第一篇：常用公文與事務文書寫作

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專題講座

第四講

常用公文與事務文書寫作

第一節

公文基礎知識..........................................................................................................1

一、公文概述..................................................................................................................1

（一）公文的概念和特點......................................................................................1

（二）公文的作用..................................................................................................3

（三）公文的種類..................................................................................................3

二、公文的格式..............................................................................................................6

（一）秘密等級和保密期限..................................................................................6

（二）緊急程度......................................................................................................6

（三）發文機關標識..............................................................................................7

（四）發文字號......................................................................................................7

（五）簽發人、會簽人..........................................................................................7

（六）標題..............................................................................................................7

（七）主送機關......................................................................................................8

（八）正文..............................................................................................................8

（九）附件說明......................................................................................................9

（十）印章............................................................................................................10

（十一）成文時間................................................................................................10

（十二）附注........................................................................................................10

（十三）主題詞....................................................................................................10

（十四）抄送機關................................................................................................10

（十五）印發機關................................................................................................11（十六）印發時間................................................................................................11 1

三、公文的行文規則....................................................................................................11

（一）確有必要原則............................................................................................11

（二）不得越級原則............................................................................................12

（三）部門不得向下一級政府和部門內設機構不得對外正式行文原則........12

（四）聯合行文的原則........................................................................................13

（五）發文不升級原則........................................................................................13

（六）主送機關不升級的原則............................................................................14

（七）發文協商一致原則....................................................................................14

（八）重要下行文抄送直接上級機關的原則....................................................14

（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則............................................15

（十）不直送的原則............................................................................................15

（十一）雙重抄送原則........................................................................................16

四、公文的寫作要求....................................................................................................16

（一）依法擬文....................................................................................................16

（二）遵命寫作....................................................................................................16

（三）材料真實....................................................................................................17

（四）主旨明確....................................................................................................17

（五）內容單一....................................................................................................17

（六）數詞的使用................................................................................................18

（七）引文的處理................................................................................................18

（八）簡稱的使用................................................................................................18 第二節

常用公文的寫作....................................................................................................19

一、通知........................................................................................................................19

（一）通知的適用范圍和特點............................................................................19

（二）通知的分類及其寫法................................................................................20

（三）通知與相近文種的區別............................................................................25

二、報告........................................................................................................................27

（一）報告的適用范圍和特點............................................................................27

（二）報告的寫法................................................................................................28

（三）報告行文應該注意的事項........................................................................32

三、請示......................................................................................................................34

（一）請示的適用范圍........................................................................................34

（二）請示的特點................................................................................................34

（三）請示的寫法................................................................................................35

（四）請示與報告的區別....................................................................................36

四、批復........................................................................................................................38

（一）批復的適用范圍........................................................................................38

（二）批復的特點................................................................................................38

（三）批復的結構和寫法....................................................................................39

（四）批復寫作注意事項....................................................................................40

五、函............................................................................................................................41

（一）函的適用范圍............................................................................................41

（二）函的特點....................................................................................................42

（三）函的種類和寫法........................................................................................42 第三節

銀行常用事務文書................................................................................................45

一、計劃........................................................................................................................45

（一）計劃的概述................................................................................................45

（二）計劃的結構與寫法....................................................................................47

（三）制定計劃的注意事項................................................................................48

二、總結........................................................................................................................51

（一）總結的概述................................................................................................51

（二）總結的結構和寫法....................................................................................53

（三）總結的寫作要求........................................................................................56

三、調查報告................................................................................................................59

（一）調查報告的概述........................................................................................59

（二）調查報告的寫作........................................................................................62

（三）總結寫作的注意事項................................................................................65

四、會議記錄................................................................................................................67

（一）會議記錄概述............................................................................................67

（二）會議記錄的寫法........................................................................................68

（三）記錄的方法................................................................................................69

（四）注意事項....................................................................................................70

第四講

常用公文與事務文書寫作

教學目的：了解公文的種類和基本特點，掌握銀行常用事務文書的寫作方法。

第一節

公文基礎知識

一、公文概述

（一）公文的概念和特點 1．公文的概念

公文是公務文書的統稱，它是黨政機關、司法機關和企事業單位、群團組織寫作和使用的處理公務的文書，也叫文件。

國務院在《國家行政機關公文處理辦法》（國務院2000年8月24日發布，以下簡稱《辦法》）中對公文的定義為“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書”。

這個定義專指行政機關的公文。但是，因為司法機關，企事業單位和群團組織也要按照《辦法》中的規定來辦理，所以，我們將公文的定義確定為以上的表述。

我們這里所講的公文是指法定的公文。法定的公文有黨務公文和行政公文的區別。我們學習的主要內容是國務院《辦法》）中規定的公文，即行政機關使用的公文。黨務性公文中共中央辦公廳另有規定。黨務性公文因為我們使用頻率不高和與行政機關公文有許多共同之處，所以不作專門介紹。

2．公文的特點

公文是應用文的一個重要組成部分，它除了具備應用文的一般特點外，還具有自己獨自的特點。

（1）政策性

公文的政策性是由其反映的內容決定的。黨和國家制定的路線、方針、政策都是以公文的形式直接下達，而國家各級行政機關、團體、企事業單位都負有傳達、貫徹、執行的責任。因此，國家各級行政機關、團體、企事業單位制定的公文，必須符合黨和國家的方針政策，不能具有隨意性。

（2）權威性

公文代表著制發機關的法定權威，它的內容體現了某一國家，或某一機關，或某一單位、團體的意志，在它所轄的范圍內，具有法定的權威性和行政約束力。這個特點是其他任何文體的文章都無法比擬的。

公文的權威性還體現在國家從法律上和行政措施上對公文的權威性給予了可靠的保證。《辦法》中明確規定：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”公文要求受文者的思想、行為必須接受文件的約束和規范。

（3）特定性

公文的特定性主要是指作者和讀者是特定的、法定的。

公文的作者就是發文機關，而不象文學作品那樣，作者是個人。行政機關的公文多是以機關的名義發布的，以機關首長或領導人個人名義發布的公文，那也是依據法律規定，以它所在機關法定領導人身份行使職權，并不是以私人身份行事。至于機關內部某一公文的起草者，不能視為公文的法定作者。這一點與在報刊雜志上發表個人署名文章相比較，作者的概念是不同的。

作者的特定性還體現在，甲機關職權范圍內的事務，必須由甲機關來行文，其他機關不能越俎代庖。如果和其他機關有關系，可以聯合行文。

讀者的特定性是指受文者是明確的、專指的。受文者有義務有責任必須認真閱讀，不能象對待文學作品和廣告一樣，想看就看，不看也沒人追究。上行文的受文者必須認真閱讀文件，或作出決斷，或了解下情；下行文的受文者必須認真領會文件精神，認真貫徹落實；平行文的受文者，也必須深入了解文件意圖，在工作中積極配合。否則，貽誤工作都要相應承擔責任，受到追究。

（4）規范性

公文的嚴格規范性是其他文章，包括其他應用性文章都無法比擬的。公文是否需要行文，以什么名義行文，使用什么公文種類行文，格式如何安排都有明確的要求，任何機關、單位或團體都不能標新立異，自搞一套。隨著科技的發展和辦公自動化的普及，公文的標準化和公文處理的現代化水平也日益提高。工商銀行繼出臺了《中國工商銀行公文處理辦法》（工銀發[2001]291號，以下簡稱《工行辦法》）后，又出臺了《工商銀行電子公文處理辦法》，還專門對有關人員進行了培訓。為了適應電子化的發展和提高工作效率，對公文的規范化要求也會越來越嚴格。

（二）公文的作用

公文除具有一般應用文的作用外，還具有更加直接的功用。1．領導作用

下行文主要是宣傳、貫徹黨和國家的路線、方針、政策以及政府制訂的法規、條例等，它要求下級機關和人民群眾落實和執行。

2．指導作用

各級黨政機關下發的文件，有些僅要求下級單位結合本地區、本單位具體情況參照執行。這樣的公文具有指導作用。

3．溝通信息作用

上下級之間，通知有關事項，答復詢問，呈送請示、報告，平級和不相隸屬的機關之間，利用公文相互聯系工作，交流信息，溝通情況，商量問題都具有聯系的性質。公文如同溝通上下，聯系左右的渠道和橋梁。通過這個渠道和橋梁的聯系，達到上下一致，左右協調的目的。

4．宣傳教育作用

公文通過明確的政治觀點和主張，并通過闡述為什么要實行這樣的主張，提出這樣的觀點，來使群眾了解方針政策，提高人們的思想認識，調動人民群眾的積極性，推動各項工作的向前發展。

5．約束懲戒作用

通報、通告等公文和司法機關的公文以及通過公文轉發的章程、條例、規則、辦法等，都是法律、法令的具體化，一經發布，在其規定的范圍內，人人必須遵守，否則，或受到批評教育，或被繩之以法。

6．憑證及備考作用

公文不僅作為收文機關開展工作的依據，而且也是事后來證實發文機關意圖的憑據。另外，任何工作都有連續性，原來的公文可以作為以后黨政機關研究歷史狀況資料和制定新的方針政策的依據。

（三）公文的種類

2002年8月24日，國務院《辦法》中規定了13種公文為國家法定公文。分別是： 1．命令（令）

適用于依照有關法律發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

2．決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。

3．公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定行動。4．通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。5．通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

6．通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7．議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議議案。

8．報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。9．請示

適用于向上級機關請求指示、批準。10．批復

適用于答復下級機關的請示事項。11．意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12．函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。13．會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

工商銀行總行在《中國工商銀行公文處理辦法》（以下簡稱《工行辦法》）中將工商銀行主要使用的公文文種界定為11種，即排除了命令和議案。

以上13種公文按照不同的標準可以區分為不同的種類。

1．按照行文方向，可以分為：

（1）上行文：指下級機關向上級機關發送的公文。如請示、報告。意見有時也作為上行文使用。

（2）下行文：指上級機關向下級機關發送的公文。如命令、決定、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要等。意見有時也可以作為下行文使用。

（3）平行文。平行文主要是函和議案。通知和意見在有的時候也可以作為平行文使用。2．按照辦理的時限要求，可以分為：（1）特急公文（2）緊急公文（3）常規公文

特急和緊急公文，由發文單位根據事情的緊急程度來合理確定。當急則急，當緩則緩。如果一味地強調緊急，那么受文單位不知所措，就都成為常規文件了。如果確實緊急，應該標明辦理完成的時限。受文方的公文處理部門應該跟蹤催辦。負責辦理的部門應該按照規定的時限完成。確實有困難需要延時的，要向上級說明情況，請求批準。

3．按照機密程度，可分為：（1）絕密公文（2）機密公文（3）秘密公文（4）普通公文

為了保守國家機密，發文單位要根據文件的內容合理確定密級。過寬容易泄密，過嚴不利于辦理，影響公文的辦理速度和工作效率。

《工行辦法》中按照發文機關的標準將公文種類區分為：（1）行發文和行黨委發文

總行行發文主要有工銀報、工銀發、工銀任免、工銀函、工銀復、工銀電等公文字號。中共中國工商銀行委員會發文的公文字號為工銀黨。

（2）辦公室和黨委辦公室發文

辦公室發文和黨委辦公室發文是行發文和黨委發文的補充形式。總行辦公室發文主要有工銀辦發、工銀辦函等公文字號。總行黨委辦公室發文的字號為工銀黨辦。

（3）部門發文

部門發文指內設部門在業務職權范圍內行文。它行文原則上只編一種發文代字，并由 5

本級行辦公室統一規范。

各一級分行、直屬分行及其以下機構的各類公文字號應比照總行相應的公文字號具體確定。公文字號一經確定，不要更換，以保持公文字號的穩定性和連續性。

二、公文的格式

公文共由十六個部分組成。分別是：秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期。

（一）秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。凡未標明或未通知保密期限的，《國務院辦公廳關于實施<國家行政機關公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》中規定“按照絕密級事項三十年，機密級事項二十年，秘密級事項十年認定”。

《工行辦法》根據《辦法》，對工商銀行公文的秘密等級做了進一步的規定。“涉及國家秘密和工商銀行商業秘密的公文，應當根據《中國工商銀行秘密事項一覽表》、《中國工商銀行商業秘密保護辦法》的有關規定，分別標明‘絕密’、‘機密’、‘秘密’，或‘商密一級’、‘商密二級’、‘商密三級’及保密期限。其中‘商密一級’公文還應當和‘絕密’、‘機密’公文一樣，標明份數序號。”

商密一級、商密二級、商密三級的使用范圍是行內發的涉及工商銀行商業秘密的文件。標注商密級次的，就不要再標注絕密、機密、秘密的級次。但是對行外發文或黨委發文，還是要標注絕密、機密、秘密的級次。

《工行辦法》還規定，“公文密級的確定由主辦部門提出意見，辦公室審核確定。”

（二）緊急程度

緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

2000年的《辦法》比以前的辦法將電報的緊急程度增加了“特提”一級。特提即是“特急提前”的意思。

《總行辦法》規定：公文緊急程度的確定由主辦部門提出意見（“特提”、“急件”公文，應注明原因），辦公室審核確定。

（三）發文機關標識

發文機關標識即發文機關的名稱后加“文件”二字。正式發文時套紅色印刷。這就是人們通常所說的“紅頭”。發文機關標識應當使用發文機關全稱或規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（四）發文字號

發文字號應當包括機關代字、年份、序號。

機關代字即發文機關的代表文字。機關代字應當準確，盡量減少字數。一旦確定，即約定俗成，不能輕易更換，以免造成混亂。如“國發[2003]3號”。國發，即表示國務院發文，2003是表示哪年發的文，要寫全稱，“2003”不能寫成“03”。年份要用方括號括上，不能用圓括號。序號是發文的流水號，以年為單位編寫。序號不編虛位（如“3”不能編為“003”），不加“第”字。

聯合行文，只標明主辦機關發文字號。聯合行文的幾個部門，原則上只標明主辦部門或排列在前部門的發文字號。也可以協商確定。如辦公室和信貸管理部、住房信貸部聯合發文，一般只標明辦公室的發文字號即可。如果是信貸管理部和住房信貸部、公司業務部聯合行文，那么誰是主辦部門就標明誰的發文字號。

《工行辦法》具體規定：

1．行發文、黨委發文、辦公室發文、黨委辦公室發文由辦公室統一編號。部門發文由主辦部門參照行發文編號方式或經本級行辦公室已經規范了的字號自行編號。

2．各級行公文的發文代字應將“工銀”排在前，本行簡稱排在后。如“工銀京發”、“工銀吉函”等。

（五）簽發人、會簽人

上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

《辦法》中增加了上行文應注明會簽人姓名的要求。會簽人包括聯合上行文的各部門的簽發人和會簽部門簽發公文的負責人。

請示后附的“聯系人”，應當是熟悉文稿內容的具體負責人。以總行向國務院報送“請示”為例，聯系人應當是總行辦公室負責審核的負責人。

（六）標題

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。

發文機關的名稱、主要內容、文種，這是公文標題的三要素。下行文的標題，三要素缺一不可。但是，體現在具體的程式化的正規文件上，因為公文的標題和發文機關標識同處一頁，所以標題只包括兩個內容，即事項（主要內容）和文種即可。

標題回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。以阿拉伯書寫的數字、年份不能回行中斷。

公文的標題一般不用標點。如果標題中包含法規、條例的名稱，則必須用書名號將法規、條例的名稱括起來。如：××省人民政府關于提請審議《××省母親和嬰幼兒保健條例（草案）》的議案。

另外，如果標題中有不加標點符號就會造成理解不便或產生歧義時，則要加標點符號。如《國務院關于“九五”期間深化科學技術體制改革的決定》，其中的“九五”如果不加引號，會引起理解上的不便。

（七）主送機關

主送機關指公文的受理機關，即負責處理或執行公文的機關，應當使用全稱或者規范化的簡稱、統稱。

上行文的主送機關只有一個。如果需要其他上級機關知曉，應該用抄送的形式，而不能多頭主送。

下行文一般是普發文，因此主送機關一般使用規范的、大家認可的簡稱。如總行對下行文的主送機關的為：“各一級分行、直屬分行、直屬學院：”。

（八）正文

正文是公文的主體。

在公文中，正文是公文的核心。其他15個公文的組成部分，一般都是固定的、程式化的。只要掌握了，熟悉了，就能辦好。而正文部分則是變化的、動態的，因為每份公文所要反映的事件，所要解決的問題都是不一樣的。即使是同一個事件，不同時間行文，因其事件的變化而公文的內容也不會相同。一篇公文的質量高低，效用大小，公文的正文起著決定性的作用。因此，必須高度重視正文的寫作。

正文一般分為事由、事項、結尾三個部分。事由和事項又是正文的主體部分。事由也稱原由、緣由，指發布文件的起因。事由部分主要解決的是“為什么”的問題。也就是為什么發文或為什么提出公文里所表述的事項。寫作“事由”必須有理有據，簡明扼要。

事由部分可以寫發文的目的，也可以交代事項的背景。

事項指文件要求執行或說明清楚、請求批復的事情。事項部分主要解決“怎么辦的”或“要干什么”的問題。所以，“事項”要寫得十分明確，要做什么，怎么做，寫的清清楚楚。事項部分可用序號標明分項來寫，也可以按照事件的內在邏輯關系分部分來寫。

在實際寫作中，事由和事項不是平分筆墨的。有的公文事由詳寫而事項簡寫；有的公文事由簡寫而事項詳寫，這要看具體文種或行文的需要來定。以請示和報告為例，一般說來，請示的事由部分需要詳寫，占的篇幅較大，事項部分則很簡練，把請求辦理的問題寫清楚就可以了。而報告則和請示相反。報告的事由部分一般比較簡練，而在事項部分則比較詳盡。

正文的結尾要根據不同的文種來確定。結尾的總的要求是完整、明白、簡潔。完整是說有了結尾之后，文章就不再殘缺任何部件，讓受文者感到首尾呼應，結構完美。

明白就是讓受文者通過公文的結尾對文章的內容、意圖清楚明白，了然于心。簡練是指結尾的文字要干凈利落，戛然而止，不拖泥帶水。結尾一般可分三種類型：

1．在長期的實踐中，不同的文種形成了不同的慣用尾語。如請示的結尾“妥否，請批示”之類。

2．提出要求，展望未來性的結尾。

3．很多時候，正文寫完即結束，沒有一個專門的結尾語或結尾段。隨著文風的不斷改進，這種情況也越來越多。

是否需要加上一個專門的結尾部分，不能一概而論，要視其行文的具體需要來定。寫作正文時，一般還應注意行文語氣合乎文種要求。文種不同，行文方式不同，行文語氣是有差別的。如上行文多用懇請，尊重的語氣；平行文多用協商、謙和的語氣；下行文多用嚴肅、平和的語氣。

（九）附件說明

公文如有附件，應當標明附件順序和名稱。并將附件附于正文的后面。具體位置是位于正文的結尾后，在發文日期前。與結尾文字空一行。

附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物，如照片、圖表等。一般的說，附件是為了避免正文過長和內容的割裂而附的，對正文起說明、補充、證明和參考作用。但是，在有的公文里，附件卻是公文的主要內容，正文僅起批準、發布和按語的作用。許多法規性的文件就是如此。

