第一篇：展覽策劃實戰(zhàn)策略

展覽策劃實戰(zhàn)策略 展覽策劃實戰(zhàn)策略

第一部分 展覽會前的準備工作

展覽會的策劃過程是一個綜合而又復雜的過程,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達成的過程。評價一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。

一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路，如圖：（微觀帶動發(fā)展圖）

從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進了相關行業(yè)的發(fā)展，同時主動權又完全掌握在展覽的組織策 劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。

二、項目經(jīng)理制

目前大多數(shù)展覽公司實行的是項目經(jīng)理制，即項目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。

項目經(jīng)理策劃會議的前期工作 市場調研

市場調研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷：

1、沒有成功召開的經(jīng)驗和現(xiàn)有模式。

2、沒有創(chuàng)造出品牌

3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關系及沒有穩(wěn)定的顧客群

4、不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài) 要求項目經(jīng)理

1、具有敏銳的市場調查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說：“當別人已經(jīng)占領了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經(jīng)理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性。

2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應，相關資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據(jù)報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因為決策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報告和項目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。項目場地的確定、規(guī)模及時間

項目經(jīng)理根據(jù)市場調查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。當然展會規(guī)模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求： ⑴國外參展商必須要達到整體參展對象的20% ⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數(shù)的20% 在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。場館整體的因素：

1、硬環(huán)境的考慮： Α、場館的交通是否便利；

Β、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全 C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的 ①是否有貨運電梯

②場館倉庫的庫容量有多大 D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關租用配套設備。E、研討會的場地安排

2、軟環(huán)境的考慮

①場館內(nèi)部保衛(wèi)設施是否到位 ②場館的停車場及休息場所是否合理 ③場館的水電供應情況 ④場館的衛(wèi)生清理工作

⑤會議期間場館提供的相應服務 租賃方式一般分兩種情況：

1、以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。

2、按場地實際搭建展位（標準3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。

建議：①首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實力做出預算。控制在一萬平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地，結果損失了將近1.6平方米定金。②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。

三、項目招展

展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同： A、展覽的展即展示——參展者構成，覽即看——觀眾構構成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點： ①實力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；

②技術力量雄厚，一般為技術領域領頭羊或是生產(chǎn)者本身； ③規(guī)模和檔次都要比較高； ④注重參觀對象

⑤注意展覽會議期間的相關行業(yè)研討會 ⑹注意參展的同行

例如：在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進行仔細而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。B、建議

①重點突破幾個知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。

②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。③取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（因為在國外很多行業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領頭羊的綜合體現(xiàn)）

④“以會帶展，以展帶會”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強的展覽會，相應召開的研討會將是展覽會的實質性的東西，招展者在招商時可以利用自身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結合，是企業(yè)參展的積極性所在。C、具體操作 ①項目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計劃（因為這樣有利于安排展會進程，合理安排時間。）

②分配具體招展對象公關工作（按照業(yè)務員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。

③資金運作的到位（展覽是以展位租賃的形式進行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 a.前期招商宣傳

b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳

Ⅰ、普通大眾的宣傳 Ⅱ專業(yè)觀眾的宣傳 c.會期會場廣告宣傳

⑤展覽會的服務：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個參展指南，介紹大會的具體安排即相關的運輸、酒店住宿等相關的服務。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加合理的安排時間。第二部分

展會期間的組織協(xié)調工作

一、展覽會布展期的工作安排

1、設立場地前臺接待 ⑴負責參展企業(yè)報到登記

⑵根據(jù)參展報名情況落實參展證的派發(fā)和展品進入場地確認 ⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南

⑷進行一些相關企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況

2、酒店接待處 ⑴設立前臺接待處 ⑵進行參展展商住宿登記 ⑶住宿表要求

a.企業(yè)名稱 b.房間號碼 c.酒店聯(lián)系電話 d.房主姓名 ⒊場館現(xiàn)場協(xié)調工作

⑴負責監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進行裝修的展位施工 ⑵對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作 ⑶為企業(yè)協(xié)調現(xiàn)場租賃業(yè)務

⑷根據(jù)企業(yè)報名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設立的）

⒋交通運輸安排及搬運工作 ⑴企業(yè)運輸展品的接待及裝卸 ⑵搬運工作協(xié)調

二、展覽會的開幕式組織工作

在開幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是項目經(jīng)理的協(xié)調體現(xiàn)。

1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單

2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄

3、開幕式的場地搭建要求

⑴挑選突出的位置；一般設為展廳大門正前方 ⑵要求布展的莊重大方 ⑶要求放音設備到位

⑷相關的禮儀及場地氛圍設計要求 ⒋開幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定 要求：簡單明了，突出主題，在最短的時間內(nèi)表達中心 ⒌開幕式時間建議為10-15分鐘

