第一篇：2014外貿部會議

2014外貿部2-25會議議題

1.付費平臺的優勢和不足，是否繼續保有或開通別的平臺

2.對于平臺的建設的方法，比如產品的投放、旺鋪裝修、平臺資源的利用等

3.產品投放的具體工作：圖片處理、關鍵詞的設置（查找、詞庫）、產品描述

4.平臺的管理工作（具體負責人），詢盤的回復跟進（同步）、更新、在線服務，新來的外貿部員工詢盤怎么給劃分

5.客戶開發

6.是否有參加展會的計劃，應聘的人員都很關心

7.各自業務量的劃分

8.業務提成

第二篇：外貿部規章制度

外貿公司管理規章制度大綱

為加強公司的規范化管理，完善各項工作制度，促進公司發展壯大，提高經濟效益，根據國家有關法律、法規及公司章程的規定，特制訂本公司管理制度大綱。

一、公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規章制度和決定。

二、公司倡導樹立“一盤棋”思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發展的事情。

三、公司通過發揮全體員工的積極性、創造性和提高全體員工的業務水平，不斷完善公司的經營、管理體系，實行多種形式的責任制，不斷壯大公司實力和提高經濟效益。

四、公司提倡全體員工刻苦學習科學技術和文化知識，為員工提供學習、深造的條件和機會，努力提高員工的整體素質和水平，造就一支思想新、作風硬、業務強、技術精的員工隊伍。

五、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發揮才智，提出合理化建議。

六、公司實行“崗薪制”的分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇；公司為員工提供平等的競爭環境和晉升機會；公司推行崗位責任制，實行考勤、考核制度，評先樹優，對做出貢獻者予以表彰、獎勵。

七、公司提倡求真務實的工作作風，提高工作效率；提倡厲行節約，反對鋪張浪費；倡導員工團結互助，同舟共濟，發揚集體合作和集體創造精神，增強團體的凝聚力和向心力。

八、員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規章制度的行為，都要予以追究。員工守則

一、遵紀守法，忠于職守，愛崗敬業。

二、維護公司聲譽，保護公司利益。

三、服從領導，關心下屬，團結互助。

四、愛護公物，勤儉節約，杜絕浪費。

五、不斷學習，提高水平，精通業務。

六、積極進取，勇于開拓，求實創新。

辦公室管理制度

為完善公司的管理機制，建立規范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各項工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

業務管理制度

一、業務文件由業務本人擬稿，由經理審核、簽發。屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

二、已審核、簽發的文件由業務員按不同類別編號后歸檔。

三、外來的文件由接件人負責簽收，并于接件當日報送經理；屬急件的，應在接件后即時報送。

四、外發的文件經經理審核、簽發后在當日下午五時統一安排發送，傳真等文件在審核后可立即發送，并由業務本人按不同類別編號后歸檔。

五、所有人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

六、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。

七、各業務所用的專用表格，由公司制定格式，所有業務按統一格式使用表格。

八、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

九、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

考勤制度

一、為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

二、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離

開工作崗位，外出辦理業務前，須經經理同意。

三、周一至周六為工作日，周日為休息日。工作時間為9:00-12:00 13:30-17:30 18:00-20:30三個時段

四、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假須寫請假條報經理批準，并扣除請假期間基本工資。未經批準而擅離工作崗位的按曠工處理。事情緊急的需電話聯系經理批準，事畢回公司補寫請假條。

五、上班時間開始后5分鐘至30分鐘內到班者，按遲到論處；超過30分鐘以上者，按曠工半天論處。提前30分鐘以內下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠工半天論處。

六、1個月內遲到、早退累計達3次者，扣發5天的基本工資；累計達3次以上5次以下者，扣發10天的基本工資；累計達5次以上10次以下者，扣發當月15天的基本工資；累計達10次以上者，扣發當月的基本工資。

七、曠工半天者，扣發當天的基本工資；每月累計曠工1天者，扣發5天的基本工資，并給予一次警告處分；每月累計曠工2天者，扣發10天的基本工資，并給予記過1次處分；每月累計曠工3天者，扣發當月基本工資，并給予記大過1次處分；每月累計曠工3天含（3天）以上，扣發當月基本工資并予以辭退。

八、工作時間禁止打牌、下棋、上網聊天、玩游戲等做與工作無關的事情。如有違反者當天按曠工1天處理；當月累計2次的，按曠工2天處理；當月累計3次的，按曠工3天處理。

九、員工病假期間憑病假證明發給基本工資。

十、經經理批準，決定假日加班工作或值班的每天補助30元；

保密制度

為保守公司秘密，維護公司利益，制訂本制度。

一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。

二、公司秘密是關系公司發展和利益，在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項：

1、公司經營發展決策中的秘密事項；

2、人事決策中的秘密事項；

3、專有技術；

4、客戶信息、合作渠道和重要的合同、單據；

5、公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號；

6、產品的具體材料成分，特殊制作工藝，產品的生產成本；

7、經理確定應當保守的公司其他秘密事項；

三、屬于公司秘密的文件、資料，應標明“保密”字樣，非經批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。

四、公司秘密應根據需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。

五、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管，原則上不準帶出公司。如外出需攜帶須經理同意，并妥善保管。

六、對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。違反本規定故意或過失泄露公司秘密的，視情節及危害后果予以處罰，直至予以除名，公司保留追究刑事責任的權力。差旅費管理制度

結合本公司實際情況，本著既勤儉節約、開支，又要保證出差人員工作與生活需要的原則，制訂本制度。

一、本制度適用于本公司因公出差支領旅費的員工。

二、出差旅費分交通費、宿費及特別費三項：

1、交通費系指火車、汽車、飛機等費用。

2、膳宿費系指膳食費及宿費。

3、特別費系指因公支付郵電或招待費等。

三、員工因公出差，應事先填明員工出差申請單，經經理審核批準后出差，如因事情緊急而未及時填表，須事先由部門負責人口頭報告經理，等返回公司后，應立即補辦手續；

員工出差報支表的處理程序如下：

1、出差前依單填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、預支金額，經經理審核批準。

2、出差人憑核準的預支金額，填寫借款單，向財務部預支差旅費。

3、出差人返回后3日內應填寫差旅費報銷單，注明實際出差日期、起始地點、工作內容、報支項目、金額等，由經理審核批準，由財務部在報銷時沖銷預支數。

四、差旅費標準：宿費上限150元/日，伙食補助30元/天。交通費以經理核準的交通方式依票據實報實銷。出差地交通工具原則上以公交車為主，特殊情況可乘坐出租車，但回公司后需向經理講明。

五、公司員工出差期間，確因工作需要宴請時，需經經理核準，依票據實報實銷，同時取消當日伙食補助。

六、市內外出工作無宿費補助，伙食補助為午餐補助，標準為15元，交通費依票據實報（交通工具同第五條）。

六、公司員工出差期間，因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用，由個人自理。篇二：外貿公司管理制度

外貿公司管理制度

辦公行為規范

第一章 總則

第一條 為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規范，明確要求，規范行為，創造良好的企業文化氛圍。

第二章 細則

第二條 服務規范：

1.儀表：公司職員工應儀表整潔、大方。2.微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方。

3.用語：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩。4.現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待。5.電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。

第三條 辦公秩序 1.工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。

2.職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。3.職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4.部、室專用的設備由部、室指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。5.發現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。第三章 責任

本制度的檢查、監督部門為公司辦公室、總經理共同執行，違反此規定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。本制度的最終解釋權在公司。

