第一篇：在銀行檔案管理中電子檔案管理的應用

在銀行檔案管理中電子檔案管理的應用

【摘要】主要分析電子檔案管理在銀行管理中的應用問題，針對電子檔案在銀行管理中中的問題，共同探究在銀行管理中電子檔案的應用，電子檔案一方面降低了銀行檔案管理的強度，另一方面適應了銀行會計電算化的需求和應用，在此基礎上提出了在銀行檔案管理中，電子檔案管理的應用發展方向。

【關鍵字】電子檔案管理；銀行

在科學技術不斷進步的今天，電子檔案已經成為了信息技術和銀行管理相結合的產物。它是由數字電子計算機處理的檔案，是通過把聲音、文字、圖像等信息共同儲存起來、可以顯示用戶所需求的檔案實體真實信息的檔案類型。一方面能夠真實反映銀行業務信息，另一方面能夠整合信息框架結構，有規律性地進行分類處理。

隨著時代的進步發展，傳統的會計檔案已經不能滿足日益劇增的銀行管理業務，而且會計檔案做為銀行業務檔案的一種，數量龐大，對銀行經營活動的反應最為全面，在進行會計檔案時，像網上銀行、理財等業務等都沒有明顯的區分，這就導致了原本不屬于會計檔案管理類型的檔案被強加到會計檔案里面，很容易引發結構混亂、數據無效的管理局面。因此，采用電子檔案，不僅是當代時代發展的要求，更是銀行經營管理實際操作的重要課題，是對檔案進行總結概括的最佳方式。但是，電子檔案在運行過程也并不完善，文章將對銀行檔案管理中運用電子檔案管理所面臨的問題進行簡單概述。

1.電子檔案在銀行檔案管理中存在的問題

銀行檔案規定期限的劃分與銀行的實際業務特點不相符合，在管制方面存在漏洞。根據國家相關的銀行規定，有關部門要查閱、凍結、存貸款開銷戶記錄等相關業務條款時，銀行管理人員應當做好業務記錄，保存好憑單收據。但是，從實際情況上來看，這些業務并未涉及到具體的賬務管理，雖然保留有單據，但是沒有長期保存的價值，對銀行的業務進步沒有過多的幫助作用；掛失記錄和補發憑單收據，從性質上看應當屬于會計憑證管理類型，憑證保存年限最多為15年，與相關對頂中銀行永久保管期限不相符合；另外，存貸款開銷戶記錄，貸款開銷戶的的申請表應當跟隨消費記錄而流轉，這與永久保管的條款有所沖突。為解決這一矛盾，某些銀行對該類資料采取了電子檔案和紙質檔案并行的管理方式，但這又在無形中增加了工作量，增大了業務操作的復雜性。

2.在銀行檔案管理中電子檔案的應用

2.1電子檔案降低了銀行檔案管理的強度

在進行銀行檔案管理的流程設計中，相對于傳統的檔案制度，電子檔案制度，不用書面書寫，降低了儲存分類的難度，更加容易管理保存，在銷毀無關檔案方面也存在一定的優勢。另外，為方便查閱檔案，會計檔案通常會將業務資料進行分類整理、裝訂和存放，并按照不同的管理體制設定不同的存留期限，這樣很容易造成混亂，一方面使短期保管的檔案相應延長了保管期限，另一方面，在進行檔案到期銷毀階段時，必須逐項分類，這不僅大大增加了工作難度，檔案保存壓力也日漸加大。

2.2電子檔案迎合了銀行會計電算化的需求

電子檔案在銀行會計電算化方面存在較多弊端，平時的銀行工作一般只會涉及到紙質會計檔案的管理，對于電子數據的歸檔內容、保管期限以及會計濟系統的開發資料存在很多不足，往往只是籠統管理，例如網點日查情況、計算機日志、自助設備工作日志以及會計主管檢查日志等事務性資料，由于在機構日常的管理過程中沒有從檔案的角度做出相應的明確規定，僅僅只在小范圍內進行管理，使得會計電子數據沒有被納入統一的管理范圍內，造成了會計檔案的無效膨脹。會計業務系統往往也是只關注業務的需求，檔案管理功能模塊沒有得到確定的設置，經常出現電子數據沒有出口或者出口不暢的現象。2.3電子檔案在銀行中的應用

隨著計算機的不斷發展和廣泛應用，傳統檔案的保管和利用已經不能適應現代化銀行業務的要求，這極大的影響到銀行財務資源的優化配置，計算機逐漸被廣泛運用到各行各業，銀行的業務管理也應當隨著計算機的發展而不斷更新換代。在相關的銀行法律法規中，處理涉及到的有關債權、債務關系的資料可以保留紙質資料外，其他的業務關系資料可以保留電子檔案，這符合銀行的規定要求。另外，隨著銀行業務的不斷增加，業務資料的層出不窮，紙質檔案資料呈倍數增長，它們的保管對檔案庫房來說也是一種壓力。電子檔案在當今的科學經濟技術的發展趨勢來說，已經成為了不可或缺的必要因素，銀行必須不斷順應時代的發展潮流，保持良好的業務管理，提高銀行的競爭力，這對銀行業務的開展具有十分重要的意義。

