第一篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)每天的時(shí)間怎么安排

從畢業(yè)開始就進(jìn)入外貿(mào)行業(yè)，在工廠和外貿(mào)公司都待過，一晃已經(jīng)快六個(gè)年頭了。一路走來，從外貿(mào)業(yè)務(wù)員到業(yè)務(wù)經(jīng)理，見識(shí)過形形色色的客戶，碰到過各種各樣的問題。

我算是個(gè)工作狂，每天工作大概14個(gè)小時(shí)左右吧。我們這個(gè)行業(yè)，貨值低利潤薄產(chǎn)品雜，特別耗費(fèi)時(shí)間和精力?；叵肫鹱畛醯囊粌赡?，已經(jīng)不記得自己是怎么熬過來的。那段時(shí)間，馬云的一句話讓我特別受感觸。

馬云說，你要有這樣一個(gè)念頭：只要你相信你是全世界最想做成這個(gè)事情的人，所有的困難將會(huì)為你開路。當(dāng)時(shí)我也是一直保持著這樣一個(gè)信念，因此當(dāng)時(shí)的幾個(gè)潛在客戶陸陸續(xù)續(xù)都做了起來。

寫此文的原因在于，和我的一個(gè)同學(xué)聊天，她向我訴說她現(xiàn)在的工作狀態(tài)：

上班時(shí)經(jīng)常都是東一榔頭西一棒槌。感覺每天特忙，可是又不明白自己在忙什么。經(jīng)常到離下班還有不到一小時(shí)的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)還有幾封新的郵件還沒有回，還得加小會(huì)班。下班路上反省今天上班的收獲和成績，總是慚愧下決心第二天多注冊(cè)幾個(gè)網(wǎng)站，多整理資料，研究客戶。

我想這種情況的確存在于一些業(yè)務(wù)員身上。瑾以下文給這些朋友一些建議，希望你們有所收獲。

正文：

有人說：人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一個(gè)是頭腦，一個(gè)是時(shí)間。無論你做什么事情，就算不用腦子，也要花費(fèi)時(shí)間。因此，管理時(shí)間的水平，決定你事業(yè)乃至生活的成敗。我們可以估摸算算，每個(gè)星期有168小時(shí)，其中按照平均睡眠一天8小時(shí)算（我嚴(yán)重睡眠不足），一周睡覺時(shí)間56個(gè)小時(shí)。有21個(gè)小時(shí)用于吃飯和休息，剩下的只有91個(gè)小時(shí)是我們可以自己掌控的。那么每天的這13個(gè)小時(shí)，你如何運(yùn)用好使得自己保持著最初的目標(biāo)和方向前進(jìn)？

每天下班前5分鐘想一下，今天一天都完成了哪些事情，沒有完成哪些事情？在這過程中，你是否保持著清晰的思路？

從今年六月份開始，公司陸陸續(xù)續(xù)來了幾個(gè)新業(yè)務(wù)員。當(dāng)初他們來的時(shí)候，公司搞了一系列的新員工培訓(xùn)，我也給他們培訓(xùn)過業(yè)務(wù)開發(fā)和業(yè)務(wù)跟進(jìn)。

上周的某天傍晚，我如往常一樣在公司里加班，老板一反常態(tài)地拉了把椅子坐到我辦公桌邊，散了根煙，說還沒忙完啊，注意休息身體要緊，別累著。我知道，老板估計(jì)有話要找我談。果然隨意寒暄了幾句，老板說幾個(gè)新來的業(yè)務(wù)員，來了也有近半年了，業(yè)務(wù)上面還是沒有多少起色，有的甚至還沒有開張。感覺他們平時(shí)也沒閑著，每天開發(fā)信也發(fā)的不少，阿里的詢盤有不清楚的也經(jīng)常去問產(chǎn)品知識(shí)。但每次例會(huì)，問他們?cè)诿π┦裁?，需要他們匯報(bào)的時(shí)候，他們幾個(gè)都說不出很詳細(xì)的內(nèi)容。

我能理解，公司的管理者，都是在過程的同時(shí)，更要看結(jié)果。我想他們更多的是通過業(yè)績來判斷自己的員工是否是真正的忙。換位思考，如果我是領(lǐng)導(dǎo)，我也會(huì)不禁考慮，一個(gè)業(yè)務(wù)員如果一個(gè)月只有兩三萬美金的銷售額，到底能有多忙呢？

之后老板讓我留意辦公室的業(yè)務(wù)員的工作狀態(tài)，并找他們談?wù)?，到底有什么問題。于是我觀察了一周，發(fā)現(xiàn)一些問題：工作效率低下，工作無計(jì)劃性，把很多時(shí)間是浪費(fèi)在許多根本不重要或者不必要的事情上。

我們?cè)缟鲜?點(diǎn)上班，但是我發(fā)現(xiàn)都10點(diǎn)半了，還有一些業(yè)務(wù)員在看著騰訊新聞。不得不說，騰訊的新聞彈窗新聞內(nèi)容的確很豐富，羅列了很多熱點(diǎn)的各種類型的新聞。而這些新聞，點(diǎn)了一個(gè)之后又會(huì)想點(diǎn)下一個(gè)。

可能他們覺得，早上剛來沒什么狀態(tài)，先看看新聞過渡一下。不過在職場中還是要注意，凡事要掌握個(gè)度。我一般都是隨便看看經(jīng)濟(jì)類的，其他娛樂八卦很少看。