人事管理制度

第一章 人事制度

第一節 招聘制度

一、用人原則：重選拔、重潛質、重品德。

二、招聘條件：合格的應聘者應具備應聘崗位所要求的年齡、學歷、專業、執業資格等條件，同時具備敬業精神、協作精神、學習精神和創新精神。

第二節 考勤管理制度

一、工作時間

公司每周工作五天半，員工每日正常工作時間為 9 小時。其中，周一至周五：上午8：30 － 12：00，下午12：30 － 17：30 為工作時間，12：00 － 12：30 為午餐休息。周六，周日實行單雙休制度。

二、考勤

1.所有專職員工必須嚴格遵守公司考勤制度，上下班實行報道。2.遲到、早退、曠工

（1）遲到或早退 30 分鐘以內者，每次扣發薪金 5 元；30 分鐘以上 1 小時以內者，每次扣發薪金10 元；超過 1 小時以上者必須提前辦理請假手續，否則按曠工處理。

（2）月遲到、早退累計達五次者，扣除相應薪金后，計曠工一次。曠工一次扣發一天雙倍薪金。內曠工三天及以上者予以辭退。3.請假.（1）病假 a.員工病假須于前一天致電部門負責人，請假一天以上的，病愈上班后須補醫院就診證明。b.員工因患傳染病或其他重大疾病請假，病愈返工時需持區、縣級以上醫院出具的康復證明，經人事部門核定后，由公司給予工作安排。

（2）事假：緊急突發事故可由自己或委托他人告知部門負責人批準，其余請假均應填寫《請假單》，經權責領導核準，報人事部門備案，方可離開工作崗位，否則按曠工論處。事假期間不計發工資。4.出差

（1）員工出差前填好《出差申請單》呈權責領導批準后，報人事部門備案，否則按事假進行考勤。

（2）出差人員原則上須在規定時間內返回，如需延期應告知部門負責人，返回后在《出差申請單》上注明事由，經權責領導簽字按出差考勤。5.加班

（1）加班應填寫《加班單》，經部門負責人批準后報人事部門備案，否則不計加班費。加班工時以考勤打卡時間為準，統一以《勞動合同》約定標準為基數，以天為單位計算。

（2）加班工資按以下標準計算：

工作日加班費＝加班天數×基數× 150 ％

休息日加班費＝加班天數×基數× 200 ％

法定節日加班費＝加班天數×基數× 300 ％

（3）人事部門負責審查加班的合理性及效率。

（4）公司內臨時工、兼職人員、部門主管（含）以上管理人員不計算加班費。

（5）公司實行輪班制的員工及駕駛員加班費計算辦法將另行規定。6.考勤記錄及檢查（1）考勤負責人需對公司員工出勤情況于每月五日前（遇節假日順延）將上月考勤予以上報，經部門領導審核后，報人事部門匯總，并對考勤準確性負責。

（2）人事部門對公司考勤行使檢查權，各部門領導對本部門行使檢查權。檢查分例行檢查（每月至少兩次）和隨機檢查。

（3）對于在考勤中弄虛作假者一經發現，給予 100 元以上罰款，情節嚴重者作辭退處理。

第三節 人事異動

一、調動管理 1.由調入部門填寫《員工內部調動通知單》，由調出及調入部門負責人雙方同意并報人事部門經理批準，部門經理以上人員調動由總裁（子公司由總經理）批準。2.批準后，人事部門應提前以書面形式通知本人，并以人事變動發文通報。3.普通員工須在三天之內，部門負責人在七天之內辦理好工作交接手續。4.員工本人應于指定日期履任新職，人事部門將相關文件存檔備查，并于信息管理系統中進行信息置換。5.人事部門將根據該員工于新工作崗位上的工作職責，對其進行人事考核，評價員工的異動結果。

第四節 薪酬管理

一、薪酬 1.原則:以貢獻、能力、態度和責任為分配依據,遵循按勞分配、效率優先、兼顧公平及可持續發展的原則。

2.適用對象：本公司所有正式員工。3.薪酬組成：基本工資（含工齡工資、學歷工資）、崗位工資、績效工資、提成工資、獎金。

（1）崗位工資根據工作崗位和崗位所需要的技能確定，不同崗位對應不同的崗位工資級別。

（2）工齡工資根據員工實際參加工作時間和員工在本公司工作的時間來確定。

（3）學歷工資根據員工所具有的學歷水平來確定。

（4）績效工資根據公司對員工考評結果確定。4.工資制度

（1）年薪制。適用于公司總裁、副總裁及其他經總裁批準的特殊人才。工資總額＝基本工資 ＋年終獎金。

（2）提成工資制。適用于從事營銷的工作人員。工資總額=崗位固定工資+績效工資+提成工資+年終獎金。

（3）結構工資制。適用于中基層管理人員、生產技術人員、職能人員、后勤管理人員。工資總額＝基本工資＋績效工資。

（4）固定工資制。工作量容易衡量的后勤服務人員。（5）計時工資制。適用于工作量波動幅度大的生產操作工人。工資總額＝基本工資+績效工資+計時工資。

（6）新進人員工資：試用期內一般定為招聘崗位工資等級內第一檔工資的70%發放，試用期內無浮動工資。5.公司按實際工作天數支付薪酬，付薪日期為每月 15 日 , 支付上月薪酬。若遇節假日，順延至最近工作日發放。試用期員工以現金形式領取，正式員工以個人銀行帳戶形式領取。6.薪酬調整根據公司實際發展情況，聯系市場薪資水平與人力資源供求情況實行“市場化動態薪酬管理”。管理委員會于每年底進行“議薪”，人事部門根據公司效益及社會同行業工資變化情況，提出薪資水平合理化調整建議后報管理委員會審議。7.員工工資級別調整的依據：

（1）公司范圍的工資調整。根據經營業績情況、社會綜合物價水平的較大幅度變動相應調整全公司范圍的員工工資水平。

（2）獎勵性薪金晉級。其對象為在本職崗位工作中表現突出，在促進企業經營管理，提高經濟效益方面成績突出者。

（3）職級變更。員工職級發生變動，相應調整其在該職級內的基本工資。

（4）員工在年終考核中，工作績效低下者，將被下調崗位薪金。

（5）根據員工即期表現上浮或下調其崗位薪金，以及時激勵優秀、督促后進。8.崗位薪金晉級，新崗位薪金從公司下發有關通知的下月一日起執行；崗位薪金降級從公司下發有關通知的當月起執行。

第五節 福利 1.假期

（1）休息日：公司全體員工在法定工時以外，享有休息日。

（2）法定假日：全體員工每年均享有以下 10 天帶薪（視為上班）假日： a.元旦（公歷 1 月 1 日）b.春節（農歷新年初

一、初

二、初三）c.勞動節（公歷 5 月 1 日、2 日、3 日）d.國慶節（公歷 10 月 1 日、2 日、3 日）e.婦女節（3 月 8 日，女員工放假半天）

（3）婚假 凡在公司連續工作滿 12 個月（自轉正之日起）的正式員工結婚時，可憑結婚證書申請 14 天（含休息日）的有薪假期。

（4）產假 凡在公司連續工作滿 12 個月（自轉正之日起）的正式女員工，持醫院證明書可申請有薪產假 90 天（含 休息日和法定節假日），晚育的順產 120 天，難產 135 天。男 26 周歲、女 24 周歲以上初育為晚育。

