第一篇：機關文件歸檔分類方案

機關文件材料分類方案

（僅供參考）

一、黨務類

（一）綜合

1.黨組（委）會議記錄、會議紀要 2.黨組（委）民主生活會議記錄 3.黨員大會、支部會議記錄、材料 4.黨組（委）工作計劃、總結 5.黨組（委）決議、規定、報告等 6.領導講話、批示 7.評優創先 8.其它

（二）組織工作 1.組織機構設置 2.黨務干部任免 3.黨員管理

4.黨組織關系介紹信

5.黨組織、黨員統計報表、名冊 6.其它

（三）黨務宣傳

1.理論、政策學習教育 2.黨員培訓 3.精神文明建設

4.本單位黨務宣傳報刊、剪報、廣播稿等 5.其它

（四）紀檢監察

1.紀檢監察工作會議記錄、紀要 2.紀檢監察工作計劃、總結 3.紀檢信訪工作材料 4.黨風廉政建設 5.違紀案件處理 6.其它

（五）統戰工作 1.民主黨派工作

2.民族宗教事務 3.僑務工作 4.其它

（六）其他

二、政務類

（一）綜合

1.辦公會議記錄、紀要

2.本單位年度工作計劃、總結 3.領導講話、批示

4.上級對本單位的表彰、獎懲材料 5.人大代表建議、政協提案辦理 6.工作制度、印信、大事記等 7.工作信息、簡報

8.機要、保密、檔案、信訪 9.其它

（二）機構人事

1.機構設置、人員編制

2.干部任免、聘任、調配、獎懲 3.干部職工錄用、轉正 4.離退休人員管理

5.干部、職工統計報表、名冊 6.行政關系介紹信

7.工資定級、晉級、調資等 8.工資統計報表

9.專業技術職務評定、聘任 10.年度考核 11.其它

（三）教育培訓

（四）財務管理

（五）審計工作

（六）醫療衛生（衛生監督、防病治病、計劃生育等）

（七）安全保衛（治安、消防、交通管理、法律事務等）

（八）后勤福利（生活、住房、車輛、綠化、水、電等）

（九）外事工作

（十）其它

三、群團類 1.工會 2.共青團 3.婦聯

4.其他社團組織

四、業務類

1.…………… 2.…………… 3.……………

第二篇：鄉鎮歸檔文件材料分類方案

寶塔區麻洞川鄉歸檔文件材料分類方案

類目序號

類 名

一

黨群類 1 黨群工作

1.1 鎮黨委產生的文件(含紀檢、監察、審計）和上級、同級、下級黨組織的來文、會議文件

1.2 鎮工會產生的文件和上級、同級、工會組織的來文、會議文件 1.3 鎮團委工作產生的文件和上級、同級、下級團組織的來文、會議文件

1.4 鎮婦聯產生的文件和上級、同級、下級婦女組織的來文、會議文件

1.5 鎮武裝部產生的文件和上級、同級機關有關武裝部工作的來文、會議文件

1.6 本鎮各種學會、協會產生的文件和上級部門有關學會、協會工作的文件 人大工作 2.1 鎮人大產生的文件

2.2 上級人大部門的普發性文件、會計文件 二

政務類 3 行政工作

第三篇：幼兒園文件材料整理歸檔分類方案

慶陽市西峰區北街幼兒園文件材料整理歸檔分類方案

（2007年3月15日）

西峰區北街幼兒園是一所公辦幼兒園，隸屬區教育局管理，擔負著西峰城區部分義務教育的任務。

西峰區北街幼兒園內設辦公室、教務室、總務室三個辦公室。

西峰區北街幼兒園需要整理歸檔的文件材料主要有文書檔案和會計檔案、科技檔案、人事檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案、資料檔案（比照納入檔案管理）等專門檔案共八大類（其中個別門類暫無）。

