第一篇：行政公文處理細則

西安科技大學行政公文處理實施細則（試行）

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發(fā)布者：admin 發(fā)布時間：2009-3-17 16:52:32 閱讀：138次 西安科技大學行政公文處理實施細則

（試行）第一章 總 則

第一條 為使學校行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據《西安科技大學行政公文處理辦法》，特制定本細則。

第二條 凡能通過面商、會商、電話聯(lián)系和領導面示等方式解決或答復的問題，可不再行文。第三條 各單位負責人要高度重視并做好本單位的公文處理工作。

第四條 草擬、修改、簽發(fā)必須使用鋼筆或毛筆，嚴禁使用“三筆”（即鉛筆、圓珠筆、純藍墨水鋼筆），不得在文稿裝訂線以外書寫。

第五條 校內發(fā)文應盡量采取計算機網上傳輸，推行無紙辦公。

第二章 公文格式

第六條 公文一般由文頭、文干和文尾等三大部分組成。

第七條 公文文頭部分包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。各要素根據需要選擇。

（一）涉及國家和學校秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限，一般情況下，行政公文無須標明。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文單位標識（以下簡稱“版頭”）由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范簡稱后加“文件”組成，也可只用發(fā)文單位全稱或簡稱，紅色套印。聯(lián)合行文，主辦單位一般列在前。

我校公文版頭包括：“西安科技大學文件”，“西安科技大學”，“西安科技大學校長辦公室文件”，“西安科技大學校長辦公室”，“西安科技大學院處函件”及“西安科技大學會議紀要”。各學院可根據需要自行印制“西安科技大學××學院”版頭。

根據職權范圍和行文關系，學校各發(fā)文版頭的使用范圍為：

1、“西安科技大學文件”版頭，適用于印發(fā)學校決定、工作部署、以學校名義下發(fā)的學校綜合性通知、工作安排等；向省政府和省教育廳及領導人請示、報告；批復、批轉校內非行政單位的重要請示、報告、意見；公布根據學校決定設置和調整的學院、處級行政機構、具有行政管理職能的無級別單位、常設或臨時機構，以及學科（專業(yè)）的設置、調整方案；校長依照職權任免院、處及其它相應職級的負責人，依照《公司法》任免學校控股企業(yè)或獨資企業(yè)的法人代表；校級表彰獎勵和懲處；公布由校長辦公會議或黨委會通過的規(guī)章制度等。

2、“西安科技大學”版頭，適用于向不相隸屬的政府業(yè)務歸口管理部門詢問、商榷、答復、請求批準有關事項；向校外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復有關事項等。

3、“西安科技大學校長辦公室文件”版頭，適用于轉發(fā)上級機關的重要文件；印發(fā)上級領導和學校領導的重要講話；印發(fā)學校領導的工作分工；印發(fā)經主管校領導簽發(fā)的部門規(guī)章和職責范圍；印發(fā)各常設委員會、領導小組換屆、成員調整名單；啟用或廢止校屬職能機構和單位的印章；發(fā)布學校有關的統(tǒng)計資料和信息；根據學校授權和決定，就全校帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。

4、“西安科技大學校長辦公室”版頭，適用于印發(fā)全校性的重要會議通知和工作安排；印發(fā)學校非正式公布的討論稿、征求意見稿；全校節(jié)假日安排、臨時性的工作調整；以校長辦公室名義出具的說明類函件等。

5、“西安科技大學院處函件”版頭，適用于印發(fā)職能部門（含具有行政管理職能的無級別單位，以下同）職權范圍內的工作安排，印發(fā)根據上級和學校的工作部署，要求各單位和人員需要辦理或知曉的事項；印發(fā)由各職能部門向校內其它部門和單位答復的事項；院處級表彰獎勵等。

6、西安科技大學××學院版頭，適用于就本學院的工作和有關事項作出安排；院級的表彰獎勵和懲處；向學校及有關職能部門就有關問題、情況進行詢問、商榷、答復、報告、請示等。

7、“西安科技大學會議紀要”版頭主要適用于校長辦公會議、專題會議。

（四）學校行政公文版頭文頭用字規(guī)格一般為20×14毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔34毫米；校長辦公室公文版頭文頭用字規(guī)格為20×10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔25毫米；機關各職能部門所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14×10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。各學院、產業(yè)集團公司等所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14×10毫米，文件文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。

函件文頭天高為30毫米，文頭下沿4毫米處為一武文線（上粗下細），距下頁邊20毫米處為一文武線（上細下粗），兩條線均為170毫米。

（五）秘密等級：秘密公文應按密級劃分規(guī)定，在文頭右上方注明“機密”或“秘密”字樣，“機密”公文應在文頭左上方標明份數序號。

（六）緊急公文應根據重要程度、時限要求在文頭右上方標明“特急”、“急件”。同一公文既是密件又是急件的，緊急程度標于秘級之上。

（七）發(fā)文字號：正式公文須編發(fā)文字號，發(fā)文字號一般由學校代字、機關或單位代字、職能代字、年號、序號等部分組成。如學校教學工作方面的文件，發(fā)文字號為“西科教發(fā)[2003]××號”，其中“西科”為學校代字，“教”為職能代字，方括號內“2003”為年號，后為文件序號；又如校長辦公室發(fā)文，字號為“西科辦發(fā)[2003]××號”，其中的“辦”為機關代號。為使發(fā)文字號規(guī)范，避免發(fā)文字號的交叉、雷同，各學院、產業(yè)集團公司、機關部門等的發(fā)文字號不出現學校代字和職能代字，只出現單位代字和年號、序號，如教務處的發(fā)文字號為“教務發(fā)[××××]××號”，教務函[××××]××號。