（5）男員工護理假 7 天，晚育者為 15 天（限在女方產假期間，含休息日和法定節假日）。

（6）慰唁假公司員工直系親屬（指配偶、子女、父母及配偶的父母）不幸去世的，可申請 5 天有薪慰唁假。直系親屬在外地的，帶薪路途假另計，路費自理。

（7）工傷假 因工受傷休假視為上班，具體情況按國家社會保險法規辦理。（8）公假 員工參加國家法律規定的義務或公益活動、參加與本職工作有關的入學或資格考試經所在部門及人事部門 批準的，可按上班時間計發薪資。

（9）有薪病假 病假三天以上需憑縣、區級以上醫院出具的病情證明請假。其中十天以內病假按基本工資 80 ％計發病假工資，累計十天以上者按基本工資 50 ％計發病假工資，醫療期限的確定按國家相關規定執行。

（10）休假規定 員工提前 15 日向直接主管及人事部門申報擬休假的種類和時間，協商安排休假具體事宜。因工作原因，未能休以上（3）－（7）項假期的，按休息日加班標準給予工資補貼。2.保險 ：公司為正式員工辦理養老、工傷、生育、和醫療保險等社會保險。3.賀儀與奠儀

（1）正式員工結婚，公司將致新婚賀儀人民幣300元。

（2）正式員工直系親屬去世，公司將致奠儀人民幣300元。4.過節費 公司視經營情況在法定節日或公司紀念日發放賀金或賀禮。5.健康檢查：公司每兩年出資為工作滿一年的員工進行身體健康檢查。6.員工活動：公司不定期舉行各種員工活動篇三：外貿部門管理制度 外貿部門管理制度

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一． 主要職能： 1.制定銷售計劃，并報批給總經理審核，審核通過后進行目標分解，并執行實施； 2.按照總經理的部署，做好產品的宣傳推廣，管理公司網站，及時調整及更新推廣內容； 3.合理進行外貿部的預算控制； 4.制定業務人員的行動計劃，并予以檢查控制； 5.留意市場動態收集市場信息； 6.根據客戶詢盤及時與客戶溝通，建立各級顧客資料檔案并備份； 7.與客戶協商，談判，確立銷售合同項目。包括所購產品的價格，數量，規格，材料及其要求，貿易國別，交貨方式，付款方式，交貨期，配件額度及其他條款； 8.向生產部門下達生產訂單，備貨期間，對生產情況進行跟蹤，并告知客戶 9.聯系貨代安排發貨，發貨后通知客戶發貨詳情 10.做好合同尾款的回收

11.做好銷售服務工作，促進，維護與客戶的關系； 12.組織完成各類產品的銷售

二．職能說明： a．外貿部經理：

1.分析市場供應需求成交量等競爭狀況，正確做出市場銷售預測并報批； 2.擬定年，季度，月銷售計劃，分析目標，報批，并督導實施； 3.根據發展規劃合理進行人員預備，配備； 4.匯總市場信息，提報調整，修改建議； 5.關注所轄人員心態變化，及時溝通處理； 6.組織建立客戶的完整檔案，確保業務人員離職后客戶不會丟失； 7.評估控制交易風險，避免公司損失； 8.指導巡視監督檢查下屬； 9.定期向上級述職報告；

10.制定部門工作程序，和規章制度，報批通過后實行； 11.統計記錄月銷售報表，季度銷售報表，銷售報表 b.外貿業務人員：

1.嚴格執行銷售程序，規范銷售； 2.嚴格執行行為規范，熱情服務客戶； 3.對個人洽談的客戶，負責售后跟蹤及售后反饋，及時匯報； 4.對個人發生的訂單，負責催收尾款； 5.接受客戶異議與意見，并及時上報； 6.建立客戶的完整檔案并每月向上級提交 7.完成公司下達的銷售任務 8.聽從領導指揮，完成上級發布的其他任務

三.薪資待遇： a．工資：

1.崗位工資:業務員1500/月；外貿經理4000/月（試用期80%）2.績效工資:業務員700/月；外貿經理無

①.業績部分：300元，按完成當月銷售任務百分比計算

②.考勤部分：100元，全勤且無遲到早退（病假喪假婚嫁除外）按100%發放；遲到早退在三次以內（含）或事假一天以內按50%發放；遲到早退超過三次或事假超過一天以上，無考勤獎勵

③.團隊部分：200元，服從領導管理，無違反部門及公司管理制度，與同事關系融洽，按100%發放，輕微違反部門及公司管理制度，或與同事之間發生輕微情緒爭執按50%發放；嚴重違反部門及公司管理制度，或與同事之間發生嚴重爭執按，無團隊獎勵；

④.執行力部分：100元，嚴格執行上級領導的命令，及公司下達的各項任務按100%發放；未嚴格執行上級領導的命令，及公司下達的各項任務，視情節嚴重發放50%或無獎勵 b．銷售提成： 1.個人銷售提成：

a.銷售提成=當月銷售返款*提成比率 b.提成比率：

完成個人當月銷售目標的0%-100%，1%；

完成個人當月銷售目標的101%-150%，100%以內按1%，101%-150%按1.25%； 完成個人當月銷售目標的151%以上，100%以內按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5% 2.團隊銷售提成：

a.銷售提成=當月銷售返款總額*提成比率 b.提成比率：

完成團隊當月銷售目標的0%-100%，5‰；

完成團隊當月銷售目標的101%-150%，100%以內按5‰，101%-150%按7‰； 完成團隊當月銷售目標的151%以上，100%以內按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰ c.團隊銷售提成的分配：

銷售經理10%；當月銷售冠軍10%；當月銷售亞軍8%；當月銷售季軍7%；當月協作之星5%（如當月銷售均為個人獨立完成則當月此項獎勵累入年終獎）；10%納入團隊福利基金；20%納入季度獎；30%納入年終獎 c．獎勵：

a.季度獎：由團隊銷售提成中提出20%，每季度發放一次，根據季度銷售報表發

放獎金，銷售經理20%；當季銷售冠軍20%；當季銷售亞軍15%；當季銷售季軍10%；其他業務員按業績分配 b.年終獎：由團隊銷售提成中提出30%，每一年發放一次，根據銷售報表發放獎金，銷售經理20%；當年銷售冠軍20%；當年銷售亞軍15%；當年銷售季軍10% c.為公司提出合理化建議，致使成本下降，售價上升，品牌提升，由部門向公司申報獎勵，金額100-3000元 d．福利： a.員工試用期滿，經公司及部門領導審核轉正后，在公司任職期間均可享受公司規定的有關福利待遇 b.外貿團隊福利基金，由每月的團隊銷售提成中提出10%，可用于團隊協作訓練，業務技能升級，工作之余放松等

四．懲罰措施：

以下行為構成過失，將處以相應的罰款，嚴重的將會導致解雇；懲罰金只在績效獎金內扣除

1.在工作時間長時間接打私人電話，或者接待私人探訪超過30分鐘 2.在工作時間睡覺

3.在工作時間看與工作無關的報紙雜志或網站 4.將個人情緒帶入工作，對客人或同事無理 5.事先未通知且無充足理由的遲到超過10分鐘篇四：外貿業務部管理規章制度 外貿業務部管理規章制度

