第一篇：會議紀要的格式、寫法及其與會議記錄的區別

會議紀要的格式、寫法及其與會議記錄的區別

一、會議紀要格式

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關于企業扭虧會議紀要》。

會議紀要正文一般由兩部分組成。

（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

二、會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

三、會議紀要的特點

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

四、會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

第二篇：會議記錄與會議紀要的區別

會議記錄、會議紀要知識

一、會議記錄格式

一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。對于發言的內容，一是詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用于一般性會議。

會議結束，記錄完畢，要另起一行寫“散會”二字，如中途休會，要寫明“休會”字樣。

例文一：

會議名稱 會議時間

會議地點 記錄人

出席與列席會議人員

缺席人員

會議主持人 審閱 簽字

主要議題

發言記錄：

例文二：

××公司辦公會議記錄

時間：一九××年×月×日×時

地點：公司辦公樓五樓大會議室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……

缺席人：××× ××× ××× ……

主持人：公司總經理

記錄人：辦公室主任××

主持人發言：(略)

與會者發言：××× ………………………………………………………………××× ………………………………………………………………

散會

主持人：×××(簽名)

記錄人：×××(簽名)

(本會議記錄共×頁)

二、會議記錄的基本要求

1、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。

2、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。

3、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。

記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。

4、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。

會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意。

三、會議記錄的重點

會議記錄應該突出的重點有：

（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；

（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；

（3）權威人士或代表人物的言論；

（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；

（5）會議已議決的或議而未決的事項；

（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。

四、會議記錄的寫作技巧

一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。

一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。

二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。

三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。

四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。

五、會議記錄與會議紀要的區別

會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通

常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

六、會議紀要的概念

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于黨政機關、社會團體、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括地反映會議精神，以便與會者統一認識，會后全面如實地進行傳達組織落實開展工作的依據。同時會議紀要可以多向行文，具有上報、下達以及與同級機關進行交流的作用；向上級機關呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導；向同級機關發送，用以通報會議情況，以便得到同級機關的支持和配合；向下級機關發送，用以傳達會議精神，以便下級機關貫徹執行。

會議紀要通常情況只印發到會的單位，視情況抄送有關的單位。為便于上級了解工作開展情況，也要抄報上級主管部門。

七、會議紀要的特點

（一）紀實性。會議紀要是根據會議的宗旨、議程、會議紀錄、會議活動情況等有關材料綜合整理出來的公文。在會議紀要中不能隨間篡改會議的基本精神，不能擅自增加或冊減會議的內容，不能隨便更動與會者議定的事項，不能對會議達成的共識進行修改，也不需要對會議或會議的某項內容進行分析、評論。它要求如實地記載會議的基本情況，對會議存在的分歧意見和問題等，也要真實、概括地予以反映。會議紀要具有紀實性特點，因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價值。

（二）概括性。會議紀要不同于會議記錄。會議記錄是由專人把會議的基本情況如實記錄下來的書面材料，會議紀要，是根據會議的中心議題、指導思想和議定事項，在會議記錄所提供材料的基礎上，經過概括、整理、提練、才能形成公文，所以，與會議記錄相比，會議紀要能夠更集中地反映會議的精神實質，具有高度的概括性。

（三）指導性。會議紀要有兩項功能，一項是“記載”，一項是“傳達”，并且通過“記載”去“傳達”，它所記載、傳達的會議情況和議定事項，是與會者及其組織領導者的共同意志的體現，是會議成果的結晶，集中反映了會議的精神實質，因而具有很強的指導性。

八、會議紀要的分類

根據會議性質不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和專項會議紀要。辦公會議紀要是各級黨政機關、企事業單位、社會團體召開的定期或不定期的工作會議形成的會議紀要。

