第一篇：職場人士想要提高工作效率的小方法（推薦）

把搞笑郵件放到一邊。如果你收到很搞笑，或是比較八卦的郵件，不要急于轉(zhuǎn)發(fā)，不然你會從更多的同事朋友那里收到更多的搞笑郵件。因為在這件事情上，人們都喜歡禮尚往來。

每個月檢查一下你的電腦。查殺病毒、刪除過期文件、清理碎片、安裝需要的軟件，同時也卸載不必要的軟件。2005年的一項調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多上班族平均每天需要用48分鐘來專門處理電腦問題。

電話放在一起打。上班的時候，盡量不要接電話，全部用語音留言，然后一起聽完了之后，再一一回復。這樣可以避免你在需要專心做一件事情的時候被不斷打擾。固定你的工作流程

把下屬匯報工作的時間，頭腦風暴時間，或是監(jiān)督工作進度的時間，都固定在每天的某個時段內(nèi)。前幾天找工作想看看有關(guān)面試方面的知識，無意中發(fā)現(xiàn)佛山人才網(wǎng)里面有很多有關(guān)職場的文章，學習了不少知識。這樣就不會有人時不時來打斷你的工作。而這個固定的時段，完全可以過得輕松一點，加點茶和點心。明確職責。在你著手做一件事情前，首先要問這件事是否屬于你的職責范圍。很多上班族因為不愿意為這些“小事”多費口舌，而無端增加了自己的工作記住，抱怨沒有錯。

適時離開。記住“過勞死”這個詞已經(jīng)成為上班族可以選擇的一種死亡方式，不要讓它成為你的墓志銘。如果你因為按時下班而感到內(nèi)疚的話，可以通過下班后作一些有意義的事情，來撫平這種情緒，比如去看望父母，做志愿者，或者照看小動物。面試投遞簡歷或者發(fā)布人才招聘信息廈門人才都是一個不錯的選擇。知道自己何時效率最高

很多人都在早上的時候工作效率最高，可如果你的生物鐘稍微靠后了一些，不妨晚一點去吃中午飯，趁辦公室里的安靜狀態(tài)，進行工作。

按計劃行事。每天列一個日程表，列出寫郵件、打電話的時間。人們習慣于確定開會的時間，但對于自己一整天的工作卻缺少具體的時間安排。如果覺得開會比日常工作還重要，那么只會造成各種阻礙。

百勝餐飲集團中國事業(yè)部內(nèi)部堅持系統(tǒng)化管理培訓課程、結(jié)合實踐歷練，推進快速有序成長。百勝中國僅去年在培訓上的投入就達1.94億元。每一個新進百勝餐廳的新員工，公司都給予其明確的職業(yè)規(guī)劃和系統(tǒng)性管理培訓：“餐廳儲備經(jīng)理”首先進入全球頂尖的“冠軍發(fā)展計劃”，得到1對1導師輔導支持，逐步開始獨當一面，在3到4年內(nèi)，成長為可負責上千萬營業(yè)額、領(lǐng)導百人團隊的餐廳經(jīng)理；餐廳經(jīng)理繼續(xù)有機會發(fā)展為區(qū)經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、市場總經(jīng)理職位，從而管理超過300家的大型連鎖餐廳，并領(lǐng)導上萬名優(yōu)秀員工。也就是說，百勝堅持餐廳營運管理團隊中的管理人員100%內(nèi)部培養(yǎng)和提升，沒有“空降兵”。求職面試靠的不只是努力，在龍巖人才信息繁多，如何從這些招聘信息里面篩選出好的職位也是有竅門的。而且，百勝中國還堅持給員工提供多樣化的職業(yè)發(fā)展方向與選擇：透過公司的“彩虹計劃”,合適的營運人才可以轉(zhuǎn)崗到不同專業(yè)領(lǐng)域,跨部門發(fā)展；員工還有機會成為百勝加盟商，個人擁有和經(jīng)營自己的餐廳。百勝中國營造“關(guān)愛成員的大家庭”企業(yè)文化，推崇年輕充滿朝氣，歡樂的餐廳團隊，并創(chuàng)造相互信任,認同鼓勵的工作氛圍。比如公司的“認同鼓勵文化”：為了讓每一個員工都能感受到被重視被尊重，感受到對企業(yè)作出的貢獻，公司特別設(shè)計了“蝴蝶卡”，鼓勵員工對同事的點滴成績給予及時的認同鼓勵，讓“積極、有益”的行為能夠在潛移默化中推廣開來；除此以外，公司還建立內(nèi)部的“家

族系統(tǒng)”來幫助員工培養(yǎng)團隊凝聚力，促進了跨部門的交流和團隊合作。員工可以通過“家族”活動培養(yǎng)業(yè)余興趣愛好，和同事分享快樂、建立交友圈。職場“老人”是如何評價初入茅廬小菜鳥的？

