T3財務業務一體化操作手冊

采購管理

（采購是企業物資供應部門按已確定的物資供應計劃，通過市場采購、加工訂制等各種渠道，取得企業生產經營活動所需要的各種物資的經濟活動。無論是工業企業還是商業企業，“采購”業務的狀況都會影響到企業的整體運營狀況。過多的庫存，會使企業產生下列不良影響：一、產生額外的庫存管理費用，如：倉庫租賃費、保險費等。

二、造成資本的僵化，使周轉資金緊張。

三、過多的庫存，會因陳舊而變成廢料，或削價出售，導致收益的惡化。

雖然庫存發生的原因可能來自生產過程，但是管理不善的采購作業所導致的生產缺料或物料過甚仍會造成企業無法計算的損失。

采購管理追求的目標是：密切供應商關系，保障供給，降低采購成本。）

1)

如何進入采購管理

1.采購訂單

（當與供貨單位簽定采購意向協議時，可以將采購協議輸入計算機，并打印出來報采購主管審批。

1.在進入采購管理系統主選單后，用鼠標單擊【訂單】下的【采購訂單】或按下[Alt+O]鍵，用光標移動鍵↓選擇【采購訂單】，即可輸入采購訂單。屏幕顯示采購訂單格式。

2.用鼠標單擊工具欄的〖增加〗按鈕或按下[F5]快捷鍵，增加一張采購訂單。

5.按[F12]功能鍵可以從單據表頭進行標題，或用鼠標單擊表體位置或單擊工具欄的〖增行〗按鈕或按下[Ctrl+I]快捷鍵，增加一行訂單貨物。輸入采購訂單表體各項內容。如：貨物編號、數量、單價、金額等項。）

2)

采購訂單增加：

輸入采購訂單表頭各項內容。

輸入采購訂單編號、訂單日期、供貨單位、賬期管理等項。

如果該訂貨業務需要對方單位開具增值稅抵扣發票，那么應該輸入稅率。

3)

采購訂單保存：

4)

采購訂單修改：

審核過的單據不允許修改，需要修改單據應先棄審，然后才能修改

5)

采購訂單刪除

審核過的單據不允許刪除，需要刪除單據應先棄審，然后才能刪除

6)

采購訂單審核

2.采購入庫單

（采購入庫單是根據采購到貨簽收的實收數量填制的單據。該單據按進出倉庫方向劃分為：入庫單、退貨單；按業務類型劃分為：普通業務入庫單。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發票產生。

在實際工作中，用戶可根據到貨清單直接在計算機上填制采購入庫單（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），用戶采用哪種方式應根據本單位實際情況，一般來說業務量不多或基礎較好或使用網絡版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。

【操作流程】

1.填制采購入庫單。

．如果采購入庫貨物是根據采購訂單產生，那么可以用復制原采購訂單方法填制入庫單；

．如果采購發票先收到并且已輸入計算機，那么入庫單可以用復制原采購發票的方法填制；

．如果本次入庫的貨物以前已有相同的入庫單，那么可以用復制以前入庫單的方法填制。

2.如果啟用了庫存管理系統，由倉庫管理員審核確認入庫單，否則可以由采購人員審核。

3.交給采購結算會計進行結算處理。或者在采購入庫單生成發票并直接結算。

4.查詢各入庫單的實際入庫成本。）

7)

采購入庫單增加

單擊上圖紅色部分進入采購入庫單，單擊下圖增加按鈕增加采購入庫單

點擊增加按鈕后，右側選單下拉框可以選擇參照采購訂單生成，錄入倉庫以及收發類別

8)

采購入庫單修改

9)

采購入庫單保存

10)

采購入庫單刪除

11)

采購入庫單審核

對于商業企業，一般指商品進貨入庫時，填制的入庫單，采購入庫單是企業入庫單據的主要部分，因此在本系統中，采購入庫單也是日常業務的主要原始單據之一。

采購入庫單是采購人員在采購系統錄入的，庫管員只需在庫存管理系統中對采購入庫單進行審核即可，不需再錄入采購入庫單。

1,單擊進入庫存模塊—2,單擊采購入庫單審核進入采購入庫單審核界面—3,審核采購入庫單

采購入庫單審核

12)

采購入庫單棄審

3.采購發票

13)

采購發票增加

如何進入采購發票

單擊進入采購發票

1.發票的增加

點擊增加按鈕后，右側選單下拉框可以選擇參照采購入庫單生成，檢查各個欄目是否無誤

14)

發票的修改

15)

發票的保存

16)