在文書檔案中，按問題可歸為綜合黨務、綜合政務、人市勞動、教育教學等4個大類。全年有上級下發文件、本級規定、同級平送、（包括非隸屬機關抄送）的文件材料有公文（包括文件、電報、函件）、介紹信存根、簡報內刊、會議記錄、會議文件材料、統計報表、其他材料（包括規章制度、匯報、報告、分析、講話、稿件、信息、名冊、清冊、合同協議、移交憑證等各種無版頭材料）等20多種，100多件。各大類包括范圍和各種文件材料分類體系，歸檔范圍及期限劃分列表附后。表列第四類的文件材料分類體系、歸檔范圍及期限劃分均與第二第三類中各類共有項相同，列表從略。

文書檔案在個文件材料準備下，公文和其他材料一般按文號或日期排序；但屬于同一事由的多種文種材料，應按其內在有機聯系適當集中，再按文號或日期排序；簡報內刊按期號排序；其他文種按各自邏輯規律排序。

為方便使用和表述，文書檔案列表歸檔范圍和權限僅作原則性概括，專門檔案則一般從略（科技檔案和專業檔案等亦可根據需要接續附表細化規定），具體確定和劃分需與國家檔案局發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《關于機關檔案保管期限的規定》及其他有關規定結合對照執行。

本方案由西峰區北街幼兒園制定，西峰區檔案局審定，從2006文件整理文檔起實行，并歸入檔案盒，和個歸檔文件目錄夾保管使用。

附：《西峰區北街幼兒園文件材料整理分類表》

第四篇：機關文件材料歸檔

第一部分

機關文件材料歸檔范圍

一、機關文件材料歸檔范圍

1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

二、機關文件材料不歸檔的范圍

（一）上級機關的文件材料中4種：

1、普發性不需要本機關辦理的文件材料。例如：

?中共孝感市委孝感市人民政府關于加強生態文明建設的實施意見?（孝發[2010]15號）例外：

?國家檔案局辦公室關于印發?國家檔案局辦公室關于國家統計局各級調查隊檔案管理問題的復函?的通知?

?國家檔案局辦公室關于印發?國家檔案局辦公室關于浙江省檔案局要求明確檢察系統檔案移交進館問題的復函?的通知?

2、任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料。

3、供工作參考的抄件等。例如：

?湖北省檔案局（館）黨組關于調整局（館）領導分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號）

4、上級單位征求意見的未定稿文件。例如：

?湖北省檔案局辦公室關于征求?湖北省機關檔案工作業務建設規范（修訂）?意見的通知?（鄂檔辦?2011?13號）? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

三、界定歸檔范圍的根本原則――“以我為主”

? “以我為主” ：機關文件材料歸檔范圍以本機關文件材料為主，本機關? ? ? ? ? ? ?

四、機關檔案門類的劃分

（二）本機關文件材料中7種：

1、重份文件。

雙套制：機關紅頭文件一份歸檔，一份裝訂成發文匯編，作資料。

2、無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

3、一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。

4、無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄。

5、機關內部互相抄送的文件材料。

例如：孝感市勞保局?企業職工退休前繳費情況確認表?

6、本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料。

7、有關工作參考的文件材料；

(三)同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

例如：

?市委辦公室市政府辦公室關于在市直單位開展“送溫暖、獻愛心”社會捐贈活動的通知?

?市委辦公室關于認真做好2009黨內文件清理清退工作的通知?、?市財政局關于編制2010年市直部門預算的通知? ?孝感市檔案局關于舉辦檔案人員崗位培訓班的通知?

(四)下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

文件材料一般都要歸檔。

“對我有用”、“與我有關” ：外單位文件材料歸檔范圍。需要歸檔的外單位文件材料有：

一是本單位需要貫徹執行的法規政策性文件； 二是涉及本單位職能或業務的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機關為本單位的文件。其它不必歸檔。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文書檔案

會計檔案（憑證、賬簿、報表、其它）專業檔案

科技檔案（基建和設備儀器檔案）聲像檔案（錄音、錄像、照片）電子檔案

實物檔案（獎牌，獎杯、錦旗、榮譽證書、字畫、印章、贈品、行業標志物品，如過去的制服、徽章等）

五、在實際工作中，容易出現的問題

1、凡文皆檔。

2、有檔不歸。

（1）帳外文件沒歸檔。（2）白頭文件材料沒歸檔。

? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會議記錄紀要、民主生活會材料、理論學習中心組學習材料等；

