第一篇：設計題-辦公室管理

設計題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?

答：1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記

錄，電腦放在右邊2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內，參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內5）墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層

2．安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?

答：(1)接受任務(2)了解來賓(3)制訂計劃(4)預訂食

宿(5)迎接來賓(6)商議日程(7)安排會談(8)陪同參觀(9)送別客人(10)接待小結

1．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？

答：（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。

2．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？

答(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家

和學者，能獨立思考、有主見又敢于發表意見者；(2)座談會以小型為主，人數以

七、／L人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

3．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？

答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。

要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加

案例分析題

以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業，比較單純，（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。

劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦4．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副陳小姐頂替自己。

總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。小姐與來電者的對話如下：

參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個來電者：“是利達公司嗎？” 月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料陳小姐：“是。”

費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。來電者：“你們經理在嗎？” 請計算會議的成本。．

陳小姐：“不在。”

答案：1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎？” =6(G+S)T?n+后勤開支

陳小姐：“是。”

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數；每個人來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

陳小姐：“1.8美元。”

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入來電者：“1.6美元一打行不行？”

為2．5元。(600÷30÷8)

陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時； 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；

上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。(6)后勤開支——等于支票開支、現金開支和實物開支的陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我總和為800(200+100+10×50)

知道你的定價是1.8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800

解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個=19550(元)

錯。”

5．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？

陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在答：1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司電話禮儀方面還犯了哪些錯？

審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。參考答案：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工要量)；

作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。(3)盡快(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報，也沒有及時請教恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完的工作。(4)劉小姐)；

把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)； 將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了門和人員，分別去函或去電表示感謝。

錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)，6．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門，處理這些事情應考慮什么，怎樣做？

(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。

答：1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節、中秋節等； 早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。等；(3)在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了司的注意。時間如何取決于當地的購物環境。(4)還應熟回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，知以下規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。(5)要看對方見上面寫著：“親愛的紅：??”，她意識到拆錯了信，匆匆看完的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(6)贈了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、印在右下角。

以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復，文秘你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

明正確的做法。

參考答案：<1)收領郵件應該把以前的信件另外放開,以免

混淆

<2)應在清點后才能簽字

(3)首先應分類,請示上司哪些郵件能拆封,哪些不能拆(4)不能把 回信地址剪掉

(5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致.如不一致,應打電話詢問正確的,再把錯誤的劃去

(6)拆錯信,應在信封上要寫上“誤拆,‘,并簽上自己的名字,封上信口,把信件交給收信人時向他(她)道歉.(7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆;把郵件分成最急件、次急件和普通件

（8)打印寄往美國的信封,收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、地址打印在左上角

3．文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？

參考答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤.遵照領導職

權分工,單向請示的原則,既然向主管領導請示了,就應按孫的意見辦,不應多頭請示;(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導,以至落到尷尬的境地;<3)兩位領導都作了指示,如果張通情達理,小曹應向他說明只能按職權分工辦事,求得諒解后,按孫的意見辦;<4)如果不能求得諒解時,小曹應向兩位領導分別自我檢討,再建議兩位商議一個方法遵照執行;<5)如果矛盾不能統一,應向總經理請示,遵照總經理的意見辦,并請他對孫或張作解釋.這時文員執行主要決策人的意見.4．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？

參考答案：(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間(2)把上

司親啟信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發出前復印一份，留待上司過目(5)發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系(6)沒有訂購的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好

5．某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經理解決他們的問題。小趙說總經理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經理不可。正好總經理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??

你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？

參考答案：(1)不能說“總經理外出了,有什么事請跟

我說吧”,辦公室人員不能替上司做主;

(2)接待來訪者應細心傾聽,不應邊看報表邊聽;<3)對提重要建議的來訪者,應認真記錄,匯報上司;(4)應熱情,不能對來訪者冷嘲熱諷;<5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節,宣傳政策;(6)應盡快為總經理解圍,可以請保安或打110,6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環、大顆寶石戒指閃閃發光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經理和客商的不同反應。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該答：（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦

是怎樣的？

法聯系送貨員；（2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯參考答案：

1、沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境，報，請示該如何辦？

不符合特定的會談工作要求;

2、沈的穿著突出自己，影（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？

響了古總經理的形象;

3、陳的穿著打扮干擾談判、影響工答：（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會

作，破壞工作場所安靜;

