第一篇：關于公司內部會議組織的8個注意事項

關于公司內部會議組織的8個注意事項

公司剛剛組織了一次商品知識講義的評審會，有兄弟公司來觀摩的，也有上級集團進行指導的，有評審團進行現場評分的。

因為整個過程比較長，所以分成了2個下午進行，整體的效果還圓滿，這里對整個流程的得與失進行回顧。

1、計劃沒有變化快，所以隨時隨地要有后備方案。主要體現在：

參會領導的變化，有增加的，有減少的，所以臺牌的制作比較講究，一般臺牌給主要領導。最好在開始前一天再作一次確認，以便于臺牌的按合適的順序布置。

評委的變化，評委不能缺人，所以要有后備評委，外請評委在前一天也進行確認是否到場。

也有人會遲到的，所以要預留15分鐘的時間。讓所有人提前15分到場，群眾甚至提前半小時到場。

2、現場要有總負責人員，該人員的級別要求高，以便于隨時和上級聯系溝通。

領導發言的變化；

現場茶水、攝影的安排；

剛進會場的接待和安排，要安排評委和領導入場，如外請評委還要介紹、寒暄，如果評委之間認識，就可少去陪同的任務。

本次評審會還出現空調突然故障，馬上請到技師維修，兩臺空調只修好一臺，總算室內外溫差不大，會場不至于太糟糕；

3、設備要事先調試，總設備師必須在現場。

迎賓曲的播放，領導上臺的樂聲控制，頒獎音樂的控制，現場各話筒的調適，投影設備的調試，在現場還發生投影儀突然出現色差，還是設備師馬上調試好的；

4、外請人員較多，則在電梯口安排迎賓，如沒有迎賓，則做好導向指示

5、領導的介紹順序不能錯

先外后內，現介紹外來領導，后介紹內部領導，級別高的先介紹，級別低的后介紹。而發言恰好順序相反，級別高的后發言。

根據人員性質，一個版塊一個板塊介紹，例如嘉賓先介紹，評審團后介紹，本公司領導最后介紹，切忌混合在一起介紹。

6、應該有主題，否則會缺少會議的靈魂。條件允許，應該制作背景板，至少PPT背

景和海報。

7、現場控制非常重要，準備工作也需充分

現場的照片應該由專人來拍攝，要用專用單反相機，民用相機顯得不正規。

主持人應該充分了解現場、會議主題、參會人員，主持人如果外請，一定事先經過彩排。

上臺表演、演繹、比賽的人員一定要進行彩排，時間的控制，道具上下臺、搭建等，做到大家心里有底。

座位不夠的情況經常會出現，要有加座。

8、散場控制也很重要

主持人要后走，等現場主要人群走完再走。

會議組織者要安排人員送外請人員，至少送到電梯口，給外請人員的紅包應該單獨給。

會場的清掃應該有安排，相關背景板、設施設備的歸位工作要做好。

做好總結工作，最重要的是請主要領導提提建議，做做指示，便于讓領導有存在感。

第二篇：會議組織注意事項

會議組織注意事項

一、會議籌備

1、提前3-7天將參會人員的資料，按每人次準備好，注意區分參會人員的角色（如會議主持、參會領導、演講嘉賓、參會代表、媒體記者等），資料按照人員角色分別準備。

2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

3、角色不同需要不同的資料時，應當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領取。

4、給參會人員發放紀念品或禮品等，應當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發放給參會人員。

（會議方案、通知、不同角色邀請函、邀請確認、贊助確認、會議時間、地點和會場布置確認，會議資料制作、新聞通稿、紀念品、背景素材、橫幅、易拉寶，名簽（銘牌）、簽到處、大會背景板制作或投影，帶電腦（含會議資料、投影燈），速記、攝影攝像）

（二）、會議通知：口頭通知（電話、微信、QQ或其他）和書面通知（快遞通知、邀請函，或電子郵件發正式通知、邀請函等），通知需注意：

1、通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員構成、會議時間、會議地點、餐飲安排等。

2、應通過正式途徑發送給參會人員，如OA系統、電子郵箱、網站公布、函件等，如有必要可另行電話通知參會人員。（主要領導、嘉賓名單確認；參會代表名單確認、媒體記者名單確認、演講嘉賓名單和內容確認，PPT應在會議資料制作時收集好）

