第一篇：應急狀態下，怎樣處理公文更科學？

在抗震救災、應對公共衛生事件、處置群體性事件等應急狀態下，公文處理往往辦理時間緊、專業性強、急密件多、質量要求高，對快速反應、安全運轉、高效辦理提出了更嚴標準。四川成都市委辦公廳堅持“制度化、標準化、規范化”理念，對應急狀態下公文處理由“粗放型”向“精細化”的實踐進行系統總結，初步形成了一套機制，結合此次應對新冠肺炎疫情作了新的探索與思考。

一、收文堅持“四個一”，確保快捷安全

一套流程實現快研快辦。人員分班值守、24小時在崗，專人負責前端收文并重點研判緊急程度，實行“紅、黃、綠”標注區分，紅件即辦、黃件平辦、綠件緩辦。

一體運行實現高效運轉。急件壓縮層層審簽環節，需提擬辦意見的緊急公文，領導下沉實行集中會商研判，扁平辦理。密件內網傳輸、普件內外網兼用，第一時間網發送簽，即收即辦即送。非涉密閱知性緊急公文，及時掃描制作電子版網發領導掌握。

一次調整實現安全有序。原則上不收發紙質文件，對必需紙質交換件縮減交換時間和頻次，配置使用紫外線、臭氧文件消毒柜等專用消殺設備，并在文件中轉點設置安全箱，文件均密封投遞，實現人員“無接觸式配送”。

一本臺賬實現可溯可查。區分類別、主題，全覆蓋建立上級發文、本級文件、各地各部門來文臺賬，及時收集整理其他地區動態信息，做好信息化留存。

二、發文堅持“兩提前兩簡化”，確保合法合規

提前介入發文流程。完善發文申報機制：一方面，堅持未經市委辦公廳審核同意的，不得擅自在文件送審時請示以市委（或市委辦公廳）文件印發；另一方面，堅持關口前移、靠前服務，圍繞發文必要性、合理性等提前溝通把關，對緊急發文開設“綠色通道”辦理。細化在疫情防控期間可發文件的標準和規格，同時靈活用好市政府（或市政府辦公廳）、市級部門聯合發文等多種發文主體。

提前開展前置審核。提請發文前深度介入文件審核，著重把好政治政策關、法律權限關、文字程序關，并將審核意見一次性反饋來文單位，實現改審同步、邊改邊審。原須提請市委常委會會議審議的發文事項，若以各市委常委傳簽方式審定，則同步開展意見征求和合法性審查。

簡化相關材料。改變以往需一次性全套提供發文請示或函、發文申請表、起草說明、合法性審查材料等書面要件的發文模式，情況特別緊急的，經審核符合相關規定后可先行受理，相關實物要件可在一周內補齊。

簡化審簽流程。黨政聯合行文實行同步送簽、雙向反饋、邊簽邊校、簽畢即發，折疊審簽程序，確保急件發文當日完成。

三、擬文堅持“三個模式”，確保高質高效

優化完善專班擬稿模式。打破業務部門先起草代擬稿、層層審簽的常規模式，堅持集中骨干、專班專責，與業務部門一體聯動、協同作業，避免文稿“空轉”、“來回”旅行。

優化完善學習提能模式。堅持深學精讀政策文件、旁聽重要會議、參與領導調研活動，充分研判把握政策風向、形勢變化、領導意圖，同時加強文稿模塊化解析，及時復盤總結和反饋。

優化完善資料儲備模式。加強擬文任務預判，前瞻建立完善信息資料庫，收集整理上級政策、友鄰動態、下級底數，動態更新、云端共享。

四、應急狀態下公文處理應把握好“三對關系”

應急狀態下公文處理雖可“特事特辦”，但總體仍需重點把握好三對關系，確保精細保障、精準服務好黨委科學決策。

效率與質量的關系。應急狀態下公文處理側重“效率優先”，但在注重“效率”的同時應兼顧“質量”，實現“忙而不亂、忙而不錯”。要全面核準、多方了解背景信息，學會“關起門當領導”，確保擬辦意見表達精準，文件制發“上接天線、下接地氣”。定期“回頭”系統梳理缺少審簽要件的文件，集中統一補簽后歸檔，確保公文處理完整閉環。研究應急狀態下規范性文件前置審核辦法，積極動員專業化力量深度介入文件合法性審查，從源頭上確保政令統一、于法周延。

統籌與協同的關系。應急狀態下既要各司其職，更要樹立“一盤棋”思維，整合資源、凝聚力量、抓好統籌。增加市“四大班子”秘書長聯席會頻次，適時通報工作動態，加強與市政府辦公廳、業務部門溝通聯系，強化協調配合。打破市委辦公廳內各處室業務界限，組建應急工作專項小組一體管理、一體使用，根據任務不同，靈活調整專班人員結構，形成規范有序、分工合理的工作格局，同時科學合理輪崗輪休。強化補位意識，在站好崗、盡好責之時，進一步樹牢“辦公廳是一個整體”的意識，工作中主動相互提醒補位，當好“流動的補丁”。

