第一篇：各文件資料行文標準

關于《全國大學生思想政治教育工作測評體系》自測自評工作中各文件資料行文標準

為推進《全國大學生思想政治教育工作測評體系》在我院的貫徹落實，提高我院執行此項工作規范化、科學化的水平。按照省宣部、省教廳工作部署，現就我院《全國大學生思想政治教育工作測評體系》自測自評工作中各項文件資料行文標準規范如下： 1 范圍

本標準旨在規范成都航空職業技術學院在《全國大學生思想政治教育工作測評體系》自測自評工作中文件及資料的紙張要求、印刷要求、各要素排列順序和標識規則。原文件及資料或已成文文件和資料不納入此標注。2 字

標題：二號宋體（加粗）

正文：三號仿宋GB2312（不加粗）一級標題：三號黑體（加粗）二級標題：三號黑體（不加粗）三級標題：三號楷體（不加粗）所有文件及資料文字不采用斜體 3 行

正文行距“固定值”28磅 正文“首行縮進”2個字符 “對稱縮進”取消勾選

“在相同樣式的段落間不添加空格”取消勾選 “對齊方式”左對齊 “大綱級別”正文文本 標題距頁首1行（仿宋GB2312三號）標題距正文1行（仿宋GB2312三號）

行首強調可用★、☆、▲、△、■、●等符號，符號后須隔0.5個字符（空格1下）與正文隔開 4 排版及打印紙張規范

排版及打印紙張采用A4型紙

頁邊距上下：21.4mm。左：28.9mm。右：21.8mm。排版及打印紙張顏色均為黑色

所有文件及資料打印單面打印 5 標題相關

一級標題標識：“1”、“2”…

二級標題標識：“1.1”、“1.2”、“2.1”… 三級標題標識：“1.1.1”、“1.1.2”、“2.1.1”…

正文段落中分“章”、“節”、“條”、“款”標識：一；

（一）；… 標題標識后須隔0.5個字符（空格1下）6 落款及成文時間

落款須為單位全稱

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”

落款與成文時間須中線對齊，右對齊，與正文段落距2段 7 頁碼

用4號半角宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。空白頁和單頁不標識頁碼。

第二篇：行文標準

電子商務與物流管理學院團委學生會

行文標準

一、行文要求

行文要做到規范化、制度化、科學化，堅持實事求是、精簡、高效的原則。做到全面及時，準確安全，保持應有的保密性。

行文要注意目的的實用性、表達的綜合性、全文的程序性、語言的莊重性、格式的規范性。

正文措辭主旨明確、基調平實、簡潔莊重、直陳直述、正面直接地反映意愿，意見明晰、用詞準確、簡樸，注意表達的層次性和邏輯性。用詞不要含糊其詞、模棱兩可。

二、行文分類

1.按行文的文種分類

1)工作計劃

根據當下的內外部工作環境，提出在未來一定時期內要實現的工作目標，以及為實現工作目標對不同部門不同成員的行為方向、內容和方式的預先安排。2)工作總結

對過去一定時期的工作、學習或思想情況進行回顧、分析客觀地找出優點和不足，并提出改進方案吸取經驗教訓保持發展長處。3)活動策劃書

組織開展活動前，為實現活動目的，保證活動順利開展而預先對活動參加人員，所需物品器材及活動開展的大致程序做出的書面安排。4)活動總結

活動結束后，回顧活動過程及產生的效果,發現規律找出得失,報告活動總體情況,對今后開展活動提供經驗。同時，活動情況要以照片形式反映。5)規定

用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。6)決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。7)決議

用于經會議討論通過的重要決策事項，具有權威性和指導性。8)通知

轉發上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執 行的事項、任免人員、發布規章和周知的事項用“通知”。9)通報

用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。10)報告

向上級匯報工作、反映情況、提出建議,匯報上級交代的工作用“報告”。11)申請

為滿足自己或者組織單位的某種需求向上級或相關部門陳述情況，表明需要，并請求批準。12)證明

證書是由機關﹑學校﹑團體等發的證明資格，權力或辨明真偽的文件。如乘車，學生身份等證明。13)意見

指上級領導機關對下級機關部署工作，指導下級機關 工作活動的原則、步驟和方法。意見的指導性很強，有時是針對當時帶有普遍性的問題發布的，有時是針對局部性的問題而發布的，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。也指個人或單位對某工作提出不同看法主張和處理方法。14)會議記錄

