第一篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內容及使用范圍

規定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

二、文秘檔案的管理機構

1、文書結案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。

2、各經辦單位或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

3、文秘檔案室主要職責：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規章

② 對企業文書部門或生產、業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；

③ 做好企業文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作；

⑤ 提高文秘檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、文秘檔案的種類

1、法規必文件。包括上級頒發的、需企業執行的，或由企業 發行的各各標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由董事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。

3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、生產計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬單位的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

5、憑證性文書材料。包括企業種類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及企業各類命令、工作指示、調度記錄等。

6、憑證性文書材料。包括企業各單位上報的、在經營活動中形成少憑證，如財產狀況、能源消耗、產品銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、產品檢疫證、衛生許 1 可證、出口許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標和證明等。

8、匯報性文書資料。兇手企業 上報主管單位的文件資料和相關統計報表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

9、勞資人事資料。包括企業及下屬各 的人事任命、人事調整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業 及下屬各單位在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關的規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業 活動中產生的有保存價值的各種材料，由企業辦公室及企業下屬單位和個人定期協同檔案進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所有函蓋的文件資料，均應卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

① 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規定時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。③ 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、2 正文和附件必須立在一起。

④ 立卷進應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標題，把案卷內容這出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤ 填寫案卷一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

⑥ 立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

⑦ 立卷應以反映問題為主,結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

⑧ 立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨ 立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩ 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

? 各種實物檔案了（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

? 聲像檔案攝錄必須有詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，臺有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成自制品提供使用，復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5、必要進，檔案 室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱霎時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強、保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密極檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密檔案復制時，需經人事行政部主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經人事行政部主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責 接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業 在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時修補。

第二篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內容及使用范圍

規定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

二、文秘檔案的管理機構

1、各經辦單位或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、文秘檔案室主要職責：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規章

② 做好學校文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作；

④ 提高文秘檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、文秘檔案的種類

1、法規必文件。包括上級頒發的、需學校執行的，或由學校 發行的各標準、規章制度等。

2、學校的重大決議。包括由學校、主任辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。

3、計劃性文件。包括學校總體計劃或規劃。

4、總結性文件。包括學校工作總結、及教師的工作總結。

5、匯報性文書資料。上報主管單位的文件資料，以及學校領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

6、人事資料。包括學校人事任命、人事調整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

7、聲像制品資料。包括學校在其活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

8、題贈性資料。包括上級領導和外協友好單位或個人提供的書記、教學資源等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關的規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業 活動中產生的有保存價值的各種材料，由學校辦公室定期協同檔案進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所有函蓋的文件資料，均應卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

① 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規定時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復。

③ 立卷應以反映問題為主,結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

④ 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

⑤ 聲像檔案攝錄必須有詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，2 不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，臺有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成自制品提供使用，復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5、必要進，檔案 室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱霎時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強、保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、外來參觀人員，統一由負責 接待人答復問題和辦理所需材料。

3、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

4、學校在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經主任和校長共同鑒定，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為 3 糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時修補。

第三篇：文秘檔案管理制度

目錄

第一章 主要內容及適用范圍 第二章 文秘檔案的管理機構 第三章 文秘檔案的種類 第四章 文秘檔案管理的基本程序 第五章 文秘檔案的收集。第六章 文秘檔案的借閱 第七章 文秘檔案保密要求 第八章 超期檔案的銷毀 第九章 文秘檔案的保管 正文

第一章 主要內容及適用范圍

第一條 規定公司辦公室各類文秘檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

第二章 文秘檔案的管理機構

第二條 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

第三條 各經辦單位或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。第四條 文秘檔案室主要職責：

①制定或參與制定文秘檔案工作的規章制度；

②對企業文書部門或生產、業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督； ③做好企業文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④做好永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作；

⑤提高文秘檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第三章 文秘檔案的種類

第五條 法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

第六條 企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

第七條 計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、生產計劃、營銷計劃、財務計劃等。第八條 總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬單位的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

第十條 批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及企業各類命令、工作指示、調度記錄等。

第十一條 憑證性文書材料。包括企業各單位上報的、在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、能源消耗、產品銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

第十二條 證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

第十三條 匯報性文書資料。包括企業上報各級主管單位的文件資料和相關統計報表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

第十四條 勞資人事資料。包括企業及下屬各單位的人事任命、人事調整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

第十五條 聲像制品資料。包括企業及下屬各單位在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外單位提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

第十六條 題贈性資料。包括上級領導和外協友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

第四章 文秘檔案管理的基本程序

第十七條 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

第五章 文秘檔案的收集。

第十八條 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把企業活動中產生的有保存價值的各種材料，由企業辦公室及企業下屬單位和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

第十九條 立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。第二十條 立卷歸檔的時間

①凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

②對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

第二十一條 立卷歸檔的要求

①各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

②移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。③歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

④立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

⑥立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

⑦立卷應以問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

⑧立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

⑩各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

⑩聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 文秘檔案的借閱

第二十二條 文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

第二十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

第二十四條 文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

第二十五條 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

第二十六條 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

第七章 文秘檔案保密要求

第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加 強保密意識，雙方共同做好保密工作。

第三十條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。第三十一條 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制 時，需經公司辦公室主任或副總經理以上領導批準。

第三十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副 總以上領導批準。

第三十三條 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

第三十四條 外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據情節輕重，給 予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

第三十六條 企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

第八章 超期檔案的銷毀

第三十七條 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任 和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總經理批準后，按規定銷毀。

第三十八條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第三十九條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第九章 文秘檔案的保管

第四十條 檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

第四篇：檔案室文秘檔案管理制度

檔案室文秘檔案管理制度

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

一、管理職責

（一）行政部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

（二）各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

（三）文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政部的領導下，其管理的主要職責為：

1、制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

2、協助行政部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

3、負責把永久性的文秘檔案移交給相關檔案機構的工作。

4、總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

二、歸檔資料的分類

1、A類——規章制度類；

2、B類——行政管理類；

3、C類——法制法規類；

4、D類——內部發文類；

5、E類——饋贈、捐贈資料類；

6、F類——標準、清單、檢驗報告、申請、說明類；

7、G類——各類事故類；

8、H類——設備儀器類；

9、J類——基本建設類；

10、K類——經營管理類；

11、TZ類——特殊載體類；

三、文件資料的立卷歸檔

（一）檔案的收集

1、凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

2、銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

3、業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4、各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

5、公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加各種會議回到公司后，應

將相關資料全部移交檔案管理員。

（二）立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

（三）立卷歸檔的要求

1、各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用黑色炭素筆或鋼筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

7、立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

四、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案部門領導批準，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5、必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為七天，且必須經有關領導批準并辦理借閱手續；如要延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

五、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

六、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第五篇：公司文秘檔案管理制度

公司文秘檔案管理制度 1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

3.歸檔資料的范圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。