第一篇：商務(wù)信函與混合信函的差異

【經(jīng)理人職場(chǎng)-訊】商業(yè)函件是一種新興的廣告形式，利用郵政點(diǎn)多面廣的優(yōu)勢(shì)，以郵寄信件的方式，將您要求寄發(fā)的廣告、商品介紹、訂貨單、調(diào)查征詢函、通知單等投送到指定的收件人手中。目前商業(yè)函件的種類有信函型商函、對(duì)帳單型商函、郵送廣告(印刷品形式)、貨樣廣告型商函、郵政廣告郵資明信片(含企業(yè)拜年卡)等。

廣告函件與廣播電視及報(bào)刊廣告相比，具有廣告發(fā)布面廣、針對(duì)性強(qiáng)、手續(xù)簡(jiǎn)便、價(jià)格便宜、方便迅速等特點(diǎn)。

為方便廣告客戶的使用，各地郵政局可為客戶提供商業(yè)函件的策劃、設(shè)計(jì)、制作(可提供企業(yè)和單位名址庫(kù))、投遞等一條龍服務(wù)。

中國(guó)郵政推出混合信函

郵政混合信函業(yè)務(wù)是用戶利用計(jì)算機(jī)發(fā)信，通過(guò)因特網(wǎng)傳輸，由專用設(shè)備打印、封裝，按國(guó)內(nèi)平常信函進(jìn)行投遞的信函業(yè)務(wù)，是計(jì)算機(jī)通信技術(shù)和郵政傳統(tǒng)信函投遞業(yè)務(wù)相結(jié)合的產(chǎn)物，具有傳遞速度快、保密性強(qiáng)、成本低、效率高等特點(diǎn)。

價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)

郵政混合信函業(yè)務(wù)具體業(yè)務(wù)流程

用戶使用計(jì)算機(jī)，用郵政提供的專用發(fā)信軟件、郵資卡，采取網(wǎng)上納費(fèi)的形式，通過(guò)internet向郵政信函服務(wù)器交寄信函，郵政信函服務(wù)器自動(dòng)完成信函受理、計(jì)費(fèi)、轉(zhuǎn)發(fā)等工作，并由收件人所在地的專用信函打印封裝機(jī)全自動(dòng)地完成信函的打印、封裝過(guò)程，最后由郵政部門采用與平常信函混封的方式將信函投交收件人。

混合信函的特點(diǎn)

1、與e-mail相比較

e-mail是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶之間的通信工具，而混合信函可便捷實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)用戶和任意用戶之間的通信。

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2、與商務(wù)信函中心的業(yè)務(wù)相比較

商務(wù)信函側(cè)重于大批量的商務(wù)信函(具有價(jià)格便宜的特點(diǎn)，主要是針對(duì)廣告信函的賬單類信函)，而混合信函則是側(cè)重于中小批量的商務(wù)信函業(yè)務(wù)(非大宗廣告類信函)

3、與網(wǎng)上web信函、e-mail封裝投遞信函相比較 在混合信函由電子信息轉(zhuǎn)變成實(shí)物信函的全過(guò)程中，沒(méi)有任何人工干預(yù)，是一個(gè)完全自動(dòng)化的封閉處理過(guò)程，從而大大提高了信函的安全性的和保密性。【經(jīng)理人職場(chǎng)-office.icxo.com】

第二篇：商務(wù)信函

將下列信函譯為英語(yǔ)

先生： Dear Sirs:

從貴處商會(huì)獲悉貴公司行名和地址，并得知你們是一家大的鋼鐵出口商，具有多年經(jīng)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)。此類產(chǎn)品屬于我公司業(yè)務(wù)范圍，特致此函，以期與貴公司建立興旺互利的貿(mào)易關(guān)系。We have got your name and address from your Chamber of Commerce and learned that you are a large exporter of iron and steel with many-year experiences in this field.As these products happen to fall in our line, we are glad to write to you in the hope of establishing our mutually beneficial business relationships

若貴公司能保證價(jià)格可行，品質(zhì)優(yōu)良，交期迅速，我們將能大量訂貨。為此，特請(qǐng)?zhí)峁┠銈冏钚碌娜啄夸浐透黜?xiàng)出口產(chǎn)品的價(jià)目表。如蒙盡速辦理，當(dāng)不勝感激。

If you can assure us an acceptable price, excellent quality and speedy delivery, we might be able to place a large order.We, therefore, suggest that you should send us a complete set of your latest catalogues together with a price list of all your export products.It will be greatly appreciated if you will pay your attention to it as soon as possible.至于我們的信用情況，可向當(dāng)?shù)氐闹袊?guó)銀行查詢。

As to our credit standing, we suggest you refer to the Bank of China at your end.諒能惠予合作，預(yù)致謝意。

We are looking forward to your cooperation and thank you in advance.謹(jǐn)上

Yours faithfully,

第三篇：商務(wù)信函

商務(wù)信函Business letter

英文信頭寫法 Heading 信頭也稱信端，其內(nèi)容包括發(fā)件公司的名稱、標(biāo)志、通信地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來(lái)自何處，并為回復(fù)提供聯(lián)系方式。

很多公司都會(huì)印制帶信頭的信紙。一般來(lái)說(shuō)，人們喜歡將簡(jiǎn)單的信頭放在信紙上端居中，將復(fù)雜的信頭放在信紙的右側(cè)或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時(shí)，一定要注意為信頭留出足夠的空間。

對(duì)于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。如果信函的長(zhǎng)度超過(guò)兩頁(yè)，那么從第2頁(yè)開始就不再需要信頭了，只需寫上頁(yè)碼、收件人姓名及日期。

英 文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應(yīng)遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)需正確使用。當(dāng)前的習(xí)慣做法是，行末一般不加標(biāo)點(diǎn)符 號(hào)，但行中間該加標(biāo)點(diǎn)的地方，還是不應(yīng)省略。門牌號(hào)碼與街道名稱之間不加標(biāo)點(diǎn)，但是在城市與國(guó)家名稱之間必須用逗號(hào)分開。