4、陳用手拿茶葉，不衛生，引起議議程；（4）得到總經理指示，可能把資料放映的時間客商不滿，使得談判一開始就不順利;

5、小沈應該對領導往后推移半個小時或一小時？（5）聯系新的租賃公司加的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；

總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故（3）從這件事中你得到了什么教訓？

引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客答：（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音商;

6、小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方應全面考慮內外部環境和設施，包括噪音問題、停車場式說明情況，交流思想和感情。

等，（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；（9）重要設7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡備應考慮備用（或兩套方案）。

迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與9．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”然后，自己坐在司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業務部門轉了轉，汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一幾乎把通知的事忘了。

切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公地對待他，他怎么??

司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做銷售員會議，會議重要，請務必出席。”

才是正確的？

星期四上午8：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室參考答案：(1)主人和客人之間，應該主人先伸手;

里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有（2)在替客人拿行李前應征求同意:“我替你拿可以6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經約好客嗎?”

戶在10：00見面。到了·10點，只剩下4位銷售員，也談不出什(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;

么東西，會議草草結束了，經理很不高興。公司一共有12位銷售(4)司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下;后為員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經理對小劉上，前為下”;

非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣（5)客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座;的？

(6)客人公司的一些內部情況、個人收人、福利和家庭情參考答案：(1)應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份

況等是不合適的話題;

名單;(2)打印好書面通知;(3)在三 天內，當面發放通(7)應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、知或電話通知(電話中需要對方確認時間、地點、內容等)新聞等;

到名單上的每個人;(4)通 知 不能寫在布告欄里，可能8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，不被人注意;(5)通知上應寫清會議的時間(開始到結束時參加的有本單位，外單位的人員。總經理讓辦公室負責安排，會上間)、地點;(6)應 詳 細寫清會議內容，應做好哪些準要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會備;(7)應 提 前到會議室做好準備，做好簽到工作

議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查，某局要召開迎接點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，衛生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎想，有些部門的領導一向不重視衛生問題，如果他們知道召開的是明大廈的會議廳。

衛生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發現會議通知：

廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最會議通知

后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經9點五十分了，放映機還經局領導決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。

各地方來賓已陸續進場，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，小萬將通知下發后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有??”

會議，言談中頗有些責怪的意思。

問題：

問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數百人參如何處理？

加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。

問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？

參考答案：答案:問題一:會議通知缺少主題(議題),時間

上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發放會議通知要交到會議出席者手上,可進行說明解釋.。如本人不在，應請代收人(或秘書)簽字,打電話確認是否出席.問題二:會前準備工作的每個細節問題都應認真對待.(2分)小萬沒有認真校對材料,最后也沒能仔細審查所有會議材料,加以改正.補救措施可以是:小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,耳語了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉了尷尬局面.代表們按原來小組劃分展開了討論.11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：（1）市教委關于2003年招生工作的通知；（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；（3）東方學院2003年招生工作計劃；

（4）東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；（5）市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；（6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；（7）東方學院關于調整系主任的通知；（8）東方學院關于做好開學工作的通知；（9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；（10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；（11）東方學院各系關于提高教學質量的報告；（12）東方學院2003年度工作總結；

參考答案：案卷一：

1．市教委關于2003年招生工作的通知；4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；

標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復

案卷二：

2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定； 7．東方學1憲關于調整系主任的通知； 8．東方學院關于做好開學工作的通知；

標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知案卷三：

3．東方學院2003年招生工作計劃； 12．東方學院2003年度工作總結；

標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結案卷四：

9．東方學院各系關于開學準備工作的報告；

10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； 11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；

標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告

第二篇：辦公室管理設計題

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?(P13)

電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，必做會議記錄。如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個專門的那次會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等等。

5．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？(P150)

(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者,能獨立思考,有主見又敢于發表意見者；(2)座談會以小型為主,人數以七,八人為宜；<3)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合；<4)主持人負責引導,組織,可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會的時間不必嚴格規定,可長可短；(7)會場應準備些飲料,商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P121)

(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；<4)預訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。

3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？(P123)

(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結束的預定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯絡處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。

4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節？(P145)答：文秘人員如果在會議上要發言，應該先把要講的內容徹底考慮一下，作一個總結結構的構思，簡略記下發言的要點，條理清楚，重點突出。即使是即席發言，也要想好了再說，講什么，怎么講，哪些可以敘述，哪些必須強調，都事先有個框架。這樣使你的發言清晰明了，富有感染力。

