第一篇：會議會務承辦操作細則

公司會務操作細則

一、適用范圍

本細則適用于公司黨委會議、董事長辦公會議、總經理辦公會議、專題會議的會務承辦與操作。

二、議題確定 1．根據公司《會議管理制度（試行）》規定，凡有需要會議研究的相關事項，各領導、各部室、各分公司均可提出議題。

2．議題主辦部室事先調查研究和準備，并與相關部室或單位協商意見

3．公司綜合部文秘人員定期（一般半月一次）發放議題單，征詢意見，由各部室根據實際需要填寫。

提交程序：

□主辦人員草擬議題及匯報材料→ □部室負責人初核→→ □其他部室會稿→→ □主管領導審核→→ □綜合部校核→→

□主持人審查確定議題是否上會→ □主持人確定會議召開時間、地點、參加人員、列席人員、會議準備要求并在議題單上簽批

二、會議準備

1．綜合部文秘人員按批準的議題單，擬會議通知單，填寫時間、地點、參加人員、列席人員、議題及主要內容

2．按照通知單，通知議題主辦部室落實匯報人員、準備匯報材料、確定匯報方式

3．按照通知單，通知參加會議人員，并提供草案材料復印件

4．會議室準備：

□服務人員落實，通知開會時間 □會議標題或橫幅確定、制作、懸掛 □會議宣傳標語確定、制作、懸掛 □會議電源、插座、照明燈調試 □空調或暖風準備

□音響、話筒準備及調試

□投影儀、幕布、激光筆準備、與電腦連接PPT調試完成□會議桌椅準備

□桌簽準備、按位置擺放

□服務人員落實，通知開會時間 □茶水、熱水、水杯準備 □水果準備 □濕巾準備5．匯報準備

□議題印制、擺放

□匯報材料按參加人數復印擺放 □展版擺放

三、會議召開

1．承辦人員提前10分進場檢查

2．參會人員填寫簽到表，請假人員核實

3．匯報人員等候4．會議記錄5．錄音

6．攝影與攝像

7．主持人在會議記錄上簽字

四、會后事務

1．整理會議紀要，匯報人審核，主持人審定簽發（按一周內或定時，董事長辦公會、總經理辦公會紀要由董事長、總經理簽發；專題會議紀要由相關部門整理，由分管領導簽發，必要時報總經理簽發）

2．編號、登記，印發（專題會紀

要由主辦部室送發）

3．匯報材料底稿及會議記錄歸

檔。

4．錄音存盤5．會議簡報6．會議展版制作

7．會議議定事項督辦（會議決

定的事項，承辦單位、部門必須嚴格執行，并及時報送執行情況。督查部檢查督辦）

第二篇：會務活動承辦協議

會務活動承辦協議

甲方：

乙方：

甲乙雙方根據《中華人民共和國合同法》及相關的法律法規，在平等、自愿原則下經友好協商，就乙方承辦/代理甲方“皖粵鄉友會2011年迎新春團拜會”相關事宜達成如下協議，甲乙雙方共同遵守執行。

1、會議名稱、時間和地點

1.1 甲方委托乙方承辦“皖粵鄉友會2011年迎新春團拜會”。

1.2 會議時間：2011年1月15日上午9:00——下午15:00。

1.3 會議地點：廣州白云國際會議中心。

2、乙方承辦/代理的具體事項

2.1 禮儀及接待

2.2 基本物資

2.3 美工設計

2.4 印制物資

2.5 活動執行策劃與統籌

2.6 執行總導演

2.7 會場布置

2.8 視頻資料整理（現場攝像與后期剪輯制作）

3、乙方承辦/代理項目細節

3.1 禮儀及接待

3.1.1 乙方提供滿足會議接待要求的禮儀人員和部分工作人員，完成甲方參會人員的簽到、席位安排、資料發放、告知參會人員會議注意事項等相關工作。

3.1.2 禮儀及接待人員的工作時間與甲方的會議時間相對應。

3.1.3 為甲方參會人員提供交通路線指引方案，停車票統籌及其他相應的接待和指引工作。

3.1.4 禮儀人員費用須由甲方另行承擔，不包含在服務費中，具體價格乙方需與甲方商議確定。

3.1.5 乙方在會議現場提供工作人員三人，費用包含在服務費中。

3.2 基本物資

基本物資包括布場物資、保證會議正常進行的各種物資（詳見物資清單）

3.3 美工設計

美工設計包括以下內容：

3.3.1 邀請函（請柬），1月9日設計完成3.3.2 舞臺背景、簽到背景，1月12日設計完成3.3.3 橫幅、易拉寶、主持臺kt板，1月12日設計完成3.3.4 資料袋，1月10日設計完成3.3.5 抽獎券，1月12日設計完成3.3.6 不干膠胸貼，1月12日設計完成3.4 印制物資

