第一篇：教案1-了解辦公自動(dòng)化知識(shí)

1、自我介紹，留下聯(lián)系方式。

2、課程介紹，讓學(xué)生全面了解本課程，明確學(xué)習(xí)本課程的

課前準(zhǔn)備（10分鐘）

任務(wù)導(dǎo)入

（5分鐘）

任務(wù)分析（10分鐘）

相關(guān)知識(shí)（5分鐘）

重要意義。

3、學(xué)習(xí)本課程的要求及機(jī)房管理要求。

通過觀看一段現(xiàn)代辦公情況的視頻，提出問題，導(dǎo)入本次課的任務(wù)。

模塊一：計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用 項(xiàng)目一：認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化 任務(wù)一：了解辦公自動(dòng)化知識(shí)

辦公自動(dòng)化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物。了解辦公自動(dòng)化就要從辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延、辦公自動(dòng)化技術(shù)、歷史演變、發(fā)展方向等多方面入手，全面了解辦公自動(dòng)化知識(shí)，為今后的學(xué)習(xí)做好鋪墊。

辦公自動(dòng)化的涵義；

辦公自動(dòng)化技術(shù)三個(gè)層次

辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化的意義

目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度

辦公自動(dòng)化歷史演變

觀看視頻后，先請(qǐng)學(xué)

生談?wù)勀阏J(rèn)為什么是辦公自動(dòng)化，引入本次課的工作任務(wù)。通過任務(wù)分析使學(xué)生清楚從哪些方面入手完成任務(wù)。

師生共同概括出完成本任務(wù)所需要掌握的知識(shí)點(diǎn)有哪些。

任務(wù)實(shí)施（35分鐘）辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向

一、辦公自動(dòng)化的涵義

辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概

采用講授

念。辦公室自動(dòng)化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。

通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。

人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。

技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是處理信息

法、討論法的系統(tǒng)，是進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念。

二、辦公自動(dòng)化技術(shù)三個(gè)層次

1、第一個(gè)層次——事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表處理、個(gè)人數(shù)據(jù)庫等。

2、第二個(gè)層次——信息管理型OA系統(tǒng)

隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。

3、第三個(gè)層次——決策支持型OA系統(tǒng)

它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策

舉例說明

程序，作出相應(yīng)的決策。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：

（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識(shí)別，對(duì)公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫的綜合處理。

（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。

這個(gè)層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例如事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而信息管理級(jí)OA系統(tǒng)和決策支持級(jí)OA系統(tǒng)稱之為高級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機(jī)構(gòu)報(bào)送的各種文件，然后分檔存放并分別報(bào)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級(jí)返回處理指示。這一過程，是一個(gè)典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。

四、辦公自動(dòng)化意義

辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的 舉例說明

協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場(chǎng)行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對(duì)外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競(jìng)爭優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。

五、辦公自動(dòng)化程度

目前企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下四類：

▲起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。

▲已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資

沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

▲已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

▲已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

辦公自動(dòng)化的實(shí)施應(yīng)該考慮企業(yè)的實(shí)際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。按照上述分析，第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力才能完成；而對(duì)于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入相對(duì)網(wǎng)絡(luò)投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報(bào)。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高；對(duì)于第四類企業(yè)，由于其辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動(dòng)化的最高水平。

六、辦公自動(dòng)化歷史演變

1、起步階段

（1985年―1993年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。

學(xué)生先自己閱讀教

材，然后提問總結(jié)

2、應(yīng)用階段

（1993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時(shí)間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營效率。

3、發(fā)展階段

OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。

七、辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向

辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

講述法 簡要說明

閱讀教材回答如下問題：

1、簡述辦公自動(dòng)化定義。

鞏固練習(xí)（20分鐘）

帶著問題

課堂小結(jié)

（3分鐘）

作業(yè)布置（2分鐘）

2、辦公自動(dòng)化可分為哪三個(gè)層次？

3、簡述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成和基本功能。

4、簡述辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展所經(jīng)歷的四個(gè)階段。

5、簡述辦公自動(dòng)化發(fā)展的方向。

本次課主要學(xué)習(xí)了辦公自動(dòng)化的相關(guān)知識(shí)，通過學(xué)習(xí)要求學(xué)生理解辦公自動(dòng)化的定義、掌握辦公自動(dòng)化的層次以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成和基本功能、了解辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展的過程及發(fā)展方向。

1、簡述辦公自動(dòng)化定義。

2、辦公自動(dòng)化可分為哪三個(gè)層次？

3、簡述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成和基本功能。

4、簡述辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展所經(jīng)歷的四個(gè)階段。

看書理解課堂所學(xué)內(nèi)容

師生共同總結(jié)

第二篇：辦公自動(dòng)化1

Word文檔練習(xí)作業(yè) 1

在D盤下新建一個(gè)文件夾，名為“WORD文檔作業(yè)”，在文檔中編輯以下內(nèi)容： 題目要求：

1、在文檔的開始處加上標(biāo)題：因特網(wǎng)的形成和發(fā)展

2、標(biāo)題要求居中，字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)，加粗，顏色為藍(lán)色。

3、將小標(biāo)題1、2、3各標(biāo)題設(shè)置為楷體、四號(hào)字、加粗。

4、將小標(biāo)題1下面的自然段設(shè)置為首字下沉，下沉距離為3厘米、距正文1厘米。

5、將小標(biāo)題2下面的自然段文字懸掛縮進(jìn)1厘米，行距為1.5倍，字體為宋體，字號(hào)五號(hào)。

6、將小標(biāo)題3下面的自然段設(shè)置為首行縮進(jìn)1厘米,行距為 固定值18磅，左對(duì)齊，采用仿宋體、五號(hào)字。

7、插入頁眉，顯示內(nèi)容“寧夏大學(xué)”，插入頁腳，顯示總頁碼和當(dāng)前頁碼“共頁，第頁”。

8、設(shè)置頁面為16開紙，頁邊距：上、下、左、右均為2厘米。

9、保存文檔在D盤“WORD文檔作業(yè)”文件夾中。

10、將文檔備份一份到桌面上。

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第三篇：辦公自動(dòng)化解決辦法1

辦公自動(dòng)化實(shí)施方案

一、郵件收發(fā) A.免費(fèi)企業(yè)郵箱

目前網(wǎng)絡(luò)上流行的網(wǎng)易免費(fèi)企業(yè)郵箱www.tmdps.cn 可以通過公司注冊(cè)管理賬號(hào)admin@guotaioil.com（目前注冊(cè)完成）可以創(chuàng)建200個(gè)免費(fèi)人員賬號(hào)例如：員工李明，可以創(chuàng)建一個(gè)免費(fèi)企業(yè)郵箱號(hào)liming@guotaioil.com，然后通過下載網(wǎng)易閃電郵軟件，登陸后會(huì)形成一個(gè)類似QQ的坐標(biāo)，如有新郵件接收，會(huì)及時(shí)彈出一個(gè)提示窗口，以便及時(shí)閱讀新郵件。優(yōu)點(diǎn)：

1.免費(fèi)，操作方便

2管理員可以隨時(shí)增加、刪除郵箱賬號(hào) 3發(fā)件人可以通過登陸web郵箱進(jìn)行群發(fā)郵件 4獲取郵件及時(shí)，1分鐘之內(nèi)可以得到獲取提示 5郵件可以通過員工賬號(hào)導(dǎo)出保存 缺點(diǎn)：

1.服務(wù)器無法管理，做不了郵箱數(shù)據(jù)備份

2.員工之間通過閃電郵登陸沒有通訊錄，只有通過登陸web郵箱才有通訊錄

3.無法內(nèi)網(wǎng)使用，一旦網(wǎng)絡(luò)連接中斷，無法收發(fā)郵件。4.在一些其他功能上還有很多不足，只有簡單的收發(fā)郵件。5.賬號(hào)內(nèi)存儲(chǔ)大小有限制，而且郵件搬家只能個(gè)人賬號(hào)備份，管理員無法對(duì)所有賬號(hào)郵件進(jìn)行備份、搬家。B.收費(fèi)企業(yè)郵箱

目前主流的企業(yè)收費(fèi)郵箱主要有網(wǎng)易企業(yè)郵箱和騰訊企業(yè)郵箱，騰訊企業(yè)郵箱目前用戶不是太多，技術(shù)和售后服務(wù)相對(duì)網(wǎng)易企業(yè)郵箱有些不足。網(wǎng)易收費(fèi)企業(yè)郵箱www.tmdps.cn也是通過注冊(cè)企業(yè)管理郵箱進(jìn)行創(chuàng)建分發(fā)員工賬號(hào)，與免費(fèi)郵箱名稱一樣，創(chuàng)建員工賬號(hào)數(shù)量與定制的價(jià)格成正比。100人上限的服務(wù)費(fèi)用每年1.5萬。優(yōu)點(diǎn)：

1.操作方便，與普通郵箱操作類似。

2.員工離職，企業(yè)郵箱可以順利收回，避免資料流失。3.接收郵件及時(shí)，1分鐘就可以得到獲取郵件提示。

4.管理員可以對(duì)所有郵件進(jìn)行備份及郵件搬家，方便管理和信息備份。5.服務(wù)器在專業(yè)公司維護(hù)，有效的避免黑客攻擊及及時(shí)系統(tǒng)升級(jí)。缺點(diǎn)：

1.每年都有維護(hù)費(fèi)用，價(jià)格很高。

2.也屬于互聯(lián)網(wǎng)模式，外網(wǎng)斷了收發(fā)不了郵件。

二、內(nèi)網(wǎng)郵件收發(fā)

內(nèi)網(wǎng)郵件收發(fā)首先得建立服務(wù)器，類似機(jī)房用友服務(wù)器，在服務(wù)器上安裝企業(yè)郵件軟件，由管理員創(chuàng)建分發(fā)員工賬號(hào)，得到賬號(hào)的員工可以根據(jù)IP地址來訪問郵箱服務(wù)器。服務(wù)器和IP地址、企業(yè)郵箱軟件都需購買。優(yōu)點(diǎn)：

1.操作方便，與普通郵箱操作類似。

2.網(wǎng)絡(luò)中斷內(nèi)網(wǎng)可以接發(fā)郵件，但是斷網(wǎng)后只有服務(wù)器所在內(nèi)網(wǎng)可以接發(fā)郵件，項(xiàng)目不能接發(fā)。

3.服務(wù)器由公司維護(hù)，整體數(shù)據(jù)備份、搬家方便。4.可以群發(fā)郵件，通訊錄設(shè)置方便。

5.用戶通訊錄可以設(shè)置分組，用戶數(shù)量在服務(wù)器能承受基礎(chǔ)上無上限。6.員工離職可以隨時(shí)收回郵箱，有效保留資料和防止資料流失。缺點(diǎn)：內(nèi)網(wǎng)郵件已經(jīng)具備了企業(yè)郵件所有功能，但是其屬于OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一部分。

三、組建OA系統(tǒng)

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)全面覆蓋了傳統(tǒng)辦公軟件的公文、行政審批、業(yè)務(wù)審批、綜合辦公和公告、新聞、調(diào)查、討論等公共信息，包含郵件、日程事件、計(jì)劃管理和通訊錄等應(yīng)用功能，還包含工作流程制定、人力資源管理、電子簽章、網(wǎng)絡(luò)文檔、即時(shí)通訊等。組建OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)化辦公的最終趨勢(shì)。優(yōu)點(diǎn)：

1、建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。

建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，可以標(biāo)記：未讀、已讀、未處理、已處理、已發(fā)等，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2、建立信息發(fā)布的平臺(tái)。

在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

3、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

4、實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。

5、輔助辦公。

6、實(shí)現(xiàn)分布式辦公。

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

7、建立信息集成平臺(tái)。

8、節(jié)省企業(yè)的辦公費(fèi)用支出。

將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

9、搭建知識(shí)管理平臺(tái)。系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

10、增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

11、極大的提高了工作效率

OA辦公系統(tǒng)能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請(qǐng)到處跑來跑去中，不用拿著文件等著領(lǐng)導(dǎo)審批，因?yàn)檫@些都可以在隨網(wǎng)上進(jìn)行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

12、節(jié)省成本，提高企業(yè)競(jìng)爭力

通過OA平臺(tái)來辦公，大大減少了辦公程序和辦公時(shí)間，同時(shí)還節(jié)省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業(yè)節(jié)省了時(shí)間成本和金錢成本。另一方面，OA辦公平臺(tái)方使員工與上級(jí)溝通更方便，信息反饋更順暢，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供了舞臺(tái)。所有的這都都可以提高企業(yè)的競(jìng)爭力。缺點(diǎn)：

1.要實(shí)現(xiàn)任何有網(wǎng)絡(luò)的地方訪問，可能導(dǎo)致安全性降低，建議只有在公司上班的時(shí)候可以登錄系統(tǒng)。

2.OA系統(tǒng)價(jià)格根據(jù)使用人數(shù)和定制模塊收費(fèi)，人數(shù)越多，模塊越多價(jià)格越高。而且OA系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)拓展需要升級(jí)，升級(jí)有費(fèi)用。3.使用OA系統(tǒng)需要架設(shè)服務(wù)器，與公司財(cái)務(wù)用友系統(tǒng)類似。自己價(jià)架設(shè)服務(wù)器可以節(jié)省租賃服務(wù)器的費(fèi)用。

綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以逐步推進(jìn)，按照先用免費(fèi)郵箱，到使用內(nèi)部郵箱，再到購買OA系統(tǒng)三個(gè)步驟，目前免費(fèi)郵箱階段可以隨時(shí)執(zhí)行，已經(jīng)做好了準(zhǔn)備，用戶操作簡單，收發(fā)郵件及時(shí)。內(nèi)部郵箱和OA系統(tǒng)還需要很多準(zhǔn)備，例如各個(gè)審批流程的制定，各部門之間交叉流程等。

第四篇：了解辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延(精)

了解辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延

轉(zhuǎn)載自百度貼吧

自20世紀(jì)90年代中期至今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國迅速發(fā)展和普及，引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、電子商務(wù)、電子管理、政府內(nèi)部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念，面對(duì)這些新概念，再提OA也許會(huì)讓很多人感到迷惑，好象OA這個(gè)概念已經(jīng)不適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，在這里我們暫且認(rèn)為這一個(gè)階段為OA發(fā)展的新階段。這一個(gè)階段的主要標(biāo)志應(yīng)為互連網(wǎng)技術(shù)的普遍使用。辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵和外延

在新的時(shí)期，基于多年辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)也越來越清楚，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)（Intranet），從辦公性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累。技術(shù)只是辦公自動(dòng)化的手段。只有對(duì)管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會(huì)使辦公自動(dòng)化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動(dòng)化才能發(fā)揮作用。

辦公自動(dòng)化的靈魂是軟件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個(gè)明顯特征是授權(quán)和開放，通過授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實(shí)。

辦公自動(dòng)化建設(shè)與現(xiàn)階段政府上網(wǎng)工程之間的關(guān)系，政府上網(wǎng)工程一直是近一兩年業(yè)界炒作和關(guān)注的熱點(diǎn)之一，政府上網(wǎng)工程是由于互連網(wǎng)的普及，政府部門把一些政務(wù)信息發(fā)布到Internet上，進(jìn)而在網(wǎng)上建立與老百姓溝通的渠道，以實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。從實(shí)際效果來看，很多政府部門只是在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實(shí)質(zhì)性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動(dòng)化和政府上網(wǎng)混為一談。這種現(xiàn)象導(dǎo)致很多部門重上網(wǎng)工程輕辦公自動(dòng)化工程。甚至把上網(wǎng)工程誤認(rèn)為是辦公自動(dòng)化工程。實(shí)際上，從網(wǎng)絡(luò)劃分的角度，政府上網(wǎng)工程是外網(wǎng)建設(shè)，辦公自動(dòng)化工程是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，辦公自動(dòng)化工程是政府信息化的基礎(chǔ)，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對(duì)外表現(xiàn)形式，辦公自動(dòng)化工程在政府信息化建設(shè)中所占的比重遠(yuǎn)高于政府上網(wǎng)工程。只有辦公自動(dòng)化工程的建設(shè)并運(yùn)轉(zhuǎn)成功，政府上網(wǎng)才會(huì)有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)才有意義，否則政府上網(wǎng)工程就會(huì)變成無源之水。當(dāng)然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對(duì)我國信息化建設(shè)也起了一定的推動(dòng)作用。辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向

辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字化辦公的基本框架

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)看成是一個(gè)整體，這個(gè)整體的對(duì)象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個(gè)基礎(chǔ)，我們稱這個(gè)基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，就好象PC必需有一個(gè)操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)負(fù)責(zé)所有用戶對(duì)象的管理、負(fù)責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源（含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用）的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開放標(biāo)準(zhǔn)和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等）。在平臺(tái)的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用（可理解為傳統(tǒng)的MIS），這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。數(shù)字化辦公的技術(shù)思路

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開放這兩個(gè)特點(diǎn)，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)?，F(xiàn)在隨著WEB技術(shù)的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺(tái)。這樣整個(gè)工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略

根據(jù)我國辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，使我國辦公自動(dòng)化建設(shè)走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對(duì)策：

在組織實(shí)施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項(xiàng)目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實(shí)施體制，確保系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和系統(tǒng)持續(xù)的升級(jí)，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動(dòng)化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。

在技術(shù)選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)?，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便。系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法：考慮到我國辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結(jié)合，在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實(shí)施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí)施的原則。

在設(shè)計(jì)思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計(jì)，即將設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)放在用戶對(duì)象身上，設(shè)計(jì)視角范圍是整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)。將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計(jì)中去。在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)（CAS）理論進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價(jià)值的東西就越多。

第五篇：辦公自動(dòng)化技術(shù)教案

21世紀(jì)高等院校規(guī)劃教材 辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)

第 1 章

辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)知識(shí)

【本章內(nèi)容介紹】

?