會議上始終保持平穩挺直姿態和愉快熱忱的表情，用規范的語言扣抑揚頓挫的響亮聲調說話，并控制發言的時間，必要時可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時候作一停頓，以給聽眾思考的余地。雖然辦公室文秘人員會議通常是非正式的，文秘人員還是要加以引導。要求別人回答時，一次只叫一位發言人，并緊緊圍繞議程或主題順序時行。如果討論偏離了主題，文秘人員應該提醒各位時間有限。

在某件事情上有不同意見時，不必進行正式投票，表示接受或反對這些意見即可。如果是一位助手，你給他分配一些日常的工作任務，提示一下解決問題的方法，再問他有沒有問題即可。在很多人參加的會議上，不要當眾批評某個人。應該給其他與會者發言的機會，認真傾聽他們的意見。最后，對討論和任何決定了的事進行總結，統一大家的認識。

每一位參加會議的人員都要記筆記，特別是在任務分配或作出了關于各種程序的決定時。例行的辦公室會議不

茶點,邊吃邊談,可使氣氛輕松。

6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)

(1)要替搭車回去的人安排車子

(2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領,冒領

(3)有留話時,切記務必傳達(4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參加會議的人員送行

(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅

(7)桌,椅早先若有移動,必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾

(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關緊門窗并上鎖。

7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)

(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)

(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；

(6)后勤開支——等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)

(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)

8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？(P196)

(1)整理好旅行過程中所有的單據,憑證,送上司審閱,簽字后向財務部門報銷,或者結算預支的出差費用

(2)回到公司上班后,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報.如果是與上司同行的,可根據上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案

(3)盡快恢復正常工作和生活狀態,繼續做旅行前未完的工作

(4)把在出差時結識的有關人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用

(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員,分別去函或去電表示感謝。

9．文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責？(P1182)

(1)準備旅行計劃和旅館信息.旅行計劃表要說明出發和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船,出發和到達的日期及時間,座位情況,旅館情況.國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P103)

接受任務；了解來賓；制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結。

13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P223)

(1)了解清楚德方總經理的愛好,文化背景,性格習慣

等

(2)征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內

選購禮物

(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經理又

比較喜歡的物品

(2)制定約會計劃.約會計劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國外旅行,寫明城市名和國家名),日期和時間,與上司約會者的姓名,公司和地址,電話號碼.(3)為商務洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息.為每件:行李準備識別標簽.(6)安排差旅費.(7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時與旅行社聯系,建立最新信息充實自己的資料庫.(8)辦理旅行保險,如意外傷害保險等。

10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(P126)

(1)客人的選擇.確定名單,再請上司核定.(2)確定時間.如果是涉外宴請,宴請時間應該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節假日.(3)會場的選擇.要考慮宴會的性質,客人的數目,以及預算費用等,考慮宴會的形式與氣氛等。

11．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(P223)

(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結婚,榮升,喬遷,或是圣誕節,中 秋節等

(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習慣等;(3)在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意.時間如何取決于當地的 購物環境.(4)還應熟知以下規則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對方選 擇適當的禮物即可.(5)要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對方.(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應準備一張節日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標明價格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復,文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業欲與德國某企業合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產

(4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價,并應請商店用

精美包裝紙重新包裝一下

(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德

方總經理

14．總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248)

小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內,鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經批準交他人代管；加蓋單位公章,須經總經理批準,并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號,日期,簽發人,領用人,蓋章人等項詳細登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。