據(jù)統(tǒng)計，在2011年進入職場的90后占到職場新人的半數(shù)以上。2012年，這個比例還將大幅度上升。麥可思的一項大學畢業(yè)生職場新人月度跟蹤調(diào)查研究報告顯示，24%的被調(diào)查者對自己所從事的工作表示滿意，76%對自己所從事的工作不滿意。其中，男性本科畢業(yè)生的工作滿意度（28%）高于女性（23%）。職場新人對第一份工作的滿意度如此之低，那么，職場“老人”又是如何評價這些“小字輩”呢？國內(nèi)知名分行業(yè)專業(yè)人才招聘網(wǎng)站英才網(wǎng)聯(lián)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，九成職場新人不懂職場禮儀。

初涉職場的新人往往不知道如何能舉止得體，對此，中華英才網(wǎng)建議無所適從的新人們應(yīng)主動尋找一位“職場導師”，他不僅能夠真誠地批評指正你的工作，給你提供支持和信任，還能夠為你樹立正確的榜樣，幫你分清輕重緩急，讓你不至于在復雜的職場中迷失方向。這兩天正在找工作，無意中看見大泉州人才網(wǎng)還不錯，面試到了一份很滿意的共走，值得信賴。

目前，一些知名企業(yè)為了加快新人適應(yīng)職場環(huán)境、學習職場規(guī)則的速度，也開始為新入職員工、尤其是應(yīng)屆畢業(yè)生舉行“入職第一課”，比如參觀公司各個部門、了解公司架構(gòu)和生產(chǎn)鏈，希望讓新員工盡快明確自身定位以及未來的職業(yè)規(guī)劃。面試投遞簡歷或者發(fā)布人才招聘信息南平人才都是一個不錯的選擇。佳能（中國）人力資源部總經(jīng)理森川剛志介紹，新員工入職后，公司會為他選定一個“師傅”和一個“伙伴”，前者在業(yè)務(wù)上給新人進行指導、幫助新人制定職業(yè)規(guī)劃，后者則在生活上關(guān)心新員工，幫助其消除進入職場的“不適應(yīng)癥”。職場新人“惡習”更正

工作時沉迷社交網(wǎng)，更正：對社交網(wǎng)絡(luò)進行恰當?shù)膮^(qū)分和管理

開心網(wǎng)、人人網(wǎng)、校內(nèi)網(wǎng)、QQ、MSN??社交網(wǎng)絡(luò)逐漸成為工作、生活的重要部分，但如果一味地在工作時間沉迷于社交網(wǎng)絡(luò)，就顯得太不明智了。

職場新人應(yīng)該管理好自己的社交網(wǎng)絡(luò)，為各類社交網(wǎng)絡(luò)設(shè)置界限（比如開心網(wǎng)、人人網(wǎng)當私人用，Linkedln當工作用），不要讓上司和同事抓到你利用工作的時間在人人網(wǎng)上閑聊或玩游戲。

情緒激動時發(fā)微，更正：利用微博分享有價值的信息

“太好啦，老板今天出差”、“剛才又被變態(tài)女上司臭罵一頓，我該腫么辦”??這些帶有明顯情緒的語言在微博中并不少見。求職面試靠的不只是努力，在三明招聘網(wǎng)信息繁多，如何從這些招聘信息里面篩選出好的職位也是有竅門的。要知道，這些發(fā)泄性質(zhì)的話你的同事、上司都能看到。

推薦的做法是，微博上使用真實姓名同那些你無法在現(xiàn)實生活聯(lián)系的人進行交流，發(fā)送其所在行業(yè)有價值的信息或有趣的消息。

在辦公室尋找愛情，更正：避免與老板和常見同事戀愛

雷格斯（Regus）最新發(fā)布的關(guān)于工作時間的調(diào)查顯示：27%的中國上班族，通常每天工作9到11個小時。長時間的工作和初涉職場的無助很容易讓職場新人陷入辦公室戀情。

不要跟老板或直接上司約會，容易引起同事的嫉妒和懷疑；同時要盡量避免和每天見面的同事戀愛，除非能夠保證能你倆在關(guān)系破裂后還能做到坦然相對。

第二篇：職場中迅速提高工作效率的方法總結(jié)

