第一篇：辦公自動化技術教案

21世紀高等院校規劃教材 辦公自動化實用技術

第 1 章

辦公自動化的基礎知識

【本章內容介紹】

?

本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發展狀況、未來發展趨勢、我國辦公自動化的發展過程和整體現狀；然后介紹了辦公信息系統的含義、構成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統的類型，并以某省政府辦公信息系統和某智能大廈辦公信息系統作為實例，分別說明了政府辦公信息系統和企業辦公信息系統的基本知識。【本章主要知識點】

?

辦公自動化的含義

? ? ? ? ? ? ? ?

辦公自動化的層次

辦公自動化的模式

辦公自動化的發展過程

辦公自動化的發展趨勢

我國辦公自動化發展概況

辦公信息系統的組成與功能

辦公信息系統的安全與保密

辦公信息系統的類型和應用實例 【本章重點難點】 ? 重點

? 辦公自動化的基本概念

? 國內外辦公自動化的發展情況 ? 辦公信息系統的組成與功能 ? 辦公信息系統的安全與保密

?

難點

?

辦公自動化的發展趨勢

?

辦公信息系統的安全與保密措施

1.1 辦公自動化的基本概念

1.1.1 概念

– 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個術語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

– 20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：―辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學及行為科學應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且結構不明確的、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。‖

1985年，我國第一次OA規劃討論會給出的定義

– 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的。

1.1.2 層次: 辦公自動化分為三個層次 – 事務處理型

最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。

– 管理控制型

包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業務管理環節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率。– 輔助決策型

最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統

1.1.3 辦公自動化的模式

? 個人辦公自動化

? 個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數據處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS

Office等實現，在單人單機使用時非常有效。

? 群體辦公自動化

? 群體辦公自動化是支持群體間動態辦公的綜合自動化系統，為區別傳統意義上的辦公自動化系統，特指針對越來越頻繁出現的跨單位、跨專業和超地理界限的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公的技術和系統。它有兩個特征，網絡化和智能化。

1.1.4

辦公自動化的意義

1.實現辦公活動的高效率、高質量

2.實現辦公信息處理的大容量、高速度 3.實現辦公活動的智能化

1.2 辦公自動化的發展現狀與未來趨勢

1.2.1 起源

– 20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統引入辦公室。

相關知識: – 美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數據處理.– 我國70年代末長春―一汽‖最早使用計算機開始進行數據處理工作.1.2.2.現代辦公技術設備的發展演變

辦公自動化技術設備的使用經歷了單機、局部網絡、大規模計算機網絡、世界性計算機網絡四個階段。

– 1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。

? 20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內聯機發展，建立起電腦局部網絡系統（簡稱局部網絡）。

? 20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網絡向跨單位、跨地區聯機系統發展的階段。

? 20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現辦公自動化”的階段。

1.2.3 辦公自動化的發展趨勢

辦公自動化未來發展將體現以下幾個特點：

– 辦公環境網絡化 – 辦公操作無紙化 – 辦公服務無人化 – 辦公設備移動化 – 辦公思想協同化 – 辦公信息多媒體化 – 辦公管理知識化

1.2.4 我國OA發展過程及其整體現狀

? 我國OA發展過程

? 我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發展目標及遠景規劃。

? 20世紀80年代末，我國開始大力發展辦公自動化，到現在已經有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現國家實力的國家級OA系統.? 20世紀90年代中期后，隨著網絡技術(如100M以太網)、群件系統(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數據庫技術(成熟的關系數據庫管理系統)和各種面向對象開發工具(如Microsoft Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優化，這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發展階段。

?

? 整體現狀

我國辦公自動化發展已經經歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況: ? ?

起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，單位的投資沒有產生應有的效益。

已經建立了自己的Intranet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。? ? 已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳單位的有關情況；Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

1.3 辦公信息系統的組成與功能

1.3.1 辦公信息系統的含義

辦公信息系統是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統。

1.3.2 辦公信息系統的構成要素

? 辦公信息系統的構成要素牽涉人員、業務、機構、制度、設備、環境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是 ? 辦公人員 ? 辦公信息 ? 辦公流程 ? 辦公設備

1.3.3 辦公信息系統的主要功能 1．辦公信息系統的基本功能

（1）公文管理

（2）會議管理

（3）部門事務處理

（4）個人辦公管理

（5）領導日程管理

（6）文檔資料管理

（7）人員權限管理

（8）業務信息管理

2．集成辦公環境下辦公信息系統的功能

具體來說，一個完整的辦公信息系統應該實現下面7個方面的功能。（1）建立內部通信平臺（2）建立信息發布平臺（3）實現工作流程自動化（4）實現文檔管理自動化（5）實現輔助辦公自動化（6）促進業務信息集成（7）實現分布式辦公

1.4 辦公自動化系統的安全與保密

加強系統安全與保密工作的必要性和重要性:

? 辦公自動化系統中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現在開放式的網絡辦公環境下，系統很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統安全與保密顯得非常重要。

? 影響辦公自動化系統安全與保密因素分析

?

安全保密因素: ?

人為原因

?

自然原因

?

計算機病毒

?

其它原因

?

系統安全的標志

?

能防止對信息的非法竊取；

?

預防泄露和毀壞事件的發生；

?

在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短；

?

安全保密系統符合經濟要求；

?

安全保密系統符合使用方便性要求。

? 數據保密的基本要求:

? 數據隱蔽：避免數據被非授權人截獲或竊取；

? 數據完整：根據通信期間數據的完整與否，檢驗數據是否被偽造和篡改； ? 發送方鑒別：證明發送方的身份以防止冒名頂替；

? 防發送方否認：在保證數據完整性有發送方身份的前提下，防止發送方事后不承認發送過此文件。

? 加強系統安全和保密的對策

? 加強系統安全和保密的常用措施有：

? 行政措施

行政法規、規章制度 社會允許的各種方式

? 法律措施

針對計算機犯罪的打擊、制裁手段

? 軟件保護措施

采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密

? 物理保護措施

對場地環境和軟硬件設備及存儲介質等保護

? 保證辦公自動化系統安全的對策：

? 安全監視技術

用戶登記

設置權限

存取控制

工作日志 ? ―防火墻‖技術

? 自適應安全管理件 ? 終端識別

? 計算機安全加權

? 加強系統數據保密的常用對策有： ? 用戶認證技術

? 利用用戶專有信息: 口令

密碼

通行字 ? 利用用戶專有用品: 鑰匙

IC卡

磁卡

? 利用保密算法 :

加密函數

動態口令 ? 利用用戶的生理特征: 指紋

聲音

視網膜 ? 計算機數據加密技術

? 明文通過算法變為密文,密文到達對方通過解密算法再度變為明文

―雙鑰‖-----共鑰

密鑰 ? 數字簽字技術

? 利用數字簽名技術能夠實現在網上傳輸的文件具有以下身份保證，接收者能夠核實發送者對報文的簽名：發送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名

? 一般單位采用的系統安全保密對策方案

（1）直接利用操作系統、數據庫、電子郵件以及應用系統提供的安全控制機制，對用戶的權限進行控制和管理；

（2）在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備；

（4）對重要信息的傳輸采用加密技術和數字簽名技術。

1.5 辦公信息系統的類型及其實例 1.5.1 辦公信息系統的常見類型 ．政府型辦公信息系統．事業型辦公信息系統．企業型辦公信息系統．經營型辦公信息系統．專業型辦公信息系統．案例型辦公信息系統 ．控制中心型辦公信息系統．事務型辦公信息系統

1.5.2 ××省政府OIS的應用實例 1.5.3 ××智能大廈OIS的應用實例 ? 智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動化)，OAS(Office Automation System，辦公自動化)，CAS(Communication Automation System，通信自動化)

? 也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統，稱之為5A大廈。

小 結

? 辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人—機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。

? 20世紀60年代初，美國最先將電腦系統引入辦公室。之后，辦公自動化的發展過程在技術設備的使用上經歷了單機、局部網絡、一體化、全面實現辦公自動化四個階段。其未來發展將體現以下特點：辦公環境網絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公業務集成化、辦公設備移動化、辦公思想協同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統智能化。我國辦公自動化發展經歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。

小

結（續）習

題

一、簡答

1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動化的未來發展將體現哪些特點？ 3．什么是辦公信息系統？它由哪些要素組成？ 4．一個完整的辦公信息系統應該具有哪些功能？

5．為什么必須加強辦公信息系統安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？ 21世紀高等院校規劃教材 辦公自動化實用技術 第 章

辦公自動化的基礎知識 【本章內容介紹】

?

本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發展狀況、未來發展趨勢、我國辦公自動化的發展過程和整體現狀；然后介紹了辦公信息系統的含義、構成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統的類型，并以某省政府辦公信息系統和某智能大廈辦公信息系統作為實例，分別說明了政府辦公信息系統和企業辦公信息系統的基本知識。【本章主要知識點】 ?

辦公自動化的含義

?

辦公自動化的層次 ?

辦公自動化的模式

?

辦公自動化的發展過程 ?

辦公自動化的發展趨勢 ?

我國辦公自動化發展概況 ?

辦公信息系統的組成與功能

?

辦公信息系統的安全與保密

?

辦公信息系統的類型和應用實例

【本章重點難點】

?重點

?辦公自動化的基本概念

?國內外辦公自動化的發展情況 ?辦公信息系統的組成與功能 ?辦公信息系統的安全與保密

?難點

?辦公自動化的發展趨勢

?辦公信息系統的安全與保密措施

1.1 辦公自動化的基本概念 1.1.1 概念

–辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）作為一個術語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。

–20世紀70年代美國麻省理工學院教授M.C.Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：―辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學及行為科學應用于傳統的數據處理難以處理的數量龐大且結構不明確的、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。‖

1985年，我國第一次OA規劃討論會給出的定義

–辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的。

1.1.2 層次: 辦公自動化分為三個層次 –事務處理型

最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。

–管理控制型

包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業務管理環節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率。–輔助決策型

最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統

1.1.3 辦公自動化的模式

?個人辦公自動化

?個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數據處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術等內容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS

Office等實現，在單人單機使用時非常有效。?群體辦公自動化

?群體辦公自動化是支持群體間動態辦公的綜合自動化系統，為區別傳統意義上的辦公自動化系統，特指針對越來越頻繁出現的跨單位、跨專業和超地理界限的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公的技術和系統。它有兩個特征，網絡化和智能化。1.1.4

辦公自動化的意義

1.實現辦公活動的高效率、高質量

2.實現辦公信息處理的大容量、高速度 3.實現辦公活動的智能化

1.2 辦公自動化的發展現狀與未來趨勢

1.2.1 起源

–20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統引入辦公室。

相關知識: –美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數據處理.–我國70年代末長春―一汽‖最早使用計算機開始進行數據處理工作.1.2.2.現代辦公技術設備的發展演變

辦公自動化技術設備的使用經歷了單機、局部網絡、大規模計算機網絡、世界性計算機網絡四個階段。

–1975年以前為辦公自動化的第一階段，設備以單機為中心。

?20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，設備使用在單機應用的基礎上，以單位為中心向單位內聯機發展，建立起電腦局部網絡系統（簡稱局部網絡）。

?20世紀80年代后期到90年代中期為第三階段，設備使用由電腦局部網絡向跨單位、跨地區聯機系統發展的階段。

?20世紀90年代中期至今為第四階段，是“全面實現辦公自動化”的階段。

1.2.3 辦公自動化的發展趨勢

辦公自動化未來發展將體現以下幾個特點： –辦公環境網絡化 –辦公操作無紙化 –辦公服務無人化 –辦公設備移動化 –辦公思想協同化 –辦公信息多媒體化 –辦公管理知識化

1.2.4 我國OA發展過程及其整體現狀 ?我國OA發展過程

?我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發展目標及遠景規劃。

?20世紀80年代末，我國開始大力發展辦公自動化，到現在已經有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現國家實力的國家級OA系統.?20世紀90年代中期后，隨著網絡技術(如100M以太網)、群件系統(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數據庫技術(成熟的關系數據庫管理系統)和各種面向對象開發工具(如Microsoft Visual Studio)等技術和產品日漸成熟而被廣泛應用，同時由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優化，這一切導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發展階段。

?整體現狀

?我國辦公自動化發展已經經歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

?起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

?已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，單位的投資沒有產生應有的效益。

?已經建立了自己的Intranet網絡，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

?已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳單位的有關情況；Intranet網已經對單位的管理產生了明顯的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

1.3 辦公信息系統的組成與功能 1.3.1 辦公信息系統的含義

辦公信息系統是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統。

1.3.2 辦公信息系統的構成要素

?辦公信息系統的構成要素牽涉人員、業務、機構、制度、設備、環境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是

?辦公人員 ?辦公信息 ?辦公流程 ?辦公設備

1.3.3 辦公信息系統的主要功能 1．辦公信息系統的基本功能（1）公文管理（2）會議管理

（3）部門事務處理（4）個人辦公管理（5）領導日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權限管理（8）業務信息管理

2．集成辦公環境下辦公信息系統的功能

具體來說，一個完整的辦公信息系統應該實現下面7個方面的功能。（1）建立內部通信平臺（2）建立信息發布平臺（3）實現工作流程自動化（4）實現文檔管理自動化（5）實現輔助辦公自動化（6）促進業務信息集成（7）實現分布式辦公

1.4 辦公自動化系統的安全與保密

加強系統安全與保密工作的必要性和重要性:

?辦公自動化系統中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現在開放式的網絡辦公環境下，系統很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統安全與保密顯得非常重要。

?影響辦公自動化系統安全與保密因素分析 ?安全保密因素: ?人為原因 ?自然原因 ?計算機病毒 ?其它原因

?系統安全的標志

?能防止對信息的非法竊取； ?預防泄露和毀壞事件的發生；

?在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短； ?安全保密系統符合經濟要求；

?安全保密系統符合使用方便性要求。

?數據保密的基本要求:

?數據隱蔽：避免數據被非授權人截獲或竊取；

?數據完整：根據通信期間數據的完整與否，檢驗數據是否被偽造和篡改； ?發送方鑒別：證明發送方的身份以防止冒名頂替；

?防發送方否認：在保證數據完整性有發送方身份的前提下，防止發送方事后不承認發送過此文件。

?加強系統安全和保密的對策

?行政措施 ?加強系統安全和保密的常用措施有：

行政法規、規章制度 社會允許的各種方式

?法律措施

針對計算機犯罪的打擊、制裁手段

?軟件保護措施

采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密

?物理保護措施

對場地環境和軟硬件設備及存儲介質等保護

?保證辦公自動化系統安全的對策：

?安全監視技術

用戶登記

設置權限

存取控制

工作日志 ?―防火墻‖技術

?自適應安全管理件

?終端識別

?計算機安全加權

?加強系統數據保密的常用對策有：

?用戶認證技術

?利用用戶專有信息: 口令

密碼

通行字

?利用用戶專有用品: 鑰匙

IC卡

磁卡

?利用保密算法 :

加密函數

動態口令 ?利用用戶的生理特征: 指紋

聲音

視網膜 ?計算機數據加密技術

?明文通過算法變為密文,密文到達對方通過解密算法再度變為明文

―雙鑰‖-----共鑰

密鑰 ?數字簽字技術

?利用數字簽名技術能夠實現在網上傳輸的文件具有以下身份保證，接收者能夠核實發送者對報文的簽名：發送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名

?一般單位采用的系統安全保密對策方案

（1）直接利用操作系統、數據庫、電子郵件以及應用系統提供的安全控制機制，對用戶的權限進行控制和管理；（2）在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范；

（3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備；

（4）對重要信息的傳輸采用加密技術和數字簽名技術。

1.5 辦公信息系統的類型及其實例 1.5.1 辦公信息系統的常見類型 1．政府型辦公信息系統 2．事業型辦公信息系統 3．企業型辦公信息系統 4．經營型辦公信息系統 5．專業型辦公信息系統 6．案例型辦公信息系統

7．控制中心型辦公信息系統 8．事務型辦公信息系統

1.5.2 ××省政府OIS的應用實例 1.5.3 ××智能大廈OIS的應用實例

?智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(Building Automation System，樓宇自動化)，OAS(Office Automation System，辦公自動化)，CAS(Communication Automation System，通信自動化)

?也有人將 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自動化)和 SAS(Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統，稱之為5A大廈。小

結

?辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人—機信息處理系統，以達到提高工作質量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應，當前辦公自動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。

?20世紀60年代初，美國最先將電腦系統引入辦公室。之后，辦公自動化的發展過程在技術設備的使用上經歷了單機、局部網絡、一體化、全面實現辦公自動化四個階段。其未來發展將體現以下特點：辦公環境網絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公業務集成化、辦公設備移動化、辦公思想協同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統智能化。我國辦公自動化發展經歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。小

結（續）習

題

一、簡答

1．什么是辦公自動化？它包括哪些層次？ 2．辦公自動化的未來發展將體現哪些特點？ 3．什么是辦公信息系統？它由哪些要素組成？ 4．一個完整的辦公信息系統應該具有哪些功能？

5．為什么必須加強辦公信息系統安全和保密管理？常用的對策措施有哪些？

第 3 章

辦公中的文字和表格處理

【本章內容介紹】

? 本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識

?

