第一篇：企業辦公自動化建設的需求分析與建議

企業辦公自動化建設的需求分析與建議

[摘要]：隨著技術的不斷進步，企業辦公自動化建設不斷提出更高的需求,這就要求我們不斷總結經驗,使用更為先進的技術開發出成熟實用的系統。文章主要闡述了辦公自動化系統的功能需求，以及對系統平臺的要求，以及如何選擇辦公自動化產品提出了建議。定制開發和購買現有成熟產品可以滿足不同企業辦公自動化建設的需求，企業可以更具自己的實際情況選擇適合自己的辦公自動化系統。

[關鍵詞]:辦公自動化OA

Abstract: Along with the technical unceasing progress, the enterprise office automation construction proposed unceasingly a higher demand, this requests our unceasingly lessons learned, uses the more advanced technology development mature practical system.The article mainly elaborated the office automation system's function demand, as well as to the system platform's request, how as well as did choose the office automation product to put forward the proposal.Has custom-made the development and the purchase existing mature product may satisfy the different enterprise office automation construction the demand, the enterprise may have own actual situation choice to suit own office automation system.key word: Office automation;OA

引言

辦公自動化（簡稱為OA——Office Automation），是一個不斷發展的概念，是利用先進的科學技術（主要是網絡技術），使辦公室部分工作逐步物化于各種現代化設備中，由辦公室人員與設備共同構成，服務于某種目標的人機信息處理系統；其目的是盡可能充分利用現代技術資源與信息資源，提供日常辦公的各項功能，從而提高生產工作效率、簡化辦事步驟、加快辦公速度、節省日常開支等，事實上，網絡辦公系統的出現以及所具備的自動化功能已正給水利系統帶來一場內部管理的革命。

建設一個合適的辦公自動化平臺，在其上建立適應辦公自動化需求的,功能強大的、應用開發容易的、方便管理的、易于維護的、界面友好的各種應用，是企業辦公信息系統成功的關鍵。系統設計應充分考慮到企業目前及今后幾年的業務發展需要，使系統在實施后具有較高的使用價值和較長的生命周期，系統實施后，應從各方面提高企業的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率。

一、企業辦公自動化業務需求分析

1、企業現狀分析

對于地方企業而言，由于企業自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配

置較差，員工的素質也參差不齊，其經濟實力并不雄厚，企業管理和決策者對辦公自動化認識還不足，主要表現在以下幾個方面:

首先，認為辦公自動化即是利用現有的先進設備和技術，將原來的手工模式轉為電子模式而已，把企業的辦公自動化與桌面辦公系統如:office等混為一潭，針對現在工作人員的日常工作，而不愿增加這方面的投入，而制約了企業信息系統的建設。

其次，企業在運作過程中，重視通過優化業務過程的效率來提高生產效率、提高資金使用效率、加強對財、物管理的ERP、SCM、CRM等系統，而忽視通過優化管理過程來提高企業的日常辦公與決策效率、提高企業反應速度、決策能力、加強管理過程規范性的企業辦公自動化系統。

還有部分企業決策者為了節約資金，購買成型的通用辦公自動化軟件，甚至使用免費的辦公自動化軟件，但通用的辦公自動化軟件與企業的實際運作有所差異，系統維護方面是一大難題，系統運行狀態及數據有極大的安全隱患。

與此同時，企業為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，建立符合企業特色的辦公自動化信息系統時在必行。

2、企業知識和經驗的共享與轉移

知識管理對企業來說，其作用己經越來越重要了。如何將企業員工頭腦中的知識和經驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉移，轉化為企業的智力資源，這對于企業來說將是至關重要的。

3、移動辦公協同辦公

企業普遍存在著部門內和部門間的信息溝通和共享方面的問題，需要一個信息交流和溝通平臺。在企業的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質量認證體系執行的企業更是如此。

4、方便的消息提醒機制

系統通過整合電子郵件系統和即時通訊系統為用戶提供電子郵件、手機短信和即時消息服務。電子郵件的整合方式為單點登錄、統一用戶管理、WebMail；即時通訊服務的整合方式為單點登錄、統一用戶管理、服務隨系統啟動。并通過電子郵件和即時通訊系統的數據接口實現系統中待辦事宜、催辦督辦、公告通知等的郵件、即時消息、短信提醒。

5、日常辦公系統化

一般在企業辦公自動化系統中均包括了企業日常行政辦公的常用流程，有效的信息資源利用機制和整合信息的系統，如信息發布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業提高日常辦公的效率。

二、系統應用平臺分析

整個系統應通過將各類電子文檔(如:Word文檔、各種電子表格、圖形、音視頻、圖像等)、文檔數據庫和關系型數據庫的有效結合，融合先進的辦公思想、工作流機制，實現協同工作和知識管理。在進行協同辦公平臺設計時，必須首先考慮與管理局整體信息化建設工作的關系，從整體出發，以長遠的考慮進行全面規劃，分布實施。對于協同辦公平臺，不能簡單的利用現成的辦公軟件產品生搬硬套，應根據工作的特點和管理局的特殊要求進行具體的分析，使協同辦公平臺能夠適合工作的具體要求和工作特點。同時，協同辦公平臺將成為管理局日常辦公和內部信息查詢的統一界面，為全體用戶提供真正的現代化辦公環境。

1、穩定性原則

平臺具有較高的穩定性，采用先進的多層結構設計方法，提高協同辦公系統的業務邏輯處理和響應速率，支持多用戶、大批量任務的并發。為系統內所有應用及用戶提供服務，在主機平臺之上是基于管理局內網的網絡平臺，主機平臺與網絡平臺共同組成了支持系統運行的硬件平臺。在硬件平臺之上是由數據庫系統、數據倉庫系統、群件系統組成的數據機制，其中關系型數據庫主要負責管理其他業務等關系型數據，文檔型數據庫系統可管理非結構化數據，彌補關系型數據庫的數據管理缺陷等。