工作讓你慢慢透不過氣來嗎？待辦事項，計劃和突發(fā)的瑣事不停地積累已經(jīng)把你包圍？遇到這種情況 時，你的最佳策略就是先走一步，超前工作。完成今天所有的任務(wù)甚至更多，你才能有呼吸的空間。你會怎么做呢？當我面對這個問題，我的答案是，來一次“任務(wù)獵殺日 —— 這一天會是我效率最 任務(wù)獵殺日” 任務(wù)獵殺日 高的一天。我將預(yù)留大量的時間來完成待辦事項上的任務(wù)并且超前工作。我發(fā)現(xiàn)，如果你計劃得當，你可以讓明天的效率比平常高出三倍！怎樣設(shè)定“任務(wù)獵殺日”呢？ 我已經(jīng)成功完成了數(shù)以百計的“任務(wù)獵殺日”。因此，如果你正準備開始你自己的“任務(wù)獵殺日”，可以參考如下步驟： 早起：如果你不是一個通常很早起床的人，請調(diào)早你的鬧鐘。在 5:00-6:00 起床有兩個作用。首先，它給你一段在上課，工作，或家人醒來前的安靜時間。其次，它能建立一種成就感，這可以激勵你度 過一整天。早操：這并非絕對必要，但我發(fā)現(xiàn)用跑步或在房間里做幾個俯臥撐來開始新的一天是另一種非常好的 激勵方法。而且，三十分鐘的晨練可以趕走你身體里昏昏沉沉的感覺。固定的任務(wù)清單：在你開始這一天以前，寫下所有你必須完成的任務(wù)。一旦你完成這項清單，也就完 成了一天的工作，然后你可以去做點真正想做的事情。有一個固定的工作目標可以讓你更好的集中精 力，“今天要工作一整天”，類似這種想法反而會導致拖延。隔立自己： 我的大部分工作是靠個人完成。這意味著，在“任務(wù)獵殺日”里，我的社交活動幾乎為零。為了可以集中精力而不分心，就做一天的隱士吧。鎖上房間或辦公室的大門，直到你解決掉清單上的 所有任務(wù)。斷“線”：電視、網(wǎng)絡(luò)、Facebook、電話和即時通訊在這一天里都要保持離線。如果你實在需要互聯(lián) 網(wǎng)（比如：回電子郵件是工作清單的一部分）那么就專注于你的任務(wù)，別去做其他的。如果你沉溺于 到處在網(wǎng)絡(luò)閑逛，那就斷線吧。重要的工作優(yōu)先：關(guān)于如何組織你的工作這個問題，那就是大石頭優(yōu)先！也就是把要完成的最重要的 任務(wù)放在一天的開始，而不是結(jié)束。這樣，你就能把你的焦點放在當前最重要的任務(wù)上。當然這一條 也有例外，但你得把它作為一項總原則來遵循。沒有中途休息：在這一天中，任何形式的休息都應(yīng)該盡量減少。但尤其是任務(wù)當中的休息。只有當你 完成清單上相當一部分的工作后，你才能站起來去喘口氣。如果你的論文只寫到一半，先結(jié)束它，然 后再去吃午飯。休息最少化：一天沒有悠閑的咖啡時光不會殺了你。我的原則是，大的任務(wù)之間有 5 分鐘

休息或花費 20-30 分鐘來解決三餐都是可行的。但別到處閑晃，即使只有 1 小時。除非你已解決掉所有的項目，否則這會讓你的一天以失敗告終。集中瑣事：集中你全部的瑣事（扔垃圾，修門鉸鏈，裝訂等），然后一次解決。這可以幫助提高效率，因為它能減少工作流程的中斷次數(shù)。加快走路步伐：在這一天里，對于你做的每件事，你都得專注并且有緊迫感。如果在任務(wù)間要拿點什 么東西，加快走路步伐能提醒你還有一個重要的使命要完成：清空你的任務(wù)清單。如果你需要通勤或 開車，在這段時間里可以放盤磁帶來提醒自己——你沒有時間能隨意浪費。

加速：一次承擔所有任務(wù)并加速完成它們。我常常一次寫幾千字，甚至曾經(jīng)一連寫過 30 頁的電子書。通常，人們很難拒絕休息的誘惑，但一旦你進入狀態(tài)，請竭盡所能來維持它。做重要的事，不僅是緊急的事：這條前面已說過，但它需要被再次提到。任務(wù)獵殺日是用來解決那些 重要的長期的工作的，也就是說不要把時間僅僅放在當前問題的解決上。我建議在一天行程當中安排 一個不亟須完成的長期計劃。參考閱讀《為什么要區(qū)分緊急與重要任務(wù)》 放一天假：在成功的處理完所有待辦事項的一天后，給自己放天假。這可以幫助你在經(jīng)歷了一整天疲 勞的工作后恢復精力。即使你第二天什么都不做，前幾天的超前工作通常可以彌補。花一些時間與你 的家人相處，讀一本書，或是睡到中午。經(jīng)過了三倍效率的一天，你值得擁有這些！

第三篇：提高工作效率的8個小方法

提高工作效率的8個小方法

想讓主管在第一時間發(fā)現(xiàn)你是個閃閃發(fā)亮的金子，就要用同樣耀眼的成績證明自己！在同樣的時間里，你卻能高效快速又優(yōu)質(zhì)的完成比別人多的工作，這么突出的表現(xiàn)，老板一定不會錯過你想在事業(yè)上發(fā)展順利，就要得到老板的信任，這樣老板才會對你委以重任。首先就得有出色的工作表現(xiàn)，比如說在很短的時間內(nèi)，完成了大家覺得不可能完成的任務(wù)，這就是你過人能力和魄力的表現(xiàn)。如果老板交給你的不是普通的工作，而是對公司日后發(fā)展舉足輕重的研究計劃，你必須專心處理一切事務(wù)，把握時間，按時完成主管教給你的任務(wù)。下面就是一些竅門，幫你在短促的時間內(nèi)，把工作做到最好。

