第一篇：南京師范大學關于舉辦國際學術會議的管理辦法

南京師范大學關于舉辦國際學術會議的管理辦法

為了加強對我校舉辦國際學術會議的管理，規范申辦程序，提高舉辦國際會議的效益，根據國家教育部有關文件精神，結合我校實際，制定本管理辦法。

一、申請舉辦國際會議應具備的條件

1、申請舉辦國際會議的單位對會議的學術領域有較強的教學及科研力量，教學、科研水平較高，一般應在國內處于領先地位。

2、能夠征集到國內外具有較高學術水平的論文，并能夠邀請國際及國內的著名學者出席會議。

3、得到有關主管部分的同意和支持。

4、會議經費落實，須提供相應的證明材料，并具備會務及接待工作的能力。

二、申請舉辦國際會議的程序

1、凡申請舉辦國際學術會議，一般應在一年前由所在學院領導認真研究后填寫《南京師范大學舉辦國際學術會議申請表》（附件一）送國際交流處，經科技處審核會簽報分管校長審批后，由國際交流處擬文上報。

2、申請報告應包括以下內容：

1）舉辦國際學術會議的必要性以及所具備的條件； 2）會議的主要議題和組委會的主要成員；

3）舉辦會議的時間、地點、規模（中、外學者人數）；

4）提供擬邀請的國外及港、澳、臺地區代表的名單、職務、職稱、單位及通信地址； 5）如會議需要安排專業性質的考察，要寫清楚線路并說明專業考察的范圍及地區； 6）會議經費預算及其來源，并附相關證明材料。

3、待有關主管部門正式批準下文后，承辦單位方應積極開展各項籌備工作。

4、確定正式邀請參加國際學術會議的海外代表名單后，承辦單位應在會前2個月填寫《南京師范大學聘請外籍專業人員審批表》（附件二）報送國際交流處，由國際交流處統一向上級主管部門申辦其來華簽證事宜。

三、舉辦國際會議的注意事項

1． 會議所需經費主要由承辦單位自籌解決，需要學校資助的，按學校有關文件執行。經費使用應有專人負責，會議結束后應及時進行財務決算。

2． 對國際組織要求在我國舉辦學術會議，需區別情況對待：如我國是該組織的成員國，應盡會員國義務，可考慮同意在我國舉辦；對我未參加的國際組織要求在我國舉辦會議，應認真研究利弊，慎重對待。

3． 原則上不邀請未建交國家人員出席會議。如有特殊需要，須事先通過國際交流處報江蘇省外辦審批。

4． 原則上不邀請外國記者和外國駐華使、領館人員參加會議，如需要，則須專案報批。5． 一般不承諾外國代表的會后旅游事宜。如代表提出要求，可與有關旅行社聯系安排。6． 確定會議議題、準備會議材料、國內代表發言以及會議期間安排的參觀考察活動，均不得違反國家有關保密規定。

7． 一切涉外事宜，均應事先與國際交流處溝通，以便及時請示報告，妥善處理。

四、國際會議總結

1． 會議結束后，承辦單位要認真總結經驗，按提綱要求（附件三）在一個月內寫出書面總結，分別送科技處和國際交流處。

2． 會議上獲得的有較大或重大學術價值的學術論文或信息應及時向科技處通報。

3． 承辦單位必須將有關會議始末的全套材料（包括會議通知、名冊、提交論文、批文及有關會議的錄音、錄象、照片及會標、會議報道等有保存價值的材料），于一個月內搜集、整理完畢，送國際交流處歸檔。

本規定自2004年發布之日起實施。寧師外（1999）第115號文作廢。本規定由國際交流處負責解釋。

第二篇：XX大學舉辦國際學術會議管理辦法

XX大學舉辦國際學術會議管理辦法

第一條 為規范程序，加強管理，保證學校國際學術會議的辦會質量，根據教育部《關于在華舉辦國際會議管理辦法的實施細則（試行）的通知》（教外際?2006?105號）等文件精神，特制訂本辦法。