本章首先指出了辦公自動(dòng)化的基本概念、發(fā)展?fàn)顩r、未來發(fā)展趨勢(shì)、我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對(duì)策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實(shí)例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識(shí)?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】

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辦公自動(dòng)化的含義

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辦公自動(dòng)化的層次

辦公自動(dòng)化的模式

辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程

辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

我國辦公自動(dòng)化發(fā)展概況

辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實(shí)例 【本章重點(diǎn)難點(diǎn)】 ? 重點(diǎn)

? 辦公自動(dòng)化的基本概念

? 國內(nèi)外辦公自動(dòng)化的發(fā)展情況 ? 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 ? 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

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難點(diǎn)

?

辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

?

辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施

1.1 辦公自動(dòng)化的基本概念

1.1.1 概念

– 辦公自動(dòng)化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個(gè)術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

– 20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動(dòng)化下了一個(gè)較為完整的定義：―辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)?！?/p>

1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會(huì)給出的定義

– 辦公自動(dòng)化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。

1.1.2 層次: 辦公自動(dòng)化分為三個(gè)層次 – 事務(wù)處理型

最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個(gè)人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報(bào)表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。

– 管理控制型

包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率。– 輔助決策型

最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)

1.1.3 辦公自動(dòng)化的模式

? 個(gè)人辦公自動(dòng)化

? 個(gè)人辦公自動(dòng)化主要指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS

Office等實(shí)現(xiàn)，在單人單機(jī)使用時(shí)非常有效。

? 群體辦公自動(dòng)化

? 群體辦公自動(dòng)化是支持群體間動(dòng)態(tài)辦公的綜合自動(dòng)化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，特指針對(duì)越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個(gè)特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。

1.1.4

辦公自動(dòng)化的意義

1.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量

2.實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 3.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化

1.2 辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢(shì)

1.2.1 起源

– 20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機(jī),最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。

相關(guān)知識(shí): – 美國GE(通用電器)公司最早使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資計(jì)算,開始了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理.– 我國70年代末長春―一汽‖最早使用計(jì)算機(jī)開始進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變

辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、世界性計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)四個(gè)階段。

– 1975年以前為辦公自動(dòng)化的第一階段，設(shè)備以單機(jī)為中心。

? 20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機(jī)發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。

? 20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)發(fā)展的階段。

? 20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化”的階段。

1.2.3 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)：

– 辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化 – 辦公操作無紙化 – 辦公服務(wù)無人化 – 辦公設(shè)備移動(dòng)化 – 辦公思想?yún)f(xié)同化 – 辦公信息多媒體化 – 辦公管理知識(shí)化

1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀

? 我國OA發(fā)展過程

? 我國的辦公自動(dòng)化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。

? 20世紀(jì)80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動(dòng)化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個(gè)階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實(shí)力的國家級(jí)OA系統(tǒng).? 20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時(shí)由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開始進(jìn)入一個(gè)快速的發(fā)展階段。

?

? 整體現(xiàn)狀

我國辦公自動(dòng)化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)階段，各個(gè)單位辦公自動(dòng)化程度有所不同，大致可以分為四種情況: ? ?

起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。? ? 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對(duì)單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)單位的競(jìng)爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

1.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

1.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機(jī)信息系統(tǒng)。

1.3.2 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

? 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個(gè)方面，其中最主要的有四個(gè)，分別是 ? 辦公人員 ? 辦公信息 ? 辦公流程 ? 辦公設(shè)備

1.3.3 辦公信息系統(tǒng)的主要功能 1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能

（1）公文管理

（2）會(huì)議管理

（3）部門事務(wù)處理

（4）個(gè)人辦公管理

（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理

（6）文檔資料管理

（7）人員權(quán)限管理

（8）業(yè)務(wù)信息管理

2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能

具體來說，一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)下面7個(gè)方面的功能。（1）建立內(nèi)部通信平臺(tái)（2）建立信息發(fā)布平臺(tái)（3）實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化（4）實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化（5）實(shí)現(xiàn)輔助辦公自動(dòng)化（6）促進(jìn)業(yè)務(wù)信息集成（7）實(shí)現(xiàn)分布式辦公

1.4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與保密

加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:

? 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟(jì)和實(shí)用價(jià)值以及一定程度的保密性要求。所以，加強(qiáng)其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。

? 影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全與保密因素分析

?

安全保密因素: ?

人為原因

?

自然原因

?

計(jì)算機(jī)病毒

?

其它原因

?

系統(tǒng)安全的標(biāo)志

?

能防止對(duì)信息的非法竊?。?/p>

?

預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；

?

在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時(shí)間較短；

?

安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟(jì)要求；

?

安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。

? 數(shù)據(jù)保密的基本要求:

? 數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；

? 數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改； ? 發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；

? 防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件。

? 加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的對(duì)策

? 加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：

? 行政措施

行政法規(guī)、規(guī)章制度 社會(huì)允許的各種方式

? 法律措施

針對(duì)計(jì)算機(jī)犯罪的打擊、制裁手段

? 軟件保護(hù)措施

采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對(duì)信息加密

? 物理保護(hù)措施

對(duì)場(chǎng)地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)等保護(hù)

? 保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全的對(duì)策：

? 安全監(jiān)視技術(shù)

用戶登記

設(shè)置權(quán)限

存取控制

工作日志 ? ―防火墻‖技術(shù)

? 自適應(yīng)安全管理件 ? 終端識(shí)別

? 計(jì)算機(jī)安全加權(quán)

? 加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對(duì)策有： ? 用戶認(rèn)證技術(shù)

? 利用用戶專有信息: 口令

密碼

通行字 ? 利用用戶專有用品: 鑰匙

IC卡

磁卡

? 利用保密算法 :

加密函數(shù)

動(dòng)態(tài)口令 ? 利用用戶的生理特征: 指紋

聲音

視網(wǎng)膜 ? 計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)

? 明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對(duì)方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?/p>

―雙鑰‖-----共鑰

密鑰 ? 數(shù)字簽字技術(shù)

? 利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對(duì)報(bào)文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對(duì)報(bào)文的簽名；接收者不能偽造對(duì)報(bào)文的簽名

? 一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對(duì)策方案

（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理；

（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；

（4）對(duì)重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。

1.5 辦公信息系統(tǒng)的類型及其實(shí)例 1.5.1 辦公信息系統(tǒng)的常見類型 ．政府型辦公信息系統(tǒng)．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)．案例型辦公信息系統(tǒng) ．控制中心型辦公信息系統(tǒng)．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)

1.5.2 ××省政府OIS的應(yīng)用實(shí)例 1.5.3 ××智能大廈OIS的應(yīng)用實(shí)例 ? 智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動(dòng)化)，OAS(Office Automation System，辦公自動(dòng)化)，CAS(Communication Automation System，通信自動(dòng)化)

? 也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動(dòng)化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動(dòng)化)分離出來，將它們作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。

小 結(jié)

? 辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個(gè)層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動(dòng)相對(duì)應(yīng)，當(dāng)前辦公自動(dòng)化的運(yùn)行有兩種模式：個(gè)人辦公和群體辦公。

? 20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化四個(gè)階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動(dòng)化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識(shí)化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動(dòng)化發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)階段，因種種原因，各個(gè)單位辦公程度有所不同。

小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、簡答

1．什么是辦公自動(dòng)化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動(dòng)化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點(diǎn)？ 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？ 4．一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？

5．為什么必須加強(qiáng)辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對(duì)策措施有哪些？ 21世紀(jì)高等院校規(guī)劃教材 辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù) 第 章

辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)知識(shí) 【本章內(nèi)容介紹】

?

本章首先指出了辦公自動(dòng)化的基本概念、發(fā)展?fàn)顩r、未來發(fā)展趨勢(shì)、我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對(duì)策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實(shí)例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識(shí)?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】 ?

辦公自動(dòng)化的含義

?

辦公自動(dòng)化的層次 ?

辦公自動(dòng)化的模式

?

辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程 ?

辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì) ?

我國辦公自動(dòng)化發(fā)展概況 ?

辦公信息系統(tǒng)的組成與功能

?

辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

?

辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實(shí)例

【本章重點(diǎn)難點(diǎn)】

?重點(diǎn)

?辦公自動(dòng)化的基本概念

?國內(nèi)外辦公自動(dòng)化的發(fā)展情況 ?辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 ?辦公信息系統(tǒng)的安全與保密

?難點(diǎn)

?辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

?辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施

1.1 辦公自動(dòng)化的基本概念 1.1.1 概念

–辦公自動(dòng)化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個(gè)術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

–20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動(dòng)化下了一個(gè)較為完整的定義：―辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。‖

1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會(huì)給出的定義

–辦公自動(dòng)化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。

1.1.2 層次: 辦公自動(dòng)化分為三個(gè)層次 –事務(wù)處理型

最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個(gè)人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報(bào)表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。

–管理控制型

包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率。–輔助決策型

最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)

1.1.3 辦公自動(dòng)化的模式

?個(gè)人辦公自動(dòng)化

?個(gè)人辦公自動(dòng)化主要指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS

Office等實(shí)現(xiàn)，在單人單機(jī)使用時(shí)非常有效。?群體辦公自動(dòng)化

?群體辦公自動(dòng)化是支持群體間動(dòng)態(tài)辦公的綜合自動(dòng)化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，特指針對(duì)越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個(gè)特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1.1.4

辦公自動(dòng)化的意義

1.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量

2.實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度 3.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化

1.2 辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢(shì)

1.2.1 起源

–20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機(jī),最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。

相關(guān)知識(shí): –美國GE(通用電器)公司最早使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資計(jì)算,開始了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理.–我國70年代末長春―一汽‖最早使用計(jì)算機(jī)開始進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變

辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、世界性計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)四個(gè)階段。

–1975年以前為辦公自動(dòng)化的第一階段，設(shè)備以單機(jī)為中心。

?20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機(jī)發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。

?20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)發(fā)展的階段。

?20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化”的階段。

1.2.3 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)： –辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化 –辦公操作無紙化 –辦公服務(wù)無人化 –辦公設(shè)備移動(dòng)化 –辦公思想?yún)f(xié)同化 –辦公信息多媒體化 –辦公管理知識(shí)化

1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀 ?我國OA發(fā)展過程

?我國的辦公自動(dòng)化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。

?20世紀(jì)80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動(dòng)化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個(gè)階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實(shí)力的國家級(jí)OA系統(tǒng).?20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時(shí)由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場(chǎng)競(jìng)爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開始進(jìn)入一個(gè)快速的發(fā)展階段。

?整體現(xiàn)狀

?我國辦公自動(dòng)化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)階段，各個(gè)單位辦公自動(dòng)化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

?起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。

?已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

?已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

?已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對(duì)單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)單位的競(jìng)爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

1.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能 1.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機(jī)信息系統(tǒng)。

1.3.2 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

?辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個(gè)方面，其中最主要的有四個(gè)，分別是

?辦公人員 ?辦公信息 ?辦公流程 ?辦公設(shè)備

1.3.3 辦公信息系統(tǒng)的主要功能 1．辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會(huì)議管理

（3）部門事務(wù)處理（4）個(gè)人辦公管理（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權(quán)限管理（8）業(yè)務(wù)信息管理

2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能

具體來說，一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)下面7個(gè)方面的功能。（1）建立內(nèi)部通信平臺(tái)（2）建立信息發(fā)布平臺(tái)（3）實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化（4）實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化（5）實(shí)現(xiàn)輔助辦公自動(dòng)化（6）促進(jìn)業(yè)務(wù)信息集成（7）實(shí)現(xiàn)分布式辦公

1.4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與保密

加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:

?辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟(jì)和實(shí)用價(jià)值以及一定程度的保密性要求。所以，加強(qiáng)其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。

?影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全與保密因素分析 ?安全保密因素: ?人為原因 ?自然原因 ?計(jì)算機(jī)病毒 ?其它原因

?系統(tǒng)安全的標(biāo)志

?能防止對(duì)信息的非法竊??； ?預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；

?在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時(shí)間較短； ?安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟(jì)要求；

?安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。

?數(shù)據(jù)保密的基本要求:

?數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；

?數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改； ?發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；

?防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件。

?加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的對(duì)策

?行政措施 ?加強(qiáng)系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：

行政法規(guī)、規(guī)章制度 社會(huì)允許的各種方式

?法律措施

針對(duì)計(jì)算機(jī)犯罪的打擊、制裁手段

?軟件保護(hù)措施

采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對(duì)信息加密

?物理保護(hù)措施

對(duì)場(chǎng)地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)等保護(hù)

?保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全的對(duì)策：

?安全監(jiān)視技術(shù)

用戶登記

設(shè)置權(quán)限

存取控制

工作日志 ?―防火墻‖技術(shù)

?自適應(yīng)安全管理件

?終端識(shí)別

?計(jì)算機(jī)安全加權(quán)

?加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對(duì)策有：

?用戶認(rèn)證技術(shù)

?利用用戶專有信息: 口令

密碼

通行字

?利用用戶專有用品: 鑰匙

IC卡

磁卡

?利用保密算法 :

加密函數(shù)

動(dòng)態(tài)口令 ?利用用戶的生理特征: 指紋

聲音

視網(wǎng)膜 ?計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)

?明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對(duì)方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?/p>

―雙鑰‖-----共鑰

密鑰 ?數(shù)字簽字技術(shù)

?利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對(duì)報(bào)文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對(duì)報(bào)文的簽名；接收者不能偽造對(duì)報(bào)文的簽名

?一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對(duì)策方案

（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理；（2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；

（4）對(duì)重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。

1.5 辦公信息系統(tǒng)的類型及其實(shí)例 1.5.1 辦公信息系統(tǒng)的常見類型 1．政府型辦公信息系統(tǒng) 2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 4．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng) 5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng) 6．案例型辦公信息系統(tǒng)

7．控制中心型辦公信息系統(tǒng) 8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)

1.5.2 ××省政府OIS的應(yīng)用實(shí)例 1.5.3 ××智能大廈OIS的應(yīng)用實(shí)例

?智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動(dòng)化)，OAS(Office Automation System，辦公自動(dòng)化)，CAS(Communication Automation System，通信自動(dòng)化)

?也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動(dòng)化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動(dòng)化)分離出來，將它們作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小

結(jié)

?辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個(gè)層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動(dòng)相對(duì)應(yīng)，當(dāng)前辦公自動(dòng)化的運(yùn)行有兩種模式：個(gè)人辦公和群體辦公。

?20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化四個(gè)階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動(dòng)化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識(shí)化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動(dòng)化發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)階段，因種種原因，各個(gè)單位辦公程度有所不同。小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、簡答

1．什么是辦公自動(dòng)化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動(dòng)化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點(diǎn)？ 3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？ 4．一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？

5．為什么必須加強(qiáng)辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對(duì)策措施有哪些？

第 3 章

辦公中的文字和表格處理

【本章內(nèi)容介紹】

? 本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識(shí)

?