需印制的物資包括：邀請函、舞臺背景、簽到背景、橫幅、易拉寶、資料袋、抽獎券、不干膠胸貼等，所有印制物資由乙方負責，甲方須另外支付印制費用，具體價格見物資預算表（1月12日完成）。

3.5 活動執行策劃與統籌

3.5.1 完成前期策劃、流程設計、物資清單、工作計劃表、人員安排表、基本預算等各項工作

3.5.2 統籌籌備工作中所有小組工作進度，保證會議正常舉行

3.6 執行總導演

乙方提供執行總導演一人，負責指揮和統籌現場所有工作

主要包括：

3.6.1 主持統籌，包括主持人確定和主持詞起草，手卡制作

3.6.2 節目統籌

3.6.3 禮儀統籌

3.6.4 道具統籌

3.6.5 登臺講話、抽獎、頒獎等嘉賓統籌

3.6.7 流程統籌

3.6.8 各小組人員調度

3.7 會場布置

乙方須于2011年1月14日晚完成所有會場布置，并請甲方驗收。主要包括：

3.7.1 接待、指引、簽到處布置

3.7.2 舞臺布置

3.7.3 席位布置

3.7.4 其他裝飾布置

3.8 視頻資料整理（現場攝像與后期剪輯制作）

乙方派遣人員現場攝像，專業攝像機兩臺，每臺配備一名專業攝像師。攝制完成后進行后期剪輯制作，完成本次活動視頻資料整理。本部分費用須由甲方另行承擔，具體價格乙方須與甲方協商確定。

3.9 服務費用事項

在乙方順利完成以上承辦/代理事項前提下，除協議中規定的專項支付費用外，甲方須支付乙方服務費用元（￥元）。

4、財務結算

雙方簽訂本合同后個工作日內，甲方須向乙方繳納預付款人民幣（￥元）；余款約（￥元）在活動結束后天內付訖。如甲方使用支票付款，請提前7天付款。

支付方式：□現金 □支票□銀行轉賬。

公司名稱：

開戶銀行：

賬號：

5.甲方的權利義務

5.1 監督乙方承辦會議的進度和質量。

5.2 協助乙方完成合同約定的會議承辦工作。

5.3 按合同約定向乙方支付價款。

5.4 本合同約定的其他權利和義務。

5.5 積極配合乙方工作，完成籌備工作所分配的事項；此外，活動現場需配備工作人員二十名。

6.乙方的權利義務

6.1 乙方應嚴格按本合同約定完成會議承辦工作。

6.2 未經甲方書面同意，乙方不得將會議承辦工作交由第三人完成。

6.3 乙方有義務妥善保管與會議有關的資料。

6.4 要求甲方按合同約定支付價款。

6.5 本合同約定的其他權利和義務。

7、違約責任

7.1 甲乙雙方任何一方未履行本協議或履行本協議不符合規定應承擔相應的違約責任。

7.2 一方的違約行為,侵害對方合法權益的,受害方有權請求賠償；甲乙雙方都違反協議,各自承擔相應的違約責任。

7.3 雙方均不得單方面終止本協議，在協議有效期間內,若一方無正當理由終止和對方的合作,違約方須承擔由此給對方帶來的經濟損失。

8、爭議的解決方式

本合同在履行中如發生爭議，雙方應協商解決，協商不成，可向合同簽署地即廣州市天河區人民法院提起訴訟解決。

9、合同效力

9.1 甲、乙雙方對本合同上述內容均無異議，蓋章生效后甲乙雙方各執一份，具有同等效力。如有未盡事宜，由雙方進一步協商解決。本合同附件與本合同具有同等法律效力。

9.2 本備忘有效期自合作雙方簽字蓋章之日起生效,至2011年1月20日終止。

甲方（蓋章）：乙方（蓋章）:

