第一篇：舉辦學術會議要哪些要求

舉辦學術會議要哪些要求

國際學術會議舉辦程序國際學術會議舉辦程序國際學術會議舉辦程序國際學術會議舉辦程序 為規范我院國際會議的申辦工作，加強國際會議的歸口管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。第一條

申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）屬研討性的國際會議，舉辦單位能組織具有一定數量和質量的學術論文；

（三）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（四）會議經費有保證。

第二條

申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；（3）中外聯合舉辦的，由聯辦的中方單位負責申報。

2、申辦內容

（l）會議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會議的背景、主要議題與內容、會議的學術價值和經濟、社會意義；

（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）會議規模、中外代表人數，籌備委員會成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會議聯系及籌劃進展情況；

（6）會議活動的初步安排；

（7）邀請上一級部門負責人出席會議的情況；

（8）會議經費預算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；

（9）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

會議批件下達后，主辦單位在會議舉行前 40天提交與會外賓及港澳臺人員名單（含英文姓名、護照號碼/回鄉證、臺胞證號碼），由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 會議總結

（一）會議結束后，主辦單位應在一個月內撰寫會議總結報送國際交流辦公室。

（二）會議總結的內容：

? 會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人，與會中、外賓實到人數（港澳臺學者單列），收到中、外論文數量；

? 會議的收獲和成果以及存在的問題和建議；

? 與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

? 會議反映出來的我國在相關學科領域內的現有水平與國際水平的差距；

? 會議論文集出版情況；

? 是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 舉辦海峽兩岸及港澳臺地區學者參加的學術會議適用本辦法

關于邀請國關于邀請國關于邀請國關于邀請國（境）外人員來我院講學程序外人員來我院講學程序外人員來我院講學程序外人員來我院講學程序。為規范我院邀請國（境）外人員來我院講學的申辦工作，加強涉外事務管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第二篇：學術會議舉辦詳細流程

一、會議前期通知

1.定會議日期，請專家（包括嘉賓和授課專家）。

2.擬定會議通知紅頭文件，包括會議介紹，主辦、協辦單位，會議時間、低點，是否收注冊費，學分等，會議聯系人等。附會議議程，參會回執。

3.通知發放四種方式：郵件、微信H5動態網頁（帶報名功能）、信件、電話。

4.應有專人通知和統計參會人員，方便會場大小準備、用餐、學分等數量限制。

二、專家聯系（專人負責）

1.聯系專家，告知會議時間以及專家授課具體時間。索要專家課件和個人簡歷。課件用于印刷會議資料，簡歷用于宣傳和主持人介紹。

2.專家接送：包括往返接送，會場與酒店接送。協商完畢后，告知專家接送事宜。

3.去酒店查看，是否有早餐等

4.專家如果提前1天到，會議負責人應去酒店接見。

三、會場前期準備

1.會議資料：包括講課PPT，廠家宣傳資料，筆記本，筆。會議資料袋、胸牌。2.會場橫幅，背景墻，展架，指引牌等 3.根據參會人數，是否準備學分票、餐票等。

4.會場拍照人員，合影地點（有車占用需提前預定位置）。5.會議當天專家就餐地點預定，參會人員就餐（盒飯、自助、圍桌）

四、會議前一天準備

1.會場布置完畢。可準備一些背景音樂。

2.茶歇食品、盆等，礦泉水，是否準備咖啡、茶等（備茶杯、開水）3.調試投影、舞臺燈光控制（留工作人員電話，以防現場故障）、PPT（激光筆）、話筒（至少3個，講者1個，主持1個，提問1個，其中1個無線麥）等。

4.臺簽。上主席臺的臺簽要準備2份，主席臺1份，第一排1份。5.簽到表、筆等

6.人員分組：①簽到、注冊；②PPT、講者主持臺簽更換；③茶歇 7.嘉賓是否準備講稿

五、會議當天

1.報到組：報到、注冊，發放資料等，根據報到人數，反饋就餐人數，訂飯。

2.專家接待組：接待專家入場

3.現場控制組：提前拷貝講者PPT，主委定好主席臺就坐嘉賓，排好臺簽順序。4.開幕式結束后，集體合影。現場控制組需搬離主席臺桌椅，留主持人桌椅，放講者簡介（或提前給主持人）、水等。講臺更換講者臺簽。5.準備茶歇

