第一篇：現代公文寫作與處理：通知

現代公文寫作與處理：通知

一、通知的含義

通知是批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，以及任免人員時使用的一種公文。

二、通知的特點

（一）指導性

通知可用于平行文，但多數是用于下行文，不用于上行文(需報上級的可用抄送方式)。它的指導性是明顯的。

（二）廣泛性

通知的使用范圍很廣泛。在內容方面，大到全國性的重大活動安排部署，小到機關內部的日常事務。在發文機關方面，上至最高的行政機關，下至基層單位，都可以使用通知，通知是使用頻率最高、適用范圍最廣的一種。

（三）時效性

通知只能在一定的時間內產生效力，有些需要注明，如要求受文者在規定的時間內完成；有的不需注明，大家自會明白，如召開會議的通知，誰都清楚一旦會議結束，其效力自然消失。

（四）周知性

通知屬于發布性公文，即知照文告。通知用于傳達信息、告知事項，或要求辦理、遵照執行，因此，具有周知性。但它針對的對象是有特定范圍的，一般限于有關單位有關人員，所以又叫它“限知性”公文。

（五）不確定性

通知在行文方向上具有不確定性。通知多為上級機關向下級機關的行文，因此屬于下行文。但在平級單位和不相隸屬單位之間，必要時也可用通知行文，這時通知具有平行性。具有平行性的通知不帶指導性，只表述告知性內容。

三、通知的格式

通知的格式一般由標題、主送機關、正文和落款四部分組成。

（一）標題

通知的標題格式有三種：

? 由“發文機關+介詞（可省略）+通知內容+的通知”組成，如，《國務院關于發布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》。

? 由“通知內容 +通知”組成，如，《 關于召開全市森林防火工作會議的通知 》。

? 僅寫“通知”二字即可。

（二）主送機關

主送機關即受文對象，它可以是一個，也可以是幾個，還可以是所有下屬單位。

（三）正文

一般由通知緣由、通知事項、執行要求三部分組成。

1、通知緣由

說明發通知的原因、目的或根據。一般以簡明扼要的文字寫發該通知的原因、必要性。然后用承啟用語“特作如下通知”、“現將有關事項通知如后”、“特緊急通知如下”等轉入通知事項部分。

2、通知事項

主要部署工作任務，闡述工作意見、措施、辦法以及需要注意的問題。一般以分段式或分條列項寫，要求寫得具體明確，條理清楚，以便下級貫徹執行。

3、執行要求

是正文的結尾。一般以“以上通知，望認真執行”、．“特此通知，請認真貫徹執行”、“本通知自發布之日起實行”等慣用尾語作結。

(四）落款

落款包括發文行政機關（印章）和成文日期。一般應標注發文機關名稱，并在下一行寫上發文日期。也有的通知在標題中標注了發文機關，可只標注日期，而不再標注發文機關。

四、通知的分類

1、發布性通知

例：《 國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知》

2、轉發性通知

例： 《國務院辦公廳轉發國資委關于進一步規范國有企業改制工作實施意見的通知》（國辦發 [2005]60號）

3、批轉性通知

例： 《國務院批轉國家林業局關于各地區“十一五”期間年森林采伐限額審核意見的通知》（國發[2005]41號）

4、指示性通知

例： 《國務院辦公廳關于做好2005年各類突發公共事件評估分析的通知》（國辦[2005]110號）

5、知照性通知

例： 《國務院辦公廳關于國家保護知識產權工作組主要職責和調整組成人員的通知》（國辦發[2006]26號）

6、會議通知

例： 《關于召開全市森林防火工作會議的通知》

7、任免通知

例： 《關于香港特區政府王永平等3人職務任免的通知》（國人字[2006]6號）

8、一般性通知

五、通知寫作的基本要求

1、事實要真實準確

2、事例要有典型性

3、行文適時恰當

4、注意與其他文種的區別

第二篇：現代公文寫作與處理：公文處理

文 章來源

蓮山 課件 w w

w.5 Y k J.COm 9

現代公文寫作與處理：公文處理

公文的處理

一、公文處理的概念

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

二、公文處理的作用

公文處理具有十分重要的作用。

（一）是各級黨政機關實現管理職能的前提和基本方式。

（二）是國家檔案事業的基礎。

（三）是機關聯系的紐帶。

三、公文處理的任務

行政公文處理的主要任務有：擬制、傳遞、辦理、管理。

（一）行政公文的擬制

行政公文的擬制，是任何行政機關、社會團體和企事業單位處理公務的必須工作。

擬制行政公文，首先，擬制者要認真學習和深刻領會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區、本部門的實際結合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。

