第一篇：第四節公文的作用

第四節公文的作用

公文中不同類型文書的作用各有側重。但總的來說，作為實施領導和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。

一、明法傳令，指揮工作

公文的許多文種，不同程度地規定了有關機關、團體和單位的辦事準則和行為規范。特別是各級黨政領導機關的指揮指導性公文、法規規章、規章制度、計劃決策類文書，常常是發布法律、法規和規章，傳達黨和國家的方針、政策，傳達領導意圖、決策，實施領導管理職能，布置、指揮、指導工作的載體，具有申明法度、傳達政令、指揮、指導工作的作用。

二、聯系公務，溝通信息

機關、團體、單位聯系公務、溝通信息有多種渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。無論是同一系統的，或者是不同系統的各級各類機關、團體、單位，都經常利用公文與上下左右互相聯系有關事宜，商洽工作，協同處理問題。離開了公文，上下左右就無法更好協調，工作就不能正常運轉。而在信息工作越來越重要的當今社會，機關、團體、單位常憑借它互通情況，交流經驗，取長補短，促進工作開展;憑借它向領導、向上級反映民情、社會動態和其他重要情況，使下情上達，為領導決策提供信息。

三、宣傳教育，引導輿論

機關、團體、單位常常利用下行公文、會議報告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務，以動員群眾，提高認識，統一思想，推動工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具，憑借公文特有的權威性和上下左右通達的傳播渠道，正確引導輿論。同時，也通過公務信息、調查報告、信訪摘報、信訪分析報告、議案、提案等公文，對各級領導機關和領導人的工作進行輿論監督，促使機關工作高效、廉潔地進行。

黨政領導機關常在報刊上發布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基層群眾傳達一些重要文件，都是為了達到上述目的。

四、記錄記載，以為憑據

公文常常是領導意圖、決策的載體，因而它往往是執行公務、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據。例如，憑借上級的政策性通知，下級就明確該怎樣去實施;依據一份請示，丘級機關就會作出相應的批復;雙方簽訂了經濟合同，就會據此明確各自的權利、義務和責任;一份資歷證明，本身就是一種具有直接效力的憑證。

公文又總是公務活動的真實記錄和單位工作的歷史見證。不少公文在其現實效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用。

第二篇：公文的作用

一、公文的含義

公文，即公文文書，又稱文件。是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規范格式的文書，是傳達政令，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯系公務、記載工作活動的重要工具。

公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解： 1.公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。這些機關或組織都是依據國家的法律和有關的章程、條例建立起來的，是具有法定地位的。這種法定的地位賦予了這些機關與組織在自己的職權范圍內制定和辦理公文的權力。

2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。具有法定地位的機關、組織，都有自己的組織系統、領導關系和職權范圍，有自己主管的事務與辦事意圖它們在行使法定職權和實施有效管理的公務活動中，必然會產生體現自身意志的文字材料。這是公文形成的必要條件。

3.公文是具有法定效力與規范格式的文書。這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要之點。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所決定的。公文的規范化格式，不僅增強了公文的權威性與有效性，也方便了公文的處理。

4.公文是國家機關及其他社會組織處理政務、辦理事務的重要工具。任何一個機關、組織在日常的工作活動中都需要通過公文這一工具來表達意圖，處理公務，實施管理。比如：向上級匯報工作，則使用“報告”；向下級布置工作，則使用“通知”；向有關單位聯系公務，則使用“函”；記載會議議決事項，則使用“會議紀要”等。

二、公文的作用

公文的性質、任務和特點，決定著公文的作用是多方面的，概括起來主要有幾個方面的作用。

1．法規作用

所謂法規性公文，就是凡經過國家最高權力機關或最高管理機關頒發的公文，即是法規性公文。具體地說，凡經過全國人民代表大會通過的文件，是法律；經過全國人民代表大會常務委員會通過的文件是法令；國務院通過的文件，是行政法規。這三種文件的總稱，叫做法規文件。法規文件都是依據《憲法》制定的，這類文件一經制定和發布生效，必須堅決執行。人人必須遵守，不得違反。

2．指導作用

機關公文，是上級機關對下級機關工作進行領導和指導的主要方法和手段之一。公文中的決定、意見、通知、批復等文種，就屬于指揮、管理性的下行公文。這些公文一經下發，下級機關必須執行。大到國家機器的運轉，小到一個事業單位內部工作有秩序的開展，都跟公文的指揮管理作用密切相關，離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。因此，我們應該意識到，相當多的公文的起草、定稿過程，實質上就是管理工作的實施過程。

