第一篇：公文的種類

公文的種類

公文種類是國家機關為適應公務管理的需要，在長期公務活動中形成的公文文種。法定公文的文種體現著公文的性質，反映行文的方向，各有著特定的適用范圍。機關公文種類較多，按其性質及使用范圍，在廣義上公文可分為專用公文和通用公文兩大類。

專用公文。指具有專門職能的機關，根據特殊需要而使用的具有特定內容和格式的公文。如外交領域使用的國書、照會等；司法機關使用的起訴書、判決書等；這類公文只能在一定的范圍內使用。

通用公文。指各級機關、社會團體、企事業單位普遍使用的公文。它由黨和國家以法規形式公布，具有法定效力和規范的體式，又稱“法定公文”，俗稱“紅頭文件”。我們通常所說的公文，一般就是指通用公文。我國黨的機關公文、國家行政機關公文和軍事機關公文都屬此類。目前，我國黨、政、軍機關法定的公文文種有十幾種。2000年8月20日國務院發布的新《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)規定，現行的國家行政機關公文文種主要為13類13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。公文的結構

公文的結構是指公文正文部分的謀篇布局。普通文章的結構追求婉延曲折，即像古人所說的“文似看山不喜平”。公文的結構則要求按約定俗成的模式，做到開門見山，條理清楚，層次分明，結構嚴謹，首尾呼應，內容鮮明醒目。這里就公文結構中的篇章形式、層次和段落、照應和過渡、開頭和結尾作簡要介紹。

一、篇章形式

公文的篇章形式是指公文的結構形式。常見的公文篇章形式有以下幾種：

篇段合一式。即全篇的結構為一段，篇段合一。這種形式多用于內容集中單

一、篇幅簡短的公文，如發布令、呈報性報告、轉發和印發通知，以及簡短的公告、任免通知和批復等。

分項式。即開頭先說明目的、依據、原因，或闡明主旨，然后分項表述有關內容。分述內容的一個方面或一個問題列為一項，以數字序數標示，逐項排列，項下列示具體內容。為使分項層次分明，一般加小標題或以序號形式直接分項表述。有的分述之后有結尾，形成“總說—分述—總說”的結構。這種形式在公文中使用相當普遍，如請示、決定、通知、函、會議紀要等公文，一般都采用這種結構。內容多、篇幅長的重要公文，全文的二級序號(即小標題下的分項序號)可連貫編排，如《國務院關于落實科學發展觀加強環境保護的決定》(國發〔2005〕39號)即為這種結構。條款式。又稱條文式。即全文從頭到尾采用條文結構，將一個事項作為一“條”，以漢字序數逐條排列(如“第×條”)。條款式專用于法規、規章類公文。條款式亦有兩種：一是章斷條連式，全文分為若干章，章下列條，條目序號不受章的限制，全文條目序號連續編排，這種結構適用于內容多、篇幅長的法規、規章，如《中華人民共和國統計法》就是采用這種形式；二是條文并列式，全文不分章，條目序號連貫編排，篇幅較短的規章、制度一般采用這種形式，如《國家統計局巡查工作辦法》。有的條文并列式結構可不用“條”標示，直接以漢字序號排列，如《統計上大中小企業劃分辦法(暫行)》。條文式結構下的款或項應獨立成段，段間內容應具有相關性。

分部式。又稱文章式。即將內容分成幾個大部分或若干層次，每個部分可用小標題揭示該部分主旨，以相對完整的一個意思組成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。全文的層次安排為梯進式結構。分部式結構也有兩種：一是全文內容分為若干部分，每部分以小標題顯示該部分的主旨，下面闡述具體內容。這種形式常在篇幅較長的報告中使用。二是全文按層次直接分段排列，不加小標題和序號，如有的獎懲性通報通常采用這種形式。

二、層次和段落

(一)層次。所謂層次，指公文的組成部分的順序安排。安排層次要注意做到突出主旨，順序合理，避免交叉，層次清晰、眉清目秀。在層次的安排上，一般有以下幾種方式： 總分式。即先總后分的形式。開頭作總述或綜述，接著分別敘述有關事項，最后小結或提出要求。總分式的具體內容安排是：開頭對全文內容作總的概括，或簡述有關事項的根據或原由；之后重點分述各有關事項，根據前后、因果、重輕順序，平行并列敘述，層次安排可用序號、小標題或分段等形式；結尾用強調式、升華式、號召式、無尾式或慣用語結束。這種形式在公文中使用比較普遍。如請示、決定、意見、指示性通知、會議通知、綜合性報告、議決型會議紀要等，常用這種形式。法規性公文也基本屬于這種形式。

遞進式。各層次內容層層推進，前后層次有一定關系。遞進關系有多種多樣，如由表及里、由點到面、由淺入深、由感性到理性等。專題報告、情況通報、工作總結等常用這種結構形式。總分式的分述內容有的也用這種形式。時序式。也叫貫通式。即按事物進程、時間推移來安排結構。敘述的內容如果是一個完整的事件或過程，可用這種形式。此種結構形式常用于情況報告、事故報告、調查報告等。(二)段落。所謂段落，就是公文結構的基本單位，也叫自然段。公文的段落劃分要把握以下幾點：

一是在段落劃分方法上，可以按中心意思(主旨)、條項內容(同類事項、問題、觀點)、時間發展階段等來劃分，具有相對獨立性的部分或過程中的具有相對獨立的階段劃為一段。

二是每個段落應準確、簡潔地表達一個完整的意思，避免內容零散、雜亂，不要把無關的內容混雜在一個段落中。三是句子、段落之間的組合要有序、合理，注意上下段落間的聯系，相鄰段落表達的意思不要跳動過大，避免出現邏輯上的跳躍和斷層。

四是公文的段落應長短適度、勻稱得當，不能過于冗長、累贅，特別是請示和法規性公文的段落要力求簡短、清晰。

三、照應和過渡

(一)照應。就是公文的題文、前后內容要關照和呼應，以加強公文的前后內容聯系，增強公文的整體感。常用的照應方法有三種：即題文照應、前后照應、首尾照應。題文照應就是公文的標題要鮮明揭示公文的主旨，內容要緊扣標題，即通常所說的題文相符，不能“離題萬里”。前后照應就是前面說的內容后面要有著落，后面寫的事項前面要有交代。首尾照應就是首尾遙相呼應，以引起讀者的思索和回味。(二)過渡。就是相鄰層次、段落之間和上下文之間的銜接和轉換。過渡的作用是承上啟下，使全文文氣暢通，天衣無縫，渾然一體。過渡主要用于兩個地方：一是內容轉換時需要過渡，二是由綜述到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：

過渡詞。一般在一個段落內內容轉折的情況下使用，多為關聯詞，如“因為”、“所以”、“可是”、“但是”、“然而”、“于是”、“因此”、“為此”、“對此”、“綜上所述”、“總之”，等等。