? 工作規劃、計劃、總結、各種目標責任狀、責任目標完成情況匯報、領導班子和班子成員述職述廉報告等；

? 統計表、報表、登記表、名冊。這幾年一般應有：黨內統計年報、黨員花名冊、干部職工年報、干部職工花名冊、機構編制年報、工資年報、社會保險、住房公積金申報核定表、考核等次備案統計表、工資調整明細表以及各種業務統計報表等；

? 干部職工行政、工資、黨團組織關系介紹信及存根；

? 圍繞干部職務任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、黨組（黨委）會議記錄紀要、民主推薦情況、工資呈報表等；

? 機關編寫的大事記、組織機構沿革、志書、年鑒等編研材料，反映本單位人和事的報刊報道剪輯；

? 機關工作中形成的檢查材料、調研報告、各種典型材料、事跡材料、交流材料、匯報材料等；

? 機關與有關單位簽訂的合同、協議、協定、議定書等。?（3）專業文件材料沒歸檔。

?（4）基建文件材料、設備儀器文件材料、實物沒歸檔。

3、歸檔文件不齊全完整。?（1）請示沒有批復。?（2）通知不知結果。

例如：

? ?湖北省檔案局關于報送2009年檔案館室基本情況調查表的通知? ?（3）聲像文件材料缺少要素。

? 聲像文件要記錄：時間、地點、人物（含方位）、事件、拍攝者、拍攝背景等6要素

?（4）電子文件不完整。

? 機關對應歸檔的電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。?

六、電子政務協同辦公平臺運行后文件歸檔要求

? ?中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號）

? 國家標準?電子文件歸檔與管理規范?

? 都規定：具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔。

第二部分

文書檔案保管期限

? ? ? ?

一、文書檔案保管期限種類

永久、定期兩種。其中，定期采用標時制分為30年、10年

二、劃分文書檔案保管期限的標準――價值

1、凡是反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌、經濟關系和個人利益的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。具體有10個方面：

?（1）本機關制定的法規政策性文件材料；

? 例如：市檔案局制定的?孝感市村級檔案目標管理考評暫行辦法? ?（2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； ? 例如：市檔案局舉辦紀念?檔案法?頒布20周年活動的通知、方案、領導講話、圖片等

?（3）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

? 例如：?關于開展“三農”檔案示范單位創建工作的通知? ? ?孝感市檔案局關于開展2010檔案工作執法檢查的通知? ?（4）本機關關于重要問題的請示與上級單位的批復、批示，重要的規? ? ? ? ? ? ? ?

? ? ? ?

? ? ? ?

? ? ? 劃、計劃、報告、總結、綜合統計報表等； 例如：

?關于開放館藏歷史檔案的請示?

?孝感市檔案局關于加強對基層單位檔案工作監督指導的情況匯報? ?檔案事業統計年報?

（5）本機關機構演變、人事任免、重要獎懲等文件材料；

（6）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

（7）機關編寫的組織機構沿革、大事記、年鑒、志書；

（8）有領導重要批示和處理結果的信訪件，機關對人大議案、政協提案的答復及辦理結果。

（9）上級單位制發的屬于本單位主管業務的重要文件材料；

例如：?國家檔案局關于印發?關于加強民生工作的意見?的通知? ?湖北省重大活動檔案管理試行辦法?（省政府令第322號）

（10）同級單位、下級單位關于重要業務問題的來函、請示與本單位的復函、批復等文件材料。

例如：?關于中共孝感市檔案局支部委員會的批復?

2、凡是反映本單位一般工作活動，在一段時間內對本單位工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。其中： 30年保管的有：

（1）本單位召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（2）本單位職能活動中形成的一般性業務文件材料；

例如：?孝感市檔案局關于機關檔案工作目標管理復查換證的通知?（孝檔[2010]13號）

（3）本單位關于一般性問題的請示與上級單位批復、批示；同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本單位的復函、批復； 例如：

?關于按件整理的檔案裝盒后是否要編制盒號問題的請示?

