第一篇：公文寫作簡答題資料

試卷部分：

1.記錄類文書主要記錄哪些方面的內容？

會議記錄：如實記載有關會議基本情況和主要內容 電話記錄：記載有關通話內容 接待記錄：記錄群眾來訪時的接待內容

大事記錄：按年月日的順序記載本部門工作中的重大公務活動或重大事件

2.公文處理的具體要求是什么？

文稿中的人名，地名，數字，引文要準確，日期應寫具體的年月日

文稿中如要引用某份公文，應當先引標題，后引發文字號 文稿中涉及計量單位時，必須使用國家規定的標準計量單位

用詞要準確，用字要規范

公文中的數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞，詞組，慣用語，縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字

6.公文的標題中除法規，規章名稱加書名號外，一般不加標

點符號

準確周密，確保質量；及時迅速，注重時效；安全可靠，保守機密；集中統一，加強管理；實事求是，遵規守紀；精減7.公文的發文字號一般包括機關代字，年份和該年度發文序文件，提高效率。號。3.案卷標題的擬寫要注意哪些問題？

注意政治上的正確性

注意文字表述簡練通順，概括正確

案卷標題的基本結構力求完整；合乎語法；標點正確 4.試論述加強公文寫作人員素質修養的重要性及其修養的途徑？

加強公文寫作人員素質修養的重要性

8.按內容和發文目的分，函的種類有四種商洽函，詢問函，請批函和答復函。9.會議紀要主體的寫法有三種：條項式，綜合式和摘錄式。10.計劃的正文內容應包括目標，步驟和措施

11.議案是各級人民政府依照法律程序向同級人民代表大會或

其常務委員會提請審議事項的公文；提案是政協委員向政府部門提出書面意見和建議的專用文書。建議是人大代表隊政府工作所提的批評，意見和建議的一種文字素材。

公文是國家黨政機關實施領導與管理的重要工具和手12.行文規則是公文運行過程中應遵守的規矩，要求和原則 段

13.批評性通報的正文，一般由緣由，概述和評價事實，說明

公文寫作是一項政治性和政策性都很強的工作 決定，提出希望和要求等四部分組成寫作公文是代機關立言

14.通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸

屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周 公文寫作者的政治素質，政策理論水平，知識結構，知或者執行的事項；任免人員

文字表達能力的高低，直接關系到公文寫作的質量

15.請示有哪些規則：請示應一文一事；不直接送領導人個人；

修養的途徑

不越級請示；只寫一個主送機關；不得抄送下級機關

完善自我，勇于創新。

16.主題詞是指最能確切表達公文主題的規范的單詞或者詞組

博覽群書，增長知識。

17.調查報告時對社會生活中某種事物，某件事情，某個問題

深入實踐，勤學苦練。進行了調查，有了充足的材料，研究出規律性的東西后，寫成的一種書面報告

5.舉例說明怎樣才能做好公文起草工作？

18.通告和公告的區別：（1）內容不同.公告公布的是重要事項公文擬稿要符合黨和國家的方針，政策，法律，法規及有

或法定事項，多與政治方面有關；通告公布的是應遵守或關規定。

周知的事項，多是業務工作方面。（2）范圍不同：公告的擬寫文稿要達到：情況確實；觀點明確；條理清楚；文字范圍極為廣泛，是向國內外發布；通告是向社會各有關方精練；書寫工整；標點準確；篇幅簡短 面發布。

19.寫作經濟合同必須做到：內容要合法。條款要完備。語言

教材部分 要準確，表達要嚴密 20.批復和復函的區別在于：（1）發文機關不同，批復在高層1.領導機關常用，基層機關少用，一般用復函。（2）行文關系不同。批復屬于下行文，復函屬于平行文；（3）內容性

2.質不同，內容比較重要，原則性，政策性較強的問題，一般用批復答復，一般事務問題用復函。

3.21.行政公文是國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書

公文的主要特點歸納為法定作者，法定效力和特定體式三個方面。

公文的權威性和行政約束力，來自它的制發機關的權威和合法地位。

公文按性質作用分類可分為，法規性公文，指揮性公文，公布性公文，報請性公文，通聯性公文，和記錄性公文六種。

22.行文關系有上下級關系，平級關系，隸屬關系，不相隸屬

4.指揮性公文主要有：命令，決定，通知。意見，批復等

關系等幾種

5.保密公文分為絕密見，機密件，秘密件

23.計劃按內容分有綜合計劃，專項計劃

6.公文的文面由眉首，主體，版記三部分組成

24.調查報告的三個環節是，調查，研究，寫作

7.眉首包括發文機關標識，發文字號，秘密等級和保密期限，25.報告是向上級機關反映情況，匯報工作，答復上級機關詢

緊急程度，簽發人等要素

問的上行文

8.發文標識一般由發文機關全稱或規范化簡稱后加文件兩字26.簡報是黨政機關，群眾團體，企事業單位簡要報道工作情

組成。

況的一種文書形式。

9.編制發文字號應注意三點，機關代字要規范，排列順序不27.函與請示，批復有何區別？（1）從行文機關看，函多用于

能亂，年份不能省寫

不相隸屬關系的機關，請示用于相隸屬的上下級機關。（2）批復主要用來批復下級的請示，內容一般較重要；函即可10.緊急電報分，特提，特急，加急，平急 用來回復不相隸屬機關在業務上的批準的事項，也可以用

11.主體部分的基本構成要素有標題，主送機關，正文，附件來回復不相隸屬機關的來函，內容常常是一般性的。

說明，成文日期，印章和附注等

28.發布性通知的正文一般由發布語和批示語構成，發布語主

12.版記部分的基本構成要素有主題詞，抄送機關，印發機關要交代文件名稱，表明態度，提出要求，批示。

和印發日期。

29.批復的正文一般包括批復緣由，批復事項和結論三部分組

13.上行文分別采用逐級行文，多級行文，越級行文，成

14.下行文分別采用，逐級行文，多級行文和直達行文，30.按照適用范圍的不同，可以將報告分為工作報告，情況報告和答復報告。15.行政機關常用的決定可分為政策性決定，部署性決定，獎

懲性決定

31.公文主題詞一般不超過5個，其標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。16.決定與決議的區別：（1）產生的程序不同，決議必須經過

會議表決通過，才能正式行文，決定則可由領導機關在法32.命令一般包括任免令，獎懲令和發布令等

定權限內直接做出，不一定要經過會議表決的程序；（2）33.復函是指答復對方單位提出的有關公務事項的函 內容特征不同，決議的涉及面往往較為寬泛，且不作具體的工作部署，并帶有議論性的色彩，決定的內容比較集中34.會議紀要是用于記載和傳達會議情況，議定事項的穩重

單一，多用于布置工作，提出要求等。

35.不相隸屬機關指不是同一垂直組織系統不發生直接職能往

17.決定，通知與意見的區別：（1）從行文方向來看，意見可來的機關，包括平級機關或不同級別的機關

上也可以下行或者平行，通知可上可平行，而決定只能用36.提高公文作者素質修養應注意一下內容：人格素養，思想于下行；（2）從內容特征來看，決定常用于重要事項，重理論素養，文化科學知識素養，思維能力，處事能力 大行動的安排，帶有較強的決策性和綱領性，提出的辦法，措施原則性較強，通知使用面寬，常用于部署工作，要求

明確而具體；而意見大多是針對新的問題，新情況提出的見解和處理辦法，或做原則性指導，文中往往有較多的說理成分。

18.公告的特點，鄭重性，周知性，新聞性。類別：向國內外宣布重要事項的公告，宣布法定事項的公告 19.公告和公報的區別：（1）從制發機關來看公告是行政機關的法定文種，而公報一般是當的公文法定文種，行政機關一般很少用；（2）從文件篇幅來看，公告宣布事項簡約較短，而公報內容詳盡內容比較多 20.請示與報告的區別？（1）行文目的不可。（2）行文時間不同；（3）內容含量不同；（4）處理辦法不同 21.函與請示的區別？（1）行文對象不同；（2）行文語氣不同；（3）結尾用語不同

第二篇：公文寫作簡答題

公文寫作簡答題及參考答案

2013-5-10 16:37:07

簡答題

1、記錄類文書主要記錄哪些方面的內容﹖

2、公文寫作的基本要求

3、簡述公文的寫作程序

4、什么是聯合行文？聯合行文要注意哪些問題？

5、公文語言的主要特點是什么?

