第一篇：文書處理

1、文書處理的涵義

文書處理是指機關單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

2、文書處理的原則

及時；準確；安全；統一規范。

3、文書的行文關系

是指文書的發文機關及受文機關之間的關系。各級行政機關、單位必須按各自的權限、智能及隸屬關系行文。除特殊情況，不能越級行文。

4、在具體辦理行文的工作時，應遵循以下原則：

（1）各級機關、單位應根據其隸屬關系及職權范圍行文。

（2）一般情況下不得越級行文。

（3）向下級機關或系統內的行文需抄報上級機關并抄送同級相應平級機關。要正確確定抄送機關。

（4）需各級機關、單位協調一致的事項，未經協調一致不能單獨發文，聯合發文須經會簽。

（5）必須正確使用文書種類，確保行文質量。

（6）經公開發布的黨和國家公文，如公告、通告等應視為正式公文，遵照執行，可不再行文。

5、收文處理程序

公文處理程序，具有確定性、連續性與規范性的特點。

（1）簽收。指對收文的鑒別、清點、核對、檢查與履行簽注手續并接收公文的活動。要求認真核對公文的收文機關、公文數量與檢查公文封裝的情況以及是否按規定時限送達等。在確認無誤后簽字（蓋章）井注明收文時間。

（2）收文登記。公文登記的形式有：簿式、卡片式、聯單式及電腦登記等。

（3）分辦。指根據一定標準和要求將收文分送給有關部門或人員閱辦的活動。分辦為公文確定運轉方向，關系到公文能否得到準確迅速而有效辦理的決定性程序。分辦公文，要求分清主次緩急，分清閱件與辦件，明確界定辦文單位。分辦時應專門履行登記手續；并應附上“公文處理單”與“公文傳閱單”。

（4）擬辦。擬辦，文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，共領導人批辦時參考。

（5）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

（6）承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

（7）催辦。指必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

（8）注辦。指對文件承辦的情況和結果，由經辦人員在文書處理單上簡要注明。主辦也稱辦復。

6、發文處理程序

（1）擬稿。擬稿就是公文的起草工作，它是發文辦理過程的起點。

（2）會商。會商是指公文內容涉及有關機關（部門）的職權范圍得其同意和配合時所進行的協商活動。它有利于維護公文的合法性、有效性，維護政令的一致。會商由發文部門主動組織，應注意協商的對象齊全沒有遺漏，可采取“跑會”、“函會”以及召集會議等多種方式集中意見。如未就有關問題取得一致意見，應及時向上級機關反映，不得擅自按照自己意見對外行文。

第二篇：第三章文書處理

第三章 文書處理

內容提要：文書處理是秘書專項工作中最為重要的內容。章主要闡述了文書處理的基本知識和要求，介紹了文書制作的的基本環節。對文書的撰寫、傳遞和處理的基本程序和操作要點做了專門的介紹。學習本章內容可以幫助學習者正確認識文書在管理中的作用，掌握文書處

理的基本方法與技能。

第一節

文書處理的基本知識

一、文書處理的含義

“文書”是一個整體概念。文書一詞，在公務活動中以及日常生活中適用較為普遍，他可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公文文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。

“文件”是指人們在社會管理、交往和科學技術、文化藝術以及其他實踐活動中自然形成的文字信息及其物質載體構成的結合體。從廣義上說，它和文書一樣，即可指公文文件，也可指私人文件，有時也可以指文件材料的總稱。通俗地講，文件在書面范疇是指公文、信件及有關政治、時事、學術研究的方面的文章。

“公文”是公務文書的簡稱，是指機關單位進行公文活動而形成的文件材料。

文書處理又稱文件處理、文書工作、公文處理、文件管理，是國家機關或社會組織制作、傳遞、使用、保存或銷毀文件等行為的總稱，是行政管理的重要組成部分。

二、文書的分類

（一）按行文關系分類

第一、上行文。在垂直的領導系統中，下級機關向上級機關呈報的公文就是上行文。有請示、報告兩種。

第二、下行文。上級機關向下級機關發送的公文就是下行文。有逐級下行文和多級下行文。

第三、平行文。沒有領導或指導關系的機關之間，及不相隸屬的機關或平級機關之間往來的公文。

（二）按制文機關分類

第一，行政公文。有13種，具體包括：命令、決定、公告、通告、通報、通知、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。第二，黨的機關公文。有14種：決議、決定、指示、通報、通知、公報、報告、請示、批復、條例、規定、意見、函、會議紀要。第三，法規文件。即國家權力機關和行政機關制定和頒布的法律、法令和行政法規。如章程、條例、規定、規則、辦法、細則、守則、制度。

第四，外交文件。即外事活動中專門使用的文件。主要有國書、議定書、照會、備忘錄、護照、條約等。

第五，司法文書。即公安、檢察、法院等機關和部門，在依法處理各類案件中產生、使用的文字材料。主要有立案報告、破案報告、通緝令、提請批準逮捕書、起訴意見書、撤銷案件報告、起訴書、公訴書、各種筆錄、開庭通知書、判決書、抗訴書、調解書等。

第六，計劃文件。即由各級政府提請權力機關審查批準的經濟與社會發展計劃、財務預決算方案等。

第七，軍事文件。亦稱軍用文件，是軍隊內部以及與軍外往來所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、請示、報告。