過渡句。一般為總結上文、提示下文，用在前段的末尾或后一段的開頭，前段末尾的過渡句多為提示句，如“特作如下決定”、“現將具體情況報告如下”、“提出意見如下”、“現將有關具體事項通知如下”等等；后一段的開頭的過渡詞多為祁使句，如“由此可見”、“綜上所述”、“根據上述情況”等。

過渡段。是將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長公文中內容明顯轉換時概括說明上下內容的聯系，使上下文相互銜接。如：《國家統計局關于建立普查制度改革統計調查體系的請示》文中的第二自然段：“根據上述情況，……為此，特請示如下”即為過渡段。

四、開頭與結尾

(一)開頭。公文開頭在公文謀篇布局中起著引領作用，關系到全文的主旨。因此設計開頭必須顧及全文的表達。公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領起全文，不支不蔓；還要簡潔凝練，文字少而精，并引人注目。元代人說的“風頭”就是這個意思。開頭方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式，等等。

引敘式。即以援引依據或引敘對方來文式開頭。援引依據多用“根據……”、“遵照……”一類句子開頭；若為事實依據，則常用“近來……”、“……以來”等時序性詞語引出；答復性公文開頭常用引敘式來文方式，如“你局……文悉。經研究，……”

目的式。即在公文開頭時交代緣由、事由、目的，一般用“為了……”、“由于……”之類句子開頭。

概述式。即開頭概括介紹全文的主旨。情況報告等常用這種方法。

說明式。即在公文開頭時闡明相關事項的重大意義，以統一思想，引起重視。《國務院關于加強統計工作的決定》開頭就是這種方式。

公文開頭的其他形式，這里就不一一贅述了。

(二)結尾。公文結尾要寫得實在，不著空文，干凈利落，不拖泥帶水，即如古人說的“豹尾”。結尾應如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷回響，令人回味。結尾常用的方式有總結式、強調式、要求式、呼應式、號召式、自然收束等。總結式。正文結束時，對文中的主要觀點和問題作出歸納或總結，使讀者對全文有一個較完整的印象。

強調式。正文結束時，對文中的主要觀點作強調說明，以引起讀者的重視。

要求式。正文結束時，提出要求、希望或號召。

呼應式。結尾時，以程式化方式顯示文種，如：“以上請示，妥否請指示”之類詞語。

自然收束。即正文結束時，自然收束結尾。

公文的表達方式和語言

一、公文的表達方式

文章的表達方式主要有五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文常用的表達方式主要是說明、敘述、議論、以說明為主，基本上不用描寫和抒情。只有個別文種根據表達需要，采用一些描寫的方式。(一)說明

說明是解說事物、事件和闡述事理的表達方式，這是公文常用的表達方式。說明的基本要求是：客觀、準確、明白，做到通俗易懂，語言平實。常用的說明方法有：詮釋說明、分類說明、數字說明、對比說明、舉例說明、比喻說明、類比說明、圖表說明等。下面就統計公文中常用的說明方式作簡要介紹。詮釋說明。亦稱定義說明，即用簡潔明確的語言，科學揭示概念、事物的質的規定性，包括內涵和屬性。如國務院《辦法》對“公文”涵義的詮釋。

分類說明。是對文中有關事項按同質性原則分類進行說明。如國務院《辦法》中對文種適用范圍和公文格式的分類說明。

對比說明。又稱比較說明。是對具有可比性的兩個事物或一個事物的不同發展階段進行比照的說明方式。這種方式在統計分析報告中廣泛應用。

舉例說明。就是用典型的事例把抽象的事理具體化、明確化。公文中反映工作成績的內容經常應用這種說明方式。數字說明。就是運用確鑿的數據說明事物和道理，給讀者十分具體的印象。這種方式在統計公文中也廣泛應用。(二)敘述

敘述是一種敘說、介紹人物經歷情況和事物發展過程的表達方式。敘述通常有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果。敘述的基本要求是主線清楚。“一線到底，萬變不離其宗”，交待明白，詳略得當，起伏有變。按語言詳略分，敘述方式有概括敘述和具體敘述；按結構形式分，敘述有縱敘、橫敘。

概括敘述。也叫“簡敘”、“略敘”，就是用簡潔的語言對人或事物的基本物征和情況等作概括的介紹。具體敘述。也叫“詳敘”、“細述”。是用詳實的文字對人或事物的全貌和事件的具體過程作詳細介紹。文學作品多用具體敘述，公文中則很少使用。

縱敘。按事件發生的時間先后或事件本身的發展過程來敘述。縱敘按時間順序，又分順敘、倒敘、插敘、補敘。橫敘。即按事物的空間位置來敘述。橫敘中又包括平敘，即敘述兩件或兩件以上同時發生的事，先敘述一件再敘述另一件。

公文的敘述形式多用概括敘述和順敘、平敘。(三)議論

議論是通過邏輯推理來證明觀點、辯明是非，借以說服人的表達方式。使用議論時，要做到立論明確，論據充分，論證符合邏輯。公文中較少使用議論，只在說理和論述觀點或在說明、敘述中插入評論時，使用議論表達方式，且公文中的議論要少而精。

議論三要素。完整的議論由論點、論據、論證三個要素構成。論點就是在論證中要確定的觀點。論據就是證明觀點真實性或者正確性的道理和事實依據。論證即邏輯推理的方法，也叫“證明”。

議論的類型。議論可分為立論、駁論、兼論三種，公文中常用的是立論。立論又稱證明，就是首先建立自己的觀點，再以有關論據證明這一觀點的正確性。立論的主要方法有直接論證和間接論證。直接論證是直接從正面確定某個觀點的正確性，常用的直接論證方法有：以典型的事例直接證明論點的例證法、引用有關根據(包括經典性言論、黨和政府文件、科學的定理公理等)的引證法等。間接論證是間接地從反面證明某個觀點真實性的論證，主要論證方法有對比法、類比法、排除法等。公文的議論方式一般應用直接論證。

公文的表達方式除了上述三種之外，個別文種(如報告類公文)有時也采用少量的描寫。采用描寫方式時，一般用白描(也叫素描)，即粗線條勾勒，不加修飾。白描往往是與敘述結合在一起，或以敘代描，描寫文字盡量簡練。

二、公文的語言要求

公文注重實事求是、精簡、高效，公文語言應當準確、鮮明、莊重、生動、簡潔。

準確。準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求，公文更重視的是準確。公文語言有著：“一言九鼎”、“一字褒貶”的份量，必須十分準確。公文的用詞用語及觀點、概念、判斷、引言、人名、地點、時間、數字、事實等，都要準確、確切。詞語的內涵、外延要明確，表述嚴謹，不能使人產生歧義。要精心辨析詞意，表達準確無誤，特別是法規性公文和公文中對方針政策的表述，更應十分準確，做到無懈可擊。鮮明。公文語言帶有鮮明色彩，對有關問題、事項的觀點、態度或立場要明確，語氣堅定，態度鮮明，不要含糊其辭，不模棱兩可。