1、不管你面對的工作怎樣艱巨，你都保持心平氣和，集中精力，把自己需要完成的事情都記錄下來。

2、把整件工作劃分為幾個獨立完成的部分，每個部分又分成多個容易解決的步驟，使工作變得有條理，方便自己著手進行。

3、每天為自己制定出先完成的工作目標，并且分先后次序，一切按照計劃進行。

4、把較為復雜又艱巨的工作，放在最先完成，這樣可以幫助你減輕工作的壓力，發(fā)揮你的潛能。

5、把你已經(jīng)完成的步驟寫下來，再看看你還有什么需要改進的地方。

6、為每一個獨立步驟定下最后完成的期限，不論在什么情況下，都不要讓自己拖慢工作的進度。

7、不要只顧工作，忘了經(jīng)常反省一下，要知道如果只是自己一味埋頭苦干，就很可能連走失了方向都不知道。

8、很多時候，我們的時間都被自己的“優(yōu)柔寡斷”給浪費掉了，你得想辦法克服這個毛病。

比如說你在考慮一項計劃是否值得投資的時候，就可以從兩個方面來考慮。一是寫下所有好的和壞的可能性?？梢约狱c想象力、邏輯學，甚至不合邏輯的，以防掛一漏萬。將每個可能性進行詳細地分析，要是想來想去它只有一個好處，那它就不值得你再傷腦筋了。二是要計算每一個可能性。翻看一下過去類似的經(jīng)驗，你有什么新看法或新念頭？寫下你到底希望借此計劃得到什么好處，再研究一下每個計劃能夠達到你需要的何種程度？經(jīng)過以上的區(qū)別，就能選出最優(yōu)價值的可能性了。這時候就可以讓選擇變成決定，將其他可能性忘掉，從而將你的精力和時間放到這個決定上。

當然，很多時候，一個可能性計劃能否實現(xiàn)，與你對它的信心程度，以及你打算如何去實踐它有很大關(guān)系，所以如果你不打算立即行動，那么無論有多好的計劃也都只能是空中樓閣。

第四篇：職場新人如何提高工作效率

職場新人如何提高工作效率職場新人如何提高工作效率

工作5年期不到的人，經(jīng)常性的會抱怨工作任務(wù)多，沒有時間學習。是不是沒有時間呢？如果去問工作滿五年的職員，他們總會說，工作就是工作，如果工作多了，就做快點，少了就做慢點，在那里沒有事情做，會讓領(lǐng)導說的。這里姑且不論老員工管理上的問題，但從新老職員的對話中，明顯的可以看出，新職員說的沒有時間學習，是因為工作效率不高造成的。

到底是那些因素導致新職員的工作效率低下，沒有時間來學習呢？根據(jù)眾多的新職員的表現(xiàn)看，主要有以下幾個方面。

工作熟練度不夠。

職場新人類，由于對工作的陌生，即使在一段時間后完全掌握了本崗位的工作技能，由于崗位的需要，不得不另外重新學其他的工作技能。在前幾年時間內(nèi)，由于將來發(fā)展的不確定性，期望多學點東西以提高自己的能力，也希望多學點東西以確定自己的職業(yè)導向。這直接導致了新新職員在職場上的各種技能的不熟練，自然導致工作速度不快，工作成績不大了。

時間概念不強。

職場新人類，普遍性的沒有多少時間概念。看見事情就做，對自己的工作時間沒有具體的安排，也不清楚自己的時間到底是怎么損失的，也不明白自己所花費的時間是否合理。拿到一份領(lǐng)導交代的任務(wù)，不明確自己能夠多長時間做出來，沒有潛意識里的強制性概念。

任務(wù)分解能力不足。

有些復雜的工作，工作多年的好手，會仔細的把這個復雜的工作進行拆解，并逐步分類，以各個完成。

然而新人類并不具備任務(wù)分解的能力，這導致了缺乏思路無從下手，越想越繁雜，無法很好的系統(tǒng)的完成該項工作。

如何提高工作效率：

1、把所有工作劃分成事務(wù)型和思考型兩類，分別對待：

所有的工作無非兩類：事務(wù)型的工作不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；思考型的工作則必須你集中精力，一氣呵成。

對于事務(wù)型的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理；而對于思考型的工作，你必須謹慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進行。

對于思考型的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不著覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當你的思考累計到一定時間后，再安排時間集中去做，你會發(fā)現(xiàn)，成果會如泉水一般，不用費力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！

2，每天定時完成日常工作：

你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級的交流，瀏覽你必須訪問的 BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。

處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預(yù)定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！

除非有什么特殊原因（例如你在等待某個人發(fā)來的緊急郵件），否則，強迫自己在預(yù)定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導匯報工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。

3，列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進度：

記?。汗ぷ饔媱澅夭豢缮?！這種計劃并不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。

首先：在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容就是本周準備做哪些事情，除非是外界有嚴格時間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計劃無須設(shè)定每項任務(wù)擬訂的進行時間，也沒有必要詳細去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不回忘記本周要做的工作；

然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當天想做的事，并安排具體時間去完成；列出所有需要打的電話，和每個電話的內(nèi)容。這張時間表應(yīng)該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實的助手，隨時告訴你下一步工作的內(nèi)容！

最后，必須進行工作計劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細細地書寫出來。這是一個天大的誤解！其實，工作總結(jié)隨時都在進行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去！另一種總結(jié)是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當日或當周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去！