便捷與保密的關系。應急狀態下實行無紙化辦公和遠程移動辦公，可有效減少紙質文件傳遞周轉時間，提高辦文效率，同時必須確保信息傳輸中保密、留痕、歸檔、銷毀全程安全可靠。建立健全信息化和電子文件管理工作機制，細化應急期間文件保密規定，明確要求使用協同辦公系統、多人視頻會議等信息化方式僅限處理非密公務，定期銷毀文件在網絡的傳輸記錄，重要文件以紙質形式保存歸檔，最大可能地保障公文處理迅速快捷和信息傳輸安全。豐富信息技術手段，探索推行虛擬專用網絡（VPN）技術，實現手機端與電腦端操作功能等同，更好適應應急工作環境和狀態。

第二篇：公文處理

公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

（五）傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十五條 發文辦理主要程序是：

（一）復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（四）核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

第二十六條 涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第二十七條 需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

公文管理

第二十八條 各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

第二十九條 黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十條 公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條 公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行；需要變更的，應當經發文機關批準。

涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。第三十二條 復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。

復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條 涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第三十五條 不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。第三十七條 新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。

對密級文件要做到： 密件的運轉要密來密去 密件的處理要緊鑼密鼓 密件的閱者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要萬無一失 對密件的管理存在的一些問題

1、隨意攜帶涉密公文外出

2、確定、變更、解除不規范

3、使用非涉密計算機和移動存儲介質存儲涉密公文

4、長期留個人手中

5、當廢品出賣

第三篇：公文處理

第三章 公文處理 第一節

公文的擬制

1.公文擬制包括哪些程序？應當做到哪些？

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。應做到：

（1）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

（2）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。（3）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述 準確，文字精煉。

（4）文種正確，格式規范。

（5）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（6）公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。

（7）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。2.什么是草擬？什么是會簽？

草擬也稱擬稿，即起草公文，它是形成文件的首要環節。

會簽也稱會稿，是持草擬的公文與有關部門會商審稿。3.什么是審核、審核的重點有哪些？

審核又稱核稿，即在撰擬的文稿送交領導簽發之前，對其所做的全面檢查和修改。審核的重點是：

（1）行文理由是否充分，行文依據是否準確；

（2）內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行；（3）涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見；

（4）文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范；（5）其他內容是否符合公文起草的有關要求。4.什么是簽發、有什么要求？

簽發是指發文機關負責人對文稿審定后批注發文意見并簽署自己名字的過程。簽發是制文階段的最后決定性環節。

簽發的要求有：（1）簽發前應對文稿作全面的審查；

（2）對需修改的問題，若工作量不大，可直接修改；若工作量較大，可作出批示，請擬稿人或復審人修改后再審批；

（3）簽發人簽署意見時，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。同時，書寫材料應符合存檔要求，不能用圓珠筆、鉛筆和紅筆，也不要把意見簽在裝訂線內。

5.簽發的權限是什么？

簽發的權限是指機關單位負責人簽發文件的審批權限與職責分工。（1）公文應當經本機關負責人審批簽發；

（2）重要文件和上行文由機關主要負責人簽發；

（3）黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由授權機關主要負責人簽發或按有關規定簽發；

（4）聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

注意：簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

第二節 公文辦理

1.公文辦理包括哪些內容？

公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔 2.什么是收文辦理？它有哪些程序？

收文辦理是指對收到的公文進行簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等過程，其中可分為收進階段和閱辦階段2部分。

收進階段包括：文件的簽收、拆封和登記

閱辦階段包括：初審、承辦、傳閱、催辦、答復等環節 收文辦理主要程序是：

（1）簽收（2）登記（3）初審（4）承辦（5）傳閱（6）催辦（7）答復 經審核，出現以下三種情況應當分別如下處理：

（1）對符合規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。

（2）對不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由；

（3）對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應及時退回交辦的秘書部門并說明理由。

3.發文辦理主要程序有哪些？ 復核、登記、印制、核發 4.涉密公文應怎么處理？

涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

5.需要歸檔的公文及有關材料應怎么處理？

（1）需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。

（2）兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。

（3）機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第三節

辦畢公文的處理

1.辦畢公文處理的內容主要包括哪些？

辦畢公文處理的內容主要包括：清理與清退、利用與保管、立卷與歸檔等 2.公文清退的含義及范圍是什么？

含義：辦畢的文件要進行立卷歸檔，首先要按規定將留在各個工作人員手中的文件收起來，這就是文件的清退工作。

清退工作包括發文機關收回需退文件和收文機關文書人員收回傳閱、送閱文件。

范圍：應清退的文件一般包括涉密文件、有重大錯誤的文件、送領導和有關人員傳閱的文件、征求意見的文件、審閱意見的文件、審閱文件和未經本人審閱的領導同志講話材料等。3.公文清退的手續有哪些？