英文信函編號(hào)寫法 Reference number 如果信函上有編號(hào)，收件人和發(fā)件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。

信函編號(hào)常見的書寫形式有兩種：

一種比較簡(jiǎn)單的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一種比較常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一組縮寫信息，包括：文件編號(hào)、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號(hào)等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 錄入的信函編號(hào)為“Our ref: JB/HJD”

英文日期寫法 Date 商務(wù)信函必須寫日期，它對(duì)于文件存檔及信息查考都有重要意義。

書寫日期應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.“年”應(yīng)完全寫出，如2006，不能簡(jiǎn)寫成 06； 2.在正式信函中“月”最好不用縮寫，而是完整地寫出來(lái)； 3.書寫“日”可以用序數(shù)詞，但最好用基數(shù)詞；

英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒(méi)有逗號(hào)，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號(hào)，如：July 12，2006。

第五講：英文信內(nèi)地址寫法 Inside address

由于不同國(guó)家書寫地址的習(xí)慣不同，收件人地址應(yīng)按照對(duì)方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改。寫國(guó)際地址時(shí)，不要忘記在最后一行寫上國(guó)家名。航空投遞的信函，要在信內(nèi)地址之上注明。以下為幾種信內(nèi)地址的寫作實(shí)例：

致某公司：

Messrs.Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某職位： The Manager Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Mrs.Jutta Brown Eagle Press Inc.66 Martins Lane London EC3V 7BH 英文請(qǐng)某人注意行寫法Attention/Attn.請(qǐng)某人注意行（Attention，縮寫：Attn.）用于寫信人在把信寄給一個(gè)單位時(shí)，希望把信遞交給某人或某部門處理。

Attention位于信內(nèi)地址下空一行，加上底線；寫法分英式和美式兩種，例如：For the attention of Mr.David Schiller（英式），Attention: Mr.David Schiller（美式）。使用Attention時(shí)，因?yàn)樾藕瘜?shí)際上是寄給公司的，所以開頭的稱呼（Salutation）為Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文稱呼寫法 Salutation 如果信是寫給公司的，并沒(méi)有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在寫信給特定的組織時(shí)，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。

如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。

商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主題寫法 Subject 書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)如果信內(nèi)有Reference Number，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：

INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345

英文信正文寫法 Body 正文是信函的核心內(nèi)容。一封內(nèi)容得體的商務(wù)信函，不僅能夠達(dá)到把事情辦好的目的，而且還能促進(jìn)雙方的友誼。在商業(yè)界人們通常用5個(gè)C來(lái)衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡(jiǎn)潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。

Dear Mr.Smith，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise.Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li

英文結(jié)尾敬辭寫法 Complimentary close 幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì)用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個(gè)字母要大寫，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。

至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來(lái)說(shuō)結(jié)尾敬辭和開頭的稱呼有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：

1.如果不知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；

2.如果知到收件人的姓名，開頭的稱呼是Dear Mr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是寫給朋友，家人或同事，開頭的稱呼是Dear David，則結(jié)尾敬辭采用 Best wishes 英文簽名、附件寫法 Signature/Enclosure 簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。

簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by, for, perpro或P.P.字樣。

如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其縮寫Encl.或Enc.。

如果附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫成Encls.或Encs.，并應(yīng)注明有幾個(gè)附件，以便收信人查點(diǎn)，例如： Encl.One check

Encls.Catalogue and 2 Photos

Encl.a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）

英文抄送、附言寫法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如： cc.Mr.David Schiller, Executing Manager

附言（Postscript，簡(jiǎn)寫為P.S.）用來(lái)說(shuō)明沒(méi)有包括在信中的想法和內(nèi)容。有時(shí)一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)可用附言填補(bǔ)遺漏內(nèi)容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來(lái)強(qiáng)調(diào)寫信人請(qǐng)求收信人采取的行動(dòng)和做出的考慮。附言應(yīng)盡量做到簡(jiǎn)明扼要。附言通常在簽名下方，從左側(cè)頂格書寫，例如：

P.S.Each individual’s E-mail address remains unchanged

英文書信格式及英美差異

英文書信通常由下列五個(gè)部分組成：

A 信頭（Heading）

信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在比較熟識(shí)的朋友之間的通信，寫信人的地址常可略去。本課的信頭就只寫了寫信日期，而沒(méi)有寫信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__

（b）日、月、年：如15th august, 200__

地址的寫法通常是由小到大，如：門牌號(hào)、街道名、市（縣）名、省名、國(guó)名（郵政編碼通

常寫在城市名之后）。這同中文書信的地址寫法完全相反。地址可以寫1～3行，日期寫在地址的下方（見信箋格式）。

B 稱呼（Salutation）

稱呼指寫信人對(duì)收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開頭，稱呼后一般用逗號(hào)。

C 正文（Body）

這是書信的主體部分，即寫信人要表達(dá)的內(nèi)容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚。可以手書，也可以打?qū)憽?/p>

D 結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）

它是書信結(jié)尾的恭維話，相當(dāng)于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語(yǔ)。本課書信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是結(jié)束語(yǔ)。

E 簽名（Signature）

簽名通常簽在結(jié)束語(yǔ)下方的中間偏右的位置，如本課信中的Charlie.簽名應(yīng)是親筆書寫，即使是打?qū)憴C(jī)打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可 根據(jù)寫信人和收信人的關(guān)系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于長(zhǎng)輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)）。

英文書信格式稱謂差異

商務(wù)英語(yǔ)書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時(shí)所使用的通信。在美國(guó)，常用Business writing，它包括書信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書、明信片等。英語(yǔ)和美語(yǔ)在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結(jié)尾客 套語(yǔ)等均有所不同。

