第一篇：年會策劃與籌備指南(詩酒年華)

公司里的年會可以說是一個年度里最盛大的會議，要慶祝已有的成績，要表彰優秀的員工，要呈現和諧的團隊，要奏響明日的華章，簡直就是一部企業電影。HR部門，往往以組織者的身份來導演這部年度巨作。本文旨在為進行年會策劃與籌備的HR們提供詳細的操作建議。

年會策劃是指為達到開好年會的目標，對年會進行系統全面的構思，制訂并選擇合理的可執行方案的過程，年會的籌備是按照已審批策劃案進行統籌和準備的過程。我將從下面十個方面對年會的策劃和籌備進行一一說明。

1.目的

通常情況下企業組織年會的目的有三點：一是通過正式的活動辭舊迎新；二是通過表彰優秀激發員工的能動性；三是通過參與增強組織的凝聚力和員工的歸屬感。此外也有一些企業不限于以上目的，例如，重點強調當年發展里程碑的，借助年會與客戶深度互動以增加外部影響力的，等等。

2.性質

年會的性質為整個活動定下基調。純粹的娛樂休閑？專場表彰大會？內部技能大賽？客戶交流？還是兼而有之？

3.主題

年會的主題是整個活動圍繞的中心內容，一般都會結合辭舊迎新這個明顯的時間特征和本公司年度盛事來確定。常見的年會主題有：年度表彰大會、迎新年聯歡會、年度慶典會等。

4.形式

年會的形式視公司規模大小和領導重視程度而定，隨著人們對新鮮新奇的需求增加，越來越多的公司不再囿于傳統中會議或晚會的形式，而是采取多種活動結合的形式。下面是幾種形式可供參考：總結會、頒獎禮、慶功宴/團年飯、游園或旅游等。

至簡版：年度總結、頒獎和晚會融合在一起的一場年會

至尊版：年度會議+頒獎典禮+聯歡會+慶功宴+定點旅游

推薦版：年度會議+聯歡會+團年飯（推薦理由：年度總結采用會議的形式更加正式有效，融入頒獎的聯歡會純粹是員工交流和聯歡，順便達到激勵的目的；宴會是中國式年會的必然選擇，但如果是大型企業或國企，要主意政治導向不要鋪張浪費，最好來點有創意的還那么奢華的）。

5.時間

時間的確定非常重要，有兩個大的注意點。

一是確定大概是在陽歷的年終還是在陰歷的春節前后。有些零售行業在12月和1月的時候正在旺季春節過后剛好淡季，他們可能傾向于在農歷年后；有些領導擔心年會氛圍太濃影響工作會把時間安排在農歷年前；但越來越多的公司愿意安排在陽歷的12月下旬或元月上中旬，因為自然年度更符合企業的經營期間，試想農歷年后都3月了你再開始談年度計劃，這是不是很扯的事情？

二是不必在策劃的時候就把準確日期定下來，可以先預判，比如12月下旬或元月第2周；等到后期再根據公司和領導的工作計劃確定日期。6.地點

地點的選擇與活動形式、參加人員和財務控制有關。建議提出兩個檔次的地點供選擇，記得每個檔次也不要只寫一家，可以選2-3家，簡要說明各自特色并做個推薦。

7.對象

參加對象由活動主題決定，通常都是公司全員。但有些實力較強的企業會邀請一部分社會名流、主要客戶等企業外人士，這要結合自身實際。需要指出的是，參加對象盡量細致并有合計人數，因為后面的預算中需要。例如：總公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀請嘉賓10人，合計157人。

8.組織

最重要的是活動的組織結構、職責權限和具體分工。根據活動規模的大小，組織人員可能有3-10個，甚至更多。建議把人員安排和具體任務形成一個組織分工與工作計劃表，會更加清晰明確。下面是推薦版的組織構成，可以根據自己公司的實際情況進行加或減：

（1）總顧問：由公司最高領導擔任，說白了是個榮譽職位，大公司可以設，小公司免設。

（2）總指揮：由公司高層管理人員擔任，比如副總，主要負責領導和協調。

（3）總策劃：一般會有HR部、行政部、企劃部等這些執行部門的領導擔任，這就看公司年會主要由哪個部門來組織。

（4）策劃組：通常由年會組織部門負責，主要負責整個活動的計劃制定、流程設計、宣傳推廣和年會主持。

（5）推廣組：通常由年會組織部門和部分業務部門人員組成，主要職責之一是內部宣傳營造氣氛，之二是外部推廣，比如邀約客戶甚至是招商拉贊助。

（6）會務組：這是整個活動最核心的小組，通常由行政部、HR部或后勤部參與。大致包括三類崗位，一是禮儀小組，負責接待、引導和頒獎禮儀；二是現場執行小組，負責現場的布置和道具擺放；三是導播小組，負責現場的燈光、音響、幻燈片播放等；四是攝影小組，主要負責拍照和錄像。

