第一篇：企業行政公文寫作基本常識

企業行政公文寫作基本常識

第一部分：公文種類、格式、行文要求概述

企業公文是在生產經營和行政管理等過程中形成的具有強制執行效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業戰略部署、經營方針，發布規章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經營活動等的重要工具和歷史資料。（桂林電科所公文分為電科所文件、黨委文件、紀委文件、部門/公司文件、專用文件等）。

一、公文種類

公文種類主要分為：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等種類。（命令、指示、公告、通告、議案）

（一）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。

（二）通知 適用于批轉所屬部門/公司的公文，轉發上級主管部門和不相隸屬單位公文；發布規章制度；要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執行的事項；任免干部等。

（三）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（四）報告 適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

（五）請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準。

（六）批復 適用于答復所屬部門/公司、群眾組織請示事項。

（七）意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。

（八）函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復某一事項或某些業務性、臨時性的問題等。

（九）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

（十）命令 適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（十一）公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（十二）通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（十三）議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

二、公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）涉秘公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（二）緊急公文應當根據緊急程序分別標明“特急”、“急件”。

（三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行 文，主辦機關排列在前。

（四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在 附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

（十）成文日期要用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”。成文時間以領導人簽發的時期為準；聯合行文，以最后簽發單位領導人的簽發時期為準；干部任免以會議通過日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當根據內容標注主題詞，主題詞應控制在5個詞組之內。

（十三）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

三、行文要求

（一）行文應當注重必要性和實效，堅持少而精的原則。

（二）行文關系根據職權范圍、隸屬關系確定，一般不得越級請示或 報告。

（三）“請示”應當一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其

他單位，應用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。

（四）報告不得夾帶請示事項。

（五）主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”；向無隸屬

關系的有關部門洽談工作、詢問和答復問題、請求批準等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關單位抄送。

四、草擬公文應注意以下事項：

（一）內容要符合國家的法律、法規，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業的有關規定和實際。

（二）情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關系恰當，公文體式得當，使用規范化簡稱。

（三）涉及國家秘密和企業秘密事項的公文要依據《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。

（四）人名、地名、數字、行文要準確。時間應寫具體的年月日。引用公文先引標題，后引發文字號。

（五）行文要使用國家法定計量單位。數字，除成文時間、部分結構層次、序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

（六）公文中章節序數的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

（七）文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后。

第二部分：如何寫公文

第一節 決 定

一、概述

《國家行政機關公文處理暫行辦法》中規定：“對某些問題或者重大行動作出安排，用決定”。決定的使用范圍很廣，國家黨政機關、組織團體和企事業單位都可以使用。

決定——是各單位對特定事項或問題作出的決議或規定，要求相關人員必須貫徹執行，絕不能陽奉陰違。它最主要的特點是指令性和規范性。

決定在形式上大體有三種類型

——針對某個具體問題或事項的決策。如《全國人民代表大會常務委員會關于迅速

審判嚴重危害社會治安的犯罪分子的程序的決定》。

——針對某一方面的工作或某一類問題的決定。這種決定，一般偏重于統一認識和確定某一方面的方針決策。如《國務院關于進一步加強產品質量工作若干問題的決定》。

——用于表彰或懲戒的決定。這是因為某一事件活動過程已經完結，為了樹立榜樣以表彰好人好事，或者吸取教訓以批評壞人壞事而作出的決定。如《國資委黨委關于表彰中央企業青年文明號班組的決定》。

二、格式與內容

決定的格式一般由標題、正文、發文機關、成文日期等幾部分組成。

1、標題

一般由發文機關、事由和文種組成，例如《國務院關于進一步加強產品質量工作若干問題的決定》、《中國機械工業集團有限公司關于表彰2006-2007年度先進黨支部、優秀共產黨員和優秀黨務工作者的決定》。

2、正文

決定的正文可采用分條列述式、篇段合一式或分段式的結構方法。無論采用哪種結構形式，都要寫明兩項內容：第一，決定的根據；第二，決定的內容。如果是法規性決定，還要提出希望或要求。

不同類型的決定，事項不同，寫法也有差別。如法規性、部署指揮性的決定，內容一般都較復雜，文字也較長。可采用分條列述式，或用段旨撮要形式，突出每段主要決定事項。也可采用分列小標題式。獎懲性決定的寫法與前兩種寫法差別較大。這種決定一般采用分自然段的方法:一是先介紹被表彰或被懲處的單位或個人的基本情況；二是敘寫具體的先進事跡或錯誤事實；三是獎勵或處分的依據，四是具體的獎勵或處分的決定。

3、發文機關

要寫機關全稱或者規范化簡稱。單一機關制發的行政公文，此項內容 可以省略。

4、成文日期

要用漢字寫明年、月、日。

三、范例 例1

××公司關于表彰×××和×××部門的決定

各分公司、各部門：

×××在本公司技術創新評比活動中獲得冠軍。為表彰×××，及其所在的××部門的工作成績，促進公司的技術革新活動，推動公司的技術改造，公司決定：

1、向×××頒發獎狀和獎金×萬元。

2、向××小組頒發獎狀和獎金××××元。

3、向××部門頒發獎狀和獎金×××元。

××公司

××××年××月××日

第二節 通 知

一、概述

通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執行的事項的平行文種。

通知是常用公文之一，其應用范圍最廣、使用頻率最高。國務院辦公廳發布的于2001年1月1日開始實施的《國家機關公文處理辦法》中規定，通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理的需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。對通知的制發單位沒有級別的限制。

二、格式與內容

按通知的性質來劃分，一般可分為告知性通知、布置性通知、發布性通知和會議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。

通知一般由標題、正文和落款及時間幾個部分組成。

1、標題

標題有兩種格式，一種是公文規范性標題，另一種由事由加文種構成。前者由發文

單位、文種構成，如《×××(發文單位名稱)通知》；后者由事由和文種構成，如《關于認真貫徹執行會計從業資格管理制度有關規定的通知》。

2、正文

因通知的類型不同，正文的寫法、要求也不同。

(1)告知性和布置性通知。這類通知是上級單位向下級單位作出某項指示、布置某項工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡潔，事項要交代清楚。“特此通知”、“以上事項望周知”是這類通知慣用的結尾句式。

(2)批示性通知。這類通知大都以批轉或轉發的文件為主，通知本身只起按語的作用。“現將??轉批(轉發》給你們，請研究執行(參照執行、遵照執行)”是這類通知慣用的結尾句式。

(3)會議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項及內容。前者要寫出召開會議的目的、意義；后者主要交待會議議題、時間、地點，必要時還要交待參加人員的條件、范圍等。

(4)任免性通知。這類通知就是任命和免去干部(企業管理、領導層人員)職務的通知。只有任命事項沒有免去事項的通知，叫任命通知；只有免去事項沒有任命事項的通知，叫免職通知。因為任免通知關系到人事變動，所以在提法、措辭、人名次序排列上要特別慎重。

3、結尾

簽署發文單位和發文時間。單位就是指發文單位，時間就是發布通知的時間。

三、范例 例1（會議通知）

會議通知

各部門領導：

謹定于20××年××月××日上午9時30分在××召開××會議，請準時參加。隨本通知送評議表一份，請認真填寫并于開會前上交。

××公司

××××年××月××日

例3(告知性通知)

××公司關于地址遷移的通知

我公司公司遷至××市××大街××號辦公，新開戶銀行××市××分理處，賬號：××××××，原來的開戶銀行及賬號8月1日撤銷。

特此通知

××公司

××××年××月××日

例4（任免通知）

××總公司關于×××同志職務任免的通知

××分公司：

經總公司研究決定：任命×××同志為×××分公司經理，免去其××室主任職務。

××公司

××××年××月××日

第三節 通 報

一、概述

通報是用來向所屬單位或群眾傳達重要情況、表揚好人好事、批評錯誤的一種公文形式。它是從事工作指導、思想教育時常用的一種公文。從行文關系看，通報屬下行文。通報通過反映有關典型事例或情況，表達了上級機關、領導部門的意圖和精神，具有領導指導性。

通報有以下特點:

1、客觀、真實

通報的內容不僅必須真實準確，而且還必須有典型性、代表性，才能起到較廣泛的

教育推動作用，所傳達的重要精神也應對一個時期或一個方面的工作有重要的指導意義。

2、告知范圍廣

由于通報所列內容具有典型性，需要推廣，因此，一股情況下通報下發的范圍較廣。

3、及時性

通報行文的目的在于盡快把情況傳達出去，以引起廣泛注意，促進工作，因此特別要求及時性。

4、靈活性

它主要表現在，告知的對象不是特定的，不是專對某個機關單位或個人，而是“眾所周知”的；通報沒有周期長短的限制，有事實有必要，即可發通報。

根據內容區分，通報大體可以分為四種類型: ——表彰性通報

這類通報的內容，是將具有典型意義的好人好事通報所屬系統或單位，以樹立正面榜樣，弘揚其優秀品質和崇高精神，或推廣其先進經驗和做法，以達到推動、改進工作，樹立社會主義新風的目的。

——批評性通報

這類通報的內容，是將具有典型意義的傾向、思潮，言論、行為通報所屬系統或單位，有針對性的提出克服錯誤傾向或錯誤言行的辦法、要求，以達到引起警戒、接受教訓的目的。

——情況通報

這類通報的內容主要是需要告知本系統或本單位的有關重要情況，目的是互通信息和溝通情況，以增加政務透明度，也使相互了解，取長補短，做好協調和配合，促進工作的順利進行。

——事故通報

這類通報常用于報道重大事故，對事故的來龍去脈和前因后果，作綜合分析，著重于找出原因，講清危害，引起教訓，使更多的單位或個人引以為戒，防止此類事件的再次發生。

二、格式與內容

1、標題

有規范的完整標題，也有不完整的、由事由加文種的標題礎瞅xx公司關于糾正銷售工作的不正之風的情況通報》。有時也可以只寫“通報”二字。

2、主送單位

一般通報都有主送單位，少數普發性通報可以不寫此項。

3、正文

一般由四部分組成，(1)引言。主要是概括通報的內容、性質、作用和要求。

(2)事實。表揚性通報寫先進事跡；批評性通報寫錯誤事實。寫作時應注意的問題是：既要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。