需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準確性。要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。15)會議紀要

與會議記錄有明顯不同，它側重于記錄貫徹有關工作方針、政策，及其相應要解決的問題，不必非常完整，但要點不能缺少。16)函

函是不相隸屬部門之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部部門請求批準事項時所使用的文體。

2、按行文的方向分類

1)上行文。

即下級單位向上級單位的行文 如報告、請示、議案等。其行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文三種。2)下行文

即上級單位向下級單位的行文 如決定、決議、規定、批復、意見、通知、細則等。下行文的功能應以指導為主。3)平行文

指平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，主要是函，也包括一些通知，通報，紀要。4)泛行文

針對廣泛、方向不定的行文，如一些事項性的通知、報告、通報、公告、活動策劃書、活動總結、會議紀要等。

三、行文格式

1)頁面的頁邊距設置。用紙標準為國際標準 A4 型，上 2.4 ㎝，下 2.4 ㎝，左 2.5 ㎝，右 2.4 ㎝，單倍行間距。左側裝訂。2)標題。應當準確、簡要地概括行文的主要內容，如果字數較多，需分行時，注意不要將結構緊密的詞語拆開跨行排列。標題宋體二號加粗居中。

3)正文。宋體四號字。

4)落款。注明院、部門名稱及具體時間，落款宋體四號。5)印章。所有文件都需加蓋印章。位置為上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月，覆蓋院名稱。

注：通用文書格式：

標題（宋體、二號、加粗、居中）

正文（宋體、四號、單倍行間距）

落款（宋體、四號、右對齊）

四、常用性文本格式與范例

1、工作計劃類格式

電子商務與物流管理學院團委辦公室 2013—2014學年第一學期

（二號、宋體、加粗、居中）

工

(72號、宋體、加粗、居中)

作計

劃

電子商務與物流管理學院團委辦公室 2013-2014學年第一學期工作計劃（二號、宋體、加粗、居中）

正文（宋體，四號）、標題（三號，宋體，加粗）

小標題（四號，宋體，加粗）（四號，宋體）

[ 正文 ]

電子商務與物流管理學院團委辦公室 2013年*月*日 1 1.1 1.2 ***** 1.1.1*****

格式適用于工作計劃、工作總結、活動總結。

電子商務與物流管理學院團委辦公室

2013—2014學年第一學期

工

作

總

結

電子商務與物流管理學院團委辦公室2012-2013學年招新工作總結

不知不覺新的一年又已經開始,隨著新生的到來我院的各項工作緊張而有序的進行著,團委的招新工作已經落下帷幕。招新工作我們取得了很大成功同時也發現了不少問題，現做總結如下。

1、副部招新

1.1 招新前

招新前進行了一定的宣傳工作，向各班下發了招新通知，保證了同學們都能明確招新工作的開展。

問題：

宣傳不夠有力，沒有進一步深層次宣傳招新的意義，讓同學們對招新的嚴肅性認識不夠。

建議：

以后的招新工作應該加大宣傳力度，讓同學們深刻認識到招新的重要性和嚴肅性。1.2 招新中

進行了公開公正公平的競選工作，嚴格按照程序進行，正確把握每個參選學生的能力及適應性，選出了合格的有能力的干部。問題:

