第一篇：公文文種的寫法和區(qū)別

文種是內(nèi)容性質(zhì)、具體功用相同的同類公文的規(guī)范化名稱，在公文上標(biāo)注文種可以為撰寫者和閱讀者雙雙帶來便利：有了文種，撰寫者會有所遵循，可以更加有針對性地采用不同的原則、方法和手段去創(chuàng)制能最有效解決特定問題的公文，并將其迅速準(zhǔn)確地投入生效過程；有了文種，可以幫助閱讀處理公文的人們一目了然地了解和把握具體公文的性質(zhì)、公文對自己行為的影響，從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程序與需采取的有關(guān)措施。但是，要真正獲得這樣的效果，其前提就是文種的標(biāo)注本身必須準(zhǔn)確，不能出現(xiàn)錯用、誤用。實事求是地說，要在目前我國常用公文文種的數(shù)量較多、文種之間的差別比較精細(xì)的情況下做到這一點，確實不是一件容易的事情，非常需要我們努力研讀《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等規(guī)范性文件，對若干在性質(zhì)、用途相近相似的文種的適用范圍及其他一系列特點認(rèn)真進(jìn)行辨析，分清它們之間的區(qū)別。如下幾組文種尤其有此需要。

一、“條例”“規(guī)定”“辦法”間的區(qū)別

“條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；

有效的時間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強(qiáng)；對制定與發(fā)布機(jī)關(guān)的地位有較嚴(yán)格限制，如行政系統(tǒng)只有國務(wù)院有權(quán)使用，“國務(wù)院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務(wù)院發(fā)布的《行政法規(guī)制定程序暫行條例》）黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》）；一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點是使用范圍廣泛，對制定和發(fā)布機(jī)關(guān)的地位無嚴(yán)格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對性強(qiáng)；一般既可是 “自主的”規(guī)范性公文，也可以是“補(bǔ)充的”規(guī)范性公文（內(nèi)容為依法或根據(jù)授權(quán)補(bǔ)充其他規(guī)范性公文的內(nèi)容，對其加以細(xì)化和完善），也可以是“執(zhí)行的”規(guī)范性公文（直接為有效執(zhí)行其他規(guī)范性公文而制定，自身不創(chuàng)造新的規(guī)則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規(guī)定，對有關(guān)概念和問題做出精細(xì)的解釋說明）。但從實際使用情況看，規(guī)定更適合作為“自主的”和“補(bǔ)充的&rdq

uo;規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對輕一些；針對性更強(qiáng)，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細(xì)，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

二、“決定”與“命令”的區(qū)別

“決定”與“命令”的不同點主要在：在使用權(quán)限方面“命令”非常嚴(yán)格，只有法律明確規(guī)定的機(jī)關(guān)可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務(wù)方面，“命令”涉及的是特定的具體事務(wù)，“決定”則既涉及這類事務(wù)也涉及一部分非特定的具有普遍性的反復(fù)發(fā)生的事務(wù)，公文本身也反復(fù)適用，即具有規(guī)范性公文的一些特點；在表達(dá)方面，“命令”高度簡潔，只表達(dá)作者的意志和要求，“決定”則既表達(dá)意志、要求，又闡發(fā)一定的道理，交代執(zhí)行方面的要求，指明界定有關(guān)事物的標(biāo)準(zhǔn)等。

三、“指示”與“命令”的區(qū)別

“指示”與“命令”的不同主要在：“指示”的使用權(quán)限規(guī)

定沒有“命令”嚴(yán)格，上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)均可下達(dá)“指示”；在效用方面，“命令”對受文者來說必須無條件堅決執(zhí)行，“指示”有時則在必須無條件執(zhí)行基本原則的前提下，允許受文者根據(jù)實際情況相對靈活地處置具體事務(wù)；在表達(dá)方面“命令”只表達(dá)作者的意志和要求，“指示”則既表達(dá)作者意志，又注意闡發(fā)道理，指出具體任務(wù)、具體規(guī)則，以及實現(xiàn)目標(biāo)的方法途徑，還注意說明有關(guān)事物間的界限等。

四、“指示”與“決定”的區(qū)別

與“決定”相比，“指示”涉及的事物和問題更加具體和特定；其作用的范圍也是特定的，不如“決定”那樣更具普遍性，有效期限也比“決定”相對短一些；“指示”的內(nèi)容比“決定”精細(xì)具體，更強(qiáng)調(diào)可操作性、可執(zhí)行性；“決定”對受文者來說是必須無條件堅決執(zhí)行的，“指示”則在必須無條件堅決執(zhí)行基本原則的前提下，允許根據(jù)實際情況靈活處置具體問題，甚至變通執(zhí)行某些具體要求。

五、“通知”與“命令”“決定”“指示”的區(qū)

別

與“命令”“決定”“指示”相比，“通知”的用途更加廣泛，但權(quán)威性明顯要弱一些，自身一般不創(chuàng)設(shè)新的規(guī)則，只是依法或根據(jù)上級要求向受文者轉(zhuǎn)達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示精神并予以具體化（這也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必須不厭其煩地指明“根據(jù)------的指示精神------”的原因），告知應(yīng)知或應(yīng)辦的事項，使一部分公文完成升格（批轉(zhuǎn)）、生效（發(fā)布）擴(kuò)展有效范圍（轉(zhuǎn)發(fā)）的程序。

六、“批復(fù)”與“指示”（或指示性通知）的區(qū)別

“批復(fù)”實際上是一種被動的“指示”在基本性?上與“指示”沒有什么不同。二者之間的差別只在于：“批復(fù)”內(nèi)容的針對性更強(qiáng)，事物和問題以及所涉及的人員更加特定，更加具體，問題也比較專指單一；“批復(fù)”只用于回復(fù)請示的機(jī)關(guān)，一般不像“指示”那樣具備普發(fā)性。

七、“通報”與“通知”的區(qū)別

“通報”與“通知”的不同點主要在：“通報”不是像“通知”那樣以具體的任務(wù)、詳細(xì)的規(guī)范化要求和有關(guān)規(guī)則來

指導(dǎo)和推動工作，而是用典型事例、有關(guān)情況來傳達(dá)意圖，啟發(fā)教育有關(guān)人員，指導(dǎo)有關(guān)方面的工作行為；有關(guān)執(zhí)行方面的要求也比“通知”要原則，甚至不涉及直接具體的執(zhí)行要求；發(fā)送范圍廣泛，一般情況下，均直接下達(dá)給廣泛范圍內(nèi)的各級各類工作人員。