6、簡述公文寫作的程序。

7、按行文方向對公文進行分類的意義是什么?

8、區別主送與抄送機關的依據是什么?

9、發文處理的主要程序是什么?

10、用印的注意事項有哪些?

11、聯合行文該如何蓋章？

12、國家行政機關公文版面要求？

簡 答 題 答 案

1、記錄類文書主要記錄哪些方面的內容﹖

答：

（1）會議記錄：如實記載有關會議基本情況和主要內容。

（2）電話記錄：記載有關通話的內容。

（3）接待記錄：記錄群眾來訪時的接待內容。

4）大事記錄：按年、月、日的順序記載本部門工作中的重大公務活動或重大事件。

2、公文寫作的基本要求

答：

（1）在符合黨和國家的路線方針政策，符合法律法規及有關規定基礎上確立主題。

（2）實事求是、講求實效。

（3）文種恰當、主題明確、結構完整、格式規范。

（4）用語莊重嚴謹、簡明通順、平實得體。

3、簡述公文的寫作程序

答：公文寫作的程序一般分為：準備、撰擬、審核修改三個階段。

4、什么是聯合行文？聯合行文要注意哪些問題？

答：聯合行文就是同級機關、部門或單位可以聯合發文的形式。聯合行文要注意的內容是：（1）行文的各機關部門必須是同級的（2）聯合行文對于共同貫徹執行有關方針、政策或興辦某些事業，是非常有利的（3）幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關（4）聯合行文應當確有必要，且單位不宜過多。

5公文語言的主要特點是什么?

答：

公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規范。

莊重--指語言端莊，格調鄭重嚴肅。

準確--指語言真實確切，無虛假錯漏，褒貶得當，語意明確，符合實際。

樸實--指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。

精練--指語言簡明扼要，精當不繁，服從行文目的及表現主題的需要，當詳則詳，當略則略。

嚴謹--指語言含義確切，文句嚴謹，細致周密，分寸得當，忌模糊含混、語意多歧。

規范--指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎公務活動的特殊規范性要求。

6簡述公文寫作的程序。

答：

（一）公文寫作前的準備

1、明確行文目的和要求。

2、確立公文主題。

3、選定公文文種。

4、占有材料。

5、確定具體表達方式。

（二）撰擬文稿

1、安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次、段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結尾。

2、擬出寫作提綱。

3、正式撰擬文稿。

（三）審核修改

文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規定的程序進行。

7、行文方向對公文進行分類的意a義是什么?

答：

按行文方向分為上行、平行、下行3類。

如此分類，當我們需要行文時，只要根據行文單位之間的隸屬關系（上、下隸屬或不相隸屬），就能準確的從該公文分類中找到正確的文種了。

8、區別主送與抄送機關的依據是什么?

答：

主送機關是要對所受公文負責實際辦理、答復的，抄送機關只需對公文內容了解。主送機關表明公文效力所及的空間范圍和機構、人員范圍；抄送機關的作用是溝通情況，以便取得了解、支持、配合。

9發文處理的主要程序是什么?

答：

發文辦理的一般程序為：復核、登記、印制、核發。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。

10、用印的注意事項有哪些?

答：

公文用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發的公文。二，公文用印要端正，清晰，不得模糊歪倒。蓋印的位置要正確。三，兩個以上的機關或部門的聯合下發的公文，各機關部門都要加蓋印章。四，公文用印一定要與制發公文的機關，部門成單位相一致。五，公文用印要核實份數，超過份數的不能蓋印，要防止將印章錯蓋在漏印的空白上面。

11、聯合行文該如何蓋章？

答：

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發機關匿名，最后一個印章端正，居中下壓發文機關署名和成文日期、印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應為上距正文一行之內。

12、國家行政機關公文版面要求？

答：

公文標題2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，結構層次第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三、四層用仿宋字，A4紙型雙面印刷，每面22行，每行28個字。

作用：上情下達，下情上達，相互借鑒。

第三篇：大學公文寫作期末簡答題

應用文的特點：

1、應用性（作用）：主旨單

一、集中、明確

2、體制性（文體）：結構合理、謹嚴、固定

3、說明性（內容）：材料多樣、真實、有力；語言準確、簡明、平易、莊重

應用文的發展呈現出四個鮮明的特點：

1、中心內容經濟化

2、使用范圍國際化

3、表達語言雙語化

4、書寫技術現代化 行政公文的特點：

法定的權威性；體式的規定性；制發的程序性；較強的時效性；內容的實用性

行政公文的作用：

1、公務聯系作用

2、領導與指導作用

3、法規依據作用

4、宣傳教育作用

5、憑據與記載作用

行政公文寫作要求：

1、符合政策法令

2、突出正文，行文嚴謹

3、講究公文結構

4、語言表述精當

公關禮儀文書的特點：社會交往的應酬性；真實表達的情感性；格式的規范性

公關禮儀文書的寫作要求1．審時度勢2．分清對象3．區分場合4．概括簡明5．用語得體 總結具有“三定四性”的特點：三定指總結者、時限、事項已經確定；四性指回顧性、理論性、目的性、自述性。

調查報告寫作要經過以下五個程序：確定主題；取舍材料；擬定提綱；起草報告；修改報告 簡報的特點：內容的真實性、選材的新穎性、編發的快捷性、篇幅的短小性、表達的靈活性、格式的規范性

簡述簡報的格式。

報頭：簡報名稱、期數、編發機關、日期、保密提示、編號。

報核：目錄、按語、標題、正文。

報尾：發送對象、編印份數、聯系工具和聯系人

規章制度的寫作要求

1、必須以國家的方針、政策、法令為依據

2、要從實際出發，制定規章制度前要進行深入細致的調查研究。

3、篇章要條理清楚，文字簡練、準確、明白、肯定。

4、注意修訂，逐步完善。

合同的特征？

1、合同具有法律效力

2、合同內容必須合法

3、合同的訂立必須平等互利、協商一致

4、必須采取書面形式

合同的主體部分包括哪些內容？標的、數量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法。

訂合同原則：公平；誠信；守法

無效合同是什么：

1、一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國家利益；

2、惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益。

3、以合法形式掩蓋非法目的；

4、損害社會公共利益；

5、違反法律、行政法規的強制性規定

第四篇：公文寫作與處理簡答題

《公文寫作與處理》簡答題 第一章

公 文

◆什么是公文：

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。

◆怎樣理解公文的基本含義：

1.公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。3.公文是具有法定效用與規范格式的文件材料。4.公文是辦理公務的重要工具之一。

◆公文產生的必要條件是什么：

具有法定地位的機關或組織在行使職權和實施管理的公務活動中，必然會產生體現自身意志的文件材料，這是公文形成的必要條件。

◆簡述我國古代公文產生與發展的主要線索： 1.上古時期，就創造了“結繩記事”的辦法。

2.商代時期，出現了一種體式較為完整的甲骨文書。

3.西周時期，為加強國家的行政管理，已設有專門管理文書的機構與起草文書的官吏。4.秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期。秦代出現的“書”、“奏”，是我國最早的上行公文。到了漢代又出現了“章”、“表 ”、“疏”等上行文；官府之間，平級官員之間的平行文種“移書”的使用也多了起來；下行文則有“令”、“諭”、“教”等。

5.秦漢以后，以至明清，在兩千多年的封建社會里，下行、上行、平行的公文種類不斷演變增多。

6.辛亥革命以后，南京臨時政府對封建王朝的文書工作進行了全面改革，簡化文書種類，劃一公文程式。

◆比較文書、文件、公文三個概念的異同：

1.“文書”可以作為所有文件材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書。還可以指一種職業、一種職務名稱。

2.“文件”從廣義上說同文書一樣，但從狹義上說，主要是指機關、組織制成和發布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。

3.“公文”特指各機關單位為辦理公務而形成的文件材料。◆公文的主要特點是什么： 1.公文有法定的作者。2.公文有法定的權威。3.公文有特定的效用。4.公文有規范的格式。5.公文有規定的處理程序。