?市國土資源局關于申請檔案工作目標管理省一級復查換證的函? ?市檔案局關于市國土資源局檔案工作等級考評確認的函? ?（5）本單位機關管理工作中形成的文件材料；

? ? ? ? ?

? ?

? ? ?

? ? ?

? ? ? ? 例如：

?關于申請撥付我局檔案搶救專項經費的請示? ?孝感市檔案局關于申請更換小車的報告?

?孝感市檔案局2008－2009創建市級文明單位工作總結? ?關于成立孝感市檔案局矛盾糾紛排查調查處領導小組及其辦公室的通知?

（5）下級單位關于重大問題的專題報告。

例如：?安陸市檔案局關于安陸市煙草專賣局丟失檔案違法事件的報告?

（6）聯合發文的，協辦單位保管30年。

例如：?孝感檔案局、市發展和改革委員會關于轉發?湖北省重點建設項目檔案驗收辦法?的通知?（孝檔[2008]5號）10年保管的有：

（1）本單位一般性事務管理文件材料；

例如：?市檔案局2009年綜治、消防、安全保衛工作目標責任書? ?2009年黨風廉政建設目標書?

?孝感市檔案局2009年信訪工作目標責任書?

（2）上級單位制發的屬于本單位主管業務的一般性文件材料； 例如：

?湖北省檔案局、省委統戰部關于認真做好全省統戰系統檔案管理工作的通知?

?湖北省檔案局關于做好2009年湖北省重點建設項目檔案登記工作的通知?

（3）上級單位和同級單位制發的非本單位主管業務但要貫徹執行的文件材料； 例如：

?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定?（國家檔案局第8號令）

?湖北省人事廳關于印發?湖北省機關事業單位工作人員正常調整工資實施辦法?的通知?

?市財政局關于印發?孝感市市直行政事業單位工資統發暫行辦法?的通知?

? ?市直機關工委關于印發?孝感市直機關黨的基層組織“五個基本”建設工作考核評價實施辦法?的通知?

?（4）下級單位報送的或以上計劃、總結、統計等文件材料。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

三、簡單的“2－3－1”保管期限劃分法

（一）上級文件2分法：永久、10年。

1、五個方面的文件列為永久：

（1）與本單位職能業務有關的法規政策性文件（2）對本單位重要請示的批復文件（3）下達本單位計劃指標名額的文件（4）對本單位機構設置、人事任免的文件（5）對本單位重要獎懲、檢查文件

2、其它文件可列為10年。

（二）本單位文件3分法：（1）絕大多數定為永久。

（2）一般性業務文件、機關工作共性文件可定為30年。

? 共性文件指機關黨建、文秘、檔案、保密、信訪、計生、綜治、安全保衛、理論學習、文明創建、節能、人事、財務管理等 ?（3）一般事務性文件定為10年。

（三）同級機關和下級機關的文件，一般定為10年。? 換一個角度說：

? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；

? 第三，10年保管的檔案一般是同級機關、下級機關的文件和上級機關一般的業務文件，以及本機關一般事務性文件。?

四、檔案“三合一”制度

? “三合一”制度：指機關文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表。簡稱“三合一”制度。

第五篇：機關文件材料歸檔范圍和

機關文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期限規定講座

主要內容: ●《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的修改過程、特點及適用范圍

●《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》

● 如何擬訂機關文件材料歸檔范圍及保管期限 ● 成都市貫徹國家檔案局8號令的實施意見

第一章《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案 保管期限規定》的修改過程、特點及適用范圍

一、《規定》的修訂過程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《規定》的特點

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》與1987年頒發的《機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》兩個業務文件相比有以下主要特點？

１、國家檔案局以令的形式發布《規定》，將原來的業務文件上升為行政規章，提高了《規定》的法規效力和法律地位，體現了國家檔案行政管理部門的意志。

２、改革文書檔案保管期限的劃分方法，將原來“永久”、“長期”、“短期”三種期限劃分方法改為“永久”、“定期”兩種期限劃分方法，定期中再實行標時制，分為30年、10年。

３、充分體現“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。對于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產生的文件材料。