（7）節目組：通常由年會組織部門負責，包括節目的征集、遴選和排練。

（8）物資組：通常由行政部或后勤部參與，主要負責會場接洽、物料采購和統籌。

（9）機動組：機動人員，根據需要臨時安排工作。

9.流程

整個年會的活動流程包括前期策劃與籌備階段，中期的推動執行與現場執行階段，后期的總結宣傳階段。建議總流程以甘特圖的形式來展現，分流程可以用流程表來展現，比如節目單就是一個明顯的時間順序流程表。

活動現場的流程設計，根據具體內容確定。推薦版年會（年度會議+聯歡會+團年飯）的流程建議如下：簽到→年度會議（領導講話→各部門發言→領導總結）→聯歡晚會（領導講話→節目演藝→穿插頒獎→節目演藝→穿插游戲→節目結束→現場評選→優秀節目頒獎）→晚宴開始→宴會結束→安排返回。

10.預算

預算是整個活動策劃中至關重要的一項，一旦預算需要調整，那么所策劃的活動內容一定會有所變化。預算的基本原則，一是看年初的財務預算；二是結合往年情況和本年度的總體經營管理情況測算。當然你也可以旁敲側擊地打探領導的意思，但務必記住想要辦一場高大上的年會但不愿意付出是難以實現的。

預算結果以表格的形式呈現，應到包括項目、內容、計量單位、單價、數量和金額以及必要的備注；費用的大概項目有場地費、物料費、獎品購置費、餐飲消費和其他必要支出，比如異地的交通費和住宿費等。

第二篇：詩酒趁年華

詩酒趁年華

------在全校升旗儀式上的講話

尊敬的老師、親愛的同學：

大家早上好。今天我演講的題目是 《詩酒趁年華》。

上周，馬云辭去了阿里巴巴CEO職務。在他的演講中，有一句話值得我們深思：當大家都在抱怨的時候，其實就是你贏得機會的時候。馬云創造了網購商務平臺，他卻在事業的黃金時期，人生的盛年48歲的時候退下來，一時讓很多人唏噓不已。其實，退下來后，生活就是他的另一領域的工作，還有很多人生故事等待開啟。我認為，不辜負伴隨自己成長的青春時光，即使玩也要玩出水平和個性。絕不能在生命的歷程里坐等花開，因為詩酒要趁年華，別讓歲月倦怠了眼眸，更別讓時光蹉跎了腳步。

距離高考僅有18天，高三的同學竭盡全力奮戰紅五月，只為六月閃光，夢想輝煌?？嘁稽c累一點，算什么，還有什么比實現自我價值更值得期待？有一位成功人士說：沒有經歷高三的人生是不完美的人生。實際上，高三讓很多人飽受考試的折磨和打擊，有的同學甚至一蹶不振。有同學戲稱高三：面對無休無止的考試，你麻木了，就有狀態了。你能忍受別人不能忍受的，你就占據了高考制高點。高三是奮斗的代名詞，也只有經歷了高三的陣痛，你才會走向成熟，也才會獲得登上另一段航程的船票。所以，在你最苦最絕望的時候，輕輕地對自己說：至少我奮斗在路上，沒有錯過，我要努力抓住青春的尾巴。

全國人民都在做一個偉大的中國夢，是為實現中華民族的偉大復興。我們能做的就是做好自己，從容面對每一次挑戰。哪怕你深陷苦海，你也要含淚微笑。記住，你的如水年華靠自己把握，沒有人來得及光顧你的惆悵和失落。

既然我們注定是公元2013年六月的主角，那就要醞釀最好的情緒，把每一個細節

第1頁，國旗下講話，勵志人生。

做到極致。坦然從容面對每一天，相信破繭成蝶的升華就從現在開始。12級的閆婷文

姐姐在平凡中書寫傳奇，她順利考上北大。她在《育才苑》的一篇文章中寫到：最后的成功是面對困難不要太在意，要微笑，要瀟灑大方，更要淡然淡定。很多同學非常優秀，一到考試就如臨大敵，其實就是不夠自信，不能正確看待得與失。高考殘酷而美麗，既