（三）、會議議程：

1、會議開始時說明流程：工作匯報（致辭、講話、發言、演講）、討論、工作安排（小結、總結）等，應事先制作好

2、會議時段如果是跨天，或占用餐時間，需考慮餐、宿問題。

（四）、會場布置：

1、會場應提前安排好。會場如相對隱蔽，應事先通知參會人

2、要安排好參會人員的坐席，并放置好重要人員的銘牌，并告知如何快速準確找到銘牌就坐。

3、安排好坐席的會場，應將會議資料袋會前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或開視頻會議時，要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。

5、注意會場環境，如溫度、燈光等，按照實際情況調整好。

6、應準備好會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結工作。

（五）、現場安排（人員入場時）：

1、會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到，發資料、發參會證牌。

2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。

二、會議中

（一）會議記錄：

1、速記，或專職的會議記錄員，記錄內容會后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。

（二）會議服務注意事項：

1、安排專人（會議組織人員或物業人員）負責茶水服務。

2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影儀、視頻設備等。

3、參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。

4、可適當安排中途休息時間。

三、會議后

1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。

2、完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。

3、整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。

4、新聞發布情況和資料收集，官網發布相關文圖。

第三篇：會議組織注意事項

會議組織注意事項

一、會議籌備

（一）、會議資料準備注意事項：

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領導、參會普通人員），資料按照人員角色分別準備。

2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領取。

4、若需要給參會人員發放紀念品或禮品等，應當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發放給參會人員。

（二）、會議通知注意事項：

會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：

1、正式的書面會議通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。

2、書面會議通知應通過正式途徑發送給參會人員，如OA

系統、電子郵箱、網站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。

（三）、會議議程安排注意事項：

1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

2、安排會議議程時應考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

（四）、會場布置注意事項：

1、正式會議的會場應提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。

3、對于安排好坐席的會場，應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。

5、注意各項會場的環境因素，例如溫度、燈光等，按照

實際情況調整好。

6、會議組織人員應準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結工作。

（五）、現場安排（人員入場時）注意事項：

1、會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。

2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。

二、會議中

（一）會議記錄注意事項：

1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發言進行記錄（特別是討論性質的會議），記錄內容會后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。

（二）會議服務注意事項：

1、安排專人（會議組織人員或物業人員）負責茶水服務。

2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影儀、視頻設備等。

（三）其他注意事項：

1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。

2、會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。

三、會議后

（一）整理會議記錄：

1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。

2、完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。

3、整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。

3、重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。

第四篇：各級會議組織的注意事項范文

各級會議組織的注意事項

? 會前籌備階段：

? 會前分工不明確，沒有將會議中需要銜接準備的各項事務落實到人，沒有明確每位事件責任人的時間表，導致參與人員雖多，但卻沒有頭緒，工作混亂； ? 會前動員會時忘記向所有會務組成員闡明會議舉辦的原則、目的、意義、我們期望達到的預期效果等，導致與會成員對會議的定位不清；

? 確定會議時間時，沒有更多了解同一時間是否很多醫生不能參加。如職稱考試、其他會議等。所以會前必須盡可能將每位到會客人都明確下來，以方便住宿的安排和費用的合理規劃；

? 會議用的資料、展具、禮品準備時間倉促，忘記了對每項物品進行逐項檢查，結果臨近使用時才發現物料有損害或不便使用，應該至少提前一周對物料進行安排，以保證到達時間和正常使用；

? 費用預算時只看大項，忽視小項。如專家接待費用、工作人員辦事來回車費等。

? 籌備會只有產品經理和主管參加。其實應該讓更多的人參加籌備會，第一可以集思廣益，第二讓大家都了解整個會議的內容。

? 忘記了在籌備中始終保持統一的形象，如統一會議的邀請函、統一著裝、統一標準用語等；

? 沒有及早的將接站的時刻表整理出來，也沒有充分考慮到交通、路線等對時間的影響，導致接站的安排比較混亂、車輛不能及時到位或出現客人的疏漏； ? 費用預算時只看大項，忽視小項。如專家接待費用、工作人員辦事來回車費等。