另外，我發(fā)現(xiàn)有些人是完美主義者，對(duì)于一些不重要的小事，也要力求完美。舉個(gè)例子，有個(gè)新業(yè)務(wù)員就為了郵件的簽名排版的好看來來回回糾結(jié)，修改了一上午。我實(shí)在搞不懂，有那個(gè)必要嗎？搞得像是在寫一個(gè)復(fù)雜程序的代碼！

另外，很多業(yè)務(wù)員是在被動(dòng)的工作?？蛻粼儽P來了，就準(zhǔn)備回復(fù)詢盤，回復(fù)客戶的郵件。一旦沒有客戶找的時(shí)候，就感覺沒事情做了。其實(shí)，事情很多，沒有計(jì)劃，就不知道從哪里下手。做了計(jì)劃之后，就不一樣了，每天都排得滿滿的，維護(hù)客戶、跟蹤客戶、寄樣品等，這樣，每天計(jì)劃完成，工作也會(huì)充實(shí)許多。

外貿(mào)業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？

我們先總體說說時(shí)間分配，從一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員早晨走進(jìn)辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）

一、先打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。

作為一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時(shí)了解匯率的動(dòng)向是很必要的工作。

另外，我一般還要看看國內(nèi)的原材料的價(jià)格走向。

一般頂多十分鐘可以完成。

二、打開郵件客戶端，再打開 客戶跟蹤情況表（已附），客戶跟進(jìn)表.xls

查看一下有哪些客戶是已經(jīng)是有一段時(shí)間沒有聯(lián)系的。（我一般是按照2-3個(gè)星期左右的時(shí)間）

給他們逐個(gè)發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對(duì)象選擇不同的內(nèi)容。

（在公司名的單元格那里，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊一下，選擇右鍵菜單的 “編輯單元格”，選中“本文檔中的位置”，在工作表的列表中選中要跳轉(zhuǎn)到的表名，即建立了跳轉(zhuǎn)。）

這么做的好處在于：

1）和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶準(zhǔn)備換供應(yīng)商的時(shí)候尤為重要，他會(huì)第一時(shí)間想到你！

持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺，你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當(dāng)他的老供應(yīng)商出問題的時(shí)候，他會(huì)給你機(jī)會(huì)！

拿個(gè)找貨代的事情為例。以前我們公司有固定貨代的時(shí)候，我們一接到新的貨代的自我推薦的電話，都是隨便應(yīng)付幾句，恨不得早點(diǎn)掛電話。后來，公司的貨代出現(xiàn)了問題，決定更換貨代。正好過了兩天，接到一個(gè)打過好幾次電話的貨代的來電，于是很高興，約了時(shí)間談?wù)劇：髞碡洿^來以后詢問了一下價(jià)格和服務(wù)，之后很快就合作起來了。

郵件的內(nèi)容以簡潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長，沒時(shí)間看！有些業(yè)務(wù)員，寫開發(fā)信的時(shí)候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何如何的內(nèi)容，那么跟進(jìn)的時(shí)候根本不需要再寫了！寫多了客戶會(huì)反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。

Dear XXX，How are you ? I hope your everything is going well.I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?

If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply.Thanks.Best regards, XXX

2）和已經(jīng)成交客戶增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！

客戶都喜歡有跟進(jìn)意識(shí)的服務(wù)人員。

設(shè)想一下，當(dāng)你從商場里買了一個(gè)不知名品牌的電器，買回來用了一周后突然有個(gè)回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會(huì)對(duì)今后提升產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。你會(huì)不會(huì)感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產(chǎn)品品牌如何，產(chǎn)品體驗(yàn)如何，起碼服務(wù)應(yīng)該說是比較滿意的。對(duì)這個(gè)品牌或者制造商內(nèi)心也會(huì)打一些分。

其實(shí)放到外貿(mào)中是一個(gè)道理，有些業(yè)務(wù)員認(rèn)為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實(shí)，實(shí)際情況告訴我，每一次的售后跟進(jìn)都是客戶決定返單的一個(gè)機(jī)會(huì)。這對(duì)加強(qiáng)客戶對(duì)你的印象甚至信任，都會(huì)起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？

郵件的內(nèi)容簡潔點(diǎn)、輕描淡寫~

Dear XXX，Hope this email finds you well.Have you received the goods ? How do you think ?

I hope you are satisfied with our quality.If any comments, please let me know.Thanks.Best regards, XXX

3）提醒老客戶是否考慮新的訂單計(jì)劃

郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會(huì)很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會(huì)告知你具體什么時(shí)候會(huì)有新的訂單。

三、查看一下每日工作計(jì)劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。

外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅(jiān)持。打個(gè)不恰當(dāng)?shù)谋扔?，就像農(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個(gè)環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。

對(duì)于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個(gè)時(shí)間完成。然后開始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計(jì)劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個(gè)月沒有跟進(jìn)。

這里我想說的是，我們做任何事情，其實(shí)都反映出我們的價(jià)值觀。打個(gè)比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計(jì)劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護(hù)老客戶。

人的一生有很多階段，每個(gè)階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個(gè)階段的你，最想要的是什么，這個(gè)很重要。

按照每天、每周、每月、每季度計(jì)劃好工作。

先列清單：

每天先把要做的事情用白紙列一下，然后添加到每日工作計(jì)劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要不緊急，重要且緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。給工作分類：

重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識(shí)，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對(duì)你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)）

重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報(bào)價(jià)，給客戶做PI，準(zhǔn)備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計(jì)劃。

緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學(xué)會(huì)委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。

既不緊急也不重要：娛樂，上網(wǎng)，閑聊，消遣。

平時(shí)把主要時(shí)間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時(shí)才是真正有效率。

一般來說，每天固定花半個(gè)小時(shí)對(duì)一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶say hello

每天花半個(gè)小時(shí)時(shí)間閱讀一下yahoo國際站的英文新聞，對(duì)實(shí)事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來拜訪時(shí)，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點(diǎn)的話題。

每天半小時(shí)至一小時(shí)用來回復(fù)老客戶的郵件，簡潔表達(dá)清楚即可。

把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。

每天花半小時(shí)的時(shí)間來研究了解目標(biāo)市場，對(duì)一個(gè)目標(biāo)市場的了解起碼做到市場銷售價(jià)格、市場常見品牌、做這個(gè)品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個(gè)supermarket、該國最主要的一兩個(gè)B2B網(wǎng)站等等。

PS：著名的80/20法則：

你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會(huì)和產(chǎn)生利潤有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護(hù)老客戶，將會(huì)得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會(huì)真正把這些內(nèi)容去實(shí)踐，而不是和其他80%的人一樣，簡單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。等等等等。。

四、合理高效地運(yùn)用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件

完成每日計(jì)劃之后，應(yīng)該在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。

早上的這段時(shí)間，對(duì)大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時(shí)間。這段時(shí)間內(nèi)適合做一些機(jī)械的，閑雜的工作。因此我不得不說，這段時(shí)間用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。

（一般為半小時(shí)或一小時(shí)。結(jié)束時(shí)間控制在10點(diǎn)半之前。）

當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時(shí)區(qū)的客戶，選擇不同的時(shí)區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。

我認(rèn)為，這個(gè)考慮是OK的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補(bǔ)。

比方說：郵件標(biāo)題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級(jí)標(biāo)簽等等。

郵件標(biāo)題的寫法，我會(huì)在今后談?wù)勅绾螌戉]件的帖子里具體說明。

設(shè)置郵件高優(yōu)先級(jí)標(biāo)簽，也就是客戶收到郵件后左邊會(huì)提示一個(gè)紅色的感嘆號(hào)。這個(gè)在FOXMAIL寫郵件里面“選項(xiàng)”-“郵件優(yōu)先級(jí)”

1）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一 郵件客戶端的使用

對(duì)于郵件客戶端，每個(gè)業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁收發(fā)郵件。我個(gè)人的建議是，推薦大家用Foxmail。

Foxmail相比較其他兩個(gè)客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對(duì)不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時(shí)候選擇插入不同的簽名，會(huì)非常方便。比方說我，我會(huì)建立好幾個(gè)開發(fā)信版本，專門針對(duì)某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對(duì)XX產(chǎn)品的，專門針對(duì)YY產(chǎn)品的等等。

另外，用Outlook Express 搜索一個(gè)客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本的這個(gè)直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個(gè)“查找來自XXX 的郵件”，就會(huì)立即列出這個(gè)客戶的所有郵件，還是很方便的。

另外，如果你平時(shí)工作時(shí)經(jīng)常反思和總結(jié)，或許會(huì)和我有過一樣的想法，是不是可以把很多回復(fù)客戶的郵件作成簽名，然后每次回復(fù)的時(shí)候，插入簽名，稍作修改，然后發(fā)送。這種方法是非常便捷并且節(jié)省時(shí)間的。

FOXMAIL 里面可以設(shè)置很多個(gè)郵件簽名。我說的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場景，把不同的郵件內(nèi)容寫進(jìn)去，作為郵件的簽名。

好比：需要回復(fù)不能及時(shí)交貨的時(shí)候，插入郵件簽名“不能及時(shí)交貨Jun 25th 2012.With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.Thank you and have a nice day!

出差 — 但會(huì)每天回賓館查看

放假 — 不方便及時(shí)查看郵件

收到詢價(jià)，由于XX原因，不能立即報(bào)價(jià)

出差，但方便及時(shí)查看郵件

放假，不方便及時(shí)查看郵件

收到詢價(jià)，由于XX原因，不能立即報(bào)價(jià)

收到詢價(jià)，會(huì)盡快報(bào)價(jià)

收到詢價(jià)，產(chǎn)品種類少，郵件里報(bào)價(jià)

收到詢價(jià)，產(chǎn)品種類多，附件中報(bào)價(jià)表

發(fā)送CATALOG

對(duì)某些詢價(jià)的內(nèi)容不清楚，詢問客戶

客戶還價(jià)太多

同意客戶的還價(jià)

婉拒客戶目標(biāo)價(jià) – 新客戶

Thanks for your email.We regret that it’s hard to meet your target price.It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.Please note that the material cost rising about 5% per ton

The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months

We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.Hope to get your understanding and support.同意客戶目標(biāo)價(jià)-新客戶

婉拒客戶目標(biāo)價(jià) – 老客戶

客戶已確認(rèn)價(jià)格，需要寄送樣品

找客戶要快遞賬號(hào)

解釋為什么找客戶要快遞賬號(hào)

客戶發(fā)來訂單 – 感謝客戶

和客戶確認(rèn)包裝

訂單預(yù)付款收到，會(huì)立即安排生產(chǎn)

訂單預(yù)付款 — 仍未收到，要求客戶發(fā)付款水單

訂單預(yù)付款 — 到款，無法入賬，請(qǐng)求客戶銀行修改收款人信息

交貨期 — 延誤(原因1.工廠太忙)

