第一篇：人事檔案管理存在的弊端與整改方案的研究doc

人事檔案管理存在的弊端與整改方案的研究

黑龍江省龍江縣檔案局（161100）

【論文摘要】本文就當前人事檔案管理提出更高的工作要求，要求創新管理模式，常規管理與信息技術的綜合運用，現今管理工作不能適應這種要求，在思想認識、管理制度、管理人員素質等方面存在不足和弊端。為了提高人事檔案管理水平，需要采取相應的整改方案，完善檔案管理制度，提高管理人員的素質，從而有效的完成人事檔案管理工作。

【關鍵詞】人事檔案管理 整改方案 登記備案 模式轉變

人事檔案管理是目前我國人事管理制度、干部管理制度以及行政管理制度的重要組成部分。人事檔案管理工作的有效運行對于整個行政管理制度的改革和發展具有深遠的影響。隨著人事制度的改革更新，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求，為了進一步深化人事檔案管理發展，拓寬人事檔案管理范疇，完善人事檔案管理內容，使其朝向科學化和制度化方向發展，做好人事檔案管理工作，改革當前人事檔案管理中存在的弊端，使人事檔案管理工作與檔案工作有機結合，并同步有效的發展。

掌握人檔管理概念 理解運用有效執行

1.1 理解概念把握內涵 掌握運用規章制度

人事檔案管理就概念來說，就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等項目的活動。人事檔案是在人事管理活動中逐漸形成的，記錄和反映個人經歷和德才表現的綜合素質，以個人為單位，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況等方面的原始記錄。在當今社會經濟市場形勢參與下，人事檔案由于社會治理及單位管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也發生了相應的變化，需要在新形勢下加以升級和更新，才能適應社會發展的需要。

1.2 掌握人檔管理內容 按著制度加以落實

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管措施的關鍵。其基本內容：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度。根據這些內容，按步驟有條不紊的加以落實，無差錯的準確進行。

1.2.1 檔案材料鑒別歸檔 確定位置登記備案

新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先按照材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。第二，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。第三，在目錄上補充填寫材料名稱及有關內容。第四，將新材料放入檔案庫中。通過層層落實，準確管理檔案材料。

1.2.2 檔案材料檢查核對 妥善保管以防丟失

檢查與核對是保證人事檔案完整性、安全性的重要手段。檢查的內容，既包括對人事檔案材料本身進行檢查。例如，查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事 檔案保管的環境進行篩查，例如，查看庫房門窗是否完好，玻璃有無損壞，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要適時定期進行。但在不同的特殊情況下，第一，突發事件之后，如被盜、遺失或火災等之后。第二，對有些檔案發生質疑之后，如不能確定某份材料是否丟失。第三，發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等，都要進行認真檢查逐一核對。

1.2.3 檔案材料做好轉遞 合理轉移準確投遞

轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由于工作調動等原因引起的，在具體操作過程中，根據證明材料、有效證件，按章辦理轉移手續，體現出高效的工作效率。

1.2.4 檔案材料嚴格保密 采取措施加以保衛

檔案材料具有保密性，具體要求：①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應備齊必要的存檔設備。②檔案庫房備有必要的防火、防潮器材。③檔案庫房、檔案專柜保持清潔，不準存放無關物品，以免影響保存檔案材料的質量。

1.2.5 建立檔案統計制度 有條不紊井然有序

人事檔案統計的內容主要有：①人事檔案的數量。②人事檔案材料收集補充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況等方面。這些項目要做到胸中有數，了如指掌，有的放矢。

人檔管理存在弊端

原因多種有待改善

2.1 人檔管理重視不夠 改變觀念增強責任

人事檔案管理中，由于受我國傳統觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個人的家庭出身、政治面貌、社會關系以及受教育程度等基本材料，這些項目及內容都已經很難跟上現在社會發展的步伐，更無法適應社會經濟發展的需要。一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不夠，普遍認為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設的重視程度更低，這些想法都嚴重影響到了我國人事改革的進度，無法適應現代化管理的需要，只有更新觀念，開拓創新，才能適應社會的發展。