⒍開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作

三、展覽會召開期間的組織工作

展覽會召開期間的所有工作進入最后結束的倒計時工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾閏的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會的成功。

要求：

⒈做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計、分類。

⒉發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放）⒊協(xié)調展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機結合 ⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務 ⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）⑵為企業(yè)提供簽訂合同場所 ⑶及時將參觀者的信息反饋給企業(yè)

⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求 ⒌統(tǒng)計大會的成交額做好記錄

⒍積極聽取參會代表對大會的意見和建議

⒎根據(jù)參會信息，再次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會

四、撤展

展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求：

1、保持館內(nèi)秩序

2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好

3、按照先后有序的組織出館工作

4、進行最后的清理工作

五、會后總結

展覽會的會后總結，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項目經(jīng)理在結束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進行一個整體分析，以便今后工作的合理開展。第三部分 展覽會的策劃

會議，無論是國際性會議還是國內(nèi)會議，包括兩種情況：

1、以技術交流為主的學術會議（內(nèi)容主要是從技術的角度探討，交流某一領域的最新技術）

2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動態(tài)為主題的會議（政府的導向性比較濃厚，以政府對產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動向進行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進某領域的發(fā)展）

會議的策劃者，首先要給自己的會議進行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表：

一、策劃會議前應考慮的因素 ㈠組織者自身的實力

1、與政府間的交流及所處的位置 目前在我國，很多會議的召開是得到政府機構、行業(yè)協(xié)會的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術研討會除外），行政主導占有很大比重，在未來幾年即使中國展覽市場有所改觀，也不會出現(xiàn)較大的變化的。而會議的召開（特別是產(chǎn)業(yè)動態(tài)的會議），如果得不到這一領域的機構的認可和支持，其收效就很難估計了。因此在策劃會議無論是技術會議還是策劃政府民向會議必須權衡自己的對外實力，如上?！柏敻徽搲钡玫缴虾Ｊ姓闹С?，因此，會議的召開在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。

2、是否有承辦組織會議的資格

主辦出國展需要貿(mào)促會，國家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會議召開也同樣經(jīng)過審批，核定才能最終確定能否召開。舉辦會議的組織者本身是否合法。有權組織會議必須要有展覽經(jīng)營許可證?，F(xiàn)在有很多民營公司也在參與國際會議的策劃，因此在策劃會議的時候，要審視自己的公司或組織是否有辦會的業(yè)務。㈡組織者內(nèi)部的組織機構

1、審視自己的機構是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應具備幾下幾個基本素質：

a.經(jīng)驗豐富 b.思維開闊 c.興趣廣泛 d.會展工作的積極性 e.較強的文字組織水平

d.較強的組織能力

策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個會議的流程，才能更好地把握會議，開創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤。⒉資金是否到位

會議召開的前期準備工作是需要一定的費用的，如果在整個策劃過程中費用得不到保證，在很大程度上會影響會議的成功召開，那么策劃一場會議的費用需要多少？必需要做一個大會整體預算。⒊主題思路是否鮮明

對會議主題，思路的要求，緊跟時代肪博，并預測某一領域的發(fā)展趨勢和走向。如我們前幾年探討的第三代移動通信技術的研討會，生命工程的研討會，環(huán)保技術的研討會等等。它們都具有共同的特點：主題鮮明，對未來的發(fā)展趨勢具有一定的導向作用。

三、在會議策劃中應考慮的問題

1、會議籌備期的評估

預計籌備會議（定期召開國際會議），首屆會議籌備期估計要用6-8個月；第二屆會議估計為4-6個月。

會期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆者建議會議最好是開兩天，這樣有利于會議內(nèi)容及聽眾得到延續(xù)。如果召天一天會議，會議內(nèi)容不一定能講透徹；如果3天時間，多數(shù)參會代表無法聽下去（由于身理方面，心理方面及其它外在因素等等的制約，當然也要根據(jù)具體情況而定，不能一概而論）。

2、對會議主題內(nèi)容的評估

評估研討會的內(nèi)容框架是整個會議在招展過程式中的靈魂，要做到以下幾點： a.新 b.吸引人 c.務實 d.要有論據(jù) 案例：中國網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展戰(zhàn)略國際研討會 主題內(nèi)容：

⑴網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展戰(zhàn)略國際研討會主題內(nèi)容

⑵圍繞電子商務平臺，探討中國網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展戰(zhàn)略和思路 ⑶如何利用互聯(lián)網(wǎng)提高企業(yè)的國際競爭力