４、增加了跟實際工作直接有關的新內容，充實了一些新領域的文件材料，如行政執法、行政審批、產權關系、個人權益方面的文件材料。同時調整了一些文件材料的保管期限。

５、原來長期的內容，上升了很大一部分為永久，進一步充實進館檔案的內容。

６、體現“以人為本”的原則，對涉及人的問題的檔案文件的保管期限劃分得更為慎重。

７、加大行政管理力度，將原來的“備案制”改為“審批制”。

三、《規定》的適用范圍

新《規定》適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。凡是具有行政管理職能的事業單位也屬適用范圍.如檔案局、旅游局。

第二章 機關文件材料歸檔范圍 和文書檔案保管期限規定 》

《規定》第一條指出了制定規定的目的是“ 為便于各級黨政機關和人民團體正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用”。制定的《規定》的主要依據是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關法規。P34 第二條 中的“文件材料”一詞在檔案工作中是被廣泛使用的。這次《規定》第二條明確了“機關文件材料”是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，對“機關文件材料”的內涵有了明確的界定。從門類上分，“機關文件材料”可分為文書、人事、基建、會計等文件材料；從載體上分，可分為紙質、磁性、電子等載體文件材料。按照這個界定，我們各單位在制定文件材料歸檔范圍時，就不僅是文書檔案，同時還包括其它門類和載體的檔案。

第三條 機關文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

如總結、工作大會、黨組黨委會記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機構變化、領導任免、各種統計報表等等。

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。如房屋買賣、土地征用、合同協議、資產登記等方面的材料。

（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；上級主管部門發給單位需要貫徹的，絕大多數涉及單位主要職能活動，應該歸檔。不是主管的上級部門發的文件，就要具體分析，與本單位職能無關的不存，普發性的不存。如市委書記在作風整頓工作會上的講話，我們肯定要貫徹，但不是我們的主要職能，屬普發性文件，雖然重要，但從檔案的角度講，就不需要歸檔，市委辦公廳會歸檔。并不是所有貫徹執行的都要歸檔。

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料?！兑幎ā穼C關文件材料歸檔范圍只是作了上述四款原則上的區分，原因在于機關文件材料涵蓋了機關在其工作活動中形成的所有文件材料。由于各機關文件材料的內容及載體差異性較大，內容也比較龐雜，不可能在一份文件中詳細概括指明，因此，國家檔案局只對機關各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導性的規定。這四款原則只是我們判斷機關文件材料歸檔范圍的價值標準，而不是具體的歸檔范圍。

第四條 機關文件材料不歸檔范圍是：

根據《規定》第四條，機關文件材料不歸檔范圍包括四個方面。同第三條不同，歸檔范圍是四款原則規定，而不歸檔范圍是四條具體的規定，是具有操作性的，這里需要提醒的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿雖然不歸檔，但重要的法律、法規的歷次修改稿、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的稿本應屬機關文件材料歸檔范圍。還有機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上也應納入歸檔范圍，與文件正本、文件處理單一并歸檔。

第五條

凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

這一條規定了機關歸檔文件材料的流向、管理主體、機關檔案部門處理歸檔文件材料的職責。

各機關應歸檔的文件材料，要實行集中統一管理。集中統一管理可以分為兩個方面：一是對本單位全部檔案實體實行集中保管，統一整理、編目，統一提供利用。即將各單位經過整理并移交過來的檔案，由專人負責，保管在專門的檔案庫房內，并且按統一的分類原則進行編目，排架，按統一的制度提供利用。

二是本單位的全部檔案信息（如目錄、數據等）按統一的管理制度集中管理，但檔案實體則分別保存在不同的庫房。如將會計檔案存放在財務部門的庫房，科技檔案存放在科研部門的檔案庫房等。這兩種形式都叫集中管理。隨著信息技術的迅猛發展和廣泛運用，第二種形式的集中管理會越來越普遍。

第六條

機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

這一條應該說是我們《規定》的核心內容，它明確了保管期限的劃分方法。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關規定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護，為國家積累歷史和文化財富。定期保管的文書檔案主要由機關自己留存，備機關日常查考利用。