(3)分析及處理。對先進事跡的先進性或錯誤事實的本質，進行恰如其分地分析，有的還寫出先進事跡或犯錯誤的原因，并且提出處理意見；表揚性通報寫出給予精神或物質獎勵的決定：批評性通報寫出處分決定。

(4)號召或要求。根據通報的精神要求如何去做，或者號召為實現什么目標而奮斗。

4、結尾

寫明發文單位和日期。如果發文單位在標題前已加上去，此處可以只寫日期。下發或張貼的通報要加蓋公章。

三、范例 例1 中國工商銀行××市分行關干表彰20××年度

金融先進集體、金融先進工作者的通報

20××年，我行全體員工在支行黨總支的正確領導下，以“三個代表”重要思想和黨的“十六大”精神為指針，緊緊圍繞“效益、質量、安全”六字方針，嚴格執行黨和國家的各項金融政策，與時俱進，扎實工作，為我行的改革、經管、發展做出了積極的貢獻，涌現出一大批金融先進集體、金融先進工作者。為樹立典型，弘揚先進，進一步激發全行員工的工作積極性，根據各部室推薦，行長辦公會審定，決定授予辦公室等三個部門為20××年度支行金融先進集體，授予×××等30名同志為20××年度金融先

進工作者，并給予通報表彰。

希望受到表彰的集體和個人要繼續發揚成績，再接再厲，在今后工作中取得更加優異的成績。同時全行員工要以“雙先”為榜樣，振奮精神，銳意進取，為全面完成20××年各項工作目標努力工作。

附：先進集體、先進工作者名單(略)

中國工商銀行××市分行 ××××年××月××日

例2 ××公司關于對×××運輸員處罰的通報

各部門：

木公司運輸員×××，自今年3月2—12日，利用發貨職權，在××客運碼頭先后向7個提貨的貨主進行勒索，當貨主不答應時，×××就采取不發貨、不點數、不放行的手段進行刁難。經查實，×××共勒索錢物××元。由于該員工的違紀做法破壞了木公司的商業信譽，使貨運工作受到一定的損失。為嚴肅紀律，整頓風紀，公司決定給予×××辭退的處分，給予其直接領導通報批評，并扣發三個月的獎金的處分。

為了防止類似事件的發生，各部門要嚴肅行業紀律，堵塞漏洞，對違反紀律的員工應嚴肅處理。

××公司

××××年××月××日

第四節 通 告

一、概述

通告是黨政機關、社會團體或企事業單位在一定范圍內公布社會各有關方面應當遵守或者周知事項時使用的周知性文件。

通告的適用范圍主要在兩個方面：一是公布應當遵守的事項，其內容帶有明顯的法制性、規定性，有關單位和個人都必須嚴格執行；二是公布應知的事項，其內容只有告知性。

通告有以下三個特點：

——公布范圍的限定性。通告是向有關范圍和個人公布的，因而只在該范圍內有行政的約束作用。

——行文內容的針對性。通告的內容往往是針對某一部門與當時某一方面的工作或某一專項業務緊密結合而發的，所以有很強的針對性。

——使用上的廣泛性。通告除了黨政軍及公安、司法等機關使用之外，團體、企事業單位也可以使用。

按通告內容的性質劃分，通告有兩種類型：

法規性通告：其內容主要是社會各有關方面應遵守的帶有法規性質的事項，有強制性和行政約束力，一旦公布，社會各有關方面應當切實遵守和執行。例如，《××省人民政府關于整治機動車超載違章的通告》就是一個法規性通告。

告知性通告：這類通告主要用于告知大家某件事情，如發生的新情況，出現的新事物，以及需要大家知道的新決定等。這類通告大都具有專業性和單一性，往往不具有法規性質，但也有一定的約束力。

二、格式與內容

通告的結構由標題、正文、生效標識組成。

1、標題

通告的標題與公告標題形式基本相同，有四種形式，可以根據實際情況選用一種，四種形式沒有原則上的區別。

(1)由發文機關、事由和文種組成。如《民航總局、公安部關于民航安全問題的通告》。

(2)由發文機關和文種組成。如《中華人民共和國公安部通告》。(3)由事由和文種組成。如《關于維護校園秩序的通告》。(4)只用文種名稱。如《通告》。

通告與公告都是公布性的公文，不需要寫主送單位。

2、正文

通告的正文一般由三個層次組成，即通告的依據或緣由、通告的事項和通告的結尾。

第一部分寫通告的依據或緣由，然后用“現通告如下”、“特通告如下”等過渡語導入下文。第二部分寫通告的具體事項，為使通告的條理清晰，可采用分條列項的寫法。第三部分是正文的結尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結。

3、生效標識

在正文的石下方寫上發文機關的全稱，加蓋印章。有的通告在標題中己經寫出發文機關的名稱，可不再寫。

4、落款

通告的落款，與標題有關系。標題有發布單位的，后面可無落款；標題沒有發布單位的，落款要注明發布單位。發布通告的時間，寫在標題之后、內容之前，或寫在落款的后面均可。

三、范例 例2

慶 典 通 告

為慶祝x x購物中心成立10周年，特于9月25日～10月10日在x x路總店舉辦“真情回報一—十年輝煌慶典晚會”，歡迎各界人士踴躍參與!聯系電話：1234567 聯系人：王先生

X X購物中心

××××年××月××日

例3

通 告

為了加強甲型H1N1流感的防控工作，特作如下規定：

1、張貼甲型H1N1流感防控宣傳單

學院有關地方和每間學生宿舍要張貼甲型H1N1流感防控宣傳單，使師生了解甲型H1N1流感的防控知識。

2、實行每天測量體溫的制度

為了及時發現、加強防范，班級設立衛生員，所有學生必須在上午8點、下午6點測量自己的體溫，并以宿舍為單位填好體溫檢測登記表，并報告輔導員。同學們一旦感到不適，也要立即向輔導員報告，以便學校采取必要的措施。

3、加強體溫異常和因病缺課師生的登記、跟蹤工作。

校醫務室必須認真登記因體溫異常前往就醫的學生姓名、班級、宿舍號和聯系電話，并當日上午十一點前報學工部。

4、加強進出校門的管理

全體師生憑胸卡進出校門。腋下溫度在37.5攝氏度的本院學生將立即返回宿舍，戴上口罩，實施校內定點留觀。

腋下溫度在37.5攝氏度的教師不得上課，由辦公室負責進行處理。

外來人員不得隨意進入學校。經批準可以進校的外來人員必須測量體溫，腋下溫度超過37.5攝氏度的外來人員不得進入學校。

5、加強食堂管理

6、減少接觸

甲型H1N1流感有一定的潛伏期，一般為1—7天。甲型H1N1攜帶者在潛伏期具有傳染性。所以，在甲型H1N1流感流行期間，同學們不要到人多的地方去，盡可能待在自己的宿舍里，不要相互串門，減少接觸。學生外出必須經輔導員批準。

如果接觸過甲型H1N1流感疑似患者或確診患者，要立即報告。

7、減少集體活動

學院和各班級要盡量減少組織集體活動。

老師們、同學們，甲型H1N1流感是可防、可控、可治的，不必害怕。只要大家認真遵守學校的規定，我們一定會戰勝甲型H1N1流感。

××××學院

××××年××月××日

第五節 報 告

一、概述

報告是下級機關、組織或個人向上級機關、組織或領導匯報工作、反映情況、提出建議、答復查詢或要求、請求備案的上行公文。報告的使用范圍廣泛，作用重要，是機關、團體、企事業單位日常工作和商務活動中常用的公文形式。

二、格式與內容

報告寫作內容要真實、可靠，重點突出，耍如實反映情況，抓住主要矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級機關清楚地了解情況，處理問題。

報告的種類繁多，有工作報告、情況報告、答復報告、報送報告、綜合報告、專題報告等(市場分析報告及財務報告在下文中將進行專門闡述)。但不管是哪一類報告，其格式一般都包括標題、主送單位、正文、落款四部分。

1、標題

一般有兩種寫法：一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組成，如《××市人民政府關于高新技術開發區資金使用情況的報告》；另一種標題由事由和文種組成，如《關于×××次列車在××站發生出軌事故的報告》。

2、主送單位

即接受“報告”的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，如“xx省人民政府”，應盡量用全稱。

3、正文

這部分是報告的主體，其結構一般由開頭(引據)、事項和結尾三部分組成。(1)開頭。作為正文的導語，應承接標題中的事由，導出報告的目的，即為什么而報告，一般要用“現將有關情況報告如下” 作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求落筆扣題，簡明扼要，直陳其旨。

(2)事項。這是報告的具體內容部分，一般包括基本情況、主要經驗、體會、存在的問題和下一步打算。在一份報告中，這幾部分不一定全寫，要看具體情況，有所側重。(3)結尾。常用的是約定俗成的結語，如“特此報告”或“以上報告如有不妥之處請指正”等。

4、落款

一般寫發文單位名稱或負責人姓名、發文時間，最后加蓋公章。

三、范例

桂林電器科學研究所召開 黨員領導干部民主生活會情況報告

中國機械工業集團有限公司黨委：

根據中紀委、中組部和國資委黨委《關于以“學習和實踐科學發展觀”為主題開好縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的通知》精神，以及國機集團黨委的要求，結合本所的實際情況，所黨委于2008年11月27-28日召開了以“學習和實踐科學發展觀”為主題的黨員領導干部民主生活會。參加民主生活會的有趙紅一書記、梁永和副所長、劉亮副所長、董莎副書記，陳仲所長（民主黨派人士）應邀參加會議，黨辦主任秦玉萍列席會議負責記錄。民主生活會由黨委書記趙紅一主持。

為切實開好此次專題民主生活會，確保取得良好實效，會前所黨委和各位所領導做了充分的準備。一是各位所領導深入、系統地自學黨的十七大報告、胡錦濤同志在第十七屆中紀委第二次全會上的重要講話、中央關于科學發展觀的重要論述、國有企業領導人員廉潔自律七項要求等；二是黨辦、各黨支部和各部門以多種形式廣泛征求和聽取廣大黨員、干部職工的意見和建議（此次共征求和聽取了147名黨員、干部職工的意見和建議），并將這些意見和建議如實轉告領導班子成員；三是各位所領導認真按上級黨組織的文件精神和要求撰寫書面發言提綱。