（1）通知清退

1）機密文件的清退：由文件印發部門填寫“文件清退通知單”

2）傳閱、送閱文件的清退：領導或有關部門人員審閱后，由

文書人員負責收回

3）征求意見文件的清退：在文件標題旁注明“征求意見稿”

4）有重大錯誤文件的清退：及時收回

5）其他文件的清退：必須收回的文件，均應在發出時注明退回期限，并在文件上加蓋“閱后退回”戳。（2）清點核對

文書人員根據“文件清退通知單”或收文登記簿等對各部門退來的文件進行仔細核對。（3）清退交接

4.公文的保管方法是社么？

文件的保管應堅持按立卷類目、平時歸卷、正式立卷、按期歸檔的工作步驟和方法進行。

5.公文的立卷歸檔的含義及意義是什么？

含義：公文立卷歸檔，是指把一年內已辦畢的具有查考、保存價值的公文，在平時歸卷的基礎上，加以系統整理，組成一個個案卷，轉化為檔案保存。

意義：（1）公文組成案卷，便于查找利用；

（2）公文組成案卷，有利于保護公文；

（3）公文組成案卷，為檔案工作奠定基礎。6.公文立卷的基本原則是什么？

基本原則是：遵循公文形成的規律，保持公文之間的歷史聯系，把握重點，區分公文的保存價值，便于保管和利用。7.公文立卷歸檔的范圍是什么？

公文立卷工作由文書部門負責，檔案部門應對公文立卷歸檔工作進行指導和監督。

凡本機關、單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應立卷歸檔。

第四篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發文管理應注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務局關于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結構層次序數，完畢。

二、發文處理

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”欄下的各個項目，標注主題詞可使用“自動標引”功能，并根據主題詞標引的規定進行調整。進入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關的參考文件，應在“外收文登記簿”中選擇，建立關聯，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應由擬稿人輸入，擬稿人經檢查確認起草完畢后，將文件發送本部門負責人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應設定為共享文件，以便其它工作人員查詢。

審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產生初審版本后在“領導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內容寫入“審批內容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發送給有關部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規定發送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規定程序送辦公室審核后報局領導簽發。送外單位會簽的紙質文稿應送辦公室歸檔。

核稿。公文經部門負責人初審后，應根據文件的類型分別發送法規部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規范性文件應先送法規部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規部門復審后，應發回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據局領導分工發送簽發。重要文稿由辦公室負責人復核后再發送局領導簽發。辦公室核稿后，必須產生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內，用密碼簽名。對不需發文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

公文處理常識

【公文排版規格是怎樣定的?】

公文排版的規格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般 每頁排22行，每行排28個字。

【如何確定行文關系?】

各級各類行政機關應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。

【哪些部門、機關和單位可以聯合行文?】

以下部門、機關和單位可以聯合行文：一是同級政府、同級政府各部門可以聯合行文；二是上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；三是政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；四是政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；五是政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。 【聯合行文有些什么規則?】

聯合行文有兩條規則：一是必須是涉及兩個以上部門職權范圍內的事；二是必須明確主辦部門。

【“請示”性公文應注意哪些問題?】

給上級機關的“請示”性公文應注意四個問題：一是“請示”應當一文一事；二是一般只寫一個主送機關；三是需要同時送其它機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關；四是不得將“請示”夾帶在“報告”里，因“請示”必須批復，而“報告”則不必批復。

【單一發文的印章怎么蓋?】

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期(成文日期標識位置前已述)，加蓋印章應上距正文1行字之內，端正、居右下壓成文時間，就是說上不壓正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文

字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章用紅色。

【兩個單位聯合行文的印章怎么蓋?】

當聯合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發文機關名稱，主辦機關印章在前，兩個印章橫排 均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。

【三個以上單位聯合行文的印章怎么蓋?】

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，落款處應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序 排列署在相應位置，再把印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左右之間不 能相交或相切。

【公文最后一頁不能容下印章位置時怎么辦?】

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的辦法加以解決，務 使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標識“(此頁無正文)”的方法解決。

【什么是主題詞?】

主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案 部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和 發布。

【怎樣標識主題詞?】

這里說的主題詞是指全角冒號后邊的內容。按照《國務院公文主題詞表》規定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。如省政府轉發國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知一文，標注的主題詞是“文秘工作 公文 辦法 通知”。“文秘工作”是類別詞，“公文辦法”是類屬詞，“通知”則是文種。在通常情況下，類別詞在《國務院公文主題詞表》里面都有，只有一些特殊內容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞。

