第一篇：郵件的寫法之內容和結構

英語電子郵件如何寫 一內容 二 結構 三常用詞匯

其它縮寫：跟老外郵件交流中常會見到的英語縮寫詞匯 四 常用例句：英文電子郵件高頻句 商務英語函電的 20個常用句型

一 內容

從問候開始

用問候語開始郵件內容非常重要，例如“Dear Lillian,”。根據你與收件人的關系親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如“Dear Mrs.Price,”。如果關系比較親密的話，你就可以說，“Hi Kelly,”如果你和公司聯系，而不是個人，你就可以寫“To Whom It May Concern:” 感謝收件人如果你在回復客戶的詢問，你應該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說，“Thank you for contacting ABC Company.”如果此人已經回復過你的一封郵件了，那就一定要說，“Thank you for your prompt reply.”或是“Thanks forgettingbackto me.”如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。

表明你的意圖

然后，如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什么感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，“I am writing to enquire about?”或是“I am writing in reference to ?”在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內容。記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明了并句意前后一致。

結束語

在你結束郵件之前，再次感謝收信人并加上些禮貌語結尾。你可以 “Thank you for your patience and cooperation.”或 “Thank you for your consideration.”開始接著寫，“If you have any questions or concerns,don't hesitateto let me know.”及“I look forward to hearing from you.” 結束

最后是寫上合適的結尾并附上你的名字。“Best regards,” “Sincerely,”及“Thank you,”都很規范化。最好不要用“Best wishes,”或“Cheers,”類的詞因為這些詞都常用在非正式的私人郵件中。最后，在你發送郵件之前，最好再讀一遍你的內容并檢查其中有沒有任何的拼寫錯誤，這樣就能保證你發出的是一封真正完美的郵件！二結構

地址欄的寫法：

地址欄（To）電子郵件的地址，包括寫信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，這四部分無需填寫繁雜的郵政地址，只需填入相應的電子郵件地址即可，而且并非每一項都要填，若收信人只有一個，就不需填寫其他收信人的電子郵件地址，處理比一般信件要簡單得多。

主題摘要的寫法：

主題摘要欄（Subject）郵件的標題應當簡潔明了。郵件標題是郵件主要內容的濃縮，是讀者瀏覽信箱時決定是否閱讀該郵件的根據。簡潔明了的主題內容可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的郵件中查出相關的郵件。郵件標題選擇的合適與否將影響到讀者處理信件的效率。因此，為了確保收信人能及時閱讀郵件，郵件的標題不僅要引人注目，而且應該言簡意賅。另外，標題應該用名詞短語或動名詞短語，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs.Jones”，“weekly Sales Meeting”，“廣告”等標題都信息明確、一目了然。

稱呼（salutation）

商務英文電子郵件通常用較正式的稱呼，如：Dear+對方的姓氏，有時可以省去 Dear，直呼對方的名或姓，或者用隨意的稱呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能確定收件人是哪一位，可用這樣的表達，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。

正文部分的寫法：

正文部分（body）涉外商務電子郵件的正文書寫格式絕大多數采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節省時間，提高工作效率。正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話，正文由兩三個或三四個簡短的段落構成。

敬意結尾（complimentary closing）

結尾常用敬語，表示客套和禮節，措辭應恰當。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用 “Good day to you！”等表示美好祝愿的詞組作為敬意結尾，使得電子郵件更趨向隨意體（casual style）。

簽名（signature）

通常是寄件者在信函的敬意結尾下面寫上自己的姓名。因為電子郵件是在電腦上打出來的，所以不能像傳統的外貿信函那樣可用手簽。

附件（Enclosure）

電子郵件中如果帶有與郵件內容相關的附件，可用 word、excel等軟件編寫成文件報表或掃描各種形式發票、定單或報價單等，并在郵件中說明具體文件的名稱及份數等，以便對方確認。

附言（Postscript）

打好郵件后，若發現需要補充某些內容，可在簽名下方注明 P.S.再附上補充的內容。但補充的內容不宜太多，常常是一兩句話。若補充的內容很多，則需另寫一封郵件，以免喧賓奪主。