（三）按性質作用分類

第一，指令性公文。即國家和地方領導機關、組織中的上級單位發布的領導性、指揮性和對下級進行工作指導所使用的文書。主要是用于闡明工作原則、方法和措施，提出具體的工作目標。

第二，知照性公文。即上級機關向下級機關或者人民群眾、有關人員告知某些事項，傳遞某些信息或者應當遵守的事項使用的公文。第三，報請性公文。即下級機關向上級機關匯報工作、反映情況，提出意見或建議，答復詢問，請求指示或批準使用的公文。

第四，法規性公文。即對黨的章程、國家的法律、政策及企事業單位的有關規定的闡發或擴展，內容具有較大的權威性與約束力的公文。

三、文書處理的基本原則

（一）實事求是

實事求是指從實際對象出發，探求事物的內部聯系及其發展的規律性，認識事物的本質。通常指按照市委的實際情況辦事。

（二）精簡

精簡是對文書工作的數量要求。主要是指控制發文數量，克服官僚主義、形式主義和文版主義。

（三）高效

隨著工作節奏不斷加快，信息量海量增長，工作任務不斷加重，公文處理量也急劇增加，對辦文質量和效率提出了更高的要求。對此，一是要精簡，二是要強調公文管理規范有序。

四、文書處理的內容

（一）發文處理

包括文書的交擬、擬稿、核稿、簽發、印制、校對、用印、登記、封發、傳遞等工作。

（二）收文處理

包括收進文書的簽收、登記、傳閱、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作。

（三）文書管理

包括文書的日常管理和文書的立卷與歸檔工作。立卷是指已經辦理完畢的公文，根據其相互聯系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程。歸檔是指機關文書部門或業務部門獎處理完畢的文件整理立卷，定期移交給檔案部門集中保存的過程。

（四）文書保密

負責文書保密的宣傳、教育和檢查，特別是“三密”文件的登記、保管、清退和銷毀等工作。

五、文書處理的工作要求

（一）及時

及時是對文書處理工作的效率要求，也是文書處理工作特性的具體體現。

（二）準確

準確是對文書處理工作的質量要求，是文書處理工作的基礎。

（三）安全

安全是對文書處理工作的管理要求。

（四）統一

統一是對文書處理工作的組織要求。文書處理工作的統一，一是要實行統一領導，一般由辦公室及其秘書部門統一領導和管理機關的文書工作；二是執行統一的公文處理制度，以實現公文處理的規范化、制度化和科學化；三是建立統一的公文處理渠道，應由公文處理部門或公文處理人員統一負責文件的收發、分辦、擬辦、核稿、用印、整理和銷毀等；四是實行統一的公文格式。第二節

文書的撰寫與編輯

一、文書的撰寫

（一）文書的用語

文書用語要注意規范化、專業化、要符合現代漢語規范和語法。

1、開頭用語

用于說明發文原由、意義、根據，或介紹背景材料及情況等用語。一般可以用：為、為了、根據、按照、依照、遵照、鑒于、由于、目前、當前、茲（現在）、茲有、茲將、茲派??

2、承啟用語

文書中用語鏈接開頭與主體部分，或者是各部分之間的用語。8一般可以用：根據??現決定、根據??特通告如下；依據??公告如下；為了??通報如下；為此，現就??問題請示如下；現將??報告如下；現就??問題，提出如下意見；經??批準，現將有關事項通知如下；擬采取如下措施；經??研究，答復如下，等等。

3、引用用語

文書中如需引用原文或其他文書中的內容，可以使用引用術語。如：悉、收悉、敬悉、欣悉等。

4、稱謂用語

文書中提到不同的稱謂，可以用：我、貴、你、本、該等。

5、經辦用語

文書中涉及事情經辦時，可以用：經、業經、茲經、未經、擬、擬辦、擬定、施行、暫行、試行、可行、參照執行、審定、審批等。

6、表態用語

文書如需要對具體問題進行表態，可以用：同意、不同意、原則同意、可、不可、照辦、望協助辦理、盡快見復等。

7、結尾用語

文書的結尾部分應使用規范的結尾用語。

請示可用：當否，請批示；如無不妥，請批轉各地執行；以上意見如無不妥，請批準為荷；妥否，請批復等。

函可用：請研究后函復；請予函復；不知尊意如何，盼函告；望盡快辦理，并盡快見復；盼復等。

報告可用：特此報告，請審閱；請指正等。批復、復函可用：此復；特此批復；特此專復等。知照性公文可用：特此公告；特此通告；特此通知等。

（二）文書中數字的用法 文書中的數字目前使用時隨意性較大，不僅顯得混亂，而且容易造成歧義，影響工作的正常開展。文書中數字的運用應遵循以下規則進行：

1、使用阿拉伯數字

（1）統計表中的數值必須使用阿拉伯數字。

（2）文中公歷世紀、年代、年、月、日一劑實踐中的時、分、秒要求使用阿拉伯數字。年份一般不簡寫，必須寫全4位數，如2011年。（3）物理量量值必須使用阿拉伯數字，兵正確使用法定計量單位。（4）非物理量一般情況下應使用阿拉伯數字。

