第一篇：海運托運出口貨運流程

海運托運出口貨運程序如下：

1.制船期表。外運公司按月編印出口船期表，分發給各外貿公司及工貿企業，內列航線、船名及其國籍、抵港日期、截止收單期、預計裝船日期和掛港港口名稱（即船舶停靠的港口）。各外貿公司及工貿企業據此進行催證、備貨。

2.辦理托運。外貿公司在收到國外開來的信用證經審核（或經修改）無誤后即可辦理托運。按信用證或合同內有關裝運條款填寫《托運單》并提供全套單證，在截止收單期前送交外運公司，作為訂艙的依據。

3.領取裝運憑證。外運公司收到有關單證后，即繕制海運出口托運單，并會同有關船公司安排船只和艙位；然后由船公司據以簽發裝貨單，作為通知船方收貨裝運的憑證。

4.裝貨、裝船。外運公司根據船期，代各外貿公司往發貨倉庫提取貨物運進碼頭，由碼頭理貨公司理貨，憑外輪公司簽發的裝貨單裝船。

5.換取提單。貨物裝船完畢，由船長或大副簽發“大副收據”或“場站收據”，載明收到貨物的詳細情況。托運人憑上述收據向有關船公司換取提單。

6.發出《裝船通知》。貨物裝船后，托運人即可向國外買方發出《裝船通知》，以便對方準備付款、贖單、辦理收貨。如為C&F或FOB合同，由于保險由買方自行辦理，及時發出《裝船通知》尤為重要。

第二篇：海運雜貨班輪貨運出口流程

海運雜貨班輪貨運出口流程：

首先雜貨托運人到貨代處申請托運受理，貨代接受申請后，尋找所要合作的船代，然后填寫國際貨運委托書。貨代填寫完國際貨運代理委托書后，等待船代確認完畢，然后填寫海運出口托運單、裝貨單以及大副收據，填寫完畢后交給船代等待其審核。船代審核單證無誤后，則接受本次貨物的托運，并簽發裝貨單。然后貨代再到商檢局處進行報檢委托書即報檢，并進行出境報檢單、貨運合同、商業發票、裝箱單、裝貨單的審核。相關單證審核完畢后，商檢局給貨代簽發出境報檢單，即通關單。貨代拿到通關單后，到海關處進行出口貨物報關。貨代等填寫完出口貨物報關單后，將出境報檢單、貨運合同、商業發票、裝箱單、裝貨單交予海關，由海關進行審核。海關審核完畢后，在出口貨物報關單上簽章后再將報關單交予貨代。貨代拿到報關單后，到保險公司進行投保。貨代進行投保首先要填寫海運出口貨物投保單及海運出口貨物保險單。保險公司等貨代填寫完畢后，對其所填寫的內容進行審核，確認無誤后對該票貨物進行承保。貨代進行投保完成后，將待裝貨物信息通知到碼頭。于此同時，船代找到適合的船公司后，填寫完裝貨清單，并將填寫完的單據發送給船公司。船公司收到裝貨清單后，將其發送到碼頭。此后，大副或是船長編制好貨物積載計劃并發送給船代。船代收到貨物積載計劃，檢查無誤后將其發送給理貨長及碼頭。碼頭收到貨物積載計劃后，到倉庫將要裝運的貨物進行裝船，碼頭裝船完畢后，出口方貨代填寫好裝船通知并發送給進口方貨代。與此同時，理貨長向大副或船長發送裝貨單，大副或船長收到裝貨單后，留下裝貨單，并簽發大幅收據給理貨長。理貨長收到大副收據后，將大幅收據發送給出口方貨代。出口方貨代收到大幅收據后，填寫好海運提單并將填寫好的海運提單與大幅收據一起發送給船代，然后將該應付的費用付與船代。船代收到貨代發送的單證及費用后，留下收貨單，然后簽發海運提單給貨代。貨代收到海運提單后將相關的單證交予托運人，托運人再將海運提單及相關單證交予議付銀行進行審核，議付銀行審核完畢后為為托運人辦理結匯。此時，船代編制好載貨清單，并將載貨清單發送給大副或船長，大副或船長收到載貨清單后在載貨清單上蓋章。船代拿到簽章后的載貨清單后再到海關處辦理船舶出口手續，將裝貨單及載貨清單發送給海關。海關收到所以的所需的單證后，給船代簽章放行。船代收到海關的放行通知后，編制好載貨運貨清單并發送給船公司，同時將相關的費用結算給船公司。船公司收到相關費用后通知大副或船長起航。船舶起航后，出口方貨代在將全套的單證寄送給進口方貨代。到此，海運雜貨班輪貨運出口方的相關手續基本完成。