附件不是每份公文都有的。公文如有附件，要寫明順序號（如“附件1”“附件2”等）、名稱、件數和頁數，這些說明要和文后所附材料一致。不能只是籠統的說一句“附件如文”。

（十）印章

公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。無印章的公文不生效。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應該加蓋印章。

加蓋印章，印章要上不壓正文，下沿要騎蓋成文時間，不要蓋在空白處。

（十一）成文時間

成文時間就是公文的法定生效日期。公文中明確說明生效日期的除外。

成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

成文時間用漢字書寫。具體位置是在正文右下方，右空兩個字。

（十二）附注

附注就是附帶的注釋，一般有下列幾種情況：一是可在此處注明公文的傳達、適用范圍，如“此件可公開發布”；二是可在此處注明有關引文的來源和出處；三是對出現在文件中的有關名詞、術語進行解釋；四是提出要求。如“此件不得翻印”等。另外，聯系人的姓名和電話也標于此處。

公文正文中如有附注（需要說明的其他事項），應當加圓括號標注。具體位置是成文日期后面下兩行，居左空兩字。

（十三）主題詞

公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求和主題詞表標注主題詞，下行文按本級機關的主題詞表和要求標注主題詞

工商銀行總行雖然目前沒有明確要求公文必須標注主題詞，但是將來肯定也要按照國家要求標注，所以，這方面知識還是有必要掌握。

所謂主題詞，就是能夠反映公文主要內容和類屬的、規范化的名詞或詞組。標注主題詞便于公文檢索和查詢，是公文部門和檔案部門相互銜接的一項工作。

（十四）抄送機關

抄送機關指除主送機關外還需要執行或知曉公文的其他機關。應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

抄送的受文單位一般不直接負責辦理或執行公文的內容。公文需要抄送的條件是協調工作。雖然抄送的受文單位一般不直接負責辦理或執行公文內容，但是，因為工作關系，10

它對所抄送的公文的內容應該了解，從而在必要時協調或配合工作。

原公文辦法中，在這一項下有“抄報”、“抄送”兩個概念。現在“抄報”已經廢止，需要時，無論是對上級機關、平級機關還是下級機關，一律用“抄送”。

《工行辦法》規定增加了一條“內部發送”。“內部發送”是指將文件發送給本級行需要執行或知曉公文的有關內設部門，一般排列順序為：辦公室、主辦部門、會簽部門及其他部門。

“抄送機關”標注在主題詞下一行，在抄送機關上下各畫一條互相平行的橫線。“抄送”兩個字居左空一個格，“抄送”后標冒號，再排印抄送機關名稱；抄送機關名稱回行時與上一行抄送機關名稱對齊，右側空一個格；各抄送機關名稱之間用逗號或頓號隔開，最后一個抄送機關名稱后用句號。

（十五）印發機關

印發機關是指發文機關負責制發公文的部門，即發文機關的辦公廳（室）或下設的秘書處（科）。一般寫全稱。標明印發機關以示對公文的外在質量負責。

（十六）印發時間

印發時間指公文印刷裝訂完成并發出的時間。

印發機關和印發時間置于抄送機關之下，可在一行中寫明，先左空一格寫印發機關名稱，然后空一格寫印發日期。

公文格式中還需說明的是： 1．文字從左至右橫寫、橫排。

2．公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。該標準已由國家質量監督局于1999年12月發布施行。目前尚屬推薦國家標準（不是強制國家標準）。所以《辦法》規定參照執行。

3．公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

三、公文的行文規則

所謂行文規則，是各行政機關之間行文時所應遵循的原則。公文的行文原則實際上是處理工作和處理上下左右關系的原則，必須掌握。

公文的行文原則有：

（一）確有必要原則

行文應當確有必要，注重實效。這是行文規則的根本規則，是總的原則。公文是依法 11

行政和進行公務活動的工具，有必要的必須發文，以利工作。但是過多過濫，使人應接不暇，反倒貽誤工作。所以，可發可不發的公文應當堅決不發。要堅持不懈的反對和克服官僚主義、形式主義和文牘主義。

（二）不得越級原則

行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。

一個機關的行文關系是根據該機關的隸屬關系和職權范圍確定的。行文關系是各級行政機關相互之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。每個機關各自都有一定的職權范圍，各處于一個組織系統之中，從而構成了相互之間的不同的組織關系。例如：領導與被領導的上下級關系；指導與被指導的上下級關系；同級別的平行關系；有業務往來而不相隸屬的關系。這種組織關系及各機關的職權范圍決定各機關的行文關系。而行文規則是根據行文關系確定的，反轉過來又規范著行文關系。

請示和報告只能向有上下級隸屬關系的上一級機關行文，不得越過自己的直接上級機關請示和報告工作。這是指“一般”的情況下。遇有緊急重大情況，可以越級報告。《國務院辦公廳關于切實加強緊急重大情況報告工作的通知》（國辦發[2000]27號）中規定：“特別緊急情況下，地方各級政府、部門和單位的值班人員，可在向本地區、本部門負責同志報告的同時，直接報告國務院”。

特殊情況需要越級請示或報告工作時，要抄送越過的機關。

（三）部門不得向下一級政府和部門內設機構不得對外正式行文原則

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）以外，不得對外正式行文。

這實際規定了兩個行文原則，一是部門一般不得向下一級政府正式行文的原則。如果需要行文，應報經本級政府批轉或由本級政府辦公廳（室）轉發。因特殊情況確需向下一級政府行文的，應當報經本級政府批準，并在文中注明經政府同意。以銀行為例，總行的各個部室一般不能向一級分行、直屬分行行文，但是，它可以對一級分行、直屬分行內設的相關部門行文。二是部門內設機構不得對外正式行文的原則。部門內設機構除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規范性的文件，不得代替部門審批下達應當有部門審批下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

“函的形式”是指公文格式中區別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行 12

文應當注意選擇使用與行文方向一致的、與公文內容相符的文種。這一規定，有利于提高公文質量和效能，避免公文“打架”，有利于從源頭上治理文山，控制發文總量，使精簡文件的工作落到實處。

關于這一條，《總行辦法》進一步明確為：

1．各級行可在職權范圍內向相應的政府部門行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題外，不應向下一級地方政府政府正式行文。

2．各級行的內設部門發文僅限于上下級相關部門和本級行各部門之間，在其職權范圍內布置事務性工作、明確本專業一般性的具體操作方法、詢問和答復問題及聯系其他事項。不得用部門公文印發政策性、規范性文件和審批下達應該由本級行審批下達的事項，對涉及其他部門的有關事項未經協商一致，不得各自向下行文。

3．除辦公室以外，各級行內設機構不得以部門名義對外正式行文。與其他單位內設機構進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

4．各部門發文時應同時抄送本級行辦公室。對越權擅自行文的，辦公室應責令糾正或撤消發文。

（四）聯合行文的原則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文。政府與同級黨委、軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

聯合行文的情況是經常發生的，因為在公務活動中，有不少事項必須由兩個或更多的單位（部門）協調一致才能解決。這一條原則就說明和規范了聯合行文的幾種情況：

行政機關與黨委機關聯合行文，黨委機關排列在前；行政機關與軍隊機關聯合行文，行政機關排列在前；行政機關與人民團體或具有行政職能的事業單位聯合行文，行政機關排列在前；行政機關內部聯合行文，主辦單位排列在前。

《工行辦法》中明確：各級行可以與同級黨政機關、政府部門、社團組織、企事業單位聯合行文。

（五）發文不升級原則

屬于部門職權范圍內的事務應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦單位。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。

這條規定一是有利于加強部門的職能作用，二是避免造成辦公部門壓力過大。在銀行實際工作中，為了強調本部門的地位和作用，在發文上也存在著兩種傾向，一 13

是不深入基層，不做深入細致的調查研究，靠發文件指導工作，造成文件泛濫；另一種傾向是不靠扎實的工作、正確的決策指導下級工作來樹立部門的權威，而是靠以機關名義發布文件來提高自己的影響，有些部門甚至把以機關名義發布了多少本部門的事務的文件當成政績的大小來炫耀，這種認識是不對的。部門職權范圍內的事務，不要升級由機關行文。其實，有些須經機關審批的事項，也可以由部門行文，但須經機關同意，并在文中注明經機關同意。

部門向下一級機關行文，應用“函的形式”。標題可寫成“關于××問題的復函”，而不應寫成“關于××問題的批復”。部門之間請求批準和答復審批事項，應用“函”，不可用“請示”和“批復”。部門聯合行文應當明確主辦部門，明確的方法是主辦部門排列在前，只編主辦部門的發文字號，聯合上行文只蓋主辦部門印章。

（六）主送機關不升級的原則

屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

這條原則也是強調職能部門的作用，要求下級政府和部門不要事無巨細，請求批準的事項都一律報政府，屬于部門職權范圍的事項，應以函的形式報送主管部門，不必再經政府辦公部門轉辦，造成公文旅行。

目前在實際執行中，有些一級分行沒有執行這一條。無論哪個專業的，無論什么事項，都經過辦公室主送總行，由總行辦公室批轉給有關部門。這樣，勢必給本級辦公室和總行辦公室造成了辦文壓力，無謂地增加了兩級辦公室的辦文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易貽誤商機。

（七）發文協商一致原則

部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自對下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤消。

這一條規定了部門不得超越職權，凡涉及其他部門職權的事項，均要與相關部門會簽，未經協商一致，不得擅自行文。

（八）重要下行文抄送直接上級機關的原則

向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。一級分行重要的下行文應當抄送總行，二級行的重要下行文應當抄送一級分行。

這一條也必須加以注意和執行。所謂重要下行文，是指本級機關雖有權處理，但是牽涉到上級的工作聯系或法規、政策等性質的問題，需要上級有所了解或把關定向一類的公文。報載湖南省某縣政府發文征收事業費用，導致了嚴重的社會后果而原縣長被撤職，就 14

是典型的例子。如果按照這條規定辦理，該縣政府在實施該文的具體事項前，將文件抄送上級市人民政府，在市政府的把關下，就有可能避免這種重大的差錯。

（九）請示一文一事原則和報告與請示分開原則

“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。但不得抄送其下級機關，“報告”不得夾帶請示事項。

這條規定實際上規定了兩條原則：請示一文一事原則和報告與請示分開原則。請示一文一事原則。就是在一個請示中，只能講一件事，不能一文數事。在我國的公文史上，歷代王朝都提出一文一事制度。其好處是可以使公文內容集中，篇幅簡短；便于公文辦理，有利于提高工作效率；方便公文立卷歸檔。

請示只能寫一個主送機關，即主管機關，不得多頭主送，對協管機關可以抄送，但不可抄送下級機關。（請示的代擬部門不應視為不可抄送的下級機關）

報告與請示分開原則。這是因為報告的職能是匯報工作，反映情況，答復上級詢問。2000年這次修改的《辦法》將報告可以提出意見和建議的職能也刪去了。這種修改的目的就是為了嚴格限制報告的功能，便于公文的辦理，提高工作效率。報告是閱件，不需要上級批復，因此，在報告中夾帶請示事項，很容易誤事。

在實際工作中，確實存在著報告和請示不分的現象。主要表現在：請示與報告的文種概念不清，相互混淆。我們經常可以看到這樣的公文“關于××××的請示報告”。另一種情況是，在遇到既要向上級匯報工作、反映情況，又需要請求上級機關指示或批準的事項時，不能正確的選用文種，該用請示而用報告。例如，地方發生了重大災情，地方政府既要向上級報告災情，又要向上級請求解決救災物資或資金。在這種情況下，應該用請示，而不用報告。如發生嚴重旱災需報告災情和申請救災資金，上報公文的標題可寫成：關于我省遭受嚴重旱災急需抗旱資金的請示。

（十）不直送的原則

除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

這條原則要求一是不得將上報公文的主送機關寫成上級領導人的姓名或姓名加職務；二是不能越過辦公廳（室）將上報上級機關的公文直接送給領導同志個人。

這里順便還要說明的是，向上級機關報送“請示”、“報告”、“意見”，一般應以機關名義，不要以機關領導人的名義，因為在公文格式中已經規定了上行文應注明簽發人。更不要以機關領導人的名義向上級機關領導人個人行文。

（十一）雙重抄送原則

受雙重領導的機關向上級行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時要抄送另一上級機關。

這一條主要規定受雙重領導的機關向上行文和上級機關向受雙重領導的機關行文的注意事項。

四、公文的寫作要求

（一）依法擬文

公文是依法行政和進行公務活動的重要工具，因此公文的內容必須符合黨和國家的法律、政策的要求。《辦法》第二十五條規定：“草擬公文應該做到：

（一）符合國家法律、法規及其他有關規定，如果提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。”擬寫公文以國家法律、法規和方針政策為依據，實質上是依法行政的的體現。在我國法制日益健全，人民群眾法律意識不斷加強的今天，尤其要特別注意依法擬文，保證公文內容符合國家法律、法規。任何一份公文中，任何一條事項，都不能和國家的法律、法規相沖突。堅決杜絕以往由于我國法律、法規不健全而存在的機關公文說了算的現象。如果公文存在著與國家法律、法規相沖突的情況，那么在法律、法規修改之前，這樣的公文是沒有法律效力的。強制執行，必然造成嚴重的社會后果，給國家帶來不應有的損失。

要保證公文符合國家的法律、法規，擬寫公文的人員不僅要具備較高的寫作能力，還必須具備較高的政策和理論水平，熟悉國家相關的法律、法規和方針、政策。另外，機關領導在簽批時要認真審核，嚴格把關。更重要的是機關領導要成為熟悉國家法律法規的專家和模范遵守、執行國家法律、法規的模范，不能主觀臆斷，把個人的意愿凌駕于國家的法律、法規之上。

（二）遵命寫作

公文內容是領導機關意志的體現，是領導機關處理公務、解決問題的工具，因此必須按照領導機關的意圖撰寫。不能象其他文體一樣可以根據個人意愿隨意發揮。另外，在某種意義上講，領導機關的意圖實際上是領導機關負責人依法行政，根據國家法律、法規和方針、政策創造性的處理公務的體現。因此，這條注意事項還要求擬寫公文的人員在寫作中，必須認真領會領導的意圖，把領導交代的各項事項務必寫清楚，不要走樣。如果覺得領導的意圖有不合適之處，也只能是向領導提出建議，供領導參考，而不能直接按照自己的意思擬文。如果建議不被采納，只要領導的意見不違背國家的法律、法規和方針、政策，就要按領導的意圖擬文。

（三）材料真實

這里所講的材料，是指公文寫作中運用的材料，如調查到的事實，引用的數據和上級下發的有關文件等。它包括寫到文件里和沒有寫到文件里的為了寫作此文件而收集的全部材料。材料是否真實，直接影響到公文的質量和效力。

真實是一切文章的生命。要想文章真實首先材料要真實。但是文學創作所講的真實是藝術的真實，是源于生活、而又高于生活的真實。它所表現的生活事實與現象雖然在現實生活中可能存在或應該存在，但不一定真有其人其事。在文學創作中，可以想象和虛構。而實用文體特別是公文的寫作則要求絕對的生活真實，來不得半點的想象和虛構，所以公文的材料必須是在現實生活中已經發生的真人真事，在任何情況下都能經得起推敲和驗證。否則，即使是細節上的出入，也可能影響公文的正確性。

為了保證材料的真實，要特別注意幾點：一是要在收集材料時反復核對，不要道聽途說；二是要盡量使用第一手材料，對第二手材料一定要認真核實，確保準確；三是對材料的意義的分析解釋上，一定要以科學的態度，實事求是地正確地把握材料的本來意義，不能以偏帶全，不能人為拔高。有一些公文，雖然使用的材料是真實的，但是，為了表示材料的典型性，卻對材料的意義有意地拔高和夸大，結果適得其反，造成不好的影響。這也是一種不真實。

（四）主旨明確

主旨即主題。公文反映的是領導機關的戰略意圖，所以一份公文引導什么、贊揚什么、制止什么、批評什么，都要旗幟鮮明地明確表達，不能含糊不清，模棱兩可。

做到主旨明確，還要注意用語準確。要一是一，二是二，確鑿無疑。公文中在反映情況時嚴禁使用“大約”、“可能”等詞語、在批復中嚴禁使用“基本同意”、“大致尚可”等詞語。否則，會造成理解上的偏差或混亂，給工作帶來損失，失去公文應有的作用。

（五）內容單一

內容單一也就是要一文一事，這不僅是請示的基本要求，也是所有公文寫作的基本要求。

內容單一的公文，便于閱文者把握公文的主要內容，便于閱文者集中思考文中所提的問題，拿出解決的辦法，提高工作效率。如果一篇公文里雜七雜八地羅列了很多事情，就很可能給閱文者造成麻煩，分散閱文者的注意力，使其難以清楚地把握公文的主要內容，影響公文的效果。

另外，公文一文一事，內容單一，也有利于公文的分類和歸檔。

（六）數詞的使用 1．結構層次的序數

第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。2．其他類別數字的使用

公文中的數字，除成文時間、部分結構層次的序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（七）引文的處理

引用公文應當先引標題，后引發文字號。如“《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）”

引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（八）簡稱的使用

文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。如“國務院于2000年8月24日發布了《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》。）”

使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

第二節

常用公文的寫作

一、通知

（一）通知的適用范圍和特點

按照《辦法》，通知的定義為：適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員。

這個定義實際是功能說明性定義。它向我們交代了公文的適用范圍，也就是通知的用途。

通知是使用頻率最高的公文。根據某省政府辦公廳統計，在行政機關所收發的公文中，通知占下行文的80％，占行政機關全部發文的45％。分析清楚它的特點，對于我們正確地運用通知開展公務活動，把握它的寫作方法很有幫助。

通知的主要特點有： 1．功能的多樣性

在公文中，通知的功能是最為豐富的。特別是用做下行文的時候（通知也可以作為平行文，向對方曉諭事項），它幾乎具備了各種公文的功能。它既可以用來布置工作，又可以發布指示；既可以曉諭事項，又可以公布任免；既可以批轉下級公文，又可以轉發上級和不相隸屬機關的公文。

通知作為下行文，正是因為其功能多樣，行文方便，所以比起命令、決定、決議等公文來，其規格和鄭重程度以及保密性都顯得低一些。

2．運用的普遍性

從發文的角度看，不受機關級別的限制，大到國家黨政機關，小至基層企事業單位，任何有發文職能的機關、部門，都可以發布通知。

從受文者的角度看，通知的受文對象最為廣泛，特別是周知性通知，它的受文對象幾乎是發文機關轄區的所有人員。

3．一定的強制性

通知主要用于下行文。下行文一般都是上級機關對下級機關或民眾布置工作，提出要求，規范事項，闡明原則，因此具有指導性和強制性。通知作為下行文也同樣具有這一特點。但是，它比起其他文種，如命令、決定、意見等，指導性和強制性就要弱一些。特別是周知性的和作為平行文發布的通知更是如此。

（二）通知的分類及其寫法

根據通知的適用范圍，可以將通知區分為批轉與轉發性通知、傳達性通知、任免通知等。

值得注意的是，2000年8月24日，國務院發布的《辦法》中，已經將原辦法中通知“發布規章”的功能刪去，但是現在有的教科書仍然在講它的發布規章的功能。這與現《辦法》的精神是相違背的。我們必須注意。