紅頭文件的發(fā)文字號下行文標注在橫線之上中間位置，上行文標注在橫線左上方；機關部門發(fā)文字號標注在橫線右下方。

各部門、單位啟用發(fā)文字號前須報校長辦公室備案。

（八）簽發(fā)人：凡上報公文均須注明簽發(fā)人；聯(lián)合上報的公文，應注明主辦機關簽發(fā)人。其中“請示”還應當在附注處注明聯(lián)系人（具體承辦人）的姓名和電話。簽發(fā)人姓名要注在文頭紅線右上方，發(fā)文字號適度左移。下行公文可不注明簽發(fā)人。

第八條 公文文干部分包括：標題，主送單位，正文，附件說明，落款（印章），成文日期等。

（一）公文標題：公文標題應準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發(fā)文機關名稱或規(guī)范的簡稱、公文主題、公文文種三部分組成。因公文文頭已含發(fā)文機關名稱，標題中可將發(fā)文機關名稱省略。轉發(fā)類公文標題，應避免冗長。在公文標題中，除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不加標點符號。

（二）主送機關：一般公文的主送機關應寫于標題之下、正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、會議紀要等，主送機關不寫或寫于正文之后的印刷板記欄內。

學校行政公文“主送機關”的用法為：校內行文，學校發(fā)至全校的文件，“主送機關”用“各部門、各單位”；發(fā)文范圍較小的文件，“主送機關”用“各有關單位”或直接列明部門、單位名稱（部門是指具有管理職能的處級機構；單位是指相對獨立的處級業(yè)務單位或直屬單位）；對外行文，“主送機關”直接列明收文機關名稱。

（三）正文：公文正文應按照行文關系及擬文要求認真撰寫。

（四）附件：公文如有附件，應在正文之后，成文時間之前，按順序注明附件名稱（如“附件：

1、××××”）并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標點符號。附件一般不蓋印章。印發(fā)、轉發(fā)類公文，應在標題和正文中表述附件名稱，正文之后不再列述。

（五）落款：包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。落款或印章與發(fā)文版頭必須一致。

1、上報公文和其它對外行文,不署名,只蓋發(fā)文單位印章。

下發(fā)的公文：數量較大的普發(fā)性公文暫以署名代替印章，但存檔的公文必須加蓋印章；凡涉及對師生員工獎懲、涉及學校權益等重要文件（包括普發(fā)性公文）必須加蓋印章。以單位負責人名義行文，同時冠以職務和身份。

聯(lián)合下發(fā)的公文，各單位都應加蓋印章，印章順序要與行文機關相吻合，最后一枚印章與發(fā)文時間相疊。

2、成文日期：確定成文日期的原則是，凡會議通過的，以通過日期為準；領導簽發(fā)的，以領導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)機關領導人簽發(fā)日期為準。成文時間應標注于正文之后。成文日期必須標全漢字年、月、日，“零”應寫為“○”。

3、當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第九條 文尾部分一般由附注，主題詞，抄送單位，印發(fā)單位，印發(fā)日期和印發(fā)份數等。

(一)公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注在落款之下主題詞之上?！罢埵尽鳖惞母鶕枰诟阶⑻幾⒚髀?lián)系人的姓名和電話。

(二)主題詞：公文應當標注主題詞，主題詞按照上級機關的要求標注。主題詞標注于抄送機關之上。以學校和校長辦公室名義制發(fā)的公文，主題詞由校長辦公室統(tǒng)一標注。各學院、產業(yè)集團公司制發(fā)的紅頭文件的主題詞，由各制發(fā)單位按有關規(guī)定自行標注。機關各部門所發(fā)函件不標注主題詞。

(三)抄送機關：抄送機關指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。排列方法與“主送單位”相同。公文如需抄送個人，應排在單位名稱之后。

(四)印制單位、印發(fā)時間和份數：印制單位列抄送機關之下，并標明時間、份數。印發(fā)時間以送印日期為準。

第十條 公文文字從左至右橫寫、橫排。標題用2號宋體，正文用3號仿宋體。原則上每頁20行，每行22字。公文用紙一律使用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米），右側對齊，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第三章 發(fā)文辦理程序

第十一條 發(fā)文處理一般包括擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發(fā)、登記（編號）、復核、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十二條 擬稿：學校的綜合性公文，由校辦組織擬稿或者由校辦會同有關部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領導人要親自起草或者主持起草。第十三條 草擬公文應當做到：

（一）嚴肅認真。文稿要符合黨和國家的方針政策及有關規(guī)定，符合學校實際情況。如變更現行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并與原有政策規(guī)定相銜接。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，用詞規(guī)范，篇幅力求簡短。

（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號（用圓括號括起）。時間應寫具體的年、月、日。

（四）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為㈠，第三層為“1”，第四層為“⑴”。公文應避免采用過多的層次結構。

（五）必須使用國家法定計量單位。

（六）用詞用字要準確、規(guī)范，文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

（七）擬制緊急公文，應當體現緊急原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（八）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第十四條 擬稿完畢，擬稿人應當清楚填寫“西安科技大學發(fā)文稿紙”中的有關要素；需要說明情況的，應在“擬稿說明”欄中注明。

第十五條 核稿：核稿由擬稿人送由主辦單位負責人審核。

核稿的重點是：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學校有關規(guī)定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細則規(guī)定；是否需要其它單位會稿。

第十六條 會稿：會稿由擬稿單位文秘人員送審，由會稿單位負責人完成。

會稿的重點是：把握正文涉及本部門職權范圍內需要配合執(zhí)行或者核定的事項。會稿部門如有不同意見，應明確表述，若只簽姓名，則視為同意。

第十七條 審稿：一般擬稿人送審，凡以學?；蛐ｉL辦公室名義印發(fā)的重要公文（包括規(guī)章制度）在報校領導簽發(fā)前，必須送校辦審稿。

審稿重點是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合規(guī)定；是否需要其它單位會稿；是否與學校已有的規(guī)章、政策相一致；是否需要經學校研究決定。需要由校領導簽發(fā)的，注明“請×××簽發(fā)”，由校辦文秘人員報校領導簽發(fā)。