會上各位所領導把開好民主生活會與“學習和實踐科學發展觀”和貫徹落實十七屆中紀委二次全會精神結合起來，重點聯系思想和工作實際對照檢查自身在貫徹落實科學發展觀、執行國有企業領導人廉潔自律七項要求等方面存在的突出問題；重點針對廣大黨員、干部群眾提出的意見和建議開展批評與自我批評，努力解決影響本所改革發展、穩定大局的重大問題和廣大干部職工關心、關注的熱點、焦點、難點問題；重點檢查本所在科學發展方面存在的問題和不足，認真研究探討保持我所經濟平穩快速發展的措施和應對國際金融危機沖擊的經營策略。

會后所領導班子成員深入開展了談心活動，黨委書記與所長相互交換了意見，班子成員之間也開展了談心活動。

這次以“學習和實踐科學發展觀”為主題的黨員領導干部民主生活會開得真誠、嚴肅、深刻，促進了領導班子的溝通與團結，提高了全面貫徹落實科學發展觀的自覺性、主動性，加強了班子的思想建設、作風建設和能力建設，達到了預期的目的。

此次黨員領導干部民主生活會情況、整改意見以及當前應對國際金融危機沖擊的措施和要求，所黨委已于12月5日下午組織召開有關會議向廣大黨員、干部職工進行了通報和部署。

以上是我所召開黨員領導干部民主生活會的基本情況，特此報告。

4、所領導班子對黨員、干部群眾意見及建議的落實與反饋

桂林電器科學研究所黨委

二ＯＯ八年十二月十五日

關于請求出具同意我所購置小車意見的報告

中國機械工業集團有限公司：

隨著市場經濟的發展和我所產業規模不斷擴大，各級領導和大客戶到所視察、洽談業務比較頻繁，而所部只有兩輛接待車輛，故急需添置一部小汽車。為解決這一問題，所里擬購置一部價值24.98萬元的東風日產天籟小汽車（排氣量2.5），以緩解經營接待用車緊張狀態。按廣西區小汽車定編辦的有關規定，企業購置小汽車需經上級主管部門同意后方予以辦理小車定編手續，故特向國機集團報告，懇望國機集團出具同意我所購置小汽車的意見，以便我所辦理小車定編手續。

聯系人:××× 電話:××××××× 手機:×××××× 附件：廣西壯族自治區小汽車定編申請審批表

桂林電器科學研究所

二0 0九年十月十四日

第六節 指 示

一、概述

指示，是上級領導對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則時使用 的一種公文。指示這一文種，我國目前黨群系統的機關使用較多，行政領導機關使用頻率較低。

“指示”不能濫用。一般日常工作應該用“通知”，對下級布置重要 工作，同時要闡明工作活動的原則時，才能用“指示”。

指示具有以下特點：

——原則性。必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令，并具有連續性。

——權威性。一般使用指令性語言，不能含糊其辭或模棱兩可。

——可操作性。政策界限要規定明確，便于掌握和執行。

——時效性。指示要求的時間性很強，規定期限要達到的目標必須能夠完成。經努力達到的目標必須能夠完成。經努力達不到的目標，不要勉強寫上去。

——準確性。文字表述準確，根除空話、套話。

二、格式與內容

指示在結構上，由標題、受文單位和正文三部分組成。

1、標題

包括三部分內容：(1)發布指示的機關；

(2)指示的中心內容(概括性的)；

(3)文種(指示)。如果指示的內容比較急切，或有時間限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發布。在標題的下面，要注明指示發布的時間或者文號。

2、受文單位

在正文之前，先寫明受文的單位名稱。

3、正文

正文一般由兩部分內容組成：一是發布本指示的根據或原因，二是本指示的具體事項，而重點要放在指示的事項上。指示事項一般多采用分條分項的辦法撰寫。這樣做不

但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實。

正文部分的內容要視具體的指示而定。一般分三個層次：

第一層，簡要闡述發布本指示的依據和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關政策、法規的意義和有關政策、法規的主要內容，以及應著重在哪些方面進行貫徹。

第二層，詳細寫明本指示的內容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發本指示” 來過渡到正文。然后展開，一般是分項寫明指示的具體條款;完成指示的辦法、措施等。這部分內容，要求具有很強的現實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要講究簡練、準確。

第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結合本地實際情況，具體組織實施”作結。

三、范例 例1

XXX公司關干暫停銷售產品的指示

×××公司駐各地辦事處和各級代理商：

最近，由我公司自主研發、銷售的×××產品，在部分地區有消費者提出產品質量有暇疵，主要反映的問題是：(l)??；(2)??。為了保護消費者的權益，減低× ××，產品對公司形象的不良影響，經公司董事會研究討論，現對有關問題作如下指示：(一)暫停×××產品的銷售。

(二)主動聯系消費者，征詢×××產品的使用情況。(三)熱情接待消費者的意見或投訴。??

產品質量是企業生存的根本，我公司將本著對消費者負責的態度，積極、妥善地處理此次事件。在各辦事處和代理商的情況上報后，公司將派工程師到各地對產品進行調試，有需要的就回收到產地進行改造，直至完全合格為止。

以上諸點，望各辦事處和代理商結合木地實際情況，具體組織實施。

×××公司總經理辦公室

××××年××月××日

第七節 請 示

一、概述

請示是下級機關、組織或個人提請上級機關、組織或領導人答復疑問、審核和批準某項請求時所使用的、呈請性的上行公文。其主要特點是：行文內容的請求性；行文目的的求復性；請求事項的單一性。

二、格式與內容

根據請示的性質、用途劃分，大體上可分為陳述性請示、請求性請示

和建議性請示。無論哪種請示，一般都由標題、主送單位、正文和落款四個部分組成，有的請示還帶有附件。

1、標題

一般有兩種寫法:一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組

成，如《關于××公司實施股份合作制改造的請示》、《××市關于修建××高等級公路的請示》；另一種是省略標題，即在標題中省略了規范標題中的某一部分，多數情況是省略發文單位，如《關于××問題的請示》。

2、主送單位

即接受“請示”的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，有時也可省略。主送單位應盡量寫全稱，除特殊情況外，不能越級寫主送單位。

3、正文

一般由開頭、主體和結語三部分組成。開頭，寫請示原因；主體，寫請示事項，即處理某件事的具體措施；結語，寫請示語，如“特此請示，望批復”或“請批示”等。

4、落款

寫明發文單位和成其日期。發文單位(發出請示的單位名稱)要寫全稱，成文日期(年、月、日)也要寫全，不能省略。

三、范例

關于為開辟新欄目需要撥款 50萬元的請示

××董事會：

我臺節目制作中心要開辟一檔新欄目，叫做“××××”，這檔節目是專門研究促進中小學差生學習進步的問題。目前在中小學教育中存在一些不容忽視的問題，最為

突出的是學習成績差的學生由于缺少有效的關心和幫助，不少同學在心理上產生了自卑的心理，自暴自棄，有的甚至選擇了自殺。

鑒于這些問題，我臺節目制作中心決定開辟“××××”欄目，由一些資深的教育學家和心理醫生擔任主持，為這些差生排憂解難，進一步提高他們的心理素質和學習素質。為此，需要50萬元的經費。

以上請示，請批復。

××電視臺

××××年××月××日

第八節 批 復

一、概述

批復是上級機關對下級或下級機關的請示事項作出肯定或否定答復的公文，屬下行文。批復與請示密切相關，有請示才會有批復，而批復必須就請示的事項作出答復。

批復只針對請示而行文。它與通知、指示有所不同。通知、指示是上級機關主動下發的，批復是根據下級機關的請示而發的。其特點有：下行性、針對性、及時性、制約性、實踐性。

二、格式與內容

批復要求有針對性、原則性，而且態度要明確，回復要及時。其篇章結構由標題、正文、落款三部分組成。

1、標題

一般由發文機關、批復事由和文種三部分組成，如“××省教育廳關于同意××學校增加編制請示的批復”。

2、正文

一般由批復原由、批復內容和結語三部分構成。

(1)批復原由。一般引用其“請示”的標題、發文字號作為批復的原由或依據,爾后

寫上“經研究(決定)，現批復如下”作為過渡，引出以下內容。

(2)批復內容。主要是針對請示事項作出明確表態，如“同意”、“不同意”或“另行研究”等，不論作出何種答復，都需簡要說明理由。有的批復在作出明確表態后，還要就如何貫徹上級決定，提出要求和希望。

(3)結語。多用“特此批復”、“此復”等慣用語收結全文。結語一般應另起一行，空兩格寫。

3、落款

寫明發文機關名稱和成文時間。

三、范例 例

×××五金公司關于同意

撥簡易建筑資金擴建五金器材倉庫的批復

××五金公司：

你公司20××年××月××日關于請求撥款擴建五金器村倉庫的報告收悉。關于你公司計劃在人民幣兩萬元以內利用原有筒陋倉庫，擴建為長10米、寬6米、墻高5米，鋼筋混凝土瓦屋面結構的五金器材倉庫，以供存放五金器材之需的問題，經研究，同意撥給你公司簡易建筑資金兩萬元，作為擴建五金器材倉庫之用。

希接文后，即向當地有關領導部門請示匯報，抓緊施工，爭取提前10天竣工，以應存放急需，竣工后仍將建造情況匯報。

特此批復

××集團公司 ××××年××月××日

第九節 意 見

一、概述

“意見”是對重要問題提出見解和處理辦法時使用的文種。一般情況下，“意見”只有建議性質，這樣的“意見”是指來自下級的，一經上級批轉或批準，即從建議性轉化為指導性和約束性。另一種是出自于上級的“意見”，雖然文種叫意見，這里的本質含義已不冉是參謀的性質，而具有了指示要求性。

二、格式與內容

意見的結構內容一般由以下幾部分組成：

1、標題

由發文機關名稱、事由和文種三要素構成，例如《國有資產監督管理委員會關于規范國有企業改制工作的意見》、《國機集團貫徹落實國有企業領導人員廉潔自律七項要求實施意見》。

2、正文

正文是意見寫作的主體，應當首先在開頭部分用簡明扼要的文字，說明行文的目的、背景、依據或緣由，以利受文者理解和貫徹執行;然后應當明確、詳盡地寫出意見的具體內容，如闡明工作的基本見解、原則性要求、政策性措施及注意事項等，一般采用分條的結構安排方式。