2、使用漢字

（1）定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。

（2）中國干支紀年和夏歷月日要求使用漢字。這類幾年不應該與公歷月日混用，并應采用阿拉伯數字括注公歷。如：秦文公四十四年（公元前722年）；含有月日簡稱表示的時間、節日和其他衣衣的詞組，如果涉及一月、十一月、十二月，應用間隔號“·”將表示月和日的數字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如“一二·九”運動（12月9日），又如五四運動、“三一五”行動。

（3）相鄰的兩個數字并列表示概數，必須使用漢字，連用的兩個數字之間不得使用頓號隔開。如十二三歲、一兩個小時。

二、文書的字體與字號

（一）文書字體 文書的字體分為漢字字體、外文字體、和數碼字體三種。

1、漢字字體

常用的有宋體、黑體、楷體和仿宋四種，此外，還有幼圓體、扁黑體、隸書等。

2、外文字體

常用的有白正體、白斜體、黑正體，此外好友手寫體、花體等。公務文書中常用的是白正體。

3、數碼字體

常用的為阿拉伯數碼，有白正體、黑正體、白斜體和黑斜體等。此外還有各式圓碼（如陽碼、陰碼）及角碼（如上角碼、下角碼）等。

（二）文書字號

文書的字號可以分號數制、點數制、級數制三種。

1、號數制

號數制是用以計算字面大小的制度，常用的有11種：初號、小初號、1號、2號、3號、4號、5號、6號、7號等。可按字號之邊長，能計算出倍數的關系分類，如初、2、5、7號，1、4號，3、6、8號的邊長均成倍數關系，可為計算、變化字號提供方便。

2、點數制

點數制是國際上通用的計算字面大小的制度，以“點”數多少區別字面的大小。

3、級數制

級數制是照排計算字面大小的制度，以“級”數多少區別字面的大小。

三、文書的排印

文書的排印是秘書的移向基本功。文書撰寫、修改、定稿以后，為了讓讀者更好的閱讀和了解文書的內容，往往通過排版來達到醒目、美觀、清晰的目的。公文對文面格式有嚴格的規定，以下以公文為例，介紹格式的排印。

（一）公文用紙及版面尺寸

按《公文格式》規定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≧85%，pH值為7.5～9.5。

公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁面與版心尺寸：

公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm。公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。公文中圖文的顏色為黑色（有特殊說明除外）。

（二）排版規格與印制裝訂要求

排版規格（頁面設置）：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁，不脫落，后背平整、不空。為保證公文的嚴肅性和規范性，一般不得隨意改換字體和字號，或者同一篇文書中詞語集中字體。公文文字從左至右橫寫、橫排。

（三）公文的排版規范

1、秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩個字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，秘密等級及保密期限之間用“★”隔開。

2、緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩個字之間空1字；如需同時標示秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。

3、發文機關標識

發文機關標識由發文機關全程或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前面，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，應保證公文首頁顯示正文。

4、發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空兩行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號〔 〕括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

5、紅色反線

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。黨的機關公文紅色反線中間有一五角星。

6、簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之間的距離為4mm。

7、公文標題

紅色反線下空1行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

8、主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

9、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。多份附件應使用阿拉伯數碼標序號（如“附件”：1.××××）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，福建的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

10、成文時間

用漢字小寫將年、月、日標全；“零”寫為“〇”，“〇”在許多計算機拼音輸入法中都可以直接在“ling”中找到。

11、附注

公文如有附注，用3好仿宋體字，居左空兩字加圓括號標識在成文時間下一行。

12、主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全程冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。

13、抄送

公文如有抄送，在主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

14、印發機關和印發時間

印發機關和印發時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下），占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

15、頁碼

頁碼用4號白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁不標識頁碼。

16、公文中的表格

公文如需附表格，橫排A4紙型表格應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格式，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

17、特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文處于一面。不可采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第三節

收文處理

收文，指收進外部送達本機關、單位的公務文書和材料，包括文件、電報、信函、內部刊物、資料等。收文處理是指對來自本組織外部的公文等所實施的處置與管理。收文處理的一般過程與工作要求如下：

一、收受與分流階段

（一）簽收

簽收是指機關設置的外收發人員，通信人員從發文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設備收取公文后，按規定履行的確認、清點、核對、檢查、簽注手續。簽收是收文辦理的第一道程序，其作用，一是明確交接雙方的責任提供一種憑證；二是為了保證文件運行安全。

（二）、外收文登記

即由由外收發人員在完成簽收工作之后，對收文情況做出簡要記載。

1、登記的形式：簿式、卡片式、聯單式三種。

2、登記應注意:收文與發文，平件、密件與急件一般應分別進行；分輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應當日到當日登；登記序號應不留空號，不出重號；字跡工整、不濫用簡稱；所有登錄項目都應完整準確；對于無標題文件應代為擬出簡明、確切的標題。

（二）啟封

即外收文登記完成后，公文送至機關統一或分別按內部機構設置的內收發部門（或人員），由其簽收后，統一啟封或送有關領導者親啟。

（三）內收文登記

即由內收發人員對收文情況做出較詳細記載。

（四）分辦

即對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據公文的重要程度、各部門職責分工及有關程序規定將公文送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