莊重。即語言端莊、鄭重、平實、明白。公文要用規范的書面語言，少用口語、方言、土語。語言要嚴肅、樸實無華，不浮夸造作和夸張渲染，不要用一些生澀難懂或難解的詞語。公文語言要具有可操作性，以有利于辦理和落實。生動。公文語言還要力求有活力和新意。在莊重的前提下，要準確使用一些成語、熟語和有時代氣息的鮮活語言，并要適當修辭，運用比喻、排比等手法，以提高公文的感染力，更好地發揮公文的宣傳教育作用。

簡潔。就是語言簡明扼要，簡潔明了，不冗長空泛，沒有空話、廢話。語言要精練，做到“一語破的”。要多使用短句和規范化的慣用語，少用句型復雜的長句。句子結構完整規范，遣詞造句符合語法，沒有病句、贅句。用語字斟句酌，經得起推敲。遣詞造句，惜字如金。正如魯迅先生所說：“竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜。”

三、公文常用的習慣用語

在機關公文中經常使用一些習慣用語。公文習慣用語是在長期使用過程中形成并固定下來的約定俗成的用語。其主要有：

稱謂用語。即一般對本機關和受文(來文)機關的稱謂用語。如“我局”、“本局”、“你部”、“你局”等。下對上或不相隸屬的機關之間，為表示尊重也稱謂“貴部”、“貴局”等。表敬用語。是對行文對象表示敬重的詞語。如“請”、“擬請”、“報請”、“敬請”、“懇請”、“呈請”、“呈報”、“遵照”、“遵囑”、“承蒙”等。

期盼用語。即表示希望的詞語。如“希”、“望”、“盼”、“誠望”、“希望”、“懇望”等。

總結用語。用來總結上文、引出結論的用語。如“總之”、“總而言之”、“綜上所述”、“因此”、“鑒此”、“據此”、“鑒于上述情況”等。

開頭用語。常見的有“茲”、“根據”、“經……批準”、“依照”、“遵照”、“為了”、“由于”、“鑒于”等，用以引出行文的根據、目的、原由。批復、復函等答復性公文，常以引敘來文的標題、發文字號后加“悉”、“已悉”等作開頭用語。承啟用語。多用于文中開頭的最后一句，起承接上文、提領下文的承上啟下作用。下行文常見的承啟用語有：“現批復如下”、“現作如下決定”、“提出意見如下”、“為此，特通告如下”、“特作如下通知”、“現答復如下”等。上行文中常見的承啟用語：“報告如下”、“請示如下”、“提出如下意見”、“建議如下”、“我們的意見如下”等。

結尾用語。下行文中常見的結尾用語：“特此公告”、“請貫徹執行”、“請參照執行”等。主要作用是對受文機關如何貫徹執行文件作出規定，提出要求。

上行文中常見的結尾用語：“以上請示妥否，請批示”、“以上報告妥否，請示”、“以上請示如無不妥，請批轉……執行”、“以上請示請批復”等。主要作用是請求上級機關對請示和報告事項給予答復和關注。

平行文中常見的結尾用語：“望復”、“盼復”、“請予大力協助”、“請予函復”、“特此函復”等。

公文寫作應注意的問題

一、公文文種確定

國務院新《辦法》指出：草擬公文應當做到“公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定”。公文寫作時，應當按照上述規定確定公文文種。(一)根據行文目的確定文種。首先要根據行文的對象和行文所達到目的確定所適用的文種。如：向上級機關請求指示或批準事項并要求批復的公文，應當使用“請示”；而向上級機關匯報工作、反映情況的公文則須用“報告”。“請示”與“報告”的行文目的不同之處是，請示一般要求上級機關給以明確的答復，報告則主要是下情上達，不要求批復。應當注意的是，“請示”與“報告”是行文目的和適用范圍不同的兩個文種，不能以“請示報告”合并作為一個文種使用。表彰先進的公文，應根據先進典型的突出和影響程度及行文目的選用“命令(令)”、“決定”或“通報”。被嘉獎的單位與人員屬在全國或在一個大的區域內具有重大影響的先進典型，并授予榮譽稱號的，則用“命令(令)”；獎勵的單位與人員其事跡比較突出，在全國或某一地區、某一系統內具有較大影響，但未授予榮譽稱號的，選用“決定”；所表揚的先進屬于一般性的典型，用“通報”。

(二)根據發文機關的職權確定文種。國家行政機關的13種公文，在適用范圍上都有明確規定。因此在具體使用時，要根據機關的職權選用。比如命令(令)是具有指令性質的文種，根據法律規定，國家主席、全國人大常委會委員長、國務院總理、各部(委、局)部長(主任、局長)以及地方行政首腦機關、軍事機關可以發布命令，其他機關和人員不得隨意發布。“議案”是各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項使用的文種，只有各級人民政府才能使用。“公告”是向國內外宣布重要事項或法定事項的文種，因此，通常由權力機關、監督機關使用。

(三)根據行文關系確定文種。行文關系系指發文機關與主送機關的法定關系。根據行文關系的不同，公文可分為上行文、下行文、平行文。行文要根據不同的行文關系確定文種。如對上級機關的行文，即上行文，應選用請示、報告、意見等文種；向下級機關的行文，即下行文，應選用命令(令)、決定、通知、通報、批復、意見等文種；公開向社會公布事項，則使用“公告”、“通告”；向平行或不相隸屬機關行文，應使用“函”。這里需要注意的是，部門與當地政府辦公廳和當地發展改革委員會、財政部(廳)等綜合部門在行文關系上都屬于平行部門，根據國務院新《辦法》，其相互行文應當使用“函”這一文種。有的機關往往為了表示尊重，在向上述機關請求批準事項時，卻使用上行文文種(如請示、報告)，其文種的選用是不規范的。另外，對《辦法》新規定的“意見”和“會議紀要”兩個文種，要注意正確使用。根據新《辦法》和有關規定，“意見”是對重要問題提出見解和處理辦法，它可以用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，它具有請示性公文的性質；作為下行文，又帶有指示性公文性質；作為平行文，可對重要問題提出見解和處理意見供對方參考。“會議紀要”可用于上行文，也可用于下行文。向下傳達會議情況的“會議紀要”，則屬下行文；上報會議情況的“會議紀要”，則為上行文；有的“會議紀要”只用于本機關記載事項，則不需向上或向下行文。因此，在寫作公文時，應正確根據行文關系選用文種。