辦公地址：辦公地址：

甲方代表：乙方代表：

聯系電話：

傳真：

簽約時間：年月聯系電話： 傳真：簽約時間：年月日日

第三篇：會議會務英語詞匯

會議會務英語詞匯

一、常用會議會務詞匯：

meeting 會議

conference 會議，代表大會

convention 會議，年會，例會

exposition 博覽會，博覽會

trade show 行業展覽會，博覽會

corporate meeting 公司會議

association meeting 社團會議，協會會議

general session 全體大會

workshop 研討會

forum 論壇

symposium 座談會

seminar 研究會

panel 座談小組

debate 辯論會

colloquium 學術討論會

webcasting 網絡會議

annual convention 年會，大會

new product introduction 新產物發布會

teleconferencing 電話會議

plenary session 全會

sessions 各分會

opening welcome reception 歡迎招待會

lecture-formatted meeting演講式會議

slide presentation 幻燈演示

host country 東道國

in the name of 以……的名義

signing ceremony 簽字儀式

meeting facility 會議設施

meeting planner 會議籌謀人

盛大出席 give one’s presence

值此……之際 on the occasion of…

宣布……揭幕 declare…open;declare the commencement of…

致揭幕/閉幕詞 deliver/make an opening/closing speech

宣布……閉幕 declare…the conclusion/closing of…

揭曉熱情友好的講話 make a warm and friendly speech

熱情洋溢的歡迎詞 gracious speech of welcome

承蒙/應……的盛情邀請 at the gracious invitation of… 回顧過去…… look back on /in retrospect of…

瞻望將來 look ahead;look into the future

最后 in conclusion / closing / finally / at last

提議祝酒 propose a toast

符合……的共同利益 accord with/agree with/conform to/meet the common interests of …

遠道來訪 coming from a distant land

榮幸地答謝您給予咱們的熱情招待 have the honor of reciprocating your warm reception

愉快地答謝您熱情洋溢的歡迎詞 have the pleasure in replying to your gracious speech of welcome

促進咱們彼此之間的理解和友誼 increase/strengthen/promote/expand our mutual understanding and friendship

促進咱們之間的友好合作關系 promote/facilitate/enhance/strengthen/advance our friendly relations of cooperation

現在，我愉快地宣布……大會揭幕。

Now, I have the pleasure to declare… open.我很榮幸地代表神州政府和人平易近向來自……的代表團表示熱烈的歡迎。

I have the honor to express this warm welcome on behalf of the Chinese Government and people to the

delegation from…

我謹向各位表示最熱烈/熱誠的歡迎。

I would like to extend my warmest/cordial welcome to all of you.請允許我向遠道而來的貴賓表示熱烈的歡迎和親切的問候。

Allow me to express my warm welcome and gracious greetings to our distinguished guests

coming from afar.我能在此為……主持晚宴而深感愉快。

It is a great pleasure for me to preside at this dinner in honor of…

我向各位表達我個人誠摯的歡迎，并衷心祝愿本次會議富有成果。

I want to extend my personal earnest welcome to all of you and sincerely hope that the

meeting will be rewarding.我祝愿本屆年會圓滿成功，并祝各位在北京過患上愉快。

I wish this annual conference a complete success and wish all of you a pleasant stay in Beijing.這使大家有很好的機會來拜訪老朋友，結識新朋友。

It provides us with /avails me of /gives me an excellent opportunity to meet old friends and make

new ones.咱們在此受到了隆重的歡迎和熱情的款待，我再次非常愉快地向咱們的籌委會表示深深的謝意。

It gives me great pleasure to express once again to our host my deep appreciation for the grand

reception and generous hospitality we enjoy here.我很高興能夠再次同你們歡聚一堂。

I am very happy to have this second chance of joyful gathering with you.對于您的友好邀請請接管咱們誠摯的謝意。

Please accept our sincere thanks for your kind invitation.

第四篇：會議承辦合同范本

會議承辦合同范本

甲方：____________________________________

乙方：____________________________________

經友好協商，甲乙雙方就乙方承辦/代理甲方之_________會議事宜達成如下協議，雙方共同遵守執行。

一、甲方主辦的__________________會議全部交由乙方承辦。會議地點是____________________。會議時間______年____月____日至_______年____月____日。

二、乙方提供如下會議服務

1．接待；2．會場安排；3．會議餐飲安排；4．會議代表住宿安排；5．會務考察安排；6．返程票務服務；7．財務協助。

各項服務分別如下：

禮儀及接待：乙方提供_________名接待人員，設立標識（甲方提供企業或行業標識，乙方制作，費用另算），至汽車站、火車站、機場，引導參會代表及安排商務車輛前往下榻酒店。在下榻酒店大堂設立專用接待臺（乙方負責設立），乙方提供_________名工作人員協助甲方會務組人員進行代表簽到、房間安排、發放會議指南（甲乙雙方共同擬定）、告知代表會議注意事項。禮儀工作時間為_______月______日______時至____月____日 ____時，下榻酒店接待人員工作時間為_____月______日______時至_____月______日______時。

