第一篇：技術檔案管理辦法

技術檔案管理辦法

1、總則

1.1、為建立、健全公司技術檔案工作，完整地保存和科學地管理公司的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)部門服務。特制訂本管理辦法。

1.2、本公司技術檔案是指各技術部門（包括車間）在生產(chǎn)技術、科研成果、質(zhì)量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。1.3、公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

1.4、按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，公司設計研究所設立技術檔案室，并配備專職人員管理。技術檔案室在技術主管的直接領導下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2、技術文件資料的歸檔

2.1、每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術主管審查后及時向公司技術檔案室移交歸檔。

2.2、各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

2.3、凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準 >標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

2.4、凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經(jīng)技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。

2.5、凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

3、技術檔案室的任務

3.1、集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案，維護技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調(diào)離崗位。

3.2、協(xié)助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.3、承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為全公司有關單位和技術人員服務。

4、技術檔案的鑒定和銷毀

4.1、認真做好技術檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

4.2、凡要銷毀的技術檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5、技術檔案的保管和借閱

5.1、對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5.2、認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術主管審查。技術主管根據(jù)檢查報告的結果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。

5.3、做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。

5.4、技術檔案的保密制度：

5.4.1、全公司職工必須嚴守機密，維護技術檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5.4.2、技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。

5.4.3、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術檔案。5.5、技術檔案的借閱：

5.5.1、凡本公司技術人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

5.5.2、技術檔案和各種設備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術主管批準方能借出。

5.5.3、經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。

5.5.4、借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

6、技術檔案的復制

凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。

7、技術檔案和受控技術文件的更改

7.1、當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

7.2、技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

8、附則

8.1、本辦法由設計研究所負責解釋。8.2、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第二篇：中國地質(zhì)工程集團公司技術檔案管理辦法

中國地質(zhì)工程集團公司

技術資料（檔案）管理辦法實施細則

為加強集團公司各類基礎技術資料（檔案）的管理，按照ISO質(zhì)量環(huán)境管理體系文件中的有關要求，特制定本實施細則。

第一章 資料（檔案）的分類

第一條 標書文件類

1.集團公司總工辦、海外部、企管部、國外各經(jīng)理部（項目組、辦事處）、各全資子公司、分公司（以下稱：相關部門）以集團公司名義購買的資審文件和編報的資審材料；

2.相關部門為參加國內(nèi)外投標項目所購買的招標文件和編報的投標書（包括設計圖、施工組織設計和有關圖表、進度表、人員簡歷、報價單、設備清單等）。

第二條 合同文件類

1.集團公司法人代表或被授權代表與業(yè)主或其它單位簽訂的施工合同和進出口合同； 2.集團公司法人代表或被授權代表與國內(nèi)其它單位簽訂的聯(lián)合投標協(xié)議；

3.集團公司法人代表授權代表與其它單位簽訂的聯(lián)營協(xié)議、分包合同或代理協(xié)議等。第三條 基礎資料類

1.相關部門編報的資審已被業(yè)主通過的通知書或中標通知書； 2.業(yè)主簽發(fā)的竣工證明或?qū)嵤╉椖康臅嬖u價；

3.當?shù)貓罂㈦s志刊登的對實施項目的相關報道或評價；

4.能清晰反映所實施項目的進度、設備、工程質(zhì)量、現(xiàn)場施工和組織情況以及當?shù)卣艘暡旎騾⒂^施工現(xiàn)場的圖片或錄音資料。

第四條 其它有關技術資料

1.相關部門所編寫的考察報告和可行性研究報告； 2.由相關部門填報的投標/資審情況匯總表； 3.經(jīng)集團公司領導授權需編制的其它有關材料。第五條 法律法規(guī)及技術標準和技術規(guī)范類