通過一個(gè)簡單、實(shí)用的― 招錄公務(wù)員通知‖ 文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過程

?

以制作― 通知‖ 公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?，并介紹了公文處理的基本規(guī)范

?

以制作 ― 報(bào)考簡章‖ 為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識(shí)

?

通過制作招錄職位表、報(bào)名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。

【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

? ? ? ? ? ? ? ? 文檔的錄入、編輯和排版 文檔的頁面設(shè)置與打印操作 利用向?qū)е谱鬓k公公文 大綱視圖的使用 多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置 樣式的設(shè)置與使用 規(guī)則文字表格的制作 復(fù)雜文字表格的制作 ? 利用Excel制作表格

3.1

文字處理工作概述

3.1.1 文字處理及其文字處理軟件

下圖描述了辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過程。

文字處理軟件的主要功能

1．文件存儲(chǔ) 2．內(nèi)容編輯 3．簡單排版 4．輸入校驗(yàn) 5．輸出

6．提供輸入／輸出接口 7．對(duì)象的嵌入與鏈接

3.1.2 文字處理軟件的操作流程

3.2 本章實(shí)例效果說明1 3.2 本章實(shí)例效果說明2 3.2 本章實(shí)例效果說明3 3.2 本章實(shí)例效果說明4 3.2 本章實(shí)例效果說明5 3.2 本章實(shí)例效果說明6 3.3

利用一般文檔處理流程制作“招錄通知” 3.3.1 啟動(dòng)Word并作相關(guān)設(shè)置 1．啟動(dòng)Word軟件 2．工具欄的設(shè)置（1）工具欄簡介

（2）將并列的―常用‖工具欄與―格式‖工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏 3.3.2 文字和符號(hào)的錄入

1．選擇漢字輸入方法 2．文本內(nèi)容的輸入 3．特殊符號(hào)的錄入

4．文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì)

3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存

1．光標(biāo)定位 2．選定文本

（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取（2）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選取（5）文檔內(nèi)容的擴(kuò)展選?。?）選定的簡化

3.3.3 文檔內(nèi)容的編輯和保存

3．修改文本技巧

4．復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法

（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法 5．―選擇性‖粘貼的作用 6．撤消和恢復(fù)操作

3.3.4 字體與段落格式排版 3.3.5 文檔的頁面設(shè)置 1．設(shè)置紙張大小和方向 2． 調(diào)整頁邊距 3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對(duì)齊方式 4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 3.3.6 打印效果的預(yù)覽 3.3.7 文檔的打印輸出 1．打印操作的基本步驟 2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打印

（2）一次連續(xù)打印多篇文檔

（3）―打印‖對(duì)話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置 3．文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問題

（1）打印功能選項(xiàng)和設(shè)置打印機(jī)屬性設(shè)置（2）暫停和終止打印

3.3.8 文檔的網(wǎng)上發(fā)布

3.4

辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用

3.4.1 辦公室文字處理的基本規(guī)范

1．公文種類 2．公文格式 3．公文用紙 4．公文用字 5．公文書寫

3.4.2 利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ?3.5

制作―報(bào)考簡章‖復(fù)雜文檔

3.5.3

復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧

1．借助外部設(shè)備 2．自己定義新詞 3．利用自動(dòng)圖文集 4．善于使用自動(dòng)更正 5．巧妙利用替換功能

6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧 3.5.4 編號(hào)和項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置 3.5.5 樣式的應(yīng)用與管理 1．樣式的基本知識(shí) 2．直接套用樣式 3．新建樣式

4．使用自己新建的樣式 5．修改樣式 6．樣式的管理

3.6

電子表格處理概述

電子表格制作軟件選取

1．規(guī)則的文字表格用Word中的―插入表格‖方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的―繪制表格‖方法制作。

3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后―合并居中‖來實(shí)現(xiàn)。

4．包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。

5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹。3.6.2 電子表格的常用術(shù)語和通用操作

3.7 利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表 3.8

利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報(bào)名登記表 1．制作表格標(biāo)題 2．繪制表格

3．合并與拆分單元格 4．調(diào)整表格的整體形狀 5．表格中文字的編排

6．設(shè)置表格外框線的粗線效果 3.9

利用EXCEL制作報(bào)名匯總表

小 結(jié)

? 在辦公事務(wù)中，文字和表格處理是經(jīng)常進(jìn)行的兩種操作。

? 本章通過辦公實(shí)踐中的一個(gè)―招錄公務(wù)員考試‖綜合實(shí)例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識(shí)和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運(yùn)用、多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。

? 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者可以達(dá)到能夠熟練進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對(duì)日常工作中像公告文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、科研論文等文檔能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對(duì)于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報(bào)名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。

習(xí)

題

一、填空

1．在Word文檔中要選擇一個(gè)矩形區(qū)域，應(yīng)該在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住______鍵。

2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。

3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。

4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞―OA‖全部修改為―辦公自動(dòng)化‖的方法為______________________。

5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word ―常用‖工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。

6．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動(dòng)加上___________；如果有語法錯(cuò)誤，則英文句子被自動(dòng)加上___________。

7．可以通過選擇菜單項(xiàng)―___________|___________‖打印當(dāng)前文檔。

8．某個(gè)文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應(yīng)該______。9．在Word中，當(dāng)前文檔的總頁數(shù)和當(dāng)前頁的頁號(hào)顯示在窗口的______位置。

10．在Excel中，要實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中，應(yīng)該單擊____工具欄上的_____按鈕。

第 4 章

辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中，經(jīng)常需要對(duì)大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。如職工工資表中工資的計(jì)算、匯總、分析，公司產(chǎn)品銷售表中銷售額的統(tǒng)計(jì)、匯總、合并計(jì)算以及人事考勤表中職工請(qǐng)假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計(jì)等。

? 本章采用實(shí)例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、圖表制作、公式與函數(shù)運(yùn)用以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格的操作。【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

? ? ? ? ? ? ? ? ?

Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧 Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置 Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序與篩選 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的分類匯總操作 Excel數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)透視分析 Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作 Excel表格中公式和函數(shù)的使用 Excel中的關(guān)聯(lián)表格操作

4.1 EXCEL數(shù)據(jù)分析與處理概述

? 在辦公業(yè)務(wù)中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，有時(shí)候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用一種圖表來進(jìn)行表現(xiàn)。

1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介

? 數(shù)據(jù)庫就是與特定主題相聯(lián)系的信息集合。在Excel中，數(shù)據(jù)庫實(shí)際上就是工作表中的一個(gè)區(qū)域，是一個(gè)二維表。2．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理

? Excel中有很多可以進(jìn)行的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計(jì)算、關(guān)聯(lián)表格處理等。

? 本章將對(duì)上一章的實(shí)例進(jìn)一步進(jìn)行介紹，包括對(duì)報(bào)名匯總表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個(gè)主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進(jìn)行分類匯總、對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析等；同時(shí)，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進(jìn)行筆試成績的計(jì)算、篩選、查詢，與面試成績進(jìn)行關(guān)聯(lián)表格的綜合處理等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作

? 利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。

? 這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系和變化趨勢(shì)。? 數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實(shí)踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點(diǎn)圖等。

4.2 ―報(bào)名信息匯總表‖數(shù)據(jù)庫的建立

4.2.1 建立―報(bào)名匯總表‖數(shù)據(jù)庫框架

4.2.2 ―編號(hào)‖列的自動(dòng)序列填充

4.2.3 定義單元格數(shù)據(jù)的有效性

4.2.4 使用數(shù)據(jù)清單添加記錄

制作效果

4.3

對(duì)―報(bào)名匯總表‖進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

? 本節(jié)介紹利用Excel中的有關(guān)功能，對(duì)―報(bào)名信息匯總表‖進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的操作方法，主要包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總與數(shù)據(jù)透視等功能。

4.3.1

對(duì)―報(bào)名信息匯總表‖內(nèi)容進(jìn)行排序 1．排序的依據(jù)

2．按單個(gè)字段排序 3．按多級(jí)字段排序 4．特殊排序方式

4.3.2 對(duì)―報(bào)名信息匯總表‖內(nèi)容進(jìn)行篩選

? 1．自動(dòng)篩選 ? 2．高級(jí)篩選

? 3．高級(jí)篩選時(shí)的注意事項(xiàng)

4.3.3 對(duì)―報(bào)名信息匯總表‖中數(shù)據(jù)分類匯總

? 使用分類匯總，能夠在數(shù)據(jù)庫適當(dāng)位置加上統(tǒng)計(jì)結(jié)果，使數(shù)據(jù)庫變得清晰易懂。

? 對(duì)于本例，根據(jù)需要，可以對(duì)―性別‖數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，以便了解不同性別報(bào)名情況；也可以按照―學(xué)歷‖進(jìn)行分類匯總，以便了解不同學(xué)歷的報(bào)名人數(shù)；可以對(duì)―報(bào)考職位‖進(jìn)行匯總，以便了解各個(gè)不同職位的報(bào)名情況。? 在執(zhí)行分類匯總命令之前，首先應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)庫按照待匯總字段進(jìn)行排序。4.3.4 對(duì)―報(bào)名信息匯總表‖進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析 ? 1．?dāng)?shù)據(jù)透視表（圖）的概念

? 2．?dāng)?shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建 ? 3．創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖 ? 4．?dāng)?shù)據(jù)透視表的更新 ? 5．刪除數(shù)據(jù)透視表

4.4

利用數(shù)據(jù)圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關(guān)系

? Excel數(shù)據(jù)圖表能將工作表中的數(shù)據(jù)變?yōu)榉浅Ｖ庇^的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結(jié)果，以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)。

4.4.1 利用圖表向?qū)?chuàng)建條形圖

? 利用圖表向?qū)Х椒梢詣?chuàng)建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應(yīng)各地報(bào)考各種不同職位的人數(shù)情況，其樣式效果如圖4-27所示。

4.4.2 數(shù)據(jù)圖表的格式設(shè)置與內(nèi)容更新 1．圖表的組成

2．圖表的格式設(shè)置 3．?dāng)?shù)據(jù)圖表的內(nèi)容更新

4.4.3 利用快捷鍵建立單獨(dú)的圖表并進(jìn)行格式設(shè)置

? 在上面的向?qū)Х椒ㄖ谱鲌D表外的最后一個(gè)步驟中選擇―作為新工作表插入‖，即可制作一個(gè)單獨(dú)的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨(dú)的柱狀圖表，然后再進(jìn)行三維效果以及其他項(xiàng)目的格式設(shè)置和修飾，4.4.4 選取不連續(xù)區(qū)域制作表現(xiàn)各職位報(bào)考人數(shù)比例的餅圖

? 對(duì)不連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖4-36的餅圖就是如此制作的，它用來反應(yīng)各個(gè)崗位報(bào)名人數(shù)在總?cè)藬?shù)中的比例。

4.5

筆試成績的數(shù)據(jù)處理

? 上面的報(bào)名情況經(jīng)過審核、分析和匯總之后，下一個(gè)環(huán)節(jié)就是要對(duì)合格考生進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置準(zhǔn)考生編號(hào)，并舉行統(tǒng)一考試，包括筆試和面試。在本節(jié)重點(diǎn)介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數(shù)據(jù)庫表格設(shè)置、內(nèi)容錄入技巧、公式和函數(shù)使用以及關(guān)聯(lián)表格操作等。4.5.1 筆試成績處理表的框架建立

? 招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數(shù)據(jù)庫表格框架。

? 建立好的數(shù)據(jù)庫格式框架如下圖所示，還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入和格式設(shè)置工作。

4.5.2 成績處理表中原始數(shù)據(jù)的輸入

表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數(shù)據(jù)，輸入時(shí)候需要注意以下幾點(diǎn)：

（1）―編號(hào)‖字段可利用自動(dòng)序列輸入，為了使A4 單元格中顯示出―001‖效果，需要在輸入時(shí)現(xiàn)以單引號(hào)（?）開頭，否則輸入的―001‖將只是顯示為―1‖。

（2）―性別‖字段可以設(shè)置有效性，或者利用列表選擇輸入。

（3）三門考試課程對(duì)應(yīng)的三個(gè)字段，需要先設(shè)置數(shù)據(jù)有效性（整數(shù)，范圍0～100），然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入，這樣才能較好地避免數(shù)據(jù)輸入時(shí)的錯(cuò)誤。4.5.3 數(shù)據(jù)庫表格的格式設(shè)置

? 1．?dāng)?shù)據(jù)庫標(biāo)題格式設(shè)置 ? 2．字段標(biāo)題格式設(shè)置 ? 3．條件格式化設(shè)置 ? 4．表格邊框線設(shè)置

? 5．間隔底紋效果的設(shè)置

4.5.4 用公式計(jì)算筆試成績

? 筆試成績的最后結(jié)果需要使用公式來進(jìn)行運(yùn)算。? 公式的有關(guān)知識(shí)：

? 公式是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和分析的一種等式，它可以對(duì)工作表數(shù)值進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算、關(guān)系運(yùn)算和邏輯運(yùn)算，同樣也可以對(duì)字符數(shù)據(jù)以及其他數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。

公式輸入應(yīng)該遵循的基本規(guī)則

（1）公式輸入時(shí)必須以―=‖開頭，公式中間不能包括空格。

（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區(qū)直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動(dòng)單元格區(qū)域從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填入。

（3）用算術(shù)運(yùn)算符號(hào)：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運(yùn)算符號(hào)&(連接字符串)以及關(guān)系運(yùn)算符號(hào)>（大于）、<（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。

（4）在公式中可以使用圓括號(hào)，也只能使用圓括號(hào)，并且允許圓括號(hào)嵌套，但是應(yīng)該注意嵌套時(shí)前后括號(hào)的匹配關(guān)系，計(jì)算順序是先內(nèi)層再外層。（5）單元格中的公式內(nèi)容顯示在編輯欄中，計(jì)算結(jié)果則顯示在單元格內(nèi)，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結(jié)果。4.5.5 利用RANK函數(shù)確定筆試名次

? 在Excel 中，名次的確認(rèn)最好使用RANK函數(shù)，該函數(shù)是專門進(jìn)行排名次的函數(shù)，其結(jié)果是返回一個(gè)數(shù)值在一組數(shù)值中的排位。

? RANK函數(shù)的語法格式為： RANK(number,ref,order)。其中：Number 為需要找到排位的數(shù)字；Ref 為包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用；Order 為一數(shù)字，指明排位的方式，為 0 或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進(jìn)行排位。

? 對(duì)本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數(shù)并進(jìn)行函數(shù)拖動(dòng)復(fù)制即可。同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式―=RANK(G4, $G$4:$G$33)‖，然后按回車鍵，即可得到第一個(gè)考生的名次―4‖，采用與上面同樣的方法拖動(dòng)復(fù)制得到每個(gè)考生的名次。