⑷探討電子商務中的知識產(chǎn)權問題，進一步完善電子商務法律體系 ⑸探討政府機構進行跨部門、跨行業(yè)的信息化體系建設 ⑹探討網(wǎng)絡技術的安全性、保密性、適用性等問題

3、對會議的可行性報告，背景材料進行評估 會議的策劃中要報批會議立項（向上級主管部門或行業(yè)協(xié)會等有主辦權力的單位報請主辦單位）的可行性報告、背景材料等書面材料進行審核才能確定是否報批，因此在報批文中，兩者占有舉足輕重的作用）信息收集是否到位：

⑴會議召開的某一領域發(fā)展動態(tài)的資料，信息是否搜集到位 ⑵擬邀請會議參會對象的名錄是否到位

寫背景材料及可行性分析須考慮以下幾個方面：

a.目的 b.同行業(yè)的發(fā)展情況 c.會議召開的必要性 d.具體操作的可行性 e.對上級主管部門的要求 籌備方案包括：

⑴會議名稱、時間、地點、規(guī)模 ⑵擬邀請主承辦單位、支持單位 ⑶會議研討內(nèi)容 ⑷具體操作辦法 ⑸承辦單位的名稱等

要求：簡單、明了、內(nèi)容豐富、一目了然

4、對邀請擬主辦單位的對象、支持單位對象的評定需做出如下準備工作 ⑴市場調查工作的情況 ⑵可行性報告的出籠 ⑶籌備方案的出臺

⑷主辦單位、支持單位的回執(zhí)表

確立主辦單位后，正式確定會議的召開，進入會議召開的倒計時工作

5、對會議的創(chuàng)意有哪些方面的優(yōu)勢 這種創(chuàng)意包括：會議主題的創(chuàng)意，會議內(nèi)容創(chuàng)意，會議活動創(chuàng)意。

四、對會議的標準及規(guī)模的評估：

我們在組強策劃一場會議的時候是按什么標準來定很重要，這需要參照前面提到的整體實力而定，即使是政府參與也是要根據(jù)會議情況而定。會議一般分為高級（邀請對象為副總裁及以上一些知名專家以及政府部門的高級官員參加，能夠起決策作用的領導參加），中級（對產(chǎn)業(yè)政策及一些政府具體操作官員參加），一般會議的召開（邀請對象根據(jù)情況而定）

1、會議的規(guī)模也是根據(jù)會議的級別及會議的內(nèi)容而定，分為三個規(guī)模：（1）100人或100人以下；（2）250人——300人之間；（3）400人或400人以上三種檔次，這樣有利于做出會議的整體預處方案，也有利于招商工作的整體安排

2、經(jīng)費核算

做好會議的經(jīng)費預算是會議策劃者的頭等大事，那么從會議籌備開始到會議結束要多少費用呢？怎樣進行預算？ 以上海為例：規(guī)模250——300人 案例

×××××會議經(jīng)費預算表

一、主會場租金

二、會場氣氛布置

三、設備租用

投影儀 有線話筒 無線話筒

四、酒店餐飲

午宴 晚宴 茶休

五、廣告宣傳 同聲傳譯設備 會議資料 紀念品 會場禮儀 代表證 廣告牌 文件包

六、交通通訊、客戶聯(lián)絡費

七、專家勞務費

八、員工勞務費

九、辦公費用

十、不可預見費

十一、根據(jù)會議策劃需要的其它的費用（另議）對經(jīng)濟來源進行評估

市場經(jīng)濟的發(fā)展促成了很多會議，因此促成了一些專業(yè)的會展公司、行業(yè)協(xié)會來組織承辦，經(jīng)費來源已拋棄了原有的政府撥款方式，現(xiàn)在大多數(shù)是自籌資金進行操作的。因此會議召開的成功與否在很大程度上取決于會議內(nèi)容的成功策劃。作為組織策劃者必須非常清楚費用的來源，在這里列舉幾項經(jīng)費來源形式：

1、贊助費

贊助費是會議經(jīng)費的主要來源，策劃者對贊助費來源的考慮，是否完善決定了會議的經(jīng)費是否充足。贊助經(jīng)費會涉及到什么樣的形式贊助？要求贊助對象贊助多少？贊助對象提供什么樣的服務等等因素，往往使策劃者在制定贊助費時很難把握，怎樣使贊助對象認為贊助費合理，筆者就根據(jù)會議的情況對贊助提出如下認識：

贊助費分三種情況：

⑴壟斷性贊助：即尋找某個贊助對象把大會所需費用進行承包，如我們經(jīng)?？吹降摹啊痢疗髽I(yè)會議”等。

⑵等級性贊助：一般情況大多數(shù)企業(yè)喜歡這種方式，分為主贊助、贊助，針對性內(nèi)定贊助（如資料贊助、午餐贊助、禮品贊助等等）此項策劃者本身也感興趣。