存在一定的偏向，關系因素。

建議：

繼續保持公開公正公平的選拔，拋棄關系影響，任人唯賢。1.3 招新后

能夠根據入選學生的綜合能力合理分配工作，保證工作效率與質量和個人愛好能力和諧。能進行培訓明確分配任務，保證工作順利進行。建議：

繼續保持。

2、干事招新

2.1 招新前

新生的招新前準備工作進行的是有聲有色,很有規模。在新生中也引起了強烈反應，多人報名參加宣傳準備工作比較成功。

問題：

雖然新生招新參加人數比較多，但是有相當部分新生對各個部門的工作不夠了解，不知道到底需要做什么工作，盲目性比較大。

建議：

由于新生的盲目性比較大，對各個部門沒有概念，所以宣傳工作要注意深度。不妨專門開一個介紹會，讓各個部門做充分介紹，以保證新團隊的工作效率。

2.2 招新中

招新過程中程序合理，態度端正，同學們都能夠認真對待，選拔公平公正。

建議：

繼續保持的基礎上更加進步。

2.3 招新后

干事招新后很快投入工作，學長學姐能夠細心指導，幫助干事快速適應熟悉工作，干事能夠用心學習，提高自己的水平，盡快融入團隊。

問題：

由于干事對工作不熟悉經常造成差錯，責任心不夠強，對工作內容理解不夠深刻，導致工作不夠高質量完成。

建議：

招新后應該立即進行進一步教育培養，進行專門的工作訓練，讓干事徹底熟悉工作，從內心深處明白自己職責。

3、其他問題

1、本次干事招新由于人數比較多，秩序比較亂，時間比較長，后段時期由于連續工作時間比較長，評委有倦怠之意。希望以后可以調整時間。

2、招新過程中各個部門交流不夠，一般各個部長只關心自己部門的招新，不能與其他部門合作互動。希望今后加強這方面的工作。

此次招新工作雖然存在一定問題，但是整體上還是非常成功的。我們通過這次招新給我們的團隊輸入了新鮮血液，為今后的工作奠定了基礎。通過這次工作我們找到了自己的不足，也發現了自己的長處，今后我們努力改善不足，保持并發展長處，這樣我們的工作一定可以越來越好，一定會取得巨大成功。

電子商務與物流管理學院

團委辦公室 2012年9月15日

2、活動策劃書格式及范例

電子商務與物流管理學院**活動

（28號、宋體、加粗、居中）

策

劃

書

（小初、宋體、加粗、居中）

電子商務與物流管理學院**部**活動（二號、宋體、加粗、居中）

一、活動背景：

宋體、四號

二、活動目的：

宋體、四號

三、主辦單位：

宋體、四號

四、活動對象：

宋體、四號

五、活動時間：

宋體、四號

六、活動地點：

宋體、四號

七、活動內容（流程）宋體、四號

八、活動預算

宋體、四號

團委**部門 2012年*月*日

電子商務與物流管理學院 范例：

電子商務與物流管理學院學生會

三檢教育晚會

策

劃

書

電子商務與物流管理學院學生會

三檢教育晚會

一、活動背景：

隨著軍訓的結束，大一新生進入了正常的上課學習階段。但是他們對大學的生活還處于模糊狀態，不知道大學的生活到底是怎樣的。可能會受到中學時期關于大學自由的傳言的影響，自己太過放松，很有必要進行教育。

另外，大一新生剛來到新的生活環境，由于不熟悉會產生一定盲目無助，不知道該干什么，渴望了解制度，可塑性非常強，此時進行三檢教育非常適合。

在此時召開三檢教育晚會是非常及時，無論是對學生的大學生活還是對我們學院今后的管理都是非常必要的。

二、活動目的：

引導教育大一新生，使新生早日適應大學這個新環境。給新生今后的生活學習提供大致的框架，規范今后的生活，養成良好的生活學習習慣，糾正新生對大學生活絕對自由的錯誤認識。