4.5.6 利用IF函數(shù)確定考生是否通過筆試考試

在Excel 中，利用IF函數(shù)可以非常方便地進(jìn)行條件判斷。本實(shí)例中，名次確認(rèn)完成后，根據(jù)考試規(guī)則要求，假設(shè)只能選取前40%（即前12名考生進(jìn)入面試階段。則―是否通過‖一列可以按照如下步驟進(jìn)行操作。（1）將鼠標(biāo)定位到I4 單元格。

（2）在I4 單元格中輸入：=IF(H4<=12,“可以”,"")。

（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4 單元格中顯示出計(jì)算結(jié)果―可以‖。（4）選取I4 單元格，拖動(dòng)單元格右下角的拖動(dòng)柄一直到I33。

（5）松開鼠標(biāo)，則I5到I33 中部分單元格將會(huì)顯示出―可以‖樣式，如圖4-46所示，說明這些人都在前12名之內(nèi)，順利通過了筆試考試階段。

4.5.7 利用自動(dòng)篩選獲取通過筆試人員的情況

? 對(duì)于通過筆試考試的考生，還需要進(jìn)行面試，為此需要將他們的記錄從數(shù)據(jù)庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以利用自動(dòng)篩選功能實(shí)現(xiàn)。

4.5.8 綜合成績表的創(chuàng)建

? 將Sheet3工作表更名為―綜合成績表‖，并制作如圖4-49樣式表格。該表格中 ―編號(hào)‖、―姓名‖、―筆試成績‖三列下面對(duì)應(yīng)的內(nèi)容從―筆試通過‖工作表復(fù)制過來即可，―面試成績‖一列根據(jù)實(shí)際情況輸入。4.5.9 綜合成績計(jì)算

可以采用與前面計(jì)算筆試成績一樣的方法計(jì)算筆試和面試的綜合成績。步驟如下：（1）將鼠標(biāo)定位到―綜合成績表‖工作表的F2單元格中。

（2）在F2 單元格中輸入公式―=D2*0.7+E2*0.3‖（此處假設(shè)在綜合成績計(jì)算中，筆試部分占70%，面試部分占30%）。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則F2 單元格中顯示出計(jì)算結(jié)果―84.97‖。（4）選取F2 單元格，拖動(dòng)單元格右下角的拖動(dòng)柄一直到F13。

（5）松開鼠標(biāo)，則F3到F13 的所有單元格均計(jì)算出了對(duì)應(yīng)的綜合成績。4.5.10 綜合名次以及最后結(jié)果的確定

? 按照與4.5.5和4.5.6中類似的方法，分別利用RANK函數(shù)和IF 函數(shù)，確定每個(gè)考生的―綜合名次‖并給出―是否進(jìn)入體檢階段‖的判斷（假設(shè)綜合名次前50%的可以進(jìn)入）。? 綜合成績表的最后處理結(jié)果如圖4-50所示。

? 圖4-50 綜合成績表的最終效果

小 結(jié)

? 在辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中，經(jīng)常需要對(duì)大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。這在Excel中通常通過建立數(shù)據(jù)庫表格來實(shí)現(xiàn)。利用有關(guān)功能可以對(duì)Excel數(shù)據(jù)庫表格進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視分析等。利用數(shù)據(jù)清單可以制作精美的數(shù)據(jù)圖表，利用公式和函數(shù)能夠進(jìn)行各種復(fù)雜、繁瑣的數(shù)據(jù)計(jì)算和數(shù)據(jù)處理。

? 對(duì)于數(shù)據(jù)的排序操作，需要掌握排序依據(jù)，單個(gè)字段排序和多個(gè)關(guān)鍵字段排序的操作方法。數(shù)據(jù)篩選有兩種操作方法：自動(dòng)篩選與高級(jí)篩選，要注意二者的適用情況，對(duì)于高級(jí)篩選，還必須掌握如何正確設(shè)置篩選條件區(qū)域。

小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、填空

1．Excel對(duì)數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總前首先應(yīng)該_______________。

2．對(duì)數(shù)據(jù)庫表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行條件格式化時(shí)，最多可以設(shè)置_______個(gè)不同條件。3．使用Rank函數(shù)時(shí)，如最后一個(gè)參數(shù)為―1‖，則排列名次為按照________排列。

4．高級(jí)篩選時(shí)，條件區(qū)域中同一個(gè)條件行的不同單元格中的條件之間互為___________的邏輯關(guān)系；不同條件行的單元格條件之間互為____________的邏輯關(guān)系。

三、簡答題

1．Excel中如何進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置？

2．如何實(shí)現(xiàn)Excel數(shù)據(jù)庫表格各個(gè)記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？

3．Excel對(duì)數(shù)據(jù)庫如何進(jìn)行高級(jí)篩選？高級(jí)篩選時(shí)設(shè)置條件區(qū)域必須注意哪些問題？

4．如何對(duì)Excel制作的人事檔案數(shù)據(jù)庫按照姓氏筆畫排序？

5．源數(shù)據(jù)改變后，利用其生成的數(shù)據(jù)透視表能否自動(dòng)更新？如果不能，應(yīng)如何更新？

四、應(yīng)用題

1．將本章講解的實(shí)例自行操作一遍。

2．習(xí)題圖4-1為一家手機(jī)廠商2004年第4季度的全國銷售一覽表，請(qǐng)進(jìn)行如下操作。（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫表格。（2）用記錄單的方法輸入下表中給出的所有內(nèi)容。（3）利用公式或函數(shù)計(jì)算出該表格后5列的數(shù)據(jù)結(jié)果。

（4）利用分類匯總的方法，計(jì)算各銷售地區(qū)的季度銷售總額。（5）制作用來反應(yīng)本季度各地區(qū)銷售數(shù)據(jù)比例關(guān)系的餅狀圖。（6）篩選出售價(jià)在1600元以上的手機(jī)的銷售情況。

（6）篩選出三個(gè)月份銷售數(shù)量均超過150件的手機(jī)型號(hào)及其銷售地區(qū)。

（8）用分類匯總的方法，統(tǒng)計(jì)出總公司各種型號(hào)手機(jī)三個(gè)月份的平均銷售量。（9）用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計(jì)各個(gè)分公司、各種型號(hào)手機(jī)的銷售總額。（10）用數(shù)據(jù)透視圖顯示各個(gè)分公司、各種型號(hào)手機(jī)的銷售總額。

第 5 章

辦公中的演示文稿制作

【本章內(nèi)容介紹】

? 在一些辦公業(yè)務(wù)中，如會(huì)議發(fā)言、單位介紹、產(chǎn)品說明等，經(jīng)常有一些復(fù)雜的內(nèi)容難以用語言描述，此時(shí)最好的辦法是事先準(zhǔn)備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動(dòng)畫的演示文稿，用來闡明論點(diǎn)，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時(shí)，進(jìn)行更詳細(xì)的講解。

? 本章主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。

【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

? ? ? ? ? ? ? PowerPoint功能及其主要術(shù)語 演示文稿的創(chuàng)建方法 演示文稿中文字的編排 演示文稿中各種對(duì)象的添加 演示文稿的編輯與修飾 演示文稿的放映設(shè)置 演示文稿的顯示與打印

5.1 演示文稿簡介及本章實(shí)例說明

5.2演示文稿的創(chuàng)建

PowerPoint 的啟動(dòng)、退出與界面組合 PowerPoint 的啟動(dòng)界面組成 快速創(chuàng)建演示文稿框架 幻燈片中文字的編排

幻燈片中多媒體對(duì)象的添加

幻燈片中旁白的錄制

幻燈片中表格與圖表的添加

幻燈片中組織結(jié)構(gòu)及其他對(duì)象的添加

3、演示文稿的修飾與編輯 幻燈片中對(duì)象的編輯(1)幻燈片中對(duì)象的編輯(2)幻燈片中對(duì)象的編輯(3)演示文稿模板的設(shè)計(jì)和更換(1)演示文稿模板的設(shè)計(jì)和更換(2)幻燈片版式的更新 幻燈片背景的修改

幻燈片配色方案的修改(1)幻燈片配色方案的修改(2)演示文稿母版的設(shè)計(jì)(1)演示文稿母版的設(shè)計(jì)(2)頁眉頁腳的添加

5.4 演示文稿的放映設(shè)置 放映方式的設(shè)置(1)放映方式的設(shè)置(2)放映方式的設(shè)置(3)切換效果的設(shè)置(1)動(dòng)畫效果的設(shè)置(1)動(dòng)畫效果的設(shè)置(2)超級(jí)連接的設(shè)置

自定義放映的設(shè)置(1)自定義放映的設(shè)置(2)5.5 演示文稿的打包操作 5.6 演示文稿的的顯示與打印

3.演示文稿的打印

小 結(jié)

? 在辦公事務(wù)中，通過制作并播放直觀、形象、生動(dòng)的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復(fù)雜的概念、問題和現(xiàn)象，從而能抓住人們的注意力，增強(qiáng)演示內(nèi)容的顯示效果。

? 制作演示文稿時(shí)，首先需要?jiǎng)?chuàng)建其框架結(jié)構(gòu)，然后進(jìn)行文字輸入以及文字編排；根據(jù)需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進(jìn)行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結(jié)構(gòu)圖的添加，聲音與影片的添加，以及進(jìn)行幻燈片播放時(shí)旁白的錄制。? 演示文稿制作完成后，有時(shí)還需要進(jìn)行調(diào)整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對(duì)象的復(fù)制、移動(dòng)、修改、刪除等操作；根據(jù)需要還可以進(jìn)行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設(shè)置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。

小

結(jié)（續(xù)）習(xí)

題

一、填空

1．快速創(chuàng)建演示文稿框架的方法主要有__________、___________ 和__________。

2．演示文稿的輸出類型有____________、____________、____________、____________和 ____________五種，使用電腦放映演示文稿常用。

3．幻燈片一般分為_______區(qū)和________區(qū)兩部分。標(biāo)題通常應(yīng)在 區(qū)，幻燈片要展示的信息要在區(qū)。

4．演示文稿的視圖方式主要有_________、__________、_________、_________。

5．幻燈片的三種放映方式分別是________、________、_________，分別適用于_________、_________、__________的場(chǎng)合。

四、應(yīng)用

利用本章所學(xué)知識(shí)，練習(xí)演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：

1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應(yīng)該有雙向的超級(jí)連接；

2、各張幻燈片之間有切換效果設(shè)置；

3、每張幻燈片應(yīng)該有動(dòng)作按鈕設(shè)置，并且要求風(fēng)格一致；

4、幻燈片個(gè)數(shù)不少于15張，根據(jù)需要可以分設(shè)幾層；

5、幻燈片中對(duì)象至少應(yīng)該有圖片、圖表、組織結(jié)構(gòu)圖、表格、動(dòng)畫、流程圖、聲音、視頻等；

6、至少要有兩張幻燈片有豐富的對(duì)象，從而可以設(shè)置各種各樣的自定義動(dòng)畫效果；

7、插入聲音、視頻等多媒體對(duì)象時(shí)，如果文件太大，則不需要存盤，只進(jìn)行練習(xí)即可；同時(shí)，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲(chǔ)量；

8、練習(xí)文件打包操作；

9、練習(xí)幻燈片放映時(shí)的操作控制；

10、練習(xí)將文件存為pps或web格式，查看效果。第 6 章

辦公中的桌面信息管理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會(huì)、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動(dòng)的管理效率。

? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護(hù)聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運(yùn)用任務(wù)，使用日歷對(duì)約會(huì)、會(huì)議等日常事務(wù)進(jìn)行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。

【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

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? ? ? ? Outlook的賬號(hào)設(shè)置 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護(hù) E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用 利用日歷創(chuàng)建約會(huì) ? ? 利用日歷安排會(huì)議 日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動(dòng)與退出 ? Outlook的啟動(dòng)

? Outlook的用戶賬號(hào)設(shè)置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出

Outlook的啟動(dòng)

啟動(dòng)Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：

1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標(biāo)。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號(hào)設(shè)置

? 初次啟動(dòng)Outlook時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向?qū)В崾居脩暨M(jìn)行賬戶設(shè)置。操作步驟如下： ? 1．啟動(dòng)Outlook，得到―Outlook啟動(dòng)‖對(duì)話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-2所示的對(duì)話框中，選擇―不升級(jí)‖，單擊―下一步‖

? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對(duì)話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-4所示的對(duì)話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕

? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對(duì)話框中，進(jìn)行如下操作：

?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

?（2）在―服務(wù)器信息‖一欄，輸入接收郵件服務(wù)器和郵件發(fā)送服務(wù)器的名稱，如在―接收服務(wù)器‖和―郵件發(fā)送服務(wù)器‖對(duì)應(yīng)的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設(shè)置‖按鈕。

? 6．在―Internet電子郵件設(shè)置‖對(duì)話框的―連接‖選項(xiàng)卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出

? 單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等

聯(lián)系人的創(chuàng)建

? Outlook中的―聯(lián)系人‖文件夾可以將與某個(gè)聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號(hào)碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個(gè)人的聯(lián)系方式，也可將會(huì)議請(qǐng)求、電子郵件或任務(wù)請(qǐng)求發(fā)送給聯(lián)系人。

創(chuàng)建―聯(lián)系人‖的操作步驟如下

啟動(dòng)Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯(lián)系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯(lián)系人‖窗口。在圖6-8的―聯(lián)系人‖窗口逐項(xiàng)輸入于越的個(gè)人資料信息

電子郵件的使用

? 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件

? 管理郵件

? 電子郵件使用注意事項(xiàng)

創(chuàng)建郵件

?(1)輸入郵件的主題（參會(huì)人員要求）和以上正文內(nèi)容。?(2)按要求對(duì)郵件的正文進(jìn)行格式設(shè)置。

?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會(huì)用―聯(lián)系人‖文件夾自動(dòng)填寫。? 下面說明利用Outlook進(jìn)行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：

?（1）啟動(dòng)Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對(duì)話框。

一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個(gè)對(duì)郵件內(nèi)容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。

（2）在空白郵件窗口中作如下操作： ①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。

③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會(huì)人員要求‖。

? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進(jìn)行適當(dāng)編輯和排版

發(fā)送郵件

? 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時(shí)，單擊圖6-12所示窗口中的―發(fā)送‖按鈕，即可完成郵件發(fā)送。

接收郵件

? 單擊―工具‖菜單下的―發(fā)送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時(shí)閱讀郵件。管理郵件

? 郵件排序

? 郵件篩選

? 郵箱管理

郵件排序

? 在―收件箱‖最右側(cè)―郵件列表‖上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個(gè)圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會(huì)被標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對(duì)待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對(duì)郵件作有標(biāo)記時(shí)顯示該圖標(biāo)；——附件，當(dāng)郵件有附件時(shí)郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時(shí)間； ——顯示出郵件的大小。

? Outlook可以按照這八個(gè)字段進(jìn)行排序，操作步驟如下：

?（1）鼠標(biāo)右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發(fā)件人‖圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。

?（2）在彈出的―查看摘要‖對(duì)話框中單擊―排序‖按鈕

? 圖6-14對(duì)話框的―排序依據(jù)‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇―接收時(shí)間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。

郵件篩選

? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：

?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現(xiàn)的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當(dāng)前視圖‖命令。

?（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級(jí)聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實(shí)它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據(jù)需要可以進(jìn)行選取。

?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時(shí)序表‖將指定日期（默認(rèn)為當(dāng)天）的郵件篩選出

郵箱管理

? 用戶對(duì)郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時(shí)間搜索郵件，對(duì)郵件進(jìn)行刪除、移動(dòng)或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：

?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對(duì)話框。

? 2）在―郵箱清除‖對(duì)話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大??；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動(dòng)存檔‖按鈕，可將舊項(xiàng)目移至本機(jī)的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項(xiàng)目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項(xiàng)