3.電子檔案在銀行管理中的發展

電子檔案是銀行檔案管理的基礎，在管理過程中，應當結合時代特點，融入業務流程，精簡操作步驟，規范操作流程，降低成本管理。創新發展理念，對相關的工作內容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求銀行各業務部門在推出新業務時，一旦涉及到會計資料的，都應當與會計部門協調溝通，并且由會計部門規定資料的歸檔范圍和保管期限。會計系統的開發應當隨著檔案管理要求的改變而改變，保證電子數據能夠得到很好地存檔保留。對各部門的業務系統加以整改，指定針對性的方案并相應的進行指導，降低業務難度。對存檔資料進行歸類整理，明確那些資料不用歸檔，哪些資料必須歸檔保管，哪些可以長期保留，哪些應當存留規定年限，以便利于前臺查閱數據，整合管理。另外，電子數據應當根據實際業務需求，明確是否打印歸檔，避免二次歸檔。在滿足會計核算需求的前提下，通過系統優化的方式進行合適的分檔，減輕后期檔案保管和銷毀的工作量，可以有效簡化檔案的分揀工作，增加工作技巧的同時也可以提高工作效率。

4.結束語

電子檔案在當今時代發展當中十分重要，在銀行的檔案管理工作中，應結合信息化管理制度，大力推行電子存檔，對紙質檔案實行物理集中保管，這是各大銀行檔案管理的要求之一。銀行要盡可能地運用電子檔案進行資料的分類整理，代替紙質檔案的歸檔存檔，以減少紙質檔案對庫房需求的壓力。同時，也要適應電子數據的不斷發展變化，結合電子數據的結構特點，進行內容的擴充優化整理，支持遠程查詢，保證資料的查詢工作，在改進會計檔案堅定銷毀時，應當將檔案的業務價值和歷史價值作為出發點，應當與銀行檔案相互補充、互為印證，在滿足基本方針政策的基礎上，創新分檔原則，簡化工作步驟，減低工作量，提高工作效率。

第二篇：淺談計算機在檔案管理中的應用

淺談計算機在檔案管理中的應用

摘要：文章認為計算機技術在現代檔案管理應用中起著越來越重要的作用，這是檔案現代化發展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合。同時，也順應了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；重要性

隨著計算機技術信息技術迅猛發展和廣泛應用，計算機技術為檔案信息資源的科學管理和有效開發利用創造了前所未有的契機，信息成為知識經濟時代最為重要的資源。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實施的重要工作，已經成為人們的共識并顯示出非常顯著的成績。

計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件，但是受行業和規模的影響，計算機的應用技術水平還參差不齊。

就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險業較為普遍，其它行業檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態，檔案的信息功能還不能得以充分發揮。實踐證明，怎樣擺脫傳統的檔案管理方式，實現檔案的計算機應用管理，怎樣為檔案的開發、整理、改革發揮重要的作用已成為一個重要課題擺在檔案工作面前。

一、檔案管理應用計算機技術是檔案現代化發展的要求

從20世紀80年代開始，世界范圍內以計算機為核心的現代化信息技術的發展和應用，給檔案管理帶來前所未有的沖擊和革命。首先，計算機技術被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現在檔案檢索工作上，即利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將檔案檢索系統輸入計算機之中。以提高檔案檢索的質量和速度。其次，由于電子檔案的大量涌現，同時人們為了方便利用又把傳統的固態檔案錄入計算機，建成數字檔案館，這種借助于新技術建立的檔案館為檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。再次，為了適應用戶對開放的先行文件和歷史檔案的快捷查找，利用的需求各級各類檔案館（室）紛紛建立各種類型的計算機網站。檔案載體的變化是出現了電子檔案，黨政機關、企事業單位的辦公、管理和經營活動的方式發生了質的變化，電子政務、電子商務這種新形式的辦公方式開始嶄露頭角，逐漸替代了以紙張為介質傳遞信息的傳統辦公模式。人們利用計算機和網絡來書寫、傳遞、儲存、查找檢索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的見，摸的著的固態形式轉化為看不見、摸不著的數碼形式，它轉化的檔案就是電子檔案。隨著電子文件幾何式驟增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理與開發利用以及數字化技術的推廣。服務范圍的拓展，管理手段的革新都要求檔案管理人員的計算機知識和技能必須與時代同步。要樹立適應新形式要求的全新的服務理念，把現代化計算機技術與我們積累的工作經驗、檔案利用的典型案例、檔案史料、編研材料結合起來，參與到這場文案管理的變革中來，在變革中求生存，在變革中求發展，不斷改進工作方法，增強服務意識，改善服務環境，使檔案信息得到更好的利用，順應時代的要求。

二、計算機技術管理檔案是促進計算機信息處理與檔案信息管理相結合的一種嘗試近20年來，我國檔案事業發生了巨大變化，檔案隊伍的綜合素質也有了顯著提高，而檔案的信息管理基本上沒有進行相應的調整來反映這些發展變化。檔案管理除保管檔案實體延長其保存壽命維護歷史真實面貌外，其重要任務就是管理，開發檔案信息提供檔案信息服務。檔案工作屬于信息管理服務范疇，而計算機在數據處理與信息管理方面又具有無與倫比的優勢，是檔案信息化建設的最重要的物質基礎和技術支持。檔案管理信息化就是利用現代 1