在分別介紹它們的寫法之前，先介紹一下通知的一般結構。

通知的結構分標題、主送機關和正文三個部分。一般通知的標題也采用公文標題的一般寫法，即由發文機關名稱、事由和文種組成。事由概括要簡明、準確，讓人一看就知道通知的事項。在結構上，通知標題一般是將“關于”加在事由之前，和事由組成一個介詞結構。使事由更加明確和突出。如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國（境）旅游的通知》。還要說明的是，有的通知還要根據具體情況寫明“聯合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。標題下第一行頂格寫被通知的單位，即受文單位。受文單位要寫全稱或規范化簡稱。正文的第一部分寫發該通知的原因、根據和目的；第二部分寫通知的具體事項；第三部分是結尾，對全文加以總結、提出號召、希望、要求等。也可以只有第一、第二部分，事項寫清楚、完整就結束。

下面我們依次介紹幾種通知的寫法。1．批轉及轉發性通知的寫法

這類通知的寫法首先要搞清“批轉”和“轉發”這兩個公文術語。批轉指的是“批轉下級公文”，是上級機關對下級機關的公文加上批示性意見轉發下去。而對上級的公文也可以轉發，但是不能加上批示性的意見。這樣看來，“批轉”只適用于下級公文，而不能對上級機關的公文使用。“轉發”指“轉發上級機關和不相隸屬機關的公文”。一個“發”字，體現了尊重上級機關和不相隸屬機關的意思。這兩個術語雖然表示的行為是一樣的（都是在“轉發”另外的文件），但是因為有性質上的區別，所以，在公文中一定要區別對待。“批轉”在任何時候都只能是上級對下級公文適用，而“轉發”是對上級和不相隸屬機關的公文適用。

“批轉”和“轉發”兩個術語，在實際的公文寫作中，經常出現錯誤，造成公文的不規范。如：《××局黨委轉發局直屬團委關于開展志愿者活動安排的通知》。

這個標題中的“轉發”一詞顯然用錯，應該用“批轉”，而不是“轉發”，因為局直屬團委是局黨委的下級部門，對于下級的公文應該“批轉”，而不是“轉發”。但是，如果用 20

于轉發不相隸屬機關的公文，則可不必考慮行政級別的關系。如：《國務院辦公廳轉發信息產業部關于解決計算機2000年問題工作進展情況及意見的報告的通知》。

另外，除了標題，在正文中可以不考慮“批轉”和“轉發”的區別。如《國務院批轉中國人民保險公司關于加快我國保險事業發展的報告的通知》的正文里，有這樣的表述：“國務院同意中國人民保險公司《關于加快我國保險事業發展的報告》，現轉發給你們，請遵照執行。”在這里用的是轉發。這里的“轉發”，主要的意思是“發送”的意思，其尊重的意義比較淡薄。

值得說明的是，在批轉和轉發的通知中，如果轉發的是上級機關的文件自不必說，即使轉發的是不相隸屬機關的文件或批轉的下級機關的文件，只要一經轉發或批轉，那也代表著上級機關的意愿，有著與上級機關文件的同等效力。是“參照執行”還是“遵照執行”，要以上級機關的批轉或轉發意見來確定。

下面介紹批轉性和轉發性通知的基本寫法。（1）標題

批轉、轉發的通知，因其比一般的通知多了“批轉”或者“轉發”的一層意思，所以，它的標題就多了一個部分，即發文機關＋批轉（或轉發）＋事由（被轉發的文件名）＋文種。如《國務院批轉水利部關于加強長江近期防洪建設若干意見的通知》、《國務院辦公廳轉發國家稅務總局深化稅收征管改革方案的通知》。

有時為了使標題更加簡潔、突出重點，在這類通知的標題中可以省略被批轉或轉發公文的制發機關的名稱。如《國務院批轉<編輯干部業務職稱暫行規定>的通知》。這個暫行規定的制發機關是國家新聞出版署、國家人事部，如果在標題中將這兩個機關的名稱加上：《國務院批轉<國家新聞出版署、人事部關于編輯干部業務職稱暫行規定>的通知》，標題就顯得過于臃腫，不夠簡明。其實，無論標題中加不加上被批轉或轉發公文的制發機關，通知的正文中都會說明，所以，在標題中完全可以省略。

如果轉發的是幾個機關的聯合通知，為使標題簡明，可將原文中幾個機關的名稱概括的寫出，即在聯合發文的幾個機關中，選擇一個主要的機關（一般是排在第一位的）其他的用“等部門”表示即可。如國家教委、建設部、國家計委、財政部、國家土地局及全國教育工會聯合行文的《關于加快解決教職工住房問題的意見》，國務院辦公廳在轉發時，其標題為《國務院辦公廳轉發國家教委等部門關于加快解決教職工住房意見的通知》。

轉發過一次以上的通知，如果機械地按照標準的標題三要素的寫法，其標題就會出現“通知的通知的通知”這樣疊床架屋的情況，造成標題過長，層次過多，煩瑣累贅，語意 21

不清。如《關于轉發市經委關于轉發省經委關于轉發國家經委辦公廳關于批轉<經濟日報>發行工作座談會紀要的通知的通知的通知》就是如此。解決的辦法就是弄清楚什么才是轉發的原件，將其保留，中間的轉發層次可以略去。即原件標題里有幾個“的通知”字樣，你在擬文時，注意區分清楚，只保留原件的“的通知”，然后再加上文種“的通知”，形成“關于轉發××××××的通知的通知”。就是說在一個批轉或轉發的通知的標題里，“的通知”最多只能保留兩個。這樣，既符合行文規則，又使標題減少層次，表意清楚。然后在正文中對各級轉發的情況作簡要的說明就可以了。現在有一種做法，就是干脆在轉發的通知的標題里，不加文種，形成“轉發‘×××××的通知’”這樣表面上看，標題簡明了，實際上這種標題的結構是不完整的，造成了新的語意不明。

（2）主送機關

通知主要用于下行文，所以它的主送機關一般比較多。如果通知發給幾個不同的機關，那要寫清楚受文單位，可以寫全稱，也可以寫規范化簡稱；如果通知發給所有的下級機關，則可以使用同類機關的統稱，如國務院發出的通知：“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”；如果是廣泛告知性的通知，有時沒有特定的具體收文對象，這時就不用寫主送機關了。

無論是逐一列出受文單位還是使用規范化統稱，都要注意主送機關排列的規范性。要按約定俗成的慣例來排列，不能此文把一個單位名稱排在前面，彼文又把另一單位名稱排在前面。

（3）正文

批轉和轉發性通知的正文一般比較簡單，內容包括兩個方面，一是首先寫明批轉或轉發對象，要寫清楚原發文件的發文機關、標題及發文字號；二是批示性意見或轉發意見。批示性意見只能用于批轉性通知，寫清楚為什么要批轉這個文件，原件的內容對本系統的工作有何指導或借鑒意義，對原件中的措施、辦法持何種態度（是參照執行還是遵照執行等）。轉發性的通知因為轉發的是上級機關的文件或不相隸屬機關的文件，所以，在轉發時，為了使下級機關了解、掌握發文的意圖，一般要闡釋清楚上級和不相隸屬機關文件的對工作的指導意義，然后寫明貫徹的具體要求。總之，批轉或轉發性的通知正文一般都比較簡明。如總行紀委《轉發中共中央紀委辦公廳<關于紀檢監察機關及其工作人員要提高警惕嚴防詐騙行為的通知>的通知》的正文：

現將中共中央紀委《關于紀檢監察機關及其工作人員要提高警惕嚴防詐騙行為的通知》（中紀辦[2003]62號）轉發給你們，并提出如下要求，請一并貫徹執行。

一、去年以來，在廣東、陜西等地曾發現有人冒充總行紀委、監察室有關領導向工商銀行一些單位推銷各類商品，向個人索要錢物的現象，影響極壞，嚴重損害了紀檢監察機關的形象。為此，總行紀委也曾在網上下發通知要求各級行紀檢監察部門嚴密防范此類詐騙行為。總行紀委再次重申：各級行紀檢監察部門和廣大紀檢監察干部要高度警惕，堅決拒絕以各種名義冒充上級紀檢監察機關或其他部門領導的推銷和索要錢物的行為。

二、凡無中央紀委監察部辦公廳、宣教室、培訓中心以及本行上一級紀委監察室等部門正式通知，而假借各種名義舉辦的各類培訓班、學習班、學習研討班或會議，各級紀檢監察部門均不得派人參加。

三、各級行如發現有以中紀委領導同志、工作人員或總行紀委監察室領導同志及工作人員名義進行詐騙活動的，要及時向總行監察室報告，并與當地公安機關聯系，及時制止犯罪行為，抓捕罪犯。

批轉或轉發性通知一般沒有一個特定的結尾，正文寫完就結束。被批轉或轉發的文件作為附件列于正文后面。

2．傳達性通知

傳達性通知的功能是“傳達要求下級機關辦理和有關單位需要執行或周知的事項”。按照這個含義，傳達性通知還可以區分為兩種：一種是傳達要求下級機關辦理或執行事項的通知；一種是傳達需要下級機關或有關單位周知事項的通知。

要求下級機關辦理或執行的通知，有很強的規范性和約束力，下級機關必須認真辦理或貫徹執行。如《國務院辦公廳關于加強基礎設施工程質量管理的通知》，在這篇通知里，它所規范和要求的事項，下級機關和有關單位是必須嚴格遵照執行的，如有差錯，是要追求有關單位和有關人員責任的。因此，這類通知也可以稱作指令性通知。

要求下級機關和有關單位周知的通知，其使用范圍是很廣泛的，如布置例行工作，召開會議、節假日放假、設立或撤消機構等。這類通知比起前一種來說，約束力較弱，很大程度上是大家知道了，按照常規和要求辦理就可以了。這類通知又稱作周知性的通知。

下面介紹這類通知的寫法：（1）標題

這類通知的標題按照公文標題的一般寫法就可以了，即發文機關名稱＋事由＋文種的形式。如《××省人民政府關于加強水污染防范工作的通知》，“××省人民政府”為發文機關名稱，“加強水污染防范工作”是事由，“通知”是文種。

（2）主送機關

指令性通知一般有明確具體的發文對象，應該按照規范性的要求逐一寫出。周知性的通知，有時不必寫出具體的受文單位。

（3）正文

這類通知里指令性通知的寫法比較復雜，所以，這里主要介紹它的寫法。這種通知的正文一般包括緣由、通知事項、執行要求三個部分。

緣由也叫根據，是指發出通知的起因，在正文開頭寫出，相當于新聞的“導語”。在這一段里，要根據實際需要，或者說明發文的原因、依據，或者寫明通知事項的背景、形勢，或者交代通知事項的目的、意義。這段文字要簡明扼要，一般以一個自然段完成。然后，一般以“現將有關事項通知如下”、“特作如下通知”等承上啟下的過渡語句來引起事項。如：

為加強對單位及個人外幣通知存款的管理，根據總行《中國工商銀行外幣通知存款業務管理辦法》，省行制定了《中國工商銀行××分行外幣通知存款業務管理辦法實施細則》（以下簡稱《實施細則》），現印發給你們，望遵照執行。

這個通知在緣由中交代的就是發文的目的和根據。而“現印發給你們，望遵照執行”則具體體現了此通知的指令性。

通知的事項部分是通知的主體部分。在這部分里要詳細、具體地布置工作、說明任務、交代措施、明確質量標準和要注意的問題，以及完成的時間和檢查考核的方法等。只有這樣，才能方便下級機關和有關單位貫徹落實。這部分內容在結構上通常采用以序數分段的方法來表現，這樣可以使通知的事項清楚地表述。如果通知事項的內容不是很多，也可以采取通過段落來區分內容層次的寫法。

執行要求是指在布置任務之后，提出有關完成任務的具體要求。但是，在很多時候，邊寫事項邊寫了要求。這樣，就不必在結尾專門寫什么執行要求了。如果在有的通知里需要在文尾集中寫要求，那就要根據具體情況，簡要、明確地提出，意盡言止，不要拖泥帶水。

周知性的通知寫法比較簡單，只要把需要大家知道的或需要遵照執行的事項寫清楚就可以了。在這樣的通知里，以會議通知最為典型。如例文《中國工商銀行關于召開分行行長會議的通知》。會議通知通常包括幾個要素：會議名稱（內容）、會議目的、會議時間、會議地點、參會人員、準備材料、會議費用、報到時間，會議要求（如報名時間、告知航班、車次等）等。如果舉辦正規的大型的跨地區的會議，尤其要寫清楚這幾方面的內容，24

否則，會給下級機關帶來麻煩，接到通知后，還要通過電話來詢問有關事項。這幾方面的事項，也可以整合為幾個小標題來表述。

如果是重要的高規格的會議，在會議之前一般要發兩個通知。第一個通知（也叫預備通知）是告知受文單位將于什么時間（寫明月份）召開什么會議，什么人員參加，并提出下級機關應該作什么準備的具體要求，如進行什么調查，統計什么數據，書面材料什么時間上報給什么部門等。第二個通知是在會議召開前發出的，具體說明會議的時間、地點、參加人員等。

3．任免性通知

任免通知的目的是將本機關或本單位的任免人員的消息發布出去，通報給本級機關，以便交接、銜接工作；讓下級機關知曉，便于下級機關和上級機關聯系工作。有的部門的領導變動，其任免通知還要抄送有工作聯系的外機關，外部門，以方便部門、單位間協調工作。這類通知內容單一，寫法簡單，只要寫明什么會議決定、什么人擔任什么職務，免去什么人擔任的什么職務就可以了。

任免通知的注意事項一是遵循先任后免的原則，二是職務由高到低排列。

（三）通知與相近文種的區別

在公文中，通知與公告、通報都具有發布性、告知性的特點。但是，它們在使用時又具有嚴格的界定。

1．通知與公告的區別

（1）通知的周知性比公告弱。通知常以文件的形式發送，只有個別的廣而告知的通知在報紙上公布，而多數公告要通過報紙、電視、電臺等公共新聞媒體發布。

（2）通知受文單位的指向性比公告具體，發布的范圍比公告小。通知一般都有受文單位，即使是普發性的通知，也只是限于國內；而公告在一般情況下，多是用來向國內外發布重大的例行事件的周知性文件。

（3）通知在使用上限制性較小，而利用公告發布事項則有明確的限定。任何機關和部門、企事業單位，都可以利用通知發布事項，布置、聯系工作；而公告對發文機關的要求很嚴格，只有中共中央、全國人大常委會、國務院等黨政機關以及所屬部委和其他獲得授權的機構才有權發布公告。

（4）通知發布的事項沒有公告重大。通知發布的事項多是具體的工作，篇幅一般較長，內容比較具體；而公告發布的多是需要國內外周知的重大事項，一般都比較簡明，篇幅較短。

2．通知與通告的區別

通告也是告知性的公文，但是，它和通知在使用上也有著不同的分工。

（1）從用途上看，按《辦法》的規定，通知是用來“批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員”的，而通告是用來“公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項”的。

（2）從受文對象上看，通知的對象一般是機關或單位，通告的對象一般是社會公眾。（3）從行文要求上看，通知的事項一般是要求辦理或貫徹執行的，而通告的事項一般只需要周知或遵守就可以了。【例文】

中國工商銀行辦公室

關于召開分行行長工作會議的通知

各一級分行、直屬分行，直屬學院：

總行定于4月16日下午召開分行行長工作會議，現將有關事項通知如下：

一、會議時間

會議采用電視會議形式召開，4月16日（星期三）下午2：30開始，時間約需2個半小時。

二、會議內容

總結一季度經營情況，分析當前經營形勢，布臵二季度重點工作。

三、參加會議人員

各一級（直屬）分行，三峽、蘇州分行行級領導干部和部門主要負責人；各直屬學院、廣東分行營業部領導班子成員；軟件開發中心、數據中心（上海）領導班子成員及部門主要負責人，數據中心（北京）、票據營業部領導班子成員；各稽核專員辦公室專員；總行各部室總經理。

四、會議地點

（一）在總行辦公樓10層第五會議室設主會場，總行和北京分行、數據中心（北京）與會人員在主會場參加會議。

（二）在各一級（直屬）分行、三峽和蘇州分行、總行軟件開發中心及數據中心（上海）設分會場，以上各單位與會人員在分會場參加會議。直屬學院、票據營業部、稽核專員辦公室、廣東分行營業部與會人員到當地分會場參加會議。

五、其他要求

（一）所有與會人員請提前15分鐘進入會場，會議期間請將手機、呼機臵于靜音狀態。

（二）各單位要安排專人做好會議準備和會務工作，信息科技部門要認真全面地檢測電視會議系統，確保會議順利進行。有關電視會議系統檢測和運行方面的問題，請及時與總行信息科技部聯系。

聯系人：（略）聯系電話：（略）

二○○三年四月十四日

二、報告

（一）報告的適用范圍和特點 1．報告的適用范圍

《辦法》將報告的適用范圍定義為“向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級詢問”的公文。2000年這個新的《辦法》將原《辦法》中的“提出意見和建議”的功能刪去了，這是值得大家注意的。從這個定義中可以看出，報告的作用很單一，那就是向上級機關匯報工作，反映情況，答復詢問。

根據這個定義，可以將報告分為三類：

（1）工作報告，是向上級機關匯報工作的報告。

（2）情況報告，是向上級機關反映重大情況、重大事故或具有傾向性的問題的報告。（3）答復報告，是答復上級機關詢問的報告

另外，還有一種報告，雖然《辦法》中沒有列出，但是，在實際工作中經常用到。這種報告是向上級機關報送材料、物品的報告，行政工作中，有些材料或物件按規定要向是向上級機關報送。那么，就需要用報告行文，向上級機關報送，而所報送的材料或物品則作為附件附于文后。

作為行政機關使用的公文的報告，與一些專業部門從事業務工作時所使用的標題中也帶有“報告”二字的文書，如“稽核報告”、“調查報告”、“評估報告”等，不是同一個概念。這些文書性的報告，不屬于公文的范疇。

2．報告的特點

（1）單向性。報告是下級機關向上級機關報告工作，反映情況，答復上級機關詢問的上行文，在報告中只要將工作或事件的匯報清楚即可。它的作用是僅供上級了解情況，即使在報告中對工作提出了什么意見和建議，那也只是作為工作體會來反映的，而不需要上 27

級機關就此報告作答復或批示。至于上級機關通過報告發現什么帶有傾向性的問題，從而對下級機關作出什么指示，那是另外的事情。從報告的法定功能上看，報告不要求受文機關作出答復或批示。所以，有些報告中的結尾習慣上用“以上報告妥否，請批示”，這是不對的。

（2）陳述性。因為報告是專門用來匯報工作、反映情況、答復詢問的，因此，在報告中一般都是直述其事。按照上級什么指示，做了什么工作，取得了什么成績，有哪些經驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算；反映情況，要把時間、地點、人物、事件、原因、結果寫清楚；答復詢問，更要問什么答什么，把上級機關詢問的事項回答明白即可，所以行文語言基本上都是敘述性的。

（3）事后性

無論是匯報工作，反映情況，還是答復詢問，都是對已經發生了的事情進行反映，因此，報告具有事后性。這是報告的一個突出特點。特別是新《辦法》中將報告的“提出意見和建議”的功能刪去了，使報告的事后性更加明顯。即使是匯報正在進行中的工作，那也只是對已經做過的那段工作情況的報告。