交貨期 — 延誤(原因2.工廠/原材料廠停電)

交貨期 — 延誤(原因3.原料太緊俏，不好訂)

貨好 — 通知客戶，告知指定貨代，安排訂艙

訂單尾款 — 催客戶付尾款 — 船快到港

訂單尾款 — 催客戶付尾款 — 匯率原因

訂單尾款 — 收到，表達(dá)謝意

向老客戶推銷新產(chǎn)品

上面展示的小部分的目錄我想已經(jīng)夠了，希望大家明白我在說什么（打字打多了也會(huì)累?。?/p>

另外，充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，這個(gè)用得好也會(huì)提高工作效率。你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價(jià)，速回” 然后報(bào)完價(jià)格后，標(biāo)上另一個(gè)標(biāo)簽“已報(bào)價(jià)，注意跟進(jìn)”。具體怎么操作我就不逐一羅列了，各位自行操作，本人欣賞動(dòng)手帝~！

（一般回復(fù)客戶的郵件控制在一小時(shí)內(nèi)。）

2）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二 即時(shí)帖

大家很容易忽視這個(gè)小東西。因?yàn)槟憧赡軟]有注意到它對(duì)工作效率和計(jì)劃的完成能起到多大的作用。

每天把要做的任務(wù)寫下來，1234...點(diǎn)，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的順序根據(jù)重要性自己定。完成之后把它取下，貼在一個(gè)專門的軟抄的筆記本上。每完成一個(gè)，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時(shí)候，你會(huì)看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼。象符紙一樣刺激你的視覺。

拜托，趕緊把事情做完吧。隨著你筆記本上的即時(shí)貼越來越多，筆記本越來越厚，你會(huì)感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅(jiān)持，你的拖拉，慢性子都會(huì)得到改變。是什么決定命運(yùn)？ 性格和處事方式！

3）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 文件夾和筆記本

文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。

文件夾我喜歡點(diǎn)選一下地址欄D：/上方的“文件夾”按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級(jí)等操作。

另外我的E盤清空的很干凈，完全當(dāng)做客戶資料盤。根據(jù)不同市場建立5個(gè)根文件夾：北美 南美 中東 歐洲 亞洲。然后在“北美”里面再建立一個(gè)公司名稱的文件夾，如“AAA GROUP”，之后再根據(jù)訂單的年期分為2008，2009，2010，2011，2012。進(jìn)入2012后，逐個(gè)建立“包裝資料”、“客戶PO”、“形式發(fā)票”、“采購合同”、“大貨照片及驗(yàn)貨情況”、“裝船通知”、“報(bào)關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”。再建立兩個(gè)TXT文本，一個(gè)是“到款記錄”，一個(gè)是“快遞單號(hào)記錄”。這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。

關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點(diǎn)。

我的建議是多準(zhǔn)備一個(gè)小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因?yàn)檠芯靠蛻舻脑儐柡苤匾?，可以了解客戶的心理。而不是所有的筆記。

另外，有道云筆記很不錯(cuò)很好用，推薦一下！

4）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三 方便快捷的報(bào)價(jià)利潤核算表

對(duì)于那些每天會(huì)受到N多個(gè)要求報(bào)價(jià)的業(yè)務(wù)員，如果每個(gè)報(bào)價(jià)單都一個(gè)個(gè)去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會(huì)產(chǎn)生疲勞感，失去激情。

因此需要一個(gè)表格能高效、方便、快捷的報(bào)價(jià)利潤核算來幫助我們簡化報(bào)價(jià)前的工作。

最好填上采購價(jià)、退稅率、匯率 等一些基本的數(shù)值，就能給出報(bào)價(jià)的參考意見的。

這里附上一個(gè)報(bào)價(jià)利潤核算表（我算退稅是外貿(mào)公司退稅計(jì)算方式，工廠的業(yè)務(wù)你們改改公式即可）

報(bào)價(jià)利潤核算表.xls

現(xiàn)在，你只需填上采購價(jià)、退稅率、匯率、數(shù)量等，就會(huì)顯示出不同利潤率下的價(jià)格。價(jià)格都填寫好后即可查看總體利潤。更方便的是，你可以不斷修改價(jià)格，調(diào)整不同的利潤率，最終得到一個(gè)合理的總利潤。你可以不斷修改數(shù)量，最終使得總體積正好是你目標(biāo)立方數(shù)。

另外，貨物品種多拼一起走散貨或整柜的情況下，我們經(jīng)常要去掉或者加上一些數(shù)量的產(chǎn)品。到底哪個(gè)產(chǎn)品去掉或者加上好呢？

按照以往的經(jīng)驗(yàn)，如果超過整柜的體積，就去掉一部分產(chǎn)量低的，手工做的慢的，難做的產(chǎn)品。如果數(shù)量不夠整柜體積，那么就增加一些產(chǎn)量高，交貨快的產(chǎn)品。

現(xiàn)在，你可以根據(jù) 利潤/立方 來考慮。即每立方利潤額。這個(gè)數(shù)值高的，說明每多裝一個(gè)立方此產(chǎn)品，可以獲得較高利潤。

五、利用按鍵精靈全自動(dòng)更新或發(fā)布阿里巴巴產(chǎn)品信息

很多業(yè)務(wù)員因?yàn)榘⒗锇桶桶l(fā)布和更新產(chǎn)品的工作頭疼。有些公司的老板或者經(jīng)理甚至規(guī)定了硬性指標(biāo)，一天要更新多少個(gè)產(chǎn)品。