3、結尾

正文寫完之后，一般用一個結尾段落來進一步強調工作或提出希望和要求。

三、范例 例1

XX總公司關于進一步加強 各分公司財務監督的意見

為了落實總公司約有關規定，更好地防范和杜絕財務風險，進一步清理、整頓各分公司財務機構，加強總公司對財務狀況的監督管理，提出如下意見：

一、關于分公司財務科的設立

根據本公司財務制度，由總公司批準，各分公司及辦事處獨立設立財務科。

1、分公司財務科設立條件

(略)

2、分公司財務人員的任免方式(略)

3、分公司財務業務范圍(略)

二、關于分公司財務管理方式(略)

三、關于分公司財務風險管理(略)

四、關于分公司財務日常監督(略)

五、總公司駐外市級以上的辦事處，參照本意見執行。由于辦事處較 小，不具備設立財務科條件的，總公司將另行規定財務監管辦法。

×××總公司

××××年××月××日

第十節 公 函

一、概述

公函是用來商洽工作、詢問和答復有關具體問題、向有關主管部門請求批準的一種公務性文種。

公函的行文范圍較為廣泛，對上級、下級、平級及不相隸屬機關單位均可用公函聯系公務。公函集上行文、下行文、平行文功能于一身。公函的種類主要分為商洽函、詢問函、申請函、告知函、答復函5種。另外，還有一種不具公文性質的便函，常用于一般性事務聯系，沒有發文字號，也不用專用的文件紙。

二、格式與內容

公函的行文要求類似于請示，一般是一函一事，開門見山，行文簡潔，且用語平和

得體，切忌語氣生硬。

公函一般包括四部分：標題、送達單位、正文和落款。

1、標題

有的采用較規范的公文標題，即由發函機關、事由、受函機關和文種名稱組成；有的標題只有事由和文種名稱，如《××公司關于商借×××同志的函》；還有的只有文種名稱，如《答復函》。

2、主送單位

是指公函受文者，如“××公司”，寫在第一行左起頂格處，后加冒號。

3、正文

公函的主要內容即事項，是發函者要告訴對方的具體事情。它由三部分構成：發函緣由、發函事項和結語。事項部分主要寫商洽什么事、解決什么問題、了解什么情況、答復何種事宜等，要寫得具體、明確。結語多用“特此函商”、“敬請函批”“特此函復”、“特此函告”等，可根據不同需要選用。

4、落款

包括發函單位名稱和主要負責人的簽名以及日期。

三、范例 例1

××廠關于請求協助解決 技術人員進修外語問題的函

××大學校長辦公室：

為適應引進國外先進技術和設備的需要，我廠擬派10名技術人員到貴校出國人員英語強化班進修半年。為此，特與貴校商洽，懇請給予大力支持。有關進修費用等事宜，統按貴校有關規定辦理。

謹請函復

××廠

××××年××月××日

例3

敬 告 公 函

××××：

我公司乃啟閉機、閘門的專業生產廠家規模型集團企業，水利部定點生產單位。

近期我地區有個別個體廠家，假冒生產我公司產品，以假亂真，損害我公司信譽。為此特發公函敬告。望貴單位直接與我公司和各地辦事處聯系，謹防上當，給您的工程購進劣質產品，造成不應有的損失。

詢問電話：××××××××

傳真：××××××××

公司打假查詢電話：××××××××

特此敬告，歡迎合作!

××機械集團有限公司 ××××年××月××日

第二篇：企業行政公文寫作基本常識1[模版]

企業行政公文寫作基本常識

第一部分：公文種類、格式、行文要求概述

企業公文是在生產經營和行政管理等過程中形成的具有強制執行效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業戰略部署、經營方針，發布規章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經營活動等的重要工具和歷史資料。（桂林電科所公文分為電科所文件、黨委文件、紀委文件、部門/公司文件、專用文件等）。

一、公文種類

公文種類主要分為：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等種類。（命令、指示、公告、通告、議案）

（一）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。

（二）通知 適用于批轉所屬部門/公司的公文，轉發上級主管部門和不相隸屬單位公文；發布規章制度；要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執行的事項；任免干部等。

（三）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（四）報告 適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

（五）請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準。

（六）批復 適用于答復所屬部門/公司、群眾組織請示事項。

（七）意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。

（八）函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復某一事項或某些業務性、臨時性的問題等。

（九）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

（十）命令 適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（十一）公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（十二）通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（十三）議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

二、公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

二、公文格式的基本要求： 1.公文用紙：一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。

2.紙張大小：A4型紙：210mm×297mm。

4.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當調整。

5.行數和字數：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當調整。6.公文應當雙面印刷。7.公文應當左側裝訂。三 公文的通用格式

版頭：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人。

主體：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。

版記：抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。

三、行文要求

（一）行文應當注重必要性和實效，堅持少而精的原則。

（二）行文關系根據職權范圍、隸屬關系確定，一般不得越級請示或 報告。

（三）“請示”應當一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其 他單位，應用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。

（四）報告不得夾帶請示事項。

（五）主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”；向無隸屬 關系的有關部門洽談工作、詢問和答復問題、請求批準等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關單位抄送。

四、草擬公文應注意以下事項：

（一）內容要符合國家的法律、法規，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業的有關規定和實際。

（二）情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關系恰當，公文體式得當，使用規范化簡稱。

（三）涉及國家秘密和企業秘密事項的公文要依據《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。

（四）人名、地名、數字、行文要準確。時間應寫具體的年月日。引用公文先引標題，后引發文字號。

（五）行文要使用國家法定計量單位。數字，除成文時間、部分結構層次、序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

（六）公文中章節序數的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

（七）文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后

通 知

一、格式與內容

按通知的性質來劃分，一般可分為告知性通知、布置性通知、發布性通知和會議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。

通知一般由標題、正文和落款及時間幾個部分組成。

1、標題

標題有兩種格式，一種是公文規范性標題，另一種由事由加文種構成。前者由發文單位、文種構成，如《×××(發文單位名稱)通知》；后者由事由和文種構成，如《關于認真貫徹執行會計從業資格管理制度有關規定的通知》。

2、正文

因通知的類型不同，正文的寫法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。這類通知是上級單位向下級單位作出某項指示、布置某項工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡潔，事項要交代清楚。“特此通知”、“以上事項望周知”是這類通知慣用的結尾句式。(2)批示性通知。這類通知大都以批轉或轉發的文件為主，通知本身只起按語的作用。“現將??轉批(轉發》給你們，請研究執行(參照執行、遵照執行)”是這類通知慣用的結尾句式。

(3)會議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項及內容。前者要寫出召開會議的目的、意義；后者主要交待會議議題、時間、地點，必要時還要交待參加人員的條件、范圍

等。

(4)任免性通知。這類通知就是任命和免去干部(企業管理、領導層人員)職務的通知。只有任命事項沒有免去事項的通知，叫任命通知；只有免去事項沒有任命事項的通知，叫免職通知。因為任免通知關系到人事變動，所以在提法、措辭、人名次序排列上要特別慎重。

3、結尾

簽署發文單位和發文時間。單位就是指發文單位，時間就是發布通知的時間。

二、范例

例1（會議通知）

會議通知

各部門領導：

謹定于20××年××月××日上午9時30分在××召開××會議，請準時參加。隨本通知送評議表一份，請認真填寫并于開會前上交。

××公司

通 報

一、格式與內容

1、標題

有規范的完整標題，也有不完整的、由事由加文種的標題礎瞅xx公司關于糾正銷售工作的不正之風的情況通報》。有時也可以只寫“通報”二字。

2、主送單位

一般通報都有主送單位，少數普發性通報可以不寫此項。

3、正文

一般由四部分組成，(1)引言。主要是概括通報的內容、性質、作用和要求。

(2)事實。表揚性通報寫先進事跡；批評性通報寫錯誤事實。寫作時應注意的問題是：既要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。

(3)分析及處理。對先進事跡的先進性或錯誤事實的本質，進行恰如其分地分析，有的還寫出先進事跡或犯錯誤的原因，并且提出處理意見；表揚性通報寫出給予精神或物質獎勵的決定：批評性通報寫出處分決定。

(4)號召或要求。根據通報的精神要求如何去做，或者號召為實現什么目標而奮斗。

4、結尾

寫明發文單位和日期。如果發文單位在標題前已加上去，此處可以只寫日期。下發或張貼的通報要加蓋公章。

二、范例

例2

××公司關于對×××運輸員處罰的通報

各部門：

木公司運輸員×××，自今年3月2—12日，利用發貨職權，在××客運碼頭先后向7個提貨的貨主進行勒索，當貨主不答應時，×××就采取不發貨、不點數、不放行的手段進行刁難。經查實，×××共勒索錢物××元。由于該員工的違紀做法破壞了木公司的商業信譽，使貨運工作受到一定的損失。為嚴肅紀律，整頓風紀，公司決定給予×××辭退的處分，給予其直接領導通報批評，并扣發三個月的獎金的處分。

為了防止類似事件的發生，各部門要嚴肅行業紀律，堵塞漏洞，對違反紀律的員工應嚴肅處理。

××公司

××××年××月××日

通 告

按通告內容的性質劃分，通告有兩種類型：

法規性通告：其內容主要是社會各有關方面應遵守的帶有法規性質的事項，有強制性和行政約束力，一旦公布，社會各有關方面應當切實遵守和執行。例如，《××省人民政府關于整治機動車超載違章的通告》就是一個法規性通告。

告知性通告：這類通告主要用于告知大家某件事情，如發生的新情況，出現的新事物，以及需要大家知道的新決定等。這類通告大都具有專業性和單一性，往往不具有法規性質，但也有一定的約束力。

一、格式與內容

通告的結構由標題、正文、生效標識組成。

1、標題

通告的標題與公告標題形式基本相同，有四種形式，可以根據實際情況選用一種，四種形式沒有原則上的區別。

(1)由發文機關、事由和文種組成。如《民航總局、公安部關于民航安全問題的通告》。(2)由發文機關和文種組成。如《中華人民共和國公安部通告》。(3)由事由和文種組成。如《關于維護校園秩序的通告》。(4)只用文種名稱。如《通告》。