同時也為今后院系的管理工作打好基礎，并幫助新生進一步了解各個部門職能。

三、主辦單位;電子商務與物流管理學院學生會紀檢部、安檢部、衛檢部。

四、活動對象：

電子商務與物流管理學院12級新生。

五、活動時間：

2012年9月21日晚19:00—21:00

六、活動地點：

河南財經政法大學新校區二號教學樓208教室

七、活動內容：

1.主持人做開場講話，宣布會場紀律。

2.紀檢部長做紀檢工作介紹，講述紀檢工作內容，課堂考勤制度，請假等相關制度。

3.安檢部長做安檢工作介紹，講述安檢工作內容，進行安全教育宣講。介紹安檢內容，各項要求制度及安全注意事項。

4.衛檢部長做衛檢工作介紹，講述衛檢工作內容，衛生要求及評比標準及獎懲制度。

5.有關安檢問題的文藝小品節目。6.有關紀檢的相聲小品節目。7.三檢綜合話劇節目表演。

8.三檢部長與新生互動，回答新生不清楚的問題。9.三檢教育晚會結束。

八、活動預算

會場布置需用氣球兩袋，話劇小品需用道具電腦一臺，椅子兩把，書包一個，帽子一頂，圍巾一條，純凈水五瓶。

電子商務與物流管理學院學生會 紀檢部、安檢部、衛檢部 2012年9月15日

3、規定、決定、決議格式及范例

規 定

（二號、宋體、加粗、居中）

（正文、四號、宋體）

電子商務與物流管理學院

**年**月**日

范例：

規定

為保證辦公室文件規范化統一化，方便辦公室工作特規定：今后凡送往辦公室文件格式必須按照《電子商務與物流管理學院團委學生會行文標準》給定的格式要求，不符合標準的一律無效。此規定自下發之日生效。

電子商務與物流管理學院團委 2012年11月10日

4、通知格式及范例

2011年國慶節放假通知

（二號、宋體、加粗、居中）

電子商務與物流管理學院團委

**年**月**日 范例：

通知

團委學生會各部部長、副部長，各班班長、團支書請于本周五上午10:00到教科樓105教室開會。望各位同學準時參加，互相轉告。

電子商務與物流管理學院團委 2012年11月16日

5、通報格式及范例

通 報

（初號、宋體、加粗、居中）

***級各教學班：（三號、宋體、加粗）

**（學號：**），系**級**班學生。*年*月*日晚在我校***，特此通報

電子商務與物流管理學院團委 **年*月*日

范例

通 報

06級各教學班：

邱穆（學號：20064070112），系06級電子商務3班的學生，在我校于2008年11月16日舉行的演講比賽中獲得全校第一名。

特此通報

電子商務與物流管理學院團委 2008年11月23日

6、申請范例

申 請

（二號、宋體、加粗、居中）

正文（四號、宋體）綜合辦：

我院與社會學系聯合舉辦職業規劃大賽，賽事包括兩場專題講座，需使用教1#220報告廳。使用時間2011年12月7日18:30—21:00與2011年12月9日18:30—21:00。望批準。

電子商務與物流管理學院

**年*月*日

7、證明范例

（1）乘車證明

證

明

茲證明現有我院 級學生 因前往文北校區學生處辦理事宜，需乘坐班車。望予準乘。特此證明。

電子商務與物流管理學院團委

2011年12月13日

注：清楚接受證明部門的，需要寫明部門；不清楚接受證明部門的，直接寫“茲證明”

（2）黨課結業證明

證

明

因院系劃分，我系電子商務專業學生的部分團員材料仍保存于信息學院，望貴團委將以下學生的團員材料進行整理，批準我系學生代表將材料取回，特此證明。

缺失黨課結業證書的06級學生名單如下：

肖紅 劉宇 陳軍 杜永建 馮征 郝光 婁瑞 李鵬 劉彪 王發新 張兵 杜莉 邱穆強 王增輝 穆孔林 翟繼巍 鐘智輝 馮連芳 何蓮蓮 劉曉紅 容江夢 陶莉娟 王迪 張麗娜 張煒 朱雯婷

物流與電子商務系團委 2009年10月21日

（3）工作手冊領取證明

證明

我院09級~12級團支部共有14個，需領取團支部工作手冊14本。望予以批準！

電子商務與物流管理學院團委

2012年11月1日

（4）購票證明

畢業生購買學生火車票證明

鐵路局：

學校學生學籍管理辦規定：畢業生離校，證明其學生身份的學生證必須在離校前交回學校統一進行處理。

今有我校2012屆畢業生同學陳秀美，身份證號碼為***862，因其本人學生證被學校收回，特出具此證明，請鐵路部門予以接洽。

鄭州 站—— ?？?站（涂改無效）

電子商務與物流管理學院 2013年10月27日

第三篇：公司常用文件行文格式最新

1、各單位（部門）紅頭文件模板文件格式要求:

