第一篇：公文立卷的方法

公文立卷就是按照公文的特征和聯系將若干具有共同點和聯系密切的公文組合成有機聯系的集合體的活動。從公文的組成結構中概括出來的為所有公文都共有的共同點，如作者、內容、地區等，是立卷工作的依據。立卷工作主要包括兩項工作：分類和組卷。

分類是將機關產生的公文按照一定的特點分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結果是將具有不同特點的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結果是將具有共同特征的單份公文集合為一個集合體（案卷）。

一、分類方法

公文的分類應該符合分類的邏輯原則，力求簡明、嚴密。每一分類層次上只能使用一個分類標準，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時，只能使用一個相同的標準，不允許同時使用幾種標準。通常，機關公文分類可以劃分為四個層次：分年度——分組織機構——分問題——分保管期限。

（一）分年度

即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現行機關，其工作的計劃、總結等都是按照一個自然年度來安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個工作周期，其工作周期中同步產生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機關工作的特點和逐年變化、發展的客觀情況，有利于現行機關利用和歸檔之后其他機關的利用。

年度分類，要求根據公文準確日期歸入相應的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會打亂公文的時序，給日后的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由于工作的連續性，有時也會出現跨越兩個或兩個以上年度的公文，針對這類跨年度公文可采用的常規處理方法有：

1．回復性公文放在復文年度，如XX年的請示與XX年的批復，應將請示批復均放入XX年立卷；

2．規劃性的公文，應放在計劃或規劃針對的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作規劃”可以放在XX年立卷；

3．總結性的公文應放在其內容針對的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年“秘書工作”項目財務決算”應放入XX年；

4．會議公文，放入召開會議的年度；

5．規范類公文，應放人公文針對的第一年；

6．兩項內容的公文，歸入主要內容針對的年度，如“XX年工作總結及XX年工作安排”，可視內容側重歸入相應年度。

（二）分組織機構

即按機關的內部組織機構進行分類立卷。

機關中組織機構的框架，是根據本機關的職能設立的，每一個部門又有各自相對獨立的職權、職責，由各部門自身產生或承辦的公文在內容性質上也就是相對獨立的一個類別。在一個年度內，按照內部各組織機構分類，自然能夠保持公文之間內容上的主要聯系，有利于專題查找和利用檔案。

根據國家有關規定，我國黨政檔案實行統一管理的原則。因此一個機關一個年度內的公文按照組織機構標準分類的步驟是：將公文分成黨、政、工、團等四大類別；在四大類別中每一類別再按組織機構繼續分類。這種分類的結果，使一個機關的黨、工、團等組織的公文與各行政、業務部門的公文分開，文秘部門（辦公室）的公文與業務部門的公文分開，各內部機構的公文也相互分開，各自形成不同的類別，按組織機構的性質從各個方面層次清楚地反映整個機關各項工作活動的歷史面貌。

在按組織機構分類時，要注意把握好立卷點的深度，一般不要將立卷點確定在最基層的執行層，而應該根據文書工作的組織形式，將立卷點確定在能掌握本部門公文運轉，控制本部門公文信息的機構層次上。

（三）分問題

分問題，就是按照公文內容所反映的問題特征來劃分類別。

問題分類，可以使性質、內容相同的公文相對集中，較好地保持同一問題公文之間的聯系性，為利用者提供關于某一問題、事件或人物等的系統、完整的公文信息。減少或避免了同一問題公文的分散現象。

在選用問題分類時，特別要考慮使用的機關對象和分類層次。由于人們知識水平不同，認識事物的角度不同，對同一“問題”的看法各異，往往更多地摻入了個人主觀成分在內，致使同一份公文產生的分類結果也可能出現多種歸類，使分類時難以給公文準確定位。因此問題分類的方法，適用于第三、四層次的分類標準，通常在組織機構分類下使用。適宜在第一層次采用問題分類的，往往是一些內部機構設置比較簡單或者不太穩定、機構分工不明確而且公文數量較少的機關。一些大、中型組織機關，其內部組織機構較多且相對穩定，各部門職能相對獨立，公文數量較多，應該采取先按組織機構分類，再接問題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機構采取問題分類。