3．互通情報，交流信息的作用

下行文中的通知、通報，上行文中的報告、請示，還有作為平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下達，一方面是下情上達，另一方面是友鄰單位互通情報。有了公文作為信息流通的渠道，上下級機關都有可能做到耳聰目明，不至于閉目塞聽。

4．宣傳、教育作用

通報、會議紀要等文體，有著很明顯的宣傳教育作用。針對現實生活中普遍存在的某一問題或認識的偏差，擺事實，講道理，進行啟發誘導，使大家明白應該確立什么立場，應該堅持什么原則，進而知道自己應該做什么、怎樣做。

5．憑證和依據作用

上級發布的下行文，是下級機關開展工作的依據；下級上報的公文，是上級決策的依據；一個機關自己制作的公文，是自己履行職能、開展工作的真實記錄和憑證。在日常工作中常會遇到這樣的情況：對一個具體的事務該如何處理沒有把握，就查找相關的公文，看上級或有關職能部門在這方面有哪些規定，然后按照規定行事。對某次會議的有關情況不夠了解，就查找那次會議的紀要，馬上即可獲得清晰可靠的材料。這些都是公文依據和憑證作用的具體表現。因此，許多重要的公文，都需要歸檔保存很長時間，以便需要時查找。

三、學習公文寫作的意義

對于機關公文，有人認為，寫公文是秘書人員的事情；有人認為，寫公文是雕蟲小技，沒有什么花頭；也有人怕寫公文，怕吃苦，怕出丑；甚至還有人認為，現在機關“文山會海”泛濫成災，都是公文惹的禍。凡此種種，都妨礙了公文寫作地學習和水平地提高。因此，有必要來探討一下學習公文寫作的意義。

1.公文寫作是機關干部的基本功。機關干部有三大基本功，即辦事、辦會、辦文。不管是辦什么，最后都離不開公文寫作。你筆頭不行，辦事能力再強，辦會水平再高，辦文速度再快，也無法勝任工作，因為你無法正確地表達出自己的想法，不能使個人的智慧變成集體的智慧，最后，你只能幫別人跑跑龍套、打打下手。

2.公文寫作是實現自我的重要一環。文字寫作最大的一個好處，便是通過寫作，使你的思維得到了整理。原本凌亂的想法在寫作過程中逐漸明晰起來，一些漏洞得到了暴露和彌補。寫作還可以使經驗得到提煉和積累，使稍縱即逝的想法固定下來，完善起來，最后形成一個完整的想法。寫作也是別人認識你、了解你的一個途徑。口頭表達的機會更多地被領導所占有，尤其是大會上的發言，一般干部很難有這個機會。書面表達則可以突破時空的限制、層級的限制，你獨到的想法，通過公文的交流，可以被更多的人所了解。一不小心被領導采納，成了決策，無形之中對社會發展做出了貢獻。說不定還會被領導所賞識，得到一個發展的機會。

3.公文寫作也是整合組織資源的重要手段。公文從起草、修改、定稿、簽發，到接收、貫徹，要經過數人之手，每個人都在上面修改一點，完善一點，最后成了集體智慧的結晶。在這一過程中，通過公文的寫作與流轉，使組織資源得到了整合。如果沒有公文，你傳一句話給我，我傳一句話給他，要不了幾個回合，那話的意思就變了。而通過公文的傳遞，不但意思不會變，而且會更完善，意見會更統一。這就是公文的意義所在。俗話說，口說無憑，立據為證。公文還有一個重要作用就是憑據作用。誰說了都不算，有紅頭文件才算數。通過紅頭文件，可以把整個組織的資源都調用起來。

實際上，公文寫作是一門技藝，是一種本事，學會了沒有人可以拿走。古人對寫作都十分重視，封建社會取仕都要通過科舉考試，寫作至少是塊敲門磚，沒有寫作能力是不可能進入仕途的。古代的一些官員，本身文章就寫得很好，是文學大家，如我們熟悉的屈原、韓非、曹操、諸葛亮、韓愈、白居易、柳宗元、蘇軾、歐陽修、王安石、范仲淹、紀曉嵐、龔自珍、黃宗羲等等。當代的毛澤東主席，文才武略更勝古人，他寫的文章成為一種典范，至今無人能夠超越。當官不會寫文章，可能是中國近幾十年才有的事情，這在人類歷史上也是少有的現象。為什么會出現“文山會海”現象？除了官僚主義作風外，真正會寫文章的人太少，肯動腦筋的人太少，肯負責任的人太少，也是一個極其重要的原因。提高寫作水平，是現實的需要，也是機關干部的一個努力方向，于個人可以增長才干，于單位可以壯大力量。