【公文用紙的幅面尺寸是怎么規定的?】

公文用紙采用GB／T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏 差為±3mm。

【公文頁邊與版心尺寸是怎么規定的?】

我國公文用紙由長期以來一直沿用的16開型改為國際標準紙型A4型后，公文的頁邊與版心尺寸也作了新的規定，具體是：

公文用紙天頭(上白邊)為37mm±1mm。

公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm

版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。

行政公文處理有關常識及要求

一、公文種類及其適用范圍 主要行政公文劃分如下：

上行文：{請示、報告}

下行文：{指令類：命令批復}

{告知類：公告 布告 通告 通報 }

{泛用類：通知 決定 決議 紀要}

平行文：函和某些通知，紀要

1、決定

用于學校領導對重大事項、主要事項做出安排。例：《ХХ學校關于設立ХХ獎學金的決定》

2、通知

用于任免干部，傳達上級機關的指示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下

級機關公文，發布要求下級機關需和有關單位共同執行或者周知的事項。批轉性通知：可批轉或轉發，批轉要表明態度，提出要求。轉發一般不表態，但可補充規定，或提出具體貫徹意見。事項性通知：告知有關科室及教職工使全體人員知照。

例：《關于ХХ節日放假的通知》《關于召開ХХ會議的通知》

3、通報

用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。例：《關于表彰ХХ同學的通報》 《關于學校治安情況的通報》

4、報告

用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。報告可以一文多事。工作報告：由做了什么工作，取得什么成績和今后有什么打算三個部份構成正文。情況報告：由介紹情況，指出問題和提出建議三個部份構成正文，重點在介紹情況。

建議報告：常用于業務主管部門向行政機關提出工作建議和制訂具體措施，其結語用“以上報告如無不妥，請批轉”。

5、請示

下級就某個具體問題或某項工作，直接向上級領導或業務主管部門提出請求，予以解決和答復的公文。

請示的正文包括請示理由，要求一文一事，一頭請示，不送個人，不得抄送。（請示若背景材料較多，可將其作為附件）結尾一般要寫“以上請示當否請批示”或“特此請示，請批復”。報告和請示的區別：

（1）從發文目的看，報告不要求上級給予回復，而請示帶有祈請性。（2）從發文的內容看，報告是為了反映情況或答復詢事以陳述為主要內容。而請示中的陳述（請示理由）則是為事項服務，不是公文的主要內容。此外，報告可以一文多事，請示則應一文一事。

（3）從發文時間來看，報告是在事先事后發出都可，而請示必須是在事先發出，作出具體的事項安排。

6、批復

用于答復下級機關的請示事項。

7、函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有頭主管單位請求批準等。

8、會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。是根據會議主要精神，依照會議原始記錄和一定目的綜合整理形成的。比較重要的多次專門工作會議座談會以及一般例行的辦公會等，都可以用紀要來傳達會議精神或會議要求落實和具體事項。例：《ХХ學校校長辦公會議紀要》

二、公文格式

（一）一般格式規定

1、文頭：應用版頭“ХХ學校文件”（紅字）發文字號居中位置。由發文字號（單位代字）、發文年份（用中括號）和發文序號組成。版頭與正文之間有紅線隔開。例：省句中發〔2008〕6號

2、正文：包括標題，主送機關，正文，附件，發文單位，發文時間和印章。

A標題，公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

B主送機關，上行文一般只能有一個主送機關，一些周知性的公文（通告、決定）一般不寫主送機關。

C正文，開頭及節起應空兩格，文件中的數字前后一致，使用漢字或阿拉伯數字。

D附件，寫在正文之后，簽署發文機關和日期之前，要求寫明附件名稱和順序，隨同公文一并發出。

E發文單位，要署全稱或規范化簡稱。如果公文正文占滿頁面，只能另頁空白紙上標示發文單位時，則要在落款之前空白處用括號“（此頁無正文）”字樣，然后才署上發文單位名稱。

F發文日期，寫公文生效的法定時間，要求用漢字書寫年份，不能簡寫。凡由單位發出的公文，以單位領導簽發日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準。G印章：上沿不要壓住正文，下沿接觸發文時間。

H文件尾部格式：包括主題詞，抄送，范圍應恰當準確。抄送：給有關部門。

（二）有關規定

1、發文單位標識

應當使用本單位全稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

2、發文字號

聯合行文只標明主辦單位發文字號。凡以本單位名義制定的公文，均由辦公室統一編號。

3、簽發人

上行文應當在發文字號右側標注簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和電話。

4、標題

由發文機關名稱及公文正題和文種組成。除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

5、主送單位

即公文的主要受理單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。位于正文上方，頂格排印。

6、正文

即公文的主體，用于表述公文內容。

7、附件說明

即對附件名稱和順序的標注，應當置于正文之后，發文單位署名之前。

8、成文日期

以負責簽發日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，位于發文單位署名右下方。

9、印章

除會議紀要和印制的特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文單位印章。加蓋發文單位印章時可不用發文單位標識。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下在騎年蓋月。聯合行文時，要加蓋所有行文單位印章，并把主辦單位印章排列在前。