? 預(yù)防電子郵件病毒

? 電子郵件的使用技巧與建議

預(yù)防電子郵件病毒

? 因特網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險(xiǎn)很大。

? 對(duì)付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個(gè)病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要?dú)⒎澜Y(jié)合。電子郵件的使用技巧與建議 ? 1）盡量使用專門的郵件管理程序

? 現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費(fèi)郵箱服務(wù)，但其主要供個(gè)人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因?yàn)槊赓M(fèi)信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實(shí)后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學(xué)習(xí)）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發(fā)送 ‖按鈕自動(dòng)接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。收信時(shí)自動(dòng)將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動(dòng)斷線。所以在線時(shí)間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設(shè)置E-mail軟件

? 正確設(shè)置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發(fā)郵件后自動(dòng)掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動(dòng)斷線。

? 3）盡量不要用正式注冊(cè)的賬號(hào)收發(fā)郵件

? 盡量不要用在ISP正式注冊(cè)的E-mail賬號(hào)來收發(fā)郵件，甚至不要對(duì)外公布這個(gè)賬號(hào)。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費(fèi)。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟(jì)代價(jià)。?（4）多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)信箱

? 如果條件允許，不妨多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)E-mail信箱，用于不同用途。如用一個(gè)來專門收私人信息，一個(gè)處理公務(wù)信函，一個(gè)收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物

? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會(huì)塞滿各種無關(guān)信息。

?（6）公共場(chǎng)合盡量少填寫個(gè)人信息

? 在聊天室和一些需要登記個(gè)人信息的場(chǎng)合，要盡量少地填寫個(gè)人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時(shí)整理信箱

? 檢查信箱并及時(shí)刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時(shí)間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存

? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費(fèi)信箱中的信件時(shí)，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會(huì)把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機(jī)方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當(dāng)在公用的機(jī)器上進(jìn)行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務(wù)的創(chuàng)建和使用

? 任務(wù)是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級(jí)分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個(gè)新任務(wù)要求時(shí)，就需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的任務(wù)項(xiàng)目。

? 下面以實(shí)例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：

? 假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動(dòng)，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報(bào)名參加。

? 下面就以該事項(xiàng)為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。1．任務(wù)的創(chuàng)建

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，打開―任務(wù)－Microsoft Outlook‖窗口。

?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務(wù)‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務(wù)‖窗口。

?（3）在圖6-18所示的窗口中，進(jìn)行如下操作：

? ① 在―主題‖文本框輸入任務(wù)名稱：―星期天去郊游‖。

? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態(tài)‖下拉列表框的―▼‖選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進(jìn)行中等）。? ④ 單擊―優(yōu)先級(jí)‖列表框的―▼‖選擇任務(wù)級(jí)別（低、普通和高）。

? ⑤ 選擇―提醒‖復(fù)選框，設(shè)置提醒時(shí)間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）

? 創(chuàng)建好的任務(wù)如圖6-19所示，單擊―保存并關(guān)閉‖按鈕，將創(chuàng)建的任務(wù)保存

2．任務(wù)的分派

? 任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔(dān)者具體任務(wù)。操作步驟如下： ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，在右側(cè)的―任務(wù)列表‖框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務(wù)‖窗口中―動(dòng)作‖菜單下的―分配任務(wù)‖命令或常用工具欄中的―分配任務(wù)‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。

日歷的使用

? 利用日歷創(chuàng)建約會(huì) ? 利用日歷安排會(huì)議

利用日歷創(chuàng)建約會(huì)

? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時(shí)往往會(huì)忘記或耽誤某一約會(huì)，通過Outlook的日歷安排約會(huì)，不論―公務(wù)‖還是―私務(wù)‖都會(huì)在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會(huì)前播放音樂以提醒時(shí)間到了。? 下面以實(shí)例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會(huì),問題情形如下：

? 為海天公司的董事長John先生，開一個(gè)生日Party，時(shí)間：2002年7月21日，下午7：00，地點(diǎn)：西花園西餐廳。另外，在安排約會(huì)時(shí)要設(shè)置提醒音樂。

? 要利用―日歷‖安排以上的約會(huì)，操作步驟如下：

? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標(biāo)，選擇―文件‖／―新建‖／―約會(huì)‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會(huì)‖窗口。

? 2．在―未命名-約會(huì)‖窗口作如下操作：

?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點(diǎn)‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時(shí)間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結(jié)束時(shí)間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復(fù)選框，認(rèn)定提醒的時(shí)間：15分鐘

利用日歷安排會(huì)議

? 在―日歷‖中可以快速安排會(huì)議，并且能夠顯示會(huì)議所涉及的人員和資源的時(shí)間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會(huì)議時(shí)間沖突，同時(shí)也可以將此會(huì)議安排發(fā)送到與會(huì)者手中，還可以對(duì)與會(huì)者進(jìn)行響應(yīng)跟蹤。? 要利用日歷安排本節(jié)實(shí)例要求的產(chǎn)品策劃會(huì)議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標(biāo)，打開―日歷‖窗口。

? 2．在日歷窗口中，選擇―動(dòng)作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計(jì)劃‖選項(xiàng)卡

? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側(cè)的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會(huì)者及資源‖對(duì)話框

? 4．在圖對(duì)話框中―顯示名稱來源‖右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會(huì)者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會(huì)者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對(duì)話框。

? 5．單擊―約會(huì)‖選項(xiàng)卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產(chǎn)品策劃‖，在―地點(diǎn)‖文本框中輸入開會(huì)的地址―公司多媒體演播廳

日記和便箋的使用

? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒

? 日記的使用

? 便箋的使用

日記的使用

? 創(chuàng)建日記條目

? 自動(dòng)記錄日記條目

? 打開日記條目

便箋的使用

? 創(chuàng)建便箋

? 編輯便箋

創(chuàng)建日記條目

? 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：

?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖6-28所示，其中：

? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動(dòng)或事件的簡短概述；

? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側(cè)的―▼‖從中選擇能表達(dá)日記內(nèi)容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動(dòng)組織者的單位名稱；

? ④―時(shí)間‖列表框：選擇所記活動(dòng)或事件的日期和時(shí)間及持續(xù)的時(shí)間；

? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對(duì)此次活動(dòng)或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。

自動(dòng)記錄日記條目

? 在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動(dòng)記錄某些工作內(nèi)容。操作步驟如下： ?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項(xiàng)‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項(xiàng)‖對(duì)話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項(xiàng)‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項(xiàng)‖對(duì)話框。

?（3）在如圖6-30所示―日記選項(xiàng)‖對(duì)話框中的―自動(dòng)記錄‖列表框中選擇要自動(dòng)記錄的項(xiàng)目；在―聯(lián)系人‖列表框中選擇要自動(dòng)記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動(dòng)記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。

打開日記條目

? 根據(jù)需要，有時(shí)可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項(xiàng)，打開―日記‖窗口

?（2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊―××××年××月‖右側(cè)的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。

?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對(duì)應(yīng)的日記條

創(chuàng)建便箋

? 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：

? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字

編輯便箋

? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯(cuò)誤（―近快‖應(yīng)為―盡快‖），此時(shí)就需要對(duì)其進(jìn)行編輯。便箋的編輯包括對(duì)便箋中的文字進(jìn)行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯

? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，在黃色便箋紙中進(jìn)行修改即可。?（2）便箋顏色的設(shè)置

? 在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向―顏色‖項(xiàng)，在下一級(jí)菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍(lán)、綠和白等顏色

小 結(jié)

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進(jìn)行桌面信息管理活動(dòng)。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會(huì)議、約會(huì)；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。

? 學(xué)習(xí)中，讀者重點(diǎn)要掌握Outlook初次啟動(dòng)時(shí)的用戶賬號(hào)設(shè)置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠進(jìn)行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會(huì)和安排會(huì)議；了解任務(wù)創(chuàng)建及其任務(wù)分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。

習(xí)

題

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務(wù)和任務(wù)的分派、_________、_________、使用日歷安排_(tái)_______ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項(xiàng)。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。

4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動(dòng)填入。

5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項(xiàng)，應(yīng)單擊_______，然后在列表框中選擇________。

第 6 章

辦公中的桌面信息管理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會(huì)、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動(dòng)的管理效率。

? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護(hù)聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運(yùn)用任務(wù)，使用日歷對(duì)約會(huì)、會(huì)議等日常事務(wù)進(jìn)行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。

【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

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? ? ? Outlook的賬號(hào)設(shè)置 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護(hù) E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用 ? ? ? 利用日歷創(chuàng)建約會(huì) 利用日歷安排會(huì)議

日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動(dòng)與退出

? Outlook的啟動(dòng)

? Outlook的用戶賬號(hào)設(shè)置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出

Outlook的啟動(dòng)

啟動(dòng)Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：

1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標(biāo)。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號(hào)設(shè)置

? 初次啟動(dòng)Outlook時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向?qū)В崾居脩暨M(jìn)行賬戶設(shè)置。操作步驟如下： ? 1．啟動(dòng)Outlook，得到―Outlook啟動(dòng)‖對(duì)話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-2所示的對(duì)話框中，選擇―不升級(jí)‖，單擊―下一步‖

? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對(duì)話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-4所示的對(duì)話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕

? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對(duì)話框中，進(jìn)行如下操作：

?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

?（2）在―服務(wù)器信息‖一欄，輸入接收郵件服務(wù)器和郵件發(fā)送服務(wù)器的名稱，如在―接收服務(wù)器‖和―郵件發(fā)送服務(wù)器‖對(duì)應(yīng)的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設(shè)置‖按鈕。

? 6．在―Internet電子郵件設(shè)置‖對(duì)話框的―連接‖選項(xiàng)卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出

? 單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等

聯(lián)系人的創(chuàng)建

? Outlook中的―聯(lián)系人‖文件夾可以將與某個(gè)聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號(hào)碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個(gè)人的聯(lián)系方式，也可將會(huì)議請(qǐng)求、電子郵件或任務(wù)請(qǐng)求發(fā)送給聯(lián)系人。

創(chuàng)建―聯(lián)系人‖的操作步驟如下

啟動(dòng)Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯(lián)系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯(lián)系人‖窗口。在圖6-8的―聯(lián)系人‖窗口逐項(xiàng)輸入于越的個(gè)人資料信息

電子郵件的使用

? 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件

? 管理郵件

? 電子郵件使用注意事項(xiàng)

創(chuàng)建郵件

?(1)輸入郵件的主題（參會(huì)人員要求）和以上正文內(nèi)容。?(2)按要求對(duì)郵件的正文進(jìn)行格式設(shè)置。

?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會(huì)用―聯(lián)系人‖文件夾自動(dòng)填寫。? 下面說明利用Outlook進(jìn)行該電子郵件的創(chuàng)建方法。操作步驟如下：

?（1）啟動(dòng)Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對(duì)話框。

一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據(jù)需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個(gè)對(duì)郵件內(nèi)容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。（2）在空白郵件窗口中作如下操作：

①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。

③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會(huì)人員要求‖。

? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進(jìn)行適當(dāng)編輯和排版

發(fā)送郵件

? 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時(shí)，單擊圖6-12所示窗口中的―發(fā)送‖按鈕，即可完成郵件發(fā)送。

接收郵件

? 單擊―工具‖菜單下的―發(fā)送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時(shí)閱讀郵件。管理郵件

? 郵件排序

? 郵件篩選

? 郵箱管理

郵件排序

? 在―收件箱‖最右側(cè)―郵件列表‖上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個(gè)圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會(huì)被標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對(duì)待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；——標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對(duì)郵件作有標(biāo)記時(shí)顯示該圖標(biāo)；——附件，當(dāng)郵件有附件時(shí)郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)； ——顯示郵件的發(fā)件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時(shí)間； ——顯示出郵件的大小。

? Outlook可以按照這八個(gè)字段進(jìn)行排序，操作步驟如下：

?（1）鼠標(biāo)右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發(fā)件人‖圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。

?（2）在彈出的―查看摘要‖對(duì)話框中單擊―排序‖按鈕

? 圖6-14對(duì)話框的―排序依據(jù)‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇―接收時(shí)間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。

郵件篩選

? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：

?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現(xiàn)的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當(dāng)前視圖‖命令。

?（2）在出現(xiàn)如圖6-15所示的級(jí)聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實(shí)它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據(jù)需要可以進(jìn)行選取。

?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時(shí)序表‖將指定日期（默認(rèn)為當(dāng)天）的郵件篩選出

郵箱管理

? 用戶對(duì)郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時(shí)間搜索郵件，對(duì)郵件進(jìn)行刪除、移動(dòng)或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：

?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對(duì)話框。

? 2）在―郵箱清除‖對(duì)話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大小；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動(dòng)存檔‖按鈕，可將舊項(xiàng)目移至本機(jī)的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項(xiàng)目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項(xiàng)

? 預(yù)防電子郵件病毒

? 電子郵件的使用技巧與建議

預(yù)防電子郵件病毒

? 因特網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險(xiǎn)很大。

? 對(duì)付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個(gè)病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要?dú)⒎澜Y(jié)合。電子郵件的使用技巧與建議

? 1）盡量使用專門的郵件管理程序

? 現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費(fèi)郵箱服務(wù)，但其主要供個(gè)人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因?yàn)槊赓M(fèi)信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實(shí)后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學(xué)習(xí)）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發(fā)送 ‖按鈕自動(dòng)接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。收信時(shí)自動(dòng)將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動(dòng)斷線。所以在線時(shí)間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設(shè)置E-mail軟件

? 正確設(shè)置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發(fā)郵件后自動(dòng)掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動(dòng)斷線。

? 3）盡量不要用正式注冊(cè)的賬號(hào)收發(fā)郵件

? 盡量不要用在ISP正式注冊(cè)的E-mail賬號(hào)來收發(fā)郵件，甚至不要對(duì)外公布這個(gè)賬號(hào)。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費(fèi)。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟(jì)代價(jià)。?（4）多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)信箱

? 如果條件允許，不妨多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)E-mail信箱，用于不同用途。如用一個(gè)來專門收私人信息，一個(gè)處理公務(wù)信函，一個(gè)收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物

? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會(huì)塞滿各種無關(guān)信息。

?（6）公共場(chǎng)合盡量少填寫個(gè)人信息

? 在聊天室和一些需要登記個(gè)人信息的場(chǎng)合，要盡量少地填寫個(gè)人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時(shí)整理信箱

? 檢查信箱并及時(shí)刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時(shí)間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存

? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費(fèi)信箱中的信件時(shí)，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會(huì)把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機(jī)方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當(dāng)在公用的機(jī)器上進(jìn)行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務(wù)的創(chuàng)建和使用

? 任務(wù)是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級(jí)分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個(gè)新任務(wù)要求時(shí)，就需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的任務(wù)項(xiàng)目。

? 下面以實(shí)例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：

? 假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動(dòng)，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報(bào)名參加。

? 下面就以該事項(xiàng)為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。1．任務(wù)的創(chuàng)建

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，打開―任務(wù)－Microsoft Outlook‖窗口。

?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務(wù)‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務(wù)‖窗口。

?（3）在圖6-18所示的窗口中，進(jìn)行如下操作：

? ① 在―主題‖文本框輸入任務(wù)名稱：―星期天去郊游‖。

? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態(tài)‖下拉列表框的―▼‖選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進(jìn)行中等）。? ④ 單擊―優(yōu)先級(jí)‖列表框的―▼‖選擇任務(wù)級(jí)別（低、普通和高）。

? ⑤ 選擇―提醒‖復(fù)選框，設(shè)置提醒時(shí)間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）

? 創(chuàng)建好的任務(wù)如圖6-19所示，單擊―保存并關(guān)閉‖按鈕，將創(chuàng)建的任務(wù)保存

2．任務(wù)的分派

? 任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔(dān)者具體任務(wù)。操作步驟如下：

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務(wù)‖圖標(biāo)，在右側(cè)的―任務(wù)列表‖框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務(wù)‖窗口中―動(dòng)作‖菜單下的―分配任務(wù)‖命令或常用工具欄中的―分配任務(wù)‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。