第二篇：常用公文和文種的寫法

基層常用的公文有通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀(jì)要。其他文種有:述職報告、調(diào)研報告、工作計劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。現(xiàn)結(jié)合我局實際,主要講以下幾種:

一、決定的寫法

1.表彰決定:這類知照性決定,就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位,極少有要求執(zhí)行的具體意見,它的內(nèi)容比較單純,主要是決定依據(jù)和決定事項,即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾,也很簡短。在寫法上往往開門見山,直接陳述,篇段合一,語句簡練、明快。

2.處分決定的寫法有所不同,應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。

3.關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項,一經(jīng)發(fā)出,震動較大。如:《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹,以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識,增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。

4、變更或撤消性決定。如:《關(guān)于撤消xx廠“文明單位”稱號的決定》。

二、通知的寫法

通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文,有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求,提出需要執(zhí)行或辦理的事項。通知還有明顯的時間性,有些通知,如會議通知,只是在指定的一段時間里有效。大部分都遵循的要求是:依據(jù)—目的—文種承啟語—事項—要求。

按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知,傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題:一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況;二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確;三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此,我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點: 1.標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成,只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如:《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃要點的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時,要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決:一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的,可以綜合改寫為一個新的“通知”,貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件,幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的,可以減少中間層次,直接轉(zhuǎn)發(fā)。如:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)(<××日報&)發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”,如果改寫為:××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知,就簡明多了。2.批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分:轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語,可長可短,應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn),只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如:“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點,在寫明態(tài)度、評價和要求之后,再結(jié)合實際情況,對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神,突出加以強(qiáng)調(diào),以引起重視。有的補(bǔ)充完善,對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外,還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下,批語和按語不易過多,以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。

3.要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。

4.要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況,恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語;提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。

5.任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外,其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定,任命(或免去)某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。

三、通報的寫法: 通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

(一)表揚性通報:正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中,這部分內(nèi)容直接在通報中敘述,寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中,這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中,就不必再重敘述先進(jìn)事跡了,只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時,應(yīng)做到:第一,要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二,要實事求是,不能任意夸大、渲染。第三,要重點突出,涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的,就把事實寫得詳細(xì)些,無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗,是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報,應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上,說明其意義。

表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定,它通常寫在通報的末尾部分。

希望和要求,既包括對被表彰者的勉勵和期望,又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神,針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā),力求符合實際,有針對性,概括、鮮明、不千篇一律。“

(二)批評性通報:這類通報的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外,著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn),以典型事例對群眾進(jìn)行教育,以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。這類通報,有的是批評錯誤、公布處分決定,行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外,側(cè)重于分析情況,總結(jié)教訓(xùn),指導(dǎo)改進(jìn)工作,篇幅就要長些。正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。

(三)情況通報:分為敘述情況;分析情況,闡明意義;提出意見和要求。情況通報也是我們在工作中使用較多的一種通報種類。如《關(guān)于2004探礦權(quán)年檢有關(guān)情況的通報》。

四、報告的寫法

報告種類多種多樣,大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告(如《關(guān)于上報會計報表的報告》)等。1.工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文,一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上,每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫,或列出小標(biāo)題來寫。根據(jù)需要,工作報告可以寫成綜合性的,也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報告,它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作,或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。如《xx局xx年工作總結(jié)》

專題性的工作報告強(qiáng)調(diào)專一性,它是就某一項或某一方面的工作向上級機(jī)關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié),它不需要答復(fù),后一類通常是就落實、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫,常常是在工作進(jìn)程中,待工作告一段落時寫好,待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如《關(guān)于x省清理整頓公司工作的報告》以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場會經(jīng)驗材料。

2.情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后,向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況,以便根據(jù)情況采取措施,指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告,也屬這一類。如《xx市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報告》。3.答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機(jī)關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分,寫法比較自由。有的先寫依據(jù),后答復(fù);有的邊寫依據(jù),邊答復(fù)。如《xx市財政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)情況的報告》。

五、請示的寫法

請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié),習(xí)慣用的有”以上意見是否妥當(dāng),請批示“、”妥否?請指示“、”當(dāng)否?請批復(fù)“、”以上意見如可行(或如無不妥),請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行“等。撰寫請示應(yīng)注意: 第一,要控制使用,當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決,確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示,把矛盾上交。

第二,要一文一事為宜,切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里,使上級無法批復(fù),影響工作。

第三,要按級請示,確實必須越級請示的,也應(yīng)同時抄送直接的上級機(jī)關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機(jī)關(guān)為主送單位,其他為抄送單位,避免職責(zé)不明,耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,也不要同時抄送同級和下級機(jī)關(guān)。

第四,它的格式也包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由,不能光寫”請示“,以提請上級機(jī)關(guān)注意,及時處理。

注意:寫請示,語言要謙遜,態(tài)度要誠懇;原因要說明,不批準(zhǔn)的后果要表達(dá),要讓上級感到不批準(zhǔn)就說不過去。

六、意見的寫法

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作為上行文,可用于向上級機(jī)關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文,可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法,可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾,對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。

七、函的寫法

函的應(yīng)用范圍比較廣泛,在上下級機(jī)關(guān)之間、平級機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間,涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系,都可使用。

較為正規(guī)的公函,格式可分為三部分: 開頭,包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。

正文是函的主要部分,要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚,以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函,要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù),不能含糊其詞,模棱兩可,不著邊際。

結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的”為要“、”為盼“、”為感“、”為荷“,復(fù)函的”待此復(fù)函“、”此復(fù)“等。也可不寫結(jié)束語,正文寫完即結(jié)束。

撰寫函件應(yīng)注意: 第一,要寫得內(nèi)容專

一、集中、中心突出,一般要一函一事。

第二,要有分寸。對上應(yīng)尊重,對下應(yīng)謙遜,對平行或不相隸屬機(jī)關(guān),應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三,恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。

八、會議紀(jì)要的寫法

辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題,可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如:關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如:甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。

第一部分簡要敘述會議組織情況,可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員(辦公會議的列席人員通常寫在正文之后)等。若會議只有一個議題,可以寫明專題研究討論的議題名稱。如:專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。

第二部分是寫會議精神和議定事項,這是紀(jì)要的主要部分。這部分可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定,布置的工作、任務(wù),將要采取的措施和要求等。