海運雜貨班輪貨運進口流程：

海運雜貨班輪貨運進口流程與海運雜貨班輪貨運出口流程相比要來的較為簡單。首先進口方貨代從出口方貨代處收取寄送來的所有單證，進口方船代從出口方船代處拿到到港日期后，做好提貨準備。與此同時，進口方貨代也將到港日期通知到收貨人，讓其做好提貨準備。收貨人收到到港日期通知后，到議付銀行付清要付的貨款，并取回海運提單。進口方船代通知完收貨人有關到港日期的信息后，編制好進口載貨清單交給碼頭，然后到海關處辦理船舶進口手續。到海關處辦理船舶進口手續，首先要填寫進口貨物報關單，然后將全套的單證交予海關進行審核。海關審核完單證后，進口方船代將進口關稅支付給海關即完成了船舶進口手續的辦理。然后進口方船代到商檢局進行報檢。以上手續均完成后，等船靠岸后，大副或船長在碼頭進行卸貨。理貨長等大副或船長卸完貨后。到碼頭進行理貨。理貨完成后，收貨人將海運提單交予進口方船代，并付清相關的費用。進口方船代收到海運提單和收貨方的付款后，填寫好收貨單給收貨人。收貨人收到船代填好的收貨單后，發送收貨單到碼頭，要求提貨。碼頭收到收貨單后，則可將貨物發給收貨人，讓其將貨物提走。

海運集裝箱整箱貨出口流程：

因為集裝箱整箱貨物出口基本上是用在國際貿易中，因此托運人在尋找貨代時，要找可以辦理國際貨運代理的貨代。托運人找到貨代后，首先要建立貨代關系，填寫國際貨運委托書交予貨代。貨代收到貨運委托書后，到符合條件的船代處進行訂艙業務的辦理，填寫好訂艙單。船代收到貨代發出的訂艙單后，填寫好配艙回單后發送給貨代。貨代收到配艙回單后，再到船代處申請用箱，然后船代發送集裝箱發放單給貨代。托運人收到貨代傳來的集裝箱發放單后，進行貨物裝箱。貨物裝箱完畢后，碼頭通知貨代貨物的待裝信息，然后貨代到商檢局進行貨物報檢，進行報檢委托書、出境報檢單、貨運合同、商業發票、裝箱單、場站收據等單據的審核。海關審核全套單據無誤后，簽發出口貨物報關單給貨代。貨代拿到出口貨物報關單后，到碼頭進行現場配載。碼頭等貨代現場配載完成后，制定好裝船計劃發給船公司，船公司對碼頭發來的裝船計劃進行確認。船公司確認無誤后，允許碼頭進行裝船。碼頭將貨物裝船完畢后，簽發場站收據給貨代。出口方貨代收到碼頭發來的場站收據后，將裝船通知填寫好后發送給進口方貨代，然后將場站收據及填寫好的的海運提單一起發送給船代，并付清相關的費用。船代收到貨代發來的場站收據、海運提單以及相關費用后，留下場站收據，然后簽發海運提單給貨代。出口方貨代收到船代簽發的海運提單后，將全套的單據寄送給進口方貨代后，基本完成海運集裝箱整箱貨出口的相關手續。

