第一篇：2.公文的體式和種類

第二章 公文的體式和種類

第一節 公文的體式

公文的體式即公文的內容項目（體）及其結構格式（式）。

《國家行政機關公文處理辦法》第十條：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。”

國家質量技術監督局 《國家行政機關公文格式 》第八條：“公文中各要素標識規則：本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記?！?/p>

一、眉首部分

包括版頭、發文字號、秘密等級、緊急程度、文件份號、簽發人等。眉首一般占文件首頁的三分之一到五分之二，用紅色橫線（黨內公文在紅線中間加紅色五角星）與主體部分隔開。

（一）版頭

是制發公文的機關在印制公文的首頁紙上方專門設置的表明公文所屬機關的固定標識。位于眉首上部正中央、發文字號之上。

版頭的樣式有二：

一是由發文機關全稱或其規范化的簡稱加“文件”二字組成。這是最常見的版頭樣式。如“中共中央文件”、“廣東省教育廳文件”。不過，這種樣式的版頭不可用于報告、請示、批復和一般性通知。

二是在發文機關名稱后加圓括號并在其中標注所發公文的文種名稱。這種樣式的版頭比較適合一般機關單位使用。如“廣東省總工會（批復）”。

幾個機關聯合行文，可用主辦機關一家版頭，也可并用幾家版頭，主辦單位排在第一位。印有版頭的紙稱為“版頭紙”，簡稱“頭紙”。一個單位一般印有兩種頭紙，即上行文頭紙和平行（下行）文頭紙。

（二）發文字號 簡稱“文號”，是一個機關制發公文的順序號。它可作為某一機關之某一公文的代稱。發文字號的作用有三：一是便于對收文和發文分類登記及分送交辦；二是便于查找引用和檢查處理；三是便于收文單位與發文單位之間的聯系。

發文字號包括機關代字、年號、順序號。其樣式有三： 一是“××發〔××××〕×號”。用于黨政領導機關的下行文，如“中發〔2006〕 2號”、“粵府發121〔2006〕8號”等。

二是“××字〔××××〕第×號”。常用于職能部門制發的公文，如“勞政字〔2006〕第9號”等。

三是“××函〔××××〕×號”。這種樣式的發文字號中機關代字后緊接帶文種性質的字樣，函、議案、批復之類的公文常用之，如“國辦函〔2006〕8號”；批復也可用“××批〔××××〕×號”的發文字號樣式，如“粵府批〔2006〕2號”。

發文字號置于文件名稱之下、橫線中央上面。幾個機關聯合發文，只標明主辦機關的發文字號。沒有版頭的公文文號，一般標注在公文標題的右下方。

編寫發文字號要注意：

（1）機關代字要避免混淆。如“計劃生育委員會”和“計劃經濟委員會”，就不可都用“計委”作為機關代字。

（2）機關代字要做到與版頭、落款、印章四統一。（3）發“通知”時，不可將“通”字納入機關代字，如“×廠通字〔2006〕第2號”。（4）年號不可簡省。如“1998”不可簡為“98”.（5）年號外應使用六角括號或方括號而不能用圓括號，以便于引用。（6）順序號前不可加“0”，以免顯得累贅。如“×府發〔2006〕06 號。（7）機關代字、年號、順序號的次序不可顛倒。

（8）正式公文都要編排發文字號。某些文種如令、公告、通告、布告等可以省略機關代字和年號。

（9）聯合發文的文號，編主辦機關的即可，不必羅列各機關的文號。因為羅列各機關的文號，一是過多地占用版面，顯得繁雜；二是看不出主辦單位；三是轉發、引用時累贅。

（三）文件份號 也叫“編號”，是同一公文的印制份數的順序號。通常由六位阿拉伯數字組成，標注于眉首的左上角，一般的寫法是：“編號：××××××”或“NO.××××××”。秘密公文要求標注份號，且在發文時予以登記。標注份號的目的是便于發文和查對。

（四）秘密等級 簡稱“密級”。凡是秘密公文，都要標明密級。密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三等。帶密級的公文分別稱之為絕密件、機密件、秘密件，不帶密級的公文稱之為普通件。給秘密公文確定密級，要注意準確，既不要過嚴，也不要過寬。密級標注于眉首左上角、份號下適中處，使用3號黑體字。標識是“★”，★前標密級，★后標保密年限，如“機密★10年”、“秘密★六個月”、“絕密★長期”。如果不標注保密年限，則絕密件保密期限為30年，機密件保密期限為20年，秘密件保密期限為l0年。

有密級的文件在發送時，應在封套上加蓋與文件密級一致的印記。為了保守國家秘密，帶密級的文件要由機要通訊部門傳遞，禁止用平信或掛號信郵寄。

（五）緊急程度（緩急時限）

這是指對公文送達和辦理所規定的時限要求，分為“急”和“特急”兩級，還有限時送達的，也歸入特急件一類。緊急程度標于眉首左上角、密級之下，采用3號黑體字。同時在寄發公文的信封上也要標明。不需標注緊急程度的公文稱作“平件”。

公文緊急程度的確定，應力求恰當，尤其注意不要濫用。如果都是急件、特急件，辦公部門不能一下子印制出來，反而影響真正急件的及時處理。

（六）簽發人

向上級黨政機關報送審批的公文，重要的要由本機關、本部門的主要負責人簽發，主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發；一般事務性的，可由主持日常工作或分管該項工作的領導人簽發。聯合行文，需由所有聯署機關主管負責人會簽。簽發人姓名印在發文字號同一行的右端，與發文字號之間空兩個字，打印“簽發人：×××”，字體與正文相同。