化的信息技術變革檔案管理的模式，具體地說它包括檔案本身的信息化，檔案管理工作模式的信息化，檔案工作目的的信息化，檔案管理方法的信息化，就是我們通常說的檔案的數字化。檔案管理方法的信息化就是我們用現代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用計算機技術、網絡技術和建立在其上的管理信息系統軟件進行檔案的信息化管理。進一步發揮它在檔案事業宏觀管理中的積極促進作用，又可促進計算機信息處理與檔案信息管理及開發的有機結合，對提高檔案人員現代化能力和檔案信息化建設發揮引導和推動作用。

三、用計算機技術管理，有利于增強檔案工作領導的計算機意識、現代化意識

實現檔案計算機管理應先培養計算機意識。所謂計算機意識，筆者認為，是人們在生產、生活中的一種新的思維方式，在這種意識下，人們在時間中首先盡可能地企圖通過應用計算機技術來分析問題、解決問題，使計算機及其技術成為人們勞動的一種重要甚至是首選的工具或手段。21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的環境中工作，在高科技的背景下學習和生活，將在高科技的發展中求生存、謀發展。高科技在向世界展示其強大無比的奔騰勢頭的同時，也向我們每一個人提出了新的使命：不僅要具備高科技的基礎知識、基本技能及對高科技的運用和創造能力，而且要有一顆緊扣高科技發展脈搏而跳動的心。在新的世紀，屬信息管理范疇的檔案部門，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術是發展方向。然而現實中，檔案部門的計算機意識較弱，時代緊迫感不強。現行的管理手段仍停留在傳統的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發，即使做了一些開發工作，質量也不高。究其根源，除機制、經費等因素外，一個重要方面就是有些檔案工作領導對計算機在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望。整個檔案隊伍中先進生產力的代表太少，現代科技理論與管理技能層次較低，知識結構不合理，因而檔案 管理水平很難有實質性的提高。

這些狀況表明，在信息化時代強化檔案人員特別是檔案領導干部的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的，也是非常迫切的。而這種意識的形成，不僅需要一個過程，而且需要以多種途徑或方式逐步實現。筆者認為，增置檔案人員計算機技能管理內容，無疑是個強烈的指示信號，也應是一種有效途徑。這將會促進檔案人員關注檔案工作現代化，自覺學習計算機知識并積極應用計算機技術的認識，可強化檔案人員的現代化意識，加快檔案工作現代化建設。

四、順應社會信息化的要求，全面提高檔案工作者的素質

隨著全社會信息化建設步伐的不斷加快，電子文件的產生與管理給檔案管理工作帶來了極大的挑戰。在信息網絡環境下如何發揮檔案工作自身的特點和優勢來為社會提供高質量、全方位的檔案信息服務，是擺在當前的重要任務之一，適應政務信息化，檔案工作者素質的提高和意識的培養是關鍵。

在信息觀念日益增強的市場經濟環境中，新知識、新技術、新事物、新經驗層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著知識結構老化，服務技能單一現象。如果僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應新技術應用的要求，檔案人員只有不斷學習和掌握新知識、新技能、新本領才能參與電子環境下的業務轉型并起到積極的促進作用，《檔案法》規定要“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。現代化管理的基礎是工作者的知識化，盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。可見掌握檔案人員計算機技能整體狀況，不僅可以促進檔案專業教育加快改革步伐，調整人才培養方向，以適應時代需求，有利于增強檔案人員的終身學習意識和時代意識，促進干部隊伍知識結構的改善和優化。

在電子商務和電子政務活動中，檔案工作人員不僅要達到政治素質過硬，檔案業務精通，還要求熟悉檔案信息系統開發，檔案保護技術和具備相當的外語水平以及開拓創新能力。

同時應當具有有效利用現代工具開展工作的習慣和意識，實現從傳統的檔案業務型向多元和復合知識型方向轉變，即一職多能。因此檔案部門要定期對檔案管理人員進行專業技能和現代信息技術應用能力的培訓，使之在掌握檔案專業知識，了解新學科發展的基礎上不斷更新自身的知識結構，以適應網絡化社會對信息的要求，也只有具備一支高素質的專業隊伍，才能靈活應對電子形式的檔案信息服務，提高管理效率和質量，可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及檔案部門運用計算機技迫切需要，計算機技術在檔案部門的普及應用已經成為不可逆轉的發展潮流。為適應這一新形勢的發展，檔案部門應培養造就一批具有世界科技前沿水平的高層次的檔案人才隊伍和檔案學科帶頭人，不斷更新知識，以適應新時期檔案事業發展的需求。

第三篇：銀行檔案管理工作總結

銀行檔案管理員的個人工作總結

在市分行領導及部門負責人的正確指導與幫助下，我始終堅持學習鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持黨的路線方針政策和國家 的法律、法規以及農業銀行內部的各項規章制度，能以農業銀行員工行為守則嚴格要求自己，刻苦鉆研業務，熟練掌握本崗位的管理辦法和操作規程。現將一年來的 主要工作匯報如下：

