表—賬戶目錄—按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁—會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人的印章。

(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3、會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，終了統(tǒng)一歸檔保管。

第五章 會計檔案的歸檔保管

1、當(dāng)年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。

2、會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

3、機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點(diǎn)交，按管人員逐一接收。

第六章 會計檔案的借閱使用

1、財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2、凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第七章 各種會計檔案保管期限

1、會計憑證保管XX年。

2、會計賬簿保存XX年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。

3、會計報表保存XX年，其中決算表永久保存。

4、發(fā)貨票保管5年。

第八章 會計檔案的銷毀

1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

2、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章 附則

本制度自頒布之日起實(shí)施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

第五篇：會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

第一條會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數(shù)據(jù)、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。

1、會計憑證

包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

2、會計數(shù)據(jù)

主要指電算化中的會計數(shù)據(jù)，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統(tǒng)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會計資料。

3、會計賬簿

包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。

4、會計報表

指按要求由財務(wù)部門上報的各種會計報表、統(tǒng)計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。

5、其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

第二條主要會計檔案的生成

1、記賬憑證

根據(jù)原始憑證在計算機(jī)上直接編制記賬憑證，由計算機(jī)打印輸出。

2、會計賬簿

現(xiàn)金、銀行存款日記賬由出納員根據(jù)已經(jīng)辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細(xì)賬由計算機(jī)按月打印輸出。總賬由計算機(jī)按月打印出科目余額表替代。

3、會計報表

會計報表由計算機(jī)按報表填報的要求打印輸出。第三條會計檔案的裝訂

會計憑證的裝訂

會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。裝訂前的準(zhǔn)備工作：

①分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；

②摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持?jǐn)?shù)字完整；

③整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；

④記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全。裝訂時的要求：

①用“三針中引線”法裝訂；

③憑證外面要加封面；

③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。裝訂后的注意事項：

①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；

②在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并在顯露處標(biāo)明憑證種類編號。

4、會計帳簿及報表的裝訂

各種會計賬簿由計算機(jī)打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。第四條會計檔案的保管

1、存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)要每日進(jìn)行機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)庫備份，每半月進(jìn)行光盤刻錄。

2、賬表打印和日常核算同步進(jìn)行，記賬憑證、刻有數(shù)據(jù)的光盤、打印出的各種賬表（經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理員簽章后）按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管。

3、會計檔案保管人員依據(jù)會計崗位工作職責(zé)的規(guī)定，對所保管的檔案內(nèi)容及范圍負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。

4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。