二、標題撰寫

公文標題一般應由發文機關、事由、文種三部分組成。如《國務院關于加強統計工作的決定》標題中，“國務院”為發文機關，“關于加強統計工作”為事由，“決定”為文種。發文機關應寫全稱或規范化簡稱、統稱，事由應當準確簡要地概括公文的主要內容，文種的選用亦應準確規范，符合國務院新《辦法》規定的公文種類。命令(令)、通告類的公文按其特定格式，公文標題只標明發文機關和文種，如“國家統計局令”、“國家統計局通告”，可省略其事由；會議紀要類公文，如“國家統計局辦公會議會議紀要”，其標題只注明事由，可省略發文機關和文種。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題中，常見的問題主要有以下幾個方面： 文字冗長。有的公文的標題過于冗長，事由使用的復句層次和標點符號過多。如：國家統計局關于印發《國家統計局直屬農村、城市、企業調查隊依照〈國家公務員暫行條例〉管理實施方案》的通知。標題45個字、兩組書名號、兩個頓號。此標題如改為《國家統計局關于印發直屬三支調查隊依照國家公務員制度管理實施方案的通知》，只需34個字，且標題中可以不用標點符號。

介詞重復。在擬寫標題時常出現介詞連用的現象。如：××××局關于印發《關于調查隊管理體制改革的實施意見》的通知。標題中出現兩個“關于”。此標題應改為《國家統計局關于印發調查隊管理體制改革實施意見的通知》。又如：《××××局關于對國有公司企業認定意見的函》、《××××局關于對如何認定遲報次數等問題的批復》。兩個標題中“關于”和“對”介詞連用，取一即可，標題中的“對”字應刪去。事由表述不準確。有的標題中事由缺少中心詞，如：《××××局關于對非法人產業活動單位給予行政處罰問題的批復》。標題中一是“關于”和“對”介詞連用，二是缺少中心詞“違法行為”。該標題可修改為《國家統計局關于非法人產業活動單位違法行為行政處罰問題的批復》。

三、語言規范

公文寫作既要符合公文的規范體式，又要對公文語言字斟句酌，做到表述準確，語法規范，文句嚴謹，言簡意賅。公文如果詞語不當，文理不通，邏輯不順，甚至有錯別字，不僅有損于機關形象，而且影響到公文的效力。起草公文時，在公文語言上要注意以下幾個問題。(一)語言表達要符合語法

語法是人們在長期語言使用中自然形成并共同遵守的法律。公文的每一句話應準確表達一個完整的意思，詞、句構造及句子與句子之間的關系都要符合語法的基本規律，做到用詞準確、結構完整、句子成份和語序搭配得當。有些人寫作公文時，認為只要把意思表達出來就可以了，不注意語法，因此公文中常常出現病號。常見的語法錯誤主要有以下幾種：

萬分殘缺。一是缺主謂語。主謂語是句子的基本成分。有的公文句子看來似乎通順，但推敲起來卻缺主語或謂語。如：經××××年×月××日局黨組會議研究通過，任命×××為×××××司長。句中，“經局黨組會議研究通過”是狀語，其任命者是誰語焉不詳，應在“任命”前加上主語任命機關“××××局”。又如：對于政府臨時機構和組織，不作為法人單位，歸入所隸屬的部門。句中，主語應為“政府臨時機構和組織”，但前面加上了“對于”二字，首句成了狀語，導致全句沒有主語，該句應刪去“對于”二字，修改為“不作為法人單位的政府臨時機構和組織，歸入所隸屬的部門。” 二是缺賓語。此種病句比較常見。如：①重點抵制某些行為投資規模過大②加大結構調整③學習鄔兆定“數字不準誓不休”以上三句都缺少賓語。其中，“投資規模過大”、“結構調整”、“數字不準誓不休”都是修飾賓語的定語，后面應分別加上賓語“勢頭”、“力度”、“精神”。

詞語搭配不當。詞語之間有一定的組合規律，違背這種規律就會犯語法錯誤。統計公文中，常見主語和謂語、主語和賓語、動詞與賓語、修飾詞和中心詞搭配不當的語法錯誤。如：①辦公條件和服務質量有所改善。②投入產出表是加強國民經濟綜合平衡、進行經濟數量分析的重要手段。③使各級統計局成為社會經濟信息主體。④國務院領導同志聽取國家統計局工作匯報，充分體現了國務院對統計工作的關心和支持。⑤發現和解決了一大批不安全隱患 ①②中，主語和謂語都不搭配。①中，“改善”與“條件”雖可以搭配，但和“質量”搭配則不合理，可改作“辦公條件和服務質量有所改善和提高”。②中，“投入產出表”與“手段”不搭配，可改作“編制投入產出表是加強國民經濟綜合平衡、進行經濟數量分析的重要手段”。③中犯了主賓語不搭配的錯誤。在“使各級統計局成為社會經濟信息主體”短句中，主語“統計局”與賓語“主體”不搭配，應在“主體”后面加上“部門”，即為“使各級統計局成為社會經濟信息主體部門”。④⑤中動賓搭配不當。④中，聽取匯報，說體現對工作的關心可以，但體現支持有些牽強，應刪去“和支持”。⑤中，“解決”與“隱患”搭配不當，“隱患”一般與“排除”搭配，另外，“隱患”即指潛藏的禍害，“安全隱患”系指不安全因素，“不安全隱患”成了病句，此句應為“發現和排除了一大批安全隱患”。

語序不當。有些病句詞語順序安排不當，或者是詞語位置放得不對。如：①三支調查隊是機動性很強的一支隊伍。②保證統計數字準確性是統計部門的長期任務，不能絲毫松懈。

①中“機動性很強的一支”應改為“一支機動性很強的”；②中“不能絲毫松懈”應改為“絲毫不能松懈”。

贅句。贅句是指有些句子中因含有多余詞語而形成的病句，如：①沒有統計這個基礎，就難以指導經濟工作的發展。②這個問題實在值得我們每個人的深思。①中“這個基礎”和②中“的”都屬多余應去掉。①中“指導”與“發展”也不搭配，“指導”可以與“工作”或“發展方向”搭配，可改為“沒有統計，就不能正確指導經濟工作”。雜糅。雜糅是指有些病句把不同的說法在一起，造成結構上的混亂。如：經濟、社會、科技、科技、文教基本實現現代化。

經濟、社會、科技是三大范疇，文教則包含在社會范疇內，不應與前三者并列。(二)語言應符合邏輯

這里指的是公文語言必須符合形式邏輯的基本規律，即要符合同一律、不矛盾律和排中律。公文中常見的邏輯錯誤主要有以下幾個方面：

概念不清。有的公文中對概念和定義表述不規范、不夠嚴謹，如：①統計部門系指國家統計局所屬各司及各單位所辦的各類經濟實體。②違反本規定，各級統計局的安全保密部門有權責令其停止使用。

①中，對“統計部門”定義的表述顯然不規范，定義項的概念很不確切。②中，一是未指出“違反本規定”的哪些行為；二是對授權對象表述不嚴謹，易使人產生歧義，可理解為如果某地統計信息網安全保密管理違反規定，其他各級統計局的安全保密部門都有權責令其停止使用。