◆機關公文的作用表現在哪些方面： 1.領導與指導作用。2.行為規范作用。3.傳遞信息作用。4.公務聯系作用。5.憑據記載使用。

◆為什么要給公文分類：

由于公文所反映的社會現象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率的進行，就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。

◆常見的公文分類方法有哪些：

1.從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件。2.從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

3.從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

4.從公文制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件(法律文件、法令文件、行政法規與規章文件)、行政文件、黨的文件。

5.從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

◆公文的名稱是怎樣確定的：

一份公文的名稱并不是隨意確定的，它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。

◆我國現行的黨政機關公文常用種類有哪些：

1.<國家行政機關公文處理辦法>規定公文文種為12類13種：(1)命令(令)、(2)議案、(3)決定、(4)指示、(5)公告、通告、(6)通知、(7)通報、(8)報告、(9)請示、(10)批復、(11)函、(12)會議紀要。(1993年11月21日)2.<中國共產黨機關公文處理條例>規定黨的機關公文種類主要有14種：(1)決議、(2)決定、(3)指示、(4)意見、(5)通知、(6)通報、(7)公報、(8)報告、(9)請示、(10)批復、(11)條例、(12)規定、(13)函、(14)會議紀要。(1996年5月3日)

第二章

公文寫作

◆什么是公文寫作：

是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。

◆公文寫作的組織可分哪幾種形式：

1.由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2.由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆起草。3.由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿成文。

◆公文的質量主要體現在哪些方面：

主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面： 1.在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。2.在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

◆公文寫作有哪些特點： 1.被動寫作，遵命性強。2.對象明確，針對性強。3.集思廣益，群體性強。4.決策之作，政策性強。5.急迫之作，時限性強。6.講究格式，規范性強。

◆簡述公文寫作的基本要求：

1.要保證公文內容在政治上的正確性。2.要實事求是，在業務上符合客觀規律。

3.在文字表述上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯。4.公文起草要符合統一規定的體式與程序。5.要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

◆公文寫作的步驟是什么： 1.明確發文主旨。2.收集有關材料。3.擬出寫作提綱。4.認真起草正文。5.反復檢查修改。

◆公文的修改要抓住哪些主要問題： 1.關于主題的修改。2.關于觀點的修改。3.關于材料的修改。4.關于結構的修改。5.關于語言的修改。

◆簡述公文寫作人員加強素養修養的重要性：

公文寫作是各級機關工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性都很強的工作。公文寫作的好壞，不僅直接關系到公文效用的發揮，也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。

◆簡述公文寫作人員加強素養修養的內容： 1.政治素質好。

2.有一定的政策理論水平。3.熟悉業務和機關工作情況。4.有較寬的知識面。5.有較好的文字功底。

◆簡述公文寫作人員加強素養修養的途徑： 1.完善自我，勇于創新。2.博覽群書，增長知識。3.深入實踐，勤學苦練。

◆什么是公文體式：

是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。

◆為什么公文要有一定的體式：

主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。

◆什么是公文文體：

是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。

◆公文文體在表達方式有哪些特點：

表達方式是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點。

◆公文文體在語言運用上有哪些特點：

由于公文具有很強的政治性、政策性和現實效用性，所以公文運用語言應當做到： 1.準確。準確是公文語言的主要特征和基本要求。

2.簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，做到“文約而事豐”。3.莊重。莊重就是指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。

4.得體。得體就是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促進使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。

◆什么是公文的構成要素：

一份完整的公文是由一些規定的數據項目構成的，如發文機關版頭、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞等。這些數據項目就是公文的構成要素，或稱公文的組成部分。

◆公文構成要素的指定項目和選擇項目各有哪些：

1.指定項目。是用于在每一份公文的文面上規定必須填寫的數據項目。它由公文管理標記（包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記）、發文機關版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等項目組成。

2.選擇項目。是用于供選擇填寫的數據項目，可根據公文文種的需要選擇填寫。它由簽發人、題注、主送機關、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關和印發說明等項組成。

◆什么是公文的書面格式：

是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。

◆公文的書面格式在文面上分成哪幾個部分： 在文面上一般可分為文頭、行文和文尾三個部分。

◆公文的文頭、行文和文尾三個部分各有哪些數據項目：

1.文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項。2.行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項。3.文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

◆發文字號的作用是什么：

1.統計發文的數量，便于公文的管理。

2.在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

◆公文標題是怎樣構成的：

由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確，簡要的概括和提示。這三個組成部分，一般都要求寫完全，但也有省略的。例如： 1.省略發文機關名稱的。2.省略事由的。

3.機關名稱和事由同時省略的。

◆為什么要正確選定公文的主送機關：

公文的主送機關一定要選準，這是公文發出去以后能否得到及時處理的一個關鍵問題。

◆公文的主送機關一般有哪幾種情況：

1.上級領導機關對下級發出的公文，其所屬的下級機關單位都負有貫徹執行公文的責任。2.下級機關向上級領導機關發出的請示或報告等上行公文，一般都只有一個具體的主送機關，不要多頭主送。

3.直接向社會公眾發布的公文，公文的主送機關就不必填寫。

◆簡述公文正文的結構：

1.導語：依據式、目的式、原因式。2.正文主體。3.結束語。

◆簡述公文正文的寫作要求：

1.內容要符合黨的路線、方針、政策和有關規定，符合國家的法律、法規，提出新的政策規定要注意保持連續性，提法要同已公布的文件相銜接；

2.所反的情況、問題、數據等必須真實可靠，提出的措施和辦法，要切合工作實際，切實可行。

3.內容涉及的有關部門要經過協調會商，取得一致意見。

4.在文字表達上概念準確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實事求是，合乎語法規范，正確使用標點符號。

◆公文標注主題詞的作用是什么： 1.可以準確簡要地概括文件的主要內容。

2.可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個機關的辦事效率，尤其是大型數據庫使用主題詞效果更為明顯。

3.有利于文書檔案管理的規范化、系統化、科學化。

◆主題詞的標注應當注意哪些問題： 1.必須在公文主題詞表中選用主題詞。2.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用。

3.一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。

4.在公文上標注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。5.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。

◆簡述公文的排版形式：

公文的排版形式，是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外觀形式。主要包括：公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

◆簡述公文的裝訂要求：

公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠粘的辦法。裝訂時，文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件裝訂在一起，并在正文末尾注明各附件的標題；如不能裝訂在一起的，應在附件的首頁上注明文件的文號，與主件同時報送。

◆比較公文的正本、副本與存本的異同：

正本、副本與存本的文字內容是一樣的。正本是根據已經簽發的定稿制發的正式文件，一般蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署；副本是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本，主要供傳閱、參考和備查之用。存本是留在機關的除草稿、定稿以外的印制本，只是作為查考之用。

第四章

公文的行文規范

◆什么是公文的行文規范？它包括哪幾個方面：

按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系行文方向與方式以及行文規則三個方面。

◆什么是公文的行文關系：

公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。

◆怎樣劃分機關之間的行文關系：

1.同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。

2.上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。

3.非同一系統的機關之間，無論級別高低，既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。4.同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系。

◆簡述公文的行文方向與方式：

根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據機關工作的需要分為以下幾種不同的行文方式：

1.下行文。是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。1)逐級下行文。就是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。2)多級下行文。就是指黨政領導機關根據工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。3)直達基層組織和群眾的下行文。是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。

2.上行文。是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。1)逐級上行文。就是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。

2)多級上行文。是指下級機關同時向自己的直屬上級機關和更高級的上級領導機關的一種行文方式。

3)越級上行文。就是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級領導機關，向更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。

3.平行文。是指同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關部門單位之間的一種行文。

◆為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式：

在正常情況下，下級機關一般都采用這種逐級行文的方式向所屬上級領導機關請示和報告工作，而保證了正常的領導關系和業務工作關系。

◆行文規則的主要內容有哪些： 1.注意隸屬關系，尊重機關職權。2.大力精減文件，嚴格控制發文數量和范圍。3.在一般情況下，黨政機關不得越級行文。

4.牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文。5.行文必須正確確定主送機關和抄送機關。6.主送機關與公文名稱要相互呼應。7.關于聯合行文的問題。8.關于”請示”的行文問題。