海運集裝箱整箱貨進口流程：

辦理海運集裝箱整箱貨進口手續，首先與海運集裝箱整箱貨出口手續一樣，收貨人得先與貨代建立貨運代理關系，填寫好海運托運委托書給貨代。貨代收到收貨人的委托書后，到碼頭卸貨地進行訂艙，再到船公司辦理訂艙，取得船名、航次等船舶的相關信息，并將訂船的結果通知給收貨人，即買方，將訂艙的結果通知給托運人，即賣方。然后再將訂艙的相關結果全部匯總傳給出口方船代。出口方船代根據收到的訂艙信息為貨代安排好載貨船舶。托運人將貨物運送到碼頭后，托運人到碼頭卸貨。卸貨完畢后，理貨長到碼頭進行理貨。理貨完畢后，碼頭進行貨物裝船。大副或船長等裝船完成后，簽發全套單據給出口方貨代。出口方貨代收到單據后，將其全部寄送給進口方貨代。然后收貨人與托運人辦理交易手續，付清貨款。托運人收到貨款后，將全套單據交予收貨人。收獲人拿到全套單據后，進口方貨代拿著全套單據到進口方海關處辦理進口報關手續，將全套單據交予海關進行審核。海關審核單據完成后，貨代再到商檢局進行報檢。報檢完成后，貨代再到海關處支付所需的進口關稅。貨物到港后，大副或船長在碼頭安排卸貨。理貨長到碼頭進行理貨。理貨完畢后，收貨人發送全套單據給船代，并付清所要支付的費用。船代收到收貨人支付的錢款后，填寫好交貨記錄聯單后發送給收貨人。收貨人拿到交貨記錄聯單后，發送小提單給碼頭，要求提貨。碼頭收到小提單后，將貨物發給收貨人。收貨人將集裝箱中的貨物卸下后，將空箱發回碼頭堆場則基本完成進口的相關手續。

第三篇：海運出口貨運代理協議

甲方：

乙方：

甲乙雙方經友好協商，就甲方委托乙方代理海運出口貨運業務事宜，達成協議如下：

一、雙方職責：

1． 作為甲方的貨運代理，應定期向甲方提供海運出口船期表及其它有關信息。

2． 甲方應根據出口貨運委托書的要求，填制內容正確、完善、真實的委托書并加蓋公章交乙方配船。如需指裝船舶或船公司則應在委托書上注明。

3． 乙方應對甲方的出口貨運資料進行認真的審核，根據甲方要求的裝箱，效期及備貨情況進行配船，并及時將配船艙回單交甲方以便安排有關事宜。

4． 甲方負責按時提供乙方工作所需的資料及相應的配合（資料：收貨人全稱、地址、電話、貨物名稱、型號、數量、毛重、凈重、立方數、目的港、單價、總價、海關編碼、核銷單、報關委托書等，以便我司做單證用）甲方須提前7天提供給乙方，如提供資料等遲延原因而導致的后果，乙方不承擔相應的責任。