2、平攤性贊助：要求所有的參會企業(yè)贊助。一般情況下贊助者不是很關注此項贊助方式，因為贊助者在贊助時要衡量會議對其影響力度，而平攤制很難體現(xiàn)企業(yè)的主次關系及企業(yè)實力。

目前，無論是展會還是展覽，其利潤至少在30%以上，也就是說會議利潤也會在30%。主贊助對象其用處為：主會場租賃、裝修、勞務費及其它的較大的費用支出實際開支加30%不可預見費（總體經(jīng)費的10——20%左右）■ 會務費

會務費的制訂是根據(jù)大會的整體情況來定的，一般占會議經(jīng)費來源的25%——30%，也就是如果就這個會議的毛收入為一百萬，其30萬來自于會務費，如果本次會議為250—300人，那么至少要安排200人的會務費用，也就是要分擔30萬即每人定在1500元左右。以上僅僅作為參考意見 ■ 發(fā)言費 此項費用針對的是擬參加會議發(fā)言的對象，他們一般站在企業(yè)自己的立場上發(fā)言并希戶與會代表、同行、參會領導的認可及推動這一領域的發(fā)展，為企業(yè)自身帶來效益。

另外還有政府撥款，集資等也是我們會議的資金來源渠道。但這種情況大多數(shù)與政府參與有關。為贊助對象提供什么樣的服務。

策劃者在經(jīng)評定時，要考慮贊助對象需要什么樣的服務。以主贊助為例，我們把自己放在主贊助的立場上考慮：

⑴我作為主贊助、主辦方能為我們提供什么樣的服務（對外宣傳、會場宣傳等）⑵作為主贊助、在會議上起什么樣角色？

⑶我希望會議召開是什么樣的形式，對我方是否有利？ ⑷會議的召開對我們的影響有多大，能起到什么樣的作用？ ⑸我方需要做些什么，怎樣配合會議召開

⑹什么樣的人參加，規(guī)模，層次，會議的內(nèi)容主題，及其他贊助單位是哪些等等。策劃者從以上六點出發(fā)把握贊助者的心里為其提供服務。會議的組織過程

1、會場的確定。我們根據(jù)前面的規(guī)模和檔次來定會議的場地，考慮以下因素，以250——300人為例。

a.會場必須容下350人。太大顯得空曠，太小顯擁擠 b.能否提供250-300人的60%人員的住宿

d.會議中心的硬伯服務級別（會場設施、會議的相關設備）e.會議中心能否提供會議期間的停車場地，會場裝修等。f.會議中心能否提供會議期間的停車場地，會場裝修等。g.會議中心給會議組織單位能否提供的最優(yōu)價

2、會議時間的確定

會議時間的確定要考慮幾個因素

a.確立召開的時間后，要考慮同期是否有相似會議召開，以避免發(fā)生沖突 b.召開會議的時機是否成熟（根據(jù)會議的內(nèi)容而定）

c.對邀請對象進行考察（特別是政府會議，要考察參會人員的時間安排和參會對象的時間安排，建議不要安排在雙休日召開）

d.考察會議期間是否有大型的活動發(fā)生沖突（國際、國內(nèi)都要考慮）

3、邀請函的全面出臺，我們在出邀請函時應注意考慮以下幾點： a.會標的要求簡明，并突出主題（或是會議策劃公司本公司的會標）b.英文對照，要求用最準確、最專業(yè)的術語把中文翻譯出來 c.要做邀請函的版面設計工作，包括以下幾步：

主版面設計：會議名稱、時間、地點、主承辦單位、主持單位、贊助單位 封二設計：會議設置、前言、通知形式、要求以最標準、最精煉、最能表達的語言解釋會議的召開

封三設計：會議主題目內(nèi)容、會議時間、相關程序

介紹及相關會議服務內(nèi)容、會務費、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等內(nèi)容（預計一個星期完成）第四項：參會回執(zhí)表

4、發(fā)送邀請函的方式（在搜集信息的前提下有目的發(fā)送信息）a.針對邀請參會對象，發(fā)送信件，發(fā)送E-mail電話聯(lián)絡

b.針對贊助對象，最好方式是實地拜訪（并列處贊助方案書以供參考）5.對于電話招商中,參會人員會提的問題 a.會議的規(guī)模及價格的問題 b.出席人員 c.影響度等

d.此次會議的目的,意義等內(nèi)容 6.會議召開期間的安排(另議)