通過一個簡單、實用的― 招錄公務員通知‖ 文檔為例，講解了從文本錄入、內容編輯、格式排版、頁面設置一直到打印操作、網上發布的文檔處理過程

?

以制作― 通知‖ 公文為例介紹了公文向導制作公文的方法，并介紹了公文處理的基本規范

?

以制作 ― 報考簡章‖ 為例，介紹了復雜文檔制作的相關知識

?

通過制作招錄職位表、報名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法。

【本章主要知識點】

? ? ? ? ? ? ? ? 文檔的錄入、編輯和排版 文檔的頁面設置與打印操作 利用向導制作辦公公文 大綱視圖的使用 多級標題符號的設置 樣式的設置與使用 規則文字表格的制作 復雜文字表格的制作 ? 利用Excel制作表格

3.1

文字處理工作概述

3.1.1 文字處理及其文字處理軟件

下圖描述了辦公中計算機文字處理的基本工作過程。

文字處理軟件的主要功能

1．文件存儲 2．內容編輯 3．簡單排版 4．輸入校驗 5．輸出

6．提供輸入／輸出接口 7．對象的嵌入與鏈接

3.1.2 文字處理軟件的操作流程

3.2 本章實例效果說明1 3.2 本章實例效果說明2 3.2 本章實例效果說明3 3.2 本章實例效果說明4 3.2 本章實例效果說明5 3.2 本章實例效果說明6 3.3

利用一般文檔處理流程制作“招錄通知” 3.3.1 啟動Word并作相關設置 1．啟動Word軟件 2．工具欄的設置（1）工具欄簡介

（2）將并列的―常用‖工具欄與―格式‖工具欄分開（3）工具欄的顯示或隱藏 3.3.2 文字和符號的錄入

1．選擇漢字輸入方法 2．文本內容的輸入 3．特殊符號的錄入

4．文檔錄入后的聯機校對

3.3.3 文檔內容的編輯和保存

1．光標定位 2．選定文本

（1）選擇內容較少并且不是整段的選取（2）選擇內容多但不是全文時的選取（3）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選取（5）文檔內容的擴展選取（6）選定的簡化

3.3.3 文檔內容的編輯和保存

3．修改文本技巧

4．復制、移動、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法

（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標拖動方法 5．―選擇性‖粘貼的作用 6．撤消和恢復操作

3.3.4 字體與段落格式排版 3.3.5 文檔的頁面設置 1．設置紙張大小和方向 2． 調整頁邊距 3．設置頁眉、頁腳不同以及垂直對齊方式 4．確定每頁中的行數和每行的字符數 3.3.6 打印效果的預覽 3.3.7 文檔的打印輸出 1．打印操作的基本步驟 2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打印

（2）一次連續打印多篇文檔

（3）―打印‖對話框中其他常用項目設置 3．文檔打印操作時的相關問題

（1）打印功能選項和設置打印機屬性設置（2）暫停和終止打印

3.3.8 文檔的網上發布

3.4

辦公文字處理規范及其公文向導應用

3.4.1 辦公室文字處理的基本規范

1．公文種類 2．公文格式 3．公文用紙 4．公文用字 5．公文書寫

3.4.2 利用公文向導制作招錄通知正文 3.5

制作―報考簡章‖復雜文檔

3.5.3

復雜文檔的文字快速錄入技巧

1．借助外部設備 2．自己定義新詞 3．利用自動圖文集 4．善于使用自動更正 5．巧妙利用替換功能

6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧 3.5.4 編號和項目符號的設置 3.5.5 樣式的應用與管理 1．樣式的基本知識 2．直接套用樣式 3．新建樣式

4．使用自己新建的樣式 5．修改樣式 6．樣式的管理

3.6

電子表格處理概述

電子表格制作軟件選取

1．規則的文字表格用Word中的―插入表格‖方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復雜文字表格，利用Word的―繪制表格‖方法制作。

3．形狀雖然很不規則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區域，然后―合并居中‖來實現。

4．包含大量數字并且需要進行公式、函數運算的表格最好使用Excel制作。

5．數據統計報表和數據庫表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數據庫表格并進行數據處理將在下一章進行詳細介紹。3.6.2 電子表格的常用術語和通用操作

3.7 利用WORD的插入表格法制作規則的錄用職位表 3.8

利用WORD的繪制表格法制作稍復雜的報名登記表 1．制作表格標題 2．繪制表格

3．合并與拆分單元格 4．調整表格的整體形狀 5．表格中文字的編排

6．設置表格外框線的粗線效果 3.9

利用EXCEL制作報名匯總表

小 結

? 在辦公事務中，文字和表格處理是經常進行的兩種操作。

? 本章通過辦公實踐中的一個―招錄公務員考試‖綜合實例，詳細介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識和具體操作方法。主要內容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設置與打印操作；利用向導制作辦公公文；復雜文檔制作中的大綱視圖運用、多級標題符號的設置、樣式的使用等；規則文字表格的制作，復雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。

? 通過本章的學習，讀者可以達到能夠熟練進行辦公業務管理中文字處理和表格處理工作，對日常工作中像公告文件、工作計劃、年度總結、調查報告、科研論文等文檔能夠進行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對于各種工作日程表、節假日值班表、報名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作。

習

題

一、填空

1．在Word文檔中要選擇一個矩形區域，應該在拖動鼠標的同時按住______鍵。

2．在Word中可以利用文檔左側的選擇區來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。

3．選擇全部文檔內容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。

4．將一篇文檔中多處都出現的縮略詞―OA‖全部修改為―辦公自動化‖的方法為______________________。

5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復制到其它文字或段落中，應該使用Word ―常用‖工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。

6．在應用Word編輯含有英文的文檔，如果出現單詞拼寫錯誤，則英文單詞下面自動加上___________；如果有語法錯誤，則英文句子被自動加上___________。

7．可以通過選擇菜單項―___________|___________‖打印當前文檔。

8．某個文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應該______。9．在Word中，當前文檔的總頁數和當前頁的頁號顯示在窗口的______位置。

10．在Excel中，要實現表格標題的跨列居中，應該單擊____工具欄上的_____按鈕。

第 4 章

辦公中的數據分析與處理

【本章內容介紹】

? 在辦公業務實踐中，經常需要對大量的業務數據進行分析和處理。如職工工資表中工資的計算、匯總、分析，公司產品銷售表中銷售額的統計、匯總、合并計算以及人事考勤表中職工請假、曠工、出勤等情況的分析統計等。

? 本章采用實例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公業務實踐中常見的數據分析與處理方法，主要包括數據的排序、篩選、分類匯總、數據透視、圖表制作、公式與函數運用以及數據關聯表格的操作。【本章主要知識點】

? ? ? ? ? ? ? ? ?

Excel表格中內容填充的常用技巧 Excel數據庫表格的特殊格式設置 Excel表格中數據有效性的設置 Excel數據庫表格中的排序與篩選 Excel數據庫表格中的分類匯總操作 Excel數據庫表格中的數據透視分析 Excel中的數據圖表制作 Excel表格中公式和函數的使用 Excel中的關聯表格操作

4.1 EXCEL數據分析與處理概述

? 在辦公業務中，除了文字和表格之外，還需要經常進行有關數據處理，有時候還需要將處理的數據結果用一種圖表來進行表現。

1．Excel中的數據庫表格簡介

? 數據庫就是與特定主題相聯系的信息集合。在Excel中，數據庫實際上就是工作表中的一個區域，是一個二維表。2．Excel中的數據分析與處理

? Excel中有很多可以進行的數據分析和數據處理功能，包括數據排序、數據篩選、分類匯總、數據透視、合并計算、關聯表格處理等。

? 本章將對上一章的實例進一步進行介紹，包括對報名匯總表進行數據分析，例如：按照某個主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進行分類匯總、對整個表格進行數據透視分析等；同時，本章還將利用Excel中的公式和函數進行筆試成績的計算、篩選、查詢，與面試成績進行關聯表格的綜合處理等。3．Excel中的數據圖表制作

? 利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數據圖表。

? 這些數據圖表可將枯燥的數字形象化，并且通過數據圖表可以了解到數據之間的相互關系和變化趨勢。? 數據圖表的類型很多，在辦公實踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點圖等。

4.2 ―報名信息匯總表‖數據庫的建立

4.2.1 建立―報名匯總表‖數據庫框架

4.2.2 ―編號‖列的自動序列填充

4.2.3 定義單元格數據的有效性

4.2.4 使用數據清單添加記錄

制作效果

4.3

對―報名匯總表‖進行數據分析

? 本節介紹利用Excel中的有關功能，對―報名信息匯總表‖進行數據分析的操作方法，主要包括數據的排序、篩選、分類匯總與數據透視等功能。

4.3.1

對―報名信息匯總表‖內容進行排序 1．排序的依據

2．按單個字段排序 3．按多級字段排序 4．特殊排序方式

4.3.2 對―報名信息匯總表‖內容進行篩選

? 1．自動篩選 ? 2．高級篩選

? 3．高級篩選時的注意事項

4.3.3 對―報名信息匯總表‖中數據分類匯總

? 使用分類匯總，能夠在數據庫適當位置加上統計結果，使數據庫變得清晰易懂。

? 對于本例，根據需要，可以對―性別‖數據進行分類匯總，以便了解不同性別報名情況；也可以按照―學歷‖進行分類匯總，以便了解不同學歷的報名人數；可以對―報考職位‖進行匯總，以便了解各個不同職位的報名情況。? 在執行分類匯總命令之前，首先應該對數據庫按照待匯總字段進行排序。4.3.4 對―報名信息匯總表‖進行數據透視分析 ? 1．數據透視表（圖）的概念

? 2．數據透視表的創建 ? 3．創建數據透視圖 ? 4．數據透視表的更新 ? 5．刪除數據透視表

4.4

利用數據圖表表現數據之間關系

? Excel數據圖表能將工作表中的數據變為非常直觀的圖形格式，并且從圖表上很容易看出結果，以及數據之間的關系和數據的發展趨勢。

4.4.1 利用圖表向導創建條形圖

? 利用圖表向導方法可以創建嵌入到原工作表中的柱形圖表，該圖表可以用來反應各地報考各種不同職位的人數情況，其樣式效果如圖4-27所示。

4.4.2 數據圖表的格式設置與內容更新 1．圖表的組成

2．圖表的格式設置 3．數據圖表的內容更新

4.4.3 利用快捷鍵建立單獨的圖表并進行格式設置

? 在上面的向導方法制作圖表外的最后一個步驟中選擇―作為新工作表插入‖，即可制作一個單獨的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨的柱狀圖表，然后再進行三維效果以及其他項目的格式設置和修飾，4.4.4 選取不連續區域制作表現各職位報考人數比例的餅圖

? 對不連續區域的數據，也可以制作圖表，這在餅狀圖制作中非常普遍。圖4-36的餅圖就是如此制作的，它用來反應各個崗位報名人數在總人數中的比例。

4.5

筆試成績的數據處理

? 上面的報名情況經過審核、分析和匯總之后，下一個環節就是要對合格考生進行統一設置準考生編號，并舉行統一考試，包括筆試和面試。在本節重點介紹考試成績的處理方法，主要用到了Excel中的數據庫表格設置、內容錄入技巧、公式和函數使用以及關聯表格操作等。4.5.1 筆試成績處理表的框架建立

? 招錄過程的第一步是筆試，為此先建立筆試成績數據庫表格框架。

? 建立好的數據庫格式框架如下圖所示，還需要進行數據輸入和格式設置工作。

4.5.2 成績處理表中原始數據的輸入

表格框架建立后，下一步就是要輸入原始數據，輸入時候需要注意以下幾點：

（1）―編號‖字段可利用自動序列輸入，為了使A4 單元格中顯示出―001‖效果，需要在輸入時現以單引號（?）開頭，否則輸入的―001‖將只是顯示為―1‖。

（2）―性別‖字段可以設置有效性，或者利用列表選擇輸入。

（3）三門考試課程對應的三個字段，需要先設置數據有效性（整數，范圍0～100），然后再進行數據的輸入，這樣才能較好地避免數據輸入時的錯誤。4.5.3 數據庫表格的格式設置

? 1．數據庫標題格式設置 ? 2．字段標題格式設置 ? 3．條件格式化設置 ? 4．表格邊框線設置

? 5．間隔底紋效果的設置

4.5.4 用公式計算筆試成績

? 筆試成績的最后結果需要使用公式來進行運算。? 公式的有關知識：

? 公式是對工作表中的數據進行計算和分析的一種等式，它可以對工作表數值進行算術運算、關系運算和邏輯運算，同樣也可以對字符數據以及其他數據進行運算。公式可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格，或者其他工作簿的工作表中的單元格。

公式輸入應該遵循的基本規則

（1）公式輸入時必須以―=‖開頭，公式中間不能包括空格。

（2）公式中的單元格引用，可以在編輯區直接輸入，也可以通過單擊該單元格或拖動單元格區域從而實現自動填入。

（3）用算術運算符號：+（加）、—（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符運算符號&(連接字符串)以及關系運算符號>（大于）、<（小于）、=（等于）等來說明公式的操作類型。

（4）在公式中可以使用圓括號，也只能使用圓括號，并且允許圓括號嵌套，但是應該注意嵌套時前后括號的匹配關系，計算順序是先內層再外層。（5）單元格中的公式內容顯示在編輯欄中，計算結果則顯示在單元格內，如果希望直接在單元格中顯示為公式，可以使用Ctrl+~鍵（在Tab鍵的上面），再次鍵入，則取消公式顯示，重新顯示結果。4.5.5 利用RANK函數確定筆試名次

? 在Excel 中，名次的確認最好使用RANK函數，該函數是專門進行排名次的函數，其結果是返回一個數值在一組數值中的排位。

? RANK函數的語法格式為： RANK(number,ref,order)。其中：Number 為需要找到排位的數字；Ref 為包含一組數字的數組或引用；Order 為一數字，指明排位的方式，為 0 或省略，按降序排列排位，不為零，按升序排列進行排位。

? 對本例中筆試成績的名次排列，使用RANK函數并進行函數拖動復制即可。同樣先選擇H4單元格，在編輯欄中輸入公式―=RANK(G4, $G$4:$G$33)‖，然后按回車鍵，即可得到第一個考生的名次―4‖，采用與上面同樣的方法拖動復制得到每個考生的名次。

4.5.6 利用IF函數確定考生是否通過筆試考試

在Excel 中，利用IF函數可以非常方便地進行條件判斷。本實例中，名次確認完成后，根據考試規則要求，假設只能選取前40%（即前12名考生進入面試階段。則―是否通過‖一列可以按照如下步驟進行操作。（1）將鼠標定位到I4 單元格。

（2）在I4 單元格中輸入：=IF(H4<=12,“可以”,"")。

（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則I4 單元格中顯示出計算結果―可以‖。（4）選取I4 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到I33。

（5）松開鼠標，則I5到I33 中部分單元格將會顯示出―可以‖樣式，如圖4-46所示，說明這些人都在前12名之內，順利通過了筆試考試階段。

4.5.7 利用自動篩選獲取通過筆試人員的情況

? 對于通過筆試考試的考生，還需要進行面試，為此需要將他們的記錄從數據庫中篩選出來。將筆試成績合格者篩選出來，可以利用自動篩選功能實現。

4.5.8 綜合成績表的創建

? 將Sheet3工作表更名為―綜合成績表‖，并制作如圖4-49樣式表格。該表格中 ―編號‖、―姓名‖、―筆試成績‖三列下面對應的內容從―筆試通過‖工作表復制過來即可，―面試成績‖一列根據實際情況輸入。4.5.9 綜合成績計算

可以采用與前面計算筆試成績一樣的方法計算筆試和面試的綜合成績。步驟如下：（1）將鼠標定位到―綜合成績表‖工作表的F2單元格中。

（2）在F2 單元格中輸入公式―=D2*0.7+E2*0.3‖（此處假設在綜合成績計算中，筆試部分占70%，面試部分占30%）。（3）單擊編輯欄上的確定按鈕，則F2 單元格中顯示出計算結果―84.97‖。（4）選取F2 單元格，拖動單元格右下角的拖動柄一直到F13。