通告與公告都是公布性的公文，不需要寫主送單位。

2、正文

通告的正文一般由三個層次組成，即通告的依據或緣由、通告的事項和通告的結尾。

第一部分寫通告的依據或緣由，然后用“現通告如下”、“特通告如下”等過渡語導入下文。第二部分寫通告的具體事項，為使通告的條理清晰，可采用分條列項的寫法。第三部分是正文的結尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結。

3、生效標識

在正文的石下方寫上發文機關的全稱，加蓋印章。有的通告在標題中己經寫出發文機關的名稱，可不再寫。

4、落款

通告的落款，與標題有關系。標題有發布單位的，后面可無落款；標題沒有發布單位的，落款要注明發布單位。發布通告的時間，寫在標題之后、內容之前，或寫在落款的后面均可。

三、范例 例2

慶 典 通 告

為慶祝x x購物中心成立10周年，特于9月25日～10月10日在x x路總店舉辦“真情回報一—十年輝煌慶典晚會”，歡迎各界人士踴躍參與!聯系電話：1234567 聯系人：王先生

X X購物中心 ××××年××月××日

報 告

一、格式與內容

報告寫作內容要真實、可靠，重點突出，耍如實反映情況，抓住主要矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級機關清楚地了解情況，處理問題。

報告的種類繁多，有工作報告、情況報告、答復報告、報送報告、綜合報告、專題報告等(市場分析報告及財務報告在下文中將進行專門闡述)。但不管是哪一類報告，其格式一般都包括標題、主送單位、正文、落款四部分。

1、標題

一般有兩種寫法：一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組成，如《××市人民政府關于高新技術開發區資金使用情況的報告》；另一種標題由事由和文種組成，如《關于×××次列車在××站發生出軌事故的報告》。

2、主送單位

即接受“報告”的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，如“xx省人民政府”，應盡量用全稱。

3、正文

這部分是報告的主體，其結構一般由開頭(引據)、事項和結尾三部分組成。

(1)開頭。作為正文的導語，應承接標題中的事由，導出報告的目的，即為什么而報告，一般要用“現將有關情況報告如下” 作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求落筆扣題，簡明扼要，直陳其旨。

(2)事項。這是報告的具體內容部分，一般包括基本情況、主要經驗、體會、存在的問題和下一步打算。在一份報告中，這幾部分不一定全寫，要看具體情況，有所側重。

(3)結尾。常用的是約定俗成的結語，如“特此報告”或“以上報告如有不妥之處請指正”等。

4、落款

一般寫發文單位名稱或負責人姓名、發文時間，最后加蓋公章。

三、范例

關于請求出具同意我所購置小車意見的報告

中國機械工業集團有限公司：

隨著市場經濟的發展和我所產業規模不斷擴大，各級領導和大客戶到所視察、洽談業務比較頻繁，而所部只有兩輛接待車輛，故急需添置一部小汽車。為解決這一問題，所里擬購置一部價值24.98萬元的東風日產天籟小汽車（排氣量2.5），以緩解經營接待用車緊張狀態。按廣西區小汽車定編辦的有關規定，企業購置小汽車需經上級主管部門同意后方予以辦理小車定編手續，故特向國機集團報告，懇望國機集團出具同意我所購置小汽車的意見，以便我所辦理小車定編手續。

聯系人:××× 電話:××××××× 手機:×××××× 附件：廣西壯族自治區小汽車定編申請審批表

桂林電器科學研究所

二0 0九年十月十四日

指 示

一、格式與內容

指示在結構上，由標題、受文單位和正文三部分組成。

1、標題

包括三部分內容：(1)發布指示的機關；

(2)指示的中心內容(概括性的)；(3)文種(指示)。如果指示的內容比較急切，或有時間限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發布。在標題的下面，要注明指示發布的時間或者文號。

2、受文單位

在正文之前，先寫明受文的單位名稱。

3、正文

正文一般由兩部分內容組成：一是發布本指示的根據或原因，二是本指示的具體事項，而重點要放在指示的事項上。指示事項一般多采用分條分項的辦法撰寫。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實。

正文部分的內容要視具體的指示而定。一般分三個層次：

第一層，簡要闡述發布本指示的依據和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關政策、法規的意義和有關政策、法規的主要內容，以及應著重在哪些方面進行貫徹。

第二層，詳細寫明本指示的內容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發本指示” 來過渡到正文。然后展開，一般是分項寫明指示的具體條款;完成指示的辦法、措施等。這部分內容，要求具有很強的現實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要講究簡練、準確。

第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結合本地實際情況，具體組織實施”作結。

三、范例 例1

XXX公司關干暫停銷售產品的指示

×××公司駐各地辦事處和各級代理商：

最近，由我公司自主研發、銷售的×××產品，在部分地區有消費者提出產品質量有暇疵，主要反映的問題是：(l)??；(2)??。為了保護消費者的權益，減低×

××，產品對公司形象的不良影響，經公司董事會研究討論，現對有關問題作如下指示：(一)暫停×××產品的銷售。

(二)主動聯系消費者，征詢×××產品的使用情況。(三)熱情接待消費者的意見或投訴。??

產品質量是企業生存的根本，我公司將本著對消費者負責的態度，積極、妥善地處理此次事件。在各辦事處和代理商的情況上報后，公司將派工程師到各地對產品進行調試，有需要的就回收到產地進行改造，直至完全合格為止。

以上諸點，望各辦事處和代理商結合木地實際情況，具體組織實施。

×××公司總經理辦公室

××××年××月××日

第七節 請 示

一、格式與內容

根據請示的性質、用途劃分，大體上可分為陳述性請示、請求性請示

和建議性請示。無論哪種請示，一般都由標題、主送單位、正文和落款四個部分組成，有的請示還帶有附件。

1、標題

一般有兩種寫法:一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組 成，如《關于××公司實施股份合作制改造的請示》、《××市關于修建××高等級公路的請示》；另一種是省略標題，即在標題中省略了規范標題中的某一部分，多數情況是省略發文單位，如《關于××問題的請示》。

2、主送單位

即接受“請示”的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，有時也可省略。主送單位應盡量寫全稱，除特殊情況外，不能越級寫主送單位。

3、正文

一般由開頭、主體和結語三部分組成。開頭，寫請示原因；主體，寫請示事項，即處理某件事的具體措施；結語，寫請示語，如“特此請示，望批復”或“請批示”等。

4、落款

寫明發文單位和成其日期。發文單位(發出請示的單位名稱)要寫全稱，成文日期(年、月、日)也要寫全，不能省略。

二、范例

關于為開辟新欄目需要撥款 50萬元的請示

××董事會：

我臺節目制作中心要開辟一檔新欄目，叫做“××××”，這檔節目是專門研究促進中小學差生學習進步的問題。目前在中小學教育中存在一些不容忽視的問題，最為突出的是學習成績差的學生由于缺少有效的關心和幫助，不少同學在心理上產生了自卑的心理，自暴自棄，有的甚至選擇了自殺。

鑒于這些問題，我臺節目制作中心決定開辟“××××”欄目，由一些資深的教育學家和心理醫生擔任主持，為這些差生排憂解難，進一步提高他們的心理素質和學習素質。為此，需要50萬元的經費。

以上請示，請批復。

××電視臺

××××年××月××日

第三篇：公文寫作基本常識

公文寫作基本常識

1、公文的基本含義：公文即公務文書，是黨和國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理過程中形成的具有法定效用和規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。它的這一基本含義，可以從四個方面理解：①公文形成的主體是國家機關及其他社會組織；②公文形成的條件是行使職權和實施管理；③公文是具有法定效用與規范格式的文件材料；④公文是辦理公務的重要工具之一。

2、公文的特點：公文的特點主要表現在：①公文有法定的作者。公文不是誰都可以任意制發的，公文是由法定的作者制成和發布的。②公文有法定的權威。公文可以代表機關發言，代表制發機關的法定權威。③公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的現實效用，是公文制發機關的法定地位所賦予的。④公文有規范的體式。公文有規范的體式，這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以至于一般文章相區別的又一顯著特點。⑤公文有規定的處理程序。公文在形成過程中，要經過規定的程序逐層、逐級審核，并給制發機關最高領導或最高領導委托的領導簽發后印發、執行。

3、機關公文的作用：機關公文的作用在于它是黨和國家具體領導和管理政務，機關之間相互進行聯系以及機關內部處理工作事務的一種工具。它的作用主要表現在以下五個方面：①領導與指導作用。②行為規范作用。③傳遞信息作用。④公務聯系作用。⑤憑據記載作用。

4、我國現行黨政機關公文的常用種類：任何事物都有自已的名稱，公文作為實施管理的一種工具，也有自己的名稱。一份公文的名稱并不是隨意確定的，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。我國現行黨委機關的常用公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。我國現行國家機關的常用公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

5、正式公包括的一般項目：黨政機關公文一般由版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、橫隔線、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機關和印制版記等16個部分組成。

（一）版頭 由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字或加()標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，版頭一般用主辦機關名稱，也可并用聯署機關名稱，主辦機關排列在前。

(二)密級 公文的秘密等級。有保密要求的公文應確定具體密級，標注于公文首頁左上角。

(三)緊急程度 公文送達和辦理的時間要求。緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“加急”，緊急電報分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)發文字號 由發文機關代字、發文和發文順序號組成，標注于版頭下方居中位置。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。上報公文發文字號中不能出現“發”字。

(五)簽發人 上報公文應在發文字號右側標注“簽發人”。“簽發人”后面標注簽發人姓名。聯合上報的公文，同時標注聯署機關簽發人姓名。

(六)橫隔線 隔開公文版頭部分與公文主體部分的紅色橫線。黨委機關一般為中間帶有實心五角星的紅色橫線，政府機關一般為一條完整的紅色橫線。橫隔線位于發文字號下方。

(七)標題 由發文機關全稱或規范化簡稱、公文主題和文種組成，位于橫隔線下方。

(八)主送機關 主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。主送機關名稱位于標題之下、正文左上方，頂格排印。決議、決定、意見、規定、會議紀要等文種不標注主送機關。

(九)正文 公文的主體。用來表述公文的內容。

(十)附件 公文正文的說明、補充或參考材料，應置于主件之后。公文如有附件，在正文之后、發文機關署名之前注明附件名稱，也可在正文中涉及附件內容處標注“(見附件)”或“(附后)”。附件與主件應一起裝訂。有兩個以上附件時，應注明順序并將順序號分別標注于各附件首頁的左上方。