（二）報告的寫法

根據《辦法》對報告的定義，上面將報告區分為四種類型。這幾種類型的報告，在結構上都分別包括標題、主送機關，正文等幾個部分。在寫法上，無論哪種報告，其標題和主送機關的寫法、要求都是基本一致的。

1．報告的標題

報告的標題原則上不能簡單地僅以文種為題。因為作為公文的報告，是要以“紅頭”文件的形式向上級報送的，所以，報告的標題可以省略發文機關的名稱，如工作報告的標題“關于進一步加強我市公共場所防火工作的報告”、情況報告的標題“關于完成全面勘界工作任務情況的報告”、“關于工商銀行工會干部待遇的報告”、“關于報送××××年工作計劃的報告”。這幾種報告，除了報送材料的報告外，從標題上很難看出區別，要在具體寫作中，根據報告內容恰當地擬訂標題。

2．主送機關

報告是上行文，是專門為特定的上級寫作和報送的，因此，它不能普發性地上送，也要按照上行公文的要求，只能有一個主送機關，如果還需要讓其他相關的上級機關知曉，要用抄送的形式。

3．正文

報告的正文因種類的不同，在寫法上有些差異，下面分別介紹。（1）工作報告

工作報告是向上級報告工作的，根據報告的內容又可以區分為綜合工作報告和專題工作報告。

首先談綜合報告的寫法。

綜合工作報告是對某一階段全面工作的各種主要情況的綜合性報告。

綜合工作報告的開頭要概括地說明全文的主旨，即把一定時期內總的工作情況作以梗概的介紹，如主要工作內容、對整個工作的估價等。然后用“現將××情況報告如下”之類的過渡語句引起下文。

主體，既全文的核心部分。這部分要就各方面工作的主要情況即工作完成情況、主要做法、取得的成果、存在的問題、今后努力的方向等進行表述。因為全面工作是由各方面工作組成的，那就要對各個方面的工作進行總結回顧。因此，這部分的結構形式通常是按照工作的方面來劃分層次，并利用序號來標明。書寫的順序一般按照各方面工作對整個工作的重要程度來安排，先寫對全局工作影響最大的，然后依次進行。

也有的綜合報告在對全部工作進行綜合后，按照工作情況概述、取得成績、存在的問題或困難、今后工作的意見等幾大部分來寫。這種結構方式需要較強的綜合能力，否則會造成空洞抽象的后果。

綜合報告的難度在“綜合”上。它需要全面了解工作的各方面情況，占有大量的資料，把握工作的全貌，并且要對資料進行深入細致的由此及彼、由表及里的分析、歸納和總結，理清工作脈絡，從中概括出工作的本質性的東西，選好寫作的切入點。

在綜合報告的寫作中，最容易出現的問題是平鋪直敘，泛泛道來。雖然綜合報告是全面的總結，但是在寫作上也不能平均用力，要把整個工作中的那些影響全局的工作當作重點來寫，把那些對本地區、本部門帶有普遍意義的做法、經驗、教訓當作重點來寫。在突出重點的前提下，以點帶面，使文章具有應有的廣度和深度。

報告的結尾也不是一成不變的，要按文章的整體需要來確定。如果需要，或者歸納重點，照應全文，或者重申意義，展望未來。也可以采用程式化的報告結尾：“特此報告”，“以上報告，請審閱”等。

其次談專項工作報告的寫法。

專項工作報告，是就某一專項工作向上級機關作的報告。它一般是針對重大工作或上級交辦的某一項任務的完成情況而寫作的。如銀行在開展某項上級布置的工作任務完成后，29

應該向上級報告任務完成情況。再如企業建設一個大型項目，在進行到某一階段，都要及時向上級報告進展情況，以利于上級了解工程情況，作出下一階段的工作部署。在實際工作中，專項報告的寫作是經常的、大量的，掌握它的寫法對實際工作會有很大幫助。

專項工作報告的標題和綜合工作報告的標題，在形式上是一樣的。如《國家民族事務委員會關于進一步做好少數民族語言文字工作的報告》，它是由發文機關名稱、工作內容（也可以稱作事由）和文種組成。

專項工作報告的開頭方式較多，下面介紹幾種類型供學習參考： 背景式開頭。在開頭交代報告產生的現實背景，例如：

一九七八年以來，我們對少數民族語言文字問題進行了廣泛深入的調查研究，聽取了中央、地方有關部門以及民族語文工作者和有關專家的意見。最近，根據黨中央、國務院關于民族工作的指示精神，對今后我國民族語文工作的指導方針、主要任務和措施又作了進一步研究。現報告如下。

根據式開頭。就是交代報告產生的根據，例如：

根據省委、省政府領導同志的指示，我廳于去年冬派人到××市和×縣，與市、縣的同志一道，對城鎮貧困戶的情況作了調查。××市委、市政府和×縣縣委、縣政府對此十分重視，在調查研究的基礎上，立即采取措施，著手解決這一問題。現將兩地城鎮貧困戶的情況及采取的措施報告如下：

目的式開頭。就是將發文的目的明確地闡述出來作為開頭。例如：

為認真貫徹落實《國務院批轉林業部關于進一步加強森林防火工作的通知》（國發[19××]42號）精神，切實做好我市防火工作，保護和發展森林資源，更好的為改革開放和經濟建設服務，結合我市的實際情況，就進一步加強森林防火工作制訂了具體措施。現將措施報告如下。

結果式開頭。就是將工作的結果概括地寫在第一段，正文再詳寫具體過程。例如： 我縣外經委等10個部門共40多人參加了省山區利用外資洽談會，帶去項目36個，要求投資總額7000萬美元，8000萬人民幣。洽談結果，實現14個項目，投資總額為4000萬美元，1500萬人民幣。現將洽談過程中我們認為值得注意的問題報告如下：

直接導入式開頭。就是用過渡句直接導入主體。例如： 現將我省完成全面勘界工作任務情況報告如下： 專項報告開頭的方式還有一些，這里就不一一列舉了。

專項工作報告的主體部分寫法通常是采用三段式的結構，即工作情況、經驗和不足、今后的打算三個部分。

工作情況，包括某一方面或某一項工作的依據、工作的大體進展情況，取得的成效等。這一部分內容要盡可能地把工作情況反映清楚全面。可以按照工作的進程順序寫，這樣寫以其內在的邏輯關系來劃分層次就可以了。也可以按照工作的不同方面來寫，這樣寫，可以用序數詞來顯示，層次能夠比較清楚。

經驗和教訓是一個問題的兩個方面，可以分別分條表述。經驗包括工作中的所采取的做法或取得的經驗，教訓包括工作中的失誤和工作中存在的問題。寫經驗體會，應基于對某方面工作的全面、深刻的分析，把其中帶有規律性的指導性的東西加以歸納、提煉，使之上升到理論的高度。但是，總結經驗一定要從實際出發，不能人為地拔高。另外，有幾條寫幾條，不能為了湊數勉強硬寫。寫存在的問題和工作中的教訓，應該實事求是，如實反映，不能文過飾非，遮遮掩掩，要力求具體、深刻。

今后的打算，是針對存在的問題來寫的，重點要寫出如何發揚成績，汲取教訓，克服存在的問題，把工作做得更好。這部分內容要具體，措施要得當，方法要可行、有效。

專項工作報告的結尾一般用程式化的結尾用語，如前所述的“特此報告”、“以上報告，請審閱”等來結束。

（2）情況報告

情況報告主要用于向上級機關反映重要情況、重大事故或具有重大傾向性問題的報告。重要情況是指在工作中出現了意想不到的、對工作造成了影響的問題，例如在金融體制改革建立現代商業銀行運行機制過程中遇到的問題和阻力等，就應該適時地向上級機關如實報告。重大事故是指出現了突發事件、案件等，例如銀行發生了重大的火災、失竊、詐騙、搶劫等事故，就要迅速地向上級報告，有時還可以根據上級指示，越級報告。重大傾向性的問題是指已經發現苗頭，還沒有形成氣候，但是很可能對今后的工作造成影響的問題。例如在銀行減員增效政策出臺后，銀行員工的思想動態和社會各階層的反映等，作為基層行有責任向上級及時報告。

情況報告的作用是讓上級機關及時了解情況，一是供領導機關決策參考；二是讓上級 31

機關了解重大情況解決的是否妥善；三是讓上級機關在必要時作出指示，給予指導。

情況報告的開頭要視報告的內容來定。反映重要情況的報告，開頭一般要寫明因為什么原因，出現了什么情況，然后用“現將出現的情況報告如下”這樣的過渡句來引入主體部分的敘述。反映重大事故報告的開頭一般先寫在什么時間、什么地點、發生了什么事故，然后也用一句過渡性的語句引起報告的詳細內容介紹。反映重大傾向性問題報告的開頭，一般要先寫明在什么情況下，發現了什么苗頭，為什么引起了注意。然后也是用過渡性的語句引起下文。

主體部分。這類報告反映的事項一般比較單一。反映重大情況的報告在寫作中把重大情況敘述清楚，然后把情況發生的背景、造成的影響和損失以及采取的措施和處理的結果交代清楚。反映重大事故的報告要寫明事故的具體時間、地點、原因、人物、結果、損失程度等。然后說明已經采取的補救辦法和善后善后措施。反映重大傾向性的報告要把傾向性的問題說清楚，并分析、預測其發展趨勢以及可能帶來的后果。

結尾。如果是反映重大情況和反映重大事故的報告，可以用“特此報告”之類的慣用語收束。如果是反映重大傾向性的報告，可以用“特此報告，供參考”之類的結尾用語來收尾。

（3）答復報告

答復報告是為回答上級機關的詢問而寫作的報告。這種報告的特點一是具有被動性，是在上級詢問之后而寫作的，二是針對性很強，上級問什么，就答復什么，不能所答非所問，也不能回答沒有詢問的問題。

值得注意的是，一是對待上級詢問的事項，一定要慎重，如果情況不夠清楚，一定要深入實際認真調查，掌握真實情況后再作回復；二是如果上級是用函來詢問的，本來是可以用函來回答的，但是為了表示對上級機關的尊重，一般還是用報告作答為好；最后就是要及時回復，不得拖延。

（4）報送報告

報送報告，是向上級機關報送材料或物品的報告。它的寫法非常簡單，一般只需寫明“現將××××報上。請審閱（或請查收）”即可。報送的材料、物品的數量要在附件說明里寫清楚。

（三）報告行文應該注意的事項

1．確屬必要。對常規性的工作，要按照常規要求及時向上級報告工作。對上級沒有要求要寫的報告，發文機關一定要考慮是否需要行文。如果確系重大情況和問題，要毫不猶 32

豫地迅速行文，而一些無關緊要的事情，則沒有必要行文。不能大事小事均向上級報告，分散上級機關的注意力，增加上級的工作量。

2．質量要高。高質量的報告首先要保證情況屬實，不能有半點虛假，包括對材料的分析、對情況的看法都要力求準確；其次中心要突出，條理要清晰；最后是報送要及時，否則，事過境遷，報告就沒有意義了。

3．報告一般不能越級，不能夾帶請示事項。【例文】

關于大連分公司籌備工作進展狀況的報告

總公司：

我們分公司籌備小組在總公司領導的指示和安排下．于20×年×月×日到大連開展籌備分公司的工作，現工作已進行了××天。現將籌備工作第一階段主要進展情況電傳總司，向領導匯報如下：

一、在籌備工作中，我們始終堅持總司領導結合市場需要，積極穩妥地落實各項工作的指導精神，在具體項目辦理工作中，大搞市場調查研究工作，做到結合實際，以充分的調查數據作決策指導。

二、分公司的營銷總部選址選在該市××街××號××大廈，共租××間房，總共×××平方米，租價意向為年××萬元。我們是依據辦公點是否有利于業務聲譽和價錢是否合理的標準選址的，如果這一選址得到總公司的批準，我們將進行下一階段的裝修、購買辦公設備及發布招聘公司職員廣告的準備工作。

三、分公司接運總公司材料的倉儲地及企業部選取在該市××區××鎮。選用這一地址的做法標準是節省成本，如在該市市區內選點，經我們匡算，總成本將比現選址高出15％以上。現在我們與該鎮人民政府關于該選點的意向已確定。

四、分公司籌備小組在該市開展工作，其困難程度要比原來預想的大得多，目前尚有不少工作比預定程序所確定的日期慢了半拍。其中的主要問題是和當地有關單位協調的問題。我們原匡算的資金投入與現在的市價有一定的差距，這是造成我們在原有意向的基礎上談判期延長的主要原因。為此，請總公司領導對加大投入做出預前考慮。加大部分所需比例約為原計劃的3％。

籌組工作雖有種種困難，但我們準備加大工作力度，相信第二階段的籌組工作能如期完成。

請總公司領導及時將工作指導意見電傳給我們。特此報告

×省×公司大連分公司籌備小組

二○××年×月×日

三、請示

（一）請示的適用范圍

按照《辦法》中的規定，請示是“適用于向上級機關請求指示、批準”的公文。具體說來，請示的用途有：

1．請求指示

下級機關在實際工作中，遇到新情況、新問題，因為在政策上沒有明文規定，處理起來沒有把握，需要上級給以指示的時候，要用請示。

2．請求批準

下級機關在處理較為重要的事件或問題時，政策規定在處理前必須經上級批準的，如機構設置、人事安排、重大決策等，要用請示。

3．請求幫助

下級機關遇到無權或者無力解決的問題，需要上級機關授權或者在人力、物力、財力等方面給以幫助時，要用請示。

4．請求解答

下級機關在執行政策時遇到困難或執行中遇到新的情況時，對方針政策吃不準時，對上級機關的某個決定有不同看法時，要用請示。

5．請求協調

下級機關的工作涉及其他機關或部門，在處理工作時與其他機關或部門意見出現分歧，需要上級裁決或協調時，要用請示。

（二）請示的特點 1．請求性

本機關、本部門打算辦理某種事情或解決某個問題，而自己卻無權去做，或者沒有能力去做，或者不知應不應該辦理及怎么辦理，在這種情況下，才請求上級指示或幫助。這種祈請上級機關的特點，是請示最突出的特點。

2．對應性

在公文體系中，請示是為數不多的雙向對應文體之一。與它相對應的文體是批復。下級機關的請示報送給上級機關，上級機關無論是否同意請示的事項，無論能不能給予解決或說明，都要給下級機關一個回復。下級機關是在遇到比較重大的應該辦理的事項，而又拿不準或無力辦理的情況下才請示的，所以上級機關有義務、有責任盡快予以答復。這不僅是下級機關請求的需要，而是請示這種文體法定的特性。

3．單一性

公文的一個突出特點就是一文一事，而請示和其他文種相比，這種特性更加突出。在一份請示中，只能就一項工作、一種情況或一個問題進行請示，不得在一份請示中包含幾個需要請示的內容。如果需要請示上級機關的問題較多，那就要一個事項發一個請示，各自獨立成為一個文件。

4．時效性

請示內容所反映的事項或問題，一般都是近期需要辦理的，所以，文秘人員應該根據領導的安排及時地寫作和發文，以便盡早得到上級機關的批復，及時解決應該解決的問題。相應地，上級機關在處理下級機關的公文時，要注意請示的時效性，及時地給以批復。

（三）請示的寫法

請示的結構包括標題、主送機關、正文三部分內容。1．標題的寫法

請示的標題由發文機關名稱、事由和文種三部分構成。如《××省人民政府關于增撥防汛搶險救災用油的請示》。

擬訂請示的標題要注意兩個問題，一是要把事由概括準確、精練，保證標題簡短，事由明確；二是避免出現同義動詞的重復出現，如《關于請求批準購買×××的請示》。這個標題里的“請求批準”是多余的，應該刪去。

2．主送機關的寫法

主送機關就是受文對象，它回答“請示誰”的問題。主送機關要寫全稱或規范化簡稱。主送機關只能是一個，絕對不能多頭主送。如果需要其他上級機關知曉，可以用抄送的形式。

3．正文的寫法

請示的正文一般分三個層次，即事由、請示事項和結尾。（1）事由

事由寫在請示的開頭。所謂事由，就是要寫明請示的原因、背景、依據，回答清楚“為 35

什么要請示”的問題。這部分內容在很多情況下是請示的主要部分，而下文的請示事項則很簡單，有了事由的鋪墊，要求上級機關做什么，寫清楚就可以了。因此，這部分內容要寫得充分、恰當、具體、明了。

如果請示僅僅是按照規定履行程序，那開頭的事由部分可以簡略一些。（2）請示事項

請示事項即要求上級給予指示、批準的具體問題。回答的是“請示什么”的問題。這是請示最核心、最重要的部分。請示的事項要清楚、直接地表述。分條來寫，可以保證清晰明了。在請示的事項中，不能含糊其詞，即使是對拿不準的問題，也要表達本級機關對此問題的認識、看法，對準備辦理的工作，如果有幾種不同的各有利弊的方案，要逐一列出，以便上級機關選擇確定。決不能只擺情況和問題，沒有自己的態度，把矛盾推給上級機關。

（3）結尾

請示的結尾一般都用程式化的結尾用語，如“妥否，請批示”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，請予批復”等。結束語，既要表達緊迫的意思，又要用語謙和，不宜用“請從速批復”、“請盡快撥款，以解急需”等類結尾用語。

請示因為是一文一事，特別是基層工作中所寫的請示，它的正文一般不應太長，只要把請示的原由交代清楚，把請示的具體事項表述清楚即可。

（四）請示與報告的區別

請示和報告都是工作中使用頻率較高的上行文，但是它們承擔了不同職能，各有各的適用范圍。很多機關不能準確把握二者的區別，該用請示的用報告，該用報告的用請示，甚至將兩種文體合用，稱之為“請示報告”。據一研究者對某一沿海城市的調查，1988年該市政府收到請示類公文1930篇，竟有1489篇用“報告”或“請示報告”行文。盡管最近幾年國家加大了公文規范的力度，很多理論工作者和實際工作者不斷呼吁要區分使用，但是，誤用兩種問題的現象還是時有發生，造成行文混亂，給辦文帶來了很多麻煩，以至影響效率，給工作帶來了不應有的損失。

報告和請示的區別，在分析它們各自的特點里面，已經涉及，為了更清楚地了解和更準確的把握二者的用途和特點，現將它們的區別歸納如下：

1．行文的時機不同

大多報告具有事后性，即使是在一項工作進行到某一階段（事中）向上級作的報告，那也是報告前一階段的工作，因此，報告是事后行文的文種。而請示則必須事前行文，因 36

為請示所涉及的工作或事項，必須經過上級機關批準才能進行。先斬后奏，做完才請示是不符合組織原則和管理規定的。

2．行文的目的不同

報告是匯報工作，反映情況的公文，其目的是讓上級機關了解下級機關的工作情況，掌握動態，為做出決策和指導工作提供依據。而請示則是用于向上級機關請求批準的事項，其目的是通過上級機關的決策和指示，解決工作中亟待處理而又無權或無力解決的具體事項。

3．結構和內容構成不同

報告的結構相對于請示來說比較自由一些，結構安排不拘一格，根據不同的內容可以采取不同的結構方式；其內容也可以比較廣泛，可以一文一事，也可以一文多事（如綜合工作報告）。而請示在結構上要求比較嚴格，它的組成部分必須有請示的緣由、請示的事項和慣用的結尾用語；在內容上必須一文一事，決不可以一文多事。