10、附注

即需要說明的其他事項，應當加括號標注。

11、附件

即對主件涉及事項的說明性或補充性文字與材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起。

12、主題詞

上行文按上級機關的要求標注主題詞,其它公文按《公文主題詞表》（可上網查）的要求標注。

13、抄送單位

指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位。只用抄送，不用抄報。

14、印制版記

由公文印制部門（即××學校辦公室）、印發日期和份數組成，位于公文末頁下端。

15、發文字號的主要形式與適用范圍。（1）“句二中發〔2008〕 ×號”用于請示、報告、通知、通告、意見等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×號”用于發出的函、答復等公文。

三、行文要求

1、本校可向校內一下級相關部門行文。本校內設機構，不得對外正式行文。

2、屬于本校職權范圍內的事務，可由本校自行行文。經市教育局同意后由本校行文的，文中應當注明經市教育局同意。

3、與其他部門聯合行文時，對有關問題未經協商一致的，本校不得自行向下行文。

四、公文起草

1、以本校名義制發的文件，按業務范圍，由有關處、室撰稿。文件起草前，分管副校長要組織有關處、室，對文件內容進行深入的調查和充分的研究；必要情況下，由相關處室擬出寫作提綱并送分管領導審定后，再組織撰寫。

2、起草公文的基本要求

（1）公文的文種應當根據行文目的、學校的職權和與主送機關的行文關系確定。（2）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（3）人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。（4）結構層次序數，（7）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

五、公文校核與簽發

1、學校各處室擬制的公文，首先應由處室負責人核稿，隨后交辦公室主任核稿，分管校領導審稿，最后由校長或校長授權副校長簽發。

2、處室負責人核稿和分管領導審稿主要是從內容、程序等各個方面全面審查把關。辦公室主任核稿主要是從是否確需要行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規范和擬制公文的有關要求、公文格式是否符合本辦法的規定等方面審查把關。

3、文稿如需作較大修改，可退還擬稿人先行修改或重新擬寫。

4、未經校長或校長授權副校長簽發的文件不能生效，辦公室不予受理打印、蓋章、分發。

5、公文打印稿應校對3次以上，擬稿人及所在處室負責人為校稿負責人。

六、收文辦理和發文辦理

1、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序。（1）簽收

由辦公室負責簽收或領取有關公文。

（2）登記

由辦公室對所簽收領取的公文逐一進行登記。登記內容包括：公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期、辦理要求等。（登記格式參考附件）（3）擬辦

由辦公室負責人需要辦理的公文提出書面擬辦意見。

（4）批辦

由校領導根據有關規定將需要辦理的公文批給主管處室或有關人員辦理。

（5）承辦

由承辦處室按領導批辦意見和文件的要求，認真及時辦理。承辦處室每周五上午應將本周公文的辦理情況書面報送辦公室匯總。（6）催辦

由辦公室負責人對公文的承辦情況進行跟蹤督查。電報、急件、加急件應隨到隨辦，辦理期限原則上不超過24小時；一般文件原則上應當在收文當日送交承辦單位，辦理期限不得超過5天。文件自身規定辦理期限的，應在該文件規定的期限之前辦畢。

2、發文辦理

公文由領導審批簽發后轉入發文辦理。發文辦理包括：公文的核發、登記、印制和分發等程序。（1）核發

學校各處、室擬制的公文，應由處室負責人、分管校領導、辦公室主任分別審稿和核稿，最后報校長或校長授權副校長簽發。

（2）登記

辦公室人員對經校長簽發的公文應逐一登記、編號、蓋章、存檔。登記內容包括：公文標題、經辦人、發文時間、發文字號、主送單位、抄送單位、份數等。（登記格式參考附件）（3）印制

校領導簽發后由打字員按規定數額及時印制，由擬稿處室負責組織人員裝訂。（4）分發

對外發送公文按照急緩程度確定送達方式。直接送達由辦公室配合業務處室完成，并由各業務處室負責辦理簽收手續；郵寄送達由業務處室寫信封并封口后交辦公室統一登記后用掛號件郵寄，以掛號信回單為寄送憑據。

3、辦理要求

（1）收文和發文辦理，必須層層實行責任制，明確任務、職責和要求，加速公文流轉，提高辦文效率。

（2）所有辦文人員（包括辦文工作人員和校領導），在本環節的工作處理完畢后，都要簽注姓名和日期。

（3）要嚴守辦文規定和保密制度，秉公辦文。不得越級越權辦文，不得隨意公開校領導批示，不得隨意拿走或復印批示原件和公文處理表。

七、公文管理（含電子公文）

1、本校的所有公文入口必須在辦公室，由辦公室設專人管理。校領導或其他工作人員外出開會帶回的公文，應及時送交辦公室統一處理。各處室也應固定專人負責公文的簽收和管理。

2、秘密公文的印發傳達范圍應按照發文機關的要求執行。

3、復制上級機關的秘密公文，須經發文機關批準或授權。翻印件應當注明翻印機關名稱、翻印日期和份數；復印件應當加蓋復印機關戳記。復制的公文應當與正式印發的公文同樣管理。

