第一篇：接待活動方案

校友接待方案

一、活動主題

高朋滿座襄盛舉，鄂東精英一家親

二、活動背景

新元伊始，萬象更新，值此駿馬辭舊，三羊開泰之際，為紀念校友會成立兩周年，鄂東職業技術學院原黃岡工校廣東校友會年會準時在深圳拉開帷幕。兩周年紀念會著力營造校友在粵人士，積極向上；溫暖陽光；團結友善的良好精神風貌。展現大愛，增友情；敘鄉情；博感情；動真情！鄂東校友約定2015年1月17日，在晶臺不見不散！為做好迎接接待工作，晶臺特擬定本次校友接待方案，具體內容如下：

三、活動前期準備

1）準備迎接歡迎詞、迎接/陪同人員的安排 2）接待點的安排（會議室、茶點的申請）3）校友見面會、現場交流互動（開場語、交流活動、簽到表）4）參觀活動（每個部門的介紹詞、解說人員）5）邀請鄂東校友共享晶臺年會盛典。

四、活動時間、地點、人員

1）2015年1月17日下午； 2）晶臺總部5F大會議室； 3）鄂東職業技術學院原黃岡工校廣東校友會年會成員；晶臺在職鄂東職業技術學院畢業人員

五、活動流程及分工

1）前期準備周琳負責

2）迎接/陪同人員：周琳、楊曉玲、李成艷、胡翠

3）會議組織人員（一部：馬伙、何俊；二部：閆棟、張帥；三部：張海、胡淼；四部：劉萌、張磊；五樓及研發：胡翠、何雙文）

4）校友見面會開場歡迎詞：周琳/李成艷 5）交流會---每位校友準備1-2分鐘的發言 6）結束感謝詞，劉萌/張磊負責發言

7）參觀活動及邀請參加晶臺年會盛典（指定陪同人員：周琳、李成艷、楊曉玲、馬伙、何俊、閆棟、劉萌、張磊、胡淼，其他人員自愿；各部解說詞，由各部挑選代表為前來參觀的校友解說）

2015年1月16日 晶臺-鄂東校友會宣

第二篇：觀摩活動接待方案

亳州市北部新城城鎮化建設項目工程

第四季度經濟觀摩會活動接待方案

中鐵上海工程局有限公司

亳州市北部新城城鎮化建設項目工程項目經理部

2014年12月1日

四季度經濟觀摩會活動接待方案

一、調研觀摩時間：

待定

二、調研內容：

亳州市重點工程施工情況（亳州北部新城城鎮化建設項目工程）

三、陪同人員：

建設單位：*** ***

施工單位： 王亞東

楊勝利

四、路線安排：

北一環與魏武大道路交叉口向南1Km-------渦北加氣站東大門進------觀摩臺-------樣板展示區-----沿場區環形道路由東向西參觀現場施工情況------------渦北加氣站東大門出