第十八條 簽發(fā)：公文一經簽發(fā)即成定稿，并據此生效。簽發(fā)人代表本發(fā)文單位對公文在政治上、內容上、文字上的正確性負完全責任。急件公文，簽發(fā)人如果不在校內，可通過電話聯(lián)系，經請示同意后，可先發(fā)文，再補辦簽發(fā)手續(xù)。

公文簽發(fā)應按照領導的分工和職權范圍進行：

（一）以“西安科技大學文件”、“西安科技大學”版頭制發(fā)的公文，由校長或者主管副校長簽發(fā)。其中，常規(guī)性、例行性公文，經校長或主管副校長書面授權委托后，可由被授權委托人簽發(fā)并向授權委托的校領導負責。

以部門或者單位名義制發(fā)的公文（包括“西安科技大學校長辦公室文件”、“西安科技大學校長辦公室”、“西安科技大學院處函件”），由主管校領導簽發(fā)，或經主管校領導同意，由部門或者單位的主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。其中，“西安科技大學院處函件”由發(fā)文單位審核把關，簽發(fā)后直接送校長辦公室文印室打印。

（二）需要經過會議通過的必須按照規(guī)定程序提交會議通過后再行簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)。會議討論通過的公文，必須注明會議名稱和通過日期。

（三）學校各單位、各部門向學校上報的請示、報告須按學校公文處理辦法的有關規(guī)定行文，要有簽發(fā)人，并加蓋公章，否則學校拒收退回。

（四）公文簽發(fā)應在簽發(fā)欄中寫明“發(fā)”、“速發(fā)”等字樣，并簽全名和年月日。只簽姓名，視為同意。簽發(fā)人如認為需送其他負責人（或上級領導）事先閱知時，可注明“請先送×××閱后再發(fā)”。第十九條 各單位正式公文必須正式登記編號。

第二十條 繕印：一般由擬稿單位負責校對。由打字員按照規(guī)定的公文格式排版并通知擬稿單位校核后繕印。

公文印制前，擬稿單位的文秘人員應當進行復核。復核確系無誤后必須簽署“同意印刷”字樣，否則文印室不得印刷。復校重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十一條 蓋?。簲M稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按本細則第八條第（五）款規(guī)定加蓋印章。所蓋印章必須與發(fā)文版頭的單位名稱相一致。

第二十二條 分發(fā)：由擬稿單位負責按規(guī)定份數和發(fā)送范圍發(fā)送。重要的和有辦理時限的校內發(fā)文必須一一送交簽收；寄送校外的請示、重要報告必須用掛號發(fā)出或親送簽收。公開印發(fā)的公文，可以張貼、上網，可以自行翻印。

利用計算機、傳真機傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文不得用計算機、傳真機傳輸。第二十三條 公文分發(fā)后，擬稿人應及時收集底稿并連同印制好的公文一起交文秘人員立卷和歸檔。第二十四條 需要辦理的公文，有關人員應及時按學校有關規(guī)定督查、督辦。

第四章 收文辦理程序

第二十五條 收文辦理一般包括審核、簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。校長辦公室機要秘書負責行政收文處理。

第二十六條 審核、簽收：收到來文，應當先依據本細則行文的有關規(guī)定進行審核，不符合行文規(guī)則的予以拒收退回。

凡涉及兩個以上部門來文，主辦部門必須與相關部門協(xié)商一致形成統(tǒng)一意見上報；若意見不一致也須說明。第二十七條 編號、登記：審核合格后的各類來文，需按照來文單位及類別進行分類，并按照收文時間先后進行編號，然后將公文標題、來文單位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項進行登記，來文編號、登記時間一般不超過12小時。

學校收到的來文，屬陜西省人民政府、陜西省教育廳、西安市人民政府的，編政字號；其它部委、廳局和單位的，編綜字號；簡報類的、編簡字號，校內各單位的，編內字號。

第二十八條 擬辦：編號、登記后的來文，機要秘書要在24小時內進行擬辦處理，或提出擬辦意見，或呈送校辦主任處理。若遇到急件公文，可先通知主辦單位按文件要求做準備，再送有關領導批辦。凡屬給職能處室的復函、報表、會議通知、調查表、外事接待等一般性來文，可直接送各職能部門簽收閱辦；其它來文附“文件閱辦單”后，送校辦負責人批注擬辦意見。

第二十九條 批辦：按照擬辦意見，送有關領導批辦。批辦時間一般不超過3天，并答復來文單位。凡涉及兩個或兩個以上職能部門辦理的文件，批辦時應注明主辦單位。

第三十條 承辦：已批辦的文件須按領導批示交由主辦單位承辦。承辦時間一般不超過一周，緊急文件應當按文件時限要求辦理，確有困難的應及時向來文單位說明原因。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主辦單位應及時、主動與協(xié)辦單位協(xié)商辦理。

第三十一條 催辦：對超出辦理時限要求的文件，文秘人員要進行催辦。催辦時，應附催辦單。第三十二條 立卷歸檔：文件辦理完畢后，各單位應對本單位收到的文件按照有關規(guī)定進行立卷與歸檔。涉及兩個以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進行歸檔。