一、思想政治學習方面 能夠認真學習馬列主義、毛澤東思想及鄧小平理論和“三個代表”重要思想，深刻領會黨的十六屆五中全會精神，不斷加強自身黨 性修養，在政治上、思想上始終與黨中央保持一致，實事求是，堅持原則，遵紀守法，沒有出現違紀違規行為。特別是通過前一階段保持黨員先進性教育活動開展以 來，通過學習《讀本》，學習鄧小平同志、江澤民同志、胡錦濤同志的講話，使自己在思想政治水平方面有了更進一步的提高。撰寫個人心得體會 2 篇，撰寫分析整 改材料 1 篇，并按照大家提出的在寫作方面多下功夫，以提高寫作水平等 3 條意見，制訂了整改措施。

二、認真完成本職工作及領導交辦的各項工作任務。

1、加強對文件的收發與管理。首先加強對來文的登記與管理。2005 年，全行共收到省分行行政及黨委來文 1000多份，地直機關來文 170 多份，各縣支行來文 150 多份。每份文件都能及時送領導傳閱，然后按領導的批示再分送到各個部室辦理，讓上級行的精神迅速傳達下去，基本杜絕了公文處理上 的積壓、延時、誤事等現象的發生。其次，認真核登規范了內部發文。2005 年全行共發文 500 多份，每份文件都經過認真登記編號。第三，每年年底，每個部 室處理完畢的文件，都要分門別類，妥善保管，為以后裝訂檔案做好準備。

2、認真做好電子公文傳輸工作。自從 2004 年 11 月份電子公文系統開通到各縣以來，所有的文件都要從公文系統傳輸，因為對于縣支行操作人員來 說，這畢竟是一門新技術，每天既要收發省分行來文及本行發文，又要及時解決各縣支行在傳輸過程中出現的問題，由于文件發送及時，周報被省分行“信息情況” 采用 27 期，“xxx 分行信息”采用3 期，“xxx 分行簡報”采用 2 期，發送的“xx 分行保持黨員先進性教育活動簡報”27 期，被省分行采用 6 期，信息采用率排名全省農行前列。

3、促進檔案管理與達標。根據《檔案法》和《檔案管理條例》，緊密結合《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定試行》以及《甘肅省 〈歸檔文件整理規則〉實施細則》和一級檔案管理的標準，今年共裝訂檔案 1312件，其中：永久 104 件、長期 674 件、短期 544 件，所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄都由我一人完成。既為機關節省費用 4000 多元，又使機關的檔 案管理從收集、保管、檢索、利用等各個方面得到了進一步加強和完善。在今年 10 月份省分行組織的全省檔案管理工作檢查及 12 月份當地檔案部門工作檢查中，我行檔案工作得到了檢查組的充分肯定，使檔案管理工作基本實現了制度化和規范化，為提高檔案管理的自身價值和促進全行系統的檔案管理達標升級工作起到了積 極的促進作用。止年末，全行 10個單位有 9 個單位的文書檔案達標，其中： 3 個單位達到“省一級”、3 個單位達到“省二級”、2 個單位達到“省三級”、1 個單位達到“縣市一級。

4、積極配合辦公室主任、副主任抓好全行日常事務性工作，積極協助辦公室領導籌辦各類會議和來人接待、上下溝通、內外聯系工作，做到了各類事項安排合理有序，為保持市分行機關正常工作，盡到了自己的責任。

三、存在問題及打算 一是理論功底不夠扎實，尤其是馬列主義理論水平較低，分析問題不透徹，獨自解決問題的能力較差。二是對金融業務知識學習不夠，專業知識欠缺。三 是寫作水平較低，對文稿起草還需進一步提高。四是深入基層較少，尤其對檔案管理工作指導不夠。今后，我將進一步加強學習，努力克服工作中存在的不足與缺 點，不斷提高自身政治素質、學識水平及工作能力，盡職盡責，圓滿完成各項工作任務，為農業銀行的快速發展做出自己的貢獻。篇二：2016銀行檔案工作總結及工作計劃 2016銀行檔案工作總結及工作計劃 2016年，我行緊緊圍繞上級行檔案管理工作的安排部署，在分行的高度重視下，嚴格按照國家有關檔案管理工作的法律、法規和總行的檔案管理工作規章制度，堅持檔案集中統一管理原則，不斷加大檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學保管各類檔案，做到檔案管理與業務發展有效結合，檔案的利用價值和利用效果普遍有了提高。

一、2016年檔案工作完成情況

（一）抓組織領導，建立完善組織管理體系。按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求，分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容，通過組織學習《檔案法》和《檔案管理條例》，以及上級行關于檔案管理的有關規定，強化了全行員工，特別是檔案人員的執法守法意識和崗位職責意識。明確了分管領導和配合協作部門，把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程，定期分析研究檔案工作，及時解決存在的問題，并把此項工作納入崗位責任制中，落實到具體部門，實行部門領導責任制，從而加強了對各支行檔案工作的領導、督促和幫助，為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。

