第一篇：淺析秘書性別差異對處事方法的影響(定稿)

專科畢業設計（論文）

設計題目： 淺析秘書性別差異對處事方法的影響

系 部：

人文藝術學院

專 業： 涉外事務管理（文秘與策劃）

班 級： 121301班

姓 名：

陳斌 學 號： 12430513010指導教師： 蔣璐

職 稱：

助教

2015年6月

南京

摘要

隨著時代的發展，社會科學也越來越先進，這預示著社會科學發展的又一個春天來臨了。然而當今社會，對秘書這一從古至今都存在的工作來說，社會上頻頻出現的關于秘書性別差異引起的問題的討論，這恰好是研究秘書發展的最具有時代意義和現實意義的話題。這將對未來職場中秘書這一職位的需求狀況和培養、任用秘書人員有著非常深遠的意義。兩性與生俱來的差異會對秘書工作造成影響嗎？如何才能避免兩性差異對秘書工作的影響呢？本文分別從秘書性別的差異表現，男性與女性在秘書工作中各自的優勢以及如何克服兩性差異做好秘書工作等幾個方面入手，結合我在江蘇盛久裝飾有限公司的實際工作體會，淺論秘書性別對處事方法的影響。

關鍵詞

秘書

性別差異

影響

處事方式

Abstract

Secretary first appeared in China in the late shells, visible secretary has a long history of our country.Human society have the leadership work, leaders and leadership group, also have the secretary work.Most of the secretarial career is by women, with the development and progress of the society, a male secretary professional people more and more, men and women in the cognition of things and there is a difference on the way.Does the gender difference influence secretaries’ performances at work? And how to avoid such negative effects arising from gender differences? in this paper, based on the research of the internship units, gender differences in way of doing things to try to talk about and analysis of secretarial work, how to eliminate the influence of gender differences of secretarial work, improve work efficiency, improve their ability.Keywords secretary gender effect difference way

目錄 引言...................................................................................................................1 2 秘書的工作特性...............................................................................................1 3 在秘書工作中性別差異的具體表現...............................................................1

3.1 溝通與技巧............................................................................................2 3.2 思考方式................................................................................................2 3.3 個人情緒................................................................................................3 3.4 在遇到挑戰和風險時對工作的主動性................................................3 4 克服兩性差異做好秘書工作...........................................................................4

4.1 主動溝通與交流....................................................................................4 4.2 克制個人情緒........................................................................................4 4.3 主動面對挑戰........................................................................................4 4.4 做好最大化分配....................................................................................5 結論.......................................................................................................................6 致謝.......................................................................................................................7 參考文獻...............................................................................................................8 引言

現代社會中，越來越多的人承擔起秘書的角色，秘書的含義也在不斷的拓寬發展，秘書的工作也越來越多樣化，隨著社會的發展，秘書不再只是以前的行政職位，轉變為更加社會化、職業化的工作，越來越多的領導需要秘書來為自己的工作及生活進行安排，以便他們能對自己的時間進行更有效的利用。當今社會，人們普遍認為女性更適合擔任秘書這一職位，因為女性天生有著敏銳的直覺，觀察細心，更容易通過細微的差別快速對事物的性質作出判斷，捕捉到一般男性不易察覺到的信息，這對秘書的日常工作大有裨益。但同時，由于現在社會的一些不良現象時常曝光，使得秘書的性別問題一躍成為社會上的敏感話題。本人在江蘇盛久裝飾有限公司擔任實習秘書期間，就發現了這一差異性，那么本文就對秘書的性別差異與其所產生的影響進行分析討論，找到如何克服兩性差異做好秘書工作的方法，將對秘書這一行業的發展及前景起到積極的作用。秘書的工作特性

在我國古代炎黃殷商時代，就有了類似于秘書的工作，在古代，人類男尊女卑的思想，所有職業都是男性擔任，秘書也都是由男性擔任的。而在現代，社會在不斷進步，女性在社會當中的地位上升，女性自身的特點被逐漸發現，現代社會秘書大部分都是女性。

我國現階段的秘書行業存在的特性是，首先是女性居多，我們日常普遍接觸到的秘書人員以女性居多，公司在選擇秘書方面，更為愿意雇傭女性，選擇面試人員時大部分也都是女性。其次是年輕人居多，公司在選擇秘書方面也更愿選擇年輕人擔任這一職務，年輕人的思維及適應能力相對較快，對于新事物的接受能力較強，所以普遍比較喜歡選用年輕人擔任這一工作。再次是秘書工作的流動性大，秘書的工作較為繁瑣，需要處理日常事務，聽從領導的安排辦事，很多時候會與領導發生不和而導致對現狀不滿，男性很難在短時間就可以實現自我價值，從而想要換一份職業。此外，秘書的工作不需要某項專業的技能，相對來說容易上手，所以適應性快。秘書工作中性別差異具體不同的表現

男性與女性本身就存在差異，在思維邏輯、理論分析、心理等各個方面都有

其不同的表現，接下來通過在實習公司具體的事例來探討這些差異以及由此對秘書工作產生的不同效果。

3.1 溝通與技巧

我所實習的裝飾公司為了提高職員的工作水平，定期會在公司舉辦培訓班，這個培訓班，不僅能夠很大程度上提高個人的工作能力，而且也會大大增加升職機會。可每次培訓班的人員幾乎都是固定的，一次業務部的男職員向我們抱怨說，他的部門經理不關心他們，他很想去上培訓班，可他的經理一次也沒為他們爭取過，結果都被別的部門搶了先。聽了他的抱怨后，一位上過培訓班的女秘書就告訴他其實她能上這培訓班也是和自己的經理提了好多次才申請到的，問他有沒有和自己的部門經理提過要上培訓班的想法，那男職員只是咕噥了句“這還要我自己說啊，有這樣的機會是誰都想的”。

在職場中男性會因害羞、不好意思、愛面子等因素而很少與人交流，這樣于人于己都不利，更容易與他人造成誤會，這往往會影響到自己接下來的工作，影響整個公司的利益。

3.2 思考方式

一次公司在一項工程竣工驗收之際，現場監工突然打電話回來告知工程有一點小的問題，將會影響到驗收，經理得知后緊急將其召回并通知各部門準備開會。會議主要是解決工程驗收問題，經理說每個人都有發言權，只要是對解決問題有幫助的，都將會考慮采納。即使是這樣，在會議當中，更多在給出建議與交流的是男性，而女性則大多時間是聽取并且記錄。本是一次普通的會議，卻可以由此看出男性與女性在思維方式上存在很大的區別。

男性的形象思維豐富，想象力強，思考問題也比較細致，在處理問題方面，男性更能抓住細節，主要是能夠大膽的參與到其中。

冬天的早晨，大家到公司之后都喜歡先喝一杯開水暖暖身子，一次早上燒水時領導剛好看見了，便讓我給他泡一杯茶。平時都是前臺的女秘書給領導泡茶的，她看見我端著滿滿的一杯茶時，立即叫住了我，告訴我領導不喜歡把杯子裝的滿滿的，而且喝茶口味比較淡。那位女秘書把杯子接過去，又重新泡了一杯茶讓我

送了進去。一杯茶水，讓我長了個記性，有關領導的事情不能憑自己的感覺來做。

在日常辦公室生活中，女性更加體貼，女性可以記住領導一些小習慣，領導的興趣愛好等，從而能夠更好地與領導接觸，做好秘書這一工作。

3.3 個人情緒

由于公司電腦使用年限過長，導致經常會發生電腦死機現象，領導便讓財務部與業務部兩個部門的秘書共同聯系幾家電腦銷售商，準備更換辦公室老舊的電腦，但由于其他的事件的耽誤，沒有及時將結果匯報給領導，導致兩個人被領導批評指責。事后財務部的女秘書情緒很失落，在對待他人及其他工作方面都沒有精神，態度也不好，相反那位男同事卻沒有這樣的現象，只是當時與我們抱怨幾句后，再看他已經進入到工作狀態中，不受這件事的影響。