五、行程安排：

（一）觀摩

8:30--9:00

從某地統一出發，到北一環與魏武大道交叉口，迎接（楊勝利等候迎接）。

9:00-9：30

領導一行到觀摩臺調研（9：00前，業主及監理

主

要人員、施工單位全體人員在觀摩臺等候迎檢），業主、監理、施工單位主要人員全程陪同調研，項目負責人作項目情況匯報。

9:30----9：50

領導一行到樣板工程展區參觀調研。業主及施工單位主要人員陪同，項目負責人針對樣板工程進行講解匯報。

9:50----10:20

領導一行在業主及施工單位主要人員的陪同下沿場區環形道路東側向西查看施工現場情況，項目負責人陪同講解匯報。

10:20

從場區環形道路由西向東從渦北加氣站東大門離開。

六、車輛停放處：

領導一行車輛停放在渦北加氣站北側指定位置。

（二）經濟調度會議座談

1、時間：

上午11:10---12:00

2、地點：

***會議室

3、參加人員：（1）市陪同觀摩人員；（2）譙城區領導；

（3）業主及施工單位主要領導；（4）一行觀摩全體領導； 議程：

座談會由***主持。1.****匯報工作； 2.最高部門發言； 3.最高領導講話。

（午餐）

12:00——14:30 ****賓館就餐，休息。

第三篇：某活動接待方案

接待方案

本方案包括以下幾個組成部分：

1、活動概述；

2、接待內容；

3、接待領導小組的組織結構及成員的工作職責；

4、進度計劃

一、活動概述

二、接待內容

三、接待領導小組的組織結構及成員的工作職責

A、接待領導小組構成：

組長XXX，副組長XXX，成員包括XX。。。。

B、小組成員分工及工作內容：

1、組長（總經理）負責活動整體的規劃與決策。

2、副組長（營業副總）協助組長工作，負責活動的總執行，保證接待的順利完成。

a.匯總各方面及各部門傳遞過來的信息，及時整理、處理并匯報到總經理處。

b.及時傳達并執行總經理作出的有關決策。

c.檢查、督促各部門的執行，對發現的問題予以及時有效地處理。d.接待相關重要嘉賓。

3.公關部經理負責活動中的相關接待工作：

a.協助公共關系部做好部分VIP及外賓的接待工作。

b.開幕式所需的董事會代表演講稿、總經理演講稿、歡迎晚宴總經理歡迎辭的撰寫。

c.組長交代的其他工作。

4、財務總監負責活動中的相關財務事宜：

a.活動過程中備用金的準備。

b.活動中人員的合理安排，以保證抽調部分人員協助有關部門。c.檢查、核實活動中費用的收取與支出情況。

5、禮賓部經理負責活動中的接待工作：

a.根據會場布置要求，與企劃部、安保部共同協商，確定簽到處的位置。

b.簽到簿的準備及負責簽到的人員安排。

簽到薄的準備以嘉賓200人作安排。

負責簽到的人員應安排禮儀小姐。

c.準備相應的禮儀小姐引領嘉賓入場。

d.引導重要賓客到貴賓室休息。

e.貴賓室的布置與服務工作。

f.準備相應的文房四寶供重要領導題詞。

g.為領導及嘉賓佩帶的鮮花胸牌的準備。

h.旅游小姐的服務與跟蹤工作。

i.重要賓客的跟蹤服務工作。

j.檢查各營業區域重要賓客接待的準備工作。

6、總辦主任負責活動的人力資源與后勤工作：

a.各部門人員支持的調度工作。

b.與有關單位的協調工作。（如衛生防疫）

c.接送嘉賓車輛的準備工作。

d.演員更衣室的準備與布置工作。

e.活動所需臨時工的招募與安排工作。

f.開幕式座椅的搬運與擺放（以臨時工為主）。

g.可能有禮品贈送的接收及登記工作。準備相應的登記本。h.做好后勤保障工作，為一線員工服務。

i.禮品的發放工作。

7、策劃部經理負責活動的宣傳工作：

a.活動前的廣告投放工作。

b.活動所需宣傳資料的制作。

c.聯系相關媒體的采訪工作。

d.安排專門人員負責活動中的攝影、攝像工作。

e.歡迎水牌、刀旗、氣球、彩虹門、條幅、花籃、廣告板的聯系及實施區劃工作：

水牌：在各區域樓宇前放置歡迎或慶祝水牌；

刀旗：營業區域道路兩旁；

氣球：懸掛在大門口、廣場旗桿至大門口處；

彩虹門：大門、舞臺入口處；

條幅：懸掛在外墻體

花籃：

廣告板：廣場旗桿至大門口處道路兩旁。

f.舞臺的設計與布置工作。

g.禮品及宣傳品的制作與裝袋工作。

宣傳品：DVD、銷售手冊、宣傳折頁。

h.場地布置與規劃1（包括頒獎晚會與生日晚會）。i.對外宣傳材料如新聞稿、DVD的制作

此類材料為贈送給來訪的記者及寄送給相關的新聞機構。k.各營業區域為本節日臨時增加的宣傳品或美工作品的制作。

8、營銷總監負責活動的銷售工作：

a.組織活動所需的游客參與此次活動。

b.合理安排活動過程中的預訂工作。

c.此次活動的銷售與推廣工作。

d.活動中需市場做的其他工作。

9.保安部經理負責活動中的安全保衛工作：

a.根據活動安排提供相應的安保計劃。

b.活動期間焰火燃放區域的規劃與人員安排。

c.活動期間車輛停放區域的規劃。

d.VIP的安保及停車等區域的規劃。

e.活動現場的疏通工作。

f.活動現場次序的安排與維護。

活動中需注意的安全檢查及追蹤落實工作。

10.客房部經理負責活動中的房務事宜：

a.客房物品的完善與補充工作。

b.客房的檢查與服務工作。

11、前廳部經理負責前廳接待事宜：

a.客房的分配與協調工作。

b.配合公關部開展對客服務工作。

12、餐飲部經理負責餐飲接待事宜：

a.菜譜的確認，酒水的準備及酒會現場的布置等工作。b.頒獎儀式的準備與布置工作。

c.生日晚會的布置。

13.康樂部經理負責本區的接待工作：

a.本區的衛生清理工作

b.客人參觀路線的設計。

c.活動現場的規劃與布置，現場客人的組織。

14.工程部經理負責活動中的設備準備，調試、維護工作：a.活動相應設備的準備、調試工作。

b.線路所需的布置、檢查。

c.專人負責電源的維護，備用電源的準備工作。

d.鮮花的擺放及養護。

e.整體綠化的管理。

f.條幅的安放

15、采購部經理負責活動所需的采購事宜：

a.及時滿足各部門在此次活動的采購。

b.焰火的采購。

c.安排人員與專用車輛以備應急采購。

16、質管部經理負責活動的監督：

a.跟進各部門的計劃進度。