（二）抓標準化管理，努力提高檔案管理工作質量。分行按照集中統一管理原則，對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理。進一步規范了操作流程，在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。同時做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）抓制度完善，進一步做好保密工作。我行制定了一整套的保密制度，做到事事有章可循，能夠嚴格按照文件保密制度辦理手續傳遞文件。行領導在工作中自覺遵守保密制度，嚴格執行保密紀律，自覺做到“三個堅持”，即堅持在辦公室閱文制度；堅持外出開會帶回的文件先登記保管，再按規定傳閱；堅持文件傳閱制度，做到文件不橫傳、不抽走，確保文件萬無一失。對信息、數據、人事管理等秘密實行“三專”制度，即專卷入檔、專卷保存和專人管理。加強密碼的通訊管理，依法進行保密監督，加強了印章、印鑒、有價證券、密押管理等。特別是加強計算機網絡系統的技術防范和管理，制定、完善計算機網絡保密管理的措施，對上網的資料、數據、信息和技防手段等作出明確規定，確保了內部信息網絡的絕對安全。

（四）抓防治結合，加強檔案安全工作。我們把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針，通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全；通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；通過檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。

（五）抓系統運用，努力提高檔案信息化管理水平。按照上級行的工作安排部署，我們按時完成了對文書檔案的錄入工作，積極做好各種檔案管理系統的推廣工作，除了檔案工作人員做到熟練掌握和應用檔案系統的各項功能，能充分利用系統完成監測分析、督促歸檔、保管利用等各項工作外，還按規定及時向全行開放了各系統的客戶端，準確、合規地建立用戶，設置權限，以滿足遠程網上調閱的需要。

二、存在的主要問題

我行的檔案管理工作雖然取得了一定成績，但也還存在一些不足：一是在檔案工作管理

方面，支行的部分永久文書檔案以及科技、特殊載體檔案尚未集中到分行檔案部門管理，沒有出臺檔案工作機構設置情況的文件。二是在檔案管理工作方面，照片檔案不夠齊全，已收公文檔案中處理單不齊全，沒有及時對已超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。三是在檔案保密方面，個別單位對保密工作重要性認識的不足，在保密制度的嚴格執行上還存在著一定的不平衡性。四是檔案管理工作創新方面，我行在檔案管理理念、管理方式、管理手段的創新上有些薄弱。這些問題都有待下步認真解決。

三、2016年檔案工作計劃

針對當前檔案管理工作面臨的實際情況和工作中存在的問題，我們進行了認真研究，并制定了2016年檔案工作計劃：

一是進一步健全完善各項檔案管理制度。在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合分行特點，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，實現檔案管理的規范化、程序化和制度化。

二是進一步提高檔案管理服務水平。在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力抓好業務基礎建設，通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到豐富和充實。并將按照正規庫房標準配備相應設施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。

三是進一步提高檔案保密意識。組織有關部門和人員認真學習各級保密工作會議上的講話及文件，提高對新時期保密工作重要性的認識，組織干部職工認真學習有關泄密事件的情況通報，用鐵的事實教育干部職工。進一步加強各行保密工作的投入，提高人防、技防的實際水平；加強計算機安全保密工作，密碼定期更換；加強密級文件管理；建立行長負責制，實行保密事故一票否決制，確保全轄無泄密事故。

四是進一步提高檔案管理創新能力。我們要將檔案管理工作變被動為主動，主動去研究各類新業務所形成檔案的管理問題，實實在在的將檔案管理工作與業務發展有效結合，保證檔案工作跟上業務發展的需要，提高我們的檔案管理工作創新能力。篇三：檔案管理工作總結

2013年 檔案管理工作總結

檔案，記載著學校的光輝歷史，彰顯著教育教學工作的個性、風采，此項工作對推進學校各項工作的開展，起著舉足輕重的作用。

本，在教育局有關領導的指導下，在本校領導和全體老師的支持、配合縣，我校的檔案工作得以順利開展，而且有條不紊。現總結如下。篇四：檔案員工作總結

檔案員工作總結

本人自參加工作以來,一直從事辦公室檔案管理工作。通過多年來的實踐與學習，使自己充分具備了相應的檔案專業知識和業務能力，逐漸成長為業務骨干，受到了單位領導和廣大職工的認可。本人終堅持學習鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持黨的路線方針政策和國家的法律、法規各項規章制度，嚴格要求自己，刻苦鉆研業務，熟練掌握本崗位的管理辦法和操作規程。現將一年來的主要工作匯報如下：

一、思想政治學習方面

能夠認真學習馬列主義、毛澤東思想及鄧小平理論和“三個代表”重要思想，深刻領會黨的十六屆五中全會精神，不斷加強自身黨性修養，在政治上、思想上始終與黨中央保持一致，實事求是，堅持原則，遵紀守法，沒有出現違紀違規行為。

二、認真完成本職工作及領導交辦的各項工作任務。

1、檔案收集整理工作

從年初開始，為了更好的服務于檔案事業，努力收集檔案文書。案卷整理遵循文件材料形成規律，保持卷內文件的系統聯系，合理、規范組卷，符合國家有關標準。所有檔案從收集、整理、分類、編號、裝訂、打印目錄我都認真完成。既為單位節省了費用，又使我局的檔案管理從收集、保管、檢索、利用等各個方面得到了進一步加強和完善。