9.關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題。

10.在報刊上發布的法規性公文，應視為正式公文依照執行。

◆為什么說在一般情況下黨政機關不得越級行文： 1.以免打擾正常的領導隸屬關系和工作業務聯系。

2.下級機關如果越級向上行文，就可能使直接的上級機關的工作陷于被動，或者造成公文往返傳遞延誤時間。

3.上級機關或業務主管部門如果越級向下行文，就可能造成溝通情況不及時和工作上的脫節。

◆為什么說牽涉到幾個部門的問題要先協商一致或經上級裁決后才向下行文：

在機關工作中有些問題往往牽涉到幾個部門，對某些問題的決定可能影響到某些部門的利益或增加某些部門的工作難度。如果意見未協商一致，就匆忙各自向下發文件，把不同意見捅下去，會使下級單位無所適從。

◆什么是聯合行文：

聯合行文就是同級機關、部門或單位聯合發文。

◆聯合行文要注意哪些問題：

1.聯合行文的各機關或部門必須是同級的。

2.幾個平行機關或部門聯合行文，應將相對應的各機關都列為主送機關。3.聯合行文應當確有必要，且單位不宜過多。

第五章

機關法定公文的寫作（上）（命令、議案、決定、決議、指示、意見）

◆命令（令）的類型： 1.公布令。2.行政令。3.嘉獎令。

◆議案的類型：

1.由職能機構提出的議案。2.由人民代表提出的議案。

◆決定有幾種類型： 1.指揮型。2.個案型。3.知照型。

◆決議可分幾種類型： 1.決策部署型。2.結果公布型。

◆指示的類型：

1.涉及全局問題，帶普遍性的指示。2.涉及局部問題，帶特殊性的指示。

◆意見有幾種類型： 1.直接指導型。2.批轉執行型。

◆命令的主要特點是什么：

1.權威性。一是發布命令的必須是具有鄉以上級別的國家權力機關的執行機關，二是命令的內容重要且具有不可更改性。

2.指揮性。是指命令的內容具有指揮下級機關或有關人員行動的功能。

3.強制性。是指命令的執行具有強迫的因素，下級機關或有關人員必須按照命令的指揮行動。

◆議案的主要特點是什么： 1.行文關系及辦理程序的法定性。2.行文內容的單一性和可行性。

◆決定的主要特點是什么： 1.性質重要。2.政策性強。3.有約束力。

◆決議有什么特點：

1.表達群體意志。2.有權威性和約束力。

◆指示有什么特點： 1.針對性。2.原則性。

◆哪些領導機關有權發布命令：

就行政系統而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府，有權發布命令。

◆哪些機構人員可以提出議案：

可以提出議案的，是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。

◆命令（令）的寫作要求：

1.必須根據憲法法律規定的權限范圍發布命令。2.要注意各類型命令寫作的共同點和不同點。3.語言要準確、凝煉、莊重有力。

◆命令（令）的寫作具體方法：

1.命令的內容單一，一般一文一事，篇幅都比較短。2.命令的結構由標題編號正文簽署四部分組成。

◆公布令、行政令、嘉獎令應當怎樣寫：

1.公布令的正文很短，只要說明公布什么法規，什么機構什么時候通過，什么時候開始施行。2.行政令的正文一般由命令原由命令事項執行要求三部分組成。3.嘉獎令的正文一般由先進事跡嘉獎內容號召三部分組成。

◆議案寫作要注意什么問題：

1.提出的問題重要且已具備解決的條件。2.要注意提出的權限和時限。3.要注意行文格式和辦理程序。◆決定應當怎樣寫：

1.決定的標題，由決定機構決定事由文種三部分構成。2.決定的正文，三種類型的寫法略有不同。

1)指揮型的決定，一般由決定理由決定事項執行要求三部分組成。

2)個案型的決定，一般由個案事實分析（即決定理由）決定事項期望要求三部分組成。3)知照型的決定，只要把需要”廣而告之”的決定事項一一列出。3.決定的文字，要準確、鮮明、簡潔，以便于領會和執行。

◆決定和決議有什么共同點和不同點：

1.共同點：決議和決定都是下行的指揮性公文，在內容方面接近，側重于對重要事項的決策；在文字表述方面，風格也一致，都要求準確、鮮明、簡潔。

2.不同點：形成的程序不完全一樣；內容的范圍也不盡相同；發布形式略有不同。

◆指示的正文應當怎樣寫：

指示的正文一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。1.指示根據包括理論根據、政策根據、現實根據等等。

2.指示事項和執行要求是指示的主要部分。在表達時，這兩個內容一般不截然分開，而所根據指示事項的多少，逐項列出，把執行要求分別列入各項中。

◆意見寫作要注意什么：

1.意見的標題，一般也是發文單位加事由加文種，但如經上級機構批轉或轉發，則上級多半用”通知”的形式下達，而將”意見”全文附在后面。

2.意見的正文，一般根據意見的多少，分部門或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現實根據。

第六章 機關法定公文的寫作（中）（公告、通告、公報、通知、通報）

◆公告與通告有什么共同點和不同點：

1.發布的公開性：內容都是公開的。但公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。

2.事項的重要性：都是發布重要的事情。公告發布的都是比較重大的事情，而通告次于公告。3.操作的嚴肅性：公告一般由國家各級政權機構發布，而發布通告由代表法定機構的團體或個人發布。

◆公報與公告有何區別：

1.從發布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告。

2.從內容來說，宣布單獨事件多用公告，發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。

◆公告與通告有幾種類型： 1.涉及法定事項的公告、通告。2.知照性公告、通告。

◆公報有幾種類型：

1.會議公報。一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。2.統計公報。發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字。

3.外交公報。涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發表的文件，主要公布會談各方面的觀點及取得的共識。

◆通知有幾種類型： 1.發布性通知。2.批轉性通知。3.轉發性通知。4.指示性通知。5.任免性通知。6.事務性通知。

◆通報可分幾種類型： 1.表彰先進型。2.批評錯誤型。3.傳達事項型。

◆公報有什么特點： 1.內容的公開性和重要性。2.發布機關的權威性。

◆通報有何特點： 1.周知性。2.指導性。

◆寫作公告與通告要注意什么： 1.符合權限，一事一告。2.容明確，語氣莊重。3.注意格式。

◆公報的寫作：

1.會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。

2.統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布，任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。

3.外交公報涉及及對外關系，其發布應遵循法定的審批手續和途徑。其內容涉及各方的觀點和承諾，行文要十分準確和莊重。

◆通知的寫作：

1.發布性通知。只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就可以了。

2.批轉、轉發性通知。簡單的只要寫明批轉、轉發什么文件，請貫徹執行就行了。3.指示性通知。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內容、工作要求三個方面講清楚。

4.任免性通知。一般只要寫明什么權力機構任命或免去什么人擔任什么職務就行了。5.事務性通知。只要把需要周知或執行的事寫清楚就行了。

◆通報的寫作：

1.表彰選進的通報，一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習這樣四個步驟寫。

2.批評錯誤的通報，應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。

3.傳達事項型的通報，一般由兩部分組成：一部分是通報事項的情況或者精神；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。

七章

機關法定公文的寫作（下）

（報告、請示、批復、函、會議紀要、條例、規定）

◆報告的類型：

1.按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。2.按照行文的目的的不同，報告可分為呈報性報告和呈轉性報告。