特別講到的是定期保管的檔案要實行標時制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標“定期”。這樣要求的目的主要是便于機關對到期檔案進行鑒定銷毀。以前的“長期”、“短期”是個模糊的概念。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關制定的法規政策性文件材料。主要指規范性文件。如國家檔案局8號令，這份文件屬部門行政規章，具有法律效力，國家檔案局應將其作為永久檔案保管。

(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。民政工作會、衛生工作會，包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料都要永久保管。

(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。

(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。如市檔案局報市政府關于區市縣綜合檔案館館庫面積標準的請示與市政府的批復等文件材料應為永久。各單位的綜合性的總結、統計報表。

(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

(七)上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料。如財政局收到的財政部制發的《金融企業財務規劃》應為永久。

(八)同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

劃分永久時，需要注意以下問題：

1.突出本機關自身的文件材料，本單位自己形成的文件材料的保管期限應該高于上級機關的文件材料。2.突出本機關主要職能的文件材料

3.突出反映本機關機構演變及人事任免的文件材料 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀要，黨員、職工名冊，統計報表，每年的工作會議，以上計劃、總結、統計材料、獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，人事任免、機構設置、有領導批示的材料等則劃為永久。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料。如業務培訓、經費開支等。

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。如一般的業務研討會、專題座談會、七一聯歡活動等。

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎勵辦法等。

（四）本機關一般性事務管理文件材料。如職工福利、安全保衛工作的文件材料。

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。如關于增加車輛配置的請示與上級的批復、以下總結、單項統計材料、干部廉潔自律工作情況統計表

（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料。如國家檔案局關于汛期檔案安全工作的通知。

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料。如8號令，如不需辦理的就不歸檔。

（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。如機關檔案移交進館、檔案規范化管理體制的函和批復意見的復函。

（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

第九條

機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。

我國現有各種專門檔案管理辦法、規定近30種，有的辦法或規定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯合發布的《干部檔案工作條例》、勞動部和國家檔案局聯合制定的《企業職工檔案管理工作規定》中包含了人事文件材料的歸檔內容。有的涉及到了檔案保管期限，如財政部和國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理辦法》，既有會計文件材料的歸檔范圍，又有會計檔案的標時保管期限。還有建設部和國家檔案局聯合制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》標明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強的針對性和實用性。

這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規定，我們具體操作中應把握以下原則：國家有規定的，按現有規定執行，如會計檔案、基建檔案。國家沒有規定的，參考已有的文書和專門檔案的規定。第十條

機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。

機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

本條主要是對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數據，是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、硬件和軟件環境、文件處理軟件等信息。因為我們現在的網絡和計算機技術發展相當快，如果不對電子文件元數據、背景信息等文件材料進行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔

這條還規定了紙質文件材料歸檔的組成要件，在機關文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發等不同的內容，體現了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應當將文件處理單、發文稿紙與正本一并歸檔。無紙化辦公處理方法：

第十一條

機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

大家知道，原件與副本、復制件在法律地位上是有區別的?！稒n案法實施辦法》第二十一條規定，檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標記，才具有與檔案原件同等效力。這條規定明確了機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機關和協辦機關雖然歸檔內容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機關對檔案保管期限的劃分高于其他機關，如辦會、辦文中，協辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。這樣規定的目的主要是為了避免將來檔案重復進館，同時也便于協辦機關工作查考利用。按照國家有關檔案工作的法律法規，省級以上檔案館應接收同級機關永久保管的檔案，通過對主辦機關、協辦機關歸檔的內容相同的文件材料保管期限的調整，來有效控制內容相同檔案的重復進館問題。

另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯合發文或召開會議，確定主辦機關應遵循職責分管的原則。

第十二條

各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。

有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經國家檔案局審查同意后執行。

這次各機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經本機關領導批準后即可執行，只報同級檔案局備案?，F在是以“審批制”代替“備案制”。各機關編制的期限表，須經同級檔案局審查同意后才能執行。