分辦為公文確定運轉方向。事關公文能否準確、迅速得到辦理。分辦應依據文件的性質、重要程度、涉密程度、時限要求、內容所涉及的職責范圍，以及機關各部門、各級工作人員的分工、有關程序、慣例等送交辦理。分辦 應有專門登記，有關責任者應同收件人履行交接手續。送出公文前應根據需要將文件處理單、文件傳閱單等附上，使其隨運轉。

（五）摘編

由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。

公文摘編的目的是為辦理公文提供方便，節省辦公時間。

二、辦理收文階段

（一）擬辦

由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。

擬辦是一項輔助的決策活動，目的是為決策者提供可選擇的方案，擬辦工作時應注意，認真研讀文件，真正弄清對方的意圖。問題的性質與實際情況；意見要簡明，具體，得體；如果同時提出兩個或兩個以上方案時，一般應將傾向性意見放在前面，以提高效果；應將意見工整，清晰地寫在文件處理單相應欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期，當公文所涉及的問題較易處理，對領導者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

（二）批辦 即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。

批辦是一項由法定責任者履行法定事務處置權的決策活動。法定責任者即機關或部門的領導人。批辦的要求是：不得越權批辦公文;嚴格控制批辦范圍；批辦意見務須明確，肯定，具體，前后一致，切實可行；批辦意見過程中。如果發現公文所涉及的問題是自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦；批辦意見應工整，清晰地寫在文件處理單或文件傳閱單的有關欄目內，并務須簽注批辦人姓名和日期。

（三）承辦

即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。

只有經過承辦，公文才能產生切實效用。它是公文辦理中的中心環節。在承辦是應該注意。熟悉與公文內容有關的法律，法規，方針政策和上級有關的公文，熟悉有關業務；加強協商，努力協調各方面的關系；有效運用面談，會議，電話溝通，現場辦公等各種承辦方式；分清主次，區別緩急，科學安排承辦層次；注重對承辦結果的檢查與監督。

（四）注辦

即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動的進行隨時將反映承辦情況的一些內容記錄在文件處理單相應的欄目內。簽注的項目通常包括：是否復辦，復文號級復文日期；召開會議的名稱，與會范圍，決議與結果；電話溝通時對方的受話人，通話內容與日期；現場辦公的參加者，解決問題的方法措施與結果，主要約見人，承辦人姓名，簽注日期等。

三，組織的傳閱與催辦查辦階段

（一）組織傳閱

指獨份或份數很少的公文需經多部門或多工作單位人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。在組織傳閱時應注意：選擇合理的傳閱路線形式；正確排序，隨情況的變化做適當的調整；適當分流，如復制若干副本，積極利用并發展很多種傳閱形式，如開辟閱文室，召集閱文者集中閱文，利用現代化手段傳閱文件等；建立傳閱登記手續；及時檢查閱讀情況，有效落實有關領導者閱讀后的批示。

（二）催辦

由公文處理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

（三）查辦

由公文處理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。公文的查辦與催辦都是帶有監督性質的管理活動，但兩者有明顯的區別：催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文按“時”辦畢。查辦則不僅要監控承辦過程，還要管理公文產生實效的全部過程，確保按時，按質，按量地將有關事務辦畢；催辦一般是圍繞一份具體的公文展開，查辦則是以一件事情為單位進行，在若干份公文反映同一件事情的情況下，查辦往往圍繞這樣一組公文展開。

查辦工作的一般過程是；即確定查辦對象；交辦。向有關部門布置查辦任務；向承辦部門催詢辦理情況；反饋。由查辦人將查辦情況和結果反映給領導者；銷辦，注銷已獲結果的承辦事項，對承辦公文做出處理。四，處置辦結公文階段

這一階段包括立卷歸檔，清退，暫存，銷毀等規定程序。第四節 發文處理

發文處理是對本組織的公文實施的處置與管理發文處理的一般過程如下：

一、文稿的形成階段

（一）、擬稿

擬稿指撰擬文件文稿。擬稿的要求：在內容上與機關的職權范圍相一致，符合國家的法律、法規及其他相關規定，符合公務活動的客觀規律，材料情況要真實，觀點要統一，重點內容突出；做到結構合理，層次清楚、用詞準確語言莊重平實、用語符合語法，論理合乎邏輯；形式上符合公文體式，堅持一文一事制度，篇幅要簡短，切忌冗長雜亂。

（二）、會商

1、定義 會商是指當文件內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得同意或配合時所進行的協商活動。會商由發文機關主動組織，就有關問題協商完畢取得一致意見后，應請這些機關或部門的有關責任者簽注會商意見。意見應簽發在發文稿紙的有關欄目內，要寫明對有關問題是否同意，并親筆簽名和注明時間。

2、作用 維持公文的合法性，有效性，維護政令的一致。

3、注意問題 協商對象要齊全；為保證公文合法有效，其內容所涉及職權的所有機關和部門都應在協商范圍之列，廣泛征求其意見，征得其同意或配合；協商無果不得單方面行文；協商中，如未就有關問題取得一致，應及時向上級機關反映情況，請求指示，如未獲準，不得按自己的意見向下行文。

4、會商的方式

①“跑會”，即主動到對方駐地去面商；②“函會”,即向對方寄發草稿和有關函件，請其簽注意見后再寄回；③也可以用會議方式同時召集有關機關或部門的責任者一起協商討論。(三)、核稿