若只有一個議題,常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu),不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法;若多項議題,可依會議議程的先后順序安排組織材料。

撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意: 第一,會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉,因此,要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料,全面掌握會議情況;要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖,對材料進(jìn)行分類和篩選;要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合,圍繞中心組織好材料。

第二,紀(jì)要篇幅不宜過長,語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述,如”會議認(rèn)為“、”會議強(qiáng)調(diào)“、”會議指出“、”會議號召“、”會議決定“之類。

第三,會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神,其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此,會議記錄人員一定要聚精會神,盡最大努力作好會議記錄。

九、述職報告的寫法(一)述職報告的特點

述職報告是黨政機(jī)關(guān),人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的干部,向主管領(lǐng)導(dǎo)部門、人事部門或選區(qū)的選民,或本單位的職工群眾,陳述自己在一定時期內(nèi)工作實績、問題和設(shè)想的自我述評性的報告文書。主要特點是:自述性、自評性、報告性。

自述性,就是要求報告人,自己述說自己在一定時期內(nèi)履行職責(zé)的情況。因此,必須使用第一人稱。

自評性,就是要求報告人,依據(jù)崗位規(guī)范和職責(zé)目標(biāo),對自己任期內(nèi)的德、能、勤、績、廉等方面的情況,作自我評估、自我鑒定、自我定性。對工作的走向,前因后果,要敘述清楚,評得恰當(dāng);所敘述的事情,要概敘,讓人一目了然,并從中引出自評。但要強(qiáng)調(diào):切忌浮泛的空談,切勿引經(jīng)據(jù)典的論證,定性分析必須在定量證明的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

報告性,就是要求報告人,明白自己的”身份“,以被考核、要接受評議、監(jiān)督的身份,履行職責(zé)做報告。語言必須得體,應(yīng)有禮貌、謙遜、誠懇、樸實、掌握尺寸,不可夸夸其談,嘩眾取寵。

要注意將”工作總結(jié)“同述職報告區(qū)別開來。工作總結(jié),可以是單位的、集體的、也可以是個人的,其寫作角度是全方位的,即凡屬重大的工作業(yè)績,出現(xiàn)的問題,經(jīng)驗教訓(xùn),今后工作設(shè)想等都可以寫,而述職報告卻不同,它要求側(cè)重寫個人執(zhí)行職守方面的有關(guān)情況,往往不與本部門、本單位的總體業(yè)績、問題相摻雜。(二)述職報告的寫法

述職報告一般由標(biāo)題、抬頭、正文、落款四部分組成。1.標(biāo)題

述職報告的標(biāo)題,常見的寫法有三種: ①文種式標(biāo)題,只寫《述職報告》。

②公文式標(biāo)題,姓名 時限 事由 文種名稱,如《××19××至19××試聘期述職報告》、《19××年至19××年任商業(yè)局長職務(wù)的述職報告》。

③文章式標(biāo)題

用正題,或正副題配合,如《19××年述職報告》、《思想政治工作要結(jié)合經(jīng)濟(jì)工作一起抓——××造紙廠廠長王××的述職報告》。2.抬頭 ①書面報告的抬頭,寫主送單位名稱如”××黨委“、”××組織部“或”××人事處“等。

②口述報告的抬頭,寫對聽者的稱謂如”各位代表“、”各位委員“、”各位同志“,或”各位領(lǐng)導(dǎo),同志們“。3.正文

述職報告的正文,由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

①開頭

開頭,又叫引語,一般交代任職的自然情況,包括何時任何職,變動情況及背景;崗位職責(zé)和考核期內(nèi)的目標(biāo)任務(wù)情況及個人認(rèn)識;對自己工作盡職的整體估價,確定述職范圍和基調(diào)。這部分要寫得簡明扼要,給聽者一個大體印象。

②主體

主體,是述職報告的中心內(nèi)容,主要寫實績、做法、經(jīng)驗、體會或教訓(xùn)、問題,要強(qiáng)調(diào)寫好以下幾個方面: 對黨和國家的路線方針政策、法紀(jì)和指示的貫徹執(zhí)行情況;對上級交辦事項的完成情況;對分管工作任務(wù)的完成情況;在工作中出了哪些主意,采取了哪些措施,作出哪些決策,解決了哪些實際問題,糾正了哪些偏差,做了哪些實際工作,取得了哪些業(yè)績;個人的思想作風(fēng)、職業(yè)道德,廉潔從政和關(guān)心群眾等情況;寫出存在的主要問題,并分析問題產(chǎn)生的原因,提出今后改進(jìn)的意見和措施。

這部分,要寫得具體、充實、有理有據(jù)、條理清楚。由于這部分內(nèi)容涉及面廣,量多,所以宜分條列項寫出。”條“、”項“要注意內(nèi)在邏輯關(guān)系安排好。

③結(jié)尾

結(jié)尾一般寫結(jié)束語。用”以上報告,請審閱“、”以上報告,請審查“、”特此報告,請審查“、”以上報告,請領(lǐng)導(dǎo)、同志們批評指正“等作結(jié)。4.落款

述職報告的落款,寫上述職人姓名和述職日期或成文日期。署名可放在標(biāo)題之下,也可以放文尾。

十、調(diào)查報告的寫法:(毛澤東〈興國調(diào)查〉)調(diào)查報告大致可分為三類:綜合調(diào)查報告(社情調(diào)查)、專題調(diào)查報告(研究型、總結(jié)型、探討型、披露型)、考察報告。特點是:以事喻理,重在說明;材料求實,刻意求真;形式多樣,適應(yīng)性強(qiáng)。

在調(diào)查研究,獲取大量材料數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,可以著手寫調(diào)查報告。一般分為前言、正文、結(jié)語三部分。

(一)前言。包括的內(nèi)容:一是說明調(diào)查的緣起和目的—調(diào)查什么,解決什么問題;二是說明調(diào)查的對象和范圍;三是調(diào)查的經(jīng)過—時間、地點、過程等。(二)正文。可分為橫式結(jié)構(gòu)和縱式結(jié)構(gòu)兩種: 一是橫式結(jié)構(gòu),將內(nèi)容概括為若干平列的部分,分別說明和闡述。

二是縱式結(jié)構(gòu),將內(nèi)容按事情發(fā)展的順序或內(nèi)部邏輯關(guān)系進(jìn)行組織,前面的內(nèi)容是后面的前提和條件,后面的內(nèi)容是前面的發(fā)展和結(jié)果,次序不能顛倒。