5． 甲方如要求更改資料，須出具書面更改單，在船開航前天通知乙方，如因變更資料而產生的費用，由甲方承擔。

6． 臺灣基隆海運費：usd230/20’ 上海至工廠內陸運價為：rmb1870/20’。

二、費用與結算：

1． 經甲方要求，乙方同意按以下第種方式結算當月海運費及有關費用。

（1）付款放單（2）備用金（3）轉帳（4）匯票

2．　甲方須按協議約定的時間支付乙方海運費及有關費用。如因甲方原因不能履行付款責任，乙方有權留置甲方的貨物、提單和有關單據，由此產生的責任和費用由甲方承擔。

3． 乙方在船開航后第二天，直接將電放提單傳真給貴司。并在35天內，在甲方結清貨款的前提下，將核銷單退給乙方。

三、其它條款：

1． 出口貨運委托書是協議的組成部分，是本協議分期執行協議標的的要約與承諾。

2． 協議的海運費及國內段有關費用，如遇國家頒布價格和船公司運價調整時，雙方應及時通知對方并作好相應調整。

3． 本協議盡事宜，雙方應友好協商解決。如不成由乙方所在地法院裁決。

4． 協議從簽字之日起生效，有效期為一年。到期雙方如無異議，協議自動順延。如任何一方提出異議或終止協議，必須提前一個月以書面形式通知對方。

5． 本協議一式二份，甲乙雙方各執一份。

甲方：乙方：

簽章簽章

第四篇：海運出口操作流程

海運出口客服操作流程

作為一名貨運公司的客服操作人員，應秉承服務至上，在公司利益的基礎上，盡量為客戶解決問題。以下為出口操作基本流程，請參考。操作流程：

一、接單&審單

1】客服接單后必須先初步審單。托單內容包括：（SHIPPER/CONSINGEE/NOTIFY/LOADING PORT/DISCHARGE PORT/件重尺/品名/特殊要求（HS CODE/目的港箱使，付款方式，船證）等是否有問題。其中要著重注意以下

1）毛重，船公司是否限重，是否對運價產生影響。

2）針對凍柜，注意貨主托單是否表明要求的溫度，通風及濕度顯示，如沒有，需請客戶注明。

3）對于一些特殊貨物來說（單件超重或超尺碼），需提前落實船公司能不能接受，并需提前落實場站裝箱細節。

4）一般化工品需要提供MSDS(有些船公司需要運輸條件鑒定書、及非危保函)5）危險品，檢查一下UNNO 和CLASS在托單上是否顯示齊全，并對這些數據先提前落實相關費用。

2】業務員填制業務預審單 預審單內容包括：

客戶及定艙代理的相關聯系方式及聯系人。客戶及定艙代理的付費方式（月結、票結）應收及應付海運費及其他雜費明細 單柜毛利及利率

客人其他特殊要求（對于石頭貨物，需填明是否打標，出證，監裝，拍照及裝箱有沒有特殊要求是否報關、拖車、買單等）由部門經理簽字

二、操作訂艙

1、打印托單

依據客人原始托單內容，制訂我司托單格式，發給業務指定的訂艙代理或船公司，或是直接網上訂艙。

2、網上訂艙

我司網上直接訂艙船公司由HPL、EMC、中海、COSCO、MSK

3、收到代理及船公司確認，等待出號。

三、入貨&裝箱

1、入貨通知

訂艙代理或船公司出號后，依據內容制訂我司格式的入貨通知傳給客戶，并確認場站是否放箱。

入貨通知內容包括：船名、航次、提單號、開船日期、截港截單時間、截AMS/ENS時間及截關時間、場站名稱及聯系人電話。如有船公司特殊要求也應在入貨通知上注明（比如箱使期及特殊費用等）

2、拖車、裝箱

1）如客人委托我司拖車，需提前聯系車隊和工廠確認裝貨時間，確認好后制作派車單給車隊。及時按照確認的時間跟蹤裝貨。（注意提醒車隊按照實際免箱期背箱，不要產生額外費用）

2)如客人拖車自理，需要確認是送貨還是背箱。回箱單務必讓客戶工廠填寫準確，如有分票回箱前通知，以便我們及時通知場站及代理。3）如客戶送貨去場站，需我司監裝（如石頭等），需要跟客人確認裝箱要求及是否打標、熏蒸、拍照等要求。裝箱后跟客戶確認可否封箱后才能安排封箱。

4）如倉庫裝箱，需跟客戶提前確認好到貨時間及裝箱時間，根據客戶要求裝箱、拍照，客戶確認后安排封箱。

四、截單&艙單

1）請根據客人的托單內容制作提單樣本發給客戶確認。確認提單過程請務必郵件，讓客戶確認OK 并注明簽單方式。如客戶是SWB,需要訂艙時或是截單前申請。2）如需分票請讓客人提前確認好，以免集港后產生費用。

3）如客人需要我司代錄艙單，請在確認提單后，跟進確認的提單內容錄艙單。錄完后上一點通檢查是否準確。（艙單這里強調一下，整箱的不是分票的一定不能錄成拼箱，如果錄拼箱，運抵還是會顯示正常，報關行不會注意，但是無法完成裝載放行，還是無法上船）