二、主體部分

主體部分由公文標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文日期、機關印章、發文范圍等內容項目構成。

（一）公文標題

公文標題是公文的具體名稱，要求準確簡明地概括公文的主要內容。完整的標題，由發文機關、事由（用介詞“關于”領起）、文種三部分組成，這三部分統稱為公文標題的“三要素”。也有的公文標題或省去發文機關，或省去事由，或將發文機關和事由都省去。這或者是由于版頭中已出現過發文機關名稱，或者是為了突出發文機關或事由，或者是因事由單一而篇幅又短小，故不宜或不必在標題中寫明發文機關或事由。要注意的是，如果是重要公文，即使版頭中已有發文機關名稱，也不宜在標題中省略發文機關，這是為了使標題更莊重，以顯示公文的重要性。而報告、請示等上行文和函件之類的平行文則一般不在標題中標明發文機關名稱，只在正文之后署名，以表示對受文機關的尊重。

公文標題位于眉首橫線之下居中的位置（若無橫線則居于眉首下正中）。公文標題的優劣直接關系著公文能否得到及時、有效的辦理，因而我們要予以足夠的重視。具體地說，擬制公文標題要注意以下幾點：

（1）發文機關要寫全稱或規范化的簡稱。（2）“事由”部分要簡明。例如有一份公文的標題是《民政部、財政部、國家勞動總局關于國營農牧場和勞改農場精簡退職的老弱殘職工是否由民政部門辦理原標準工資百分之××救濟問題的批復》，一個標題多達六十余字，雖明卻不簡，既難以醒目，又影響人們對公文內容的理解，同時看一個標題要花費許多時間，也必然會影響人們使用公文的速度。其實，這一標題中起碼可以刪除“是否??百分之××”一段，這并不損害標題的內容。當然，明而不簡不行，簡而不明也不行。例如有這樣一個公文標題：《××大學關于××廠廢氣污染校園的請示》。這個標題就存在簡而不明的毛病。本想說“解決××廠廢氣污染校園的問題”，卻由于表述過簡，造成辭不達意，使人們從標題中誤解成該大學想要某廠廢氣污染校園。該標題若改為《××大學關于解決××廠廢氣污染校園問題的請示》就簡明了。

公文標題中最常見的毛病是在文種前加上一些不必要的詞語，這有兩種情況：一種情況是在文種前加修飾詞，如《關于××公司經營虧損和違紀問題的審計報告》、《關于認真抓好抗旱備耕的緊急通知》、《××、××關于下達2007年××分配指標的聯合通知》等。其實這完全是畫蛇添足，去掉這些修飾詞，并不影響對題意的理解。尤其是第二例，誤用公文的緊急程度充當修飾詞，更為不妥。因為倘若“緊急”，可按國務院辦公廳2001年發布的《國家行政機關公文處理辦法》的規定，在文件名稱（版頭）的左上角注明“急”或“特急”字樣并在信封上作相應的注明，文件處理部門自然會根據其緊急程度選擇其傳遞方式。第二種情況是在“關于”后并列幾個意思相關的短語，如《××市政府關于大力發展鋼鐵工業，籌建××鋼鐵公司的請示》、《××市教育局關于開展向×××同志學習，爭當×××式模范教師的活動的通知》等。其實，這前一個標題中刪除“大力??工業”，后一個標題中刪除“爭當??教師”，題意不但不受到絲毫影響，反而顯得言簡意賅。

（3）幾個機關聯合發文的標題，如果幾個發文機關的名稱都寫全稱，這個標題勢必很長，在這種情況下，可以用簡稱，主辦機關名稱寫在最后，如《××市經貿局、農業局、城建局、科技局、檔案局關于加強科學技術檔案工作的報告》。如果市政府批轉這個報告，各機關的名稱都寫上，標題過于冗長，則可采取寫主辦單位的辦法，如《××市人民政府轉發市檔案局等〈關于加強科學技術檔案工作的報告〉的通知》，或將原發文機關的名稱都省略，如《××市人民政府轉發〈關于加強科學技術檔案工作的報告〉的通知》。

（4）在標題和正文內引用其他機關來文的標題，應加書名號，并且要注意把原發文機關的名稱放在書名號內，如《國務院關于當前工作的意見》，而不應寫成：國務院《關于當前工作的意見》。因為我們引用的是一個公文的標題，而不是某機關關于某方面的工作活動。

（二）主送機關

又叫受文機關，是指發文機關要求對所發公文的內容進行答復或辦理的對方機關。除直接面向社會的“公告”、“通告”等之外，一般公文都要寫明主送機關。

上行文、平行文和下行文“批復”等，只寫一個主送機關。

請示件的主送機關必須是能夠正式批復的機關。如某廠寫了一份要求對某項產品進行定價的請示，主送給商業部財務司價格處，這個主送機關就不符合有關規定。因價格處只是部機關的一個辦事機構，盡管這項工作由其主辦，但最終批復必須以部的名義行文，因此該請示應主送商業部。

