第一篇：選擇會議地址的步驟有哪些？

舉辦會議首先要選擇地區和城市，然后選擇場館和設施。根據會議要求的不同，人們會做出不同的選擇。一般來說，選擇會議地址有如下步驟：

a、初步篩選確定侯選名單

b、背景調查

c、實地考察

d、最終選擇

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據會議的目標來確定選擇目標。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。如果我們的目標之一是召開會議，那么擁有眾多會議室的會議酒店就比度假區酒店合適，因為度假區酒店里讓與會者分心的活動和地點太多。當然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

最好逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會或小組討論作出最終決定。記住，此時仍然處于調查分析階段，除非你已經到實地進行了考察，否則千萬不要簽訂任何協議。

背景調查

確定侯選名單后，應對名單上的會議地址進行一番調查。每家酒店和會議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來深受歡迎的會議地點（尤其是對于小規模的社交會議和活動）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動物園等地方。美國曾經就有一個全國性協會的下屬分支機構把一個分會放在動物園召開，并提供午餐。當時，這個協會正在舉行年會，作為分會主辦方的一個分支機構提議把會議改在晚上去動物園召開，結果受到熱烈歡迎。許多機構會把一些特殊活動放在主題公園舉辦，屆時主題公園將關閉部分對外餐飲服務以滿足特殊活動的需要，與會者在就餐后將在公園停留幾個小時。

實地考察

在最終確定地點之前，去實地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網絡、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場地信息，但是俗話說，百聞不如一見，也就是說，這些都比不上親自到現場走一走看一看有效。比如，如果你從未到過美國田納西州納什維爾的奧普利蘭德酒店，你肯定想要親自去看一看。奧普利蘭德酒店宏偉氣派，是一家豪華大酒店，從客房區走入舉辦展覽的會議大廳大概需要10到15分鐘的時間。這個酒店有花園、瀑布、長廊、購物中心、餐廳和很多很多其他的服務設施。它不象機場酒店那樣會議室旁邊就是電梯。實地考察應該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇

最后，該做最終決定了。選址是一個為某個活動選擇地點的過程，當你選擇了一個地點也就意味著你已否定了其他侯選地點。盡管如此，仍有幾點你需要注意。首先，當你完成實地考察返回后要盡快和各個考察地點取得聯系。不管你最終選擇誰，你都應該給它們發一封感謝信。這既是基本的禮貌問題，也是為將來有可能使用該地點留下伏筆，同時，說不定哪天你就會和它們有業務上的往來。

除感謝信外，你還應該把自己實地考察時沒有想到的問題也同時傳達過去。問題提出得越早，得到的答復也就越早，在做最終決定時可以參考的信息也就越多。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點聯系，以便那些被篩選出局的地點可以與另外的會議團隊合作。

第二篇：選擇會議場所的基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：

1．確定會議目的。

2．確定會議形態。

3．決定實質上的需求。

4．考慮與會者的期望。

5．選擇何種會議地點與設備。

6．評估選擇的正確性。

針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。

確定會議目的 大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

選擇會議場地的工作清單(checklist)

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。

地區

1．費用(成本)與便利性。

2．是否鄰近機場。

3．轎車或出租車是否足夠。

4．充足的停車空間。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

環境

1．當地有何觀光點。

2．購物。

3．休閑活動。

4．天候狀況。

5．環境是否良好。

6．餐廳。

7．當地治安是否良好。

8．社區經濟狀況。

9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。

10．當地會議局或觀光旅游局支持與服務情況。

11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。

設備

1．警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

3．報到處是否容易找到：

(1)是否有足夠房間供工作人員使用。

(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。

(3)接待處的人力是否足夠。

4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。

5．詢問處是否全天候有人值班。

6．立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。

7．對客人的服務：

(1)藥局。

(2)禮品店。

(3)柜臺服務。

(4)保險箱。

8．舒適、整潔的飯店住房：

(1)家具是否完好。

(2)現代化沖浴設備。

(3)充足光線。

(4)足夠的衣櫥空間與衣架。

(5)煙霧警示器。

(6)火災逃生資料是否清楚。

(7)冰箱和小酒吧。

(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。

(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。

(10)電梯服務。

(11)標準房與豪華房的大小。

(12)是否有特別樓層提供特殊服務。

(13)豪華套房的數量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。

(14)訂房的程序和方法。

(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。

(16)每一種類別的房間數。

(17)有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。

(18)會議房價與一般房價如何。

(19)何時能提供確定的會議房價。

(20)是否需要保證數量與訂金。

(21)進房與退房的時間。

(22)什么時間取消已預訂的房間。

(23)付款方式。

(24)接受哪幾種信用卡。

(25)萬一取消訂房，退款方式為何。

會場空間(meeringspace)