發票的刪除

17)

發票的結算

參照入庫單生成發票可以點擊上圖結算按鈕直接結算，也可以手工結算

手工結算

自動結算

4.付款單

18)

付款單增加

如何進入付款單

單擊進入付款單

（您可以通過增加功能，增加一張收款單或者付款單）

先選擇供應商后再點擊增加按鈕，錄入必要信息保存

19)

付款單的修改

（根據不同的狀態，修改收款單/付款單也有兩種不同的方法，核銷過的付款單需要取消核銷才能修改）

20)

付款的保存

21)

付款單的核銷

22)

采購管理月末結賬

銷售管理

（銷售是企業生產經營成果的實現過程，是企業經營活動的中心。由于銷售管理與庫存、核算的緊密聯系，銷售管理系統主要以與庫存管理、核算等單元并用的形態出現，一起組成完整的企業管理系統。）

1.銷售訂單

（銷售訂單是反映由購銷雙方確認的客戶要貨需求的單據。訂單作為合同或協議的載體而存在，成為銷售發貨的日期、貨物明細、價格、數量等事項的依據。企業根據銷售訂單組織貨源，并對訂單的執行進行管理、控制和追蹤。在先發貨后開票業務模式下，發貨單可以根據銷售訂單開據；在開票直接發貨業務模式下，銷售發票可以根據銷售訂單開據。

1)

如何進入銷售訂單

單擊即可進入

2)

銷售訂單的增加

3)

銷售訂單的修改

4)

銷售訂單的保存

5)

銷售訂單的刪除

6)

銷售訂單的審核

7)

銷售訂單的棄審

2.銷售發貨單

（發貨單是普通銷售發貨業務的執行載體。在先發貨后開票業務模式下，發貨單由銷售部門根據銷售訂單產生，客戶通過發貨單取得貨物的實物所有權。在開票直接發貨業務模式下，發貨單由銷售部門根據銷售發票產生，作為貨物發出的依據。在此情況下，發貨單只作瀏覽，不能進行增刪改和審核等操作。本系統允許先發貨后開票和開票直接發貨這兩種模式同時存在。根據不同的參數設置，銷售出庫單的生成，可以在銷售系統發貨單審核時自動生成，或由庫存系統調閱已審核的發貨單生成。）

8)

發貨單的增加

9)

發貨單的修改

10)

發貨單的保存

11)

發貨單的刪除

12)

發貨單的審核

13)

發貨單的棄審

3.銷售發票

（銷售發票是指您給客戶開具的增值稅專用發票、普通發票及其所附清單等原始銷售票據。銷售發票可以由銷售部門參照發貨單生成，即先發貨后開票業務模式，也可以參照銷售訂單生成或直接填制，即開票直接發貨業務模式。本系統中先發貨后開票和開票直接發貨這兩種模式可以同時存在。參照訂單生成或直接填制的銷售發票經復核后自動生成發貨單，并根據參數設置生成銷售出庫單，或由庫存系統參照已復核的銷售發票生成銷售出庫單。一張訂單/發貨單可以拆單或拆記錄生成多張銷售發票，也可以用多張訂單/發貨單匯總生成一張銷售發票。銷售發票經復核后通知財務部門應收賬款。客戶通過發票取得貨物的實物所有權。）

14)

銷售發票的增加

15)

銷售發票的修改

16)

銷售發票的保存

17)

銷售發票的刪除

18)

銷售發票的復核

4.收款單

19)

收款單的增加

20)

收款單的修改

21)

收款單的保存

22)

收款單的核銷

23)

銷售系統月末結賬

庫存管理

（庫存管理是用友通管理軟件的組成部分之一，該系統為企業管理者提供一個在新的市場競爭環境下，使資源合理應用，提高經濟效益的庫存管理方案，滿足當前企業利用計算機進行庫存管理的需求。本系統著重實現工商企業庫存管理方面的需求，覆蓋目前工業、商業的大部分庫存管理工作。本系統適用于各種類型的中小型工商業企業，如制造業、醫藥、食品、批發、零售、批零兼營等。）

1)

采購入庫單審核

見采購模塊采購入庫單審核

5.銷售出庫單

（對于商業企業，一般指商品銷售出庫時，填制的出庫單。無論是工業企業還是商業企業，銷售出庫單都是企業出庫單據的主要部分，因此在本系統中，銷售出庫單也是進行日常業務處理和記賬的主要原始單據之一。

庫存管理系統和銷售系統集成使用，銷售出庫單是銷售系統根據銷售發貨單或發票生成的。）

發貨單審核后自動生成，不能在庫存管理里面增加，修改，保存，刪除（要修改的話只能修改發貨單）

2)