向所有下級機關發送的公文，稱為普發性公文，它有多個主送機關，這類公文的主送機關可寫通稱，如“各??”；主送下級并列的機關，一般按黨、政、軍、群的順序排列；聯合發文要主送幾個機關的，機關之間的標點符號要準確，其規則是同類各單位之間用頓號，不同類的各單位之間用逗號，如“廣州市、深圳市外貿局，東莞市、惠州市經貿局”，不能寫成“廣州市、深圳市外貿局、東莞市、惠州市經貿局”。此外，任何公文都不得主送個人，例如“××市長”、“××書記”.之類。

確定主送機關的原則有二：一是隸屬關系，二是文件內容和工作確實需要。主送機關在標題之下、正文之上的左端頂格書寫，并加冒號。

下列公文一般不寫主送機關：①直接面向廣大群眾的，如通告、公告等；②通報情況的，如簡 報等；③非直接對下行文的，如決定、決議、會議紀要等。

（三）正文

正文是公文的主要部分，它敘述文件的主要內容，傳達發文機關的意圖。

從內容來看，正文一般可分為開頭、主干、結尾三部分。從結構形式來看，正文有三種類型：一是“一統式”，即全文只有一層意思，形式上也只有一段，像頒布令、批復、復函、轉發性通知等篇幅短小的公文都采用這種結構形式；二是“因果式”，即全文分為兩層，第一層為制發本公文的原由（包括根據、目的、原因、背景、意義等），第二層為施辦事項或要求等，多數篇幅較長的公文都采用這種結構形式；三是“完整式”，即開頭、主干、結尾三部分齊全，這類公文比較正規，篇幅也較長，像請示、報告、決定、決議、通報等采用這類結構的較多。

正文中使用標點符號要注意：①三種標號（引號、括號、書名號）前半邊不能放在一行的未尾，后半邊不能放在一行的開頭；七種點號（頓號、逗號、分號、冒號、句號、問號、感嘆號）不能放在一行的開頭。②省略號、破折號占兩格，行首、行尾都可放置，但不可分作兩半而將一半置于一行的末尾，將另一半置于下行的開頭。③間隔號不能放在行首第一格，且須位于一格的正中央，如“卡爾·馬克思”，不能寫成數學上的小數點（.）。④不能把括號寫成單書名號。⑤半字橫線

（一）用于產品等編號，如“粵-168”等；一字橫線

（一）用于標準號之間的連接或地點的起止，或表示相關人物、事物的聯系等，如“GB9704一88"，“廣州一北京”，“歐洲一地中海地區”；雙連橫線用作破折號。三者不可混用。⑥由低限到高限的范圍號應用“~”，如“168~668號”，而不可用一字橫線“一”。

正文中序次語和層次序數后面用的標點符號：①“首先”、“其次”、“再次”、“最后”或“第一”、“第二”、“第三”??或“其一”，“其二”、“其三”??等序次語后一律用逗號。②用漢字“一”、“二”??作序次語時，后面用頓號，頓號占一個字的位置；用漢字加括號如“

（一）”、“

（二）”??作序次語時，則后面不加標點符號。⑧用阿拉伯數字“1”、“2”??作序次數碼時，后面用圓點（.）；用“1）”、“2）”??或“①”、“②”??作序次數碼時，后面不加標點符號。

下列情況，在文中不可拆排為兩行：①用縮寫字母表示的名稱，如“DGLG”等等；②整個數據，如99885；③數據前后有附加符號，如一55、80%、一40℃等。

另外，正文中的分數或分式，為避免多占一行位置，應盡量不用疊式，而用斜式（如2/5）。

（四）附件

附件是附于正文的材料，是整個公文的重要組成部分。常見的附件有兩類：一類是用于補充說明主件主要內容的，其名稱可作為事由列入標題。如發布、轉發、印發、批轉的文件，可直接附在主件之后，不必在主件里再作標注；另一類是用于補充說明主件某一方面內容的附件，其名稱在標題中反映不出來，如所附調查提綱、計劃、報表、名單等等，需要在主件里標注清楚。之所以要標注附件，一是便于公文的收發、辦理和整理立卷；二是避免因正件與附件分散，難于查對和收集，以致影響檔案的完整與利用。

要注意的是，附件必須是不附錄就會影響公文正件的辦理、執行的不可缺少的材料。因此，不是所有的公文都有附件。

公文如有附件，在正文之后，發文機關之上空兩格寫明：“附件：”，然后按順序把附件的標題完整地寫上。其格式是：

附件：1.×××××

2.×××××

附件名稱不加書名號，末尾也不用標點符號。

附件應與主件合在一起裝訂，如附件因故不能與主件合在一起裝訂，必須在附件名稱后面用圓括號注明“另發”字樣，同時在附件首頁左上角注明文件的發文字號，與主件同時發送。

（五）發文機關

一般稱為落款或署名。通常由機關或某一組織署名，少數情況下也可以個人名義行文，如“中華人民共和國主席令”，就署上主席的姓名。如果是兩個以上機關聯合行文，落款要將行文機關一一列出，并應將主辦機關排列在前。發文機關要寫全稱或規范化的簡稱。如果是以領導人個人名義行 文的，必須把領導人所代表的單位及職務寫上。發文機關寫在正文下面（如標注附件，則在附件下面）右側，最后一個字比正文縮四個字。

