第一篇：XX大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

XX大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)部

分團(tuán)委學(xué)生會(huì)檔案管理?xiàng)l例

檔案工作是使本學(xué)部分團(tuán)委學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性、有序性進(jìn)行的有力保障，為實(shí)現(xiàn)日常工作的正規(guī)化，提高工作效率和工作質(zhì)量，特制定此項(xiàng)制度：

一、總則：

（一）人事檔案：

1、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各成員信息庫定期更新；

2、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部門成員簡(jiǎn)歷由的整理；

3、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)干部的辭職報(bào)告的保管；

4、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)成員檔案數(shù)據(jù)庫，記錄分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各成員的基本信息、各項(xiàng)考核成績(jī)及評(píng)優(yōu)結(jié)果。

（二）工作檔案：

1、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部門各學(xué)期及各月工作計(jì)劃；

2、學(xué)生會(huì)各部門舉辦活動(dòng)需要有相關(guān)文字材料備份，包括活動(dòng)申請(qǐng)、活動(dòng)策劃、活動(dòng)總結(jié)，并附活動(dòng)圖片資料。

（三）文件檔案：

1、上級(jí)組織發(fā)布的工作文件及通知；

2、上級(jí)組織對(duì)工作、活動(dòng)的批示；

3、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)內(nèi)部文件及各項(xiàng)管理制度等文獻(xiàn)材料；

4、兄弟院校的發(fā)函；

5、分團(tuán)委學(xué)生會(huì)職能部門（辦公室）的會(huì)議紀(jì)要。

二、實(shí)施細(xì)則：

（一）靜態(tài)管理?xiàng)l例

第一條分團(tuán)委學(xué)生會(huì)檔案由辦公室進(jìn)行管理并保存于分團(tuán)委學(xué)生會(huì)辦公

室；

第二條 分團(tuán)委學(xué)生會(huì)檔案屬內(nèi)部資料，不經(jīng)允許不得私自于外界傳閱；

第三條 對(duì)于重要文件和有保密性質(zhì)的文件需做好保密工作，未經(jīng)書記處、主席團(tuán)允許不得借閱；

第四條 定期檢查各項(xiàng)文件，如有遺失或缺少應(yīng)立即向書記處、主席團(tuán)報(bào)告，事故責(zé)任人是情節(jié)輕重給予處罰；

第五條 借閱檔案必須經(jīng)過書記處、主席團(tuán)同意，否則不得借閱；借閱時(shí)需

注冊(cè)登記姓名、聯(lián)系方式、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間及歸還日期；

（二）動(dòng)態(tài)管理?xiàng)l例

第一條分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各部門舉辦活動(dòng)需相關(guān)文字材料備份，包括活動(dòng)申

第二條

第三條

三、附則：

第一條

第二條

第三條

請(qǐng)、活動(dòng)策劃、活動(dòng)總結(jié)、獲獎(jiǎng)?wù)呙麊巍⒒顒?dòng)照片等資料，并及時(shí)上交給辦公室用于存檔； 辦公室應(yīng)該及時(shí)收取并更新分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各項(xiàng)檔案，包括人事檔 案、工作檔案、文件檔案、會(huì)議檔案、出版物檔案并存放于分團(tuán)委學(xué)生辦公室，整理資料時(shí)按照檔案的生成年份及文件類別進(jìn)行分類整理，合理放置，使所有文件系統(tǒng)化，以方便借閱及管理； 由組織部負(fù)責(zé)定期的分團(tuán)委學(xué)生會(huì)的考核工作，評(píng)選出優(yōu)秀干事、優(yōu)秀干部等，以便于制作分團(tuán)委學(xué)生會(huì)各成員的工作證明。各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，以使我學(xué)部分團(tuán)委學(xué)生會(huì)檔案管理工作竟然有序的進(jìn)行； 本制度解釋權(quán)與修改權(quán)歸經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)部分團(tuán)委學(xué)生會(huì)書記處、主席團(tuán)； 本條例自發(fā)布之日起生效。經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)部分團(tuán)委學(xué)生會(huì) 二零一二年十一月

第二篇：大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。3, 校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。5.檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。6.檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。7.檔案上交時(shí)由辦公室簽收。二,檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案 包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

（二）工作檔案 包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

（三）財(cái)務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)

