第一篇：關(guān)于規(guī)范公司行文的通知

濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司辦公室 辦函〔2009〕14號(hào)

關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)公司行文的通知

集團(tuán)公司所屬各單位：

為進(jìn)一步提升集團(tuán)公司行文的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，結(jié)合省國(guó)資委、山鋼集團(tuán)公司的要求以及行文過程中發(fā)現(xiàn)的問題，現(xiàn)就進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)公司行文的有關(guān)事宜通知如下：

一、根據(jù)山鋼集團(tuán)公司辦公室《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<關(guān)于省國(guó)資委與山鋼集團(tuán)公司行文關(guān)系的通知>的通知》（山鋼辦字[2009]24號(hào)）文要求，以往報(bào)送省國(guó)資委的請(qǐng)示、報(bào)告等有關(guān)事項(xiàng)，今后均向山鋼集團(tuán)公司行文，不再直接向省國(guó)資委行文。

二、各單位、部門以集團(tuán)公司黨政名義行文，可直接選擇“公司發(fā)文”流程，無需再走“請(qǐng)示報(bào)告”流程。需要說明行文事由或其他相關(guān)問題時(shí)，可在“您的意見”欄中注明，以減少環(huán)節(jié)，提高行文效率。

三、各單位、部門在行文時(shí)，要準(zhǔn)確選擇“發(fā)文類型”、“主送單位”，避免漏選或選擇不當(dāng)。報(bào)送集團(tuán)公司以外單位的，若單位名稱列表中沒有，可不選。抄報(bào)單位除在“發(fā)文處理單”表格中填寫充分，還應(yīng)在正文末尾予以標(biāo)注。

四、在“校對(duì)”環(huán)節(jié)，公文擬稿人員要仔細(xì)校對(duì)全文，同時(shí)，對(duì)公文內(nèi)容中“修改”的部分，要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和審稿人員的修改意圖，對(duì)于有異議的可直接與審稿人員聯(lián)系，對(duì)于一些經(jīng)常性出現(xiàn)的文法錯(cuò)誤、序號(hào)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等錯(cuò)誤，要注意借鑒糾正，切實(shí)做到文字精煉、用語準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。

五、要正確標(biāo)注主題詞。主題詞中的第一個(gè)詞為行文部門名稱，最后一個(gè)詞為文種，中間的詞與行文事由密切相關(guān)，可從《主題詞表》中選擇1-3個(gè)相關(guān)詞。主題詞一般由3-5個(gè)詞組成。主題詞填寫在“發(fā)文處理單”的表格中，正文中不出現(xiàn)。

六、以word文檔形成的附件，一般與正文在同一個(gè)文檔中，不要與正文分作兩個(gè)或兩個(gè)以上的文檔。非word文檔或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門的文件、過去已經(jīng)成文的文件可作為單獨(dú)的附件引入。

七、各單位、部門行文應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）》和《集團(tuán)公司辦公室關(guān)于黨政公文標(biāo)引主題詞的規(guī)定（修訂）》的有關(guān)要求。

公文是一級(jí)組織發(fā)布策令的重要工具，代表組織的形象。請(qǐng)各單位主要領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員重視規(guī)范行文問題。各單位公文管理員要將此通知及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給經(jīng)常行文的工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，切實(shí)落實(shí)好本通知的有關(guān)要求，將集團(tuán)公司行文管理提高到新水平。

附件：1.山東鋼鐵集團(tuán)有限公司辦公室轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于省國(guó)資委與山鋼集團(tuán)公司行文關(guān)系的通知》的通知

2.山東鋼鐵集團(tuán)有限公司 中共山東鋼鐵集團(tuán)有限公司委員會(huì)公文處理辦法（試行）

3.濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）4.集團(tuán)公司辦公室關(guān)于黨政公文標(biāo)引主題詞的規(guī)定（修訂）

二〇〇九年六月一日

第二篇：關(guān)于規(guī)范公司行文的通知范文

關(guān)于規(guī)范公司行文的通知

全體員工：

為進(jìn)一步規(guī)范公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的各類文書，使各類文書格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范，根據(jù)“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）”相關(guān)規(guī)定，對(duì)公司各類文件，具體要求通知如下：

一、文件種類

公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的紅頭文件、各類請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要、公告、通知、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、匯報(bào)方案等。