有固定版頭的文件，落款處可不署發文機關名稱，只在成文日期上加蓋發文機關印章即可。

（六）成文日期

成文日期是一項很重要的內容，不容忽略。例如有些法令的頒布生效日期關系到在此之前違法和在此之后違祛的不同處理問題；某些有關勞保待遇的公文，其日期直接關系到有些人能享受到有關待遇而另一些人則不能享受的問題。但是，一份公文從起草到發出會出現許多日期概念，到底以哪一個日期作為成文日期呢? 一般地說，凡例行公文如請示、報告、批復、一般性通知、函等以打印成文并發出的日期為成文日期；凡屬于命令、決定或重要通知，因其事關重大，故以領導簽發日期為成文日期，同時在公文末頁底端注明實際發出日期；聯合行文，以最后的簽發機關的簽發日期為成文日期；凡屬會議通過的文件，以會議正式通過的日期為成文日期；一些法規生效或執行日期晚于成文日期的，則須在文末注明生效或執行日期。

除“決議”的成文日期以“題注”的形式放在標題下面并用圓括號括住外，其余文種的日期均寫在發文機關名稱的下面。成文日期應該用漢文數字書寫，且年、月、日齊全。

（七）機關印章

機關印章跟發文機關、發文時間一起組成公文的生效標識系統。只有兩種情況下的外發公文可不蓋機關印章：一是需要人民群眾廣為知曉而采取登報、張貼等形式公布的公文；二是通過機要渠道下發并且有專門版頭的公文。其余各種外發公文一律要加蓋機關印章，否則視為無效。機關印章要求蓋在發文機關名稱和日期上，俗稱“騎年蓋月”。現在復印技術普遍應用，人們常常會將那些對己有用或與己有關的公文復印若干份備用，為了使復印件的日期清晰可見，公文蓋章時就得注意，宜將印章下部無字、無圖案的空白部分蓋在年月日上。蓋章是對公文正確無誤和嚴肅負責的一種表現，因而要蓋得端正清晰，不能歪斜或顛倒。

機關印章是由上級機關制發的，表示授予它以法定的職權。機關改換或啟用新印章，上級機關要發改換或啟用印章的通知給各有關單位，同時在《通知》末尾蓋上藍油印模，告知印章的式樣，以便各單位了解、確認。

（八）發文范圍

又稱為閱讀、傳達范圍。是指限定文件的發送范圍和規定閱讀對象。

發文范圍是根據工作需要和保障機密安全兩個方面確定的。標注發文范圍的情況有二：一是黨和國家的高級領導機關下發的某些特別重要的機密文件，需要在一定時期內限定閱讀對象和傳達范圍；二是下屬機關層次較多的機關，文件又不只發給下一級時。一般的決議、通知、通報等文件，以及通常的行政性、業務性文件，都不需要特別規定發文范圍。下級機關對上級機關行文或平行機關相互行文，不能規定發文范圍。

發文范圍一般在成文日期左下方、主題詞之上加圓括號注明，如“（此件發至××級）”或“（此件發至××級，傳達到黨內外群眾）”，字體字號與正文相同。

三、版記部分

版記部分用于對公文的印發情況加以說明，是公文的附加部分，包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、印刷份數等。公函只有主題詞、抄送機關和印刷份數三項。會議紀要改抄送為“分送”，以示不分機關大小和職務高低。

（一）主題詞

主題詞又稱敘詞，是代表公文內容特征和歸屬類別的最關鍵性的詞語，也是公文信息輸入計算機中的一種信息符號。

標注主題詞采用黑體字，—般三到五個，位置在公文版記部分橫線之上，詞與詞之間空一格，不用標點符號。函、通報、會議紀要所標主題詞，與抄報抄送欄之間不用橫線隔開。

標注主題詞，要注意三點：①不要任意生造主題詞。如果任意生造主題詞，將導致不能用計算機對文件進行主題檢索，從而失去標引主題詞的意義。②在標引地名，單位名時不要使用非主題詞 表中的簡稱，如將“烏魯木齊市”簡稱為“烏市”之類，這同樣會導致不能用計算機對文件進行主題檢索而使主題詞的標引失去意義。⑧主題詞的標引要準確、全面。所謂準確，是指標引的主題詞能明確地表達公文的主題；所謂全面，是指標引的主題詞能完整地表達公文的主要關節。例如：“××省人民政府關于做好糧油收購資金供應工作的通知”，主題詞標為“糧食

油料

通知”就不能明確地表達主題，應標為“糧食

油料

收購

資金

通知”；“中共××市委關于×××等同志職務任免的通知”，主題詞標為“市委

任職

通知”就不全面，漏掉了“免職”這一關節，應標為“市委

任免

通知”。

（二）抄送機關

抄送機關是指需要了解公文內容或者需要協助承辦的機關。抄送機關位于主題詞的下面，用橫線與主題詞隔開。

（三）印發機關、日期

印發機關是指負責印發公文的機關。一般說來，印發機關是發文機關的辦公部門。印發日期指辦公部門接稿后打印完成的日期。印發機關、日期位于抄送欄下，左端署印發機關的全稱，右端署印發日期。如：“×××辦公室××××年×月×日印”。若是翻印公文，則須分別在印發機關、印發日期欄下署明翻印機關的全稱和翻印日期，用橫線與原印發機關及日期隔開。

（四）印刷份數

印刷份數是指該件公文的總印數，位置一般在印發機關及日期下一行的右端，寫（?。┳鳌肮灿　痢练荨保脵M線與印發機關及日期隔開。公函、會議紀要的印刷份數放在抄送或分送欄下一行的左端，不用橫線隔開。翻印公文份數置于翻印機關及日期欄下一行的右端，用橫線與翻印機關及日期隔開。