、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

（四）活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法1,查閱要求:1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。2)各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。3)查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

第三篇：學(xué)生會(huì)檔案管理制度

學(xué)生會(huì)檔案管理制度

2010-04-07 閱讀：191

德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院

學(xué)生會(huì)檔案管理制度

學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)在工作和各種活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料，它起著憑證、依據(jù)和史料的作用，并為團(tuán)委指導(dǎo)幫助學(xué)生會(huì)開展工作提供豐富材料。

一．工作部門

1.學(xué)生會(huì)檔案管理工作由院學(xué)生會(huì)辦公室檔案組成員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理； 2.各部門應(yīng)設(shè)管理本部門檔案的副部長(zhǎng)，負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理以及保管工作；

3.各部門負(fù)責(zé)檔案的副部長(zhǎng)應(yīng)與辦公室加強(qiáng)聯(lián)系，溝通思想，交流經(jīng)驗(yàn)，以便于檔案管理制度的順利推行。

二．學(xué)生會(huì)檔案的分類及內(nèi)容

1、學(xué)生會(huì)檔案分類為：各類文件類（上級(jí)文件、申報(bào)表、申請(qǐng)表）、會(huì)議記錄類、人事檔案類（包括各部門及其干部檔案類獎(jiǎng)懲記錄類）、工作計(jì)劃類活動(dòng)內(nèi)容及工作總結(jié)類及其他共六類。

有關(guān)檔案都將據(jù)此分類：（1）文件類： 文件（包括上級(jí)文件、申請(qǐng)表、申報(bào)表）一律按A4紙一份歸類存檔；（2）會(huì)議記錄類：

各個(gè)部門根據(jù)各自部門會(huì)議情況包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門會(huì)議；

（3）人事檔案類：

學(xué)生會(huì)人事檔案包括院學(xué)生會(huì)人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善；

（4）工作計(jì)劃類：

學(xué)生會(huì)各部門每學(xué)期工作開始（開學(xué)第一、二周）都應(yīng)向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)呈交一份詳細(xì)的工作計(jì)劃，做出本部門在未來一學(xué)期內(nèi)的各項(xiàng)工作設(shè)想。此工作計(jì)劃保留存檔，以利于期末部門考核時(shí)起參照作用；

（5）活動(dòng)內(nèi)容類：

學(xué)生會(huì)各部門組織活動(dòng)應(yīng)當(dāng)制定活動(dòng)計(jì)劃書（策劃書），并于活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)做出活動(dòng)總結(jié)，并把工作總結(jié)于活動(dòng)結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室，此工作計(jì)劃保留存檔，以利于期末部門考核時(shí)起參照作用；凡學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品作為工作成績(jī)的體現(xiàn)，必須交給辦公室妥善處理，任何人不得私自占有。

（6）工作內(nèi)容類：

各部門于學(xué)期末要上交一份各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄。部長(zhǎng)和副部長(zhǎng)級(jí)以上的干部則須遞交一份詳細(xì)的職務(wù)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并存入檔案；

2、學(xué)生會(huì)成員檔案管理： 學(xué)生會(huì)辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會(huì)成員的檔案設(shè)宗，主要含以下材料：（1）學(xué)生會(huì)干部個(gè)人檔案；

（2）學(xué)生會(huì)干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績(jī)?cè)u(píng)定；（3）與學(xué)生會(huì)干部本人有關(guān)的各類文字材料；（4）各類材料均一式兩份。三．檔案管理原則

1.當(dāng)有辦公室檔案管理員在場(chǎng)時(shí)，直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔； 2.管理員不在時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知管理員，由管理員整理歸檔； 3.管理員歸檔時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄；

4.未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意，任何人不得以私人借口借閱檔案； 5.調(diào)檔時(shí)，必須持有主席的簽字證明；

6.調(diào)檔時(shí)，必須有檔案管理人員在場(chǎng)做詳細(xì)記錄，并填寫檔案借閱表； 7.檔案一旦遺失，管理人員應(yīng)立即上報(bào)有關(guān)部門并及時(shí)補(bǔ)檔； 8.檔案管理員不得私自翻看檔案；

9.未經(jīng)有關(guān)部門同意，任何人不得擅自改動(dòng)檔案，否則一經(jīng)查實(shí)，報(bào)主席團(tuán)嚴(yán)肅處理；