第三篇：辦公室題

行政類考試題

一、填空題：（每題1分）

1.檔案室必須隨手上鎖，鑰匙要專人保管，與工作無關人員一律不得入內。

2.本公司員工須持本人上崗證，填寫檔案借閱審批單，按照檔案借閱流程到檔案室辦理檔案資料的借閱。

3.基建方面檔案資料允許外借。借閱者須填寫檔案借閱審批單，按照檔案借閱流程來進行。借用期限不得超過一個月，特殊情況需有主管副總簽字。

4.銷毀會計檔案時，應當由檔案室和財務部共同派員監銷。

5.檔案庫房要保持溫度在攝氏14－24°Ｃ，相對濕度在45－60％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6.職工到餐廳就餐時，要按 次序進入餐廳，自覺排隊打飯。(先后)7.炊事員定期 進行，有傳染性疾病者要及時調離此崗位。(體檢)8.生熟案板要 使用，切完菜后的案板和菜刀要擦洗干凈，定置放好。(分開)9.需要進入他人辦公室時，必須輕輕敲門，得到 后方可進入；如有緊急情況報告，也可先打電話與領導聯系，得到 后再進入。(同意 同意)10.在廠區行走，一律靠 ；上下班人流高峰期間，同一方向行走者，不得超過，并保持良好的精神狀態。(右邊 馬路中線)11.上班前 小時不準飲酒、不宜食用有強烈氣味的食品。上班期間 飲酒。(4 嚴禁)12.員工因工作需要與公司領導接觸，請先到 聯絡。(辦公室)13.如遇事件重大或自身職權不能處理的，應立即向公司主管領導匯報，待領導指示后，快速、有效地予以解決。

14.值班人員應按要求及時填寫值班記錄，包括時間、（地點）、人員（姓名）、（問題經過、處理措施）等方面內容。

15.值班人員在值班過程中必須保證（通訊暢通），并和其他值班人員隨時保持聯系。

16.來公司檢查工作的上級領導、各類參觀團體的接待部門為公司辦公室，其他來公司公務的人員接待部門為相應各部門。

17.在接待活動中，會議室的使用、禮品的準備、接待用品（鮮花、水果等）的準備由接待部門提出申請，辦公室負責安排。18.請示文件后要加“妥否，請批準”。

19.集團公司公章不得帶出集團公司綜合辦公室，特殊情況需異地使用時，需由集團公司綜合辦公室主任批準。

20.接待人員與客人接觸過程中，不要打聽或者詢問客人的年齡（尤其是女客人）、履歷、工資收入、衣物價格等與工作無關且被認為是個人隱私的事情。

21.石藥工業園班車乘車證分為兩種顏色，日常乘車證為（紅）色，臨時乘車證為（綠）色。22.不許在班車內或廠區內隨地吐痰、亂扔雜物

23.公司各部室辦公室的固定電話、傳真機由公司綜合辦公室統一配備。

24.通訊設備安裝、變更由相關人員或部室提出申請，集團公司綜合辦公室負責實施。

25.班車租賃費用由石藥工業園班車管理小組統一管理結算，根據各公司在職人員數分攤費用，班車領導小組監督。

26.班車定點準時發車，按時到廠，途中到達各站點時間相對固定不應提前，嚴禁發生職工漏接事故。

27.冬季班車須將暖風開啟并確保能正常供暖

28.請客有四個層次，第一個層次是吃飽，例如吃工作餐；第二個層次是吃特色，例如到北京一定要吃烤鴨；第三個層次是吃環境，重要的客人，要給他找一個適當的就餐環境，如星級酒店；第四個層次是吃文化，這一點最能顯示你的素質。

29.所謂禮貌服務，是指禮貌用語使用的問題。以下五種最基本的禮貌用語，是日常接待中人人必講的：問候語、請求語、感謝語、道歉語、道別語。

30.在商務交往中，宜選的禮品均應具有一定的宣傳性、紀念性、獨特性、時尚性，有時還應令其具有便攜性。

二、選擇題（每題1分）

1、使用會議室的部門要提前提出使用申請，由 C 統一安排，未經同意，任何部門和人員不得隨意占用。

A人力 B生產部 C辦公室 D安保部

2、第 B 會議室主要召開公司調度會、經濟活動分析會及視頻會議等較大型會議 A一 B二 C三 D四

3、由辦公室接待人員根據會議室使用申請，合理安排具體會議室地點，經辦公室 A 審核后，及時通知使用部門。

A主任 B副主任 C主管 D主管副總

4、公司一切外事活動由總經理領導，一切重大事宜請示 D 批準決定。A辦公室主任 B副主任 C主管副總 D總經理

5、上級領導視察公司廠區時，A 根據參觀路線時間安排表，確定參觀路線。并由安保部抽調保衛人員在廠區各路口站崗保衛。

A辦公室 B市場部 C生產部 D技術部

6、各公司辦公室要在事發 B 將事項詳細經過及處理進展情況，以書面形式上報集團公司綜合辦公室，由集團公司綜合辦公室轉呈集團公司主管行政高級副總裁閱批。A36小時 B24小時 C12小時 D1小時