2、方便部署

支持上層應用所需的各種處理機制，完全支持Web應用，使得用戶的訪問更加容易，提高信息傳遞效率，為上層應用提供必要的功能模塊，使應用可以建立在更高的層面上，提高系統的可靠性和可擴展性。建立一個能夠適應長遠業務要求和數據管理要求的系統平臺規劃是系統不斷發展的基石，好的系統平臺可以促進應用系統的完善，適應應用系統的發展要求。由于B/S（瀏覽器/服務器）模式的系統在安裝、使用和維護上簡單易行，普通客戶端只要裝有瀏覽器就能使用，實現客戶端的“零安裝”，便于系統的安裝和升級。

3、應用管理

客戶操作具體任務和活動的管理模塊，負責工作流任務表中任務的分發管理。可以將一個工作流管理系統中的任務管理器提供給客戶；同時，也可以針對多個工作流產品或者是多個應用系統產品，編寫通用的任務管理器，進行系統的集成。

4、安全管理

安全管理提供用戶權限、系統定時斷開、數據訪問安全等策略和機制。根據用戶權限，過濾應用和信息，控制用戶對系統的訪問。系統定時斷開功能就保證在一定時間內，用戶在沒有操作的情況下，自動斷開用戶端與服務端的連接，幫助用戶起到自動保護功能。數據訪問安全可根據業務流程、表單和表單域、信息、字段等訪問權限設置，控制用戶的訪問。

5、方便的二次開發

根據用戶的權限進行個性化定義，形成面對最終用戶的個人辦公管理界面。對于眾多的信息類型和管理系統，個人辦公平臺將提供一個統一的系統進入界面和信息查詢界面，以個性化形式顯示，使用戶可以通過一個界面完成所有日常辦公工作和信息檢索工作，同時保持個人辦公平臺與信息平臺和系統平臺的相對無

關性。

三、辦公自動化系統開發分析

系統的選擇是一項十分復雜的工作。每個實施信息化的企業必須開發或選用適合自己的系統。軟件系統的實現方案有三種，即定制開發、購買現成產品和租賃模式。由于選型的不同直接決定企業投資成本，風險和實施時間。

1、購買現成軟件模式

通過購買現成軟件，再與相關軟件公司合作進行二次開發，建設教育行政管理軟件平臺，為城域網內的用戶提供各種管理、教學、學習等的網絡應用，同時通過系統實現辦公自動化、網絡化、信息化、無紙化等功能。這種方法好處是：

（1）所購買的商業化軟件系統，不論是大型軟件系統，如ERP、SCM、CRM等，還是小型系統如財務管理、人力資源管理等，都經過大量企業的嚴格檢驗，本身就蘊含著豐富的管理經驗和企業管理思想，對企業經營管理有著較高的要求；要成功應用，必然會引起經營管理等各個方面的變動和重組，即所謂的業務重組(BPR)，進而推動企業經營管理的變革，產生的影響是巨大的。

（2）與定制開發模式相比，少了編程、調試等容易產生差錯的環節，通過對所購買的商品化軟件系統已有模塊的組合、重建，即可完成構建整個系統的工作，所需的環節相對較少，風險也比較小。

（3）所購置的商業化軟件系統一般經過多方測試和應用檢驗，技術資料齊全，使用方便，故障率低，并提供售后服務，使用維護費用的構成主要是服務費。

（4）因購買的是商業化系統，注重使用者的要求，提倡“傻瓜式”操作，而且能提供大量的提示信息和幫助信息，及操作手冊等資料，極大的方便了使用者操作，使用者只需具有一般的計算機使用能力即可。

（5）可通過試用，在購買前對該系統進行全面評估，在購買后到試運行階段，如認為不可行，隨時可以終止并要求索賠，而且時間較短，相對而言時間費用、人力成本較低，風險和可能的損失比較小。

由于以上優點，購買模式能很快引進成熟功能的系統,滿足公司某方面的需要。并且對于沒有開發能力的企業來說節省了開發時間，人員及經費。但是選購的軟件很可能不適用，其運行模式和復雜程度與具體的企業工作流不匹配。系統維護方面更是一大難題，系統運行狀態及數據有極大的安全隱患。要成功的實施，都會涉及到企業的整個管理體系、制度和規范，必然會觸及企業在經營管理中非常敏感的組織結構、管理體系，難度肯定大。另外，從費用方面來看，大型商業化軟件系統，如ERP、SCM、CRM等，其費用不僅表現為購置費用，而且還因為在應用實施過程中，需要應對企業千差萬別的實際情況，存在比較高的應用實施費用；小型商業化軟件系統如財務管理、人力資源管理等，因功能單一，使用廣泛，商品化程度高，實施簡單，費用反而低于定制開發模式。

購買模式能通過所購置的應用軟件系統，為企業帶來先進的現代管理制度，進而提高企業整體管理水平；所建的信息化系統具有起點高、見效快、易升級等明顯優勢；企業在與系統集成商（軟件開發商）的合作過程中，形成并保持長期的互惠互利的戰略伙伴關系，共同發展、共同進步。由于所建的信息化系統與企業傳統的管理實踐存在一定的差異，易形成各種阻力及消極因素，磨合期較長。

2、定制開發模式

定制開發模式，即針對企業管理規范和業務需求，以專項定制開發為主，除特別因素外，如財務管理系統等，一般不選擇購買成熟的商品化軟件系統，主要形式有：自主開發及合作開發。

企業可以選擇有實力的廠商，通過軟件定制實現企業的辦公自動化需求。廠商可完全根據企業的具體經營管理模式、業務流程進行全方位的定制開發，能滿足企業總體規劃的相關要求，其使用范圍可覆蓋整個企業。廠商通過提供全周期的跟蹤軟件開發服務，可以有效降低企業項目的投資成本和風險，為企業提供完善的技術解決方案，以此來確保軟件質量、可維護性及其擴展性。更好的獲得項目新需求和適應變更需要，為企業開發出高質量的產品。在開發過程中采取模擬現有的管理模式和業務流程的方法，一般情況下，不會改變現行經營管理，或變動較少，對現行經營管理產生有利或不利的作用也比較小；由于企業事先已經搭建了自己的平臺，廠商可以直接在此平臺上開發。可以省去先前投資一部分。