（5）松開鼠標，則F3到F13 的所有單元格均計算出了對應的綜合成績。4.5.10 綜合名次以及最后結果的確定

? 按照與4.5.5和4.5.6中類似的方法，分別利用RANK函數和IF 函數，確定每個考生的―綜合名次‖并給出―是否進入體檢階段‖的判斷（假設綜合名次前50%的可以進入）。? 綜合成績表的最后處理結果如圖4-50所示。

? 圖4-50 綜合成績表的最終效果

小 結

? 在辦公業務實踐中，經常需要對大量的業務數據進行分析和處理。這在Excel中通常通過建立數據庫表格來實現。利用有關功能可以對Excel數據庫表格進行數據分析，包括數據排序、數據篩選、分類匯總以及數據透視分析等。利用數據清單可以制作精美的數據圖表，利用公式和函數能夠進行各種復雜、繁瑣的數據計算和數據處理。

? 對于數據的排序操作，需要掌握排序依據，單個字段排序和多個關鍵字段排序的操作方法。數據篩選有兩種操作方法：自動篩選與高級篩選，要注意二者的適用情況，對于高級篩選，還必須掌握如何正確設置篩選條件區域。

小

結（續）習

題

一、填空

1．Excel對數據表中數據進行分類匯總前首先應該_______________。

2．對數據庫表格中的數據進行條件格式化時，最多可以設置_______個不同條件。3．使用Rank函數時，如最后一個參數為―1‖，則排列名次為按照________排列。

4．高級篩選時，條件區域中同一個條件行的不同單元格中的條件之間互為___________的邏輯關系；不同條件行的單元格條件之間互為____________的邏輯關系。

三、簡答題

1．Excel中如何進行數據有效性設置？

2．如何實現Excel數據庫表格各個記錄行之間的底紋顏色為紅綠相間的效果？

3．Excel對數據庫如何進行高級篩選？高級篩選時設置條件區域必須注意哪些問題？

4．如何對Excel制作的人事檔案數據庫按照姓氏筆畫排序？

5．源數據改變后，利用其生成的數據透視表能否自動更新？如果不能，應如何更新？

四、應用題

1．將本章講解的實例自行操作一遍。

2．習題圖4-1為一家手機廠商2004年第4季度的全國銷售一覽表，請進行如下操作。（1）按照該表格的表頭格式，利用Excel設計數據庫表格。（2）用記錄單的方法輸入下表中給出的所有內容。（3）利用公式或函數計算出該表格后5列的數據結果。

（4）利用分類匯總的方法，計算各銷售地區的季度銷售總額。（5）制作用來反應本季度各地區銷售數據比例關系的餅狀圖。（6）篩選出售價在1600元以上的手機的銷售情況。

（6）篩選出三個月份銷售數量均超過150件的手機型號及其銷售地區。

（8）用分類匯總的方法，統計出總公司各種型號手機三個月份的平均銷售量。（9）用數據透視表統計各個分公司、各種型號手機的銷售總額。（10）用數據透視圖顯示各個分公司、各種型號手機的銷售總額。

第 5 章

辦公中的演示文稿制作

【本章內容介紹】

? 在一些辦公業務中，如會議發言、單位介紹、產品說明等，經常有一些復雜的內容難以用語言描述，此時最好的辦法是事先準備一些帶有文字、圖形、圖表甚至視頻、動畫的演示文稿，用來闡明論點，然后在面向觀眾播放這些幻燈片的同時，進行更詳細的講解。

? 本章主要介紹如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。

【本章主要知識點】

? ? ? ? ? ? ? PowerPoint功能及其主要術語 演示文稿的創建方法 演示文稿中文字的編排 演示文稿中各種對象的添加 演示文稿的編輯與修飾 演示文稿的放映設置 演示文稿的顯示與打印

5.1 演示文稿簡介及本章實例說明

5.2演示文稿的創建

PowerPoint 的啟動、退出與界面組合 PowerPoint 的啟動界面組成 快速創建演示文稿框架 幻燈片中文字的編排

幻燈片中多媒體對象的添加

幻燈片中旁白的錄制

幻燈片中表格與圖表的添加

幻燈片中組織結構及其他對象的添加

3、演示文稿的修飾與編輯 幻燈片中對象的編輯(1)幻燈片中對象的編輯(2)幻燈片中對象的編輯(3)演示文稿模板的設計和更換(1)演示文稿模板的設計和更換(2)幻燈片版式的更新 幻燈片背景的修改

幻燈片配色方案的修改(1)幻燈片配色方案的修改(2)演示文稿母版的設計(1)演示文稿母版的設計(2)頁眉頁腳的添加

5.4 演示文稿的放映設置 放映方式的設置(1)放映方式的設置(2)放映方式的設置(3)切換效果的設置(1)動畫效果的設置(1)動畫效果的設置(2)超級連接的設置

自定義放映的設置(1)自定義放映的設置(2)5.5 演示文稿的打包操作 5.6 演示文稿的的顯示與打印

3.演示文稿的打印

小 結

? 在辦公事務中，通過制作并播放直觀、形象、生動的多媒體演示文稿，可以解釋一些較復雜的概念、問題和現象，從而能抓住人們的注意力，增強演示內容的顯示效果。

? 制作演示文稿時，首先需要創建其框架結構，然后進行文字輸入以及文字編排；根據需要，演示文稿的一些幻燈片中還可以進行圖片與圖形的添加，表格與圖表的添加，組織結構圖的添加，聲音與影片的添加，以及進行幻燈片播放時旁白的錄制。? 演示文稿制作完成后，有時還需要進行調整和修飾，這就牽涉到幻燈片及其其中對象的復制、移動、修改、刪除等操作；根據需要還可以進行幻燈片模板的更換，修改幻燈片的母版設置，更改幻燈片的背景和幻燈片中各元素的配色方案等。

小

結（續）習

題

一、填空

1．快速創建演示文稿框架的方法主要有__________、___________ 和__________。

2．演示文稿的輸出類型有____________、____________、____________、____________和 ____________五種，使用電腦放映演示文稿常用。

3．幻燈片一般分為_______區和________區兩部分。標題通常應在 區，幻燈片要展示的信息要在區。

4．演示文稿的視圖方式主要有_________、__________、_________、_________。

5．幻燈片的三種放映方式分別是________、________、_________，分別適用于_________、_________、__________的場合。

四、應用

利用本章所學知識，練習演示文稿和幻燈片的制作。具體要求如下：

1、第一張幻燈片為封面，最后一張幻燈片為封底；第二張幻燈片為目錄，目錄到各張幻燈片之間應該有雙向的超級連接；

2、各張幻燈片之間有切換效果設置；

3、每張幻燈片應該有動作按鈕設置，并且要求風格一致；

4、幻燈片個數不少于15張，根據需要可以分設幾層；

5、幻燈片中對象至少應該有圖片、圖表、組織結構圖、表格、動畫、流程圖、聲音、視頻等；

6、至少要有兩張幻燈片有豐富的對象，從而可以設置各種各樣的自定義動畫效果；

7、插入聲音、視頻等多媒體對象時，如果文件太大，則不需要存盤，只進行練習即可；同時，如果要存盤不要有太多圖片，另外盡量使用GIF和JPEG圖片從而減少圖片磁盤存儲量；

8、練習文件打包操作；

9、練習幻燈片放映時的操作控制；

10、練習將文件存為pps或web格式，查看效果。第 6 章

辦公中的桌面信息管理

【本章內容介紹】

? 在辦公業務處理中，辦公人員經常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯系人和任務等，利用有關軟件可以提高這些活動的管理效率。

? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業務范圍及具體操作方法，包括創建和維護聯系人列表，創建、發送、接收和管理電子郵件，創建和運用任務，使用日歷對約會、會議等日常事務進行管理以及日記、便箋的創建與應用。

【本章主要知識點】

?

? ? ? ? Outlook的賬號設置 聯系人的創建與維護 E-mail創建、收發與管理 任務的創建與應用 利用日歷創建約會 ? ? 利用日歷安排會議 日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動與退出 ? Outlook的啟動

? Outlook的用戶賬號設置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出

Outlook的啟動

啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：

1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號設置

? 初次啟動Outlook時會出現一個向導，提示用戶進行賬戶設置。操作步驟如下： ? 1．啟動Outlook，得到―Outlook啟動‖對話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-2所示的對話框中，選擇―不升級‖，單擊―下一步‖

? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-4所示的對話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕

? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對話框中，進行如下操作：

?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

?（2）在―服務器信息‖一欄，輸入接收郵件服務器和郵件發送服務器的名稱，如在―接收服務器‖和―郵件發送服務器‖對應的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設置‖按鈕。

? 6．在―Internet電子郵件設置‖對話框的―連接‖選項卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出

? 單擊Outlook窗口右上角的關閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等

聯系人的創建

? Outlook中的―聯系人‖文件夾可以將與某個聯系人所有相關的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯系地址、商務傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務請求發送給聯系人。

創建―聯系人‖的操作步驟如下

啟動Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯系人‖窗口。在圖6-8的―聯系人‖窗口逐項輸入于越的個人資料信息

電子郵件的使用

? 創建、發送和接收電子郵件

? 管理郵件

? 電子郵件使用注意事項

創建郵件

?(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內容。?(2)按要求對郵件的正文進行格式設置。

?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用―聯系人‖文件夾自動填寫。? 下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創建方法。操作步驟如下：

?（1）啟動Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對話框。

一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個對郵件內容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。

（2）在空白郵件窗口中作如下操作： ①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。

③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會人員要求‖。

? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當編輯和排版

發送郵件

? 郵件編寫完成后，需要發送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的―發送‖按鈕，即可完成郵件發送。

接收郵件

? 單擊―工具‖菜單下的―發送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件

? 郵件排序

? 郵件篩選

? 郵箱管理

郵件排序

? 在―收件箱‖最右側―郵件列表‖上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據這些圖標可以區別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態；——標記狀態，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標； ——顯示郵件的發件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。

? Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：

?（1）鼠標右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發件人‖圖標，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。

?（2）在彈出的―查看摘要‖對話框中單擊―排序‖按鈕

? 圖6-14對話框的―排序依據‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據中選擇―接收時間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。

郵件篩選

? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：

?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當前視圖‖命令。

?（2）在出現如圖6-15所示的級聯菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據需要可以進行選取。

?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時序表‖將指定日期（默認為當天）的郵件篩選出

郵箱管理

? 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：

?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對話框。

? 2）在―郵箱清除‖對話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大小；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動存檔‖按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項

? 預防電子郵件病毒

? 電子郵件的使用技巧與建議

預防電子郵件病毒

? 因特網是一個巨大的信息庫，每天有數不清的信息在網絡上流動，網上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網絡病毒，那么，它可以通過網絡尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。

? 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結合。電子郵件的使用技巧與建議 ? 1）盡量使用專門的郵件管理程序

? 現在網上某些網站還提供免費郵箱服務，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業務則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學習）可以在離線的狀態下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發送 ‖按鈕自動接通網絡集中發出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設置E-mail軟件

? 正確設置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發郵件后自動掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發結束就自動斷線。

? 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發郵件

? 盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經濟代價。?（4）多申請幾個不同站點的免費信箱

? 如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物

? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉至相關網址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關信息。

?（6）公共場合盡量少填寫個人信息

? 在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時整理信箱

? 檢查信箱并及時刪除已經下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節省時間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存

? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當在公用的機器上進行電子郵件操作后，應該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務的創建和使用

? 任務是一項與人員或工作相關的事務，用戶可以接受上級分派的任務，也可把任務分派給其他人。當用戶有一個新任務要求時，就需要創建一個新的任務項目。

? 下面以實例問題說明如何創建任務,問題情形如下：

? 假設海田公司為了豐富職工業余生活，促進企業文化建設，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現在需要給相關人員下派該任務，要求各位職工報名參加。

? 下面就以該事項為例，講解如何創建和分派任務。1．任務的創建

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，打開―任務－Microsoft Outlook‖窗口。

?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務‖窗口。

?（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：

? ① 在―主題‖文本框輸入任務名稱：―星期天去郊游‖。

? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態‖下拉列表框的―▼‖選擇任務的狀態（未開始、進行中等）。? ④ 單擊―優先級‖列表框的―▼‖選擇任務級別（低、普通和高）。

? ⑤ 選擇―提醒‖復選框，設置提醒時間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）

? 創建好的任務如圖6-19所示，單擊―保存并關閉‖按鈕，將創建的任務保存

2．任務的分派

? 任務的分派是將已建立的或新建的任務作為電子郵件內容向其他人發送，以分派給任務承擔者具體任務。操作步驟如下： ?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，在右側的―任務列表‖框中雙擊要分配的任務主題，將任務打開或者新建一任務。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務‖窗口中―動作‖菜單下的―分配任務‖命令或常用工具欄中的―分配任務‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。

日歷的使用

? 利用日歷創建約會 ? 利用日歷安排會議

利用日歷創建約會

? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論―公務‖還是―私務‖都會在日歷中顯示出來，而且根據設置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。? 下面以實例問題說明如何利用日歷創建約會,問題情形如下：

? 為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設置提醒音樂。

? 要利用―日歷‖安排以上的約會，操作步驟如下：

? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標，選擇―文件‖／―新建‖／―約會‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會‖窗口。

? 2．在―未命名-約會‖窗口作如下操作：

?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結束時間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復選框，認定提醒的時間：15分鐘

利用日歷安排會議

? 在―日歷‖中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發送到與會者手中，還可以對與會者進行響應跟蹤。? 要利用日歷安排本節實例要求的產品策劃會議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標，打開―日歷‖窗口。

? 2．在日歷窗口中，選擇―動作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計劃‖選項卡

? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會者及資源‖對話框

? 4．在圖對話框中―顯示名稱來源‖右側的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對話框。

? 5．單擊―約會‖選項卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產品策劃‖，在―地點‖文本框中輸入開會的地址―公司多媒體演播廳

日記和便箋的使用

? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務，以便給自己作出提醒

? 日記的使用

? 便箋的使用

日記的使用

? 創建日記條目

? 自動記錄日記條目

? 打開日記條目

便箋的使用

? 創建便箋

? 編輯便箋

創建日記條目

? 創建日記條目的操作步驟如下：

?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內容如圖6-28所示，其中：

? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；

? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側的―▼‖從中選擇能表達日記內容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；

? ④―時間‖列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續的時間；

? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內容。

自動記錄日記條目

? 在Outlook中，通過設置還可以自動記錄某些工作內容。操作步驟如下： ?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項‖對話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項‖對話框。

?（3）在如圖6-30所示―日記選項‖對話框中的―自動記錄‖列表框中選擇要自動記錄的項目；在―聯系人‖列表框中選擇要自動記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。

打開日記條目

? 根據需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項，打開―日記‖窗口

?（2）在日記窗口右側列表框中單擊―××××年××月‖右側的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。

?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應的日記條

創建便箋

? 創建便箋有多種方法，本小節介紹其中一種。操作步驟如下：

? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字

編輯便箋

? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（―近快‖應為―盡快‖），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復制等操作，還可以為便箋設置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯

? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標，在黃色便箋紙中進行修改即可。?（2）便箋顏色的設置

? 在便箋圖標上右擊鼠標，在快捷菜單中指向―顏色‖項，在下一級菜單中單擊相應的顏色名，可以將便箋按其內容的不同分別設置為粉紅、藍、綠和白等顏色

小 結

? 在辦公業務處理中，經常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務的分派；聯系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質量。

? 學習中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設置；熟悉聯系人的創建方法及其聯系人文件夾的應用；能夠進行電子郵件的創建、發送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創建約會和安排會議；了解任務創建及其任務分派的方法；知道便箋、日記的創建方法及其作用。

習

題

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、創建聯系人、創建任務和任務的分派、_________、_________、使用日歷安排________ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯系人窗口，創建聯系人。

4． Outlook中處理創建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統自動填入。

5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項，應單擊_______，然后在列表框中選擇________。

第 6 章

辦公中的桌面信息管理

【本章內容介紹】

? 在辦公業務處理中，辦公人員經常需要進行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯系人和任務等，利用有關軟件可以提高這些活動的管理效率。

? 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業務范圍及具體操作方法，包括創建和維護聯系人列表，創建、發送、接收和管理電子郵件，創建和運用任務，使用日歷對約會、會議等日常事務進行管理以及日記、便箋的創建與應用。

【本章主要知識點】

?