◆請示可分幾種類型： 1.請求批準類。2.請求幫助類。3.請求批轉類。

◆批復可分幾種類型： 1.表態性批復。2.指示性批復。

◆函可分為幾類： 1.商洽函。2.問復函。3.請準函。4.知照函。

◆會議紀要有幾種類型： 1.決議性會議紀要。2.協議性會議紀要。3.研討性會議紀要。

◆條例可分幾種類型： 1.黨的中央機關制定的條例。2.國家行政機關制定的條例。3.地方權力機關制定的條例。

◆規定可分幾種類型： 1.黨內規定。2.法規性規定。3.一般性規定。

◆報告有什么特點： 1.重陳述。2.有主見。

◆請示有什么特點： 1.超前性。2.說明性。3.單一性。

◆批復有什么特點： 1.針對性。2.指導性。

◆函有什么特點： 1.形式靈活，適應性強。2.務實性強。

◆會議紀要有什么特點： 1.紀要性。2.約束性。3.知照性。

◆報告寫作要注意什么問題： 1.陳述事實要清楚扼要。2.表達觀點要精練清晰。3.語言要簡潔樸實。

◆請示寫作要注意什么問題： 1.要遵守行文規則。1)請示應當一文一事。2)請示一般只寫一個主送機關。3)一般不得越級請示。

4)受雙重領導的機關向上級請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。2.理由要充分，要求要合理。3.格式要正確，語言要得體。

◆批復寫作要注意什么： 1.要先回應后批復。2.態度要鮮明，措辭要明確。3.要及時批復。

◆函的寫作要注意什么問題： 1.一事一函，直陳其事。2.語言要平實、親切、自然。

◆會議紀要的正文應當怎樣寫： 一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。

1.會議概況介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。2.會議內容介紹會議討論和決定的主要事項。

3.結束語是對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。

◆條例和規定的寫作應當注意什么： 1.草擬條例和規定要遵循原則。

2.起草條例和規定，應當對現行內容相同的法規進行清理，同時應當注意與其他有關法規和銜接和協調。

3.條例和規定的內容用條文表達，常見的有”章條式”和”條款式”兩種寫法。

第八章

機關其他常用公文的寫作（上）（規章類文書、計劃類文書、總結、調查報告）

◆什么是規章類文書？它主要包括哪些文種：

規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度度類文書，適用于黨政系統、社會團體、企業事業單位及各類組織機構。

它主要包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等。

◆什么是計劃類文書？它主要包括哪些文種：

計劃類文是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

它主要包括規劃、綱要、計劃、安排等。

◆規章類文書有什么特點： 1.內容的規范性。2.執行的強制性。3.制定的程序性。

◆計劃類文書有什么特點： 1.目標的前瞻性。2.操作的預想性。

◆總結有什么特點：

1.回顧性。總結的內容是回顧已經做過的工作。

2.經驗性。總結的目的不僅僅在回顧已經做過的工作，還在于把感性的認識上升到理性的高度，從具體工作中引出經驗教訓，以便為以后的工作提供借鑒。

◆調查報告有什么特點： 1.針對性強。2.紀實性強。

◆章程的種類： 1.組織章程。2.辦事章程。

◆計劃類文書的類型：

1.規劃類。實現目標的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長。文種名稱常用規劃、發展規劃、遠景規劃、綱要、發展綱要等。

2.計劃類。實現目標的期限較規劃短，以計劃和一年以內的短期計劃為多。文種名稱一般都叫計劃，有時前機加上一些限制語。

3.安排類。指較短時間段內對工作的具體安排。一般是在執行計劃的過程中，對某一階段的工作，作更具體的布置。

◆總結的類型： 1.綜合性總結。2.專題性總結。

◆調查報告的類型： 1.新聞性調查報告。2.政務性調查報告。3.個案性調查報告。

◆實施細則的寫作要注意什么：

1.一般是”章條式”或”條款式”，但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。2.必須具體，便于操作。內容必須和法律、法規的有關條款相對應。

◆守則的寫作要注意什么：

1.守則因為需要有關人員遵守，涉及的人比較多，因此必須簡短、精練、易記。

2.寫法多半是把內容概括為幾條，甚至是瑯瑯上口的若干短句或詞組，以便群眾容易掌握。

◆計劃類文書的寫作要注意什么問題： 1.分析情況要認真細致。2.確定目標要實事求是。3.措施步驟要切實可行。4.條目要分明，語言要簡潔。

◆總結的寫作要注意什么問題： 1.回顧工作情況要實事求是。2.總結經驗教訓要著眼未來。3.綱目要清晰，文風要平實。

◆調查報告的寫作要注意什么問題：

1.深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。2.圍繞問題展示重要的、典型的材料是調查報告的主要任務。3.調查報告的標題有公文式標題和新聞式標題兩種形式。

◆總結的正文的寫法：

1.分層展開式。是一種縱式結構，其內容和排列順序通常是這樣的：總體概況、主要成績及做法、存在問題、經驗教訓、今后努力方向。

2.綱目帶動式。是一種模式結構，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內容的幾個層次之間是并列關系。

◆調查的正文的寫法：

正文一般分為前言、主體、結尾三個部分。

1.前言是陳述調查材料之前的說明，可以介紹調查對象，介紹調查的目的和過程，也可以闡述調查的意義，甚至可以點明調查的結論。

2.主體是調查報告的主要部門，調查所得的材料和結論都放在這部分。

3.結尾是調查報告全文的總結，或再一次強調結論，或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題，等等。

◆計劃類文書有什么作用： 1.下情上達。2.上情下達。3.統一自身步調。

◆總結有什么作用： 1.下情上達。2.提高自身。

◆調查報告有什么作用：

主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。

◆章程的形式：

1.章條式。適用于政黨、較大的社會團體。2.條款式。適用機構較小、涉及事務不很多的章程。

◆一個完整的計劃，應包括哪些內容：

應包括現狀分析、目標和任務、主要措施、實施步驟、執行要求等。

第九章

機關其他常用公文的寫作（下）（講話類文書、記錄類文書、簡報類文書、建議類文書）

◆什么是講話類文書：

就是人們在各種特定的場合發言時所依據的各類文稿的總稱。

◆什么是記錄類文書：

1.是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。

2.一般包括會議記錄、會議紀要、電話記錄、接待記錄和大事記等。

◆什么是簡報類文書：

是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。

◆什么是建議類文書：

是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。

◆講話類文書的種類： 1.講話稿。2.開幕詞、閉幕詞。3.歡迎詞、歡送詞、答謝詞。

◆記錄類文有哪些主要種類： 1.會議記錄。2.電話記錄。3.接待記錄。4.大事記。

◆常見的簡報類文書有哪些名稱：

1.會議簡報。即專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。2.工作簡報。就是反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

◆建議類文書有哪些主要種類：

1.提案。是指請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

2.建議。是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

◆講話類文書的特點是什么： 1.口頭性。2.直接性。3.針對性。4.情感性。

◆記錄類文書的特點： 1.內容的紀實性。2.材料的直接性。3.語言的實錄性。

◆簡報類文書的主要特點是什么： 1.簡。就是簡報在文字上要簡明扼要。2.快。就是說編發簡報要迅速及時。3.新。就是說立意要新、內容更新。

◆建議類文書的主要特點是什么： 1.建議性。2.說理性。3.委婉性。

◆簡述講話類文書的寫作要求： 1.主題要鮮明、集中。2.材料要真實、新穎。3.布局要清楚、緊湊。4.語言要明白、生動。

◆簡報類文書的寫作要求： 1.內容要真實、確切。2.篇幅要短小。3.針對性、指導性要強。

◆提案的寫作要求： 1.熟悉同提案有關的情況。

2.注意區別提案同一般文章的行文格式。

◆建議的寫作要求： 1.把握分寸要適度。2.所列內容要具體。3.表述語言要精煉。

◆簡報類文書的主要作用是什么：

主要為機關內部向上級機關反映情況和向下級、平行單位溝通情況時經常使用的一種不可或缺的重要信息工作。

◆提案的寫作格式： 1.標題。2.案由。3.提案人。4.理由。5.辦法。6.日期。

◆建議的寫作格式： 1.標題。2.稱謂。3.正文。4.落款。

第十章

公文處理工作

◆簡述公文處理工作的概念：

就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦事、管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接的工作有序的工作。

◆如何理解公文處理工作的概念： 1.從發文階段來說。2.從收文階段來說。3.從公文的管理來說。4.從公文的立卷歸檔階段來說。

◆公文處理工作的特點是什么： 1.政治性。

1)指機關的公文的處理直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規的貫徹執行。2)集中表現在它是整個國家機器正常運轉的重要保證。3)表現在提高機關工作效率的重要環節上。2.時限性。