核稿是指擬就的文稿在送交有關領導簽發或會議討論通過之前，由部門負責人或經驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。

●核稿重點：①看是否需要行文，是否具備行文條件發文名義是否合適，有無錯用；②看文種是否正確、規范，行文方向是否正確、準確，有無多頭主送，濫抄濫報、違制越級行文等現象；③看內容是否合法，是否真實準確、明確具體、界限清楚、前后一致、詳略得當等；④看格式是否規范、正確，文體是否正確，結構是否齊全完整；⑤看語言表達是否簡明、得體、有條理，是否合乎語法、邏輯，是否準確，言語理解，沒有歧義；

第三篇：文書處理實訓作業

一、法文實訓 背景資料：

中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司，經營范圍包括各類財產保險、人身保險、國際再保險以及證券、信托業務等。公司總部設在廣州，主要股東包

括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業區有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。

中國維行保險股份有限公司南京分公司于1995年4月21日，由中國人民銀行批準正式成立。從成立起，南京分公司便著手建立科學明晰的組織架構，專業化的決策和規范化的風險控制體系，使公司在風險控制、投資管理、產品開發、業務拓展、服務體系等方面在同業中處于領先地位，業務得到了長中的發展。

為響應總公司號召，早日實現維行進入“規模500強，品質400優”的目標，中國維行保險股份有限公司南京分公司決定從2012年4月1日起開展“扎實基礎、提升品質，促進南京產險持續快速發展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構必須在2012年3月28日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：頭腦風暴會是指每月邀請著名專業顧問前來講座；演講會每月一個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出3篇優秀征文上報；按期上報活動組織和進行情況。

發文實訓要求

2012年3月12日，南京分公司總經理王浩將秘書劉麗叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發到分公司各部門和南京各分支機構，告知有關活動事項。劉秘書用記事本將王總經理的話記錄下來，走出經理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，①請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。

初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統一的發文稿紙上，拿給王總經理審核，王總看后簽字同意發出。②請演示領導審核簽發過程。

劉秘書將這份通知編上發文號“蘇維保〔2012〕10號”，寫在發文稿紙的相應欄內，再檢查一遍通知的正文內容，確定無誤后，把這份發文稿拿到文印室，交給打字員郭蘭打印成定稿，打印份數為10份。小郭讓劉秘書明天下午2：00來取。③請演示秘書編號印制文件的過程。

3月13日下午2：00，劉秘書將打印好的通知定稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發文登記薄上填寫好內容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。④請演示秘書發文登記和裝封的過程。

實訓說明：（人員安排可根據具體情況有所調整）

1、每組3-4人為分別扮演總經理王浩、總經理秘書劉麗（可由2人分飾①、④）、打印員郭蘭。

2、事先要求寫通知初稿（要求在發文稿紙上寫），王浩簽發后的定稿由打字員郭蘭現場制定打印。要求格式完整，該項環節完成時間不超過15分鐘。

●法文實訓需提交的材料有：通知的初稿1份、定稿1份、發文登記薄1張。

二、收文實訓 背景資料：

中國維行保險股份有限公司南京分公司收到總公司的一份通知，得知南京保監辦將于近期對南京地區進行保險信用體系全面檢查，以下是這份通知：

中國維行保險股份有限公司文件 中維保〔2012〕30號

關于迎接南京保監辦保險信用體系檢查的緊急通知 各分支機構：

根據2012江蘇保險信用體系工作安排，南京保監辦將于近期開始對南京地區進行全面檢查。希各分支機構高度重視，3 對照2012保險公司信用考核指標，全面自查整改，并作好接受檢查的準備。各分支機構將自查報告于3月18日之前上報至中心分公司人事行政部。

特此通知。

中國維行保險股份有限公司（公章）二〇一二年二月二十日 收文實訓要求

2012年2月22日，總經理秘書劉麗收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對好份數、日期后，將文件的內容登記在收文登記簿上。①請演示秘書拆封文件和收文登記的過程。

劉秘書取出文件處理單，填上內容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經理辦公室，給王浩總經理批示。②請演示秘書擬辦文件的過程。

總經理辦公室內，王總經理看了通知后，同意了劉秘書的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應由人事行政部負責辦理。他立即打電話讓劉秘書過來，讓她將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。③請演示領導批辦文件的過程。

劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳明，請他負責辦理。陳明看過后，以電話形式告知3個分支機構：白下區營運部、鼓樓區營運部、秦淮區營運部，要求他們對照2012保險公司信用考核指標進行自查，并在3月10日前將自查報告交至人事行政部。④請演示承辦文件的過程。

2012年3月10日，3家分支機構的自查報告均按要求上報，陳明在文件處理單上，填好辦理結果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。⑤請演示注辦文件的過程。

實訓說明：

1、每組4-5人為分別扮演總經理王浩、總經理秘書劉麗（可由2-3人分飾①、②、⑤）、人事行政部長陳明。

2、每組要求準備好信封一枚，內有總公司發來的通知，封好口，以備拆封使用。

●收文實訓需提交的材料有：收文登記簿1張、文件處理單1張、裝在信封里面的總公司發來的通知1份。

第四篇：文書處理與檔案管理復習資料

第二節 收文辦理、公文的辦理：收文辦理、發文辦理、公文管理

收文辦理是機關單位對來自外部的公文進行接受、辦理的活動，是使收文通過辦理產生實際效用的重要過程。包括收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。