五、報關&裝載

1）客戶如委托我司代為報關，應提供相關的報關資料（包含箱單、發票、合同）發給報關行審核，出報關核對單后給客戶確認后才能報關。

2）重箱回場，及時查看集港計劃，集港后碼頭顯示運抵正常方能安排報關。報關放行后，及時查看碼頭裝載放行以及外理審核信息是否完整；

3）如沒有裝載放行，有可能是錄艙單產生的錯誤；如無外理審核信息，則打電話給場站，看場站是否是沒有導入系統。

4）所有信息都OK后，碼頭顯示Y，船到才能安排上船。5）船抵港后，查詢裝載信息。6）裝載后等待開船。

六、簽單&費用

1）船開后。跟代理或是船東索要費用明細并及時買單，提單簽回需交財務保管； 2）業務做好費用，發客戶確認，賬單需要客戶蓋章回傳確認，方可安排開票。3）確認好費用錄系統。將應收、應付都錄完整。

七、貨物跟蹤

1）開船后，跟蹤貨物狀態，查詢到港時間。2）到港后跟蹤下提貨。

另：還需注意以下幾條操作原則

操作過程中所有往來信息，盡量都做到書面化。

操作流程中的細節需落實到實處，比如傳真，發完后還需再確認對方是否接收。

操作過程中的時間盡量將時間往前安排，給自己留出可以調控的時間及發生意外的時間。對于客人的問題不要輕易說不可以，也不能輕率的說沒問題。在適當的時候給客人提出合理建議，這樣有利于讓客人能在操作過程中認可你的服務及能力。

如發生操作過程產生的費用問題，務必先跟業務溝通，不要擅自跟客戶確認。

作為客服，應具備應有的職業操守，對公司，業務，及客戶責任，盡已所能去預防問題的產生，如果問題已產生，需將問題盡快解決并高質量的完成一票業務的操作。附青島港收費明細，請參考，如有不符請以實際為準： 青島口岸雜費

費用名稱

費用金額（備注說明）

場站費

RMB200.00/20’,RMB400.00/40’（凍柜 RMB200/400）

單證費

RMB400-500/票

制冷費

RMB295.00/20’,RMB589.00/40’（五天以內包干）

報關費

RMB90.00/票

港雜費

RMB90.00/20’,RMB143.00/40’ RMB148.00/40HQ

場站裝箱

RMB240/480（人工）；RMB180/360（機械）

港口設施保安費

RMB20.00/20’,RMB30.00/40’燃油附加費：

指定箱號費： RMB 50/20GP RMB 75/40’

箱檢費

RMB 40/20GP RMB 80/40’

THC

RMB760/20’,RMB1100/40’各船公司收費不同，請具體和口岸操作確認

船證費 電放費

RMB 100-400/BL(部分船公司收取)RMB 300/ BL 各船公司收費不同，請根據實際費用

特殊貨物：

一、危險品貨物操作過程中需要注意的細節：

接單，托單顯示UNNO.及CLASS,并提前落實一下港務局危險品庫此貨物是幾級危險品。危險品品名申請：

按船公司要求填制危險品出運申請書

提供《出境貨物運輸包裝性能檢驗結果單》、《出境危險貨物運輸包裝使用鑒定結果單》，產品說明書等

船公司出號后落實車隊背箱。現在青島港各場站對于危險品一般都不允許站裝，車隊需有危險品資質，也可委托有經驗的其他車隊拖車.現青島港對危險品增加了集港時間，因而需要合理的安排回箱，裝柜。

落實好客戶寄兩證一書的正本（說明書可以傳真），以便提前做危險品申報，時間是重箱返回危險品庫之前需將做好的危申報單（包括入庫存受理單，貨物安全適運申報單，及青島港審批作業單）傳真給相關場站及船公司或代理，正本由報檢員交付相關單位退可。

裝箱證明：正本一式兩份，需交船代一份，場站轉船上大副一份隨船。船代一份需提前落實交單時間，并盡快交付，場站一份可隨車。裝箱證明需有工廠蓋章及相關裝箱員簽名及裝箱員證號。