會議交通：

1．站場接送

根據甲方實際要求，乙方必須于______月______日______時至______月______日______時安排_______輛 _________座空調巴士至機場（汽車站、火車站）。雙方同意所有費用按運輸趟次結算，其結算標準見下表。如果由于甲方原因使得預訂的車輛空駛，甲方按照大巴_____元/趟次、面包車_____元/趟次、轎車_____元/趟次結算。所有交通工具的運行命令由甲方發出，并在行駛單上簽字。

送站場費用同上述約定。雙方應在______月______日前，確認需要送站場的名單。甲方應該本協議簽署前告知乙方此部分費用的分攤方法（會務組支付或者個人支付），甲方確認；

2．會務交通：

乙方必須于______月______日______時至______月______日______時安排______輛______座空調巴士，8座面包車______輛，4座轎車______輛至____________酒店，用于接送會務人員至會場/宴會現場（地點為： ___________________）。甲方負責通知并集合需要乘坐商務用車之人員。用車行程為（往返/單程，選擇）。費用合計為______元。

會場布置：

乙方應在_________月_________日前預訂_______________會場，并于_________月_________日前按甲方要求完成布置：

1．主席臺：要求

席位，有線/無線麥克風_______個。配置茶水杯（或者瓶裝礦泉水）。雙方確認：投影儀為（甲方自帶，乙方提供甲方租賃，第三方提供），當甲方自帶時，乙方僅有義務提供技術支持，不負責保證儀器正常工作；雙方確認，投影儀租賃價格為_______元/天，茶水提供及服務人員包含在會場租賃成本中。

2．會場布置：乙方必須于______月_____日前完成會場布置-u型、課堂式、圍桌型、劇院式等供選擇，安排席位不少于_______個。會場懸掛橫幅_________條，內容為___________________________。

3．氛圍支持：乙方應在________月________日前完成________個氣球條幅懸掛，條幅內容為（____________），拱形氣模____個，會場內/外擺放花籃____個。會場布置與氛圍支持費用總計為：____________元。1234

4．同聲翻譯系統：乙方必須于______月______日前調試好同聲翻譯系統，提供__________聲道翻譯（語種為_________），______月_______日前甲方應將發言大致領域及特點告訴口譯員，并告訴口譯員發言者國別與大致語言習慣。乙方提供的口譯人員必須在______ 月________日前熟悉所需翻譯的專業領域。同聲翻譯支持費用總計為：______元。

餐飲安排：

雙方確認，會議期間與會人員就餐地點為____________酒店____________餐廳及____________餐廳。

其中中餐就餐人數不少于___人次，西餐就餐人數不少于___人次。早餐餐標為___元/人，正餐（中餐及晚餐）餐標為______元/人，宴會餐餐標為______元/人，早餐、正餐及宴會餐食物見附件（菜譜）。會議提供的餐飲不含酒水（或者含酒水），時間是_____月_____日______餐至 ______月______日______餐止，其中______月______日______餐為宴會餐。會議人員憑_________證件（或者餐卡）就餐。早餐形式為自助餐（或者團餐），正餐為圍桌式（或者自助餐）團餐，具體就餐時間由乙方制作水牌告知甲方與會人員。

商務考察旅程用餐另計。

宴會餐/商務酒會要求

時間：______月______日______時至______月______日______時

規模：_________________________ ；內容：___________________________；

（1）自助餐/圍桌宴會：_________ ；（2）演講系統：__________；（3）娛樂節目：__________；（4）服務/交通：_________；餐飲費用總計為：______元。

會務考察安排

1．會務考察雙方確認，會議期間甲方與會人員進行商務考察，線路及行程如下： 線路

安

排

：

d1__________________

；d2__________________；d3__________________；

人數：_________人；車輛要求：_________ ；乙方提供旅行責任保險、專業導游、陪同；

返程票務服務

雙方確認，甲方人員返程事宜由會務組織統一安排/與會人員自行支付。乙方提供返程票務代理服務（在簽到會場酒店大堂提供咨詢及預定處，時間為______月______日______時至______月______日時）：

1．機票：明折明扣，送票費20元/張，送票至下榻酒店；

2．火車票：按票面實際價格，每張收取30元服務費，送票至下榻酒店；

3．巴士：按票面實際價格，送票費20元/張，送票至下榻酒店；

住宿安排：

雙方確認，甲方預訂客房數共計____間，其中_______飯店_____級標準間_____間（_____元/間），商務套間___間（____元 /間），行政套間_____間（_____元/間）；_________飯店______級標準間________間（_____元/間），商務套間 ______間（________元/間），行政套間____________間（______元/間）。基于與會人數有一定的機動性，雙方約定乙方 ______月______日______時預留客房＋10％；截至______月______日______時甲方實際用房如果低于預訂，則按預訂客房數量結算，超過的按實際結算（在預訂總量的10％范圍內），乙方承諾超過部分按預訂價格計算。