三常用詞匯

英語電子郵件發送程序有很多的縮寫，如果你不知道意思的話，你給老板要求加薪水的郵件就可能發給了整個辦公室！

“Reply to all”表示你的郵件將發送給每一個收到原始郵件的人。

在郵件的地址欄內，“cc”(carbon copy)部分是指郵件發給你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的發送郵件而不讓其他的人知道–b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封郵件，他們意思是要你通過轉發的功能發送郵件，有時侯簡寫成 “fw.”

比較常見的縮寫如下： 縮寫 原文 意思

AOB Any other business 其他事 ASAP As soon as possible 盡快 BCC blind carbon copy 密送 BTW By the way 順便提一下 CC Carbon copy 抄送 Conf.Confidential 機密 IOW In other words 換句話說 Pls.Please 請 PS Postscript 附言 WRT With regard to 關于

四

（一）電子郵件常用例句 1.Initiate a meeting 發起會議

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就 A項目的發展計劃開會討論一下。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project.我想跟你電話討論下報告進展和 XXX項目的情況。

2.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議 Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows.如果存取文件有任何問題請和我聯系。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你對計劃方面有什么想法?下一步我們應該怎么做? Feel free to give your comments.請隨意提出您的建議。

Any question, please don't hesitate to let me know.有任何問題,歡迎和我們聯系。Any question, please let me know.有任何問題,歡迎和我們聯系。

Please contact me if you have any questions.有任何問題,歡迎和我們聯系。Your commentsandsuggestionsarewelcome!歡迎您的評論和建議!Do you have any idea about this?對于這個您有什么建議嗎? It would be nice if you could provide a bit more information on the user's behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負責這件事情。

3.Give feedback 意見反饋 Please see comments below.請看下面的評論。

My answers are in blue below.我的回答已標藍。

I add some comments to the document for your reference.我就文檔添加了一些備注,僅供參考。

4.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評估報告供您閱讀。

Attached please find today's meeting notes.今天的會議記錄在附件里。Attach is the design document, please review it.設計文檔在附件里,請評閱。For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個人特征方面的信息請見附件。

5.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1??.2??.今天我們要完成的任務:1??.2??.Some known issues in this release:1??.2??.聲明中涉及的一些問題:1??.2??.Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1??.2??.我們閱讀了最新的供應鏈管理政策,做出如下考慮:1??.2??.Herearesomemorequestions/issuesfor your team:1??.2??.以下是對你們團隊的一些問題:1??.2??.The current status is as following: 1??2??目前數據如下: 1??2?? Some items need your attention:1??.2??.以下方面需提請注意:1??.2??.6.Raise question 提出問題

I have some questions about the report XX-XXX我對 XX-XXX報告有一些疑問。For the assignment ABC, I have the following questions:?就 ABC協議,我有以下幾個問題:??

7.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing? 關于平臺啟動的下一步計劃,我有一個提議??

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項目開一個電話會議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue?? Achievo團隊建議應對突出問題采用 A辦法。

8.Thanks note 感謝信 Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!Ireallyappreciatetheeffort you allmadeforthissuddenandtightproject.對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。Thanks for your attention!謝謝關心!Your kind assistanceonthisareverymuchappreciated.我們對您的協助表示感謝。

Really appreciate your help!非常感謝您的幫助!I truly appreciate it.我真的很感激。

Thank you for your participation.謝謝你的參加。Thank you so much for inviting me.非常感謝你要請我。

Congratulations to all of you and thanks for your efforts.恭喜各位并謝謝各位的努力。

Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated.很感激你的理解及合作。

Your prompt response will be most appreciated.很感激你快速的答復。Once again, thank you all for your commitment and support.再一次感謝你的承諾及支持。

Any comments will be much appreciated.對于您的任何建議，我將非常感激。Thank you very much for everything you’ve done for me.謝謝你為我做的一切。Please convey my thanks to all the staff involved, they certainly did an excellent job.請表達我的謝意給那些有關的同仁，他們真的干得很好。