前后矛盾。前后矛盾亦稱自相矛盾，屬違反了不矛盾律所犯的邏輯錯誤。如：由于我國目前尚未制定一部有關評估行業管理的法律法規，對各類專業評估難以依法進行規范管理。

句中，前面講法律法規“尚未制定”是無法可依，后面“難以依法”應是有法難以執行，顯然前后矛盾。

四、其他需規范的問題(一)引文的規范

公文引文包括引用相關公文、有關規定及領導的有關講話等。引用公文的標題一定要準確完整，不能簡化或漏字；引用公文在文中首次出現時，應在標題之后注明發文字號(再次引用時可直接引用發文字號)。引用公文的標題和發文字號要規范，如：《國務院關于開展第二次全國農業普查的通知》(國發〔2005〕13號)有的公文引用公文不規范，只有標題名稱或只注發文字號。如：經中央機構編制委員會辦公室中編辦字〔××××〕××號文批準。句中沒有完整的公文標題。引用有關規定及領導的有關講話一定要與原文一致，如引用原文應加雙引號(“”)，摘引主要意思不應加雙引號。(二)使用簡稱的規范

公文內使用非規范化的簡稱，應當在文內第一次出現時用全稱并注說明。如：

《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)有的公文中，常常對非規范化簡稱先未注說明后面直接使用簡稱，或全文時而用全稱、時而用簡稱，這都是不規范的。

(三)提法的規范

“三定”規定的提法。不少公文中經常將“?三定?規定”寫為“?三定?方案”，如“完善?三定?方案”、“按?三定?方案確定的職能……”。準確地說，“三定”應是對職能、機構和編制的規定，按照國務院辦公廳的要求，其規范的提法，“?三定?方案”應規范地稱“?三定?規定”。

“批轉”、“轉發”和“印發”的印用。公文的標題和正文中常用到“批轉”、“轉發”或“印發”。以上三者的行文語氣是有區別的。“批轉”意為“批準并轉發”，有批準權的各級政府或部門轉發下級機關的文件用“批轉”，如《福建省統計局關于批轉×××統計局××××××報告的通知》，批轉通知的下文中應直述為：“福建省統計局批準《×××統計局關于××××××的報告》，現轉發給你們……”。而各級政府或部門的辦公廳(室)因無權批準只能用“轉發”，如《福建省統計局辦公室關于轉發×××統計局××××××報告的通知》，轉發通知的正文中應用轉述，如“《×××統計局關于××××××的報告》已經福建省統計局批準，現轉發給你們……”。轉發通知也可用于直接轉發上級機關或不相隸屬機關的公文。印發通知則只用于印發本機關制發的公文。“各級政府”、“各級統計部門”的提法。公文中常常出現“各級政府”、“各級統計部門”的提法，應當區分清楚的是，“各級政府”包括國務院在內，若不包括國務院，提法應該為“地方各級人民政府”。同理，“各級統計部門”包括國家統計局，若不包括國家統計局，應該用“地方各級統計部門”。統計公文中，還常出現“國家統計局和各級統計部門”的提法，這也是不規范的。

“公布”、“發布”、“頒布”的提法。根據有關法律的規定，法律、行政法規用“公布”，決定用“發布”。有些公文中，“公布”“發布”、“頒布”用法常相混淆。如“1983年國家頒布了《統計法》”、“1984年國務院頒布了《關于加強統計工作的決定》”，前面的“頒布”應改為“公布”，后面的“頒布”應改為“發布”。又如“普查辦法擬報請國務院總理令的形式頒布實施”句中“頒布”應為“公布”。

另外，根據有關規定，法律由全國人大及其常委會制定、公布；國家行政法規由國務院制定、公布；部門規章由國務院部門制定、公布。有些公文對此也常出現混淆。如“統計部門要盡快制定相關法律法規”，統計部門是沒有權力制定法律、法規的，應為“統計部門要盡快制定有關規章”。“行政區域”的提法。有的公文中常出現“轄區”提法，其規范的提法應為“行政區域”。如“各地普查機構要認真做好轄區內的調查登記工作”，文中的“轄區”應為“行政區域”。地方和部門稱謂的全稱、簡稱、統稱的使用。公文中稱謂及其全稱、簡稱、統稱的使用應當規范。如“寧夏自治區”稱謂應為“寧夏回族自治區”；“廣西自治區”、“新疆自治區”，全稱應分別為“廣西壯族自治區”、“新疆維吾爾自治區”。“內蒙古自治區”簡稱為“內蒙古”，而不能用“蒙”。公文中涉及三種省級行政區劃統稱時，規范表述應為“省、自治區、直轄市”，簡稱可表述為“省(區、市)”，一般不應采用“省(自治區、直轄市)”的表述方式，因為這樣表述既不規范，也不簡略。

公文中對國務院部門的簡稱，應按國務院辦公廳規定的《國務院機構簡稱》，使用規范化簡稱。如“國務院港澳辦”全稱應為“國務院港澳事務辦公室”，簡稱為“港澳辦”；“國家發展和改革委員會”簡稱應為“發展改革會”，而不能簡稱為“國家發改委”；“國家人口和計劃生育委員會”簡稱應為“人口計生委”；“國家食品藥品監督管理局”應為“食品藥品監管局”；等等。對國務院部門的統稱，應為“國務院各部委、各直屬機構”或“國務院各部門”。

這里要注意的是，公文主送機關的統稱，省級行政區劃統稱應為“各省、自治區、直轄市”，國務院部門應為“國務院各部委、各直屬機構”。

法規和公文中所稱“以上”、“以下”的用法。國務院辦公廳已明確指出，法規和公文中所稱“以上”、“以下”均含本數或本級，這樣行文簡潔、意思明確、解釋統一。不用在本數或本級后另加括號作“以上”、“以下”說明，以免造成理解混亂或不好解釋。如“縣及縣以上地方各級人民政府”，應刪去“縣及”二字。又如“達到職工總數的30%以上(含30%)”、“在縣級及其以下城鎮”，也應分別刪掉“(含30%)”、“及其”字樣。(四)數字使用的規范

公文中常出現該用阿拉伯數字的地方用了漢字。這里主要強調一下公文中的年代、百分數、分數使用數字的規范化問題。

年代與日期。公文中的年代應使用阿拉伯數字。如“要緊緊抓住本世紀頭二十年重要戰略機遇期”、“從上世紀九十年代開始”、“在五千多年的發展歷程中”，“頭二十年”應改為“頭20年”，“九十年代”應為“90年代”，“五千多年”應為“5000多年”。但表示概數的七、八十年代不能寫為“70、80年代”。另外，非本世紀的年代，應將所屬的世紀寫出。如“上世紀60年代以來”或“20世紀60年代以來”。公文中的日期除成文日期按現行規定，須用漢字表示外，其他一律要用阿拉伯數字表示。整數一至十，如果不是出現在具體統計意義的一組數字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致。