女性更容易將自己的情緒帶到工作當中，而男性這方面要比女性好很多。當有同事直接向你暗示：除工作上的事情外，無心與你建立所謂的“朋友”關系時，女性通常自己會感到受傷，接下來也就直接影響到了彼此工作上的合作與支援。然而這種狀況對于男性來說，男性一般的反應則是無所謂，也許上班時在會議中還處于針鋒相對的狀態，下班后卻能在一起去唱K，公私涇渭分明，二者不混為一談，也不會因此而互相產生矛盾。即便彼此之間不是朋友，只要能夠在工作上配合，能夠共同達成目的，就可以合作。

3.4 在遇到挑戰和風險時對工作的主動性

裝修居室對誰來說都是件頭疼的事，所以公司那些前輩老說不怕顧客要求高，就怕客戶外行還挑刺。對于這個說法我也是極為贊同的，因為在盛久裝飾公司實習時這種事情已經司空見慣了。針對這些客戶，公司都是通過開會討論，提出解決方法，并且需要有人專門負責與客戶溝通，解決客戶的疑問。其實開會提出解決方案都不是問題，往往是在與客戶溝通的選人上犯難。誰都不想與這些難纏的客戶打交道，可是逃避并沒有用，領導都是采取員工主動承擔的方法，這個時候那些女職員都是一個個低下頭玩弄著手中的會議記錄筆，互相看著，最后幾乎都是男性能夠主動站起來攬下這個任務。

當公司提出新的任務時，多數女性都會擔心自己能否勝任，缺乏自信心，考

慮的較多，在經過一番思考與糾結后，往往會選擇逃避，很難能夠主動去承擔風險與挑戰。男性則與女性相反，他們更愿意主動接受新的挑戰，積極地想辦法解決困難，不愿甘心于平淡的工作，新的挑戰更能促使男性的干勁與潛能。克服兩性差異做好秘書工作

4.1 主動溝通與交流

在人際發達的社會，溝通顯得尤為重要。在職場中，那些不善于與人溝通的男性更應該克服自身的溝通障礙，更好的與人交流。有意見應及時與上級溝通讓上司知道，畢竟工作不是玩猜謎游戲，及時地溝通很必要，一來可以減少和上司不必要的誤會，二來能幫助自己更好地完成工作任務。

女性相比于男性來說，其特點會比較喜歡采取溝通的方式來探討和解讀，從而解決問題。就比如在我實習的公司，客戶前來詢問房子裝修上的事宜的時候，部門經理不一定會有那么多的時間來和客戶溝通，基本都是部門秘書與客戶直接溝通，往往這時候就需要專業的職業人員來幫助經理完成與客戶的溝通。況且女性與生俱來的細心和謹慎，她們自身上的這些優勢就已經使得她們自己在秘書這個崗位上取得了優勢，能最大的發揮她們自身的這些優勢，在秘書這個崗位上就會走的更加長遠。

4.2 克制個人情緒

工作遇到瓶頸或挫折時，女性習慣私下向朋友或同事表達各種抱怨與煩惱，最終很有可能導致全公司的人都知道了你的挫折。結果是沒有解決原有的困難，換來的卻是團隊成員對你的不信任。但男性不會向別的同事吐露煩惱，也不會把本身焦慮的情緒表現出來，因為這對于完成工作毫無意義。作為女性，也不要幻想他人會替你解決煩惱，要想辦法找到其他方法來平衡情緒、緩解壓力，不要讓自己在公司里的抱怨轉變為自己的負擔。作為秘書，更加不能使這種情緒讓領導感受到，這樣只會增加領導的厭惡感，是有百害而無一利。

4.3 主動面對挑戰

女秘書要克服自卑的心理，樹立自信才能減輕職場帶來的壓力。職場女性應

有效地組織自己的工作，處理好家庭與工作之間的關系。擺脫依賴，勇于爭取。去掉自身的優越感，腳踏實地的工作。提高自身的素質，充分發揮自身優勢，加強自身的心理素質，不要輕易被外界的因素影響，調整好心態，積極勇敢地面對挑戰，做職場強人。

4.4 最大的發揮性別優勢

其意義在于能讓兩者發揮出各自的最大優勢，就如有需要在體力上的事情安排男性去做，能更好的發揮出男性自身的優勢，同時也避免了女性在做體力活兒的時候受傷的情況，也可以是領導出去飯局時選擇帶男秘書出去，一來可以適宜的幫助領導擋酒，二來也可以斷絕女秘書被騷擾的可能。女性雖然在體力和耐力上不如男性，但卻在語言上、溝通能力上、處理人際關系上具備一定的優勢，把女秘書安排在與客戶交流溝通上，也能夠利用本身的語言優勢處理上司的文件擬稿，在有人際關系的前提下也可以處理領導的對外聯絡等一系列的工作。

結論

在當今社會，秘書這一職位日益職業化的趨勢之下，秘書的重要性也在逐漸的彰顯出來。而兩性的差異對秘書工作的影響也逐漸成為了崗位在選擇人才時所考慮的一個重要方面。本文通過江蘇盛久裝飾有限公司為例進行研究，通過實例分析男性與女性秘書的區別。在現代社會競爭與壓力如此之大的時代，只有互相學習與發展，在秘書工作中，利用兩性各自自身的優勢，協調分配，互相配合，這樣才能更好的做好秘書工作，走的更加長遠。

致謝

由于本人的能力及知識有限，本篇論文仍有許多不足之處，希望大家多加指正。在此我要感謝我的指導老師，感謝您的諄諄教誨以及對我的學業及生活的幫助，還要感謝我的同學對我的幫助與支持，是你們的鼓勵與支持使我走得更遠，更加自信。

參考文獻

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第二篇：談秘書的性別差異與處事方法

大學生畢業論文

題目： 談秘書的性別差異與處事方法

學校： 黃岡師范學院繼續教育學院

班級： 鄂東女子學校校區1103班

姓名： 范 彬

指導教師： 鐘文麗

完成日期： 2016 年 5 月 9 日

談秘書的性別差異與處事方法

摘 要：時代的發展，日新月異。社會科學發展迅速。生活水平的提高，人們對精神文化的要求更加提高。人與人的交往，加快各種信息之間的傳遞。人各有志，每個人的成功都不同，展現了各種職業，但是，其中有一個主要因素都是共同的，那就是人際交往處世。秘書處理日常工作都離不開與人的交往溝通。本文從兩性秘書男女差異表現以及各自的優勢闡述秘書的性別差異與處事方法從而提高秘書溝通的重要性及提高工作效率。

關鍵詞：處事方法；性別差異；學習溝通。

目 錄

1.引言…………………………………………………………………………2 2.秘書的工作…………………………………………………………………3 3.秘書的工作性別體現………………………………………………………3 3.1了解??????????????????????????3 3.2溝通??????????????????????????3 3.3尊重??????????????????????????4 4.兩性合作分享做好秘書工作??????????????????4 4.1克制個人情緒??????????????????????4 4.2合作分享????????????????????????4 4.3主動發揮優勢??????????????????????5 5.結論????????????????????????????5 6.致謝????????????????????????????6

1.引言

秘書的工作也越來越多樣化，具體的崗位不同，職責也不同。秘書也不只是簡單 2 的行政工作，同時也要分擔起領導工作和生活中的事情。應該都普遍認為女性更適合秘書這一職業，因為女性有著天生敏銳的直覺，觀察細心。比男性更能快速發現事物的差別。但這并不是所有的優勢。穿衣有搭配的學問，秘書有性別的差異。本文對秘書性別差異進行討論。以提高工作效率。