批轉的下級機關公文和轉發的上級、同級機關的公文，不屬公文附件，在批轉、轉發“通知”之后另頁排印，不加附件標注。

(十一)發文機關署名 公文制發機關名稱。發文機關署名應使用全稱或規范化簡稱，位于正文右下方。公文一般以機關名義署名，特殊情況需要以機關領導人署名的，應寫明職務。

(十二)成文日期 公文制成的時間。一般署會議通過日期或領導同志簽發日期；聯合行文，署最后簽發機關領導同志簽發日期；電報署發出日期。成文日期應寫明年、月、日，位于發文機關署名下方。決議、決定、條例、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。

(十三)印章 公文發生效力的憑據。除有固定版頭的普發性公文、無主送機關的公文和會議紀要外，公文應加蓋發文機關印章。用印位置居成文日期中間偏上，以上不壓正文、下略壓成文日期為宜。用印要端正、清晰。

(十四)主題詞 反映公文內容、公文主題及公文種類的詞，位于印制版記上方。主題詞按中共中央辦公廳秘書局編制的《公文主題詞表》標注。《公文主題詞表》中未涉及的詞，根據公文內容擬定，后加“△”。(十五)抄送機關 指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。抄送機關名稱用全稱或規范化簡稱，標注于印制版記上方，主題詞下方。

(十六)印制版記 由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數組成。一般在文件末頁下部，左側注明制發單位名稱，右側注明印發日期，底線下面標注：（共印□□份）。

6、公務寫作體現機關干部三大能力：早在戰爭年代，毛澤東同志就主張：“一個革命干部，必須能看能寫。”新中國成立后，鄧小平多次提倡并要求：“領導干部要學會拿筆桿子”。文章在我國，自古以來就是治理國家、管理社會的工具。公文寫作，是機關干部多種能力、多種知識水平的綜合反映，但最基本的可以檢驗機關干部的三大能力：一是認識能力。文章的好與不好，寫作的成功與否，最關鍵的是要看有沒有思想內容，而思想內容來自于對客觀存在、客觀事物的認識，來自于對客觀事物的正確分析、觀察和判斷，透過現象發現事物的本質方面和固有的規律，由感性認識躍進到理性認識。二是思維能力。文章的寫作，從認識事物、信息分類、資料加工、命題立意、布局謀篇、遣詞造句到修改定稿，都貫穿著思維活動。善于寫好文章的人，其思維能力都是比較強的。思維能力分為一般思維能力和創造思維能力。三是表達能力。毛澤東說：“有了正確的觀點和正確的思想，還要有比較恰當的表達方式告訴別人”。這種”恰當的表達方式”，就是表達能力，具體應該包含以下幾個方面：第一，遣詞用字規范準確，能夠完整、準確地把文章的思想內容表達出來，不會衍生別的意思；第二，文字簡潔，能夠用最少的文字把思想內容完整準確地表達清楚，既表達明白，又“惜墨如金”，少用文字；第三，形象生動，能夠在表達的時候為讀者著想，讓讀者能夠很快地理解、接受文章所表達思想內容，并且容易記住，長時間難以忘記。

7、公文寫作的構思方法：構思是在動筆起草之前對文章的全局進行設計和安排，做到“胸有成竹”。構思的結果，應是理出文章的主題、標題、觀點(論點)及論證觀點的事實和道理(論據)。簡要地說，構思可以遵循四個步驟展開：

第一步：確定主題。文章由內容和形式兩方面構成。內容是文章的主題和表現主題的客觀事實和道理等材料；形式就是文章的結構。公文寫作首先要確定主題，然后才能依據主題選材用材，布局成篇。確定機關政務文章的主題，首先要正確，即符合客觀實際，與黨和國家的路線、方針、政策相一致，與黨中央、國務院在政治上保持高度一致；其次要有新意，即要避免老生常談，要有所發現，要總結新的實踐，要進行新的分析，要得出新的觀點，要提出新的思路；第三要集中，即一篇文章的主題只能有一個，如果內容比較多，包括的范圍比較廣，就需要在更高的層次上確定主題，以達到主題集中的目的。

第二步：由主題確定標題。在機關公文寫作中，文章的標題與主題密切相關，文章的標題是主題的概括，是為主題服務的，標題是為了引導主題。古人云：題好文半，意思是說：標題起得好就相當于文章寫好了一半，這雖然是夸張的說法，但說明了標題在文章寫作中的重要性。在一些全國性的報社，就有專門的編輯人員專門給報道的內容起標題，報紙標題很吸引人，讀了標題大家都想看個究竟。標題是為主題服務的，確定標題時要考慮三個方面：①標題要與主題所表現的思想內容、思想感情相適應，確切適宜地體現主題，比如，嚴肅的主題就必須起個嚴肅的標題，這樣才能達到為主題服務的目的；②標題的文字要簡

潔明白，含意清楚，一目了然；③標題要醒目，有新鮮感，有吸引力，激發人們閱讀的欲望。

怎樣確定標題，常用的有四種方式：①一是直接提示主題，如《大力發揚艱苦奮斗的精神》、《關心群眾生活注意工作方法》等；②間接地暗示主題，如《星星之火，可以燎原》等；③引導讀者關注主題，如《鋼鐵是怎樣煉成的》、《誰是最可愛的人》等；④表明主題的范圍，如《政府工作報告》、《目前的形勢和任務》等。

第三步：由標題確立觀點（論點）。主題、標題不等于文章的內容，而是作者通過具體材料的敘述和論述要告訴讀者的思想觀點的核心。因此，有了主題和標題之后，還要確立能夠表現主題思想的材料和觀點。一般可以從以下三個方面進行考慮：一是從回答“為什么”的角度出發確立觀點(論點)，把“為什么”的原因分析清楚了，文章也就寫好了。這種常見于理論文章、領導講話材料。二是從回答“怎么樣”的角度出發確立觀點(論點)，把“怎么樣”的情況敘說清楚了，文章也就寫好了。這種常見于工作報告、調研(查)報告、經濟形勢分析報告、述職報告等以記敘為主的文章。三是從回答“怎么辦”的角度出發確立觀點(論點)，把“怎么辦”的思路論述清楚了，文章也就寫好了。這種常見于理論文章、工作報告、調查報告、領導講話、述職報告等文章的后半部分，即政策建議和工作思路的論述部分。以上所說的由標題確立觀點的三種方式，僅僅是我個人在寫作實踐中的一點體會，不一定完全準確。

第四步：由觀點（論點）選擇材料。一般需要考慮四個因素：一是有用，能夠為敘述和論證觀點(論點)服務。不能為敘述和論證觀點（論點）服務的材料，必須舍棄。二是真實，真材實料，不能使用虛假的材料，引經據典也要有出處。三是新穎，富有吸引力，使用最新的事實、數據、經驗、理論。四是典型，有代表性，能夠反映事物的本質、主流和發展規律，能夠證明觀點（論點）的正確性、科學性。

8、公文寫作的謀篇方法：經過主題——標題——觀點（論點）——材料（論據）的構思之后，文章的主體部分就基本上形成了。在此基礎上，加上文章的開頭、結尾，進行結構布局，安排觀點（論點）的次序，擬出一個寫作提綱，“篇”就基本上“謀成”了。

“磨刀不誤砍柴工”。在文章的主體部分基本形成之后，擬出寫作提綱是非常重要的一環。提綱是公文寫作的“綱要”，它的重要性和實用性就像大型建筑建造前的“藍圖”一樣。“藍圖”設計得合理、科學、美觀，建筑就能“立”起來，就能拔地而起。因此，我們要十分重視公文提綱的擬寫。寫出了成功的公文提綱，公文也就成功的一大半，剩下的工作就是往提綱里裝材料和修改了。

9、公文的行文起草：行文起草、快速成篇是公文寫作的最終目的。雖然說經過構思謀篇，確定了主題，有了寫作思路和寫作提綱，依照提綱行文起草不會太困難，但是在具體的行文起草過程中還是會遇到這樣那樣的障礙，還會有思考不太周全的方面，還會有些不容易表達的地方。總之一句話，還需要在行文起草、語言表達、材料運用、修改定稿等方面還需要付出艱苦的努力。在這個過程中，也有些方法和技巧可以借鑒運用。主要有四個方面：一是位置要擺正，語言要得體。公務文稿既有政治性、政策性的特點，又有作者的社會身份、政治地位的特點。因此，起筆之時，首先要擺正文章作者的位置，行文過程中要寫出與文章作者的身份地位相符合的語言，如果說的話與作者的身份地位和職責不一致，不但達不到效果，而且會適得其反，引起非議。二是確定段落內容，依據段意用材。由于構思謀篇是從文章的全局整體考慮的，寫作提綱一般也只是列到“段”，還不能深入到“段”的內部。行文起草時不能想一句寫一句，對整“段”所要表達的思想內容、從哪些方面入手進行表達，使用哪些事實數字、講哪些道理觀點，都要事先想好，安排好表達“段意”的內部結構，依內部結構的順序寫出完整的“段落”，然后一段一段地往下寫，并注意每段的思想觀點完整，段與段之間的銜接自然，以及全篇文章脈絡的貫通。三是立“三性”破“四話”，文風要獨具一格。良好的文風表現為文章的“三性”：即準確性、鮮明性和生動性，也表現為沒有“四話”：即假話、大話、空話、套話。所謂準確性，就是公文寫作所運用的事實和道理要準確，引用經典論述要準確，不錯用詞語，不用那些類似“據說”、“也許”、“大致”一類的含義不確切的詞語；鮮明性，就是公文寫作所要表達的思想觀點，要態度鮮明、毫不含糊；生動性，就是公務文稿所要表達的思想觀點，所運用的事實、道理，要形象生動，能引起讀者的興趣，富有感染力。四是快速進入情境，力爭一氣呵成。寫作是一種創造性思維活動，而思維又受周圍環境的影響。人在特定的環境中往往會獲得或強化某種特殊的技能，或產生某種特殊的智慧，即所謂的“情急智生”。因此，在行文起草時要集中時間和精力，創造