在寫作時要注意做到:既要實事求是,全面反映情況,又要有鮮明的傾向性,防止材料羅列;要詳略得當(dāng),點面結(jié)合,有概述、有典型,防止以偏蓋全;要以說明、敘述為主要表達(dá)方式,用事例和數(shù)據(jù)說話,防止過多的議論和說理。(三)結(jié)語。可以是前面內(nèi)容的概括和補(bǔ)充,也可以是對策和建議。文字可長可短,但要提供有實際價值的東西。

調(diào)查報告,重在事實清楚,說明充分,觀點突出,對策有效。

十一、工作總結(jié)的寫法 總結(jié),就是對過去一定時期內(nèi)的實踐活動包括工作、學(xué)習(xí)、思想等方面進(jìn)行回顧、分析、評價,以得出經(jīng)驗教訓(xùn)或引出規(guī)律性的認(rèn)識而形成的一種文書。它主要回答的是”做了什么“、”怎么做“、”做到什么程度“的問題,是我們在工作中最常見、也最難以掌握的一種文書。大體上分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

綜合性總結(jié)又叫全面總結(jié),展現(xiàn)的是一個地區(qū)、一個單位整個工作情況的全貌。一般按照基本情況、成績收獲、存在問題、經(jīng)驗體會、今后意見幾個部分來寫。如政府工作報告、單位工作總結(jié)等。

專題性總結(jié)是對某項工作、某項活動或某個問題所做的專門總結(jié),內(nèi)容單純、集中、詳盡、具體,有一定的思想深度,往往起到典型引路、推動全盤的效果。如依法行政工作總結(jié)等。(一)總結(jié)的結(jié)構(gòu)形式。常見的有:

1、分點式。將內(nèi)容按性質(zhì)和主次分點平列,各點之間有一定的邏輯關(guān)系,有事例、有分析、有結(jié)論,優(yōu)點是行文簡潔、生動活潑,但很難把握。一般用于帶全局性的專題總結(jié)。

2、小標(biāo)題式。將內(nèi)容分為若干個小標(biāo)題,按成功的原因、經(jīng)驗,或者階段性標(biāo)志來寫。多用于專題總結(jié)。

3、條目式。內(nèi)容以工作項目分列為一個條目,每個條目都分為基本情況、成績、存在問題、今后要求等。多用于問題比較復(fù)雜、工作繁多的綜合性總結(jié)。

4、板塊式。這是我們常用的基本格式。就是把內(nèi)容分為基本情況、成績經(jīng)驗、問題教訓(xùn)、方向設(shè)想等部分,按照”總—分—總“的思路進(jìn)行安排。目前,我局總結(jié)采用的是這種格式。

5、全文貫通式。既不分條列項,也不用小標(biāo)題,而是按一定的順序全文貫通、一氣呵成,多用于專題總結(jié)。但也難以把握,寫不好就成了大雜燴。

(二)總結(jié)的組成。不論那種格式,都包括標(biāo)題、正文、落款,而正文也包括開頭、主體、結(jié)尾三部分。

1、開頭。也叫前言、導(dǎo)語,主要概述基本情況、總的評價,給人以總體印象。要求是簡單精練、突出重點、有吸引力。

2、主體。主要包括: 一是過程和做法。講清楚原計劃做什么?采取的辦法和措施,工作步驟、主要環(huán)節(jié)。這里要突出對新的、復(fù)雜的工作的總結(jié),起到啟迪和借鑒的作用。

二是成績和經(jīng)驗。這是衡量一篇總結(jié)價值的地方。成績指取得的物質(zhì)和精神成果,經(jīng)驗是取得這些成績的原因和方法。要詳實、具體、言之有物;要條理清楚,或按邏輯關(guān)系、因果關(guān)系、時間順序,或以主次輕重為序。既有一般情況,又有典型事例、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、對比說明;要力求上升到一定的理論高度。

三是問題和教訓(xùn)。寫問題時,要注意找準(zhǔn)一些明顯的”瓶頸“問題,也要找準(zhǔn)一些關(guān)系全局的深層次問題。

(三)寫總結(jié)注意事項。一要從總體上分析都有那些工作?這些工作在全局中的地位?各個方面的關(guān)系等等,然后再列提綱;二要抓住關(guān)鍵,通過對大量材料的研究,找出帶有規(guī)律性的東西。而不能羅列材料,記流水帳,這樣的材料沒有生氣。如有些匯報事例列的很清楚:x年x月x日干什么,x年x月x日干什么;三要敘議得當(dāng),準(zhǔn)確清楚,善于安排和擺布材料。也就是說,要把材料放在最能說明觀點的位置上。

十二、領(lǐng)導(dǎo)講話的寫法

時下,不少人感到領(lǐng)導(dǎo)講話稿越來越難寫。這個難,我體會一是難在”多“上。隨著思想的解放,發(fā)展的加快,開放的擴(kuò)大,領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)變,領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動越來越多,涉及的領(lǐng)域越來越寬,撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話的任務(wù)也就越來越重。二是難在”新“上。由于一些新的事物、新的觀點探討的性質(zhì)較強(qiáng),可供參考的內(nèi)容不多,比較難寫。三是難在”度“上。有些命題,有時感到難以把握,或難以準(zhǔn)確把握。這個難,充分說明領(lǐng)導(dǎo)的思維越來越活,聽眾的口味越來越高,形勢發(fā)展越來越快。我覺得下面幾句話,可能會給我們一些幫助: 第一句話,關(guān)門”當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)“。一篇文稿的成功與否,首先取決于領(lǐng)導(dǎo)是否認(rèn)可,是否滿意。可以說,這是文稿的”生命線“。這就要求我們在文稿的立意上,盡可能地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。具體地講,就是要求我們在寫作構(gòu)思過程中,一定要進(jìn)入”忘我“境界,忘記自己的身份,關(guān)起門來做領(lǐng)導(dǎo),從領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題。如何把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖呢?一是從黨和國家的大政方針中學(xué)習(xí)。特別要注意了解每個時期突出強(qiáng)調(diào)的方針政策,因為領(lǐng)導(dǎo)意圖從本質(zhì)上講是黨、國家和人民意志的具體體現(xiàn),把握住這個方面就會把握住領(lǐng)導(dǎo)的總體思路。二是從一個時期領(lǐng)導(dǎo)的工作重點中捕捉。領(lǐng)導(dǎo)活動是領(lǐng)導(dǎo)意圖的具體體現(xiàn),了解領(lǐng)導(dǎo)活動動態(tài),有助于加深對領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解,同時有利于把領(lǐng)導(dǎo)意圖具體化。三是從領(lǐng)導(dǎo)者思考的熱點問題中發(fā)掘。要掌握領(lǐng)導(dǎo)日常談?wù)摰闹匾悸泛陀^點,并對其連貫思索,這樣對領(lǐng)導(dǎo)的思想情況就會有系統(tǒng)、整體的理解。四是從領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和講話習(xí)慣中領(lǐng)悟。根據(jù)個人的思維習(xí)慣、講話習(xí)慣寫作,使文稿與講話者的特征基本吻合起來,以求達(dá)到更好的效果。最好是當(dāng)面征詢領(lǐng)導(dǎo)對一些熱點、難點、疑點問題的有關(guān)解決措施,澄清一些模糊問題。這樣可避免寫出文稿后再作較大改動,甚至推倒重來。