百分數和小數。公文中的百分數和小數應使用阿拉伯數字。如“保證百分之百”，應將“百分之百”改為“100%”，“百分之五十”應為“50%”，“百分之一點五”應為“1.5%”，“增加了三個百分點”應為“增加了3個百分點”。

數值范圍的表示。按照規定，表示數值范圍應分別標明數值單位。如“對外依存度進一步上升，達到60-66%，前面的“60”應加“%”，應表示為“60%-66%”；“6000-7000/10萬”應表示為“6000/10萬-7000/10萬”；“50-100萬人”應表示為“50萬-100萬”。

計量單位的規范。公文中的計量單位要根據國家的有關規定，使用規范的法定計量單位。如土地面積的計量單位應為平方公里、公頃、平方米，不應用“畝”。如須標示“畝”時，應先寫出公頃數，再在括號內標注明畝數。長度、重量、體積等計量單位的使用也按此原則辦理。

五、標點符號的使用

標點符合的使用詳見本書附錄《標點符號用法》這里只就公文寫作中容易出錯的地方提醒幾點。

一是因果關系句式內不應用句號。如有的公文開頭用目的式、根據式時，在因果關系的句式內，用了句號將其斷開，如“為了……。因此……”、“根據……。因此……”，這是不符合標點符號用法的，句中的句號應改為逗號。二是簡短的并列或遞進關系的句子中間不須停頓。如：“統計經費要適當向貧困地區、尤其是貧困縣傾斜”，句中應去掉頓號；“就有關工作進行協商，并提出落實辦法”，“并”前面的逗號可去掉。

三是表示概數(連用的兩個數字之間)不應用頓號隔開。如“近

一、兩年內”句中頓號應去掉。

四是一句話的分句之間和單句內并列詞語之間不應用分號。如，“既要安排好……問題；又要做好……工作”，這是一句話的兩個方面，中間的分號應改為逗號；“報名時請攜帶身份證；大學畢業證書；兩張二寸免冠照片”，句中分號應改為頓號。

五是被分號分隔的語句內不應用句號。如“這次活動有兩個特點：一是形式自愿。機關人員愿意參加就參加，不愿意參加可以不參加；二是內容豐富多彩。大家的興趣、愛好可以得到充分的滿足。”這段話不符合分號所表示的停頓或分隔的層次須小于句號這一要求，可將其中的“一是”、“二是”改為(一)、(二)。

六是文中結構層次序數為阿拉伯數字的應在其后加圓點。如“

1、”表示法就為“1.”。有的文稿中將阿拉伯數字后圓點誤為頓號的情況較多，應按規定予以糾正。

總之，草擬公文，一定要字斟句酌，進行文字潤色和字詞、標點的推敲，這樣才能寫出高質量的公文來。正如老舍先生所說：“寫文章，用一字，造一句，都要仔細推敲。寫完一句，要看一看全句站得住否，每個字都用是適當與否，是不是換上哪一個字，意思就更加明顯，聲音就更加響亮。應知一個字要起一個字的作用，……一句、一段寫完之后，要看看前后呼應嗎？連貫嗎？字與字之間，句與句之間，段與段之間，都必須前后呼應”。要做到這些是不容易的，但必須努力做到。此外，要認真學習一些公文范文，廣為借鑒，不斷提高。只要我們在實踐中，堅持不懈地下苦功，就可以寫出好的公文來。行文規則

一、行文方向。

第二篇：公文種類

決議適用于黨的機關經過會議討論通過的重大決策事項或重要工作事項，政府機關一

般不宜使用決議。

決定適用于黨政機關對重要事項作出決策和部署、獎勵有重大貢獻的單位和人員、依

法懲處有嚴重錯誤的單位和人員、變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。黨政 機關辦公室一般不宜使用決定。

命令（令）適用于區政府公布規范性文件、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有卓

越貢獻的單位和人員。黨的機關和其他政府機關一般不宜使用命令（令）。

公報適用于公布重要決定或者重大事項。區級及以下黨政機關不宜使用公報。 公告適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。區級及以下黨政機關不宜使用公告。通告適用于政府機關在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。黨的機關一般不宜使

用通告。

意見適用于黨政機關就重要問題、重大事項提出指導性、原則性、建設性的見解和處

理辦法。

通知適用于黨政機關發布、傳達要求下級機關和有關單位周知或執行的事項，印發本

機關公文、批轉下級機關公文，轉發上級、同級或不相隸屬機關的公文。

通報適用于黨政機關表彰有較大貢獻或有較好業績的先進單位和個人，批評違規違紀

事件，傳達重要精神，告知重要情況。

報告適用于黨政機關向上級機關匯報工作、反映情況、回復詢問。

請示適用于黨政機關向上級機關就重大問題、重要事項請求指示、批準。 批復適用于黨政機關答復下級機關的請示事項。

議案適用于政府機關按照法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提

請審議事項。黨的機關一般不宜使用議案。

函適用于黨政機關與不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答

復審批事項。

紀要適用于黨政機關記載會議重要情況和議定事項。

備注：各級黨政機關不得在《條例》規定的公文文種之外自立文種。需制定準則、規定、辦法、細則、要點、規劃、綱要、計劃、方案的，應使用“通知”印發。

第三篇：公文種類格式

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之一

函的寫作格式

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期、函告的事項、結語等。

①標題

一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

②正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼“等。

從上所述可以看出以下一些問題：

一、行政機關公文13個文種，含有55個以上類型的行文體式。其中，每個類可以成為一種公文體式。個別的類型，還可形成多種體式。

二、文種雖然是法定的“種”，其文種定義的內容包含著“類”，這些類往往被人們所忽視，也就是爭論不休的根本原因。對各類的表述，可以具體，可以抽象，也可簡捷。如：《國務院批轉證監會關于提高上市公司質量意見的通知》是具體稱呼的表述，“批轉下級機關公文的通知” 是抽象的表述，“批轉通知” 是簡捷的表述。有時對簡捷的“批轉通知”可加一個“性”字，如“批轉性通知”，這是因為文種定義是按“性質”來銓釋的。這不同形式的表述是因使用的情況而定的，但“類”后應冠“文種”名稱。

三、文種各“類”是寫作的具體體式（格式）。各類具體體式含有“文種”的共性，也有著每“類”個性，在表述中不能籠統而言。如“批轉性通知”有“批示性”，寫作中含有批語，如“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等批示性語言，其它類型的通知不一定有這一特性。又如“轉發性通知”在執行過程中有著“不定性”。他得視行文者的要求和受文單位的實際情況而定，是“遵照執行”或“參照執行”，或受文單位沒有必要執行。而其它類型的通知不一定有這一特性。