第二條 本規定的國際學術會議是指由XX大學主辦或承辦，與會者來自3個或3個以上國家和地區（不含港、澳、臺地區）的年會、例會、研討會、報告會、論壇等會議以及雙邊會議和國際合作項目工作會議。

第三條 舉辦國際學術會議的單位（簡稱“舉辦單位”）為我校從事教學或科研的機構，具備較強的學術實力及召開國際學術會議所必需的組織能力。

第四條 舉辦單位是國際學術會議的承辦人和責任人，負責會議方案擬定、會議組織、會議預算編制、會務管理、與會專家邀請及接待、突發事件處理、會議學術成果收集及應用、會議宣傳報道等工作。

第五條 國際交流與合作辦公室（以下簡稱“國合辦”）負責學校國際學術會議的申報及審批工作。舉辦單位須提前5個月將會議計劃報送至國合辦，由國合辦上報廣東省人民政府外事辦公室等相關部門審批。獲得批準后，舉辦單位方可對外宣布或承

–– 1 –– 諾。

（一）舉辦單位提交申辦會議的書面請示文件，內容須包括： 1.舉辦國際學術會議的必要性、會議預期目標；

2.國際學術會議的中、英文全稱；會議舉辦的時間、地點；主辦單位、合辦單位、協辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應注明中外文全稱）；會議規模及擬參會外賓人數和名單（中英文姓名、單位、職務及論文題目等）；

3.會議的主題、議題及主要內容； 4.經費來源及預算；

5.有關境外國際組織介紹（中英文名稱、該組織的章程、組織機構、歷次活動、政治背景、對華態度及有無“一中一臺”或 “兩個中國”問題等）。

6.報批所需的其它材料

（二）國合辦將相關材料報上級主管部門審批。

（三）會議批件下達后，舉辦單位須在會議舉辦前40天向國合辦提交擬參會的國外及港澳臺代表名單（含中英文姓名、護照、證件號碼），國合辦協助辦理國（境）外代表來華簽證及入境手續。

第六條 舉辦單位須于國際會議舉辦前2周內，將會議日程安排、與會國外及港澳臺代表接待方案等報國合辦備案。

第七條 舉辦國際學術會議應厲行節約、講求實效，從嚴控 –– 2 –– 制經費支出，努力做到以會養會。國際會議的收入、支出等經費管理參照財政部《在華舉辦國際會議經費管理辦法》(財行?2015?371號)及學校財務部門的具體要求執行。

第八條 國際學術會議結束后，舉辦單位須在1周內向國合辦提交會議總結報告，總結報告應包括以下內容：

（一）會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位、承辦單位和學術負責人，與會中、外代表實到名單（港澳臺代表單列），收到中、外論文數量；

（二）會議學術水平評價；

（三）與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

（四）會議反映出來的我國在相關學科領域內的現有水平與國際水平的差距、收獲和成果以及存在的問題和建議；

（五）印制或出版的會議論文集；

（六）是否出現意識形態問題以及解決情況。

第九條 本辦法自發布之日起施行，由國合辦負責解釋。

–– 3 ––

第三篇：國際學術會議舉辦程序

國際學術會議舉辦程序

為規范我院國際會議的申辦工作，加強國際會議的歸口管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）屬研討性的國際會議，舉辦單位能組織具有一定數量和質量的學術論文；

（三）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（四）會議經費有保證。

第二條 申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；

（3）中外聯合舉辦的，由聯辦的中方單位負責申報。

2、申辦內容

（l）會議名稱、舉辦日期；

（2）舉辦會議的背景、主要議題與內容、會議的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）會議規模、中外代表人數，籌備委員會成員及主要代表的姓名、身份、國籍；

（5）會議聯系及籌劃進展情況；

（6）會議活動的初步安排；

（7）邀請上一級部門負責人出席會議的情況；

（8）會議經費預算及來源（有外方提供資助的要作具體說明）；

（9）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

會議批件下達后，主辦單位在會議舉行前 40天提交與會外賓及港澳臺人員名單（含英文姓名、護照號碼/回鄉證、臺胞證號碼），由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 會議總結