專項會議紀要是為研究專項問題而召開的會議所形成的會議紀要。

根據內容的不同，會議紀要分為專題型紀要和綜合性紀要。這種內容的會議紀要比較普遍。

專題型紀要主要反映與會者就會議主要議題，在統一認識的基礎上所形成的決定、決議。這種紀要多用于黨委會議和機關的行政會議，或座談會、研討會等。

綜合性紀要則側重于全面概述會議基本情況，包括會議的議題、討論情況、討論結果等。這種會議紀要多用于領導集體辦公會議等。

九、會議紀要的結構、內容和寫法

會議紀要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

（一）首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。

會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《全國城市愛國衛生現場經驗交流會紀要》、《關于改革××局、××局管理體制的會議紀要》等。也有的由發文機關、會議名稱和文種構成，如《××集團公司經理辦公室會議紀要》。

成文時間即會議通過的時間或領導人簽發的時間。一般在標題下居中位置用括號注明年、月、日。也有把成文時間寫在尾部的署名下面。

（二）正文。公議紀要正文的結構由前言、主體和結尾三部分組成。

1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用“現將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現將會議主要精神紀要如下：”等語句轉入下文。這項內容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。

2、主體。是會議紀要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

另外，在具體寫法上，不同類型的會議紀要，寫法也有不同。

決議型紀要，主要根據中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內容一一表述清楚。

綜合性紀要，主體內容則側重于突擊會議的指導思想，全面介紹會議的基本情況。

3、結尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內容寫完，全文即告結束。

（三）尾部。包括署名和成文時間兩項內容。

署名只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，如果在首部已注明，就不再寫。

十、撰寫會議紀要應注意的問題

撰寫會議紀要應當注意的兩個問題：一是概括要全面，要如實反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達能力。這樣，表述上才能做到重點突擊，條理清晰，文字簡練。

（例文一）專題性紀要

全國城市經濟體制改革試點工作座談會紀要（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，國家體政委在××省××市召開了全國城市經濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區、直轄市體政委（辦）的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務院有關部門的負責同志共二百多人參加了會議。會上傳達學習了中央領導同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經驗，研究了在新形勢要積極推進城市經濟體制改革進一步開展的工作。

一、統一認識，明確今年改革的方針和主要任務。（略）

二、進一步簡政政權，政企分開，搞活企業。（略）

三、充分發揮社會主義市場經濟，理順經濟關系。（略）

四、精心指導，保證改革健康發展。（略）

與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務院的布署，精心組織，精心指導，搞好調查研究，把城市經濟體制改革引向深入，為建立有中國特色的社會主義市場經濟作出新貢獻。

（例文二）綜合性會議紀要

××縣人民政府第六次常務會議紀要時間：××××年×月×日上午八點半至十二點

地點：縣政府常務會議室

主持：縣長×××

出席：副縣長×××、××、××、×××辦公室主任×××

請假：×××（出差）

列席：×××、×××、×××

記錄：×××

現將會議討論及決定的主要事項紀要如下：

一、會議聽取了副縣長×××關于召開經濟工作會議準備的情況匯報，討論了擴大縣屬企業自主權的十條規定。會議同意縣經濟工作會準備情況匯報，并決定于×月×日召開全縣經濟工作會議。今年各項經濟工作指標，要以市經委下達的為準，不再調整縣原各公司的主要經濟指標。在縣經濟工作會議上，由縣經委與縣原各公司簽訂經濟責任書。

二、會議原則同意縣民政局關于民政事業費管理使用辦法的修訂意見。

三、會議同意將縣政府辦公室提出的轉交機關工作作風的規定意見（討論方案）印發各部門，廣泛征求意見，作進一步修改后，以縣政府文件印發。

××縣人民政府辦公室

××××年×月×日印發

第三篇：常見應用文體：會議紀要的三種寫法及與會議記錄的區別

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0 常見應用文體：會議紀要的三種寫法及與會議記錄的區別

一、會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

二、會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

三、范文

關于全市艾滋病防治工作專題會議紀要

2006年，市政府副市長謝小軍主持召開會議，專題研究我市艾滋病防治工作有關問題，落實王鴻舉市長關于防治工作的重要批示。市委宣傳部、市教委、市公安局、市司法局、市財政局、市衛生局、市人口計生委、市廣電局、市藥監局等有關部門和單位的負責同志參加了會議。