因此，大家要對公文寫作給予重視，通過不斷地學習，努力提高自己的公文寫作水平，提高自己的綜合素質，提高自己的工作能力，使自己不斷進步，不斷晉升。通過大家的共同努力，提高單位的整體形象，提高單位的工作效率。

第三篇：公文的種類和作用

第一章公文的種類和作用

公文就是公務文書，也被稱為機關應用文。是黨政機關、團體、企事業單位在管理過程中形成的、按照規定程序辦理并在法定的范圍內使用的、具有法定效力和規范體式的文書。是實施領導和管理，進行公務活動的重要工具。

第一節公文的分類

為了認識、使用和處理公文的需要，常依據不同標準，從不同角度，對公文分類。

一、按形成和使用的公務活動領域劃分

1.通用公文是各級各類機關、團體、企事業單位，在公務活動中普遍使用的公文。

2.專用公文指一定的專門業務機關、部門、組織在業務工作范圍內，因特殊需要專門使用的行業、專業、部門公文，例如外交文件、司法文件、軍事公文、審計文件等等。

二、按公文的來源劃分

1.對外文件簡稱發文指本單位向外單位發出的文件。

2.收來文件簡稱收文，指由外單位發送來本單位的文件。

3.內部文件限于單位內部制發、運行和使用的文件。

三、按公文的行文關系和行文方向劃分

1.上行文指下級機關、單位向隸屬的上級領導機關和單位報送的公文。

2.平行文指同級或者不相隸屬的機關單位之間的行文。

3.下行文指上級領導機關單位對所屬的下級機關單位的行文。

四、按公文的秘密程度和閱讀范圍劃分

從公文內容涉及秘密的程度，以及對公文規定的閱讀范圍，可將公文劃分為：

1．絕密文件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。

2.機密文件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。

3.秘密文件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。

4.內部文件指內容雖不涉及秘密，但不宜或不必對社會公開，只限在國內某系統、某部門內部使用的公文。

5.限國內公開的文件指內容不涉及秘密但不宜或不必向國外公布而只在國內公開發布的公文。

6.對外公開的文件指內容不涉及任何秘密，可直接對國內外公布的公文。

五、按公文處理時限的要求劃分

1.特急件指內容至關重要并特殊緊急，已臨近規定的辦結時限，需隨時隨地優先迅速傳遞處理的公文。

2.急件（黨的機關公文作加急件）指內容重要并緊急，需打破工作常規優先迅速傳遞處理的公文。

3.平件平件指無特殊時間要求，需按工作常規依次傳遞處理的公文。

如系電報，可分為特提件、特急件、加急件、平急件。

六、按收文機關對收到公文的處理方式劃分

1.閱件即閱知性公文，指只需按規定交有關部門、有關人員閱知的收文。

2.辦件即承辦性公文，指必須交有關部門、有關人員及時辦理（或答復、或貫徹執行）的收文。

七、從物質載體的角度劃分

1.紙質文件用紙張印制、書寫的文件。

2.感光介質文件以感光膠片、像紙等感光材料為物質載體的文件，如照片文件、影片文件、縮微膠片文件、顯微膠片文件等。

3.磁介質文件以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為物質載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件以及磁光盤文件等。

4.電子文件指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件等。

他們的制作方式、處理方法和保管要求均各不相同。

八、按公文性質和作用劃分

在通用公文和專用公文的不同范疇內，都可以有不同的類型。我們從管理工作的性質和公務活動的內容相結合的角度，可將通用公文分為若干類型。

第二節通用公文的類型

我們從管理工作的性質和公務活動的內容相結合的角度將通用公文分為以下類型。

一、黨政機關主要公文類

這是《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）和《國家行政機關公文處理辦法》

（以下簡稱《辦法》）中規定的黨的各級機關、國家行政機關正式文件常用的主要文種。企事業單位、人民團體也常酌情比照使用。也有人稱之為機關公文、法定公文、正式公文。

黨的各級領導機關常用主要公文14種，國家行政機關常用主要公文13種，綜合起來，可分為幾個小類。

（一）領導指導性公文

命令（令）用于依照有關法律發布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。法定的國家機關，才有權在規定的權限和范圍內，依法發布命令。（黨的各級機關通用公文無此文種。）

指示用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。（國家行政機關常用主要公文無此文種。）

決定用于對重要事項或者重大行動做出安排及決策，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

決議用于發布經會議討論通過并要求貫徹執行的重要決策事項。（國家行政機關不用此文種。）

通知用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關、平行機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通報用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