4．辦文的方式不同

報告的目的是供上級機關了解情況的，那么，上級機關接到報告后，沒有法定的義務要求予以回復，因此，報告中不能夾帶請示事項，否則，貽誤工作發文的下級機關要負責任。而請示則要求受文的上級機關必須及時盡快的給予批復，或者同意，或者不同意，都不能不了了之。【例文】

××分行關于設立老干部辦公室的請示

省分行：

隨著干部制度的改革和時間的推移，工商銀行離退休干部日益增多目前已達785人。由于沒有專門的管理服務機構和工作人員（一直掛靠在人事科），致使這些老同志的政治學習和生活福利得不到應有的組織和照顧，一些實際困難得不到及時妥善的解決。為了更好地使離退休老同志老有所為、老有所養、老有所依，充分發揮余熱，根據上級有關部門的規定和離退休老同志的迫切要求，我們擬設立老干部辦公室。現將設立老干部辦公室的幾個問題請示如下：

一、老干部辦公室的主要職責是做好離退休老同志的管理服務工作。具體任務是：

（一）貫徹落實省分行的老干部處的指示精神，統一管理全行的老干部工作。

（二）組織行機關離退休老同志學習并指導各支行老干部管理部門組織離退休老同志 37

學習黨和國家的方針政策，了解改革開放的進展情況，跟上迅速發展的新形勢。

（三）定期召開老干部座談會，交流思想。及時了解離退休老干部的思想動態和他們的困難，在可能的情況下，盡力設法幫助解決。

（四）開展力所能及、豐富多彩的文體活動，豐富離退休老干部的晚年生活，增進他們的身心健康。

二、編制、干部調配及經費的解決辦法：

（一）老干部辦公室直屬我分行領導，擬設科級建制。

（二）該辦公室擬設行政崗位五個，其中主任（正科級）一名，副主任（副科級）一名。編制由行內調配解決。

（三）老干部辦公室經費由工商銀行行政經費中調劑解決。以上請示妥否，請批示。

四、批復

（一）批復的適用范圍

按照《辦法》規定，批復“適用于答復下級機關的請示事項”。

批復和請示是相互呼應的一對公文，這在公文中是絕無僅有的。下級機關以請示的形式要求上級機關對請示的事項給予答復，上級機關在接到請示后，要及時研究，予以明確答復。

（二）批復的特點 1．被動性

批復以下級請示為存在條件，先有請示，后有批復；只要有請示，必定對應批復；下級有多少份請示，上級就要有多少份批復。批復從不主動行文，這是個特點是所有公文文種里獨一無二的。

2．針對性

批復是針對下級的請示行文的，它必須針對下級提出的問題來回答，不能所答非所問，要直接就請示的事項明確地做出表態：完全同意，或部分同意，或不同意。

3．權威性

下級機關用請示來要求上級機關回答，一般都是重大的事項。對于上級機關，撰寫批復的依據必須是黨和國家的有關的方針、政策，不能靠長官意志。因此，批復對于下級機關來說，具有法律的權威性。

下級機關一旦接到批復，必須依據批復精神處理辦理事項，不得違背和走樣。

（三）批復的結構和寫法

批復的結構包括標題、主送機關、正文三個部分。1．標題的寫法

批復的標題一般采用公文常規標題的寫法，即發文機關＋事由＋文種的形式。如《××省人民政府關于××市土地利用總體規劃的批復》。批復標題的事由即請示（也是批復）的事項，為了使批復的標題準確、鮮明，往往在標題中把請示（也是批復）的事項或請示的標題寫明，這樣，批復的標題一般比較長。如《國務院關于廣東省深化改革擴大開放加快經濟發展請示的批復》、《國務院對財政部關于對外國企業常駐代表機構降低核定利潤率征稅請示的批復》。

2．主送機關的寫法

批復的主送機關一般只有一個，那就是發出請示的下級機關。但是，有時上級機關認為請示的事項具有普遍性，那么可以利用其他的辦法來處理：一是除批復原請示機關外，并轉有關機關，如《國務院辦公廳關于深圳特區私人建房問題給廣東省人民政府辦公廳并福建省人民政府辦公廳的批復》；二是將批復抄送給有關機關和單位；三是另用通知行文，將本機關對原請示中反映的普遍性問題的有關意見傳達下去。

3．正文的寫法

批復的正文部分一般分為四個層次，即批復的依據、批復的事項、執行要求和結束語。（1）批復的緣起和依據

批復的緣起是批復正文必不可少的內容，一般的寫法是在批復的第一句話引敘來文，要完整的引用請示的標題及發文字號，如“你省《關于變更××市行政區域范圍的請示》（×政[199×]49號）收悉。”

請示的依據一般是批復的第二句話，要寫明以下批復的意見是根據什么政策提出的。可表述為“根據××關于××的規定，批復如下：”必要時可以引文件名和發文字號及條款序號，有時也可以引用政策的原文。如果所請示的問題在上級文件和規定中找不到依據，可以寫成“經研究，現就有關問題答復如下：”

（2）批復事項

批復事項也可以稱作批復意見，是針對請示所提出的問題，給予明確具體的答復。如果完全同意，就要在復述原請示主要內容后，明確表示肯定性意見。部分同意的，要復述同意的內容，對不同意的那部分內容，還要在復述內容后，說明不同意的理由。如果對請示的內容不予批準，也要在否定性意見后說明理由。雖然是對下級機關行文，但是也要注 39

意用詞的選擇，一般不要過于生硬。如果批復的事項比較多，為了清楚的表述，可以分條來寫。

（3）執行意見

執行意見也可以稱作執行要求。這部分內容要看行文需要確定，不是每個批復都必須具備的。如果需要寫執行要求，則要簡潔明了。有些批復只是批準事項，那么這部分內容就沒有必要了。

（4）結束語

一般用“此復”、“特此批復”等慣用語來收尾，有的也可以不用，批復內容和執行要求寫完了就結束。

批復的一般都比較簡短。內容簡單的批復，正文部分文段合一。內容多的批復，其請示事項和執行要求根據需要，可分段或分條來寫。

（四）批復寫作注意事項 1．及時回復

無論是否同意下級的請示事項，都要及時的予以答復，以免貽誤工作，如果超出下級要求的時限，應及早對下級說明原因。有的上級機關為了促進改進工作作風，提高工作效率，還提出了自我約束的措施，即超過了下級要求的時限未作答復，下級可以理解為上級同意請示事項。

2．態度明朗

無論是否批準，都要鮮明的表明態度，不能含糊其詞，模棱兩可。如果對請示的事項原則上同意，但是覺得請示所表述的措施、辦法不夠妥當和周密，可以將原文退回，請其修改后再作批復。

3．協商一致

如果批復的內容涉及其他機關或部門，在批復前應同有關機關和部門協商一致，以免給下級帶來麻煩。

4．一文一批

這和請示一文一事是對應的。不能幾個請示作一個批復。另外，在一個請示里，只能就請示的事項進行批復，不能把其他的工作扯到里面來。如果另外有工作要布置，可以用其他文種另行發文。

【例文】

國家稅務總局關于外商投資企業和外國企業

購買國產設備抵免企業所得稅有關執行問題的批復

廣東省國稅局：

《關于外商投資企業和外國企業購買國產設備投資抵免企業所得稅有關問題的請示》收悉。現就執行國家稅務總局頒布的《關于投資企業和外國企業購買國產設備投資抵免企業所得稅管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）的有關問題，批復如下：

一、關于國家鼓勵項目適用范圍界定的問題

根據財政部、國家稅務總局《關于外商投資企業和外國企業購買國產設備投資抵免企業所得稅有關執行問題的通知》（財稅字[2000]49號）的規定，可給予投資抵免企業所得稅的國產設備，是指用于《國務院關于調整進口設備稅收政策的通知》（國發[1997]37號）中規定的《外商投資產業指導目錄》鼓勵類、限制乙類的投資項目（不包括國發[1997]37號規定的《外商投資項目不予免稅的進口商品目錄》）的國產設備。凡在執行中對企業購買的國產設備是否屬于上述規定的投資項目范圍判斷不準、或者存在爭議的，可征求省級外經貿部門的意見后確定。

二、關于企業申請抵免企業所得稅時提供“稅收（出口貨物專用）繳款書復印件”的問題

根據《管理辦法》第十條的規定，企業申請抵免企業所得稅時，應提供稅收（出口貨物專用）繳款書。若企業從非生產制造部門購買的設備、或者用投資總額以外的資金購買的設備、或者沒有取得稅收（出口貨物專用）繳款書的設備，但按照規定可以抵免企業所得稅的，在辦理抵免所得稅時，可以相應提供購買設備發票，不用提供稅收（出口貨物專用）繳款書。

二○○一年一月十七日

五、函

（一）函的適用范圍

按照《辦法》規定，函“適用不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。

函是一種使用頻率較高的公文，掌握它的適用范圍對于日常工作具有重要意義。掌握函的適用范圍，首先要搞清楚“不相隸屬機關”這一概念的內涵。以一個一級分行和它周邊的機關為例，來說明不相隸屬機關的含義。

1．與同一上級的其他一級分行、直屬分行不相隸屬。

2．與總行內設的個業務部門不相隸屬。同樣，一級分行的內設部門和下級分行也不相 41

隸屬。

3．與地方政府及其下設的各部門、各機構不相隸屬。4．與其他金融機構以及其他單位不相隸屬。

一個一級分行與以上所列的各機關、單位之間就是不相隸屬的關系。和這些機關和單位商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項，要用函。

人們通常說函是一種平行文，對于這個平行文的概念要準確的把握。從以上介紹的不相隸屬機關的含義看，所謂的不相隸屬機關，既有平級單位，也有比本機關級別高的，有比本機關低的。這里要注意的是，在同一行政系統內，只能用函向平級單位行文，但是對本系統以外的其他機關和單位，卻不必不計較行政級別，可以用函來行文。

（二）函的特點 1．行文多向性

函是平行文，不但可以和本系統的不相隸屬機關、單位行文，也可以向其他一切有業務往來的機關、單位行文。函也可以作為上行文和下行文。對于上級的問函，如果不是特別重大的事項，可以以函的形式回復，同樣，對于不是重大的事項，也可以用函的形式向下級機關行文。

2．使用的廣泛性

函既可以商洽工作，也可以詢問和答復問題，既可以請求批準，也可以答復審批事項。它的使用范圍在公文文種中，是其他文種無法相比的。

3．寫作的輕便性

函的行文比較自由，寫作也比較靈活輕便。它一般就事論事，所以篇幅較短。

（三）函的種類和寫法 1．函的種類

函按照不同的標準可以區分為不同的類別。

按照格式劃分，可以分為公函和便函。公函的使用、寫作、格式和辦文的規則都與正式公文一樣。而便函則不屬于正式公文，不需要完整的公文格式，但是要加蓋公章。

按照行文方向劃分，可以分為來函、去函和復函。來函是指對方機關主動發來的函，去函是指本機關主動發去的函，復函是指答復來函和回復批準事項的函。

按照作用劃分，可以分為商洽函、詢問函、答復函、請求函。2．函的寫法

函的結構包括標題、主送機關、正文三個部分。

（1）標題的寫法

函的標題和其他公文的標題基本一樣，也是由發文機關名稱、事由和文種組成，如《××省人民政府關于請對虎灘海濱花園項目建設給予支持的函》。但是，有些函為了使標題更加清楚地表達函的內容，往往在標題中加函的主送機關名稱，如《中國科學院××研究所致××大學為商洽建立全面協作關系的函》、《國務院辦公廳關于懸掛國徽問題給湖北省人民政府辦公廳的復函》

（2）主送機關的寫法

函的主送機關要寫全稱，和其他公文一樣，主送機關只有一個。（3）正文的寫法

正文是函的主體部分。內容包括原由、主體、結語三個部分。原由部分即發函的起因，寫明發函的原因。有的函原由部分簡略，而事項部分詳細，有的函原由部分詳細，而事項部分簡略，這要視函的內容來具體確定。如果是復函，則要在原由部分首先寫明“貴單位×年×月來函收悉、經研究，現回復如下：”之類的語句，然后回復事項。原由部分寫作時要注意避免和標題重復。

主體部分要緊接原由部分清楚地表述要商洽的工作、詢問或答復的問題、請求批準的或答復審批的事項。內容簡短的可以篇段合一，緊接著原由部分寫事項，內容較多的可以分段來寫。

函的結尾部分，如果是去函，不需要答復的，可用“特此函告”之類的結尾用語結束；如果需要答復，可用“請復”、“特此函告，請復”、之類的結尾用語結束；如果是復函，則可用“特此函復”“專此函復”“此復”之類的結尾用語結束。需要注意的是“此復”這一結尾用語，只適合在答復下級機關的函中使用。

【例文】

關于聯系技術人員出國學習的函

×市科技局：

得悉貴局近日與澳大利亞××公司達成協議，將由貴局在貴市選派×人到澳學習。我公司與澳大利亞××公司同是生產羊毛紡織品的公司，但因我們的印染技術較差，又難以有緣師從強者，影響了產品的質量。因此，我公司想趁此機會派一技術人員隨參觀團到澳學習。懇請貴局助我公司一臂之力，幫助我們安排一技術人員到澳大利亞××公司學習。我公司將對貴局付出一定的勞務介紹傭酬。未知允否？專此函達，敬請回復。

×市××公司 二○××年×月×日

第三節

銀行常用事務文書

一、計劃

（一）計劃的概述 1．什么是計劃

古人云：“凡事預則立，不預則廢。”其意思是說，無論做什么事情，事先有計劃才能成功，沒有計劃，就可能導致失敗。

現代管理科學認為，管理活動大致包括四個方面，即決策、計劃、組織和控制。這四個步驟是環環緊扣，缺一不可的。計劃介于決策之后，處于組織和控制之前，可見計劃在現代管理方面是相當重要的。計劃是決策的具體化，書面化，是組織和控制的依據。沒有計劃，決策就不能得到很好的落實，沒有計劃，組織和控制就失去了方向和目標。原聯想集團總裁柳傳志說：“聯想集團發展得比較快的主要原因，應該就是成功的制定戰略和實現了戰略要求。”“制定戰略”就是制定計劃，“實現了戰略要求”就是完成了計劃。現代管理中，成功企業的實踐，無不證明計劃的重要。

根據以上分析，可以給計劃定義為：計劃是為完成某一時期的預定任務而對完成任務的步驟和方法做出具體安排的文書。

理解上述定義，應抓住預定任務和完成任務的步驟和方法這兩個概念，如果沒有預定的任務，也就是要完成的工作，就談不上計劃的寫作，如果沒有完成任務的步驟和方法，所做的計劃也就沒有實際意義了。這是任何計劃都必須具備的兩個要素。

計劃適用于一切機關、單位，一切人員，但是作為事務性文書的計劃，則主要用于黨、政、工、青、婦機關和企事業單位及學校。

計劃廣義上說是這類事務性文書的統稱。規劃、安排、要點、方案等也屬于計劃的范疇。

規劃，一般指較長期的計劃，是對未來的總體的工作目標做出全面籌劃和戰略部署的較為宏觀的計劃。如《××省國民經濟第十個五年發展規劃》。

安排，一般指當前的短期的計劃。是就某一項單一的工作做出較為詳盡的具體的計劃。如《××縣3月份植樹造林工作安排》。

要點，一般指比較簡明、扼要的計劃，是反映一個單位某一時期主要工作的計劃。如《××局2003年工作要點》。

方案，是對未來的工作做出最佳安排的計劃。是具有較強的專業性和約束性的計劃。如《××銀行清產核資試點工作實施方案》。

另外，我們日常工作中常說的打算、設想等，也有計劃的意思，但是因為它們一般目標不夠明確，步驟、方法等還不完善，線條較粗，所以，它們還不能算做計劃。

2．計劃的特點（1）預見性

這是計劃最顯著的特點之一。計劃不是對已經形成的事實和狀況的描述，而是在工作開展之前對工作的目標、工作的步驟、工作的方法予以明確，作出安排。這種安排雖然是根據上級機關的要求、以往的經驗和目前的客觀形勢做出的，但是畢竟是在事前做出，這就決定了計劃具有預見性的特點。可以說，預見是否科學、準確，是計劃能否起到指導工作作用的關鍵。

（2）約束性

約束性是決策的具體體現，是經營管理的目標，是監督考核的依據。它一般是根據上級機關下達的工作任務制定的，制定后，一般也要經過上級機關批準。所以計劃一經通過、下達，在其所計劃的范圍內，對工作就有了指導作用，對員工就有了約束力，各有關方面和人員必須認真遵照執行。如果需要調整和修改，一般都要履行一定的審批手續。

（3）具體性

計劃是為了完成工作任務而做的事先籌劃，所以它在寫作時，都要根據不同情況的需要，盡可能地做出詳盡的安排。如總目標的確定和科學的分解，人力、物力、財力等資源如何配置，工作階段如何劃分與過渡，都要予以謀劃，以使工作計劃具有可操作性。

3．計劃的分類

計劃因其與工作和學習密切相關，所以總類繁多，按照不同的標準可以分成不同的種類。

按照時間長短劃分，可以分為長期計劃、短期計劃。長期計劃一般指一年以上的計劃，短期計劃指年度計劃，季度計劃，月份計劃等。

按照功用劃分，可以分為生產計劃、工作計劃、學習計劃等。按照內容劃分可以分為綜合計劃、專題計劃等。

按照作用劃分，可以分為指令性計劃、指導性計劃等。指令性計劃是國家或者上級機關直接明確下達的，并且提供必要的保證，要求必須完成的；指導性計劃是通過有關政策法令、利用經濟杠桿和各種措施，提供必要的信息和咨詢服務，給以必要的指導，將指標 46

第二篇：事務文書寫作

應用文寫作

第七講事務文書的寫作（2）：計劃、總結

（課時4×2節）

一、計劃

備忘：2006－11－2在王晶教案基礎上改成。PPT也是。我做了修改。略微參考《公關寫作》。PPT已經統一改了。

2007－1－17又改并原稿入此，PPT沒有相應修改。

1．計劃的定義

計劃是人們在一定時間內為實現某項目標或完成某項任務而事先做的安排和打算。

計劃是個統稱，它是計劃類這一大類應用文的統稱。是一種預先作出設計安排的事務性文書。通常所說的規劃、方案、安排、打算、設想、要點等，都屬于計劃，它們都是根據計劃目標的遠近、時間長短、內容詳略等差異而確定的名稱。

規劃是具有全局性的、較長時期的長遠設想。是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規劃》。

綱要——和規劃相同，它們都是各級領導機關根據戰略方針，為實現總體目標 對某個地區或某一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例：《××市2000年經濟發展綱要》。

方案是從目的、要求、工作方式方法到工作步驟——對專項工作作出全面部署與安排的計劃。也就是：從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性 的計劃。方案一般適合專項性工作，其實施往往須經上級批準。例：《××市住房分配制度改革實施方案》。

安排是對短期內工作進行具體布置的計劃。是短期內要做的，且范圍不大、內容單

一、布置具體的一類計劃。例：《××系第×周工作安排》。

設想是初步的草案性的計劃。是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用 時限較長。例：《××市拓展就業安置門路的設想》。

打算是短期內工作的要點式計劃。也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的內容范圍不大且考慮近期要做的。例《××學校爭創文明校園的打算》。

要點是列出工作主要目標的計劃。是將計劃的主要內容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較 短的計劃。例：《××局19××年工作要點》。