一種寫作的特別情境，把思維快速地引入其中，進入寫作思維狀態。這樣，思想上沒有其他干擾，精力高度集中、思維積極活躍、思路順暢，文字表述的準確性、條理性增強，寫作速度加快、效率提高、效果更好，在此情境下，力爭一氣呵成，不要間斷停止，即使有些障礙也要暫且放過，以最快的速度先擬出完整的初稿，以保持思維的連貫和文章的完整。在行文起草過程中，可能還會產生出一些新的思想“火花”、新的觀點、新的表達方式，要及時記錄下來，吸收到文章中去。這種在寫作過程中閃現的思想“火花”是非常珍貴的，是在創造性思維活動中，由多種信息的排列、組合、匹配、增值而產生出的新信息，這種新信息只有在創造性的寫作勞動中才能產生出來，而且往往會成為文章中的最精彩、最富有創新意義的部分。

10、公文的修改方法：修改定稿是公文寫作的最后一道工序。從寫作的實踐看，會寫文章的人，歷史上的文章大師，都很重視文章的修改，修改的方法和步驟可以歸結為讀、審、查、拔四個字。一是讀，就是朗讀。修改稿子不光要“看”，還要“念”。就是把全篇稿子有聲地讀出來，疏忽的地方自然會發現。二是審，就是審視文章的內容和形式。內容方面主要是審閱文章的政治性、政策性，看是否有不妥的方面。審視文章的主題是否突出，觀點（論點）是否準確，論據材料是否充分，是否能論證觀點，事實和道理是否真實可信等。形式方面主要是審閱文章的結構，也就是開頭、主體、結尾，各層次、段落之間的關系是否符合邏輯，過渡、照應是否順暢自然等。三是查，就是檢查文句表達方面的毛病。要檢查和改正語言文字不準確、不規范、不通順的地方。沒有表達清楚的概念、意思，要增加文字表達清楚，將一些慣用的陳言套話改寫成新穎生動、形象感人的新話，將一些可有可無的文字、句子、段落要大膽刪減。四是拔，就是提拔文章的思想高度，深化文章的主題。這是對修改文章的更進一步的要求。要再一次循著構思謀篇的思路，把文章所要表達的思想內容再理一遍，通過局部的個別的修改，選擇推敲運用一些“點睛之筆”，增強文章的氣勢，深化文章的主題，提拔文章的思想高度。

第四篇：會議公文寫作基本常識

會議公文寫作基本常識

一、開幕詞

（一）文種釋義。開幕詞是會議的序曲、前奏、動員令，它是在比較重要或隆

重的會議開始時，由會議主要領導人所作的講話。主要是簡明扼要地介紹會議召開的背景、組織工作等情況，宣布會議的目的、議程，對會議的進行起著定調的作用。

開幕詞屬專題靈活式的講話稿，它雖然多以個人名義出現，但實際上代表了

某一組織和領導集體，當其作為公文發出，具有了相應的權威性時，就成為講話體

公文。從文體上看，屬于議論文，但比一般議論文更具有鮮明的個性、生動的臨場

性、實際的針對性、高度的概括性和激昂的鼓動性。對會議的有關問題只是提示一

下即可，不必講得過細，主要是通過簡明扼要、莊重熱情，帶有指導性的提示，使

與會者明確會議的有關內容，調動其參加會議的積極性。

（二）基本結構。開幕詞的內容結構由標題、稱謂、正文和結語四部分組成。

1、標題。有三種寫法：一是由會議名稱加文種組成，例如鄧小平所作的《中

國共產黨第十二次全國代表大會開幕詞》；二是由講話人姓名、職務、會議名稱以

及文種組成，如《胡錦濤主席在慶祝澳門回歸祖國五周年紀念大會開幕式上的致

辭》；三是用開幕詞的主旨或主要內容做標題，例如毛澤東在1945年4月27日中

國共產黨第七次全國代表大會上所作的《兩個中國之命運》的開幕詞。

2、稱謂。稱謂是對與會者的統稱，要根據會議的性質和與會者的身份來稱呼。

在國內，黨的會議一般用“同志們”來稱呼；人大、政協會議用“各位代表”來稱

呼；國際會議一般按國際慣例用“各位嘉賓、女士們、先生們、朋友們”來稱呼。

3、正文。正文有開頭、主體和結尾三部分。

第一，開頭。開頭常見的寫法：以宣布大會開幕為開頭。如毛澤東在1945年4

月27日中國共產黨第七次全國代表大會上所作的《兩個中國之命運》的開幕詞，只用了一句“中國共產黨第七次全國代表大會今天開幕了”作為開頭，既簡潔又莊

重。

以介紹與會者的有關情況為開頭。如毛澤東在1954年9月15日第一屆全國人

民代表大會第一次會議上的開幕詞的開頭：“中華人民共和國第一屆全國人民代表

大會第一次會議，今天在我國首都北京舉行。代表總數1226人，報到的代表1211

人，因病因事請假沒有報到的代表15人，報到了因病因事今天臨時缺席的代表70

人。今天會議實到的代表1141人，合乎法定人數。”

以向與會者表示祝賀與歡迎為開頭。如溫家寶同志在《共同推進新世紀的亞洲

合作》的開頭即是如此。

第二，主體。主體是開幕詞的核心部分，主要寫明召開大會的意義、會議的議程、大會的目的和任務等幾方面內容。

第三，結尾。結尾或提出希望與要求，或發出號召，或展望前景，堅定信念。

4、結語。常用“預祝大會圓滿成功”之類的祝頌語來結束全文。

（三）寫作要領

1、篇幅不宜太長。開幕詞要奠定會議的基調，在會議上一般用十幾分鐘即可講完，因此要求層次清楚，語言簡潔明了。雖然對會議的主要內容、意義、開法等都要有一個明確交代，但也僅僅是畫龍點睛般的提示，而不宜說得過細。切忌長篇大論，尤其要防止成為大會報告的縮寫。

2、氣氛莊重熱烈。開幕詞既要莊重有力，又要富有感情色彩；既要具有嚴肅性，又要具有生動性，使講話熱情激昂，富于感染力和鼓動性，盡量避免“官話”、“套話”。結尾或動員與會者開好會議，或號召完成今后任務，或預祝大會成功，都需要熱情昂揚，使與會者受到鼓舞，產生開好會議的信心，沉浸在待戰的興奮情緒之中。

3、專題要鮮明。要緊緊圍繞會議專題，傳達會議的主要精神。

二、主持詞

（一）文種釋義。主持詞是主持人在各種重要的集會、儀式和盛大典禮上進行主持活動過程中所使用的一種文稿。

在當今越來越多、越來越復雜的社會活動中，為了確保活動的質量，主持人需要準備合乎規范的主持詞，以使活動朝著預定的計劃運行。有了主持詞，主持人就可以從容不迫地進行他的主持工作，使各項議程有條不紊；同時，對于一些重要或者大型活動而言，事先準備好主持詞，還能夠體現出一種莊重嚴肅的氣氛。正因為如此，主持詞在當今的社會實踐中被人們廣泛地運用。

（二）基本結構。主持詞的寫作結構比較簡單，一般應當載明標題、稱呼和正文三方面的內容。

1、標題。標題是主持詞的眉目，應當寫得簡明醒目，要反映出活動的名稱和文種，如《冀東人民抗日暴動60周年紀念大會主持詞》。有些比較簡單的會議或典禮，起標題可以直接寫《主持詞》，以示簡潔。

2、稱呼。是主持人活動的起首語，是整個活動的開場白，要恰當得體。

3、正文。這是主持詞的主體和核心部分。一般應載明三層內容：

一是對活動的目的、性質、意義等的介紹或說明，以便給人以總體的了解和把握。在文字上一定要簡練明快，寥寥數語即說明問題，切不可拖泥帶水，失之冗長，否則就起不到應有的效果，甚至令人產生厭煩之感。

二是對出席活動人員的介紹。要注意講究順序，切不可隨意而為。就通常而論，應當先介紹來賓，再介紹主人；先介紹領導，再介紹一般群眾；要記住的是，恰當得體的介紹是確保活動順利進行的重要一環。

三是按照事先確定的活動議程，逐一宣讀主持詞。要注意敏銳地把握活動的進程，適時宣讀，既不能“搶話”，也不可出現“冷場”；要通過適度得體的主持詞，順利引導活動程序的進行，使人感到前后銜接順暢，既緊湊又舒適，渾然天成。實踐表明，主持人主持水平的高低，直接關系到活動的成敗。

最后，還要對所有參與活動的人員再次致以謝意，并宣布活動結束。

（三）寫作要領

1、稱呼要得體。稱呼可以說是主持人主持活動的起首語，是整個活動的“開場”，因此顯得特別重要。要做到恰切得體，根據活動的具體情況采用不同的稱呼，如是系統內部的活動，可稱“各位領導、同志們”；如是對外的大型活動，則可稱“各位來賓、各位領導、同志們”，或“各位來賓、各位領導、女士們、先生們、朋友們”等。

2、用語要恰切適當。要切合主持人的身份和活動的具體環境，使用恰當的主持詞，不可形同“領導講話”，也不可盲目追求活動氣氛而過多地使用浮華艷麗的辭藻，那樣會使人感到厭煩。

3、要簡短精煉。主持詞是用來引導活動議程的，因此一定要講求精短，話不在多而在精。如不注意這一點，也會使整個主持的質量大打折扣。

三、會議記錄

（一）文種釋義。會議記錄是指在會議進行過程中，記錄人員把會議的基本情況如實記錄下來的文字材料。會議記錄記載了會議的全過程，反映了會議的全貌，是關于會議情況、會議內容的最原始的材料。它可以被立卷、歸檔，作為研究資料保存起來，以備查考；也可以作為第一手材料為領導部門制定政策、措施提供參考依據。

（二）基本結構。會議記錄的內容結構一般由標題、會議組織情況和會議內容和署名四部分組成。

1、標題。由召開會議的機關或單位名稱、會議名稱和文種三個要素構成，例如《××市企業改革和發展工作會議記錄》。

2、會議組織情況。這部分要求寫明下列內容：①會議名稱。②會議時間。具體寫明××年×月×日×時。③會議地點。④出席人員。一般而言，在出席人員不

多的情況下應一一寫出每個人的職務、姓名；如果出席人員較多，則只需寫出人數。⑤列席人員。記錄方法與出席人員相同。⑥缺席人員。寫明缺席人姓名、職務、缺席原因。如果是大型會議，缺席人較多，則只需寫缺席人數。⑦主持人。寫明主持人的姓名和職務。⑧記錄人。寫明記錄人的姓名和職務。