問題分類時應遵循問題的伸縮性規律。每一個機構對本部門產生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時應根據具體情況，靈活掌握。公文多時，可將一個大問題分解為幾個小的具體問題；公文少時，又可以把幾個具體的問題概括為一個大問題。

（四）分保管期限

即按照公文的保存價值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個問題之下進行，一般不作為一個機關第一層次的分類標準。

保管期限，是根據各類公文客觀存在的保存價值確定。國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規定》將應歸檔公文的保管期限確定為永久、長期（16～50年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個大致的規定，各個機關在具體的工作中根據本機關的地位、職能和業務活動等客觀情況，制定出更加詳細，準確的保管期限表。如有必要，還可以針對公文具體情況，將長期、短期的保存時間劃分得更準確、更具體，如 5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限時，應該密切注意同一問題公文的完整性。由于公文自身的真實記錄性、原始性，決定了公文的價值（對現行機關的現實憑證價值和對歷史的參考價值）。劃分保管期限應該以此為依據。同時公文的價值往往不是單份公文能體現的，更多是在相互聯系的一組公文中展現。這是公文形成的聯系性所決定的，因此在立卷時應維護同一問題公文的完整性。一般情況下，機關公文完整程度較高，劃分保管期限應從嚴，反之，則應適當提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。

二、組卷方法

公文組卷，即對分類后的各屬類按照其共同特征和主要聯系，將其組合成一個個案卷的活動。組卷的依據是從公文結構中概括出來的作者、問題、時間、名稱、通訊者、地區等諸要素，它們體現了公文在這些方面特有的聯系及形成規律。因此組卷的常用方法有：

（1）按作者特征立卷，即將同一作者制發的公文組合成案卷。作者指制發公文的機關、部門及其領導人。特別強調“同一作者”，本機關的發文、直接領導機關、某一個下級機關的來文，都可以采用作者特征立卷。按此特征組卷，有利于反映同一公文作者的工作狀況及本機關與某機關之間的工作聯系，有利于依據公文來源確定其重要程度和保存價值。

（2）按問題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業務活動和同一性質工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問題”，是指公文內容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發生與解決、某項工作業務活動的開展等。按問題特征立卷，將同一主題的一系列關系密切的公文組合成一個整體，正好反映了“同一問題”發生。發展以及解決的全過程，既能保持公文之間的有機聯系，又能符合利用者按問題（主題）檢索公文的習慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。

（3）按時間特征立卷，即按照某一問題下公文產生的時間順序將公文編立成案卷。時間特征，即指公文形成的時間（同一年度、同一時期、月份、日期）。按時間特征組卷，可以反映出一個機關（部門）在不同時期的工作特點和發展狀況，有利于保持同一時間公文的聯系，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯系中去把握、認識事物的發生、發展、影響等，為那些需要從時間特征檢索公文的人們提供方便。

（4）按名稱特征組卷，是將名稱相同或性質、作用相同、相近的公文集中組卷。公文名稱即文種，它反映了公文的性質、效能和價值，因此，按公文的名稱特征立卷，可適當區分公文的重要程度和保存價值，還可以把名稱相近、保存價值相近的公文合并立卷，但要注意名稱相同，但其性質不同的一名多用情況。按名稱特征組卷，可以滿足人們從文種角度利用公文的需求。

（5）按地區特征組卷，就是將公文內容所涉及同一地區或作者所在同一地區的公文集中立卷。此處所言的“地區”，是指我國的某某級、地（某地）級、某地級、鄉（鎮）級等各級行政區域，這種方法多用于上級機關對下屬機關的來文、調查統計材料和某些專門公文的立卷工作中。運用地區特征組卷，便于反映該地區的工作情況或有關該地區問題的處理，方便人們按地區特征檢索公文。