9.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!對造成的誤解我真誠道歉!I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現在才進行詢問,但是我們需要盡快核實執行信息。I apologize for the delay in ?對于?的耽擱，我深感抱歉。

We are sorry for any inconvenience caused.對于產生任何不便，我們感到抱歉。We apologize for not replying you earlier.對于未能早一點回信給你，我們感到抱歉。Sorry, I’m late in replying to your e-mail dated Monday, April 1.抱歉，太遲回您在4月1日（星期一）發給我的郵件。

We apologize for the delay and hope that it doesn’t inconvenience you too much.我們為耽擱道歉，希望不會給您帶來太多的不便。

Hoping that this will not cause you too much trouble.希望不會為您帶來太多的麻煩。Sorry if my voice message is not clear enough.如果我的電話留言不夠清楚,我深感抱歉.（二）、商務英語函電常用句型

Please accept our thanks for the trouble you have taken.有勞貴方，不勝感激。

We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.不勝感激貴方對此事的關照。

We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.對貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。

Allow us to thank you for the kindness extended tous.對貴方之盛情，不勝感謝。

We thank you for the special care you have given to the matter.貴方對此悉心關照，不勝感激。

We should be grateful for yourfurnishingus details of yourrequirements.如承賜示具體要求，不勝感激。

It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples.如承惠寄樣品，則不勝感激。

We shall appreciateit very much if you will give our bid your favorable consideration.如承優惠考慮報價，不勝感激。

We assure you of our best services at all times.我方保證向貴方隨時提供最佳服務。

If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。

It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur.我方如有機會同樣效勞貴方，將不勝欣慰。

We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.我方將不遺余力為貴方效勞。

We shall be very glad to handle for you at very low commission charges.我方將很愉快與貴方合作，收費低廉。

We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption.我方始終能供應這些公司每月所需的數量，從無間斷。

We take this opportunity to re-emphasizethatwe shall, at all times,do everything possible to give you whatever information you desire.我們借此機會再此強調，定會盡力隨時提供貴方所需的信息。

We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.我們始終能向貴方提供品質最佳的產品，報價最為優惠。We solicit a continuance of your confidence and support.懇請貴方繼續給予信任，大力支持。

I am writing to confirm /enquire/inform you? 我寫信時要確認/詢問/通知你? I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2.我寫信來追蹤我們之前對于第二季度營銷活動的決定。

With reference to our telephone conversation today?關于我們今天在電話中的談話。In my previous e-mail on October 5?先前在10月5日所寫的信? As I mentioned earlier about? 如我先前所提及關于?

as indicated in my previous e-mail? 如我在先前的信中所提出? As we discussed on the phone? 如我們上次在電話中的討論?

from our decision at the previous meeting? 如我們在上次會議中的決定? as you requested/per your requirement? 按照你的要求?

In reply to your e-mail dated April 1，we decided?回答你在4月1日寫的信，我們決定?

This is in response to your e-mail today.這是針對你今天早上來信的回復。As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.如先前所述，我們認為這個產品在中國有強有力且獨一無二的銷售點。

As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.追蹤我們昨天在電話中所談，我想答復你我們合約的一些待解決的議題。

I received your voice message regarding the subject.I’m wondering if you can elaborate i.e.provide more details.我收到你關于這個主題的留言。我想你是否可以再詳盡說明，也就是再提供多一點細節。

Please be advised/informed that? 請被告知?

Please note that?請注意?

We would like to inform you that?我們想要通知你? I am convinced that?我確信? We agree with you on? 我們同意你在?

With effect from 4 Oct., 2008?從2008年10月4日開始生效?

We will have a meeting scheduled as noted below?我們將舉行一個會議，時間表如下。Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.請確保個人信息不會外泄且只供內部使用。I am delighted to tell you that? 我很高興地告訴你? We are pleased to learn that? 我們很高興得知? We wish to notify you that? 我們希望通知你? Congratulation on your? 恭喜您關于?