第五章 附 則

第三十三條 學校各獨立法人單位的行政收發(fā)文辦理可參照本細則執(zhí)行。

第三十四條 本細則自發(fā)布之日起施行。過去下發(fā)的，凡與本細則不一致的，以本細則為準。第三十五條 本細則由校長辦公室負責解釋。

西安科技大學行政公文發(fā)文代字

一、發(fā)文“字”、“發(fā)”、“函”的用法

上行文用“字”，下行文用“發(fā)”，平行文用“函”。

二、學校發(fā)文代字

1、西科字（發(fā)、函），適用于學校產生的重要文件；

2、西科辦字（發(fā)、函），適用于辦公室產生的重要文件；

3、西科人（發(fā)、函），適用人事處產生的重要文件；

4、西科財（發(fā)、函），適用財務處產生的重要文件；

5、西科教（發(fā)、函），適用于研究生、本科、成人教育及圖書館等教輔部門產生的重要文件；

6、西科研（發(fā)、函），適用于科技處、學報、高教研究、網絡中心口產生的重要文件；

7、西科學（發(fā)、函），適用學工處產生的重要文件；

8、西科基（發(fā)、函），適用基建處產生的重要文件；

9、西科后（發(fā)、函），適用總務處產生的重要文件；

10、西科保（發(fā)、函），適用保衛(wèi)處產生的重要文件；

11、西科產（發(fā)、函），適用校辦科技產業(yè)及勞司、機電廠口產生的重要文件；

12、西科監(jiān)（發(fā)、函），適用于監(jiān)察處產生的重要文件；

13、西科審（發(fā)、函），適用審計處產生的重要文件；

14、西科學科（發(fā)、函），適用學科辦產生的重要文件；

15、西科資（發(fā)、函），適用國資處產生的重要文件；

16、西科外（發(fā)、函），適用國際交流中心產生的重要文件；

17、西科離（發(fā)、函），適用離退處產生的重要文件；

18、西科證函，適用于學校出具的證明類函件。

三、各處（室）發(fā)文代字

各處（室）產生的一般內發(fā)文件，均取消“西科”字樣，學校認定的各處（室）發(fā)文字號如下：

1、辦秘字（發(fā)、函）適用于校長辦公室產生的一般文件：

2、人事字（發(fā)、函），適用人事處產生的一般文件；

3、財務字（發(fā)、函），適用財務處產生的一般文件；

4、教務字（發(fā)、函），適用于教務處及教輔部門產生的一般文件；

5、研究生字（發(fā)、函），適用于研究生處產生的一般文件；

6、成教字（發(fā)、函），適用于成人教育學院產生的一般文件；

7、科研字（發(fā)、函），適用于科技處、學報、高教研究、網絡中心口產生的一般文件；

8、學工字（發(fā)、函），適用學工處產生的一般文件；

9、基建字（發(fā)、函），適用基建處產生的一般文件；

10、總務字（發(fā)、函），適用總務處產生的一般文件；

11、保衛(wèi)字（發(fā)、函），適用保衛(wèi)處產生的一般文件；

12、產業(yè)字（發(fā)、函），適用校辦科技產業(yè)及勞司口產生的一般文件；

13、監(jiān)察字（發(fā)、函），適用于監(jiān)察處產生的一般文件；

14、審計字（發(fā)、函），適用審計處產生的一般文件；

15、學科字（發(fā)、函），適用學科辦產生的一般文件；

16、國資字（發(fā)、函），適用國資處產生的一般文件；

17、外事字（發(fā)、函），適用外事辦產生的一般文件；

18、離退字（發(fā)、函），適用離退處產生的一般文件。

第二篇：國有企業(yè)公文處理實施細

公文處理實施細則

第一章

總

則

第一條 為了適應日常辦公需要，推進機關公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

第二條 機關的公文是本單位在行使管理職能過程中形成的具有法定效力、規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨、國家、自治區(qū)、電力公司的方針、政策，發(fā)布規(guī)章和工作措施，請示和答復問題，指導布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條 本單位各部門應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，專人負責，不斷提高公文處理效率和質量。

第六條 行政辦主管本機關的公文處理工作，并對各部門的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

第二章

公文種類

第七條 公文種類主要有：

（一）決定

也適用于對重要問題提出見解和處理方法。

（十）紀要

記載和傳達會議情況和議定事項。

第三章

公文格式

第八條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加 “文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

第四章

行文規(guī)則

第十二條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十三條 行文關系應根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不能越級行文，確因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送越過的上級機關；向下級單位的重要行文，應抄送其直接上級機關。

第十四條 行文規(guī)則

(一)本企業(yè)可以對所屬部門部署工作，可以向上級領導和主管部門請示、報告工作，可以同政府各委、辦、局相互行文，也可以根據政府的授權和有關規(guī)定，答復有關政府機構提出的業(yè)務問題，但無權對其下命令、作指示。

(二)管理部門在主管業(yè)務范圍內，可以本部門名義向所屬各部門行文，由行政辦統(tǒng)一印制文頭，由各部門負責人簽發(fā)，各部門文書負責編號，編號為“XX?20XX?X號”，加蓋部門印章,行政辦不負責核稿。此類公文只能對局屬單位行文，不能對局外部行文。各部門之間不互相行文。多個部門聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文字號取主辦部門發(fā)文字號。

(三)上行文原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。對可行性研究報告、初步設計審查意見等業(yè)務性較強的公文，在報請上級審批的同時，可抄送下級機關及有關單位。

(四)各部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本

者蓋章，并注明簽收時間。行政收文由行政辦文書簽收；機要件、黨委收文由黨委工作處文書簽收。代表本企業(yè)參加會議帶回的重要文件和各部門收到給本企業(yè)的公文，應對口交行政辦、黨委文書處理。

(三)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載，電子公文在辦公自動化系統(tǒng)中填寫收文登記簿。

(四)擬辦。文書部門對收到的公文應當進行初審，并根據公文內容提出擬辦意見。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

(四)批辦。由文書依據擬辦意見報本機關負責人批示。行政辦文書呈送局領導、各部門傳閱的文件，在傳閱時不得積壓、不得橫傳。

(五)承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當根據批辦意見轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門，主辦部門應主動承辦，會辦部門應協(xié)同配合。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。

(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部

第三篇：行政公文處理制度

xxxx局行政公文處理制度

第一條 為進一步提高以文輔政的水平，使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我局實際，制定本制度。