2、做好檔案編研工作

我積極做好檔案的編研工作，廣泛涉獵《檔案利用效益匯編》、《組織沿革》等資料。根據單位工作需要，編制了我局機構沿革及建站以來的《大事記》等編研資料。

3、積極配合上級做好協調溝通工作

我作為辦公室一員，始終積極配合辦公室主任、副主任做好辦公室日常管理工作，充分履行辦公室參與政務、管理事務、綜合服務的職能作用，做到了各類事項安排合理有序，認真履行職責，有效地保證了黨務、政務工作的正常運轉。

三、存在問題及打算

理論功底不夠扎實，尤其是馬列主義理論水平較低，分析問題不透徹，獨自解決問題的能力較差。今后，我將進一步加強學習，努力克服工作中存在的不足與缺點，不斷提高自身政治素質、學識水平及工作能力，盡職盡責，圓滿完成各項工作任務，為農業銀行的快速發展做出自己的貢獻。篇五：檔案管理工作總結 **鎮文化服務中心檔案管理

工作總結 今年我中心檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興鎮”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：

一、高度重視，加強領導

今年以來，我中心高度重視體育、文化檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。2012年，新的工作調整后，及時調整了**鎮文化體育廣播電視服務中心檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入中心的長遠規劃、計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為管理的一項重要的內容納入目標，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較懂的工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作，形成了以分管領導掛帥、主任分管、檔案室具體負責、各職能協助抓的有關檔案管理。

二、加強制度建設，規范檔案管理

為進一步加強我中心的檔案管理制度建設，規范文體的文書檔案管理，及時定出有關規章制度，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各職工對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了檔案管理獎懲制度，并納入單位的崗位責任制，充分發揮和調動檔案管理工作人員的積極性。

為規范檔案管理，提高檔案管理質量，我文化中心按照鎮檔案室的要求，對所有須歸檔的文件材料經整理后，在歸檔過程中，我文化中心檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部歸檔，全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我文化中心的檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。

三、采取有力措施，做好歸檔和利用工作 2006年以來，我文化中心按照鎮檔案室的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案18盒，財務檔案2盒。組織鎮文藝專業人員，積極開展全鎮文藝藝術檔案的收集、歸檔工作，為落實“文化興鎮”戰略，弘揚崔派文藝藝術做出了積極貢獻。

四、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務

為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我中心檔案專職人員多次參加檔案局舉辦的檔案培訓班，對檔案工作的開展，提供了科學依據。在時間緊、任務重的情況下，我文化中心克服重重困難，從各崗位工作人員抽調，并在鎮檔案室領導的指導和支持下，完成了文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我文化中心檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。

五、工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

2、加大人力、資金投入，強化檔案現代化管理。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，為推進全鎮文化事業繁榮發展做出積極的貢獻。

3、加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質，加大培訓工作力度，提高檔案管理專業人員的素質，以帶動全鎮文化系統檔案管理水平的提高。

第四篇：淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

龍源期刊網 http://.cn

淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性 作者：任艷菊

來源：《沿海企業與科技》2005年第09期

[摘要]文章認為計算機技術在現代檔案管理應用中起著越來越重要的作用，這是檔案現代化發展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合，同時，也順應了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質。

[關鍵詞]計算機技術；檔案管理；必要性

[中圖分類號]P270．7

[文獻標識碼]A

第五篇：第四章 路政電子檔案管理

第四章 電子檔案管理

近年來，隨著交通事業的飛速發展，高速公路路政管理的辦公自動化程度不斷提高，路政執法部門的紙質、圖像檔案不斷增多，對紙質檔案信息的保存、傳輸、讀取的難度不斷加大，這就要求我們將不同表現形式的紙質檔案信息，通過計算機的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉化為數字信息，借用計算機和互聯網來進行信息的管理和傳輸，于是大量的電子文件也隨之產生，并將逐步成為人們進行信息交流的主要媒介。作為衡量路政管理科學化和現代化重要尺度內業管理而言，必須承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任，保證路政管理的歷史記憶的完整性。

一、電子檔案的形成及其特點

電子文件在計算機專業辭典里翻譯成“文件、文檔”，是數據媒體和記錄在媒體上的信息集合體。通常可以永久保存并可供人或機器所閱讀。通俗的講，電子文件就是通過計算機進行操作、傳輸和處理的文件，它包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，如光盤、硬盤、磁盤等。由此我們可以歸納出所謂路政電子檔案是指：將路政管理過程中產生的各類單一的電子文件進行收集，按照工作的實際需求，經過科學的分類和有序的整理后，存儲于計算機能夠閱讀的介質上，并按一定要求進行管理的電子信息集合體。

因電子檔案其載體的特殊性，決定了電子檔案具有與傳統的紙質檔案不同的特點：即信息的非人工識讀性、對系統的依賴性、信息與載體間的可分離性、信息的易變性、存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性、信息的可操作性等等。

二、電子檔案的種類

（一）按電子文件的信息存在形式分類

1、文本文件；是指使用文字處理軟件生成的，由字詞數字符號表達的文件。文本文件是通過特定的編輯軟件生成的。存儲內容由ASC 且標準代碼和GB2312 一80 標準漢字代碼構成。純文本文件不包含格式代碼，受計算機配置和軟件類型的限制。