? 會議期間控制：

? 會議分工后各環節之間的銜接不夠。如接站的人和跟車的人之間銜接，負責會場內的人和負責餐廳的人之間的銜接；

? 簽到表的設計和登記不夠詳細，應該將房間號、聯系電話等細致記錄，以便會間拜訪和果盤、物品的配送等，發放的會議須知或日程表上宜列明會務組負責人的姓名、電話等，方便客人遇到緊急事件的處理；

? 會間忘記設立專門的茶歇處，提供較豐富的水果和食品等以增強會議的服務

質量，還應預計好需要自備酒水的數量等以便提前購買；

? 宜提前對邀請專家的講座內容作充分溝通，防止脫離我們的會議目的； ? 整個會間應有專人對專家和部分重要客戶進行陪護；

? 只關注自己的客戶，忘了在所有參會代表面前，你只是我們團隊一個整體中的一只手。一定隨時想到在另一個地方有同事還在照顧著你的客戶；

? 所有崗位的人應該提前上崗，延后撤離。如負責安排住宿的人可考慮是否有

必要提前住進賓館；

? 會議開始前應全面調試電腦、多媒體、話筒、激光筆、演講席、坐牌等，防

止會間因意外情況中斷；

? 開始試著話筒效果很好，可是開會時效果很差，因為開會時將大會議室隔成了小會議室，被屏蔽了；

? 開始邀請的人數比實際到會的人數少。菜也沒準備那么多，會議室也搞得很

擁擠。資料禮品也不夠；

? 手機沒電，找不到人，非常著急。會場里我們自己的手機在叫；

? 本來想讓專家講三蕊的，結果講了很多異維甲酸。因為前期溝通太不到位； ? 會上討論時有人總在提與會議內容無關的問題。因為沒提前安排可以幫我們

說話的客戶；

? 如會議地點和用餐地點不同，應提前安排好車輛和緊急情況的應急措施，避

免時間的耽誤和出現安全意外；

? 臨近會議快結束時，及早通知用餐處準備，以免人員空等；

? 會后銜接跟蹤：

? 忽視對客戶安全的關注，謹防出現以外事件；

? 向客戶強調退房的時間要求，以及退房退卡的方式等，避免房牌的遺失和物

品的遺漏，會務組宜有專人負責；

? 對客戶的返程時間和方式應詳細詢問，提前列明時間表并由專人安排送站事

宜，尤其防止疏漏和銜接失誤；

? 送站時須有認識大部分客戶的人員在會議酒店組織送站工作，避免出現客人

無人送，客人空等，車輛空等的現象；

? 避免會后都在照顧客戶了，沒人收拾攤子；

? 所有的物料須在會后再次進行細致的清理和收拾，避免展具的損壞，以備下

次會議的使用；

? 對貴重的電腦、多媒體、激光筆等物料仔細整理，謹防遺漏諸如插線板一類的物品；

? 客人離開前注意關于會議的意見反饋表是否已經發放，便于對會議進行跟蹤

評估并加強客戶印象；

? 會后忘記須要舉行會后的經驗總結小會，不但便于發現會間出現的錯誤和加

強改進，還可以對費用進行及時的整理以免錯誤；

第五篇：“九段秘書”組織會議注意事項

“九段秘書”組織會議

一段：發通知。用郵件或在黑板上發會議通知，并準備好相關會議用品，并參加會議。

二段：抓落實。通知發了后，再打一通電話確認。

三段：重檢查。發通知，落實到人后，在開會當天提前半小時再提醒參會人。對臨時有事無法參加的人，立即匯報上級，保證上級提前知道。

四段：勤準備。前面的做好后，在開會前，提前測試可能用到的會議設備是否正常。并提前在會議室前鐵上小條，告知會議室在什么時間段已被占用。

五段：細準備。前面的都做好的同時，了解會議主題，并提前將相關主題準備好，發給參會者做參考。

六段：做記錄。前面的做好的同時，在會議中做好詳細的會議記錄。七段：定責任。整理好記錄并發給相關人員。將會議紀要中的各項任務，一對一落實到相關負責人，再經當事人確認后，形成書面備忘錄，交給領導與當事人，一人一份。

八段：追結果。下發記錄，一對一落實，每天或每周定期跟蹤各項任務執行情況，并隨時匯報給領導。

九段：做流程。將上述過程做成標準流程，讓每一個秘書都能根據這個流程吧會議組織好。