7、收發文件、資料、圖紙需建立嚴格的登記制度，傳遞機密文件、資料、圖紙，按規定的運轉制度傳閱，傳閱停留時間最多不超過 A 天。A三天 B五天 C十天 D十五天

8、印刷、復制秘密文件、資料，須由本公司的 C 批準。A本部門主任 B辦公室主任 C主管副總 D總經理

9、文件傳閱速度，從送出至收回，一般掌握在 B 小時以內，至多不得超過兩天，如超過上述時間，從第三天起集團綜合辦公室辦公事務有權催辦，防止文件積壓在個人手中，貽誤全盤工作。

A36小時 B24小時 C12小時 D1小時

10、B 是下級部門向主管上級領導請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。

A紅頭文件 B請示 C通知 D函調

11、計算機信息系統的使用人員不得向他人泄露自己的登錄（D）A用戶名b口令c密碼d口令和密碼

12、歸檔的文件材料必須使用（A）進行書寫、簽批。A、碳素或藍黑墨水 B、圓珠筆 C、鉛筆

13、公司的一切官方證件、證書等資料歸檔時必須為（A）。A、原件 B、傳真件 C、復印件

14、公司主管副總、辦公室主任、（A）及兼職檔案管理員組成四級檔案管理網絡，實行檔案綜合統一管理。

A、專職檔案管理員 B、專職設備管理員 C、專職能源管理員 D、專職現場管理員

15、借閱和查詢人事檔案時，先填寫檔案借閱審批單，經公司（A）審簽同意方可借閱和查詢。借閱時間不超過30天。

A、人力資源部經理 B、環保部經理 C、設備工程部經理 D、品質部經理

16、領導接待日時間安排為每周四下午14時到15時，接待地點為辦公樓三樓，接待人員為（A）。A、公司工會主席B、總經理C、副總經理

17、（C）為本公司危機管理中心機構，負責危機信息的收集、匯總、分析，協調進行危機公關及媒體采訪工作，對子公司涉媒工作進行統一把控。

A、生產部B、黨群部C、辦公室

18、危機事件處理實行（C）負責制，分管副總負責落實到位，各子公司辦公室、質量、安全、生產、環保等易發生危機事件部門經理為成員，按專業分工負責。

A、辦公室主任B、副總經理C、總經理

19、新提任和輪崗的各級管理人員和重點崗位人員，按照“談話權限”的規定，由（C）對其進行廉潔從業教育，提出廉潔自律要求。

A、總經理B、人力資源部經理C、主管領導

20、子公司黨群人員每周深入車間一線，采取（B）的方式與一線職工面對面的溝通，溝通的形式多樣，了解職工思想動態，以及對管理、服務等方面的意見建議。

A、問卷B、交談C、座談

21、新入車間、部室的大專以上學歷畢業生由（A）、部門正職進行入職談話。

A、班組長B、副主任C、車間主任

22、食堂要建立健全物資收支臺帳及物資入庫、驗收記錄，入庫物品要有專人驗秤查質合格后，保管員填寫收料單一份，由保管員、管理員、出納員簽名，實行 C。A、永續盤存制 B、實地盤存制 C、日清月結盤存制 D、其他方法

23、食堂剩余食品必須冷藏，冷藏時間不得超過（Ｂ）小時，在確認沒有變質的情況下，必須經高溫徹底加熱后，方可繼續出售。

Ａ １２ Ｂ ２４ Ｃ ３６ D 48

24、認真執行檔案人員“三納入”“四參加”制度，“三納入”包括將檔案工作（A B C）A、納入集團公司的長遠規劃；B、納入集團公司的計劃；C、納入日常管理工作。

25、會計檔案包括（A B C D E）

A、會計憑證 B、會計賬薄 C、會計報表 D、工資表 E、其它類。

26、本公司檔案分類設置五個類目，即：（A B C D E）

A、文書檔案 B、科技檔案 C、會計檔案 D、人事檔案 E、照片聲像檔案。

27、庫房要保證通風良好，門窗安全，倉儲物品要清潔整齊，嚴防 ABCD。A、發霉腐爛 B、變質 C、防蛀防鼠 D、防盜

28、賣飯人員要樹立窗口意識，口齒清晰，報價準確；并且要 ABCD。A、舉止大方 B、文明售飯 C、不徇私情 D、不打“人情飯”