計劃是對有關工作預先做出的安排和部署。所以訂計劃、寫計劃文是嚴肅的、重要的工作。定計劃應該從實際出發，量力而行；計劃應該有預見性、指導性和可行性。

2．計劃的種類

計劃以不同標準可分為不同的種類。

按寫作主體分：國家計劃、單位計劃、集體計劃、個人計劃

按計劃事項內容分：

常規的：工作計劃、生產計劃、貿易計劃、作戰計劃、學習計劃等。

常規工作計劃一般以、半年為期，又可分為：

計劃、半年（學期）計劃、季度計劃、月計劃、周計劃

專項的：比如：校慶計劃；排球賽計劃；攝影展覽計劃；社會考察計劃，授課計劃（教案）

按時間、內容的重要性等因素綜合來分：規劃、綱要、方案、計劃、安排、設想、打算、要點等

從文書形式著眼來分：文章式、清單式和日程表式。例如：

《廣東外辦禮賓計劃》(文章式，稱為計劃文)；

《××公關咨詢公司的預算》(清單式，稱為清單)；

《記者招待會倒計時日程表》(日程表式，稱為日程表)。

2．計劃范文

（1）二渡赤水河的行動計劃

（2）華文教育系2005-2006學第二學期學生工作計劃

（3）威德龍中秋節巨型月餅展示活動工作日程推進表

（4）個人進修計劃

3．計劃的寫作要點

計劃文可以寫成散文式、條文式和日程表。這里僅講條文式計劃，即把計劃內容分條列項地寫出來。一般的工作計劃都是用這種格式，與表格式相比，其特點是具體明白。

由標題、正文、落款構成。

(1)標題。由四個要素組成：單位名稱、適用時限、計劃內容和計劃種類。視 計劃文本的成熟程度，有可能出現第五個部分，即在標題尾部加括號注明：草案、初稿、征求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業工程實施方案(討論稿)》。

（2）正文。正文是計劃的主體部分，是具體內容，一般由前言、目標和任務、辦法與措施、時限與步驟構成。

前言（引言）——計劃通常有一個“前言”段落，主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說明分析。前言文字力求簡明，以講清制訂本計劃的必要性、執行計劃的可行性為要，應力戒套話、空話。

如果說前言回答了“為什么做”的問題，那么正文其他部分要回答“做什么”、“怎么做”、“何時做”等問題。

目標與任務——首先要明確指出總目標和基本任務，隨后應根據實際內容進 一步詳細、具體地 寫出任務的數量、質量指標。必要時再將各項指標定質、定量分解，以求讓總目標、總任務 具體化、明確化。

辦法與措施——以什么方法，用什么措施確保完成任務實現目標，這是有關計劃可操作性的關鍵一環。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創造哪些條件，排除哪些困 難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性，而關鍵在于有實事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實可行的。

時限與步驟——工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，為此在計劃中針對具 體情況應事先規劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作 有序，執行無誤。

（3）落款。在正文右下方署上制訂計劃的單位名稱，在署名的下行寫上日期。

計劃是指導實踐的，因此撰寫的內容要詳略得當，突出重點。對目的、任務、指標、方法、步驟、時間、措施、負責單位及組織指揮等都應寫得具體、明確。做到“定事、定人、定時、定量、定質”，以便于組織實施和監督檢查。

撰寫計劃力求以盡可能小的篇幅，表達最大的信息量。因此，無需議論過多，也不必敘述過程。語言應該直截了當，要言不煩；條理清楚，一目了然；數據準確，真實可信。

二、總結

備忘：2006－11－2

2007－1－17在本人著作基礎上改成，參看過王晶教案。

1．總結的定義

總結文就是以記錄、歸納概括個人或組織某一段或某一項工作內容、經驗教訓等為主要任務的實用文體。

總結的目的是為了更好的實踐，它是人們實踐活動向更高級階段發展的先導。我們不僅要善于作總結，而且要善于寫總結文。

2．總結的特點

（1）業務性較強。

（2）理論性、經驗性較強。

（3）一般用第一人稱。

3．總結的種類

（1）從寫作主體入手，可以將總結文區分為社會組織總結和個人總結

《華文教育研究所2005年工作總結》，《××鎮1992年信訪工作總結》

《美國工作小結》《我在外事接待中做好對外宣傳的幾點體會》，（2）從被總結工作的內容入手，總結文又可分為工作總結文，學習總結文，思想總結文。

（3）從被總結工作的性質入手，工作總結文可以區分為綜合工作總結文和專項工作總結文《北京市××區民政局1986年工作總結》

《時空化的德育與真實化的活動——2001.9—2002.1洪城河小學德育(少先隊)工作總結》

《暨南大學華文學院國務院僑辦泰國、緬甸華文教師培訓班工作總結》

（4）從被總結工作的時間區分，可以將工作總結文區分為工作總結文、季度工作總結文、月份工作總結文等。

4．總結范文

（1）華文教育研究所2005年工作總結

（2）時空化的德育與真實化的活動

——2001.9—2002.1洪城河小學德育(少先隊)工作總結

（3）小學語文教學工作總結

（4）美國工作小結

5．總結的寫作要點

(1)內容與觀點

第一，掌握有關政策和理論，精通業務。

第二，熟悉已做工作，充分占有材料。

第三，總結規律，提煉觀點。

(2)結構

A.標題。

第一種是公文式標題：“總結主體+期限或工作內容+文種名稱”《。大連市外事辦公室1984年接待外國來訪記者總結》，《接待朝鮮客人的一些做法》

第二種是論文式標題，題目比較靈活，或概括經驗內容，或表明觀點，有的還加一行公文式標題作副題。例如：某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的?》《新思路新方法——天津海河塑料廠改造思想政治工作的實踐及啟示》，《時空化的德育與真實化的活動——2001.9—2002.1洪城河小學德育(少先隊)工作總結》

B.正文（主體）。

①概況；②成績；

③做法、體會或認識、教訓；

④問題、不足；⑤改進措施、今后努力方向、打算或建議。

多數總結文取三部分結構法：

第一部分：概述基本情況。

第二部分：詳述成績、收獲，做法，體會、認識或經驗。

第三部分：簡述存在問題、改進措施，今后努力方向或建議。

C.具名與日期

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

(3)表達

觀點帶材料

點面結合三、思考練習

計劃文和總結文根據內容性質都可以分為個人的和組織的，專項的和常規的。請舉一個組織的專項工作的總結的例子。

答案： 《暨南大學華文學院2006年留學生夏令營活動總結》。（只要符合要求的都可以）。

四、作文

1．寫一份工作計劃。個人的或者組織的（學生會的，班級的），的（常規的）或者專項的。

2．寫一篇總結。綜合的或者專項的。

作文評講：

第三篇：事務文書寫作例文

第一部分 事務文書寫作

情況反映

參考例文：

情況反映

近年來，隨著我國城市化進程加快，大量農民集體用地被國家征用，農民利益得不到滿足，引發了農民上訪，甚至對抗事件。該問題能否妥善解決直接影響到農民生活、農業發展、農村穩定。河北北焦村土地征用基本情況為：第一，幾乎所有耕地都已被占用，目前僅余30多畝耕地；第二，農民獲得補償費用過低，無法滿足農民的損失。

……

我國政府已下發《關于深化改革嚴格土地管理的決定》，規范了審批權，并對補償作了新的承諾：補償已達到法定上限但仍不足農民保持原有生活水平的，政府可以用國有土地有償使用收入予以補貼。也有專家認為將土地轉讓市場區分為兩個大類進行交易，可以使農民得到應有補償。

會議記錄

會議記錄參考格式1：

會議名稱：×××××× 會議時間：××××××

會議地點：×××××× 會議主持人：××× 記錄人：×××

出席與列席會議人員：××× ××× ×××。。。缺席人員：××× 會議主持人審核簽字： 主要議題：×××××× 發言記錄：

×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。× ×。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。

會議記錄參考格式2：

× × 局辦公會議記錄

時間：××××年×月×日×時 地點：安全生產管理局第一會議室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××× 缺席人：××× ××× 主持人：王××局長

會議議題：×××××××××××× 主持人發言：×××××× 與會者發言：

×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。× ×。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。散會 本會議記錄共×頁 主持人：×××（簽名）記錄人：×××（簽名）

計劃與規劃

參考例文1：

西第鎮2007“雙培雙帶” 先鋒工程計劃

為認真貫徹黨的十六屆五中、六中全會精神，把“三個代表”重要思想落實到村組，切實提高全鎮黨員、干部帶頭致富，帶領群眾共同致富的本領，促進農民增收致富，現結合我鎮實際，特制定2007年“雙培雙帶”先鋒工程工作計劃。

一、指導思想

堅持以“三個代表”重要思想和黨的十六大、十六屆六中全會精神為指導，緊緊圍繞新農村建設這一主題，著眼于黨員充分發揮先鋒模范作用，著眼于增強農村基層黨組織的凝聚力和戰斗力，著眼于黨建工作與經濟工作的有機結合，不斷豐富農村基層黨建工作的內容和形式，推進保持共產黨員先進性長效機制的貫徹落實，求真務實，開拓創新，努力把農村基層組織建設成為貫徹“三個代表”重要思想的組織者、推動者和實踐者，為我鎮新農村建設提供堅強的組織保證。

二、目標任務

總體任務目標是：

……

具體目標任務是：

……

三、主要措施

……

四、幾點要求

……

中共西第鎮委 2007年1月1日

參考例文2：

××鄉鎮××村“十一五”建設規劃書

根據中央提出的“生產發展、生活寬裕、鄉風文明、村容整潔、管理民主”的社會主義新農村二十字方針，結合我省我縣×××鄉鎮×××村實際情況，特制訂×××鄉鎮×××村“十一五”建設規劃如下：

一、指導思想

……

二、主要措施

……

調查報告

參考例文：

關于黔江特大交通事故的報告

中共重慶市委、重慶市人民政府：

19日2時50分左右，重慶黔江區境內一輛載有33名乘客的大巴客車發生交通事故，截至記者發稿時，已有27人死亡，另有4名重傷人員還在全力搶救之中。

……

為此特提出如下建議：

第一、全市各級交通管理部門和各專業客運單位必須認真吸取本次交通事故的慘痛教訓，立即開展道路交通安全大檢查，對客運路線、客運車輛和客運駕駛員進行全面整頓。

第二、從提高認識入手，大力開展交通事故預防工作，最大限度 地消除各種交通事故隱患。

第三、廣泛開展交通安全教育，增強全民交通安全意識。

×××

2004年4月16日

總結

參考例文1 ：

關于2008年失業再就業人員培訓工作總結

今年縣失業保險處下達給我校158名下崗職工培訓指標，學校通過提高認識，端正態度，加大投入，夯實基礎、靈活辦學、搞好服務、建章立制、規范管理等一系列有效措施，很好地完成了培訓工作任務，現總結如下：

一、提高認識，端正態度 ……

二、加大投入、夯實基礎 ……

三、靈活辦學，搞好服務 ……

四、建章立制，規范管理 ……

總之，2008年的失業下崗人員再就業培訓工作已經順利完成，但工作中難免存在著某些不足，敬請檢查驗收為盼。

××職業培訓基地 2008年12月31日

參考例文2 ：

大田縣2006年糧食生產工作總結

在國家、省、市一系列惠農政策指引下，在市委、市政府的正確領導下，在市農委的業務指導和大力支持下,我縣把糧食生產擺到突出的位臵來抓，糧食生產喜獲豐收。據統計，全縣糧食播種面積15.78萬畝，單產488公斤，總產62714噸，分別比去年增2.09%、10.8%、12.05%，全面超額完成市下達的糧食生產任務。現將我縣全年糧食生產情況總結如下。

一、實行糧食安全行政首長負責制 ……

二、貫徹和出臺扶持政策，充分調動農民的種糧積極性 ……

三、建立村級植保服務隊，提高作物病蟲防控能力 ……

四、發展糧食生產全程機械化，提高糧食生產效益 ……

五、加強技術培訓，提高技術到位率 ……

六、堅決制止農田拋荒，擴大糧食播種面積 ……

七、加大農技推廣力度，實施種子工程，提高單位產量 ……

八、加大農田和農資監管，保障生產安全 ……

經過長期的發展積累，我縣農業現代生產要素大量引入，科技成果不斷應用，經營方式不斷創新，勞動力素質逐步提高，促進糧食穩定發展的內在基礎不斷增強。明年我們將一如既往，在黨中央、國務院對“三農”工作的政策保障之下，在各地區、各部門的大力支持下，有各級農業部門和億萬農民的辛勤勞作，我們完全有信心、有能力保障糧食生產再上一個新臺階。

大田縣人民政府

二00七年一月九日

政務信息

參考例文一：

實施“春暖”工程，惠及困難人員再就業

今年以來，該縣通過加強組織領導、開展就業技能培訓、落實就業優惠政策、建立就業服務平臺、新上項目建設等措施，切實幫助“零就業”家庭、“4050”大齡人員和農村貧困人員、返鄉農民工等就業困難群體解決就業難問題，取得明顯成效。截至目前，該縣新增就業人數1.5萬人，安臵下崗失業人員再就業2332人，安臵“4050”大齡人員再就業796人，解決“零就業”家庭就業30戶，安臵返鄉農民工就業1萬人，安臵大學生就業300多人。

參考例文二：

××市深化文明生態村建設

一是扎實推進農村新民居建設。加強對新民居建設的規劃，確立示范村建設的“五種類型”，即整村新建型、舊村改建型、梯次新建型、散戶示范型、并村聯建型。對新民居建設實施分類指導、分步推進，確立新民居建設的“四種模式”，即燕趙新民居式、住宅公寓式、庭院別墅式、旅游仿古式等。深入農村廣泛宣傳新民居的實用功能，調動廣大群眾參與建設新民居的積極性。截止目前，已建成示范村13個、5935戶，今年又再次啟動了128個新民居示范村建設工作。

二是著力改善環境面貌。按照“一規三化”（村莊規劃、硬化、綠化、凈化）要求，加大對農村基礎設施建設的財政支持力度，新建修繕一批公共設施。實施門店整修美化工程，組織沿街商戶開展美化門店活動，引導商戶、居民做好門臉、門窗、門牌的美化。實施文明集市創建工程，廣泛開展文明集市、文明大集、文明廟會創建活動，做到秩序良好、干凈整潔。實施衛生清潔工程，廣泛發動居民群眾積極參與衛生清理活動，清除衛生死角，清理積存垃圾和河堤溝渠污水，做到主要街道垃圾箱和果皮箱擺放整齊，保持公廁清潔衛生。實施綠化工程，組織機關、企事業單位、群眾團體和廣大居民，采取認領、認種、認養等形式，栽植紀念樹、營造紀念林，提高綠化覆蓋率。認真開展“十星級文明戶”、“誠信農戶”創評活動，充分發揮道德評議會、紅白理事會等群眾組織的作用，革除陳規陋習、傳播文明新風。

三是依托“村民中心”培育新農民。下發《關于加強新民居示范村“村民中心”建設的實施方案》，對128個被列為新民居示范村的村民中心建設提出明確要求。專門成立領導機構，制定村民中心三級建設標準和推進步驟，提出因地制宜、分類指導、宜建則建、宜改則改、改建并舉的建設原則，嚴格落實各部門責任。依托“村民中心”，加大對農民的培訓力度，組織科技、農業、林業、衛生和科協等部門定期為群眾發布致富信息，積極為群眾生產生活提供幫助。積極組建各類興趣協會，壯大基層文體隊伍，市縣文化部門組織文藝演出團體、文體活動骨干深入到創建村進行指導幫助，打造出一批各具特色的文化專業村。

參考例文3：

多措并舉、化危為機、努力開創××縣工業經濟新局面

2008年，××縣工業經濟堅持以科學發展觀為指導，大力實施“工業立縣”戰略，狠抓工業結構調整、骨干企業培植、企業技術創新、節能降耗和有效投入等關鍵環節，全縣工業經濟總體運行態勢良好。規模以上工業企業實現銷售收入182億元、利稅31億元、利潤20億元，在全市增幅排名中進入了前三位.進入2009年以來, 國際金融危機卻給該縣工業帶來嚴重的負面影響.為確保實現該縣2009年確定的規模以上企業同比分別增長19%、20%和21%的任務目標,該縣政企聯手,多措并舉,化危為機, 一季度縣域工業經濟實現開門好。

一是提高認識，辯證分析當前形勢，多看機遇，多找優勢,堅定發展信念。

二是充分發揮縣工業經濟運行指揮部的作用，順勢而為，加強對工業經濟的調度預警分析和指導。三是密切關注國家政策變化，積極爭取資金扶持,有效緩解企業資金短缺局面。

四是加快結構調整，增加有效投入,策劃實施了一批對企業發展具有重大支撐和帶動作用的大項目好項目,增強了企業可持續發展能力。

五是堅持科學發展，提升企業自主創新能力,形成新的競爭優勢。六是制定優惠政策，加強部門聯動，堅持服務創新，優化企業發展環境.七是打造平安工業，創建和諧勞動關系企業，關注民生,切實維護社會穩定。參考例文4：

××市大力發展基層群眾文化

一是大力發展社區文化，從全國各地招聘一大批文藝骨干，組建50多人的綜合性藝術團體，建立大型博物館，興建文化體育中心，每年舉辦各類廣場文化活動500多場次，觀眾近百萬人次。

二是大力發展村鎮文化，建設100個功能齊全的文化大院、100個藏書在3000冊以上的圖書室、100個具有一定水平的農民業余藝術團，全市涌現出一大批戲村、畫村、花村、漁村和民俗村等富有思想內涵和文化品位的特色鎮、特色村。

三是大力發展企業文化，50%以上的企業擁有自己的文藝團體，30％以上的重點骨干企業擁有自己的企業文化刊物。

四是大力發展家庭文化，開展思想道德入戶、科技知識入戶、法律知識入戶、文化活動入戶“四入戶”活動，全市共涌現奇石、字畫、文物收藏之家和根藝之家、書畫之家、詩歌創作之家、剪紙之家等100多個，有10多人被聯合國教科文組織授予“民間藝人”稱號。

五是積極推進有線電視進村入戶，實現市鎮村三級有線電視聯網，節目頻道增加到現在的54套，開通數字化電視，全市村村看上了有線電視，大大豐富了農民的文化生活。

講話稿

參考例文1：

牢記慘痛教訓，重建安全家園

老鄉們、同志們：

大家好！……

各位干部、群眾，事故的發生令人難過，但我們可以通過妥善解決這次事故，并從中吸取教訓來減少更大的損失。亡羊補牢。未為晚也。希望大家能牢記慘痛教訓，重建安全家園，在新世紀為實現小康目標而努力奮斗！

演講稿

參考例文：

“先進性就在我身邊”演講稿——追尋的腳步

尊敬的各位領導、同志們： ……

我的演講完了，謝謝大家！

倡議書

參考例文1：

創建國家園林縣城 共建生態宜居家園

———給全縣市民的倡議書

親愛的市民朋友們：

你們好！

創建國家園林縣城、共建生態宜居家園，是縣委、縣政府深入貫徹落實科學發展觀，推進經濟社會可持續發展的重要內容，是改善城市生態環境、提高人民生活質量的重要舉措，是一件符合縣情民意、惠及千家萬戶的實事好事。