六、就餐

1.如果是盒飯，全部人員坐于原位，工作人發盒飯，避免混亂。2.專家圍餐需有人引導。

會議結束后刷學分，如果人多，建議全部坐于原位，工作人員一個個走過去刷。

第三篇：舉辦學術會議流程

對于會議的會前準備、會場組織及會后安排等有一些體會，在此簡要介紹以方便于后來者。

一、會前準備

1.擬定會議計劃：①擬定會議主題、名稱、地點、規模等（常常由總會在前一年11月份前后征求各分會意見確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）和贊助商；②確定會議日期、日程及議程及預備會議內容（如委員會議、換屆選舉會議等）；③排出會議作息時間及注意事項；④做出會議經費預算和籌資方案；⑤成立會務組，明確會務分工。

2.發出會議通知：①會議征稿(各委員、委員單位、雜志社)；②第一輪通知（告知會議具體時間、地點、學術委員會名單、演講專家及講題等）；③正式通知及回執（包括會址、交通、報道和接站時間、回執時間、住宿要求、返程票預訂、是否大會發言、會議壁報準備等等）。

3.準備會議材料：①會議審稿，確定大會發言名單；②編輯出版論文集（包括投稿論文、講座論文、會議日程、贊助商致謝、廣告等；③確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；④編印會議指南（包括會議日程、代表須知等）；⑤準備會議紀要和通訊錄。

4.準備會議標識：①代表證；②會場背景幕布、會標（賓館門口）、指引標志（會議和就餐）、海報、會議日程（報到處）等；③參展商的展覽布置（宣傳標語、廣告牌、充氣拱門等）；④壁報。

5.安排會議生活：①預定交通工具；②預訂賓館，安排住宿、餐飲、會場；③聯系安排參觀、訪問、旅游活動；④確定財務、接待、保衛人員；⑤安排茶歇和娛樂活動。

6.選定布置會場：①排定會議座次；②布置環境；③檢查并配置電化設備；④展臺安排。

二、會議接待

1.會議報到：①接站；②填寫報到單；③分發會議材料，安排住宿；④收取代表費用；⑤通知有關事項。

2.會場組織：①檢查會議設備；②接待嘉賓；③保證會議主持人、發言人到位；④調動與會者提問和討論；⑤會議記錄；⑥評選優秀論文或優秀壁報。3.會議生活服務：①及時定購代表回程票；②印刷并分發會議代表通訊錄；③檢查住房設施；④征求膳食意見；⑤保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。

三、會后安排

1.整理會議文件：①整理會議記錄；②形成會議決定（簡報、紀要）；③寫總結向上級匯報情況或發布；④將會議材料分類、立卷、歸檔；⑤向總會和情報信息單位提交論文集。

2.送別會議代表：①分發回程票；②結清會議費用；③根據返程時間安排車輛；④發放會議學分、照片和通訊錄。

3.會后工作：①結算會議開支費用；②歸還會議所借物品。

召開學術會議最重要的環節是征集論文，這是學術會議水平和質量的基本保障。學術論文的征集通知應至少在開會前6個月或更早一些時間發出。國際會議一般要在12個月之前發送通知。通知中要寫清楚學術會議的目的意義、會議主題、論文議題、論文選錄標準、論文報送時間、論文格式體例，以及開會時間、地點等內容，以便投稿和確定參會否。同時還要根據會議需要，選定一些專家或學者進行專題講座。

學術會議的主體是與會代表，組織好代表是開好會議最重要的環節。我們的會議一般規范較小（因為會議頻繁），參會代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過廠家或公司特邀一些專業人員參會，盡量保證會場人員。特別是會議選擇在風景區，往往開幕式人數不少，閉幕式則寥寥無幾，成為典型的虎頭蛇尾。