第二句話,少說”普通話“。領(lǐng)導(dǎo)講話具有明顯的權(quán)威性、思想性、鼓動性。權(quán)威性可以說是固有的,因而思想性、鼓動性如何,是一篇文稿成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。思想越豐富,聽者就越入神;鼓動性越強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)就越滿意。文稿要體現(xiàn)較強(qiáng)的思想性、鼓動性,必須少說”普通話“。就像”燒菜“一樣,必須有特點、講口味,才能贏得”消費者“。少說”普通話“,就是要講領(lǐng)導(dǎo)想說的話。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡文風(fēng)平實,語言純樸;有的領(lǐng)導(dǎo)講究文辭、偏愛語言的對仗工整;有的注重文稿的思辯性、邏輯性;有的強(qiáng)調(diào)文章內(nèi)容的實在。作為文秘人員,一定要對領(lǐng)導(dǎo)的文風(fēng)愛好透徹了解,因人而宜,寫出符合領(lǐng)導(dǎo)”口味“的文稿來。少說”普通話“,就是要講群眾想聽的話。在考慮領(lǐng)導(dǎo)身份的同時,也不能忽視聽眾的身份。要針對聽眾的不同身份,注意運用符合聽眾身份的語言,并適當(dāng)?shù)卮┎逡恍┓下牨娏?xí)慣的事例,這樣才能使講者”動情“、聽者”入神“。如在機(jī)關(guān)干部會議上的講話,要講究點文采,理論性、邏輯性可以強(qiáng)一些。如果聽眾是基層干部和群眾,就要注意語言的平實,必要時引用一些民諺俗語,這樣,才有可能拉近與聽眾的心理距離,收到較好的效果。少說”普通話“,就是要講反映真實情況的話。這里有兩點必須把握住:一是分寸的把握。不講沒有做或做不到的話,不講夸大的話,不講”過頭話“。二是場合的把握。領(lǐng)導(dǎo)講話必須考慮效果。只適宜在一定范圍或部分人員中講的,就不要在全體人員大會上講。

第三句話,執(zhí)筆”三分主“。有了這”三分主“,我們展示才華就有了機(jī)會、就有了空間。做好這”三分主“,重在創(chuàng)新。創(chuàng)新是一切工作進(jìn)步的動力,是事物發(fā)展的要求。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿也不例外。講話稿只有創(chuàng)新,才能打動讀者,才能發(fā)人深省,才能更好地傳達(dá)意旨。具體來說,一要注重觀點的創(chuàng)新。觀點是講稿的生命和靈魂。絕不能當(dāng)”二道販子“,販賣別人的東西。要善于思考,在理論與實踐的結(jié)合中,在上級決策部署與本地實際的結(jié)合中發(fā)現(xiàn)問題,提練觀點。要善于”沙里淘金“,面對浩瀚的材料,善于鑒別,善于去偽存真,去粗取精。要善于從老問題中挖掘新內(nèi)容,從多角度去分析它、把握它,從中挖掘出新的觀點,”化腐朽為神奇“。二要注重結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。講話稿起草不同于文學(xué)創(chuàng)作,它在結(jié)構(gòu)上有一定的模式和規(guī)范。但結(jié)構(gòu)是為主題服務(wù)的,為了滿足主題的需要,在結(jié)構(gòu)安排上就不能凝固僵化,而要有所創(chuàng)新,讓聽眾容易把握脈絡(luò),給聽眾產(chǎn)生一種美感。三要注重語言的創(chuàng)新。講話稿固然要求平實、樸素,但這絕不等于排斥語言生動和創(chuàng)新;固然不需要像純文學(xué)創(chuàng)作那樣講究辭藻華麗、講究繪聲繪色、講究靈活動感,但也絕不能灰頭土臉、味同嚼蠟。適當(dāng)運用一些修辭手法,可以大大增強(qiáng)文稿的可持續(xù)性、新鮮感。

第四句話,”秘密地抄書“。有人講,”秘書,秘書,就是秘密地抄書“。這句話大有諷刺的味道,但我們也可以把它從另外一種角度去理解。”秘密地“就是要”暗暗地下功夫“,”抄書“就是學(xué)習(xí)和積累。這兩條對我們來說至關(guān)重要。第一位的是學(xué)習(xí)。不學(xué)習(xí)必定落后于形勢,落后于領(lǐng)導(dǎo),落后于同事;第二是積累。積累永無止境。有時積累的一些材料可能平時用不上,但在關(guān)鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話,就實現(xiàn)它的價值了。積累的重中之重是儲備觀點,要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想,有備無患,需則用之。比如,王義政市長在現(xiàn)場會上的致辭,是我在參考其他領(lǐng)導(dǎo)講話基礎(chǔ)上拿出來的;第三是功夫。古人說”功夫在詩外“,就是要熱愛文稿工作,有熱情才有激情,有激情才有靈感,有靈感就有好文稿了;要苦下功夫,耐得住寂寞、吃得了苦;要有責(zé)任心,比如說核對校正問題,文稿寫得再好,如果校核上出現(xiàn)一兩處錯漏,效果就會大打折扣。