（6）按通訊者特征立卷，就是將本機關與某一機關之間就一定問題進行工作聯系而形成的來往文書集中立卷。通訊者特征，是兩個機關之間針對同一個問題的問復性質的往來文書，一般與名稱特征的統稱“往來文書”同時使用。通訊者特征是作者特征的一種特殊表現形式。適合于按通訊者特征檢索公文的情況。

以上六種方法可以單獨使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結合使用，由于卷內公文的聯系和人們檢索公文的習慣，常用的結合運用有作者——問題——名稱、年代——問題——名稱或地區——問題——名稱等形式。結合幾個特征立卷，卷內公文就具有幾個方面的共同點和聯系，結合特征越多，公文的聯系的緊密性專指性就越大，成分越單一，特點越明顯。因此，在立卷時應該認真分析公文特點，發現公文的聯系，盡量結合多種方法立卷。

三、公文組卷步驟

將公文劃分到適宜組成案卷的數量時，即可按照下列步驟進行組卷：排列卷內公文、編卷內頁碼、填寫卷內目錄、裝訂案卷、加貼卷末備考表、填寫案卷封皮。

第二篇：公文立卷的原則

歸檔范圍內的公文，不是雜亂無章的堆砌在一起，而是應當遵循一定的歸檔原則，即根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

公文立卷的原則包括聯系原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時，不堅持聯系原則，就無法順利的查找到需要的公文，也就無法為利用者提供有效的服務；不堅持完整原則，公文的內容或形式殘缺不全，顯然不能維持公文之間的有機聯系，無法全面反映本機關的工作活動，也就無法實現利用的目的；不堅持保管原則，公文的物質載體和信息內容容易遭受各種物理和化學等因素的破壞，影響公文的可讀性、保存壽命的長久性，就談不上公文的聯系、完整和利用；而不堅持利用原則，有機聯系的歸檔公文無論保管得多么完整齊全，都無法實現公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無意義。因此，以上原則之間是相互聯系、彼此制約的辨證關系，前三個原則是利用原則的基礎，利用原則是前三個原則的最終歸宿，只有正確運用這些原則，才能做好立卷工作。

一、聯系原則

聯系原則，即遵循公文材料自然形成的規律和特點，按照公文材料之間的有機聯系進行立卷工作。

從公文產生的過程來看，機關公文都是隨著一定的職能活動的開展而逐漸產生的。可以說，各種管理活動的過程就是公文一份份同步產生的過程。一項管理活動的從開始到結束的過程，就是有關該項活動的公文從無到有的“自然生長” 的過程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接續著前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機關職能活動而展開的內在的“天然”聯系，這就是公文形成的自然規律和特點。在公文立卷時，人們不能隨意割斷這種聯系，必須遵循公文形成規律和特點，保持公文之間的聯系，才能夠維護機關活動的歷史面貌。

從利用者的利用特點來看，利用者需要全面、系統的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯系中來體現。只有提供反映機關歷史發展的來龍去脈的有機聯系的原始記錄，才能使利用者在聯系中從整體上去觀察、分析研究事物，才能揭示事物的本質特征。目前本機關以及社會各領域對公文和檔案的這種利用趨勢，客觀上要求各機關在公文立卷時，自覺地保持公文之間的聯系，使所立案卷成為系統、有序的有機整體，使之有規可循，方便檢索和提供利用。

堅持公文立卷的聯系原則，按照歷史的本來面貌收集、整理一個機關、一個單位形成的公文，保持一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議形成公文的聯系性，是實事求是地尊重歷史事實形成的客觀性；人為地割斷公文之間的聯系，就會給本機關或社會各類利用者的查找利用工作帶來混亂和不便。

二、完整原則

完整原則，即保證歸檔公文在內容和形式上的齊全完整。

公文信息內容是指公文所表達的發文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價值的客觀基礎，一經形成，就不允許任意改動，應忠實地保存其原文原意，即使原公文中有錯誤，這種錯誤也反映了發文機關當時當地的意圖，應尊重事實本身面貌；公文形式主要指其外在格式、制成材料與制成技術形態、處理標記、印章等的形式，客觀地反映了公文形成時的社會狀況、生產力水平等多種因素，都應準確予以保存。公文內容與其形式是有機整體，內容決定形式，形式表達內容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個方面的完整。