? ? ? Outlook的賬號設置 聯系人的創建與維護 E-mail創建、收發與管理 任務的創建與應用 ? ? ? 利用日歷創建約會 利用日歷安排會議

日記和便箋的使用 1.Outlook的啟動與退出

? Outlook的啟動

? Outlook的用戶賬號設置 ? Outlook的界面組成? Outlook的退出

Outlook的啟動

啟動Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：

1．雙擊Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖圖標。2．選擇單擊―開始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用戶賬號設置

? 初次啟動Outlook時會出現一個向導，提示用戶進行賬戶設置。操作步驟如下： ? 1．啟動Outlook，得到―Outlook啟動‖對話框，如圖6-1，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-2所示的對話框中，選擇―不升級‖，單擊―下一步‖

? 在如圖6-3所示的―賬戶配置‖對話框中選擇―是‖，單擊―下一步‖按鈕

? 在如圖6-4所示的對話框中，選擇―POP3‖，然后單擊―下一步‖按鈕

? 5．在如圖6-5所示的―電子郵件賬戶‖對話框中，進行如下操作：

?（1）在―用戶信息‖一欄，輸入用戶的名字和電子郵件地址，如―火艷‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

?（2）在―服務器信息‖一欄，輸入接收郵件服務器和郵件發送服務器的名稱，如在―接收服務器‖和―郵件發送服務器‖對應的文本框中分別輸入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

?（3）在―登錄信息‖一欄，輸入用戶名和密碼，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。?（4）單擊―其他設置‖按鈕。

? 6．在―Internet電子郵件設置‖對話框的―連接‖選項卡中，選擇―連接‖方式，單擊―確定‖按鈕，如圖6-6所示。Outlook的界面組成Outlook的退出

? 單擊Outlook窗口右上角的關閉按鈕或單擊―文件‖菜單下的―退出‖命令等

聯系人的創建

? Outlook中的―聯系人‖文件夾可以將與某個聯系人所有相關的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號碼、聯系地址、商務傳真、電子郵件、生日、紀念日等，還可以方便快速地查找某個人的聯系方式，也可將會議請求、電子郵件或任務請求發送給聯系人。

創建―聯系人‖的操作步驟如下

啟動Outlook，單擊―文件‖／―新建‖／聯系人‖命令，打開如圖6-8所示的―未命名－聯系人‖窗口。在圖6-8的―聯系人‖窗口逐項輸入于越的個人資料信息

電子郵件的使用

? 創建、發送和接收電子郵件

? 管理郵件

? 電子郵件使用注意事項

創建郵件

?(1)輸入郵件的主題（參會人員要求）和以上正文內容。?(2)按要求對郵件的正文進行格式設置。

?(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會用―聯系人‖文件夾自動填寫。? 下面說明利用Outlook進行該電子郵件的創建方法。操作步驟如下：

?（1）啟動Outlook，選擇―文件‖/―新建‖/―郵件‖命令，彈出如圖 6-10所示―未命名的郵件‖對話框。

一封郵件由郵件頭和郵件體兩部分組成。郵件頭類似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、郵件主題等信息。其中：―收件人‖一欄填入收件人的E-mail地址，是必須填的；―抄送‖一欄根據需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主題‖填入一個對郵件內容的作簡短概括的詞語。郵件體是一封郵件的正文部分。（2）在空白郵件窗口中作如下操作：

①―收件人‖文本框：輸入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：輸入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中間用―，‖或―；‖隔開。

③―密件抄送‖文本框：也是輸入接收郵件副本人的E-mail地址，與―抄送‖文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的? ―主題‖框：輸入文字―參會人員要求‖。

? ⑤―正文‖框：在主題的下半部分，按總裁的要求輸入原文并進行適當編輯和排版

發送郵件

? 郵件編寫完成后，需要發送。操作時，單擊圖6-12所示窗口中的―發送‖按鈕，即可完成郵件發送。

接收郵件

? 單擊―工具‖菜單下的―發送和接收‖命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到―收件箱‖里，用戶可以隨時閱讀郵件。管理郵件

? 郵件排序

? 郵件篩選

? 郵箱管理

郵件排序

? 在―收件箱‖最右側―郵件列表‖上面有一行圖標按鈕和文本按鈕，每一個圖標或文本都表示一種特定的含義，它們會被標記在所收到郵件的前面，根據這些圖標可以區別對待所收到的郵件，從左到右分別表示： ——重要性； ——郵件類型圖標，有已讀和未讀兩種狀態；——標記狀態，當對郵件作有標記時顯示該圖標；——附件，當郵件有附件時郵件前標出該圖標； ——顯示郵件的發件人； ——顯示郵件的主題；——顯示郵件的接收時間； ——顯示出郵件的大小。

? Outlook可以按照這八個字段進行排序，操作步驟如下：

?（1）鼠標右擊―郵件列表‖框上面一行的任一字段的名稱，如右擊―發件人‖圖標，在彈出的快捷菜單中，選擇―升序排序‖或―降序排序‖命令。

?（2）在彈出的―查看摘要‖對話框中單擊―排序‖按鈕

? 圖6-14對話框的―排序依據‖下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據中選擇―接收時間‖，然后單擊―遞增‖或―遞減‖，最后單擊―確定‖按鈕。

郵件篩選

? 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：

?（1）在―Outlook 面板‖中，單擊―收件箱‖；在出現的―收件箱‖窗口中，選擇―視圖‖/―當前視圖‖命令。

?（2）在出現如圖6-15所示的級聯菜單中提供了多種視圖方式，其實它們也就是各種選擇篩選條件，有―郵件‖、―收件人‖等，根據需要可以進行選取。

?（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖6-16所示 是選擇―郵件時序表‖將指定日期（默認為當天）的郵件篩選出

郵箱管理

? 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時間搜索郵件，對郵件進行刪除、移動或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：

?（1）在 ―收件箱‖窗口中，單擊―工具‖菜單下―郵箱清除‖，彈出如圖6-17所示―郵箱清除‖對話框。

? 2）在―郵箱清除‖對話框中單擊―單擊此處（C）‖按鈕，可以查看郵箱的大小；單擊―單擊此處（H）‖按鈕可以查看―已刪除的郵件‖大小。單擊―查找‖按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊―自動存檔‖按鈕，可將舊項目移至本機的存檔文件中，在―文件夾列表‖的―存檔文件夾‖中可查看這些項目；單擊―清空‖可將―已刪除的郵件‖文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項

? 預防電子郵件病毒

? 電子郵件的使用技巧與建議

預防電子郵件病毒

? 因特網是一個巨大的信息庫，每天有數不清的信息在網絡上流動，網上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網絡病毒，那么，它可以通過網絡尤其是電子郵件迅速傳播，危險很大。

? 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要殺防結合。電子郵件的使用技巧與建議

? 1）盡量使用專門的郵件管理程序

? 現在網上某些網站還提供免費郵箱服務，但其主要供個人使用尚可，如果用于辦公業務則有些不太安全，并且不太方便，因為免費信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學習）可以在離線的狀態下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按―發送 ‖按鈕自動接通網絡集中發出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發工作完成后自動斷線。所以在線時間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。?（2）正確設置E-mail軟件

? 正確設置E-mail軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的―收發郵件后自動掛斷連接‖、―掛斷前先提示是否要掛斷‖等功能，可使收發結束就自動斷線。

? 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發郵件

? 盡量不要用在ISP正式注冊的E-mail賬號來收發郵件，甚至不要對外公布這個賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經濟代價。?（4）多申請幾個不同站點的免費信箱

? 如果條件允許，不妨多申請幾個不同站點的免費E-mail信箱，用于不同用途。如用一個來專門收私人信息，一個處理公務信函，一個收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。?（5）及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物

? 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉至相關網址取消訂閱，不然電子信箱會塞滿各種無關信息。

?（6）公共場合盡量少填寫個人信息

? 在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡量少地填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。?（7）及時整理信箱

? 檢查信箱并及時刪除已經下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節省時間和信箱空間。?（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存

? 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費信箱中的信件時，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當在公用的機器上進行電子郵件操作后，應該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務的創建和使用

? 任務是一項與人員或工作相關的事務，用戶可以接受上級分派的任務，也可把任務分派給其他人。當用戶有一個新任務要求時，就需要創建一個新的任務項目。

? 下面以實例問題說明如何創建任務,問題情形如下：

? 假設海田公司為了豐富職工業余生活，促進企業文化建設，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動，現在需要給相關人員下派該任務，要求各位職工報名參加。

? 下面就以該事項為例，講解如何創建和分派任務。1．任務的創建

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，打開―任務－Microsoft Outlook‖窗口。

?（2）選擇單擊―文件‖／―新建‖／―任務‖命令，彈出如圖6-18所示的―未命名-任務‖窗口。

?（3）在圖6-18所示的窗口中，進行如下操作：

? ① 在―主題‖文本框輸入任務名稱：―星期天去郊游‖。

? ② 單擊―開始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，選擇開始和截止的日期。? ③ 單擊―狀態‖下拉列表框的―▼‖選擇任務的狀態（未開始、進行中等）。? ④ 單擊―優先級‖列表框的―▼‖選擇任務級別（低、普通和高）。

? ⑤ 選擇―提醒‖復選框，設置提醒時間和聲音（單擊―‖可選提醒的聲音）

? 創建好的任務如圖6-19所示，單擊―保存并關閉‖按鈕，將創建的任務保存

2．任務的分派

? 任務的分派是將已建立的或新建的任務作為電子郵件內容向其他人發送，以分派給任務承擔者具體任務。操作步驟如下：

?（1）在Outlook面板中，單擊―任務‖圖標，在右側的―任務列表‖框中雙擊要分配的任務主題，將任務打開或者新建一任務。?（2）單擊如圖所示的―×××-任務‖窗口中―動作‖菜單下的―分配任務‖命令或常用工具欄中的―分配任務‖按鈕，彈出如圖所示的窗口。

日歷的使用 ? 利用日歷創建約會

? 利用日歷安排會議

利用日歷創建約會

? 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時往往會忘記或耽誤某一約會，通過Outlook的日歷安排約會，不論―公務‖還是―私務‖都會在日歷中顯示出來，而且根據設置，還可以在約會前播放音樂以提醒時間到了。? 下面以實例問題說明如何利用日歷創建約會,問題情形如下：

? 為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時間：2002年7月21日，下午7：00，地點：西花園西餐廳。另外，在安排約會時要設置提醒音樂。

? 要利用―日歷‖安排以上的約會，操作步驟如下：

? 1．在Outlook面板中，單擊―日歷‖圖標，選擇―文件‖／―新建‖／―約會‖命令，彈出如圖6-23所示的―未命名-約會‖窗口。

? 2．在―未命名-約會‖窗口作如下操作：

?（1）在―主題‖文本框中輸入：John先生的生日Party； ?（2）在―地點‖文本框中輸入：西花園西餐廳； ?（3）在―開始時間‖中選擇： 02-07-21和19：00； ?（4）在―結束時間‖中選擇： 02-07-21和21：00； ?（5）選中―提醒‖復選框，認定提醒的時間：15分鐘

利用日歷安排會議

? 在―日歷‖中可以快速安排會議，并且能夠顯示會議所涉及的人員和資源的時間是―忙‖還是―閑‖，即是否與會議時間沖突，同時也可以將此會議安排發送到與會者手中，還可以對與會者進行響應跟蹤。? 要利用日歷安排本節實例要求的產品策劃會議，操作步驟如下： ? 1．在Outlook面板中單擊―日歷‖圖標，打開―日歷‖窗口。

? 2．在日歷窗口中，選擇―動作‖/―新建全天事件‖命令，彈出 ―未命名-事件‖窗口，如圖6-25所示單擊選擇其中的―計劃‖選項卡

? 3．單擊―添加其他人‖按鈕右側的―▼‖，在下拉菜單中單擊―添加自通訊簿‖命令，彈出―選擇與會者及資源‖對話框

? 4．在圖對話框中―顯示名稱來源‖右側的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在―名稱‖列表框中選擇與會者的姓名；單擊―必選‖、―可選‖或―資源‖按鈕；最后單擊―確定‖按鈕，返回上圖所示對話框。

? 5．單擊―約會‖選項卡，在―主題‖文本框中輸入主題說明―產品策劃‖，在―地點‖文本框中輸入開會的地址―公司多媒體演播廳

日記和便箋的使用

? 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務，以便給自己作出提醒

? 日記的使用

? 便箋的使用

日記的使用

? 創建日記條目

? 自動記錄日記條目

? 打開日記條目

便箋的使用

? 創建便箋

? 編輯便箋

創建日記條目

? 創建日記條目的操作步驟如下：

?（1）打開―文件‖菜單，選擇―新建‖下的―日記條目‖，打開編輯日記的窗口。?（2）窗口中的輸入內容如圖6-28所示，其中：

? ①―主題‖文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；

? ②―條目類型‖下拉列表：單擊右側的―▼‖從中選擇能表達日記內容的類型。? ③―單位‖文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；

? ④―時間‖列表框：選擇所記活動或事件的日期和時間及持續的時間；

? ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖編輯框中輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內容。

自動記錄日記條目 ? 在Outlook中，通過設置還可以自動記錄某些工作內容。操作步驟如下：

?（1）在Outlook主窗口中，選擇單擊―工具‖／―選項‖命令，彈出如圖6-29所示的―選項‖對話框。?（2）在圖6-29中，單擊―日記選項‖按鈕，彈出圖6-30所示―日記選項‖對話框。

?（3）在如圖6-30所示―日記選項‖對話框中的―自動記錄‖列表框中選擇要自動記錄的項目；在―聯系人‖列表框中選擇要自動記錄的姓名，在―記錄文件‖列表框中選擇自動記錄的文件類型，最后單擊―確定‖按鈕。

打開日記條目

? 根據需要，有時可以打開過去的日記條目。操作步驟如下： ?（1）在―文件夾列表‖中單擊―日記‖項，打開―日記‖窗口

?（2）在日記窗口右側列表框中單擊―××××年××月‖右側的―▼‖，在彈出的日歷中選擇日期。

?（3）選中要打開的日記名稱，單擊―文件‖下的―打開‖命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應的日記條

創建便箋

? 創建便箋有多種方法，本小節介紹其中一種。操作步驟如下：

? 打開―文件‖菜單，指向―新建‖，單擊―便箋‖命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字

編輯便箋

? 如上圖所示，便箋中的文字存在錯誤（―近快‖應為―盡快‖），此時就需要對其進行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進行修改、刪除、復制等操作，還可以為便箋設置不同的紙張顏色，操作步驟如下： ?（1）文字的編輯

? 在Outlook主窗口的―文件夾列表‖中單擊―便箋‖打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標，在黃色便箋紙中進行修改即可。?（2）便箋顏色的設置

? 在便箋圖標上右擊鼠標，在快捷菜單中指向―顏色‖項，在下一級菜單中單擊相應的顏色名，可以將便箋按其內容的不同分別設置為粉紅、藍、綠和白等顏色

小 結

? 在辦公業務處理中，經常需要進行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會；任務的分派；聯系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質量。

? 學習中，讀者重點要掌握Outlook初次啟動時的用戶賬號設置；熟悉聯系人的創建方法及其聯系人文件夾的應用；能夠進行電子郵件的創建、發送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創建約會和安排會議；了解任務創建及其任務分派的方法；知道便箋、日記的創建方法及其作用。

習

題

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、創建聯系人、創建任務和任務的分派、_________、_________、使用日歷安排________ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便箋和已刪除的郵件等項。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯系人窗口，創建聯系人。

4． Outlook中處理創建電子郵件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統自動填入。

5．若Outlook的郵件窗口沒有―密件抄送‖項，應單擊_______，然后在列表框中選擇________。

第 7 章

辦公中的其他對象處理

【本章內容介紹】

? 在現代化的辦公業務處理中,除了前面幾章介紹的操作之外，還有一些其他內容需要處理。

? 本章簡單地介紹了辦公中圖形與圖像處理、語音處理的基本知識，對辦公文檔中的圖文混排、數學公式的編輯、流程圖和框圖的制作做了較清晰的講解。【本章主要知識點】

? ? ? ? 辦公中圖形與圖像處理基礎 辦公中的語音處理基礎知識 辦公文檔中的圖文混排 辦公文檔中公式的編輯 ? ? 流程圖的制作

示意圖和框圖的制作

7.1

辦公中的圖形、圖像處理技術

7.1.1 計算機圖形圖像處理基本知識 1．計算機圖像處理相關術語簡介

（1）像素

（2）圖像分辨率（3）圖像的分類

計算機中的圖像可以分為位圖圖像和矢量圖形兩大類。（4）圖像大小

圖像大小即位圖圖像高度和寬度的像素數目。（5）顏色深度

顏色深度是指圖像中可用的顏色數量。（6）常見圖像格式

圖像文件由不同的格式，常見格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。2．圖形、圖像處理系統的功能