會議配套情況

1、資料的印刷（邀請函的設計、印刷、資料夾的設計、制作，會場的氛圍的設計及外文翻譯等）

a.印刷邀請函估計在2000份，資料夾350本左右

b.會場氛圍設計，主席臺背板，會議主題板，會議中安排版 c.會議名稱板及為贊助單位特別宣傳板 宣傳工具，燈光，宣傳品等 d.同聲傳譯設備

e.發(fā)言時間、發(fā)言順序、發(fā)言人的安排

2、國際會議的召開必須要安排同聲傳譯設備 以北京為例：250-300人的規(guī)模

同聲傳譯人員一般應以2-3人為宜，費用為3500+500元/人

3、新聞發(fā)布

舉辦新聞發(fā)布會的目的是為了招商宣傳，提高影響力。a.以招商為目的的最好定位在會議召開的前兩個月舉行 b.以提高會議的知名度為目的定位在會議前4-5天舉行 c.新聞發(fā)布會的內(nèi)容是什么？安排什么人出席等 d.確立新聞發(fā)布會的時間、地點 e.邀請那些新聞單位參加

f.準備新聞記者要提問的相關內(nèi)容 g.確立新聞發(fā)布會的發(fā)言人 h.準備大會新聞稿

第二篇：婚慶展覽策劃

1．展會準備階段 1.1展會背景

隨著中國經(jīng)濟的高速發(fā)展，中國婚慶產(chǎn)業(yè)的發(fā)展可謂日新月異，中國的婚慶產(chǎn)業(yè)將為廣大的商家提供無限的商機！而汕頭市位于廣東省東部，韓江三角洲南端，歷來是粵東、贛南、閩西南一帶的重要交通樞紐、進出口岸和商品集散地，素有“嶺東門戶、華南要沖”的美稱，全國最早開放的經(jīng)濟特區(qū)，是全國五個經(jīng)濟特區(qū)之一和南方重要港口城市，是沿海開放城市和著名僑鄉(xiāng)，經(jīng)過多年的發(fā)展，已具備較為成熟的婚慶市場。為此，我們特地在汕頭舉辦了這次婚慶會展。1.2會展工作安排

1.2.1會展主題

和諧社會?美麗婚典

1.2.2會展時間

2012年2月13日—2月14日

會展地點

汕頭市林百欣會展中心

主辦單位

汕頭市政府

承辦單位

汕頭市商業(yè)協(xié)會

協(xié)辦單位

汕頭市汕特婚慶中心以及其他婚紗攝影公司

1.2.3會展目的

婚慶展開創(chuàng)了以迎合新婚消費為導向的新型產(chǎn)業(yè)營銷模式，舉辦一次婚慶展橫向結合了結婚產(chǎn)業(yè)鏈上的婚紗生產(chǎn)、婚紗攝影、婚禮策劃服務、婚宴服務、珠寶、家居、蜜月旅游、花藝、禮品等新婚服務和產(chǎn)品，可以提高參展的婚慶行業(yè)企業(yè)的知名度和美譽度，提升品牌形象，同時給各參展商家提供一個集中展示產(chǎn)品和企業(yè)形象的平臺，使商家提高市場占有率、了解競爭對手動態(tài)。1.2.4展品范圍