一般來(lái)說(shuō)，英國(guó)書信較為保守，許多英國(guó)人喜歡用老式書 信體，用詞較為正式刻板，而美國(guó)書信語(yǔ)言非常生氣、有活力，格式也較為簡(jiǎn)便。因此當(dāng)我們寫信的對(duì)象是英國(guó)或其舊殖民地國(guó)家時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語(yǔ) Queen's English；如果寫信的對(duì)象是美國(guó)或美國(guó)勢(shì)力范圍的地區(qū)時(shí)，就要用美國(guó)英語(yǔ)。當(dāng)然，英國(guó)式的語(yǔ)言文化近年來(lái)也有變化，但總體來(lái)說(shuō)，兩者間的差異是很明 顯的。

商業(yè)英文書信，一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印，左邊各行開頭 垂直的，稱為垂直式或齊頭式（Block style），美國(guó)常用這種格式；每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去，稱為縮進(jìn)式或鋸齒式（indented style），英國(guó)常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國(guó)公司，已普遍采用。正式的商業(yè)英語(yǔ)書信要在稱 呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務(wù)及地址，稱為信內(nèi)地址（Inside address）。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進(jìn)式之分，垂直式和稱美國(guó)式將各行并列，縮進(jìn)式或稱英國(guó)式將各行依次退縮。

不過(guò)，近來(lái)英國(guó)商業(yè)書信信內(nèi)地址并未依次縮進(jìn)，似乎與美國(guó)式相同。此外，在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside Address中，把門牌號(hào)和街名都省略掉。在英文書信中要使用敬語(yǔ)，最普遍的敬語(yǔ)是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的縮寫），不過(guò)在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr.Mmes.（Madam的復(fù)數(shù)形式），用于二個(gè)女士以上。Messrs（Mr的復(fù)數(shù)形式）用于二個(gè)以上的男人，或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國(guó)式英文 信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加縮寫句點(diǎn)，相反地趨向于進(jìn)步自由的美語(yǔ)反而加縮寫句點(diǎn)如Mr., Mrs., Messrs??在稱呼方面，商業(yè)上最普遍的有Gentlemen（美國(guó)式）與Dear Sirs（英國(guó)式）二種，相當(dāng)于我國(guó)的“敬啟者”或“謹(jǐn)啟者”.如果信是寫給某個(gè)公司單位的，不是寫給某個(gè)具體人的，美語(yǔ)用Gentlemen（復(fù)數(shù)形 式），英語(yǔ)用Dear Sirs.如果對(duì)方公司只一人時(shí)，必須使用Sir/Dear Sir.稱呼后一般要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，英國(guó)式采用逗號(hào)（comma），美國(guó)式用分號(hào)（colon）。書信結(jié)尾客套語(yǔ)（complimentary close）有多種，相當(dāng)于我國(guó)書信在結(jié)尾時(shí)使用的“敬禮”、“致敬”、“順安”等句。最為典型的美國(guó)式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國(guó)式表達(dá)有Yours sincerely和yours faithfully（不知姓名）；Best wishes, kind regards（熟人或知道對(duì)方姓名）。此外，英國(guó)式的客套語(yǔ)還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現(xiàn)在不再使用。

第四篇：商務(wù)信函

1.稱呼和結(jié)束句：Dear SirYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear SirsYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear MadamYours faithfully Dear Ms BrownYours sincerely Dear MrMithYours sincerely

2.介紹這封信的背景：

With reference to:

With reference to your advertisement in the Times of 12th December,…

With reference to your phone call today,…

3.解釋寫信原因：

I am writing to…

I am writing to confirm the arrangement.I am writing to enquire about the price and discount of your products.I am writing to inform you that we have sent your goods on July 21.I am writing to apologise for the delay of the goods.4.提出要求：

I would be grateful if you could send me a catalogue.I would appreciate it if you could deliver them as soon as possible.Could you possibly give a presentation at the annual sales conference?

5.表示感謝

Thank you for…

Thank you for your telephone call today.Thank you for sending the catalogue to me.6.隨信寄去的材料

Please find enclosed a cheque.I am enclose a price list.We enclose a brochure.7.表示道歉

I am sorry that our cashier charged you too much.I apologize for not attending the meeting.I am sorry for not replying to your letter.8.確認(rèn)某事

I am pleased to confirm the booking of the conference room on Monday ,March 3—5.I can assure you that we can deliver the goods by the required date.9.講述不好的消息

Unfortunately, the handles of the teapots were missing.I am afraid that only two of the ten microphones can work.10.結(jié)束一封信

Thank you for your help.Please contact us again if we can help in any way./ you have any questions.I look forward tohearing from you soon./meeting you./ seeing younext Friday.

第五篇：商務(wù)信函

第十四章 商務(wù)信函

在商務(wù)信函中，商業(yè)收信常常處在一個(gè)不被人所注意的角落。原因是相比其他的商務(wù)文書，商業(yè)書信往往被視為過(guò)于簡(jiǎn)單、隨意，好像任何人都可以一揮而就。殊不知，很多成千萬(wàn)的大額生意往往都是從這些看似“貌不驚人”的商業(yè)信函發(fā)端的。俗話說(shuō)：座雀雖小，五葬俱全。商業(yè)信函看似短小、簡(jiǎn)便，實(shí)則包含玄機(jī)。

一、希望建立貿(mào)易關(guān)系函

概念解說(shuō)

為了進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)與銷售，經(jīng)多種途徑了解客戶后，希望與其建立貿(mào)易關(guān)系而用的信函文書。

寫作指導(dǎo)

首先要告知對(duì)方，我方是怎樣獲悉其經(jīng)營(yíng)范圍與地址的，同時(shí)表示我方愿意與對(duì)方建立業(yè)務(wù)關(guān)系，進(jìn)行交易，希望得到對(duì)方的合作。其次向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，包括企業(yè)性質(zhì)，基本業(yè)務(wù)狀況，經(jīng)營(yíng)的范圍，有哪些分支機(jī)構(gòu)等。希望推銷某商品也可說(shuō)明。最后以禮節(jié)性語(yǔ)言結(jié)尾。