一、收文的范圍

上級來文、下級來文、不相隸屬來文

1.上級來文包括與本部門職責相關的政策、法令、規定、指示等，即具有政策性、指導性、交辦性、參閱性的公文，也包括上級領導的講話材料，上級機關針對本部門的批復、上級機關編發的內部刊物和簡報等。

二、收文的程序

（一）簽收

1.1.簽收是收文辦理的第一道程序，指對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

2.作用：明確交接雙方的責任提供一種憑證；保證文件運行安全。3.注意事項：認真清點檢查（封口，份數）

（二）登記

1.登記是對公文的主要信息和辦理情況進行詳細記載。2.收文登記的作用：管理和保護作用；查找利用作用 3.登記的范圍：

（1）上級機關的指導性、參閱性和需要辦理的文件（2）下級機關的請示性、報告性文件（3）重要的、帶有密級的刊物、資料

（4）機關內部使用的文件、會議文件、音像文件等

不必等級的文件、材料包括：

（1）各種公開的和內部不保密的出版物（2）一般性的簡報

（3）行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等

4.登記的方法：流水式登記法:A.按時間順序不分種類依次登記。手續簡便，環節少，但不方便查找。B.分類式登記法：按文件來源分類（上級、下級、平行），查找、使用方便。5.登記的形式：

薄式登記（專用登記簿）和卡片式登記

（三）初審 初審的重點：

1.是否應當由本機關辦理 2.是否符合行文規范 3.文種、格式是否符合要求

4.涉及其他地區或部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽 5.是否符合公文起草的其他要求

補充：

份號：公文份數號一般用6位3號阿拉伯數字，世紀編號推薦采用3-6位阿拉伯數字，編虛位補齊，如001、0100、00100 密級和保密期限：A位置：頂格編排在版心左上角第二行，在份號下方兩字之間空一字；如需同時標出秘密等級與保密期限，密級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。B密級：絕密、機密、秘密。C緊急程度：頂格編排在版心左上角第一行，兩字之間空一字，如“急件”。如有密級則標識在下一行，目前分為“特急”、“急件”兩類。

注意：如只有份號，沒有密級和保密期限，緊急程度在第二行。緊急程度中間是否空一字，與“密級”保持一致，沒有密級時，中間空一字。

（四）承辦

承辦指機關領導人的批辦意見和公文本身的要求進行具體的辦理。承辦是收文辦理的核心。關系到公文內容的落實和問題的解決，是一個關鍵環節。

包括兩方面的工作內容：1，從業務部門工作：針對來文所提出的問題去具體執行或解決辦理；2.從文書工作：對應辦復的文件要根據領導批辦意見辦理復文。1.承辦方式

閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的，應明確主辦部門。緊急公文應明確辦理時限。

2.擬辦：是文秘人員對應如何辦理提出初步意見供領導批辦時參考的工作過程。擬辦意見要寫在文件處理單上，要署上擬辦人姓名和日期。3.承辦的注意事項

A．注意是否屬于本部門的職權范圍 B．注意批辦意見與公文內容是否一致

C．注意區分承辦目標，即區分提出擬辦意見還是貫徹執行。一般情況下，秘書部門的擬辦意見在前，承辦部門的擬辦意見在后。D．注意時限要求。

（五）傳閱

指由文書處理部門負責組織，將公文在多個部門或多位領導（工作人員）之間傳遞、運轉，使其了解、知悉公文所述內容的活動。1.傳閱的方式

A．輪輻式。優點：有效的控制公文，隨時掌握公文的行蹤；避免公文中途積壓或丟失；隨時調整傳閱人員的次序，保證公文盡快閱完。B．專人送傳式：特急件，絕密件。優點：順序、準確、保密、高效。但占用專送人員的時間較多，如果使用過于頻繁，將會干擾領導人正常工作。C．接力式：使用這種方式，須嚴格填寫文件傳閱單，保證文件不會丟失和應傳閱人員范圍的覆蓋。

D．集中傳閱式：適合在緊急事件中運用 2.傳閱的要求

第一，掌握傳閱范圍

第二，傳閱文件盡量不要“橫傳”。應以文秘人員為中心，組織傳閱路線 第三，控制文件運行

第四，積極利用并發展多種傳閱方式。開辟閱文室，設置內部布告欄，應用傳真機、計算機網絡等通信手段，以及以會議形式集中送達文件。

第五，建立必要的傳閱手續和制度，要隨文附傳閱文件單。

（六）催辦

指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，秘書部門要隨時掌握公文的辦理進展情況，并對文件承辦的情況進行及時監督和檢查以確保公文得以落實的環節。

催辦是收文辦理的重要環節，對于提高辦文效率，加速文件運轉，避免推諉拖沓具有重要作用。1.催辦的范圍

從收文的來源上分，催辦主要有以下三種：

第一，下級主送機關的請示，需要對審批的領導或主管部門催辦 第二，上級機關主送機關需要承辦的公文，對承辦單位進行催辦 第三，平行或不相隸屬的機關與本機關商洽有關事宜的公文，也對承辦單位進行催辦。凡需催辦的收文，必須在收文處理單上蓋“催辦”或“重點催辦”戳，以示區別。從催辦的范圍上分，可以分為兩個方面： 第一，針對收文的催辦，稱對內催辦 第二，針對發文的催辦，稱對外催辦 2.催辦的方法