2.秘書的工作

早期在古代，男尊女卑，看到的都是男秘書輔助。現如今社會，女性地位的上升，女性自身優勢被發掘。秘書也大都有女性擔任。

關于辦公室秘書工作職責，熟悉工作，掌握工作規律，熟悉工作方法，了解對象，包括了解自己。熟悉專業知識。做好辦公室日常行政事務及文秘工作。各種會議的記錄及會務工作做好來訪接待工作。完成領導交代的其它任務和各種應急事務的處理。這些都是比較煩瑣的工作，流動性也大。

3.秘書工作的性別體現

男性與女性本身就存在性別差異，在思維邏輯，理論分析，心理等各個方面都不同。女秘書在工作中更能體諒他人，能為領導同事著想，能拉近與領導之間的距離，因此理容易溝通。男性秘書在耐心這方面稍有欠缺。女秘書容易產生從眾心理，而男性秘書可能敢于提出不同見解。3.1了解

做一份工作之前，首先要對這份工作有一個深入的了解釋，這也在日后的工作能進步更快。秘書這份工作本身是煩瑣的，自己心理素質要提高。處理工作事務，聽從領導的安排做事，時日久之很多時候會導致對現狀不滿。男性更覺得長時間無法體現自身價值。秘書是個可高可低延展度很強的職業。所以做這份工作之前，提高自身綜合素質。了解工作性質本身，了解男秘書與女秘書各自的優勢。3.2溝通

溝通促進人與人之間的交流，秘書為上司分擔憂愁，是領導與同事之間的橋梁。秘書的特殊地位，更應處理好秘書之間的關系。秘書與秘書之間的關系處理也是一門學問。溝通就要多去說，有錯誤也可適當婉轉告知，切不可搞小圈子。男女秘書之間工作相處，應當講誠信，互相寬容，知人知言。雙方處于平等的地位。有原則而不固執。溝通過程中，互相一定要鎮靜，如果心里著急，話不一定說得明白，不僅浪費時間，可能也會把關系弄僵。所以同時要會交際，處理人際關系是一門學問，“世事洞 3

明皆學問，人情練達即文章”一個秘書如果很善于交際，那么辦事成功率也會提高很多。3.3尊重

平等是建立良好關系的前提，那么秘書之間互相尊重他人的人身權利、自尊心、感情、不涉及他人隱私。如果兩性秘書中有一人，因得到領導稱贊夸獎，另一人心中極度不悅的話，也會導致工作受到一定的影響，能得到上司夸獎稱贊，是自己工作的努力，也應受到鼓勵從而激發自己積極上進，作為同行，應是尊重他人，為他人被領導肯定而積極學習。也要隨時隨地向領導人匯報情況，提供對事物的看法。決不可借工作之便假公濟私說別人的壞話，這是一種美德，也是對別人的尊重。

4.兩性合作分享做好秘書工作

秘書在辦公室中良好的處事技巧有利于營造工作和諧、輕松的工作氣氛，使辦公室充滿活力與生機。4.1克制個人情緒

女性秘書比男秘書顯得膽小、多慮。女性也是感性的，更容易將自己的情緒帶到工作中，而男性在這方面要比女性好很多，當有同事直接像你暗示，除工作上的事情外，無心與你建立所謂的“朋友”關系時，女性通常都覺得很受傷，接下來也就直接影響到了彼此工作上的合作與支援。然而這種情況對于男性來說，男性一般的反應則是無所謂，不拘小節，不會耿耿于懷，也許上班時可能會有針鋒相對，但下班后還能一起交流唱K,所以個人情緒這方面自己要調整。即使不是朋友了，工作能相互配合，也能補長短。4.2合作分享

兩性秘書之間要多分享看法想法，多接受他人的意見，才會有更多的收納，順利開展工作。你有一種想法，我有一種想法，合在一起，發揮角色的優勢。共同的話題語言，共同的體驗和共同的情感。也意味著雙方工作成功的可能。尋找共同點，達到合作的默契。4.3主動發揮優勢

自己主動做一件事，效果永遠強過別人讓你去做一件事。在人際交往中，認真聆聽他人說話，并根據情況及時做出處理。做好辦公室工作，保持工作場所清潔和諧。男女秘書都要克服自卑的性理，樹立自信才能減輕職場壓力，提高自身素質，充分發揮自身優勢，加強自身的心理素質，調整心態，有原則而不固執。主動面對困難挑戰，4

不退縮。

在發揮各自優勢上，在一些體力上的工作男性秘書才能更好的發揮優勢。同時也可以避免女性秘書在體力上會出現的意外受傷。影響辦事效率，領導在外面飯局時可以選擇帶男性秘書應酬，可以幫領導擋酒，也可以防止女性秘書被騷擾的可能。女性雖然體力上不如男性秘書，但因天生敏銳，心細，語言溝通方面也占了優勢，可以選擇接待客戶，與客戶溝通。幫領導處理對外的聯絡。使之工作更長久。出色地做好領導服務的工作起到真正輔助的作用。

秘書已成為整個社會不可取少的力量，正在為社會經濟的發展做著巨大的貢獻，秘書具備靈活運用辦公軟件及駕駛汽車的能力，遠遠不止是人們所謂的“能說會道”“能吃能喝”或者“能提筆桿子”的秘書或者只是一個擺在辦公室里的美麗的花瓶了。現代秘書，必須具有極其深厚的寫作功底，如果不能牢實的掌握秘書知識，不用知識武裝自己、不經常給自己充電。即使他（她）生有一幅很好的身材與姣好的臉蛋，或者是有強大的后盾力量作為靠山。那就可能沒有辦法做好自己的秘書工作了，難以勝任自己有秘書工作。用知識武裝自己，這也是當代秘書最起碼的前提條件。男女秘書，做為成功的秘書人員，讓領導滿意放心是天職，要想做到這些，必須具備過硬的業務技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。也是一個富于挑戰的職業。提高心理素質，積極的進取心來迎接一切。

結 論

當今社會，秘書的重要性逐漸體現，秘書想要掌握處世技巧也不是容易的事，必須持之以恒的努力落實到實事中。良好的處世技巧對于工作的提升密切相聯。男性與女性秘書，只有互相學習與發展，利用各自的優勢，協調分配，互相配合，才能更加做好工作，和諧工作。

致 謝

由于本人的能力和知識有限，本篇論文仍有許多不足之處，希望大家多加指正。在此我要感謝我的指導老師，感謝您的諄諄教誨以及對我的學業和生活的幫助，也感謝同學們的幫助。你們都是我學習的榜樣，衷心的感謝你們。6

第三篇：論性別差異對秘書工作的影響 原稿

一、秘書行業男性秘書職業發展現狀及秘書職業女性化的原因 秘書，在我國是政府機關、企事業單位普遍設置的一種行政職位；在世界上乃是最廣泛的社會職位之一，對社會發展起著不可或缺的作用。在現實生活中，擔任秘書的既有男性又有女性，而秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。在許多人眼里，秘書認識一種既讓人熟悉又不被人了解的職業。秘書的輔助和參謀作用在該職業特征中最具代表性，他們是領導的左膀右臂，是領導保持上下溝通的橋梁；為此，他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務，從而體現出其自身價值。

（一）、我國男性秘書職業發展現狀

說及秘書，大多數將女性聯系起來，社會上流傳的“女秘書”，“小秘”；其實不然，男性秘書以前就存在并發揮著不可抹滅的歷史地位，現在許多高校都已開設文秘專業，有許多男生也紛紛報名，畢業后都將走上秘書崗位。下面就我國男性從事秘書職業進行總結：