但定制開發模式同樣也存在不足之處，主要表現在：

（1）定制開發模式涉及的要素、環節過多，其應用效果取決于系統集成商的技術水準和力量以及對項目目的、需求等諸多要素的理解，通常情況下，必須等到整個項目開發完畢后，才能切實了解所開發的各個系統的實際應用效果；故建議必須選擇大中型軟件公司，特別是有類似研發經驗的公司，作為企業信息化建設的系統集成商（軟件開發商），以保證企業信息化建設的應用效果；

（2）定制開發模式的費用差異較大，主要是兩大要素無法準確估計，一是開發時間，二是所需人力資源，導致定制開發模式中占成本比例最高的人力成本無法確定，總成本也就無法予以確定；而且如果費用的預決算相差太大，系統集成商可能為減少損失，選擇減少功能或提高預算，進而增加了企業信息化建設的難度；

（3）定制開發模式通常因為缺乏詳細技術資料，使用不便，造成故障率偏高，軟件系統必須不斷的進行維護改進工作，方能正常使用，通常由內部技術人員通過不斷的改進開發來完成，技術要求也比較高，使用維護費用相對較高；

（4）定制開發模式要求技術人員以軟件設計開發能力為主，軟件系統維護管理為輔，除軟件系統的日常維護管理外，必須能隨時根據業務要求，開發新的應用模塊，或針對現有軟件系統的缺陷，進行修改工作；

（5）定制開發模式因流程限制，只能在整個系統初步開發完成，進入試運行階段后，才能確切知道該系統能否滿足企業的要求，在這個較長時間的開發過程中所需的各種費用，包括時間費用、人力成本等是非常巨大的，導致風險增加，如不成功，則損失很大；

定制開發模式因存在實際應用、技術及實施風險以及實施周期等諸多不明確因素，應用在小型的、功能明確且不涉及管理模式調整變動的信息系統中較為可

行；另一方面，由于系統集成商（軟件開發商）的能力，對企業管理制度的了解，以及管理認知上的差距，定制開發模式僅僅只能滿足于簡單的模擬企業現有管理模式，無法或沒有將現代管理規范加入到信息系統中，這也是定制開發模式最大的弱點。當然定制開發模式也有其優點，主要是“一把手工程”較易到位，企業內部對管理重視和管理創新的認識較易統一，各種阻力及消極因素較易消除，所建的信息化系統與企業傳統的管理實踐結合較好。

3、租賃模式

由于租賃模式簡化了中間過程，可以直接拿成熟的應用模式而且無需自購硬件、軟件版權，簡單、快捷、成本低。可以為企業省下一大部分費用。由于部分企業屬于新建，因為對需求還不明朗，變化性較大，盲目投入大筆資金自建系統不如先租用。在發展到一定階段，在開始籌建自己的系統。這樣可以大大減少風險。對IT技術能力差的中小企業，無法掌控復雜的IT系統實施過程，也無法維護IT系統，不如租用系統效果好。對資金暫時緊張的客戶，租用系統無需大規模投入，可以輕松開始辦公自動化系統建設。

在辦公自動化建設的開始階段，我們建議采用租用的方式，充分發揮租用的靈活、低風險、低收入的優點。當自身發展到一定的階段，具備了自建系統能力后，再根據具體投資收益分析，確定選擇定制開發模式或者購買成熟軟件方式更合適。

四、結束語

在現代企業管理規范中，企業信息化并不是企業管理的目的，而僅僅是企業實現現代管理的一種方法和手段。所以在企業信息化建設的過程中，不僅要考慮計算機技術以及人員等方面的因素，更重要的是管理方面的因素；即如何通過流程重組、業務重組，改變現有管理模式，規范管理行為，并采用計算機這一高科技手段，通過企業信息化建設，在現代管理規范的基礎上，建立符合企業自身要求的企業管理制度。這就是企業信息化建設的關鍵所在。

為此，在企業管理制度將有重大變革，需要借助信息手段規范管理、提高管理理念和素質時，企業信息化建設模式應采取購買模式，特別是大型管理軟件系統，以引進先進的現代企業管理技術和管理規范，使信息系統更好的為企業管理服務。

參考文獻

[1]薛華成.管理信息系統[M].北京清華大學出版社,2004.[2]魏福源, 陰亞偉.微型計算機在企業管理中的應用[M].北京科學出版社,2005.[3]劉春長.數字化時代的企業解決方案[M].北京中國城市出版社,2004.

第二篇：辦公自動化系統需求分析報告

辦公自動化系統 需求規格說明書

1.引言 1.1 目標

開發網絡辦公系統的市場前景是廣闊的。大型企業需要高層次的網絡辦公自動化，他們往往會選擇大型的軟件公司合作開發，所需的開發費用和維護費用也是非常高的。這些高額的費用并非大多數中小企業所能承受得起的。本系統就是為這些公司制定的。

1.2 參考文獻

?《軟件工程導論》，張海藩，清華大學出版社。?《實用軟件工程》，鄭人杰等，清華大學出版社。

2.總體描述

2.1 用戶類和用戶特性

本OA辦公系統軟件的最終用戶是面向中大型企業的員工和相關管理人員一套軟件，操作人員需要有一定的計算機操作基礎，對于系統管理員不僅要有一定的計算機基礎，還要求有一定的網絡管理經驗。

2.2 運行環境(Operation Environment, OE)OE-1：“辦公自動化系統”的操作將通過如下的Web瀏覽器來完成：Microsoft Internet Explorer版本10.0和11.0，Netspcape Communication版本4.7和Netscape版本8和9。OE-2：“辦公自動化系統”將運行在一個服務器中，該服務器運行當前由公司批準的Red Hat Linux版本和Apache HTTP Server。OE-3：“辦公自動化系統”將允許用戶通過公司內聯網來訪問，如果用戶將被授權在公司的外部穿過防火墻來訪問，那么用戶也可以在家通過Internet來訪問該系統。

2.4 設計和實現的約束條件（constriant）

CO-1:系統的設計、編碼和維護文檔將遵照Process Import Intranet Development Standard(Process Import公司內聯網開發標準)版本1.3。CO-2：系統將采用公司標準的當期Oracle數據庫引擎。CO-3：所有HTML代碼將遵照HTML4.0版本。C0-4：所有腳本都用Perl語言來編寫。