2、數據文件； 也稱為數據庫電子文件，是指在事務處理系統中單獨承擔文件職責，或作為文件的重要組成部分出現的具有文件屬性的記錄。一個數據庫由若干記錄組成，一個記錄由若干字段組成。根據機構需要建立的數據文件，它可以是數據庫的一個記錄，也可以是若干相關的記錄。在實際工作中，都使用著大量的數據庫，如上級文件數據庫、領導批示數據庫、政策法規數據庫等。路政使用的有HOS路政業務管理系統、網上辦公系統等。

3、圖形文件（graphic)是指根據一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應力、強度等用圖標表示的圖形等。計算機輔助設計（photoshop、CAI)）產生的設計模型、圖紙、圖畫等即為圖形文件。圖形文件由繪圖中產生的矢量和一些參數組成，可以使用特殊的代碼格式存儲，也可以使用純文本文件的代碼存儲，以便在不同的軟件包之間進行信息、交換。

4、圖象文件（image)是指使用數字設備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件，用照相機拍攝的照片等。紙質文件、縮微膠片均可經過掃描轉換成數字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲空間成正比，不同格式的圖像文件不能任意進行交換使用。

5、影像文件（vidio)是指使用視頻文件捕獲設備錄人的數字影像或使用動畫軟件生成的文件。影像文件有不同的格式或標準，播放時需要使用相關的設備和程序。

6、聲音文件（audio)是指使用音頻設備錄人或用編曲軟件生成的文件。用音頻設備錄人并轉化為數字形式的文件，其聲音質量取決于采樣頻率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三種。還有一些文件是將上述文件通過壓縮或轉換而生成的（如WAV、MP3）等。聲音文件播放時需要使用相關的設備和程序。

（二）、按文件的功能分類可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件。

主文件是指表達作者意圖，先行使職能的文件。對于紙質文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨立地發揮作用。而電子文件生成、運行和存在于一定網絡環境當中，需要以相應的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理條件。支持性文件主要是指生成和運行主文件的軟件，如文字處理軟件（word等）表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助作用的文件，如計算機程序類文件（命令文件）往往附帶若干輔助設計文件、圖形文件，數據庫往往附帶有若干輔助數據庫和相應的索引文件、備注文件等。

（三）、按文件的生成方式分類

可分為計算機系統中直接生成的原始文件和將紙質或其他載體（掃描儀掃描）文件重新錄入生成的轉換文件。

三、電子文件的歸檔和管理的基本要求

電子文件的歸檔是指將電子文件經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機存儲器或網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。

（一）電子文件的邏輯歸檔

1、歸檔內容：每形成的路政文書檔案、路政法律文書檔案（公路賠（補）償檔案按省公路局、省檔案局共同制定的《廣東省路政檔案管理辦法》進行歸檔）、路政業務檔案等（按路政管理檔案分類項目進行歸檔）。

2、歸檔文件屬性：歸檔電子文件的光盤應設置成禁止寫操作的狀態，即只讀光盤。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。

3、歸檔文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。

4、歸檔文件的建立和名稱：

（1）在電腦硬盤中選擇一個非操作系統所在分區，建立一個總文件夾，把文件夾改名為“××單位電子檔案”。

（2）在總文件夾下建立若干個子文件夾，分別用于存放不同的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××單位××電子檔案”。

（3）在每個文件夾下，根據路政檔案、相應的紙質文件分類方案，再建立若干個子文件夾、文件檢索目錄。

（4）子文件夾的命名統一為項目名稱，如：規章制度，上級來文件，中隊發文，會議紀要；文件的命名方法統一為各單位發文文號或文件名稱，如 “粵高京分[2010]1號......50號”、“關于XXX修復的報告”、“XXX公路路政報表”。

（5）影像材料另外建檔。按再建立若干個子文件夾，命名為“XXX2010年影像材料”。

①施工監管。在項目文件夾下，根據月度，再建立若干個子文件夾，命名統一為月度名稱，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夾下，按日期，再建立若干個子文件夾，命名統一為日期名稱，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法為統一為文件名稱+日期+順序號，如“施工201001001”。

②橋涵隧、標志牌管理。在項目文件夾下，根據班組分級管理，再建立若干個子文件夾，命名統一為班組名稱，如A班、B班、C班、D班。每個班組文件夾下，根據檢查日期，再建立若干個子文件夾，命名統一為日期名稱，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法為統一為文件名稱(拼音第一個字母)+班組+日期+順序號，如橋梁相片為“QA201001001”、涵洞相片為“HA201001001”、隧道相片為“SA201001001”、標志牌相片為 “BA201001001”。

5、歸檔文件目錄的名稱：歸檔目錄命名應區分和名稱，統一存放在以下項目文件夾中，如“2010年XX目錄”、“2010年XX收發文登記表”。

6、確保刻錄的電子文件內容與紙質文件內容一致。

7、刻錄成的光盤上應貼有標簽，標簽上應注明單位名稱、光盤名稱、光盤編號、刻錄日期。

8、歸檔完畢后，電子文件形成單位還應將歸檔前的電子文件保存至少1年，施工、橋涵隧、標志牌圖像文件保存至少三個月。

（二）電子文件的物理歸檔

在邏輯歸檔和紙質文件歸檔工作完成后，即可著手進行物理歸檔。在物理歸檔前，要編寫光盤內容的“文件目錄”。文件編寫完成并存放到相應的邏輯歸檔文件夾內后，即可進行刻錄操作。