批復用于答復下級機關請示事項。

會議紀要用于記載和傳達會議情況、主要精神和議定事項。

（條例、規定，系黨的各級機關通用公文，當屬此類。但從國家行政機關的行文規范和從寫作規律看，將其列入法規和規章文體為宜。）

（二）呈報性公文

議案用于各級人民政府（或者法定人數的人民代表）按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表天會常務委員會提請審議事項。（黨的各級領導機關不用此文種。）

請示用于向上級機關請求指示、批準。

報告一用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（三）公布性公文

公告用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

通告用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

飛黨的各級領導機關主要通用公文無以上兩文種。）

公報用于公開發布重要決定或者重大事件。

（四）商洽性公文

函用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復審批事項。

（五）兼容性公文

意見行政機關用于對重要問題提出見解和處理方法。（黨的機關使用意見就是下行文了。）

二、行政法規、規章和管理規章

條例用于對某一方面的行政工作作出比較全面、系統的規定的法規。國務院各部門和地方人民政府制定的規章不得用條例（但黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的黨規，用條例），也不能用于管理規章。

規定用于對某一方面的行政工作和事務制訂出帶有約束性的措施和部分的規定。既可用于法規、規章，又可用于管理規章。

辦法用于對某一項行政工作作出比較具體的、可操作性的規定。既可用于法規、規章，又可用于管理規章。

章程管理規章的一種，用以規定一個組織或團體的性質、宗旨、任務、組織機構、組織成員及其權利義務、活動規則等事項。

守則管理規章的一種，用于在一定范圍內對有關人員作出行為準則、道德規范。

規則管理規章的一種，用于在一定范圍內對某項工作或活動作出行為規范。

準則管理規章的一種，用于在一定范圍內對組織的成員，或者限定的有關人員作出的行為規范。

細則規章、管理規章的一種，用于具體執行實施有關法律、法規和行政規章而制定的一種解釋性、操作性的規章。

規范管理規章的一種，用于對某項工作質量標準、質量要求作出的規定。

規程管理規章的一種，用于對某項工作、某項活動的操作過程、實施辦法作出的有序的規定。

制度管理規章的一種，用于對某項具體工作、具體事項制定出一些切實可行而又必須遵守和執行的紀律、規定。

公約管理規章的一種，某一組織、群體為了做好某一工作，正常開展某項活動或維護正常的工作、生產、學習、生活秩序，經過商量確定的、必須共同遵守的行為規則。

三、會議文書

開幕詞與閉幕詞有關領導人在莊重、嚴肅的大型會議開幕時和閉幕時的短篇講話稿。

會議工作報告主要領導人在代表會議、工作會議上代表領導機構所作的，說明成績和經驗、問題和教訓，介紹形勢與工作情況，提出任務與措施的全面性報告。

專題講話有關領導人在會議上圍繞形勢與任務，就某方面工作、某一專門問題所作的指導性講話。

提案與會代表按規定向某些重要會議提出并提請大會討論或處理的書面意見和建議。多用于各級政協會議。

會議記錄當場記錄會議基本情況、即會議組織情況、會上的報告、講話、發言以及會上討論的問題、議定的事項等內容的書面材料。

四、計劃、決策與反饋文書

可行性分析（研究）報告領導機關、部門、單位對某項工作作出重大決策前，對決策方案進行比較、分析等可行性論證，根據論證結果寫出的報告。

計劃機關、單位、團體預先對一定時期內的工作提出目標、要求、措施和安排的公文。通常說的安排、方案、設想、打算、要點、綱要、規劃等，都屬計劃。

總結是對前一階段的工作回顧、檢查和分析研究，找出成績與問題、經驗與教訓，用以指導今后工作的一種公文。

答復是各級政府辦公廳（室）及有關部門，對人大代表建議（批評和意見）、政協提案辦理之后，將辦理意見或處理結果直復提出建議、提案的有關人員和組織的公文。

五、公務信息文書

調查報告對客觀事物調查研究后寫成的反映調查結果的公文。

簡報機關、單位、團體用來反映情況、傳遞信息、交流經驗的一種公文。

信息快報及時反映公務活動運轉情況和社情民情，供領導和有關部門決策和指揮工作參考的一種短篇公文。

信訪摘報信訪部門對群眾來信來訪內容摘要整理而成的報告。

信訪分析報告信訪部門對一段時間內群眾來信來訪反映的問題，作出綜合分析研究而寫出的分析報告。

六、日常事務文書

這是黨政機關、單位、團體在處理機關日常具體事務時所使用的、格式很固定的公文。它的種類較多，可分為如下類型。

（一）公務書信

種類較多，機關日常工作中常用的有：