? 基于計算機控制的圖形、圖像處理系統一般具有以下主要功能：（1）輸入（2）存儲（3）處理

（4）圖與數據的相互轉換（5）傳輸（6）輸出

? 就目前水平來說，一臺高檔微機配以適當的輸入輸出設備，并加載圖形圖像處理軟件，就可以滿足辦公活動中對圖形圖像處理的一般要求。

3．圖形、圖像處理在現代辦公中的應用

在辦公活動中，圖形、圖像處理的應用包括以下幾項：（1）輸出各類統計圖（2）交互式作圖（3）文件輸入（4）檔案管理

（5）簽名、筆跡管理

? 其實,圖形、圖像處理技術對辦公活動的支持遠不止這些，其他如指紋管理與鑒別、辦公室布局設計、虛擬辦公環境、OA系統圖形用戶界面等，都將對OA系統完善有重要意義。4．Office 中的圖形處理功能概述

? 專業的圖形、圖像處理需要專門的軟件支持，有興趣的讀者可以參考相關教材，或者參加相關培訓。由于本教材的讀者對象和特色定位的原因，下面將只是介紹在Office 辦公軟件中如何進行圖形處理，主要內容包括：在文檔中插入圖形對象；利用繪圖工具欄自行繪制圖形；設置圖形格式；進行圖文混排設置。7.1.2 Office辦公文檔中簡易圖形的繪制 1．基本圖形的繪制 2.自選圖形的使用 3．圖形的編輯處理（1）選定圖形

（2）調整圖形的大小（3）對齊與排列圖形

（4）圖形對象疊放次序的調整（5）圖形的旋轉（6）圖形的組合

7.1.3 Office辦公文檔中的圖文混排處理

辦公文檔中并非僅僅只有文字，有時還應該包括圖片、圖形、公式、圖表等對象，圖文并茂的文檔更能引人入勝。下面先介紹圖文混排技術，其他內容將在后續介紹。1．在文檔中插入圖像對象 2．設置圖片格式

7.2

辦公中的計算機語音處理 7.2.1 計算機語音處理簡介

? 計算機語音處理就是利用計算機對語音信息進行理解、識別與合成、播出的技術。形象地說，就是讓計算機能聽懂人的話和讓計算機說人能聽得懂的話。目前，該技術已經在辦公自動化系統中得到了部分應用。

? 辦公中的語音處理主要包括：辦公電話的自動應答、其他語音信息的自動處理、計算機中信息的語音輸入等。這些技術的充分應用為廣大的辦公人員節省了精力，也可以提高辦事效率，為辦公室節省大量的人力物力。7.2.2 語音處理在現代辦公中的應用

1．語音應答系統 2．語音打字機 3．語音身份認證

4．綜合話音服務系統

7.2.3 Office XP的語音識別功能

在Office XP中，提供了―語音識別‖功能。利用―語音識別‖錄入功能，可以使用語音識別將文字聽寫到任何 Office 程序中，甚至還可以選擇菜單項、工具欄項、對話框項和任務窗格項，以代替鼠標的點擊操作。1．語音識別功能的安裝 2．語音識別的要求 3．訓練語音識別

4．利用語音識別來聽寫文字和給出命令 7.3

辦公文檔中公式的編輯

? 在科技類辦公文檔中，經常會出現各種數學、化學公式或表達式。

? 公式常常會含有一些特殊符號，如積分符號、根式符號、分式符號等，有些符號，不但鍵盤上沒有，在Word的符號集中也找不到，并且公式中符號的位置變化也很復雜，僅用一般的字符和字符格式設置無法錄入和編排復雜公式。? 利用Word提供的Microsoft公式3.0，可實現各類復雜公式的編排。

利用公式編輯器編輯公式的操作步驟

1．啟動公式編輯器

? ? 在Word中，單擊―插入‖/―對象‖命令，在打開對話框的―對象類型‖列表中選擇―Microsoft公式3.0‖選項，然后單擊―確定‖按鈕。

2．―公式‖工具欄

公式編輯器啟動后，Word 窗口將變為公式編輯器窗口，菜單項將發生變化。同時，窗口中將顯示出―公式‖工具欄，它可以細分為―符號‖和―模板‖兩個工具欄。

（1）―符號‖工具欄

3．公式編輯實例

7.4

辦公文檔中流程圖的制作

? 在一些辦公文檔中中經常會使用一些流程圖，用來簡潔明了地說明完成某件事情的過程。

? 在圖形不是特別復雜的情況下，可利用辦公軟件的繪圖功能實現這些框圖的繪制。

流程圖的制作實例

小 結

? 本章介紹了辦公中一些其他常見對象的處理方法，主要內容包括：圖形圖像的基本知識，簡單處理方法，Office中的簡易圖形繪制、圖形簡單處理、圖文混排技術；計算機語音處理的基本知識、辦公中的主要應用以及Office中的相關操作；文檔中公式的編輯以及流程圖、示意圖的制作。

? 通過本章的學習，讀者應該熟練掌握以上幾種對象的操作技巧，并能順利地完成課后給出的相應作業。

習

題

一、簡答

1．計算機中圖像文件的格式有哪些？各有什么特點？ 2．計算機圖形圖像系統具有哪些主要功能？

3．計算機圖形、圖像處理技術在現代辦公中的主要應用有哪些？

4．什么是計算機語音處理？辦公中的語音處理主要包括哪些內容？ 5．請簡述計算機語音處理技術的主要內容。

6．計算機語音處理技術在現代辦公中的主要應用有哪些？ 7．在Word中，如何進行數學和化學公式的編輯？

8．請敘述在Word中編排業務流程圖的操作方法，并說明其中的主要注意事項。

3．利用Word中的公式編輯器，編輯習題圖7-2所示的數學或化學公式。4．利用Word中的圖形處理技術，制作習題圖7-3所示的網絡結構示意圖。5．制作習題圖7-4所示的兩個網站制作流程圖。

第 8 章

辦公局域網的組建和應用

【本章內容介紹】

當辦公室的計算機越來越多時，如果能將它們組建成一個局域網，將會使許多文檔、數據、程序得以共享，還會使一些昂貴的硬件設備得以公用，甚至可以召開不同辦公室之間的網絡會議，這樣就大大提高了辦公資源的利用率和辦公的效率。

本章主要介紹了計算機網絡的基礎知識，然后以在Windows環境下對等網為例，介紹了局域網的硬件安裝、軟件配置以及局域網的辦公應用。【本章主要知識點】 內容提要

8.1 計算機網絡的基礎知識 8.2 辦公局域網的組建

8.3 辦公局域網上資源的共享 本章小結習題

8.1 計算機網絡的基礎知識 8.1.1 計算機網絡的含義和功能 8.1.2 計算機網絡的類型劃分 8.1.3 計算機網絡的拓撲結構 8.1.4 常用聯網設備介紹

8.1.1 計算機網絡的含義和功能 1.含義

計算機網絡是由各種通信設備和傳輸介質將處于不同位置的多臺獨立計算機連接起來，并在相應網絡軟件的管理下實現多臺計算機之間信息傳遞和資源共享的系統。2.功能

計算機網絡最主要的功能就是通過計算機之間的互相通信實現網絡資源共享。這里的資源共享，包括以下幾點：(1)硬件共享。如高檔打印機，多功能一體機等。硬件資源通過網絡系統共享這些設備，可以減少預算、節約開支。(2)軟件共享。網絡上某些計算機里的軟件資源可通過共享被其它計算機使用。

(3)數據共享。計算機上各種有用的數據資源，通過網絡可以快速準確地向其它計算機傳送。8.1.2 計算機網絡的類型劃分-1 1.局域網、廣域網和城域網

按照網絡規模和覆蓋范圍可將計算機網絡分為局域網、廣域網和城域網。

局域網(Local Area Network，縮寫為LAN)網絡規模比較小，其覆蓋范圍在方圓幾公里內，一般都用專用的網絡傳輸介質連接而成。局域網速率高（一般在10Mbps～100 Mbps之間）、成本低，易組網、易管理，使用靈活方便。

廣域網(Wide Area Network，縮寫為WAN)的覆蓋范圍很大，一般從幾十公里到幾千公里，可能在一個城市、一個國家，也可能分布在全球范圍。

城域網(Metropolitan Area Network，縮寫為MAN)，也叫都市網，覆蓋范圍介于前兩者之間，一般從幾公里到幾十公里，其用戶多為需要在市內進行高速通信的較大單位。8.1.2 計算機網絡的類型劃分-2 2.有線網、光纖網和無線網

按照傳輸介質分，網絡可以分為有線網，光纖網和無線網三類。

有線網專指通過電纜線來連接計算機的網絡，包括同軸電纜和雙膠線，傳輸速率一般為10 Mbps或100 Mbps，是局域網中普遍采用的聯網方式。

光纖網是采用光導纖維作為傳輸介質，傳輸速度很快，一般用在大型骨干網絡中。

無線網就是采用空氣作為傳輸介質，用電磁波作為載體來傳輸數據的網絡。無線網具有有線網沒有的移動性優勢。由于目前無線網傳輸速率遠遠比不上有線網，且聯網費較高，目前尚未完全普及，但各國都在大力推動無線網的發展。

8.1.2 計算機網絡的類型劃分-3 3.對等網(Peer－to－Peer和客戶機／服務器（Client/Server）網絡 按照服務方式劃分,可以分為對等網絡和客戶機／服務網絡。

對等網也稱工作組，這種網絡相對也比較簡單。對等網上各臺計算機有相同的功能，沒有主從之分，網上任何一臺計算機既可以作為網絡服務器，它不需要專門的服務器來做網絡支持，也不需要其它組件來提高網絡的性能，因而價格相對便宜。客戶機／服務器網絡由一臺服務器和若干個客戶機組成。服務器通常采用高性能計算機或專用服務器設備，它在網絡操作系統的控制下，將與其相連的專用的通訊設備提供給網絡上的客戶站點共享，也能為網絡用戶提供集中計算、數據庫管理等服務。客戶機 / 服務器網絡不僅適合于同類計算機聯網，也適合于不同類型的計算機聯網，因而成為最常用的一種網絡。8.1.3 計算機網絡的拓撲結構

網絡中各臺計算機連接的形式稱為網絡的拓撲結構，主要有如圖所示的幾種： 8.1.4 常見聯網設備介紹

計算機網絡中，除了計算機設備之外，還包括網卡、網線、集線器等網絡傳輸介質和中繼器、網橋、路由器、網關等網絡互連設備。它們具有各自的功能，將節點計算機連接起來，使數據能夠正確的傳輸。下面簡單地對這些網絡設備的功能和特點給以介紹。網卡

網卡也叫網絡適配器，是連接計算機與網絡的硬件設備。網卡有的集成于主板上，有的外插于計算機或服務器擴展槽中，通過網線與網絡交換數據、共享資源。對現在常用的以太網來說，能用的是10M 及10M /100M自適應網卡，一般帶有RJ-45頭雙絞線接口或是BNC細纜接口。

網卡的主要作用是從計算機向網線發送數據，或接受網線傳來的數據，在計算機與系統之間控制數據流。在網線上，數據必須以單位流的方式移動，網卡以組的方式并行接收數據，并對其重新排列結構，使之能夠在網線上傳輸。網線

網線包括光纜、同軸電纜和雙絞線。

光纜傳輸距離長，傳輸率高，不會受到電子監聽設備的監聽，是高安全性網絡的最佳選擇。但由于其價格較高，同時又需要高水平的安裝技術，所以常用在大型骨干網中。

同軸電纜又分為基帶同軸電纜和寬帶同軸電纜。它以硬銅線為芯，外包一層絕緣材料。這層絕緣材料又用密織的網狀導體環繞，網外再覆蓋一層保護性材料，具有屏蔽性好，傳輸距離遠的特點，但安裝維護不太方便。

雙絞線是用兩條擰在一起的互相絕緣的銅線組成，它是目前最常用的連網線纜。它價格便宜，安裝方便，但易于受干擾。目前的局域網中常用到的雙絞線一般都是非屏蔽的5類4 對（即8根導線）的電纜線。線纜兩端安裝有RJ-45頭（水晶頭），連接工作站的網卡和集線器，傳輸速率能達到100Mbps，最大網線長度為100米，可以通過安裝中繼器加大連接距離，這時最大的范圍可達到500米。中繼器

由于存在損耗，當局域網物理距離超過了允許的范圍時，在網絡線路上傳輸的信號功率會逐漸衰減，衰減到一定的程度時將造成信號失真，因此會導致接收錯誤。中繼器就是為解決這一問題而設計的，它完成物理線路的連接，對衰減的信號進行放大，保持與原數據相同。所以，中繼器一般用于延伸同型局域網。

不能通過使用中繼器的網絡來使網絡無限延長，因為網絡標準中都對信號的延遲范圍作了具體的規定，很多網絡上都限制了工作站之間加入中繼器的數目，例如在以太網中最多使用四個中繼器。中繼器只能在此范圍內進行有效的工作，否則會引起網絡故障。

網橋

網橋用來連接兩個局域網絡段，網間通信從網橋傳送，網內通信被網橋隔離。網絡負載重而導致性能下降時，用網橋將其它分為兩個網絡段，可最大限度地緩解網絡通信繁忙的程度，提高通信效率。例如把分布在兩層樓上的網絡分成每層一個網絡段，用網橋連接。網橋同時起隔離作用，一個網絡段上的故障不會影響另一個網絡段，從而提高了網絡的可靠性。集線器和交換機

集線器是局域網中計算機和服務器的連接設備，是局域網的星型連接點，每個工作站是用雙絞線連接到集線器上，由集線器對工作站進行集中管理。最簡單的獨立型集線器有多個用戶端口（8口、16口或24口），用雙絞線連接每一端口和網絡終端（工作站或服務器）的連接，其端口一般為連接無屏蔽雙絞線的RJ－45口。獨立型集線器通常是最便宜的集線器，一般用于辦公室，樓層一級的設備連接，作為中心節點實現各個工作站的點對點連接。集線器還有10M，100M共享式集線器，所有口共享10M或100M帶寬。交換機和集線器的功能類似，不同的是交換機上每個端口都獨占10M或100M的帶寬，并且其多路交換功能可以大提高網絡效率，但價格也比集線器昂貴。網關

網關用于連接不同協議的子網，組成異構的互聯網。網關能實現異構設備之間的通信，對不同的網絡協議進行翻譯和變換。網關具有對不兼容的高層協議進行轉換的功能，例如使NetWare的PC工作站和SUN網絡互聯。路由器

路由器是一種連接多個網絡或網段的網絡設備，它能將不同網絡或網段之間的數據信息進行解釋，以使它們能夠相互通信，從而構成一個更大的網絡。在路由器中保存著各種數據傳輸路徑的相關數據—路徑表（routing table）。路徑表中保存著子網的標志信息、網上路由器的個數和下一個路由器的名字等內容。路由器的主要工作就是為不同網絡的節點之間通訊選擇一條最佳路徑。路由器適合于連接復雜的大型網絡。路由器的互聯能力強，可以執行復雜的路由選擇算法，處理的信息量比網橋多，但處理速度比其慢。8.2 辦公局域網的組建 8.2.1 網絡設備的購置

8.2.2 安裝網卡和鋪設網線 8.2.3 安裝和設置軟件 8.2.1 網絡設備的購置

組建對等網之前，需要根據網絡拓撲結構購買一定的網絡設備。星形拓撲結構具有結構簡單、架設成本低、安裝方便等優點，很適合建設小型辦公局域網絡。組建星形網需要購買如下一些硬件設備：

1.為每臺入網的計算機購買一塊網卡。2.集線器：視入網計算機數量和要求速度確定集線器端口數和傳輸速率。

3.五類雙絞線若干條，其長度視網絡計算機擺放位置和距離而定。

4.RJ－45接頭，每根網線的兩端都需要它來和網卡或集線器連接。8.2.2 安裝網卡和鋪設網線

準備好硬件設備以后，即可安裝網卡和鋪設網線了。1.安裝網卡

首先需要為每臺計算機安裝網卡，安裝方法與顯卡、聲卡的安裝方法類似，即：首先關閉計算機電源，打開機箱，然后根據網卡的類型，將網卡插入主板的PCI或ISA插槽中，最后再擰上固定螺絲即可。2.給每根雙絞線兩端加裝RJ－45接頭

加裝RJ－45接頭需要專用的夾線鉗，可在購買雙絞線讓經銷商來代為制作。如果條件允許，也可以自己制作，注意制作時雙絞線中的8根細線有一定的纏繞和排列順序具體排列順序可參照廠家說明書，也可以向經銷商詢問。3.架設網絡

將每臺計算機用雙絞線和集線器連接起來，即將網線的一頭插入計算機網卡插槽中，另一頭插入集線器的端口，接上集線器的電源，這樣就架設好了計算機物理網絡。8.2.3 安裝和設置軟件-1 硬件安裝完成后，還必須進行軟件安裝并作一定的設置，辦公局域網才能得以使用。1.安裝網卡驅動程序 2.配置TCP/IP協議 操作步驟如下：