光盤的刻錄是由刻錄機完成的。為確保刻錄出的電子文件光盤數據有效和保存長久，必須選擇好刻錄機和CD-R刻錄光盤。

常用的刻錄機有CD刻錄機和DVD刻錄機兩種，一般選用CD刻錄機。刻錄機的選購應注意以下幾點，一是應選購大公司的主流產品；二是要確保是正品；三是盡量選用新品。這樣可以確保刻錄機質量和刻錄機與光盤之間的良好兼容性。

刻錄光盤應選用A級或A+級優質一次寫刻錄光盤(CD-R光盤)。刻錄軟件的種類很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在購買刻錄機時，一般附帶有刻錄軟件。

為確保刻錄過程的安全，刻錄時還應注意以下幾點：一是刻錄前要對電腦系統進行殺毒處理；二是關閉其他的運行程序，包括屏幕保護程序等；三是適當降低刻錄速度；四是斷開網絡連接。

下面以常用的Nero刻錄軟件為例，介紹刻錄操作的步驟。首先，在刻錄機內插入一張空白CD-R光盤，按如下步驟操作： 第一步，雙擊電腦桌面上的Nero圖標，啟動刻錄軟件；

第二步，單擊“制作數據光盤”圖標；

單擊制作數據光盤

第三步，單擊“添加”按鈕；

單擊“添加”按鈕

第四步，單擊打開下拉菜單；

單擊打開下拉菜單

第五步，單擊存放總文件夾的硬盤分區；

選擇存放文件的硬盤分區

第六步，雙擊打開總文件夾；雙擊的打開總文件夾

第七步，單擊選擇要刻錄的文件夾；

選擇要刻錄的文件夾

第八步，單擊“添加”按鈕；

單擊“添加按鈕”

第九步，單擊“已完成”按鈕；

單擊“已完成”按鈕

第十步，單擊“下一步”按鈕；

單擊“下一步”按鈕

第十一步，單擊去除“√”，使記錄方式為“一次寫”方式；

單擊去除“√”

第十二步，單擊打開下拉菜單，降低刻錄速度至24x或16x；

單擊打開下拉菜單

第十三步，單擊“刻錄”按鈕；

單擊“刻錄”按鈕

第十四步，刻錄完畢，單擊“確定”按鈕；

單擊“確定”按鈕

第十五步，單擊“下一步”按鈕；

單擊“下一步”按鈕

第十六步，單擊“退出”按鈕；

單擊“退出”按鈕

退出后，回到刻錄軟件打開時的初始界面。這樣，一張歸檔電子文件光盤就刻錄完成了。光盤刻錄完畢后，要進行瀏覽檢查，看內容是否齊全、有效。檢查完畢確認無誤后，退出光盤CD-R光盤。

全部刻錄完成后，再打印一張光盤標簽。在標簽上標明單位名稱、光盤名稱、光盤編號（+電子文件性質代碼+順序號）、刻錄日期，電子文件性質代碼： O—正式電子文件； T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件，如“2009年文本文件”光盤編號合命為“2009-T-001”。將打印好的標簽貼在光盤背面，即可將光盤裝盒或入袋。

四、電子檔案的保管與利用

電子檔案的特性不同于紙質檔案,決定其在保存與維護方面的復雜性.維護電子檔案的信息安全,是一項極其重要而復雜的工作.在管理過程中,應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件,制定穩妥的技術方案和嚴格的管理制度,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態, 使其在路政管理中發揮更大的作用。

（一）、電子檔案的保管儲藏

由于電子檔案的載體為硬盤、磁盤、光盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時間的推移，其存儲的信息也會出問題。電子文件極易被抹掉，在電子計算機上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯了鍵鈕，就會造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對電子檔案載體使用專門的裝具和進行有效的檢測與維護。

首先，電子檔案應當存放在具有防磁性能的裝具中，以保證硬盤、磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

其次，必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行。首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，須進行有效的修正或更新。對電子檔案要進行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，要對檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

（二）、電子檔案的開發利用

電子檔案具有可重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實現網絡化，才能發揮出真正的優越性。

1、電子檔案提供利用的方法。對路政檔案部門來說，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。（1）提供拷貝，內業可將檔案備份向利用者提供，并將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可以向這些用戶提供打印件。

（2）通信傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法適合于建立局域網的單位。檔案部門可將整理歸檔完畢的文件材料作為共享信息，通過網絡傳遞，提供給本單位的查閱者。還可利用檔案管理軟件，進行網上借閱檔案，實現上下級之間、部門之間的信息傳遞、信息查詢和上級對下級的監督檢查，為檔案的利用提供了方便。

（3）直接利用。是利用檔案部門的電腦，在檔案部門的數據庫上直接查詢的一種方法。其特點是：可為利用者提供技術支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這要求檔案員注意平時的積累，不斷擴大數據庫中檔案的信息量，盡可能為閱檔者提供豐富的檔案信息資源。

2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。

一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式； 二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行； 三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。