（二）行政公文的傳遞

行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環節。因為任何公文只有通過傳遞這一環節，才能送達受文機關，發揮公文的效用。

傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。

傳遞公文的方法，一般采用外郵、內傳和電傳三種。

（三）行政公文的辦理

公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（四）行政公文的管理

1.分發與閱讀。

分發的公文，要經過嚴格的登記手續，一般只發組織，不發個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發送機關，并編號備查。

公文的閱讀有一定的范圍。要按有關規定辦事。不得自行擴大閱讀和傳達范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強催閱、清退制度。

2.翻印與復制。

行政機關的文件，未經制發機關的批準或授權，不得自行翻印與復制。經批準翻印或復制時，要注明翻印或復制機關的名稱、翻印或復制的時間及份數，并向原發文機關備案。秘密文件的復制，須按規定履行批準手續，并建立嚴格的登記管理制度。復制的文件要有復制機關的標記，并按原本文件樣子和要求管理。

3.利用與保管。

加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機關現有公文、存檔公文、余存和準備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關撤、并，干部和文秘人員調動時，有關公文都應按規定保管和移交。

4.清退和銷毀。

行政機關文秘部門，都應定期對收進和發出的公文列出清單進行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關報告。應清退的文件，要按規定和有關手續清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續，報經主管領導人批準，并由二人以上監銷。

四、公文處理的原則

（一）執行政策

（二）實事求是

（三）集中統一

（四）優質精簡

五、公文處理的管理機構

《辦法》第七條規定：“各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。”

公文的發問辦理程序（略）

公文的收文辦理程序

收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

一、簽收

簽收是公文發送方與接收方的交接手續。公文發送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應在公文送達簿上填寫以下項目：發文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數、密級等。收件人應在公文送達簿上簽收。

二、登記

收文登記是公文進入收文處置過程的重要環節。收到的公文經過拆封、清點、分類后，應立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數、密級、緊急程度、處置過程及結果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關的收文章。收文章內容有：機關名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關收文登記的順序號，不應有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內。

來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應于收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯合發的公文，可只登記主要部門和聯合發文的機關數。四是對沒有標題的來文，可根據公文內容自擬標題，不應只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應注明密級，保密期可不注。

登記以上內容，應做到及時、準確，用語簡明扼要。

三、審核

審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應由本機關辦理，對不應由本機關辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規則，如發現有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內容的，視為違背規則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規及其他有關規定，這項工作是審核中的重點和難點，應十分謹慎。四是涉及其他部門和地區的事項是否經過了協商和會簽。五是文種使用、公文格式是否規范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發人”、“附注”等是否標注齊全。

四、公文摘編

摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節省辦理公文的時間提供便利條件。

文摘是公文內容的摘要，它對篇幅較長、內容較復雜的公文，做了簡單而精確的再表達。文摘應該準確地反映出原文的精神，不遺漏重要內容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內容與概貌。

提要是公文的內容提要，對公文內容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內容。編寫提要時對內容做出的分析和評價，要言之有據，客觀而準確，篇幅簡短。

綜述是針對某一問題，對一段時間內收到的有關公文進行全面系統的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。

數據資料匯集是根據一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關基礎數據資料加以匯編集合而成的系統材料。它的內容可以是針對某一地區、系統、機關單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。

文摘、提要可以附在公文上供有關人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數據資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。

五、擬辦

擬辦是公文的處理人員在對公文認真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設性意見，供領導人審核決策。

（一）摘寫“內容提要”。對篇幅長、內容較復雜的公文，要用準確、簡練的文字表達出來，為領導閱文提供便利。做好此點，首先要細讀全文，然后把核心內容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。