1)凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地處理，不能延誤。2)有的公文的處理要講究及時。

3)公文處理的各個環節都要注意時間上的銜接。3.機要性。4.規范性。

◆公文處理工作對機關工作所起的作用表現在哪些方面： 1.助手作用。2.紐帶作用。3.查考作用。

◆簡述機關公文處理工作的基本任務：

基本任務是科學地組織機關的文書工作，及時準確地處理機關的往來公文，有條理地、安全地運轉公文，完整地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現代化建議服務。

◆簡述機關公文處理工作的主要內容： 1.文件的收發、登記和分送。2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦。

3.文件的撰寫、校核、簽發、繕印、校對和用印。4.會議、匯報、電話的記錄和整理。5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管。6.文件材料的系統整理、編目和歸檔工作。7.處理群眾來信。

8.為機關領導準備有關資料并完成機關領導人交辦的其他文書工作的任務。

◆公文處理工作的組織包括哪些方面： 1.組織機構。2.組織領導。3.組織形式。

◆機關公文處理工作的基本原則是什么：

基本原則為：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統一管理，堅持實事求是，按照行文機關要求和公文處理規定進行的原則。

◆公文處理工作的具體要求有哪些？分別說明這些要求的重要性： 1.準確周密，確保質量。2.及時迅速，注重時效。3.保守機密，安全可靠。4.集中統一，加強管理。5.事實求是，遵規守紀。6.精減文件，提高效率。第十一章 公文辦理程序

（收文：簽收、拆封、登記、分發、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦）（發文：擬稿、審核、簽發、核發、繕印、校對、用印、登記、分發）

◆什么是公文辦理程序：

就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

◆收文辦理有哪些程序： 1.簽收、拆封和登記。2.分發與傳閱。3.擬辦、批辦與承辦。4.催辦、查辦與注辦。

◆發文辦理各有哪些程序： 1.擬稿、審核與簽發。2.核發、繕印與校對。3.用印、登記與分發。

◆簽收公文要注意哪些問題： 1.查清信封或封筒的收文機關名稱。

2.查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致。3.查清文件封口是否破損。

4.查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

◆公文的傳閱應當注意哪些問題：

1.傳閱的順序，一般應先給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象。

2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的廣告稱為”輪輻式”傳閱。3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按批示意見進行處理。

4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。

◆承辦公文要注意哪些問題：

1.對有領導具體批示意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文。

2.對沒有領導簽署批辦意見的公文，應根據有關的文件精神、有關規定或按以前的慣例，酌情辦理。

3.對領導批辦要求本部門牽頭其他部門或單位聯合辦理的公文，本部門要先擬出復文草稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。4.來文內容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人員要查找或調閱有關文件材料作為承辦復文的參考。

◆催辦工作應當注意哪幾點： 1.要明確催辦范圍。2.要將催辦落實。

3.要建立和加強公文催辦工作的組織機構。

◆簽發公文應當注意哪些問題？ 1.機關領導在簽發公文時，必須確認是自己職權范圍內的有關公文才有權簽發，不可越級簽發公文。

2.以機關內某個部門名義的發文，可由部門負責人簽發。

3.簽發人在簽發文件時，必須對文件的內容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發的公文內容和文字的正確性應負完全責任。

4.文件經簽發人審批同意發出時，簽發人應在送簽的發文稿紙的簽發欄內明確寫上”發”、”印發”、”急發”等字樣，并簽暑全名，注明年月日。

5.幾個機關或部門的聯合發文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯署機關或部門的領導人會簽。

◆公文在用印要注意哪些問題：

1.必須以機關領導人或部門負責人簽發的公文原稿為依據，經核對無誤后始得用印。2.要端正、清晰，不得模糊歪倒。

3.兩個以上的機關或部門的聯合下發的公文，各機關部門都要加蓋印章。4.公文用印要與制發公文的機關、部門或單位相一致。5.公文用印要核實份數，超過份數的不能蓋印。

◆公文在封發環節要注意哪些問題：

1.文件分裝之前，先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等，然后按發送份數進行分類。

2.收文機關的郵政編碼地址、名稱要在發送文件的信封上寫準確。3.發文如系密件、急件、親啟件、凡文稿上沒有注明的，須分別注明。4.文件裝封后，應及時發送。

5.會議發放的文件，凡允許與會人員帶回的，也要履行簽字手續。

◆為什么以說擬辦是收文處理的一個重要環節：

因為它是秘書部門實現”四個轉變”，在辦文辦事中出謀獻策，變被動服務為主動服務，發揮參謀助手作用的具體體現。

◆為什么說承辦是公文處理工作的一個重要環節：

問題如何解決，公文辦理是否及時，就在承辦這個關鍵性環節上，它直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。

◆機關收關的主要來源有哪些： 1.機要交通送來的機要件。2.郵局送來的掛號函件和電報。3.外機關和部門直接送來的文件材料。

◆收文登記的范圍有哪些： 1.上級機關文件。2.下級機關文件。

3.重要的帶有密級的刊物、資料。4.其他機關商洽問題和需要答復的文件。5.上級機關如開會議印發的會議文件材料。

◆收文登記的作用是什么：

1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失。2.便于檢查和檢索文件。3.便于的統計和催辦工作。4.作為核對與交接文件的憑據。

◆收文登記有哪幾種形式？各有哪些優點：

1.簿冊式登記。容易保存，適宜按時間順序進行登記。2.聯單式登記。可以減少重復登記的某些項目，簡化登記手續。

3.卡片式登記。能適應使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列。

◆怎樣做好公文的擬辦工作：

1.擬辦之前，要認真研究公文的內容和發文機關的要求。

2.要清楚地掌握有關政策和規定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規定。3.要熟悉業務。要及時了解和掌握本機關及機關各部門的職責范圍及業務變化情況。4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。

◆簡述公文批辦的作用：

在于使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級指示精神、工作發展情況和其他有關信息。

◆簡述公文批辦的主要內容：

1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。

2.提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規定承辦的時限。

3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行。4.各項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理單》的”批辦意見”欄目內，并簽署批辦人姓名和批辦日期。

◆注辦一般包括哪些內容：

1.一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。2.需要辦理復文的文件，辦完后要注明”已復文”，并注上復文的日期和文號。

3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人、主要內容等，并由承辦人簽字。4.不需復文的文件要注明”已辦”、”已閱”、”已摘記”等字樣。

◆催辦工作有幾種情況： 1.對內催辦。2.對外催辦。

◆試比較公文催辦與查辦工作的區別：

1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查；而催辦則是文書部門的一項例行性工作。

2.查辦的問題要進行查辦立項，查辦的實質是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段；而催辦一般只是限于了解是否已經辦理。

◆為什么要履行注辦手續： 便于公文的整理和日后的查考。

◆公文審核的重點是什么：

是否需要行文，公文內容、文字表述、文種使用、格式等是否符合使用規定。

◆簡述公文審核中”六查”的主要內容： 1.查是否需行文，以什么名義行文。

2.查文稿內容與法律、法規和政策以及上級的有關規定是致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾。

3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。

4.查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽。

5.查文字表述是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范。6.查公文格式是否符合規定。

◆為什么說簽發是公文形成的關鍵性環節：

簽發公文是機關領導人行使職權的一個重要表現，是一件極其嚴肅的事情。

◆簡述核發公文的內容與要求：

1.文稿是否按規定程序報請有關領導人審批。2.文稿中的人名、地名、時間、數字等是否符合規定。3.編排發文字號。

4.對需要標明密級、緊急程度的公文進行標注。5.確定分送單位和印制份數。

◆繕印有哪些要求：

1.要忠于原稿，不允許隨意改動原稿的文字、標點等。2.要做到文字準確無誤，設計美觀大方。3.要盡量避免末而無正文的現象。

4.要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印刷的公文。5.要建立登記制度。

◆校對公文各有哪些要求： 1.必須以原稿為準。2.原則上應當實行雙人對制。

3.發現的錯字、漏字等，須以醒目的色筆和統一的校對符號標明。4.校對完畢后，應對文件的格式、文頭文尾等作全面復查。

第十二章

公文立卷工作

◆怎樣理解公文立卷和案卷的概念：

1.公文立卷，是將已經辦理完畢的文件組合成案卷。2.公文立卷，是將有一定查考利用價值的文件組合成案卷。

3.公文立卷，是按文件在形成過程中的內在聯系和一定的規律組合成案卷。4.通過公文立卷所組成的案卷是文檔檔案的基本保管單位和統計單位。

◆公文立卷的意義是什么：

1.能夠保持文件之間的歷史聯系，便地文件的查找利用。2.可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。3.為檔案工作奠定了基礎。