在發(fā)完開發(fā)信以及回復(fù)完客戶郵件之后，時(shí)鐘大約指向了11點(diǎn)半。這正是吃午飯的時(shí)間。

如果電腦可以在我們吃午飯的時(shí)間幫我們把阿里產(chǎn)品更新或發(fā)布完，這將會(huì)節(jié)省多少精力和時(shí)間？

這里介紹一個(gè)無比犀利的工具：按鍵精靈

按鍵精靈是一個(gè)模擬鼠標(biāo)、鍵盤動(dòng)作的軟件。通過制作腳本，可以讓按鍵精靈代替雙手，自動(dòng)執(zhí)行一系列鼠標(biāo)鍵盤動(dòng)作。按鍵精靈簡單易用，不需要任何編程知識(shí)就可以作出功能強(qiáng)大的腳本。要在電腦前用雙手可以完成的動(dòng)作，按鍵精靈都可以替代完成。

一般來說，它有兩種主要功能：

1．網(wǎng)絡(luò)游戲中可作腳本實(shí)現(xiàn)自動(dòng)打怪，自動(dòng)補(bǔ)血，自動(dòng)說話等

2．辦公族可用它自動(dòng)處理表格、文檔，自動(dòng)收發(fā)郵件等

目前來說，90%的用戶還只是用在游戲上。其實(shí)這個(gè)軟件用在自動(dòng)化辦公上十分給力！

如果你了解VBA, 你應(yīng)該明白我在說什么。是的，這個(gè)軟件能建立任務(wù)腳本。

我簡單介紹一下原理：用EXCEL文檔建立幾個(gè)表格，模擬成一個(gè)“EXCEL數(shù)據(jù)庫”。然后根據(jù)更新或者發(fā)布產(chǎn)品頁面的每一項(xiàng)需要填寫或改動(dòng)的內(nèi)容，在單元格中填入不同的內(nèi)容。建立好模擬的EXCEL數(shù)據(jù)庫后。用按鍵精靈完整地記錄一次更新產(chǎn)品或者發(fā)布新產(chǎn)品的鼠標(biāo)動(dòng)作。之后設(shè)置好循環(huán)完成類似任務(wù)。

不夸張地說，只要你的EXCEL表格中的值足夠的多（比如“產(chǎn)品關(guān)鍵詞”），那么基本上一個(gè)小時(shí)內(nèi)電腦可以自動(dòng)更新或發(fā)布100個(gè)產(chǎn)品信息！想象一下，我們吃完午飯回來，電腦已經(jīng)自動(dòng)幫我們更新了100個(gè)阿里巴巴產(chǎn)品信息，這是多么令人愉悅的事情。

另外，不同的字段會(huì)有不同的組合方式，產(chǎn)品信息數(shù)量是乘法原則?？梢韵胂螅?dāng)你設(shè)置足夠多的產(chǎn)品關(guān)鍵詞和產(chǎn)品描述后，一個(gè)相同的產(chǎn)品會(huì)衍生出N多個(gè)產(chǎn)品頁面！

做這樣一個(gè)工作，前期主要是要不斷豐富你的“EXCEL表格數(shù)據(jù)庫”中的記錄。

還有一個(gè)想法，就是我們經(jīng)常用搜索目標(biāo)客戶，然后記錄在Excel表格里，包含公司名，聯(lián)

系人，郵箱。其實(shí)對(duì)于一些不是特別對(duì)口的客戶，我們不想放過，但是也不想花費(fèi)大量時(shí)間去手發(fā)，也可以結(jié)合按鍵精靈，讓它自動(dòng)的給表格上的每個(gè)客戶都發(fā)一封開發(fā)信。

可以考慮用按鍵精靈的錄制腳本功能。先用錄制腳本功能，錄制一次發(fā)開發(fā)信的過程，然后選擇按鍵精靈中的循環(huán)次數(shù)。

注意最后的一步操作是刪除已發(fā)的那個(gè)客戶那一行，否則按鍵精靈會(huì)每次發(fā)送第一條客戶記錄。

因此你需要把客戶表格復(fù)制一份，用復(fù)制的這份來錄制腳本。

第二篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天怎么安排時(shí)間

、花1個(gè)小時(shí)在商務(wù)網(wǎng)站上發(fā)布商業(yè)信息

雖然效果不是很好，但是也花不了多少時(shí)間。如果你更新的快的話，產(chǎn)品信息就會(huì)出現(xiàn)目錄的首頁，說不定會(huì)有所收獲，堅(jiān)持去做會(huì)有收獲的。

2、堅(jiān)持給老客戶或者潛在的客戶發(fā)送公司的最新產(chǎn)品信息

只要客戶沒有明確拒絕，就堅(jiān)持給客戶發(fā)送一些你認(rèn)為客戶會(huì)感興趣的新產(chǎn)品資料，堅(jiān)持就會(huì)有回報(bào)。據(jù)統(tǒng)計(jì)開發(fā)一個(gè)新客戶所花費(fèi)的費(fèi)用相當(dāng)于維持十個(gè)老客戶所花費(fèi)的費(fèi)用，在開發(fā)新客戶的時(shí)候一定不要忽視老客戶的維持，畢竟老客戶是你生存的基礎(chǔ)。