（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預案。這是秘書人員在辦文中根據文件內容和要求，預先為領導提出的辦理意見或設想的方案，并附上有關的背景材料，供領導人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認為有把握時，可以草擬出復文文稿一并供領導審核等。

（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動中若想取得好的效果，應做到以下幾點：一是科學合理地安排傳閱路線。二是適當分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創新傳閱方式。如開辟閱文室；設置內部閱文欄窗；利用有關會議集中傳達文件；四是要有一套嚴格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴格管理。

六、批辦

批辦就是將公文批交承辦部門辦理。

對上級來文需要遵照辦理和長期執行的，要明確主辦部門，轉請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執行，或是綜合協調；是正常辦還是限時急辦，都應該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責任。

應該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領導閱批，然后才能送主要領導者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。

七、承辦

公文批辦后到達承辦部門，即進入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。

八、催辦

催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復使用多次，有利于隨時掌握新情況、新進展。二是發催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關人員到承辦事項所在地現場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。

九、查辦

查辦是公文處理的管理機關或其他專門組織對一些重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。查辦與催辦都帶有監督性質，但又有明顯區別：催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文“按時”完畢；查辦不僅監控公文的承辦過程，重點要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。

十、注辦

由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內容有：是否辦復，復文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結果，電話聯系時受話人姓名和通話內容，現場辦公的人員、解決問題的方法和結果，主要閱卷人、簽注日期等。

辦畢公文的處置

一、清退

清退即經過清理將有關辦畢的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或審閱的公文，一些未經領導本人審閱的講話稿，其他發文機關指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規定成批定期進行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應該辦理一定的手續。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復制。

二、銷毀

銷毀即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷毀的文件必須按照規定履行有關手續，個人不得私自銷毀文件。

三、暫存

以不屬于上述范圍的公文暫時予以妥善保存。

四、立卷與歸檔

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第三篇：現代公文寫作與處理：講話稿

現代公文寫作與處理：講話稿

一、講話稿的概念

講話稿也稱“發言稿”，是講話人在各種會議、集會、儀式上發表講話而準備的發言文稿。它能幫助講話人準確表達意思，避免講話的隨意性。

二、話稿的特點

（一）貼近性

擬制講話稿一定要先弄清講話的場合、對象，做到有的放矢，抓住受眾最關心的問題，予以切合實際的解答。說真話，說實話，切忌空話、套話、大話、假話、過頭話，切忌打官腔。講話稿一般使用第一人稱，這樣便于闡述自己的觀點，使聽眾感到貼近和親切，容易使聽眾與講話者產生共鳴，情不自禁地與講話者站在一起，信服講話的內容，接受講話的觀點。

(二)鼓動性

講話的目的一般是宣傳和發表個人的觀點，或是借個人名義發表國家、集體的意見，因此常采用富有鼓動性的語言去煽情，讓聽眾信服真理和正義就在講話者一邊，甘心情愿地聽從他的安排和調動。批駁錯誤時，要有理有據、論證嚴密，讓人無懈可擊、口服心服。

(三)通俗性

為了最大限度地適應受眾的聽覺需要，講話稿要盡可能少采用書面語，而要突出口語色彩。講到激動時，可適當輔以某些動作，但不宜過多。成功的講話，無不是靠精彩的語言(口語)打動聽眾的。適當地運用—點典故、成語、俗語，可以增強語言效果。

(四)政論性

講話稿是機關領導班子或領導針對具體的某個問題所作的發言的藍本，它的內容或闡述黨和國家的路線方針政策，或申明領導核心的主張、決策，或分析形勢以統一認識，或總結成績闡述經驗教訓以鼓舞士氣，都有較強的政治色彩。

三、講話稿的分類

講話稿的應用范圍非常廣泛，種類非常豐富，從事務性公文的角度可以將講話稿分為兩類。一類是致辭類講話稿。包括開幕詞、閉幕詞、歡迎詞、答謝詞、悼詞等。另一類是報告類講話稿。包括大會報告、講話、發言、工作匯報等。盡管每一類講話稿應用的場合不同，形式也多種多樣，但總體說來都具有講話稿的一般特點和格式。