2.2 檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高

日前，我國人事檔案管理工作長期以來體現的是內向型的封閉式管理模式，過分強調檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化開放性作用。社會檔案管理意識淡薄，人事檔案管理工作思想保守，呆滯死板，缺乏檔案管理的服務宣傳，無法給人們提供高效優質的服務。在實際工作中會出現檔案查閱困難的問題，廣大群眾對人事檔案充滿神秘感，無法便捷地接觸到個人的人事檔案，從而影響檔案工作的順利開展。

2.3 網絡數據建設落后 信息共享亟待解決

當前，我國在人事檔案管理的信息化建設方面還存在投入不足的現象，在數據庫建設過程中還存在著數據錄入不完整，數據更新及補充不及時，數據檢查不到位等問題。另外還受到網絡安全性不穩定因素的影響，一些計算機網絡犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數據庫的安全性。人事檔案信息和網絡建設的形式還有不統一的存在，人事檔案信息管理的建設缺乏規范性和標準性，嚴重制約了人事檔案的共享性，造成了檔案信息資源建設發展滯后的原因。

2.4 管理人員素質偏低 急需培訓提高技能

在我國現代化信息技術飛速發展的時代，人事檔案管理逐步走向了信息化處 理環境中，這對于檔案管理人員的素質要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍整體素質偏低，工作人員專業素質和實踐操作等能力的培養還有待加強。由于缺乏大量的檔案管理復合型人才，加之檔案管理人員培訓力度不大，造成了我國兼備檔案管理專業知識和計算機網絡通信技術技能的人才大量匱乏，遠遠不能夠滿足現階段人事檔案信息化管理的需要。找出管理存在弊端 整理改革工作方案

3.1 更新觀念改革創新 管理理念模式轉變

當前，我國正處在全面改革開放和發展的階段，傳統的以保密性為管理手段的檔案管理模式已經不能適應檔案管理工作的發展。因此，檔案管理工作人員要切實轉變思想觀念，樹立開放性主動的服務意識，加強對檔案管理工作的創新性和多樣性，從簡單的收集歸檔觀念轉變成主動開放和利用檔案材料的觀念。在人事檔案管理工作的實施中，要堅持以人為本的先進理念，發揮檔案管理人員的主動性和積極性，不斷改革檔案管理發展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步協調發展，開創人事工作發展的新途徑。

3.2 改革陳舊管理方式 掌握運用先進手段

當前，人事檔案管理工作方式和手段的落后，嚴重制約了人事檔案管理工作的發展，因此要逐步改革落后的管理模式，實現人事檔案管理工作的科學化和現代化。例如，可以通過添置必要的復印設備和計算機設備來加強人事檔案管理的信息化建設，建立有效的人事檔案管理的網絡系統，使人事檔案資料能夠及時有效地進行存檔和查詢，可以通過系統進行及時輸入和輸出，提高檔案的準確檢索效率，快速地為人才開發和經濟建設服務。另外還要加強人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉變，注重工作人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握和自身素質的提高，使人事檔案管理向著標準化、合理化邁進。

3.3 加強人檔管理安全 建立完善保障體系

增強人事檔案信息化管理的安全性需要從以下三個方面入手。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規，嚴格規范人事檔案管理制度和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。第二，要加強人事檔案管理人員的安全性教育培訓，從思想上加強人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強人事檔案管理操作的規范化管理，制定嚴格的操作規則和標準，并且不斷完善人事檔案信息化操作系統，對人事檔案管理人員加強系統的定期維護和更新，使其掌握一定的基本技能。

3.4 加強領導重視培訓 提高自身整體素質

人事檔案管理工作是我國一項政策性和技術性比較強的工作，工作任務重大，它集服務與保密性綜合一體。因此，領導要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊伍建設作為工作的重點來抓。要建立檔案管理領導小組責任制，加強對檔案管理人員的檢查和監督，不斷提高其思想覺悟，從制度上規范檔案管理人員的工作。同時還要對人事檔案管理人員的技能培訓，提高人事檔案管理人員的自身素質，通過開展一系列活動來增強檔案管理人員隊伍技能水平，用科學的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的人生觀和價值觀，恪守檔案管理的工作紀律，嚴格執行《檔案法》的規定。通過不斷地研修學習和大膽實踐來提高檔案管理人員的整體素質，發揮人事檔案管理人員應有的才能。

