公司行政管理體系建立

一、部門主管負責制

公司現行的指令式管理，使得部門缺乏計劃力、靈活性，員工失去創造力，同時也使得董事長工作量沉重，所以我建議公司要有這樣的意識并開始部署并嘗試推行部門“分權管理”制。所謂分權，就是現代企業組織為發揮低層組織的主動性和創造性，而把生產、經營管理決策權分給下屬組織，最高領導層只集中少數關系全局利益和重大問題的決策權。分權的對稱是集權。集權是指決策權在組織系統中較高層次的一定程度的集中。集權和分權主要是一個相對的概念。具體如下：

1、以各個部門為主體，在處理自己部門工作業務上擁有更大的權力，其它部門都不能對該部門員工的具體工作指手劃腳，公司從大體上制定一個工作方向、任務，具體操作就交由部門團隊自由發揮了。這樣一來，在工作目標的實現上，部門團隊會有很大的靈活性來采用具體的方法。同時我也考慮到各部門的經理、主任他們有相當的部門業務水平及管理經驗。（抓大放小，放手去做）

2、公司部門經理、主任根據部門實際工作業務情況，有權對部門內部“現有人員”進行組合、對工作的分配作統一調配（前提是要保持部門團隊的穩定性）。

3、部門主管根據部門實際工作情況，不定期召開部門自己的內部溝通短會，每月不低于兩次，讓公司各種政策措施、方案變動等信息，及時準確傳達到公司基層。（開始由行政部監督，以后讓他們形成習慣）

優缺點分析：

優點是這種宜于現代企業制度適用的“分權理論”，摒棄了舊的落后的指令性管理法，采用科學的目標管理法，有效提升企業管理的水平和層次。員工自己的方式總是會將工作完成的更好更快，并且員工的方式中往往會包涵有更多創新的東西（調動其多想辦法，解決問題的積極性）。

缺點是要求公司必須先行出臺各部門統一標準的業務流程；不排除會有濫用職權或以權謀私可能性，所以必須由行政、財務等部門監管其權力的使用。

具體操作：

財務部由于工作流程比較統一規范，可先行由它打開局面，接著是行政部，如此類推。每個部門標準業務流程，先由他們部門總結提交方案、行政部、董事長三方共同制定，逐一強化，成功一個鋪開一個。工作開頭肯定是煩瑣的，但我們追求的是公司今后的規范標準，我認為是值得的，“一勞永逸”！（以點帶面，逐步推廣）

二、公司部門主管定期月度工作例會制度（分集權管理）

會議由行政部經理或董事長主持召開，并由專人記錄，整理后，抄送董事長、各部門主管備份。

1、各部門匯報上一月度工作任務完成進度，未能如期完成的需說明原因，并在會上提出最終完成時間，需要其它部門或人員協助解決的會上提出。（層層抓落實）

2、行政部經理或董事長依據公司年度經營發展目標大綱，分解下一月度各部門的具體工作任務及安排。

3、各部門同時也根據各自部門的實際業務開展情況計劃好自己的工作安排。（具體依據公司部門崗位職責細則）

4、建立同行業市場競爭對手信息動態體系，由拓展部、質檢部、行政部共同牽頭，對在工作、生活中看到、聽到的競爭對手的各種真實信息（包括公司重要新聞、產品價格調整、新產品上市、節假日促銷活動、廣告投放等信息）及時反映，并最終由拓展部將其整理歸納、系統化，必要時供公司領導決策層參考。在會議上各部門也可以及時反映自己掌握的信息。

5、同時會議也將公司經營過程中，各部門存在的問題、不良現象逐一提出并要求整改。各部門也可以對公司經營反映情況、提出好建議。

6、危機管理

通常把危機管理稱之為危機溝通管理，原因在于，加強信息的披露與公眾的溝通，爭取公眾的諒解與支持是危機管理的基本對策。除了規定月度會議外，各部門還應該根據信息萬變市場、突發的危機的需要，不定期地召開短會，商討應變對策。

月度工作例會制度是各部門之間溝通的重要橋梁，目的是為了發現問題，解決問題。（上情下達，下情上報）

三、部門考核制度（改善提升）

（一）先以部門作試點，逐漸將“績效考核”這一概念意識植入員工腦中。（現處導入階段，日后嚴格收緊）

（二）行政部除了季度部門考核外，更多的是在日常監管、巡查公司各部門、員工工作過程中，對發現的問題（工作方法、溝通技巧、工作態度、違法違紀等），隨時約談當時人，及時糾正其方向、不足，并提出改善意見（約談分關注、批評、警告信、記過、降級降職、解雇）。（目前階段以日常監管為主，績效考核為輔，防患于未然）