I am fine with the proposal.我對這份提案沒意見。

I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.我很高興地告訴你，你已經被同意參加2008年11月22-24日的研討會。

There are a number of issues with our new system.我們的新系統有些問題。Due to circumstances beyond our control?由于情況超出我們所能控制? I don’t feel too optimistic about?我覺得不太樂觀關于? It would be difficult for us to accept? 我們很難接受?

Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.很不幸地，我必須這么說，自從收到你關于這個主題的詢問，我們的看法都沒有改變。

We would be grateful if you could?我們會很感激如果你可以? Would you please send us?? 可否請你寄給我們?？

We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.我們請求你的幫助，將此信息傳達給你們的員工。

Your prompt attention to this matter will be appreciated.您能立即注意此事，我們將非常感激。

I would really appreciate meeting up if you can spare the time.Please let me know what suits you best.如果您能抽出時間，我希望能與你見面，請讓我知道您最適合的時間。Please give us your preliminary thoughts about this.請讓我知道你對于這件事情初步的想法。

Would you please reply to this e-mail if you plan to attend? 請您回信如果您計劃參加？

Please advise if you agree with this approach.請告知是否你同意這個方法。Could you please let me know the status of this project? 請讓我知道這個計劃的進度？

If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished.如果可能，當你完成提案，我希望能收到一份復本。

I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.如果能在下周一前收到您的答復，我將非常感激。

Hope this is OK with you.If not, let me know by e-mail ASAP.希望您對此沒有問題，如果不行，請利用電子郵件盡快讓我知道。

Could you please send me your replies to the above questions by the end of June? 請您在6月份前答復我上述問題好嗎？

May I have your reply by April 1, if possible? 如果可能，我可否在4月1日前收到您的答復？

If you wish, we would be happy to? 如果你希望，我們很樂意?

If you want additional recommendations on this, please let us know and we can try to see if this is possible.如果關于此事你需要額外的建議，請讓我們知道，我們會嘗試看看是否可能。

I’m just writing to remind you of? 我只是寫信來提醒您? I am enclosing?我附上?

Please find enclosed? 請查閱附件? Attached hereto ? 附件是關于?

Attached please find the most up-to-date information on/regarding/concerning? 附上關于某某的最新資料?

Attached please find the draft product plan for your review and comment.附上產品計劃書的草稿，請審查及評價。

Please let me know if this is suitable.請讓我知道這是否恰當。Looking forward to seeing you soon.期待很快能見到你。

We look forward to hearing from you soon.我們期待很快能得到您的回復。Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.希望上述說明很清楚，如有必要，我們很樂意再進一步討論。

I look forward to receiving your reply soon.我期待很快能收到你的回復。Looking forward to receiving your comments in due course.期待在預期的時間收到你的反饋。

I’ll keep you posted.我會與你保持聯絡。

For any comments/suggestions, please contact Nadia at 2552-7482.任何評價或建議，請打電話2552-7482聯絡Nadia。

第二篇：日語郵件寫法

緒：日語信函范例

尊敬する今井先生

また、一年お過ごしてまいりました。去る一年、皆様におもたらした遺憾の思い出しより快楽と幸福のほうがずっと多いであることと信じております?/p>

きたる新たな一年、われわれが切望している和平、健康及び幸福をさらにおもたらせることを心より祈っております。なお、幸福が満足にあることが理解できれば、、たとえ何と起ころうとも、人生の中には太陽の光のように幸福を充満することになれるではないでしょうか。幸いすることにしまして、すてきな出來事がいつも長久的に記憶され、またいつでも、楽しく思い出すことが出來る一方、不愉快な出來事が必ず、人々の記憶からお忘れられてゆくことと存じます?/p>

おかげ様で、みんなは元気でございまして、靜かな素晴らしいクリスマスを過ごしいたしました。なお、クリスマス.イブの前夜にて、皆さんからおあいさつをいただきました。わたしから家族全員にお楽しみをもたらしまして、まことにありがとうございます。ご家族の皆様にもクリスマスのあいかつをおつたえてくださいますようお願い申し上げます?/p>