第二條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則。做到及時、準確、安全。

第三條 各科室負責人應當高度重視公文處理工作，認真做好本科室公文處理工作。

第四條 辦公室是公文處理的管理機構，主管全局的公文處理工作。

第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

收文辦理

第六條 秘密級以上文件由辦公室機要人員簽收，其他文件由辦公室收發(fā)人員簽收。

第七條 文件簽收后，由辦公室根據文件內容提出擬辦意見或分發(fā)意見，送局領導批示后辦理。需要擬辦的文件有以下三種：

（一）上級機關主送本局并需要貫徹落實的文件；

（二）本局所屬部門或各級街道辦事處主送本局請示性文件；

（三）平行機關或不相隸屬機關送本局的商洽、征詢性等需-1-

要辦理或答復的文件。

無擬辦事項的閱知性文件，由辦公室確定傳閱范圍和提出分發(fā)意見。

第八條 為減輕領導工作負擔，堅持實事求是、精簡、高效的原則，下列文件不寫擬辦意見：

（一）一般性簡報、刊物、資料；

（二）抄送本局機關的請示性文件；

（三）與本局職責范圍無關的請示性文件。

第九條 承辦科室收到交辦后的公文后應當分清主次先后，及時辦理，不得延誤、積壓、推諉；需要兩個以上科室辦理的應當請示領導后明確主辦部門。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當說明理由。

對不屬于本科室職范圍或者不宜由本科室辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。

對辦理中涉及其他科室職權的事宜，承辦科室應當主動與有關科室協(xié)商辦理；如有分歧，所涉及的科室要相互協(xié)調，不得互相扯皮和推諉。

第十條 送承辦科室辦理的文件，辦公室有權催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。

發(fā)文辦理

第十一條 行文應當確有必要，注重效用。屬于科職權范圍內的事務，應當由本科室自行行文，并且只能以本科室的名義發(fā)

出。

第十二條 本著精簡文件的原則，遇科室之間職權交叉的事務，應在協(xié)商一致的基礎上以牽頭科室為主行文，其他相關科室應當提供必要的資料和數據，不得各自行文或重復行文。

第十三條 草擬公文應當做到：

（一）符合國家法律、法規(guī)及部令、規(guī)章等有關規(guī)定；

（二）情況屬實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）使用文種正確。

（四）定密準確。

第十四條 公文送局領導簽發(fā)前，應當送辦公室文秘部門進行審核。審核范圍主要包括：行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合規(guī)定，定密是否準確等。

公文管理

第十五條 公文由辦公室指定專門人員收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第十六條 凡絕密級和注明不準翻印的公文不得翻印，其他涉密公文應經科室負責人審核簽字并經辦公室領導批準后方可翻印，但應當注明翻印的部門、份數、日期、經辦人和印發(fā)范圍等。

第十七條 不具備歸檔和存查價值的公文，由辦公室機要人

員統(tǒng)一銷毀。

銷毀秘密公文應當到指定場所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第十八條 各科室應當搞好公文日常管理、防止丟失、泄密、毀損。工作人員外出考察學習、參加培訓或調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用或保管的公文按照規(guī)定辦理移交、清退手續(xù)。

第十九條 借閱文件必須履行登記、簽字手續(xù)并交待注意事項，借閱秘密文件須經辦公室領導批準，嚴格控制閱知范圍和借閱期限。

第四篇：行政公文寫作處理-行政公文格式

行政公文寫作與處理

（三）——行政公文格式

一、行政公文的一般格式

公文內一般由眉首、主體、版記三部分組成，分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等17項要素。

1、眉首

置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱為眉首。眉首主要包括：公文份數序號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號和簽發(fā)人。（1）公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份的順序編號。如需標識，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印。密級公文必須標識公文份數序號，其他公文可不標識。如：一份公文份數序號標識為：0000123。

（2）秘密等級和保密期限

公文中如有關系到國家的安全和利益、在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項時，應標識秘密等級。秘密等級用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如在標識秘密等級的同時需要標識保密期限，用3號黑色字頂格標知在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。國家秘密的密級分為絕密、機密、秘密三級。絕密是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益受遭受特別嚴重的損害；機密是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害。秘密是一般的國家秘密，泄露會使國家安全遭受損害。標注密級的同時應標注保密期限，保密期限根據實際情況確定，一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注一般按保密期限20年認定。如：秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。

（3）緊急程度

如需標識緊急程度，用黑色3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如已標識秘密登記和保密期限，秘密登記和保密期限位置不變，緊急程度下移1行，即頂格標識在公文版心右上角第2行。如：平急、加急、特急、特提。

（4）發(fā)文機關標識

發(fā)文機關 標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，如：國務院文件。對某些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱（如函等）。發(fā)標識文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文（請示、報告等），發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關一般采用小標宋體字，用紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發(fā)文機關酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×寬）。關于聯(lián)合行文問題。行政機關聯(lián)合行文，主辦機關排列在前，“文件”二字標注于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布，標注主辦機關的發(fā)文字號。行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列，原則上使用排列在前的機關的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標注一個機關的發(fā)文字號。如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（5）發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字標識居中排布，年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份使用全稱，用六角括號“[]”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加第字。如國發(fā)[2001]2號如需標識簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號與簽發(fā)人姓名平行排布，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號，冒號后用3號楷體自標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名只下按發(fā)文機關順序依次順排，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人同處一行。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

2、主體

置于紅色反線（不含）以下至主題詞以上（不含）之間的各要素稱為主體。主體主要包括：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間和公文生效標識。附注。（1）公文標題

公文標題應當正確簡要地概括公文的主要內容，一般由發(fā)文機關名稱或規(guī)范化簡稱、公文主題、公文文種三部分組成。除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性公文名稱加書名號外，一般不加標點符號。公文標題位于紅色反線之下，空兩行用2號小標宋體字標識，可分一行和多行派部。如：國務院辦公廳印發(fā)關于做好2001年立法工作的幾點意見和2001年立法工作安排的通知。