印刷份數是按分發范圍包括上報、下發、抄送、留用、存檔等計算出來的。印刷份數要計算準確，既不能少印，又不能多印。少印了不夠發，多印了則造成浪費，又不便管理，還容易失密。

第二節

公文的格式

公文的格式是指公文的規格樣式，亦即公文的外觀形式。包括公文的紙張尺寸規格、書寫形式和公文各內容項目的排列順序、區域劃分、字體字號等。通過對公文頁面規格樣式的統一設計、合理安排，使公文有一個莊重、鮮明、整齊、美觀的外貌，給人以清新悅目之感，既方便閱讀，又方便處理與保管。

一、公文的用紙和印裝

《國家行政機關公文處理辦法》第十二條對公文用紙和裝訂做出了明確規定：“公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。”

要特別說明的是，如果“附件”是圖紙、表格等，無法使用A4型紙張，就要將過長、過寬的部分設法折疊起來，使之等于或小于A4型公文紙張。

公文根據紙質，可單面也可雙面印刷。

公文用釘書機裝訂，一定要釘兩處，且要間隔適當距離。

二、公文的排印

公文的文字從左到右橫排。少數民族文字按其書寫習慣排版。各部分項目選用固定的不同型號的字體排印。份號、密級、緊急程度采用三號黑體字印刷。

版頭用醒目、整齊、莊重的大號仿宋長方字體套紅印刷；聯合行文的版頭，可使用小初號宋體字套紅印刷。

下面正中是發文字號和簽發人，用四號宋體字印刷，發文字號與簽發人之間空兩個字的空間；平行文和下行文不標注簽發人，則發文字號位于版頭下正中位置。

再下面是一條紅線，紅線占一行；如果是黨內文件，則紅線中間綴以紅五角星，紅線也就以紅五星為中心一分為二。紅線下是公文標題。公文標題使用2號宋體，副標題使用3號宋體印刷。標題字數較多，分兩行排列時，兩行要上短下長或上長下短（排列成整齊的兩行看上去顯得呆板）。如果字數更多，則應考慮分三行排列，排成二短一長，或二長一短，或一短一長一短，或一長一短一長。

正文通常用4號宋體或仿宋體字印刷，兩行之間應間隔一個字的距離，左右各留出約2cm的邊白。

版記部分，主題詞用3號黑體字印刷，其余各項用4號宋體字印刷。各頁頁面的天頭（上）宜略大于地腳（下）。

第三節

公文的種類

由于分類的標準和依據不同，因而分出的公文種類也隨之不同。

按其是否對外發送，我國現行公文大體上分為兩大部分：一是對外發送的，即《國家行政機關公文處理辦法》中確定的十三種公文，我們稱之為“通用公文”，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等；二是機關內部系統使用、一般不對外發送的，我們稱之為“常用公文”，包括調查報告、簡報、大事記、計劃、總結、章程、條例、規定、規則、細則等。下面我們就從不同的角度對上述公文進行適當的分類。

一、按特點、作用分

按照公文的特點和作用，可以將公文劃分為指揮類公文、報請類公文、知照類公文、規范類公文、會議材料類公文、調研記錄類公文、計劃總結類公文等。

（1）指揮類公文，包括：命令（令）、批復、決定等。（2）報請類公文，包括：報告、請示。

（3）知照類公文，包括：公告、通告、通知、通報、函、意見等。（4）規章制度類公文，包括：章程、條例、規定、規則、細則等。（5）會議材料類公文，包括：議案、會議紀要等。

（6）調研記錄類公文，包括：調查報告、簡報、大事記等。（7）計劃總結類公文，包括：計劃、總結等。

二、按行文方向分

按照公文的行文方向，可以將公文分為上行文、下行文、平行文、不運行文。（1）上行文，指下級機關呈送給它所屬的上級機關的公文。如：報告、請示等。

（2）下行文，指領導機關發送給下屬機關的公文。如：命令、決定、批復、公告、通報等。（3）平行文，指同級機關或不相隸屬（即沒有領導或業務指導關系）的機關之間的來往公文。如：函、通告等。

（4）不運行文，指機關內部常用公文。如：總結、大事記等等。

三、按發送與處理的時間要求分

按照公文發送與處理的時間要求，可以將公文分為特急件、急件、平件三類。

四、按秘密程度分

按照公文的秘密程度，可以將公文分為絕密件、機密件、秘密件和普通文件四種。這里要注意的是，我們通常所講的“內部文件”，是指機關內部常用公文，而不是指秘密公文。

上述四種公文分類法在秘書日常工作中經常使用，故略作介紹，至于其他一些分類法，如按作者性質分、按公文來源分等等，因過于瑣細，實踐意義不大，故此不再贅述。

第二篇：公文種類

決議適用于黨的機關經過會議討論通過的重大決策事項或重要工作事項，政府機關一

般不宜使用決議。

決定適用于黨政機關對重要事項作出決策和部署、獎勵有重大貢獻的單位和人員、依

法懲處有嚴重錯誤的單位和人員、變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。黨政 機關辦公室一般不宜使用決定。

命令（令）適用于區政府公布規范性文件、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有卓

越貢獻的單位和人員。黨的機關和其他政府機關一般不宜使用命令（令）。

公報適用于公布重要決定或者重大事項。區級及以下黨政機關不宜使用公報。 公告適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。區級及以下黨政機關不宜使用公告。通告適用于政府機關在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。黨的機關一般不宜使