你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準備的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進行！同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當一個人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！

4，不要猶豫和等待，立即行動；

這一條是對以上四條的重要補充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因為你回避它而自動消失，沒有任何煩惱會因為你不去想而煙消云散。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。

5，安排好隨時可進行的備用任務(wù)，以不浪費你的時間

我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲；離預(yù)定好的約會還有半個鐘頭的空余時間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時候會到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時間還未到來。

通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因為你的生命會在你發(fā)蒙時一刻不停地流逝；而隨便進行一項工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。

對待這樣的空白時間最好的方法是：預(yù)先準備備用的任務(wù)，而利用這樣的時間去進行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進行；沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問自己感興趣的網(wǎng)站，對自己已完成的工作成果進行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計），整理文件，將顧客名單裁成小條等等。

如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說！

第五篇：提高工作效率的方法

效率管理的流程

效率管理的首要程序是確定效率標準，分析當前的管理狀況，將當前的管理狀況和效率標準進行比較。

1．確定效率標準

管理所有的活動首先需要有個檢查衡量的效率標準。沒有效率標準，管理就無從談起。效率標準是衡量實際管理工作績效的依據(jù)和準繩。效率標準通常來源于組織機構(gòu)在其計劃階段所訂目標，但不等于組織目標。在具體的業(yè)務(wù)活動中，籠統(tǒng)地將組織的計劃目標作為標準是不行的，必須根據(jù)具體的作業(yè)特點設(shè)置標準。例如成本、利潤、工時、單位產(chǎn)品的材料消耗定額等等。標準最好是定量的，但也有許多標準不容易定量，如工作態(tài)度、人群關(guān)系、道德水平等，這些雖然不能定量化，但是仍然應(yīng)該提出一些定性的標準。

2．分析當前的管理狀況

分析當前的管理狀況就是衡量績效。所謂衡量績效就是對組織的運行效果作定量或定性描述，根據(jù)所描述的信息來評估實際工作的優(yōu)劣。衡量績效是管理過程的重要環(huán)節(jié)，但管理的目的不是為了衡量績效，而是為了達到預(yù)定的績效。實際工作情況與標準之間有無偏離，有多大偏離，這是采取管理措施的依據(jù)，只有能夠得到偏離信息才能有效實施管理。衡量績效的工作是一項嚴肅、細致的工作，它直接關(guān)系到能否實現(xiàn)管理目標。

有些活動是容易衡量的，例如生產(chǎn)活動的產(chǎn)量、質(zhì)量、銷售業(yè)績，有些狀況的衡量需要用專用的測量儀器，還有些情況根本無法準確衡量，例如人員的思想狀況、激勵程度等內(nèi)在的心理狀態(tài)，由于無法直接觀察，只能憑推論來判斷。另外一個普遍的困難是如何考核企業(yè)高層管理人員，由于高層管理人員本身的工作內(nèi)容難以確定，對其工作績效當然也難以評估。一般而言，工作的技術(shù)性質(zhì)越少，建立標準就越困難，績效評估也越難完成。

3．進行效率對比

把管理的實際成效與既定目標要求相比較，若二者完全吻合，就不需要改變或調(diào)整原目標和控制狀態(tài)。但這種情形在管理實踐中極其罕見。在絕大多數(shù)情況下，管理的實際成效與既定目標之間存在著不同程度的偏差，如果沒有偏差，就不需要管理。正因為有偏差存在，才需要我們?nèi)プ龉ぷ鳌＿@個偏差，就要求我們進行效率對比。這就需要管理者實施管理和控制，以調(diào)整目標或消除偏差、解決問題。

管理成效與既定目標相比較，一般有三種情形：成效或高于或等于或低于既定目標要求。若等于既定目標，那這是最理想的狀況；若高于目標，管理者就應(yīng)當重新確定目標，或維持原目標以實現(xiàn)超額完成任務(wù)；若低于目標要求，管理者就應(yīng)當尋求問題的根源，糾正偏差，以求最終達成目標。

按照效率標準來衡量實際活動的成效的最好的辦法應(yīng)當建立在向前看的基礎(chǔ)上，例如控制某一產(chǎn)品的生產(chǎn)進度，僅僅控制整機產(chǎn)品是不夠的，應(yīng)當追究到部件、零件、在產(chǎn)品、原料和材料的生產(chǎn)和準備是否符合要求，按效率標準進行比較，這樣可使偏差在其實際發(fā)生之前就被發(fā)現(xiàn)，并采取適當措施加以避免。一個機靈的、有遠見的主管人員常常能預(yù)見可能出現(xiàn)的偏差。如果管理者缺乏這種能力，也應(yīng)盡可能地及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。管理者得到發(fā)生偏離的信息，認為有必要采取措施來糾正實際結(jié)果與效率標準之間的偏差時，必須進行矯正偏差。

矯正偏差應(yīng)該從研究出現(xiàn)這種偏差的原因入手，有時候在計劃階段估計前提條件時出錯。例如，預(yù)測期過分樂觀，造成銷售額不能達到預(yù)期值。找出偏差的原因，有助于確定適當?shù)募m偏行動。