對“類”的擬文，應是文秘人員及教授公文的教師把握的主體內容。因此，在熟之其“種”之后，更要熟知其“類”，包括這“類”的行文對象，所屬范圍，文體的特點，格式及每個環節應安排擬寫的內容等等。

四、行政機關公文的范圍要明確，它包括國家主席、國務院、省、市、縣、鎮、鄉等政府機關必須遵循其規范使用。但機關部門的專用文書不在此列。如公、檢、法，財稅等專用文書，那是機關部門專門的規定文書。也不包括企、事業單位使用的文書，企、事業單位是借用行政機關文書的某些文種行文和其它文書的文種來行文。也不包括中國共產黨機關文書的文種和中國人民解放軍機關文書的文種，那是因為他們的公文也有專門的規定。因此，行政機關公文中不能混用其它有關公文的文件及類型來擬文和舉例等。

五、行政機關公文是一種規范性強的公文，不能把某些公文與行政機關公文相同文種的事務文書等同于行政機關公文。如部門開會寫個通知、有事寫個報告、請示等等，又不按行政機關公文運轉，也不按行文規范各個環節的格式撰文，都應視為行政機關內的事務文書，不能表述為行政機關公文。

以上意見,特此函告。感謝貴府及其它各級地方政府對電力部門的工作給予大力支持和幫助。

關于鄂穗兩地攜手聯合打撈”中山艦“的函

湖北省人民政府：

現沉于長江金口赤礬山江底的”中山艦“，是中國現代革命史上的重要歷史文物，盡快將其打撈、修復和陳列展覽，是海內外同胞的共同心聲。

”中山艦“是重要的革命歷史文物。該艦192喀年參加”保衛大武漢會戰“時被日軍炸沉。盡快打撈”中山艦“，使其重展英姿，是一件深得海內外同胞和兩岸有識之士擁戴的義舉。這對于充實完善中國現代革命史文物，并重現其歷史價值，加強愛國主義教育和革命傳統教育，增強整個中華民族的凝聚力和向心力，改善兩岸關系，促進臺灣回歸祖國大業的早日實現，都具有重要的意義和作用。

由于”中山艦“在廣州的時間長達21年，且圍繞”中山艦“的幾次主要歷史事件都發生在廣州。因此，”中山艦“是把廣州建設成為中國現代革命史教育基地，向廣州、全國乃至海內外同胞進行愛國主義教育和革命傳統教育不可缺少的文物。近幾年采，廣東省、廣州市人大、政協、民革，黃埔軍校同學會中的不少代表、委員、成員，各界有關專家學者、人民群眾，以及港澳臺同胞、海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府采電來函．希望廣州市政府主動與貴省聯系章一起盡快組織打撈”中山艦"，并進行修復和陳列。為此，我們經過認真研究．提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態度，協商聯合打撈，修復。展出的辦法和有關問題。

專此函達，請答復。

廣州市人民政府(蓋章)

X X年x月X日

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之二

通知格式：（指示性通知）

北京積水潭醫院關于××××××的通知

各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。

北京積水潭醫院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

國務院關于調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知

國發(1996)×號

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構:

改革開放以來，我國證券交易市場有了很大發展，證券交易規模不斷擴大，證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規范證券交易市場，妥善處理中央與地方的合配比例，增強中央宏觀調控能力，國務院決定，自1997年1日1日起，將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各50%，調整為中央80%、地方20%。有關地區和部門要從全局出發，繼續做好證券交易印花稅的征收管理工作，進一步促進我國證券市場的健康發展。

中華人民共和國國務院

一九九六年十二月十六日

通知格式：（會議性通知）

關于×××××××××××××××會議的通知

各職能處室：

定于×月×日召開××××會。現將有關事宜通知如下：

會議議題××××××××××××××××××××××××××××。

參加人員××××××××××××××××××××××××××××。

會議時間×月×——×日（會期×××，×××××報到。）

會議地點××××××××××××××××××××××××××××。

有關事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。聯系人：×××，電話：××××××××，傳真：××××××××。

北京積水潭醫院

××××年×月×日

例文(會議通知)

關于召開全區宣傳部長會議的通知

各市委宣傳部，柳鐵黨委宣傳部：

定于9日9-10日召開全區宣傳部長座談會，現將有關事項通知如下：

一、會議議題傳達學習中宣部召開的部分省區市宣傳部長座談會精神；總結交流我區前八個月宣傳思想工作；研究部署下一步工作。

二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。

三、會議時間9日9-10日(會期一天半，9日8日下午報到)。

四、會議地點報到及住宿地點：南寧市七星路廣西宣傳干部培訓中心。會場：區黨委辦公樓三樓會議室。

五、有關事項

（一）請參加會議人員準備約15分鐘的發言。請將發言材料打印50份，在報到時交會務組(打印要求：16開幅面，在左上角用四號楷體注明“全區宣傳部長座談會發言材料”)。

（二）請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作，準時出席會議。在外出差、學習的，加無特殊情況，務請回邕參加會議。

（三）請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會議人員名單報到自治區黨委宣傳部辦公室。

聯系人：×××，電話：××××，傳真：××××××。

中共廣西壯族自治區委員會宣傳部

二○○三年九月四日

《通知》寫作要點

通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。

一、標題：制發機關＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

三、結尾：三種寫法：㈠意盡言止，不單寫結束語。

㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

㈢再次明確主題的段落描寫。

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之三

報告格式：（建議報告）

關于××××××的報告

院領導：

根據×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意見如無不妥，請批轉各部門執行。

北京積水潭醫院××處

××××年×月×日

例文(建議報告)

關于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質炎的報告

國務院：

脊髓灰質炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預防的急性傳染病。為實現《九十年代中國兒童發展規劃綱要》規定的一九九五年消滅脊髓灰質炎的目標，國家決定開展強化免疫活動。現將有關情況報告如下：

一、自我國開展計劃免疫工作以來，脊髓灰質炎疫苗接種率提高，發病率顯著下降，取得了可喜的戰績。

二、在冬季，脊髓灰質炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。

以上意見如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。

衛生部

一九九三年十月二日

報告格式：（情況報告）

關于××××××的報告

根據××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現將主要情況報告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××針對××××××，提出以下建議：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京積水潭醫院××處

××××年×月×日

《報告》寫作要點

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。

一、標題：制發機關＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。

二、正文：㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。

三、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。

公文格式（函、請示、報告、通知、規定的公文格式）之四

請示格式：（事務性請示）

關于在我院開展×××工作的請示

院領導：

近一段時間來，我院××××××××××，為了×××××××××××，擬在我院開展×××××××××。具體意見如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意見已經各分會主席同意，如無不妥，請批轉各部門執行。

北京積水潭醫院工會

××××年×月×日

例文(事務性請示)

關于在全國開展基本農田保護工作的請示

國務院：

為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神，鞏固和發展劃定基本農田保護區這項工作的成果，擬在全國推廣這一做法。具體意見如下：