敬具

李明

第一講：日文信組成部分示意圖

日文信組成部分示意圖見下圖?/p>

第二講：日文發信編號寫法

如果信函上有編號，收件人和發件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。發信編號又叫發文號碼或發信號碼通常是一系列連續的號碼或是有特別對應的系列號碼，如：営総笿234號。有時也會用發信部門＋事件名＋客戶名略稱的組合，例如平成15年東京營業部發出的第08號信函的信函號碼為：15東営発第08號。一般來說，公司往往都對發信編號有相應的規定，可按相應規定書寫?/p>

第三講：日文日期寫法

商務信函必須寫日期，它對于文件存檔及信息查考都有重要意義?/p>

信函橫寫時，日期應在與發信編號齊另起一行書寫在信函右上角。信函豎寫時，日期需書寫在寄信人前，單起一列頂頭豎寫?/p>

日文信函中書寫日期應注意以下幾點＿/p>

1.日文信函一般按照日本年號書寫日期，如：平城15廣朿日，也可按公歷書寫，一般公司內都有同有規定，可按規定書寫；

2.從禮節上講，信函上的日期應與郵戳上的一致，因此在寫日期的時候應按發信日期書寫?/p>

第四講：日文收信人姓名寫泿/strong>

信函橫寫時，收信人姓名應在發信編號和日期下另起一行頂頭書寫。信函豎寫時，收信人的姓名則書寫在最后，單起一列頂頭豎寫。收信人姓名后還應按照公司名(團體吿、職務、姓名書寫相應的敬稱?/p>

書寫收信人姓名時還應注意，如果收信人為兩人以上，則按照輩分、資歷由高到低從行首寫起?/p>

第五講：日文寄信人姓名寫泿/strong>

商務信函中，寄信人的姓名意味著由誰對此信函負責，根據信件的重要度分別可由公司的代表億社長)，部長、科長署名。原則上應由與收信人相同級別的人員署名。有時與收信方相對應，也可僅寫上公司名、團體名或店名?/p>

在正式信函上為了表明效力及責任應在發信人姓名中央加蓋公章，如加蓋個人印章，應蓋在姓名后方，與姓名稍稍相交，以便復印后也能清晰地辨認?/p>

信函橫寫時，寄信人姓名應在收信人姓名下另起一行靠右書寫。信函豎寫時，寄信人的姓名則在日期后另起一列靠下豎寫。寄信人姓名后應根據情況書寫相應的謙稱，如：用于平輩之間皿;足下”等?/p>

第六講：日文信函題目寫法

簡明扼要地說明信函內容，也稱為標題、標記。主要使用于事務性信函，一般的通知或問候信函等禮節社交信函中不使用。通常書寫在前文上一行，居中央的位置。題目應盡量甿0字以內的簡短詞句。如果需要加以強調，有時也在題目名稱下加下劃線來表示?/p>

第七講：日文信前文寫泿/strong>

前文包括開頭語、適應時令的寒暄語、以及問候對方狀況或報告自己近況的寒暄語。日文書信的開頭很重要，因為不論寫什么內容的信，即使是譴責信、抱怨信、批評信、抗議信都必須在開頭向對方問候寒暄，開頭的寒暄語體現出寫信者的涵養和冷靜的態度，是衡量信中禮儀正確與否的標準之一?/p>

開頭語：即“頭語”，從行首空出一個字符寫起，結束不需句號?/p>

時令寒暄語：在開頭語后，空出一個字符間距，同行書寫或另起一行書寫。時令寒暄語是日語信函中使用最廣泛的寒暄方式。可根據不同的季節，月份書寫合宜的寒暄語?/p>

其他寒暄語：包括詢問對方是否安康，以及自身近況介紹。注意應先問候對方再介紹自己的情況。一般緊接著時令寒暄語書寫，可視不同情況或場合，書寫適宜的寒暄語?/p>

第八講：日文信正文寫泿/strong>

正文包括承上啟下語和正文內容?/p>

承上啟下語：所謂的承上啟下用語指的是作為序文與正文之間的過渡的詞語，借此可以順利地引出下文。在前文之后另起一行為正文，而承上啟下語一般空鑿個格間距起開始書寫。常使用“さて”“実は”等詞匯引出下文；