用通告。

意見適用于黨政機關就重要問題、重大事項提出指導性、原則性、建設性的見解和處

理辦法。

通知適用于黨政機關發布、傳達要求下級機關和有關單位周知或執行的事項，印發本

機關公文、批轉下級機關公文，轉發上級、同級或不相隸屬機關的公文。

通報適用于黨政機關表彰有較大貢獻或有較好業績的先進單位和個人，批評違規違紀

事件，傳達重要精神，告知重要情況。

報告適用于黨政機關向上級機關匯報工作、反映情況、回復詢問。

請示適用于黨政機關向上級機關就重大問題、重要事項請求指示、批準。 批復適用于黨政機關答復下級機關的請示事項。

議案適用于政府機關按照法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提

請審議事項。黨的機關一般不宜使用議案。

函適用于黨政機關與不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答

復審批事項。

紀要適用于黨政機關記載會議重要情況和議定事項。

備注：各級黨政機關不得在《條例》規定的公文文種之外自立文種。需制定準則、規定、辦法、細則、要點、規劃、綱要、計劃、方案的，應使用“通知”印發。

第三篇：公文種類格式

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之一

函的寫作格式

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期、函告的事項、結語等。

①標題

一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

②正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼“等。

從上所述可以看出以下一些問題：

一、行政機關公文13個文種，含有55個以上類型的行文體式。其中，每個類可以成為一種公文體式。個別的類型，還可形成多種體式。

二、文種雖然是法定的“種”，其文種定義的內容包含著“類”，這些類往往被人們所忽視，也就是爭論不休的根本原因。對各類的表述，可以具體，可以抽象，也可簡捷。如：《國務院批轉證監會關于提高上市公司質量意見的通知》是具體稱呼的表述，“批轉下級機關公文的通知” 是抽象的表述，“批轉通知” 是簡捷的表述。有時對簡捷的“批轉通知”可加一個“性”字，如“批轉性通知”，這是因為文種定義是按“性質”來銓釋的。這不同形式的表述是因使用的情況而定的，但“類”后應冠“文種”名稱。

三、文種各“類”是寫作的具體體式（格式）。各類具體體式含有“文種”的共性，也有著每“類”個性，在表述中不能籠統而言。如“批轉性通知”有“批示性”，寫作中含有批語，如“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等批示性語言，其它類型的通知不一定有這一特性。又如“轉發性通知”在執行過程中有著“不定性”。他得視行文者的要求和受文單位的實際情況而定，是“遵照執行”或“參照執行”，或受文單位沒有必要執行。而其它類型的通知不一定有這一特性。

對“類”的擬文，應是文秘人員及教授公文的教師把握的主體內容。因此，在熟之其“種”之后，更要熟知其“類”，包括這“類”的行文對象，所屬范圍，文體的特點，格式及每個環節應安排擬寫的內容等等。

四、行政機關公文的范圍要明確，它包括國家主席、國務院、省、市、縣、鎮、鄉等政府機關必須遵循其規范使用。但機關部門的專用文書不在此列。如公、檢、法，財稅等專用文書，那是機關部門專門的規定文書。也不包括企、事業單位使用的文書，企、事業單位是借用行政機關文書的某些文種行文和其它文書的文種來行文。也不包括中國共產黨機關文書的文種和中國人民解放軍機關文書的文種，那是因為他們的公文也有專門的規定。因此，行政機關公文中不能混用其它有關公文的文件及類型來擬文和舉例等。

五、行政機關公文是一種規范性強的公文，不能把某些公文與行政機關公文相同文種的事務文書等同于行政機關公文。如部門開會寫個通知、有事寫個報告、請示等等，又不按行政機關公文運轉，也不按行文規范各個環節的格式撰文，都應視為行政機關內的事務文書，不能表述為行政機關公文。

以上意見,特此函告。感謝貴府及其它各級地方政府對電力部門的工作給予大力支持和幫助。

關于鄂穗兩地攜手聯合打撈”中山艦“的函

湖北省人民政府：

現沉于長江金口赤礬山江底的”中山艦“，是中國現代革命史上的重要歷史文物，盡快將其打撈、修復和陳列展覽，是海內外同胞的共同心聲。

”中山艦“是重要的革命歷史文物。該艦192喀年參加”保衛大武漢會戰“時被日軍炸沉。盡快打撈”中山艦“，使其重展英姿，是一件深得海內外同胞和兩岸有識之士擁戴的義舉。這對于充實完善中國現代革命史文物，并重現其歷史價值，加強愛國主義教育和革命傳統教育，增強整個中華民族的凝聚力和向心力，改善兩岸關系，促進臺灣回歸祖國大業的早日實現，都具有重要的意義和作用。

由于”中山艦“在廣州的時間長達21年，且圍繞”中山艦“的幾次主要歷史事件都發生在廣州。因此，”中山艦“是把廣州建設成為中國現代革命史教育基地，向廣州、全國乃至海內外同胞進行愛國主義教育和革命傳統教育不可缺少的文物。近幾年采，廣東省、廣州市人大、政協、民革，黃埔軍校同學會中的不少代表、委員、成員，各界有關專家學者、人民群眾，以及港澳臺同胞、海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府采電來函．希望廣州市政府主動與貴省聯系章一起盡快組織打撈”中山艦"，并進行修復和陳列。為此，我們經過認真研究．提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態度，協商聯合打撈，修復。展出的辦法和有關問題。