介紹信用于證實單位有關工作人員的身份，介紹其工作使命，憑此與其他單位接洽工作的一種證明性函件。

證明信用于證明有關人員身份或有關事情真相的一種證明性函件。

公開信機關、單位、團體就某項重要工作或者某個重大問題，向一定范圍的有關人員公開發布的書信。

倡議書機關、單位、團體或會議、或某一群體就人們所共同關心的事情，向社會或有關方面首先提出的帶有號召性建議的一種專用書信。

慰問信機關、單位、團體或群體向有關方面、有關人員表示安慰和問候的一種專用書信。

感謝信機關、單位、團體或群體向有關方面、有關人員表示感謝的一種專用書信。

賀信向取得成績或遇上喜事的有關方面、有關人員表示慶賀的一種專用書信。

邀請書（請柬）在舉行某項活動、開展某項工作、召開某個重要會議時，向有關單位、有關人員發出邀請而使用的一種專用書信。

聘請書機關、單位、團體招聘、聘任某些專門人員所使用的一種專用書信。

（二）告啟文書

啟事機關、單位、團體需要公開向大家說明某項事情或者希望公眾協助辦理某件事情而使用的文書。

海報機關、單位、團體向公眾公布有關文藝、體育、科技、學術、展覽等方面活動消息的文書。

聲明國家、政府、政黨、團體、機關或有關人員對重大事件和問題表明立場、態度、主張而發表的一種文書。

廣告有關單位通過一定的輿論媒介，進行有關商品或勞務智力服務的公開宣傳、傳遞市場信息的文書。也屬經濟文書的一種。

公示機關、單位、團體領導機構，需作出涉及某項決策、人事任免、組織處理或安排等等重要事項的決定，在事前征求一定范圍公眾意見的一種周知性公文。

（三）條據

單位之間、單位與個人之間，在收、領、借錢財物品時所寫的憑據。如收條、領條、借條、欠條等。

（四）大事記

按時間順序連續記載某個機關、單位在一定時期的重要工作、重大事件、重要活動的書面材料。

（五）喪事禮儀文書

訃告機關、單位、團體把某人不幸去世的消息告知親屬好友和有關方面的一種文書。

唁函（電）機關、單位、團體向死者家屬或死者所在單位發出的、向死者表示哀悼、向其家屬或所在單位表示慰問的專用書信（電報）。

悼詞領導人代表機關、單位、團體在追悼會上對死者表示悼念與哀思的致詞。

值得注意的是，日常事務文書的不少文種（如啟事、條據、訃告等等），具有兼容性的特點，它們用于私人時則不屬公文而是私人文書了。

第三節正確使用公文文種

一、文種的涵義

在公文寫作和處理中，把性質和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標題中標明文種。

二、正確標明文種的作用

1．在公文中正確標明文種，有利于維護公文的嚴肅性、規范性。

2.為公文的撰寫提供方便。《條例》和《辦法》都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規定；有關法規、規章也對有些公文例如法規、規章、經濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規定；還有一些文種例如總結、調查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經過長期實踐形成共識逐步規范，有些文種的寫法例如事故調查報告等等，還由主管部門作出了明確的規定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規范，有利于提高寫作效率和質量。

3.為公文處理提供方便。根據有關規定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發文機關處理公文的有關部門和有關人員，根據文種名稱就可作出相應的處理。例如請示屬辦件，要及時交有關領導和有關部門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復，只需交有關人員傳閱。

撰寫公文時，務必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。

三、選擇文種的依據

1．選擇文種要依據國家的有關法律、法規以及黨和國家有關領導機關關于公文處理的有關規定，選擇恰當的、規范的文種。絕不能違反有關法規、規定和標準，隨意另選文種。

2.要看作者與主要受文者（即主送機關單位）的工作關系。只有當作者是主要受文者的所屬上級機關單位時，才能選用具有規定性、領導指導性、公布性的下行文種。當作者是主要受文者的所屬下級機關單位時，才能選取呈報性的上行文種。當作者與主要受文者是同級或不相隸屬關系時則只能選用商洽性的平行文種。

3.要看作者權限。有一些文種對使用者的權限有明確規定，如作者不具備規定的法定權限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現某一行文目的和要求方面有效。因此，應選取最有利于表達和實現具體行文目的、行文要求的文種。