二、文件責(zé)任分工

公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布的紅頭文件、各類請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要、公告、通知等原則上交由綜合部審查后方可制版印刷；工作計(jì)劃、工作總結(jié)、匯報(bào)方案等文件原則上由各部門負(fù)責(zé)人把關(guān)。

三、文件格式

（一）版面規(guī)格

以A4紙為例，正文用3號(hào)仿宋字（GB2312），一般每面排22行，每行排28個(gè)字，正反面打印。

（二）頁(yè)面設(shè)置

—１— 行文時(shí)，要首先進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，頁(yè)邊距上下均為3.2cm，左為2.8cm，右為2.6cm。

（三）標(biāo)題

標(biāo)題使用小標(biāo)宋2號(hào)字體。位置為自上仿宋字（GB2312）3號(hào)字體空2行起。可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

文中如有一級(jí)小標(biāo)題可用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字；二級(jí)標(biāo)題可用3 號(hào)楷體字。

一級(jí)標(biāo)題排序?yàn)椤?/p>

一、”、“

二、”……；二級(jí)標(biāo)題排序?yàn)椤?/p>

（一）”、“

（二）”……；三級(jí)標(biāo)題排序?yàn)椤?.”、“2.”……；四級(jí)標(biāo)題排序?yàn)椤埃?）”、“（2）”……。

（四）主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

（五）正文

主送機(jī)關(guān)名稱下一行，用3號(hào)仿宋字體（GB2312），每自然段左空2字（可在格式下拉菜單中設(shè)置成首行縮進(jìn)2字符），回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（六）附件

文件如有附件，在正文下空一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公 —２— 文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

（七）成文時(shí)間及生效標(biāo)識(shí)

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”；成文時(shí)間正文下空2行，右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時(shí)（如公章等），采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；

當(dāng)印章下弧有文字時(shí)（如財(cái)務(wù)專用章等），采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

（八）頁(yè)碼

用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

附件：1.方正小標(biāo)宋

2.仿宋GB2312 3.楷體GB2312

二〇一一年七月二日

—３—

第三篇：關(guān)于行文規(guī)范通知

行文規(guī)范

一、行文格式要求

（一）標(biāo)題的要求

1.正文必須要有標(biāo)題。標(biāo)題使用二號(hào)小標(biāo)宋體或宋體字加粗、居中，不得將標(biāo)題字打印大小不一或中間加入其它藝術(shù)體。

2.標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多時(shí)，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)，不能把詞、詞組和專用術(shù)語分開。多行標(biāo)題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或菱形，避免出現(xiàn)上下長(zhǎng)度不一樣的方形或上下長(zhǎng)、中間短的沙漏型。

3.標(biāo)題由單位名稱、主要內(nèi)容和文種三部分組成。標(biāo)題中除規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如有副標(biāo)題則回行居中，字體使用四號(hào)楷體。標(biāo)題下附屬單位名稱和時(shí)間，用（）括住，字體使用四號(hào)楷體，單位名稱和時(shí)間間隔兩個(gè)空格，時(shí)間使用數(shù)字形式，如：（校務(wù)辦 2014年X月X日）。

（二）正文的要求 1.正文要與標(biāo)題隔一行。

2.正文使用三號(hào)仿宋體字。每自然段開頭空2字符，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。文中一級(jí)標(biāo)題使用黑體，二級(jí)標(biāo)題使用楷體，三級(jí)標(biāo)題使用仿宋體加粗，四級(jí)以下級(jí)標(biāo)題與正文字體相同。一級(jí)標(biāo)題后不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

3.上報(bào)表格，表格中的欄目項(xiàng)為黑體，表中內(nèi)容為仿宋，字號(hào)可依據(jù)具體情況結(jié)合比例適當(dāng)調(diào)整；多頁(yè)表格均要有表頭，表下面均要標(biāo)注制表單位、制表人、制表時(shí)間等內(nèi)容。

4.全文層次序號(hào)的使用。

（1）第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十……等。

（2）第二層為“

（二）”，以下可排

（三）、（四）……，此序號(hào)是從插入中的特殊符號(hào)里選擇，括號(hào)后面不得添加任何標(biāo)點(diǎn)。

（3）第三層為“1.”，1后面添加的是圓點(diǎn)，而不是頓號(hào)或句號(hào)。以下可排2.、3.、4.、5.、6.、7.……

（4）第四層為“（1）”，此序號(hào)是從插入中的特殊符號(hào)里選擇，括號(hào)后面不得添加任何標(biāo)點(diǎn)。（1）以后可排（2）、（3）、（4）、（5）……。