1．會議室尺寸(面積)。

2．當會議室做不同座位安排時，其容量如何。

3．會議室隔音設備是否良好。

4．電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。

5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統。

6．固定設備如黑板、銀幕和家具。

7．障礙物如圓柱。

8．視聽設備：

(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。

(2)會議室天花板高度。

(3)是否有裝飾燈架。

(4)裝飾的鏡子是否會反光。

(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。

(6)電源控制位置。

9．火災逃生口。

10．公共區域是否整潔。

11．相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。

12．房間和公用電話是否很方便。

13．洗手間數量、位置，是否干凈。

14．衣帽問數量、位置。

15．其他服務：

(1)足夠空間放置家具和器材。

(2)良好光線。

(3)很容易讓與會者找到。

(4)足夠的電源插座。

(5)安全性。

16；設備：

(1)桌子：

①1．83米寬x2．44米長。

②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。

(2)椅子：舒適并適合較長會議使用。

(3)舞臺：

①不同高度的舞臺。

②有地毯和鋪裙邊的舞臺。

(4)講臺：

①站立式講臺。

②有燈光的講臺。

(5)黑板和布告欄。

(6)指示架。

(7)廢紙簍與垃圾桶。

(8)照明燈與輔助燈設備。

(9)燈光控制盤。

(10)報到臺。

(11)麥克風。

餐飲服務(food＆beverageservice)

1．公共區：

(1)清潔與外觀。

(2)備菜區是否干凈。

(3)在最忙時段是否有足夠人力。

(4)工作人員態度。

(5)有效、快速的服務。

(6)各式菜單。

(7)價格范圍。

(8)預訂的方式(reservationpolicy)。

(9)是否可能增加食物放置區域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。

2．大型活動：

(1)費用(成本)。

(2)創意性。

(3)質量與服務。

(4)多樣菜單。

(5)稅和小費。

(6)在活動前要求漲價。

(7)特別服務。

(8)特制菜單。

(9)提供主題宴會(themeparty)的建議。

(10)獨特的茶點。

(11)素食和節食者的食物。

(12)餐桌布置。

(13)舞池。

(14)宴會桌的尺寸。

(15)8人座／10人座。

3．酒的規定：禁止服務時段。

4．現金交易酒吧規定：

(1)調酒師費用和最低計費小時。

(2)出納人員費用。

(3)點心價格。

(4)保證數量規定。

(5)何時需要提供保證數量。

(6)準備的份量超過保證，數量的最大極限。

第三篇：選擇會議場地的六大基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當重要。會議策劃者在選擇會議場地時，以下6個基本步驟都需考慮進去：

（1）確定會議目的（2）確定會議形態

（3）決定實質上的需求

（4）考慮與會者的期望

（5）選擇何種會議地點與設備

（6）評估選擇的正確性

第四篇：會議用餐服務步驟

煙臺會議用餐可以是坐著由服務人員送食物過來或自助餐方式，如果在餐會中還安排演講，用服務人員送餐方式比較好，一般服務人員送餐的價格比自助餐高，自助餐食物種類較多，因為較難控制食物量，比服務人員送餐較花時間。這些都需要好好規劃。

細則：將下列的核對清單交給宴會經理能幫助活動圓滿順利： 1．預計多少人? 2．選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)? 3．主桌和其他桌要如何擺飾? 4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎? 5．主桌是否需要講臺和麥克風? 6．講臺位置在哪里?需要哪種麥克風? 7．主桌是否也要供餐，還是哪些名流在餐后才來? 8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務人員先給他們盤子? 9．是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)? 10．是否要收取餐券?事先告訴宴會經理并提供“餐券樣本”。11．如果來的人沒有餐券應如何處理? 12．是否在主桌的人也要求給餐券? 13．是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌? 14．晚宴的菜單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發? 15．是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息? 16.有人節食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。17．是否要掛banner? 18．是否需要衣帽間? 19．受獎人坐在主桌還是臺下，如果是后者，是否要替他們預留位子?他們如何上臺? 20．當受獎人上臺時是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀? 21．是否要演奏國歌?如果需要，可能要國旗。22．是否要安置視聽設備? 23．是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上? 24．是否有表演節目，舞臺大小是否足夠，如果有表演，舞臺尺寸和高度多少? 25．舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時? 鄭州會議用餐服務策劃步驟！~~ 27．什么時候開門讓客人進來? 28。每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節目和演講、跳舞等。