新婚用品：結婚首飾、珠寶、婚紗禮服、新娘造型、婚慶系列床上用品、喜慶用品、結婚禮品及情侶工藝品等。

婚紗服飾區(qū)：婚紗 結婚禮服 結婚飾具

攝影、影樓：影樓、攝影室 攝像跟拍 攝影器材相框、相冊沖印彩擴 感光材料 櫥窗設計

珠寶首飾：珠寶 首飾

婚慶配套服務：婚慶禮儀、服務、策劃公司 餐飲酒店 美容化妝 婚車租賃 醫(yī)療保健 蜜月旅行社 婚姻介紹所

婚慶用品：鮮花、禮品、酒水、家電、家居家紡、裝飾裝修、床上用品、轎車、新婚樓房

1.2.5展會目標群體及邀請人員

單身及準備結婚的新人

各婚慶產(chǎn)業(yè)鏈的分銷商、團購負責人

各行業(yè)協(xié)會的協(xié)會成員 1.2.6實施招展

一、招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

二、招展的步驟：

（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）

（2）跟蹤拜訪（找準負責人）

A、在對方收到邀請函后進行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型； 針對第一種客戶：

問清客戶需求

要求進一步促成購買

愉快地答應客戶的針對第二種客戶：

了解客戶拒絕的原因

為面談作好準備

二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會

要求客戶介紹其它客戶

保持關系，待以后聯(lián)系

針對第三種客戶：

問清客戶需求和異議

進行第二次拜訪

消除顧客顧慮

三、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認書、參展商指南 2．展會實施階段 2.1會場布置

展區(qū)分類及分布：

（1）婚紗禮服展區(qū)：婚紗禮服、中式禮服、修身內(nèi)衣、仿真佩飾等。（2）珠寶首飾展區(qū)：金銀飾品、玉飾、及流行飾品人造首飾等。

（3）婚紗攝影展區(qū)：影樓、影樓用品、影室設備、兒童攝影、流行婚紗攝影趨勢、主題婚紗攝影、個性婚紗攝影等。

（4）新婚家具展區(qū)：房地產(chǎn)開發(fā)商、婚房裝修、家具、汽車、家居家電、新婚床品（5）婚宴喜品展區(qū)：婚宴酒店、結婚喜品、喜糖、喜煙、喜酒、喜帖等。

（6）新婚服務展區(qū)：新娘彩妝造型、色彩設計與咨詢、婚慶花卉、新婚蜜月旅游、孕嬰用品等。

（7）婚禮策劃及服務展區(qū)：婚慶公司、特色婚禮承辦機構、婚禮策劃及場景布置、婚慶培訓、婚慶媒介、婚禮攝像拍照、婚車租賃等。

（8）婚慶用品展區(qū)：婚慶道具、婚典花藝、結婚禮品及飾品、工藝品等。

（9）時尚麗人展區(qū)：美甲、香水、化妝品、美甲產(chǎn)品、熏香產(chǎn)品、個人時尚用品。

（10）新人交流區(qū)：婚姻介紹、戀愛、結婚心理咨詢、婚禮籌備、婚后的家庭理財和保險 2.2媒體宣傳計劃

媒體：汕頭電視臺、汕頭日報、廣東電視臺

1.活動前一個月——活動籌備。A、戶外路牌。B、指示牌。C、彩旗（T型旗）。D、宣傳冊。E、報紙廣告。F、雜志廣告。J、電視廣告。

2.活動前一周——活動公告。

3.活動當天——頭版報道

4.活動后——后續(xù)報道及宣傳

2.3展會具體流程

2月13日活動流程

08：30-08：50 進場參觀

09：00-09：15 開幕（參加人員：邀請省市部委領導、行業(yè)

3．展后階段 3.1 展后跟蹤 3.1.1感謝工作

對所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展會大力支持的媒體，都應該給予感謝。3.1.2媒體跟蹤報道

對展會進行一個回顧性的報道，將有關情況、有關的統(tǒng)計資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界，進一步擴大展會的影響。

3.1.3給參展商發(fā)放展后意見調查表

對展覽服務中的問題、優(yōu)越點要做好書面的調查和總結，取信于參展商。3.2展后總結

3.2.1從籌備到開展中的各項工作總結 3.2.2 效益分析跟成本核算 3.2.3 項目市場調查 3.3展后評估

展后評估主要在于為已做過的所有工作的效率和效果提供判斷標準和結論，并為提高以后工作的效率和效果，提供依據(jù)和經(jīng)驗。協(xié)會負責人、業(yè)內(nèi)嘉賓、與會嘉賓、媒介工作人員出席）09：30-10：15 婚慶秀、旅游秀，婚紗秀、彩妝秀，鉆石秀 10：15-10：50 婚慶與旅游產(chǎn)品、婚紗攝影團購家年會活動

10：50-11：30 結婚用品、結婚電器、床上用品、婚房家具 團購 11：30-13：00 中場休息、自由交易、抽獎

13：00-13：30 鉆石團購（插播5分鐘文藝節(jié)目）13：30-14：30 婚慶旅游團購 14：30-16：30 自由交易、抽獎 16：30結束當天活動

2月14日活動流程

08：30-09：30 進場參觀

09：30-10：10 婚慶修宇婚紗秀

10：15-10：50 所有產(chǎn)品限時搶購中與累計團購

10：50-11：30 婚慶、旅游、鉆石、婚紗攝影產(chǎn)品拍賣會 11：30-13：00 中場休息、自由交易、抽獎、彩妝體驗 插播5分鐘文藝節(jié)目