講話稿的格式

講話稿的格式包括標題、稱謂和正文三部分。

一、標題

講話稿的標題一般包括講話人的姓名、職務、事由、機關名稱和文種等要素。不同要素組合構成不同的標題形式。常見的標題形式有三種：

（一）公文式標題

公文式標題，即“機關名稱 + 事由 + 文種”，如《某某市 2005 工作報告》，有時還可以省略機關名稱，如《政府工作報告》。

（二）會議名稱 + 事由 + 文種，有的還在題前加上報告人的姓名。如《中國人民政治協商會議某某市第十屆常務委員會工作報告》。

（三）新聞式雙標題，正題突出報告內容，副題說明會議名稱、文種，有的還寫明報告人和時間。如《中國的和平發展與東亞的機遇——溫家寶總理在東亞峰會領袖對話會議上的演講》（2005 年 12 月 12 日，馬來西亞吉隆坡）。

二、稱謂

講話是面對聽眾的，所以要根據對象選擇用何種稱謂，如“各位代表”、“同志們”、“朋友們”等。如有外國人士參加，要稱“女士們”、“先生們”；如有重要來賓到會時，也可加上專指性稱呼，以示禮貌、尊重。用稱謂要注意周密得體，不能遺漏一部分與會考，以免引起這些人的不快。

三、正文

正文包括開頭、主體和結尾三部分。

（一）開頭

開頭也稱“導語”，是指講話稿的導入部分。開頭要先把重點提出來，以引起聽眾的興趣，把握好開頭就會容易地把聽眾的注意力吸引過來，這是講話成功的關鍵。因此，要根據不同的講話場合、講話地點、講話對象以及講話者自己的身份來設計，可以因時、因地、因人而異，總的原則是能立刻吸引聽眾的注意。

（二）主體

主體部分是講話稿的核心內容，要緊接開頭的話題從各方面加以闡述和論證，做到突出重點，分清層次。結構上要有張有弛，有起有伏，不能平鋪直敘，像流水賬一樣，否則聽眾會產生厭惡感，達不到預期的效果。

（三）結尾

結尾是講話稿最精彩部分的展現，有一個妙趣橫生、令人難忘的講話結尾，就會使聽眾或歡欣鼓舞、或心服口服地對講話人產生信賴感，留下深刻的印象并按他說的去做。有的講話稿可以用“謝謝大家”等平實的詞語結尾，表示對聽眾的尊重。

講話稿的寫法

一、正文開頭與結尾的寫作

（一）開頭的寫作

開頭的方式多種多樣。有的開篇入題，又叫開門見山，開篇點題；有的介紹內容，又叫論題；有的闡明意義，借題發揮，說明依據，表示感情等開頭語。總的來說，開頭語要平直、概括、簡短。

（二）結尾的寫作

結尾不是對開頭和正文的重復，而是對整個講話的總結。結尾的方式同樣是多種多樣的，常見的寫法有概括式、希望式、憧憬式、哲理式、抒情式和宣布式。

概括式，即概括要點，強調或揭示主題，對全文進行回顧和總結。

希望式，即向聽眾提出一些希望和要求。

憧憬式，即展望未來，指出美好前景，鼓舞斗志。

哲理式，即飽含哲理，發人深思。

抒情式，即表示感情、祝愿，求得情感上的共鳴。

宣布式，即宣布會議的某個決定、某一事項的開始或結束。

二、正文主體的寫作

主體部分應根據講話內容的不同而選擇不同的寫法。一般說來，主體結構有以下幾種方式：

（一）并列式

并列式，即各層次平起平坐，不存在誰主誰次、誰輕誰重的問題，各層次都是直接對主題負責。

（二）遞進式

遞進式，即各層次之間存在相互作用的邏輯關系，循序漸進式的鋪展開來，這是比較常用的寫作形式。

（三）交互式

交互式，交互式是并列式和遞進式的補助排列形式，當遇到各層次內容有所交叉或重復的時，應把各層次并列部分的共性問題都抽出來，集中成為另外的層次，而這一層次只是并列層次的遞進，是為前面幾個層次服務的。

（四）總分式

總分式，總分式有二類形式，一類是先集中說，提出綱領性、覆蓋性的層次，然后再分開來說，提出具體方法、步驟。另一類是主體部分并列起來說，然后再圍繞主體部分分開來說，一般這一類文體多數用于對過去工作進行總結評價，對今后工作進行布置。