（2）主送機關

公文標題下空兩行，用3號仿宋體字左側頂格標識，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：（××發(fā)[2001]11號）。如果主送機關過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如：主送：各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構。

（3）公文正文 主送機關下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不能回行。用3號仿宋體字，每行28字，每頁22行。

（4）附件

公文如有附件，應在公文正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識?！案郊?字后標全角冒號。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：附件：1.××××），附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行用3號仿宋體紫頂格標識“附件”兩字，有序號時標識序號（如：附件1），下空一行用2號小標宋體字標識附件名稱；附件的序號和名稱應前后一致。附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。（5）成文時間和公文生效標識

成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”標識為“○”，如：二○○七年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯數碼“0”代替。

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字，加蓋發(fā)文機關印章。發(fā)文機關印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章為紅色。

聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成為內時間拉開，左右各空7個字，主辦機關印章均壓成文時間,印章為紅色．兩印章互不相交或相切，相距不超過３mm．聯(lián)合行文需加蓋３個以上印章時，每排最多排三個印章，兩端不得超過版心．最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下空２字標識成文時間。

當公文排版后所余空間不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距等方法加以解決，無比使營帳與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（六）附注

公文如有附注，用３號仿宋體字居左空２字加圓括號標識在成文時間下一行。如：（文中所用數字均為國家統(tǒng)計局公布的２００７年統(tǒng)計數字）

３、版記

置于公文主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。版記應置于公文最后一頁，版記主要包括：主題詞、抄送、印發(fā)機關和印發(fā)時間。版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（１）主題詞

“主題詞”三字用３號黑體字居左頂格標識，后加全角冒號；詞目用３號小標宋體字，詞目之間空一字。

（２）抄送欄

公文如有抄送，在主題詞下一行，左空字用３號仿宋體字標識，“抄送”兩字后標全角冒號，回行時與冒號后的抄送機關對齊；最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關，抄送機關下移。

（３）印發(fā)機關和印發(fā)時間

印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送之下（無抄送在主題詞之下）占一行位置，用３號仿宋字體標志識，印發(fā)機關左空１字，印發(fā)時間右空１字。印發(fā)時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

４、公文用紙、排版規(guī)格與標點符號的使用

（１）公文用紙幅面及版心尺寸

公文用紙采用Ａ４型紙，其成品幅面尺寸為２１０mm×２９７mm，天頭（上白邊）為３７mm±１mm，訂口（左白邊）２８mm±１mm，版心尺寸為１５６mm×２２５mm（不含頁碼）。

（２）排版規(guī)格

公文正文采用３號仿宋體字，一般每頁派２２行，每行排２８個字，雙面印刷。

（３）標點符號的使用

正式公文標點符號應按照《標點符號應用法》的規(guī)定執(zhí)行。正式公文除發(fā)布規(guī)章性公文外，標題一般不使用標點符號。

（４）公文內容結構層次數字標識

公文文字表達應力求簡明扼要，層次分明，力求說短語、行短文，避免多層次結構。

第一層用：一、二、三、......第二層用：

（一）、（二）、（三）......第三層用：１、２、３......第四層用：（１）、（２）、（３）......（５）頁碼和表格

頁碼用４號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。如：－１－。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

第五篇：行政公文處理辦法

行政公文處理辦法

第一節(jié) 總則

第一條 為做好公司的行政公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家有關規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 公司行政公文，是公司在各項工作管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹公司決定，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理是指圍繞公文的形成、辦理、管理等所進行的一系列銜接有序的工作。行政管理部主管負責指導公司系統(tǒng)的公文處理工作，堅持統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔的原則。

第四條 公文處理工作人員應當具備一定的政治、文化和業(yè)務素質，工作積極，作風嚴謹，嚴守紀律，恪盡職守，樹立為領導、為基層服務意識。

第五條 公文處理的基本要求是準確、及時、安全、保密。

第六條 公文處理要堅持實事求是的原則，力戒官僚主義、形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質量。

第二節(jié) 行文規(guī)則

第七條 公司行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

第八條 公司各部室、各子公司可分別以本單位名義行文，但不得以本單位名義自行對外行文，更不能自行對外報送請示性公文。因業(yè)務工作需要對外行文時，自擬文稿，經總公司領導簽發(fā)后以公司名義行文。

第十條 公司各部室，在自己的職權范圍內，可以向各公司行文；根據集團公司的授權和有關規(guī)定，可以答復各公司請示事項。在一般情況下，各部室不能對各公司發(fā)布指示性公文。相關部室對同一問題未達成一致意見，不得各自行文。

第十一條 請示的公文，不要同時抄送同級或下級單位，在上級單位未批復前，下級單位不得擅自按請示公文的內容執(zhí)行，請示問題堅持“一文一事”制度，避免“一文數事”和在“報告”中夾帶請示事項。

第十三條 各公司向集團公司報送正式公文，公文抬頭一律寫“集團公司”送行政管理部擬辦、呈批，不要直接送領導同志本人，更不要同時送幾位領導同志，以免重復批示或遺漏。

第十四條 向下級單位行文，一般不抄報上級單位。重要行文，經簽發(fā)人審定，可以抄報直接上級單位。

第十五條 行文要注重效用，堅持少而精的原則，對普發(fā)性文件，應嚴格控制發(fā)文數量，發(fā)文范圍為集團公司各領導和各公司、各部室。

一、凡是通過網絡、口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，不要再行文；

二、某項工作方針已經明確，執(zhí)行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號召或重申已有的規(guī)定、要求，不要再行文。

