第一篇：浙江大學關于舉辦國際學術會議的有關規定和申報程序

浙江大學關于舉辦國際學術會議的有關規定和申報程序

一、行政管理

1、在我校舉辦國際學術會議，有利于提高我校在國內外的學術地位和國際競爭力，促進學科發展和國際交流與合作，因此學校支持具備條件的單位積極發起、主辦或承辦國際學術會議。

2、對外交流與合作部是申報國際學術會議的歸口管理單位，負責受理會議的申報和代表學校辦理邀請外國代表來華的“被授權單位簽證通知表”。

A、主辦會議：主辦單位一般應提前一年提交申請表。外方參會人數在150人以上和有關領域涉及敏感問題的會議，由對外交流與合作部報教育部審批；外方參會人數在150人以下的會議，由對外交流與合作部報主管校長審批。舉辦單位收到批件后，即可進行籌備工作。

B、承辦會議：承辦單位應提交主辦單位的會議批文和委托函。

3、會議主辦單位應組成相關的學術委員會和組織委員會，會議的學術負責人和委員會成員應有相應的學術地位和組織能力，能承擔會議的學術活動和具體會務工作。

4、會議的用房、用車及會議國內外代表的聯系、接送、住宿、用餐等事項，由主辦或承辦單位負責落實。

5、會議經費由主辦單位通過收注冊費和其他渠道爭取資助或贊助解決，原則上自負盈虧。

6、需要校領導出席開幕式或參加的會議，由主辦單位會前1個月提出書面申請，交對外交流與合作部辦理。

7、會議的文字材料、總結、統計表、重要照片、論文集、到會國內外代表名單等由主辦單位在會議結束后一個月內，交對外交流與合作部，經整理后交學校檔案館歸檔。總結提綱和統計表可從我部主頁下載。

二、申報程序

1、由會議的學術負責人填寫“浙江大學舉辦國際學術會議申報表”（從我部主頁下載），經學院外事負責人簽字和蓋院章，提前一年交對外交流與合作部。涉及敏感問題的會議還需加附擬參會人員名單。

2、會議申請表由對外交流與合作部主管領導審核后，根據會議規模和是否涉及敏感問題，報主管校長或教育部審批。

3、會議審批時間： 學校審批：2周教育部審批：2－3個月

三、參會外國代表的邀請

1、一般參會人員

（1）會議主辦單位填寫“邀請外國代表一覽表”（從我部主頁下載），由學院外事負責人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部審批；

（2）審批時間：3天；

（3）由對外交流與合作部代表學校簽發“被授權單位簽證通知表”；

（4）主辦單位將“被授權單位簽證通知表”郵寄給受邀代表，對方持表到中國駐所在國的使領館辦理入境簽證手續。

2、副部級以上和前政要人士參會代表的邀請

（1）填“邀請外國代表一覽表”，并附被邀人中文簡歷，經學院外事負責人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部，由對外交流與合作部報教育部審批；

（2）審批時間：2－3個月；

（3）對外交流與合作部收到教育部批件后，代表學校簽發“被授權單位簽證通知表”；

3、臺灣人士參會

（1）由會議主辦單位填“臺灣參會人員一覽表”，（從我部主頁下載）經學院外事負責人審簽和蓋院章后，交對外交流與合作部港澳臺辦，由港澳臺辦報省臺辦審批。

（2）得到批準后，會議主辦單位正式向對方發邀請，對方持臺胞證辦理入境手續。

4、港澳人士參會

由會議主辦單位發邀請，對方持回鄉證直接入境。

第二篇：國際學術會議舉辦程序

國際學術會議舉辦程序

為規范我院國際會議的申辦工作，加強國際會議的歸口管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）屬研討性的國際會議，舉辦單位能組織具有一定數量和質量的學術論文；

（三）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（四）會議經費有保證。

第二條 申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；

（3）中外聯合舉辦的，由聯辦的中方單位負責申報。

2、申辦內容

（l）會議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會議的背景、主要議題與內容、會議的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）會議規模、中外代表人數，籌備委員會成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會議聯系及籌劃進展情況；

（6）會議活動的初步安排；

（7）邀請上一級部門負責人出席會議的情況；

（8）會議經費預算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；

（9）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

會議批件下達后，主辦單位在會議舉行前 40天提交與會外賓及港澳臺人員名單（含英文姓名、護照號碼/回鄉證、臺胞證號碼），由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 會議總結

（一）會議結束后，主辦單位應在一個月內撰寫會議總結報送國際交流辦公室。

（二）會議總結的內容：

?會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人，與會中、外賓實到人數（港澳臺學者單列），收到中、外論文數量；

?會議的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

?會議反映出來的我國在相關學科領域內的現有水平與國際水平的差距；?會議論文集出版情況；

?是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 舉辦海峽兩岸及港澳臺地區學者參加的學術會議適用本辦法。

關于邀請國（境）外人員來我院講學程序

為規范我院邀請國（境）外人員來我院講學的申辦工作，加強涉外事務管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（三）經費有保證。

第二條 申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；

2、申辦內容

（l）講座的名稱、舉辦日期；

（2）舉辦講座的背景、主要議題與內容、講座的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）講座的規模、與會代表人數，負責籌備講座人的姓名、職務；

（5）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

收到有關單位的申請后，我辦向學校領導請示。如有必要，將會行文向我院上級主管部門上報。會議批件下達后，主辦單位在講座舉行前 40天提交國（境）外人員的姓名、性別、出生年月及相關職務職稱，由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 總結

（一）講座結束后，主辦單位應在15天內撰寫講座總結報送國際交流辦公室。

（二）總結的內容：

?講座名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人；

?講座的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 邀請海峽兩岸及港澳臺地區學者來我院講學適用本辦法。

第三篇：舉辦國際會議申報程序.