◆為什么說公文立卷是機關文書工作與檔案工作的”結合部”： 因為它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點。

◆公文立卷的組織工作包括哪些方面： 1.建立和健全文書部門立卷制度。2.正確選擇公文立卷范圍。3.確定公文立卷范圍。

◆簡述”文書部門立卷制度”的優越性：

1.可以充分發揮文書部門熟悉本職業務和文書處理過程的長處，便于提高案卷質量和立卷工作的效率。

2.可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。

3.文書部門可以暫時保存當年的文件材料，有關承辦人員查閱文件就比較方便。

4.按年底集中歸檔，并且確保案卷質量，從而促進機關檔案室工作，提高檔案管理水平，更好地機關工作服務。

◆什么是公文立卷的范圍：

就是確定機關工作活動中形成并處理完畢的文件材料哪些應該立卷，哪些不應該立卷。

◆掌握公文立卷范圍要抓住哪兩個主要條件？為什么： 1.應該立卷的文件材料的范圍。2.不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。

◆簡述公文立卷的原則：

保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值，便于保管和利用。

◆簡述公文立卷的要求：

1.必須保持文件之間的歷史聯系。2.應當區分文件材料的保存價值。3.應當使立成的案卷便于保管和利用。

◆什么是公文立卷的基本方法： 1.根據文件的特征組卷。2.六個特征在組卷時的靈活運用。

3.適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限。

◆什么是公文立卷的”六個特征”？ 1.問題特征。2.時間特征。3.文種特征。4.作者特征。5.地區特征。6.通訊者特征。

◆公文立卷要做好哪些方面的準備工作： 1.預編立卷類目。2.平時歸卷工作。

◆平時歸檔主要有哪些方便的工作： 1.注意做好文件材料的收集工作。

2.對已經歸檔的文件材料，要進行定期檢查和調整。

3.事先預編的立卷類目，不可能完全適合實際形式的文件，在平時歸卷的過程中要注意調整修改。

4.對于已經閉幕的會議，已經辦結的專案等，不可能再有聯系密切的文件產生，可以確定組卷的，也可以進行平時立卷。

5.由于各種原因一時不便歸檔的文件，可單獨設立一個卷夾，注明”待歸文件”，用來暫存這些文件，待有了明確的辦法以后，再進行處理。

第十三章

案卷整理與歸檔

◆什么是案卷組合？為什么說它是公文立卷工作中的一個重要環節：

簡稱組卷，是指機關文書部門或業務部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。

◆卷內文件排列與編號應該注意哪些問題： 1.卷內文件排列。具體排列的方法有以下幾種： 1)按時間先后排列。2)按作者-時間排列。3)按問題-時間排列。4)按地區-時間排列。5)按通訊者-時間排列。

6)按姓氏筆畫或拼音字母的順序排列。2.卷內文件的編號。要注意以下幾點： 1)凡是裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。2)卷內文件編號的范圍只限于卷內有文字頁面的文件材料。3)編號應當先用鉛筆，以區別于原有文件上的號碼。

◆為什么說擬寫案卷標題是文書檔案人員的一項基本功：

因為案卷標題是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案檢索工具的主要依據。

◆案卷標題的結構是怎樣的：

通常由文件作者、問題、名稱三個部分組成，中間用”關于”、”的”來連接。

◆擬寫案卷標題應當注意哪些問題： 1.要注意政治上的正確性。

2.要注意文字表述簡練通順，概括準確。

3.要注意案卷標題的基本結構要力求完整，合乎語法，標點正確。

◆為什么要對案卷進行編目：

案卷編目 是進行手工檢索的基本條件，也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。

◆案卷編目的主要內容是什么： 1.填寫卷內文件目錄。2.填寫卷內備考表。3.填寫案卷封皮。

◆簡述案卷裝訂的必要性：：

案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。

◆簡述案卷裝訂的具體要求： 整齊、牢固、不影響閱讀。

◆怎樣對案卷進行排列與編號： 1.案卷的排列。

1)將一個組織單位的案卷先按保管期限分開。2)案卷排列可以在條款排列的基礎上適當地進行調整。

3)上級機關、本機關、下級機關所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進行排列。4)一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。

2.案卷的編號。具體編法是將本機關一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期、短期和副卷編制統一的案卷順序號。

◆為什么要編制案卷目錄：

案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。

◆編制案卷目錄的方法：

1.由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號、編制正式的案卷目錄。

2.由機關檔案室通盤組織，指導各部門的公文立卷人員統一分類、編排卷號、直接編制案卷目錄。

◆編制案卷目錄應當注意的問題是什么：

1.案卷目錄與案卷封皮的項目內容要一致，如發現有不準確的地方要隨時改正。2.將歸檔時的案卷順序中的永久、長期、短期三種保管期限案卷及副卷分別填寫。

◆簡述文件檢索工具的作用：

用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。

◆簡述文件檢索工具的編制方法：

1.文號索引。又叫文件作者目錄，它是以文號編排為主的。

2.文件分類目錄。又叫文電綜合分類目錄，它以一個全宗機構一年立成所有案卷的卷內文件目錄為對象。

◆什么是”歸檔”：

公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為”歸檔”。

◆歸檔制度包括哪些主要內容： 1.歸檔范圍。2.歸檔時間。3.歸檔要求。

第五篇：公文寫作資料整理

公文寫作中的這些標點錯誤，你犯過嗎？ 常見錯誤一：

多個書名號或引號并列時使用頓號分隔

例1：各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》、《中華人民共和國未成年人保護法》、《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。（錯誤）各中小學要積極貫徹落實《中華人民共和國預防未成年人犯罪法》《中華人民共和國未成年人保護法》《中華人民共和國義務教育法》及相關要求。（正確）

例2：公安部門要加強校園“警務室”、“護學崗”、“安全網”建設，落實護校制度。（錯誤）

公安部門要加強校園“警務室”“護學崗”“安全網”建設，落實護校制度。（正確）解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間，宜用頓號。常見錯誤二：

在標示數值和起止年限時使用連接號不規范

例3：制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013-2015年）。（錯誤）制定并實施學校安防達標建設三年行動計劃（2013—2015年）。（正確）例4：要加快工程進度，確保科技園3-5年內建成。（錯誤）要加快工程進度，確保科技園3～5年內建成。（正確）

解析：標示時間、地域的起止一般用一字線（占一個字符位置），標示數值范圍起止一般用浪紋線。常見錯誤三：

在并列分句中使用逗號統領

例5：各職能部門在查處取締無證無照經營工作中要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督管理旅館業、公章刻制業。（錯誤）各職能部門在查處取締無證無照經營工作中要各司其職、互相配合；工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經營活動的行為；工信部門負責依法監督管理無線電和電子電器產品維修行業；公安部門負責依法監督管理旅館業、公章刻制業。（正確）解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統領或總結。常見錯誤四：

在并列分句中使用句號后再使用分號

例6：一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險；二是醫療保險安置。城鎮居民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。（錯誤）一是養老保險安置。對進入企業工作的失地農民要同企業員工一樣納入企業職工基本養老保險。

二是醫療保險安置。城鎮居民醫療保險制度已建立，可參加城鎮居民醫療保險。（正確）解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。常見錯誤五： 同一形式的括號套用

例7：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮（街道））（錯誤）

圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結上半年工作，科學謀劃下半年工作。[責任單位：各鎮（街道）]（正確）