第一、男秘書的發展歷程：

1、男秘書很早就在歷朝歷代里出現。宮中秘藏之書，就是皇宮里秘密珍藏的圖書，而管理秘藏圖書的官府，名之為“秘書監”，主管官員為“秘書令”；我國古代歷史上也有稱副職“秘書丞”，分管官員叫“秘書郎”，歷朝沿襲至清代，幾千年歷史有許多相當于現代秘書的職位，但他們都不叫秘書而被稱之為史官、御史、尚書、掌書記，或中書舍人翰林學士等多由男人擔任；當時的情況就是，叫秘書不是秘書，不叫秘書卻是秘書；直到清末或辛亥革命前后，秘書概念才是名實相符。

2、在現代，秘書也叫輔臣，是國家領導人身邊參與機要政務掌管機密文件和印璽，掌管宮廷內務的文職大臣，后來沿用至今的國家主管政府事務的部長或常務副部長。秘書還屬行政職位，在現代中國秘書一直被當做一種行政職位，秘書人員被看做行政人員的一部分。秘書也已成為社會職業，在大、中、小國營事業單位則是辦公室主任和秘書，成為管理和處理日常行政事務的重要人員，成為行政首長的得力助手。我國還規定：政府秘書均屬國家公務員，秘書長屬政務類公務員，一般秘書則屬事務類公務員。在今天，男秘書擔當高級職位。大多數男性秘書人員也可能擔任著某種領導職位比如秘書科長、辦公室主任等，主管或分管秘書部門的工作。

第二、男秘書職業現狀的分析：

近年來，根據專家學者調查分析和社會的共同認知，男性秘書從業狀況十分樂觀。在《男秘書走俏女秘書降溫》一書中作者提到：“現代老板更重實惠，從許多方面的原因看來，時下男秘書正在變得搶手。”據《黑龍江晨報》報道，隨著社會的發展，秘書人才市場女秘書一統天下的局面已被打破，男秘書正悄然走俏。據不完全數據統計，近兩年文秘專業的畢業生從需求上看，男生分配趨勢好于女生，男秘書的市場行情越來越被看好。在努力推進民主與法制建設的今天，如何正確認識男性秘書在社會上的形象，了解他們的職業生存狀態對我們在今后的秘書工作道路上具有舉足輕重的作用。因為他體現了秘書為領導服務和為社會為人民服務的一致性，秘書對領導負責和對社會對公眾負責的一致性。

面對男秘書悄然走俏的人才市場，社會學家李原教授說，企業領導與以往比較更加成熟現實。男秘書與女秘書相比，從生理機能上更能承擔連續性工作，他們不僅可以代替老板處理身邊事，更可以放心的派到外地代表老板洽談生意。加之男秘書家里分心的事比較少，企業更多的從效益和經濟實用型角度使男秘書成了搶手的重要原因。

我國就歷史狀況來說，男性秘書仍占大多數；本人認為從根本上講這是由男性特殊的心理素質和生理條件決定的。許多心理學家研究表明：大多數男性善于管理，善于邏輯思維，剛強果斷，獨立工作的能力強。所以大多數國家中，高級秘書男性達到90%以上，這些高級秘書更側重于調查研究，出謀劃策，側重于邏輯思維和高科技，喜歡充滿激情和挑戰的工作。

（二）、秘書職業女性化的原因

近二十年，女性秘書有明顯的增長趨勢；從世界范圍來看，女性秘書在人數上也占有絕對優勢。在西方國家初級秘書女性達到89%之多，她們溫柔細心，體貼入微，善于形象思維，樂于做程序性、重復性的工作，適于一些體力較輕而且技術要求規范、簡單的工作。這些現象，每個國家都有相似的特性。同時，男性在擇業時，本能的一直傾向于管理、策劃、組織之類的工作，即便無權無職，也要相對獨立，他們不能亦步亦趨地跟在老板后面看其臉色行事。久而久之，種種原因，秘書之職便責無旁貸地落到了女性的身上。

女秘書源于歐美工業發達國家，是工商業社會的產物。隨著我國加入世貿組織后，大批的外此企業不斷涌入，我國從事秘書職業的女性正在快速的增長，大有秘書女性化的趨勢。隨著社會主義市場經濟體制的不斷發展與完善，不僅促進了人們思想觀念的轉變，而且也加速了產業結構的變化和社會分工，從而也促進了秘書職業向女性化方向的發展。眾所周知，在發達國家和地區，秘書職業的女性化已經是個不爭的事實。女秘書不再僅從事接待、打字之類的簡單服務工作，更多的將被授予越來越重要的職責。第一、女性社會地位的提高是秘書職業女性化的社會原因

在舊中國，由于封建階級的統治和“男尊女卑”的封建主義思想的束縛，女性不僅在政治上、經濟上得不到相應的權力，而且在身心上也受到嚴重的摧殘。新中國成立后，在中國共產黨和人民政府的領導下，人民翻身當家做主，婦女們解放了，她們打碎了幾千年來套在自己身上的精神枷鎖，紛紛走出家門，走向社會，參加了自己力所能及的社會工作，為社會主義的建設事業貢獻力量，真正成了“半邊天”。改革開放以來，隨著經濟的發展和繁榮，女性的變化更大，她們中的許多人，敢于向困難挑戰，為了就業，學會了為自己做主，向用人單位推薦，選擇合適自己的職業進行深造、進修、培訓，為自己在秘書、教師等職業方面就業求職打下了堅實的技能、技術基礎，為自己從事秘書行業創造了必備的條件。

第二、第三產業的發展是秘書職業女性化的經濟原因

第三產業有利于建立和完善社會主義市場經濟體制。有利于加快經濟發展，提高人民生活水平和綜合國力。有利于擴大就業，緩解我國就業壓力。我國第三產業包括流通和服務兩大部門，而秘書行業是分屬于服務行業的，隨著第三產業的興起與發展，必然帶來相應的復雜的秘書事務活動。而這些經濟形勢的變化，不僅使秘書行業趨向社會化，而且由于女性自身的優勢，從而促使秘書職業向女性化發展。

二、性別差異對秘書工作的影響

近年來，我國的生產結構從農業轉向工業進而向現代工業發展，城市化、商業化、市場化為秘書這一職業的發展提供了環境。社會職業分工越來越細致，專業內容和技術成分越來越強，因此在協作中需要溝通、協調、合作的地方更多，這也給秘書工作拓展了空間。自古以來，兩性差異便存在。我國是一個擁有五千年悠久歷史傳統的國家。在幾千年的封建歷史進程中形成了我國不同于別國的性別觀念。歷史發展到今天，男女平等，同工同酬的職業觀念已經深入人心，但性別差異仍然影響著人們的思維、行動。

（一）、秘書工作的特征

秘書在所有單位和部門中都起著一種中樞神經的作用，在許多單位里，單位內外的各種信息，大多是通過秘書傳到上司那里，而從上司那里發出的指令也幾乎都是通過秘書發出的。因此，如果沒有秘書的存在，單位工作的效率和成績必定下降。如果秘書在這個過程中出現失誤的話，必定造成整個單位運轉的癱瘓。秘書也因此被人們看做是領導的左右手和眼睛。一般來說秘書工作主要有以下特征：

第一、綜合性和專業性

秘書工作所涉及的范圍和內容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬于業務部門的職責范圍的事務。綜合性不僅指秘書工作內容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現象深入到本質，總結出帶規律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內涵。

另一方面，秘書工作又有它的專業性。這種專業性，主要是秘書業務的特殊要求，譬如:具有較高的政策水平、文字功底和理論知識，有較強的參謀能力、調研能力、信息處理能力和辦文辦事的能力，熟悉文書、檔案、保密、信訪、會務、通信、禮儀、接待等方面的知識，會操作現代化辦公設備等等，要達到上述要求絕非易事。

第二、機要性與群眾性

秘書工作是一項機要性很強的工作。這是因為，秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心，秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。但是，也必須看到，秘書部門又是各級領導機關匯集信息的中心，是聯系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現的偏差，防止矛盾激化。