以上八項應各自單獨成段。

3、會議內容。這是會議記錄的主體部分，主要包括：①會議議題。②會議發言。一般按發言的先后順序記錄，要求依次寫明發言人的姓名及發言內容。③會議決議。有的會議形成決議，有的則沒有。形成決議時要在會議內容下面另起段落，逐條寫出決議內容。假如通過表決，還應記錄表決情況，即有多少贊成票，多少反對票，多少棄權票。

會議結束，記錄完畢應另提一行空兩格寫上“散會”二字。

4、署名。在全文結尾的右下方，由主持人和記錄人分別簽名，并注明會議散會時間。

（三）寫作要領

1、要寫得清楚、正確。指會議記錄內容一定要忠實原意，如實記錄會議的基本情況、會議進程、發言人的發言以及議項等，不能違背發言人的意圖，甚至曲解其觀點。否則，將會給工作造成損失。

2、注意力要集中、責任心要強。作會議記錄時，一定要聚精會神，一絲不茍；要有高度的政治責任感和強烈的事業心，抓住發言要點，扼要地記錄下來。

3、條理清晰，詳細分明。會議記錄雖然要忠實原意，但并非有言必錄，而要在真實、準確的前提下抓住重點，如會議主持者與主要領導人發言的中心思想，決議結果等。與主題關系不大的話可以概括記錄，或甚至不記。

4、要講求技巧，提高效率。要做到這一點，需在記錄過程中使用簡稱、縮寫及簡化符號，其中速記起著非常重要的作用，對于較長的專用名詞，可以使用通用的或約定俗成的簡稱，如中國共產黨第十五屆中央委員會第六次全體會議可簡稱為“中共十五屆六中全會”；對于常用詞語，可記其中主要詞素，如“整頓黨風”可寫為“整黨”；對生僻字詞或一時想不起的字詞，可用漢語拼音字母標注，會后補上；對于一些成語、俗語等，可省略一部分，如“路遙知馬力??”（日久見人心）等；對于發言人使用引語時，可只用引語的首句和末句，中間用省略號，但需標明引語的出處、版次、卷次、頁數等，會后及時查對補上。對于數字的書寫，可用阿拉伯數字，既醒目又方便。對于某些專業或特殊詞語，可用外語符號記錄，如“辦公自動化”可寫成“OA”，“世界貿易組織”可寫為“WTO”，“亞太經合組織”可寫為“APEC”等。

四、閉幕詞

（一）文種釋義。閉幕詞是在會議結束時，由主要領導所作的講話，是會議的結束語。主要是總結會議的成果，指出貫徹會議精神的要求，指出今后努力的方向，最后祝賀會議的成功等。閉幕詞能明確人們的工作方向，鼓舞與會人員的斗志，增強完成會議內容的信心。

閉幕詞通常要概括總結會議完成的任務，以及所通過的報告、章程和決議，肯定會議的成功之外，評價會議產生的深遠影響，提出貫徹會議精神的要求，激勵與會人員為實現會議提出的任務和目標而奮斗。結束語常常是用一句話莊嚴宣布大會勝利閉幕。

閉幕詞與開幕詞密切相關，一為大會收尾，一為大會開篇，首尾呼應，缺一不可，同時又各有側重，各具特色。

閉幕詞要求言簡意賅，表達清楚，感情激昂，主要是站在一定高度對會議進行科學評價、準確地歸納會議的成功之處，有力地提出號召，從而激發與會者貫徹好大會精神的決心，使大會氣氛達到完滿的高潮。

（二）基本結構。閉幕詞的內容結構一般由標題、稱謂、正文和結語四部分組成。

1、標題。標題的寫法與開幕詞類似，可以直接標明會議的內容和文種，如上述例文就是如此。同一會議的閉幕詞要與開幕詞標題相對應，例如毛澤東在中國共產黨第七次全國代表大會上所作的題為《愚公移山》的閉幕詞與題為《兩個中國之命運》的開幕詞相應，兩者都是以主要內容為標題。

2、稱謂。稱謂的寫法與開幕詞的稱謂一致。

3、正文。正文有開頭、主體和結尾三部分。

第一，開頭。用簡潔的文字對會議作總體的評價，如《在第十屆全國人民代表大會第二次會議閉幕時的講話》的開頭就是如此。

第二，主體。主體是對會議所完成的任務以及會議的意義進行概括總結，并提出貫徹會議精神的要求和希望。對會議所完成任務的概括總結，一定要注意列舉出實在內容，不能空泛籠統。

第三，結尾。結尾可提出希望，發出號召；也可對主持會議以及為會議服務的人員表示感謝，或對與會者表示祝愿。

4、結語。結語用以宣布會議結束，常用“現在，我宣布，大會勝利閉幕！”作為結束語。

閉幕詞要對會議作出科學、深刻的總結和客觀、中肯的評價，語言精練，富于感染力。

（三）寫作要領

1、概括簡潔準確，忌冗長空泛。閉幕詞貴在對會議總結的科學深刻，用語凝練，結論準確，畫龍點睛。在用一兩句說明大會勝利成功之后，應從理論的高度，提綱挈領地總結大會的主要收獲，取得了什么經驗，如何貫徹大會精神，然后收尾，提出號召，宣布大會閉幕。

撰寫閉幕詞必須了解會議的全過程，掌握大會的基本精神和討論情況，緊緊圍繞大會宗旨，體現大會成果，不能偏離大會精神另搞一套。

文字要少而精，千萬不可長篇大論，空話連篇，不著邊際。

2、語言堅定有力。閉幕詞是在總結大會精神的基礎上，進一步喚起與會者領會、貫徹、落實大會任務的高昂情緒，因而宜用滿懷激情而又堅定有力的語言，能給人鼓舞，催人振奮。切忌“無病呻吟式”的抒情，句式要簡短急促，避免拖沓疲軟。

“文以氣而立”，好的閉幕詞講究氣勢，勢如破竹，一氣呵成。為此，可以適當地運用排比句，以增加用語的整齊之美。總之，好的閉幕詞能夠使人重溫大會要點，受到啟發和鼓舞，給人留下美好的印象，值得回味。

3、全面掌握會議情況。撰寫閉幕詞應對會議的宗旨、議程、出席人員等情況作全面的了解，把握會議精神，并注意收集會議的各種文字材料，這樣才能寫出切合會議的好的閉幕詞來。

————以上內容摘自《黨政公文寫作規范技巧范例全書》（研究出版社2012年6月第一版，張保忠編著）

第五篇：公文寫作基本常識

公文寫作基本常識

通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。

四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

五、發文日期。公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

公文的行文關系

行文的關系，指的是發文機關與收文機關之間的關系。注意：

一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文。

二、行文常規：平行或不相隸屬的機關之間，應當使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。

三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示，不要同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文，可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示，應當根據內容寫明主送機關和抄報機關，由主送機關負責答復所請求的問題；上級機關向受雙重領導的單位行文時，應當抄送另一個上級機關。

四、要注意黨政不分的現象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規定。

二、要符合客觀實際，符合工作規律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點：

（一）條理要清楚。公文內容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精煉，篇幅要簡短。

（三）遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。

（四）論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產生岐義，耽誤工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。

（六）正確使用標點符號。

（七）正確使用順序號[

一、（一）、1、（1）]。

五、要符合保密制度的要求。公文的種類

公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： 上行文──下級機關向所屬上級機關的發文，如請求、報告。平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，如通知、函。

下行文──上級機關對所屬下級機關的發文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。

延華集團和各成員企業使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。請示和報告

一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區別：請示是要求上級機關給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。

（一）什么事情應該請示？

一般而言，凡向上級請示的問題，應屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級單位明確規定必須請示批準才能辦理的事項。

2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。

3、工作中發生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執行現行規定，有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐，無法統一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規定，完成一個任務，需報請上級審核的有關事項。

（二）撰寫請示需掌握的三個要領：

1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據，必要時可引證有關的現行政策、規定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權衡、批復。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態嚴重，希望上級盡快答復，甚至務請在什么時限內答復；提請上級批復時需要注意或強調的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內容可分為專題報告、綜合報告、總結報告；按時間可分為報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：

一、情況；

二、經驗；

三、問題；

四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：

一、情況；

二、原因；

三、責任；

四、處理情況和意見。通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，如：慶祝某個節日，成立、調整、合并、撤銷某個機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。

三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件，以及任免人員的具體職務即可。不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點：

一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當的。

三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。通報

通報是把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學習他地、他人的經驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題的發生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數據、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結，使人得到教益。www.tmdps.cn版權歸屬原作者謝謝合作通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函

函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。

二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。

四、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。機關公文的制發程序

凡以機關名義制發的各類文件，均須按以下程序處理： 制發文件單位擬稿 送機關辦公室核稿 呈領導審閱簽發 機要員登記編號 打字校對付印裝訂 機要員用印留存 發文單位發出文件 2012年1月22日 辦公室主任應具備的素質

無論什么機關的辦公室主任，都是那個機關領導者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應該具備以下素質：

一、具有正確領會領導意圖的理解能力。領導的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領導的意圖，以便準確地上傳和下達領導的意見、指示。

二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會議通知、材料準備、會場布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。

三、具有妥善處理事務的能力。因為辦公室主任有時候是代表領導者處理事務的，所以，無論是領導交辦的事務還是領導沒有交辦的機關其他事務，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務處理得不妥當而損害領導的形象。

四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領導講話文稿、審核并修改以機關名義發文的各類文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著機關的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。

五、要有很強的綜合、平衡、協凋能力。機關辦公室是具有綜合、平衡、協調職能的機構，很多時候都代表領導者綜合情況、平衡關系、協調工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領導者的立場和角度做好全局各項工作。

六、要有一定的公關能力。辦公室主任經常接待來訪人員和來客，領導不在場要接待得十分得體；領導在場時，不能喧賓奪主。代表領導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。

七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領導會想到，要提前作好準備；某些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領導；領導辦某一件事，辦公室主任要注意學習領導的辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領導當參謀，出主意。