日歷的使用 ? 利用日歷創(chuàng)建約會(huì)

? 利用日歷安排會(huì)議

利用日歷創(chuàng)建約會(huì)

? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時(shí)往往會(huì)忘記或耽誤某一約會(huì)，通過Outlook的日歷安排約會(huì)，不論―公務(wù)‖還是―私務(wù)‖都會(huì)在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會(huì)前播放音樂以提醒時(shí)間到了。? 下面以實(shí)例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會(huì),問題情形如下：

? 為海天公司的董事長John先生，開一個(gè)生日Party，時(shí)間：2002年7月21日，下午7：00，地點(diǎn)：西花園西餐廳。另外，在安排約會(huì)時(shí)要設(shè)置提醒音樂。

? 要利用―日歷‖安排以上的約會(huì)，操作步驟如下：

? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標(biāo)，選擇―文件‖／―新建‖／―約會(huì)‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會(huì)‖窗口。

? 2．在―未命名-約會(huì)‖窗口作如下操作：

?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點(diǎn)‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時(shí)間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結(jié)束時(shí)間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復(fù)選框，認(rèn)定提醒的時(shí)間：15分鐘

利用日歷安排會(huì)議

? 在―日歷‖中可以快速安排會(huì)議，并且能夠顯示會(huì)議所涉及的人員和資源的時(shí)間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會(huì)議時(shí)間沖突，同時(shí)也可以將此會(huì)議安排發(fā)送到與會(huì)者手中，還可以對(duì)與會(huì)者進(jìn)行響應(yīng)跟蹤。? 要利用日歷安排本節(jié)實(shí)例要求的產(chǎn)品策劃會(huì)議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標(biāo)，打開―日歷‖窗口。

? 2．在日歷窗口中，選擇―動(dòng)作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計(jì)劃‖選項(xiàng)卡

? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側(cè)的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會(huì)者及資源‖對(duì)話框

? 4．在圖對(duì)話框中―顯示名稱來源‖右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會(huì)者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會(huì)者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對(duì)話框。

? 5．單擊―約會(huì)‖選項(xiàng)卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產(chǎn)品策劃‖，在―地點(diǎn)‖文本框中輸入開會(huì)的地址―公司多媒體演播廳

日記和便箋的使用

? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒

? 日記的使用

? 便箋的使用

日記的使用

? 創(chuàng)建日記條目

? 自動(dòng)記錄日記條目

? 打開日記條目

便箋的使用

? 創(chuàng)建便箋

? 編輯便箋

創(chuàng)建日記條目

? 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：

?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖6-28所示，其中：

? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動(dòng)或事件的簡短概述；

? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側(cè)的―▼‖從中選擇能表達(dá)日記內(nèi)容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動(dòng)組織者的單位名稱；

? ④―時(shí)間‖列表框：選擇所記活動(dòng)或事件的日期和時(shí)間及持續(xù)的時(shí)間；

? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對(duì)此次活動(dòng)或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。

自動(dòng)記錄日記條目 ? 在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動(dòng)記錄某些工作內(nèi)容。操作步驟如下：

?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項(xiàng)‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項(xiàng)‖對(duì)話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項(xiàng)‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項(xiàng)‖對(duì)話框。

?（3）在如圖6-30所示―日記選項(xiàng)‖對(duì)話框中的―自動(dòng)記錄‖列表框中選擇要自動(dòng)記錄的項(xiàng)目；在―聯(lián)系人‖列表框中選擇要自動(dòng)記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動(dòng)記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。

打開日記條目

? 根據(jù)需要，有時(shí)可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項(xiàng)，打開―日記‖窗口

?（2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊―××××年××月‖右側(cè)的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。

?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對(duì)應(yīng)的日記條

創(chuàng)建便箋

? 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：

? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字

編輯便箋

? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯(cuò)誤（―近快‖應(yīng)為―盡快‖），此時(shí)就需要對(duì)其進(jìn)行編輯。便箋的編輯包括對(duì)便箋中的文字進(jìn)行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯

? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，在黃色便箋紙中進(jìn)行修改即可。?（2）便箋顏色的設(shè)置

? 在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向―顏色‖項(xiàng)，在下一級(jí)菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍(lán)、綠和白等顏色

小 結(jié)

? 在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進(jìn)行桌面信息管理活動(dòng)。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會(huì)議、約會(huì)；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。

? 學(xué)習(xí)中，讀者重點(diǎn)要掌握Outlook初次啟動(dòng)時(shí)的用戶賬號(hào)設(shè)置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠進(jìn)行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會(huì)和安排會(huì)議；了解任務(wù)創(chuàng)建及其任務(wù)分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。

習(xí)

題

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務(wù)和任務(wù)的分派、_________、_________、使用日歷安排_(tái)_______ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項(xiàng)。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。

4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動(dòng)填入。

5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項(xiàng)，應(yīng)單擊_______，然后在列表框中選擇________。

第 7 章

辦公中的其他對(duì)象處理

【本章內(nèi)容介紹】

? 在現(xiàn)代化的辦公業(yè)務(wù)處理中,除了前面幾章介紹的操作之外，還有一些其他內(nèi)容需要處理。

? 本章簡單地介紹了辦公中圖形與圖像處理、語音處理的基本知識(shí)，對(duì)辦公文檔中的圖文混排、數(shù)學(xué)公式的編輯、流程圖和框圖的制作做了較清晰的講解?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】

? ? ? ? 辦公中圖形與圖像處理基礎(chǔ) 辦公中的語音處理基礎(chǔ)知識(shí) 辦公文檔中的圖文混排 辦公文檔中公式的編輯 ? ? 流程圖的制作

示意圖和框圖的制作

7.1

辦公中的圖形、圖像處理技術(shù)

7.1.1 計(jì)算機(jī)圖形圖像處理基本知識(shí) 1．計(jì)算機(jī)圖像處理相關(guān)術(shù)語簡介

（1）像素

（2）圖像分辨率（3）圖像的分類

計(jì)算機(jī)中的圖像可以分為位圖圖像和矢量圖形兩大類。（4）圖像大小

圖像大小即位圖圖像高度和寬度的像素?cái)?shù)目。（5）顏色深度

顏色深度是指圖像中可用的顏色數(shù)量。（6）常見圖像格式

圖像文件由不同的格式，常見格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。2．圖形、圖像處理系統(tǒng)的功能

? 基于計(jì)算機(jī)控制的圖形、圖像處理系統(tǒng)一般具有以下主要功能：（1）輸入（2）存儲(chǔ)（3）處理

（4）圖與數(shù)據(jù)的相互轉(zhuǎn)換（5）傳輸（6）輸出

? 就目前水平來說，一臺(tái)高檔微機(jī)配以適當(dāng)?shù)妮斎胼敵鲈O(shè)備，并加載圖形圖像處理軟件，就可以滿足辦公活動(dòng)中對(duì)圖形圖像處理的一般要求。

3．圖形、圖像處理在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

在辦公活動(dòng)中，圖形、圖像處理的應(yīng)用包括以下幾項(xiàng)：（1）輸出各類統(tǒng)計(jì)圖（2）交互式作圖（3）文件輸入（4）檔案管理

（5）簽名、筆跡管理

? 其實(shí),圖形、圖像處理技術(shù)對(duì)辦公活動(dòng)的支持遠(yuǎn)不止這些，其他如指紋管理與鑒別、辦公室布局設(shè)計(jì)、虛擬辦公環(huán)境、OA系統(tǒng)圖形用戶界面等，都將對(duì)OA系統(tǒng)完善有重要意義。4．Office 中的圖形處理功能概述

? 專業(yè)的圖形、圖像處理需要專門的軟件支持，有興趣的讀者可以參考相關(guān)教材，或者參加相關(guān)培訓(xùn)。由于本教材的讀者對(duì)象和特色定位的原因，下面將只是介紹在Office 辦公軟件中如何進(jìn)行圖形處理，主要內(nèi)容包括：在文檔中插入圖形對(duì)象；利用繪圖工具欄自行繪制圖形；設(shè)置圖形格式；進(jìn)行圖文混排設(shè)置。7.1.2 Office辦公文檔中簡易圖形的繪制 1．基本圖形的繪制 2.自選圖形的使用 3．圖形的編輯處理（1）選定圖形

（2）調(diào)整圖形的大?。?）對(duì)齊與排列圖形

（4）圖形對(duì)象疊放次序的調(diào)整（5）圖形的旋轉(zhuǎn)（6）圖形的組合

7.1.3 Office辦公文檔中的圖文混排處理

辦公文檔中并非僅僅只有文字，有時(shí)還應(yīng)該包括圖片、圖形、公式、圖表等對(duì)象，圖文并茂的文檔更能引人入勝。下面先介紹圖文混排技術(shù)，其他內(nèi)容將在后續(xù)介紹。1．在文檔中插入圖像對(duì)象 2．設(shè)置圖片格式

7.2

辦公中的計(jì)算機(jī)語音處理 7.2.1 計(jì)算機(jī)語音處理簡介

? 計(jì)算機(jī)語音處理就是利用計(jì)算機(jī)對(duì)語音信息進(jìn)行理解、識(shí)別與合成、播出的技術(shù)。形象地說，就是讓計(jì)算機(jī)能聽懂人的話和讓計(jì)算機(jī)說人能聽得懂的話。目前，該技術(shù)已經(jīng)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到了部分應(yīng)用。

? 辦公中的語音處理主要包括：辦公電話的自動(dòng)應(yīng)答、其他語音信息的自動(dòng)處理、計(jì)算機(jī)中信息的語音輸入等。這些技術(shù)的充分應(yīng)用為廣大的辦公人員節(jié)省了精力，也可以提高辦事效率，為辦公室節(jié)省大量的人力物力。7.2.2 語音處理在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

1．語音應(yīng)答系統(tǒng) 2．語音打字機(jī) 3．語音身份認(rèn)證

4．綜合話音服務(wù)系統(tǒng)

7.2.3 Office XP的語音識(shí)別功能

在Office XP中，提供了―語音識(shí)別‖功能。利用―語音識(shí)別‖錄入功能，可以使用語音識(shí)別將文字聽寫到任何 Office 程序中，甚至還可以選擇菜單項(xiàng)、工具欄項(xiàng)、對(duì)話框項(xiàng)和任務(wù)窗格項(xiàng)，以代替鼠標(biāo)的點(diǎn)擊操作。1．語音識(shí)別功能的安裝 2．語音識(shí)別的要求 3．訓(xùn)練語音識(shí)別

4．利用語音識(shí)別來聽寫文字和給出命令 7.3

辦公文檔中公式的編輯

? 在科技類辦公文檔中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種數(shù)學(xué)、化學(xué)公式或表達(dá)式。

? 公式常常會(huì)含有一些特殊符號(hào)，如積分符號(hào)、根式符號(hào)、分式符號(hào)等，有些符號(hào)，不但鍵盤上沒有，在Word的符號(hào)集中也找不到，并且公式中符號(hào)的位置變化也很復(fù)雜，僅用一般的字符和字符格式設(shè)置無法錄入和編排復(fù)雜公式。? 利用Word提供的Microsoft公式3.0，可實(shí)現(xiàn)各類復(fù)雜公式的編排。

利用公式編輯器編輯公式的操作步驟

1．啟動(dòng)公式編輯器

? ? 在Word中，單擊―插入‖/―對(duì)象‖命令，在打開對(duì)話框的―對(duì)象類型‖列表中選擇―Microsoft公式3.0‖選項(xiàng)，然后單擊―確定‖按鈕。

2．―公式‖工具欄

公式編輯器啟動(dòng)后，Word 窗口將變?yōu)楣骄庉嬈鞔翱冢藛雾?xiàng)將發(fā)生變化。同時(shí)，窗口中將顯示出―公式‖工具欄，它可以細(xì)分為―符號(hào)‖和―模板‖兩個(gè)工具欄。

（1）―符號(hào)‖工具欄

3．公式編輯實(shí)例

7.4

辦公文檔中流程圖的制作

? 在一些辦公文檔中中經(jīng)常會(huì)使用一些流程圖，用來簡潔明了地說明完成某件事情的過程。

? 在圖形不是特別復(fù)雜的情況下，可利用辦公軟件的繪圖功能實(shí)現(xiàn)這些框圖的繪制。

流程圖的制作實(shí)例

小 結(jié)

? 本章介紹了辦公中一些其他常見對(duì)象的處理方法，主要內(nèi)容包括：圖形圖像的基本知識(shí)，簡單處理方法，Office中的簡易圖形繪制、圖形簡單處理、圖文混排技術(shù)；計(jì)算機(jī)語音處理的基本知識(shí)、辦公中的主要應(yīng)用以及Office中的相關(guān)操作；文檔中公式的編輯以及流程圖、示意圖的制作。

? 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該熟練掌握以上幾種對(duì)象的操作技巧，并能順利地完成課后給出的相應(yīng)作業(yè)。

習(xí)

題

一、簡答

1．計(jì)算機(jī)中圖像文件的格式有哪些？各有什么特點(diǎn)？ 2．計(jì)算機(jī)圖形圖像系統(tǒng)具有哪些主要功能？

3．計(jì)算機(jī)圖形、圖像處理技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用有哪些？

4．什么是計(jì)算機(jī)語音處理？辦公中的語音處理主要包括哪些內(nèi)容？ 5．請(qǐng)簡述計(jì)算機(jī)語音處理技術(shù)的主要內(nèi)容。

6．計(jì)算機(jī)語音處理技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用有哪些？ 7．在Word中，如何進(jìn)行數(shù)學(xué)和化學(xué)公式的編輯？

8．請(qǐng)敘述在Word中編排業(yè)務(wù)流程圖的操作方法，并說明其中的主要注意事項(xiàng)。

3．利用Word中的公式編輯器，編輯習(xí)題圖7-2所示的數(shù)學(xué)或化學(xué)公式。4．利用Word中的圖形處理技術(shù)，制作習(xí)題圖7-3所示的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)示意圖。5．制作習(xí)題圖7-4所示的兩個(gè)網(wǎng)站制作流程圖。

第 8 章

辦公局域網(wǎng)的組建和應(yīng)用

【本章內(nèi)容介紹】

當(dāng)辦公室的計(jì)算機(jī)越來越多時(shí)，如果能將它們組建成一個(gè)局域網(wǎng)，將會(huì)使許多文檔、數(shù)據(jù)、程序得以共享，還會(huì)使一些昂貴的硬件設(shè)備得以公用，甚至可以召開不同辦公室之間的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，這樣就大大提高了辦公資源的利用率和辦公的效率。

本章主要介紹了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識(shí)，然后以在Windows環(huán)境下對(duì)等網(wǎng)為例，介紹了局域網(wǎng)的硬件安裝、軟件配置以及局域網(wǎng)的辦公應(yīng)用?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】 內(nèi)容提要

8.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識(shí) 8.2 辦公局域網(wǎng)的組建

8.3 辦公局域網(wǎng)上資源的共享 本章小結(jié)習(xí)題

8.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識(shí) 8.1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的含義和功能 8.1.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的類型劃分 8.1.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu) 8.1.4 常用聯(lián)網(wǎng)設(shè)備介紹

8.1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的含義和功能 1.含義

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是由各種通信設(shè)備和傳輸介質(zhì)將處于不同位置的多臺(tái)獨(dú)立計(jì)算機(jī)連接起來，并在相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)軟件的管理下實(shí)現(xiàn)多臺(tái)計(jì)算機(jī)之間信息傳遞和資源共享的系統(tǒng)。2.功能

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的功能就是通過計(jì)算機(jī)之間的互相通信實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。這里的資源共享，包括以下幾點(diǎn)：(1)硬件共享。如高檔打印機(jī)，多功能一體機(jī)等。硬件資源通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享這些設(shè)備，可以減少預(yù)算、節(jié)約開支。(2)軟件共享。網(wǎng)絡(luò)上某些計(jì)算機(jī)里的軟件資源可通過共享被其它計(jì)算機(jī)使用。