29．洗手間在哪里，如果門口仍有人看守時，如何讓上洗手間的人回來? 主題節目：主題節目可以很簡單只有一個樂隊表演，或盡心安排特別節目。如果預算允許，就可以特別設計，有時常以會議用餐當地特色作主題，飯店或會議用餐中心宴會人員可能留存一些當地主題的東西，如果你需要可借用，這樣布置費用就比較節省，如果預算不足，你就將主題放在食物上如“美食之旅”。與宴會經理討論“主題”，他們有各種不同主題的活動，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創新概念，如果你對布置或娛樂節目沒有概念，宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責，通知宴會人員所有安排都是外包，如節目、背景、特殊家具、燈光、視聽設備，并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。

主題活動的位置圖(1ayout)特別重要，避免擁擠在入口，會議用餐部分也要畫一份平面圖，顯示每個位置需要多少空間。以主題來設計通知、邀請函和指示牌。

會議用餐中心的會議用餐：以往會議用餐中心的會議用餐項目有限，只有“點心”，現在越來越多的會議用餐中心以簽約方式引進全套會議用餐服務，目的是要和飯店競爭，給開會與展覽團體提供服務。最先要考慮的是會議用餐中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎么安排，大型會議用餐在短時間要提供上千人食物，詳細與會議用餐中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。

也要了解會議用餐中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內使用。有些會議用餐中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。會場以外地方的會議用餐：有時會議用餐籌辦人會選擇會議用餐中心或飯店以外的地方舉辦活動--如博物館或煙臺政廳。這些地方可能有他們專門的會議用餐服務，如果沒有，詢問以前曾經辦過的會議用餐服務，再從他們那里獲取資訊，慎選適合的會議用餐服務相當重要，因為那些地方原本不用來作餐會的場地，大部分的場地沒有廚房與設備，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運過來。在這種地方舉行活動不僅費時、復雜，價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求：

1．安排交通運輸(如果需要)、租車費用、活動結束后在哪里上車? 2.要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠? 3．洗手間是否足夠?位置在哪里? 4，是否有冷暖空調設備? 5．如果在戶外，天氣惡劣時有什么備用方案? 6．是否允許供應酒? 7．是否有足夠的準備食物區? 8．是否要額外支付清潔費用? 9．通常要支付會議用餐承包商和場地訂金，要彼此簽約，將條款內容詳細閱讀，最好選擇一家有經驗的飯店承辦外燴，他們擁有全套設備與訓練有素的服務人員，如此會議用餐的質量才能無慮。

成本控制：會議用餐成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務、清潔和燈光、視聽設備等，所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內容。如果在同時間還有其他活動，使用相同菜單是否較便宜，在茶點時間(coffee break)使用紙杯是否比使用瓷器便宜? 重要的是內部控制，如果報名費中包括會議用餐，最好使用餐券，因為有些人并不一定參加所有活動，以餐券比較準確。如果你能確認出席人數，將會減少浪費，這是一個慣例，如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算，預算通常在會議用餐決定前編列，詢問宴會經理這樣會比編列預算增加多少百分比。

很多沒有經驗的人做預算時忘了包含稅金和小費，如果你是請大會重要人士來負責選擇菜單，最好價格已包括稅金和小費。

保證數量：宴會經理通常要求你在活動前48小時給予保證數量，雖然有時活動在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數量，如果需要較多時間決定名單或在現場售票，可能同意在48小時前提出保證數量，而在24小時前給最后確定數量，但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性，比例約3％-5％，基本上來說通常會多準備5%的分量，例如保證200人會準備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。

第五篇：會議籌劃的步驟

目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。

會議的目標和目的有以下一些：

培訓通知教育探討問題做決策

引入新事物或介紹新人員

激勵

開發

展示

促進與改善

解決問題

討論如何贏利

贏利

在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預計召開會議的日期；

會議預計召開幾天；

打算在什麼地方召開會議；

會議形式或程序是什麼；

需要多大的場地；

以前開過這樣的會議嗎？結果如何；

將有多少人到會；

會議預算是多少；

與會者對費用開支很在意嗎？

打算選用什麼級別的酒店和設施；

打算選用最高級的房間標準是什麼；

誰來制作會議邀請函；

會議需要向與會者打印相關資料嗎？

會議的發言人有哪些？

會議需要什麼樣的視聽設備；

需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

與會者可以攜帶家屬嗎？

打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

有誰來承擔這些活動的費用。