解析：同一形式的括號應盡量避免套用，必須套用括號時，應采用不同的括號形式配合使用。常見錯誤六：

阿拉伯數字表示次序時使用點號不當 例8：

1、督促主辦單位按時辦結。（錯誤）1．督促主辦單位按時辦結。（正確）

例9：（1）、督促協辦單位按時辦結。（錯誤）（1）督促協辦單位按時辦結。（正確）

解析：帶括號的漢字數字或阿拉伯數字表示次序語時不加點號，不帶括號的阿拉伯數字、拉丁字母做次序語，后面用下角點（圓心點）。常見錯誤七：

在圖、表說明文字末尾使用句號 例10：（圖表略）

注：以上各項數據統計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑。（錯誤）

注：以上各項數據統計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規模工業企業個數統計為新口徑（正確）

解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使有時說明文字較長，前面的語段已出現句號，最后結尾處仍不用句號。常見錯誤八：

在標示發文年號時使用括號不規范

例11：根據×發[2013]3號文件精神，……（錯誤）根據×發〔2013〕3號文件精神，……（正確）解析：標示公文發文字號中的發文年份時，應使用六角括號。常見錯誤九：

書名號內用頓號表示停頓

例12：根據《××省物價局、××省財政廳關于××市建制鎮城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。（錯誤）

根據《××省物價局 ××省財政廳關于××市建制鎮城市基礎設施配套費征收標準的批復》（××規〔2012〕59號）文件要求，特制定本管理辦法。（正確）解析：書名號內標示停頓時用空格。常見錯誤十：

句內括號行文末尾使用標點符號不當

例13：為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立××區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副組長由××局局長兼任。），負責該項工作的協調處理。（錯誤）

為加強對全區查處取締無證無照經營綜合治理工作的領導，決定成立××區查處取締無證無照經營綜合治理工作領導小組（領導小組組長由常務副區長兼任，副組長由××局局長兼任），負責該項工作的協調處理。（正確）

解析：括號內行文末尾需要時可用問號、嘆號和省略號。除此之外，句內括號行文末尾通常不用標點符號。常見錯誤十一： 附件名稱后使用標點符號 例14：

附件：1.××區查處取締無證無照工作領導小組成員名單；（錯誤）附件：1.××區查處取締無證無照工作領導小組成員名單（正確）解析：附件名稱后不用任何標點符號。常見錯誤十二：

二級標題在換行分段情況下使用句號 例15：

（一）整合監管職能和機構。

為減少監管環節，保證上下協調聯動……（錯誤）

（一）整合監管職能和機構

為減少監管環節，保證上下協調聯動……（正確）

（一）整合監管職能和機構。為減少監管環節，保證上下協調聯動……（正確）解析：二級標題在換行分段時不使用句號，如使用句號則不需要換行分段。

有學員問我們：會議紀要和會議記錄的具體格式版本，和具體的要求，一般開會多久必須出會議紀要?有什么記錄技巧，謝謝老師。

隨風老師答：會議紀要是用于記載、傳達會議精神和議定事項的一個文種，有固定的格式;而會議記錄是完成紀要寫作的原始材料之一，經過篩選、整理的會議記錄才能寫入會議紀要，無固定格式，也就是說先后會議記錄后有會議紀要。會議紀要的格式主要包括標題、正文、結尾三部分。

1、標題：一般為“會議名稱+紀要”，如全市安全生產工作會議紀要;也有“中心工作+會議紀要”，如關于今年防汛工作有關問題的會議紀要。

2、正文：包括前言、主體兩部分。

一是前言部分，一類是研究確定某些事項的會議，一般要寫會議名稱、時間、地點、主持人、出席會員等，比較簡單。如市委第X次常委會議紀要、省政府第X常務會議紀要等。還有一類是傳達有關指示、部署推進有關工作的會議，這類要復雜一些，需要介紹會議時間、地點、召集人、入會范圍，會議的中心內容、指導思想、主要活動及收獲，還要對會議作個總體評價。如全省城市管理工作會議紀要，一般要寫“X月X日，XX召開全省城市管理工作會議，學習貫徹XX精神，傳達落實XX指示，總結了XX工作，研究部署XXXX工作，XX同志出席會議強調XX，轉入主體。

二是主體部分，可以根據研究的問題，一個問題一個問題的寫，如對XX問題，會議確定XXX;對XX問題，會議確定XX。也可以歸納成幾個問題來寫，如關于打假問題、關于計劃生育問題等等。還可以按層次來寫，如過去工作的評價、當前形勢 的分析、未來工作的展望。

3、結尾：一般是提出希望、號召或要求等。會議要求，一是，二是，三是。會議還研究了其它事項。

笑天老師說：會議記錄是秘書記錄會議一種形式。在黨政機關中，大部分會議都需要秘書認真做會議記錄。

1.會議記錄作為一份原始的檔案，是單位內部翻看使用，同級部門借閱和上級機關檢查工作的依據。會議紀要比較正規，一般以紅頭文件形式在一定范圍內印發。用于黨委班子或黨組議決重要事項、重大事件、重點項目等。

2.會議記錄格式一般是會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、主持人員、會議內容。會議紀要格式一般有時間、地點、參會人員、列席人員、記錄人員。個別參會人員因請假或者其他原因不能參加，需特別注明缺席人員是誰，確保會議的合法性。會議紀要內容方面，主要寫經黨委或黨組成員討論一致通過的事項。語言方面不同會議記錄要求全面詳細，而側重于會議重點的記錄。一般黨委會議開完當日或者次日必須出會議記錄，確保它的時效性。

3.談到記錄的方法，這是個長期的過程。技巧方面，要根據領導講話的速度而定。有的領導講話慢而穩，那你盡量把它記全。有的領導講話短而快，你可能跟不上，那你就要做標記，記關鍵詞、用拼音、用符號、用英語等等，此外你必須要有一個好記性。如你注意力不集中，記不好，事后再找領導，定會批評你。所以，平時多讀報紙、看新聞，多熟悉本系統業務，熟悉基層情況，學習歇后語、俚語、國學等，提高你綜合能力。因為，有的領導講話傾向于業務，有的側重于政策方面，有的喜歡引經據典等等，不一而足。只有你熟悉了這些，才能游刃有余。即使領導記得快，你只需要記個關鍵詞就可以了。有的會議需要錄音，有的出于保密需要，不準錄音。如果領導允許你帶錄音筆，你就拿上。如果領導不準，那你就不用了。弘文老師說：

一、會議紀要的具體格式及要求 標題：XXX會議紀要 主體：

1.時間、地點、人物、事項：X年x月經日，XX同志主持召開XXX會議。會議共有XX議題：XXXX。現將會議精神及決定事項紀要如下：

2.逐一紀要各個議題的研究決定事項。如：關于XXx建設項目規模及投資

會議由聽取了XX同志匯報《XXX的請示》。

會議討論并原則同意XXX事項。會議要求XXX按有關規定和程序辦理。結尾： 出席： 請假： 列席：

由于紀要具體要求有：紀要性、紀實性、約束性，寫作時：

1、要真實地反映出會議的情況和與會者的觀點。

2、要突出中心議題，真正地寫出會議的“要”來。

3、要條理清晰，語言準確，使人一目了然。

4、紀實寫完后，必須經主管領導過目，同意簽發，加蓋公章，才能形成文件。

二、會議記錄的具體格式及要求 標題：XXX會議

第一部分：會議的基本情況(可以會前提前寫好)時間： 地點： 主持人： 參會人員： 列席人員： 記錄人： 第二部分：會議的內容。

逐一記錄：主持人的發言、會議的報告或傳達、與會者討論發言、會議的決議等。要求就是將會議原汁原味地記錄下來： 記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;參會人員的言論;會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;會議已議決的或議而未決的事項;三、一般開會多久必須出會議紀要? 這個雖然沒有具體的時限要求，但根據辦公室行文及辦事要求，當然是越快越好。因此要把紀要作為抓落實、督促檢查的重要依據。

四、記錄技巧 根據經驗：

一是快，即書寫快，記得快。二是全，盡量原汁原味。

三是要，即擇要而記。口水話等可不記。四是省，可正確使用省略法。

五是代，用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。會后作補充。

六是錄，借助錄音、錄像設施、設備，一并作記錄，會后也可借此作補充完善。澤宏老師說：會議記錄、會議紀要，有一點要特別說明的是，要突出記錄關鍵性的核心內容，特別是會議作出的結論、決定、決策和要求。而不一定要面面俱到地一字不漏地全部記錄。