總之，隨著現代管理理念和實踐的不斷發展和進步，對于當前人事檔案管理工作的要求也在不斷嚴格，要求的水平不斷提高。因此，從人事檔案信息適度公 開的角度探討整改方案，新突破、新措施、新體制，加強和改善人事檔案管理工作，促進人事檔案的制度化、法制化和科學化，更好地服務于民眾，為和諧社會發展建設服務，從新的角度和領域延伸及拓展人事檔案的內涵，豐富檔案管理研究的內容，進而以開闊的視野認識人事檔案的社會功能，提升人事檔案的社會價值，讓人事檔案管理工作在社會經濟發展中發揮應有的作用。

【參考文獻】

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第二篇：人事檔案管理存在的問題與改革思路

摘 要：在市場經濟體制深入發展的形勢下，企業開始強調人力資源管理的職業化，價值評價體系的多元化，薪酬回報制度的績效核心化，并且開始重視企業核心價值的建設。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；改革；建議

企業人事檔案是充分反應企業人員信息、個人經歷、政治思想、道德作風、工作表現和業務能力以及工作成績等內容的文字性資料，是企業人事部門培訓、選拔和選用人才的重要依據。企業可以通過人事檔案詳細的掌握企業人員的基本情況，并對其工作進行合理的安排。但目前我國的企業人事檔案管理工作凸顯出很多的問題亟待解決，主要包括人事檔案管理意識薄弱、檔案管理員專業性不強以及信息化水平太低。在這種背景下，人事檔案管理工作發展舉步維艱，無法滿足現代化的企業需求。因此必須采取科學有效的建議對其現狀進行改革，切實提高人事檔案管理水平，保障企業健康持續的發展。

人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象，其較為全面的記錄了每個企業干部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用干部時重要的參考資料，對企業干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業的發展有著密切的關系。

1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。

當前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。

2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

改革人事檔案管理的建議

3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。

3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率，以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備，如計算機、掃描儀等，實現紙質檔案向數據檔案的轉變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設，使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用，從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。

結束語

綜上所述，人事檔案管理是企業管理的關鍵部分，企業應給予充分的重視，完善管理制度以及規范管理程序，同時加強管理的信息化建設，切實提高檔案管理水平，保障人事管理工作的效率和質量，從而為企業的人力資源管理開發和利用提供科學合理的依據，為企業的良好發展奠定好基礎。

第三篇：檔案管理情況整改方案

檔案管理情況整改方案

根據市招標投標監督管理辦公室領導關于檔案管理情況的批示，結合監察科對我辦檔案管理情況內部督查意見，按照當前我辦檔案管理實際，特制定如下整改方案。

一、加強檔案存檔制度管理。

由于我辦現有檔案存放設施和場地有限，造成大量招標投標檔案堆積，根據實際情況，建議只保留中標人投標資料，其他投標人資料保留3個月被查。

二、及時處理過期投標資料。

對于非中標人的投標資料，及時與市檔案管理部門聯系，移交部分資料。能采用其他方式處理的及時處理，盡快騰空檔案管理設施和場地。

三、加強檔案資料分類管理

為便于各類招標投標資料的管理和檢索，按照房屋、市政、交通、水利、國務、政府采購以及內部管理資料等反別建立檔案登記表，確保管理和檢索的方便和科學性。

四、督促相關單位盡快報送資料

在我辦開標的部分項目由于各種原因，尚未報送相關資料，我科將進行一次內部檢查，針對未報情況，督促相關單位報送相關資料，并將資料報送情況納入招標代理機構季度考核內容。

五、結合軟件開發情況，加強檔案管理

下一步，我科將進一步結合我班開發的業務軟件，將有關檔案管理部分情況融合進去，進一步加強我班檔案管理的制度化和科學化。

二〇一一年四月二十六日

第四篇：人事檔案管理存在的問題及對策

人事檔案管理存在的問題及對策

[摘 要]當今社會發展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發展，人事檔案的管理也出現了一些問題，如檔案材料搜集不全、管理手段落后等。為了從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等人事檔案管理的體制和措施，探索和研究當今社會人事檔案管理的新模式。

[關鍵詞]人事；檔案管理；存在問題；對策

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，有價值的歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的工作、學習經歷，他比較真實、客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人學習和工作方面的材料。當今社會發展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發展，人事檔案的管理也存在著一些問題，為了從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取必要的措施。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理的重視不足。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，有部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管檔案工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了[1]。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經費、管理人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