當然，發(fā)生偏差，也可能是經(jīng)理人員判斷失誤，也可能是員工處理不當。在這種情況下，如果差錯比較嚴重或是習慣性的，就要采取糾偏行動，進行人事變動或者將當事人調(diào)去培訓?？偠灾?，只有找出確切的原因之后，才能采取相應(yīng)的行動。

二、方案的制定

科學的方案制定的過程，需要有健全的方案制定程序和相應(yīng)的方案制定技術(shù)來加以保證。不同類型的方案制定，可以有不同的過程要求。但一般而言，方案制定程序主要包括方案擬定、方案評價、方案選優(yōu)、方案補救這四個相互區(qū)別又有機的聯(lián)系的四個步驟，形成一個完整的方案過程。一般通用的方案制定程序包括：

1．方案擬定

科學的決策要求“多方案選擇”，正確與錯誤、優(yōu)與劣，都是在比較中發(fā)現(xiàn)的。因此，只有擬定出一定數(shù)量的備選方案，才有可能經(jīng)過縝密地評價與對比，從中選擇最佳或最滿意的方案。多方案比較是做出科學決策的基礎(chǔ)。當管理者面臨問題時，如果只有一個方案，就很難做出科學決策。

擬定方案不僅要有多個備選方案，而且多個備選方案之間必須要有原則的區(qū)別，而不只是細節(jié)上的差異。如果所擬定的備選方案質(zhì)量不高，也就不可能從中選出高質(zhì)量的方案。如果擬定備選方案太少，也沒有多大的選擇余地。所以，備選方案的數(shù)量和質(zhì)量對最后做出決策的影響極大。只有擬定了一定數(shù)量和質(zhì)量的備選方案后，才能找到最有效地達到既定的目標而又花費代價最小的方案，作為行動的方案。

擬定方案應(yīng)盡可能用不同的方法，從不同的角度來擬定，擬定方案不僅需用邏輯思維的方法，也需要直覺以及形象思維的方法。在擬定方案中應(yīng)廣泛采用各種智囊技術(shù)，例如“頭腦風暴法”、“哥頓法”、“對演法”等等。只有這樣，才能盡可能開發(fā)創(chuàng)造性思維，鼓勵和推動新觀念和創(chuàng)造性見解的涌現(xiàn)，才能開闊方案制定的視野，提高擬定方案的質(zhì)量。

2．方案評價

在擬定方案的過程中，應(yīng)集體討論，認真地對于復雜的情況和不同的意見加以分析。方案評價也應(yīng)當是這樣，對所擬定的各個方案，都應(yīng)從定性和定量兩個方面加以分析評價。定性分析主要是直接利用人們的知識、經(jīng)驗和能力，對方案做出直接的評價。對于一些受社會、經(jīng)濟、環(huán)境因素影響較大、所含因素錯綜復雜而多變、難以用數(shù)據(jù)量化的決策，定性分析尤其重要。但這類方法往往主觀成分較強、論證不很嚴密，需要用定量分析方法作補充，兩種方法結(jié)合起來應(yīng)用。定量分析主要是將各種方案轉(zhuǎn)化為數(shù)學模型，并求得各模型的解，從而對備選方案做出評價。這種方法使各備選方案的利弊都能得以比較科學的表達，從而有利于方案的選擇和優(yōu)化。

但是無論定性還是定量分析，對各種方案的分析，應(yīng)當集中說明各備選方案的利弊、權(quán)衡各備選方案實現(xiàn)所要求目標的有效程度。要充分估計方案的幾個方面，好的和壞的、順利的和困難的、可能辦到的和不可能辦到的。要想到事情的幾種可能性，盡可能地慎重一些，周到一些。然后，決策者通過初步比較和篩選，淘汰一些有明顯缺陷的方案，對余下的方案進行補充完善，供進一步選擇。另外，方案的設(shè)計有時不是一次完成的，在初步設(shè)計后，要經(jīng)過反復修改充實，才能逐步完善。

考慮一個方案的弊端極為重要。許多本來是一個很好的方案，在實施過程中失敗，其原因就在于分析利弊時，未能考慮到潛在的困難，以制定各種補救措施。決策者應(yīng)確切指出一項方案的短處，有了這一步，決策者就能預(yù)見到方案實施中可能出現(xiàn)的不良結(jié)果，這樣就不會因為這項方案造成未能預(yù)料的后果而不知所措。

3．方案選優(yōu)

方案選優(yōu)就是從各種可供選擇的方案中權(quán)衡利弊做出決斷，劣中選好，好中選優(yōu)。要進行選擇，就要有選擇的標準。一旦確定了評價方案優(yōu)劣的標準，就可以對備用方案進行選擇。

不同性質(zhì)的方案有不同的評價標準，但又存在著某些共同的評價標準。一般來說，這樣幾個標準對于任何類型的方案選擇都是適用的：第一，能保證決策目標的實現(xiàn)；第二，在保證決策目標實現(xiàn)的前提下，付出的代價(人力、物力、財力、時間等)盡可能少。