2.5 用戶文檔（User Documentation, UD）

UD-1：系統將提供一個分層的跨鏈接的HTML聯機幫助系統，它描述并演示了所有系統功能。

UD-2：如果是一個新用戶第一次使用該系統，系統可以根據用戶的要求，提供一個聯機幫助，這樣用戶可以使用靜態教程菜單來具體實踐一下如何使用。系統不會將采用這一模板的管理案例存儲到數據庫。

UD-3: 開發期限十一至十二周。

3.系統特性

3.1 員工名錄管理

本系統會將員工的信息錄入到系統數據庫中。其中包括人員履歷、轉正申請、離職申請以及員工一些重大事情的記錄。

3.2 部門管理 上級部門有權對下級部門進行管理，并查看該下級部門人員的信息，以及上級部門對下級部門發布任務、取消任務、撤銷部門、創建部門。

3.3 綜合郵件管理

管理員有權對已經超過規定時限的數據庫中的郵件進行管理,如進行郵件的刪除；對于一些已經刪除的郵件進行恢復等。員工可以對自己寫的郵件進行發送、修改、刪除、保存操作；對收到的郵件進行保存、刪除操作。

3.4 綜合事務管理

綜合事務管理包括行政管理、信息管理、人事管理、車輛管理進行全面的管理。

3.5 工作流管理

幾乎所有的業務過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉處理。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。

3.6 個人日程管理

個人日程管理中有工作日志、工作計劃、消息提醒、通訊錄。工作日志：基于網絡的工作日志系統，可設為私有，限制，公共三類級別分別供自己，部門領導，全部人員查看。便于個人總結，便于上級檢查工作，便于和同事分享工作經驗，是知識管理挖掘隱性知識的一種手段；用戶可以隨意添加、刪除、修改多個日志，通過翻閱日歷查看任一天的日志也可通過日期，關鍵字等檢索日志。工作計劃：針對自己和領導下達的任務進行布置；布置的具體任務涉及時間、任務查看人、任務完成的標準、任務附件、提醒日期、匯報時限等內容。消息提醒：設置消息提醒功能每當用戶登錄系統時提示窗口。通訊錄：記錄聯系人具體通訊信息，包括我的通訊錄、公共聯系人和內部通訊錄三種類型。

3.7 內部消息服務

內部消息服務將消息在公司內部傳遞，管理員有權對消息進行添加、修改、刪除操作。

3.8 文件檔案管理

對現有檔案進行管理，可以直接增加新的檔案，并對檔案實現添加、刪除和分發查詢、分類存儲等操作。

3.9 云存儲管理

云存儲管理是對云數據庫中內容進行存儲、刪除、備份、修改操作。

4.用例圖

4.1 郵件管理用例圖

4.2 個人日程安排

5.外部接口需求

5.1 用戶界面（User Interfaces, UI）

在用戶界面部分，根據需求分析的結果，用戶需要一個用戶友善界面。在界面設計上，應做到簡單明了、易于操作，并且要注意到界面的布局，應突出的顯示重要以及錯誤信息。外觀上也要做到合理；合理化，考慮到用戶多對Windows風格較熟悉，應盡量向這一方向靠攏。在設計語言上，已決定使用Delphi所提供的可視化組件，向Windows風格靠近。其中服務器程序界面要做到操作簡單，易于管理。在設計上采用下拉式菜單方式，在出錯顯示上可調用Delphi庫中錯誤提示函數。總的來說，系統的用戶界面應做到可靠性、簡單性、易學習和使用。

5.2 硬件接口(Hardware Interfaces, HI)

?處理器型號及內存容量；

?外存容量、聯機或脫機、媒體及其存儲格式。設備的型號及數量 ?數據通信設備的型號和數量 ④輸入及輸出設備的型號和數量 ⑤功能及其他專用硬件

5.3軟件接口（Software Interfaces, SI）

服務器程序可使用Delphi提供的對SQL SERVER 的接口，進行對數據庫的所有訪問。服務器程序上可使用SQL SERVER對數據庫的備份命令，以做到對數據的保存。在網絡軟件接口方面，使用一種無差錯的傳輸協議，采用滑動窗口方式對數據進行網絡傳輸及接受。

6.其他非功能性需求 6.1 性能（PErformance）需求

本項目軟件性能要求如下：

?告警信息從產生到顯示出來的時延不應該大于15秒。?配置信息的更新最大時延為24小時。?性能監控數據時間間隔不超過15分鐘。

④對本軟件系統用戶經常使用的90%操作響應時間小于20秒，對于極少使用的10%操作響應時間應不小于120秒。

⑤ 保證系統并發訪問用戶數>30。

⑥系統數據庫容量應能夠滿足各功能模塊的需要。能滿足告警和性能原始數據、日志信息等半年的存儲容量；告警統計和性能數據一年的存儲容量。

6.2 安全性（SEcurity）需求

系統應該具有對系統自身的管理功能，應實現網管系統自身的完善的維護和管理，需提交標準安裝程序。提供必要的操作維護手冊及技術手冊。當進行版本升級時，提供版本差異的詳細說明。

7.其他需求

7.1 系統的封閉性：用戶的封閉性較好，用戶基本上在提示信息下輸數據。7.2 系統的容錯性：用戶數錯數據都有提示信息，具有較好的容錯性能。7.3 可維護性：新功能的實現僅涉及局部。

第三篇：高校辦公自動化的分析與建議

高校辦公自動化的分析與建議

摘要： 80年代末辦公自動化引入高校，并在各高校迅速發展起來，至今我國已有近10%的高校實現了辦公自動化、網絡化管理模式。本文試從辦公自動化進入高效的背景談起，結合我國高校辦公自動化發展的現狀，分析了目前辦公自動化在高校應用存在的不足，提出了加速高校辦公自動化系統建設的四點建議，并對辦公自動化在高校未來的發展做了展望。