范例

希望建立貿(mào)易關(guān)系函

××公司：

我們從商會(huì)那里看到貴公司的名稱及地址，得知你們有興趣建立進(jìn)出口商品的業(yè)務(wù)聯(lián)系。如貴公司在本地尚無(wú)固定客戶，希望考慮以本公司為交易伙伴。本公司原經(jīng)營(yíng)工業(yè)機(jī)械在本國(guó)的批發(fā)零售業(yè)務(wù)，由于最近在經(jīng)營(yíng)方面的變化，本公司在銷售方面的政策也發(fā)生了變化。

筆者有多年的外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)，希望在世界各地建立適宜而持久的貿(mào)易關(guān)系。由于與生產(chǎn)廠家的長(zhǎng)期直接聯(lián)系，我們?cè)谠S多行業(yè)中尤其是工業(yè)機(jī)械，是最有競(jìng)爭(zhēng)力的。

我們也愿從貴國(guó)進(jìn)口一兩種優(yōu)良產(chǎn)品，以有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格在美國(guó)銷售，以期能夠持續(xù)、長(zhǎng)期占領(lǐng)市場(chǎng)。

我們希望聆聽貴公司的意見、要求及建議，以及如何才能使雙方協(xié)力合作，互惠互利。此外，本公司愿意以收取傭金為條件充當(dāng)貴公司在美國(guó)的采購(gòu)代理。

恭候回音。

××公司 ×年×月×日

二、推銷產(chǎn)品函

概念解說(shuō)

推銷產(chǎn)品函是向?qū)Ψ酵其N產(chǎn)品而使用的一種商務(wù)信函。

寫作指導(dǎo)

推銷產(chǎn)品函包括開端語(yǔ)、正文、結(jié)尾三個(gè)部分。

①開端語(yǔ)。要做到醒目，突出產(chǎn)品及其優(yōu)點(diǎn)，有獨(dú)創(chuàng)性和簡(jiǎn)明扼要。②正文。介紹產(chǎn)品、提供證據(jù)、提出保用期和免費(fèi)試用以及價(jià)格合理性。介紹產(chǎn)品必須保持自然協(xié)調(diào)，力求生動(dòng)活潑，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品的突出特色。提供證據(jù)時(shí)應(yīng)繼續(xù)強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品的突出特色，使具體的語(yǔ)言客觀地進(jìn)行說(shuō)明，可適當(dāng)運(yùn)用用戶的表?yè)P(yáng)信，然后提出保用期和免費(fèi)試用。在信的最后，大多提及價(jià)格的合理性。除非價(jià)格是一個(gè)突出特色，否則不要在首段或末段談價(jià)格，要在概括產(chǎn)品 優(yōu)點(diǎn)的句子中談價(jià)格。要用一個(gè)較長(zhǎng)的復(fù)合句，要用具體數(shù)字說(shuō)明購(gòu)買該產(chǎn)品可省錢若干。報(bào)價(jià)時(shí)要用小單位。如可行，可與具有類似特色的同類產(chǎn)品進(jìn)行比較。

③結(jié)尾。結(jié)尾要充滿信心地呼吁，要激發(fā)讀者的購(gòu)買意欲。

范例

推銷工藝品函

××公司：

從我駐意大利使館商務(wù)處來(lái)信中獲悉貴公司希望與我國(guó)經(jīng)營(yíng)工藝品的外貿(mào)出口公司建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。我們高興地通知貴公司，我們?cè)敢庠陂_展這類商品的貿(mào)易方面與貴公司合作。我公司經(jīng)營(yíng)的工藝品有繡品、草竹編、燈具、涂綸花、珠寶首飾以及仿古器物和書畫等。這些品種均制作精美，質(zhì)量上乘。特別是滌綸花，式樣新穎，色澤鮮艷，形態(tài)逼真，可與鮮花媲美。目前在歐美、亞洲的許多國(guó)家極為暢銷，深受消費(fèi)者的喜愛(ài)。現(xiàn)寄上滌綸花樣照一套，供參考。歡迎來(lái)信聯(lián)系。

××進(jìn)出口公司

×年×月×日

三、詢價(jià)函

概念解說(shuō)

詢價(jià)是由買方向賣方就某項(xiàng)商品交易條件提出的詢問(wèn)。詢價(jià)目的是請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，詢價(jià)對(duì)交易雙方都沒(méi)有法律上的約束力。詢價(jià)函就是為詢問(wèn)商品交易價(jià)格而用的商務(wù)文書。

寫作指導(dǎo)

詢價(jià)函可以向賣主索要主要商品目錄本、價(jià)目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢價(jià)單或訂單的方式詢問(wèn)某項(xiàng)商品的具體情況。

范例

詢價(jià)函

×××先生：

我公司對(duì)貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購(gòu)君山毛尖茶。品質(zhì)：一級(jí)。規(guī)格：

每包100克。望貴廠能就下列條件報(bào)價(jià)： 1．單價(jià)。2．交貨日期。3．結(jié)算方式。

如果貴方報(bào)價(jià)合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

××副食品公司 ×年×月×日

四、聯(lián)系銷售函

概念解說(shuō)指導(dǎo)

聯(lián)系銷售函是要求對(duì)方提供樣本及樣品的商務(wù)信件。

寫作指導(dǎo)