正文：正文部分是信函的核心部分，商務日語信函應注意采用簡潔易懂的行文方式。每個段落的開始部分，既可以空一個格，也可以不空，但在一片書信中應保持格式的統一?/p>

第九講：日文信結尾寫泿/strong>

結尾包括結尾寒暄語和結束語。對于日文書信來說，結尾往往是提示性的，或再度向對方致以祝賀、祝愿，或順便提出一些要求、請求，或為自己寫信時的匆忙、字跡不清而道歉。同時，結尾也是總結性的，將上文敘述的內容作一個總結，以便讓對方確認寫信人的意圖?/p>

結尾的寒暄語：另起一行，空出1個字符間距?/p>

結束語：卿;結語”，另起一行書寫，字體一般稍小，豎寫時一般高出正文部分的行末一個個的間距；如果正文結束于一行的行首部位，則可以將結束語寫在同一行的下方。橫寫時一般在結尾后，另起一行書寫，并靠信紙的右側邊緣一個格的間距。結束語是表示書信結束的標志，所以一般不能省略。結束語一般要與開頭語相對應使用?/p>

需要說明的是，在寫賀年卡、盛夏慰問信、明信片時，如果信函中沒有開頭語，結語部分也可以省略，此外，吊唁信函也不需要寫結語?/p>

第十講：日文附文寫法

有些與正文不太相關的事項可另行書寫，如附記，附件及補充文等可在書寫完正文，結尾和落款后另起一行書寫?/p>

附記：有時為了使書信的要點更加清楚易懂，可按事項類別將書信內容重新簡述，這個部分就是附記。一般是在另起行的中央寫丿;訿;字，再分條書寫。如果內容較多，可另信書寫并在信欄外寫上“(別紙)”兩字?/p>

附件：如果信函中有附件或是需要隨信函一同郵寄的文件，應在結束語下空1-2行書冿;同封牿;?;同封別紙のごとく”房;添付書類”等字樣，并將附件一一歸納列表寫出?/p>

補充文：補充文是正文中沒有敘述，但又需補充說明的文字；有時一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時可用補充文填補遺漏內容；有時在促銷和私人信件中，補充文也可以用來強調寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮等。補充文又稱追記，也書寫房;追伸”?;追白”?;再伸”“なお(另外)”等，應盡量做到簡明扼要，通常在簽名下方，從左側頂格書寫?/p>

第三篇：函的結構和寫法

函的結構和寫法

(一)標題

函的標題一般由發文機關,事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成.(二)正文

1.開頭.寫行文的緣由,背景和依據.一般來說,去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神,或簡要敘述本地區,本單位的實際需要,疑惑和困難.復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號,有的復函還簡述來函的主題,這與批復的寫法基本相同.繼而,有的復函以“現將有關問題復函如下”一類文種承啟語引出主體事項,即答復意見.2.主體.寫需要商洽,詢問,答復,聯系,請求批準或答復審批及告知的事項.函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段.如果事項比較復雜,則分條列項書寫.⒊結語.不同類型的函結語有別.如果行文只是告知對方事項而不必對方回復,則結語常用“特此函告”,“特此函達”.若是要求對方復函的,則用“盼復”,“望函復”,“請即復函”等語.請批函多以“請批準”,“請大力協助為盼”,“望能同意”,“望準予××是荷”等習慣用語收束.復函的結語常用“特此復函”,“特此回復”,“此復”等慣用語.也有的函不寫結語.五,注意問題

1.注意批請函與請示的區別,向有隸屬關系的上級機關請求指示,批準事項用請示,而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項,則用請批函.主管機關答復請求審批事項,用審批函.2.開門見山,直奔主題.無論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話,套話和發空泛的議論.3.一文一函,簡潔明了.4.語言要規范得體,并體現函的用語特色.發函要使用平和,禮貌,誠懇的語言,對主管機關要尊重,謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善.切忌使用生硬,命令性的語言.復函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統,猶豫不定.