（5）第五層為“①”，此序號(hào)是從插入中的特殊符號(hào)里選擇，圓圈后面不得添加任何標(biāo)點(diǎn)，①以后可排②、③、④、⑤、⑥……。此序號(hào)還可以不單獨(dú)作為標(biāo)題序號(hào)在句子里使用。

5.行文格式的要求

（1）每個(gè)自然段的首行必須左空兩格（包括序號(hào)）。

（2）請(qǐng)示、報(bào)告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（3）公文如有附件，附件應(yīng)與正文最后一行隔一行，左空2字符，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱（如：“附件：××××”）；附件超過1個(gè)以上的，要標(biāo)明序號(hào)。

如：附件：1.××××

2.×××× 3.××××

附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。

（三）頁(yè)面設(shè)置要求

文件統(tǒng)一用A4紙印發(fā)或上報(bào)；上、下頁(yè)邊距3.6厘米，左、右頁(yè)邊距均為2.7厘米（非上報(bào)材料可調(diào)整大小），行距設(shè)置為25-28磅（視情況，以美觀為準(zhǔn)）；多頁(yè)材料要標(biāo)注頁(yè)碼（位置為頁(yè)腳居中）；一律左側(cè)裝訂，上下距頁(yè)邊距三分之一處各裝一處書釘。

（四）正文中一些主要標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用

1.破折號(hào)。行文中作為說明解釋的語句用破折號(hào)標(biāo)明。總結(jié)、計(jì)劃標(biāo)題中如果使用副標(biāo)題或文章中使用破

折號(hào)，破折號(hào)的長(zhǎng)度為兩個(gè)漢字的長(zhǎng)度，不是數(shù)個(gè)短橫，例“——”。

2.連接號(hào)。相關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)或數(shù)目之間用連接號(hào)，表示起止。計(jì)劃、總結(jié)中使用到的主要有以下幾種情況：

（1）表示時(shí)間起止的。工作計(jì)劃、總結(jié)中，表示的連接號(hào)“—”是兩個(gè)字符的長(zhǎng)度，也就是一個(gè)漢字的長(zhǎng)度，不是兩個(gè)短橫或其它。

（2）表示數(shù)目的。用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值的范圍，例如：總結(jié)、計(jì)劃中出現(xiàn)的“1～3號(hào)”，0和3之間應(yīng)用浪紋線。

（3）表示地點(diǎn)的。例如：北京——廣州，是兩個(gè)漢字的長(zhǎng)度。

3.省略號(hào)。省略號(hào)的形式為“……”，六個(gè)小圓點(diǎn)占兩個(gè)字的位置，不是六個(gè)小短橫。

4.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的位置。

（1）句號(hào)、問號(hào)、嘆號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)一般占一個(gè)字的位置，居右偏下，不出現(xiàn)在一行之首。

（2）引號(hào)、括號(hào)、書名號(hào)的前一半不出現(xiàn)一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。

（3）破折號(hào)和省略號(hào)各占兩個(gè)字的位置，中間不能斷開。連接號(hào)、間隔號(hào)一般占一個(gè)字的位置，這四種符號(hào)上下居中。

（四）文章中數(shù)字的使用

1.使用阿拉伯?dāng)?shù)字。凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且有很得體的地方，所表示的數(shù)目又比較精確時(shí)，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如金額數(shù)量、年月日、物理量、非物理量、代碼、代號(hào)中的數(shù)字。如：2009年2月12日、500克、20支等；金額 236543元，要寫成236,543.00元,不能寫成236.543.00元。

2.使用漢字。根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：星期六、二萬五千里長(zhǎng)征、“ 十二五”規(guī)劃、零歲教育等。

（五）單位名稱（符號(hào)）的寫法

行文中的單位名稱（符號(hào)）表述必須統(tǒng)一。用漢字表述的必須統(tǒng)一使用漢字，用符號(hào)表述的必須統(tǒng)一使用國(guó)家法定的單位符號(hào)。如：噸/月，不能寫成T/月。

（六）關(guān)于時(shí)間的寫法 1.要求使用漢字的。

（1）中國(guó)干支紀(jì)年和夏歷月日使用漢字。如：正月初五、八月十五中秋節(jié)。

（2）清代和清代以前的歷史紀(jì)年使用漢字（采用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷）。