（1）電話催辦，口注辦

（2）書面催辦、催辦通知單、催辦函（3）登門催辦（4）會議催辦 3.催辦的注意事項

（1）要有組織上的保證

（2）要有制度上的保證：緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦

（3）及時向領導匯報匯報催辦情況（4）定期公布催辦后果。

（七）答復

答復指承辦部門把領導批辦的胡搜文辦結后，將承辦情況和辦理結果向交辦領導人和來文單位匯報或回復。

公文的辦理結果應當及時答復來文單位，根據需要告知相關單位。按答復時間分：定期答復和不定期答復，指隨辦隨復，多用于緊急公文 按答復的方向：向上答復、向下答復和平行答復 答復的原則：誰批辦（交辦）答復誰；誰來文答復誰。

對承辦的公文件件有著落，事事有回音（包括不同意的或辦不了的）

第三節 發文辦理

一、含義

發文的辦理是指對本單位對外發文擬制（草擬，審核，簽發）后所需要履行的一系列處理環節，包括公文的復核、登記、印制和核發。

審核：一般由辦公室（廳）的負責人，有時也由資深的人審核，一般事務性文書也可由秘書人員自己審核。

二、發文的程序

（一）復核

1.復核的含義

已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審 2.復核的內容

公文復核的重點有以下幾個方面：

（1）復核審批簽批簽發手續是否完備（簽發人是否合法，有無越權）（2）復核公文體式是否完整、規范（3）復核公文附件材料是否齊全（4）復核行文關系是否正確

（二）登記

對復核后的公文，應當確定發文字號，分送范圍和印制份數并詳細記錄

（三）印制

公文的擬制經過有關部門、領導簽發后交印制部門進行印制，進入印發階段。擬稿只有通過印制，才能最終成為正式的文件。印制需注意：

（1）要符合規定的公文格式（公文一律左側裝訂）（2）印制人員要對原稿負責

（3）印制機密性文件必須在機關打字室或特定的保密印刷廠或保密車間進行，不得亂在外邊印刷。

（4）凡翻印機密性文件均需取得原發文機關同意，否則不得翻印（5）發文單位應在印好的公文上加蓋發文單位的印章。不用加印章：有特定版頭的普發性公文；紀要

（四）核發

公文印制完畢，應當對公文的文字，格式和印刷質量進行檢查后分發，是發文辦理的最后一個環節。

涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發文件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第四節 公文的管理

一、公文管理的原則

（一）統一管理的原則

黨政機關公文由文秘部門或人統一管理。黨委（黨組）縣級以上的公文要設立機密部門。公文管理的統一，就是統一到文秘部門一個機構運轉到公文上面來，這是規范公文運轉程序、防止多頭管理帶來的混亂和無序，提高公文處理工作效率和需要。機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；

機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案部門； 工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

公文有文秘部門統一管理，是國家黨政機關公文處理工作的一貫要求。長期以來，這種管理方法得到了較好的施行。凡是統一管理原則執行的好的地方或單位，公文處理的規范化程度就比較高，運轉更順利。反之，多頭管理的地方和部門容易造成公文處理的扯皮、推諉，影響工作質量和效率。

（二）保守秘密的原則

對公文進行管理的目的之一，就是保證國家秘密的安全。公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者某上級機關決定。公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行；需要變更的，應當經發文機關批準。涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式、渠道，由發文機關確定，經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原則

管理好公文，是為了利用好公文，使公文最大限度地發揮其效用。在公文管理中要正確處理好加強管理與發揮效用的關系。在嚴格執行管理規定的前提下，充分開拓公文使用的渠道，提高公文的公開度和透明度。

二、收文辦理中的公文管理

1.在受理文件時要注意報送份數，對下級機關報送文件份數不足的，要及時要求呈報單位按規定報送，以便滿足運轉和存查的需要。2.在公文運轉中，要密切跟蹤公文去向，保證登記在冊的公文齊全收回。特別是對上級機關發送的僅有一份的公文，要隨時記錄運轉情況。3.對已經轉出辦理或辦結的文件的留存件，要有序存放。或按來文單位分類保存；或按收文排序保存；還可按是否已辦結分別保存。總之，根據有利于查找利用的原則確定適當的存放、保存方式。4.對于查用率高的公文，不要急于歸檔，應當在經辦人員處專門存放 5.對本機關報出的請示及函件獲得的回復性來文（批復或復函），運轉完畢后，要查找對應的呈報文件，將來問原件及已存檔的呈報件合并歸檔。

三、發文辦理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、會簽意見、簽發及審簽意見、聯合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送廠印刷文件時，印刷單位應保存好文稿。公文印刷完畢后，隨正文一起交文秘部門保存。文秘部門經辦人員應負責檢查文稿是否完整，無誤后保存以備歸檔。未經制發機關文秘部門的允許，不得將文稿和印成件交給其他人員取走。3.文稿的撤銷和廢止

公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自妨無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。4.發文立戶申請

《條例》規定，新設立的機關應當向本機黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或撤銷的，相應進行調整。