（一）會議結束后，主辦單位應在一個月內撰寫會議總結報送國際交流辦公室。

（二）會議總結的內容：

?會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人，與會中、外賓實到人數（港澳臺學者單列），收到中、外論文數量；

?會議的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

?會議反映出來的我國在相關學科領域內的現有水平與國際水平的差距；?會議論文集出版情況；

?是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 舉辦海峽兩岸及港澳臺地區學者參加的學術會議適用本辦法。

關于邀請國（境）外人員來我院講學程序

為規范我院邀請國（境）外人員來我院講學的申辦工作，加強涉外事務管理，根據上級要求和我院實際，特制訂本辦法。

第一條 申辦條件

（一）會議主題與內容符合我國改革開放和經濟、社會發展的需要；

（二）舉辦單位具有一定的外事工作經驗和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及會議場所，做好安全工作；

（三）經費有保證。

第二條 申辦手續

（一）主辦單位向學院國際交流辦公室提交申請報告，至少提前 2個月報送國際交流辦公室。提交報告應遵循下列規定：

1、申辦單位

（1）單獨舉辦的，由舉辦單位負責申報；

（2）幾個單位聯合舉辦的，由牽頭單位協調后負責申報；

2、申辦內容

（l）講座的名稱、舉辦日期；

（2）舉辦講座的背景、主要議題與內容、講座的學術價值和經濟、社會意義；（3）外方協辦或聯合主辦單位的情況；

（4）講座的規模、與會代表人數，負責籌備講座人的姓名、職務；

（5）需要請示的帶有政策性的涉外問題。

（二）國際交流辦公室行文報上級主管部門審批。

收到有關單位的申請后，我辦向學校領導請示。如有必要，將會行文向我院上級主管部門上報。會議批件下達后，主辦單位在講座舉行前 40天提交國（境）外人員的姓名、性別、出生年月及相關職務職稱，由國際交流辦公室行文上級主管部門，辦理外賓來華簽證手續及港澳臺人士入境手續。

第三條 總結

（一）講座結束后，主辦單位應在15天內撰寫講座總結報送國際交流辦公室。

（二）總結的內容：

?講座名稱、時間、地點、主題、主辦單位和學術負責人；

?講座的收獲和成果以及存在的問題和建議；

?是否有政治敏感問題出現，解決的情況如何。

第四條 邀請海峽兩岸及港澳臺地區學者來我院講學適用本辦法。

第四篇：某大學舉辦國際學術會議統計表

XX 大學舉辦國際學術會議統計表 填表人

填表日期

會議名稱 批件文號 主辦單位 會議日期 注 冊 費 標 準 國內代表（人民幣元）

注冊費收入 經費來源情況

人民幣（元）

學術牽頭人 會議主席 境外代表（美元）

美

元（元）

與會 學者 情況 總

計 中

國 美

國 加拿大 澳大利亞 德

國 英

國 法

國 意大利 俄羅斯 日

本 韓

國

國外代表數 外國代表國別數 大

陸 臺 灣 省 港 澳 地 區 人數

論文 篇數

XX代表數

XX 論文數

對舉辦國際學術 會議管理工作的 意見和建議

備

注

留學人員

特邀報告 篇

數

代表數

第五篇：舉辦國際學術會議總結報告內容提綱

舉辦國際學術會議總結報告內容提綱

1.會議名稱、時間、地點、主題，主辦單位和學術牽頭人； 2.與會中外賓實到人數，收到中、外論文數；

3.國際上本學科的動向、趨勢、水平介紹和評價； 4.與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；

5.通過會議反映出來的我國在該學科領域內的水平和國際水平的差距，存在的問題和建議；

6.會議中涉及有關政治問題的情況、處理經過和結果及經驗和教訓（內容務必詳細，講清來龍去脈）。7.會議論文集出版情況。

注：

1.總結報告請在會議結束后兩周內完成，經單位負責人審閱后，送國際合作與交流處綜合科，并請同時發送到如下電子郵箱qinweih@mail.sysu.edu.cn。（附上一至二幅會議照片）

2.為擴大會議的受益面，我處會將會議總結放到我處主頁上。