國內(nèi)以及歐美等發(fā)達國家有關的最新版本的質(zhì)量、環(huán)境法律法規(guī)、技術標準和技術規(guī)范等。

第六條 以上前4類材料均需提供原件，特殊情況下可提供復印件或電子版。

第二章 資料（檔案）的提交

第七條 相關部門的主要負責人是保證上述資料（檔案）按時提交的責任人。集團公司將按照以下要求對相關部門進行考核，并以此作為兌現(xiàn)獎懲的依據(jù)：

1． 及時性

——標書文件類資料自報資審或投標截止之日起，一周內(nèi)提交電子版或/并兩個月內(nèi)提交紙質(zhì)文件；

——合同文件類自簽訂之日起，一周內(nèi)必須提交合同的原件、復印件、或掃描件（特殊情況下可暫時保存合同原件）；竣工項目自竣工之日起兩個月內(nèi)必須將授標信、合同、竣工證明等的原件提交總工辦；

——基礎資料文件類中第1、2、3項自獲得之日起，一周內(nèi)提交；第4項，六個月內(nèi)提交；

----竣工項目自竣工之日起兩個月內(nèi)必須將一套完整的竣工資料提交集團公司總工辦； ——其它資料中第1項自考察任務結束之日起，兩個月內(nèi)提交；第2項按照《中國地質(zhì)工程集團公司投標管理辦法》執(zhí)行；國內(nèi)分公司的技術資料管理需同時遵照《中國地質(zhì)工程集團公司國內(nèi)工程項目審批程序》中的相關規(guī)定。經(jīng)集團公司領導授權編制的其它有關資料，集團公司將根據(jù)需要，另行通知提交的時間。

因業(yè)主方面的原因，相關部門不能按上述要求提交有關資料時，應及時書面報告公司，說明原因和理由。

2． 嚴謹性

相關部門提交的各類資料必須保證其提交資料內(nèi)容的嚴謹，字跡清晰和整潔。3． 完整性

相關部門提交的各類資料必須完整，不得有漏頁或漏項的現(xiàn)象。

第三章 資料（檔案）的管理

第八條 管理部門

總工辦是負責統(tǒng)一編號、登記、歸檔和管理上述全部資料的主管部門。第九條 保存時效（自立卷歸檔后的次年1月1日起）——標書文件類為10年；

——合同文件類以《合同管理辦法》中規(guī)定的時效為準； ——基礎資料類為10 年；

——其它資料類，視其重要性為5-10 年。第十條 資料管理員

資料管理員須履行如下職責：

——嚴格執(zhí)行接收、編號、登記、查閱和借閱的制度；

——確保資料的使用和利用價值，使其最大限度地在時效期內(nèi)發(fā)揮作用； ——確保資料的安全。

第十一條 集團公司所屬各國內(nèi)分支機構查閱或借閱技術資料須遵照《中國地質(zhì)工程集團公司檔案管理規(guī)定》及本辦法有關規(guī)定，借閱時應首先征得企管部的書面同意；

第十二條 借閱時間限定在一周之內(nèi)。借閱人必須保證案卷完整、清潔，不得隨意涂改、作記號、撕毀或轉借他人。凡因借閱人保管不善造成資料丟失或破損時，將視程度予以通報批評直至要求其承擔經(jīng)濟損失；

第十三條 借閱人出差超出一周或調(diào)離集團公司時，必須在外出或調(diào)離前將借閱的全部資料歸還檔案室；

第十四條 本資料室系集團公司內(nèi)部資料室，不辦理外單位人員的借閱手續(xù)。

第四章

附則

第十五條 本細則自公布之日起施行，由集團公司總工辦負責解釋。

第三篇：監(jiān)理公司工程監(jiān)理技術檔案管理辦法

工程監(jiān)理技術檔案管理制度

為了保證本公司工程監(jiān)理技術檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、可追溯性，進而實現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享、有效利用、總結經(jīng)驗，公司依據(jù)國家、行業(yè)工程建設檔案管理的有關規(guī)定，特制訂本辦法。

第一條 本辦法所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司依據(jù)監(jiān)理委托合同所監(jiān)理工程的過程中直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的記錄。