堅持公文立卷的完整原則，是保證公文信息內容和形式原始性、真實性的前提條件，是日后歸檔公文保管工作、利用工作有效展開的必備基礎。

三、保管原則

保管原則，即對不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分別立卷。

保管期限是由公文的保存價值決定的，按不同的保存價值劃定公文的保管期限，根據不同的保管期限合理的有區別的保管公文，便于高效、經濟地分配人力、財力、物力和時間，降低保管成本。同時在遇到火災、水災等突發事件時，可以有重點地保護和搶救具有重要價值的永久保存類公文，有利于將災害帶來的損失降低到最小。立卷時，應將保管期限相同的公文組合在一起，不同保管期限的公文分開立卷。

隨著科技的發展，公文制成材料的種類越來越豐富多彩，除傳統的紙張外，產生了大量的膠片、磁帶、磁盤、光盤等載體的公文材料，這些制成材料的公文，較之于傳統的紙質公文，有更加嚴格的保管條件，如錄音錄像公文只適合在溫度為15～25℃，相對濕度為40％～60％左右，遠離磁場，可避免光線直射的環境中保管；照片公文要求的適宜溫度是13～15℃，相對濕度為40％～60％，電子公文和光盤公文也都有其相應的要求。立卷時，應考慮公文的制成材料，提供恰當適宜的條件，使之得到良好的保管。

堅持保管原則，就是要針對不同種類、不同類型的公文，靈活的采取不同的保管方法，提供適宜的保管條件，以確保公文的可讀性、可據性，盡力延長檔案公文的壽命。

四、利用原則

利用原則，即歸檔公文的分類組合應便于及時、準確地提供利用服務。

利用原則是公文立卷的中心原則、立卷歸檔工作歸根結底就是為了利用，沒有利用的需要，也就沒有立卷的必要。所以，在整個立卷的分類、組合工作中應始終貫之“便于利用”的原則。利用原則是公文立卷的最終目的和檢驗案卷質量的重要標準。

在堅持分類組合工作中特別要注意以下問題的處理：秘密公文與非秘密公文分開立卷，秘密公文具有嚴格的閱讀范圍，均有不同程度的安全要求，如果不分密級立卷，在提供非秘密公文利用時，容易造成失泄密，給國家和機關帶來重大的損失；裝訂成冊的案卷卷內公文數量的適宜程度也直接影響利用，卷內公文太多，不便裝訂、翻閱和復印，數量太少，又會增加卷皮比重和填寫卷皮時間，又不便案卷排架；“文（公文）電（電報）合一”立卷，可以保證立卷公文的系統性，公文和電報均是機關在工作活動中形成的反映其工作活動的文字記錄，理應統一立卷歸檔，若分開保管，往往會打破有關同一問題的文電之間的聯系，給查考利用帶來許多不便。

第三篇：公文立卷、歸檔制度

1、根據《檔案法》和有關規定，公文辦完后。各科室兼職檔案員應當在檔案室指導下，按要求將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。聯合行文，由主辦部門負責立卷歸檔，其他部門保存復制件。

2、歸檔范圍:凡是本機關辦理完畢的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料、統計報表、錄音、錄像、照片（包括底片）等均應歸檔。個人不得保存應當歸檔的各種材料。

3、歸檔時間：辦理完畢的文件，應當第二年6月底以前經過整理立卷送交檔案室歸檔。逾期不交者，責任自負。

4、歸檔的各種材料應收集齊全、完整。各科室與檔案室在交接案卷時，雙方要認真清點核對，并嚴格履行交接簽字手續。

第四篇：公文處理方法

公文辦理包括收文辦理、發文辦理兩個基本過程。黨政機關分別用收文辦理程序、發文辦理程序對這兩個基本過程進行了規范。

（一）收文辦理程序

收文辦理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。收文辦理過程是一個接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關問題的過程，是收文機關履行其法定或特定職責的過程，是公文產生實際效用的過程。