為了更好地樹立公司的形象，促進公司各項業務的順利發展，以及加強對外貿業務人員的有效管理，特制定以下管理規定并經總經理簽字生效。

第一章 新員工上崗制度

第一條

第二條

第三條

第四條

第五條

第六條

第二章

第一條

第二條

第三條

新業務員到公司正式報到需攜帶身份證原件，畢業證原件，個人簡歷一份，2張一寸免冠彩色照片。新業務員到崗后，由公司統一安排進行培訓，每個業務員需通過基本培訓方可正式上崗。業務員正常上班時間為周一至周六下午1：00-6：00、晚上7：00-9：30，周日休息。公司對外貿業務員實行底薪+提成+全勤獎的工資發放制度，業績突出者公司頒發年終獎金，鼓勵業務員大膽拓展業務范圍。（待定）新業務員試用期為 個月，試用期工資是 元/月，試用期滿底薪是 元/月，由總經理決定業務員轉正時間。（待定）轉正時合同問題。（待定）日常行為規范 在公司內，應嚴格遵守公司各項規章制度，服從上級指揮。嚴格遵守工作時間，做到不遲到，不早退；下班時間到后，整理好物品下班。因私人原因需請假的須采用書面方式向外貿部長申請，部長同意并報總經理批準后到文員處備案，回公司后到文員處銷假；特殊情況來不及書面請假，不能上班的，應電話請假（分別致電外貿部長和總經理），說明事由，并事后補辦請假手續，病假時間較長的須持看病證明補假。第四條

第五條

第六條

第七條

第八條

第九條

第十條

第十一條

第十二條

第十三條

第十四條

第十五條員工試用期滿合格轉正可請婚假，婚假期要和總經理協商，婚假期滿回公司需到文員處銷假；在公司工作滿三年的女性員工享有60天的產假；其他節假日假期則按國家規定標準。（待定）如有事需調班，須提前1天跟外貿部長申請，外貿部長同意并報總經理批準后到文員處登記備案，調上班時間僅限于周日。為了方便工作，員工一個月內請假天數不得超過3天，調班天數不是超過2天。員工辭職需提前15天向總經理提出書面申請，獲總經理批準并交接完工作后方可離職；未提前申請，離職時沒能結清工資則自行負責。上班時間應認真工作，不許串崗聊天和在工作區內大聲喧嘩，不得妨礙其他人開展業務工作，不得擅自無故離開工作崗位，不可閱讀與工作業務無關的書報雜志，禁止玩游戲、看電影、下載等與工作無關的行為。工作時，不打非業務性電話，接非業務性電話時應盡量縮短時間。必須履行對公司機密、業務上的重要信息的保密義務，不得將公司業務及營銷信息泄露給他人。不得將公司資料、設備、器材用作私用，如需攜帶外出須得到批準。與工作無關的私物不得隨意帶入公司，工作場地非經許可不得進行各類娛樂活動。個人所借用的工具、物品必須妥善保管，不得隨意拆卸或改裝。若出現故障須及時向上級申報。公司員工間及對公司外的人員，必須禮貌待人，文明用語，不講粗話、臟話。同事之間要和睦相處，互相團結、幫助。員工著裝應以反映良好的精神面貌為原則，男職員著裝要清潔整

齊，禁止穿拖鞋、背心、短褲；女職員穿著要大方得體，不濃妝

艷抹，不穿吊帶衫、拖鞋。

第十六條 隨時注意保持周邊環境衛生清潔，不隨地吐痰、不亂扔紙屑煙蒂、不亂涂亂畫；雨具、雨鞋一律放置在規定存放處。第十七條 除在指定場所、時間外，不允許飲食、吸煙。

第十八條 節約用水用電，安全用電，愛護燈管、插座、開關等電路設施；

不準私自拆除、搬移和亂拉線路，若有損壞，須通知相關人員進

行更換、修理。

第十九條 必須遵守用電規則（下班前關閉電腦，切斷電源）。

第二十條 所有設備、器具等必須保持可正常安全運作狀態。

第三章 工作細則

第一條 外貿部日常工作一律在外貿部長鄰導下開展，所有工作事宜由外貿

部長直接向總經理報告和負責

第二條 對于外商的郵件、傳真，原則上在24小時內答復；特殊情況需要延 期的，應及時向外商解釋。

第三條 業務人員在外商詢價，做出產品報價前，應了解客戶基本信息，包

括是否終端客戶、年采購能力、消費區域，以及產品的用途、規格及質量要求，我公司是否能夠生產等。

第四條 為了更好的發展公司外貿業務，必要時由總經理召集外貿部所有員

工進行會議，對前面的工作做出總結，并安排接下來的工作內容。

第五條 對于外商的產品報價，由總經理辦公室根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，并對產品價格進行調整；業務人員應根據總經理辦公室出具的價格表對客戶進行報價。

第六條 與客戶交流中要充分了解客戶目前的狀況，和采購渠道，建立各級

客戶資料檔案，保持雙向溝通。

第七條 在業務操作過程中遇到困難和問題，反饋要及時、準確、全面。第八條 在鞏固原有客戶的同時，要積極調查市場需求狀況和發展趨勢，搜

集新的信息，開拓新市場。

第九條 業務員在本公司工作期間開發的客戶為公司所有，業務員不得以公

司名義私下與客戶進行交易；一旦公司發現，業務員要為自己的行為承擔一定責任。

第十條 對于公司的客戶，業務員要遵從公司的分配。業務員有義務提供客

戶信息，以供公司備案；同時，公司也有義務為各個業務員的客戶進行保密，以免造成業務員之間的矛盾。篇五：外貿部規章制度

外貿部規章制度

為加強公司的規范化管理，完善工作制度，提高部門工作效率，促進公司發展壯大，根據國家有關法律、法規及公司章程的規定，特制訂如下本公司外貿部門管理規章。

一、管理制度大綱

1、外貿部門全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規章制度和決定。

2、公司提倡全體員工積極相關學習科學技術和文化知識，努力提高自身的整體素質和水平。

3、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，給公司提出合理化建議。鼓勵員工發揮自己工作上和文娛方面的特長。

二、考勤制度

1、外貿部員工必須自覺遵守工作紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業務前，須填寫人員去向表，并告知總經理。

2、周一至周六為工作日，周日為休息日。工作時間為：08：00-12：00； 13：00-17：30兩個時段。

3、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假須寫請假條報經理批準。未經批準而擅離工作崗位的按曠班處理。事情緊急的需電話聯系經理批準，可事畢回公司補寫請假條。

4、上班時間開始后5分鐘至30分鐘內到班者，按遲到論處；超過30分鐘以上者，按曠班半天論處。提前30分鐘以內下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠班半天論處。遲到早退每次罰款5元；曠班半天扣發半天基本工資，累犯者加重處罰。罰款由受罰人上級領導報公司財務部執行。

5、工作時間禁止上網打牌、下棋、聊天、玩游戲、聽音樂等做與工作無關的事情。上班時應盡量避免撥、接私人電話，嚴禁打電話聊天；公司員工應避免、減少使用各類無關緊要的查詢、聲訊電話；嚴禁私自拆、裝公司內的各類通訊設備。

如有違反者每次罰款10元；累犯者依情加重處罰。罰款由受罰人上級領導報公司財務部執行。

6、外貿人員離職必須提前一個月向經理提出，經總經理同意后填寫離職申請單，若員工與公司簽定合同的，則有關離、退職依照合同或有關法律規定進行。

三、業務管理制度

1、一般業務文件由業務本人擬稿，本人印制；有價值文件由業務員本人按類別歸檔；外來的文件由接件人負責簽收，重要的文件于接件當日報送總經理處；重要的外發文件審核后發送，并由業務本人按類別歸檔。公司所有圖片均加密，發送前請由相關人員解密后發送.2、所有人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項，不得隨意向人報價，不得在同行前透漏產品技術、價格等信息。