（五）附帶式

附帶式，把主要問題和附帶問題結合起來講，先講主要內容，然后講補充部分。

（六）敘議結合方式

敘議結合方式，即在傳達客觀事實時，同時發表講話者的感受和認識，將客觀的材料與主觀的體驗結合起來，夾敘夾議。

三、寫作要求

寫講話稿除了要做到觀點正確、中心突出、結構合理、邏輯嚴密、語言規范等基本的寫作要求外，還要把握好以下幾個問題：

（一）要準確領會領導意圖

準確領會領導意圖就是了解上級機關的精神，掌握全局的工作重心，把講話稿寫成領導人認識的豐富和觀點的完善。

（二）要體現領導個人特色

要體現領導者個人的特色，就是要考慮領導人的具體身份和平時講話的特點，寫成領導人想講、愿講的講話稿。

（三）要弄清不同種類的講話在語言等方面的差異

講話的種類不同，語氣、內容結構等方面也就各不相同。起草之前一定要有清楚的認識。如，報告類講話稿一般要求內容客觀、全面，格式比較固定，語氣平緩、嚴肅；致詞類講話稿則要求語氣熱烈、感情充溢，格式活潑，內容恰切主題。

（四）要善于搞好前后銜接

要善于搞好前后銜接就是要求講話稿的內容（精神）要與上級精神、全局工作、以往工作、其他領導的工作相兼顧，辯證地分析闡述問題，不能肯定一切，也不能否定一切。

（五）重要的講話稿要由領導人親自動手或主持起草

《中共中央關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》文件中指出：“領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自已領導范圍的重要文件的起草，否則他對自已所領導的主要工作就不能擔負政治責任。”

第四篇：現代公文的寫作與處理：公文概述

現代公文的寫作與處理：公文概述

作者：陳華平王太鈞 孫杰

公文的涵義與特點

一、公文的涵義

公文是“公務文書”的簡稱。

從廣義上講，公文是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。廣義的公文涵蓋了全部通用公文和專用公文。

從狹義上講，公文是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

現在，在行政機關，習慣上將公文和文書、文件這三個名詞通用。實際上，公文和文書、文件是三個既密切聯系又相互區別的概念。文書與公文、文件是包含與被包含的關系，在被包含關系中，公文與文件可以是并列、交叉、重合關系；公文與文件又是包含與被包含關系；因此，文件是公文的一部分，而公文又是文書的一部分。

二、公文的特點

主要有：

（一）公務性

公文的首要特點就是公務性。

（二）規范性

公文的規范性是指公文具有規范的體式，即規范的體裁和格式。公文規范的體裁和格式是其區別于其他文章的顯著標志。

（三）法定性

公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主體是單位，也就是說，只有依法成立并能以自己的名義行使權力和承擔責任的組織或其法定代表人，才能充當公文的作者。