第三、事務性與思想性

秘書部門的事務性工作都是圍繞領導的政務性工作進行的，大致可分為四類：第一類是日常程序性事務，第二類是臨時偶發性事務，第三類是領導交辦性事務，第四類是部門不管性事務。這些事務工作具有頻繁、雜亂、瑣碎等特點，但又滲透著極強的思想性。

另一方面，秘書工作又具有很強的思想性。這是因為，秘書機構不僅是一個辦事部門，還是一個重要的參謀部門，它在領導決策過程中具有重要的參謀作用。例如，在領導決策前進行調查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據；在決策形成過程中起草文電，將領導決策形成文字信息，化為切實可行的政策和措施，以便貫徹落實；在決策實施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領導正確決策。

第四、被動性與主動性 秘書工作的輔助性質和從屬地位決定了它存在著被動性的一面。這種被動性主要表現在兩個方面：首先，作為領導者的參謀和助手，秘書部門和秘書人員必須按領導意圖辦事，不能自行其是。盡管秘書可以向領導提出不同意見和參謀建議，但在行動上必須堅決服從領導，奉命行事，不得我行我素，在這個意義上說，秘書是處于被動地位的。其次，秘書部門是各級機關的樞紐和門戶，隨機性的工作較多，事先難以預計。雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，隨機性強，臨時應付多，從這個意義上說也是被動的。

秘書人員在工作中既要不折不扣地貫徹領導意圖，執行領導指示，又要充分發揮主觀能動性，創造性地貫徹領導意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應領導工作的輔助需求。在被動性與主動性這對矛盾體中，主動性是它的主導方面，是決定秘書工作成敗的關鍵因素。因此，秘書人員必須充分發揮主動性。

第五、經常性與突擊性

秘書工作既有經常的常規性工作，又有臨時的突擊性工作，形成了秘書工作經常性與突擊性的對立統一。所謂常規性工作，既包括經常出現、反復進行的工作，如辦文、辦事、辦會、辦信、接訪等；又包括周期性的工作，如年初的計劃，半年和年終總結，重大節日領導活動安排等。所謂突擊性工作，一方面是指事先未預計到的、突然發生的、需要秘書突擊處理的事項，如重大災情、社情、重大事故等偶發事件，必須刻不容緩地突擊處理；另一方面，也指秘書臨時完成某項突擊性任務，如臨時受命調查某一事件，為臨時決定召開的會議準備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關資料，等等。在秘書工作中，經常性是它的主導方面，突擊性則處于次要的從屬地位。二者相互聯系，相互影響。秘書做好常規性工作，并注意總結經驗，積累資料，加強預測，就為完成突擊性工作創造了條件；完成突擊性工作，能夠有效地鍛煉和提高秘書人員的工作能力，更有助于做好經常性工作。這就是秘書工作中經常性與突擊性的辯證統一關系。

（二）、現實工作中的性別差異 第一、心理差異

1、女秘書自信心不如男秘書強。我們常常發現男秘書慣于主導環境：一有機會便很自然地推薦自己，爭取扮演火車頭的角色；在會議上總是踴躍發表意見，儼然成竹在胸；領受領導交給的任務都充滿信心，相信自己能做得更出色。與此相反，女秘書往往低估自己，不敢接受挑戰性工作，給人一種沒有氣魄的感覺。

2、女秘書常顯得比男秘書膽小、怯懦、多慮。早期的有關研究證明，女孩子比男孩子容易出現恐懼情緒，男性在恐懼時卻報告自己并不恐懼。而女孩子在自己并不恐懼時卻經常報告自己恐懼。女孩子常通過報告自己恐懼獲得社會寵愛，而男性報告自己不是為了獲得社會對其堅強性格的贊揚和認同。

3、女秘書更為細心。女秘書能細致周密地為領導安排好工作行程，認真負責地管理好資料文檔，會用委婉，溫和的口氣恰到好處地拒絕領導不愿見的客人，還會在領導疲倦時端上一杯濃茶或咖啡，這些男秘書較難做到。

4、女秘書容易情緒化。兩性學者傅瑞在《哭泣》中說：“女性的荷爾蒙激素比男性分泌得多，淚腺也比男性的發達。”所以，同一件事女性流淚的幾率通常是男性的五倍。

5、女秘書更善于理解他人。女性更容易被場景氛圍感化。這使女性比男性更容易理解別人，更富于同情心。女秘書在工作中更能體諒別人，能為領導和同事著想，能拉近與領導的距離，因此也就更容易溝通。

6、女秘書更容易產生從眾心理。這與女性獨立性相對較弱有關。在工作中男秘書喜歡打破常規，喜歡創新，敢于提出不同見解，能為領導決策提供更廣闊的思路，而女秘書由于從眾心理起作用常常不敢進諫，凡事按部就班隨大流，對領導的指示不愿提出異議。

7、女秘書權力欲沒有男秘書強。有上進心是好事，秘書做得好有可能成為領導，但有些男秘書為了取得權力有時會不擇手段，不惜犧牲身邊人的利益。而女秘書對權力看得較淡，對利益的要求也不是很強烈，倒是喜歡助人為樂，這極有利于團隊工作的開展。

第二、思維差異

在思維品質上，兩性訴差異較明顯：女性由于有較強的形象記憶和機械記憶能力而更善于形象思維，更富于想象力，但思維的靈活性不夠，理解力較差；男性更善于抽象思維，長于判斷和推理，有較強的演繹，歸納能力，思維的靈活性較強，理解力較強。男人在邏輯推理方面總是比女人占優勢，所以男秘書做事腦子更冷靜更富條理而且更果斷，較少優柔寡斷、拖泥帶水，這是女秘書難以企及的。男秘書處理危機的能力更大大超過女秘書。在思維方式上女性傾向于模仿，處理問題更注意部分和細節，對全局與各部分之間的關系把握較差；男秘書更善于獨立思考，分析綜合能力較強，處理問題更重視全局與和各部分之間的聯系，但對細節注意不夠。女秘書做事大多謹慎仔細，很少出差錯，但是難以給領導出謀劃策；男秘書多半注重全局但是對細節常考慮不周，所以容易出現疏漏。

第三、語言行為差異

首先是語言風格不同。男人的閑言碎語永遠比女人少，這一點是公認的。但是在語言風格上，女性比男性占有優勢。因為男性通常喜歡發號施令，常用命令語言，既不和善也不溫良；而女性說話較含蓄、委婉，在表達反對意思時也多用委婉、含蓄的方式，言語不會過于尖銳。其次是女性更具利他行為，是人際關系中的一種積極因素。在社會群體中，女性多半具有奉獻精神，樂于為別人服務，為別人付出。再次是支配欲望不同。一個人的支配行為表現在兩個方面：其一是支配他人，以獲得別人的順從并以此為滿足；其二是對他人所施予的影響予以抗拒。實驗研究證明男性較之女性具有更強烈的支配欲望。最后是創造力不同。受思維差異的影響，男秘書在工作中比女秘書有更強的動手能力，也樂于自己進行探索，有強烈的創造欲望。而女秘書對創意活動不太感興趣，也很少對其進行探究，動手能力相對而言較差，更愿意從事規定了步驟的工作。