首先寫明索求樣本或樣品的目的。應(yīng)寫明“請(qǐng)寄樣品及報(bào)價(jià)，以便和客戶

研究”、“供成交參考”、“向客戶推薦”或“供小樣試驗(yàn)”等。如寄英文樣本或日文

樣本，要求改寄A樣或B樣，或提供某種文字的目錄等要寫清楚。

范例

聯(lián)系商品銷售事宜函

×××先生：

前一批貨銷售極佳，頗受好評(píng)，除電報(bào)中向你訂購(gòu)的數(shù)量外，公司同仁意欲擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)范圍，我想請(qǐng)您給我寄上下述樣品：

1．6歲男式童裝 2套 2．6歲女式童裝 2套 3．5歲兒童套裙 2套

并請(qǐng)附上有關(guān)資料與說(shuō)明文字，供我們查看，宣傳，傾聽消費(fèi)者的反映。我估計(jì)你們的產(chǎn)品是會(huì)受到歡迎的。一旦公司作出決定，我們將大批量向你方訂貨。具體事宜日后聯(lián)系。請(qǐng)你們從速寄上樣品。謝謝您對(duì)此事的關(guān)照。渴望賜復(fù)。在資料中請(qǐng)附上樣品的價(jià)格、質(zhì)量規(guī)格說(shuō)明。

×××

×年×月×日

每包100克。望貴廠能就下列條件報(bào)價(jià)： 1．單價(jià)。2．交貨日期。3．結(jié)算方式。

如果貴方報(bào)價(jià)合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。

希速見復(fù)。

××副食品公司 ×年×月×日

五、答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函

概念解說(shuō)

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函是企業(yè)收到希望建立貿(mào)易關(guān)系函后，按對(duì)方要求完整地答復(fù)對(duì)方的商業(yè)信函。

寫作指導(dǎo)

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函的開頭一般引出對(duì)方來(lái)函日期，然后說(shuō)明自己的態(tài)度、意愿及交待匯寄有關(guān)資料的情形。即使本方不能滿足對(duì)方的要求也要及時(shí)說(shuō)明原因，為以后進(jìn)一步的交易留有余地。最后，說(shuō)出己方的明確打算。

范例

答復(fù)客戶建立貿(mào)易關(guān)系函

××經(jīng)理： 1月21日來(lái)信暨附紅茶推銷方案一份均收到。為了打開中國(guó)袋裝紅茶在美國(guó)市場(chǎng)的銷路，貴公司已經(jīng)進(jìn)行了各項(xiàng)工作，并制訂出了有關(guān)推銷方案，對(duì)此我們表示贊賞。

對(duì)于貴公司推銷我紅茶的業(yè)務(wù)，我公司愿從多方面給予支持。首先在貨源供應(yīng)上，將盡力優(yōu)先安排，以滿足你方的銷售需要。由于我們雙方還沒(méi)有當(dāng)面洽談的機(jī)會(huì)，因而不能立即達(dá)成交易。我方期待著您早日來(lái)訪，共商發(fā)展業(yè)務(wù)大計(jì)。

××進(jìn)出口公司 ×年×月×日

六、回復(fù)商業(yè)詢購(gòu)函

概念解說(shuō)

回復(fù)商業(yè)詢購(gòu)函是收到詢價(jià)函后，予以回復(fù)的商業(yè)信函。

寫作指導(dǎo)

復(fù)信必須有針對(duì)性，不能答非所問(wèn)，同時(shí)復(fù)信要及時(shí)。在復(fù)信的最后一部分可寫類似“如有問(wèn)題，歡迎再提”的詞句。

范例

回復(fù)商業(yè)詢購(gòu)函

×××先生：

10月2日的信函收訖。我們很高興隨函附寄一份貴方索要的產(chǎn)品說(shuō)明書和價(jià)目單。在準(zhǔn)備這份最新的說(shuō)明書時(shí)，我們不惜費(fèi)錢費(fèi)事力求使這份說(shuō)明書外形美觀，信息性強(qiáng)。從封面內(nèi)容里，您將找到有關(guān)我們營(yíng)業(yè)折扣的詳細(xì)說(shuō)明。我們建議您下次來(lái)香港時(shí)允許我們帶您參觀一下我們的工廠，在那里您可以親眼見到高質(zhì)材料和精湛手工藝是怎樣融合進(jìn)我們的產(chǎn)品制作之中。同時(shí)您還能熟悉各種高檔的羽毛制品，還可以帶給您的客戶們那些令他們感興趣的有用信息。

希望我們能有機(jī)會(huì)在任何一方面給您提供服務(wù)，只要貴方愿意采用，我們將盡可能滿足您的需要。

×××敬上 ×年×月×日

七、報(bào)價(jià)函

概念解說(shuō)

報(bào)價(jià)函是指賣方向買方提供商品的有關(guān)交易條件的信函。

寫作指導(dǎo)

報(bào)價(jià)應(yīng)包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等內(nèi)容。報(bào)價(jià)僅僅是通知買方價(jià)格的作用，對(duì)賣方?jīng)]有約束力，可更改。

范例報(bào)價(jià)函

×××超級(jí)商場(chǎng)：

貴方×月×日詢價(jià)信收悉，謝謝。茲就貴方要求，報(bào)價(jià)詳述如下：

商

品：君山毛尖茶 規(guī)

格：一級(jí) 容

量：每包100克 單

價(jià)：每包×元（含包裝費(fèi)）包

裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱100包 結(jié)算方式：商業(yè)匯票 交貨方式：自提

交貨日期：收到訂單10日內(nèi)發(fā)貨

我方所報(bào)價(jià)格極具競(jìng)爭(zhēng)力，如果貴方訂貨量在1000包以上，我方可按95％的折扣收款。

如貴方認(rèn)為我們的報(bào)價(jià)符合貴公司的要求，請(qǐng)?jiān)缛斩ㄙ?gòu)。恭候佳音。

××茶葉廠 ×年×月×日

八、接受函

概念解說(shuō)