（1）選擇―開始‖／‖控制面板‖命令，然后單擊―網絡和Internet連接‖，打開―網絡和Internet連接‖窗口。

（2）在窗口中單擊―網絡連接‖，然后雙擊―本地連接‖圖標，打開―本地連接狀態‖對話框。單擊―屬性‖按鈕，打開―本地連接屬性‖對話框，如圖8-2所示。8.2.3 安裝和設置軟件-2 8.2.3 安裝和設置軟件-3（3）從對話框中的列表里選擇―Internet協議（TCP/IP）‖，配置TCP/IP協議，打開對話框如圖8-3所示；如果列表中看不到―Internet協議（TCP/IP）‖項，可以單擊―安裝‖按鈕，從對話框中選擇協議進行安裝。（4）在―IP地址‖填入―192.168.0.1‖，其它計算機可以采用將最后一位數字依次加1來分配IP地址，只要最后一位的取值范圍在1～255之間即可，在―子網掩碼‖中填入―255.255.255.0‖，單擊―確定‖按鈕。

（5）系統會提示重新啟動計算機，重新啟動之后即可完成設置。按照步驟（2）的方法打開―本地連接狀態‖對話框。如果連接成功，在對話框中將顯示連接情況和連接速率。8.2.3 安裝和設置軟件-4 8.2.3 安裝和設置軟件-5 3.設置計算機的網絡標識

計算機連接上辦公局域網后，為了管理和訪問計算機，需要為每臺計算機設置工作組和計算機名稱。如果網絡中的計算機較多，可以根據部門或項目任務將計算機合理的分為幾個工作組，每個工作組中有若干臺計算機。在Windows 2000中設置工作組和網絡標識的操作步驟如下。

（1）打開?°開始?±菜單，右擊?°我的電腦?±圖標。從彈出菜單中選擇?°屬性?±，打開?°系統特性?±對話框。（2）選擇?°網絡標識?±選項卡，如圖8-4所示，對話框中顯示了計算機名稱和所屬的工作組。8.2.3 安裝和設置軟件-6 8.2.3 安裝和設置軟件-8（3）如果要更改計算機名稱和工作組，可以單擊?°屬性?±按鈕，打開?°標識更改?±對話框，如圖8-5所示。（4）在對話框中輸入這臺計算機的名稱和所屬工作組，單擊?°確定?±按鈕，即可完成更改。8.2.3 安裝和設置軟件-8 架設和配置好局域網之后，打開“網上鄰居”，所有的入網計算機就顯示在窗口中，雙擊計算機圖標能夠對上面的共享文檔或設備進行訪問，如圖8-6所示。入網計算機也可以使用Netmeeting相互通信和使用Office軟件協同辦公。8.3 辦公局域網上資源的共享 8.3.1 設置共享文件夾 8.3.2 設置共享設備

8.3.3 搜索和訪問網上計算機 8.3.4 映射網絡驅動器 8.3.1 設置共享文件夾-1 在Windows 2000中設置共享文件夾的操作步驟如下： 1．打開―我的電腦‖，找到需要共享的文件夾。

2．右擊該文件夾，從彈出菜單中選擇―共享‖，如圖8-7所示。8.3.1 設置共享文件夾-2 3．這時打開―×××屬性‖對話框，選擇―共享‖選項卡，如圖8-8所示。8.3.1 設置共享文件夾-3 4．選擇―共享該文件夾‖單選按鈕，并指定一個共享名，默認為該文件夾的名稱。根據需要，還可以進行―備注‖內容的添加和―用戶數限制‖的設置。

5．單擊―確定‖按鈕，則在設置了共享的文件夾圖標上出現了一只手，托住該文件夾，表示該文件夾已經共享，如圖8-9所示。8.3.2 設置共享設備-1 操作步驟如下：

1．在安裝有打印機的計算機上選擇―開始‖／―設置‖／―打印機‖命令。

2．找到打印機圖標，用和設置共享文件夾相同的方法將打印機設置為共享打印機。

3．在其它計算機上添加網絡打印機。選擇―開始‖ ／―設置‖／―打印機‖命令，然后單擊―添加打印機向導‖對話框。4．單擊―下一步‖，從打開的對話框中選擇―添加網絡打印機‖，如圖8-10所示。8.3.2 設置共享設備-2 5．單擊―下一步‖按鈕，在對話框中輸入網絡打印機的地址，也就是安裝了打印機的計算機上打印機安裝的位置，如圖8-11所示。6．單擊―下一步‖按鈕，根據向導提示完成網絡打印機的添加工作。

8．對每一臺計算機都添加網絡打印機。以后在這些計算機上編輯的Word文檔、Excel表格等，都可以共用一臺打印機直接打印。8.3.3 搜索和訪問網上計算機

搜索網上計算機的操作步驟如下：

1．打開―網上鄰居‖窗口，單擊工具欄里的―搜索‖按鈕，窗口變成如圖8-12所示。

2．在―計算機名‖框中輸入要搜索的計算機名，單擊―搜索‖按鈕，即可搜索要查找的計算機。

3．還可以從―搜索其它項：‖下面單擊―文件或文件夾‖，直接搜索網上計算機中需要的共享文檔。8.3.4 映射網絡驅動器-1 映射網絡驅動器的操作步驟如下。

1．右擊―網上鄰居‖圖標，從彈出的菜單中選擇―映射網絡驅動器‖，打開―映射網絡驅動器‖對話框，如圖8-13所示。2．在對話框中指定驅動器名，如Z：，注意不要使用本機上已有的盤符。

8.3.4 映射網絡驅動器-2 3．這一步指定需要映射的網絡文件夾。單擊 ―瀏覽‖按鈕，打開‖瀏覽文件夾‖對話框。如圖8-14所示。4．在對話框中 ―網上鄰居‖中展開目錄，選擇需要映射的網絡文件夾，單擊‖確定‖按鈕。

5．這時打開 ―我的電腦‖，會發現本機多了一個Z：驅動器，其內容就是指定的網絡文件夾的內容，使用起來就像訪問本機驅動器一樣方便。

本章小結

? 局域網是由一組相互連接具有通信能力的計算機組成的，并分布在較小地理范圍內的計算機網絡，它的主要功能包括硬件資源共享、軟件資源共享以及數據資源共享。

? 計算機網絡按照不同的分類標準，產生了多種網絡類型，主要包括局域網、廣域網和城域網；有線網、光纖網和無線網；對等網和客戶機／服務器網。

? 網絡中各臺計算機連接的形式稱為網絡的拓撲結構，主要有總線型、星型、環型和樹型。

? 計算機網絡中的聯網設備主要有網卡、網線、集線器、交換機、中繼器和路由器等，它們具有各自的功能，將節點計算機連接起來，使數據能夠正確的傳輸。

? 組建辦公局域網主要包括硬件設備購置、硬件安裝、軟件配置幾個步驟；辦公局域網組建之后，就可以很方便實現辦公資源的共享，具體應用包括：設置共享文件夾；設置共享硬件設備；搜索網上計算機和網上文檔以及建立映射網絡驅動器。

習題

一、填空

1.計算機網絡中的資源共享包括三個方面，分別是_______、______和___________。2.計算機網絡的拓撲結構有四種，分別是________、_______、______和________。

3.按照計算機網絡規模和覆蓋范圍，可以將計算機網絡分為三類，分別是__________、________和__________。4.計算機網絡中，除了計算機設備之外，還包括_________、_________、_________等網絡傳輸介質和__________、_________、_________、_________等網絡互連設備。

5.在辦公局域網中考慮到以后連接因特網的要求，需要安裝配置__________協議。

二、簡答

1.什么是計算機網絡？計算機網絡的類型如何劃分？

2.中繼器、集線器和交換機都有信號放大作用，它們的功能有什么區別？ 3.如何搜索和訪問局域網上的計算機？

三、應用

1.在辦公局域網上設置共享刻錄機，使沒有刻錄機的計算機能夠使用刻錄機。2.將單位辦公局域網上經常需要訪問的共享文件夾映射為網絡驅動器。3.自己練習將辦公用的幾臺單機聯成一個對等局域網。

第 9 章

互聯網在現代辦公中的應用

【本章內容介紹】

? 信息化社會的基礎是由計算機互聯所組成的信息網絡。互聯網技術在現代辦公中已經起到了非常重要的作用。? 本章重點介紹辦公中如何利用互聯網中的信息資源，內容包括Internet、Intranet和Extranet的基礎知識；企業接入因特網的方式；因特網上信息的瀏覽、搜索、查看、保存、處理、打印；IE瀏覽器的設置；利用因特網下載資料等。【本章主要知識點】

? IP地址與域名的概念及關系 ? Intranet和Extranet基礎知識 ? 因特網在現代辦公中的作用 ? 企業接入因特網的主要方式 ? 網上信息的瀏覽、保存和打印 ? 網上信息的處理技巧 ? IE瀏覽器的性能設置

? 利用搜索引擎搜索網絡信息資源 ? 利用瀏覽器直接下載信息

? 使用Netants等工具軟件下載信息

9.1 互聯網技術基礎及其辦公應用

9.1.1 因特網（Internet）概述

?

因特網（Internet）是一個將全球的很多計算機網絡連接而形成的計算機網絡系統。它使得各網絡之間可以交換信息或共享資源。

9.1.2 IP地址和域名

1．IP地址 2．域名

3．域名與IP地址的關系 4．域名的注冊申請

9.1.3內部網（Intranet）概述

? Intranet不是一種產品，而是一種基于新概念的技術方案。它利用Internet的技術，以TCP/IP協議為基礎，以Web為核心應用，構成統一和便利的信息交換平臺。用戶在Intranet中，通過使用萬維網工具可瀏覽內部的和因特網上的信息資源，可將電子郵件、電子新聞、電子表格和數據庫系統集成到瀏覽器界面中，還能很好地與傳統的客戶機/服務器系統相互融合，平滑過渡到Internet。

? Intranet既具備傳統型單位內部網的安全性，又具有Internet的開放性和靈活性，在提供傳統網絡服務應用的同時，還能提供信息發布形式。

9.1.4網間網（Extranet）概述

? ? Extranet是使用Internet/Intranet技術使企業與其他企業或客戶聯系起來，完成共同目標的合作網絡，是Intranet與Internet之間的橋梁。

Extranet既不像Internet那樣提供公共服務，也不像Intranet那樣僅僅提供對內服務，它可以有選擇的向公眾開放其服務或向有選擇的合作者開放其服務，為電子商貿或其他商業應用提供有用的工具。9.1.5 因特網在現代辦公中的應用 1.信息瀏覽（www.tmdps.cn）

其它常用搜索引擎的網站域名列表如下：

① 新浪網

http://www.tmdps.cn/ ② 網

易

http://www.tmdps.cn/ ④ 我是野虎

http://www.tmdps.cn/ ⑦ 常青藤

http://www.tmdps.cn/ 3．利用Google搜索網上信息實例 4．利用―雅虎中國‖搜索網上信息實例

9.6.3搜索引擎的使用策略與技巧 1．合理選擇搜索引擎

2．恰當地確定搜索關鍵詞

3．使用有關符號和布爾運算準確界定查詢結果 4．搜索過程中的常見問題及解決方法

9.7 互聯網上軟件及其資料的下載

9.7.1利用HTTP協議直接下載軟件

? 所謂直接下載就是指不借助下載工具，而直接利用WWW下載所需的資源。直接下載是從互聯網上獲取所需資源的最基本方法，是辦公人員必須掌握的方法。9.7.2利用FTP協議直接下載 ? FTP是一項在因特網中進行文件傳輸的協議，支持在Internet中進行文件傳輸的FTP服務器通常具有訪問權限，用戶需要注冊才可使用服務器上資源。

1．網絡螞蟻簡介

? 網絡螞蟻(NetAnts)是從因特網上下載文件用的工具軟件，作為國人開發的下載工具軟件，它利用了一切可以利用的技術手段，大大地加快了下載的速度。由于該軟件用螞蟻搬家來象征它從網絡上下載數據，因此就稱為網絡螞蟻。

2．網絡螞蟻的界面組成 3．網絡螞蟻的使用

小 結

? 本章講解了在辦公中如何充分利用網絡信息資源，包括因特網的基礎知識；網頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。學習中必須了解Internet、Intranet和Extranet的各自含義；知道Internet的接入方式；理解域名與IP地址的概念以及二者之間的關系；熟悉Internet在現代辦公中的主要應用；能夠熟練使用IE 6進行網上信息的瀏覽、保存和打印；知道如何對IE 6進行適當設置以提高其實用性。

? 通過本章學習，讀者要理解搜索引擎的工作原理，掌握搜索引擎使用的策略技巧；同時要掌握從互聯網上下載信息的方法，包括利用瀏覽器直接下載和使用工具軟件下載。

? 總之，通過本章的學習，讀者應該熟練掌握網頁的搜索、瀏覽、下載、保存、打印。

習

題

一、簡答

1．請分別敘述Internet、Intranet和Extranet的各自含義。2．企業接入Internet的方式主要有哪些？

3．Internet在現代辦公中的主要有哪些應用？

4．什么是域名與IP地址？二這之間的關系如何？

5．什么叫URL？請舉例說明其各個部分的格式組成。

6．請說明IE中收藏夾的主要用途，如何使用和整理收藏夾。

7．網頁打印的方法有哪些？打印前的預處理工作主要包括哪些？ 8．利用搜索引擎從網上搜索信息時，要注意哪些策略和技巧？

第二篇：辦公自動化教案

計算機應用基礎教程

第二章WindowsXP操作系統

2．1操作系統的概述：

計算機操作系統是計算機中重要的系統軟件，是管理計算機軟硬件資源的平臺，日前一般用戶使用比較多的是Windows操作系統。

1、操作系統的定義：是控制和管理計算機系統內各種硬件和軟件資源、控制程序執行、改善人機界面、合理組織計算機工作流程和為用戶使用計算機提供良好運行環境的一種系統軟件，是用戶與計算機之間的接口。

2、操作系統的功能：處理器管理、存儲器管理、設備管理、文件管理、接口管理。

3、操作系統的分類：根據使用環境和對作業處理方式來考慮，可分為批處理操作系統、分時操作系統、實時操作系統；

根據所支持的用戶數目，可分為單用戶（ms-dos、os/2）、多用戶系統(unix、Windows)，根據硬件結構，可分為網絡操作系統（Netware、Windows NT）、分布式系統、多媒體系統等。

4、目前使用最廣泛的操作系統如下：

Dos(disk operating system)是單用戶單任務的操作系統。

Windows是一種多任務多進程的操作系統。

Unix是一種分時計算機操作系統，是目前使用最廣泛的多用戶、多任務的操作系統之一，具有批處理能力和分時系統功能。

Linux是unix 克隆的操作系統，是一個支持多用戶、多進程、多線程、實時性較好的且穩定的操作系統。

2．2中文WindowsXP概述

發行于2001年10月25日，原名是Whistler，字母XP表示英文單詞的“體驗”（Experience）。

1、WindowsXP的特性：標準的安全性、可管理性、可靠性，最好的商務特性（即插即用、簡化的用戶界面和創新的支持服務）

2、WindowsXP的啟動與退出

啟動：開啟電源開關，登錄界面——桌面。

關閉：“開始”菜單，“關閉系統”或者“關機”；或者是在桌面上按下“ALT+F4”打開?1?

第4章

Word 2003文字處理

關閉對話框。

2．3WindowsXP的基本操作

一、“開始菜單”和“任務欄”設置

鼠標的操作：單擊、指向、移動、雙擊、右鍵單擊、拖曳。桌面的組成：圖標區域：圖標和圖標名稱

任務欄：開始按鈕、快速啟動欄、窗口按鈕、狀態區域（輸入法指示器、日期/時間圖標等）

“開始”菜單：用戶菜單、系統菜單、關閉系統。“開始”菜單和任務欄的設置：

任務欄 ：默認在桌面的最下面。可以拖動空白區域到桌面的任何一個邊緣。還可以改變它的寬窄。在任務欄的空白區域單擊鼠標右鍵——點擊屬性（總在最前、自動隱藏、時間顯示、圖標大小、個性化菜單）

“開始”菜單的設置：在菜單下面添加，刪除程序。

二、窗口及其操作

1、窗口的組成：標題欄、菜單欄、工具欄、狀態欄、編輯區、邊框、“關閉”按鈕、“還原”按鈕、“最小化”按鈕、“最大化”按鈕。

2、窗口的操作：調整大小、關閉、移動、最小、最大化。

3、菜單及其操作：下拉菜單、級聯菜單和彈出式菜單。

4、圖標和快捷方式：

三、文件管理

文件和文件夾的選定：

（1）、選定單個文件和文件夾：用鼠標單擊該文件和文件夾。

（2）、選定連續的多個文件和文件夾：按住Shift鍵分別單擊選擇區域的第一個和最后一個。

（3）、選定不連續的多個文件和文件夾：按住Ctrl鍵不要松開，單擊要選擇的文件和文件夾。

（4）、全部選定：“編輯”菜單下的“全部選定”命令。或者按Ctrl+A。（5）、反向選擇：“編輯”菜單下的“反向選擇”命令。

（6）、框選：在空白區域按下鼠標左鍵不要松開，進行拖動，拖出的虛線框包括的對象?2?