關鍵詞： 辦公自動化 網絡化 高校 管理 建設

近年來，中國教育和科研網（CERNET）的開通，“信息高數公路（NⅡ、GⅡ）計劃”的提出，“211工程”的實施，校園網建設的深入，遠程教育的推廣，圖動了辦公自動化技術在學校中的越來越廣泛、深入的應用。隨著技術前進的腳步，理智的思考伴之而來，高校到底有沒有必要實施辦公自動化管理？高校運用辦公自動化管理的現狀怎樣，問題何在，如何改善，發展方向又分別是什么？筆者試著從自己的角度進行了思考。

一、辦公自動化系統進入高校的背景

（一）辦公自動化的提出與發展

辦公自動化系統（Office Automation Systems, OAS）是指人們利用先進

1的技術，從事各種辦公業務活動、各種人際，從而達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量的目的。

辦公自動化同其他新興科學技術一樣，也是隨著社會的需求而產生的。

陳文力、趙歡.《辦公自動化》.中國建材工業出版社.第二版.1999年.第5頁.1 早在20世紀30年代辦公自動化就已被提出。它的主要工作包括電子動問的管理、信息統計分析、工作日程安排、小組協同工作管理、工作流應用自動化等。

20世紀70年代末80年代初，辦公自動化的概念在我國提出。進入90年代以后，辦公自動化發展迅猛，隨著計算機技術的發展，辦公自動化從最早的利用傳真機、打字機、復印機等辦公設備來進行辦公發展成為現代的網絡辦公系統。現代的辦公自動化系統觀點認為：辦公自動化實際上是人與人、人與部門、部門之間信息的共享、交換、組織、分類、傳遞與處理及其活動的協調，從而達到一個整體目標的過程。

（二）辦公自動化系統進入高校的必然性

高等院校具有人才、科技、設備等優勢。就高校而言，管理實質就是動員和組織廣大教職工共同努力去實現學校整體目標的過程。科學的管理是高校向社會提供高水平的科研成果、高科技的服務和高素質的人才的重要保證。高等院校一旦進入自動化辦公時代，工作效率和管理水平將大大提高。比如說：辦公自動化的一個重要職能，是準確、及時提供產生于各部門的各種有效信息，以供學院領導參考、決策，在過去，這些只能是手工操作，耗時費力且效率低。而通過辦公自動化系統的管理，就可以實現各部門、各種信息資源的共享，以及時、準確利用信息。

因此，沖破傳統的管理思想、管理方法和管理模式，通過辦公自動化的手段，建立起一套高效、面向教學、科研第一線的科學的行政管理體制，是高校適應新時期發展的需要。辦公自動化，將使傳統的管理手段和方法產生重大變革，也是國家和社會發展的必然要求。

二、辦公自動化在高校的發展

80年代國家成立了辦公自動化推廣委員會，專門負責和推廣辦公自動化技術，在短短的十余年時間里，取得了可喜的成就。從作為辦公自動化、網絡化的核心設備計算機的擁有量的增多就可以反映出來。21985年以前，全國計算機的數量很少，到了1997年全國計算機達到60，000，000臺，平均每百人擁有5臺，電腦進入尋常百姓加以不是新鮮事，發達電腦已達到普及程度。

張富華.“建立網絡體系提高管理水平”.《中山大學學報》.1999年第2期.1999年.第60頁.國內許多高校從引進辦公自動化概念時起，就開始把計算機技術及其設備以及其他多種現代化辦公設備用于日常事務處理、信息管理等。“七·五”期間，我國已有計劃的在全國范圍內開展辦公自動化試點，“八·五”期間，許多系統行業和一些大型企業實現了自動化。高校是計算機普及率最高的系統之一，技術力量雄厚，管理人員知識結構和水平相對較高，這是高校實現辦公自動化具備了必備條件。高校里的人才資源是實現適合高校本身的軟件開發成為可能，在我國已有部分高校利用自身資源解決了辦公自動化系統中的軟件設計和硬件聯網。

三、目前辦公自動化在高校應用存在的不足

我國高校里的辦公自動化雖然取得了一定成績，可是仍然發展十分緩慢，水平不高。從我國的大部分高校在辦公自動化的運用上來看，高校的辦公自動化還存在以下幾個主要問題：

（一）院校實施辦公自動化管理的比例偏低，發展水平不平衡。自動化在高校的發展不平衡主要表現在兩個方面。一是國家重點院校、理工電子類院校辦公自動化程度較高，而部分綜合院校、地方院校程度較低，特別是一些、邊遠貧困地區的院校目前在這方面還是空白。二是東西發展差別較大。東部及沿海地區經濟情況好，而在西部邊遠地區和貧困地區受經濟條件和交通條件的限制，在辦公自動化建設上還處于滯后階段。

3目前在我國教委備案的普通高等院校有1035所，成人高等院校1373所，另有各類社會力量辦學高校2000余所，上網或實行辦公自動化管理的院校僅占高校比例的4.5%,與迅猛發展的信息時代極不相稱。

（二）設備和資源陳舊、落后、缺乏。

目前在我國由于高校經費的主要來源是靠國家教委、省高教廳或是政府撥款，一貫十分緊張。近年來，又由于并軌招生，經費更加緊張。在采用了辦公自動化的多數高校里，許多高校用于辦公、管理的機器設備相對陳舊、落后。比如，前些年購買的486型計算機目前還在許多辦公室里使用，無法及時更新換代；打印機及其它相關設備都比較落后；復印機或缺或落伍；傳真機在院、系一級很少看到。作為環境保障的硬件尚且如此落 3王敏.“淺談高校辦公自動化建設的特點”.《惠州大學學報》.18卷第3期.2002年.第46頁.伍，作為辦公自動化的靈魂的軟件就更自慚形愧了。

（三）缺乏整體規劃，沒有相應的軟件系統和網絡支持。

為適應社會和人才市場需求，各高校紛紛開設了不同層次的計算機應用專業。幾乎所有高校都建立了計算機教學中心，也都為系（部、所）配備了公辦公自動化和管理用的計算機。可是軟件設備呢？這些計算機大多是單機操作，未能聯網。有些單位雖配備了微機，但他們僅用于文字處理，充當打字機，設備不能充分發揮作用。因此，許多院校沒有自己的校園網——“高速公路”，達不到信息資源共享，計算機僅當個人計算機使用。還有些院校雖然一些單機通過公用通訊網聯機，每年向網絡管理機構繳納昂貴的上網費和使用費，卻只能供少數人使用，這樣既浪費了資金，又浪費了設備資源。