銷售出庫單的審核

3)

銷售出庫單的棄審

6.盤點單

4)

增加盤點單

盤點日期可以選擇當前日期，也可以選擇之前日期，錄入完以上數據點擊盤庫，系統列出盤點時間點的系統庫存。入下圖

5)

盤點單保存審核

實際盤點數量錄入完畢后保存并審核，審核后根據盤虧數量生成其他出入庫單調整系統賬面數量

7.調撥單

6)

增加調撥單

錄入需要調撥的存貨以及數量，金額在單據記賬的時候根據系統結存自動反寫

7)

保存調撥單

調撥單保存后生成一張其他出庫單和一張其他入庫單調整存貨對應的倉庫

8)

庫存管理月末結賬

核算管理

（核算的功能主要是進行存貨出、入庫成本的核算。并可以實現將購銷存業務產生的各種單據生成憑證，傳入總賬系統

存貨是指企業在生產經營過程中為銷售或耗用而儲存的各種資產，包括商品、產成品、半成品、在產品以及各種材料、燃料、包裝物、低值易耗品等。

存貨是保證企業生產經營過程順利進行的必要條件。為了保障生產經營過程連續不斷的進行，企業要不斷地購入、耗用或銷售存貨。存貨是企業的一項重要的流動資產，其價值在企業流動資產中占有很大的比重。

存貨的核算是企業會計核算的一項重要內容，進行存貨核算，應正確計算存貨購入成本，促使企業努力降低存貨成本；反映和監督存貨的收發、領退和保管情況；反映和監督存貨資金的占用情況，促進企業提高金額的使用效果。）

1)

正常單據記賬

（單據記賬用于將用戶所輸入的單據登記存貨明細賬、差異明細賬/差價明細賬、受托代銷商品明細賬、受托代銷商品差價賬；恢復記賬用于將用戶已登記明細賬的單據恢復到未記賬狀態。

2)

倉庫月末處理

（當日常業務全部完成后，計算按全月平均方式核算的存貨的全月平均單價及其本會計月出庫成本；計算按計劃價/售價方式核算的存貨的差異率/差價率及其本會計月的分攤差異/差價；并對已完成日常業務的倉庫/部門做處理標志。如果使用采購和銷售系統，應在采購和銷售系統作結賬處理后才能進行。系統提供恢復期末處理功能，但是在總賬結賬后將不可恢復。）

3)

購銷單據制單

（生成憑證用于對本會計月已記賬單據生成憑證，并可對已生成的所有憑證進行查詢顯示；所生成的憑證可在賬務系統中顯示及生成科目總賬。）

（生成憑證，保存。）

4)

供應商往來制單

（為了快速地、成批地生成憑證，您可以使用制單功能進行批處理制單。）

到核算管理里面做

單擊出現該頁面

填制憑證保存，自動生成到總賬憑證。

5)

客戶往來制單

（為了快速地、成批地生成憑證，您可以使用制單功能進行批處理制單。）

生成一張憑證，憑證保存，自動生成到總賬憑證。

6)

存貨核算月末結賬

總賬

（總賬是用友通產品財務系統的核心，業務數據在生成憑證以后，全部歸集到總賬系統進行處理，總賬系統也可以進行日常的收、付款、報銷等業務的憑證制單工作；從建賬、日常業務、賬簿查詢到月末結賬等全部的財務處理工作均在總賬系統實現。）

1)

填制憑證

（記賬憑證是登記賬簿的依據，在實行計算機處理賬務后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準確完整，在實際工作中，用戶可直接在計算機上根據審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證(即前臺處理)，也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），用戶采用哪種方式應根據本單位實際情況，一般來說業務量不多或基礎較好或使用網絡版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。）

2)

憑證的增加

3)

憑證的修改

在填制憑證那里直接修改，不需要額外點擊修改按鈕，審核后的憑證不能直接修改，需要先棄審

4)

憑證的保存

5)

審核憑證

6)

憑證記賬

7)

月末轉賬

（在您定義完轉賬憑證后，每月月末只需執行本功能即可快速生成轉賬憑證，在此生成的轉賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去了。）

生成憑證保存，自動生成到總賬憑證。

8)

月末結賬

（在手工會計處理中，都有結賬的過程，在計算機會計處理中也應有這一過程，以符合會計制度的要求，因此本系統特別提供了【結賬】功能。結賬只能每月進行一次。）

到此軟件整個操作流程結束