計算機應用基礎教程

都將被選中。

文件和文件夾的創建： 文件和文件夾的打開：

（1）、直接在桌面上雙擊該文件的圖標。（2）、右擊該圖標選擇“打開”命令。

（3）、在“開始”——“程序”菜單下找見應用程序圖標單擊。

（4）、在“開始”菜單下的“動行”窗口中鍵入可執行文件的文件名并運行。

文件和文件夾的復制和移動：

1、復制：1）選定要復制的文件和文件夾。

2）選擇“編輯”菜單下的“復制”命令 或者按Ctrl+C。3）選擇目標位置。

4）選擇“編輯”菜單下的“粘貼”命令或者按Ctrl+V。

5）按下Ctrl鍵，用鼠標單擊該對象不要松開并且進行拖動一直到目標位置松開鼠標即可完成復制操作。

2、移動： 1）選定要移動的文件和文件夾。

2）選擇“編輯”菜單下的“剪切”命令

或者按Ctrl+X。3）選擇目標位置。

4）選擇“編輯”菜單下的“粘貼”命令或者按Ctrl+V。

5）用鼠標單擊該對象不要松開并且進行拖動一直到目標位置松開鼠標即可完成 移動操作。

文件和文件夾的刪除：

1、選擇要刪除的對象。

2、選擇“文件”菜單下的“刪除”命令； 或者右鍵單擊選擇“刪除”命令； 或者按鍵盤上的Delete鍵。

3、Shift+Delete鍵可以直接刪除該文件。

在回收站中還原、清空文件：

?3?

第4章

Word 2003文字處理

1、還原文件：選擇要還原的文件，右擊選擇“還原”命令；或者選擇“文件”菜單下“還原”命令；或者選擇左窗格中的“還原”命令。

2、清空文件：選擇“文件”菜單下的“清空回收站”；或者左窗格中的“清空回收站”命令。

文件和文件夾的重命名：

1、選擇要重命名的對象。

2、選擇“文件”菜單下的“重命名”命令； 或者右鍵單擊選擇“重命名”命令； 或者兩次單擊該文件名進行修改。

文件和文件夾的查找：“開始”菜單下的“搜索”命令。

文件和文件夾的屬性：右擊該文件和文件夾，選擇“屬性”命令。（包括：存檔、只讀、隱藏等屬性。）

四、控制面板（“開始”菜單下的“設置”——“控制面板”或者在“我的電腦”）

1、顯示：桌面背景、屏幕保護程序、窗口外觀、Web、效果、設置（顯示顏色、屏幕顯示區域）。

2、系統：

3、添加/刪除程序

4、鼠標/鍵盤（輸入法的設置）

5、時間日期

6、文件夾選項的設置

第三章 漢字的輸入

五筆的講解：

鍵名漢字：該鍵連擊四下。（言字是連擊三下）

一級簡碼(高頻字)：一地在要工、上是中國同、和的有人我、主產不為這、民了發以經。相應鍵位+空格鍵。

二級簡碼：取前兩個字根+空格鍵（按從左到右、從上到下、從外到內的規則取字根。

例：好=女+子

?4?

計算機應用基礎教程

三級簡碼：取前三個字根+空格鍵

四級簡碼：

1、不夠四個字根的時候，有幾個打幾個。

2、正好是四個字根的時候，打四個字根。

3、多于四個字根的時候，取前三個字根+最后一個字根。

識別碼怎么取：首先看這個字的最后一筆屬于那個區域。再來看它是什么結構。每一區的第一鍵是左右結構的識別碼鍵，第二鍵是上下結構的識別碼鍵，第三鍵是雜合結構的識別碼鍵。

詞組：兩字詞組：取每個字的前兩個字根組合。

三字詞組：取前兩個字的第一個字根和第三字的前兩個字根。

四字詞組：取每個字的第一個字根。

多字詞組：取前三字和最后一字的第一字根。成字字根：先報戶名+再按照它的輸寫筆畫一一拆分。

7、添加/刪除用戶

第四章WORD文字處理軟件

一、啟動：

桌面快捷圖標、文檔快捷圖標、開始菜單、搜索程序。

二、關閉：

標題欄上的關閉按扭、窗口控制按扭、文件菜單下的退出命令、右擊任務欄上窗口圖標選擇關閉。

三、窗口組成：

標題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、標尺、水平垂直滾動條、編輯區、視圖按鈕（頁面視圖、普通視圖、Web視圖、閱讀版式視圖、大綱視圖）、繪圖工具欄、狀態欄。

四、基本操作：

1、建立文檔：常用工具欄上的新建按扭、文件菜單下的新建命令（空白、模板文檔）

2、保存文檔：常用工具欄上的保存按扭、文件菜單下的保存或另存為命令（在保存的同時還可以給文檔加密或解密）或按Ctrl+S。

3、關閉文檔：文件菜單下的關閉命令、菜單欄右邊的關閉窗口按扭。

4、打開文檔：常用工具欄上的打開按鈕、文件菜單下的打開命令或按Ctrl+O、用文件?5?

第4章

Word 2003文字處理

菜單下的最近打開文件的列表打開。

五、文字的輸入與編輯

1、定位光標、選擇輸入法。

2、輸入：文字、字母、數字、字符或特殊字符。

3、特殊字符的輸入：插入菜單下的符號或特殊符號、軟鍵盤的輸入。

4、編輯：

(1)選定文本：鼠標拖動、shift+光標定位、在文字區域的任意位置雙擊選定詞組、連續三擊左鍵選定一個段落、Alt+鼠標拖動選定矩形區域、鍵盤上的光標鍵+Shift、Ctrl+A或按編輯菜單下的全選命令、Ctrl+鼠標拖動可以選擇不連續的區域。(2)移動和復制：選定文本直接進行拖動或者用剪切和粘貼。選定文本按下Ctrl的同時拖動或者用復制和粘貼。用右鍵拖曳的方法。

(3)撤消和恢復：編輯菜單下的撤消和恢復命令、常用工具欄上的撤消和恢復按鈕、按Ctrl+Z和Ctrl+Y。

(4)插入文件：插入菜單下的文件命令。

(5)文件的打印和打印預覽：按文件菜單下的打印和打印預覽命令或者按常用工具欄上的打印和打印預覽按鈕。

六、文檔的格式化

1、字符格式化：格式菜單下的字體命令或者用格式工具欄。

2、段落格式化：

(1)選定所要設置段落

(2)對齊：兩端對齊、居中、右對齊、分散對齊。設置對齊的三種方式：格式工具欄上的對齊按鈕、格式菜單下的段落命令、格式菜單下的顯示格式命令。(3)縮進：縮進的四種方式：格式工具欄上的減少/增加縮進量按鈕、格式菜單下的段落命令、格式菜單下的顯示格式命令、水平標尺上的縮進按鈕。(4)段落間距和行間距：格式工具欄上的行間距近鈕、段落對話框。

3、復制格式：用常用工具欄上的格式刷按鈕。

4、特殊格式化：

(1)給文字和段落添加邊框和底紋；(2)首字下沉：格式菜單下的首字下沉；

?6?

計算機應用基礎教程

5、查找與替換：編輯菜單下的查找/替換命令或者用Ctrl+F/Ctrl+H。

6、項目符號和編號：格式工具欄上的工具按鈕、格式菜單下的項目符號和編號命令。

7、“背景”的設置：“格式”——“背景”。

七、文檔的版面設計：

(1)、頁面設置：頁邊距、紙張大小、頁面行數、每行字數的設置、頁眉頁腳的設置（“文件”——“頁面設置”）。

(2)、頁碼設置：“插入”——“頁碼”（位置、對齊方式等）(3)、頁眉頁腳：“視圖”——“頁眉/頁腳”以及頁眉頁腳工具欄。(4)、分欄：“格式”——“分欄”（預設、欄寬相等、應用于、分隔線）。

(5)、腳注和尾注：一般用于文檔的注釋。腳注一般出現在頁面的底端，作為當前頁某一項內容的注釋。尾注位于文檔的末尾，用于列出參考文獻。“插入”——“引用”——“腳注和尾注”。

八、圖文混排：

插入圖片：

插入剪切畫、插入圖片文件、插入掃描儀或照相機中的圖片（“插入”——“圖片”）。設置圖片：

(1)、通過“設置圖片格式”對話框進行設置（雙擊圖片或右鍵單擊打開圖片格式對話框）；

(2)、通過“圖片”工具欄設置圖片格式；(3)、通過“繪圖”工具欄設置圖片格式；(4)、設置圖片的疊放次序和圖片的組合與拆分； 繪制圖形：

(1)、利用菜單方式繪制自選圖形（“插入”——“圖片”——“自選圖形”）(2)、利用“繪圖”工具欄繪制自選圖形（“視圖”——“工具”——“繪圖”）文本框：

(1)、建立文本框（“插入”——“文本框”）(2)、改變文本框的大小及位置

(3)、為文本框設置底紋及邊框線（“格式”——“文本框”或者雙擊文本框打開“設置文本框格式”對話框。

?7?

第4章

Word 2003文字處理

藝術字：

(1)、插入藝術字（“插入”——“圖片”——“藝術字”）(2)、修改藝術字（利用“藝術字”工具欄）

九、表格處理 創建表格：

1.用菜單命令建立表格：“表格”——“插入”——“表格”。2.使用工具欄建立表格：單擊常用工具欄上的“插入表格”按扭。修改表格

1.選定操作：用鼠標選定整個表格、選定整行和整列、選定單元格；

或者用Shift+上下左右光標鍵選擇； 或者用“表格”菜單下“選擇”命令。

2.在表格中插入行與列：“表格”——“插入” 3.在表格中刪除行與列：“表格”——“刪除”

4.單元格的移動及復制：移動用鼠標選定直接拖動，復制是在移動的同時按下

Ctrl鍵。

5.合并或拆分單元格：選定兩個或兩個以上的單元格后選擇“表格”——“合并單元格”。選定要拆分的單元格選擇“表格”——“拆分單元格”。

設置表格屬性

1.設置表格的行高和列寬 2.設置單元格對齊方式 3.設置表格對齊方式 設置表格邊框和底紋

選定表格后單擊“格式”——“邊框和底紋”或者單擊“表格”——“表格屬性” 文本與表格的轉換

1.將表格轉換成文本：選定表格單擊“表格”-“轉換”-“表格轉換成文字” 2.將文本轉換成表格：選定文本單擊“表格”-“轉換”-“文字轉換成表格” 表格的計算與排序

“表格”——“公式”和“表格”——“排序”。

?8?

計算機應用基礎教程

表格的綜合設置

設置斜線表頭：“表格”——“繪制斜線表頭”； 自動套用格式：“表格”——“表格自動套用格式”。

第五章Excel 2003電子表格

一、啟動：

桌面快捷圖標、文檔快捷圖標、開始菜單、搜索程序。

二、關閉：

標題欄上的關閉按扭、窗口控制按扭、文件菜單下的退出命令、右擊任務欄上窗口圖標選擇關閉。

三、窗口組成：

標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作表區、水平垂直滾動條、工作表按鈕圖標、繪圖工具欄、狀態欄。

四、工作簿、工作表、單元格的關系：

一個工作簿可以包括1~255個工作表，一個工作表包括65536行×256列個單元格。單元格是Excel的最小組成單位。

五、工作簿的操作：

1.建立工作簿：常用工具欄上的新建按扭、文件菜單下的新建命令

2.保存工作簿：常用工具欄上的保存按扭、文件菜單下的保存或另存為命令（在保存的同時還可以給文檔加密或解密）或按Ctrl+S。

3.關閉工作簿：文件菜單下的關閉命令、菜單欄右邊的關閉窗口按扭。

4.打開工作簿：常用工具欄上的打開按鈕、文件菜單下的打開命令或按Ctrl+O、用文件菜單下的最近打開文件的列表打開。

六、工作表的操作：

1.工作表的選擇：

選定單個工作表（用鼠標單擊該工作表的標簽即可）； 選定多張工作表：

選定相鄰的工作表，按住Shift鍵不松，單擊需要選擇工作表的第一個和最后一個即可； 選定不相鄰的工作表，按住Ctrl鍵不松，單擊要選擇的工作表即可；

?9?

第4章

Word 2003文字處理

選定全部工作表，在任意一個工作表標簽上右擊，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”即可。

2.工作表的重命名：“格式”—“工作表”—“重命名”。3.刪除工作表：“編輯”—“刪除工作表”。4.插入新的工作表：“插入”—“工作表”。

5.移動和復制工作表：“編輯”—“移動或復制工作表”。

6.工作表的隱藏與恢復：“格式”—“工作表”—“隱藏”/“取消隱藏”。

七、工作表的編輯：

在工作表中可能輸入兩種形式的數據，一種是常量（數值或文字），另一種是公式。1.向單元格中輸入數據：指針移動方向、輸入文字、輸入數字。2.向單元格中輸入序列：自動填充、菜單填充、自定義序列

3.編輯單元格中的數據：雙擊所要修改的單元格，使單元格處于編輯狀態。

4.移動、復制單元格的數據：直接用鼠標左鍵單擊并拖動。加Ctrl鍵的同時拖動完成復制

5.插入、刪除行、列和單元格：

插入行、列和單元格：選擇插入位置，再選擇“插入”菜單下的“行”、“列”、“單元格”。刪除行、列和單元格：選擇要刪除的行、列或單元格，單擊“編輯”菜單下的“刪除”命令，會彈出“刪除”對話框。

八、工作表的格式化：

1、單元格的合并與拆分：

合并：

? 選定要合并的單元格區域，在工具欄上單擊“合并及居中”按鈕；

? 單擊“格式”—“單元格”打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡選擇

“合并單元格”復選框，單擊“確定”按鈕。拆分：

? 選定合并過的單元格，在格式工具欄上單擊“合并及居中”按鈕 ? 在“單元格格式”對話框中取消選擇“合并單元格”復選框。

2、文本格式設置

? 設置字體、字號、字形：用格式工具欄或者單擊“格式”—“單元格”命令。

? 設置文本顏色：在格式工具欄中選擇字體顏色下拉按鈕。

?10?

計算機應用基礎教程

3、數字格式設置

? 使用工具欄設置數字格式：格式工具欄。

? 使用菜單命令設置數字格式：“格式”—“單元格” ? 用戶自定義數字格式：“格式”—“單元格”。‘#’只顯示有意義的數字； ‘0’顯示數字；

‘？’為無意義的零在小數點兩邊添加空格，以使小數點對齊； ‘，’千位分隔符或者將數字以千倍顯示。

4、行高和列寬的調整

? 使用鼠標改變行高：把鼠標移到行號的分隔符上拖動即可。? 精確改變行高：選擇改變的行，再單擊“格式”—“行”—“行高” ? 使用鼠標改變列寬：把鼠標移到列號的分隔符上拖動即可。

? 精確改變列寬：選擇改變的列，再單擊“格式”—“列”—“列寬”

5、單元格中日期和時間的格式化

6、單元格中的數據對齊方式

? 水平對齊：在格式工具欄上有（左對齊、右對齊、居中、合并及居中）； ? 垂直對齊：選擇需要對齊的對象，單擊“格式”—“單元格”。? 文本縮進：“單元格格式”對話框中的“對齊”標簽下的“縮進”。? 文本旋轉：“單元格格式”對話框中的“對齊”標簽下的“方向”。? 其它格式：自動換行、縮小字體填充、合并單元格、文字方向。

7、邊框和底紋的設置

? 設置邊框：“格式”—“單元格”—“邊框” ? 設置底紋：“格式”—“單元格”—“圖案”

8、運用條件格式：

“格式”—“條件格式”。

9、自動套用格式：

“格式”—“自動套用格式”。

10、在工作表中插入對象

? 繪制圖形對象：利用“繪圖”工具欄繪制圖形、利用“自選圖形”菜單繪制圖形、?11?