29、辦公樓內 ABCD ；在樓道內不得隨地吐痰，亂扔雜物。

A、不得高聲談話 B、不得大聲喧嘩 C、不得聚眾聊天 D、保持樓內安靜

30、開會或者會客時，要集中精力，做好記錄，不準 ABCD 等，期間一律關掉手機或將手機調為無聲；

A、交頭接耳

B、左顧右盼

C、當眾挖鼻孔

D、搔癢

三、判斷題（每題1分）

1.在廠區行走，一律靠右邊；上下班人流高峰期間，同一方向行走者，不得超過馬路中線，并保持良好的精神狀態。（√）

2.值班人員因事由他人替班時，代替人員必須在簽名后寫清楚原值班人員，并通知辦公室。（√）

3.凡出現重大信息泄密事件一經發現必須在12小時內報集團綜合辦公室。可能出現泄密事件時也必須于12小時內報集團綜合辦公室，以便及時采取應對措施。（×）

4.檔案管理是為確保檔案的完整、系統、安全，使檔案在企業管理、生產建設及科學技術研究中發揮更大的作用而實行的集中統一管理。（√）

5.檔案管理員要做好檔案庫房管理工作，定期對檔案庫房、設施進行檢查，發現問題及時報告，妥善處理。（√）

6.檔案管理員要嚴格各項管理制度，切實做好檔案保密，防止泄密事件發生，確保檔案資料的完整、安全。（√）

7.兼職檔案管理員要負責本部門具有保存價值的各種門類檔案的收集、整理、歸檔工作。（√）8.各部門在本工作終了后，按照歸檔要求進行分類整理，于次年2月底向檔案室移交。（√）

9.文件資料在歸檔前由檔案管理員先編制檔案檢索工具，然后再分類、妥善保管，以便于查找利用為原則。（√）

10.要建立健全各類檔案管理制度，對案卷的接收、移出要有登記，履行手續，按照制度執行。（√）

11.在檔案室內查閱任何檔案資料，都須經各部門直接領導的同意后方可，并認真填寫檔案資料閱讀記錄。（√）

12.不該說的機密，絕對不說；不該問的機密，絕對不問。公共場所不得攜帶、翻閱或談論密級檔案內容。（√）

13.嚴禁利用辦公電話撥打各類聲訊信息臺、股票交易電話等高費率電話號碼。（√）14.享受通訊費用補貼的人員如無特殊原因關機，并由此造成工作延誤，產生嚴重后果的，將扣減責任人當月部分通訊補貼。（√）

15.辦公行政事務管理人員應嚴格按照公司各級管理人員的通訊費用標準進行領取，如果超出標準，超支部分則不予報銷。（√）

16.1辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）17.辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

18.在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（×）19.在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）20.男女之間，男士先伸手了，女土才能與之握手。（×）

四、簡答題（每題5分）

1、檔案庫房管理工作的“八防”是指什么？

答：防水、防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”工作。

2、緊急報告內容包括哪些內容？ 重大火災、爆炸、毒品泄漏、多人中毒、職業病發生等事故； 2 因生產、設備、施工等發生事故，造成人員傷亡； 因內外部意外性因素造成的突然停工、停產，可能造成重大損失的事件； 4 在生產技術、科研開發、業務往來、企業管理等方面發生重大泄密事件； 5 聚眾鬧事、打架斗毆等重大惡性事件，造成嚴重后果； 本單位職工因車禍、被盜等意外事故造成人身傷亡或萬元以上重大損失；

五、案例題：（10分）

小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？

(1)主人和客人之間,應該主人先伸手;2)在替客人拿行李前應征求同意:“我替你拿可以嗎 ”(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司機開車,汽車的位次禮儀是“右為上,左為下;后為上,前為下”;<5)客人應該坐后排,小李應該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內部情況,個人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;(7)應該與客人談一些合適的話題,如天氣,風土人情,新聞等;

第四篇：辦公室管理

辦公室管理

一、單項選擇題1．辦公室布置要注意(各種溝通、保密)。2．傳真機的使用哪一項是不對的(隨時隨地可向對方發送)3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的(作會議記錄時離開會議室接聽電話)。4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(讓員工們隨意領取辦公用品)。5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的(文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力)。6．文員必須管理好金錢，學會節約開支，以下行為中哪一項是不恰當的(最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要)。7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己)8．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(審查功能)。9．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免(日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄)