4、密級公文應當由辦公室人員專門管理，并采取嚴格的保密措施。

5、辦公室每年要對秘密公文進行清理，清退和銷毀，并向有關部門報告公文管理情況。銷毀秘密公文、密碼電報必須嚴格履行登記手續，經主管校領導批準后，由兩人監銷，保證不丟失，不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

6、本校人員調離工作崗位時，應當將本人保管、借用的公文按照有關規定移交、清退。

7、學校、教育局的電子公文由專用電腦和專人負責。

八、公文立卷歸檔

辦公室應當指定專人負責公文的立卷歸檔。公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全，立卷歸檔。各處室要將本處室的有關公文、材料及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

九、公文辦理要求

各中小學校和直屬單位要認真按照上述相關要求，嚴格加強公文辦理，指定專職人員，印制文頭紙和文件傳閱單，建立發文簿和收文簿，開展規范的公文辦理程序，局辦公室將組織有關人員進行檢查，并將檢查結果予以通報。

第五篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使我公司公文管理工作規范化、科學化，提高公文辦理效率和質量，根據《國家行政機關公文處理辦法》，結合我公司實際，特制定本管理辦法。

第二條 公文是傳達方針、發布指示，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，下達各項決議決定和交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 行政辦公室是我公司公文處理的管理部門，負責我公司所有上級來文、上報上級的各類請示報告、下發各類公文、批復下級請示報告等。行政辦公室配備專職文秘人員，文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業知識。

第五條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。各級領導要重視公文處理工作，樹立良好的文風，行文必須注重效用，講究效率和質量，按程序辦事，積極推進辦公自動化。

第六條在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和集團公司有關規定，確保國家和企業秘密。

第二章 公文分類

第七條 按公文內容可分為：

（一）決定，對重要事項或重大行動做出安排；

（二）決議，經會議討論通過并要求貫徹執行的事項；

（三）通知，發布規章制度，轉發上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行事項；

（四）通報，表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況；

（五）報告，向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議；

（六）請示，向上級請求指示、批準；

（七）批復，答復請示事項或對下級布置工作；

（八）會議紀要，傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行；

（九）工作計劃，進行年、季、月、周工作安排。

第八條 按公文的發放形式可分為：

（一）紅頭文件，發布重大決定、決議、通知、通報、請示、報告、會議紀要或工作計劃；

（二）便文，發布一般的通知、通報及臨時性的工作計劃；

（三）其它文件，除紅頭公文和便文外的公文，如各類簡報，臨時的通知、通報、會議紀要等。

第九條 按發文系統可分為：

（一）黨委工作類

（二）行政工作類

（三）工會工作類

（四）團委工作類

（五）生產管理類

（六）安全管理類

（七）機電管理類

（八）計財管理類

紅頭文件和便文由黨辦、行辦、工會、團委統一管理，其它文件由各歸口管理部門負責管理。

第三章 公文格式

第十條 紅頭文件和便文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機關、抄送機關、印發機關、印發日期、印發份數、校對人等組成，其它文件的組成可以適當簡化。

（一）秘密等級，密級的界定和標識執行“晉城煤業集團審定國家秘密和界定密級的規定”（晉煤集保字〔2002〕4號）、“晉城煤業集團企業秘密具體范圍的規定”（試行）（晉煤集保字〔2000〕3號）、“晉城煤業集團企業秘密的載體、密級劃分、標志、保密期限的規定”（晉煤集保字〔2000〕4號）；

（二）保密期限，對公文密級的時效加以規定的說明；

（三）緊急程度，分別標明“特急”、“急件”；

（四）發文機關標識，即人們通常所稱的“文頭”，由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”或“便文”組成；

（五）發文字號，按單位（部門）代字（☆）、年份（××××）、序號（◇）的次序編排，格式如下：

紅頭文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇號

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇號

年份、序號用阿拉伯數碼標識，年份應標全稱，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

其它文件的發文字號可根據情況自行確定，屬于期刊性質的公文的發文字號應相對固定。

（六）簽發人，上行文在文件中必須署明簽發人，下行文不署簽發人；

（七）標題，應當準確簡要概括公文主要內容，并準確標明公文種類，標題中除法規、規章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。轉發外來公文時要標明發文機關，不能引用文件字號代替標題內容。會議通過的公文，還應在標題后注明會議名稱和通過日期；

（八）主送單位，發文單位要求對公文予以辦理或答復的對方單位，也稱上款。下級向上級請示或報送的公文，一般只寫一個主送單位，如需同時報送另一上級單位，可以用抄報的形式；

（九）正文，公文主體，表明公文目的、內容及所要落實事項；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名稱和序號，附件名稱后不加標點符號。編排時，每一個附件應另起一頁，“附件X”寫在左起頂格位置，當有多個附件且內容較短時，可連續排列；

（十一）成文日期，成文日期以簽發人簽發日期為準，應用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”；