第二條 公司及各部門、各綜合部、各監(jiān)理部、每一個員工均有保護檔案的義務。第三條 檔案工作實行統(tǒng)一領導、專人管理、總監(jiān)負責、分級保管、分級查閱的原則。第四條 檔案工作由工程技術部負責接收、收集、整理、保管，并監(jiān)督各項目監(jiān)理部的檔案工作。

第五條 公司指定專人負責兼職檔案管理工作。

第六條 工程技術部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案室禁止吸煙，禁止存放除文件檔案外其他的易燃物，檔案室地面要保持清潔無雜物，存放檔案的柜體要整齊光亮，做好防霉、防潮、防蟲蛀工作。

第七條 工程監(jiān)理檔案依據(jù)國家標準制定的保存期限進行保存，區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

第八條 公司檔案應按工程性質(zhì)的不同進行分類保存，并建立檔案臺帳。公司現(xiàn)場檢查工作時應檢查項目監(jiān)理部檔案的歸檔情況。

第九條 監(jiān)理部在項目實施過程中應報送的資料：

1.監(jiān)理規(guī)劃、各專業(yè)監(jiān)理實施細則、安全監(jiān)理細則（或方案）、旁站方案； 2.項目監(jiān)理部與建設單位簽訂的“目標責任書”，如安全、廉政責任書；

3.每月5日前報上月《監(jiān)理月報》,每年1月10日前報上年《監(jiān)理工作報告》、《監(jiān)理業(yè)務手冊》；

4.工程項目的重大變更(特別是增加監(jiān)理工作量和延長工期的重大變更)，應進行定量分析并及時上報公司；

5.監(jiān)理部階段工作總結； 6.工程上獲得的有關榮譽證書； 8.安全、質(zhì)量事故處理報告。

第十條 各項目監(jiān)理部資料員應做好平時文件的預立卷工作，并在工程完工后及時裝訂成冊（包括經(jīng)業(yè)主或檔案局簽字的移交清單）立卷移交公司工程技術部保管，任何人不得據(jù)為己有，案卷的整理按《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）和相關規(guī)定執(zhí)行。

竣工工程監(jiān)理資料清單如下（參考）

1.工程建設監(jiān)理合同、監(jiān)理部總監(jiān)理工程師任命文件及人員名單 2.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、安全監(jiān)理細則、旁站監(jiān)理方案 3.工程進度控制資料

4.工程質(zhì)量評估報告或工程驗收簽定書（監(jiān)理）5.監(jiān)理工作總結（竣工）或階段驗收報告 6.監(jiān)理通知及回復單、會議紀要、監(jiān)理報告 7.監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄

8.工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告，合同變更材料，見證取樣記錄，外委托試驗單位資質(zhì)材料

9.監(jiān)理測量、外觀復核資料

10.（單位、分部）工程開/復工審批表、工程開/復工暫停令 11.質(zhì)量事故報告及處理意見、有關質(zhì)量方面的報告

12.單位（單項）工程驗收記錄，分部、分項（單元）、檢驗批（工序）工程驗收記錄

13.工程聲像資料、電子文檔

14.工程延期報告及審批、費用索賠報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見 15.監(jiān)理部向業(yè)主（或其它部門）移交竣工資料清單

總監(jiān)或現(xiàn)場負責人負責對竣工資料的整理歸檔，綜合監(jiān)理部負責督促指導，施工過程中已報公司的有關資料，竣工時監(jiān)理部可向公司要回重新整理成冊。保修期間的監(jiān)理資料由總監(jiān)或現(xiàn)場負責人負責整理。

第十一條 為了保證檔案的保存期限，延長重要檔案的保存壽命，所有文件材料在歸檔時要保證其清潔、完整、準確、系統(tǒng)、無破損、無灰塵、無雜質(zhì)、裝訂整齊，零亂的、未經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件材料，不允許向檔案室歸檔。

第十二條 工程檔案的銷毀須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。

第十三條 檔案的借閱：因工作需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)工程技術部主任核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十三條 罰則