第三講 怎樣寫好機(jī)關(guān)公文

對于經(jīng)常與文字打交道的人說,掌握文章寫作的一般規(guī)律,具備各種常用文體寫作的基本能力,把握公文寫作的具體細(xì)節(jié),是我們必備的素質(zhì)。咱們局長對如何寫文章講了兩句話,我覺得十分精辟:第一句是:”萬變不離其宗“,就是說,寫文章的目的是表達(dá)觀點、說明問題,因此應(yīng)圍繞觀點和主題運用多種有效的構(gòu)思;第二句是:”把握時代語言“,就是說在語言的組織上,必須緊跟形勢,體現(xiàn)出時代特征。比如每年都有工作總結(jié),如果僅僅變些數(shù)字,材料的謀篇布局沒有新意,語言表達(dá)還是老生常談,這樣的文章就不會有吸引力。下面簡單談一談公文寫作中的一些基本常識和需要注意的幾個問題。

一、做好準(zhǔn)備

”巧婦難為無米之炊“。只有準(zhǔn)備充分,起草公文才能奮筆疾書,一氣呵成,反之就只能不知從何處入手,”十步九回頭“,寫了撕、撕了寫,別別扭扭,很難寫出”高屋建瓴,勢如破竹“的公文來。那么,起草公文需要做好哪些準(zhǔn)備呢? 二要掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖、語言風(fēng)格。所謂”領(lǐng)導(dǎo)意圖“,就是領(lǐng)導(dǎo)對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前,不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖,只能是自作主張,瞎寫一氣。所以,在公文寫作前,必須把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚。對領(lǐng)導(dǎo)意圖,了解得越具體越好,越透徹越好。當(dāng)然,有時領(lǐng)導(dǎo)對領(lǐng)導(dǎo)意圖不可能談得那么具體、那么透徹,這要靠平時對近期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注問題的掌握程度了,要靠充分發(fā)揮主觀能動性了。有了領(lǐng)導(dǎo)意圖,寫作就有了”尚方寶劍“,就知道寫些什么了。”語言風(fēng)格“就是領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格和習(xí)慣。如果不了解領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格,講話稿寫的再好,與領(lǐng)導(dǎo)行不成共同語言,領(lǐng)導(dǎo)也不會欣賞。這就要求我們通過參加會議等多種途徑掌握領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格。

三要學(xué)習(xí)有關(guān)文件和報刊,深刻領(lǐng)會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神,是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南,工作就能沿著正確方向前進(jìn);離開了這個指南,就會迷失方向,甚至?xí)叩叫甭飞先ァＶ挥猩羁填I(lǐng)會中央和上級黨委指示精神,才能在公文里正確體現(xiàn),才能保證上級指示精神的貫徹和落實。所以,在起草公文前,我們必須通過學(xué)習(xí),把近期中央和上級黨委指示精神領(lǐng)會深透,把準(zhǔn)當(dāng)前時代的脈搏。這是非常重要的。

四要了解實際情況。各級機(jī)關(guān)的任務(wù),就是要做好中央和上級精神與當(dāng)?shù)貙嶋H結(jié)合的文章。只有了解當(dāng)?shù)貙嶋H情況,才能做好上下結(jié)合這篇文章,才能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當(dāng)?shù)貙嶋H,就要多翻閱一些資料,經(jīng)常深入下去,搞些調(diào)查研究,事物是不斷發(fā)展變化的,現(xiàn)代化建設(shè)日新日異,新情況、新問題、新事物層出不窮,這就需要我們經(jīng)常地了解當(dāng)?shù)貙嶋H,把握新鮮事物,否則,就容易犯”照抄、照搬、照傳“的毛病,就容易發(fā)生”言之無物,空話連篇“的弊端。這是公文寫作的大忌。

五要統(tǒng)籌兼顧,科學(xué)組織。在遇到寫大材料,一人準(zhǔn)備匯報材料來不及的時候,就需要多人合作,共同完成。經(jīng)驗的做法就是采取”統(tǒng)—分—統(tǒng)“的組織寫作方法,即:統(tǒng)一研究寫作提綱,分頭去寫,最后一人統(tǒng)稿。市委、市政府的秘書部門比較常用。

二、謀篇布局

文章謀篇布局的好壞,直接影響表達(dá)效果,所以在確立了公文的主題后,就要圍繞主題對整個公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行謀篇布局,考慮文章的組織構(gòu)造及它們之間的邏輯聯(lián)系,使其”首位開闔,繁簡奇飛,各極其度。“(一)基本要求

一是完整連貫,首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾,首尾對應(yīng),通篇一體。要求文章的部分與部分之間,片斷與片斷之間,前言與后語之間,都要緊密連接,以一貫之,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完美。二是疏密相間,錯落有致。我們在安排層次和段落時,長短要適當(dāng)搭配,其密度不要均等,要根據(jù)公文主題表達(dá)的需要,有詳密、有疏落,使全篇布局疏密相間,錯落有致。總之,要有的放矢,合理安排,才能使公文錯綜其勢,舒緩自如,給人一種抑揚頓挫、節(jié)奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏,曲折變化。”文似看山不喜平。“文章布局應(yīng)該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化,反映了客觀事物的錯綜復(fù)雜和發(fā)展變化,同時,也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是,必須合乎法度,既要出人意外,又要在情理之中,要使開合、起落、曲直、伸縮等等,恰到好處。

(二)基本內(nèi)容

文章的結(jié)構(gòu)包括內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部結(jié)構(gòu)兩種。

1、內(nèi)部結(jié)構(gòu)。所謂文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu),就是文章思路的內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)。在敘述性文體里,稱之為”線索“;議論性、說理性文體里,稱之為”脈絡(luò)“。不管什么文體,只要有一貫到底的思路,一脈貫通的邏輯,它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。思路是線索和脈絡(luò)的基礎(chǔ);線索和脈絡(luò)是思路的表現(xiàn)形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索,如《項鏈》以項鏈這一事物為線索,《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等,線索無形地穿梭著全文的人物、事件和景物,構(gòu)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃囆g(shù)整體。作為我們行政機(jī)關(guān),平時處理的公文主要是說理性質(zhì)的文體,基本遵循”提出問題——分析問題——解決問題“的脈絡(luò)形態(tài),它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性,即:分清先后順序,有條不紊地表達(dá)思想;合乎邏輯,合乎人們的思維形式,使文章流暢貫通;思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán),沒有縫隙,沒有漏洞。(三)如何謀篇布局