收文辦理的一般程序為：簽收、啟封、登記，擬辦、請辦、批辦、分發、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文。

第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任務是正確收受來自各有關方面的公文。

簽收，指收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以憑證。具體指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，機關設置的外收發人員、通訊人員分別從發文機關、郵政部門、機要交通部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設備收取公文。急件應當注明簽收的具體時間。

啟封，公文統一或分別由辦文人員簽收后，統一啟封或徑送有關領導者親啟。

登記，收文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行登記。收文登記，一般分為閱件登記和辦件登記兩類。登記過程中，應當將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機失份數、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。有些機關的登記還分為外收文登記和內收文登記。

第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請辦、批辦、分發、承辦。這一階段工作的主要任務是通過對收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對的事務或問題。擬辦，秘書部門或有關部門負責人等經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的辦理意見，并提供必要的背景材料，供有關領導者審核定奪，作出指示。

請辦，也叫注辦，指機關辦公廳（室）根據授權或有關規定將需要辦理的公文注請主管領導人指示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。

批辦，指機關領導者或部門負責人對公文（包括公文的擬辦意見）進行認真閱讀分析之后，提出處置意見。

分發，指秘書部門根據有關規定或者領導人批示將公文分送有關領導人和部門。

承辦，指對需要辦理的公文進行實質性的處理，解決公文所針對的問題。凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文機關；凡涉及其他部門業務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級審批的事項，承辦部門應當提出處理意見或直接代擬文稿，一并送請上級審批。

第三階段：組織傳閱與催辦。

傳閱，指公文處理機構根據領導人批示或者授權，按照一定的程序將公文送有關領導人閱知或者指示。組織公文傳閱，應當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心點，以閱讀審批公文的領導人為外圈，由中心點開始送給第一個人閱看，第一個人看畢退回中心點，再由中心點傳給第二個人看，依次下推，每傳閱一人都經過中心點。公文走過的路線，呈車輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中途積壓和傳遞斷線，還可以合理調整閱文人的次序。

催辦，指公文處理機構對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環節。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向領導人反饋辦理情況。

第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。

清退，經過清理將有關辦華的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。清退的意義在于維護公文的安全，防止錯誤擴散，避免出現工作中的被動局面和不良影響，維護公文的權威性與有效性。

銷毀，以各種方式和手段對失去留存價值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無用公文的干擾，減少公文管理中無效的工作量。銷毀秘密公文，必須嚴格履行登記手續，經主管領導人批準后，由2人監銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

暫存，暫時留存保管一部分具有很高查考價值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種因素制約一時難以準確判定是否應予銷毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門的工作壓力，挽救確有留存價值的公文使其更充分地發揮效用。

立卷，將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。其意義主要在于：保護公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文按特定聯系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統查考利用公文的客觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業奠定基礎。

歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規定的時間和質量要來移交檔案部門作為檔案保存和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價值的公文完成其向檔案轉化的過程，使公文能更充分地發揮其歷史效用。

（二）發文辦理程序

發文辦理是指機關內部為制發公文所進行的擬制、處置與管理活動。發文辦理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發，核發、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發。這一階段是發文辦理活動的中心內容。

擬稿，即上一節所講述的公文寫作。經過對有關信息材料的收集加工和再創造，系統地記錄有用信息，使機關的意志見詣文字，草創供進一步完善的原始文稿。

會商，指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動。

審核，指擬就的文稿在送交有關領導審批或會議討論通過之前，由經驗豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。

簽發，指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規范性及部分重要公文須經有關會議討論通過，或再由負責人簽署方可生效外，其他文稿，一經履行簽發手續即為定稿。為此，簽發是絕大多數公文生效的必備條件。

第二階段：公文的制作，具體包括：核發、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的任務，就是以定稿為依據．以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，制成供正式對外發出的各種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核發，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、結構格式等進行復核，確定發文字號、分進單位和印制份數。

登記，這里揭發文登記，主要登記行將發出的公文的發文字號、文種、標題和發文范圍。繕印，即以譽錄抄寫、印刷等方式制作供對外發出的公文。

用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。

第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發出等環節。這一階段工作的主要任務是為使公文能為受文者有效接收創造條件。