照片：裝箱過程需拍照，一般按裝箱前單件貨物，裝箱前空箱，裝箱過程，及半開門，全關門及鉛封的拍照順序各照幾張，并按順序加箱號編輯發送給海事局郵箱。

報關按正常程序，最好提前通知一下報關員此票貨物為危險品，盡量減小驗貨機率。

二、開頂箱，框架箱：

訂艙前需要落實好貨物是否超尺寸，篷布的使用要求。告知超出的數量。開頂箱超限場站需要收待時費。

石頭客戶的裝柜要求，是否需要熏蒸，是否需要出證。（何種熏蒸方式）如委托我司場站裝卸，注意每件貨物的重量，如超重超寬貨物需要提前落實場站的裝卸能力以及額外費用。

三、大件貨物

船公司對大件貨物的加固要求，以及客戶對貨物的加固要求。

大部分船公司對大件貨物都必須加固，需要集港前將加固的照片提供給船公

司審批，審批通關后方可集港。如外點裝箱，請客戶在封箱前，貨柜離開工廠前提供照片，以便額外產生回場站后開箱二次加固的費用。

如場站加固需要通知場站等船公司批復后封箱，通知場站打上臨時鉛封，以防貨物丟失。

第五篇：海運出口貨物運輸流程

海運出口貨物運輸流程

海運出口貨物運輸業務是根據貿易合同有關運輸條件，把售予國外客戶的出口貨物加以組織和安排，通過海運方式運到國外目的港的一種業務。

凡以CIF、CFR條件成交的出口貨物，要由賣方安排運輸，其主要環節和程序如下。

1．審證

審核信用證中的裝運條款：為使出運工作順利進行，在收到信用證后，必須審核證中有關的裝運條款，如裝運期，結匯期，裝運港，目的港，是否能轉運或分批裝運以及是否指定船公司，船名，船籍和船級等，有的來證要求提供各種證明，如航線證明書，船籍證等，對這些條款和規定，我應根據我國政策，國際慣例，要求是否合理和是否能辦到等來考慮接受或提出修改要求。

2．備貨報驗

備貨就是根據出口成交合同及信用證中有關貨物的品種，規格，數量，包裝等的規定，按時，按質，按量地準備好應交的出口貨物，并做好申請報驗和領證工作。冷藏貨要做好降溫工作，以保證裝船時符合規定溫度要求。在我國，凡列入商檢機構規定的“種類表”中的商品以及根據信用證、貿易合同規定由商檢機構出具證書的商品，均需在出口報關前，填寫“出口檢驗申請書”申請商檢。有的出口商品需鑒定重量，有的需進行動植物檢疫或衛生，安全檢驗的，都要事先辦妥，取得合格的檢驗證書。做好出運前的準備工作，貨證都已齊全，即可辦理托運工作。

3．托運訂艙

編制出口托運單，即可向貨運代理辦理委托訂艙手續。貨運代理根據貨主的具體要求按航線分類整理后，及時向船公司或其代理訂艙。貨主也可直接向船公司或其代理訂艙。當船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經締結。

4．保險

貨物訂妥艙位后，屬賣方保險的，即可辦理貨物運輸險的投保手續。保險金額通常是以發票的CIF價加成投保（加成數根據買賣雙方約定，如未約定，則一般加10%投保）。

5．出口貨物集中港區

當船舶到港裝貨計劃確定后，按照港區進貨通知并在規定的期限內，由托運人辦妥集運手續，將出口貨物及時運至港區集中，等待裝船，做到批次清，件數清，標志清。向港區集中時，應按照卸貨港的先后和貨物積載順序發貨，以便按先后

次序裝船。對出口大宗貨物，可聯系港區提前發貨。有船邊現裝條件的貨物，也可按照裝船時間將貨物直送港區船邊現裝，以節省進倉出倉手續和費用。對危險品、重大件、冷凍貨或鮮活商品、散油等需特殊運輸工具、起重設備和艙位的，應事先聯系安排好調運、接卸、裝船作業。發貨前要按票核對貨物品名、數量、標記、配載船名、裝貨單號等項，做到單、貨相符和船、貨相符。要注意發貨質量，發現有包裝破損或殘損時，應由發貨單位負責修理或調換。