3、外貿業務中所用的各類工作表格、傳真格式等使用統一制定的模板。

4、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

5、所有員工杜絕浪費，努力降低辦公材料消耗和辦公費用。

四、郵件管理制度

2、所有發出郵件，在發送時，標記該郵件的目的，如報價等，收取的郵件，如特別重要，必須標記目的后再次送入數據庫；

五、通訊管理制度

1、在接到電話的時候必須用標準的中英文“你好,****！”

2、如接到電話的時候負責人不在必須留下聯絡方式，并交與專門負責人。

3、外貿部門的國際長途的控制必須在標準以內，除特別原因必須向主管申請。

4、外貿部門可用msn、skype等網絡電話免費軟件為公司控制成本。

5、使用通訊工具與客戶的聊天記錄必須隨時保存，重裝系統前必須進行備份；

六、工作報告及會議制度

1、本周工作回顧，重點開發的客戶以及重點跟進客戶。

2、工作報告：本周工作中發現的問題，建議，以及自身的想法、感受。每周六17：00前以郵件形式發到經理郵箱。

3、每周六晚上18：30舉行部門周例會，總結一周的工作內容，討論心得，解決問題。

第三篇：外貿部規章制度

招聘

外貿人員

提成業務員

寧波

雜談 分類： 管理

外貿部規章制度

公司決定從2008年1月7日商務部門，直屬領導（總經理），為了更好地管理電子商務部門及激勵操作電子商務人員，正式電子特制訂以下規章制度：

管理制度

一、考慮到外貿工作的特殊性(有時晚上要與國外客人溝通)，故早上上班時間可以適當延遲，但最遲不得超過上午9：30分，如有特殊情況必須向總經理申請；同時考慮到時差問題，外貿人員應自覺在晚飯后再處理一些國外客人的詢盤事宜，但公司不提倡外貿人員超過10點以后持續工作。

二、請假必須提前半天向總經理提出書面申請，并填寫請假條說明事由，經總經理批準后方可離崗；特殊情況應電話請假，事后需補寫請假條一份，不請假或總經理不準假而擅自不到崗的視為缺勤，一律作曠工處理，扣除當天工資，連續3天或當月累計無故曠工5天的員工自動離職處理。病假應向公司提交醫院開的病假條，無病假條按事假扣除當天工資，有病假條按病假扣除當天50%工資。

三、為了確保公司對外通訊聯系的暢通及以免公司電話費用的浪費，公司員工上班時應盡是避免撥、接私人電話，嚴禁打電話聊天；公司員工應避免、減少使用各類無關緊要的查詢、聲訊電話；嚴禁私自拆、裝公司內的各類通訊設備。

四、上班時不翻閱與工作無關的書刊、雜志、報紙、網頁，不準上網聊天、玩游戲、看電影，不準會客。對工作態度惡劣，不服從管理，無理取鬧或消極怠工的員工，公司將予以辭退，且必須在24小時之內移交完所有公司物品。

五、外貿人員離職必須提前半個月向總經理提出，在總經理同意后提交離職申請單，若員工與公司簽定合同的，則有關離、退職依照合同或有關法律規定進行。

六、原則上公司按排每周日休息，若有特殊情況處理，外貿人員也應該放棄休息。

七、每周六下午3點開周會任何人不能請假，所有外貿人員統一向總經理匯報一周以來電子商務部門的詢盤情況及客戶跟進情況并且同時提交工作周報表，以便給予指導及相應的支持。

業務提成制度

一、除來自公司參加展會，促銷活動和其他戶外廣告行為，公司領導開發的客源及其他業務員非關聯中介所獲得的客戶下單外，業務員在電子商務平臺上接來的訂單或通過其他渠道自費開發的訂單一律按實際銷售回款進行提成。

二、報價，統一由總經理制訂報價單，若有新款沒有報價單時，應先報總經理核定價格之后再報，若確實有特殊事情，則外貿人員應在報完價后匯報總經理。

三、提成比例

a:外貿人員在試用期期間（三個月），不享有提成，不過可以根據出單額的大小給予獎金獎勵，具體獎勵制度由公司總經理制定。

b:外貿人員如在試用期間有業績公司可以提前轉正，同時給予加薪獎勵。

c轉正后提成獎勵如下。

e:提成為純利潤10%

四、公司集體戰略性開發的重要客戶、公司參加展會，促銷活動和其他戶外廣告行為、公司領導開發的客源及其他其他業務員非關聯中介所獲得的客戶下單，交由業務員跟單時，業務員享有比例提成，提成比例為純利潤的5%

五、訂單/合同在執行中，非業務員因素造成的損失，業務員不承擔任何比例賠償責任，因業務員操作失誤和工作不到位造成的損失，依失誤大小和關聯程度進行賠償，原則上不高于業務員提成累計總額的80%。

六、如果客戶要求寄樣品，原則上必須讓客戶預先匯進樣品費和快遞費，若有特殊情況，可以在向董事長申請后不要客戶付樣品費，但快遞費還是要由客戶出。

七、工資發放條例：公司對新業務員前三個月試用期，每月發1200元工資，從第三個月起工資1500元保底基數。每個外貿人員的考核基數是15萬人民幣/季，三個月內銷售額不能達到15萬人民幣的，公司考慮將其換崗位。工資發放時間由公司統一發放，公司不得無故拖延時間。

八、貨款回收條例：資金流轉是公司的命脈，貨款回收關系公司職工的切身利益和企業的正常運轉，外貿人員應該負起對所做訂單的銷售回款的催收責任，國際業務訂單的付款方式必須嚴格按照30%的預付款，余款在拿到提單傳真給客戶后付清。需特殊處理的客戶，必須由總經理批準。

注：以上制度公司享有最終解釋權。

第四篇：外貿部策劃書

淮北合眾機械設備有限公司

淮北合眾機械設備有限公司

---外貿部策劃書

目的:

淮北合眾機械設備公司（以下簡稱淮北合眾）近兩年國內貿易發展迅速，并且取得良好的業績，公司決定成立企業外貿部，開發國際客戶，創建自己的品牌，走品牌化道路。

出口可以拿到國家的出口創匯的獎勵和退稅，而且有利于打響公司的知名度，利于企業走長期化發展道路。

一、外貿部的組建

二、外貿部工作要求

三、業務流程（附件單獨涉及）

四、外貿部單證要求

五、外貿業務的開展方法

六、客戶分布群的簡要概述及特點。

七、總結 淮北合眾機械設備有限公司

一、外貿部的組建 1，外貿部成員。

外貿部門作為一個團隊，根據分工不同，一般由業務員，單證員，跟單員，業務經理等組成。

A，業務員，要認真做好客戶開發和維護工作，完成工作目標。

B，單證員，與業務員常溝通，做到及時配合。相關文件要由業務員和業務主管簽字，及時準備好各種文件。收集貨代資料，找到合適的合作公司

C，跟單員，及時跟進生產，協調與生產部門的工作，以便貨物準時順利出運。D，業務主管，不僅要做好業務，為下屬排憂解難，更要管理好本部門的工作。淮北合眾部門成立初期，可一人多職（如業務員可以負責單證的處理及船務等）。但是隨著公司的發展，業務的增多，部門主題應逐步完善。2，硬件設施。

業務部成員有自己的直撥電話及辦公電腦，以便工作有序，權責分明，對樹立公司良好形象也起到很大的作用。3，部門之間的合作。

首先與生產部的合作，在和客戶談判交貨期時應和上級領導及生產部負責人確認，以便生產安排，也做到交貨有保證。生產過程中如出現無法按客戶要求完貨，或交期有變動，生產部應隨時和業務員溝通，以便業務員和客戶做好協調工作，以免造成不必要的費用產生。