（三）、不同性別在秘書工作中的優勢

據調查，在中國100萬名企業秘書中，男性的比例是相當少的，這和機關秘書正好形成一個十分有趣的反差。也許，這是環境和性質使然，國為相對于商界而言，政界的爾虞我詐需要野心，需要手段，而權利和女色很容易使男人犯錯誤，也很容易壞事。出于可以上述的因素，在男性強權占主流的政界，人們當然更愿意使用男性秘書。但在商界，情況卻恰恰相反，男人的野心，男人對金錢的追求，對老板的具有潛在威脅。因此，除非老板本身不信這種理念，或者老板有自己的獨特想法，或者這位男秘本質忠厚，才有可能被老板重用外，絕大多數老板還是愿意選擇女性秘書。原因很簡單，相對于男性對權力和金錢的欲望，比較容易滿足，比較安分守己，比較愿意服從，另外，職業特性要求秘書比常人要加的謹慎、細致、周全。而在這些方面，女性天生的細膩比男性有太多的優勢。特別是在待人接物方面女性的委婉溫和更容易令人產生好感，對化解商業交往中的矛盾或尷尬絕對是大有裨益的。因此企業中女性秘書占絕大多數就成了順理成章的事實。

第一、女秘書的優勢

1、語言能力的優勢。由于先天的原因，女性的音質悅耳，音調柔和，總體上女性運用語言的能力強于男性，并有較好的語感和外語接受能力。因此，從事翻譯、編輯、文秘、公關以及教育工作正是女性發揮特長的好選擇。

2、思維能力的優勢。女性形象思維明顯高于男性，思考問題也普遍具有細致、周全的優勢。女性的記憶力強，貯存的大量信息易激發她們思維中的聯想與想象，因此，女性在擔任工程設計、制定工作計劃、構思規劃方案等方面，往往使人感到優美、典雅、和諧、細膩和直觀新穎。在文藝、文學、藝術等領域，承擔細致周全的工作也是她們擇業的好去向。

3、交際能力的優勢。女性普遍具有態度溫柔和藹、感情豐富且善于體諒別人的處境和困難的優勢，在社交場合或工作協作中能表現出較強的人際交往能力，更能贏得別人的好感。因此，女性從事商品推銷、工程項目聯系、簽訂合同等工作有較大的優勢。另外，女性的記憶能力較強，有利于數字、號碼、詞組、地名、人名的記憶，在與人交往中，能很快地記住對方的姓名、地址、電話等一些個人情況，這是女性獲得信任和交往的又一法寶。

4、管理能力的優勢。受過良好的高等教育的女大學生，個人修養好，善于廣泛聽取各方面意見并認真分析、采納，同時女性溫和、謙遜的品格使她們易于與人共事，友好相處。加之人際交往方面的特長，更能夠在機關、企事業單位管理中發揮自己的才能。

第二、男秘書的優勢

1、作風的優勢。俗話說：有女人的地方話多。辦公室里的女人們總是會找到老板不在或者公務清閑的時候，泡杯咖啡或者奶茶之類的圍攏起來，東家長西家短開始比舌頭與口水。聊的內容無非都是些雞腸小肚、雞毛蒜皮，所以在某些單位里經常能看見這樣的場面：各個部門的女秘書們在嘰嘰喳喳閑聊，辦公室仿佛變成了茶坊。如果遇到某些很有廣播員天賦的女職員，那這個辦公室甚至這家單位就沒有秘密了。男人的閑言碎語永遠要比女人少，即使有，也是放在工作之上的。

2、思維的優勢。女人是感性的動物，男人是理性的機器。男人在思辯性、邏輯性方面，總是比女人有優勢。所以派男人做事，腦子往往更冷靜更富條理，而且男人做事果斷，立竿見影，從不優柔寡斷、拖泥帶水。

3、耐力的優勢。女人都比較嬌氣，無論在肉體上精神上都不耐勞。工作一累就吃不消了，動不動就請病假。如果老板嚴厲或者發火，遇到比較脆弱的女秘書，準保哭鼻子。男人就比較能忍耐，一般公司里加班熬夜時，一定是男職員精神相對足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。不像女秘，苦不能嘗委屈不能受。既不能吃苦又不能耐勞的，當秘書怎么成?

4、體力的優勢。如果是女秘書，自然只能做些腦力或者比較秀氣的工作，比如接聽電話、打文件、復印、泡茶，而男秘書既能勝任女秘書的工作內容，還能擔當其他需要力氣的工作。比如說搬運、修理的事。

三、秘書行業兩性問題造成不良影響的成因

（一）歷史傳統原因

男女平等，無論是西方民主國家，還是東方文明古國，無論社會制度如何差異，還是平等呼聲如何高昂，但歸根結底，都未能從真正意義上求得平等，最多只能談得上是較之以往有所改善。

在我國自母系氏族社會解體到封建社會結束，女性的社會地位始終低于男性，“男尊女卑”、“重男輕女”是人類男性中心社會普遍的價值觀念。在我國漫長的以等級為秩序準則的封建社會中，婦女的卑微與低賤在三大基本倫常之一棗“夫為妻綱”的規范之下愈益強化，形成了現今的男女不平等的深層次的歷史原因。

男權思想統治了人類世界數千年，是必須革除的陳規陋習，還給女性以自由與解放，但這只能說是社會發展的必然需求，而與文明的進化有著一定的牽連，但并非是因果關系。早在遠古時期，當人們還在飲毛茹血的時候，其文明程度也并不發達，母系社會不是已經將女性的地位提到相當高的程度，可為何卻最后衰落了，反而讓男性統治達到了數千年，這其中固然有各種原因導致，但最終還應當歸結于性別差異而形成的思想潛在的差異。

（二）社會發展原因

1、社會文化心理和性別觀念的變化具有滯后性

目前，我國在立法的基本原則上已經接受了男女平等的觀念，并基本形成了以《憲法》為基礎、以《婦女權益保障法》為主體、包括各種法律法規在內的保護婦女合法權益的法律體系。但是，幾千年封建社會遺留下來的重男輕女、男尊女卑等傳統觀念仍舊根深蒂固成為一種習焉不察的文化烙印，一種深層的社會文化心理。眾所周知，暴風驟雨式的武裝革命可以摧毀一個政權，可以改變一種制度，但無法在短期內消滅一種文化。同樣，人們的性別意識觀念不可能在一夜之間憑一紙法令即刻改變，而需要一場深層次的變革。

男權為中心的價值觀，內化成為了女性的“集體無意識”。生活在被強大男權話語籠罩的現代傳媒中的女性，是很難抗拒這種無處不在的力量的。女孩從幼年時期就被教育要“像個女孩”，卡通片、兒童讀物都對女孩施以“要聽話、安靜、順從”等觀念的灌輸。倘若她生性無所顧忌、大膽潑辣，就會被定性為“假小子”，社會與家長將盡一切努力將她拉回“女孩”的隊伍。這種牢牢植根于社會文化體系中的性別文化差異，已被發展中的兒童內化為自身的一部分。在這種話語環境中長大的女孩，會在內心深處的認知結構中自覺認同男權話語為她設定的女性角色。她唯一的主體性就在于把這一角色扮演得更好，而不是發現她與角色之間的距離。這種幾千年形成的“集體無意識”麻痹了女性的社會性別意識，鈍化了女性的生命感覺，并且代代傳承，對既有的不公平的兩性秩序不僅毫無批判力，而且客觀上起了維護和保護作用。

2、商業文化與消費主義的泛濫

按照馬爾庫塞的觀點，大眾文化的特點是以快樂為原則的。快樂原則與物質享受結合起來，同化了現實原則。在“快樂”原則驅使和影響下，消費主義意識形態的傳播加劇了人類本能的放縱，享樂主義在社會成員中蔓延，不少人沉浸于物質享樂中,已經并正在接納這種文化,傳媒中的女性形象也隨之被物化成為一種物質享樂的符號。