2.要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字的。公歷世紀(jì)、年代、年、月、日的規(guī)范寫法。

（1）公元前8世紀(jì)、20世紀(jì)90年代、2008年9月17日。

（2）2009年、2014年不能簡(jiǎn)寫成“09年”、“14年”，必須寫完整的2009年、2014年。

（3）2009年9月或2014年1月，不能寫成“2009.9”或“2014.1”。

（4）年、月、日擴(kuò)展格式的寫法，月、日是個(gè)位單數(shù)時(shí)，須在個(gè)位前加0；年、月、日之間用半字線隔開，寫成2008-09-01。此擴(kuò)展格式一般在引文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等中使用。

3.封面和成文結(jié)尾時(shí)間的漢字寫法。

（1）正式的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、請(qǐng)示等類的公文結(jié)尾的成文時(shí)間一般使用漢字。

（2）時(shí)間使用漢字的規(guī)范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯?dāng)?shù)字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字混用，寫成二00九年。

（3）其他不規(guī)范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（4）成文時(shí)間及文中不拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

（七）落款及時(shí)間的寫法

1.正文結(jié)尾要有單位名稱（全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當(dāng)?shù)奈恢茫Q的結(jié)尾與右邊距空四格。

2.時(shí)間在單位名稱的下一行，時(shí)間結(jié)尾與單位名稱結(jié)尾右側(cè)對(duì)齊。

3.落款多個(gè)單位時(shí)，應(yīng)該每個(gè)單位占一行，兩端對(duì)齊。

4.正文標(biāo)題下已經(jīng)書寫單位名稱和時(shí)間的，結(jié)尾不再使用落款和時(shí)間。

二、公文的擬寫要求

每一份文件（文字材料）都要根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫，必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的。包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（一）文件的中心內(nèi)容。比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

（二）根據(jù)文件內(nèi)容，確定采用的文種。比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡(jiǎn)報(bào)。

（三）明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體員工進(jìn)行傳達(dá)。

（四）明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了

解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見等。

（五）上報(bào)文字材料要求

1.各部、各處室要嚴(yán)格按照公文的正確格式來擬寫材料，報(bào)辦公室的材料一律報(bào)電子版。

2.各部、各處室需要下發(fā)或上報(bào)的文件，必須報(bào)辦公室審核通過。

3.各部、各處室上報(bào)的文字材料必須內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，突出工作亮點(diǎn)和特色。

第四篇：公司行文規(guī)范

公司行文規(guī)范和管理辦法

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對(duì)內(nèi)對(duì)外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時(shí)性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對(duì)內(nèi)對(duì)外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)

（一）公司人事行政部為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號(hào)及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

（二）公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署；

（三）相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；

（四）相關(guān)部門主管負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對(duì)內(nèi)對(duì)外行文的審核；

（五）總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對(duì)內(nèi)對(duì)外行文的簽批。

三、公文起草及收發(fā)管理

（一）文件起草

1．公司的文件由人事行政部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；總公司各部門及分公司的文件由總公司各部門及分公司人事行政部負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)。

2．公文正式下發(fā)，需到人事行政部進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。3．總公司各部門及分公司收到文件時(shí)應(yīng)做好《收文記錄》。

4．屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級(jí)，并確定報(bào)送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。參見《保密制度》。

（二）收文管理

1．外來的公文是指國(guó)家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司的文件、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等。

2．外來公文由人事行政部根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各部門收到的外來公文以及參加會(huì)議帶回的各類文件，須主動(dòng)送交人事行政部登記處理。

3．人事行政部指定專人負(fù)責(zé)外來公文的登記，并填寫《收文登記表》，對(duì)簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等一般來做登記，直接傳閱。

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4．需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，主批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領(lǐng)導(dǎo)批示立即復(fù)印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時(shí)限以外來公文時(shí)限要求為準(zhǔn)。

5．傳閱文件由人事行政部專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，人事行政部及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

6．對(duì)于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱；對(duì)于不需具體辦理的公文，由總經(jīng)辦確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

（三）發(fā)文管理

1．凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。

2．公司下發(fā)文件主要用于：（1）公司規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件；（3）公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

（4）全公司性的經(jīng)營(yíng)管理、會(huì)議紀(jì)要、員工福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)；