（四）程序性

公文的程序性是指公文必須履行規范的程序方為合法有效。從公文的撰擬、形成到發布，必須依次經過相應的程序，否則它就不能生效。

（五）政治性

公文的政治性是由國家政權的性質、政黨以及國家機關的階級性質及路線方針決定的。

（六）權威性

公文的權威性來自公文制發機關的權威性和合法地位。

（七）時效性

公文的時效性是指公文在特定的時間區限內具有效力和過了特定的時間區限后及被新的公文取代后即失去效力。

公文的作用

歸納起來，公文的作用有：規范和約束作用、領導和指導作用、溝通和合作作用、宣傳和教育作用、依據和憑證作用、檔案和史料作用等六個方面。

公文的分類

從對公文的制發和處理具有實際利用價值出發，通常對公文按其效力、使用范圍、性質作用、行文方向、收發方式、機密程度、時限要求和載體等方面進行分類。

一、按公文的效力分

按公文的效力分，可分規范性公文和非規范性公文兩種。這種劃分可適用于所有的公文。

所謂規范性公文，是指具有法定效力和規范體式的文書。這類公文在形成的頒發程序、執行落實上比較規范，約束力強，下級機關必須貫徹執行。

所謂非規范性公文，是指制發程序、行文格式無嚴格規定，約束力相對較小的文書。

二、按公文的使用范圍分

按公文的使用范圍分，可分通用公文和專用公文。

所謂通用公文，是指在黨政機關、社會團體和企事業單位普遍使用的文書。它又可分為通用規范性公文和通用非規范性公文兩類。通用規范性公文是指一切黨政機關、社會團體和企事業單位在公務活動中經常使用的，在形成制發程序、執行落實上比較規范，約束力較強的文書。通用非規范性公文是指一切黨政機關、社會團體和企事業單位在日常事務活動中形成和經常使用的，其制發程序、行文格式無嚴格規定，約束力較小，實用性和事務性很強的文書。

所謂專用公文，是指在一定業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文，包括法規公文、司法公文、外交公文、軍事公文、經濟公文、公關公文等。

三、按公文的性質作用分

按公文的性質作用分，可分法規性公文、指揮性公文、知照性公文、報請性公文、記錄性公文。

所謂法規性公文，是指國家權力機關、國家行政機關依據《憲法》規定的權限，制定的法律、法令、行政法規和規章，具有明顯的強制性。法規性公文一般包括命令（令）、章程、條例、規定、辦法、細則等。

所謂指揮性公文，是指向所屬機關傳達、貫徹黨和國家領導機關的方針政策，體現領導意圖，實施工作指揮的公文。指揮性公文一般包括命令（令）、決定、決議、批示、批復、意見等。

所謂知照性公文，是指向受文機關通報情況，知照事項，要求遵守或辦理的公文。知照性公文一般包括公告、通告、通知、通報、公報、函、簡報等。

所謂報請性公文，是指下級機關向上級機關報告工作，反映情況，提出建議，請示問題的公文。一般包括報告、請示等。

所謂記錄性公文，是指用于記載、歸納會議議定事項的公文。一般包括會議紀要、會議記錄等。

四、按公文的行文方向分

按公文的行文方向分，可分為上行文、下行文、平行文。

所謂上行文，是指下級機關向具有隸屬關系的上級機關報送的公文。如請示、報告等。

所謂下行文，是指上級機關向所屬下級機關發送的或向公眾公布的公文。如命令（令）、決定、決議、批示、公報、公告、通知、通告、通報、批復、會議紀要、簡報等。

所謂平行文，是指同級機關或不相隸屬機關之間為協商或通知有關事項而制發的公文。如函、通知、議案等。

還有一類公文，它既可以用于上行文，又可以用于下行文，還可以用于平行文。如意見、會議紀要等。這類公文又可稱為“通行文”或“泛行文”。

五、按公文的收發方式分

按公文的收發方式分，可分為收文、發文。

所謂收文，是指本機關收到的其他機關（包括上級、下級和平級機關）送達的公文。

所謂發文，是指本機關發往外機關（包括上級、下級和平級機關）的公文。

六、按公文的機密程度分

按公文的機密程度分，可分秘密公文、普通公文。

所謂秘密公文，通稱密件，指內容涉及黨和國家機密的公文。它只能在限定的時間、范圍內傳達和閱辦，以確保機密的安全。密件又按涉密程度分為絕密、機密、秘密三個密級。

所謂普通公文，通稱平件，按閱讀范圍又分為內部文件和公布文件。內部文件指文件內容雖不涉及機密，但也不對外公開發布，只在機關內部運轉的文件。公布文件是指向人民群眾或國內外公布周知的公文，如公告、通告、法規類的公文，以及某些重要的方針政策性文件。

七、按公文辦理的時限要求分

按公文辦理的時限要求分，可分常規公文、緊急公文。

所謂常規公文，是指按正常的速度、程序制發和處理的公文，通稱平件。

所謂緊急公文，是指內容涉及到重要問題，需要從快制發和處理的文書。緊急公文根據緊急程度可分為“特急”、“急件”，其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