在對備選方案進行評價選擇時，如果評價指標只有一個，而且備選方案的數(shù)目不多時，就容易從中確定出最優(yōu)者。但當備選方案數(shù)目較多、評價指標也有多個時，特別是當諸多評價指標之間又有矛盾時，要選出一個所有的指標都最優(yōu)的方案，一般是不可能的，這需要在各個指標間作一定的折衷，綜合權(quán)衡利弊得失。最后選定的方案，并不一定各個指標都最優(yōu)，往往是主要指標較好，又能兼顧其它指標，這樣的方案一般容易被選中。

決策者是決策的主人，決策過程中，對方案選擇的最后決斷總是要由決策者來做出的。為了做到科學決策，避免主觀性，廣泛征求意見是必要的，但決策者要擺正同專家的關(guān)系，既要大膽讓專家參與決策工作，尊重專家的意見，重視不同思想、觀點之間的討論，同時又要有自己的主張，不能由專家代替領(lǐng)導者決策。作為決策者既要相信依靠專家，又要用科學的思維來做出決斷，兩者不可偏廢。在某種意義上講，后者則更為重要。

4．方案補救

在對備選方案作了評價，并初步選擇出滿意的方案之后，接著就要開始方案的實施計劃。在方案選定之后，還有一項重要的工作，就是要考慮方案在實施過程中可能會出現(xiàn)一些什么問題，這些問題一旦出現(xiàn)后會產(chǎn)生什么樣的不良后果，并且準備相應(yīng)的防范措施和應(yīng)變措施，以便減少那些潛在問題出現(xiàn)的可能性和危害性，一旦它們出現(xiàn)時，能適時加以補救。

決策是復雜的，決策者不可能考慮到所有因素，許多因素也是無法預(yù)計的，這就會導致方案可能存在一些潛在問題。潛在問題由于是隱藏在事物背后，因此，極容易被人們忽視。對潛在問題的分析與防范，是科學決策十分重視的工作，如果把這項工作做好了，就可以防患于未然，保證決策的連續(xù)性和成功的可能性。如果不懂得或不愿意作這種分析，結(jié)果在執(zhí)行中出了問題而措手不及，未作防范，就會使本來很好的決策方案在實施中失敗或成效不大，或產(chǎn)生很多副作用而得不償失。如果我們事先考慮了一項方案的直接后果之后，想到執(zhí)行這—方案時可能遇到困難的方面，以及克服這些困難的措施和條件，對可能存在的問題作了防范分析，這些缺陷就有可能避免，或者可以大大減少損失。

三、方案的執(zhí)行

方案的執(zhí)行，是指決策、方案形成后，為達到預(yù)期目標而進行的全部活動，也就是為實現(xiàn)決策、方案而采取的行動。方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化，決策、計劃如果不轉(zhuǎn)變?yōu)閷嶋H行動，付諸執(zhí)行，那只能是一種設(shè)想。在管理中如果只注重決策、方案的制訂，而不管決策、方案制訂后能否有效地執(zhí)行，不重視執(zhí)行中的大量工作，不去及時地發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行中的問題。那么，即使是正確的決策、方案，也只是紙上談兵。管理者選擇方案，最終目的也是為了執(zhí)行。決策、方案是管理者的根本性工作，執(zhí)行是經(jīng)常性的工作。一個合格的管理者必定是既善于決策，又善于抓好執(zhí)行工作的。

檢驗和完善決策、方案也離不開執(zhí)行。管理事務(wù)是復雜多變的，因此決策、方案不符合客觀情況是難免的。一項決策、方案的正確程度如何，只有通過執(zhí)行才能得到檢驗，才能得出正確的結(jié)論。在執(zhí)行的過程中，實踐會告訴人們哪些決策、方案是正確的，哪些是基本正確的，哪些是基本上不正確的。對于正確的，要認真地去貫徹落實；對基本上不正確的，要迅速反饋，以便重新進行決策制定新的方案；對于基本正確的，要在執(zhí)行中逐步修正，使之趨于完善。

在方案執(zhí)行過程中，主要領(lǐng)導者并不見得非要親臨現(xiàn)場，參與具體的方案執(zhí)行和組織工作。他們應(yīng)將注意力主要放在對方案的監(jiān)督和反饋上。通過對方案的執(zhí)行，看方案是否正確，決策是否成功。若方案被證實正確，就進一步總結(jié)經(jīng)驗，為以后的決策提供指導經(jīng)驗；若方案被否定，就應(yīng)當尋找原因、總結(jié)教訓，修正原有方案，并為以后的決策提供經(jīng)驗教訓。

一般來說，方案的執(zhí)行是在目標已定的情況下進行的。因此，方案的執(zhí)行是一項目的性很強，很具體的活動。這就要求在整個執(zhí)行過程的一切活動都必須圍繞目標而開展。由于執(zhí)行是—個復雜的活動過程，會涉及到許多因素，可能遇到來自各方面的干擾。為此，每一項方案都需有一套經(jīng)過周密規(guī)劃的執(zhí)行方案，管理者必須精心組織指揮，努力實現(xiàn)組織的目標。衡量執(zhí)行活動好壞的標準是看其是否有利于如期或提前達到?jīng)Q策、方案所規(guī)定的目的。背離了目標，一切轟轟烈烈的行動都是毫無意義的。在執(zhí)行活動中，管理者要特別防止搞偏離目標的熱熱鬧鬧的花架子，影響管理目標的最終實現(xiàn)，要始終堅持正確的方向，圍繞目標而開展各項工作。