……

在此，我們向全體市民朋友發出如下倡議：

一、爭做創建國家園林縣城、共建生態宜居家園的宣傳者。……

二、爭做創建國家園林縣城、共建生態宜居家園的實踐者。

……

三、爭做創建國家園林縣城、共建生態宜居家園的志愿者。

……

“積木成林，積水成流”，讓我們攜起手來，為沂源增添一份新綠，描繪一筆華彩，為把沂源早日建設成為國家園林縣城做出應有貢獻！

沂源縣創建國家園林縣城領導小組辦公室

二00九年四月一日

參考例文2：

關于清明節文明祭奠的倡議

全縣廣大市民朋友：

清明節是我國的傳統節日，是人們緬懷英烈、祭奠逝者、悼念先人、寄托哀思，表達懷念之情的主要載體。……

為進一步落實科學發展觀，創建國家級園林城市，我們積極倡導移風易俗、文明祭奠。值此清明節來臨前夕，我們向全縣廣大市民發出如下倡議：

……

全縣廣大市民朋友們，讓我們從現在做起，從你我做起，用科學、文明、健康的生活方式來引領時代文明新風，為建設美麗、富裕、文明、和諧新沂源作出更大貢獻！

縣文明辦 縣建設局 縣民政局 縣林業局

二OO九年三月二十日

參考例文3：

倡議書

廣大市民朋友：

文明交通既是市民素質的重要體現，也是文明城市的重要組成部分，共建城市文明交通環境，是我們每一位市民義不容辭的責任。今年是國慶60周年，全運會又在我省召開，為深入開展“迎國慶、迎全運、講文明、樹新風”活動，提高廣大市民的安全意識、文明意識和自我保護意識，為國慶60周年、全運會營造一個平安、文明、和諧的道路交通環境，決定在全縣范圍內開展“平安全運，文明交通從我做起”活動。為此，我們提出如下倡議：

……

市民朋友，文明的城市呼喚文明的市民。讓我們攜起手來，從我做起，從現在做起，從身邊的小事做起，文明出行，平安出行，共同營造和維護安全、暢通、有序、和諧的道路交通環境，用實際行動，喜迎國慶六十周年和全運會在我省召開。

××縣精神文明建設委員會辦公室 ×市公安局交通警察支隊××大隊

2009年5月31日

參考例文4：

關于電子商務企業質量誠信的倡議書

廣大的互聯網界朋友們：

隨著互聯網事業的蓬勃發展，網絡購物憑借其便捷、經濟等優勢受到越來越多中國人的青睞，網絡正在悄悄地改變著中國人的生活和購物方式。

在網絡消費迅猛發展的同時，網絡購物、網上開店也日漸成為人們選擇的方式。然而，個別網絡產品質量問題，使網民對網上購物的信任度降低，誠信缺失和不安全因素阻礙了整個行業的健康發展。為推動企業質量誠信，把互聯網建成誠信、安全、和諧的網絡，淘寶網向全國互聯網界發出如下倡議： ……

倡議網站：淘寶網

二0 0八年五月二十日

建議書

參考例文1：

推進社會主義新農村建設的幾點建議

縣委、縣政府：

黨的十六屆五中全會指示，建設社會主義新農村是我國現代化進程中的重大歷史任務。近一時期，全國各地都在加強社會主義新農村建設工作，我縣更是如此，現就我縣如何搞好社會主義新農村建設談幾點建議僅供參考。

我縣是一個農業縣，地處偏遠，交通不便，人們思想保守，安于現狀。農村更是如此，生產力水平低下，社會公共基礎設施落后，村集體沒有經濟收入等等。面對如此多的情況問題，搞社會主義新農村建設就要有針對性地采取新舉措，推進新農村建設工作不斷深入。……

建議人：×××

二00九年二月六日

參考例文2：

關于在全國推進“全民讀書活動”的建議

書籍是人類進步的階梯，是傳承文明的橋梁。然而，功利主義與浮躁心理讓人們遠離讀書，人文精神的缺失使社會道德滑坡，各種社會問題不斷出現。知識經濟呼喚讀書，一個健康、和諧的社會應該是一個親近書籍的社會，是一個學習型的社會。在全國推進“全民讀書活動”有著很大的必要性。

……

總之，從各種調查統計數據或相關報道看，國民的讀書情況令人擔憂。“一個國家沒有現代科學就會落后；而一個民族沒有人文文化，精神就會迷失，民族就會異化。一個社會沒有人文精神，就是一個病態的社會；一個人沒有人文精神，就是一個殘缺的人。”因此，我們呼吁：在全國積極推進“全民讀書活動”。

建議：

一、成立中華全民讀書活動指導委員會

……

二、推進“全民讀書活動”的策略

……

三、推進“全民讀書活動”的重要措施

……

朱永新

2009年3月10 日

參考例文3：

大力整治虛假廣告，維護消費者合法權益

——給××工商管理局的建議書

××工商管理局：

為了加強三個文明建設，推進我縣的經濟發展和社會進步，特向貴局提出“大力整治虛假廣告，維護消費者合法權益”的建議書，請審閱。

一、虛假廣告存在的現狀 ……

二、虛假廣告產生的原因

虛假廣告之所以產生并且屢禁不止，其原因主要有以下幾個方面： ……

三、虛假廣告的表現形式 ……

四、虛假廣告產生的危害 ……

五、虛假廣告的治理對策

……

以上建議當否，請參考。

上書人：曉晨（簽章）

二00八年三月十五日

承諾書

參考例文1：

2009年報考山東省選調生誠信承諾書

我已仔細閱讀《山東省2009年選調應屆優秀大學畢業生到基層工作簡章（網絡版）》及有關說明，理解其內容，符合報考條件。我鄭重承諾：本人所提供的個人信息、證明資料、證件等真實、準確、有效，并自覺遵守選調生招考工作的各項規定，誠實守信，嚴守紀律，認真履行報考人員義務。對因提供有關信息、證明材料、證件不實，不符合政策要求，或違反有關紀律規定所造成的后果，本人自愿承擔相應責任。

承諾人（報考人）簽名： 二00九年 二月 二十九日

參考例文2：

領導班子廉潔自律承諾書

為規范市教育局班子成員的領導行為，促進廉潔自律，自覺接受群眾監督，在全市教育系統黨風廉政建設中做好表率，市教育局班子全體成員向全市干部群眾做出廉潔自律承諾：

一、堅持求真務實，恪盡職守，執政為民，決不搞華而不實的政績工程。

二、堅決執行廉潔自律各項規定，帶頭遵紀守法，嚴格執行黨章和各項規章制度，凡是中央、省市禁止做的，堅決不做，凡是提倡做的，帶頭做好，以身作則，尤其不利用權力違反規定插手、干預工程招標、教師錄用、招生、人員調動等活動。

三、堅持公道正派用人，堅決抵制跑官要官之風，凡是向市教育局班子成員跑官要官的，給予嚴肅批評教育，并告知組織部門記錄在案。

四、堅決拒收錢物和有價證券，凡是給市教育局班子成員送錢、有價證券或貴重物品的，一概拒收，并對送錢送物的人嚴肅批評教育，拒絕不了的立即上繳組織，并告知紀檢監察機關記錄在案。

五、實施“陽光工程”，凡是事關群眾切身利益的決策及出臺的決定、決議，及時向社會公開，保障群眾的知情權、參與權和監督權，自覺接受監督。

六、牢記“兩個務必”，大力弘揚艱苦樸素的優良傳統，帶頭發揚“沂蒙精神”，勤儉節約、移風易俗，下基層工作輕車簡從，不給基層增加負擔。

七、嚴格管理親屬和身邊工作人員，決不允許任何人打著市教育局領導的旗號辦私事，謀私利。

八、嚴格執行黨風廉政建設責任制，對職責范圍內的黨風廉政建設和反腐敗工作敢抓敢管，并堅決支持執紀執法機關嚴肅查處違法違紀案件，同腐敗現象和不正之風做堅決斗爭。

以上承諾，請全市各級黨組織、廣大干部群眾和社會各界予以監督。

二00九年四月一日

責任書

參考例文1：

二00九履行計劃生育職責分工目標責任書

按照《山東省人口與計劃生育條例》關于縣級以上人民政府其他有關部門在各自職責范圍內，根據有關的人口與計劃生育工作的規定和《縣級有關部門計劃生育工作職責分工》的要求，特簽訂以下目標責任。

一、采取措施，加強企業的計劃生育隊伍建設，提高計劃生育隊伍整體素質。

二、指導企業計劃生育工作人員建立健全計劃生育有關檔案資料。

三、督促企業黨員、干部帶頭執行計劃生育政策和法規。

四、把計劃生育工作列入企業工作實績考核。

五、確保本單位合法生育率達100%

六、依法落實部門職責，出臺有利于計劃生育的社會政策，形成齊抓共管、綜合治理的新局面。

七、出現下列問題之一的企業，實行“一票否決”

1、出現一列違法生育（收養）的（夫妻雙方均在企業的），雙方單位均納入“一票否決”；

2、瞞報一列違法生育（收養）的（夫妻雙方均在企業的），雙方單位均納入“一票否決”；

3、因違反計劃生育政策，導致集體上訪或越級上訪，造成重大影響的。

××縣政府（章）××縣工業局（章）

簽字人： 簽字人：

二00九年二月二十七日

參考例文2：

××縣食品安全工作責任書

為進一步落實食品安全監管責任制和責任追究制，根據《國務院關于加強食品等產品安全監督管理的特別規定》、《×市人民政府關于貫徹魯政法?2004?117號文件進一步加強食品安全工作的意見》（×政發?2005?25號）和《山東省食品安全責任目標考核辦法》（魯政辦發?2006?103號）要求××縣人民政府與縣食品藥品安全委員會各成員單位簽訂2009食品安全責任書。

一、工作指標 ……

二、事故控制指標

有效預防、控制和消除食品安全事故危害，確保本監管環節無因履行食品安全監管工作職責不力造成的重大食品安全事故。

三、責任目標考核

按照《××縣食品安全綜合評價考核細則》（×食安委[2006]1號）規定，年終由×縣食品藥品安全委員會組織對本責任書落實情況進行考核評價。因履行食品安全監管工作職責不力，造成重大食品安全事故的，對負有責任的領導和直接責任人員依據有關法律、法規和《山東省食品安全監督管理行政責任追究辦法》的規定予以責任追究。

本責任書自簽訂之日起生效。

××縣人民政府：（章）縣職能部門：（章）

××縣人民政府代表：（簽字）縣職能部門代表：（簽字）

二00九年三月一日

參考例文3：

就業與再就業目標責任書

（2006年——2008）

為認真貫徹落實市政府《關于進一步加強就業再就業工作的通知》精神，根據縣委、縣政府《關于進一步加強就業再就業工作的實施意見》、《關于加強農村富余勞動力轉移的意見》和《關于印發全縣農村勞動力培訓活動實施方案的通知》規定，確保我縣“十一五”勞動保障事業發展規劃的順利實施和縣委、縣政府提出的就業再就業工作目標任務如期完成，縣政府與縣經貿局簽訂2006年---2008《就業與再就業目標責任書》

一、責任目標

（一）新增就業再就業責任目標

1、城鎮新增就業人數。2006年至2008年城鎮新增就業1560人，其中困難群體再就業60人；每年城鎮新增就業520人，其中困難群體再就業20人。

2、新增農村勞動力轉移就業人數。2006至2008年新增農村勞動力轉移就業594人；每年新增農村勞動力轉移就業198人。

3、農村勞動力轉移培訓人數。2066至2008年開展農村勞動力轉移培訓600人；每年開展農村勞動力轉移培訓200人。

（二）落實就業政策責任目標

1、制定貫徹落實新一輪就業扶持政策的實施意見。

2、配合有關職能部門抓好優惠扶持政策的全面落實。

（三）就業服務責任目標

1、研究制定全縣經貿系統發展規劃和勞動力需求計劃，指導企業創新經營機制，積極開發就業崗位，吸納城鄉勞動者就業。

2、對本系統就業再就業責任目標進行量化分解，并抓好落實。

3、加強對本系統內企業用工行為的監督檢查，規范用工行為。

4、配合有關培訓機構，搞好城鄉勞動力培訓。

5、加強對破產改制企業裁員行為的管理，指導企業制定職工安臵方案，從源頭上控制失業。

6、建立完善就業失業統計制度，及時分析就業失業狀況，按時報送就業失業統計表。

二、考核辦法

考核工作本著公開、公平、公正的原則，采取分項評定綜合打分的方式，實行百分制，有縣政府負責考核。考核工作按照半年檢查一次、全年總考核的步驟進行，次年第一季度對上就業再就業工作目標任務完成情況進行綜合考核，考核結果作為縣直部門政績考核的重要內容。對全年總評位次居前或者出色完成單項指標任務的予以表揚；對目標責任制貫徹落實不力、目標任務完成不好的通報批評。

縣人民政府：（簽章）縣經貿局：（簽章）

二00六年十二月二十六日

參考例文4：

××鎮2009環保安全責任書

為切實加強環境保護工作，進一步改善廣大人民群眾的生產生活環境，按照《中華人民共和國環境保護法》以及省、縣有關文件要求，特制定此環保目標責任書。

一、指導思想

以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹科學發展觀，切實解決經濟發展和環境保護的矛盾問題，實現全鎮經濟社會又好又快發展。

二、工作原則

根據“誰污染、誰付費、誰管理、誰負責、誰治理、誰受益”的原則，堅決依法搞好本鎮的環境保護工作。

三、目標責任

（一）工作目標：

1、全鎮各類工業企業cod排放量比上一降低5%，實際能耗均值比上一降低3%；

2、全鎮農藥、化肥、地膜等污染類農資產品使用率降低3%。

3、污水處理廠二期工程8月底前竣工投產，確保人畜飲用水安全。

4、環境管理與生態保護公眾對當地環境的滿意率達95%以上。

5、按照屬地管理的原則，實行“一把手”親自抓、負總責并實行“問責制”和“一票否決制”。

6、其他（略）。

（二）分工與獎懲

1、企業各類環保指標由經貿委負責，年底考核中每低一個百分點扣取工作人員績效工資的10%；

2、農業各類環保指標由農工委辦負責，年底考核中每低一個百分點扣取工作人員績效工資10%；

3、鎮環保所負責對環保目標責任狀實施情況進行監督、檢查和指導，負責環保指標總體考核及各類獎懲，對超額完成任務的每高一個百分點，獎勵績效工資15%；

四、保障措施

1、加強領導，成立黨委書記任組長的環保工作領導小組，領導小組下設辦公室負責日常工作。

2、加大投入，鎮財政撥付專項基金，用于獎懲兌現環保工作突出的企業、村莊的獎勵和環保扶持基金。

3、加強環保執法隊伍建設，配備專兼職執法人員和監督員。

4、加強環保宣傳，提高全民的環保意識。

xx鎮人民政府 負責人（簽章）責任單位 責任人（簽章）二00九三月十五日 二00九三月十五日

公開信

參考例文1：

致國家助學貸款畢業生的一封信

親愛的同學們：

光陰似箭，歲月如梭，短暫的大學生活轉瞬即逝，站在新起點上的你將帶著老師的期望與同學的祝福，背負著自己的夢想，離開母校，走向社會，去開拓一片屬于自己的新天地。此時你或許會想起大學生活里的風風雨雨，喜怒哀樂，想起許多的人，許多的事……我相信你一定還會記得，在當經濟拮據、面對高額的學費手足無措以及為了每個月的生活費愁悶的時候，給予你幫助和支持的人和事。其中，國家助學貸款給了你最有力的扶助，使你可以和其他同學一樣免除后顧之憂地學習和生活，最終得以順利完成學業，走向社會，在為社會創造財富的同時實現自己的夢想。

……

信用乃立身之本，守住信用，就是守住人品，守住人格。俗話說：“人無信不立，國無信不國。”沒有誠信的個人是社會的危害者，沒有誠信的民族是民族的悲哀。讓我們每個人像愛惜生命一樣，珍愛自己的誠信，做誠信的表率。相信你是個誠實守信的畢業生，會按時、足額還清所借的國家助學貸款，為自己人生的信用記錄寫上光彩的一筆。用自己的行動塑造當代大學生誠實守信的光輝形象。

××大學學生管理處、資助管理中心

2009年6月11日

參考例文2：

關于網絡文明建設致全市廣大網民的一封信

網民朋友們：

在當今的信息時代，互聯網以其豐富的內容、開闊的眼界、快捷的方式，給我們的工作和生活帶來巨大便利。特別是互聯網技術得到迅速普及并逐漸滲透到生活的各個領域，網絡已成為人們吸取知識、增長才干、娛樂生活的重要平臺。互聯網的發展一方面為我們的研究學習、傳遞信息、交流情感以及娛樂休閑提供了更為寬廣的天地。另一方面，由于互聯網資源魚龍混雜、良莠不齊，少部分人出于各種不同的目的，利用各種手段進行不道德的甚至是違法犯罪的活動：例如制造并傳播計算機病毒、入侵非公開網站并竊取各種機密甚至是國家機密、在網上通過盜用他人銀行帳號密碼等方式謀取錢財、攻擊合法網站、通過網絡竊取他人研究成果等等。這都是無視網上文明道德、危害網絡正常發展的行為。再一方面，網絡上既有賭博詐騙的內容，也有低級庸俗的內容和其它有害信息，使部分網民難以辨析和抵制，沉溺于網吧，心靈受到毒害，學習和工作受到影響，有的甚至走上了違法犯罪的道路。

在此，市文明辦向全市廣大網民提出如下要求：

一、遵守和宣傳《全國青少年網絡文明公約》，爭做網絡文明的傳播者。

二、抵制網吧誘惑，不進營業性網吧，多進開放性綠色網吧，爭做網絡文明的倡導者。

三、善于利用網絡資源，學習科學文化知識，弘揚中華文明，倡導時代風尚，爭做網絡文明的促進者。

四、科學安排上網時間，不沉溺于網絡，爭做網絡文明的踐行者。

五、維護網絡安全，不破壞網絡秩序，不參與有害和無用信息的制作和傳播，監督和防范不安全隱患，促進網絡健康發展，爭做網絡安全的保衛者。

廣大網民朋友們，網絡在我們面前展示了一幅全新的生活畫面，同時，美好的網絡生活也需要我們用自己的美德和文明共同創造！讓我們認真貫徹《公民道德建設實施綱要》的要求，遵守《全國青少年網絡文明公約》，從我做起，從現在做起，自尊、自律、上文明網，文明上網，為我市精神文明建設，為社會的健康發展做出自己的貢獻！

××市精神文明建設委員會辦公室

2009年5月27日

參考例文3：

倡導文明上網 共建網絡文明

廣大網民朋友們：

你們好！

隨著互聯網的迅猛發展，我國網民總數已達3.16億人，網絡成為公眾獲取信息、表達意見的最主要渠道之一，也成為黨和政府聯系群眾、集中民智的有效渠道。

……

積極參與網絡文化建設，共建共享網上精神家園。建好自己的個人主頁，寫好自己的博客，精心篩選和轉載高品味、高質量的網絡內容，積極參加健康向上的網絡文化活動，傳播優秀的網絡文化成果，打造富于內涵和魅力的網絡空間，實現廣大網民在虛擬世界里共建共享精神家園。