3、花5分鐘瀏覽一下你所有的客戶資料，尋找客戶的吉祥日、可以在節(jié)日（或客戶生日）的時(shí)候給客人發(fā)送卡片祝福，客人會(huì)覺得很親切，如果這個(gè)客戶從來沒有做過生意，他更會(huì)覺得你很有人情味，愉快的合作意向就會(huì)因此而產(chǎn)生。使用合適的管理軟件，這個(gè)工作僅會(huì)讓你花費(fèi)5分鐘時(shí)間。

4、花1個(gè)小時(shí)瀏覽所有執(zhí)行中合同的進(jìn)度及跟進(jìn)情況

你的所有合同應(yīng)該被科學(xué)地管理，而不是散亂在每個(gè)人的電腦中，或者零星地藏在你電腦的某個(gè)角落。如果使用了正確地方法管理你的合同，你就能快速查詢到所有執(zhí)行中的合同以及這些合同的執(zhí)行進(jìn)度。堅(jiān)持定時(shí)瀏覽這些合同情況，往往你就能發(fā)現(xiàn)隱藏的問題，比如交貨期和條款欠缺，讓你避免了一次重大損失。

5、花1個(gè)小時(shí)和管理人員討論市場情況

堅(jiān)持例會(huì)制度，召開相關(guān)管理人員會(huì)議，不需要很正式場所，就在你的辦公室里即可，讓大家及時(shí)提交業(yè)務(wù)問題，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善工作制度，讓工作更簡潔高效。臺(tái)灣企業(yè)一般每天都會(huì)抽出些時(shí)間開會(huì)，來總結(jié)前一天的工作，做會(huì)議記錄，業(yè)務(wù)員提出問題，有經(jīng)理或高層領(lǐng)導(dǎo)來進(jìn)行解決，同時(shí)也給大家足夠的交流時(shí)間，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神和競爭意識(shí)。建議要結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行。

6、收發(fā)郵件

每天至少4次收發(fā)郵件，上午和下午各2次，多多益善。盡可能快速地回復(fù)郵件，如果你不能解決客戶在郵件中提出的問題，那就簡單地回復(fù)說“郵件已經(jīng)收到，我將盡快處理”，這會(huì)讓客戶知道你已經(jīng)重視了他的問題，可以讓客戶安心等待你，而不會(huì)再去尋找更多的其他買家。

為了與客戶同步，晚上加班是不可避免，這是解決時(shí)差最佳的辦法，可以有效加快溝通的頻率，搶占先機(jī)。

7、做好客戶信息管理工作

尋找一個(gè)合適的外貿(mào)軟件，如果實(shí)在找不到，使用Excel表格也可以。將所有收到的客戶信息及時(shí)記錄下來，并且做好客戶要求的分類工作，特別是客戶的詢盤內(nèi)容，以方便你的跟蹤。記住：客戶的詢盤就是客戶訂單的前奏，隨著你的信息積累，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)適合你的客戶和產(chǎn)品。不要忽略小客戶，任何客戶都是從小做到大的。做外貿(mào)就一定要培養(yǎng)回頭客，忠實(shí)的客戶甚至能傳代（你做過1年下單1000萬美元的客戶嗎？如果你做過，你就知道這樣的客戶輕易不會(huì)背叛你）。

第三篇：每天時(shí)間安排

12：00pm – 8:45am 睡覺及其他。每天晚上12點(diǎn)，我會(huì)準(zhǔn)時(shí)睡覺，保證8個(gè)小時(shí)的睡眠。早上8點(diǎn)起床以后，我會(huì)用半個(gè)小時(shí)的時(shí)間收拾一下，吃個(gè)早餐，然后去圖書館自習(xí)。早上8點(diǎn)45準(zhǔn)時(shí)做到書桌前復(fù)習(xí)；

8：45am-10:30am 這個(gè)時(shí)間段主要是背誦時(shí)間。中國考研，尤其是政治、專業(yè)課。有大量的名詞解釋、問答題要背，早晨的時(shí)候大腦是一個(gè)剛剛開機(jī)的電腦，運(yùn)行速度非常快，所以盡可能選擇在這個(gè)時(shí)候把該背的東西都背完。

10:30am-11am: 中間休息半個(gè)小時(shí)，走出圖書館，呼吸一下新鮮的空氣，聽聽音樂，看看秋日的陽光如此美好。坐在草地上讀一讀當(dāng)天的保持，美好的半個(gè)小時(shí)。

11:00am-12pm 復(fù)習(xí)英語。因?yàn)橛⒄Z主要是背單詞和做題，剛好一套題或者一個(gè)單元的閱讀需要一個(gè)小時(shí)，那么這一個(gè)小時(shí)就非常有效的利用了，有了合適地事情，時(shí)間過得非?？?，你根本不用看表，時(shí)間過得非?？臁?/p>

12:00pm-1:30pm 午餐和午休。午餐一定要好好的吃一頓，考研的時(shí)候每個(gè)人都是“腦力民工”，最大感受就是一坐下來就餓了，所以中午一定要好好得吃一頓。吃完了之后再午休一個(gè)小時(shí)。

1：45pm-3：00pm 這段時(shí)間主要是復(fù)習(xí)自己最薄弱的科目。因?yàn)橄挛绲臅r(shí)間是最完整的一個(gè)時(shí)間板塊，所以可以全身心的用這個(gè)完整的板塊復(fù)習(xí)薄弱科目。我當(dāng)時(shí)最薄弱的是新聞史，因?yàn)樾枰车臇|西實(shí)在是多，所以我就每天下午集中突擊新聞史。理科考生需要考數(shù)學(xué)，這個(gè)時(shí)候也可以集中突破數(shù)序。