要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現(xiàn)形式,所以,我們寫文章要提高謀篇布局的能力,根本的是要認(rèn)真鍛煉思路,加強(qiáng)思維活動的邏輯性、條理性的訓(xùn)練。毛澤東曾說:”寫文章要講邏輯,就是要注意整篇文章、整篇講話的結(jié)構(gòu),開頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系,要有一種內(nèi)在聯(lián)系,不要互相沖突。“只有對內(nèi)容經(jīng)過精心思考,對文章的謀篇布局做到胸有成竹,再動筆寫作,才能寫出結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),邏輯性、條理性強(qiáng)的文章。要列好提綱,或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子,有許多好處:可以幫你組織材料;可以使你想問題更周到;免得一面寫一面想,吃力不討好。列提綱,一定要在掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和吃透”兩頭“的基礎(chǔ)上進(jìn)行。提綱列的越細(xì)致越好,不要光列大題目,還要列小題目,就連每個小題目里各寫幾層意思,哪一層意思放在哪一個題目里面,每一層意思用哪些材料也要考慮清楚。比較簡短的公文,可以不列提綱,但一定要打好腹稿。打腹稿,雖然不一定形成文字,但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿,文章等于完成了一半,起草公文就會得心應(yīng)手。

三、語言的錘煉

準(zhǔn)確、簡潔、鮮明、易懂是公文語言的基本要求。

準(zhǔn)確。公文代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見,不準(zhǔn)確,含糊不清,摸棱兩可,執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)就不好把握,就不好執(zhí)行。

簡潔。毛澤東同志說:”文字要簡短,使他們頃刻之間能看完;要精警,使他們一看起一個印象。“公文必須簡短扼要,特別是領(lǐng)導(dǎo)講話一定要注意多用短句,忌用長句子,不要用過多修飾,把意思講明白就可以。

鮮明。公文,表達(dá)要清楚、明白,無論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么,都要非常確切地表述和說明,使人心領(lǐng)神會,一目了然。還要簡潔易懂,不能用那些華麗而不易懂的辭藻;不能用那些自己生造的語言;不能有”學(xué)生腔“、”文學(xué)腔“;不講空泛的”普通話“,多講實實在在的”地方話“,多用群眾語言。

有文采。我們說,一般情況下公文的語言風(fēng)格講究簡潔、平實。但并不是說一定要形成那種干巴生硬、缺乏生氣的八股文章。古人講:言而無文,行之不遠(yuǎn),就是這個道理。馬克思《共產(chǎn)黨宣言》中開篇一句:”一個幽靈,共產(chǎn)主義的幽靈在歐洲游蕩“就極其生動;毛澤東的著作,唐詩、宋詞、漢文章信手拈來,恰到好處,各種排比句、比喻運用自如,使所要表達(dá)的思想更深刻、更生動。所以,我們在追求內(nèi)容到位的同時,也要努力寫出富有文采的好文章來。

四、日常公文寫作需注意的幾個細(xì)節(jié)問題

1、公文寫作的標(biāo)題。標(biāo)題實際上就是公文的題眼,是觀點及公文邏輯結(jié)構(gòu)的集中體現(xiàn)。按照層次大小劃分,標(biāo)題可以劃分為大標(biāo)題、小標(biāo)題,一級標(biāo)題、二級標(biāo)題等。標(biāo)題的確立應(yīng)根據(jù)公文的中心思想和層次要求具體確立,一篇文章的標(biāo)題與標(biāo)題之間應(yīng)層次分明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、相互照應(yīng)。公文的標(biāo)題既要求緊扣文意、層意、段意,不能跑題、偏題和以偏蓋全,又要求語言簡潔精練,有些公文,比如講話的語言必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志的感情色彩和風(fēng)格要求。在公文寫作中,有時公文的內(nèi)容較多,人們看起來、聽起來,留下印象的內(nèi)容并不多,所記下來、留下印象的大多是文章的題目和各個標(biāo)題,所以公文好的標(biāo)題或標(biāo)題群,能引人入勝,起到事半功倍的效果。

3、資料、語言方面的取舍。修改過程中的取舍。對于初稿,一定要進(jìn)行修改,通過縝密的思考,根據(jù)公文的性質(zhì),進(jìn)行語言錘煉,看看哪些材料可以去掉,哪些必須保留,哪種表達(dá)方式更為精妙和符合領(lǐng)導(dǎo)語言風(fēng)格。對于引用的材料,關(guān)鍵把握一點:拿來主義,以”有用“為原則,吸其精華,去其糟粕。簡單的引用,無疑于一件單色的衣服補(bǔ)上了一塊花補(bǔ)丁,補(bǔ)丁雖好,但影響了整體的和諧。所以,對借鑒的材料一定要加以認(rèn)真改造,根據(jù)公文主旨和文章的邏輯結(jié)構(gòu),對引用的材料進(jìn)行再加工,與實際情況結(jié)合起來,與公文的整體邏輯結(jié)構(gòu)和語言、語氣統(tǒng)一起來,做到天衣無縫、錦上添花

第三篇：幾種常用公文文種的區(qū)別

幾種常用公文文種的區(qū)別

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機(jī)關(guān)，請求上級機(jī)關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。

一是作用不同。“請示”是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；“報告”是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級訊問，報送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同。“請示”是本單位無力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級批準(zhǔn)之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級機(jī)關(guān)建議，須上級機(jī)關(guān)知道的事項。

三是容量不同。“請示”應(yīng)一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同。“請示”應(yīng)事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機(jī)關(guān)，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關(guān)的上級機(jī)關(guān)，其他上級機(jī)關(guān)也可以抄送。

六是處理不同。上級機(jī)關(guān)收到下級的請示后，應(yīng)及時批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級應(yīng)在收到上級批復(fù)（答復(fù)）后才能實施；上級機(jī)關(guān)收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級不用等待上級答復(fù)。

七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結(jié)束語不同。“請示”在結(jié)束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準(zhǔn)函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復(fù)工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準(zhǔn)有關(guān)事項，不能用“請示”或“報告”，應(yīng)使用“請求批準(zhǔn)函”。

在公文撰寫中，容易出現(xiàn)“請求批準(zhǔn)函”誤認(rèn)為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準(zhǔn)函”有嚴(yán)格的區(qū)別，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準(zhǔn)函”是平行文。

二是主送機(jī)關(guān)不同。“請示”的主送機(jī)關(guān)是具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級；“請求批準(zhǔn)函”的主送機(jī)關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內(nèi)容范圍不同。“請示”是請求批準(zhǔn)、指示；“請求批準(zhǔn)函”是請求批準(zhǔn)某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應(yīng)尊敬上級機(jī)關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”應(yīng)互相尊重。