只要我們每個人從自己做起，大興網絡文明之風，積極投身于網絡文明建設，全民共建共享的網絡文明一定會結出碩果，為我們的心靈提供一個純凈優美的家園。

市精神文明建設辦公室 2009年4月26日

慰問信

參考例文1：

慰問信

駐粵中國人民解放軍、武警部隊全體官兵，全省紅軍老戰士，軍隊離退休干部，烈軍屬，殘疾軍人，轉業、復員、退伍軍人：

值此中國人民解放軍建軍81周年紀念日即將到來之際，中共廣東省委、廣東省人民政府謹代表全省人民，向你們致以節日的祝賀和親切的慰問！

……

同志們，讓我們高舉中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹落實科學發展觀，更加緊密地團結在以胡錦濤同志為總書記的黨中央周圍，繼續解放思想，堅持改革開放，發揚擁軍愛民的光榮傳統，同心同德，艱苦奮斗，開拓創新，扎實工作，努力爭當實踐科學發展觀的排頭兵，為發展中國特色社會主義作出新貢獻！

祝同志們節日快樂，身體健康，工作順利，家庭幸福

中共廣東省委 廣東省人民政府

2008年7月22日

參考例文2：

中國青年志愿者協會致四川地震抗震救災志愿者的慰問信

親愛的志愿者戰友們：

你們辛苦了！

我們永遠不會忘記：2008年5月12日14時28分，四川汶川發生了里氏8.0級強烈地震，給震區人民群眾生命財產造成巨大損失,舉國震動,世界震驚。

……

謹向你們致以最崇高的敬意!衷心希望你們保重身體、注意安全、平安順利！期盼著你們捷報頻傳，早日凱旋！

2008年10月11日

給四川災區人民的慰問信

四川災區的父老鄉親們：

2008年5月12日14點28分，你們所在地區發生了7.8級大地震，同時影響到我國的大部分等省市地區，為此我們深感震驚！對于地震災害給你們造成的人員和財產損失，我們深表不安和關切。在這里，我們學校黨委和行政，代表全校師生員工，對身處災區和受到地震災害影響的父老鄉親們、向轉移我校來的老師和同學們，表示最親切的慰問！

……

災害無情人有情。讓我們發揚中華民族團結互助的傳統美德，攜起手來，以實際行動共同抗震救災，幫助來到我們身邊的四川災區的老師和同學走出悲痛，走出困境，共同建設和諧溫馨的美好家園。

重慶市××中學 2008年5月20日

啟事

參考例文：

第二屆全國道德模范評選群眾投票啟事

今年是新中國成立60周年，為集中展示公民道德建設的豐碩成果，發揮道德模范的榜樣作用，廣泛動員人民群眾支持和參與道德建設，推動社會主義核心價值體系建設，為慶祝新中國成立60周年營造文明和諧的社會氛圍，中央宣傳部、中央文明辦、總政治部、全國總工會、共青團中央、全國婦聯聯合舉辦第二屆全國道德模范評選表彰活動。經全國各地群眾踴躍提名，各省、自治區、直轄市和總政治部評選表彰活動組委會推薦上報，第二屆全國道德模范評選表彰活動組委會確定317位全國級的模范候選人。這317位模范候選人可分為助人為樂、見義勇為、誠實守信、敬業奉獻、孝老愛親五大類，每類模范中評出10位進行隆重表彰。

根據評選表彰工作程序，6月19日至7月19日，人民日報、光明日報、工人日報、中國青年報、中國婦女報和中國文明網、央視網、人民網、新華網、中國網、國際在線、中國日報網、中青網、中國臺灣網、光明網、中國經濟網、中國廣播網、中新網、中國軍網、中工網、中國婦女網、搜狐網、新浪網、網易網、騰訊網、悠視網同步刊登候選人的事跡，面向社會進行公示，接受群眾監督，并接受群眾投票。歡迎大家積極參加投票評選。對候選人若有意見，可于7月19日前向全國活動組委會辦公室反映。組委會辦公室通信地址：（略）

郵政編碼：（略）

聯系電話：（略）

電子信箱：（略）

附件一：317位全國道德模范候選人事跡簡介（略）附件二：投票規則（略）

附件三：全國道德模范評選投票信封標志及選票（略）

第二屆全國道德模范評選表彰活動組委會

2009年6月19日

簡 報

地鐵施工出地陷，甲乙雙方推責任

×年×月×日H市地鐵施工現場發生大規模地面塌陷。事后施工方中×集團和業主方H市地鐵集團就責任認定問題各執一詞，甲乙雙方爭論不休。

施工方的推脫理由是： ……

業主方針對施工方的相關指責提出了反駁理由：

……

參考例文2：

××市六措并舉、積極應對人口老齡化

據統計資料表明，×市老年人口（65歲以上）占總人口比重已經超過7%，且農村的老齡化程度高于城鎮。人口老齡化給社會經濟發展帶來巨大壓力的同時也蘊涵著“銀發消費市場”的商機以及老年人豐富的智力、經驗等資源。牢固樹立在科學發展觀，堅持人口、資源和環境的可持續發展的科學理念，充分利用正處于人口紅利期——社會養老負擔相對比較低的這一有利形勢，盡快建立起比較完善的社會保障體系和養老保險制度，這對于全市和諧社會的構建，有著十分重要的意義。

……

六、提高思想認識，加強老齡工作。各級領導要充分認識到人口老齡化是我國21世紀的重要國情，事關國計民生和國家長治久安，牢固樹立 “全社會”的老齡意識，強化政府責任和投入，加強老齡工作。遵照“打基礎，利長遠”的要求，要加快行政管理體制改革，切實轉變政府職能，將老齡事業建設專項規劃，納入政府的經濟社會發展中、長期規劃，明確目標任務，落實工作責任，并將規劃實施情況納入各級政府的考核內容

參考例文3：

廣東省部署開展“迎國慶講文明樹新風”志愿服務活動

志愿服務是現代社會文明程度的重要標志，是人民群眾參與精神文明建設的生動實踐。切實組織好“迎國慶講文明樹新風”志愿服務活動，是以嶄新面貌迎接新中國成立６０周年的重要方式，是搞好國慶期間各項慶祝活動的重要保證，是提升全社會道德水平的重要載體，對于形成良好社會秩序、環境面貌和道德風尚具有十分重要的意義。我們要統一思想、提高認識，不斷增強做好“迎國慶講文明樹新風”志愿服務的責任感和使命感。

……

五是開展志愿精神宣傳普及活動。制作播出一批弘揚志愿精神的文藝作品和公益廣告，生動形象地傳播志愿服務理念。廣泛開展志愿心語征集活動，創辦廣東志愿者聯合會會刊，拍攝《志愿者》系列紀錄片第二部，編印出版《廣東志愿服務手冊》和《廣東志愿服務實用教程》，普及志愿服務知識。

第四篇：常用事務文書寫作

(--)常用事務文書寫作 1．簡報

特點：內容廣泛；形式特殊；行文靈活；制發自由。

適用范圍：反映工作部署和進展情況；交流工作方法和經驗；報告工作中的新情況、新問題；介紹典型事例；傳達上級機關的布置和意見。

簡報的分類。從簡報的內容分，有工作簡報和會議簡報，其中工作簡報可分為經常性的業務簡報、中心工作簡報和問題簡報，會議簡報可分為關于會議的連續報道、關于會議的一次性集中報道；從簡報的形式分，有綜合性簡報和專題性簡報；從簡報的保密程度分，有限制范圍的內參性簡報和一般性簡報；按出刊日期分，有定期簡報、不定期簡報；按發行時間分，有長期簡報和短期簡報。

寫作格式：報頭、標題、按語、正文、報尾。報頭分五個小部分：密級、簡報名稱、期號、編發單位、發行日期。正文包括開頭、主體、結尾三部分。

按語的寫作要求：不要重復簡報中已敘述清楚的基本事實；觀點要深刻精辟，富于指導性，發人深省；文字簡潔，措詞嚴謹，意盡文止。

注意事項：反映要快；選材要精；內容須真；風格要實。2．調查報告

特點：目的明確，有針對性；事實確鑿，講準確性；敘議結合，重敘述性。

適用范圍：總結經驗；反映情況，為上級管理部門制定政策提供依據；反映新生事物；揭露問題；還歷史本來面目。

調查報告的分類。按調查的內容，分為五種：總結經驗性的調查報告；反映基本情況，為上級管理部門制定政策提供依據的調查報告；反映新生事物的調查報告；揭露問題的調查報告；還歷史本來面目的調查報告。按調查的方法分，有綜合調查報告和專題調查報告兩種。

寫作格式：標題、開頭、正文、結尾。

調查報告開頭的結構形式可以有三種：內容提要式、介紹提問式、論斷式。

正文的結構有四種：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構、對比式結構。

注意事項：明確調查的目的、對象、范圍；學會調查研究，全面深入地調查，充分詳細地占有第一手材料；在掌握第一手材料的基礎上，認真分析研究材料；注意表達方式，言簡意賅，克服繁瑣累贅。3．計劃

特點：指導性、預想性、可行性。

計劃的分類。按內容分，有生產計劃、工作計劃、教學計劃、科研計劃、學習計劃、宣傳計劃、文體活動計劃、生育計劃等；按性質分，有綜合性計劃、單項計劃、專題計劃等；按范圍分，有國家計劃、省市計劃、單位計劃、部門計劃、個人計劃等；按時間分，有長期計劃、中期計劃、短期計劃，或計劃、月度計劃等；按執行的嚴格程度分，有指令性計劃、指導性計劃。

寫作格式：標題、正文、結尾。正文包括指導思想、基本情況、任務要求、具體措施、完成時間五部分。

注意事項：要吃透上級的精神并靈活運用；要緊密聯系本單位的實際；要走群眾路線；要留有充分余地；要保持計劃的連續性和嚴肅性；避免工作計劃寫作的三種通病；文字表達要清晰明白。4．總結

特點：范圍限制、時間限定；人稱固定、理論分析。

適用范圍：本單位一段時期內所共同關心的問題的回顧。

總結的分類。按內容分，有工作總結、學習總結、思想總結、生產總結、銷售總結等；按范圍分，有行業總結、單位總結、部門總結、個人總結等；按時間分，有總結、季度總結、月總結、階段總結等；按性質分，有全面總結、專題總結和單項總結等。

寫作格式：標題、正文。正文分四個層次：基本情況、成績和經驗、存在問題和教訓、今后的努力方向。

注意事項：要有實事求是的精神，有正確的指導思想；常用說明和議論兩種表達方式。5．書信類文書

書信類文書主要有介紹信、證明信、慰問信、感謝信、推薦信、邀請信、申請書、倡議書、建議書、請假條、便函、各種證書、賀信(電)、唁電等。所有這些都具有書信特征，即寫作結構都是由標題、受文者稱呼、問候語、正文、祝頌語、署名和時間組成。

有無標題是書信類公務文書與人們為處理個人私務而使用的一般書信最顯著的區別，因為一般書信是不寫標題的。書信類文書的標題最簡單的寫法是直接寫文種名稱就可以了，例如《介紹信》、《證明信》、《請假條》等。有的文書將發文者的名稱或行文事由也寫在標題中，使受文者一目了然。例如《致新疆地震災區的慰問信》等。

受文者稱呼應該頂格書寫，后加冒號。

問候語單獨成段。

祝頌語分祝語和頌語，祝語一般單獨占一行，前面空兩格。頌語另起一行頂格書寫。如便函中常用的祝頌語：“此致敬禮”。根據不同內容，也有些祝頌語寫在一起，單獨成段。如慰問信中的“再次致以最誠摯的慰問!”唁電中的“×××同志安息吧!”(1)介紹信

介紹信是機關單位派人到其他機關單位聯系工作、接洽事宜時專用的一種書信類文書。它的目的和作用就是介紹派人原因、證明所派之人的身份。

介紹信有兩種寫作格式，一種是用帶單位名稱抬頭的信箋臨時手寫、加蓋公章的便函式介紹信。另一種介紹信是事先印制好的帶存根的聯單式介紹信。這種介紹信格式相對固定，有編號，好管理，寫作過程十分簡便，只需填寫受文者名稱、派員名稱及人數、大概派員原因和事宜，以及時間和介紹信有效期限就行了。除了在落款處蓋公章外，還應當在存根和正聯單之間加蓋“騎縫章”。

標題直接寫(印制)“介紹信”，或者將出具單位名稱也寫上，“江蘇省人民政府辦公廳介紹信”。受文者名稱在標題之下左起頂格書寫，后加冒號。受文者名稱一定要寫正確的全稱或規范簡稱，這是對對方的尊重。有時介紹信是出具給單位領導人，應當在其姓名后加寫職務名稱，或者不寫姓名只寫職務名稱。例如：“××公司×××總經理：”。

正文介紹信正文的起始句基本固定，以“茲介紹??”、“現介紹??”或“今介紹??”開頭，后接派員名單、人數，必要時應寫清派員的職務、政治面貌等，派出人數要用中文大寫。然后再寫派員目的、事由，應當盡量寫具體明白，有利于受文者一目了然。結束語常用“望予接洽為荷”、“請予以接洽”之類的固定用語。

祝頌語介紹信的祝頌語通常都是“此致敬禮”。

落款出具介紹信的單位名稱(全稱或規范簡稱)、出具時間，加蓋公章。不蓋公章的介紹信是無效介紹信，受文單位可不予承認。為表示嚴肅、慎重，介紹信在落款的左下方可以用括號注明有效期限，如“自即日起××天內有效”或“×月×日前有效”。

(2)慰問信

慰問信是以集體或個人的名義，向特定的單位、群體或人員表示關懷、問候、致意的特殊書。

慰問信有兩種，一種是在特殊的日子到來之際，向特殊的單位、群體或人員發出慰問，如勞動節時慰問勞動者、教師節時慰問教育工作者、新年到來之際慰問全體市民、廠慶日慰問全廠職工等。另一種是向受到自然災害的地區發出慰問，這種慰問又分為向受災者慰問、向參加救災者慰問兩種。

慰問信的寫作結構和一般書信基本一致，只是加寫標題：《慰問信》或者《致××××的慰問信》。

受文者稱呼。在標題之下左起頂格書寫，后加冒號。

正文。正文的開頭一段，說明發出慰問的理由，并表示慰問之情。

①如果是特殊的日子的慰問信，通常寫：“值此××××到來之際，謹向你們致以誠摯的問候和美好的祝愿!”接下來，通常要回顧所慰問的該單位、群體或人員的光榮歷史，概括評價他們為祖國建設、為地區或單位發展做出的貢獻，向他們介紹本地區或單位最新發展動向和成就等。

②如果是向受災者慰問，通常寫：“驚悉××××地區發生了××××(災害)，使你們遭受了生命和財產的巨大損失，謹向你們表示衷心的慰問!”接下來，通常鼓勵他們要有信心戰勝災害，黨和政府以及全國人民都在關心他們，支援他們，一方有難八方支援，這是中華民族的傳統美德。鼓勵他們早日展開生產自救，重建家園。

③如果是向參加救災者慰問，通常寫：“×月×日XXXX地區發生了XXXX(災害)以來，你們一直英勇奮戰在救災第一線，不顧個人安危，為搶救國家財產，保護人民群眾的生命和財產安全，??，謹向你們致以崇高的敬意和誠摯的慰問!”接下來，通常高度贊揚他們置生死于度外，奮不顧身地搶險救災的壯舉，高度評價他們是一支具有光榮革命歷史的隊伍，是一支特別能打硬仗的隊伍，在他們面前，任何艱難險阻都能被克服和戰勝。同時，還表示向他們學習和致敬。

最后，寫祝頌語。慰問信的祝頌語一定要有針對性，不是那種放之四海而皆準的祝健康、祝尊快、祝平安之類，更不是“此致敬禮”，要根據不同慰問內容和慰問對象，寫得恰如其分。例如“祝你們在心的一年里??”就突出了新年祝福。也可在最后向被慰問對象再次表示慰問、敬意之情，與開頭形成呼應。

落款。寫發出慰問信的單位名稱或個人姓名，以及發信時間。

總體而言，慰問信要寫得很有人情味，抒情色彩濃，格調積極、健康、高昂，除了表達自己的關心、支持、問候，也可以加入自己的決心、態度、希望。另外，慰問信的篇幅不宜過長，措辭要樸實、自然。

(四)公文處理

1.收文處理

收文處理程序可以分為四個階段：第一階段，公文的收受與分流，具體包括：簽收、外收文登記、啟封、內收文登記、分辦、摘編；第二階段，辦理收文，具體包括：擬辦、批辦、承辦、注辦；第三階段，組織傳閱與催辦查辦；第四階段，處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

收文處理方法：收文后，對需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理，緊急公文，應當提出辦理時限；公文的承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉，對不屬于本單位職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由；凡是涉及其他部門或者地區的問題，主辦機關應當主動與有關部門或者地區協商、會簽，上報的公文，如果有關方面的意見不一致應當如實反映在公文里面；送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦查辦，一般公文定期催辦查辦；對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。2．發文處理

發文處理程序同樣由四個階段組成：第一階段，文稿的形成，包括：擬稿、會商、審核、簽發；第二階段，公文的制作，具體包括：注發、繕印、用印或簽署；第三階段，公文的對外傳遞，包括分裝、發出等環節；第四階段，處置辦畢公文，包括立卷、歸檔、暫存、銷毀。

發文處理方法：公文的簽發應當由本機關領導人完成，重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持正常工作的副職領導人簽發，有些公文也可以由被授權的秘書長或辦公室主任簽發；審批公文時，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間，其他審批人圈閱，應當視為同意；草擬、修改和簽批公文時所用的筆、墨，必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線以外書寫；屬于部門職權范圍的事項，應當由部門自行發文或者幾個部門聯合發文，凡是必須經過政府審批的事項，經過政府同意后，也可以由部門發文，文中可以注明經政府同意，公文內容如果是屬于要求解決的具體問題，應當按照部門職權范圍直接報送有關主管部門處理。

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第五篇：常用事務文書寫作

常用事務文書寫作

一、會議簡報

簡報，顧名思義就是簡要的情況報道，它是一種具有匯報性、交流性和指導性的簡短、靈活的行政事務文書。

特點：內容廣泛、形式特殊、行文靈活、制發自由。

作用：（1）便于領導機關掌握情況、指導工作；

（2）向上匯報工作，爭取指導幫助；（3）促進單位之間的交流。簡報的分類：（1）綜合簡報；（2）專題簡報；（3）會議簡報。重點看一下會議簡報。

會議簡報是簡報的一種，是為了及時會議進程、交流情況、反映到會人員意見和建議而縮寫的內部材料。這種簡報有的是綜合性，根據同一問題產生的不同意見進行歸納整理，寫出綜述；有的是專題性的，把一種意見單獨寫上簡報，甚至寫一件事或一個問題，刊登一篇講話稿。總之，會議簡報的內容只要跟本次會議有關即可，非常靈活。

【璧塵提醒】

簡報的格式

1、報頭

簡報報頭一般由簡報名稱、期數、編發單位、日期等組成，其格式是固定的。簡報名稱用大字印在報頭中間，如“情況反映”、“工作動態”、“會議簡報”、“理論動態”等。簡報名稱之下是簡報期數，表明“第×期”。編發日期在報頭右下方，編發單位名稱在報頭左下方。根據需要，還可以在報頭左上方印上機密等級，在右上方印上編號。報頭之下正文之上，要印上一道橫線，以示區別。

報頭的設計格式如下：

工作動態