干部職工對人事檔案的認識也不足。他們填寫像履歷表、考核表等類似的表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員管理。

2.人事檔案保密性不夠強。國家人事檔案管理制度規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性[2]，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3.人事檔案有弄虛作假現象。人事檔案的生命是真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。

4.人事檔案材料不全。人事檔案短缺，材料內容不完整：如履歷表、考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因就是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時的到各部們、科室收集應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時將材料進行鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。

5.管理制度相對落后。隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動頻繁，醫院在選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

6.管理手段落后，在檔案管理手段上，因為沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

7.管理人員業務不熟：大多數的檔案管理人員沒有經過組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

二、人事檔案管理存在問題的對策

1.加強領導，提高認識，建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

2.提高檔案管理人員的管理水平。加強對管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創新型、復合型、協作型”的高素質人才。引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

3.加大投入，夯實檔案管理工作的基礎。按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保單位在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

4.重視人事檔案管理材料收集工作。建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。

5.大力加強人事檔案管理現代化和信息化建設，有助于實現人事檔案管理現代化，有助于人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展，有利于材料的完整保存。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時、準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

總之，人事檔案管理工作的不斷完善和提高，必將會使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

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第五篇：我國企業人事檔案管理現狀及對策研究

我國企業人事檔案管理現狀及對策研究

王書平

摘要：人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理工作中形成的, 記述和反映個人品德作風、業務能力、工作業績、健康狀況, 是歷史地、全面地考察管理員工的重要依據。隨著我國社會主義市場經濟建設的不斷建立和完善, 企業的規模不斷擴大,員工數量不斷增加, 傳統的企業人事檔案管理在材料構成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足。因此，我們應當研究新情況、解決新問題, 不斷加強和改進企業的人事檔案管理, 已成為當前企業人事檔案管理部門的一個新課題。人事檔案工作的管理要逐步實現標準化、科學化, 只有這樣才能在新形勢下為企業的發展發揮重要作用。

關鍵詞：人事檔案檔案管理管理體制

一、我國企業人事檔案管理問題分析

1.檔案管理制度不完善，檔案管理意識不強

在我國，多數國有企業把精力和資金主要放在生產經營、產品銷售、改善企業形象上，對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這樣就導致了國有企業人事檔案管理工作缺乏科學性，利用率低的現狀，越來越不能滿足現實工作的需要。

2.檔案內容陳舊、簡單

人事檔案具有動態性強的特點，因為當事人每時每刻都在譜寫自己的歷史，各方面的情況都在發生變化，因而決定了人事檔案必須依據當事人的情況變化而不斷增加新內容，補充新材料，及時提供反映最近的業務工作進展及崗位責任制執行情況，然而目前仍然有不少國有企業的人事檔案材料僅記錄了員工的履歷、入黨入團材料、畢業參加工作材料、任免材料等基本信息，而缺乏反映最近的業務工作進展、崗位責任執行情況、目前參加學習和培訓及最新取得的創造發明和科研成果等“現在時”材料。已不適應新形勢的發展。在人事管理工作中，只有詳盡的掌握員工情況的“過去時”和“現在時”，才能更加準確的把握員工的“將來時”，搞好人才預測，及時發現人才，選拔人才一，做到人盡其才。

3、管理手段落后

在數字化、網絡化、信息共享的社會中，國有企業人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位。有的企業違反規定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現象時有發生。這些情況不僅不利于個人的工作發展，也不利于國有企業人事檔案的規范化管理觀念上重政治輕業務。

4、企業干部與工人檔案分離

這種管理體系不符合現代企業對人力資源管理的要求，也不便于人事檔案的管理和利用。除干部檔案管理體系較為健全外，其他類人事檔案不能全面真實地反映各類人員的歷史與現狀。干部檔案的內容一般分十大類:履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、反映職務職稱工資情況的材料和其他材料。由于工作性質所決定，其它各類人員的基本情況決不是上述十類所能包含的，不能客觀全面地記錄和反映一個人的全貌，不利于人員的選拔和任用。現代企業人事制度改革后，普遍實行全員勞動合同制，形成了不拘一格選拔人才的用人機制和能上能下的干部制度，并統一采用“企業技能工資制”或“崗位技能工資制”。這些變化使得企業干部與工人的身份界限日趨淡化，干部與工人的崗位可以互換。而大部分國有企業的檔案管理制度在新的人事制度前顯得過于陳舊。

