第一篇：協會檔案管理制度（精選）

檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為加強檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據國家檔案管理有關規定，特制定本制度。

第二條 各有關部門都應把歸檔工作列入工作計劃，落實崗位責任制，保證檔案材料的完整、準確、系統和安全。

第三條 協會秘書處工作人員都必須按規定做好職責范圍內的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。歸檔后的案卷移交綜合部集中統一保管。

第二章 檔案管理制度及職責

第四條 協會檔案實習統一管理，分工負責。綜合部負責協會檔案管理，并設專人負責；各部門設專人對本部門檔案材料負責收集、整理、歸檔工作。

第五條 綜合部檔案管理工作的職責：

1、貫徹執行檔案工作的各項法律法規和規章制度；

2、負責督促、指導、協助各部立卷歸檔工作；

3、負責立卷檔案的驗收、登記、借閱和保管工作；

4、嚴格執行各項保密制度，維護檔案的完整和安全。第六條 各部門檔案管理工作職責：及時、準確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔，每年3月底交至綜合部存檔；如中間有人員調整，應認真辦理交接手續，保證檔案材料的完整性。第三章 檔案管理

第七條 各部應做好檔案材料的收集工作，建立平時歸卷制度，提高立卷工作效率和案卷質量，是材料完整、準確、系統。按時、按要求將完成立卷的檔案移交綜合部。

第八條 綜合部的檔案管理人員對各部送交的案卷須進行嚴格檢查，對不符合要求的卷案要編制索引、填寫移交清單、進行檔案統計。對要銷毀的檔案，必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。

第十條 建立檔案、材料的借閱制度。

第十一條 檢查核對制度：檢查與核對是保證檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容既包括對檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛、蟲蛀、缺損、遺失等，也包括對檔案保管的環境進行檢查，如查看柜門是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查要下期進行，每年3、6、12月26日核查，并做好核查記錄；但發生下列情況，也要及時進行核查，并及時補救：

1、突發事件之后。如被盜、遺失或水災、火災之后；

2、對有些檔案發生疑惑之后，如不能確定某份材料是否遺失；

3、發現某些損害之后，如發現材料變霉、蟲蛀等。

第十二條 各部門以協會名義從事有關活動形成的重要文件、材料歸檔后叫綜合部存檔。各部門在各自的業務活動中形成的材料、文件應按照有關規定、自行歸檔、保存和管理，并接受綜合部的檢查、指導。

第四章 文件材料的立卷歸檔

第十三條：按照《文件材料的立卷歸檔》，將工作活動中形成并辦理完畢，具有保存查考利用價值的全部文件材料收集齊全，進行立卷歸檔。

第十四條 檔案材料歸檔重點為：在完成其主要職能活動中形成的文件材料。

第十五條 歸檔案卷的種類：文書文件卷案，重大會議（活動）案卷、職員檔案案卷、固定資產案卷、分會（部門）活動案卷等。

第十六條 歸檔案卷質量要求：組卷遵循文件材料的形成規律和特點、保持文件之間的有機聯系、區分不同價值，案卷提檔的文件材料應為文件的正式文本及文件的定稿本。

第十七條 立卷歸檔時間：檔案立卷要求及時，文件形成后3天存檔；事件結束后15天交至綜合部檔案室。

第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀

第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。第十九條 對保管期滿的檔案，由協會領導、綜合部和有關業務部組成鑒定小組共同進行審查、鑒定后，提出存毀意見。

第二十條 檔案銷毀前，應編制“檔案銷毀清冊”，經主管領導批準后，指派專人監銷。由監督銷人員在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據。