(3)數(shù)據(jù)共享。計(jì)算機(jī)上各種有用的數(shù)據(jù)資源，通過網(wǎng)絡(luò)可以快速準(zhǔn)確地向其它計(jì)算機(jī)傳送。8.1.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的類型劃分-1 1.局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和城域網(wǎng)

按照網(wǎng)絡(luò)規(guī)模和覆蓋范圍可將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和城域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(Local Area Network，縮寫為LAN)網(wǎng)絡(luò)規(guī)模比較小，其覆蓋范圍在方圓幾公里內(nèi)，一般都用專用的網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)連接而成。局域網(wǎng)速率高（一般在10Mbps～100 Mbps之間）、成本低，易組網(wǎng)、易管理，使用靈活方便。

廣域網(wǎng)(Wide Area Network，縮寫為WAN)的覆蓋范圍很大，一般從幾十公里到幾千公里，可能在一個(gè)城市、一個(gè)國家，也可能分布在全球范圍。

城域網(wǎng)(Metropolitan Area Network，縮寫為MAN)，也叫都市網(wǎng)，覆蓋范圍介于前兩者之間，一般從幾公里到幾十公里，其用戶多為需要在市內(nèi)進(jìn)行高速通信的較大單位。8.1.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的類型劃分-2 2.有線網(wǎng)、光纖網(wǎng)和無線網(wǎng)

按照傳輸介質(zhì)分，網(wǎng)絡(luò)可以分為有線網(wǎng)，光纖網(wǎng)和無線網(wǎng)三類。

有線網(wǎng)專指通過電纜線來連接計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)，包括同軸電纜和雙膠線，傳輸速率一般為10 Mbps或100 Mbps，是局域網(wǎng)中普遍采用的聯(lián)網(wǎng)方式。

光纖網(wǎng)是采用光導(dǎo)纖維作為傳輸介質(zhì)，傳輸速度很快，一般用在大型骨干網(wǎng)絡(luò)中。

無線網(wǎng)就是采用空氣作為傳輸介質(zhì)，用電磁波作為載體來傳輸數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)。無線網(wǎng)具有有線網(wǎng)沒有的移動(dòng)性優(yōu)勢(shì)。由于目前無線網(wǎng)傳輸速率遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上有線網(wǎng)，且聯(lián)網(wǎng)費(fèi)較高，目前尚未完全普及，但各國都在大力推動(dòng)無線網(wǎng)的發(fā)展。

8.1.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的類型劃分-3 3.對(duì)等網(wǎng)(Peer－to－Peer和客戶機(jī)／服務(wù)器（Client/Server）網(wǎng)絡(luò) 按照服務(wù)方式劃分,可以分為對(duì)等網(wǎng)絡(luò)和客戶機(jī)／服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

對(duì)等網(wǎng)也稱工作組，這種網(wǎng)絡(luò)相對(duì)也比較簡單。對(duì)等網(wǎng)上各臺(tái)計(jì)算機(jī)有相同的功能，沒有主從之分，網(wǎng)上任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)既可以作為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，它不需要專門的服務(wù)器來做網(wǎng)絡(luò)支持，也不需要其它組件來提高網(wǎng)絡(luò)的性能，因而價(jià)格相對(duì)便宜?？蛻魴C(jī)／服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)由一臺(tái)服務(wù)器和若干個(gè)客戶機(jī)組成。服務(wù)器通常采用高性能計(jì)算機(jī)或?qū)Ｓ梅?wù)器設(shè)備，它在網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的控制下，將與其相連的專用的通訊設(shè)備提供給網(wǎng)絡(luò)上的客戶站點(diǎn)共享，也能為網(wǎng)絡(luò)用戶提供集中計(jì)算、數(shù)據(jù)庫管理等服務(wù)。客戶機(jī) / 服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)不僅適合于同類計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，也適合于不同類型的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，因而成為最常用的一種網(wǎng)絡(luò)。8.1.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)中各臺(tái)計(jì)算機(jī)連接的形式稱為網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，主要有如圖所示的幾種： 8.1.4 常見聯(lián)網(wǎng)設(shè)備介紹

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，除了計(jì)算機(jī)設(shè)備之外，還包括網(wǎng)卡、網(wǎng)線、集線器等網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)和中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)等網(wǎng)絡(luò)互連設(shè)備。它們具有各自的功能，將節(jié)點(diǎn)計(jì)算機(jī)連接起來，使數(shù)據(jù)能夠正確的傳輸。下面簡單地對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的功能和特點(diǎn)給以介紹。網(wǎng)卡

網(wǎng)卡也叫網(wǎng)絡(luò)適配器，是連接計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)備。網(wǎng)卡有的集成于主板上，有的外插于計(jì)算機(jī)或服務(wù)器擴(kuò)展槽中，通過網(wǎng)線與網(wǎng)絡(luò)交換數(shù)據(jù)、共享資源。對(duì)現(xiàn)在常用的以太網(wǎng)來說，能用的是10M 及10M /100M自適應(yīng)網(wǎng)卡，一般帶有RJ-45頭雙絞線接口或是BNC細(xì)纜接口。

網(wǎng)卡的主要作用是從計(jì)算機(jī)向網(wǎng)線發(fā)送數(shù)據(jù)，或接受網(wǎng)線傳來的數(shù)據(jù)，在計(jì)算機(jī)與系統(tǒng)之間控制數(shù)據(jù)流。在網(wǎng)線上，數(shù)據(jù)必須以單位流的方式移動(dòng)，網(wǎng)卡以組的方式并行接收數(shù)據(jù)，并對(duì)其重新排列結(jié)構(gòu)，使之能夠在網(wǎng)線上傳輸。網(wǎng)線

網(wǎng)線包括光纜、同軸電纜和雙絞線。

光纜傳輸距離長，傳輸率高，不會(huì)受到電子監(jiān)聽設(shè)備的監(jiān)聽，是高安全性網(wǎng)絡(luò)的最佳選擇。但由于其價(jià)格較高，同時(shí)又需要高水平的安裝技術(shù)，所以常用在大型骨干網(wǎng)中。

同軸電纜又分為基帶同軸電纜和寬帶同軸電纜。它以硬銅線為芯，外包一層絕緣材料。這層絕緣材料又用密織的網(wǎng)狀導(dǎo)體環(huán)繞，網(wǎng)外再覆蓋一層保護(hù)性材料，具有屏蔽性好，傳輸距離遠(yuǎn)的特點(diǎn)，但安裝維護(hù)不太方便。

雙絞線是用兩條擰在一起的互相絕緣的銅線組成，它是目前最常用的連網(wǎng)線纜。它價(jià)格便宜，安裝方便，但易于受干擾。目前的局域網(wǎng)中常用到的雙絞線一般都是非屏蔽的5類4 對(duì)（即8根導(dǎo)線）的電纜線。線纜兩端安裝有RJ-45頭（水晶頭），連接工作站的網(wǎng)卡和集線器，傳輸速率能達(dá)到100Mbps，最大網(wǎng)線長度為100米，可以通過安裝中繼器加大連接距離，這時(shí)最大的范圍可達(dá)到500米。中繼器

由于存在損耗，當(dāng)局域網(wǎng)物理距離超過了允許的范圍時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)線路上傳輸?shù)男盘?hào)功率會(huì)逐漸衰減，衰減到一定的程度時(shí)將造成信號(hào)失真，因此會(huì)導(dǎo)致接收錯(cuò)誤。中繼器就是為解決這一問題而設(shè)計(jì)的，它完成物理線路的連接，對(duì)衰減的信號(hào)進(jìn)行放大，保持與原數(shù)據(jù)相同。所以，中繼器一般用于延伸同型局域網(wǎng)。

不能通過使用中繼器的網(wǎng)絡(luò)來使網(wǎng)絡(luò)無限延長，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)中都對(duì)信號(hào)的延遲范圍作了具體的規(guī)定，很多網(wǎng)絡(luò)上都限制了工作站之間加入中繼器的數(shù)目，例如在以太網(wǎng)中最多使用四個(gè)中繼器。中繼器只能在此范圍內(nèi)進(jìn)行有效的工作，否則會(huì)引起網(wǎng)絡(luò)故障。

網(wǎng)橋

網(wǎng)橋用來連接兩個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)段，網(wǎng)間通信從網(wǎng)橋傳送，網(wǎng)內(nèi)通信被網(wǎng)橋隔離。網(wǎng)絡(luò)負(fù)載重而導(dǎo)致性能下降時(shí)，用網(wǎng)橋?qū)⑵渌譃閮蓚€(gè)網(wǎng)絡(luò)段，可最大限度地緩解網(wǎng)絡(luò)通信繁忙的程度，提高通信效率。例如把分布在兩層樓上的網(wǎng)絡(luò)分成每層一個(gè)網(wǎng)絡(luò)段，用網(wǎng)橋連接。網(wǎng)橋同時(shí)起隔離作用，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)段上的故障不會(huì)影響另一個(gè)網(wǎng)絡(luò)段，從而提高了網(wǎng)絡(luò)的可靠性。集線器和交換機(jī)

集線器是局域網(wǎng)中計(jì)算機(jī)和服務(wù)器的連接設(shè)備，是局域網(wǎng)的星型連接點(diǎn)，每個(gè)工作站是用雙絞線連接到集線器上，由集線器對(duì)工作站進(jìn)行集中管理。最簡單的獨(dú)立型集線器有多個(gè)用戶端口（8口、16口或24口），用雙絞線連接每一端口和網(wǎng)絡(luò)終端（工作站或服務(wù)器）的連接，其端口一般為連接無屏蔽雙絞線的RJ－45口。獨(dú)立型集線器通常是最便宜的集線器，一般用于辦公室，樓層一級(jí)的設(shè)備連接，作為中心節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)各個(gè)工作站的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)連接。集線器還有10M，100M共享式集線器，所有口共享10M或100M帶寬。交換機(jī)和集線器的功能類似，不同的是交換機(jī)上每個(gè)端口都獨(dú)占10M或100M的帶寬，并且其多路交換功能可以大提高網(wǎng)絡(luò)效率，但價(jià)格也比集線器昂貴。網(wǎng)關(guān)

網(wǎng)關(guān)用于連接不同協(xié)議的子網(wǎng)，組成異構(gòu)的互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)關(guān)能實(shí)現(xiàn)異構(gòu)設(shè)備之間的通信，對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議進(jìn)行翻譯和變換。網(wǎng)關(guān)具有對(duì)不兼容的高層協(xié)議進(jìn)行轉(zhuǎn)換的功能，例如使NetWare的PC工作站和SUN網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。路由器

路由器是一種連接多個(gè)網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)段的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，它能將不同網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)段之間的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行解釋，以使它們能夠相互通信，從而構(gòu)成一個(gè)更大的網(wǎng)絡(luò)。在路由器中保存著各種數(shù)據(jù)傳輸路徑的相關(guān)數(shù)據(jù)—路徑表（routing table）。路徑表中保存著子網(wǎng)的標(biāo)志信息、網(wǎng)上路由器的個(gè)數(shù)和下一個(gè)路由器的名字等內(nèi)容。路由器的主要工作就是為不同網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點(diǎn)之間通訊選擇一條最佳路徑。路由器適合于連接復(fù)雜的大型網(wǎng)絡(luò)。路由器的互聯(lián)能力強(qiáng)，可以執(zhí)行復(fù)雜的路由選擇算法，處理的信息量比網(wǎng)橋多，但處理速度比其慢。8.2 辦公局域網(wǎng)的組建 8.2.1 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置

8.2.2 安裝網(wǎng)卡和鋪設(shè)網(wǎng)線 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件 8.2.1 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置

組建對(duì)等網(wǎng)之前，需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)購買一定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。星形拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)具有結(jié)構(gòu)簡單、架設(shè)成本低、安裝方便等優(yōu)點(diǎn)，很適合建設(shè)小型辦公局域網(wǎng)絡(luò)。組建星形網(wǎng)需要購買如下一些硬件設(shè)備：

1.為每臺(tái)入網(wǎng)的計(jì)算機(jī)購買一塊網(wǎng)卡。2.集線器：視入網(wǎng)計(jì)算機(jī)數(shù)量和要求速度確定集線器端口數(shù)和傳輸速率。

3.五類雙絞線若干條，其長度視網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)擺放位置和距離而定。

4.RJ－45接頭，每根網(wǎng)線的兩端都需要它來和網(wǎng)卡或集線器連接。8.2.2 安裝網(wǎng)卡和鋪設(shè)網(wǎng)線

準(zhǔn)備好硬件設(shè)備以后，即可安裝網(wǎng)卡和鋪設(shè)網(wǎng)線了。1.安裝網(wǎng)卡

首先需要為每臺(tái)計(jì)算機(jī)安裝網(wǎng)卡，安裝方法與顯卡、聲卡的安裝方法類似，即：首先關(guān)閉計(jì)算機(jī)電源，打開機(jī)箱，然后根據(jù)網(wǎng)卡的類型，將網(wǎng)卡插入主板的PCI或ISA插槽中，最后再擰上固定螺絲即可。2.給每根雙絞線兩端加裝RJ－45接頭

加裝RJ－45接頭需要專用的夾線鉗，可在購買雙絞線讓經(jīng)銷商來代為制作。如果條件允許，也可以自己制作，注意制作時(shí)雙絞線中的8根細(xì)線有一定的纏繞和排列順序具體排列順序可參照廠家說明書，也可以向經(jīng)銷商詢問。3.架設(shè)網(wǎng)絡(luò)

將每臺(tái)計(jì)算機(jī)用雙絞線和集線器連接起來，即將網(wǎng)線的一頭插入計(jì)算機(jī)網(wǎng)卡插槽中，另一頭插入集線器的端口，接上集線器的電源，這樣就架設(shè)好了計(jì)算機(jī)物理網(wǎng)絡(luò)。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-1 硬件安裝完成后，還必須進(jìn)行軟件安裝并作一定的設(shè)置，辦公局域網(wǎng)才能得以使用。1.安裝網(wǎng)卡驅(qū)動(dòng)程序 2.配置TCP/IP協(xié)議 操作步驟如下：

（1）選擇―開始‖／‖控制面板‖命令，然后單擊―網(wǎng)絡(luò)和Internet連接‖，打開―網(wǎng)絡(luò)和Internet連接‖窗口。

（2）在窗口中單擊―網(wǎng)絡(luò)連接‖，然后雙擊―本地連接‖圖標(biāo)，打開―本地連接狀態(tài)‖對(duì)話框。單擊―屬性‖按鈕，打開―本地連接屬性‖對(duì)話框，如圖8-2所示。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-2 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-3（3）從對(duì)話框中的列表里選擇―Internet協(xié)議（TCP/IP）‖，配置TCP/IP協(xié)議，打開對(duì)話框如圖8-3所示；如果列表中看不到―Internet協(xié)議（TCP/IP）‖項(xiàng)，可以單擊―安裝‖按鈕，從對(duì)話框中選擇協(xié)議進(jìn)行安裝。（4）在―IP地址‖填入―192.168.0.1‖，其它計(jì)算機(jī)可以采用將最后一位數(shù)字依次加1來分配IP地址，只要最后一位的取值范圍在1～255之間即可，在―子網(wǎng)掩碼‖中填入―255.255.255.0‖，單擊―確定‖按鈕。

（5）系統(tǒng)會(huì)提示重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)，重新啟動(dòng)之后即可完成設(shè)置。按照步驟（2）的方法打開―本地連接狀態(tài)‖對(duì)話框。如果連接成功，在對(duì)話框中將顯示連接情況和連接速率。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-4 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-5 3.設(shè)置計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)標(biāo)識(shí)