（十二）印章，加蓋公章表明公文生效。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

1.聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文時間，并且只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；

2.聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決；

（十三）主題詞，用幾個詞明確公文核心內容，詞目一般不少于3個，不超過5個；

（十四）抄送，指需要了解公文內容的有關單位或人員，如果抄送的單位在兩個以上，對上級單位可以采用抄報的形式。抄送時嚴禁濫抄、濫送和漏抄、漏報；

（十五）發文單位，也稱落款或下款，即公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公室或文秘部門。

第十一條 正文或附件的書寫格式可選用章條式、國標式或自由式中的一種，但在同一公文內不能出現兩種書寫格式。

章條式：第一章 第一條

（一）⒈

⑴

國標式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二條 公文用紙

（一）紅頭文件和便文統一采用A4紙型（長297mm、寬210mm），左側裝訂。附件和其它公文的紙型根據實際需要確定。

公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

（二）公文用紙統一使用紙張定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。

第十三條 公文用字及排版規格。

公文標題用2號小標宋體字，紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3號仿宋體字，一般每頁排24行，每行排26個字。版記“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字，詞目之間空一字。

第十四條 公文裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。釘鋸與頁邊緣距離為15±2mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。

第十五條印發機關和印發時間

位于抄送機關之下(無抄送機關時在主題詞之下)占一行位置；用3號仿宋字體。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

第十六條版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、位兩條反線磅數為1.5磅，中間一條反線磅數為0.75磅。

第十七條版記的位置

版記應置于公文最后一頁（不能與正文再同一頁面上），版記的最后一各要素置于最后一行。

第十八條各部門需要發文時，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進行格式審查，確保格式爭取后方可發文。

第四章 行文規定

第十九條 行文應當確有必要，注重效用。屬于一個系統的事項由本系統自行發文，屬于幾個系統的共同事項應聯合發文。

第二十條 對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門研討，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當報請分管公司領導協調，仍不能解決的，可報請總經理上公司研討會決定。對涉及全公司性的規章制度、工作安排等事關公司井安全發展的重要文件，必須上公司研討會研討通過后，方可行文。

第二十一條 公文的文種應當根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

第二十二條“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。“報告”與“請示”屬不同文種，“報告”不得夾帶請示事項。

第五章 發文辦理

第二十三條 發文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發、編號、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發放要嚴格遵守文件發放程序，其他文件可視重要程度簡化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發、分發、歸檔不可簡化。

第二十四條 發文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負責人審核—有關部門會簽（需要會簽的）—經理層簽發—行政辦統一編號、繕印、蓋章、分發—歸檔。

第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負責起草初稿，起草時應嚴格遵守以下規定：

（一）符合黨和國家的方針、政策、法律、法規及上級部門和本企業有關規定，如提出新辦法或規定，應注明舊辦法和規定相對應的公文的處置方法；

（二）公文的內容應全面，情況應具體，觀點應明確，表達應規范，條理應清楚，層次應分明，文字應精練，標點應準確，篇幅應簡短；

（三）人名、地名、數字、引文應準確。使用簡稱應先用全稱，并注明簡稱，對眾所周知或約定俗成的簡稱也可以直接引用；引用其它公文應先引標題，后引發文字號；使用日期應寫具體的年、月、日；

（四）公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字，數字使用必須前后一致；

（五）必須使用國家法定的計量單位。

第二十六條核稿：各單位文件草稿應明確核稿人員，建立核稿責任制度。核稿結束后，由分管副總、業務管理部門及執行單位（部門）對公文的全面性、準確性、合理性、公正性、符合性進行研討把關，提出改進意見和建議。研討可采用會議或傳閱的方式進行，由原擬文單位（部門）應根據研討結果對公文做進一步的完善。文件在簽發前由行政辦公室對文稿格式進行審核，對不符合要求的公文稿，有權提出具體修改意見。部門研討把關的主要任務是把好五關：

（一）行文關—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過電話等形式解決的問題就不要發文，保持文件的嚴肅性。

（二）內容關—審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實可行；有無觀點錯誤、界限不滿、寬嚴失度、難以執行；涉及其它部門或單位的問題是否已協商、會簽。

（三）政策法規關—審查文稿內容是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規；與本系統、本單位已經發布，仍在執行的制度、規定有無矛盾，如屬制定新的制度、規定、建議，是否經有關部門研究；按照職責權限，應由哪一級批準，是否需要廢止現行有關制度、規定等。

（四）文字關—審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準確、精練，句子是否符合語法；標點符號、數字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規范。

（五）格式關—審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏或存在溢抄亂送現象，機密程度和緩急程度是否適當等。

第二十七條會簽

（一）凡涉及到其它部門業務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會簽。

（二）在會簽過程中，如意見不一致，主辦單位應主動協商，仍不能取得一致意見時，應將各自的意見寫明，請有關領導決定。

第二十八條簽發：簽發的一般原則如下

（一）所有上行公文、下發公文，都必須由經理層簽發。

（二）已簽發的公文，不準隨意改動。

（三）簽發時，簽發人應工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應注明日期。簽發時用筆墨應符合存檔要求。