(1)文件頭:宋體加粗紅色字體，字體大小根據單位（部門）名稱字數的多少介于40-60號字體之間，同時根據字體縮放調整至同一行內

(2)發文字號:宋體小三號字體（注：序號前不加“第”，也不加“0”）

(3)正文標題:黑體小二號字體，由事由和文種兩部分組成(4)正文:宋體四號字，行距為固體值23

(5)落款、日期: 宋體四號字體

(6)板記（文尾部分）：黑體四號字體

(7)公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1 mm； 訂口（左白邊）為：28mm±1 mm； 版心尺寸為：156mm×225 mm（不含頁碼）

2、文件模板（注：①文中“□”代表空格；②文中藍色虛線框為頁面示意圖，下同）

勁牌公司××（部門）文件

[200×]×號

關于對××的通知

（空一行）

××、××：

□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（空一行）

附件：

1、（附件名稱后不加任何標點符號）

2、（日期右空兩格，落款居日期中間）××××××二〇〇×年×月×日□□

————————————————————————————— 抄報：×××××（上級領導和部門）

抄送：×××××（平級單位（部門），多個單位（部門）用空格）————————————————————————————— 勁牌公司××××部門200×年×月×日印發

第四篇：公司行文及文件資料管理的規定

公司行文及文件資料管理的規定

第一章 行文的分類

第一條 上行文：指向上級單位的請示、報告，以“xx文”的文號行文。

第二條平行文：指平級單位或不相隸屬單位之間的商函，以“xx函”的文號行文。

第三條 下行文：指下發各部室及所屬公司的文件，以“xx發”的文號行文。

第二章 公文格式

第四條 設置文件版式。

設置公文版心距公文用紙上下左右的距離：

1．首頁紅頭紙：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

2．公文用紙天頭(上白邊): 上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

3.公文一般每頁排22行，每行排28個字。

第五條 發文字號、簽發人姓名以及會議紀要的期數、制文部門名稱、成文日期設置（紅色反線上的部分公文要素）。

1．上行文（請示、報告）：發文字號、簽發人姓名平行排列，發文字號用3號仿宋體字，年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，用六角括號“??”括入，序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字，發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名（簽發人姓名是兩個字的，一般兩個字中間空1個字）。

2．平行文、下行文（函、通知、通報、決定、意見等）：發文字號居中排布，不署簽發人姓名。

3．會議紀要：“第×期”用3號黑體，居中排布；制文部門名稱、成文日期（會議召開日期）平行排列，用3號楷體字，制文部門名稱居左空1字，成文日期居右空1字。

第六條 公文標題設置。

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，行距設置值為34磅）。

第七條 主送機關設置。

標題下空l行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

第八條 公文正文設置。

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格，用3號仿宋體字標識。數字、年份不能回行。

第九條 附件設置。

在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。1．與公文正文一起裝訂的附件，在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

2．與公文正文不一起裝訂的附件，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

第十條 成文日期設置

右空4個字，中文簡體大寫，如 “二〇〇×年×月×日”）。

第十一條 附注設置（“請示”類的公文的聯系人姓名及電話）

居成文日期左下方，用3號仿宋體字，左空2個字加圓括號標識。

第十二條 主題詞和詞目設置

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

第十三條 抄報（送）機關設置

在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄報（送）”，后標全角冒號抄報（送）機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報（送）機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

第十四條 印發機關和印發日期設置

位于抄報（送）機關之下(無抄報（送）機關在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

第十五條 頁碼設置

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，左右插入4號仿宋體的帶“－－”格式的一條一字線。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。

第十六條 表格設置

1．公文如需附表，對橫排A4型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

2．公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三（封底的里面一頁）、封四（封底）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封四)上。

第十七條 特定格式公文設置

信函式格式，首頁不顯示頁碼。會議紀要格式，不加蓋印章。

第三章 行文的流程及要求

第十八條 內部文件：

1.各部室起草的公文，將發文稿紙上的各項填寫齊全經部門經理簽字后，送交主管經理審批；領導審批同意后，到辦公室申請文號并正式行文； 2.各部室將打印好的正式公文到辦公室蓋章并登記，同時留一份附有發文稿紙或合同協議審批單的正式文檔原件存檔；