1．擅自向外界提供、抄摘監(jiān)理檔案或未按手續(xù)借閱、外帶、越級查閱者（檔案管理者同罰）。給予警告，二次觸犯者處100-200元罰款。

2．毀損、涂改、偽造檔案，給予記過并處300-1000元罰款。

3．擅自銷毀監(jiān)理檔案者，給予記大過并處1000-2000元罰款。情節(jié)嚴重者開除直至移交司法機關追究刑事責任。

第十四條 本制度監(jiān)督責任部門為總經(jīng)理工作部。第十五條 本制度自公司經(jīng)理辦公會通過之日起執(zhí)行

第四篇：集團公司建設工程技術檔案管理辦法

建設工程技術檔案管理（暫行）辦法

第一章 總 則

第一條

為加強集團有限公司（以下簡稱集團公司）建設工程技術檔案的管理和利用，確?；窘ㄔO項目技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設、生產(chǎn)（使用）管理、設施維護和改建擴建中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等建設工程技術檔案管理法規(guī)、規(guī)范和辦法，結合集團公司實際，制定本辦法。

第二條

凡在集團公司及所屬全資子公司、分公司、控股公司及均股公司（以下簡稱建設單位）范圍內(nèi)的新建、改擴建、技術改造項目，其工程建設中產(chǎn)生的技術資料檔案管理工作，均須遵守本辦法。

第三條

建設工程技術檔案是指建設工程按基本建設程序，在建設全過程中形成的、具有利用和保存價值的原始資料，包括建設項目的提出、調(diào)研立項、評估決策、投資審批、勘察設計、工程建設、安裝調(diào)試、聯(lián)合試運轉、生產(chǎn)準備、竣工驗收、投產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的以文字、圖表、計算、聲像等不同形式與載體記錄的文件資料。

建設工程技術檔案是項目建設的真實記錄和客觀描述，既是建設項目竣工驗收、生產(chǎn)使用及維護改造的基礎資料，也是進行稽查審計、項目后評價、責任追究的重要依據(jù)。

第二章 建設工程技術檔案的管理

第四條

建設工程技術檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則。建設工程的技術文件資料的收集、整理、審查工作應與項目建設進程同步，竣工驗收前，建設工程應完成技術文件資料的歸檔和驗收工作。

第五條

建設單位應加強對工程建設技術檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導，負責接收本單位所有建設工程的技術檔案。

建設單位為管理項目設立的指揮部、項目部、項目公司、籌備處等（以下簡稱項目管理單位）負責建設工程技術檔案的具體管理和組織協(xié)調(diào)工作，在下達項目計劃、檢查項目進度、驗收分項分部工程的同時，部署、檢查、指導和驗收檔案資料和檔案工作，維護工程建設技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，確保技術檔案資料的收集、整理、歸檔和有效利用。

第六條

工程建設過程中，建設單位要求設計、施工、監(jiān)理等參建單位明確分管建設工程檔案管理工作的負責人，建立與建設工程檔案工作任務相適應的管理機構，配備檔案管理人員及庫房、設備，制定檔案管理制度，在各自的職責范圍內(nèi)統(tǒng)一管理建設工程技術檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。

第三章 建設工程技術檔案的收集和整理

第七條 建設項目在招投標及簽訂合同中，明確建設過程中建設、設計、施工、監(jiān)理等參建單位在檔案資料的形成范圍與編制、移交要求與時間等方面的責任。

屬于建設單位歸檔范圍的檔案，項目管理單位要求參建單位在各自的職責范圍內(nèi)，結合建設工程的特點制訂詳細的歸檔范圍，并按形成的先后順序及時收集、整理、審查和歸檔各類技術文件資料，歸檔資料必須保持連續(xù)性、完整性，能夠反映建設項目的真實性。

第八條

建設工程所形成的技術文件資料在歸檔前按檔案管理的要求，由形成單位進行分類、組卷、裝訂、編目等收集、整理工作。項目管理單位負責項目前期審批文件以及設備、工藝和涉外文件及各環(huán)節(jié)建設工程技術檔案的收集、整理、匯總，接受檔案管理部門對工程建設檔案的專項驗收。