13：30-16：30 自由交易、抽獎-----圓滿閉幕（16：30 結束當天活動）

第三篇：策劃展覽方案

示范寢室成果展

頒獎典禮安排

1.主題：和諧、創(chuàng)新

2.時間：2012.5.1

43.地點：華中師范大學武漢傳媒學院圓形報告廳

4.流程：

1).主持人開場詞

2).有請領導發(fā)表致辭

3).學生代表發(fā)言

4).領導宣布獲獎寢室

5)領導頒獎

6)主持人總結

5.道具需要：

橫幅：3條（掛于校門口1條、6號樓1條、食堂過道1條）

獎品：1等獎n個{（四袋洗衣粉+四個香皂+四把牙刷牙膏+1個拖把）’x’ n份}

2等獎n個{（四個香皂+四把牙刷牙膏+1個拖把）’x’ n份}等獎n個{（四個香皂+1個拖把）’x’ n份}

彩帶、氣球、紙板若干

5.會場布置：

a)領導桌4個（605搬）

b)水果、水n份（視領導人數(shù)而定）

c)背景需要做一個相關的ppt

d)場地整體要比較喜慶

6.成員安排：

a)會場秩序：學習部

b)會場布置：宣傳部

c)會場禮儀:女生部

d)會場主持人：文藝部

e)領導聯(lián)系：外聯(lián)部

f)下達通知：秘書部

成果展安排

(一)(二)

(三)(四)

主題：豐富大學生生活，美化寢室環(huán)境 時間：2012.5.15 地點：華中師范大學武漢傳媒學院前廣場 流程：

1.收集文明寢室的照片匯總（2012.5.12之前）

2.制作展覽展板（2012.5.13）

3.在食堂及6號樓、校門口掛橫幅，制作海報

4.安排展覽方式：擺放成迷宮形式，充滿神奇色彩，比較

容易吸引眼球；如

圖

5.展覽2天，每天要將展覽成果收回行政樓

6.派遣專人進行資料采集

(五)(六)

(七)道具：海報、照片、繩子（廢棄橫幅）、展板 場地布置：擺出迷宮狀，派人守著，以免遭到損壞 成員安排：

a)學習部看管展板

b)保障部負責展板的搬運 c)宣傳部制作海報 d)秘書部收集照片

e)其它部負責廣場布置

第四篇：展覽策劃基本常識

展覽策劃基本常識

展覽策劃基本常識

展覽會策劃工作的內(nèi)容

展覽會的策劃工作屬于商業(yè)營銷性質，是一項系統(tǒng)工程。

展覽會的策劃包括展覽題材的選擇與創(chuàng)新、展覽項目的市場調查與風險評估、展覽項目組織工作方案的制訂、相關社會資源的整合與利用等基本內(nèi)容。

科學并有質量地完成一個展覽項目的策劃工作，一般需要一年以上的時間。主持策劃工作的負責人，應熟悉展覽業(yè)，并具有相應的專業(yè)知識和綜合能力。

展覽題材的選擇

選擇展覽題材，是策劃工作首先要解決的問題。

選擇展覽題材，主要關注兩個方面：

一是，擬選擇的展覽題材所代表的行業(yè)，是否具有良好的市場發(fā)展前景？即初步研判該題材展覽會的市場需求狀況。

一是，擬定的展覽會舉辦地，有無相同題材的展覽會？如有，其辦展規(guī)模和水準如何？即初步研判該題材展覽會的市場競爭態(tài)勢。

如對市場需求有積極的研判，且在擬定的舉辦地尚無相同題材的展覽會，或者已經(jīng)有相同題材的展覽會，但仍可競爭取代或競爭并存，則可立項進行市場調查與風險評估。

展覽項目的市場調查與風險評估

當初步確定展覽題材的選題后，市場調查與風險評估就是最重要的后續(xù)工作了。

相較于選題時的研判，展覽項目的市場調查更加細致，更加周延，更加具體，強調通過調查數(shù)據(jù)說明問題，強調從實際操作的角度解析問題。

圍繞所選擇的展覽題材，市場調查工作的內(nèi)容包括：

（1）展覽會舉辦地展覽場館的情況，需要收集場館面積、可利用效率、被租用情況等數(shù)據(jù)；

（2）在同一舉辦地相同題材展覽會組織者即競爭對手的情況，包括其投入產(chǎn)出效果、運作方式、經(jīng)營特點等方面的信息。

（3）相關行業(yè)產(chǎn)品近三年的市場需求情況，尤其是展覽會舉辦地近三年的行業(yè)產(chǎn)品市場需求情況，需要收集市場需求總量、需求結構、主要買家或銷售代理機構數(shù)量等數(shù)據(jù)；

（4）相關行業(yè)近三年的發(fā)展情況，尤其是展覽會舉辦地近三年的行業(yè)發(fā)展情況，需要收集行業(yè)銷售收入、主要產(chǎn)品技術進步趨勢、主要產(chǎn)品產(chǎn)銷量、企業(yè)數(shù)量、企業(yè)分布狀況等數(shù)據(jù)；