（四）管理人員素質對辦公自動化程度的影響不夠，工作人員的現代化辦公設備操作水平，尤其是計算機操作水平不高。

主要是思想觀念和知識結構兩個方面的原因：

思想觀念方面。表現在不愿改變傳統的工作方式，仍沿用以手工為主的管理模式，而利用計算機僅做些輔助性的工作。例如，許多部門的工作人員沉迷于經驗操作。由于對計算機能做什么不十分了解，所以在用計算機管理時反而有“恐懼感”，認為不可靠，不方便。

知識結構方面。表現在對計算機的認識不足和操作技能不熟練，欠缺使用先進設備的操作技能上。普通存在如下三種情況：一是不會用；二是簡單使用；三是使用方法不對。有些單位不斷的補充新設備，但作用和優勢并沒有很好的發揮出來，導致了設備資源的大量浪費。

四、辦公自動化在高校應用的建議

要想改變高校辦公事務管理的落后狀況，盡快實現辦公自動化，就必須采取切實可行的有效措施：

（一）轉變思想，提高認識，增強領導。

首先領導決策層要引起重視，把實現辦公自動化，提高學校的工作效率和管理水平當作一件迫切而重要的大事來抓。

建設一個辦公自動化系統，需要建立一個計算機管理信息系統，它涉及全校的各職能部門和面對各種不同要求，要求在人力、物力、財力等方 面做好科學安排。因此，在建設我校辦公自動化系統的時候，必須組建一個專門領導小組，負責保證各部門通力協作，組織專家進行系統分析、系統設計，制定總體方案，負責監督實施，并處理建設過程中可能出現的問題，這樣才能保證辦公自動化系統建設按時保質完成。

（二）多渠道籌集資金，更新、配齊必要的辦公設備和相應的計算機軟件。

推行高校辦公自動化，資金不足是突出問題。解決這個問題應調動各方面的積極性，拓寬融資渠道。首先，爭取國家教委、省高教廳給與一定的資金資助。各科教單位可以通過申請科研課題，爭取科研經費。其次，通過技術合作和轉讓，增加經濟收入，與當地的各企業單位共建辦公自動化，走技術社會化、產業化道路。其三，積極承擔其他單位、部門的辦公自動化建設工程，提高經濟效益，增加資金收入。

購進一批較為先進的計算機設備，配以先進的軟件系統，裝備校黨政機關各部、處、室，并實行聯網；學校圖書館也應該實現計算機輔助管理；院系的辦公室可以安裝先進的硬、軟件，實現系的內部聯網。這些應結合各院校的實際情況而定，由專門的領導小組負責效果會更好。

（三）做好管理人員培訓工作，提高辦公室工作人員的計算機技術水平和素質。

高等院校要提高工作人員的計算機技術水平。沒有相關的知識與技術，就無法使一臺臺“死”及其運作起來，就無法讓計算機代替人們工作，更不要說辦公自動化了。

首先，要統一工作人員的思想認識，使他們認識到，掌握計算機知識、技術網絡知識，懂得適用各種現代化辦公設備，是一個管理者必備的基本條件，也是提高工作效率的重要途徑。

其次，要為工作人員創造一個良好的學習提高機會。各院校可以考慮利用雙休日或假期，集中一段時間，請有關專家上課、培訓。在邊遠地區高校人才較少，院校可以結合實際進行自身人才的培訓。可派送有一定基礎的人員到有關院校進修學習，也可以對在職人員舉辦各種形式的網絡知識培訓。

（四）建立校園網絡，實現自動化的快捷、便利。

要真正實現辦公自動化管理，就要想辦法達到信息資源共享，建立符 合高校實際情況的計算機網絡。與傳統的人工管理相比，辦公自動化的一大特點是可以實現“文檔一體化”。4“文檔一體化”可使文書與檔案緊密地銜接，避免文件歸檔不齊全、文件分類不規范、文件檢索利用困難等問題，提高文檔的利用率，從而保證檔案信息的齊全、準確和及時，也同時達到“一次輸入多次多項輸出”的效果。開發實用的軟件，建立合適的校園網絡，就可以實現各部門之間的資源共享，實現高效管理，自動化管理。

五、辦公自動化在高校應用的展望

隨著科技的發展，高校自動化會登上更高的舞臺，將各個院校的校園網絡有機組合在同一個網絡里，將是不久后的必然。國家教育主管部門應盡快成立相關的工作領導小組負責高校的辦公自動化、網絡化推廣工作的組織和協調，由計算機專家和網絡專家組成技術工作班子，設計和調整符合我國國情的高校網絡建設方案。當然，這還需要國家的支持和科技的發展。

相信在不久的未來，高校的辦公自動化將是高效的管理工作更上一層樓，更將有效地促進高校各項教育事業的發展，更快地跟上以信息和效率為主要特征的社會前進的步伐

4李殷青,“談我校計算機網絡建設”.《廣西師范大學學報》.2002年增刊.2002年.第39頁.6

參考文獻

1、陳文力、趙歡.《辦公自動化》.中國建材工業出版社.第二版.1999年.2、中國計算機發展公司.《辦公寓管理自動化技術》.北京大學出版社.1987年7月.3、王敏.“淺談高校辦公自動化建設的特點”.《惠州大學學報》.18卷第3期.2002年.4、張富華.“建立網絡體系提高管理水平”.《中山大學學報》.1999年第2期.5、李殷青,“談我校計算機網絡建設”.《廣西師范大學學報》（綜合專輯）.2002年增刊.