分裝，指按照規定具體抗配和封裝公文。

發出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機要交通等）發送給受文者。

第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。

第五篇：檔案立卷

檔案立卷、歸檔制度

根據《中華人民共和國檔案法》和《中國工商銀行檔案分類大綱》有關規定，制定本制度。

一、檔案形成部門對形成的文件進行收集、整理、立卷和歸檔，部門主管對文件立卷移交工作負有領導責任，須列入有關人員崗位責任制。

二、及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。

三、公文歸檔，應當根據其相互關系、特征和保存價值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，以便于保管和利用。公文復制件作為正式公文使用時，應當加蓋復制機關證明章，視同正式公文妥善保管。聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復制件。

四、凡本機關或者機關主辦的重要會議形成的文件(包括錄音帶、照片等有關材料)，應當由會議組織人員負責交辦公室立卷。凡部門以行名義召開的業務會議形成的文件，由部門立卷、歸檔。

五、立好的案卷，應當按照有關規定定期向綜合檔案室移交。移交時應當有嚴格的交接手續。個人不得保存應當存檔的公文。

六、沒有歸檔價值和存查價值的公文，經過鑒別和辦公室主管主任批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，不得丟失。

檔案利用制度

為進一步提高檔案利用效率，為經營管理和改革創新提供支持，根據《中國工商銀行檔案工作規定》和《中國工商銀行甘肅省分行檔案工作目標管理辦法》有關規定，制定本制度。

一、檔案管理部門按照《中國工商銀行檔案分類大綱》對全宗的整序科學、規范，全部檔案必須登記、編目，存放有序，方便保管和利用。

二、按照檔案現代管理的要求，利用計算機進行檔案目錄的管理，實現基本檢索，逐步實現網絡利用，提高檔案工作自動化、電子化服務的功能。

三、對業務類檔案中的經營數據進行搜集、統計，定期編輯數據資料，為領導和經營管理職能部門提供可靠地歷史數據。

四、建立檔案利用效率情況登記制度。檔案管理部門要建立“檔案利用效率登記簿”，對每次查檔內容、產生的經濟效益等情況進行認真記錄，進行匯總。

檔案安全保管、交接制度

為充分利用好檔案信息資源，為經營管理和改革創新提供支持，根據總行、省分行有關規定，制定本制度。

一、檔案專用庫房屬銀行重地，庫房應當堅固，應安裝防盜門，窗戶安裝金屬防護欄，庫房墻壁厚度一般應≥20厘米，存放檔案應有專用柜和柜架，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。

二、堅持“以防為主、防治結合”的原則，專人負責庫房的技術管理工作，庫房應溫濕適宜，清潔衛生，無蟲霉滋生，防火防盜。

三、檔案庫房的溫度應控制在14-24,相對濕度應控制在50%-60%,應安設儀表,定期檢測、記錄和控制調節。

四、檔案庫房配置檔案消毒機，新接收的檔案經消毒、除塵后方可入庫。要定期投放防蟲藥物，防止蟲霉滋生。

五、檔案庫房（區）安裝的防火檢測和報警裝置、消防器材，要求定期檢查、更換。

六、檔案部門每年至少兩次對檔案保管狀況進行檢查，發現問題及時解決。落實管理責任，防止失竊、失密現象發生。

七、建立檔案交接制度。檔案庫房管理人員調離或長期離崗時，應造具移交清冊，記載《檔案交接登記簿》，由辦公室主管主任負責檢交，在辦理交接手續后，方可離崗。

法人客戶信貸業務檔案 移交制度

一、信貸業務發生后，主管信貸員須在五個工作日內整理好貸款原始資料，登記信貸管理臺賬，保留業務資料復印件，將全部資料移交給信貸業務檔案管理員。

二、移交時，由主管信貸員填制《信貸員檔案移交清單》，與信貸業務檔案管理員雙方簽字確認，共同辦理移交手續，以明確責任。

三、對信貸員移交的抵押、質押等所有權證明文件，檔案管理員應填寫收據，一式二份，一份交給抵押或質押人，一份存檔留底，待貸款歸還結清后，憑此收據有關文件資料退還企業。