專此函達，請答復。

廣州市人民政府(蓋章)

X X年x月X日

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之二

通知格式：（指示性通知）

北京積水潭醫院關于××××××的通知

各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。

北京積水潭醫院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

國務院關于調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知

國發(1996)×號

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構:

改革開放以來，我國證券交易市場有了很大發展，證券交易規模不斷擴大，證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規范證券交易市場，妥善處理中央與地方的合配比例，增強中央宏觀調控能力，國務院決定，自1997年1日1日起，將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各50%，調整為中央80%、地方20%。有關地區和部門要從全局出發，繼續做好證券交易印花稅的征收管理工作，進一步促進我國證券市場的健康發展。

中華人民共和國國務院

一九九六年十二月十六日

通知格式：（會議性通知）

關于×××××××××××××××會議的通知

各職能處室：

定于×月×日召開××××會?，F將有關事宜通知如下：

會議議題××××××××××××××××××××××××××××。

參加人員××××××××××××××××××××××××××××。

會議時間×月×——×日（會期×××，×××××報到。）

會議地點××××××××××××××××××××××××××××。

有關事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。聯系人：×××，電話：××××××××，傳真：××××××××。

北京積水潭醫院

××××年×月×日

例文(會議通知)

關于召開全區宣傳部長會議的通知

各市委宣傳部，柳鐵黨委宣傳部：

定于9日9-10日召開全區宣傳部長座談會，現將有關事項通知如下：

一、會議議題傳達學習中宣部召開的部分省區市宣傳部長座談會精神；總結交流我區前八個月宣傳思想工作；研究部署下一步工作。

二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。

三、會議時間9日9-10日(會期一天半，9日8日下午報到)。

四、會議地點報到及住宿地點：南寧市七星路廣西宣傳干部培訓中心。會場：區黨委辦公樓三樓會議室。

五、有關事項

（一）請參加會議人員準備約15分鐘的發言。請將發言材料打印50份，在報到時交會務組(打印要求：16開幅面，在左上角用四號楷體注明“全區宣傳部長座談會發言材料”)。

（二）請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作，準時出席會議。在外出差、學習的，加無特殊情況，務請回邕參加會議。

（三）請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區黨委宣傳部辦公室。

聯系人：×××，電話：××××，傳真：××××××。

中共廣西壯族自治區委員會宣傳部

二○○三年九月四日

《通知》寫作要點

通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。

一、標題：制發機關＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

三、結尾：三種寫法：㈠意盡言止，不單寫結束語。

㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

㈢再次明確主題的段落描寫。

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之三

報告格式：（建議報告）

關于××××××的報告

院領導：

根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意見如無不妥，請批轉各部門執行。

北京積水潭醫院××處

××××年×月×日

例文(建議報告)

關于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告

國務院：

脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標，國家決定開展強化免疫活動?，F將有關情況報告如下：

一、自我國開展計劃免疫工作以來，脊髓灰質炎疫苗接種率提高，發病率顯著下降，取得了可喜的戰績。

二、在冬季，脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。

以上意見如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。

衛生部

一九九三年十月二日

報告格式：（情況報告）

關于××××××的報告

根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××針對××××××，提出以下建議：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京積水潭醫院××處

××××年×月×日

《報告》寫作要點

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。

一、標題：制發機關＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。

二、正文：㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

三、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之四

請示格式：（事務性請示）

關于在我院開展×××工作的請示

院領導：

近一段時間來，我院××××××××××，為了×××××××××××，擬在我院開展×××××××××。具體意見如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意見已經各分會主席同意，如無不妥，請批轉各部門執行。

北京積水潭醫院工會

××××年×月×日

例文(事務性請示)

關于在全國開展基本農田保護工作的請示

國務院：

為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神，鞏固和發展劃定基本農田保護區這項工作的成果，擬在全國推廣這一做法。具體意見如下：

一、明確指導思想，加強組織領導?！?/p>

二、根據不同地區確定保護重點?！?/p>

三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見，如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。

國家土地管理局 一九九一年一月二日

院長辦公會請示格式：主管領導批示：

關于××××的請示

院領導：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院辦公會討論，請指示。

積水潭醫院××處

×年×月×日

《請示》寫作要點

請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。

一、標題：制發機關名稱＋事由＋請示。

二、正文：㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

三、結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”?！疤卮苏埵?，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

注意事項：一文一事；一個主送機關；逐級請示。

規定格式：

北京積水潭醫院××××的規定（××××年×月×日）

第一條××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二條×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法規類規定）

北京市關于禁止燃放煙花爆竹的規定

（一九九三年十月十二日北京市第十屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過）第一條為了保障國家、集體財產和公民人身財產安全，防止環境污染，維護社會秩序，根據國家有關法律、法規，結合本市情況，制定本規定。

第二條本規定由各級人民政府組織實施?！谑粭l本規定具體應用中的問題，由市人民政府負責解釋。

第十二條本規定自一九九三年十二月一日起施行。

《規定》寫作要點

規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。

一、標題：地域＋內容＋文件種類（規定、管理辦法、細則、規則等）。

二、正文：

（一）正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列?！皸l”是法規的基本單位。

（二）“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。

（三）根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。規約性公文的結構包括：依據與目的、適用范圍、主管機關、行為規則、違法處理、解釋機關、施行時間、其他條款。某一文件不一定全部包括上述各部分。書寫要求