八、按公文的載體分

按公文的載體分，可分紙質公文、電子公文。

所謂紙質公文，是指外在形式以各種紙張、紙板為載體的文書，是沿用時間最長、使用最普遍的文書。

所謂電子公文，是指在計算機系統中形式、處理、傳輸和存儲的電子文書。

第五篇：現代公文寫作與處理：調查報告

現代公文寫作與處理：調查報告

現代寫作與處理：調查報告

調查報告概述

一、調查報告的含義

調查報告是根據某種特定的需要，有計劃地對典型事物、社會問題或工作情況等，進行認真調查研究后形成的書面報告形式的。

二、調查報告的特點

（一）針對性

調查報告是為了解決工作中急需解決的某些問題而寫作的，因此，應及時反映情況，揭露存在的問題，提出迫切需要解決的問題，回答人們最關心的問題，做到有的放矢。

（二）用事實揭示事物的本質和規律

調查報告不論是研究新事物、總結新經驗，還是揭示問題的真相，都必須反映事物的本質特征和客觀規律。

、原因、結論層層遞進的方式安排結構。一般綜合分析性質的調查報告多采用這種形式。

3.縱橫式結構。這種結構形式兼有縱式和橫式兩種特點，互相穿插配合，組織安排材料。采用這種方式，一般是在敘述和議論發展過程時用縱式結構，而寫收獲、認識和經驗教訓時采用橫式結構。

4.對比式結構。這種方法是用兩種不同事物的對比，來提示問題的本質。這種對比的方法可以更深刻地讓讀者辨別某種現象的問題所在，也便于突出顯示調查報告的中心旨意。

（三）結尾

結尾是調查報告分析問題、得出結論、解決問題的必然結果。不同的調查報告，結尾的格式各不相同。一般來說，有以下幾種：

.總結式。對調查報告做歸納說明，總結主要觀點，深化主題，以提高人們的認識。

2.展望式。對事物發展做出展望，提出努力的方向，啟發人們進一步去探索。

3.補充式。補充交代正文中沒有涉及到而又值得重視的情況或問題。

4.問題式。寫出尚存在的問題或不足，說明有待今后研究解決。

三、落款

落款應署上調查者（單位、調查組織或個人）和調查報告完成的日期（年、月、日）。

調查報告的寫作

調查報告的寫作包括標題、正文和落款的寫作。

一、標題和落款的寫作

（一）標題的寫作

標題的寫作比較靈活，采用何種格式應根據調查報告的主題來定。有的調查報告為節省標題文字，還可以不用“關于??的”這個介詞結構。

（二）落款的寫作

調查報告落款的寫作內外有別。

內部使用的調查報告正文之后，應署上調查者（單位、調查組織或個人）的名稱或名字，并寫上完成調查報告的日期。

公開發表的調查報告可以用上述落款的方式，但大多把調查者署在標題之下，正文之后也不寫完成日期。

二、正文的寫作

正文的寫作包括前言、主體和結尾的寫作。

（一）前言的寫作

前言是調查報告的開頭，用來簡要敘述為什么對這個問題進行調查；調查的時間、地點、對象、范圍、經過以及采用什么方法；調查對象的基本情況、歷史背景；以及調查后的結論等。這些方面的側重點由調查者根據調查的目的來確定，不必面面俱到。開頭的方法很多，采用什么方法開頭要根據主題來定，沒有固定的格式。

（二）主體的寫作

主體是調查報告的主干和核心。這部分主要寫明事實真相、收獲、經驗和教訓，即介紹調查的主要內容是什么，為什么是這樣的，分析問題所在及主要原因，提出處理意見或結論、辦法等。內容較長的，可分列幾部分或加上小標題，以求眉目清晰，讓人便于閱讀。主體部分包括了大量的材料，因此，要精心安排調查報告的層次，安排好結構，有步驟、有次序地表現主題。

（三）結尾的寫作

調查報告結尾的寫法形式多樣，采用何種方式結尾應根據調查報告的內容來確定。不論哪種方式結尾，都應簡潔、凝練，不能拖泥帶水。有些調查報告的前言和主體部分把話都說完了，就不必另加結尾了。

三、寫作的基本要求

一般地講，要想寫出一份有價值的調查報告，應該注意以下幾點要求：

.深入實際，詳盡地占有材料

2.實事求是，如實反映情況

3.認真分析，科學概括

4.夾敘夾議、敘議結合