四、辦畢公文的處置

（一）整理歸檔

（二）銷毀

按有關規定，對辦理完畢，不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，擬撤銷。撤銷完畢公文，其意義在于防止失密，避免過時無用信息的干擾，減少文書管理的工作量，提高工作效率。1.銷毀范圍：包括所有辦理完畢，經過清理鑒定確認不具備留存價值或留存條件的公文材料。具體包括：（1）重份公文，多余副本；（2）臨時性、事務性公文；（3）外出參加會議帶回的無留存價值的公文。（4）一般公文的草稿、校樣與其他使用過的會議討論稿、征求意見稿等。(5)不銷毀即會失密或泄密造成嚴重損失的各種公文材料。2.銷毀程序

凡需銷毀的文件，均需登記造冊，經主管領導審查簽字、監銷人核對無誤后才能銷毀，個人不得自行銷毀文件。

3.銷毀方式

對于紙質公文可以采取粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿德國方式銷毀；對于確認銷毀的電子公文，直接永久刪除。

銷毀秘密公文應當到指定場所由兩人以上監督銷毀，保證不丟失，不漏銷。

（三）清退

1.含義

公文的清退，指按照有關規定或要求，將辦畢公文經過清理，退還原發機關或指定機關。2.意義

公文清退工作的意義在于保證機密公文重要公文信息內容的安全，避免公文的丟失或泄密現象的發生。

保證公文的嚴密性、權威性和有效性，避免無用信息的擴散。3.范圍

公文清退的范圍具體包括：

（1）上級組織下發的絕密文件（下級組織報送的絕密文件一般不予退還，由上級組織暫存備查）；

（2）限定在一定范圍內討論修改或征求意見使用的文稿（3）未經本人審閱的領導人的內部講話稿

（4）上級組織或本單位制發的供內部傳閱的公文，如重要的情況通報、有關統計資料，重要簡報和信息等。（5）發文機關明確要求退還的公文材料（6）規定回收的會議文件

（7）有重大錯誤的公文或明令撤銷的公文

公文清退要建立嚴格的制度。在清退中如發現丟失或公文不完整的情況要及時報告主管領導和保密部門，及時追查處理，禁止將保密公文作為廢品出售。清退公文時交接雙方應履行交接手續，清退人、收文人雙方均應在《公文請退單》上簽注姓名和時間，以示對清退工作負責。

（四）暫存

公文的暫存，指對既不應歸檔或清退，又暫時不宜銷毀的公文，暫時留存一定時間以備查用，以后再作處置。

將一部分公文暫時留存保管，便于機關日常工作中的查閱參考，可以減輕業務部門頻繁查找歸檔文件帶給檔案部門的壓力。暫存公文的范圍，主要包括：（1）頻繁查閱的已歸檔的文件副本

（2）現行機關需要反復利用的簡報、報表等（3）一時難以準確判定是否留存或者銷毀的公文等

暫存公文應由各機關的文書部門統一、集中保管，并按照相關規定加以管理，保證公文的完整、安全。

第五篇：文書處理實務之收文處理

文書處理實務之收文處理

(一)案例描述

沈陽分公司收到內蒙古七頭牛皮革服裝總公司的一份通知，得知總公司將于近日對沈陽分公司全面檢查，以下是通知的內容：

關于內蒙七頭牛皮革服裝總公司安全生產檢查的緊急通知

各分公司：

根據2007總公司的工作安排，七頭牛皮革服裝總公司將于近日開始對沈陽地區進行全面檢查。望各分公司高度重視，對照2007安全生產考核指標，全面自查整改，并做好接受檢查的準備。各分公司將自查報告于2月28日之前上報至總公司公司人事行政部。

特此通知

內蒙七頭牛皮革服裝總公司(章)

二00七年二月二十日

(二)實訓目的與要求

通過收文處理訓練，掌握公文處理流程及各個環節的操作技能。

收文工作分5個場景： 1、2007年2月20日，總經理秘書小鐘收到這份通知。拆啟后，將文件取出，核對好份數、日期后，將文件的內容登記在收文登記簿上。(請演示秘書收啟文件和收文登記的過程。)

2、鐘秘書取出文件處理單，填上內容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經理辦公室，請王總經理批示。(請演示秘書擬辦文件的過程。)

3、總經理辦公室內，王總經理看了通知后，同意了秘書的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應由人事行政部負責辦理。他立即讓鐘秘書將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。(請演示領導批辦文件的過程。)

4、鐘秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳峰義，請他負責辦理。陳看過后，以電話的形式，告知3個部門，要求他們對照2007安全生產考核指標進行自查，并在2月28日將自查報告交至人事行政部。(請演示承辦文件的過程。)5、2007年2月28日，3個部門的自查報告均按要求上報。陳峰義在文件處理單上，填好辦理結果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給鐘秘書。(請演示注辦文件的過程。)

學生每4人為一組，分別扮演鐘秘書、王總經理、陳峰義和3個部門接電話的秘書，按場景順序進行演示。

(三)實訓提示

每組在實訓前自行準備所需材料：通知的收文登記簿、文件處理單、來信、剪刀、筆等。

備注：實訓結束后，每組上交以下材料：

1、填寫完畢的發文稿紙、收文登記簿、發文登記簿、文件處理單各一份；（當場上交）

2、實訓照片至少一張。