四、監(jiān)督與反饋

在效率管理的流程中，監(jiān)督和反饋是必不可少的。監(jiān)督是根據(jù)計劃目標和各種效率標準監(jiān)察管理活動中的行為與結(jié)果是否偏離管理目標，并督導人們按標準辦事的控制過程。對管理執(zhí)行的整個過程，整個過程中的各個環(huán)節(jié)、各個方面包括對執(zhí)行人員的配置、要求、管理實施的方案等進行監(jiān)督，可以使各項管理活動能在既定的軌道上正常運行，方案能夠完整地執(zhí)行，保證方案執(zhí)行與決策指令的一致性，保證管理的執(zhí)行不偏離目標，組織目標能順利實現(xiàn)。

方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化，在方案實施過程中實行監(jiān)督，可以對決策目標的貫徹執(zhí)行起 保障作用。監(jiān)督的主要工作有：對執(zhí)行中的現(xiàn)實狀況與原訂計劃做出比較，對已出現(xiàn)的偏差提出補救措施，提供反饋信息，以便追蹤決策，修正輸入信號。在方案的實施過程中實行監(jiān)督，可以使組織各階層各機構(gòu)運轉(zhuǎn)正常，保證管理者的決策能及時、準確地貫徹執(zhí)行，可以將方案實施過程中的情況和方案實施的結(jié)果不斷地、及時地向決策者進行反饋。

效率管理是一個動態(tài)過程，組織是通過反饋來進行管理和控制的，只有把決策執(zhí)行中的各種信息不斷地、及時地反饋到?jīng)Q策中，決策者才能對偏離決策目標的各種情況進行調(diào)整、修正或完善，做到控制有方，指揮靈活。如何沒有靈敏、準確的信息反饋，決策者不明情況，就無法制定決策，更談不上目標的實現(xiàn)了。決策、執(zhí)行、反饋、再決策、再執(zhí)行、再反饋……如此無窮地螺旋上升使決策者決策不斷進步和完善，使管理活動在動態(tài)中迫近目標，最后實現(xiàn)目標。在效率管理工作中，沒有健全的反饋手段，有效的管理是不可想象的。管理是否有效，關(guān)鍵在于是否有靈敏、正確的反饋。

反饋靈敏，主要體現(xiàn)在：(1)能夠跟蹤事物的發(fā)展變化，迅速捕捉信息。(2)利用先進的技術(shù)手段，快速傳遞信息。(3)反饋機構(gòu)能夠高效加工、處理信息，以便及時、準確提供信息。在瞬息萬變的現(xiàn)代社會中，反饋如果不具有靈敏性，反饋遲緩，就無法及時而迅速地發(fā)現(xiàn)管理現(xiàn)狀與組織目標的矛盾，就會使領(lǐng)導錯過決策的時機，這樣的組織是沒有生命力的。

反饋正確，就是反饋機構(gòu)中必須有高效能的分析系統(tǒng)，以過濾和加工感受到的各種信息，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，選擇與管理目標緊密相關(guān)的信息，把那些真正有用的、準確可靠的信息提供給管理者。真實而準確的信息是科學決策的前提，虛假、錯誤、失真的信息只會給領(lǐng)導者幫倒忙，給管理工作帶來一系列失誤。

實行效率管理，決策者的主要職責就是要善于在反饋系統(tǒng)提供的信息和可供選擇的方案中做出正確的決策，并根據(jù)方案實施的情況對原有決策做出及時、正確的調(diào)整。盡管任何一次調(diào)整、改革都不一定那么完善，但只要系統(tǒng)具有反饋結(jié)構(gòu)，決策總可以在不斷調(diào)節(jié)的過程中，逐漸趨于完善、優(yōu)化的狀態(tài)。在現(xiàn)代化管理中，沒有一個組織可以不建立自己的反饋系統(tǒng)而能有效正確地進行指揮的。盡管反饋的方法是多種多樣的，不同性質(zhì)的組織系統(tǒng)具有不同特征的反饋方式，但反饋的實質(zhì)是要求人們隨著變化了的情況而變動，反饋的最終目的就是要求組織對客觀變化做出應(yīng)有的反應(yīng)。實行效率管理，決策者不僅要進行決策，還要實行監(jiān)督和反饋，沒有有效的監(jiān)督和反饋，就可能發(fā)生執(zhí)行組織的渙散和執(zhí)行過程的無序和紊亂。各執(zhí)行者不僅要執(zhí)行，還要進行監(jiān)督和反饋，使整個組織結(jié)構(gòu)呈動態(tài)平衡。因此，監(jiān)督與反饋是效率管理流程中重要而不可缺少的環(huán)節(jié)。