（四）黨委、紀委、工會、共青團發文，此類發文由黨委書記簽發，或者委托工會主席簽發，該發文流程不涉及行政辦公室。

第二十九條編寫發文卡：文稿經領導人簽發后，應填寫《發文登記表》，登記時應檢查簽發手續是否完備，有無秘密等級，發放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認真填寫，字跡要清晰，內容要完整，不能隨意漏項。《發文登記表》應包括以下內容：日期、文號、標題、秘密等級、主送單位、主辦單位、簽發人等。登記后將發文字號及打印份數填在文稿上，送打印室繕印。

第三十條繕印：繕印公文要注意以下問題：

（一）繕印公文要以簽發的定稿為依據，不得有任何改動。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯系，不可擅自改動。

（二）繕印工作要精細，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。

（三）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。

第三十一條用印：嚴格按照《胡底煤業印章和簽名管理制度》執行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。

第三十二條發文：發文實行簽字取文制度，具體程序是：

（一）收發人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關內容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發文登記表》簽字。

（二）取文單位接到取文通知后，應及時派人領取并在記錄上簽字，取文人應及時將文件交給本單位負責人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內容。

（三）公文分發完畢后，收發室人員應將《發文登記表》交辦公室人員保存。

（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負責辦理。

第三十三歸檔：發文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領導批示、公文簽發單、發文登記表、發文明細表等，發文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發送。

第三十四條 發文卡片填寫要求

（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；

（二）核稿：擬文單位（部門）負責人簽；

（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；

（四）復核、簽印：歸口管理部門負責人簽；

（五）簽發（批示）：公司領導簽。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文是指我公司收進上級機關、同級機關、下級或不相隸屬機關的行文或請示、報告。

收文辦理程序如下：發文機關—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經理層批示意見—按領導批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—歸檔—銷毀。

第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業的封件、普通件，統一由行政辦公室啟封、登記、分發，統一處理。

第三十四條簽收：簽收公文應認真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機關、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現象，重點文件應逐頁查點，如發現問題，應及時向發文機關查詢并采取相應的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應依據收到日期與文件要求日期確定急緩。

第三十五條登記：登記文件應將原文字號、來文單位、文件標題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標題不能刪減，無標題文件應登記內容摘要，對內容概括要準確。登記編號不能出現重復、空號或跳號現象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。

第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。

第三十七條上級機關下發指導性質的文件、下級請示的有關緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓、學習、考察等文件，由總經理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領導主管的業務時，由總經理閱示。

第三十八條批辦：行政辦公室依據擬辦意見將文件呈送經理層閱示，經理層在閱讀基礎上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。

第三十九條傳閱：行政辦公室依據領導批辦意見將文件依次傳閱到領導或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負責人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點：

（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應按文件的急緩和重要性進行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領導優先處理。

（二）掌握傳閱范圍：嚴格按擬辦意見和領導閱示范圍傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。

（四）認真檢查處理：文秘人員應對收回的傳閱文件進行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標明了閱完時間，是否簽名；

（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；

（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。

第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領取承辦公文復印件時，領取人員應在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應當抓緊時間辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。

第四十一條催辦：送領導人批示、傳閱或者交有關部門辦理的公文，行政辦要負責催辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。

第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內容，可復印留存，原文應交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應在存檔時間欄內登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內容分類存放。

第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規定統一交檔案室立卷、存檔，未經領導許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結果內容。

第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應及時送交行政辦公室進行收文處理，不得私自進行處理和保存。未經行政辦公室接收的公文在處理過程中發生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責任。

第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應提出擬辦意見，送有關公司領導批示或交有關部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應注明主辦單位。需要其它領導傳閱時，應先對公文進行復印，送交承辦單位，再將原文進行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。

第四十六條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回歸口管理部門，并說明理由。

第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協商解決。

第四十八條 送有關經理層批示或交有關部門辦理的公文，歸口管理部門要負責催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應及時了解和反饋執行情況。

第七章 公文立卷和銷毀

第四十九條 公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

第五十條 公文立卷，應根據其特征、相互關系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關系，以便保管、查找和利用。

第五十一條 案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別、歸口管理部門負責人和有關公司領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。

第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。

第八章 公文管理

第五十四條 各單位（部門）應認真做好公文的學習貫徹、落實及管理工作，嚴格執行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質量和效率。

第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現行有效的公文進行隔離存放，并明確標識以防誤用。對涉及企業機密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負責。

第五十六條 保密公文執行“晉城煤業集團保護企業秘密管理暫行規定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。

第五十七條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第九章 附 則

第五十九條 各部門嚴格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補充制定本部門公文處理辦法。

第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續修正完善。第六十一條本辦法自下發之日起執行，最終解釋權歸行政辦公室。