與會同志聽取了市衛生局關于我市艾滋病感染和防治對策的情況匯報，各與會單位按照各自分工匯報了目前的工作情況。會議認為，全市艾滋病疫情形勢十分嚴峻，艾滋病防治工作面臨著十分艱巨的任務，必須提高認識，統一思想，采取堅決有力的措施，多管齊下，遏制目前艾滋病感染率不斷上升的勢頭。現將會議議定事項紀要如下：

一、進一步加強對艾滋病防治工作的領導

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各地區、各部門要加強對艾滋病防治工作的領導與協調。要充分調動政府部門和社會各界的積極性，學習和掌握艾滋病預防與控制的政策，統一認識，轉變觀念，增強防治艾滋病工作的緊迫感、責任感和使命感，認真貫徹國務院《艾滋病防治中長期規劃》提出的指導原則、工作目標和行動措施，保證規劃目標和任務的如期完成。由市衛生局牽頭，草擬《關于進一步加強艾滋病防治工作的通知》，近期內以市政府名義印發。

二、加大宣傳教育力度

艾滋病是可以預防的疾病，必須堅持“預防為主”的方針。要加大宣傳教育力度，通過一系列宣傳活動和科普知識教育，把有關預防艾滋病的知識教給群眾，提高群眾對艾滋病的危機意識和自我防護意識，增強全民的責任感，這是目前預防與控制艾滋病最有效的措施。請市委宣傳部牽頭，衛生、教育、廣電、紅十字會等部門和單位積極參與，有計劃、有步驟、有針對性地開展宣傳和科普知識教育。宣傳教育工作中要體現出對艾滋病患者和感染者的社會關愛，宣傳內容上要根據對象的不同加強有針對性的教育，如對高危人群的宣傳應注重喚起他們的社會責任，對特殊崗位的工作人員培養他們的防范意識和自我保護意識等。

三、進一步完善重點部位和重點環節的防控措施

（一）由市衛生局負責，完善市疾病預防控制中心的艾滋病檢測手段，在技術、設備和人員培訓方面扎扎實實開展工作，盡快建立一個功能比較完善的艾滋病檢測和確認實驗室。

（二）由市藥監局、市衛生局負責，市公安局、市監察局配合，進一步加強對采供血機構和血液制品生產單位的治理整頓，完善規章制度，實行一把手負責制，堅持臨床用血必須經過嚴格的艾滋病檢測等措施，嚴格執行責任追究制度。堅決打擊血頭、血霸等違法亂紀行為和其他非法采供血活動，對農村貧困人員經常性賣血行為給予高度關注，獻血必須按照規定，每人每年不得超過4次，重點地區要進行經常性的艾滋病檢測。

（三）由市衛生局負責，通過經常性和專項性的檢查，督促各醫院完善有創檢查的艾滋病防范措施，提高醫務人員的艾滋病防范意識，杜絕艾滋病病毒通過有創檢查傳播。

（四）由市公安局牽頭，市衛生局、市人口計生委配合，在高危人群中開展艾滋病干預活動。目前我市艾滋病防治工作的重點是高危人群，即賣淫、嫖*、吸毒、同性戀者。要強化管理措施，開展有針對性的宣傳教育工作，喚起他們的社會責任意識，積極推廣使用安全套，宣傳共用注射器的危害，普及艾滋病和性病的預防知識，逐步轉變人群的高危行為。

四、采取多種形式關心、救助艾滋病患者及HIV病毒感染者

每年12月1日是“世界艾滋病日”。今年的主題為“相互關愛，共享生命”。強調以消除歧視、倡導關愛的精神來鼓勵全社會積極行動，采取更為有效的措施，為艾滋病病毒感染者和病人創造更為寬松和諧的生活環境。

五、進一步加大對艾滋病預防與控制工作的投入

艾滋病預防與控制工作以政府投入為主，按分級承擔、多渠道籌資的原則，各級財政要認真研究制定艾滋病防治工作的投入政策，增加必要的防治經費。

第四篇：會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要與會議記錄的區別

二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執行或公布的具有紀實性和指導性的文件。

會議紀要根據適用范圍、內容和作用，分為兩種類型：(1)工作會議紀要。(2)協商交流性會議紀要。

會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

(1)標題

由會議名稱和文種組成。如《**置業有限公司周例會會議紀要》。

(2)文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

(3)正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

①在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。

②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發言記錄式寫法。按照會上發言順序，摘錄每個人發言的主要內容。此寫法主要用于座談會紀要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內容歸納成幾個問題來寫。適用于規模較大、內容復雜的會議。寫作時，可根據表達內容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。