接受函是指買方或賣方接受對(duì)方提出的交易條件商務(wù)書信。交易雙方表示接受的信函、傳真、電報(bào)、電傳均可作為成交的承諾，并均具有法律約束力。

如果是買方同意賣方的報(bào)價(jià)或還價(jià)的接受函，一般都要隨函說(shuō)明所需訂購(gòu)的一切貨物。

寫作指導(dǎo)

要寫明接受對(duì)方的具體報(bào)價(jià)條件，包括商品名稱、規(guī)格、單價(jià)，以及結(jié)算方

式、交貨日期、地點(diǎn)等。范例

接受報(bào)價(jià)函

×××先生：

貴廠×月×日的報(bào)價(jià)函收悉，謝謝。我方接受貴方的報(bào)價(jià)，并樂(lè)意按貴廠提出的條件訂貨：

商

品：五糧液 規(guī)

格：特曲 容

量：每瓶500克

單

價(jià)：每瓶200元（含包裝費(fèi)）數(shù)

量：100瓶

包

裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱10瓶 結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票 交貨日期：×年×月×日 交貨地點(diǎn)：×市火車站 請(qǐng)速予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

九、還價(jià)函

概念解說(shuō)

還價(jià)函是指接受報(bào)價(jià)的一方認(rèn)為對(duì)方的報(bào)價(jià)中有些條款不能接受，提出自己的修改意見，供對(duì)方考慮。還價(jià)函可以是買方就賣方的報(bào)價(jià)還價(jià)，也可以是賣方就買方的還價(jià)而再還價(jià)。寫作指導(dǎo)

還價(jià)的內(nèi)容包括價(jià)格、包裝、結(jié)算方式、交貨日期、運(yùn)輸方式等。

范例

賣方降低原報(bào)價(jià)函

×××先生：

貴方×月×日還價(jià)函獲悉。貴方不能接受我方的報(bào)價(jià)，非常遺憾。

我廠加工的一級(jí)君山毛尖茶品質(zhì)優(yōu)良，且價(jià)格也合理，因此，貴方的還價(jià)我方實(shí)難接受，我方最多只能將原報(bào)價(jià)降低5％。

盼復(fù)。

××茶葉廠 ×年×月×日

十、訂購(gòu)函

概念解說(shuō)

訂購(gòu)函就是經(jīng)過(guò)反復(fù)磋商，買賣雙方接受了交易條件后，買方按雙方談妥的條件向賣方訂購(gòu)所需貨物的商務(wù)文書。

寫作指導(dǎo)

訂購(gòu)函分為兩種：一是在接受函里說(shuō)明所需訂購(gòu)的貨物，另一種是下訂單，即把訂購(gòu)函制成訂單式，以表格形式列明各項(xiàng)交易條件。訂購(gòu)函一般都應(yīng)包含商品名稱、牌號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、結(jié)算方式、包裝、交貨日期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸保險(xiǎn)等內(nèi)容。范例

訂購(gòu)函

×××先生：

貴廠×月×日的報(bào)價(jià)單獲悉，謝謝。貴方報(bào)價(jià)較合理，特訂購(gòu)下列貨物：

EPSONLQ－100打印機(jī)10臺(tái) 單價(jià)1500元 總計(jì)15000元 STARAR－2463打印機(jī)10臺(tái) 單價(jià)900元 總計(jì)9000元 CICIAENCKR－5240打印機(jī)10臺(tái) 單價(jià)1500元 總計(jì)15000元 交貨日期：×年×月底之前 交貨地點(diǎn)：××年××倉(cāng)儲(chǔ)部 結(jié)算方式：轉(zhuǎn)賬支票

煩請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)運(yùn)達(dá)貨物，以利我地市場(chǎng)需要。我方接貴方裝運(yùn)函，將立即開具轉(zhuǎn)帳支票。請(qǐng)即予辦理為荷。

××公司 ×年×月×日

十一、確認(rèn)訂購(gòu)函

概念解說(shuō)

確認(rèn)訂購(gòu)函是買方在收到客戶的訂購(gòu)函后，必須回函確認(rèn)，同時(shí)告之客戶貨物辦理程度和貨款支付方式等事宜，詢問(wèn)客戶是否還有其他要求。

寫作指導(dǎo) 要寫明已收到對(duì)方什么時(shí)候寄出的訂購(gòu)函，并告知對(duì)方貨物即將發(fā)出，希望對(duì)方查收。同時(shí)，明確告知對(duì)方貨款如何支付。

范例

確認(rèn)訂購(gòu)函

×××先生：

非常高興收到貴方×月×日第32號(hào)100瓶五糧液特曲酒訂單。我方即速予辦理，貨物將在貴方要求日期內(nèi)運(yùn)抵指定地點(diǎn)。根據(jù)商業(yè)匯票的規(guī)定，我方通過(guò)××銀行開出以貴方為付款人的銀行承兌匯票，面額為×××元，承兌期限為3個(gè)月。我們相信此匯票必得承兌。

貴方對(duì)此貨還有何要求，請(qǐng)即函告。

感謝貴方的惠顧，希望我們能保持經(jīng)常的貿(mào)易聯(lián)系。

××公司 ×年×月×日

十二、催款函

概念解說(shuō)

催款函是賣方在買方收到貨物逾期未及時(shí)付款結(jié)算時(shí)致函，提醒買方付款結(jié)賬所用信函。常常會(huì)出現(xiàn)買方收到貨物后，超過(guò)規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況。在這種時(shí)候，賣方就應(yīng)致函提醒買方付款結(jié)賬。

寫作指導(dǎo)

催款函主要內(nèi)容如下： ①催款單位和欠款單位的全稱和賬號(hào)，必要時(shí)寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。

②雙方交易往來(lái)的原因、日期、發(fā)票號(hào)碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。

③處理意見，比如，再確定一個(gè)付款期限。催款函力求簡(jiǎn)潔，表達(dá)清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。