3．公司上行文、外發(fā)文主要用于：對(duì)上級(jí)部門呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

4．發(fā)文部門對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。

（四）公文歸檔和銷毀

1．公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時(shí)將公文原稿、正本和有關(guān)材料送到人事行政部進(jìn)行歸檔，以備后查。

2．公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

3．公文被取消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。

4．不具備歸檔保存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。２ / 9 銷毀帶有密級(jí)的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請(qǐng)并進(jìn)行登記。

四、公文分類

決定——適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等；

決議——適用于經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)； 通告——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；

通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；

通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況；

報(bào)告——適用于下級(jí)向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出申請(qǐng)或建議； 請(qǐng)示——適用于下級(jí)請(qǐng)上級(jí)部門指示或批準(zhǔn)；

批復(fù)——適用于答復(fù)申請(qǐng)、報(bào)告、請(qǐng)示的事項(xiàng)。批復(fù)可簡(jiǎn)化為直接在申請(qǐng)、報(bào)告、請(qǐng)示文件上批復(fù)；

函——適用于對(duì)外溝通，對(duì)內(nèi)用于各部門之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項(xiàng)（工作函、聯(lián)系函）；

規(guī)定（或辦法）——適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；

會(huì)議紀(jì)要——適用于記載、督辦、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。五、公文級(jí)別和簽批

（一）根據(jù)公司實(shí)際情況，公司內(nèi)部公文分為以下三級(jí)： 一級(jí)公文包括：決定、決議、規(guī)定；

二級(jí)公文包括：通告、通報(bào)、通知、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要； 三級(jí)公文包括：請(qǐng)示、函及其他。

（二）一級(jí)公文必須經(jīng)總經(jīng)理簽批，二、三級(jí)公文由副總經(jīng)理簽批。

（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時(shí)不再標(biāo)注簽批字樣。六、公文格式

（一）公文適用范圍

1．公文分為紅頭文件和普通公文；

2．一、二級(jí)公文使用紅頭文件印發(fā)，三級(jí)公文用公司普通信紙印發(fā)；

３ / 9

3．紅頭文件對(duì)外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；

4．紅頭文件對(duì)內(nèi)行文可以以公司總經(jīng)辦名義行文。

（二）公文編號(hào)，由人事行政部統(tǒng)一編號(hào) 1．紅頭文件編號(hào)

（1）以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（2）公司總經(jīng)辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（3）財(cái)務(wù)部發(fā)文，用財(cái)字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（4）市場(chǎng)部發(fā)文，用市字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（5）客服部發(fā)文，用客字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（6）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用網(wǎng)字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（7）技術(shù)部發(fā)文，用技字〔xxxx年〕xxx號(hào)；（8）人事行政部發(fā)文，用人字〔xxxx年〕xxx號(hào)； 2．普通文件編號(hào)

（1）公司總經(jīng)辦文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx號(hào)；（2）財(cái)務(wù)部發(fā)文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx號(hào)；（3）市場(chǎng)部發(fā)文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx號(hào)；（4）客服部發(fā)文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx號(hào)；（5）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx號(hào)；（6）技術(shù)部發(fā)文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx號(hào)；（7）人事行政部發(fā)文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx號(hào)；

(三)發(fā)文字號(hào)

1．使用“紅頭”時(shí)發(fā)文字號(hào)用4號(hào)仿宋體“中君恒基字[****]*號(hào)”，紅線上居中排布；

2．使用普通模式發(fā)文時(shí)，發(fā)文字號(hào)用（）號(hào)仿宋體“中君恒基**字[****]*號(hào)”，3．公文密級(jí)和保密期限

（1）公文秘密等級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

（2）文件如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用4號(hào)黑體，頂格標(biāo)識(shí)在第一行右上角，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，則在秘密等級(jí)后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9

開。

4．公文標(biāo)題

（1）使用“大紅頭”時(shí)用小2號(hào)宋體。使用“小紅頭”時(shí)用小2號(hào)黑體使用非“紅頭”時(shí)不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

5．主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用四號(hào)仿宋體，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

6．正文

每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號(hào)仿宋體。

7．附件

在正文下空一行，空兩格用四號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)序號(hào)。

8．成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“〇”，與正文右對(duì)齊。

9．印章

要求上不壓正文，下壓成文日期。

10．主題詞

“主題詞”用三號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；

11．抄報(bào)、抄送、抄發(fā)機(jī)關(guān)