第四篇：總結的結構和寫法

工作總結的寫法和結構

工作總結寫法

一、總結的概念

總結是國家機關、社會團體、企事業單位等通過對過去一階段工作的回顧和分析評價，判明得失利弊，提高理性認識，用以指導今后工作的一種常用文書。

總結可以使本系統、本地區、本單位、本部門某一項工作的實踐活動由感性認識上升到理性認識，以便發揚成績，克服缺點，吸取經驗教訓，使今后的工作少走彎路，多出成果。它可以為各級領導和機關提供基層工作的情況和經驗，以便加強科學管理和指導。它還可以用于表彰先進，樹立典型、交流推廣先進經驗，指導和推動面上的工作，促進兩個文明建設的發展。

二、總結的特點

（一）內容的自我性。

總結是自身活動實踐的產物。它以客觀評價自身工作活動的經驗教訓為目的，以回顧自身工作情況為基本內容，以自身工作實踐的事實為材料，其所總結出來的理性認識也應該反映自身工作實踐的規律。所以內容的自我性是總結的本質特點。

（二）回顧的理論性。

總結應當忠實于自身工作實踐活動，但是，總結不是工作實踐活動的記錄，不能完全照搬工作實踐活動的全過程。它是對工作實踐活動的本質概括，要在回顧工作實踐活動全過程的基礎上，進行分析研究，歸納出能夠反映事物本質的規律，把感性認識上升到理性認識，這正是總結的價值所在。

三、總結的分類

根據內容的不同，可以把總結分為工作總結、生產總結、學習總結、教學總結、會議總結等等。

根據范圍的不同，可以分為全國性總結、地區性總結、部門性總結、本單位總結、班組總結等。

根據時間的不同，可以分為月總結、季總結、總結、階段性總結等。

從內容和性質的不同，可以分為全面總結和專題總結兩類。和仁集團，可以分為集團總結、各單位/部門總結和個人總結。

四、總結的結構、內容和寫法

總結一般由標題、正文和尾部三部分組成。

（一）標題。總結的標題大體上有兩類構成形式：一類是公文式標題；一類是非公文式標題。公文式標題由單位名稱、時間、事由、文種組成，如《××集團公司2000思想政治工作總結》、《××縣2000年普法工作總結》，有的只寫《工作總結》等。

（二）正文。總結正文的結構由前言、主體、結尾組成。

1、前言。即正文的開頭，我們一般作的半/工作總結，“時間飛逝，一晃半年（一年）過去了”等等作為引子，然后簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績，為主體內容的展開做必要的鋪墊。

2、主體。這是總結的核心部分，其內容包括做法和體會，成績和問題，經驗和教訓等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓，揭示工作中帶有規律性的東西。回顧要全面，分析要透徹。

不同類型的總結，內容有所側重，全面性總結其主體包括兩個層次，即成績和經驗，存在的問題和教訓。對于一般的工作總結，重點放在成績和經驗上。

總結正文的結構，主要采用邏輯結構形式。全面性總結根據過去一段工作中的成績和問題，或者經驗和教訓的內在聯系去組織材料。3 專題性總結以經驗為軸心去組織材料。

3、結尾。可以概述全文，可以說明好經驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進意見。

（三）尾部。包括署名和時間兩項內容。如果標題中已有署名，這里可不再寫。

五、撰寫總結應注意的問題

（一）首先要有實事求是的態度。工作總結中，常常出現兩種傾向：一種是好大喜功，搞浮夸，只講成績，不談問題；另一種是將總結寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。這兩種都不是實事求是的態度。總結的特點之一“回顧的理論性”，正是反映在如實地、一分為二地分析、評價自己的工作上，對成績，不要夸大；對問題，不要輕描淡寫。