四、正確區分一些易混淆的文種

公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯系又有區別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關系到公文質量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調公文文種規范，尤其要注意正確區分一些容易混淆的文種。

（一）決定與決議

他們都是帶有制約，規范、指揮或指導作用的指揮性公文，在性質、寫法上都有許多相似之處。

從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據、行文事項和結語三部分構成；都可視內容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結構。但是他們又有以下顯著區別。

1．成文過程不同。決定可經會議議論通過，也可由領導機關或機關單位領導審定簽發。而決議成文程序嚴格，須經全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

2.發文機關（組織）不同。各級領導機關及機關、單位領導機構都可以制發決定；而決議只能由圣手關會議發布，不能以機關、單位的名義制發決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關常用公文。

3.涉及內容不同。決定內容多為對某一領域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定（簡稱部署性決定）、處理具體事項的決定（事項決定）和表彰處分決定。決議內容多是某系統、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。

4.作用不同。決定都帶指令性。起領導、指導作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如

《四川省人民代表大會常務委員會關于依靠科技振興農業的決議》；有的帶說理性，對有關人和事做出評價，如《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若千歷史問題的決議》；有的帶號召性，如《中共中央關于社會主義精神文明建設指導方針的決議》：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。

5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注；由領導人簽發的決定，則在正文后寫明發文機關和成文日期。

（二）公告與通告

公告和通告都是周知性公文，內容都不涉密，都要公開發布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區別。

1.內容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區別。公告用于向國內外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。

2.制發單位不同公告由較高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規指定機關制發。規定勝通告多由政府機關或者機關單位領導機構發布，周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發布。但黨的機關正式常用公文一般不用這兩個文種。

3.發送對象不同公告向國內外有關方面、法定有關方面發布。通告向一定范圍內的機關單位和有關人員發布。

4.作用不同公告強調法定權威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外，基層行政機關和企事業單位不用公告行文。規定性通告有一定的規定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

特別要注意不濫用公告。

（三）請示與報告

它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區別的兩類文種。

1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示，需要上級批復，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復，重在呈報。

2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進行過程中行文。

3.主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關，如情況緊急需要上幾級領導機關盡快知道的災情、疫情等等。

4.受文機關處理方式不同。請示均屬辦件，收文機關必須及時處理，明確作答，限期批復。報告均屬閱件，收文機關對其不作答復。

5.涉及內容不同。請示用于向上級機關請求批準、指示，凡是下級機關、單位無權解決、無力解決以及按規定應經上級機關批準認定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問。

6.寫作側重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。

正因為有上述區別，絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。

（四）請示與函（請求批準函）

這里的函專指用于向有關主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準，但使用時有嚴格的區別。

1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。

2.主送機關不同。請示是向有領導、指導關系的上級機關行文；而函是向同一系統平行的和不相隸屬的業務主管機關行文。

3．內容范圍不同。請示既可用于請求批準，又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業務主管部門職權范圍內的事項。

4.受文機關復文方式不同。請示的受文機關以批復表明是否批準或作出指示。函的受文機關只能用函（審批函）表明是否批準或作出答復。

（五）批復與函（審批函）

這里的函專指用于有關主管部門發出的審批函。批復和審批函都可用于審批有關事項，但使用時有嚴格的區別。

1．類型不同。批復是下行文，函是平行文。

2.主送機關不同。批復是向有領導、指導關系的下級機關、單位行文；而函是向同一系統平行的和不相隸屬的機關、單位行文。

3．內容范圍不同。批復既可用于作出批準，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業務主管部門職權范圍內的事項。

（六）規劃與計劃

規劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區別。

規劃是時間較長、范圍較廣、內容比較概括的長遠計劃，常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。

計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區分，內常用計劃；從機關單位的層級來區分，基層單位常用計劃。其內容更為具體，通常包括目標任務（做什么）、工作措施（怎么做）、步驟時間（什么時候誰做）、督促檢查（檢查計劃執行情況）。

（七）法規、規章與管理規章（規章制度）的區別

盡管法規、規章與管理規章（規章制度）在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結構相似而性質極不相同的兩類公文。它們的主要區別如下。

1．效用不同。法規是法律文書，具有法律效力，違反法規就是違法行為；規章也具有法律效力。而管理規章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀律效力，違反管理規章（規章制度）就是違政違紀行為。