（5）相同題材展覽會的近三年的情況，尤其是展覽會舉辦地的情況，需要收集同題材展覽會的數(shù)量與分布、知名展覽會的主、承辦機構、舉辦時間、展覽規(guī)模及觀眾流量、參展商的組成結構與觀眾的反映等數(shù)據(jù)；

市場調查工作的途徑主要有四，即：通過公開渠道收集統(tǒng)計數(shù)據(jù)；進行市場問卷或訪問調查；專訪行業(yè)權威人士；考察同題材展覽會。

通過市場調查，全面分析相關數(shù)據(jù)與信息，深入研判該題材展覽會的市場需求狀況和市場競爭態(tài)勢。如確定經(jīng)營該項目，則應該進行風險評估

展覽項目的風險評估，是建立在市場調查和市場分析的基礎上，預計展覽會的發(fā)展前景，預測展覽會未來三年的經(jīng)營狀況，預估展覽會可能遭遇的重大風險因素，旨在從經(jīng)營風險角度提供決策參考。

展覽展廳設計

第五篇：服裝展覽策劃

服裝展策劃書

一、活動主題 自在理工 清涼“一夏”

二、活動背景

會展業(yè)是近年來高速發(fā)展起來的新興產(chǎn)業(yè)，被很多城市和地區(qū)視為經(jīng)濟發(fā)展新的增長點。2003年，寧波市將會展業(yè)列為支柱產(chǎn)業(yè)，提出建設長三角地區(qū)南翼會展之都的工作目標。2007年，寧波市又將會展業(yè)列為經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，提出建設國際之都的工作目標。迄今為止，寧波市已逐步成為國內(nèi)會展產(chǎn)業(yè)定位最高、政策競爭力最強、場館建設最具特色、項目設計相對超前的城市，以及符合長三角未來經(jīng)濟和社會發(fā)展整體戰(zhàn)略的會展業(yè)發(fā)展格局。會展業(yè)將成為寧波市建設現(xiàn)代化國際港口城市的重要組成部分，以及未來一段時期長三角會展特色產(chǎn)業(yè)區(qū)的重要組成部分。

而服裝屬于大眾消費品，是當今社會人所必須的物品。人出門可以什么都不帶，但絕不能不穿衣服。服裝作為生活必需品的同時，更是我們展現(xiàn)個性的手段之一。21世紀，追求時尚是每一個年輕人的終極目標，尤其是我們在校大學生。作為新新人類，我們渴望出類拔萃，我們追求與眾不同。我們的服裝可以是平價的，但絕不能是落伍的。而正是這一思想成為我們舉辦一場服裝展的來源。

三、活動目的（一）活躍校園文化氛圍，提高校園文化藝術品位，豐富學生的校園生活

（二）展現(xiàn)學生的個性風采，展示學生才能與創(chuàng)新能力

（三）將課堂所學延伸到實踐，在活動中體會會展舉辦的過程，進一步了解會展知識，增加學生學習會展的興趣

四、活動單位

（一）主辦方 浙江大學寧波理工學院團委

（二）承辦方 浙江大學寧波理工學院廣告專業(yè)

五、活動時間 2012年6月

六、活動地點 浙江大學寧波理工學院露天廣場

七、展覽流程

（一）前期宣傳及準備工作

1、做好詳細分工

2、聯(lián)系校內(nèi)外各宣傳部門

3、提前掛好橫幅、海報，分發(fā)宣傳單

4、在各大論壇、社交網(wǎng)站等上發(fā)布信息，制造輿論

5、落實服裝來源，確定服裝到位

6、邀請理工校花校草現(xiàn)場走秀

7、邀請校十佳歌手獻唱

（二）展覽具體流程

13：30進行展區(qū)布置及展品擺放

14：00展覽正式開始，主持人介紹展品，同時進行微博直播14：45理工校花校草現(xiàn)場走秀

15:30校十佳歌手獻唱

16:00展覽結束，撤回展品并及時清理場地

（三）后期宣傳

1、在S區(qū)N區(qū)大廳內(nèi)舉辦小型活動成果展

2、將整理好的新聞資料發(fā)給校內(nèi)外各宣傳部門，增加活動影

響力

3、在各大論壇、社交網(wǎng)站上發(fā)布信息，進一步制造輿論熱點

八、經(jīng)費預算

（一）宣傳推廣費用（總計270元）

1、展覽宣傳單等復印費 0.1元*500=50元

2、展覽海報以及橫幅 20元*3+（10米）50元*1=110元

3、展板 20元*5=100元

4、紙、筆、印泥等文具 10元

（二）場地布置費用（總計600元）

1、噴繪 500元

2、紅地毯（借用學校其他組織）

3、其他 100元

總計 870元

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