_________月_________日 __________時以后按實際用房計算。所有用房時間為______月______日至______月______日______時。超過 ________月______日______時，如果甲方人員需要繼續使用客房，可提前通知乙方，乙方可以與酒店交涉，盡量（但不保證）按協議價格結算。《1》《2》《3》《4》

雙方確認，乙方必須在______月______日______時前獲得酒店預定房間鑰匙牌，按甲方指定名錄登記分派房間，同時完成入住登記。

財務協助：雙方確認，甲方與會人員簽到時，乙方提供______名財務人員協助甲方收取會務費用，提供驗鈔設備，并協助甲方人員統計核實相關應收費用。

三、雙方確認：以上預定及服務屬于不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預訂金之日起協議立即生效。甲方于協議生效后___個工作日內支付人民幣______元作為預訂金。

變更及核算原則：

1．甲方確認：除非發生以下幾種情況，否則甲方不存在撤銷或變更本協議理由-如果撤銷或變更，乙方將有權要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預期損失：

a.戰爭或政治事件；

b.甲方進入破產程序；

c.甲方實體進入重組變更程序；

d.因地震、洪水等人力不可抗拒因素；

e.由于政策或法律變化導致會議不可能舉行。

2．甲方如在預定的期間內變更會議時間，但變更通知必須于預定期限前_______天抵達乙方，乙方接到甲方通知后應在______個工作日內以（□傳真 □電郵 □公函）方式回執確認，甲方在接到乙方確認文件后即表示甲乙雙方就會議時間的變更達成一致，雙方間的協議除會議日期外，其余不作變更。

3．乙方服務的變更 除非發生如下情形，否則乙方無權變更服務：

a.乙方簽約的下游服務商出現法律規定的破產、停業或者其他人力不可抗拒的服務中止事件，同時乙方更換的下游服務商不能滿足甲方要求；

b.會議地點出現重大自然災害（包括急性傳染病）；

c.會議地點出現重大政治事件（包括政府征用會議場所）

如果不是由于上述原因，乙方要求變更服務，將賠償甲方由于服務變更而導致的預期損失。出現本條款所列事項時，乙方應該在第一時間內以書面形式通報甲方，并在甲方收到通知后作出變更預案供甲方選擇--乙方保證變更的服務應當不低于原來協議水準。

基于友好合作的精神，所有變更事宜雙方同意協商解決。同時雙方約定：

a.甲方變更或取消會議應當在協議生效后會議正式舉辦前______個工作日前通知乙方，除乙方已經支付的成本外（在甲方的預付款項中抵扣，不足部分乙方有權要求甲方補足，多余部分乙方同意返還甲方），乙方放棄預定收益的索賠；

b.甲方變更或取消會議的決定如果在會議前_________日通知乙方，甲方應賠付乙方預期利益的______％，并不退回預付金；

c.乙方由于非本條款原因要求改變服務或者取消的，于會議舉辦前______日通知甲方的，必須全額退還甲方預付款；如在______日前通知甲方，乙方必須賠付甲方本協議總金額的_____%。

4．雙方約定費用核算原則如下：

雙方確認，所有服務費用在_________月________日前由甲乙雙方核算認可，甲方保證一次性將款項支付給乙方--如果超過約定期限，乙方有權要求甲方支付滯納金標準為總量的％，按日計算。

5．生效：本協議自雙方共同簽章且甲方提供規定的預付金后生效。協議一式四份，雙方各執兩份。

6．未盡事宜、仲裁：雙方約定，如果對本協議執行出現爭議，將首先協商解決；如果協商不能解決，雙方將申請仲裁解

決，仲

裁

地

點

為___________________________________。1 2 3 4

甲方簽字：__________________

蓋章：______________________

聯系人：____________________

地址：______________________

電話：______________________

帳號：______________________

開戶行：____________________

乙方簽字：__________________

蓋章：______________________

聯系人：____________________

地址：______________________

電話：______________________

帳號：______________________

開戶行：____________________ 【1】【2】【3】【4】

第五篇：會議承辦流程

會前：

a、與會議主辦方洽談

b、提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方

c、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

d、確定方案，簽訂合同，預付定金。

會中:

a、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

b、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

c、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

d、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

e、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

f、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

g、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

h、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

會后:

a、結賬：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結賬。

b、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。