二、判斷題1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹(√)2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。√3．如果不小心發生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優先順序。(√)4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。×5．要發問或有意見時，應該等上司說完話之后再發問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。×6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發生不必要的困擾。√7．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。×8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。√9．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。√10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。×

三、簡答題1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；(2)參謀作用；(3)補缺作用；(4)增進關系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時。考慮時機；(7)適地。看場合；(8)適度。要注意掌握分寸。2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2)按問題特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

四、設計題1．麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會?(1)座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發表意見者；(2)座談會以小型為主，人數以

七、／八人為宜；(3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；(4)主持人負責引導、組織，可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；(7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料

費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析題1．某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應該怎么做才對。(1)不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；

(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節，宣傳政策；(6)應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環、大顆寶石戒指閃閃發光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作

環境，不符合特定的會談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當的機會，用適當的方式說明情況，交流思想和感情。

一、單項選擇題

1、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（姓名、部門、地址、國名）

2、有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內容不是文員的任務（發表意見）

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊）５、文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪些做法是錯誤的（如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會）６、以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的（名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的）７、文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（下級單位報送的報告、統計報表等）８、值班人員不應該做以下哪類事情（簽發文件）９、接受忠告的反應應該是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是辦公室事務管理的特征（決策性）

二、判斷題

1、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯系集中起來分批進行。（√）

3、文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（×）

4、如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客

室，等客人進入后，再輕輕關上門。（√）

5、文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，(√）８、文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（×）９、交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）

10、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。（√）

三、簡答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？(1)單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發；（4）另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（9）凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。２、按照2000院行政機關公文處理辦法》的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復；意見；（9）函；（10）會議紀要。

四、設計題１、康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）；（5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。２、某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。

五、案例分析題

1、波揚公司準備在本市市中心如開大型的新產品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情總，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發現會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓陸續進場，劉小姐心急如焚??突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個地方連停車場也沒有??”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該如何處理？（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員；（2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯報，請示該如何辦？

（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（4）得到總經理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施，包括噪音問題、停車場等，（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。

（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？

2、小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”而后，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應該主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前應征求同意；“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內容情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。

一、單項選擇題1．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的(接通電源可立即復印操作)。2，以下文員對辦公室零用現金管理的行為中，哪一項是不適宜的(標準的零用現金單據有一個簽名)。3．文員按照“優先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的(可以按照文員自己的習慣進行工作)。4．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的(傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見)。5．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的(打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話)。6．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的(未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內)。7．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的(不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明)8．文員協助舉行宴會時，不用考慮(有無休息室)。9．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜(由過程先說)。10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(騎邊章)。

二、判斷題1．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協助、財物管理及其他活動。(√)2．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。(×)3．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。．(√)4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。(×)5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。(×)6．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)7．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。(√)8．宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。(×)9．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。(√)10．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。(√)

三、簡答題

1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：

國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。(3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工

作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。

(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；(3)報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是??。”

(4)一定要簡短、扼要、流暢；．(5)如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。

四、設計題1．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做?(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節、中秋節等；(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；(3)在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環境。(4)還應熟知以下

規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。

(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。(6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應準備一張節日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。(2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如

果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。

(3)盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完的工作。(4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題1．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。文員小王負責處理公司的各類郵件。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵們科長”，小李把信帶走了。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總邀請總，小王看了信的內容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?(1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復；(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經理出差回來的當天安排活動；(4)在回信上應簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發出前復印一份，留待上司過目；(5)發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；(6)沒有訂購的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：(1)市教委關于2003年招生工作的通知；(2)東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；(3)東方學院2003年招生工作計劃；(4)東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；(6)東方學院院務會議關于調整系主任的決定；(7)東方學院關于調整系主任的通知；(8)東方學院關于做好開學工作的通知；(9)東方學院各系關于開學準備工作的報告；(10)東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；(11)東方學院各系關