3：00pm-4:30pm 這個(gè)時(shí)候休息半個(gè)小時(shí)，還剩一個(gè)小時(shí)，建議做一些文字整理工作。比如我當(dāng)時(shí)會(huì)參照歷年考題給自己出專業(yè)課?？荚嚲恚瑢械闹匾~解釋還有問答題的答案整理地工工整整，這樣晚上可以請(qǐng)人給自己模塊，他/她來問問題，自己被給他/她聽。

4：30pm-6：30pm 這兩個(gè)小時(shí)是我雷打不動(dòng)的運(yùn)動(dòng)和晚餐時(shí)間?？佳幸馕吨熳跁狼埃瑢?duì)眼睛和脊椎都非常不好。我知道我有同學(xué)考出頸椎病的。所以這兩個(gè)小時(shí)我會(huì)去健身房或者到操場跑步。今天跑步，明天就去做一些力量訓(xùn)練，交叉進(jìn)行，即可以恢復(fù)肌肉，還可以保持很好的運(yùn)動(dòng)效果。想象一下安靜了一天，在健身房里或者是操場上揮汗如雨，然后洗一個(gè)澡，再好好的吃頓晚餐，那是多么幸福的感覺！當(dāng)然，女孩子不用進(jìn)行力量訓(xùn)練，但是可以選擇一些其他的運(yùn)動(dòng)方式。

6：45pm-9:00pm 這又是一個(gè)非常寶貴的板塊復(fù)習(xí)時(shí)間。我之所以反復(fù)強(qiáng)調(diào)板塊復(fù)習(xí)時(shí)間，是因?yàn)?，?fù)習(xí)是一個(gè)漸漸投入的加速度過程。非常忌諱剛剛熟悉了一個(gè)科目，又跳到另外一個(gè)科目，這樣效果會(huì)非常差。這就好像火車一路反復(fù)的停和換車道，會(huì)非常影響速度。因?yàn)槊恳淮沃匦绿崴儆行枰芏嗟臅r(shí)間。

9:00 pm-10:00pm 這個(gè)時(shí)候是一天總結(jié)的時(shí)候。沒有總結(jié)的一天是不完整的一天。我的方法是把自己整理的大量的文字內(nèi)容背誦一遍，然后找自己的考研伙伴，互相提問互相背，這樣可以迅速鞏固今天復(fù)習(xí)的內(nèi)容，為今天劃上一個(gè)完美的句號(hào)。

10：00 pm-12：00am 復(fù)習(xí)了一天了，這兩個(gè)小時(shí)屬于自己。你可以看一集你最喜歡的偶像劇，我當(dāng)時(shí)看的是《愛在哈佛》，每次看了以后就被男女主人公的跌宕起伏的愛情感動(dòng)的熱血沸騰，看完以后覺得哈佛是我的下一個(gè)夢，雖然這個(gè)夢想在當(dāng)時(shí)看來就是一個(gè)根本夠不著的幻想。但是我提醒自己先從今天開始，我要一步一步的去靠近。后來我在考GRE的時(shí)候，沒什么可以看的了，只有湖南電視整天在放《大長今》，當(dāng)時(shí)覺得大長今和閔政浩的命怎么這么苦，和我有的一拼，但是他們最后依然很幸福，苦盡看來。所以這樣一想，我第二天又動(dòng)力十足。除了偶像劇，你也可以看一些勵(lì)志的書。我在之前的文章中提到過，我當(dāng)時(shí)最喜歡看的就是王輝耀的《我在東西方的奮斗》、楊瀾的《憑海臨風(fēng)》這些書。他們的經(jīng)歷告訴我，人生的這本書是靠你自己去寫的，付出的越多，這本書就會(huì)越精彩。我喜歡讀成功人士的傳記，我去讀他們的故事，分析自己和他們的差距，才能更加有動(dòng)力。

考研的那幾個(gè)月我脫胎換骨了一遍，每天堅(jiān)持這樣一個(gè)復(fù)習(xí)計(jì)劃，既快樂有充實(shí)。當(dāng)勤奮成為習(xí)慣的時(shí)候，一切就不再痛苦。我總結(jié)出來了一個(gè)結(jié)論：什么是大學(xué)的幸福？幸福就是每天早上起床覺得今天很忙，每天晚上睡覺，覺得今天很充實(shí)。什么是大四畢業(yè)前幸福？幸福就是收到錄取通知書后給父母或者朋友打電話，然后輕輕松松的享受大四最后的時(shí)光或者是拿著一份沉沉的簡歷，有很多公司來找你，說來我們這兒工作吧，你學(xué)會(huì)微笑的拒絕。

青春對(duì)于每一個(gè)人而言都只有一次，如果有夢，就一定不要讓這個(gè)夢夭折，主動(dòng)規(guī)劃的青春，才可以讓生命驕傲和自豪的綻放。0

第四篇：2014考研100天倒計(jì)時(shí)：如何安排每天復(fù)習(xí)時(shí)間

(1)早上6:45起床，7：45之前吃完早飯

(2)早上7：50前進(jìn)入教室或自習(xí)室;

(3)早上8:00背誦英語單詞20分鐘(或后期背誦作文模板)

(4)早上8:20—9:00背誦政治馬哲原理、形勢政策或最后押題30道;