舉辦國際會議申報程序

一、報學校審批的國際會議

1.會議性質：一般性學術會議，且不涉及政治敏感問題；

2.提交時間：主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際處； 3.會議審批：由國際處主管領導審簽后，報主管校長審批； 4.會議審批時間：自受理后，兩周答復；

5.會前提交資料：國際會議申請表（中文），會議日程，擬參會人員名單，會議經費預算表；

6.會后補交材料：實際參會人員名單，會議總結報告（中文）（包括會議

論文清單），以及會議期間形成的一些重要資料；

7.有關國際會議的重要資料，交由國際合作與交流處學術交流科立卷，并

交學校檔案館保存。

二、由國際合作與交流處報上級單位審批的國際會議

1.會議性質：重大國際會議，會議主題涉及政治敏感問題，或是系列性的

國際組織會議，國際影響大，或中外方參會代表中有重要政界人物； 2.提交時間：主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際處交

流科；

3.會議審批：由國際處報教育部，并轉國務院有關部門審批； 4.會議審批時間：自受理后，通常2-3個月答復；

5.會前提交資料：國際會議申請表（中文），會議日程（中文），擬參會人 員名單（中文），會議經費預算表；

6.會后補交材料：實際參會人員名單，會議總結報告（中文）（包括會議

論文清單）以及會議期間形成的一些重要資料等；

7.國際會議期間形成的重要資料，交由國際合作與交流處學術交流科立

卷，并交學校檔案館保存。

第四篇：某大學舉辦國際學術會議統計表

XX 大學舉辦國際學術會議統計表 填表人

填表日期

會議名稱 批件文號 主辦單位 會議日期 注 冊 費 標 準 國內代表（人民幣元）

注冊費收入 經費來源情況

人民幣（元）

學術牽頭人 會議主席 境外代表（美元）

美

元（元）

與會 學者 情況 總

計 中

國 美

國 加拿大 澳大利亞 德

國 英

國 法

國 意大利 俄羅斯 日

本 韓

國

國外代表數 外國代表國別數 大

陸 臺 灣 省 港 澳 地 區 人數

論文 篇數

XX代表數

XX 論文數

對舉辦國際學術 會議管理工作的 意見和建議

備

注

留學人員

特邀報告 篇

數

代表數

第五篇：XX大學舉辦國際學術會議管理辦法

XX大學舉辦國際學術會議管理辦法

第一條 為規范程序，加強管理，保證學校國際學術會議的辦會質量，根據教育部《關于在華舉辦國際會議管理辦法的實施細則（試行）的通知》（教外際?2006?105號）等文件精神，特制訂本辦法。

第二條 本規定的國際學術會議是指由XX大學主辦或承辦，與會者來自3個或3個以上國家和地區（不含港、澳、臺地區）的年會、例會、研討會、報告會、論壇等會議以及雙邊會議和國際合作項目工作會議。

第三條 舉辦國際學術會議的單位（簡稱“舉辦單位”）為我校從事教學或科研的機構，具備較強的學術實力及召開國際學術會議所必需的組織能力。

第四條 舉辦單位是國際學術會議的承辦人和責任人，負責會議方案擬定、會議組織、會議預算編制、會務管理、與會專家邀請及接待、突發事件處理、會議學術成果收集及應用、會議宣傳報道等工作。

第五條 國際交流與合作辦公室（以下簡稱“國合辦”）負責學校國際學術會議的申報及審批工作。舉辦單位須提前5個月將會議計劃報送至國合辦，由國合辦上報廣東省人民政府外事辦公室等相關部門審批。獲得批準后，舉辦單位方可對外宣布或承

–– 1 –– 諾。

（一）舉辦單位提交申辦會議的書面請示文件，內容須包括： 1.舉辦國際學術會議的必要性、會議預期目標；

2.國際學術會議的中、英文全稱；會議舉辦的時間、地點；主辦單位、合辦單位、協辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應注明中外文全稱）；會議規模及擬參會外賓人數和名單（中英文姓名、單位、職務及論文題目等）；

3.會議的主題、議題及主要內容； 4.經費來源及預算；

5.有關境外國際組織介紹（中英文名稱、該組織的章程、組織機構、歷次活動、政治背景、對華態度及有無“一中一臺”或 “兩個中國”問題等）。

6.報批所需的其它材料

（二）國合辦將相關材料報上級主管部門審批。

（三）會議批件下達后，舉辦單位須在會議舉辦前40天向國合辦提交擬參會的國外及港澳臺代表名單（含中英文姓名、護照、證件號碼），國合辦協助辦理國（境）外代表來華簽證及入境手續。

第六條 舉辦單位須于國際會議舉辦前2周內，將會議日程安排、與會國外及港澳臺代表接待方案等報國合辦備案。

第七條 舉辦國際學術會議應厲行節約、講求實效，從嚴控 –– 2 –– 制經費支出，努力做到以會養會。國際會議的收入、支出等經費管理參照財政部《在華舉辦國際會議經費管理辦法》(財行?2015?371號)及學校財務部門的具體要求執行。

第八條 國際學術會議結束后，舉辦單位須在1周內向國合辦提交會議總結報告，總結報告應包括以下內容：

（一）會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位、承辦單位和學術負責人，與會中、外代表實到名單（港澳臺代表單列），收到中、外論文數量；

（二）會議學術水平評價；

（三）與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

（四）會議反映出來的我國在相關學科領域內的現有水平與國際水平的差距、收獲和成果以及存在的問題和建議；

（五）印制或出版的會議論文集；

（六）是否出現意識形態問題以及解決情況。

第九條 本辦法自發布之日起施行，由國合辦負責解釋。

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