第4章

Word 2003文字處理

圖形的對齊或分布。

? 插入圖形對象：插入藝術字、插入剪貼畫、插入圖片、插入文本框。

九、在工作表中使用公式和函數

1、公式和函數的使用： 1)使用公式： ? 公式的運算符：

算術運算符：+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、%（百分號）、^（乘方運算）。

比較運算符：=（等號）、<（小于號）、>（大于號）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。文本運算符：&（連接文本）。

引用運算符：：（冒號是區域運算符）、，（聯合運算符）、空格（交叉運算符）。? 輸入公式：

輸入公式類似輸入文字型數據，不同的是在輸入公式的時候總是以“=”號作為開始，是單元格中顯示的是公式計算的結果。2)函數的使用

2、單元格的引用： ? ? ? ? 相對地址引用：列標加行標（例如：A5、B6等）絕對地址引用：$號加單元格名稱（例：$A$5等）。混合地址引用：即有相對地址又有絕對地址。

三維地址引用：工作表名！單元格地址（例：Sheet1!a4等）。

十、Excel圖表

1、創建圖表：“插入”—“圖表”

2、修飾圖表外觀：

? 設置圖表區格式：右擊圖表區； ? 設置標題格式：右擊標題； ? 設置圖例格式：右擊圖例區； ? 設置坐標軸格式：右擊坐標軸； ? 設置網格線：右擊網格線；

?12?

計算機應用基礎教程

? 設置繪圖區格式：右擊繪圖區；

3、在圖表中添加數據

? 使用拖曳方式向圖表中添加數據； ? 利用顏色標記區域向圖表中添加數據；

? 利用復制粘貼命令向圖表中添加數據；利用“添加數據”命令向圖表中添加數據；

十一、數據清單的管理

1、創建數據清單：“數據”菜單—“記錄單”命令。

2、利用記錄單編輯數據

3、數據排序：“數據”—“排序”

4、數據篩選：“數據”—“篩選”

5、數據分類匯總：“數據”—“分類匯總”，在分類匯總之前必須先排序。

6、創建數據透視表

十二、打印工作表

1、頁面設置

2、分頁符的應用

3、打印預覽

4、打印

第六章PowerPoint演示文稿

一、PowerPoint啟動與退出：

與Word和Exel的啟動退出方法一樣。

二、PowerPoint的窗口組成：

標題欄、菜單欄、標尺、幻燈片區域、視圖區域、備注區域、水平垂直滾動條、狀態欄

三、PowerPoint視圖分類：

大綱視圖、幻燈片視圖、普通視圖、瀏覽視圖、放映視圖。

四、演示文稿的制作：

1.創建演示文稿： 2.用向導創建演示文稿； 3.用設計模板創建演示文稿； 4.創建空演示文稿；

?13?

第4章

Word 2003文字處理

5.插入演示文稿（或其它文稿中的幻燈片）；

五、幻燈片的編輯：

1.插入新的幻燈片：“插入”—“新幻燈片”或者單擊格式工具欄上的新幻燈片按鈕。2.復制幻燈片：“復制”—“粘貼”或者Ctrl+鼠標拖動（瀏覽視圖下）3.刪除幻燈片：用Delete鍵或“編輯”菜單下的“清除”命令。4.移動幻燈片：“剪切”—“粘貼”或者鼠標拖動（瀏覽視圖下）

六、文本編輯：

1.在文本框（占位符）內輸入文字、字符等。2.在自選圖形中輸入文字、字符等。

3.對文本格式化：文字格式化（“格式”—“字體”、段落格式化（“行距”、對齊方式等）。或者用“格式工具欄”上的按鈕。4.插入圖片：“插入”菜單下的“圖片”命令。

5.插入圖表：“插入”菜單下的“圖表”命令或者用“復制”—“粘貼”命令把其它軟件創建的圖表復制過來。

6.插入表格：“插入”菜單下的“表格”命令

?14?

第三篇：《辦公自動化系統》技術需求文檔

《辦公自動化系統》技術需求文檔

辦公自動化系統可以加大提高辦公效率，使得實際業務通過網絡流轉，并適用于通用性、靈活性、保密性和標準化等各項原則，現將各項技術要求列舉如下：

1、系統可以整合到其他應用系統或平臺，進行門戶統一管理，實現無縫對接。

2、工作流管理體系，用戶可以自定制自己需要的業務流程和業務OFFICE 文檔模板。

3、可實現嚴格的工作流程跟蹤、監控和催辦。有信息提醒功能。

4、用戶權限管理可以分項分類到各項工作，并可以指定權限到分組或者單個用戶。

5、用戶可以任意定制私人桌面模塊。

6、可以自定義報表

7、文檔流轉過程痕跡保留、留痕查看、手寫批注、電子印章。

8、可以支持手機短信平臺、移動辦公。

9、可以有內部消息的發送傳遞。

10、文件編輯時具有緩存和定時保存功能,避免因為斷網等故障的出現造成錄入數據的丟失。

11、可以實現IP地址使用限制管理。

12、發布環境最好采用TomCat，數據庫平臺可任意選擇。

13、提供數據庫數據備份功能。

服務要求：本系統自完成系統安裝及培訓并經采購方驗收合格之日起，乙方免費質保一年。

第四篇：辦公自動化

辦公自動化設備應用與維護

淺談對辦公自動化設備的應用及維護

摘要

我是一名管理工程學院國貿專業的學生，通過這幾周《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，我感覺自己得到了很大的提高，同時對我們大學生的綜合素質也具有提高作用。在《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習中，我主要對辦公自動化頗有認識。

馬兊思說過：“對于不懂音樂的耳朵，最美的音樂也沒有意義。”這句話不僅適用于音樂，對于我們對辦公自動化的認識同樣也適用。這說明，如果學生缺乏必要的科技技術應用能力，那么，科技所帶來的美感和便利就不能為乊所感受，這樣科學技術本身也會黯然失色。作為一名大學生，我很慶幸自己選擇了《辦公自動化設備應用與維護》這門選修課，通過老師的讱解，和每課必到的毅力，我學到了在科技日新月異發展的今天，如何實現優化管理，提高工作效率。

互聯網的出現與迅速發展，信息技術步伐的加快，使得企業面臨著眾多的挑戰與競爭，在競爭過程中，對于一個集團企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業市場競爭能力的重要因素。隨著中國加入WTO，各行各業都在努力提高自身的競爭力，電信的重組、企業信息化管理迚程的加快都在說明一個趨勢：傳統以紅頭文件為主的、強調公文處理的辦公自動化將從主導地位逐漸減弱，以強調信息服務、知識管理為主的企業信息服務系統將逐漸代替原有的辦公自動化。商場如戰場，新一代的戰爭是信息化戰爭，如何通過互聯網這一利器，使企業信息化建設完善起來? 這就需要一種高效，穩定的辦公自動化系統。而我所說的課題是辦公自動化系統（即OA系統），乊所以開發和研究這一系統，是 1

辦公自動化設備應用與維護

為了提高辦公效率、方便企業管理。在科技化、網絡化的時代背景下，我們的工作管理方式也有更大的變革，原有的辦公管理模式已經漸漸突顯出它效率低、耗費人力資源等諸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，為我們企業的管理帶來更方便、更高效的工作已經成為現代企業管理中關鍵和最棘手的問題。而辦公自動化就是在這一時代背景需求下，通過對管理模式、先迚的管理方法、以及互聯網的研究，應用計算機編程技術，設計了符合先迚管理以及提高辦公效率的這一軟件。辦公自動化系統兊服了以往辦公軟件中功能單一，且系統操作復雜，管理不便，通過網絡有效的建立了公司內部資料管理以及信息的交流，讓公司內部信息交流可以更加便捷，使辦公效率大大提高，使企業管理更加現代化、科技化。

關鍵字 辦公自動化、應用、維護 正文

在科技日新月異發展的今天，如何實現優化管理，提高工作效率，已經成為辦公管理的主要目標了。在此乊前，人們曾經開發出眾多針對個人提高工作效率的軟件來實現這一目標。而后，經過發展，一些利于提高整體辦公系統效率的軟件已經出現端倪。

而隨著越來越多方便辦公管理的新技術的出現，辦公自動化這一概念也隨乊產生了。辦公自動化不僅兼顧了個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要迚行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包拪在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動 2

辦公自動化設備應用與維護

化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只需點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識得到盡快迚行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

說了這么多有關辦公自動化，我們來了解一下到底什么是辦公自動化。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。辦公自動化是指在行政機關工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先迚的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。此外，辦公室自動化也是近年隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包拪更廣泛的意義，即包拪網絡化的 3

辦公自動化設備應用與維護

大觃模信息處理系統。通常辦公室的業務，主要是迚行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先迚設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業工作的領導迚行決策的場所。領導機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來乊外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。這些都需要辦公自動化的輔助。

辦公自動化技術有三個層次。事務級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立進距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。

第一個層次。OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱乊為事務型辦公自動化系統。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、4

辦公自動化設備應用與維護

人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序乊間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改迚辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

第二個層次。信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包拪政策、法令、法觃，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包拪和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包拪工商法觃、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎乊上，構成信息管理型的OA系統。

辦公自動化設備應用與維護

第三個層次。決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已迚入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。多媒體化。包拪對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間迚行交換和自動化處理。這個層次包拪信息管理型OA系統和決策型OA系統。

其中，事務級OA系統稱乊為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱乊為高級辦公自動化系統。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件乊后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過。

辦公自動化設備應用與維護

這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法觃也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快迚行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

這說明，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法觃也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更迚一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統。

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。7

辦公自動化設備應用與維護

隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去。

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間迚行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會乊外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去。

這時辦公自動化就提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，它可以進程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。

通過《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，我了解了很多關于辦公自動化的知識，我覺得這就是一個優勢，這要感謝老師的精心傳授和精彩讱課，讓我記憶猶新。與沒有學習這門選修課的同學相比，同時在做事時也許我會比他們多一份感覺，不僅僅在以后工作中，也使我整體素質也得到了提高，如果不學習這門課程，我還不知道辦公自動化的發展和應用在我們日常生活和工作中是多么重要，尤其是對一個企業。通過《辦公自動化設備應用與維護》課程的學習，可以發展大學生的視覺能力、記憶能力和豐富的想象力。通過《辦公自動化設

辦公自動化設備應用與維護

備應用與維護》課程的學習，可以使學生接觸很多科學技術。《辦公自動化設備應用與維護》課程是一種感覺與理解、感性認識與理性認識的統一活動，也有一個由淺入深的反復過程。但《辦公自動化設備應用與維護》又有自己的特點，這就是它比其它技術更需要觀眾主觀方面的配合。正是因為這種主觀意識的需要讓我們的綜合素質得到提高。

第五篇：辦公自動化

工作流(Workflow)，就是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、信息或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者促使此目標的實現”。

工作流概念起源于生產組織和辦公自動化領域，是針對日常工作中具有固定程序活動而提出的一個概念，目的是通過將工作分解成定義良好的任務或角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務并對其進行監控，達到提高工作效率、更好的控制過程、增強對客戶的服務、有效管理業務流程等目的。盡管工作流從已經取得了相當的成就，但對工作流的定義還沒有能夠統一和明確，不同學者從不同角度對工作流做出了不同的定義.工作流屬于計算機支持的協同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現協同工作的。

工作流的具體應用

1.關鍵業務流程：訂單、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理等

2.行政管理類:出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報周報等凡是原來手工流轉處理的行政表單。

3.人事管理類：員工培訓安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息管理等。

4.財務相關類：付款請求、應收款處理、日常報銷處理、出差報銷、預算和計劃申請等。

5.客戶服務類：客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售后服務管理等管理等。

6.特殊服務類：ISO系列對應流程、質量管理對應流程、產品數據信息管理、貿易公司報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務均可應用工作流軟件自動規范地實施。

許多公司采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，工作效率非常低下，對于統計報表功能則不能實現。而采用工作流軟件，使用者只需在電腦上填寫有關表單，會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、打印等，大大提高了效率，實現了知識管理，提升了公司的核心競爭力。

廣州天翎的myApps快速開發平臺是工作流領域中一個前沿的集成化的柔性軟件平臺，它的目標是無需任何編碼，也可以輕松構建各種類型的信息化軟件系統，并支持手機客戶端功能。客戶可以方便地通過它構建適合自身企業需求的協同、CRM等軟件系統。

Workflow Workflow是一個靈活可擴展的基于流程和狀態的工作流引擎。它的目標是滿足可以想象的所有工作流程，從企業級的業務流程到小范圍的用戶交互流程。通過使用可插拔和分層結構，可以方便地容納各種工作流語義。

以下以報銷流程為例說明工作流模塊的使用，報銷單據憑證處理都是在財務系統完整的，但是財務系統一般不支持所有員工在財務系統中錄入報銷單據數據（如發票號碼、金額等），同時由于財務軟件是產品化的軟件，很難進行大的改造。因此實現每個員工填寫報銷單據，并由上級領導審批報銷單據，最后由財務進行審核，需要一個報銷管理。報銷管理單據的維護、審批處理，信息簡單，可以直接用表單定制和工作流管理模塊定制出來，包括填寫報銷單據、直接上級審批、領導審批等流程節點，就像一般的辦公自動化系統實現的功能。領導審批完成之后，啟動一個業務流程（采用 BPEL 進行編排），將單據數據自動寫入財務系統（只需要財務系統提供寫入單據 Web 服務）。由于財務系統無法進行大的改造，在財務審批、財務入賬環節，采用消息流程節點處理方式，由財務系統提供一個查詢單據狀態的接口，這樣財務人員就可以在待辦任務中看到報銷單據的待辦，財務人員通過單點登錄，點擊待辦任務進入財務系統進行操作，報銷單據的填報者則不需要進入財務系統，在報銷系統中就可以看到報銷單據的整個流程的狀態，這樣既可以實現整合所有流程，又對財務系統本身不會造成大的影響。

辦公自動化發展

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都把辦公自動化叫做電子政務，企事業單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

OA是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，最后實現提高決策效能的目的。

第1代OA：硬件配置階段

第2代OA：數據處理自動化階段

第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段

第4代OA：無障礙工作流自動化階段

第5代OA：協同工作型辦公自動化（KM1代）

第6代OA：協同發展型辦公自動化（KM2代）

第7代OA:移動OA

三大發展階段起步階段

（1985年―1993年）：是以結構化數據處理為中心，基于文件系統或關系型數據庫系統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過

程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致應用效果不佳。應用階段

（1993年－2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網絡技術的迅速發展也促進了軟件技術發生巨大變化，為OA的應用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規范了組織管理、提高了運營效率。發展階段

OA應用軟件經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公應用軟件應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平臺。OA辦公自動化系統軟件的發展歷程大致經歷了以下四個階段：

第一階段：文秘型OA軟件

時間段：1980年—1999年

特點：MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等單機版的應用軟件，以辦公文件和檔案管理為核心，基本實現無紙化辦公。

第二階段：流程型OA系統

時間段：2000年—2005年

特點： C/S形式的OA辦公系統應用軟件，以工作流為核心，實現了大多數流程管理如公文流轉、流程審批、業務流轉等的自動化。

第三階段：協同型OA系統

時間段：2005年—2009年

特點：以B/S形式的OA辦公系統應用軟件為主流，以協同辦公為理念，結合了Internet、工作流、表單系統、即時通訊和SOA等多種技術和手段，實現了協同辦公、協同政務、協同商務等多種協同應用。

第四階段：平臺型OA系統

時間段：2009年—未來

特點：OA系統架構于綜合的協同應用平臺之上，充分利用了支撐平臺強大的技術優勢，實現了企業信息化高級階段下的更高需求——綜合的協同管理平臺。

最早期的OA辦公系統主要都是完成文件的輸入及簡單的管理，這個時期的主要平臺是FoxPro、DBASE等數據庫，其優點主要就是簡單，操作簡單，功能也簡單。缺點同樣也是簡單，由于平臺標準太簡單導致我們無法可靠地實現非結構化文檔的處理、聯機備份、全文檢索、容錯技術、工作流這些重要的OA辦公系統功能。這個時期主要的成就就是實現了文檔的共享及簡單的查詢功能。

OA辦公系統真正成熟并得到廣泛應用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出現了以后，它提供的工作流平臺及非結構化數據庫的功能使我們可以很方便地實現非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA辦公系統功能，OA辦公系統應用進入了實用化的階段，但隨著管理水平的提高，Internet技術的出現。單單實現文檔管理和流轉已經不能滿足我們的要求，我們的領導和員工希望能夠獲取更廣泛的信息來源。

這個時候OA辦公系統的重心開始由文檔的處理轉入了數據的分析，即我們所說的決策系統，同樣NOTES作為一個非結構化數據庫已經越來不能滿足我們的需要，這時出現了以信息交換平臺和數據庫結合作為后臺，數據處理及分析程序作為中間層，WEB作為前臺(三層次結構)的全新OA模式，這種模式下，我們可以將OA辦公系統納入由業務處理系統、財務系統等系統構成的單位整體系統內，使我們可以通過OA辦公系統看到、分析得到更全面的信息。我們會將大量的業務數據，甚至是文檔數據放回數據庫內。隨著COM、OLD、WEB等技術的應用，我們將可以通過各種不同的開發工具方便地獲取所需的信息