信貸業務檔案 銷毀制度

一、銷毀信貸業務檔案須經主管行長批準后進行。

二、信貸部門和檔案管理部門提出銷毀意見，編造《信貸業務檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

三、銷毀檔案時，應指定兩人以上共同監銷。監銷人在銷毀信貸業務檔案前，應按照銷毀清冊上所列內容清點核對，并簽名蓋章，并將監銷情況報告主管行領導。

信貸業務檔案 人員交接制度

一、檔案管理員因工作調動或其他原因離職時，必須辦理交接手續，并由信貸部門負責人監交。

二、交接時，根據《檔案移交清單》對全部檔案資料分類逐筆核實，移交清楚。

三、交接雙方填寫交接清單，將全部移交檔案和物品進行登記，共同簽字蓋章，以明確責任。

信貸業務檔案 歸檔制度

一、檔案管理員憑會計部門的收回貸款本息通知單，將已結清債權債務的合同文本及該筆業務的其他檔案從立卷區的檔案盒中抽出，相應修改卷內文件目錄和檔案盒封面，加蓋收回印戳，將其轉入該借款人的歸檔區保管。

二、填寫檔案皮的歸檔號，將檔案裝入歸檔區對應的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊。

三、綜合類檔案在次年三月底歸檔。報表類檔案按年裝訂，文書檔案一事一卷填寫檔案皮封面，分類裝入檔案盒中，填制檔案盒封面。

信貸業務檔案 保管制度

一、檔案管理人員要認真貫徹《檔案法》，對信貸業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出信貸業務檔案或透露檔案內容。

二、要定期檢查各類檔案的保管情況，檢查間隔為每季度一次，并書面記錄檢查結果。

三、嚴格按分類規定的保管期限保管信貸業務檔案。法人客戶信貸業務檔案的保管期限為：有信貸關系的法人客戶的檔案永久保管；結清全部信貸業務的法人客戶，從該客戶與我行的最后一筆信貸業務結清后次年的1月1日算起，保管五年。

綜合類信貸業務檔案（除各種報表的匯總數為永久保管外）為長期保管，保管期限為十五年。信貸業務檔案的保管及銷毀注冊為永久保管。

四、對非常需要的長期保管檔案，可根據需要轉入綜合檔案庫永久保存。

五、檔案室應保持整齊清潔，做好防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防光。保證檔案資料的絕對安全。

信貸業務檔案

檔案管理員崗位責任制

一、認真學習信貸業務和檔案管理知識，嚴格執行《中國工商銀行檔案管理工作暫行辦法》和各項規章制度，愛護檔案。

二、負責信貸業務檔案的移交、立卷、歸檔、調閱、提取、保管和檢查等工作。

三、負責檔案卷中目錄的編制。

四、負責對檔案資料的鑒定，對存毀提出意見。

五、負責保管權證類庫中庫及檔案室鑰匙。

六、嚴格遵守保密制度，同失密、泄密現象作斗爭。未經領導批準，不得以任何形式對外泄露檔案的內容。

保密工作制度

為了嚴格保守國家秘密，維護國家的安全和利益，促進金融事業健康發展，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法，結合我行實際，制定本制度。

一、全體工作人員要認真學習《保守法》及有關規定，自覺遵守《國家工作人員保密守則》，做到不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不在私人交往和通訊中涉及秘密事項，不在非保密本上記錄秘密事項，不在公共場所談論國家秘密，不向家屬、子女、親友或者其他不應知悉者談論國家秘密，不帶機密文件資料游覽公共場所和探親訪友，嚴格保守國家秘密，確保國家秘密的安全。