(5)上午9：00——11：00重點(diǎn)攻克數(shù)學(xué)知識(shí)點(diǎn)或做數(shù)學(xué)模擬題(不考數(shù)學(xué)的將數(shù)學(xué)時(shí)間用于專業(yè)課的一科);

(6)中午12:00離開教室吃午飯;

(7)下午12：30—13:30 休息;

(8)下午13：30——16:00做英語閱讀或英語專題，以精讀為主，復(fù)習(xí)后期側(cè)重英語作文;

(9)下午16:00——18:00做數(shù)學(xué)或?qū)I(yè)課

(10)18：00——18:40吃晚飯，休息;

(11)晚18：50點(diǎn)——19:30背誦政治或英語單詞(以理解為主，不刻意記憶);

(12)晚19:40——22:30重點(diǎn)攻克數(shù)學(xué)或?qū)I(yè)課(可以按照科目或日期單雙數(shù)調(diào)整);

(13)晚22:40——23:00洗漱、上網(wǎng);

(14).晚23:30睡前回顧白天復(fù)習(xí)的內(nèi)容(躺下默默回憶)，遇到遺忘的第二天早上及時(shí)溫習(xí)記憶。

幾點(diǎn)說明：

1.這個(gè)復(fù)習(xí)時(shí)間安排表是以考研初試各科考試時(shí)間為依照進(jìn)行分配，以期學(xué)生能形成較為合理的考試生物鐘，但這并不是絕對(duì)的，各位考生應(yīng)該結(jié)合自己的具體情況進(jìn)行借鑒和調(diào)整.比如身體素質(zhì)較差的同學(xué)，可以早上稍微晚起，晚上稍微早睡，多休息，保持身體狀態(tài);身體素質(zhì)好的同學(xué)則可以起得更早，睡得更晚，以不影響第二天復(fù)習(xí)為宜。

2.復(fù)習(xí)的過程很枯燥，需要學(xué)會(huì)調(diào)節(jié)心態(tài)，但不要浪費(fèi)時(shí)間

有可能某一天突然心煩不想看該時(shí)間應(yīng)看的內(nèi)容，則可以靈活調(diào)整為自己比較喜歡的科目，如果還看不進(jìn)出，則可以離開教室出去散散步或做其他活動(dòng)來調(diào)整，盡量不要浪費(fèi)時(shí)間。

3.當(dāng)某一科復(fù)習(xí)任務(wù)嚴(yán)重落后時(shí)，可以臨時(shí)調(diào)整

比如一天簡要花半小時(shí)背誦政治，半小時(shí)背誦英語單詞后，其余全天時(shí)間攻克該科教材或復(fù)習(xí)資料，但此種情況不宜太多。

4.學(xué)習(xí)使用零碎時(shí)間復(fù)習(xí)

100天復(fù)習(xí)時(shí)間內(nèi)，不可能每天都在教室呆著，要學(xué)會(huì)利用教室之外的零碎時(shí)間，比如去報(bào)名現(xiàn)場的路上、車上、晚上洗腳時(shí)間，都可以利用起來。

5.貴在堅(jiān)持!

心要靜，能吃苦，挺得住!一旦形成自己的復(fù)習(xí)生物鐘，就要堅(jiān)持下去，直到勝利。

第五篇：外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天工作計(jì)劃

Alibaba關(guān)鍵詞覆蓋

1.關(guān)鍵詞從數(shù)據(jù)管家行業(yè)熱門詞獲取 2.每天抽出1-2小時(shí)，發(fā)20-40個(gè)產(chǎn)品

Google搜索

1.利用行業(yè)關(guān)鍵詞 搜索 例如

electronic e bike importer/distributor/whole-seller 2.每天搜索10-20個(gè)客戶，并發(fā)開發(fā)信聯(lián)系。3.優(yōu)質(zhì)客戶建議電話跟進(jìn)。

目標(biāo)國家B2B網(wǎng)站

1.利用google 搜索到客戶

2.然后再google中輸入該客戶名稱，找到主流的該國B2B網(wǎng)站 3.在B2B網(wǎng)站中找到目標(biāo)客戶跟進(jìn)開發(fā)

4.在該網(wǎng)站注冊(cè)一個(gè)免費(fèi)公司賬戶，并上傳產(chǎn)品 5.定期維護(hù)跟新公司信息和產(chǎn)品

社交媒體營銷

1.注冊(cè)一個(gè)LINKIN，facebook賬號(hào) 2.發(fā)布自己公司的產(chǎn)品信息和行業(yè)資訊

3.輸入客戶公司名字，看是否找到相關(guān)聯(lián)系人 4.加關(guān)注并跟進(jìn)聯(lián)系或獲取客戶電話號(hào)碼跟進(jìn)

行業(yè)論壇

1.利用google 搜索到客戶

2.然后再google中輸入該客戶名稱，找到主流的該國行業(yè)論壇 3.回復(fù)一些詢問貼

4.并主動(dòng)發(fā)公司產(chǎn)品信息的軟文營銷

RFQ 1.每天更新，篩選優(yōu)質(zhì)RFQ報(bào)價(jià) 2.業(yè)務(wù)員輪流分配 3.記錄并跟進(jìn)

Alibaba平臺(tái)詢盤

1.當(dāng)天及時(shí)認(rèn)真回復(fù)并記錄

2.發(fā)完報(bào)價(jià)后及時(shí)跟進(jìn)，并記錄跟進(jìn)信息