范例

催款函

××百貨商場(chǎng)：

貴方于×年×月×日向我廠定購(gòu)真絲襯衫×××件，貨款金額計(jì)××萬(wàn)元，發(fā)票編號(hào)為××××。可能由于貴方業(yè)務(wù)過(guò)于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請(qǐng)即執(zhí)行結(jié)算，我廠銀行賬號(hào)××××。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請(qǐng)即與我廠財(cái)務(wù)科魏××聯(lián)系，電話：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號(hào)。

特此函達(dá)。

××制衣廠 ×年×月×日

十三、交易磋商函

概念解說(shuō)指導(dǎo)

交易磋商函是交易雙方就某項(xiàng)商品買賣的各種具體交易條件反復(fù)磋商，最后達(dá)成交易所用的商業(yè)信函。寫作指導(dǎo)

交易磋商函包括一系列復(fù)雜環(huán)節(jié)，商務(wù)文書需要寫明各環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，不可遺漏。

范例

交易條款與價(jià)格磋商函

××公司：

×月×日來(lái)信收悉。對(duì)你公司要求與我公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的愿望，我們表示歡迎。從來(lái)信中獲悉你方對(duì)中國(guó)真絲絹花很感興趣，并希望了解該商品的有關(guān)情況及我方的貿(mào)易做法。現(xiàn)將我公司銷售絹花的一般交易條款介紹如下：

1．品質(zhì)規(guī)格：真絲絹花以綾、綢、絹、緞等高級(jí)絲綢為原料，品種有月季、寒冬菊、杜鵑、鳳尾蘭等千余種，式樣有瓶插花、盆景、花籃等。質(zhì)地輕盈，不褪色，耐溫耐壓。具體規(guī)格請(qǐng)參閱全套彩色樣本。

2．包裝：紙箱裝。大花每箱裝20盒，每盒裝1打；小花每箱裝30、40或80打不等，根據(jù)貨號(hào)決定。紙箱內(nèi)襯托蠟紙，外捆塑料打包帶。每箱體積長(zhǎng)×公分，寬×公分，高×公分。每箱毛重×公斤，凈重×公斤。

3．?dāng)?shù)量：為便于安排裝運(yùn)，賣方有權(quán)多交或少交5％的貨物，其多交、少交部分按合同價(jià)格結(jié)算。

4．付款：買方應(yīng)通過(guò)賣方所接受的銀行開具全部貨款，不可撤銷的，準(zhǔn)許轉(zhuǎn)船準(zhǔn)許分期裝運(yùn)的即期信用證，信用證必須于裝運(yùn)月份前15天送達(dá)賣方。其中裝船貨物的數(shù)量和金額允許增減5％，信用證有效期應(yīng)規(guī)定在最后裝運(yùn)日期后15天在中國(guó)到期。

5．保險(xiǎn)：如按CIF價(jià)格條件成交，賣方概按發(fā)票金額110％投保綜合險(xiǎn)，以中國(guó)人民保險(xiǎn)公司的有關(guān)海洋運(yùn)輸貨物保險(xiǎn)條款為準(zhǔn)。

6．人力不可抗拒：如因戰(zhàn)爭(zhēng)、地震、嚴(yán)重的風(fēng)災(zāi)、雪災(zāi)、水災(zāi)以及其他人力不可抗拒事故而致延期交貨或無(wú)法交貨時(shí)，賣方不負(fù)任何責(zé)任。

7．索賠：凡有對(duì)裝運(yùn)貨物質(zhì)量提出索賠者，必須在貨到目的港后30天內(nèi)提出。貨物質(zhì)地、重量、尺寸、花型、顏色均允許有合理差異，對(duì)在合理差異范圍內(nèi)提出的索賠，賣方概不受理。

8．仲裁：凡因執(zhí)行合同所發(fā)生的或與合同有關(guān)的一切事宜，雙方應(yīng)通過(guò)友好協(xié)商解決。如協(xié)商不能解決，應(yīng)提交北京中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)會(huì)對(duì)外貿(mào)易仲裁委員會(huì)根據(jù)該會(huì)仲裁程序暫行規(guī)則進(jìn)行仲裁，仲裁裁決是終局的，對(duì)雙方都有約束力。以上一般交易條款已為×國(guó)其他進(jìn)口商所接受，相信這些條款也將為貴公司所接受。如有任何疑問(wèn)，請(qǐng)向我們提出。

近來(lái)各地對(duì)中國(guó)真絲絹花需求甚殷，如你方有意購(gòu)買，請(qǐng)即詢價(jià)。我們相信，在雙方良好的配合下，首筆交易必將能很快達(dá)成。等候佳音。

××公司 ×年×月×日

十四、裝運(yùn)通知函 概念解說(shuō)

裝運(yùn)通知函是告知買方交易貨物裝運(yùn)情況的商務(wù)書信。在國(guó)內(nèi)貿(mào)易中，貨物的提取若是發(fā)貨形式，賣方就應(yīng)負(fù)責(zé)裝運(yùn)，即負(fù)責(zé)裝車（船），安排裝運(yùn)日期，把貨物發(fā)到買方指定地點(diǎn)。為避免意外，賣方還要為貨物投保。裝運(yùn)條件包括裝運(yùn)方式和運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)金的支付。采取何種裝運(yùn)方式以及裝運(yùn)費(fèi)用、保險(xiǎn)金的支付，主要根據(jù)交易雙方的協(xié)商而定。如果買方要求賣方將貨物裝運(yùn)發(fā)送到指定地點(diǎn)，那么，買賣成交后，賣方就應(yīng)履約，按規(guī)定期限將貨物裝運(yùn)，并立即用電報(bào)、信函等形式通知買方，這就是裝運(yùn)通知函。通知函說(shuō)明裝運(yùn)日期、裝運(yùn)車號(hào)，并將提單、發(fā)票、檢驗(yàn)單、保險(xiǎn)單等單據(jù)副本寄去，以便買方辦理提貨手續(xù)。范例