第九條 勘察、設計單位負責收集、整理勘察、設計文件，在任務完成后，向項目管理單位移交完整、準確的設計基礎資料和設計文件。

第十條 施工單位負責收集、整理其承包工程的技術文件資料，在工程竣工驗收前將形成的工程建設檔案報送項目管理單位匯總、整理，接受項目管理單位對檔案資料組織的審查，審查合格后，雙方辦理正式交接手續(xù)。

第十一條

監(jiān)理單位負責收集、整理項目監(jiān)理文件，基建項目實體完成后向項目管理單位移交，統(tǒng)一歸檔。

第十二條

凡有引進技術或引進設備的建設工程，首先由項目管理單位進行引進技術和引進設備的圖紙、文件的登記、歸檔，再行譯校、復制和分發(fā)使用。

第十三條

停建、緩建的建設工程技術檔案，項目管理單位移交建設單位保管，待工程續(xù)建完成后按程序進行匯總。

第四章

建設工程技術檔案的初步驗收

第十四條

建設工程檔案驗收是建設工程整體竣工驗收工作的重要組成部分，建設項目竣工驗收時應有檔案專項驗收意見，在竣工驗收鑒定書中應有檔案管理情況的評價。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。建設工程技術檔案的初步驗收由建設單位組織，在竣工驗收前3個月完成建設工程檔案驗收，并由建設單位接收。

初步驗收的工程技術檔案必須符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）及《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）。

第十五條

在工程建設過程中，建設單位加強對工程技術資料和竣工圖質(zhì)量的監(jiān)督和指導，檢查、督促設計、施工、監(jiān)理單位按規(guī)定編制施工記錄、檢驗記錄、交工驗收及工程變更等簽證文件。

第十六條

歸檔的技術文件資料一律采用耐久性強的書寫材料填寫，要求字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

竣工圖由建設單位組織相關單位編制，要求圖紙標注與工程實體相符，并逐張加蓋經(jīng)審查簽字的“竣工圖章”。

錄音、錄像文件應保證載體的有效性；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。

第十七條

建設單位明確參建單位移交的建設工程技術檔案編制案卷移交目錄，明確工程技術檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)。參建單位不按時移交或移交不完整、不準確的建設工程技術檔案，視為未完成合同任務，并承擔相應責任，不能按期改正的，建設單位可拒付相應的款項或不予辦理工程結算。

第五章

建設工程檔案的組卷和保管、利用

第十八條

建設工程技術檔案案卷的編撰質(zhì)量應規(guī)范，各種文件原件齊全、內(nèi)容準確、圖物相符、分類科學、組卷合理。卷內(nèi)文件按形成規(guī)律排列有序，各單項工程按照文字材料按項目、竣工圖按專業(yè)，合理地組成若干卷冊。

第十九條

建設工程建設檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，長期保管的建設工程建設檔案資料實際保管期限不得短于建設項目的實際使用年限。

對需要永久保存的珍貴檔案，應采用掃描、刻錄、縮微、介質(zhì)存儲和數(shù)字化加工等先進技術予以備份保存。

第二十條

對銷毀超過保管期限的工程建設檔案必須進行鑒定，檔案鑒定工作參照國家有關規(guī)定執(zhí)行。對已失去保存價值的檔案資料，經(jīng)過一定的審批手續(xù)、登記造冊后方可進行處理。凡是擅自損毀、據(jù)為己有、丟失有保存價值的工程建設檔案，要依法追究其法律責任。

歸檔的工程建設檔案一律不得外借，特殊情況需要外借時，由檔案管理人員負責復制。

第二十一條

建設工程技術檔案的歸檔和技術文件資料的接收、移交、鑒定、銷毀等情況應進行登記和統(tǒng)計，并按規(guī)定向建設單位報送統(tǒng)計報表。

第二十二條

建設單位要注重和加強檔案資料的提供、編研、咨詢等開發(fā)利用工作，編制各類檔案檢索工具，及時有效地為建設項目決策提供檔案信息。

第五篇：工程造價技術檔案

貴州國龍項目管理咨詢有限公司 造價咨詢技術檔案管理制度

為規(guī)范公司技術檔案工作底稿的編制、復核、使用和管理，強化咨詢質(zhì)量，降低咨詢風險，促進提高整體水平，保證咨詢資料的完整性、統(tǒng)一性、實用性，特制定本制度。