標(biāo)識(shí)于黑色反線下，左右各空一字，用四號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)公司間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的文字對(duì)齊；最后標(biāo)句號(hào)。抄報(bào)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級(jí)單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級(jí)或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級(jí)單位。

12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用四號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

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13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

七、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)辦進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時(shí)應(yīng)做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國(guó)家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等。

（2）公文處理是指對(duì)收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收

外來公文由人事行政部根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會(huì)議帶回的各類文件，須主動(dòng)送交人事行政部登記處理。（4）外來文件登記

人事行政部指定專人負(fù)責(zé)外來公文的登記，并填寫《收文處理便箋》，對(duì)簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱

①外來公文一律由總經(jīng)辦進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，對(duì)于需具體辦理的公文，應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容等，提出擬辦意見，送副總經(jīng)理審定。

６ / 9 ②需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，主批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領(lǐng)導(dǎo)批示立即復(fù)印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時(shí)限以外來公文時(shí)限要求為準(zhǔn)。

（6）承辦和催辦

①承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回人事行政部并說明理由。

②送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由人事行政部負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。（7）傳閱

①對(duì)于不需具體辦理的公文，由總經(jīng)辦確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。②對(duì)于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。3．公文處理原則

（1）堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對(duì)外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過總經(jīng)辦送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個(gè)人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡(jiǎn)化漢字和使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡(jiǎn)稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時(shí)將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（4）公文復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)７ / 9

生效力。

（6）案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

（7）不具備歸檔保存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀帶有密級(jí)的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請(qǐng)并進(jìn)行登記。

北京中君恒基資產(chǎn)管理有限公司文件

中君恒基字〔2014〕001號(hào)

關(guān)于××××××××的通知

總公司及分公司各部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××。

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附件：1.關(guān)于××××的通知。

二○一四年八月六日

主題詞：××□××□××□通知

□報(bào)送： □抄送：

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第五篇：公司行文規(guī)范

河北喜德來家具實(shí)業(yè)有限公司

公 文 處 理 規(guī) 范

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對(duì)內(nèi)對(duì)外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時(shí)性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對(duì)內(nèi)對(duì)外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)

1．公司辦公室為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號(hào)及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

2．公司辦公室主任負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署； 3．相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；

4．相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對(duì)內(nèi)對(duì)外行文的審核； 5．總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對(duì)內(nèi)對(duì)外行文的簽批。三、公文分類

1．決定——適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，對(duì)有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等；

2．決議——適用于經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；

3．通告（或公告）——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；

4．通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；

5．通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況；

（3）二級(jí)公文使用“小紅頭”紙，即70號(hào)宋體紅色“河北喜德來家具實(shí)業(yè)有限公司”（**）；

（4）三級(jí)公文，不使用“紅頭”紙；

（5）紅頭文件對(duì)外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；

（6）紅頭文件對(duì)內(nèi)行文可以以公司辦公室或董事會(huì)名義行文。2．發(fā)文字號(hào)

（1）使用“大紅頭”時(shí)發(fā)文字號(hào)用4號(hào)仿宋體“喜字[****]*號(hào)”，紅線上居中排布；

（2）使用“小紅頭”時(shí)，發(fā)文字號(hào)用4號(hào)仿宋體“喜**字[****]*號(hào)”，紅線下第一行右上角頂格排布。3．公文密級(jí)和保密期限

（1）公文秘密等級(jí)分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

（2）文件如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用4號(hào)黑體，頂格標(biāo)識(shí)在第一行右上角，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，則在秘密等級(jí)后加同樣字體的保密期限，中間用★隔開。4．公文標(biāo)題

（1）使用“大紅頭”時(shí)用小2號(hào)宋體。使用“小紅頭”時(shí)用小2號(hào)黑體使用非“紅頭”時(shí)不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

5．主送機(jī)關(guān)

公司間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的文字對(duì)齊；最后標(biāo)句號(hào)。抄報(bào)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級(jí)單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級(jí)或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級(jí)單位。

12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用四號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

六、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時(shí)應(yīng)做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國(guó)家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等。

①對(duì)于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

②對(duì)于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。

3．公文處理原則

（1）堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。.（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對(duì)外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過公司辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個(gè)人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡(jiǎn)化漢字和使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡(jiǎn)稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時(shí)將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（4）公文復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。