（二）總結要寫得有理論價值。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績或談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進行深入細致的分析，談成績要寫清怎么做的，為什么這樣做，效果如何，經驗是什么；談存在問題，要寫清是什么問題，為什么會出現這種問題，其性質是什么，教訓是什么。這樣的總結，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認識上升到理性認識。

（三）總結要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰 4 寫。表達方式以敘述、議論為主，說明為輔，可以夾敘夾議說

第五篇：讀后感的結構和寫法

讀后感結構是什么

一、格式和寫法

讀后感通常有三種寫法：一種是縮寫內容提綱，一種是寫閱讀后的體會感想，一種是摘錄好的句子和段落。題目可以用《×××讀后感》，也可以用《讀×××有感》。

二、要選擇自己感受最深的東西去寫，這是寫好讀后感的關鍵。

看完一本書或一篇文章，你的感受可能很多，如果面面俱到像開雜貨鋪一樣，把自己所有的感受都一股腦地寫上去，什么都有一點，什么也不深不透，重點部分也像蜻蜓點水一樣一擦而過，必然使文章平淡，不深刻。所以寫感受前要認真思考、分析，對自己的感想加以提煉，選擇自己感受最深的去寫。你可以抓住原作的中心思想寫，也可以抓住文中自己感受最深的一個情節、一個人物、一句閃光的語言來寫，最好是突出一點，深入挖掘，寫出自己的真情實感，總之，感受越深，表達才能越真切，文章才能越感人。

三、要密切聯系實際，這是讀后感的重要內容。

寫讀后感的重點應是聯系實際發表感想。我們所說的聯系實際范圍很廣泛，可以聯系個人實際，也可以聯系社會實際，可以是歷史教訓，也可以是當前形勢，可以是童年生活，也可以是班級或家庭狀況，但最主要的是無論怎樣聯系都要突出時代精神，要有較強的時代感。

四、要處理好“讀”與“感”的關系，做到議論，敘述，抒情三結合。

讀后感是議論性較強的讀書筆記，要親身體會，實踐經驗和生動的事例來闡明從“讀”中悟出的道理。因此，讀后感中既要寫“讀”，又要寫“感”，既要敘述，又必須說理。敘述是議論的基礎，議論又是敘述的深化，二者必須結合。

讀后感以“感”為主。要適當地引用原文，當然引用不能太多，應以自己的語言為主。在表現方法上，可用夾敘夾議的寫法，議論時應重于分析說理，事例不宜多，引用原文要簡潔。在結構上，一般在開頭概括式提示“讀”，從中引出“感”，在著重抒寫感受后，結尾又回扣“讀”。

五、敘原文不要過多，要體現出一個“簡”字。

六、要審清題目。

在寫作時，要分辨什么是主要的，什么是次要的，力求做到“讀”能抓住重點，“感”能寫出體會。

七、要選擇材料。

讀是寫的基礎，只有讀得認真仔細，才能深入理解文章內容，從而抓住重點，把握文章的思想感情，才能有所感受，有所體會；只有認真讀書才能找到讀感之間的聯系點來，這個點就是文章的中心思想，就是文中點明中心思想的句子。對一篇作品，寫體會時不能面面俱到，應寫自己讀后在思想上、行動上的變化，摘取其中的某一點做文章。八，寫讀后感應以所讀作品的內容簡介開頭，然后，再寫體會。

原文內容往往用3～4句話概括為宜。結尾也大多再回到所讀的作品上來。要把重點放在“感”字上，切記要聯系自己的生活實際。

九，寫讀后感的注意事項：①寫讀后感絕不是對原文的抄錄或簡單地復述，不能脫離原文任意發揮，應以寫“體會”為主。②要寫得有真情實感。應是發自內心深處的感受，絕非“檢討書”或“保證書”。③要寫出獨特的新鮮感受，力求有新意的見解來吸引讀者或感染讀者。