3、大眾文化的通俗性和趨眾性易于傳播性別歧視信息

從大眾傳媒角度來講，其公眾性、趨眾性和通俗性使之容易迎合大眾心理，易于傳播含有性別歧視的語言和信息。如在漢語中很容易發現含有性指向的含混語詞和性別歧視的表達方式，傳媒在借助這些大眾熟知的通俗語言時往往也傳播著性別歧視觀念。例如，人們在評價女性時，往往更看重她們在家庭中是不是“好妻子”、“好母親”，而較少注重她們對社會的貢獻，“賢內助”似乎成為女性的專利，大量繁雜的家務勞動主要還是由女性承擔。男性擇偶時，喜歡“生活型”的多于喜歡“事業型”的。在現實生活中，性格溫柔、文靜內向、善于“主內”的女性容易得到社會認可，而性格開朗、喜歡交際、辦事潑辣、事業有成的女性容易受到不公正的評價。大眾傳媒不斷強化男權意識，標舉男權價值，通過大量的、重復的、高頻率出現的含有男權文化觀念信息的傳播，對整個社會造成消極影響，對處于文化邊緣和流浪狀態的女性意識和女性觀念起著壓制、約束、監控的作用，從而模糊男女之間存在的文化差異，把社會納入男權文化體系之中，使女性的聲音愈來愈微弱。因此，現代大眾傳媒在社會文化中扮演的是一個維護既有性別統治秩序，掩蓋兩性世界實際存在的不平等關系，并且麻痹和弱化女性的性別文化批判力，以使現存的(仍然是男性中心的)文化和社會統治更為堅固、合理的角色。

四、如何克服兩性差異做好秘書工作 能否做好秘書工作，在很大程度上取決于秘書人員所應具備較高層次的素質修養和職業道德修養。這些素質修養和職業道德修養是秘書工作的性質，任務和特點所要求的，素質修養是指秘書人員在政治、思想、作風、道德品質、知識、解力、心理諸方面的綜合素質。職業道德修養，主要指職業責任、職業紀律、職業情感、職業能力、職業形象、職業言行等方面的修養。秘書人員應通過長期的學習和實踐以及生活磨練豐富自己的職業道德和綜合素質。

秘書相對于其他職業而言，職業道德尤其重要，其原因主要就在于這個職業最接近決策層、領導層、甚至直接參與其中，知密多，知密早，知密深。職業道德要求主要有：忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業業，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創新；刻苦學習，努力提高思想,科學文化素質；鉆研業務，掌握秘書工作各項技能。

素質是成事之基，是立身之要。在新的歷史條件下，領導工作對秘書人員的政治素養、專業知識、綜合能力、心理素質、人際關系、思想觀念等方面，都提出了新的更高的要求。秘書應具備的政治素養。堅定正確的政治方向，思想敏銳;強烈的事業心；較高的理論政策水平；實事求是的思想作風；淡泊明志，樂于奉獻；踏實細致，一絲不茍。秘書應具備的知識素養。作為一個秘書主要應具備以下幾個方面的知識：文化基礎知識（包括外語，計算機,人文知識等）；相關專業知識（政治、經濟、法律、財會管理等知識）；專業知識（文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機關事務工作等知識）。因此，女秘書一要克服自卑，增強自信。二要擺脫依賴，勇于競爭。三要去“嬌”、“驕”二氣，勇于“眼光向下”。四要自強不息，爭做強者。五要努力提高自身素質。必須要對市場經濟對人才素質的要求有更加清醒的認識，充分發揮自身優勢，努力提高自身素質，這樣才能在工作中立于不敗之地。六要樹立良好形象。工作中要注重儀表，選擇與自己的興趣愛好、內部氣質相符合的衣著打扮；要表現出良好的風度，落落大方，表現自然；要談吐得當，充分發揮語言表達上的優勢。

男秘書最重要的是要正確認識其社會地位和權力。在我國現代，大多數男性秘書人員也可能擔任著某種領導職位比如秘書科長、辦公室主任等，主管或分管秘書部門的工作，也有自己的下屬。這樣的秘書人員又得扮演部門領導的角色。這種角色要求秘書要忠實執行上級的意圖，傳達上級的指示，不能添枝加葉，假傳“圣旨”。要說清楚哪些是上級的，哪些看法是自己的，不能混為一談。

在當今社會，在知識經濟的今天，人的現代化素質，是一個人，一個單位，乃至一個國家生存與發展的決定性因素。一個單位是否具有競爭力，取決于這個單位工作人員整體素質的提高。秘書人員的素質及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。因此，秘書人員要注意不斷提高自身的素質和辦事效率；要認清現象，正確對待優缺點，把握秘書規則，做好領導和組織的工作，發揮作用，只有這樣才能得到社會公眾的好評和認可。

第四篇：行政秘書業余愛好對個人成長的影響

一、行政秘書業余愛好對個人成長的影響

業余愛好能在一定程度上反映一個人的性格、觀念和心態，避免長期從事繁瑣的事喪失進取心。學習和發揚各種興趣愛好，是自我實現的需要，能使自己的業余時間過得充實滿足，家庭和睦、朋友開心。

行政秘書的業余愛好問題的確值得重視。行政秘書的業余愛好、生活方式不僅對其自身的品質、習慣的養成有著潛移默化的作用，而且可以借助愛好擴大自己的生活圈子，對其所從事的行政工作影響極大。

人們常說業余愛好是一個人的影子。的確，興趣是最好的老師，有什么樣的業余愛好在一定程度上顯示了行政秘書的個人興趣與品質修養，也會使人對其從這方面去對人有所了解和認識。生命的旋律，唱出來就是一首歌，寫出來就是一首詩。業余愛好與個人的工作和生活密不可分，它不僅是行政秘書走向成功的堅厚積石，也是陶冶其道德情操和增進健康的一劑良藥。

業余愛好多種多樣，其中有些是積極的，而有些則是消極庸俗的。比如，一些行政秘書，以打牌消遣；有的則云山霧罩，喜歡神侃；有的愛逛商場打發時間。這都屬于消極惰性的生活方式。采取這樣的方式度過業余生活，不僅無形中滋養了行政秘書消極懶惰、無所事事、不思進取的生活觀念，對其樹立積極向上的人生觀產生負面影響，同時會給行政領導及同事留下不良印象，不利于行政秘書自身的進取和發展。

二、作為行政秘書，其業余愛好應當注意的幾個問題

首先，行政秘書應明確認識自己的個人興趣及能力，樹立培養、發展良好業余愛好的意識。樹立正確的自我認識的觀念，選擇良好的有益的業余愛好。提高辨別力、鑒賞力，良好的業余愛好要進一步發展培養，不良愛好逐步改正。行政秘書最好興趣廣泛，業余愛好豐富多彩。

第二，最好不要僅限于讀書、聽音樂、上網，否則可能令人懷疑你性格孤僻。最好能有一些戶外的業余愛好來“點綴”你的形象。選擇業余愛好，應以益智、健身、培養良好意志品質為原則。有益的業余愛好，本質上使生活充實，能夠展現出自身的文化品位，對營造行政工作氛圍大有裨益。這樣的愛好，才能對個人產生正面影響，對樹立個人良好形象大有裨益。

可以從以下方面進行考慮:

1、益智類。如琴、棋、書、畫。既修身養性，又給自己以文化藝術熏陶。讀書更是一項益智的愛好，培根說：“歷史使人明志，詩歌使人靈秀”。愛好收藏，能使自己積累歷史、文化知識、生活常識，怡情養性，培養觀察力、鑒賞力。

2、健身健腦類。如旅游、打球、游泳、滑冰、武術等。有的人喜愛旅游，利用節假日有計劃的走遍大江南北，游歷了祖國名山大川，使自己在游樂中開闊了視野、增長了知識，培養了吃苦耐勞、不畏艱險的意志品質。任何一種體育運動，都不是簡單的機械運動，不動

腦筋思考，是不能熟練掌握的，所以，體育運動同時也是健腦活動。

總之，行政秘書有益的業余愛好，對培養自身優良品質影響深遠，對樹立良好個人形象意義重大，對行政事業發展的重要性是巨大的。從某種意義上說，良好的業余愛好也是一個行政秘書的驕傲與晉升資本。