（三）年終進行公司“優秀部門團隊獎”、“杰出員工獎”評比，以此激勵員工力爭上游、鼓舞士氣！我行政部也開展“服務之星”的評選，目的是更好樹立行政部親民形象，發揮行政部為大家服務的作用。

四、辦公室管理制度（集權管理）

1、辦公用品申領制度

革新：新員工入職發放一套辦公用品；每月28號前各部門統計并提交自己部門下一月度辦公用品明細清單，辦公用品將在下一月度7號之前發放，所有辦公用品申領必須做好登記，統一管理防止浪費。

2、公務用車制度

革新：各部門、人員用車必須提前一天向行政部提出用車申請，并填好申請表（用車部門、人員名稱，申請時間，預計用車地點、開始時間、返程時間，用車事由，部門主管意見、行政部意見），由行政部統一安排調配，外出人員（司機）并在下午下班前將車鑰匙交回行政部。（行政安排用車原則：按申請時間先后、事情緩急輕重程度）

3、其它建議：

1）人性化管理，營造公司是我家的良好氛圍，我行政部除了員工生日送上祝福外，員工結婚（賀卡、結婚賀金）、生育（奶粉、紙尿布）等也同樣送上公司的祝福問候！公司組織一年一、兩次的公司集體活動，增強公司員工凝聚力，營造公司自己獨有的企業文化。

2）對辦公室人員的紀律要加強監管。我經常看見的有：上班時間大聲說笑、閑聊、串崗、接聽客戶咨詢電話不夠熱情等……。（樹立行政部執法威信）

五、商業溝通辦事指引

許多企業都遇到到這樣的情況，不乏辦事之人，但真正將事情“好、快、省”辦好的卻是鳳毛麟角。所以，在辦事方式方法上，我向公司建議：在員工中，提倡“不做多余的事情”“少走彎路就是成功”的理念，目的提高工作辦事效率。AOI商業溝通辦事指引：

1、A——Audience分析決策人背景

首先清楚認識本件工作、本次要辦事情的目標任務是什么，鎖定誰是決策人；調查決策人背景；了解決策人身邊其它聽眾背景。

2、0——Objective精確溝通目的

如何跟決策人進行有效的溝通（建立關系、投訴、上訴、匯報、報告、銷售、申請、答復、請求……）

3、I——Impression刻造印象

為了完成工作任務，刻造自己的形象角色，務求將事情按設想規劃中的去實現（對上級或下級、對本單位或外單位）。

六、部門溝通協作機制

為了工作的執行落實，同時也基于“分權管理”中存在的漏洞，所以訂立“部門溝通協作機制”。工作過程中，各部門之間會涉及到人員的互相協作。例如，A部門需要B部門的協助或者A部門需要B部門XX人員的協助。這時候，A部門主管不能直接命令B部門XX人員去協助。正確操作方法：A部門主管征詢B部門主管的意見，讓B部門安排適合的人員協助。總之，部門之間的人員調配、重要信息的溝通以及輸出，必須是部門主管與部門主管之間的溝通，各部門、人員不能私自調動人員。倘若有矛盾、碰撞的情況發生的，行政部或董事長從中調解和諧。當然，大部分工作任務已在月度工作例會上說明。

（分權管理、溝通協調）

七、調動老員工工作積極性

1、要在他們面前樹立一個說到做到的形象

公司制定那么多規章制度，首先要求公司最高領導者、中層管理者（部門經理、部長）以身作則、起表率作用，我行政部一定依法辦事、執法必嚴。

2、贏得最高領導者的支持，自己一定要自信

老員工們大多都是公司創業的功臣，在董事長面前說話機會必然會多，所以千萬不要被其誤導、催眠，一定要保持一個清醒的頭腦，要廣納各方之言。

3、要樹立典型，獎罰分明

在月度例會上、要第一時間將做事正確、突出、先進的部門、個人去鼓勵和表彰他；帶頭出風頭的話，一定要給予批評嚴懲；并且開展一個為期一年的，向“優秀員工“學習的活動（一個季度樹立一個老員工榜樣）。將一些成就突出，能力強貢獻大的老員工樹立為企業的優秀員工榜樣，以供大家學習。這樣做一來，既可以發揮榜樣作用帶動和激發其他員工的積極性，同時也對“榜樣”本人也是一種激勵。因為成績得到企業和眾人的認可和尊重，增加了成就感；還因為成了榜樣也就成了焦點，別人都看著，豈能馬虎嗎？當然，他們為公司創業所付出的貢獻，我們應該從內心的去尊重他們，而不是表面尊重他們，內心卻在抱怨他們。（分化其陣營，獲取更多擁戴）