考知識更考人品。歷經大小考試若干，我們算是身經百戰。高考，只不過是我們的第十

三次強化訓練而已。

“休對故人思故國，且將新火試新茶，詩酒趁年華”。東坡在困境中表現出超然的曠

達與樂觀。既然我們能有機會登泰山，不如來一個“登泰山而小天下”。誰不希望一

馬平川、一帆風順？誰不期待長纓在手、笑傲江湖？既然懷揣著夢想，就應張開翅膀，遨游于九天之外。

我的演講結束了，謝謝大家。

第2頁，國旗下講話，勵志人生。

第三篇：詩酒趁年華(作文素材)

高三作文素材

《望江南》 蘇軾

春未老，風細柳斜斜。

試上超然臺上看，半壕春水一成花。煙雨暗千家。

寒食后，酒醒卻咨嗟。

休對故人思故國，且將新火試新茶。詩酒趁年華。

一直以來，我都認為，人生有許多的巧合。一片云彩，一枚落葉，一闋清詞，一首古曲，都會在不同時候，暗合自己的心情?；蛟S，這就是所謂的緣分，緣來時當珍惜，緣去時也莫牽懷。

每當我讀起這首《望江南》，無論于何地，懷著怎樣的心情，都可以瞬間入境。微風細雨的季節，行走在烏衣巷，濕潤的石板路上，流淌著過往的醇香。巷陌里的人家，同往常一樣，過著簡單而寧靜的生活。不知誰家，用寒食過后的新火，煮著谷雨前采的“雨前茶”，裊裊茶香，從半掩的窗扉飄出，熏染了一季的相逢。也不知道是誰，將淡淡的春愁，掛在晾衣架上，希望過客裝進行囊，帶去天涯。

分明在煙火的俗世間，只聞茶香，又覺此中歲月，悠然忘塵。我喜歡這份洗盡塵埃的潔凈，一句詩酒趁年華，有一種灑然于世的超脫。仿佛所有的失意與落寂，都是無端的辜負和蹉跎。人生浮沉，世事難測，當知得失隨緣，閑淡由之。

在煙塵飛揚的世間，猶記明月清風。在顛沛流離的境遇，學會隨遇而安。這就是蘇軾的處世之道，于不合時宜的境況里依舊清醒曠達，不訴悲涼之音。他遭謫貶，被放逐，一生輾轉流離，得意太少，失意太多。許多座城市留下了他的足跡，留下了他的故事，也留下了他的詩詞，更留下了他的離合悲歡。

他在黃州偏遠的鄉間，咀嚼幾碟素菜，品出“人間有味是清歡”的淡泊。他在惠州的陋室，隔簾聽雨，享受“又得浮生一日涼”的意境。他在杭州西湖，看桃紅柳綠，吟詠“淡妝濃抹總相宜”的清雅。他在密州的煙雨叢林，竹杖芒鞋，感悟“一蓑煙雨任平生”的況味。東坡居士的詞句，蘊含大自然的鐘靈毓秀，藏納人生的世情百味，也滲透了釋道儒的雋永深沉。沒有姹紫嫣紅，無須驚濤駭浪，蘇軾就是這樣，在他的云水生涯里，品出淡定與從容。

這是一個暮春的細雨天，風中楊柳依依，東坡居士獨自登上超然臺，看一江春水，滿城花開，看煙雨中的萬千人家。他的心穿越煙云霧海，在萬象的蒼茫中，體味一種物我兩忘的超然明凈。

這是個適合觀雨品茶的季節，整座城，擁有青蔥的華年。西廂養蠶，燕子筑巢，杏花疏落，牡丹初好。面對這份大自然的清新與潔凈，又何必再去懷思故國？山水依舊，更迭的只是朝代，就像時光仍在，流逝的只是我們。關于命運的玄機，我們無須覺悟太早，也不可覺悟太遲，流年似水匆匆，卻無論如何，都會給我們留下或深或淺的回憶。