核銷、退稅，開票由財務部負責，但是外貿出口需要財務與業務的相互配合。外貿部定期向財務部提供出貨明細及其它所需資料，財務部也為外貿部做好準備工作，如提前備好核銷單，及時通知定金及余款到帳情況，以便業務員與客戶溝通及時收款。4，貨運代理，快遞公司

CIF 或CFR情況下：最好有固定的合作貨代。如果年出口量多，可以和貨代簽定合作協議，取得最好的價格，以節約公司的費用；其次，由于長期合作，在預防風險及風險處理上有一定的優勢。

快遞公司，依據當地情況，擇優而取。

二、工作要求

1，分工明確，權責分明，有團隊精神。淮北合眾機械設備有限公司

2，部門資料要分類歸檔，清晰明了。客戶也要明確歸類。3，信息要及時處理，尤其是詢價。

4，確保按照合同上及生產單要求，按質，按量，按時交貨。為了公司的利益，望其它部門給予配合。

5，業務部成員定期對工作匯總。

6，在同客戶溝通每一環節中，做好服務，明確記錄客戶的要求。

三、業務流程 1，詢盤與報價

在報價之前了解詢盤的虛實。報價時QUOTATION要詳細，列明貨物品名，型號，生產廠家及聯系方式（中英），單價，數量，交貨期，出貨港口，價格條款，付款方式，包裝規格及柜型等，最后注明報價日期及報價有效期。2，訂單及生產。

報價之后，經過洽談，收到客戶的訂單，做形式發票或合同給客戶。得到客戶的訂單確認并收到定金或信用證后，做相應生產單，交負責人簽字確認后，下到生間車間。3，所需單據。

如果做信用證，上面有明確規定。如果是FOB，就要和客戶溝通確定此事。如：CI，PL幾正幾副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的證明。4，驗貨。

如果客戶要求驗貨，提前兩周確定驗貨時間，有利于我方協調生產進度。在驗貨未完成時，及時跟蹤驗貨情況，以免耽誤了交貨期造成可以避免的損失產生。該項在信用證付款條件下尤其要注意。如果客戶沒有要求驗貨，質檢人員要做好質檢工作，創質優口碑以爭取更多的客戶。5，出貨。

FOB情況下提前與客戶溝通確認貨代事宜。我方付運費的情況下，提前與貨代聯系，制好報關單據，做好出貨準備。

四、外貿部單證要求。

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作，需要有統一的制表格式。單據主要有

1、報價單

2、形式發票/合同

3、生產單

4、財務跟蹤單，5、出貨明細

6、箱單

7、訂艙單

8、出貨通知（客戶要求 淮北合眾機械設備有限公司

時做）等。

五、外貿業務的開展方法 1，展會。

參加有權威，口碑好的一些本行業的國內外展會。雖然費用高，但是客戶的來源最直接也最有效的方式。2，網絡推廣

通過關鍵詞搜索、B2B網站注冊會員等，可以聯系到大量采購商，但由于網絡存在虛擬性，需要對大量的采購信息進行篩選，確定真實的采購商。依靠免費網絡平臺找來的客戶，直正的成交的很少，更多的是探價，或者同行之間的摸底。付費平臺相對較好，如果產品獨特，價格有競爭力，技術含量高，成交的潛力還是很大的。以下是對網絡一些簡單的不成熟的看法。

A、阿里巴巴：名氣大，用戶多，但是競爭激烈，費用高。

B、中國制造：有名氣，費用也不高。買家主要集中在歐美國家，中國制造網的海外推廣主要通過Google等搜索引擎及參加海外展會兩種形勢進行。

C、環球資源：會員質量較高，高質量的買家資源也最為豐富，主要行業是電子和禮品行業。

D、搜索引擎：Google按點擊收費，一般帶來的是有購買意向的買家，可以有針對性的投放一些國家和地區進行宣傳。Google是國際電商尋找客戶的最高階段。

鑒于淮北合眾初次成立外貿部，應先做準備，最好從產品的市場，客戶的分布考慮，同時咨詢網絡公司，有個清楚的了解之后再做投資。

3，客戶的介紹

有些客戶，曾經發過信息，但是并沒有生意上的往來，卻有可能成為我們與某些合作伙伴的媒介。如果在價格，服務，質量，出貨上都有保證，老客戶也會介紹新客戶。另外，在和客戶關系很好的情況下，可以請客戶介紹。在經濟全球化的時代，貿易無處不在。

綜合以上幾點，展會與付費的網絡平臺是開展業務的有效方式。外貿業務存在一定的機遇性，免費的網絡平臺也能找到有潛力的客戶，但是大多情況下要花費很大的時間與精力。做業務是要靠積累而非一日之功，多積累才有收獲。淮北合眾機械設備有限公司

六、客戶分布群的簡要概述及特點

淮北合眾即將面對的客戶分布群的簡要概述及特點：客戶分布其基帶本上可以分為7個大區域。在對外業務的接觸過程中，要對每個區的客戶有所了解，以助于業務的開展。（下列情況只是作為參考，具體以實際情況而訂。）

1）歐洲區：主要包括歐洲經濟共同體在內及其它的一些國家和地區。其中有，英國，法國，意大利，德國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區經濟較發達，人們生活生平較高，對物品質量要求也高。客人比較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同此本區客人做生意一定要注意產品質量及交貨時間。一定要以確認的樣辦或所簽合同為準。

2）美洲區：分為南北兩大客戶群：主要指包括美國，加拿大，阿根廷，巴西，哥倫比亞在內的國家。北美地區經濟較發達，對物品質量要求也高。客人比較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同歐洲區客戶類似。南美洲經濟一般，對物品要求一般。對貿易條件限制不是很嚴。一般根據合同要求供貨即可，但有些地區政治不穩。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當地政府對貿易的一些要求及限制。

3）中東區：中東迪拜作為中東地區最大的貿易市場，覆蓋了非洲以及海灣國家，貿易覆蓋人口達到13億，類似一個中國的總人口，在這里云集了全世界120國家的客商，這些地區主要是一個貨物中轉地。貨物到此后輻射到的地區有非洲及歐洲的一部分地區。有好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。需求大，要求出貨快。

4）亞洲區：主要包括日本，韓國，新加坡，馬來西亞，泰國，印度，印尼，中國等國家及地區。這些地區有一部分國家經濟發達，對產品要求高，也有一些國家對產品要求不是很嚴。其中東南亞市場需開發。但南亞及其它市場視情況而定。在對外貿易中要視具體情況而定。

5）非洲區：非洲地區政局不穩，語言障礙，及其它一系列因素。

6）大洋洲區：主要指澳大利亞及其周圍的地區。澳大利亞客人信譽很好，但數量少。周期長。主要是同其地理環境有關。7）其它地區

七、總結

初入公司，對公司的整體業務情況還不了解，以上只是基于先前的工作總結得出的，希望對本外貿部的成立有所幫助。另外，公司的產品對我來說是新的，在熟悉產品的過程中肯定會遇到一些問題，懇求各位領導在如何更快的熟悉公司產品及重點掌握哪些部 淮北合眾機械設備有限公司