③結尾的內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結尾。

特點。

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

會議記錄是當事人記錄會議情況以供備查的一種文體。

一般會議記錄包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。

對于發言的內容，一是詳細具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用于一般性會議。

會議結束，記錄完畢，要另起一行寫“散會“二字，如中途休會，要寫明“休會“字樣。

第五篇：會議紀要、會議簡報、會議決議、會議記錄的寫法

會議紀要、會議簡報、會議決議、會議記錄的寫法

2012年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱新《條例》）中規定，黨政機關公文種類有15種，紀要是其中的一種。新《條例》規定，紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。紀要作為黨政機關的法定文種之一，被廣泛運用于黨政機關、企事業等單位的會務管理活動之中，較好地發揮了溝通情況、交流經驗、統一認識、指導工作的作用。然而，因紀要在名稱、適用范圍方面均有所變化，加上以往會議紀要的法定效力存在模糊和不確定狀態，特別是新《條例》沒有對紀要的形式要件、生效程序、效力范圍等做出更明確的說明，這就直接導致在撰寫紀要的過程中出現不規范甚至錯誤的情況。筆者結合長期的教學和寫作實踐，簡要分析紀要寫作過程中應該注意的幾個問題。

一、認清文種嬗變之“源”

黨政機關公文寫作，首先需要確認該選擇哪個文種。不同文種有不同寫法，同一文種，由于歷史嬗變的原因，在不同的歷史時期，其文種名稱、適用范圍、內部分類、內容要素及寫法技巧等等，都會呈現出不同程度的差異性。鑒于此，寫作者理應了解各文種的來龍去脈，以便從中進行“你從哪里來”的哲學觀照，從而更能在本質上把握該文種寫作的精神內核。紀要的“紀”通“記”，是記載、記錄的意思。我國古代公文中，沒有“紀要”這一公文名稱。“紀要”產生于現代應用文體的會議記錄。我國把紀要作為正式公文是1987年2月18日國務院辦公廳頒發的《公文處理辦法》。在這之前，紀要實際在機關、團體、企事業單位使用，只是未被列為正式公文。

1993年11月修訂前的紀要，是用于“傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行”的文種。修訂后一直到2001年1月1日起開始實施的《國家行政機關公文處理辦法》，規定會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》規定，“紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。”

從以上紀要流變的歷史軌跡可以看出，新《條例》規定，從2012年7月1日起，“紀要”取代“會議紀要”，其法定性未變，但名稱和適用范圍發生變化。紀要的主要用途是“記載會議主要情況和議定事項”。故此，從辦文的角度來看，紀要更多的是作為閱件而存在，如果要下發執行，勢必要假借于其他文種，或其他法規，如通知、辦法等。明確了紀要的“源”頭，寫作者的“活水”自然從中來。

二、重視材料本身之“紀”

如前所述，紀要的“紀”通“記”，是記載、記錄之意。從寫作學的角度看，紀要的寫作素材來自于會議記錄，是在會議記錄的基礎上，緊扣會議主旨，忠于會議精神，經過文字或錄音整理，去粗取精、概括歸納而成的。紀實性是紀要的基本特點，也是撰寫紀要的基本原則。

因此，撰寫紀要，首先要做好會前準備。要掌握會議的全部情況，弄清楚會議的目的、任務、內容和形式，掌握會議的所有文件材料。其次，要認真做好會議記錄，撰寫者應該參加會議的全過程。做會議記錄，一般地，應該做到“有言必錄”，以同步進行的文字筆錄為主，適當輔之以錄音。撰寫者在綜合與會者的發言時，不能斷章取義，扭曲他人意見，要盡可能忠實于發言者的原意，使用其原話，保持其語言風格。再次，要特別注意閱讀會議的主體文件、材料、領導同志的發言，掌握會議的主要精神。

三、突出內容精簡之“要”