字號規格

公文標題居中排一行或數行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印。結構層次序數，第一層為“一”；第二層為“㈠”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”。成文時間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

所謂 騎年就是蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時，章子要把月份整個蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期。

第四篇：公文種類

公文種類

公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1993年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。

通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于2003工作情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

（二）專題報告的寫法

標題由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

（三）回復報告的寫法

標題與前兩種報告大體相同

正文根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

標題由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

請 示

一、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。

批準性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將??報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

批 復

一、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

二、批復的寫作

1、標題批復的標題有兩點需要特別強調：

（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于??的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于??問題的請示收悉”。

（2）主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數事。

（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

會議記錄方法

無論作何種記錄，都要求記得快，要點要記的完全和，不能漏記少記。提高記錄的效率的根本途徑，是平時最好多做聽寫練習。例如幾個人在一直起學習，可以由一個人讀一段文章，大家聽寫；小組開會討論，可以練習做記錄?？傊袆庸P的機會，不要輕易放過。這樣經常鍛煉，不斷實踐，就會耳靈手快，熟能生巧。但掌握一些輔助方法，對提高記錄效率也是十分必要的，這里介紹幾種輔助方法：

一、記錄時來不及寫的字，可以用一些符號或者簡稱來代替。例如：用“社”字代替社會主義，共產主義可以用“共”字代替，集體主義可以用“集”字代替等等；也可以在“社”、“共”、“集”等字后邊加“——”符號，即成為“社——”.......，或者空三格（以便事后補上）。又如：基本建設可以寫成“基建”，社會主義精神文明可以寫成“社精”等等。

二、運用簡化符號。如問題可以寫成“門”字里邊加個“T”字，資產階級寫成“次”字下面加個“及”字，階級可以寫成“階”等等。

三、熟悉的地名、社名、隊名、廠名、人名等可以只寫名字的第一個字或簡稱，如上?？梢詫懗伞皽保本┛梢詫懗伞熬?。

四、報告人或發言人引用某本書上較長的話的時候，可以只記所引的第一句和最后一句，中間用“........”，但要注上所引的書名和頁數，以便會后找原書查對補上。

五、數字可以寫成阿拉伯數目字，百分比可以寫%，遇到一連串數字時，可以列表記錄。

六、如果有些字一時寫不出，可以空些地位跳過去，事后再借別人的筆記來校對補充。

上述幾種方法只是作記錄的輔助方法，不論采用哪種方法，會議記錄必須真實、準確。其中符號、簡稱、縮寫、全體字等方法只能用在記錄上，不允許在寫作中借用以至濫用。

工作計劃的結構

第一部分提出計劃目標。要寫明計劃將達到的總的目標、要求，計劃的指導思想，提示計劃的輪廓和最核心的內容，有時還要說明制定計劃的背景情況，概述前?時期工作的經驗教訓。這一部分相當于新聞中的“導語”，要高度概括、簡明扼要。

第二部分寫明工作安排。這是計劃的主體部分。要圍繞計劃目標，展開說明各個方面工作的要求、任務，責任部門、單位和人員，時間、步驟、措施、方法以及時、物的保證。這一部分通常是分工作方面列出次標題，分別說明各工作方面的安排及其相互之間的聯系。

第三部分執行要求。這是全文的結語?？筛鶕媱潓懽鞯陌l展情況，或寫明要求下級如何具體執行，或將工作事項中屑于思想性、政策性、傾向性的問題集中加以論述，或者照應目標提出切實的號召收束全文。

從語言表達而言，工作計劃的用語一定要糟確、鮮明、深刻，不能含糊，以免使執行者感到摸棱兩可或產生歧義。計劃要寫得簡明通俗，明明白白，便于群眾理解和執行計劃；要用宜筆，忌用曲筆，更不要使用夸張一類的修辭手法。工作計劃一般以下發執行為主(同時可—上報)，所以語氣要肯定、堅決，以示領導的信心和決心，以此去影響、感染、教育群眾為實現計劃而奮斗。

第五篇：公文種類

一、公文的種類

黨的機關公文的常用種類：

（一）決議：用于經會議討論通過的重要決策事項。

（二）決定：用于對重要事項作出決策和安排。

（三）指示：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

（四）意見：用于對重要課題提出見解和處理辦法。

（五）通知：用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或同知的事項。

（六）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

（七）公報：用于公開發布重要決策和或者重大事件。

（八）報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問。

（九）請示：用于向上級機關請求指示、批準。

（十）批復：用于答復下級機關的請示。

（十一）條例：用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

（十二）規定：用于對特定范圍的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

（十三）（十四）辦法、細則：用于對中共中央、中央紀委、中央各部門和省委制定、發布的黨內法規提出貫徹實施意見。

（十五）函：用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的主管部門提出請求等。

（十六）會議紀要：用于記載會議主要精神和議定事項。

文種比較：

1同一名稱的文種在不同機關適用范圍不盡相同。

2文種獨立性不同。法規類文種盡管單獨成類，但很少單獨使用，一般組合使用。3功能相同或相似但使用文種不同。

4請示與報告的異同：

（1）共同點：行文方向一致；報送要求一樣；簽署形式一樣。

（2）區別：行文目的不同；行文時限不同；結束語不同。