一、明確指導思想，加強組織領導。………………

二、根據不同地區確定保護重點。………………

三、建立基本農田的保護制度及地方補償制度。………………以上意見已商得國家計委、財政部、建設部等部門意見，如無不妥，請批轉各地區、各部門執行。

國家土地管理局 一九九一年一月二日

院長辦公會請示格式：主管領導批示：

關于××××的請示

院領導：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院辦公會討論，請指示。

積水潭醫院××處

×年×月×日

《請示》寫作要點

請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。

一、標題：制發機關名稱＋事由＋請示。

二、正文：㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

三、結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

注意事項：一文一事；一個主送機關；逐級請示。

規定格式：

北京積水潭醫院××××的規定（××××年×月×日）

第一條××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二條×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法規類規定）

北京市關于禁止燃放煙花爆竹的規定

（一九九三年十月十二日北京市第十屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過）第一條為了保障國家、集體財產和公民人身財產安全，防止環境污染，維護社會秩序，根據國家有關法律、法規，結合本市情況，制定本規定。

第二條本規定由各級人民政府組織實施。……第十一條本規定具體應用中的問題，由市人民政府負責解釋。

第十二條本規定自一九九三年十二月一日起施行。

《規定》寫作要點

規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。

一、標題：地域＋內容＋文件種類（規定、管理辦法、細則、規則等）。

二、正文：

（一）正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。

（二）“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。

（三）根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。規約性公文的結構包括：依據與目的、適用范圍、主管機關、行為規則、違法處理、解釋機關、施行時間、其他條款。某一文件不一定全部包括上述各部分。書寫要求

字號規格

公文標題居中排一行或數行。公文標題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印。結構層次序數，第一層為“一”；第二層為“㈠”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”。成文時間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

所謂 騎年就是蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時，章子要把月份整個蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期。

第四篇：公文種類

公文種類

公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1993年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。

通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于2003工作情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

（二）專題報告的寫法

標題由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

（三）回復報告的寫法

標題與前兩種報告大體相同

正文根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

標題由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

請 示

一、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。

批準性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將??報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

批 復

一、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

二、批復的寫作

1、標題批復的標題有兩點需要特別強調：

（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于??的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于??問題的請示收悉”。

（2）主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數事。

（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

會議記錄方法

無論作何種記錄，都要求記得快，要點要記的完全和，不能漏記少記。提高記錄的效率的根本途徑，是平時最好多做聽寫練習。例如幾個人在一直起學習，可以由一個人讀一段文章，大家聽寫；小組開會討論，可以練習做記錄。總之，有動筆的機會，不要輕易放過。這樣經常鍛煉，不斷實踐，就會耳靈手快，熟能生巧。但掌握一些輔助方法，對提高記錄效率也是十分必要的，這里介紹幾種輔助方法：

一、記錄時來不及寫的字，可以用一些符號或者簡稱來代替。例如：用“社”字代替社會主義，共產主義可以用“共”字代替，集體主義可以用“集”字代替等等；也可以在“社”、“共”、“集”等字后邊加“——”符號，即成為“社——”.......，或者空三格（以便事后補上）。又如：基本建設可以寫成“基建”，社會主義精神文明可以寫成“社精”等等。

二、運用簡化符號。如問題可以寫成“門”字里邊加個“T”字，資產階級寫成“次”字下面加個“及”字，階級可以寫成“階”等等。

三、熟悉的地名、社名、隊名、廠名、人名等可以只寫名字的第一個字或簡稱，如上海可以寫成“滬”，北京可以寫成“京”。

四、報告人或發言人引用某本書上較長的話的時候，可以只記所引的第一句和最后一句，中間用“........”，但要注上所引的書名和頁數，以便會后找原書查對補上。

五、數字可以寫成阿拉伯數目字，百分比可以寫%，遇到一連串數字時，可以列表記錄。

六、如果有些字一時寫不出，可以空些地位跳過去，事后再借別人的筆記來校對補充。

上述幾種方法只是作記錄的輔助方法，不論采用哪種方法，會議記錄必須真實、準確。其中符號、簡稱、縮寫、全體字等方法只能用在記錄上，不允許在寫作中借用以至濫用。

工作計劃的結構

第一部分提出計劃目標。要寫明計劃將達到的總的目標、要求，計劃的指導思想，提示計劃的輪廓和最核心的內容，有時還要說明制定計劃的背景情況，概述前?時期工作的經驗教訓。這一部分相當于新聞中的“導語”，要高度概括、簡明扼要。

第二部分寫明工作安排。這是計劃的主體部分。要圍繞計劃目標，展開說明各個方面工作的要求、任務，責任部門、單位和人員，時間、步驟、措施、方法以及時、物的保證。這一部分通常是分工作方面列出次標題，分別說明各工作方面的安排及其相互之間的聯系。

第三部分執行要求。這是全文的結語。可根據計劃寫作的發展情況，或寫明要求下級如何具體執行，或將工作事項中屑于思想性、政策性、傾向性的問題集中加以論述，或者照應目標提出切實的號召收束全文。

從語言表達而言，工作計劃的用語一定要糟確、鮮明、深刻，不能含糊，以免使執行者感到摸棱兩可或產生歧義。計劃要寫得簡明通俗，明明白白，便于群眾理解和執行計劃；要用宜筆，忌用曲筆，更不要使用夸張一類的修辭手法。工作計劃一般以下發執行為主(同時可—上報)，所以語氣要肯定、堅決，以示領導的信心和決心，以此去影響、感染、教育群眾為實現計劃而奮斗。

第五篇：公文種類

一、公文的種類

黨的機關公文的常用種類：

（一）決議：用于經會議討論通過的重要決策事項。

（二）決定：用于對重要事項作出決策和安排。

（三）指示：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

（四）意見：用于對重要課題提出見解和處理辦法。

（五）通知：用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或同知的事項。

（六）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

（七）公報：用于公開發布重要決策和或者重大事件。

（八）報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問。

（九）請示：用于向上級機關請求指示、批準。

（十）批復：用于答復下級機關的請示。

（十一）條例：用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

（十二）規定：用于對特定范圍的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

（十三）（十四）辦法、細則：用于對中共中央、中央紀委、中央各部門和省委制定、發布的黨內法規提出貫徹實施意見。

（十五）函：用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的主管部門提出請求等。

（十六）會議紀要：用于記載會議主要精神和議定事項。

文種比較：

1同一名稱的文種在不同機關適用范圍不盡相同。

2文種獨立性不同。法規類文種盡管單獨成類，但很少單獨使用，一般組合使用。3功能相同或相似但使用文種不同。

4請示與報告的異同：

（1）共同點：行文方向一致；報送要求一樣；簽署形式一樣。

（2）區別：行文目的不同；行文時限不同；結束語不同。