計(jì)算機(jī)連接上辦公局域網(wǎng)后，為了管理和訪問計(jì)算機(jī)，需要為每臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)置工作組和計(jì)算機(jī)名稱。如果網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)較多，可以根據(jù)部門或項(xiàng)目任務(wù)將計(jì)算機(jī)合理的分為幾個(gè)工作組，每個(gè)工作組中有若干臺(tái)計(jì)算機(jī)。在Windows 2000中設(shè)置工作組和網(wǎng)絡(luò)標(biāo)識(shí)的操作步驟如下。

（1）打開?°開始?±菜單，右擊?°我的電腦?±圖標(biāo)。從彈出菜單中選擇?°屬性?±，打開?°系統(tǒng)特性?±對(duì)話框。（2）選擇?°網(wǎng)絡(luò)標(biāo)識(shí)?±選項(xiàng)卡，如圖8-4所示，對(duì)話框中顯示了計(jì)算機(jī)名稱和所屬的工作組。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-6 8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-8（3）如果要更改計(jì)算機(jī)名稱和工作組，可以單擊?°屬性?±按鈕，打開?°標(biāo)識(shí)更改?±對(duì)話框，如圖8-5所示。（4）在對(duì)話框中輸入這臺(tái)計(jì)算機(jī)的名稱和所屬工作組，單擊?°確定?±按鈕，即可完成更改。8.2.3 安裝和設(shè)置軟件-8 架設(shè)和配置好局域網(wǎng)之后，打開“網(wǎng)上鄰居”，所有的入網(wǎng)計(jì)算機(jī)就顯示在窗口中，雙擊計(jì)算機(jī)圖標(biāo)能夠?qū)ι厦娴墓蚕砦臋n或設(shè)備進(jìn)行訪問，如圖8-6所示。入網(wǎng)計(jì)算機(jī)也可以使用Netmeeting相互通信和使用Office軟件協(xié)同辦公。8.3 辦公局域網(wǎng)上資源的共享 8.3.1 設(shè)置共享文件夾 8.3.2 設(shè)置共享設(shè)備

8.3.3 搜索和訪問網(wǎng)上計(jì)算機(jī) 8.3.4 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器 8.3.1 設(shè)置共享文件夾-1 在Windows 2000中設(shè)置共享文件夾的操作步驟如下： 1．打開―我的電腦‖，找到需要共享的文件夾。

2．右擊該文件夾，從彈出菜單中選擇―共享‖，如圖8-7所示。8.3.1 設(shè)置共享文件夾-2 3．這時(shí)打開―×××屬性‖對(duì)話框，選擇―共享‖選項(xiàng)卡，如圖8-8所示。8.3.1 設(shè)置共享文件夾-3 4．選擇―共享該文件夾‖單選按鈕，并指定一個(gè)共享名，默認(rèn)為該文件夾的名稱。根據(jù)需要，還可以進(jìn)行―備注‖內(nèi)容的添加和―用戶數(shù)限制‖的設(shè)置。

5．單擊―確定‖按鈕，則在設(shè)置了共享的文件夾圖標(biāo)上出現(xiàn)了一只手，托住該文件夾，表示該文件夾已經(jīng)共享，如圖8-9所示。8.3.2 設(shè)置共享設(shè)備-1 操作步驟如下：

1．在安裝有打印機(jī)的計(jì)算機(jī)上選擇―開始‖／―設(shè)置‖／―打印機(jī)‖命令。

2．找到打印機(jī)圖標(biāo)，用和設(shè)置共享文件夾相同的方法將打印機(jī)設(shè)置為共享打印機(jī)。

3．在其它計(jì)算機(jī)上添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。選擇―開始‖ ／―設(shè)置‖／―打印機(jī)‖命令，然后單擊―添加打印機(jī)向?qū)А瑢?duì)話框。4．單擊―下一步‖，從打開的對(duì)話框中選擇―添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)‖，如圖8-10所示。8.3.2 設(shè)置共享設(shè)備-2 5．單擊―下一步‖按鈕，在對(duì)話框中輸入網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的地址，也就是安裝了打印機(jī)的計(jì)算機(jī)上打印機(jī)安裝的位置，如圖8-11所示。6．單擊―下一步‖按鈕，根據(jù)向?qū)崾就瓿删W(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的添加工作。

8．對(duì)每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都添加網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。以后在這些計(jì)算機(jī)上編輯的Word文檔、Excel表格等，都可以共用一臺(tái)打印機(jī)直接打印。8.3.3 搜索和訪問網(wǎng)上計(jì)算機(jī)

搜索網(wǎng)上計(jì)算機(jī)的操作步驟如下：

1．打開―網(wǎng)上鄰居‖窗口，單擊工具欄里的―搜索‖按鈕，窗口變成如圖8-12所示。

2．在―計(jì)算機(jī)名‖框中輸入要搜索的計(jì)算機(jī)名，單擊―搜索‖按鈕，即可搜索要查找的計(jì)算機(jī)。

3．還可以從―搜索其它項(xiàng)：‖下面單擊―文件或文件夾‖，直接搜索網(wǎng)上計(jì)算機(jī)中需要的共享文檔。8.3.4 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器-1 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器的操作步驟如下。

1．右擊―網(wǎng)上鄰居‖圖標(biāo)，從彈出的菜單中選擇―映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器‖，打開―映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器‖對(duì)話框，如圖8-13所示。2．在對(duì)話框中指定驅(qū)動(dòng)器名，如Z：，注意不要使用本機(jī)上已有的盤符。

8.3.4 映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器-2 3．這一步指定需要映射的網(wǎng)絡(luò)文件夾。單擊 ―瀏覽‖按鈕，打開‖瀏覽文件夾‖對(duì)話框。如圖8-14所示。4．在對(duì)話框中 ―網(wǎng)上鄰居‖中展開目錄，選擇需要映射的網(wǎng)絡(luò)文件夾，單擊‖確定‖按鈕。

5．這時(shí)打開 ―我的電腦‖，會(huì)發(fā)現(xiàn)本機(jī)多了一個(gè)Z：驅(qū)動(dòng)器，其內(nèi)容就是指定的網(wǎng)絡(luò)文件夾的內(nèi)容，使用起來就像訪問本機(jī)驅(qū)動(dòng)器一樣方便。

本章小結(jié)

? 局域網(wǎng)是由一組相互連接具有通信能力的計(jì)算機(jī)組成的，并分布在較小地理范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它的主要功能包括硬件資源共享、軟件資源共享以及數(shù)據(jù)資源共享。

? 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生了多種網(wǎng)絡(luò)類型，主要包括局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和城域網(wǎng)；有線網(wǎng)、光纖網(wǎng)和無線網(wǎng)；對(duì)等網(wǎng)和客戶機(jī)／服務(wù)器網(wǎng)。

? 網(wǎng)絡(luò)中各臺(tái)計(jì)算機(jī)連接的形式稱為網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，主要有總線型、星型、環(huán)型和樹型。

? 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的聯(lián)網(wǎng)設(shè)備主要有網(wǎng)卡、網(wǎng)線、集線器、交換機(jī)、中繼器和路由器等，它們具有各自的功能，將節(jié)點(diǎn)計(jì)算機(jī)連接起來，使數(shù)據(jù)能夠正確的傳輸。

? 組建辦公局域網(wǎng)主要包括硬件設(shè)備購置、硬件安裝、軟件配置幾個(gè)步驟；辦公局域網(wǎng)組建之后，就可以很方便實(shí)現(xiàn)辦公資源的共享，具體應(yīng)用包括：設(shè)置共享文件夾；設(shè)置共享硬件設(shè)備；搜索網(wǎng)上計(jì)算機(jī)和網(wǎng)上文檔以及建立映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器。

習(xí)題

一、填空

1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的資源共享包括三個(gè)方面，分別是_______、______和___________。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)有四種，分別是________、_______、______和________。

3.按照計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)規(guī)模和覆蓋范圍，可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分為三類，分別是__________、________和__________。4.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，除了計(jì)算機(jī)設(shè)備之外，還包括_________、_________、_________等網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)和__________、_________、_________、_________等網(wǎng)絡(luò)互連設(shè)備。

5.在辦公局域網(wǎng)中考慮到以后連接因特網(wǎng)的要求，需要安裝配置__________協(xié)議。

二、簡答

1.什么是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)？計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的類型如何劃分？

2.中繼器、集線器和交換機(jī)都有信號(hào)放大作用，它們的功能有什么區(qū)別？ 3.如何搜索和訪問局域網(wǎng)上的計(jì)算機(jī)？

三、應(yīng)用

1.在辦公局域網(wǎng)上設(shè)置共享刻錄機(jī)，使沒有刻錄機(jī)的計(jì)算機(jī)能夠使用刻錄機(jī)。2.將單位辦公局域網(wǎng)上經(jīng)常需要訪問的共享文件夾映射為網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器。3.自己練習(xí)將辦公用的幾臺(tái)單機(jī)聯(lián)成一個(gè)對(duì)等局域網(wǎng)。

第 9 章

互聯(lián)網(wǎng)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用

【本章內(nèi)容介紹】

? 信息化社會(huì)的基礎(chǔ)是由計(jì)算機(jī)互聯(lián)所組成的信息網(wǎng)絡(luò)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代辦公中已經(jīng)起到了非常重要的作用。? 本章重點(diǎn)介紹辦公中如何利用互聯(lián)網(wǎng)中的信息資源，內(nèi)容包括Internet、Intranet和Extranet的基礎(chǔ)知識(shí)；企業(yè)接入因特網(wǎng)的方式；因特網(wǎng)上信息的瀏覽、搜索、查看、保存、處理、打?。籌E瀏覽器的設(shè)置；利用因特網(wǎng)下載資料等?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】

? IP地址與域名的概念及關(guān)系 ? Intranet和Extranet基礎(chǔ)知識(shí) ? 因特網(wǎng)在現(xiàn)代辦公中的作用 ? 企業(yè)接入因特網(wǎng)的主要方式 ? 網(wǎng)上信息的瀏覽、保存和打印 ? 網(wǎng)上信息的處理技巧 ? IE瀏覽器的性能設(shè)置

? 利用搜索引擎搜索網(wǎng)絡(luò)信息資源 ? 利用瀏覽器直接下載信息

? 使用Netants等工具軟件下載信息

9.1 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)及其辦公應(yīng)用

9.1.1 因特網(wǎng)（Internet）概述

?

因特網(wǎng)（Internet）是一個(gè)將全球的很多計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接而形成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它使得各網(wǎng)絡(luò)之間可以交換信息或共享資源。

9.1.2 IP地址和域名

1．IP地址 2．域名

3．域名與IP地址的關(guān)系 4．域名的注冊(cè)申請(qǐng)

9.1.3內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）概述

? Intranet不是一種產(chǎn)品，而是一種基于新概念的技術(shù)方案。它利用Internet的技術(shù)，以TCP/IP協(xié)議為基礎(chǔ)，以Web為核心應(yīng)用，構(gòu)成統(tǒng)一和便利的信息交換平臺(tái)。用戶在Intranet中，通過使用萬維網(wǎng)工具可瀏覽內(nèi)部的和因特網(wǎng)上的信息資源，可將電子郵件、電子新聞、電子表格和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集成到瀏覽器界面中，還能很好地與傳統(tǒng)的客戶機(jī)/服務(wù)器系統(tǒng)相互融合，平滑過渡到Internet。

? Intranet既具備傳統(tǒng)型單位內(nèi)部網(wǎng)的安全性，又具有Internet的開放性和靈活性，在提供傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)用的同時(shí)，還能提供信息發(fā)布形式。

9.1.4網(wǎng)間網(wǎng)（Extranet）概述

? ? Extranet是使用Internet/Intranet技術(shù)使企業(yè)與其他企業(yè)或客戶聯(lián)系起來，完成共同目標(biāo)的合作網(wǎng)絡(luò)，是Intranet與Internet之間的橋梁。

Extranet既不像Internet那樣提供公共服務(wù)，也不像Intranet那樣僅僅提供對(duì)內(nèi)服務(wù)，它可以有選擇的向公眾開放其服務(wù)或向有選擇的合作者開放其服務(wù)，為電子商貿(mào)或其他商業(yè)應(yīng)用提供有用的工具。9.1.5 因特網(wǎng)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用 1.信息瀏覽（www.tmdps.cn）

其它常用搜索引擎的網(wǎng)站域名列表如下：

① 新浪網(wǎng)

http://www.tmdps.cn/ ② 網(wǎng)

易

http://www.tmdps.cn/ ④ 我是野虎

http://www.tmdps.cn/ ⑦ 常青藤

http://www.tmdps.cn/ 3．利用Google搜索網(wǎng)上信息實(shí)例 4．利用―雅虎中國‖搜索網(wǎng)上信息實(shí)例

9.6.3搜索引擎的使用策略與技巧 1．合理選擇搜索引擎

2．恰當(dāng)?shù)卮_定搜索關(guān)鍵詞

3．使用有關(guān)符號(hào)和布爾運(yùn)算準(zhǔn)確界定查詢結(jié)果 4．搜索過程中的常見問題及解決方法

9.7 互聯(lián)網(wǎng)上軟件及其資料的下載

9.7.1利用HTTP協(xié)議直接下載軟件

? 所謂直接下載就是指不借助下載工具，而直接利用WWW下載所需的資源。直接下載是從互聯(lián)網(wǎng)上獲取所需資源的最基本方法，是辦公人員必須掌握的方法。9.7.2利用FTP協(xié)議直接下載 ? FTP是一項(xiàng)在因特網(wǎng)中進(jìn)行文件傳輸?shù)膮f(xié)議，支持在Internet中進(jìn)行文件傳輸?shù)腇TP服務(wù)器通常具有訪問權(quán)限，用戶需要注冊(cè)才可使用服務(wù)器上資源。

1．網(wǎng)絡(luò)螞蟻簡介

? 網(wǎng)絡(luò)螞蟻(NetAnts)是從因特網(wǎng)上下載文件用的工具軟件，作為國人開發(fā)的下載工具軟件，它利用了一切可以利用的技術(shù)手段，大大地加快了下載的速度。由于該軟件用螞蟻搬家來象征它從網(wǎng)絡(luò)上下載數(shù)據(jù)，因此就稱為網(wǎng)絡(luò)螞蟻。

2．網(wǎng)絡(luò)螞蟻的界面組成 3．網(wǎng)絡(luò)螞蟻的使用

小 結(jié)

? 本章講解了在辦公中如何充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，包括因特網(wǎng)的基礎(chǔ)知識(shí)；網(wǎng)頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。學(xué)習(xí)中必須了解Internet、Intranet和Extranet的各自含義；知道Internet的接入方式；理解域名與IP地址的概念以及二者之間的關(guān)系；熟悉Internet在現(xiàn)代辦公中的主要應(yīng)用；能夠熟練使用IE 6進(jìn)行網(wǎng)上信息的瀏覽、保存和打?。恢廊绾螌?duì)IE 6進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置以提高其實(shí)用性。

? 通過本章學(xué)習(xí)，讀者要理解搜索引擎的工作原理，掌握搜索引擎使用的策略技巧；同時(shí)要掌握從互聯(lián)網(wǎng)上下載信息的方法，包括利用瀏覽器直接下載和使用工具軟件下載。

? 總之，通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該熟練掌握網(wǎng)頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。

習(xí)

題

一、簡答

1．請(qǐng)分別敘述Internet、Intranet和Extranet的各自含義。2．企業(yè)接入Internet的方式主要有哪些？

3．Internet在現(xiàn)代辦公中的主要有哪些應(yīng)用？

4．什么是域名與IP地址？二這之間的關(guān)系如何？

5．什么叫URL？請(qǐng)舉例說明其各個(gè)部分的格式組成。

6．請(qǐng)說明IE中收藏夾的主要用途，如何使用和整理收藏夾。

7．網(wǎng)頁打印的方法有哪些？打印前的預(yù)處理工作主要包括哪些？ 8．利用搜索引擎從網(wǎng)上搜索信息時(shí)，要注意哪些策略和技巧？