裝運(yùn)通知函

×××先生：

貴公司第74號(hào)訂購(gòu)函所訂30臺(tái)打印機(jī)，已于×月×日交付托運(yùn)，預(yù)計(jì)一周 后到達(dá)××市。

30臺(tái)打印機(jī)分3箱包裝，每箱上均標(biāo)有▲標(biāo)記。

茲隨函附寄下列裝運(yùn)單據(jù)，以便貴公司在貨物抵達(dá)時(shí)順利提貨： 1．我方第×號(hào)發(fā)票一份。2．第×號(hào)貨運(yùn)提單一份。3．第×號(hào)裝箱單一份。4．第×號(hào)保險(xiǎn)單一份。5．第×號(hào)檢驗(yàn)單一份。

感謝貴公司對(duì)我公司的支持，希繼續(xù)來(lái)函詢價(jià)、訂購(gòu)。××電腦公司 ×年×月×日

十五、索賠函

概念解說(shuō)

索陪函是指合同爭(zhēng)議或糾紛發(fā)生后，受損一方向違約一方提出賠償要求的信函。

寫作指導(dǎo)

索賠條款主要包括五項(xiàng)內(nèi)容： ①簡(jiǎn)述事由。②陳述違約事實(shí)。③說(shuō)明索賠理由。

④陳述對(duì)方違約給自己帶來(lái)的損失。⑤提出具體的索賠要求。

在寫作索賠函前，應(yīng)先認(rèn)真研讀買賣雙方簽訂的合同的相關(guān)規(guī)定細(xì)則和雙方交易過(guò)程中有關(guān)的往來(lái)函電，以分清是非責(zé)任。提供足夠的書面文件和有關(guān)方面的證明；提出索賠要求應(yīng)合情合理，不漫天要價(jià)；應(yīng)根據(jù)引起索賠的原因和不同的索賠情形選擇相應(yīng)的措詞和語(yǔ)氣。

范例

質(zhì)量不符索賠函

××茶具廠：

隨函寄上××市××檢驗(yàn)所的檢驗(yàn)報(bào)告（95）××號(hào)。報(bào)告證明貴方售出的玻璃茶具中，有一部分的質(zhì)量明顯低于貴方所提供的樣品，因此，特向貴方提出不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的貨物按降低原成交價(jià)30％的扣價(jià)處理。

特此函達(dá)，候復(fù)。

××百貨公司 ×年×月×日

附件：××市××檢驗(yàn)所檢驗(yàn)報(bào)告一份。

十六、包裝磋商函 概念解說(shuō)

產(chǎn)品包裝可以分為銷售包裝和運(yùn)輸包裝兩類。在商品交易磋商中，產(chǎn)品包裝，尤其是產(chǎn)品的運(yùn)輸包裝，也是一項(xiàng)重要的磋商內(nèi)容。在此過(guò)程中形成的商務(wù)書信稱為包裝磋商函。

寫作指導(dǎo)

包裝磋商函應(yīng)對(duì)包裝的具體要求表達(dá)明確，各種數(shù)目、計(jì)量單位要準(zhǔn)確。

范例

包裝還價(jià)函

×××先生

你方×月×日關(guān)于100公斤金華火腿的報(bào)價(jià)函收到，我方對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、支付條件、交貨日期等均感滿意，只是對(duì)包裝有特別的要求。

我們希望將聚乙烯袋銷售包裝改成硬紙盒包裝，運(yùn)輸包裝則改用瓦楞板紙箱，以便于顧客攜帶和長(zhǎng)途運(yùn)輸。望鼎力合作。謝謝。

××副食品公司

十七、理賠函

概念解說(shuō)

理賠函是指合同爭(zhēng)議或糾紛產(chǎn)生后，違約一方受理遭受損失一方的賠償要 求的信函。

寫作指導(dǎo)

理賠函通常包括如下內(nèi)容： ①引述來(lái)函要點(diǎn)。②表明己方態(tài)度。③提出處理意見。

寫作理賠函，應(yīng)認(rèn)真研讀索賠函，看看對(duì)方的索賠理由是否成立，函中提供的證據(jù)是否有效，索賠金額是否合理，索賠期限是否逾期，然后據(jù)此確定不同的理賠策略。

范例

質(zhì)量不符理賠函

××百貨公司

貴方×月×日函及貨樣收悉。信中提到部分玻璃茶具的質(zhì)量與樣品不符一事，我方立即進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)是由于裝箱時(shí)誤裝了部分二等品。這是我方工作的疏忽，對(duì)此，我們深表歉意。因此，我方愿意接受貴方的要求，部分質(zhì)量不符的產(chǎn)品按降低原成交價(jià)30％的扣價(jià)處理。

我方保證以后將不再出現(xiàn)類似失誤。特此函復(fù)。

××茶具廠 ×年×月×日

十八、投訴處理函 概念解說(shuō)

投訴處理函是指回復(fù)客戶的投訴，并提出處理意見的信函。寫作指導(dǎo)

投訴處理函的內(nèi)容通常包括： 1．引述投訴函要點(diǎn)。2．表明己方態(tài)度。3．提出處理意見。

回復(fù)客戶投訴時(shí)態(tài)度必須認(rèn)真而坦誠(chéng)。不管對(duì)方的投訴理由是否充足，都應(yīng)對(duì)其投訴表示接受，感謝對(duì)方對(duì)己方的工作提出意見。信尾應(yīng)有單位領(lǐng)導(dǎo)的簽名，語(yǔ)言禮貌得體，用詞冷靜平和。

范例

回復(fù)投訴函

×××先生：

×月×日來(lái)函收到，感謝您在信中指出我們工作的差錯(cuò)。由于我們工作的疏忽，未及時(shí)發(fā)貨。對(duì)由此而給貴方工作帶來(lái)的不便，我們深表歉意。

××公司 ×年×月×日