2.作者的限定范圍不同。法規不是任何機關、團體、單位都可制發的，它的作者有嚴格的限定。按照有關規定，行政法規中的部門法規由國務院制定；地方性法規由省、自治區、直轄市人民代表大會及其常務委員會、較大的市（專指省、自治區政府所在市、經濟特區所在地的市和經國務院批準的較大的市［一般為計劃單列市］）的人民代表大會及其常務委員會制定；民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。

行政規章的作者也有限定性，國務院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構可以制定部門規章；省、自治區、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規章。

而管理規章的作者范圍十分寬泛。所有的機關、單位、團體都可以制定。

3.制發程序不同。法規有法定的嚴格的立法程序。行政法規須經國務院有關部門報請立項、國務院組織起草、國務院法制機構進行審查、國務院常務會議審議或者由國務院總理審批，然后由國務院總理簽署國務院令公布。地方性法規制定程序的預案提出、審議和表決程序，要按《組織法》、《立法法》及相關規定執行；省、自治區、直轄市的人民代表大會及其常務委員會制定和頒布地方法規，須報全國人民代表大會常務委員會和國務院備案；較大的市制定地方法規、民族自治地方制定自治條例和單行條例，都須報省、自治區的人民代表大會常務委員會批準后施行，并由省、自治區人大常委會報全國人民代表大會常務委員會和國務院備案。

行政規章應按《組織法》、《立法法》《規章制定程序條例》、《法規規章備案條例》等有關規定，經立項、起草、審查后決定并公布、上報備案。其中部門規章應當經部務會議或者委員會會議決定，地方政府規章應當經政府常務會議或者全體會議決定。

管理規章只須經相應的黨政機關、單位、團體領導審批，或者經有關會議通過即可發布施行。

4.文種不同。法規規定用條例、規定、辦法等文種，其中條例只能作法規（黨內文件中的條例例外）。行政規章一般用規定、辦法。而可作管理規章的文種比較多，如規定、辦法、章程、守則、規則、準則、細則、規程、制度、公約等。

正因為法規、規章與管理規章文書有這些不同，因此不能把他們混為一談籠統地稱為法規性文件。

第四節公文的作用

公文中不同類型文書的作用各有側重。但總的來說，作為實施領導和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。

一、明法傳令，指揮工作

公文的許多文種，不同程度地規定了有關機關、團體和單位的辦事準則和行為規范。特別是各級黨政領導機關的指揮指導性公文、法規規章、規章制度、計劃決策類文書，常常是發布法律、法規和規章，傳達黨和國家的方針、政策，傳達領導意圖、決策，實施領導管理職能，布置、指揮、指導工作的載體，具有申明法度、傳達政令、指揮、指導工作的作用。

二、聯系公務，溝通信息

機關、團體、單位聯系公務、溝通信息有多種渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。無論是同一系統的，或者是不同系統的各級各類機關、團體、單位，都經常利用公文與上下左右互相聯系有關事宜，商洽工作，協同處理問題。離開了公文，上下左右就無法更好協調，工作就不能正常運轉。而在信息工作越來越重要的當今社會，機關、團體、單位常憑借它互通情況，交流經驗，取長補短，促進工作開展；憑借它向領導、向上級反映民情、社會動態和其他重要情況，使下情上達，為領導決策提供信息。

三、宣傳教育，引導輿論

機關、團體、單位常常利用下行公文、會議報告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務，以動員群眾，提高認識，統一思想，推動工作。常常把它作為重要的、特殊的輿論工具，憑借公文特有的權威性和上下左右通達的傳播渠道，正確引導輿論。同時，也通過公務信息、調查報告、信訪摘報、信訪分析報告、議案、提案等公文，對各級領導機關和領導人的工作進行輿論監督，促使機關工作高效、廉潔地進行。

黨政領導機關常在報刊上發布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基層群眾傳達一些重要文件，都是為了達到上述目的。

四、記錄記載，以為憑據

公文常常是領導意圖、決策的載體，因而它往往是執行公務、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據。例如，憑借上級的政策性通知，下級就明確該怎樣去實施；依據一份請示，丘級機關就會作出相應的批復；雙方簽訂了經濟合同，就會據此明確各自的權利、義務和責任；一份資歷證明，本身就是一種具有直接效力的憑證。