第五篇：淺談秘書的素養對工作質量的影響

淺談秘書文化素養對工作質量的影響

摘

要

隨著社會的發展，企業規模的擴大和經營模式的改善，溝通起到了至關重要的作用。秘書在企業作為一個上傳下達傳遞信息的重要人物，其所具備的文化素養將對工作質量起到重要的影響。秘書作為領導身邊的參謀助手，應該具備出色的能力技巧與良好的道德思想，這樣才能使上司準確地了解問題的所在，作出及時的措施，提高了工作質量，才能使企業的效益不斷的提高與進一步發展。

關鍵詞 秘書文化素養；工作質量；影響

秘書是領導同志的參謀和助手，是領導同志和機關與群眾聯系的紐帶，是上請下達，下情上達的橋梁和紐帶。狹義的秘書定義指：“專門從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其他服務的人員。”廣義上的定義是：“位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面事務與信息工作的人。”秘書工作的性質、任務與特點決定了秘書工作的重要性。秘書工作能否做好對領導和機關的影響很大，要成為一個優秀的秘書人員，其需要具備基本的政治理論素養、思想道德素養和文化技能素養。而文化素養是秘書人員最基本的能力要求，其對工作質量的好壞起到了決定性的作用。

一、文秘文化素養的含義與內容

“ 素養”一詞在《辭海》中的定義有4種，期中兩條的概括對文化素養的解較為直接。其一：“素質”是指個人的才智、能力和內在涵養,即才干和道德力量。其二：素質”是指人的體質、品質和素養。而文化素養從一般意義上講是指人對自然科學和人文科學的認識理解，狹義的思想上文化素養指一個人接受文化知識的高低，而廣義上涉及到一個人的外在修養，本身所具備的知識能力技巧，和內在思想品質素養等。

當代社會，企業不斷發展，競爭力不斷加強，職員工作內容安排更加細致。秘書不再是“花瓶”，她必須具備執行力和判斷力，協助領導完成工作。一個優秀的秘書，其所具備的文化素養對工作質量的影響非常重要。而文化素養包括很多內容，概括為以下幾點：

1、社會科學

學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉 吾鄉文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2、自然科學

秘書不僅僅要處理日常辦公室內收發文件，傳遞信息等外還要為領導安排戶外的一些活動。了解一定的自然科學知識，可以及時的處理些突發事件。比如重要領導人開會，選擇開會地點時需要考慮到當地或者外地的地理位置條件，氣候適應度，安全便捷等條件，這些都需要具備一定的自然科學常識。

3、語言溝通

當代社會，信息傳遞全球化，溝通尤為重要。良好的交流奠定成功的基礎。一個高級涉外秘書必須具備一門精通的外語，能夠順利的與外界交流，掌握了信息才能合理的提供服務。

4、法律知識

當今社會是個文明的社會，但也存在很多道德缺乏有損國家或企業利益的人或事。為了保護自己和企業的利益安全，秘書人員要具備一定的法律知識。

5辦公軟件運用及文件抒寫能力

秘書在日常辦公中基本上要掌握word、excel、ppt等辦公軟件，有些公司要求會用photoshop、coreward、CAD軟件。需要用到的是辦公自動化設備有復印機、打印機、傳真機，以及相關的維護。最基本的是要會公文寫作、應用文寫作，比如報告、函、通知、會議安排、會議紀要、禮儀接待等。

二、秘書文化素養對工作質量的影響

秘書人員基本的三要素中：一是內容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；三是要求--工作質量，注意事項。由二三兩點可見，秘書人員做事情要有質量的保證及效率的把握。工作質量的好壞與秘書的文化素質密切相關，也直接影響到了工作質量。

做事情盡可能出色，這就需要社會科學知識，具備才干精神。秘書工作所需要的才干包括哪些？這些才干精神又將怎樣影響工作質量呢？有如下幾點可知。

1、精明的辦事能力對工作質量的影響

秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富等文化素養為基礎。這些能力都對工作質量產生一定的影響。辦事能力主要體現在：

（1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

（2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。

（3）口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。人類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。提高口頭語言表達能力還應研究體態語。舉個例子：英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說，她一直在做涉外秘書，她的感受是做高級秘書英文要很好，包括所有的聽、說、讀、寫。對于老板溝通方面，要掌握重點，了解其要求，具備牢固的記憶力與表達能力。如果沒有掌握，那么對工作質量打了折扣，影響了公司的進程。曹薇說：“有的時候，我需要陪老板去開會，兩個小時的會上，其他參加會議的人累了，可以發一下呆，如果對某個話題不感興趣，也不是你負責的，就不用專心地聽。可我不行，不管什么，我都要記下來，回去還要分析，因為那個記錄你是要形成文件下發給所有同事的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗你的理解和領會能力了。如果不重視這些方面，將會嚴重影響企業的安排，工作質量不過關了。”

2、法律知識的意識能力

北京市職業技能培訓指導中心秘書職業培訓項目主管王秀娣認為，作為一個現代企業的秘書人才，不僅要具備基本的職業道德、社交禮儀、辦公室日常事務處理技能、掌握一門外語、各類公文寫作以及檔案管理等技能，還要了解有關公司法、合同法的法律法規，熟悉經濟管理、理解企業文化。可見法律知識很重要。企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內；熟悉并了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。從而提高工作質量，有效地完成各項任務。

三、提高秘書文化素養的幾點思考

當今世界，隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經不是眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業內部參與管理的特殊助手，他們不僅要具備良好的職業道德，而且要掌握基本的文化素養。在競爭強大的背景下，秘書想要出色最重要的一點就是要提高文化素養。對于提高秘書文化素養我們要考慮以下幾點：

1、自我意識

一個優秀的秘書，應該鍛煉和培養自己獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，決策后能正確領會并執行其意圖。要具備那樣的能力就要提高個人文化知識，文化知識的積累豐富了個人的判斷和理解能力，從而提高自我意識。

2、創新意識

辦公室是綜合服務部門，其工作量大，要求標準高，而且不能出現差錯，這就要求秘書在處理具體事項上要求新、求實，在工作方式、方法、思維等各項工作上有所創新。看問題時，秘書要有深度，要理性、創新的分析問題。別人只看到問題的兩個層次，秘書要多加思考地看到三個或者更多個層次。

3、信息意識

當今時代是一個信息時代，增強信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，秘書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把最有用的信息提供給領導。

4、智能意識

智能意識主要包括知識積累、思維記憶訓練、臨機處理方面。秘書在溝通方面起到非常重要的角色。要能夠靈活運用語言就要掌握語言技能，語言技能的提高就需要地不斷積累并豐富自己的知識。秘書工作的內容比較繁瑣，要合理的管理需要具備良好的思維邏輯能力，有條理地完成各項任務。為了方便工作，秘書人員也要具備良好的記憶能力，善于記人記事。臨機處置智能是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。秘書人員接到突發事件信息后，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情況，然后確定需要解決什么問題，應報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

四、總結

秘書是專門從事辦公室程序工作、協助領導處理政務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員。其活動的主要對象是領導者，根本職能是輔助管理，基本工作方式是處理信息和事務，由于這一工作的重要性，對從業人員也提出了較高的文化素質要求。尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現代化事業的新時期，更需要一支具備專業文化素質，懂法守法、具備才干的秘書隊伍。可以說，秘書文化素質的好壞直接影響工作質量的高低，推動企業的發展，保證各項工作正常運轉的關鍵。因此，研究秘書文化素養對工作質量的影響有著重要的現實意義。

參考文獻

[1]夏征農.辭海[M].上海：上海出版社，2003

[2]吳歡章.秘書素養[M].上海：上海文化出版社，2007