第六章 檔案的移交

第二十一條 案卷歸檔驗收合格后，交接雙方移交時，必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。

第二十二條 各類活動結束后，應將文件材料系統整理立卷歸檔，按要求移交綜合部。

第七章 附 則

第二十三條 本辦法由協會秘書處負責解釋。第二十四條

本辦法自發布之日起執行。

第二篇：計生協會檔案管理制度

計生協會檔案管理制度

為加強會文件、資料、檔案的規范管理，提高工作效率，制定以下文件、資料、檔案管理制度：

1、文件、資料、檔案經辦人員應建立各種文件、資料、檔案庫，完善文件、資料，檔案的送閱、復印、外借登記手續，規范管理。

2、各類文件、資料應分類、按整理歸檔；檔案應移交責任人驗收入庫。

3、外部人員借閱、復印有關文件、資料、檔案必須經領導同意，并及時收回歸檔。

4、需銷毀有關文件、資料、檔案，經辦人員應列出清單，經會領導批準后按有關規定予以銷毀。

5、注意保密工作，加強文件、資料、檔案管理。

第三篇：曲靖市農機使用者協會檔案管理制度

曲靖市農機使用者協會

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據國家檔案管理有關規定，特制定本制度。

第二條 秘書處應把歸檔工作列入工作計劃，落實崗位責任制，保證檔案材料的完整、準確、系統和安全。

第三條 協會秘書處工作人員都必須按規定做好職責范圍內的檔案材料的收集、保存、整理和歸檔工作。歸檔后的案卷移交綜合部集中統一保管。

第二章 檔案管理體制及職責

第四條 協會檔案實行統一管理，分工負責。秘書處負責協會檔案管理，并設專人負責；各部門設專人對本部門檔案材料負責收集、整理、歸檔工作。

第五條 工作的職責：(一)檔案管理工作的職責：

1、貫徹執行檔案工作的各項法律法規和規章制度；

2、負責督促、指導、協助各部立卷歸檔工作；

3、負責立卷檔案的驗收、登記、借閱和保管工作；

4、嚴格執行各項保密制度，維護檔案的完整和安全。

（二）檔案工作人員崗位責任制

一、認真學習，貫徹執行《檔案法》，做到依法治檔。檔案干部要忠于職守，鉆研業務，兢兢業業地做好檔案工作。

二、檔案工作人員必須嚴格按照黨的政策辦事，秉公處理，不徇私情。要嚴守黨的保密制度，嚴防內容泄露、材料散失等情況發生。

三、認真做好各類檔案材料的收集、鑒別、整理、保管，堅持平時立卷的工作。

四、敢于堅持原則，抓好各部門的歸檔工作，接收歸檔案卷時，要逐件檢查，嚴格堅持標準，把好歸檔案案卷質量關。

五、搞好檔案的開發利用工作，認真作好記錄。積極主動地完成領導交辦的任務，熱情為各部門服務。

六、檔案人員在接待時，要認真負責，態度熱情，優質服務。

七、對各類檔案實行一年二次的定期檢查、統計。如期完成上級布置的任務，加強檔案意識，提高實際檔案業務水平，保質保量地搞好檔案資料工作。

八、要做好檔案的安全保衛工作，發現材料缺少，及時向領導報告，并迅速追查。

九、對庫房的管理，做到無霉變、破損、蟲蛀等現象，認真做好“八防”工作，做好庫房清潔工作。

十、檔案工作人員要熱愛本職工作，提高管理水平，使檔案管理工作更快地做到標準化、系統化、規范化。第六條 各部門檔案整理工作職責：

及時、準確的按類別和歸檔范圍要求將本部門材料整理歸檔，于次年3月底前移交至秘書處存檔；如中間有人員調整，應認真辦理交接手續，保證檔案材料的完整性。

第三章 檔案管理

第七條 各部應做好檔案材料的收集工作，建立平時歸卷制度，提高立卷工作效率和案卷質量，使材料完整、準確、系統。按時、按要求將完成立卷的檔案移交綜合部。

第八條 秘書處的檔案管理人員對各部送交的案卷須進行嚴格檢查，對不符合要求的案卷，限期改進，整理完備后簽收。

第九條 對已歸檔的案卷要編制索引、填寫移交清單、進行檔案統計。對要銷毀的檔案，必須編寫銷毀清單及全宗介紹材料。

第十條 秘書處應建立檔案、材料的借閱制度。第十一條 檢查核對制度：

檢查與核對是保證檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容既包括對檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛、蟲蛀、缺損、遺失等，也包括對檔案保管的環境進行檢查，如查看柜門是否完好，有無其他存放錯誤等。

核查要定期進行，并做好核查記錄；但發生下列情況，也要及時進行核查，并及時補救：

1、突發事件之后，如被盜、遺失或水災、火災之后；

2、對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否遺失；

3、發現某些損害之后，如發現材料變霉、蟲蛀等。第十二條 各部門以協會名義從事有關活動形成的重要文件、材料歸檔后交秘書處存檔。各部門在各自的業務活動中形成的材料、文件應按照有關規定，自行歸檔、保存和管理，并接受綜合部的檢查、指導。