公文又總是公務活動的真實記錄和單位工作的歷史見證。不少公文在其現實效用消失后，仍具有歷史效用、檔案效用。

第四篇：第四節 名詞在句子中的作用

第四節 名詞在句子中的作用

一 主要作用

1主語 2表語

3賓語

① 直接賓語 Y② 間接賓語 ③ 介詞賓語二 次要作用

1定語 2狀語

①表示時間 ② 表示距離 ③表示重量 ④表示單位數量 ⑤表示價值 ⑥表示程度或比較⑦表示方法或行為主體-3補足語

①賓語補足語 of the Students’ Union.②主語補足語 4同 位 語 5呼語

指出下列句子中名詞的作用

主語

表語

賓語

介詞賓語

定語

Here is my sister’s address.定語

They have great concern for us students.同位語

Take a seat, Miss Lake.呼語

狀語

賓語補足語

第五篇：公文的概念、特點、作用

公文的概念、特點、作用

一、公文的 概念

公文是公務文書的簡稱，它是黨政機關、企事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的書面材料。

二、公文的特點

1、權威性。首先，由法定的作者制成和發布；其次，無論是事實、數字還是各種意見、結論，一旦進入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定。第三，公文是機關、團體、組織的喉舌、意圖，是其開展工作的依據。

2、規范性。公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等等，都有一套規范化的制度。另外，公文具有特定的體式。其文體、結構、用紙的尺寸、文件標記都有統一的規定。

3、工具性。公文是各機關、團體、組織在公務管理過程中最經常、最大量使用的一種工具。公務管理的方法很多，而最科學最正規的方法是利用公文。

三、公文的作用

1、頒布法規

《國家行政機關公文處理辦法》總則第二條在概述公文的作用時，強調公文“是依法行政和進行公務活動的重要工

具”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有類似的表述。對于行政公文來說，大到國家的憲法及刑法、民法、訴訟法等各種法律，小到辦理某一具體事務的規定、辦法，在制定出來后，都要通過行政公文予以頒布實施。對于黨的公文來說，條例、規定等就是用來發布黨內規章制度和行為規范的公文文種。行政法規一經發布，任何人都不得違反。黨的規章制度和行為規范，則對黨組織的所有成員都有約束作用。現在，我們國家正在努力進行完善的法制建設，在人民群眾中也在開展深入的普法 教育，公文在這方面的作用正在日益強化。

2、指揮管理

黨政機關、企事業單位、群眾團體，都在特定的范圍內擔負著組織、指揮、管理的職責，而實施這些職責的基本工具，就是公文。在黨政公文中，命令、決定、決議、指示、批復等文種，就屬于指揮、管理性的下行公文。這些公文一經下發，下級機關必須執行。大到國家機器的運轉，小到一個企事業單位內部工作有秩序的開展，都跟公文的指揮管理作用密切相關，離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。因此，我們應該意識到，相當多的公文的起草、定稿過程，實質上就是管理工作的實施過程。

3、交流信息

公文還有一個重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公報、通知、通報，上行文中的報告、請示，還

有作為平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下達，一方面是下情上達，另一方面是友鄰單位互通情報。有了公文作為信息流通的渠道，上下級機關都有可能做到耳聰目明，不至于閉目塞聽。

4、宣傳教育

決議、公報、公告、通報、會議紀要等文體，還有著很明顯的宣傳教育作用。針對現實生活中普遍存在的某一問題或認識的偏差，擺事實，講道理，進行啟發誘導，使大家明白應該確立什么立場，應該堅持什么原則，進而知道自己應該做什么、怎樣做。例如“文革”結束之后，黨內以及全國對于如何認識和評價“文革”意見不能統一，思想相對陷入混亂的時候，黨中央及時發布了重要文件《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》，通過大量的事實分析和嚴密論證，澄清了模糊認識，使全黨和全國的政治思想很快走向統一。

5、商洽協調

很多工作，單憑一個單位很難順利完成，往往需要相關單位給以配合、幫助。這樣，地區與地區、單位與單位、團體與團體之間，就需要加強聯系，互相協商，互相幫助，協調工作。公文實現這一功能的主要文種是“函”，它可以在沒有隸屬關系的機關之間起到溝通、協調的作用，使各個機關形成一個有機的整體，協同處理、協作完成某項公務。

6、憑證依據

公文還有明顯的憑證和依據作用。上級發布的下行文，是下級機關開展工作的依據；下級上報的公文，是上級決策的依據；一個機關自己制作的公文，是自己履行職能、開展工作的真實記錄和憑證。在日常工作中常會遇到這樣的情況：對一個具體的事務該如何處理沒有把握，就查找相關的公文，看上級或有關職能部門在這方面有哪些規定，然后按照規定行事。對某次會議的有關情況不夠了解，就查找那次會議的紀要，馬上即可獲得清晰可靠的材料。這些都是公文依據和憑證作用的具體表現。因此，許多重要的公文，都需要歸檔保存很長時間，以便需要時查找。