忘記孤獨，模糊悲喜，用青翠的季節之火，烹煮一壺碧綠的新茶，那芬芳，無須細品，沾唇即醉。在細雨的窗扉下，攤開一紙書箋，寫下這樣的詩行：

讓我平靜的看著你，直到淡淡的老去。

這樣一段明凈的詩酒年華，縱然坐到白發蒼顏，我都想要淡然地珍惜。

你帶著唐時如意、宋時記憶，還有明清煙雨，循過長荷素淡的香跡，才給了我今生真實的歡喜。

也曾夢回故里，也曾萍聚萍散，到最后，我還是我，你還是你。

如果有一天你將我無由地忘記，我也不會忘了你。

只是不再尋覓，守著一段溫潤的光陰，我還是我自己....是的，就是這樣，詩酒趁年華。每個人，都是一顆種子長成蒼天大樹的。短短數十載的光陰，如果不曾用心去珍惜，年華就從身邊悄悄流走。一盤棋，可以下到爛柯忘時，一壺茶，可以喝到人生老盡。許多人，走到生命的盡頭，回首過往，只覺是南柯一夢，沒有一個真實的記憶可以觸摸。都說人生若只如初見，卻不知，任何茫然的開始，都要自己寫下最后的結局。從紅顏到白發，就這樣枉自蹉跎，韶華像是一種幻覺，依稀來過，又真的走遠。

人生有緣彌可貴，歲月無期當自珍。如果現在，你正擁有最好的華年，當自珍惜，不要讓它似流水，從時光的縫隙間倉促流失。不要讓錯過成為一生不可挽回的缺憾，不要枉讀了“且將新火試新茶，詩酒趁年華”的詞句。倘若，你已和年華擦肩而過，也請你，在歲月的年輪里，一點一滴地找尋丟失的回憶，重新拼湊起一本青春的詩集。

第四篇：年會策劃籌備手冊

年會策劃籌備手冊

一．做好預算計劃

年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。

制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。通常而言，年會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通?？上驅I的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

(6)、其他——點心、水果及調制色酒

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節目

通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

7、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二．尋找年會優化方案

地點選擇：選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒

店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。市郊酒店：對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價格：在確定數家會議場所以后需要同會議場所的銷售部門直接聯系，進行一個非常詳細的報價咨詢，予以比較后從中選擇最優方案并做進會議整體計劃中，同時需要同1、2個會議場所保持聯系以備急需時調整。

三．現場考察預訂

做好年會預算并聯系好幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節。

會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

四．會議設施準備

在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

常見的會議設施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機

4、VCD5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）

7、鐳射筆

8、幻燈機

9、講臺

10、舞臺

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統

33、產品租賃

五．執行預期計劃

按照預期計劃履行方案，在執行過程中，要做到耐心、細致與周到……在年會執行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

餐飲安排

根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。

圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。交通安排

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

旅游安排

實際上，年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部

分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

短線旅行旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。

司儀安排

如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安來維護為好茶歇安排

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據會議的級別和要求，需要安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發給

六．會后結算總結

會后總結是成功會議必不可少的一步，即體現了辦會者的優質服務，又能為下一次年會的成功積累經驗……

會議資料：會議資料的收集和資料的保管

會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發票

通訊錄：制作通訊錄并發送參會人員

總結：對整個會議流程進行詳細的總結

第五篇：年會策劃籌備手冊

年會策劃籌備手冊 一．做好預算計劃

年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。

制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。

通常而言，年會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通?？上驅I的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

(6)、其他——點心、水果及調制色酒

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節目

通?？梢赃x定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

7、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二．尋找年會優化方案

地點選擇：選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。市郊酒店：對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價格：在確定數家會議場所以后需要同會議場所的銷售部門直接聯系，進行一個非常詳細的報價咨詢，予以比較后從中選擇最優方案并做進會議整體計劃中，同時需要同1、2個會議場所保持聯系以備急需時調整。

三．現場考察預訂

做好年會預算并聯系好幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節。

會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。四．會議設施準備

在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

常見的會議設施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機

4、VCD

5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）

7、鐳射筆

8、幻燈機

9、講臺

10、舞臺

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統

33、產品租賃

五．執行預期計劃

按照預期計劃履行方案，在執行過程中，要做到耐心、細致與周到……在年會執行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

餐飲安排

根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；

餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。

圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

交通安排

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

旅游安排

實際上，年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

短線旅行旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。

司儀安排

如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安來維護為好

茶歇安排

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據會議的級別和要求，需要安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發給

六．會后結算總結

會后總結是成功會議必不可少的一步，即體現了辦會者的優質服務，又能為下一次年會的成功積累經驗……

會議資料：會議資料的收集和資料的保管

會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發票

通訊錄：制作通訊錄并發送參會人員

總結：對整個會議流程進行詳細的總結