第四章 文件材料的立卷歸檔

第十三條 按照文件材料的立卷歸檔要求，將工作活動中形成并辦理完畢，具有保存查考利用價值的全部文件材料收集齊全，進行立卷歸檔。

第十四條 檔案材料歸檔重點為：在完成其主要職能活動中形成的文件材料。

協會文件的歸檔范圍：

（一）文書檔案：凡協會各部門在實際工作中形成的文件材料(如工作計劃、工作總結、報表、請示、報告)，按文書檔案立卷類目規定的范圍立卷；

（二）業務檔案：凡協會在業務工作活動中形成的材料；

（三）科技檔案：凡協會在基建生產，科研等工作活動中形成的材料（含科研、基建、設備儀器等）；

（四）會計檔案：凡協會在財務工作活動中形成的報表、帳薄和憑證等材料；

（五）聲像檔案：凡協會在各項活動中形成的照片，錄音帶以及錄像帶等；

（六）電子檔案：凡協會在各項活動中形成的電子文檔等；

（七）圖書資料：凡協會在各項活動購置的圖書資料等；

（八）實物檔案：凡協會在各項活動中形成的實物資料如證書、獎狀等；

第十五條 歸檔案卷的種類：文書文件案卷、重大會議(活動)案卷、職員檔案案卷、固定資產案卷、分會(部門)活動案卷等。

第十六條 歸檔案卷質量要求：組卷遵循文件材料的形成規律和特點、保持文件之間的有機聯系、區別不同價值，案卷題目表達簡明確切，案卷封面、卷內文件目錄、備考表書寫規范，案卷裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁，便于保管和利用。歸檔的文件材料應為文件的正式文本及文件的定稿本

第十七條 立卷檔時間：檔案立卷要求及時，文件形成后三天存檔；事件結束后15天交至綜合部檔案室。

第五章 檔案的保管期限、鑒定和銷毀

第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。第十九條 對保管期滿的檔案，由協會領導、秘書處和有關業務部組成檔案鑒定小組共同進行審查、鑒定后，提出存毀意見。

第二十條 檔案銷毀前，應編制“檔案銷毀清冊”，經主管領導批準后，指派專人監銷。由監銷人在銷毀目錄上簽字，作為日后查考的憑據。

第六章 檔案的移交 第二十一條 案卷歸檔驗收合格后，交接雙方移交時，必須填寫移交清單并在移交目錄上簽字。

第二十二條 各類活動結束后，應將文件材料系統整理立卷歸檔，按要求移交綜合部。

第七章 附則

第二十三條 本辦法由**年**月**日常務理事會審議通過。第二十四條 本辦法由協會秘書處負責解釋。第二十五條 本辦法自發布之日起執行。

第四篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規范公司檔案管理，保護公司無形資產的安全，特制訂XXX公司檔案管理規定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務檔案

財務檔案包括財務憑證、財務報表（統計報表）、財務類的各種證照（稅務登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務分析報告、資產評估報告、審計報告、預決算報告、公證書、對外投資擔保、結算中心的客戶登記卡（出入庫單據）、出具各類文件等的原件和相應的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業的各類證照（營業執照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產許可證QS、特許經營證書、對外注冊登記證、外貿出口登記證、商標證書、有關認證證書等）；

⑵產權證（房屋產權、土地產權、知識產權、專利等）； ⑶各類合同、協議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監事會的章程、變更、決議紀要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統計報表、企業信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰略規劃和經營計劃書；

⑼對外投資的各類紀要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標準等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽證書。以上資料的原件和相關的電子版。

3、技術設備類檔案

⑴生產工藝、檢驗（驗收）標準、產品標準、標簽備案、配方； ⑵各類產品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產品內外包裝設計稿、設計人資料；

⑷有關認證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設、設備、生產工藝布局、規劃等）；

⑹重要設備的技術資料（制冷、運輸、電梯、速凍生產線、食品生產設備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設備、管道、表類、計量裝置等經外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關的電子版。

三、職責

1、財務檔案由財務部負責保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負責保管；

3、技術設備檔案由生產技術部保管。

四、保管原則

1、各部門負責人為檔案保管的主要責任人，應指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責任人。

2、各類檔案應放置在檔案盒內，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內保管。

3、檔案保管人員應選擇誠信度高、責任性強、認真心細、踏實穩重的員工擔任。

4、檔案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續。

2、檔案保管員憑批準后的申請表發出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經部門領導同意、公司總經理或授權權限人批準，辦理借出手續后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。

5、如發現員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發之日起執行。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。

（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第二章 企業檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。

（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。

（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門

（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

第6條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》。《文件目錄》的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。第13條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《目錄備注》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。

第20條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批準后實施。

檔案管理制度

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規劃、計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（集團行政人事部經理）及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任（集團行政部經理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