b.檢查各部門的服務質量。

四、進度計劃

1、X月X日前各部門上交此次活動的安排計劃

2、X月X日討論各部門計劃

3、X月X日確定各部門工作具體方案

4、X月X日形成此次活動完整方案

第四篇：考察活動接待方案

XXX考察團蒞臨XXX 考察活動接待方案

為充分利用XXX資源，加深我市與XXX合作，促進雙方共同發展，XXX將組織部分會員企業來

XXX

考察。為使考察活動順利進行并取得實效，特制訂本方案。

一、考察時間

2012年4月18日-21日

二、考察團人員名單

XXX XXX XXX

三、主要活動安排 ? 4月18日

1、考察團人員全天報到

入住XXX 2、18:00 4月19日 1、8:30—9:00 2、9:00—11:30

XXX政府歡迎晚宴 地點XXX

XXX自助早餐

XXX項目對接會

第五篇：大型會議活動接待方案

▲第1天機場專車抵達您所指定的地點，恭候會議成員上車。前往酒店，會議舉辦者可以在車上講解會議日程安排及有關事項。在酒店大堂辦理入住登記手續后，會議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水SPA。住：五星酒店（國際會展）第2天08:00酒店統一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00開始舉行會議。▲12:00上午會議結束，會議成員共進午餐。▲13:00-17:00下午根據您的時間安排，繼續舉行會議。▲18:00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎等活動，將氣氛推向高潮。▲19:30-21:00組織聯歡晚會，增進會議成員之間的溝通、交流和合作。▲21:00會議成員自行安排娛樂活動(保齡球、臺球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（國際會展）

第3天▲08:00酒店統一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脫去西服的沉重，身穿休閑裝，帶著輕松快樂的心情，09:00游覽。▲11:30會議活動結束，與會成員統一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往歷史名鎮參觀。會議行程結束。報價： 元 服務標準及費有分列報價：

車：空調旅游車（含接送、第3天旅游用車）、票：景點第一大門票、會：含會議費用、住：五星級酒店，如出現單男單女，須補房差、餐：圍餐（八菜一湯，十人一桌）、贈：旅游責任保險、旅游意外險10萬元/人！橫幅一條、攝像制作

一 制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；通常而言，商會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用:交通費用可以細分為：(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、2、會議室/廳費用/具體可細分為：(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋

找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。(3)、酒水及服務費:通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。(4)、會場茶歇:此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。(5)、聯誼酒會/舞會:事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。(6)、其他——點心、水果及調制色酒

5、視聽設備除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：●設備本身的租賃費用，通常按天計算 ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節目:通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

7、雜費雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。做好商旅會預算并聯系好

幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

二 會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節。會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

常見的會議設施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機

4、VCD5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）

7、鐳射筆

8、幻燈機

9、講臺

10、舞臺

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會議桌椅

19、插線板20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺

26、盆景

27、鮮花

28、背景板30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統

33、產品租賃

按照預期計劃履行方案，在執行過程中，要做到耐心、細致與周到……在商會執行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

餐飲安排 根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。