紀要的寫作，應該在“紀”的基礎上突出“要”，即“紀”其“要”。要圍繞會議主旨，深入提煉會議精髓，擇要表述。

一是抓住要點，突出會議主題。紀要雖然是反映會議情況和結果，但也不能面面俱到，要圍繞會議主題，抓住要點，突出會議重點。會議成果是紀要寫作的主體，也是會議要點所在。會議的目的和任務，會議就重要問題達成的共識，會議上提出的解決問題的辦法、形成的指導性意見或政策性規定以及領導總結性發言，都是寫作的要點。

二是文字表達簡明扼要。一方面，對會議形成的材料要去粗取精，刪繁就簡，選取典型事例和準確的數據反映會議的概況、主要精神和議定事項。另一方面，語言盡可能簡短、通俗，切忌長篇大論，應以敘述為主；在層次結構、段落安排上，要條理清楚，篇幅一般不宜過長。

四、注意相近文種之“忌”

黨政機關召開會議，可能涉及多個文種，如會議記錄、決議、會議簡報、紀要等。因為這幾個文種都跟會議的內容和整個過程密切相關，在寫作時，難免會在選擇文種的問題上舉棋不定。更重要的是，幾個文種在寫法上也有相似或交*的地方，稍有不慎，就有可能出現錯用文種的現象，或寫出一個“四不像”的會議文書。因此，紀要寫作者下筆之前，很有必要掌握幾個相近文種的區別。

1.紀要忌寫成會議記錄。紀要以會議記錄為基礎和依據，表現會議的主要內容。會議記錄則是如實記錄。另外，會議記錄只作為機關單位內部存查使用的文書，不對外公布，紀要則在一定范圍內公布傳達，作為正式黨政機關公文使用。

2.紀要忌寫成決議。新《條例》在《國家行政機關公文處理辦法》的基礎上增加了“決議”和“公報”。決議適用于會議討論通過的重大決策事項。紀要與決議都跟會議有關，都要求下級機關貫徹執行，但兩者在寫作上還是有很多不同之處：第一，從內容上看，紀要的內容更為廣泛，所記內容有輕有重，展現的是會議的全貌；而決議涉及的主要是會議的重要事項和重大決策。第二，紀要可以反映與會者（單位和人員）的不同觀點；決議只能反映整個大會的統一觀點。第三，紀要草擬后，只要主管負責人審閱同意即可發布；決議須與會者按照法定程序表決通過才能生效。

3.紀要忌寫成會議簡報。二者都是會議文書，在格式方面有相似之處。二者在寫作上的主要區別在于：首先，紀要是正式的黨政機關公文，如果內容中有要求與會單位共同遵守、執行的事項，與會單位必須認真遵守、執行；簡報只用于反映情況，是有關單位開展工作的參考資料。其次，紀要反映的是會議的整體內容，是全面的概括；而會議簡報反映的是會議的階段性內容。再次，紀要只能在會議結束后印發，且只能印發一次；會議簡報在會議的每個階段都可印發。

五、辨析橫向比較之“特”

紀要與其他14種黨政機關公文相比，在格式和寫法上均有所不同。同時，《黨政機關公文格式》（GB／T9704—2012）規定，紀要格式可以根據實際制定。寫作者掌握這一特點，有助于寫好紀要，發揮紀要的特定功能。

1.格式特定。《黨政機關公文格式》規定，公文格式有通用格式和特定格式，其中，特定格式里就包含有“紀要格式”。

2.要素特別。主要表現在以下幾方面：紀要標志使用“××××紀要”格式，不加“文件”二字；紀要編號取代通用格式的發文字號；紀要不用寫主送單位和落款；成文時間一般寫在紅色分割線右上方；紀要不蓋公章。

3.表述主體特殊。紀要以會議為表述主體，常用的句式有：在說明會議過程時，常用“ 會議聽取了×××匯報”、“會議傳達了×××文件（講話、會議）精神”、“會議圍繞×××進行了熱烈討論”等語句樣式；在闡述會議精神時，常用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”等語句；在介紹領導講話時，常用“××指出”、“××強調”等語句；在表述會議決議時，常用“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等語句。