第十三條

在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

這條要求各機關在編制保管期限表時，要結合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。

第十四條

本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。

第十五條

本規定自頒布之日起施行，1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

《規定》雖然從發布之日起施行，但對于一個機關來講，按照《規定》實施的相關程序，一個機關編制的保管期限表要經同級檔案局審查同意后才能執行，因此，當新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規定。具體的執行時間后面再講。

第三章 如何擬訂機關文件材料

歸檔范圍及保管期限

一、做好前期準備工作

建立機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關科學合理、系統完整甄別文件價值、劃分保管期限的標準性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業務文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。要做到以下幾點：

１、認真理解國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》，吃透《規定》的要求，把握《規定》的實質精神；

２、了解掌握本單位及各內設機構的職能、性質、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數量、載體情況等；

３、結合本單位實際情況，體現本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關的內容制定條款。

二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當遵循的原則

1、嚴格控制普發文件。我們在指導工作中，發現大量的普發文件很多單位都歸檔了，這就會造成檔案館出現大量重份文件。這里明確一點，對于普發性文件，除了上級主管業務部門印發的必須貫徹執行的規范性指導性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動人事工資管理政策性文件。

2、堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內容加文種的形式來表述。國家局8號令是針對全國各級部門的規范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應該是清晰的。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內的，也一定要寫上。因為表制定后，是不能隨意修改的。

3、條款擬寫應盡量準確。如“上級方針、政策性文件”的條款，應改為“上級關于某項工作方針、政策的文件材料”?！氨緳C關的請示與上級機關的批復、批示”應分條編寫，并且應寫明關于什么問題的請示、批復。“國家資產管理文件材料”很籠統，應寫明“國家資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發了一個文件（成委發[2005]46號文件）

5、從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質文化遺產、突出貢獻獎等等。

6、注重文件之間的必然聯系。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。還有如請示和批復都要同時歸檔。沒有批復的請示劃10年，有批復的請示根據文件的重要程度確定保管期限。

三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題

1、同一會議形成的文件材料應區分不同的保管期限。

2、各機關對人大議案及答復、政協提案及辦理結果定為永久。

3、以下計劃、總結、統計材料是否歸檔應視機關主要職能而定。

4、領導出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。

5、受到縣級以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內部表彰為30年。

6、處分材料及紀檢、監察工作形成的材料按處分結果劃分保管期限：處理結果為警告的劃為30年，處理結果為警告以上的，劃為永久。通報批評10年，沒有結果的，不歸檔。

7、機關財務預算和財務報告及同級財政部門的批復可以一并劃為永久。

四、注意區分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關比外機關的重要。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機關把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。另外，以機關名義發文比以內部機構名義發文重要；主要職能部門形成的比一般事務部門形成的重要；直屬上下級機關形成的比不相隸屬機關形成的重要；作者為高層機關的比基層機關的重要。

2．看內容：反映本機關主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務性的重要；反映本機關全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據性的比普發性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。

從根本上說，我們考慮機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復和魚龍混雜”。由此出發，區分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內容與本機關的關聯程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準確地劃定“重要”與“一般”的界線。

第五章 成都市的貫徹實施意見

2007年3月29日，成都市檔案局根據國家檔案局8號令，結合我市實際，制定了《成都市檔案局關于貫徹國家檔案局〈機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉的實施意見》

一、對文件材料歸檔范圍的要求

國家檔案局的新《規定》明確要求所歸檔的范圍是“機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機關歸檔范圍時，必須將本機關各種門類和載體的檔案，全部納入進去。

二、各級機關2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應按期向同級綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規定執行。

三、各級機關2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號

四、市級機關應根據《規定》精神，結合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報送市檔案局審查同意后執行。機構合并、分設或職能發生變化時，各級機關要及時重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查。

五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個人的事。因為新的保管期限表是按內設機構來編，涉及到每一個部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內設機構提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內設機構反復征求意見，討論修改，最后經領導審批后報市檔案局。

編制格式就是這樣三個項目。機構、歸檔范圍、保管期限。

八、各級機關報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報表》，一式兩份，經本單位分管領導審核、蓋章后報送同級檔案行政管理部門。

各級機關在報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質文本各一份，同時報送一套完整、準確反映本單位主要職能、歷史沿革、內設機構及其職能的文字材料。