6．報關和交接工作

貨物集中港區后，發貨單位必須向海關辦理申報出口手續，這叫做出口報關。通關手續極為煩瑣又極其重要，如不能順利通關則無法完成交易。

（1）屬法定檢驗的出口商品須辦出口商品檢驗證書

目前我國進出口商品檢驗工作主要有四個環節：

1）接受報驗：報驗是指對外貿易關系人向商檢機構報請檢驗。

2）抽樣：商檢機構接受報驗之后，及時派員赴貨物堆存地點進行現場檢驗、鑒定。

3）檢驗：商檢機構接受報驗之后，認真研究申報的檢驗項目，確定檢驗內容。并仔細審核合同（信用證）對品質、規格、包裝的規定，弄清檢驗的依據，確定檢驗標準、方法。（檢驗方法有抽樣檢驗，儀器分析檢驗；物理檢驗；感官檢驗；微生物檢驗等）。

4）簽發證書：在出口方面，凡列入“種類表”內的出口商品，經商檢機構檢驗合格后，簽發放行單（或在“出口貨物報關單”上加蓋放行章，以代替放行單）。

（2）須由持有專業報關證人員，持出口貨物報關單、裝箱單、發票、報關委托書、出口結匯核銷單、出口貨物合同副本、出口商品檢驗證書及有關單證，在裝貨的24小時之前向運輸工具所在地或出境地海關辦理通關手續。目前使用的出口報關單有四種：普通關單為白色；“來料加工、補償貿易專用”報關單為淺綠色；“來料加工專用”報關單為粉紅色；“出口退稅專用” 報關單為黃色。

1）裝箱單是由出口商提供的出口產品裝箱明細。

2）發票是由出口商提供的出口產品證明。

3）報關委托書是沒有報關能力的單位或個人委托報關代理行來報關的證明書。

4）出口核銷單由出口單位到外匯局申領，指有出口能力的單位取得出口退稅的一種單據。

5）商檢證書是經過出入境檢驗檢疫部門或其指定的檢驗機構檢驗合格后而得到的，各種進出口商品檢驗證書、鑒定證書和其他證明書的統稱。

經海關官員檢查單證和貨物，確認單貨相符和手續齊備后，即在裝貨單上加蓋放行章。經海關查驗放行的出口貨物，方能開始裝船。

發貨單位現場工作人員要嚴格按照港口規章，及時與港方倉庫、貨場辦妥交換手續，做好現場記錄，劃清船、港、貨三方面的責任。

6．裝船工作

海關放行后，發貨單位憑海關加蓋放行章的裝貨單與港務部門和理貨人員聯系，查看現場貨物并做好裝船準備，理貨人員負責點清貨物，逐票裝船。港口裝卸作業區負責裝貨，并按照安全積載的要求，做好貨物在艙內的堆碼、隔墊和加固等工作。

在裝船過程中，要派人進行監裝，隨時掌握裝船情況和處理工作中所發生的問題。監裝人員對一級危險品、重大件、貴重品、特種商品和駁船來貨的船邊接卸直裝工作，要隨時掌握情況，防止接卸和裝船脫節。

裝船完畢，應將大副簽發的收貨單交原發貨單位，憑以調換已裝船提單。

7．裝船通知

對合同規定需在裝船時發出裝船通知的，應及時發出，特別是由買方自辦保險的，如因賣方延遲或沒有發出裝船通知的，致使買方不能及時或沒有投保而造成的損失的，賣方應承擔責任。

8．支付運費

船公司為正確核收運費，在出口貨物集中港區倉庫或庫場后申請商檢機構對其衡量。凡需預付運費的出口貨物，船公司或其代理人必須在收取運費后發給托運人運費預付的提單。如屬到付運費貨物，則在提單上注明運費到付，由船公司卸港代理在收貨人提貨前向收貨人收取。