學術會議的順利召開，往往取決于一些必不可少細節方面的充分準備。如會議地點應盡量選擇環境較好，交通便利，接待能力較強或與會議研討內容相關的地區，最好在當地有依托單位。會場的布置，包括主席臺的設置、橫幅標語、背景幕布、桌簽的擺放、投影設備的安裝使用、茶水服務、位置安排等，一定要安排周到。另外，經過充分準備的學術會議，一定要按期召開。會議期間應當就討論的主題進行廣泛深入的研討。學術會議要安排緊湊，緊扣主題，對會上所作的大會報告和宣讀的主要論文，要圍繞重點議題認真組織評議，通過討論力求解決一些理論問題和實際問題。要貫徹“雙百”方針，倡導學術民主，提倡各種不同學術觀點的碰撞，對與會者應一視同仁，努力營造學術自由、平等的氣氛。要注意發現和選拔優秀人才，參加學術會議的資深專家要注意發現優秀的青年人才，并向有關部門進行舉薦，使優秀人才更好地成長。學術會議期間，除進行學術討論外，還要根據情況，組織專家針對科學發展問題（如診療規范、共識等）提出意見和建議。在會議的形式上，也要力求多樣化，要靈活采用大會報告、墻報、辯論會、學術沙龍、設問和答辯、自由發言、圓桌座談、冷餐會、成果展示等多種學術會議形式，營造學術會議的寬松氛圍，提高交流成效。

第四篇：國際學術會議舉辦程序

國際學術會議舉辦程序

為規范我院國際會議的申辦工作，加強國際會議的歸口管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）屬研討性的國際會議，舉辦單位能組織具有一定數量和質量的學術論文；

（三）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（四）會議經費有保證。

第二條 申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；

（3）中外聯合舉辦的，由聯辦的中方單位負責申報。

2、申辦內容

（l）會議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會議的背景、主要議題與內容、會議的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）會議規模、中外代表人數，籌備委員會成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會議聯系及籌劃進展情況；

（6）會議活動的初步安排；

（7）邀請上一級部門負責人出席會議的情況；

（8）會議經費預算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；

（9）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

會議批件下達后，主辦單位在會議舉行前 40天提交與會外賓及港澳臺人員名單（含英文姓名、護照號碼/回鄉證、臺胞證號碼），由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 會議總結

（一）會議結束后，主辦單位應在一個月內撰寫會議總結報送國際交流辦公室。

（二）會議總結的內容：

?會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人，與會中、外賓實到人數（港澳臺學者單列），收到中、外論文數量；

?會議的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

?會議反映出來的我國在相關學科領域內的現有水平與國際水平的差距；?會議論文集出版情況；

?是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 舉辦海峽兩岸及港澳臺地區學者參加的學術會議適用本辦法。

關于邀請國（境）外人員來我院講學程序

為規范我院邀請國（境）外人員來我院講學的申辦工作，加強涉外事務管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（三）經費有保證。

第二條 申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；

2、申辦內容

（l）講座的名稱、舉辦日期；

（2）舉辦講座的背景、主要議題與內容、講座的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）講座的規模、與會代表人數，負責籌備講座人的姓名、職務；

（5）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

收到有關單位的申請后，我辦向學校領導請示。如有必要，將會行文向我院上級主管部門上報。會議批件下達后，主辦單位在講座舉行前 40天提交國（境）外人員的姓名、性別、出生年月及相關職務職稱，由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 總結

（一）講座結束后，主辦單位應在15天內撰寫講座總結報送國際交流辦公室。

（二）總結的內容：

?講座名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人；

?講座的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 邀請海峽兩岸及港澳臺地區學者來我院講學適用本辦法。

第五篇：某大學舉辦國際學術會議統計表

XX 大學舉辦國際學術會議統計表 填表人

填表日期

會議名稱 批件文號 主辦單位 會議日期 注 冊 費 標 準 國內代表（人民幣元）

注冊費收入 經費來源情況

人民幣（元）

學術牽頭人 會議主席 境外代表（美元）

美

元（元）

與會 學者 情況 總

計 中

國 美

國 加拿大 澳大利亞 德

國 英

國 法

國 意大利 俄羅斯 日

本 韓

國

國外代表數 外國代表國別數 大

陸 臺 灣 省 港 澳 地 區 人數

論文 篇數

XX代表數

XX 論文數

對舉辦國際學術 會議管理工作的 意見和建議

備

注

留學人員

特邀報告 篇

數

代表數