一、檔案的歸檔與管理

1、公司的歸檔資料實行“項目歸檔”制度，每個項目完成后及時進行資料的歸檔工作；

2、每個工程項目文檔都要進行編號處理，并按文件類型再分成若干個子項以便查找；

3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

4、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

5、檔案管理員根據(jù)公司的《檔案管理制度》實施檔案歸檔整理。檔案管理員職責：保證公司及各部門的原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。

二、檔案的收集及移交

工程造價咨詢檔案原則上由項目負責人負責整理歸檔，項目負責人必須在咨詢報告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；公司專職檔案管理員負責造價咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90 日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。

三、檔案的保存

項目負責人在交付存檔資料時要保證各種資料齊全，歸檔時填寫資料清單及頁數(shù)，工程量計算書要求加封面，并分類裝訂完好，資料完整方能存檔。各種類型項目存檔資料要求如下：

(一)工程標底、清單編制存檔資料：

1、存檔資料目錄

2、工作總結（業(yè)務范圍、完成時間、參加人員等）

3、工程造價（標底、清單）編制委托合同

4、委托方交付的資料：建設方提供的招標文件、答疑文件（除圖紙外）

5、成果文件：工程（概）預算書（電子版及紙質(zhì)版）

6、三級復核表

7、工程量計算書（電子版及手稿）

8、委托方評價意見

（二）工程造價審核：

1、存檔資料目錄

2、工作總結（業(yè)務范圍、完成時間、參加人員等）

3、工程造價審核委托合同

4、成果文件：審核報告、定案表、單位工程預（結）算書（電子版及紙質(zhì)版）

5、計算書底稿、工程量確認單

6、委托方交付的相關資料：施工合同及補充協(xié)議、經(jīng)濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送預（結）算書等

7、三級復核表

8、委托方評價意見

（三）工程造價過程控制（根據(jù)項目要求，統(tǒng)一編號，分批存檔）：

1、存檔資料目錄

2、工作總結（業(yè)務范圍、完成時間、參加人員等）

3、審核付款定案表、單位工程預（結）算書（電子版及紙質(zhì)版）

4、最終審批支付單（盡可能）

5、計算書底稿、工程量確認單

6、委托方交付的相關資料：施工合同及補充協(xié)議、經(jīng)濟簽證、變更資料、洽商記錄、對方報送結算書等

7、三級復核表

（四）文件成果要求

1、外封面

2、內(nèi)封面（要求有工程名稱、建設單位、設計單位、編制單位、編制人、審核人、編制時間、文件成果編號等）

3、匯總表

4、編制說明

5、各分項預（結）算書

6、單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、造價師注冊證書

四、檔案的借閱

1、凡本公司職工均可通過公司 檔案管理員借閱并辦理借閱簽字手續(xù)，但需妥善保管，不得涂改遺失，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)涂改遺失要受到經(jīng)濟處罰，后果嚴重者要開除處理或追究

刑事責任。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，填寫《借閱檔案申請表》備案，并按要求及時歸還。

3、借閱者用畢后應及時歸還。對借閱份數(shù)過多及時間過長者，檔案管理員有權催還。接催還通知后，應即刻歸還。如確實需要使用，應向檔案管理員辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)同意后續(xù)借。

4、公司技術檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過8小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任批準；

5、檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

五、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4、經(jīng)批準銷毀的公司技術檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司技術檔案資料時，必須由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

六、檔案管理制度的執(zhí)行

檔案管理責任人負責督促執(zhí)行本規(guī)定，制定本制度旨在規(guī)范公司技術檔案管理，全體員工必須嚴格遵守。