五是辦復(fù)方式不同。“請示”的事項由上級機(jī)關(guān)批復(fù)下級機(jī)關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”的有關(guān)批準(zhǔn)事項由受文單位復(fù)函（審批函）。

（三）報告與總結(jié)

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等。“總結(jié)”不是公文文種，但在實際工作中，部分?jǐn)M稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文，如在帶有工作總結(jié)性的公文標(biāo)題中用“某某單位2007年XX工作總結(jié)”等，這樣的標(biāo)題是不對的。其實，工作總結(jié)就是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機(jī)關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。如將上述公文標(biāo)題改為“某某單位關(guān)于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規(guī)范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機(jī)關(guān)可參照執(zhí)行。這里著重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖姟蔽姆N。在實際工作中，部分?jǐn)M稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為“某某單位

關(guān)于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關(guān)于XX的通告”。

“通知”是批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機(jī)關(guān)公文往來中使用較多，如會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應(yīng)注意標(biāo)題臃腫的問題。

第四篇：公文文種

公 告

一、公告的概念及用途

公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。屬于公開宣布的告曉性公文，它與其它告曉一般事件的“通知”和用于表揚、批評和傳達(dá)重要情況的“通報”不同，它具有高度的莊嚴(yán)性和權(quán)威性。

有些人不了解公告的用途和特點，以為在公共場所告知某項事情或向公眾告明某項事情就得用“公告”，出現(xiàn)了一個地區(qū)內(nèi)的事情用“公告”，一個單位內(nèi)的事情也用“公告”。這種濫用公告的現(xiàn)象，必須糾正。

二、公告的特征

針對性和周知性。公告宣布的重要事項是需要廣大人民群眾了解、周知、遵守和執(zhí)行的事項，是面向社會的。

嚴(yán)肅性和莊重性。公告的制定和發(fā)布機(jī)關(guān)一般是地位較高、影響較大的國家機(jī)關(guān)，涉及的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、國家領(lǐng)導(dǎo)人行動等大事，由此決定了公告的嚴(yán)肅性和莊重性。

慎重性和單一性。公告宣布的事項一般都是重要事項，且發(fā)布的方式不是張?zhí)峭ㄟ^通訊社、電臺、報刊發(fā)布，接受的對象是全世界、全社會。宣告者與被告者不一定具有隸屬關(guān)系，由此而決定了公告內(nèi)容的單一性。

三、公告的種類

發(fā)布性公告。依法頒布重要法律；宣布重要決定。如實施重要決策、召開重要會議等。告知性公告。告知出現(xiàn)重大人事變動，發(fā)生為世人矚目的重要事件等。如告知領(lǐng)導(dǎo)人出訪、重要領(lǐng)導(dǎo)人病危逝世。

關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面的公告。依照國際法和國際慣例發(fā)布需國內(nèi)外周知或遵守的事項。如要求有關(guān)方面在境外公海海域、空域于特殊情況下實行規(guī)避等。

四、公告的寫作格式

公告包括標(biāo)題、正文、簽署和日期等。

標(biāo)題（1）發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種。如《中共中央、全國人大常委會、國務(wù)院關(guān)于寧慶齡副委員長病情的公告》；（2）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加文種，如《中華人民共和國國務(wù)院公告》；（3）事

由加文種，前加“關(guān)于”；（4）只寫“公告”。

正文直述公告緣由，宣布事項。內(nèi)容必須是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出執(zhí)行要求。

簽署寫明公告發(fā)布機(jī)關(guān)全稱。公告標(biāo)題系發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加文種的，也可不寫公告發(fā)布機(jī)關(guān)名稱。

日期公告的年月日一般標(biāo)在簽署下一行。

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強(qiáng)制力。

四、通告的寫作格式

通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應(yīng)簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。

通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、對平級均可發(fā)送。

事務(wù)性通知。用于上級機(jī)關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務(wù)；同級機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)等。

通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準(zhǔn)確的材料等。

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用

人員的具體職務(wù)即可。

一、通報的概念

通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學(xué)習(xí)先進(jìn)，見賢思齊，改進(jìn)與推動工作。

批評性通報。用來批評后進(jìn)，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

情況性通報。用于傳達(dá)上級重要精神；溝通信息，互通情況，以推動本單位或全局工作。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成。

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報阿突出主要的先進(jìn)事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實。

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等。

（三）提出要求。

情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。

一、報告的概念

報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復(fù)報告。是根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標(biāo)題事由加文種，如《關(guān)于1999年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《銅陵市人民政府關(guān)于1999工作情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標(biāo)題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復(fù)報告的寫法

標(biāo)題與前兩種報告大體相同

正文根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當(dāng)，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。

第五篇：15種公文文種

15種公文的文種

1、決議：適用于會議討論通過的重大決策事項，必須是會議討論通過的。

2、決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項，重點在于決策和部署，是會外進(jìn)行的。

3、命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章（如主席令）、宣布施行重大強(qiáng)制性措施（如主席宣布戰(zhàn)爭狀態(tài)）、批準(zhǔn)授予和晉升銜級（授予軍銜）、嘉獎有關(guān)單位和人員（這些人員一定要有特別大的功勛）；

4、公報：適用于公布重要決定或者重大事項。記住它的兩個重要特點：一是新聞性；二是非常詳細(xì)、具體。

5、公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

6、通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。注意：與公告相比，通告范圍小，是在一定的范圍內(nèi)，而且專業(yè)性較強(qiáng)。與通知相比，它是告訴你知道就行了，不強(qiáng)調(diào)執(zhí)行性。如：《××電力工業(yè)局關(guān)于使用定期借還業(yè)務(wù)結(jié)算方式的通告》

7、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，主要適用于下行文。

8、通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。不僅是讓你知道，而且還要去執(zhí)行，強(qiáng)調(diào)執(zhí)行性。

9、通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。主要是樹立典型，既可以是好的典型，也可以是壞的典型。注意：事前通知、事后通報。

10、報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。事前、事后、事中都可以。

11、請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。只能是事前，必須一文一事。

12、批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。它是一種被動行文。

13、函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。隸屬是指對該機(jī)關(guān)有領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系。

14、議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。它是上行文，因為各級人民政府要對各級人民代表大會和常務(wù)委員會負(fù)責(zé)。

15、紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

公文的文種比較難記，在這里告訴大家一個背誦公文的口訣：兩決一命一批復(fù)，議案加在上行文；上行下行加聯(lián)合，請報紀(jì)函要牢記；意見適用三公文，再加兩公和三通。