于提高教學質量的報告；(12)東方學院2003工作總結； 2．(題略)答案 案卷一：

1．市教委關于2003年招生工作的通知；4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復案卷二：(2．東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定； 7．東方學1憲關于調整系主任的通知； 8．東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知案卷三：3．東方學院2003年招生工作計劃； 12．東方學院2003工作總結；標題：東方學院招生工作計劃、工作總結案卷四：9．東方學院各系關于開學準備工作的報告； 10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； 11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告 公

第五篇：辦公室管理

中央廣播電視大學2002—2003學第二學期“開放專科”期末考試

現代文員專業辦公室管理試題

2003年7月

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分)

1．社交場合很講究次序禮儀，一般（）

A.以右為次B．以右為尊

C．以后為次D．以左為尊

2．辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?（）

A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題

C．保密的話題D．應當忌諱的話題

3．郵件的寄發不要考慮以下因素（）

A．時間B．便利

C．經濟D．愛好

4．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（）

A．加入自己的主觀意見

B．不記錄議題

C．與發言者用詞不一致但意思完全一致

D．對所記內容作評論

5．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的?（）

A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀

C．按私人公務標準分揀D．換郵件重要性分揀

6．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件?（）

A．一般的圖紙B．機密文件

C．很長的文件D．感謝信

7．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責（）

A．訂購B．制造

C．分配D．儲備

8．文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復信的情況是以下哪一種（）

A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領導的匿名信

C．已做結案處理的D．沒有具體內容的匿名信

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創意的會議。（）

A.口字型B．教室型

C．圓桌型D.U字型

10．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（）

A.按通訊者特征立卷B．按地區特征立卷

C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷

二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()

2．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。()

3．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。()

4．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。()

5．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。()

6．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。()

7．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。()

8．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。()

9．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。()

10．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。()

三、簡答題（每小題10分，共20分）

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？

2．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。

四、設計題(每小題10分，共20分)

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?

2．安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們經理在嗎?”

陳小姐：“不在。”

來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打?”

陳小姐：“1．8美元。”

來電者：“1．6美元一打行不行?”

陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1．8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個錯。”

陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯?

2．文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對?錯在哪里?面對這種情況小曹應該怎么辦?

試卷代號：2180

中央廣播電視大學2002—2003學第二學期“開放專科”期末考試

現代文員專業辦公室管理試題答案及評分標準

(供參考)

2003年7月

一、單項選擇題(請將正確答案的字母序號填在括號內。每小題1分，共10分)

1．B2．A3．D4.C5．C

6．A7．B8．A9．C10．A

二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．√2．√3．×4．×5．×

6．√7．×8．×9．×10．√

三、簡答題(每小題10分，共20分)

1．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應怎樣運用受意方法?

(1)受意是文員接受和領會上司意圖。(1分)

(2)一種是直接受意。(1分)

(3)另一種是間接受意。(1分)

(4)文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。(1分)

(5)但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。(1分)

(6)要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。(1分)

(7)注意傾聽，用心判斷指示的用意。(1分)

(8)必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。(1分)

(9)如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。(1分)

(10)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。(1分)

2．公文的完全格式包括哪幾項?請寫出這些項目。

(1)版頭、發文字號、印刷順序號。(1分)

(2)密級、緊急程度。(1分)

(3)簽發人姓名。(1分)

(4)公文標題。(1分)

(5)主送機關。(1分)

(6)正文、附件。(1分)

(7)發文機關、成文日期、機關印章。(1分)

(8)注釋、閱讀(發送)范圍。(1分)

(9)主題詞。(1分)

(10)抄送單位、印發說明。(1分)

四、設計題(每小題10分，共20分)

1．(題略)

電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊，(2分)新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條，(2分)

各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；(2分)

公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內；(2分)

墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。(2分)

2．(題略)

(1)接受任務(1分)

(2)了解來賓(1分)

(3)制訂計劃(1分)

(4)預訂食宿(1分)

(5)迎接來賓(1分)

(6)商議日程(1分)

(7)安排會談(1分)

(8)陪同參觀(1分)

(9)送別客人(1分)

(10)接待小結。(1分)

五、案例分析題(每小題20分，共40分)

1．(題略)

(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(3分)

(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3分)

(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(3分)

(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(3分)

(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)

(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；(3分)

(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話；(2分)

2．(題略)

(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；(5分)

(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地，(3分)

(3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4分)

(4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議呷個方法遵照執行；(4分)

(5)如果矛盾不能統一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這時文員執行主要決策人的意見。(4分)