第十九條 上級機關及外來文件：

任何部室及個人必須將收到的外單位來文或外出開會帶回的文件先交檔案員登記、編號后再由辦公室統一傳閱、轉發。行政文件統一由辦公室負責登記、傳閱、轉發；黨務文件由黨辦負責登記、傳閱及轉發。其他部室不得對外發文。

第二十條 如有部室將未掛檔案室編號的文件交領導批示時，總經理秘書有權將文件退回承辦部室，要求文件登記、編號。

第二十一條 加蓋公司印章的文檔，印章管理人應留存一份附有發文稿紙或合同協議審批的正式文檔原件，并按規定定期向檔案室定期移交。

第二十二條 公司行文實行自下而上，自上而下的流程，不得出現橫傳文件。

第四章 文件資料的管理

第二十三條 應歸檔的文件范圍：主要包括以公司文號發出的正式公文；各職能部室形成的文件（包括會議紀要、董事會、監事會、股東會文件、合同協議及各種報表）；上級機關頒發的屬本級機關主管業務并要執行的文件。

第二十四條 不歸檔的文件范圍：

1、上級機關文件材料：任免、獎懲非本機關工作人員的文件；普發供參閱、不辦的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件。

2、文件材料：無查考利用價值的事務性、臨時性文件；未經領導審閱簽發的未生效文件；無需處理的一般性人民來信；為參考目的從各方面收集的文件材料。

3、同級機關各非隸屬機關的文件材料：不需貫徹執行和無查考價值的文件；非隸屬機關抄送的不需辦理的文件。

4、下級機關的文件材料：參閱的簡報、情況反映；不需辦理的文件；抄報備案的一般性文件材料。

第二十五條 文件材料歸檔要求：

公司內部文件及外單位來文，待公司領導批示后，總經理秘書將文件原件存檔，復印件交承辦部室。

總經理秘書每兩天將收集的文件原件與檔案員進行交接。

不歸檔的文件材料可作為資料保存三年，到期后，經本部門經理同意后自行銷毀。

第五章 文件資料的借閱

第二十六條 檔案室只對公司各部室及所屬公司提供調檔的有關服務。公司檔案原則不外借，因特殊情況外單位調檔時，必須經主管領導及相關部室同意并在經辦人帶領下方可調閱。

第二十七條 公司各部室及所屬公司調閱檔案時必須嚴格履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。第二十八條 調閱本公司檔案時，須經本部門經理同意后調閱；調閱相關公司檔案時，須經本公司部門經理及相關公司部門經理同意后調閱；

第二十九條 調閱重要檔案，如公司《營業執照》、《產權證》、董事會文件時，須經本公司部門經理、主管經理同意后調閱。調閱黨委會紀要時須經xx公司黨辦主任同意后調閱。調閱會計檔案時，須經財務部經理同意并在相關財務人員帶領下調閱會計檔案。

第三十條 檔案資料原件不外借，因特殊情況外借檔案時，需部門經理及主管經理審批后方可調檔。

第三十一條 檔案資料借期一周，因工作需要延期使用的，在《檔案借閱申請單》的備注欄加以注明，并經辦公室主任同意后到檔案室辦理續借手續。

第三十二條 借閱者要愛護檔案，不準在檔案上加注、勾劃、涂改，不準抽拆文件，如發現以上情況，按《檔案法》有關規定追究責任。

第六章 文件密級的規定

第三十三條 文件密級視重要程度，可分為絕密、機密、秘密三個等級。各部門起草文件時，依據重要程度，在文件的右上角注明各自的密級，如不注明，檔案室將全部按內部文件處理。

第三十四條 各部室所有密級文件，從產生到歸檔期間，應加強管理，嚴格控制復印及發放數量，做好密級文件的管理工作。

第五篇：行文格式制作標準

﹏;拒`絕﹖ 2013/9/2 13:37:32

一、紅頭文件的制作及標準

1、進行頁面設置

選擇“文件”——“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”；將“每行”設置成“28”個字符；“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2、插入頁號

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。

3、發文機關標識制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實”設置為“實線”；“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。

5、文號制作

平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發人——三號仿宋字體；簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設置的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。

二、公文正文排版

1依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。