三、發(fā)布內部制度、規(guī)范性公文，必須注意與已發(fā)布的同類規(guī)章相銜接，內容不得抵觸。若有新的規(guī)定，必須在行文時注明對原發(fā)布規(guī)章修改或廢止，已有的規(guī)章未廢止前，不要重復發(fā)布同類規(guī)章。

四、只有原則性意見，尚未有切實可行的執(zhí)行措施或辦法前，不要倉促行文。

第三節(jié) 常用文種

第十七條 集團公司常用文種主要有：決定、決議、意見、通知、通報、請示、報告、批復、會議紀要等。

決定：對重要問題或重大行動做出的決定及采取的措施，用“決定?！?/p>

決議：經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項，用“決議?！?/p>

意見：發(fā)布對重大問題的主張，要求有關部門貫徹執(zhí)行，用“意見?！?/p>

通知：發(fā)布規(guī)章，任免干部，傳達上級的指示，向各部室、各公司布置工作，轉（印）發(fā)上級、同級單位和不相隸屬單位的公文，發(fā)布要求各部室、各公司辦理、周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。

通報：表彰先進，批評錯誤，交流經驗，傳達重要精神或情況用“通報”。請示：向公司外或上級單位請求指示、批準，用“請示”。

報告：向上級單位匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級單位的詢問或要求，用“報告”。“請示”和“報告”必須嚴格分開，不得在“報告”中夾帶請求指示和批準事項，公文標題不得用“請示報告”。

批復：上級單位向下級單位答復請示用“批復”。

會議紀要：記載和表達會議主要精神和議定事項，要求與會單位共同遵守，用“會議紀要”。

第四節(jié) 公文起草

第十八條 起草公文是在領導決策過程中一項重要的參謀工作。公文起草要在調查研究的基礎上認真撰寫，反復修改。起草重要文件，應在總經理辦公會認真研究的基礎上，由有關領導親自動手或親自指導、主持進行。

第十九條 公文起草的基本要求：

一、全面、準確地反映客觀實際情況，符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，符合上級單位的有關指示精神；

二、完整、準確地體現工作意圖；

三、重點突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清楚，文字清晰，標點準確，書寫工整，篇幅力求簡短。

四、正確使用文種，符合公文格式要求；

五、人名、地名、時間、數字、引文等要準確，時間應寫具體的年月日，引用文件應先引用標題，后引發(fā)文字號；

六、公文中的數字，除部分序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作詞素的數字以及其他必須使用漢字的外，一般使用阿拉伯數碼。結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，不得逆向使用。在同一公文中，數字的使用應前后一致；

七、公文中的漢字和標點符號按國家發(fā)布的標準方案執(zhí)行，計量單位采用國家法定計量單位；

八、文字規(guī)范，用詞準確。使用簡稱時，除已規(guī)范化的簡稱外，一般先用全稱，并注明簡稱。

第二十條 擬送審核、簽發(fā)的文稿首頁必須使用規(guī)范的發(fā)文稿紙。

第五節(jié) 公文校核

第二十一條 集團公司公文在送領導審批或簽發(fā)前，均須行政管理部負責認真核稿。第二十二條 公文核稿的重點：

一、是否確需行文；

二、內容是否符合黨和國家的路線、方針、政策以及有關的法律、法令和規(guī)定，是否完整、準確地體現了發(fā)文單位的意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行，內容涉及的單位是否經過協(xié)調，意見是否一致；

三、篇章結構是否合理，層次是否清楚，文句是否簡明通順、符合語法規(guī)范，書寫是否工整；

四、公文格式如標題、主送單位、發(fā)文單位、成文日期等的擬寫是否合乎要求，文種的選擇是否適當等；

五、是否符合規(guī)定的審批、會簽手續(xù)，附件是否齊全。

第六節(jié)公文審批權限

第二十三條 公文必須經有關領導簽發(fā)方能印發(fā)生效。集團公司公文，按照下列規(guī)定簽發(fā)：

一、凡屬對外公文，由集團公司總經理簽發(fā)，特殊情況由經授權的其他領導簽發(fā)。

二、凡屬內部行文由總經理簽發(fā)。

三、經會議授權或經簽發(fā)人授權的公文，可由被授權人簽發(fā)。

第七節(jié) 公文格式

第二十四條 公文格式包括版式和公文體式的有關部門。即：版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、單位印章、主題詞、抄送（報）單位、秘密等級、緩急時限、印制版記等。

一、版頭由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱（或加括號標注文種名稱）組成。版頭文字一律用紅色套印。

二、發(fā)文字號由單位代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成（如“××字[2003]××號”），位于發(fā)文單位標識下方居中。公文的發(fā)文順序號一律以本單位發(fā)文順序統(tǒng)編大流水號。

三、簽發(fā)人姓名標注在發(fā)文字號右側適當位置。

四、公文標題應當準確、概括地反映公文的主要內容，一般由發(fā)文單位名稱、公文內容和文種三部分組成，使用版頭的公文，標題中可省略發(fā)文單位名稱。公文標題位于發(fā)文單位標識和發(fā)文字號下方居中。

五、主送單位是指收受、辦理公文的單位，寫在標題之下，正文之上，頂格書寫。

六、正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容。

七、公文如有附件，標題置于正文之后、發(fā)文單位名稱之前；如附件較多，應標注順序號，逐件寫明附件的名稱。

八、發(fā)文單位名稱應使用全稱，寫在正文的下面偏右側，一般不得省略。

九、成文日期以公文簽發(fā)或會議通過日期為準，一般標注在發(fā)文單位名稱下方居中。

十、公文的秘密等級分“絕密”、“機密”、“秘密”，緊急公文為“特急”、“急”。公文的密級范圍和緩急由擬稿人提出，核稿人和簽發(fā)人審定。密級和緊急程度標注在公文首頁左上角。