二、地區分行保密委員會和密碼工作領導小組全面負責機關的保密，密碼工作，并對全轄保密工作負有指導、監督、檢查的職責。分行辦公室具體負責保密、密碼工作的日常事務。

三、各要害部門必須指定一名政治可靠、責任心強的人員負責本部門接收或產生的國家秘密載體（即以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載國家秘密信息的紙介質、磁介質、光盤等各類物品。磁介質載體包括計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等。）的日常管理工作，嚴防失泄密事件發生。

四、收發秘密載體，必須履行清點、登記、編號、簽收等手續。傳遞秘密載體，必須通過機要交通、機要通信或指派專人進行，不得通過普通郵政或非郵政渠道傳遞。

五、嚴禁復印絕密級文件、資料及密碼電報。復印制發機關、單位允許復制的機密、秘密級文件、資料必須經主管行長批準，未經批準，嚴禁復印。

六、傳閱密級文件要采取專人專夾的“單線傳遞”方式，不得交叉傳遞，未經批準，不得擅自擴大閱讀范圍，不得在個人手中延壓密級文件，資料等。凡是參加各類會議帶回的密級文件，回行后必須及時交辦公室保管，個人不得密存。、七、銷毀秘密載體必須按照《秘密載體保密管理規定》到指定地點銷毀，不得隨意處理，更不能作為廢品出售。辦公自動化中形成的磁介質秘密載體的銷毀要采取物理或化學的方法徹底銷毀，不得隨意處理。

八、印章、密碼、秘鑰等必須在安全可靠的保密設備中保存，并指定專人管理，確保印、信及密碼的安全使用。重要事項的用印必須經部門負責人或行領導批準。

九、涉密人員，秘密載體管理人員離崗、離職崗、離職前，應當將所保管的秘密載體全部清退，并辦理移交手續。對需要退回上級有關部門的文件，必須按期全部清退，不得延壓，以防丟失。

十、召開有秘密內容的會議，必須選擇安全可靠場所，并限定參會人員。

十一、各部門涉文人員在擬寫文件、材料時、如需從涉密文件中摘錄內容、相關的文件、材料的密級必須與摘錄內容的涉密文件的密級程度一致。轉發、摘錄、引匯編涉密文件、資料，必須報經上級領導批準。

十二、違反保密制度，發生失泄密事件的部門或人員，要分別情況，嚴肅處理。檔案管理制度

為了加強本行檔案的科學、規范管理，有效的保護和利用檔案，不斷提高檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《中國工商銀行檔案工作規定》的有關規定，制定本制度。

一、本制度所稱的檔案，是指在各項工作中直接形成的由保存價值的各種文字、統計報表、聲像等不同形成的歷史記錄，包括管理類文書檔案、業務類檔案（信貸、會計、銀行卡等）、科技類檔案（基建、設備、科研等）、其他介質檔案。

二、本行的檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、移交、銷毀等，必須嚴格執行黨和國家的有關方針、政策與法律法規，接受上級行的監督、檢查和領導。-法律法規和上級行關于檔案管理的各項制度規定；指導本級行各部門文件收集、整理和歸檔工作；集中保管本級行的全部檔案并接收所轄行永久保存的檔案；負責本級行檔案的鑒定、編目、編研和開發利用工作。

三、對按規定應立卷歸檔的文件和資料，各部門應定期向綜合檔案室移交，檔案的分類、整序等工作由檔案部門負責，移交、鑒定、銷毀等工作按照相應門類檔案管理辦法執行。

四、密級檔案按照國家有關保密工作的法律法規和《中國工商銀行保密管理規定》、《中國工商銀行商業秘密保護辦法》執行，并建立健全保密工作制度。

五、檔案部門通過多種方式開發整合檔案信息資源，為經營管理和改革創新提供支持。

六、必須保證檔案安全，配置必要的安全和監控防護設施，逐步實現檔案保管的現代化。

七、必須建立健全檔案借閱制度，嚴格履行借閱手續。

八、對不履行有關規定造成檔案損毀、泄密或造成經濟損失的直接責任人，應視情節輕重給予相應處分。

九、對出現《檔案法》第五章第二十四條、第二十五條所列行為的，應依據《檔案法》給予行政處罰，構成犯罪的，依法追究刑事責任。