分給予指點。畢竟做外貿，產品知識很重要，業務員做到比客戶更專業，銷售才具有說服力。

附件一：出口辦理的條件和手續

前期資料準備：

1、工商營業執照復印件，2、稅務登記證復印件，3、組織機構代碼復印件，4、企業法人身份證復印件，5、到商務部門辦理對外貿易經營資格備案手續，6、到海關辦理備案手續，7、到檢驗檢疫部門辦理備案手續，8、到外匯管理部門辦理手續并開設外匯賬戶，9、到稅務部門辦理出口退稅登記手續，海關辦理備案手續

企業應當持下列單證向主管地海關申請辦理合同備案手續；

1、項目批準文件的副本及復印件；

2、批準證書的副本及復印件；

3、國家工商行政管理局或其授權機構簽發的營業執照副本及復印件；

4、企業的合同、章程及復印件；

5、到檢驗檢疫部門辦理備案手續；

6、到外匯管理部門辦理手續并開設外匯賬戶；

根據《境內外匯賬戶管理規定》、《境外外匯賬戶管理規定》、《中資企業保留限額外匯收入操作規程》，目前需在國家外匯管理局管理檢查司審批的經常項目外匯賬戶共包括兩類：

1、外匯結算賬戶；

2、外匯專用賬戶。

附件二：外貿單證業務操作基本流程

1．客戶詢盤：一般在客戶下Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給外貿部業務員，做一些細節上的了解。

2．報價：外貿部業務員及時回復客戶查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格等，并把P / I 給客戶做正式報價。淮北合眾機械設備有限公司

3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單purchase Order。

4．下生產訂單：得到客戶的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5．外貿部審批：外貿部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客戶訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門跟進員跟進。6．下達生產通知：外貿部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客戶改正。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。6.3：如果是通過銀行D/A等方式收匯等，需認真審核確認。7． 驗貨：

7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2：如果客戶要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3：如果客戶指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10． 租船訂倉：

10.1．如果跟客戶簽訂的合同是FOB CHINA條款，通常客戶會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客戶要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。淮北合眾機械設備有限公司

10.3．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。11． 安排拖柜：

11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽訂協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。

11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。

13． 獲得運輸文件：

13.1．最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客戶的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費賬單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客戶確認的，要先傳真提單樣板給客戶，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。14． 準備其他文件

14.1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。淮北合眾機械設備有限公司

14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客戶發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客戶要求的時間內辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客戶查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15．交單：

15.1．采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2．采用T/T收匯的在取得提單后馬上傳真提單給客戶付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客戶。

15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客戶。

16．業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。

附件三：外貿業務經常涉及到的單據

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1．樣品單：（SAMPLE FORM），業務中有些客戶要求看樣辦，及打樣品。樣品確認后做貨。另訂單確認后，外貿業務部也應要求各配件 供應商按照樣品確認，以確保質量交貨期。

樣品在業務中有著不可忽視的重要性，如客有要求打樣品時，要填樣品單，樣品單經外貿主管或經理確認后，送生產部一份，樣品單業務部存一份，交會計一份，樣品單填寫一定要標明所有的客戶要求細節。

樣品要比客戶要求多做一個，留存業務部，以便客戶確認后照辦做貨。另外：訂單落實后，如有條件，每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認。確認樣辦無誤后在通知生產。淮北合眾機械設備有限公司

2．報價單：（QUOTATION FORM），同客戶面談時，價格可以馬上確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標。標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業務員留存。

3．形式發票：（P/I），這是在客戶確認訂單后開給客戶的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客戶嘜頭等。經部門主管或經理確認后要讓客戶簽字確認回傳，業務部存一份，送會計一份，以便查賬。4．成本分析單：（COST ANALYSE FORM），在報價時，業務員要做本詢價的成本分析。在訂單確認后要重新做成本分析，其中如利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。

5．生產訂單：（ASSEMBLLING FORM），在訂單確認后，要根據同客所簽合同，把客戶的要求轉成易于生產加工的形式。上面要列明客戶對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。

特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一方面有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對。如跟單（采購對訂單理解有所偏差時可及時指出）。

6．采購單：（PURCHASE ORDER 或P/O），這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別注明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核發再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。7．驗貨報表：（INSPECTION FORM），公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢。包括：對配件的檢查。中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨。如有任何凝問請及時通知主管或經理。以便及時解決問題。

8． 財務跟蹤單：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM），公司要求會計處要有明確的訂單財務記錄。包括：1）訂單訂金/尾數款詳細的記錄。

2）各訂單配件的款項明細資料。

9．裝箱單：（PACKING LIST），每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客戶。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。其它資料： 外貿部可能要接解到的資料還有，C/O 單。報關單，訂艙單，商檢單，提單，等等。

附件四：企業產品相關認證 淮北合眾機械設備有限公司

1、歐盟CE認證

CE認證是產品進入歐盟國家及歐盟自由貿易協會國家市場的“通行證”。任何規定的（新方法指令所涉及的）產品，無論是歐盟以外還是歐盟成員國生產的產品，要想在歐盟市場上自由流通，在投放歐盟市場前，都必須符合指令及相關協調標準的要求，并且加貼CE標志。這是歐盟法律對相關產品提出的一種強制性要求，為各國產品在歐洲市場進行貿易提供了統一的最低技術標準，簡化了貿易程序。目前包括24條新方法指令涉及CE認證。

2、GS認證

GS的含義是德語“Geprufte Sicherheit”(安全性已認證)，也有“Germany Safety”（德國安全）的意思。GS認證以德國產品安全法（SGS）為依據，按照歐盟統一標準EN或德國工業標準DIN進行檢測的一種自愿性認證，是歐洲市場公認的德國安全認證標志。

3、CSA認證

CSA是加拿大標準協會（Canadian Standards Association）的簡稱它成立于1919年，是加拿大首家專為制定工業標準的非盈利性機構。

在北美市場上銷售的電子、電器等產品都需要取得安全方面的認證。目前CSA是加拿大最大的安全認證機構，也是世界上最著名的安全認證機構之一。它能對機械、建材、電器、電腦設備、辦公設備、環保、醫療防火安全、運動及娛樂等方面的所有類型的產品提供安全認證。CSA能夠幫助我們的產品迅速有效地打入美國和加拿大市場。

非洲SONCAP 這種合格評定需要對產品質量進行兩步法定的必須認證過程，以確保產品達到特定的標準要求，兩步過程包括：產品認證和SONCAP強制認證。第一步產品認證，僅適用于初次向非洲出口某一特定類別的管制產品。通過產品認證的出口商將獲得產品證書（Product Certificate），證書有效期最長為3年。之后，即可申請開立“M”表格（Form “M”）。第二步SONCAP強制認證，適用于某一批裝船前貨物。SONCAP證書（SONCAP Certificate）是管制產品在非洲海關辦理通關手續的法定必備文書，缺少SONCAP證書將造成管制產品通關遲延或者可能被拒絕清關入境。

需要特別注意的是，除辦理產品認證和SONCAP強制認證手續外，管制產品必須同時進行所有其他現行的進口程序規定，比如裝船前檢驗（PSI）。或者說，辦理了產品認證和SONCAP強制認證手續并不能替代尼日利亞政府要求辦理的其他任何現行進口程序規定。淮北合眾機械設備有限公司