4、要加強引導和培訓

（1）行政部根據各部門職能、業務技能情況，不定期邀請相關專業人士回來培訓，讓他們去開闊視野，了解自己理論或業務技巧上的存在不足。

（2）各部門根據自己部門存在的不足，向行政部提交需要的相關培訓課程。

（3）對老員工參加相關培訓，提升與自身工作崗位相關業務技能的，公司給予學費上的報銷。（如，公司財務會計人員考取從業資格證等）

5、適當獎勵，恩威并施

公司大部分老員工都是因為工作關系，家庭從英德或外市調入南海，工作都是為了養家糊口，他們所追求的是安穩的工作、長期性的福利待遇，所以由我行政部先行了解其需要，給予他們適當的獎勵。例如，統一安排其子女入學、家庭醫療報銷等。“滴水之恩，涌泉相報”，希望可以感化他們。不適合目前崗位的，采取調崗、換崗，確實不行就強行解聘（非迫不得已，不殺雞儆猴）。

6、打破僵局，引入競爭

公司今后崗位人員的招聘要市場化操作，建立一個“因賢用人”“因事定崗”“因崗定人”的用人機制，同時也提拔一些能干的新人，形成公司源源不斷的造血系統，讓他們覺得不要以為沒他們就不行，公司就不能運作，時刻讓他們產生危機感。（生于憂患，死于安樂）

對老員工的態度是公司盡力幫助他們適應新形勢下，公司發展對他們自身要求，鼓勵他們改善提升業務技能。同時，也要讓他們感受到危機感。只有實行“鯰魚效應”才真正讓他們體會到公司會在市場競爭中優勝劣汰，個人也必然如是。我行政部也會不定期，在公司的公告信息欄發布相關的真實的“優勝劣汰”案例。我相信，老員工們都是力戰沙場的老將，只要他們都能擺正心態，其豐富經驗能夠使他們很快改善提升自己不足，煥然一新，迎接新的挑戰！

八、總結

公司在發展過程中，遇到新的問題，新的挑戰，新舊事物之間的碰撞，這是必然的。單靠個人或行政部力量顯然是不足夠的，解決克服這些問題難題，需要我們領導層出謀獻策，以及全體員工共同努力，但我相信這一切都是暫時的。引用董事長在20xx年工作報告上的寄語“世上根本無難事，在于有沒有信心……”。我行政部是有信心解決克服這些問題，并為公司的良性發展保駕護航！每樣新生事物的發展都有一個循序漸進的過程，公司新的制度措施的推行必然損害到他們既有的利益，但我希望如果我們認定它是對的，有利于公司的發展就必須一直堅持下去！不妥之處，請指導并共同溝通探討完善！

學習心得------建立系統化管理體系

1． 系統化部門建設。

2． 分層管理

3． 分層勾通

4． 細心，耐心，關心

5． 堅持，恒心，忠心

6． 培養積極正面氛圍

7． 制度化，人性化，感性化

8． 建立正確理念，為先

9． 工作細化，責任到人

10，不斷修正，長期跟蹤

11．認真，學習，思路清晰

12．平衡成長，全面提升。

奔騰部：黃斌2002 年6月

一．系統化部門建設

1．人力資源系統。

2．培訓系統。

3．業務系統。

4．行政系統。

5．激勵系統。

6．業務支持系統。

1..人力資源系統的功能及運行模式：

人力資源系統是組織的核心動力，是最有生產力。發現人才，篩選人才，引進人才是長期有效的工作。是組織的生命線。

增才渠道：？？？

選才標準：？？？

面試流程：？？？

共事結盟：？？？

協作引導：？？？

細心關心：？？？

人力資源部：經理------成員------

負責制定人力發展計劃，組織研究 方案實施 及時跟蹤反饋 提升團隊人力發展水平提升組織人才的綜合素質？？？