10.檔案管理人員必須定期整理核查檔案。四．檔案內(nèi)容要求： 1.活動(dòng)策劃書、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果、活動(dòng)結(jié)束后整理得經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)；

2.活動(dòng)新聞稿。（對(duì)于比賽類活動(dòng)，必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方）五．檔案查閱辦法：

為了加強(qiáng)檔案管理工作，辦公室應(yīng)完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會(huì)的檔案材料，以備查詢、參考、交流，特制訂本細(xì)則。

1.查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱詳細(xì)資料； 2.認(rèn)真填寫檔案借閱登記表，并由審批人(部長(zhǎng))同意； 3.各部門在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并確認(rèn)歸還日期；

4.檔案查閱完畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過期不還且未講明原因的講上報(bào)主席團(tuán)并做嚴(yán)肅處理；

5.本細(xì)則適用于學(xué)生會(huì)在各項(xiàng)工作中直接形成的，對(duì)今后工作具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖樣、圖表、獎(jiǎng)證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。

六．檔案的要求：

為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì)工作形成一定的歷史資料，特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學(xué)生會(huì)各類文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。

1.學(xué)生會(huì)辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類入庫，每屆學(xué)生會(huì)換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會(huì)檔案； 2.學(xué)期初，由辦公室負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生會(huì)各部門部員最新名單及聯(lián)系方式；學(xué)期末，干部評(píng)定等一切評(píng)定資料及其結(jié)果應(yīng)及時(shí)上交辦公室并存檔；

3.遇有學(xué)生會(huì)干部工作調(diào)動(dòng)或辭職離任時(shí)，要及時(shí)報(bào)于辦公室備案； 4.對(duì)符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案組或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有；

5.院學(xué)生會(huì)的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會(huì)檔案，由院學(xué)生會(huì)辦公室決定；

6.屬于學(xué)生會(huì)所有的檔案，由委員會(huì)決定公布：未經(jīng)上述機(jī)構(gòu)同意，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。

七．檔案資料范圍：

本制度所稱“檔案”包括以下內(nèi)容：

1、各級(jí)文件；學(xué)生會(huì)成員名單及主要學(xué)生干部檔案；學(xué)生會(huì)各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)活動(dòng)照片，DV記錄等；學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)記錄、值班記錄和會(huì)議記錄；歷屆學(xué)生會(huì)的考核表；學(xué)生會(huì)的工作簡(jiǎn)報(bào)及上報(bào)的其它資料；以及各系學(xué)生會(huì)、各班委通訊錄；以及委員認(rèn)為要保存的其它資料；

2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚，手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。A4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。

八、本制度要求全體學(xué)生會(huì)全體干部認(rèn)真遵守執(zhí)行。

八、本制度由院學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

九、本制度最終解釋權(quán)歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會(huì)。

十、本制度自公布之日起實(shí)行。

德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生會(huì)

2009

第四篇：學(xué)生會(huì)檔案管理制度

外語學(xué)部學(xué)生會(huì)檔案管理制度

檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

3, 校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。7.檔案上交時(shí)由辦公室簽收。二,檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案 包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

（二）工作檔案 包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

（三）財(cái)務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

（四）活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法 1,查閱要求:

1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3)查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。4)認(rèn)真填寫索檔單，并由部長(zhǎng)以上簽名。

5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。6)檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù)：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

（3）借閱時(shí)間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

第五篇：學(xué)生會(huì)檔案管理制度

計(jì)算機(jī)學(xué)院學(xué)生會(huì)檔案管理制度 檔案工作是院學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

1、院學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是院學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

2、院學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

3, 院學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

7.檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

二,檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案 包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

2、工作鑒定是對(duì)學(xué)院學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由學(xué)院學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

3、工作鑒定是學(xué)院學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)院有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

（二）工作檔案 包括院學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

l、學(xué)院學(xué)生會(huì)工作目錄是院學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

（三）財(cái)務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

（四）活動(dòng)檔案

1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

3)查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

4)認(rèn)真填寫索檔單，并由部長(zhǎng)以上簽名。

5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

2、借閱手續(xù)：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

（3）借閱時(shí)間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

（4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

8、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。