第四篇：《辦公自動化系統》技術需求文檔

《辦公自動化系統》技術需求文檔

辦公自動化系統可以加大提高辦公效率，使得實際業務通過網絡流轉，并適用于通用性、靈活性、保密性和標準化等各項原則，現將各項技術要求列舉如下：

1、系統可以整合到其他應用系統或平臺，進行門戶統一管理，實現無縫對接。

2、工作流管理體系，用戶可以自定制自己需要的業務流程和業務OFFICE 文檔模板。

3、可實現嚴格的工作流程跟蹤、監控和催辦。有信息提醒功能。

4、用戶權限管理可以分項分類到各項工作，并可以指定權限到分組或者單個用戶。

5、用戶可以任意定制私人桌面模塊。

6、可以自定義報表

7、文檔流轉過程痕跡保留、留痕查看、手寫批注、電子印章。

8、可以支持手機短信平臺、移動辦公。

9、可以有內部消息的發送傳遞。

10、文件編輯時具有緩存和定時保存功能,避免因為斷網等故障的出現造成錄入數據的丟失。

11、可以實現IP地址使用限制管理。

12、發布環境最好采用TomCat，數據庫平臺可任意選擇。

13、提供數據庫數據備份功能。

服務要求：本系統自完成系統安裝及培訓并經采購方驗收合格之日起，乙方免費質保一年。

第五篇：企業辦公自動化

企業辦公自動化

隨著網絡技術和軟件技術，特別是internet/intranet的出現及其相關技術的迅速發展，帶來了全球范圍市場競爭的日益加劇，對傳統的辦公和生活方式產生了巨大的沖擊，所有的企業都面臨著嚴峻的挑戰，企業內的員工作為一個團隊能否及時交流﹑獲取各種相關信息，從而高效地協同工作，把握轉瞬即逝的機會，將成為在激烈的市場競爭中取勝的關鍵，面對這樣的形勢，越來越多的企業打算或正在將計算機網絡技術引入到日常經營管理上來，改變過去單純的手工辦公方式，以便在企業內實現信息共享﹑協同工作乃至科學的管理和決策，從而提高效率﹑增強企業的競爭力。

一.國內外辦公自動化發展的趨勢

1.傳統辦公模式

傳統的辦公模式主要以紙介質為主進行大量文件的處理，多指文字處理系統﹑輕印刷系統﹑文檔管理系統。這種模式無法實現信息的共享﹑交換﹑傳遞；無法實現單位﹑企業內部的協調；難以對非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況﹑不同的工作狀態采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實現。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大地限制了工作的效率。

2.辦公自動化

辦公自動化是近年來隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱office automation，縮寫為OA,辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括網絡化的大規模信息處理系統等。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標志。

3.網絡辦公模式

網絡辦公就是采用internet/intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。改變過去復雜﹑低效的手工辦公方式，實現迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。

4.辦公自動化的發展趨勢

隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術﹑計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入了新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

（1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統。

（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動。如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對數字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動畫的綜合處理。

（4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。辦公自動化的趨勢，要求企業使用由綜合數據庫系統所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構造或選用決策數字模式，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

二.目前企業辦公自動化的現狀及問題

1.目前企業辦公自動化的現狀

近年以Intranet為基礎的OA構造出了人與系統和諧的辦公環境，實現了內外信息傳遞、工作日程安排、小組協同工作、工作流應用自動化等等，極大地改變了傳統辦公室以人工為主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，節約了辦公空間。據Cisco網絡公司介紹，以網絡為基礎設施的OA系統比沒有網絡的OA系統提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支機構，公司給銷售、市場、技術和行政人員配備了電腦、打印機、Modem等設備，可以在任何地方辦公，得以將辦公大樓從9層減少成4層；美國第二大會計公司安達信公司，實施網絡OA后將辦公面積減少了一半。這種在任何地方都可以辦公的虛擬辦公室已經風靡全美。

我國的辦公自動化建設經歷了一個較長的發展階段，目前企業的辦公自動化根據發展程度可以劃分為以下四類：

（1）起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用，ms office系列﹑wps系列應用軟件以提高個人辦公效率。

（2）已經建立了自己的intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處于閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

（3）已經建立了自己的intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

（4）已經建立了自己的intranet網絡：使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過internet發布，宣傳企業的產品﹑技術服務；intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

我廠的辦公自動化系統經過幾年的發展，已經屬于第四類。

2.企業實現辦公自動化面臨的問題

我國從80年代開始，尤其是進入90年代，辦公自動化發展迅猛。隨著計算機技術的發展，辦公自動化系統從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統，通過聯網將單項辦公業務系統聯成一個辦公系統。再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統。建立企業內部網（intranet）,企業外部網(extranet)，已經成為辦公自動化發展的必然趨勢。目前,在實現辦公自動化的進程中還有以下問題需要注意：

（1）效率。辦公人員大都非計算機專業人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統及硬件知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統管理員工作量的增大，如系統維護及軟件升級。計算機技術的發展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統后期成本居高不下。

（2）安全性。人們對信息的價值有了更深的認識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統信息以致命的打擊。

3.企業實現辦公自動化的要求

辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并根據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，四類企業辦公自動化應區別對待：

(1)第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成。

(2)對于第二﹑第三類企業，由于企業intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公

應用系統，所以只須投入比網絡投資少的資金，即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少，而產生的經濟效益更高。

(3)對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

三.怎樣實現辦公自動化

1.實施辦公自動化的原則

在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則：

（1）實用性原則

（2）先進性及成熟性原則

（3）可靠性原則

（4）開放性及安全性原則

（5）標準化原則

（6）可擴充性原則

（7）可維護性﹑可管理性原則

（8）節約性原則

2.實施辦公自動化的環境

人是系統第一因素，即現在的辦公室除了傳統辦公室的角色外，還需要增加部分管理設備的專業技術人員，例如，計算機工程師，設備維護人員等。

現代辦公自動化對工作人員的素質提出了很高的要求。新形勢新環境意義下的政治思想和職業道德是當然的基本素質。精業務懂管理、有經濟頭腦、熟悉規則遵守法律、具備現代人意識是更高的素質要求。而必須具備的最基本的素質是能操作計算機，要求達到：

(1)具備計算機硬件、軟件常識

(2)熟練掌握一種漢字錄入方法

(3)了解計算機上的目錄和文件的基本概念

(4)網絡軟件的基本操作：會收發Email、文件和傳真，會用瀏覽器

(5)了解數據庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念

(6)其它關于硬件、應用軟件、系統安全、網絡系統、決策支持系統、病毒概念、數據備份等等，當然是多多益善。

技術設備﹑計算機是系統重要因素。設備中有各種機器，如計算機﹑復印機﹑電話機﹑傳真機﹑路由器﹑服務器﹑光盤機等等，這些設備也要維護﹑更新。

各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統﹑網絡操作系統﹑文字處理軟件﹑專項工作程序軟件等等。