5、鑒定審查把關不嚴，內容失真

真實性是人事檔案的基本要求，是人事檔案能否發揮作用的基礎和賴以存在的前提，內容失真的材料會誤導人事工作，造成嚴重的后果。然而一些單位的人事部門在審查材料時，把關不嚴，使一些虛假材料順利地進入個人檔案，如個人年齡越填越小，參加工作時間越填越早，學歷越填越高，給工齡認定、退休時間核準以及工資晉升，甚至勞保福利的發放等都帶來了許多麻煩。

二、改進企業人事檔案管理的對策

1、強化各級領導的檔案意識

檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，是解決當前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。企業人事部門的領導應認真貫徹中央的有關指示和規定精神，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物諸方面積極支持人事檔案工作。從事人事檔案工作的同志也應加強宣傳，經常向領導宣傳人事檔案的價值和人事檔案工作的地位與作用，宣傳檔案法規和有關人事檔案工作的方針、政策，宣傳本單位在人事檔案工作中取得的成績，反映面臨的困難和問題，以增強領導的檔案意識，爭取領導的重視和關心。

2、及時更新的人事檔案材料

針對人事檔案內容陳舊簡單的狀況，有關部門應在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人動態的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質的檔案材料，如反映當事人身體狀況、知識儲備、能力素養和心理素質等方面的材料，其中有關個人心理素質和能力素質的材料應是重點補充的內容。在反映心理素質的有關內容中，應側重反映當事人的性格特性、合作精神、創新意識等;二是反映個人業務考核成績方面的檔案材料。

3、增強硬件建設

計算機技術和網絡技術的發展,勢必帶來檔案管理工作的變革。采用計算機技術進行檔案管理是檔案工作現代化的前提條件和重要標志,它使得傳統的管理模式和操作方式得到了本質的改變,體現了管理的科學化和高效率。使用計算機管理檔案可減輕檔案管理者的勞動強度,提高工作效率。利用計算機管理,信息準確、可靠、檔案壽命延長。由于人事檔案的工資、職稱、學歷、崗位等動態信息是經常發生變化的，尤其是員工的職務、崗位變動大,人員的招聘、調動、退休等現象，以及社保、醫保參保情況等,這些信息可以隨時輸入計算機。使人事檔案數據化、信息化。人事檔案材料的歸檔、統計、查閱等項工作實行計算機操作以后,不僅速度快、自動化程度高,而且計算精確、可靠,使用方便。同時還會大

大減少檔案的磨損程度,使其長期保存、延長壽命。增強檔案管理的硬件建設，利用現代技術，提高管理現代化水平，是實現檔案管理工作準確、高效的重要條件。檔案管理工作進入了一個全新的現代化管理階段，這就需要在檔案管理上應增強現代化管理意識，加大檔案管理的硬件投入，使檔案工作為人才工作的服務真正達到快速、準確。

4、改進管理制度

應建立與現代人事政策制度(如人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉崗分流的人事政策、全員聘任制等)相適應的人事檔案管理制度，而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。淡化干部、工人檔案的區分，將其統一管理，可以用一個中性名詞，如：員工檔案或職工檔案為取代，所有員工的檔案都應根據企業及人事制度改革的需要。

5、提高人事檔案工作人員業務素質

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導、支配作用，提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。隨著科學技術的飛速發展和廣泛應用，檔案工作人員面臨著知識化、專業化的嚴竣挑戰，加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，加深人事檔案管理研究、解決問題的對策新知識結構是檔案管理人員的當務之急。此外，還應加強業務素質的培養，以適應人事檔案管理日益復雜、逐漸現代化的發展趨勢。

人事檔案工作人員必須更新觀念，改變傳統的被動服務作用，做到及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，及時主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。同時，人事檔案工作人員要有較強的敬業精神，工作必須不怕麻煩，做到認真仔細，辦事一定要堅持原則，嚴格遵守人事檔案管理制度，確保人事檔案工作的嚴肅性。

綜上所述，國有企業人事檔案管理要發展與完善，我們應該從強化各級領導的檔案意識、及時更新補充人事檔案材料、增強硬件建設、改進管理制度、提高人事檔案工作人員業務素質入手，努力提高人事檔案材料的質量。

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