備注：

1、淮北合眾簡介，淮北合眾所有產品英文翻譯，2、平臺選擇，通過什么途徑營銷，3、如何做好出口，4、其他需要補充項目，日期：2014.10

第五篇：外貿部策劃書

成立外貿部策劃書

目錄

一，外部的組建 二，工作要求 三，業務流程

四，外貿部單證要求 五，外貿業務的開展方法 六，總結

由于公司有自營進出口權，并且有長時間的國際貿易業務，所需手續公司都已具備。在此基礎上，成立一個專門的外貿部，個人認為有以下幾點。

一，外貿部的組建

1，外貿部成員。

外貿部門作為一個團隊，根據分工不同，一般由業務員，單證員，跟單員，業務經理等組成。

A，業務員，要認真做好客戶開發和維護工作，完成工作目標。

B，單證員，與業務員常溝通，做到及時配合。相關文件要由業務員和業務主管簽字，及時準備好各種文件。收集貨代資料，找到合適的合作公司

C，跟單員，及時跟進生產，協調與生產部門的工作，以便貨物準時順利出運。D，業務主管，不僅要做好業務，為下屬排憂解難，更要管理好本部門的工作。個人認為有以下幾點：

? 公平合理的分發詢盤給業務員。對于新成員給予成長的時間、空間及獨立處

理各項事情的機會。

? 定期匯總出貨情況，定單合同，成交額等上交上級主管。

? 定期召開例會（也可依據情況而定），總結近期的工作；集體探討解決工作中

遇到的問題及如何做好業務完成公司目標；集體分享和交流開發客戶的技巧，經驗，大家互惠互利，共同進步。

? 生產協調。出貨高峰期公司生產進度安排難免緊張。將本部門出貨定單匯總，根據業務員提供的信息，對客戶做一個系統的分析，合理安排生產，制定出

貨計劃。同時也可根據不同的客戶需求及未來合作的潛力做相應的調整，讓

業務員和客戶溝通爭取緩沖時間，總之，努力做到既不失去客戶也兼顧到客

戶的利益，并且生產和交貨期有保證，公司的利益也達到最大化。

在部門成立初期，可一人多職（如業務員可以負責單證的處理及船務等）。隨著公司的發展，業務的增多，逐步完善。

另外，業績是業務部的整體目標而非業務員或業務主管的單打獨斗，需要整個部門的合作來完成。

2，硬件設施。

業務部成員有自己的直撥電話及辦公電腦，以便工作有序，權責分明，對樹立公司良好形象也起到很大的作用。

3，部門之間的合作。

首先與生產部的合作，在和客人談判交貨期時應和上級領導及生產部負責人確認，以便生產安排，也做到交貨有保證。生產過程中如出現無法按客人要求完貨，或交期有變動，生產部應隨時和業務員溝通，以便業務員和客戶做好協調工作，以免造成不必要的費用產生。

核銷、退稅，開票由財務部負責，但是外貿出口需要財務與業務的相互配合。外貿部定期向財務部提供出貨明細及其它所需資料，財務部也為外貿部做好準備工作，如提前備好核銷單，及時通知定金及余款到帳情況，以便業務員與客戶溝通及時收款。

4，貨運代理，快遞公司

CIF 或CFR情況下：最好有固定的合作貨代。如果年出口量多，可以和貨代簽定

合作協議，取得最好的價格，以節約公司的費用；其次，由于長期合作，在預防風險及風險處理上有一定的優勢。

快遞公司，依據當地情況，擇優而取。

二，工作要求

1，分工明確，權責分明，有團隊精神。

2，部門資料要分類歸檔，清晰明了。客戶也要明確歸類。

3，信息要及時處理，尤其是詢價。

4，確保按照合同上及生產單要求，按質，按量，按時交貨。為了公司的利益，望其它部門給予配合。

5，業務部成員定期對工作匯總。

6，在同客戶溝通每一環節中，做好服務，明確記錄客戶的要求。

三，業務流程

1，詢盤與報價

在報價之前了解詢盤的虛實。報價時QUOTATION要詳細，列明貨物品名，型號，生產廠家及聯系方式（中英），單價，數量，交貨期，出貨港口，價格條款，付款方式，包裝規格及柜型等，最后注明報價日期及報價有效期。

2，訂單及生產。

報價之后，經過洽談，收到客戶的訂單，做形式發票或合同給客戶。得到客人的訂單確認并收到定金或信用證后，做相應生產單，交負責人簽字確認后，下到生間車間。3，所需單據。

如果做信用證，上面有明確規定。如果是FOB，就要和客人溝通確定此事。如：CI，PL幾正幾副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的證明。

4，驗貨。

如果客戶要求驗貨，提前兩周確定驗貨時間，有利于我方協調生產進度。在驗貨未完成時，及時跟蹤驗貨情況，以免耽誤了交貨期造成可以避免的損失產生。該項在信用證付款條件下尤其要注意。如果客戶沒有要求驗貨，質檢人員要做好質檢工作，創質優口碑以爭取更多的客戶。

5，出貨。

FOB情況下提前與客人溝通確認貨代事宜。我方付運費的情況下，提前與貨代聯系，制好報關單據，做好出貨準備。

四，外貿部單證要求。

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作，需要有統一的制表格式。單據主要有1，報價單 2，形式發票/合同 3，生產單 4，財務跟蹤單，5出貨明細6，箱單7，訂艙單，8，出貨通知（客人要求時做）等。

表格見附件，僅供參考，如果公司已經有完善的表格，以公司的為主。

五，外貿業務的開展方法

1，展會。

參加有權威，口碑好的一些本行業的國內外展會。雖然費用高，但是

客戶的來源最直接也最有效的方式。

2，網絡推廣

通過關鍵詞搜索、B2B注冊會員等，可以聯系到大量采購商，但由于網絡存在虛擬性，需要對大量的采購信息進行篩選，確定真實的采購商。依靠免費網絡平臺找來的客戶，直正成交的很少，更多的是探價，或者同行之間的摸底。付費平臺相對較好，如果產品獨特，價格有競爭力，技術含量高，成交的潛力還是很大的。以下是對網絡一些簡單的不成熟的看法。

A，阿里：名氣大，但是競爭激烈，費用不便宜。比較適合比較特別，競爭少的產

品。

B，中國制造：有名氣，費用也不高。買家主要集中在歐美國家。

C，搜索引擎：GOOGLE按點擊收費，一般帶來的是有購買意向的買家，可以有針對性的投放一些國家和地區進行宣傳。百度主要針對國內，購買百度的排名對內銷會起到很大的作用。

如果準備投資網絡，最好從產品的市場，客人的分布考慮，同時咨詢網絡公司，有個清楚的了解之后再做投資。

3，客戶的介紹

有些客戶，曾經發過信息，但是并沒有生意上的往來，卻有可能成為我們與某些合作伙伴的媒介。如果在價格，服務，質量，出貨上都有保證，老客戶也會介紹新客戶。另外，在和客戶關系很好的情況下，可以請客戶介紹。在經濟全球化的時代，貿易無處不在。

綜合以上幾點，展會與付費的網絡平臺是開展業務的有效方式。外貿業務存在一定的機遇性，免費的網絡平臺也能找到有潛力的客戶，但是大多情況下要花費很大的時間與精力。做業務是要靠積累而非一日之功，多積累才有收獲。

六，總結

初來乍到，對公司的出口業務情況還不了解，以上只是基于以前的工作總結出的，希望對外貿部的成立有所幫助。另外，公司的產品對我來說是新的，在熟悉產品的過程中肯定會遇到一些問題，肯求王總在如何更快的熟悉公司產品及重點掌握哪些部份給予指點。畢竟做銷售，產品知識很重要，業務員做到比客人專業，銷售才有說服力，尤其是有技術含量的產品。

由于以前的工作沒有涉及過進口業務，但是了解到公司也需進口，在以后的工作中我會積極學習積累這方面的知識，同時也希望領導和同事給予指教。