此外，還需要構建一個良好的網絡環境，保證系統的運行暢通。

3.實施辦公自動化的步驟

第一，在組織內部構建通信平臺，工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務處理等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

第三，在internet上建立公用網站，進行信息采集﹑發布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大大跨地區﹑跨省市。

在以上過程中，網絡信息系統的安全性﹑穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起

強大的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著信息化建設的成就。

4.我廠辦公自動化的實施

我廠實施的rj-eflow全網絡辦公自動化系統基于internet/intranet技術開發，通過統一的信息共享與發布平臺，實現傳統OA的公文運轉與企業內部管理信息的協調統一，達到信息的高度共享與管理，集成了企業的各種信息系統的應用，是新一代基于知識管理的辦公自動化系統。它改善了無紙化辦公環境，提高了工作實效，為領導及時決策提供支持信息，同時，各職能部門實現信息共享。根據我廠辦公及業務的特點將系統分為個人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機關事務以及公共信息等欄目。

四.對企業辦公自動化的幾點思考

1.什么樣的企業適合使用辦公自動化系統？

絕大部分企業都適合使用辦公自動化系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體體現在：

(1)信息化尚未入門的企業。由于沒有信息化的應用基礎，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。

(2)信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業。信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

(3)缺少信息化資金準備的企業。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

已擁有業務管理系統還需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業。辦公自動化與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

2.辦公自動化并不代表辦公“無紙化”

有人認為實現辦公自動化就是實現無紙化辦公，實現無紙化辦公就是在日常事務中不再需要紙張，這種想法是錯誤的。“無紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統辦公模式，開展電子政務，使業務辦公﹑公文流轉和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務中解放出來，通過統一辦公規范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統不夠完善，考慮到突發事件的發生，這時紙質文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術規范也需要紙質文件。

3.實現辦公自動化需要自上而下的推進

辦公自動化建設是一項艱巨復雜的系統工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強領導，搞好組織協調，確保各項工作任務完成。加強領導，強化配合，構筑合力。各部門﹑各車間要高度重視辦公自動化建設工作，切實納入重要議事日程，強化組織領導。主要領導要經常聽取工作匯報，及時指導工作運行。分管領導要具體抓，要深入實際，及時掌握辦公自動化建設情況，及時解決工作中遇到的問題。要加強督促檢查，有計劃﹑有力度地搞好工作推進。各部門要落實專人，全程抓好本部門的工作。要集中人力﹑物力﹑財力保障本部門網絡﹑應用系統的健康運行。盡快理順辦公自動化建設管理機構，積極開展工作，確保全廠辦公自動化建設協調發展，整體推進。

4.建立嚴格的使用權限和層次分明的管理制度

根據工廠對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進入辦公系統的用戶，采取按部門﹑職務，進行優先等級和功能模塊的設定。企業最高領導有權進入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業最高領導有權簽發﹑

查閱人事資料等與本部門有關的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數據庫的權限，應該說NOTES（辦公自動化的支持軟件）的保安工作是非常出色的，無密碼就進入不了系統，有密碼無權限時，進入了系統，也只是告訴你無權使用；有密碼有權限無功能，重要操作不顯示操作鈕。可見信息化部門要把握好角色﹑權限和密碼的設定，這樣，辦公自動化系統的寶貴數據才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責任領導﹑責任部門和直接責任人的工作職責和任務，制定相應的獎懲措施，推行一套融管理﹑監督﹑激勵相一致的有效機制。

5.牢固樹立信息安全意識

(1)要牢固樹立網絡安全意識。要樹立保密意識，高度重視網絡安全工作，不得將內部涉密的計算機﹑設備和網絡接入網絡，不準在網上傳輸和存放涉密信息。各單位主要責任人為網絡安全的第一責任人，信息員為具體責任人，各司其職，將工作落到實處。

(2)要做好計算機信息網絡技術安全管理工作。信息化部門要加強技術及管理知識的學習，經常對各單位網絡進行檢查，對存在的問題及時指出﹑及時糾正，務必確保安全。建立安全事件報告制度，各單位一旦發現網絡安全事件，必須在第一時間向信息化部門報告。

(3)要加強網絡設備的管理，凡安裝﹑維護﹑連接和設置，均由信息化部門統一負責，嚴禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態﹑性能，嚴禁改變其連接關系﹑運行狀態和系統的設置。

6.要加強對職能人員的培訓

辦公系統在初始啟動時，大量的資料需要輸入，許多表結構需要進行設置。在還沒能駕馭電腦的時候，有一些畏難和辦公習慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發，幫助他們克服困難，推進項目的進展。目前，我廠已經對辦公自動化的使用人員進行了多次系統培訓，其中包括廠級領導﹑中層領導﹑工廠信息人員﹑信息發布人員﹑一般使用人員。通過系統的培訓使他們能夠熟練的操作辦公自動化系統，保證了辦公自動化系統的良性運行。

7.勤維護，常保養，使辦公自動化系統處于最佳的運行狀態中

辦公自動化系統是辦公人員的辦公平臺，經常使用，難免會出現一些問題，因此要認真對待辦公人員的每一個求助，認真解決操作中的問題，及時處理系統的疵點。曾經遇到到這樣的一種情況，財務部的報表無法發布，NOTES提示有錯，在排錯時，才發現是系統的源程序設定范圍中，為包含那個出錯的特殊字符。諸如此類問題的處理過程，可以讓系統管理員獲得更多的維護辦公自動化系統的經驗。還有定期的程序整理。以一年為限的數據庫復制等工作都有利于辦公自動化系統的良好運行。

綜上所述，辦公自動化發展到今天，辦公自動化系統的定義已經由原來的簡單的公文處理擴展到整個企事業單位的信息交換平臺，其功能已經有了極大的飛躍。然而，隨著計算機技術水平的不斷發展和用戶對功能不斷增長的需要，企事業單位辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計算機技術在辦公自動化領域得到更好的應用和發展做出我們應有的貢獻。