十一、正式公文都應加蓋單位印章（有特定版頭的普發(fā)性公文除外）。用印位置要求上不壓正文，下要騎年蓋月，端正清楚。

十二、集團公司行政公文，要逐步實現標注主題詞，以利于現代化工具檢索。主題詞由反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或詞性詞組組成，標注在公文末尾左下部，抄送范圍上方。

十三、公文抄送（報）范圍標注在發(fā)文單位下方位置。除主送單位外，對其他需要了解公文的主管單位或部門用“抄報”，同級單位和不相隸屬單位用“抄送”。對抄送（報）單位的數量應嚴格控制，既不要濫抄濫送，又要防止遺漏。

十四、印制版記包括打字人、校對人和印刷份數。公文末頁下端，并加上、下隔線。

十五、當發(fā)文單位署名頁無正文時，應當在發(fā)文單位名上方標明“（此頁無正文）”。第二十五條 公文使用的漢字從左至右橫排，采用3號仿宋字體打印。公文用紙幅面規(guī)格一般用A4紙型，左側裝訂，頁數多的公文在左冊兩處用釘，毛天齊地，毛左齊右。第二十六條 公文制作要先急后緩，保證時限要求，做到準確及時、文面清晰、字體適當、用紙規(guī)范、美觀大方、裝訂整齊。

第八節(jié)公文辦理

第二十七條 公文辦理為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理主要包括公文的簽收、啟封、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、批辦、承辦和對內催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、簽收公文要逐件清點，重要公文要逐頁查點；如發(fā)現問題，應及時向發(fā)文單位查詢并采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。各部室、各公司要指定人員按時負責公文的取送簽收。

二、啟封應按規(guī)定的職責范圍進行。一般公文由行政管理部人員啟封；寫明領導“親收”、“親啟”的封件，應交本人啟封。

三、登記須將公文標題、發(fā)文字號、發(fā)文單位、成文時間、主送單位、份數、收發(fā)時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

四、擬辦主要指行政管理部負責人對收文提出初步處理意見，注請主管領導批示或注送有關職能部室辦理，并提供背景材料，供領導審批時參考。

五、分發(fā)是指行政管理部根據擬辦意見或領導批示、有關規(guī)定將公文分送有關領導和有關單位。時限性強的公文要及時分送，以免延誤。

六、傳閱是指行政管理部根據領導批示或授權，按照一定的程序將公文送有關領導閱批。辦理公文傳閱應當注明送傳時間，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

七、批辦是領導對公文作出批示性意見，是公文處理的決策程序。有領導重要批示的公文批示文件必須妥善保存、歸檔；批示意見須其他領導閱知或須有關人員辦理時，由行政管理部人員統(tǒng)一分送，不得橫傳，防止丟失或延誤。送領導批示的公文除急文隨到隨辦外，領導一般在三日內做出批示。

八、承辦是指有關部室、公司和人員對公文的具體辦理。凡屬承辦單位職權范圍內可以答復的事項，承辦單位應當直接答復呈文單位，同時在批辦單上注明辦理結果并簽署日期，送行政管理部銷結；凡涉及其他單位的業(yè)務事項，承辦單位要主動與有關單位協(xié)商辦理；凡須報請領導審批的事項，承辦單位應當提出處理意見，送請主管領導審批。承辦公文一般要在三日內做出處理。

九、催辦是指行政管理部對需要辦理的公文的承辦情況進行督促檢查，是實現公文效用的關鍵環(huán)節(jié)。它貫穿于公文辦理的各主要環(huán)節(jié)中。緊急或重要的需要辦理的公文應當及時、重點催辦，一般公文應當定期催辦，防止公文漏辦或延誤，做到件件有結果，并隨時或定期向領導反饋。

十、核發(fā)是指行政管理部在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復核，確定發(fā)文字號、確定分送單位和印制份數。

第二十八條 起草、修改、校核、簽批、辦理公文，應當使用符合存檔要求的書寫材料，禁用鉛筆、圓珠筆，并書寫在裝訂線以內。

第九節(jié) 公文管理

第二十九條 行政公文的傳閱、復印、銷毀由行政管理部統(tǒng)一管理，復制的公文應與正式印發(fā)的公文同樣管理。

第三十條日常公文管理由行政管理部和各公司、各部室兼職檔案員負責。工作人員調離工作崗位時，不得將個人保管或借用的公文帶走，應當按照有關規(guī)定移交、退還。

第十節(jié) 公文立卷和歸檔

第三十一條 公文辦理完畢后，各公司、各部室兼職檔案員負責及時、按要求將本單位具有查考和保存價值的公文（包括文件、電報、傳真件等文字材料）收集齊全，上交行政管理部（檔案室）按照《檔案管理制度》有關規(guī)定進行立卷和歸檔。其他部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第三十二條 行政管理部（檔案室）負責對各公司、各部室文書立卷歸檔工作進行業(yè)務指導、協(xié)調、檢查、督促。

第十一節(jié) 附則

第三十三條 集團公司各部室、各公司各級領導干部應帶頭執(zhí)行本辦法，并認真督促檢查本辦法的貫徹落實，對違反本辦法造成嚴重后果的，應嚴肅處理。

第三十四條 本辦法由集團公司行政管理部負責解釋。

第十四章文書收發(fā)制度

第一條 本公司文件（本公司之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。

第二條 文書的收發(fā)、分布等事務，由行政管理部統(tǒng)一管理。

第三條在部室中設文件負責人，負責本部門內文件的分發(fā)、保管等工作。

第四條對公司外來文書的接收由行政管理部負責。

第五條收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函全部拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上，用別針別在一起。

行政管理部將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標題、內容概要、分發(fā)地點等項目登在“收文簿”上，交行政管理部負責人。

第六條行政管理部在對文件及“收文簿”加以審核后，作出分發(fā)。

第七條行政管理部將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的領導或文書負責人應該在“收文簿”上簽收。

第九條 文書的發(fā)送由行政管理部負責。